MFA Hofstad Houten Beheerplan Eindconcept d.d. 16 april

Transcriptie

1 MFA Hofstad Houten Beheerplan Eindconcept d.d. 16 april

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Achtergrond en vraagstelling Werkwijze Leeswijzer 4 2 MFA Hofstad Algemene kenmerken Samenwerking Ruimtegebruik 5 3 Eigendom Inleiding Gezamenlijk eigendom Eigendom bij de gemeente Houten Eigendom bij een van de schoolbesturen Keuze eigendomsmodel 8 4 Beheer Inleiding Beheermodel en activiteiten Beheerorganisatie 14 5 Exploitatie Inleiding Kale huur Servicekosten Exploitatiekosten Onderhuur en medegebruik Fiscale gevolgen 17 6 Tot slot 18 Bijlage 1 Betrokken personen 19 Bijlage 2 Inventarisatie beheeractiviteiten 20 Bijlage 3 Onderhoudswerkzaamheden (financieel en taakverantwoordelijkheid) 22 Bijlage 4 Beheermodellen 24 2

3 Bijlage 5 Huur en exploitatie 28 Bijlage 6 Ruimtestaat 30 3

4 1 Inleiding 1.1 Achtergrond en vraagstelling De gemeente Houten is voornemens in Houten Zuidoost is een nieuwe multifunctionele accommodatie (MFA Hofstad) te realiseren waarin Katholiek en Montessorionderwijs, naast kinder- en buitenschoolse opvang, samen van één gebouw gebruik maken. Aanleiding voor de nieuwbouw is het feit dat in Houten Zuid de afgelopen jaren de reeds bestaande scholen explosief zijn gegroeid en er in de toekomst nog meer woningen zullen worden gerealiseerd in Houten Zuidoost. In MFA Hofstad worden gehuisvest: RK basisschool Aventurijn, ressorterend onder Katholieke Scholenstichting Fectio; Montessorischool Basisschool, ressorterend onder Stichting Montessori onderwijs Houten; Kinderdagopvang en buitenschoolse opvang, ressorterend onder Stichting Kindercentra Midden Nederland Kind & Co. Aan Stichting Brede School Nederland is gevraagd te adviseren op het thema beheer en exploitatie. Hierin onderscheiden wij een beheerplan en de diverse overeenkomsten. In het beheerplan worden de uitgangspunten ten aanzien van het eigendom, het beheer en de exploitatie van de MFA Hofstad vastgelegd. 1.2 Werkwijze Ten behoeve van het beheer en de exploitatie van de MFA is in eerste instantie een werkgroep beheer en exploitatie ingericht, bestaande uit vertegenwoordigers van de scholen en de gemeente Houten. De werkgroep opereerde onder aansturing van een stuurgroep, waarin de besturen van de gebruikers en de gemeente vertegenwoordigd waren. De bijstelling van het beheerplan heeft plaats gevonden binnen de projectgroep MFA Hofstad en op basis van (telefonisch) bilateraal overleg. Hierin zijn de beide scholen, de kinderopvangondernemer en de gemeente betrokken. De afspraken en uitkomsten uit de diverse gremia en overleggen zijn opgenomen in dit beheerplan. 1.3 Leeswijzer In hoofdstuk twee wordt de te bouwen multifunctionele accommodatie op hoofdlijnen beschreven. Hoofdstuk drie behandelt het eigendomsmodel voor de MFA. Hoofdstuk vier gaat in op het beheer van de MFA. In hoofdstuk vijf worden de gekozen uitgangspunten ten aanzien van beheer vertaald naar een exploitatieopzet. Hoofdstuk zes tenslotte omvat aanbevelingen voor vervolgstappen. Achtergrondinformatie en relevante documenten zijn zoveel mogelijk toegevoegd als bijlagen. 4

5 2 MFA Hofstad 2.1 Algemene kenmerken De MFA wordt gerealiseerd in Houten Zuidoost (zie Figuur 1). Het eerder ontwikkelde programma van eisen is bijgesteld door Vitri. Ten behoeve van het ontwerp van de MFA is inmiddels een architect geselecteerd. Gekozen wordt voor een vorm van permanente systeembouw omwille van de flexibiliteit en bouwsnelheid. De bruto vloeroppervlakte (hierna: BVO) van de MFA bedraagt m 2 BVO 1 inclusief een gymzaal. Figuur 1: Locatie MFA Hofstad In de MFA is multifunctioneel ruimtegebruik voorzien. De MFA kent drie hoofdgebruikers. Het gebouw heeft clusters van ruimten voor de individuele gebruikers en daarnaast ruimten voor gezamenlijk gebruik. De volgende hoofdgebruikers maken gebruik van de MFA Hofstad: 1. RK basisschool Aventurijn, ressorterend onder Katholieke Scholenstichting Fectio; 2. Montessorischool Basisschool, ressorterend onder Stichting Montessori onderwijs Houten; 3. Buitenschoolse opvang, ressorterend onder Stichting Kindercentra Midden Nederland Kind & Co; Kinderdagopvang, ressorterend onder Stichting Kindercentra Midden Nederland Kind & Co. 2.2 Samenwerking De gebruikers in de MFA streven een inhoudelijke vorm van samenwerking na. De gebruikers hebben de wensen op het gebied van samenwerking laten vastleggen in een samenwerkingsovereenkomst. De samenwerkingsovereenkomst bevat afspraken op het gebied van inhoudelijke samenwerking. Ook in ruimtelijke zin zullen de gebruikers samenwerken. Ze delen een aantal ruimten in de MFA. 2.3 Ruimtegebruik Het programma van eisen definieert het ruimtegebruik in de MFA. De in het programma van eisen opgenomen ruimtestaat is als Bijlage 6 bij deze rapportage gevoegd. Op basis van de ruimtestaat komt naar 1 BVO: bruto vloeroppervlakte 5

6 voren hoe de ruimten en daarmee de totale oppervlakte van de accommodatie verdeeld wordt over de verschillende gebruikers. In Tabel 1 staan de totalen per gebruiker vermeld. Gebruiker Norm Eigen Gezamenlijk Totaal RK basisschool Aventurijn Montessorischool Houten Buitenschoolse opvang Kind & Co Kinderdagopvang Kind & Co Gymzaal Extra speellokaal Totaal Tabel 1: Oppervlakte (m² BVO) per gebruiker PM Deze tabel afstemmen op laatste (vastgestelde) versie van het ruimteprogramma 6

