ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN (DG1)

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 47 ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN (DG1) ARCHIEFSELECTIELIJST door Kathleen DEVOLDER Brussel 2010

2

3 ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN (DG1) ARCHIEFSELECTIELIJST door Kathleen DEVOLDER Brussel 2010

4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandig zelf (door omstandig gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 5

6 6

7 LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN ABTBG APR-DRG AZ BAPCOC BFHI BFM BSC BTZ BW CAF CDBI CEMG CGD cib CIC CMM CND CODA DOSZ DSM-IV EMAS EUNetPaS FAGG FOD HCQI IARC ibs IBW ICANT ICD-9-CN IFEB FBVC G KCE antibioticatherapiebeleidsgroepen All Patients Refined Diagnosis Related Groups algemene ziekenhuizen Belgian Antibiotic Policy Coordination Committee Baby Friendly Hospital Initiative budget van financiële middelen balanced score card boordtabel der ziekenhuizen beschut wonen Common Assessment Framework Comité Directeur pour la Bioéthique Centrum Etnische Minder en Gezondheid Cel Gezondheidsbeleid Drugs coördinator interculturele bemiddeling Centraal instellingenbestand (fichier centralisé des institutions) comités voor medisch materiaal Commission on Narcotic Drugs Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie Dienst voor de Overzeese Sociale Zekerheid Diagnostic and Statistical Manual of Mental Disorders, 4 th edition Eco-Management and Audit Scheme European Union Network for Patient Safety Federaal Agentschap voor Geneeskunde en Gezondheidsproducten federale overheidsdienst Health Care Quality Indicators International Agency for Research on Cancer interculturele bemiddelaar initiatieven beschut wonen International Cannabis Need of Treatment International Classification of Diseases, 9th revision, Clinical Modification Instituut voor Farmaco-Epidemiologie van België vzw Federaal Borstvoedingscomité dienst Geriatrie Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg 7

8 LCE MDFT Medex MFC MFG MKG MPG MRS MUG MVG MZG NIOOO NRZV OGGZ PIT PNVS PVT PZ RAI RIZIV RSZPPO RVT SEMINOP SIMPATIE Sp dienst TCT TDI UNICEF VTE VVVL WGO WIV lokale commissie voor ethiek Multi Dimensional Family Therapy Bestuur Medische Expertise medisch farmaceutische comités minimale financiële gegevens minimale klinische gegevens minimale psychiatrische gegevens mimimaal responsieve status mobiele urgentiegroep minimale verpleegkundige gegevens mimimale ziekenhuisgegevens Nationaal Instituut voor Oorlogsinvaliden, Oud-strijders en Oorlogsslachtoffers Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen overlegplatform geestelijke gezondheidszorg paramedisch interventieteam persisterende neurovegetatieve status psychiatrische verzorgingstehuizen psychiatrische ziekenhuizen Resident Assessment Instrument Rijksdienst voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering Rijksdienst voor Sociale Zekerheid Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten rust- en verzorgingstehuis Semantic Interoperability Committee Safety Improvement for Patients in Europe dienst voor chronische aandoeningen Technische Cel-Cellule Technique Treatment Demand Indicator United Nations International Children s Emergency Fund voltijds equivalenten (FOD) Volksgezondheid, Veiligheid Voedselketen en Leefmilieu Wereldgezondheidsorganisatie Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid 8

9 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratieve bewaartermijn en hun definitieve. Het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen weet op die manier in een heel vroeg stadium welke archiefstukken wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en welke na het verstrijken administratieve bewaartermijn vernietigd kunnen worden. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk Reekscode Datering Bewaartermijn Def. Archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of bij de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtst verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief. Voor het gebruiksgemak wordt een code gehanteerd om de moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. De archiefstukken worden zo nauwkeurig mogelijk gedateerd op basis van het oudst en jongst aanwezige originele archiefstuk. De bewaartermijn wordt bepaald door het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen en drukt uit hoe lang de instelling het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de archiefvormer op basis cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Voor bepaalde archiefstukken wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven. 9

