Hoort het document dat ik ga maken al bij een bestaande zaak?

Transcriptie

1 4 DOCUMENT MAKEN (WELKE WERKINSTRUCTIE MOET IK GEBRUIKEN?) Hoort het document dat ik ga maken al bij een bestaande zaak? nee Maak het document vanuit de bestaande zaak (werkinstructie 4.1) Maak het document vanuit MIT-office (werkinstructie 4.2) 4.1 EEN DOCUMENT MAKEN VANUIT DE BESTAANDE ZAAK 1) Open de betreffende zaak in InProces (vanuit je workflow óf wanneer de zaak niet in jou workflow staat vanuit de module 'Zaken') 2) Ga naar het tabblad 'dossier' Dzigent Dosie AThandthig takwer'eg AY:orsalia '1.krefi tei crft ze t!.-±andsuft;eril lejkn betutt AMOCC:kl, 12A1 3) Nu heb je twee opties: A: Als het document dat je moet maken een reactie op een bestaand document is en je de adresgegevens mee wil kopiëren, klik dan eenmaal op de regel van dat document met je linker muisknop en daarna op het tweede icoontje van links B: Moeten er geen adresgegevens mee gekopieerd worden, klik dan op het meest linker icoonle n9i rg. 41) CONCEPT d.d. 16 april /38

2 4) Kies in het schermpje dat nu verschijnt, het voor jou van toepassing zijnde sjabloon en dubbelklik daar op met je linkermuisknop. (Gebruikte voorbeeld: "brief') 5) MIToffice/word wordt nu automatisch geopend met daarin het door jou gekozen sjabloon. 3) Vul de gevraagde gegevens in. LET OP: de gele invulvelden zijn verplicht! Klik vervolgens op 'volgende'. Dijxklaker -Documedl De gevraagde gegevens in deze schermpjes kunnen per gekozen sjabloon afwijken van dit voorbeeld. Mocht je hier vragen over hebben of er niet uitkomen, vraag je collega's of bel de afdeling Di of de Helpdesk. Kies de voor jou van toepassing zijnde ondertekening (bijvoorbeeld 'Met vriendelijke gro-t') en klik op invoegen. CONCEPT d.d. 16 april /38 101

3 7) Klik vervolgens op 'Genereer'. De in de schermpjes ingevulde gegevens worden nu in het document gevoegd. 8) Typ je eigen tekst in het document zelf. 9) Als de brief klaar is klik dan op het icoontje 'Registreren' om op te slaan. -,, 1 iir.471 Werkeenheid Facilitaire Za... i;',, Printen 1 2 Wig,17) Help II,uv.r Zoeken Registreren, MB Bouwstenen Docidaker 10) De melding 'Wilt u dit document opslaan?' verschijnt. Klik op ja. Wacht vervolgens totdat het systeem het document heeft opgeslagen. Om dit te scherm te verlaten klik je op het rode kruis rechtsboven. Het document verdwijnt nu helemaal uit je scherm. 4.2 EEN DOCUMENT MAKEN VANUIT MIT-OFFICE 1) Open MIT-OFFICE/word vanuit je bureaublad of open het programma vanuit je takenbalk of je START-menu. Pen AS400 cipers SAS DI OR Vertaal! Contracten Beheer I-Faculty Internet Explorer LIAS Enterprise Gebruikersmodule Windows Verkenner EasyAccess Instellincien 421 Bureau-accessoires 1,n Document Manager el edit Melddesk IrfanView Logitech fn Ontspanning Opstarten I ij Van Date CycloMedia Imaging Applications ra MIT Office 7-Zip Bentley DHV Beheerpakketten Microsoft Silverlight Intel Microsoft Office Notepad++ BEAUFORT 33 Mozilla Firefox Adobe Reader XI IBM System 1 Access for Windows Jaya DYMO rnel *.1_1-14 indows 7 de een aantal z; 7 op onze PC gi 2) Klik op het icoontje links in de hoek CONCEPT d.d. 16 april /38