7 3 Eigendom 3.1 Inleiding Om het eigendom van een multifunctionele accommodatie te regelen zijn verschillende modellen mogelijk. In de werkgroep beheer en exploitatie zijn de verschillende eigendomsconstructies voor de nog te bouwen MFA Hofstad besproken inclusief de voor- en nadelen van de verschillende modellen. De partijen die in aanmerking komen voor het eigendom van de MFA zijn: de gemeente Houten, de schoolbesturen of een derde partij. Tot een derde partij behoort bijvoorbeeld een woningbouwcorporatie. Bij aanvang van het proces is reeds vastgesteld dat de laatste optie niet realistisch is. Deze optie wordt dan ook niet verder uitgewerkt. Tijdens de bijstelling van de eerste plannen zijn de uitgangspunten ten aanzien van het eigendom niet meer ter discussie gesteld. 3.2 Gezamenlijk eigendom Partijen kunnen het eigendom gezamenlijk in eigendom nemen. Dit leidt tot een splitsing van het eigendom. Daartoe zijn verschillende mogelijkheden. Het nieuwe gebouw kan in eigendomsrechtelijke zin horizontaal en/of vertikaal worden gesplitst. In de praktijk blijkt, indien in een MFA s in ruimtelijke zin intensief wordt samengewerkt, dat splitsing van de MFA meestal uitsluitend middels een combinatie van horizontale en verticale splitsing gerealiseerd kan worden. Dit betekent in de praktijk de oprichting van een Vereniging van Eigenaren. Het is mogelijk om met twee schoolbesturen, de gemeente en eventueel de kinderopvangorganisatie in een VvE te stappen. Het is ook mogelijk om een VvE te vormen met alleen het grootste schoolbestuur en de gemeente Houten. Voor het andere schoolbestuur en de kinderopvangondernemer ontstaat er dan een situatie van ingebruikgeving respectievelijk huur. Kenmerk van een VvE is dat deze (na oprichting) een beperkte flexibiliteit kent en relatief grote administratieve inspanningen vergt. De beperkte flexibiliteit kan overigens wel worden vergroot door bij voorbaat bij de splitsing rekening te houden met eventuele toekomstige verschuivingen in het ruimtegebruik. Indien geopteerd wordt voor eigendomsrechtelijke splitsing van de MFA kunnen de schoolbesturen hun juridisch eigendom handhaven. Leegstand van onderwijsdelen kan door de gemeente worden gevorderd ten behoeve van andere doelen. Doordat het schoolbestuur eigenaar is, is het leegstandsrisico vrij lastig te managen door de gemeente. 3.3 Eigendom bij de gemeente Houten Het gehele eigendom van de MFA is onder te brengen bij de gemeente Houten. De schoolbesturen geven hun juridisch eigendom op. Deze constructie is een meer flexibele constructie waarbij de contracten onderhands opgesteld worden en onderhands kunnen worden gewijzigd. De kosten voor de inrichting van dit model zijn beperkt (geen notaris). De administratieve lasten voor gebruik blijven ook relatief laag. Indien de gemeente eigenaar is van de MFA draagt zij het leegstandsrisico voor het vastgoed. Het verdient aanbeveling de MFA te betrekken in het gemeentelijk accommodatiebeleid zodat de bezetting door de jaren heen geoptimaliseerd kan worden. Als de gemeente eigenaar is, kan ze veel invloed uitoefenen op de toewijzing van gebruikers in leegstaande delen van het gebouw. 7

8 3.4 Eigendom bij een van de schoolbesturen. Het gehele eigendom wordt overgedragen aan een van de schoolbesturen. Het andere schoolbestuur krijgt het recht tot medegebruik. Ook voor deze constructie geldt dat het flexibel is en dat de kosten laag zijn. Het exploitatierisico ligt bij het schoolbestuur, het leegstandsrisico ligt bij de gemeente als financier van de MFA. De school met het eigendom behoudt uiteraard haar juridisch eigendom, de andere school is geen juridisch eigenaar. Huurders genieten geen ontruimingsbescherming omdat het gehele gebouw als onderwijsvoorziening in de zin van de Wet op het Primair Onderwijs wordt aangemerkt. 3.5 Keuze eigendomsmodel De gemeente Houten wordt (juridisch en economisch) eigenaar van de gehele MFA. De onderwijsruimten worden door de Gemeente Houten middels gebruiksovereenkomsten ter beschikking gesteld aan basisschool Aventurijn en de Montessori school. De schoolbesturen worden geen juridisch eigenaar van de onderwijsruimten, maar krijgen een gebruiksrecht dat vanuit praktisch oogpunt vrijwel dezelfde rechten en plichten geeft als juridisch eigendom. Daarnaast verhuurt de gemeente een deel van de ruimten in de MFA aan KMN Kind & Co. Daarvoor sluiten partijen een huurcontract. Het ROZ-modelhuurcontract wordt daarbij als uitgangspunt genomen. Ten aanzien van eventuele leegstand in het gebouw geldt dat ernaar gestreefd wordt deze leegstand in te zetten ten behoeve van functies die passen bij de doelstellingen en de andere gebruikers van de MFA. 8

9 4 Beheer 4.1 Inleiding Al in een vroeg stadium is er aandacht besteed aan de exploitatie en het beheer van MFA Hofstad. De MFA is geen traditionele school of kinderdagverblijf, maar een multifunctionele accommodatie met verschillende gebruikers. Het uitgangspunt, dat gestreefd wordt naar een samenhangend activiteitenprogramma en een optimale bezetting van de accommodatie, is mede bepalend voor de invulling van het beheer. 4.2 Beheermodel en activiteiten In overleg met de gebruikers zijn de belangrijkste beheersactiviteiten van de MFA Hofstad in beeld gebracht. Deze inventarisatie heeft met name plaats gevonden in de werkgroep beheer en exploitatie. Nadien is door de betrokken gebruikers aangegeven dat de eerder geformuleerde uitgangspunten als basis gehanteerd kunnen worden voor deze bijstelling van het eerdere beheerplan. Op basis van de inventarisatie komt naar voren op welke aspecten er nadere afspraken gemaakt moeten worden. In Bijlage 2 zijn de uitkomsten van de inventarisatie van de beheeractiviteiten opgenomen. Onderhoud gebouw Onderhoudstermijn en garanties Na de bouw van de MFA is de aannemer van het gebouw is verantwoordelijk voor reparaties tijdens de onderhoudsperiode (=periode na oplevering waarin de aannemer verantwoordelijk is voor herstel van gebreken). De eigenaar zorgt ervoor dat de aannemer gebreken, geconstateerd gedurende de onderhoudsperiode, herstelt. De onderhoudsperiode wordt vastgelegd in de contractstukken met de aannemer. In geval van noodzakelijk onderhoud of reparaties tijdens de onderhoudstermijn wordt de eigenaar geïnformeerd door de beheerorganisatie. De eigenaar bekijkt of de geconstateerde gebreken bij de aannemer neergelegd kunnen worden. Naast een onderhoudsperiode is er ook sprake van door de aannemer afgegeven garanties. Veelal betreft het garanties op specifieke materialen of constructies. De eigenaar bewaakt of reparaties onder de garanties voor het gebouw vallen. Deze garanties kunnen een lange tijd (tien jaar of meer) beslaan. Reparaties na de onderhoudsperiode die bovendien niet onder de garantie vallen, zijn regulier onderhoud. Bij ingebruikname van het gebouw krijgen de gebruikers een instructie van de installateur voor het gebruik van de installaties (indien dit in de contractstukken is vastgelegd). De beheerorganisatie wijst een of meerdere personen aan om die instructie te volgen, bijvoorbeeld een schoolleider of de conciërge. De eigenaar beheert de revisiedocumenten van het gebouw. Hierop kan worden teruggezocht op welke wijze de installaties in het gebouw precies zijn gerealiseerd. Incidenteel (correctief) onderhoud Incidenteel (correctief) onderhoud is onderhoud dat planmatig niet is voorzien. Het onderhoud is in veel gevallen het gevolg van een calamiteit, bijvoorbeeld vandalisme of een verstopping. In Bijlage 3 is gespecificeerd wie financieel verantwoordelijk is voor het herstel van incidenteel (correctief) onderhoud. De beheerorganisatie bepaalt wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van het desbetreffende onderhoud (de taakverantwoordelijke). Indien de betreffende onderhoudsactiviteit onder de 9