10 DIRECTEUR-GENERAAL Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst A.001 Dossiers inzake de staf- en boordtabelvergaderingen van DG jaar vernietigen Bewaren op het niveau secretaris vergaderingen, nl. het diensthoofd van het Management Office. Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst A.002 Verslagen van het directiecomité FOD VVVL jaar vernietigen Bewaren op het niveau voorzitter FOD. 1 A.003 Managementplannen DG jaar bewaren Vijfjaarlijks ( en ) A.004 Operationele plannen DG jaar bewaren Jaarlijks 1 M. JACQUEMIN, Archief horizontale diensten FOD Volksgezondheid, Veiligheid Voedselketen en Leefmilieu, en Hoge Gezondheidsraad. Archiefselectielijst [2008], Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, p

11 A.005 Mailberichten ontvangen en verstuurd door de directeur-generaal jaar selecteren Persoonlijke of louter informatieve s vernietigen. s ontvangen en verstuurd in uitvoering van de opdrachten hebben administratieve waarde en moeten bewaard worden. De s dienen bij voorkeur op elektronische drager bewaard te worden en buiten de software. Opteer hierbij voor een zo open mogelijk exporteerformaat. 2 2 S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van s. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009 (raadpleegbaar op de website van het Rijksarchief: 11

12 SECRETARIAAT Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst B.001 Opvolgingstabel voor het beantwoorden van brieven en s Bevat volgende rubrieken: Suivi nr. in 3, onderwerp, gesteld door (externe klanten, kabinet, voorzitter ), drager ( , brief, nota, andere), datum ontvangst DG1, verantwoordelijke, limietdatum intern, rappel, datum binnen intern, limietdatum extern, datum verstuurd extern, Suivi nr. uit, opmerkingen. Elk jaar wordt een nieuwe tabel aangemaakt B.002 Inkomende briefwisseling met kopie van het antwoord zoals opgesteld door de bevoegde dienst jaar vernietigen Inkomende briefwisseling wordt niet systematisch geregistreerd, maar onmiddellijk verdeeld onder de diverse diensten en cellen. In deze opvolgingstabel wordt dus slechts een gedeelte briefwisseling geregistreerd, namelijk de briefwisseling die de directeur-generaal zelf eerst bekijkt jaar vernietigen Het betreft hier enkel de briefwisseling geregistreerd in de opvolgingstabel. B.003 Persoonlijke briefwisseling directeur-generaal jaar vernietigen 3 Suivi refereert aan de databank voor de registratie van inkomende en uitgaande post die sinds 1996 gebruikt wordt door de diensten voorzitter. 12

13 B.004 Opvolgingstabel voor het beantwoorden van schriftelijke parlementaire vragen jaar vernietigen Bevat volgende rubrieken: nummer, Suivi nr. in, naam parlementariër, kenmerk, datum ontvangst DG1, verantwoordelijke, limietdatum intern, datum binnen intern, limietdatum extern, datum verstuurd extern, Suivi nr. uit, opmerkingen. Elk jaar wordt een nieuwe tabel aangemaakt. B.005 Opvolgingstabel voor het beantwoorden van mondelinge parlementaire vragen jaar vernietigen Bevat volgende rubrieken: nummer, naam parlementariër, nummer van de mondelinge vraag, datum ontvangst DG1, verantwoordelijke, limietdatum, datum van verzending, opmerkingen. Elk jaar wordt een nieuwe tabel aangemaakt B.006 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen Bevatten: parlementaire vraag, eventueel kopie van het antwoord, print opvolgingstabel met actuele stand van zaken B.007 Opvolgingstabel voor het beantwoorden van kabinetsnota s jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd jaar vernietigen Bevat volgende rubrieken: Suivi nr. in, onderwerp, limiet datum absoluut, gesteld door (kabinet, voorzitter), datum ontvangst DG1, verantwoordelijke, limietdatum intern, rappel, datum binnen intern, limietdatum extern, datum verstuurd extern, Suivi nr. uit, opmerkingen. Elk jaar wordt een nieuwe tabel aangemaakt B.008 Kabinetsnota s jaar vernietigen Het betreft enkel de inkomende nota s, niet de antwoorden. Deze worden bewaard door de bevoegde diensten. 13