4 3) Kies in het schermpje, dat nu verschijnt, het voor jou van toepassing zijnde sjabloon. Als voorbeeld gebruiken we het sjabloon 'brief'. Klik op OK. er.::»01(1,1*.ettgostgogentaliggin Kies een standaard Maak Ner een keuze uit de verschillend nda rd documenten Mijn njatienen nek resultaat Naam Locatie Bewoners ie 0: \ frkitoff ek 0:Intof Bnef Bent beavaarschrt Prat Bibop Beet Horecasanctie el Brief met kap ig Brief PO efiefsoza Kies echts een slabzoon en klk op Ok om een document aan te maken 0: 'j MI ek 0: 'j hee 0:\ Officej 0i fitoffice/... fititofficej... :khikoffice. 0:kf4tOffice 4) Vul de gevraagde gegevens in. LET OP!1 Maak gebruik van de p ntjes voor het openen van het adressenbestand LET OP! De gele in \l'cr l den zijn v rplicht. Klik vervolgens op 'volgende'. Geadresseerde lette Tusnenvoec Achternaare,) Indien u enkel een persoon aanschrijft kan dit veld leeg biljv n. Desgewenst kunt u extra regels (bijvoorbeeld een afdeling) t. voegen. nnule n De gevraagde gegevens in deze schermpjes kunnen per gekozen sjabloon afwijken van dit voorbeeld. Mocht je hier vragen over hebben of er niet uitkomen, vraag je collega's of bel iemand van de Dl. Een van deze werkeenheid komt dan even langs om een en ander persoonlijk toe te lichten. CONCEPT d.d. 16 april /38

5 5) Klik indien nodig, vervolgens op `ondertekening'. 6) Kies de voor jou van toepassing zijnde ondertekening (bijvoorbeeld `Met vriendelijke groet') en klik op 'invoegen'. nd nkra Kie ondertekening Orn use document te onderte friet vneim groet Afd h d bomans commisslegriff Ier ceep namens gemeenteraad Huidige afstraling Geen Afshating Voorbeeld r Iletinredehika ç,oel, oerbeorn TussenVoegsel Achtertleam stleornsetenvino Annuleren 7) Klik vervolgens op 'Genereer'. De in de schermpjes ingevulde gegevens worden nu in het document gevoegd. 8) Typ je tekst in het lege document 9) Klik op het icoontje 'Registreren'. 10) Het volgende scherm komt nu in beeld: CONCEPT d.d. 16 april /38 101

6 11) Vink 'Registreren in In Proces aan en klik dan op voltooien. 12) De volgende melding verschijnt in je scherm: P 14) Klik op ok. Het document is nu ter registratie aangeboden bij de afdeling FZ. Deze registreert het document waarna het een zaaknummer krijgt en het in je workflow terecht komt. Daarna kun je het in behandeling nemen zoals je gewend bent. Het document is na registratie nog aan te passen en dus niet definitief. Ook is het nu mogelijk om vervolgdocumenten die bij deze zaak horen, direct hier aan te koppelen (zie hoofdstuk 4.1). LET OP!! Print de brief pas uit om te versturen, als de brief geregistreerd is en in je workflow staat. Mocht je een spoedgeval hebben, bel dan even naar de werkeenheid FZ, zodat jouw brief meteen geregistreerd wordt op jouw naam en je er direct mee verder kan. CONCEPT d.d. 16 april /38

7 5 VRAGEN OVER IN INPROCES 5.1 MAIL TOEVOEGEN AAN HET DOSSIER Het is mogelijk om een ontvangen vanuit outlook te koppelen aan een bestaande zaak in InProces. Doe hiervoor de volgende stappen: Open de toe te voegen in outlook. Klik op doorsturen Kies in het veld "aan" het adres van InProces (registratielnproces) Vul in het onderwerp het volledige zaaknummer met het onderwerp in. Naamloos - Bericht (RTF-indeling) 0 es Tekst aken Co eren Invoegto assingen B.r u lak? A A." Av ie Basistekst ie W...lii.gitg Adresboek Namen controleren Namen I =1 Verzenden Aan,.. CC,.. Onden,verp: reclistatieinproces Z koppelen uit Outlook aan een bestaande zaak in InProces Klik op verzenden s7 Zoek in InProces het zaaknummer op en controleer of de aan de zaak is gekoppeld ALS START (NIEUWE) ZAAK Als het tje een nieuwe zaak betreft, kan je dit zonder zaaknummer (wel met onderwerpsomschrijving ) verzenden naar het InProces-mailadres. Deze komt dan terecht in de aangeboden bak, wordt door FZ geregistreerd en krijgt dan een nieuw zaaknummer en verschijnt in je werkstroom. CONCEPT d.d. 16 april /38