10 verantwoordelijkheid van de beheerorganisatie valt, meldt de gebruiker het noodzakelijk onderhoud bij de beheerorganisatie. De beheerorganisatie draagt zorg voor een tijdig en adequaat herstel. Indien de betreffende onderhoudsactiviteit onder verantwoordelijkheid van de gemeente valt, meldt de beheerorganisatie de calamiteit bij de gemeente. De gemeente draagt op dat moment zorg voor een tijdig en adequaat herstel. Periodiek (planmatig) onderhoud Periodiek (planmatig) onderhoud is onderhoud dat zich periodiek voordoet en tevoren is te voorzien. Op basis van de feitelijke staat van het gebouw en ervaringscijfers omtrent de levensduur en onderhoudsbehoefte van toegepaste materialen kan er een inschatting worden gemaakt van het te verwachten onderhoud. Omdat er (forse) kosten gepaard gaan met onderhoud, verdient het aanbeveling de onderhoudsbehoefte van een gebouw op gestructureerde basis (planmatig) in beeld te brengen. Het instrument dat daarvoor wordt gebruikt is een meerjaren onderhoudsplanning (MOP). Om de onderhoudsbehoefte van de MFA Hofstad in beeld te brengen, laat de eigenaar een MOP opstellen. In de MOP laat de gemeente tenminste de gebouwelementen opnemen waarbij eigenaar verantwoordelijk is voor het onderhoud (zie Bijlage 3 van deze rapportage). De MOP wordt door de gemeente periodiek geactualiseerd. Afwijkingen onderhoud ten opzichte van model primair onderwijs Er is formeel gezien sprake van twee verschillende onderhoudsregimes. Het regime dat volgt uit de Wet Primair Onderwijs (WPO) en het huurdersmodel (ROZ). Deze twee regimes verschillen op enkele punten van elkaar. Vervanging van installaties en buitenschilderwerk zijn in het onderwijsmodel een financiële verantwoordelijkheid van de school, terwijl dit in het huurdersmodel een financiële verantwoordelijkheid is van de verhuurder. Het verdient aanbeveling om voor de MFA een voor alle gebruikers gelijke verantwoordelijkheidsverdeling ten aanzien van de uitvoering van het onderhoud te hanteren. Dit betekent dus dat de financiële verantwoordelijkheid weliswaar kan verschillen, maar dat er qua uitvoering sprake is van uniforme afspraken. In het kader van de MFA Hofstad is afgesproken de verantwoordelijkheidsverdeling zoals opgenomen in een ROZ-modelhuurovereenkomst 2 te volgen. Dit is vertaald naar een taakverdeling voor de MFA Hofstad die is opgenomen in Bijlage 3 van dit plan. Naar verwachting zal er in 2014 een stelselwijziging van kracht worden. Schoolbesturen in het basisonderwijs nemen, zoals momenteel wordt verwacht, de verantwoordelijk voor het buitenonderhoud van schoolgebouwen over van gemeenten. Voor de MFA Hofstad leidt dit niet tot wijzigingen in de verantwoordelijkheden voor de uitvoering van het onderhoud. De onderhoudsverantwoordelijkheden zoals opgenomen in Bijlage 3 blijven onverkort van kracht. De verrekening tussen partijen wijzigt wel. De beide schoolbesturen zullen na de stelselwijziging een groter deel van hun vergoeding voor materiële instandhouding (onderdeel onderhoud) overdragen aan de gemeente. Daar staat tegenover dat het rijk de vergoedingen voor MI na de stelselwijziging zal verhogen. Aandachtspunt in dit kader vormen (de herziening van) eventuele afspraken met de Belastingdienst ten aanzien van de fiscale beoordeling van de doorgeschoven verantwoordelijkheden. 2 Model kantoorruimte en andere bedrijfsruimte in de zin van art. 7:230a BW 10