14 B.009 Personeelsdossiers jaren tot uitdiensttreding van het personeelslid vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O. 4 Deze personeelsdossiers bevinden zich in het klassement thematische dossiers. B.010 Inventaris (lijst) thematische dossiers inzake gezondheidszorg B.011 Thematische dossiers inzake gezondheidszorg Alfabetisch geordend wordt regelmatig aangepast jaren jaar bewaren 10 jaar bewaren B.012 Dossiers inzake adviezen en arresten Raad van State jaren jaar bewaren B.013 Dossiers inzake geschillen voor de rechtbank waarbij de administratie betrokken is of over zaken i.v.m. volksgezondheid B.014 Dossiers van rechtszaken voor het Grondwettelijk Hof (voorheen: Arbitragehof) B.015 Teksten van speeches gehouden door dhr. C. Decoster, directeurgeneraal, met bijhorende stukken (programma s, folders enz.) jaren jaren jaren jaar bewaren 30 jaar bewaren 5 jaar bewaren 4 M. JACQUMIN, op. cit., p

15 MANAGEMENT OFFICE (MO) Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst C.001 Stukken betreffende de ontwikkelcirkels 5 : verslagen van functie-, plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken met personeelsleden van MO De papieren verslagen worden bewaard door de evaluator. De verslagen worden ook in pdf ingeladen in DeBOHRA (Data Base Oracle for Human Resources Administration) ca jaar vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden bewaard door P&O. 6 Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst C.002 Dossiers inzake de staf- en boordtabelvergaderingen van DG jaar bewaren Elektronische dossiers. Bevatten: 1 agenda, 2 documenten behandeld/besproken tijdens de vergadering, 3 het opvolgdocument C.003 Dossiers inzake de voorbereiding jaarlijkse managementmeeting C.004 Dossiers inzake het budget (zowel de budgetopbouw als de uitvoering ervan) jaar vernietigen jaar vernietigen MO heeft deze taak in 2006 overgenomen dienst Boekhouding en Beheer Ziekenhuizen. Het betreft interne planningsbestanden. Voor de uitvoering begroting wordt sinds 2009 gebruik gemaakt van Fedcom (voorheen: Finesse). 5 Ontwikkelcirkels zijn een managementinstrument dat dient om de competenties van personeelsleden leidinggevenden én medewerkers te ontwikkelen zodat niet alleen het individu, maar ook het team en de organisatie beter en optimaler zouden functioneren. 6 M. JACQUEMIN, op. cit., p

16 C.005 Bestanden inzake het kredietbeheer (Microsoft Office Excel) Het betreft planningsbestanden die aangevuld worden met betalingsgegevens. Deze bestanden worden door de administratie aangemaakt omwille van het gebruiksgemak (vlotter raadpleegbaar dan Fedcom) C.006 Specifieke dossiers inzake kredietbeheer, nl. dossiers inzake de voorbereiding van koninklijke en ministeriële besluiten houdende toekenning van subsidies C.007 Vastleggingsdossiers en betaaldocumenten jaar vernietigen Het betreft data die ook in Fedcom opgeslagen zijn jaar vernietigen De originele besluiten worden bewaard door de diensten van de voorzitter jaar vernietigen Papieren dossiers C.008 Dossiers inzake contracten met de FOD Kanselarij Eerste Minister betreffende informatie- en communicatiecampagnes van DG1 Voor elke campagne wordt een dossier bijgehouden met: 1 contract, 2 het vastleggingsdossier en 3 het ordonnanceringsdossier C.009 Dossiers inzake informatie- en communicatiecampagnes van DG1 Een dossier per campagne. Deze bevatten o.a. persberichten, teksten voor de website, vertalingen, briefwisseling met het vertaalbureau ca ca jaar vernietigen Deze contracten zullen bewaard worden op het niveau FOD Kanselarij Eerste Minister. 8 5 jaar vernietigen De eigenlijke dossiers worden bewaard door de campagnebeheerders (de diensten/cellen die instaan voor de campagne). MO heeft slechts een adviesfunctie inzake externe communicatie. 7 M. JACQUEMIN, op. cit., p G. COPPIETERS, Archief Federale Overheidsdienst Kanselarij Eerste Minister. Archiefselectielijst, Brussel, 2008, p