11 De aanvraagprocedure voor (buiten)onderhoud is voor de scholen wettelijk geregeld. Scholen dienen een aanvraag in bij de gemeente. Dit levert een onduidelijke situatie op voor onderhoud aan door de scholen gedeelde gezamenlijke voorzieningen. De wet en de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs van de gemeente Houten voorzien hier niet in. Immers, ze bevatten geen bepalingen voor een gezamenlijke aanvraag in de onderhoudsvoorzieningen. Gekozen is voor een pragmatische oplossing 3. Afgesproken is om elk jaar aan het eind van het jaar op basis van het MOP in overleg tussen gemeente en gebruikers vast te stellen wat er aan onderhoud nodig is. Vervolgens vragen de schoolbesturen het noodzakelijk onderhoud op de traditionele wijze aan. Toetsing en toekenning van de voorziening vindt op de traditionele wijze plaats. De beheerorganisatie neemt het initiatief tot het overleg op basis van het MOP en de feitelijke onderhoudstoestand. Indien er sprake is van een stelselwijziging en de verantwoordelijkheid van buitenonderhoud binnen het stelsel verschuift van gemeente naar schoolbesturen, is de hierboven beschreven aanvraagprocedure niet meer aan de orde. Indien er sprake is van vandalisme doet de beheerorganisatie aangifte bij de politie en maakt melding bij de gemeente van de schade. De beheerorganisatie zorgt zelf dat de schade door vandalisme hersteld wordt. Onderhoud terrein Ten aanzien van het terrein wordt er onderscheid gemaakt tussen openbaar en niet-openbaar buitenterrein. Hiervoor gelden verschillende afspraken ten aanzien van het onderhoud. Ten aanzien van het openbaar buitenterrein geldt als hoofdlijn dat de gemeente Houten verantwoordelijk is voor het onderhoud en het beheer. Voor niet-openbaar buitenterrein geldt als hoofdlijn dat de gebruiker verantwoordelijk is voor het onderhoud en het beheer conform de kruisjeslijst in Bijlage 3. Verzekering De eigenaar van het gebouw draagt zorg voor de opstalverzekering (inclusief brand en storm) van het gebouw. De gebruikers zijn verantwoordelijk voor de inboedelverzekering. Een uitzondering hierop vormen de basisscholen. De gemeente is op grond van de wet verantwoordelijk voor het vervangen van de eerste inrichting van de scholen in geval van calamiteiten. Hiertoe sluit de gemeente doorgaans een inboedelverzekering af. Deze inboedelverzekering dekt de kosten voor eerste inrichting, maar niet de inboedel die de scholen met middelen hebben aangeschaft die hun oorsprong niet vinden in rijksgelden. Als de scholen deze voorzieningen toch willen verzekeren, kan de inboedelverzekering van de gemeente uitgebreid worden. Het verdient aanbeveling om alle inboedelverzekeringen binnen de MFA onder te brengen bij één verzekeraar om discussies over gezamenlijke ruimten te voorkomen. Alle hoofdgebruikers geven periodiek de te verzekeren waarde door aan de gemeente. Verder dient er een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten te worden, zowel voor het gebouw (eigenaar) als door de gebruikers voor hun activiteiten in het gebouw en op het buitenterrein. Speciale aandacht daarbij verdienen de speeltoestellen op het terrein. 3 Alternatief is het aanpassen van de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs van de gemeente Houten 11

12 NUTS De gemeente vraagt de hoofdaansluitingen voor gas, water en elektriciteit aan bij de netbeheerder. De beheerorganisatie sluit contracten af voor de levering van gas, water en elektriciteit door een energieleverancier. De gebruikers regelen gezamenlijk via de beheerorganisatie de administratie en doorbelasting van de kosten van energie. De kosten worden verdeeld over de gebruikers op basis van verdeelsleutels die worden vastgesteld door de beheerorganisatie. Telefoon, data, CAI De gemeente vraagt de hoofdaansluitingen voor telefonie, data en centrale antenne inrichting (hierna: CAI) aan. De gebruikers vragen ieder voor zich de telefoonlijnen aan die zij nodig hebben voor eigen gebruik. De telefoonlijnen die benodigd zijn voor het functioneren van de lift, het brandalarm, het inbraakalarm en de installaties worden aangevraagd door de beheerorganisatie. De abonnementen voor data, ADSL of glasvezel, en een CAI-aansluiting worden, voor zover wenselijk, gezamenlijk aangevraagd door de beheerorganisatie. De gebruikers regelen gezamenlijk via de beheerorganisatie de administratie en doorbelasting van de kosten van telefonie en CAI. De kosten worden verdeeld over de gebruikers op basis van verdeelsleutels die worden vastgesteld door de beheerorganisatie. De bekabeling voor telefonie, data en CAI en een gezamenlijke telefooncentrale worden door de gemeente meegenomen in de bouw. Onderhoud aan de gezamenlijke telefooncentrale, de patchkasten en het gezamenlijke modem is een verantwoordelijkheid van de beheerorganisatie. Schoonmaakonderhoud De gebruikers stellen gezamenlijk een schoonmaakbestek op, zodat een contract kan worden afgesloten met een partij voor de schoonmaak van het gehele gebouw. Het schoonmaakonderhoud inclusief glasbewassing is een verantwoordelijkheid van de beheerorganisatie. Ook de inkoop van schoonmaakbenodigdheden wordt gezamenlijk door de gebruikers geregeld. De beheerorganisatie ziet er op toe dat er zowel na oplevering van het gebouw als na de verhuizing van de gebruikers naar het nieuwe gebouw een schoonmaak plaatsvindt. De gebruikers zorgen gezamenlijk voor de inrichting van sanitaire ruimten en werkkasten. Dagelijks ruimtebeheer De beheerorganisatie maakt een schema waarin staat welke ruimte binnen het gebouw op welke tijdstippen door de verschillende gebruikers worden gebruikt. De gebruikers stellen gezamenlijk een rooster op voor het gebruik van multifunctionele ruimten binnen de accommodatie. De gemeente zorgt er voor dat er bewegwijzering in het gebouw komt te hangen. In de beheerorganisatie wordt afgesproken wie de open- en sluitronde verzorgt. Ook worden er huisregels opgesteld en gepubliceerd door de beheerorganisatie. Deze beheert tevens de sleutels en het sluitplan. Verhuuradministratie De gemeente bepaalt de huurtarieven en servicekosten 4 voor de hoofdgebruikers. De gemeente draagt ook zorg voor de administratie en facturatie van huur en servicekosten van de hoofdgebruikers. De gebruikers bepalen gezamenlijk de tarieven voor medegebruik en onderhuur door derden. De tarieven voor de huur van sociaal-culturele voorzieningen in Houten gelden daarbij als (minimum) uitgangspunt. De beheerorganisatie 4 Bedoeld worden servicekosten die de gemeente als verhuurder bij de hoofdgebruikers in rekening brengt voor aanvullende werkzaamheden die de gemeente als verhuurder verricht voor de hoofdgebruikers 12

13 houdt zich bezig met het werven van onderhuurders en medegebruikers en regelt ook de administratie en facturatie die dat met zich mee brengt. De huur die de beheerorganisatie ontvangt uit de verhuur van ruimten aan derden, komt ten goede aan de beheerorganisatie. Indien zich leegstand voordoet in het gebouw spant de beheerorganisatie zich in binnen drie maanden na het ontstaan van de leegstand een nieuwe geschikte, naar oordeel van de gemeente, gebruiker voor de leegstaande ruimte voor te dragen aan de gemeente Houten. Als de beheerorganisatie er niet in slaagt binnen drie maanden een geschikte gebruiker voor te dragen, kan de gemeente Houten zelf een gebruiker voordragen die door de andere gebruikers als nieuwe gebruiker wordt geaccepteerd en betrokken zal worden bij de beheerorganisatie. De gemeente Houten draagt geen gebruiker voor waarvan de activiteiten zich redelijkerwijs niet verdragen met de activiteiten van de overige gebruikers. De activiteiten mogen wel hetzelfde zijn als de activiteiten van de andere gebruikers. De gemeente Houten kan ook een nieuwe gebruiker voordragen in de eerste drie maanden na het ontstaan van de leegstand. Indien de beheerorganisatie ook een gebruiker aandraagt, treden de gemeente en de beheerorganisatie in overleg om te zien welke gebruiker het meest passend is, bezien vanuit de belangen van alle betrokkenen. Beveiliging gebouw (brand en inbraak) Het gehele bouwwerk wordt voorzien van een brandveiligheidinstallatie. Het hoofdpaneel hangt bij de hoofdentree. Het brandveiligheidssysteem beschikt over een mogelijkheid van doormelding. De doormelding geschiedt naar een meldkamer. De beheerorganisatie sluit een abonnement af voor doormelding en onderhoud van de beveiligingsinstallatie. Bij het ontwerp van het gebouw wordt een sluitplan opgesteld. In het sluitplan wordt beschreven op welke wijze het gebouw afgesloten wordt. Hierbij wordt ook de compartimentering van het alarm meegenomen. De gemeente zorgt ervoor dat deze installatie na oplevering van het gebouw wordt ingeregeld. De beheerorganisatie sluit een abonnement af met de meldkamer en een abonnement voor alarmopvolging door een surveillancedienst. De beheerorganisatie bepaalt een verdeelsleutel voor verdeling van de kosten van de brand- en inbraakbeveiliging onder de gebruikers. De individuele gebruikers zijn als werkgevers verantwoordelijk voor het opstellen van een risicoinventarisatie en evaluatie (RI&E), een ontruimingsplan en een bedrijfshulpverleningsplan. Binnen de beheerorganisatie worden deze plannen op elkaar afgestemd. De gebruikers zorgen voor de individuele inkoop en controle van BHV-materialen als vestjes en een EHBO-koffer. De gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het aanvragen van een gebruiksvergunning. Gebruikers verzorgen ook zelf periodieke ontruimingsoefeningen. Repro De gebruikers zorgen ieder voor zich voor de aanschaf en het onderhoud van reprovoorzieningen. Ook registratie en administratie van medegebruik regelen de gebruikers zelf. 13

14 Afvalverwerking De gebruikers bepalen gezamenlijk de aard en de omvang van het afval. Het verzorgen van afvalafvoer en huur van containers wordt door de beheerorganisatie uitbesteed aan een derde partij. Systeembeheer De gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor de aanschaf en het onderhoud van servers, gebruikersstations en randapparatuur. Catering De gebruikers dragen zorg voor de inhoud en uitrusting van de eigen keukens en pantry s in het gebouw. Voor zover er sprake is van gedeelde keuken- of pantryvoorzieningen, stemmen de desbetreffende gebruikers af over de uitrusting van deze gezamenlijke voorziening. Postdistributie De gemeente zorgt voor de aanvraag van een of meerdere huisnummer(s) voor de MFA. De aanvraag van een eventuele postbus wordt door de gebruikers zelf gedaan. Indien er sprake is van één huisnummer en daarmee één brievenbus, worden binnen de beheerorganisatie afspraken gemaakt over het sorteren van inkomende post. Surveillance speelplein De gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het verzorgen van surveillance op het schoolplein tijdens reguliere gebruikstijden van de MFA. Klachtenafhandeling De beheerorganisatie richt een meldpunt in voor klachten die het beheer van de MFA aangaan. De beheerorganisatie zorgt er voor dat klachten behandeld worden en doorgelegd worden naar de verantwoordelijke partij. Verhuizing De gebruikers stellen gezamenlijk een verhuisplanning op. De gemeente maakt financiële middelen vrij voor de kosten van de verhuizing van de scholen. De gebruikers contracteren zelf verhuizers. Leermiddelen en spelmateriaal De inkoop van leermiddelen en spelmateriaal regelt ieder gebruiker zelfstandig. Kantoor- en schoolbenodigdheden De inkoop van kantoor en schoolbenodigdheden regelt ieder gebruiker zelfstandig. ICT-middelen De inkoop van ICT middelen regelt ieder gebruiker zelfstandig 4.3 Beheerorganisatie Voor de organisatie van het beheer van de nog te realiseren MFA Hofstad zijn verschillende modellen mogelijk. De voor- en nadelen van deze modellen zijn weergegeven in Bijlage 4. Ten behoeve van het beheer van een MFA zijn er grofweg drie modellen te onderscheiden: 1. Gesplitst beheer 14

15 Bij gesplitst beheer zorgt elke partner voor het beheer van haar eigen ruimtes. Iedere partner gaat individuele contracten aan met individuele leveranciers en dienstverleners. De verschillende partners hebben rechtstreeks contact met de eigenaar van het gebouw. 2. Gebundeld beheer Bij gebundeld beheer wordt de beheerorganisatie centraal aangestuurd. Er zijn twee mogelijkheden: a) Een zelfstandige beheerorganisatie voor het gebouw: de partners werken samen en dragen gezamenlijk zorg voor het beheer b) Beheer door één partner: de verschillende partners leggen het beheer van het gebouw bij één partner neer (meestal de partner met de meeste ruimte in de MFA) 3. Uitbesteding De partners of de eigenaar van het gebouw besteden het totale beheer uit aan een derde partij, bijvoorbeeld de gemeente, een woningcorporatie of een facilitair maincontractor. De voor- en nadelen van de verschillende modellen zijn in de eerste fase van het proces in de werkgroep besproken. In de tweede fase zijn de mogelijkheden nogmaals op hoofdlijnen verkend, waarbij ook een ander beheermodel de revue heeft gepasseerd. In de eerste en tweede fase komt een zelfstandige beheerorganisatie in de vorm van een beheerstichting (model 2a) als meest wenselijk naar voren. Een schematische weergave van de gekozen vorm is opgenomen in Figuur 2. Eigenaar Schoolbestuur A Schoolbestuur B Huurder C Beheerstichting Figuur 2, Gebundeld beheer, zelfstandige beheerorganisatie Een ander toelichting op het gekozen beheermodel is opgenomen als Bijlage 4 bij dit plan. In de bijlage wordt verder ingegaan op de wijze waarop de beheerstichting kan worden gepositioneerd. Gekozen is voor de variant waarbij de beheerstichting optreedt als facilitair dienstverlener exclusief ingebruikgeving en huur. 15