17 C.010 Dossier inzake de voorbereiding van een ministeriële en een technische conferentie in het kader van het Belgisch voorzitterschap Europese Unie (tweede helft van 2010) jaar bewaren C.011 Jaarlijkse personeelsplannen ca jaar vernietigen C.012 Personeelsdossiers Bevat: kopieën van documenten die door P&O aan DG1 worden overgemaakt (bijvoorbeeld: toelatingen tot deeltijds werken, promoties)?- tot uitdiensttreding van het personeelslid vernietigen De eigenlijke personeelsdossiers worden beheerd door P&O. 9 C.013 Functieprofielen DG1 (in het kader voorbereiding toepassing federale cartografie niveau A) jaar vernietigen C.014 Lijsten betreffende het jaarlijks verlof personeelsleden DG jaar vernietigen C.015 Stukken betreffende het prikklokbeheer jaar vernietigen C.016 Dossiers voortvloeiend uit de adviesfunctie van het MO ten aanzien directeur-generaal en de diensthoofden betreffende kwaliteit (EMAS, 11 ISO, CAF 12 ) jaar vernietigen Het betreft vnl. documentatie. 9 M. JACQUEMIN, op. cit., p De federale cartografie is een databank die federale personeelsleden, personeelsdiensten en burgers een overzicht biedt van alle functies en functiefamilies die voorkomen binnen het federaal administratief openbaar ambt EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) is een beheersinstrument waarmee ondernemingen en ander organisaties hun milieuprestaties kunnen evalueren, rapporteren en verbeteren. 12 Het Common Assessment Framework (of het Gemeenschappelijk Zelfevaluatiekader voor Overheidsdiensten) wordt door het European Institute of Public Administration aangeboden als een instrument om overheidsorganisaties over heel Europa te helpen bij het gebruik van technieken van kwaliteitsmanagement om hun prestaties te verbeteren. Het CAF biedt hiertoe een eenvoudig, bruikbaar kader geschikt voor de zelfevaluatie van overheidsdiensten. 17

18 C.017 Dossiers inzake logistieke aangelegen (bijvoorbeeld onthaal bezoekers) jaar vernietigen C.018 Stukken betreffende aanvragen van buitenlandse zendingen jaar vernietigen C.019 Stukken betreffende het drukken van visitekaartjes jaar vernietigen C.020 Stukken betreffende vertaalaanvragen jaar vernietigen C.021 Stukken betreffende aanvragen voor Taxipost jaar vernietigen C.022 Overzichtslijsten van te verzenden post (met het oog op de controle van verzendingen door B&B) jaar vernietigen C.023 Stukken betreffende de bestelling van parking- en treintickets jaar vernietigen 18

19 ACUTE, CHRONISCHE EN OUDERENZORG ORGANEN, EMBRYO S EN BIO-ETHIEK Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst D.001 Formulieren voor instemming of weigering tot orgaandonatie ( Verklaring wilsuitdrukking inzake wegneming en transplantatie van organen en weefsels na overlijden ) 13 ca jaar na het overlijden donor vernietigen Het betreft reeds meer dan documenten. D.002 Databank Orgadon tot substitutie bewaren Bevat: naam, voornaam, adres, datum en plaats van geboorte, rijksregisternummer, de wilsverklaring, plaats en datum van opmaak. Deze organendonorbank kan permanent geconsulteerd worden door de transplantcoördinatoren Belgische ziekenhuizen D.003 Databank Expression volonté Bevat dezelfde gegevens als Orgadon, plus een automatisch gegenereerd documentnummer en het nummer map waarin het formulier geklasseerd is ca tot vernietiging formulieren voor instemming of weigering tot orgaandonatie vernietigen 13 Het standaardformulier is beschikbaar op 19