16 5 Exploitatie 5.1 Inleiding De exploitatie van een MFA valt uiteen in verschillende componenten: Kale huur De kale huur wordt door de eigenaar in rekening gebracht bij de huurder(s), niet zijnde de scholen, De kale huur omvat een kostencomponent voor de kapitaalslasten van de accommodatie. Daarnaast worden reserveringen of vergoedingen voor onderhoud buitenzijde, verzekering, eigenaarlasten, leegstand, administratie en mogelijk rendement verrekend in de kale huurprijs. Servicekosten Aanvullende dienstverlening door de eigenaar wordt middels servicekosten in rekening gebracht bij de gebruikers. Daarbij kan gedacht worden aan dienstverlening op het gebied van schoonmaak, onderhoud binnenzijde 5, verhuuradministratie voor onderhuurders en dergelijke. De hoogte van de servicekosten is afhankelijk van het overeengekomen serviceniveau en kan verschillen per gebruiker. Exploitatiekosten gebruikers In een MFA wordt door gebruikers afstemming gezocht in het facilitaire proces. Schaalvoordelen kunnen leiden tot kostenefficiëntie. Bovendien leidt afstemming tot een eenduidig beeld en onderhoudsniveau in de accommodatie. De exploitatiekosten omvatten de kosten van het facilitair proces van de gebruikers, voor zover dit niet reeds is opgenomen in de servicekosten. Huurprijs voor onderhuur De beheerorganisatie kan ruimten in het gebouw verhuren aan derden. Hiervoor kan zij huur in rekening brengen. Deze huur is gebaseerd op de kosten voor kale huur, servicekosten en exploitatiekosten. De ruimte wordt immers volledig beheerd verhuurd. Het verdient aanbeveling een uniform huurprijsbeleid te voeren binnen de accommodatie omdat daarmee prijsconcurrentie tussen de verhurende gebruikers voorkomen wordt. De beheerorganisatie draagt zorg voor de (afstemming van) verhuur. Voor zover er sprake is van bedragen in deze rapportage, merken we nadrukkelijk op dat deze bedragen indicatief zijn en af kunnen wijken van de feitelijke bedragen. Dit is mede afhankelijk van de wijze van uitvoeren en eventuele bestaande (contractuele) afspraken. 5.2 Kale huur De gemeente Houten maakt met KMN Kind & Co afspraken over de hoogte van de door KMN Kind & Co te betalen huur. Deze afspraken worden separaat vastgelegd in een huurovereenkomst. Een deel van de door KMN Kind & Co gehuurde ruimten betreft monofunctionele ruimten waarvoor geldt dat de daarmee samenhangende kosten volledig voor rekening van KMN Kind & Co komen. Voor de gezamenlijke ruimten en door KMN Kind & Co gebruikte onderwijsruimten geldt dat partijen hiervoor separaat een kostenverdeling overeen komen. 5 Wanneer er sprake is van de verwachte stelselwijziging in het basisonderwijs, zou hieronder ook buitenonderhoud kunnen vallen 16

17 Voor de exacte bedragen verwijzen we naar de doorrekeningen van Vitri zoals opgenomen in Bijlage 5 van dit plan. 5.3 Servicekosten De gemeente verleent als eigenaar en verhuurder van de MFA een aantal diensten aan de hoofdgebruikers. Een specificatie van de onderhoudsactiviteiten waarvoor servicekosten in rekening worden gebracht is terug te vinden in Bijlage 3. De servicekosten zijn bepaald aan de hand van de posten waar de gebruikers financieel verantwoordelijk zijn, maar de gemeente de onderhoudswerkzaamheden uitvoert. De definitieve hoogte van de servicekosten voor de schoolbesturen worden bepaald aan de hand van de MIvergoeding zoals de schoolbesturen die ontvangen van het rijk. Zoals eerder aangegeven in deze rapportage vindt per 2014 naar verwachting een stelselwijziging in het basisonderwijs plaats. De verantwoordelijkheid voor de financiering van het buitenonderhoud verschuift dan van gemeenten naar schoolbesturen. Waarschijnlijk zal dit betekenen dat de MI-vergoeding van de schoolbesturen wordt opgehoogd en de algemene uitkering van de gemeente wordt verlaagd. Tenzij de bij het beheer betrokken partijen dan anders bepalen, blijft de verantwoordelijkheidsverdeling zoals opgenomen in Bijlage 3 onverkort van kracht. De schoolbesturen blijven het deel van de MIvergoeding waarvoor de gemeente de onderhoudswerkzaamheden verricht overmaken aan de gemeente. In de praktijk zal dit een verhoging van de servicekosten voor de beide schoolbesturen betekenen. Hier staat een hogere MI-vergoeding tegenover. 5.4 Exploitatiekosten De exploitatiekosten voor de verschillende hoofdgebruikers zijn geraamd door Vitri. Daarbij zijn de kostenkentallen uit eerdere berekeningen gehanteerd. De raming van de exploitatiekosten is opgenomen in Bijlage 5 van dit plan. Opgemerkt dient te worden dat de exploitatiekosten zijn ingeschat op basis van kostenkentallen en ervaringscijfers van vergelijkbare MFA s. De geraamde exploitatiekosten kunnen afwijken van de feitelijke kosten. Het exploitatiekostenoverzicht dient als indicatie voor de te verwachten exploitatiekosten. De feitelijke exploitatiekosten worden natuurlijk pas inzichtelijk zodra de ingebruikname van de MFA een feit is. 5.5 Onderhuur en medegebruik Onderhuur en medegebruik wordt geregeld door de beheerorganisatie. Voor wat betreft de huurinkomsten uit onderhuur geldt dat deze ten goede komen aan de beheerorganisatie. 5.6 Fiscale gevolgen In dit beheerplan is een aantal afspraken vastgelegd over de wijze waarop het beheer van de MFA Hofstad na realisatie geregeld wordt inclusief de daarbij behorende verrekening van kosten. Het verdient aanbeveling voor ingebruikname van de MFA de voorgenomen exploitatiesystematiek af te stemmen met de Belastingdienst om discussies over (het nalaten van) BTW-heffing achteraf te voorkomen. 17

18 6 Tot slot Dit beheerplan biedt een kader voor het beheer en de exploitatie van MFA Hofstad. De gemeente Houten en de gebruikers hebben gekozen voor een overzichtelijk beheermodel. Het beheer en de exploitatie dienen nog in het ontwerp en de praktijk geïmplementeerd te worden. De beheerorganisatie en de gemeente zullen hierin een belangrijke rol vervullen. Tijdens het ontwerp, maar voornamelijk bij ingebruikname van het gebouw zullen nog vragen naar voren komen. Het verdient aanbeveling de beheerorganisatie zowel tijdens het ontwerpproces als de eerste periode van ingebruikname het beheer en de exploitatie intensief te volgen om eventuele vraagpunten en onduidelijkheden snel en adequaat op te kunnen pakken. 18

19 Bijlage 1 Betrokken personen De volgende personen waren betrokken bij de totstandkoming van deze rapportage: Naam: Jos de Bruijn Maaike Houtman Teja Kenbeek Willemijn Klop Luc Holleman Frank van Helden Edwin van Rheenen Eugene Wiss Bert Kampman Emiel Kniest Bert Fransen Organisatie: Katholieke Scholenstichting Fectio Montessori School Houten Montessori School Houten KMN Kind & Co Gemeente Houten Gemeente Houten Gemeente Houten Gemeente Houten Vitri Vitri Stichting Brede School Nederland 19

20 Bijlage 2 Inventarisatie beheeractiviteiten Verzekeringen Schoolbestuur Huurder A Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Inboedelverzekering school afsluiten Gemeente Gemeente 2 Inboedelverzekering huurder afsluiten Gebruiker Zelf doen (gebruiker) 3 Wijzigingen waarde inboedel doorgeven Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) 4 Glasverzekering huurder afsluiten Gebruiker Zelf doen (gebruiker) 5 Glasverzekering school afsluiten Gemeente Gemeente 6 Opstalverzekering incl. aansprakelijkheid gebouw Gemeente Gemeente Gemeente 7 Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering gebruikers Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) 8 Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering beheerstichting (indien gewenst) Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) NUTS A Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Aanvragen hoofdaansluitingen gas/water/electriciteit Gemeente Gemeente Gemeente 2 Afsluiten contract levering G/W/E Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 3 Administratie en doorbelasting G/W/E Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 4 Op- en bijstellen verdeelsleutels doorbelasting G/W/E Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) Telefoon, data, CAI A Telefoon Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Aanvragen hoofdaansluiting telefoon (ISRA) Gemeente Gemeente Gemeente 2 Aanvragen telefoonlijnen gebruikers Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) 3 Aanvragen telefoonlijnen lift, brandalarm, inbraakalarm, installaties Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 4 Aanvragen telefoonlijn/centraal nummer beheerder gebouw Gebruiker Gebruiker N.v.t. 5 Administratie en doorbelasting kosten telefoonlijnen (lift, alarm, installaties) Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 6 Op- en bijstellen verdeelsleutels doorbelasting telefoonlijnen (lift, alarm, installaties) Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 7 Aanschaf bekabeling telefoon Gemeente Gemeente Gemeente 8 Aanschaf gezamenlijke telefooncentrale Gebruiker Gebruiker Gemeente 9 Onderhoud gezamenlijke telefooncentrale en patchkast telefoon Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) B Data Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Aanvragen hoofdaansluiting data (ISRA of CAI) Gemeente Gemeente Gemeente 2 Aanvragen abonnement xdsl of glasvezel Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 3 Administratie en doorbelasting kosten data Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 4 Op- en bijstellen verdeelsleutels doorbelasting data Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 5 Aanschaf bekabeling data Gemeente Gemeente Gemeente 6 Aanschaf modem gezamenlijke aansluiting data Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 7 Onderhoud gezamenlijk modem en patchkast data Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) C CAI Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Aanvragen hoofdaansluiting data (ISRA of CAI) Gemeente Gemeente Gemeente 2 Aanvragen abonnement gezamenlijke CAI-aansluiting Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 3 Administratie en doorbelasting kosten CAI Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 4 Op- en bijstellen verdeelsleutels doorbelasting CAI Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 5 Aanschaf bekabeling CAI Gemeente Gemeente Gemeente Schoonmaakonderhoud A Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 2 Opstellen gezamenlijk schoonmaakbestek Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 3 Afsluiten contract schoonmaakonderhoud derde Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 4 Afsluiten arbeidscontracten schoonmaakpersoneel Gebruiker Gebruiker N.v.t. 5 Uitvoeren schoonmaakonderhoud incl. glasbewassing Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 6 Inkoop schoonmaakbenodigdheden Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 7 Schoonmaak na oplevering gebouw Gemeente Gemeente Samen doen (beheerorganisatie) 8 Schoonmaak na inhuizing gebouw Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 9 Inrichting sanitaire ruimten en werkkasten Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) Dagelijks ruimtebeheer A Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Opstellen schema gebruik gebouw (ruimten en tijdstippen) Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 2 Inroostering gebruik gezamenlijke ruimten Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 3 Aanstellen beheerder Gebruiker Gebruiker N.v.t. 4 Verzorgen bewegwijzering Gebruiker Gebruiker Gemeente 5 Verzorgen open- en sluitronde Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 6 Opstellen en publiceren huisregels Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 7 Voorzien locatie rookplek (buiten gebouw) Gebruiker Gebruiker N.v.t. 8 Beheer sleutels en sluitplan Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 20

21 Verhuuradministratie Schoolbestuur Huurder A Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Bepalen huurtarieven en servicekosten hoofdgebruikers Gemeente Gemeente Gemeente 2 Administratie en facturatie huur en servicekosten hoofdgebruikers Gemeente Gemeente Gemeente 3 Bepalen tarieven medegebruik, onderhuur en servicekosten derden Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 4 Werven medegebruikers en onderhuurders Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 5 Administratie en facturatie medegebruik, onderhuur en servicekosten derden Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) Beveiliging A Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Opstellen sluitplan (t.b.v. realisatie gebouw) Gemeente Gemeente Gemeente 2 Afsluiten abonnement meldkamer (brandalarm) Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 3 Afsluiten abonnement alarmopvolging surveillancedienst, in mantelcontract Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 4 Inregeling en blokindeling inbraakalarm Gemeente Gemeente Gemeente 5 Bepalen verdeelsleutel kosten beveiliging Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 6 Opstellen RI&E, ontruimingsplan, BHV-plan Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) 7 Opstellen BHV-contract (in geval van samenwerking werkgevers m.b.t. BHV) Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 8 Aanvragen gebruiksvergunning Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) 9 Inkoop /controle BHV-materiaal (vestjes, EHBO-koffer etc) Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) 10 Zorg dragen voor voldoende gekwalificeerde BHV'ers Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) 11 Verzorgen ontruimingsoefeningen Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 12 Toezien op verklaring omtrent gedrag (VOG) hoofdgebruikers Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) 13 Toezien op verklaring omtrent gedrag (VOG) medegebruikers Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) Repro A Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Aanschaf en onderhoud reprovoorzieningen Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) 2 Registratie en administratie medegebruik reprovoorzieningen Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) Afvalverwerking A Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Bepalen aard en omvang afval Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 2 Verzorgen afvalafvoer en containers Gebruiker Gebruiker Samen uitbesteden (derde) Systeembeheer A Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Aanschaf en onderhoud servers, gebruikersstations en randapparatuur Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) Catering A Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Verzorgen inhoud en uitrusting keukens/pantry's Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) 2 Aanvraag drank- en horecavergunning / HACCP / verklaring sociale hygiëne Gebruiker Gebruiker N.v.t. 3 Vaststellen hoogte prijzen catering Gebruiker Gebruiker N.v.t. Postdistributie A Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Aanvragen huisnummer(s) Gemeente Gemeente Gemeente 2 Aanvragen postbus(sen) Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) 3 Realisatie (gezamenlijke) brievenbus Gebruiker Gebruiker Gemeente 4 Sorteren inkomende post Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) Toezicht schoolplein A Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Verzorgen surveillance schoolplein tijdens reguliere gebruikstijden Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) Klachtenafhandeling beheer A Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Inrichten meldpunt klachten beheer Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 2 Behandelen klachten en doorleggen naar verantwoordelijke partij Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) Verhuizing A Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Opstellen verhuisplanning Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 2 Financiële middelen vrijmaken voor verhuizing Gemeente Gemeente Gemeente 3 Contracteren verhuizers Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) Leermiddelen, spelmateriaal, kantoorbenodigdheden, ICT-middelen A Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering 1 Inkoop middelen Gebruiker Gebruiker Zelf doen (gebruiker) 21