20 D.004 Formulieren van wilsverklaring inzake euthanasie jaar na het overlijden betrokken persoon vernietigen De cel bewaart nu al een tal formulieren van wilsverklaring inzake euthanasie. D.005 Databank Euthanasie tot substitutie bewaren D.006 Dossiers inzake Beldonor, een nationale informatiecampagne over orgaan- en weefseldonatie jaar selecteren Een exemplaar in beide talen bewaren brochures, affiches, publicaties en van het didactisch materiaal. Vernietigen: diverse briefwisseling, werkdocumenten. D.007 Dossiers inzake het pilootproject Gift jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven, voorbeeld van een contract, verslagen begeleidingscommissie, rapporten deelnemende ziekenhuizen en het jaarlijkse syntheserapport opgesteld door de cel Organen. Vernietigen: diverse briefwisseling, contracten, stukken betreffende het vormingsprogramma voor de zorgverstrekkers. 14 Het standaardformulier is beschikbaar op de website: > mijn gezondheid > levenseinde > burgers. 20

21 D.008 Databank Donor Action jaar bewaren In de afdeling Intensieve Zorgen ziekenhuizen die deelnemen aan Gift worden in deze databank gegevens geregistreerd m.b.t. het mortaliteitspatroon (doodsoorzaken), het reële aantal donoren, mogelijke remmingen, indicatoren die de basis kunnen vormen van een gestructureerde organisatie voor orgaan- en weefseldonatie D.009 Dossiers inzake de opvolging werkzaam van het Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-ethiek Bevatten: uitnodigingen, notulen en bijhorende stukken vergaderingen D.010 Dossiers inzake Eurotransplant Bevatten: verslagen van meetings, briefwisseling, antwoorden op vragen waarin gepeild wordt naar de Belgische situatie enz. jaren jaren jaar vernietigen Een personeelslid neemt met raadgevende stem deel aan de vergaderingen van het Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-ethiek. 10 jaar bewaren De archieven bewaren op het niveau van het secretariaat van het Comité. D.011 Dossiers inzake de opvolging thema s orgaandonatie, transplantatie, bio-ethiek en patiëntveiligheid op Europees niveau (Experts Meetings on Organ Donation and Transplantation (Europese Commissie), SimPatIE 15 enz.)?- 5 jaar selecteren Bewaren: verslagen vergaderingen opgemaakt door het celhoofd, nota s/presentaties over de Belgische situatie. Vernietigen: officiële Europese documenten. 15 SIMPATIE: Safety Improvement for Patients in Europe. 21

22 D.012 Dossiers betreffende de behandeling van kabinetsnota s?- 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat voorzitter. 16 D.013 Dossiers betreffende de behandeling van parlementaire vragen?- 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd. MEDISCH BELEID Voor de archieven van: - de Colleges van Geneesheren - de archieven Federale Commissie voor medisch en wetenschappelijk onderzoek op embryo s in vitro zie archiefselectielijsten Overlegstructuren inzake gezondheidszorg Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst E.001 Dossiers inzake de voorbereiding, de opstart en de coördinatie van het Nationaal Kankerplan jaar bewaren Deze dossiers bevatten: voorbereidende documenten (verslagen van rondetafelgesprekken over thema s in verband met kanker, verslagen van besprekingen met patiëntenverenigingen), verslagen van werkgroepen belast met het definiëren van concrete acties, conceptuele nota s voor deze werkgroepen, nota s voor het kabinet, presentaties n.a.v. de officiële voorstelling op 10 maart 2008 enz. 16 M. JACQUEMIN, op. cit., p

23 E.002 Dossiers inzake de opvolging 32 concrete initiatieven van het Nationaal Kankerplan ( ) Deze dossiers bevatten: omzendbrieven (projectoproepen), stukken betreffende de samenstelling van een jury, lijst geselecteerde projecten, contracten, verslagen van vergaderingen met het Referentiecentrum voor Kanker enz. E.003 Dossiers inzake pilootprojecten, zoals PIT (Paramedisch Interventieteam, d.i. een interventieteam bestaande uit een ambulancier en een verpleegkundige) jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven, voorbeelden van contracten, eindverslagen verschillende initiatieven, jaarlijkse stand van zaken van het Nationaal Kankerplan, het syntheserapport (2010) jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven (beschrijving project/oproep tot kandidaturen), voorbeelden van contracten, verslagen van de begeleidingscommissie, eindrapporten, ev. evaluatierapporten. Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen. E.004 Dossiers inzake het Baby Friendly Hospital Initiative jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het Federaal Borstvoedingscomité, promotor van het actieplan. E.005 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota s?- 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat voorzitter Door het inschakelen van paramedische interventieteams wil men het mogelijk maken om overbodige MUG-tussenkomsten te vermijden zonder de kwaliteit dringende geneeskundige hulpverlening in het gedrang te brengen. 18 M. JACQUEMIN, op. cit., p