22 Bijlage 3 Onderhoudswerkzaamheden (financieel en taakverantwoordelijkheid) Nr. Omschrijving activiteit Financieel Verantwoordelijk Taak Verantwoordelijk (uitvoering) Onderhoud gebouw en terrein Schoolbestuur Huurder A-1 Algemeen Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering A-01 Herstellen gebroken glas (m.u.v. vandalisme) Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-02 Herstellen loszittende geveldelen (bijv. dorpels) Gebruiker Gemeente Gemeente A-2 Terrein/buiteninrichting Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering A-03 Herstellen beschadigde verharding Gemeente Gemeente Samen doen (beheerorganisatie) A-04 Herstraten schoolplein / speelplein Gemeente Gemeente Gemeente A-05 Herstellen beschadigd hekwerk Gemeente Gemeente Samen doen (beheerorganisatie) A-06 Vervangen hekwerk Gemeente Gemeente Gemeente A-07 Herstellen beschadigde rijwielstalling Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-08 Vervangen rijwielstaanders Gemeente Gemeente Gemeente A-09 Vervangen rijwielstalling Gemeente Gemeente Gemeente A-10 Vervangen brandtrap/stalen buitentrappen Gemeente Gemeente Gemeente A-11 Vervangen buitenopstallen Gemeente Gemeente Gemeente A-12 Vervangen/herstellen riolering Gemeente Gemeente Gemeente A-13 Herstellen / controle / vervangen voegwerk Gebruiker Gemeente Gemeente A-14 Herstellen lateien / controle wapeningsdek Gebruiker Gemeente Gemeente A-15 Vervangen zand in zandbak Gebruiker Gebruiker Gemeente A-16 Ontstoppen riolering Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-17 Herstellen tuinberging/afvalberging Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-18 Vervangen speeltoestellen openbaar terrein Gemeente Gemeente Gemeente A-18a Herstellen speeltoestellen openbaar terrein Gemeente Gemeente Gemeente A-18b Keuren speeltoestellen openbaar terrein Gemeente Gemeente Gemeente A-18f Groenonderhoud openbaar terrein Gemeente Gemeente Zelf Gemeente doen (gebruiker) A-18g Groenonderhoud niet-openbaar terrein Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-18h Herstellen en vervangen bewegwijzering Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-18i Herstellen en vervangen terreinverlichting Gemeente Gemeente Gemeente A-18j Legen afvalemmers terrein Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-3 Zonwering Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering A-19 Herstellen van zonwering Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-20 Onderhoud touwen/banden van binnenzonwering Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-21 Onderhoud overgordijnen/vitrages/verduistering Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-22 Vervangen van binnenzonwering (horizontale lamellen) Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-22a Vervangen van buitenzonwering Gemeente Gemeente Gemeente A-4 Daken Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering A-23 Herstellen daklekkages Gebruiker Gemeente Gemeente A-24 Partieel herstel dakranden Gebruiker Gemeente Gemeente A-25 Herstellen/controle daken semi-permanente buitenopstallen Gebruiker Gemeente Gemeente A-26 Vervangen/herstellen glas in daklichten, lichtstraten en lichtkoepels (excl. vandalisme) Gemeente Gebruiker Gemeente A-27 Vervangen dakbedekking platte daken Gemeente Gemeente Gemeente A-28 Vervangen boeiboorden, daktrimmen, windveren c.a. Gemeente Gemeente Gemeente A-29 Vervangen lood- en zinkwerk (PVC) bij platte daken met boeiboord (incl. HWA en kiezelbakken) Gemeente Gemeente Gemeente A-30 Vervangen (bij schuin dak) dakgoot/mastgoot van PVC (incl. HWA) Gemeente Gemeente Gemeente A-31 Vervangen hemelwaterafvoer Gemeente Gemeente Gemeente A-32 Vervangen dakpannen Gemeente Gemeente Gemeente A-5 Voorzieningen inpandig gebouw Verantwoordelijk Verantwoordelijk Uitvoering A-33 Herstellen hang- en sluitwerk Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-34 Vervangen sluitwerk binnendeuren Gebruiker Gebruiker Samen uitbesteden (derde) A-35 Vervangen binnenkozijnen (incl. hang- en sluitwerk) Gemeente Gemeente Gemeente A-36 Vervangen buitenkozijnen (incl. hang- en sluitwerk) Gemeente Gemeente Gemeente A-37 Vervangen kapstokhaken Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-38 Vervangen prikborden Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-39 Vervangen sanitair Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-40 Partieel herstel plafond, dakoversteken en luifels Gebruiker Gemeente Gemeente A-41 Vervangen (systeem)plafonds Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-41a Herstellen losse/gebroken vloertegels Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-42 Herstellen vloerbedekking Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-43 Vervangen vloerbedekking Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-44 Vernieuwen plastic toplaag Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-45 Herstellen losse/gebroken wandtegels Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-46 Herstellen kapotte wandplaten (gips-/spaanplaat) Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-47 Herstellen stuc- en schuurwerk gipsplaten Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-48 Gangbaar maken van vouwwanden Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-49 Vervangen verplaatsbare scheidingswanden Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-50 Vastzetten losgeraakte systeemplafonds Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-51 Vastzetten losgeraakte zachtboardplafonds Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-52 Onderhoud prikborden Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-53 Onderhoud waterreservoirs (tap- en afsluitkranen) Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) A-54 Ontstoppen van afvoer Gebruiker Gebruiker Samen doen (beheerorganisatie) 22