24 E.006 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen?- 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd. OUDEREN-, CHRONISCHE EN PALLIATIEVE ZORG Voor de archieven van: - de interkabinettenwerkgroepen Ouderenzorgbeleid, Chronische Zieken en Palliatieve Zorgen - de permanente werkgroep RVT NRZV - de federale overlegplatforms Palliatieve Zorgen, Coma en Geriatrie zie archiefselectielijsten Overlegstructuren inzake gezondheidszorg Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst F.001 Register uitgaande briefwisseling?- 5 jaar vernietigen Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst F.002 Dossiers inzake pilootprojecten, zoals BelRAI, Geriatrische dagziekenhuizen, Interne liaison jaren jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven (beschrijving project/oproep tot kandidaturen), voorbeelden van contracten, verslagen van de begeleidingscommissie, eindrapporten, ev. evaluatieverslagen. Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen. 24

25 F.003 Dossiers inzake onderzoek/beleidsondersteunende studies door onderzoeksequipes zoals de studie inzake ontslagmanagement in Belgische ziekenhuizen of het onderzoek betreffende de besluitvorming en medische zorghandelingen bij het levenseinde F.004 Dossiers inzake infodagen en symposia georganiseerd door de cel Bevatten: uitnodigingen, programma, ev. informatiebrochure, presentaties jaren jaren jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven (beschrijving van het onderzoek/oproep aan onderzoeksgroepen), eindrapporten, nota s over de studies. Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen. 5 jaar selecteren Bewaren: programma s en verslagen, een exemplaar in beide landstalen van brochures en/of affiches. F.005 Federale statistische enquête RVT en centra voor dagverzorging: verzamelde gegevens F.006 Brochures met de resultaten statische enquête RVT en centra voor dagverzorging jaar bewaren jaar bewaren Een exemplaar in beide landstalen bewaren. F.007 Dossiers inzake de behandeling van kabinetsnota s?- 5 jaar vernietigen Bewaren op het niveau van het secretariaat voorzitter. 19 F.008 Dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen?- 5 jaar vernietigen Parlementaire vragen worden gepubliceerd. 19 M. JACQUEMIN, op. cit., p

26 KWALITEIT EN SAFETY Voor de archieven van: - de Federale Raad voor de Kwaliteit Verpleegkundige Activiteit - de archieven van BAPCOC - de archieven van het Netwerk van Medisch Farmaceutische Comités en van het Netwerk van Comités voor Medisch Materiaal zie archiefselectielijsten Overlegstructuren inzake gezondheidszorg Archief met betrekking tot de organisatie en het beheer dienst Archief met betrekking tot de bevoegd en activiteiten eigen aan de dienst G.001 Databank Jaarlijkse ziekenhuisstatistieken jaar bewaren G.002 Feedbackrapporten ( Multidimensionele en geïntegreerde feedback van administratieve ziekenhuisgegevens, Multidimensionele feedback naar de ziekenhuizen, Feedback van patient safety indicators ) jaar bewaren Een exemplaar in beide landstalen bewaren. G.003 Dossiers inzake pilootprojecten (bijvoorbeeld de projecten m.b.t. Klinische Paden dementie, chirurgie, obesitas en gerelateerde aandoeningen) jaren jaar selecteren Bewaren: omzendbrieven (beschrijving project/oproep tot kandidaturen), voorbeelden van contracten, verslagen van de begeleidingscommissie, eindrapporten, ev. evaluatieverslagen. Vernietigen: niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen. 26