Whitepaper. Outsourcing. Hoeveel zicht heeft u nog op uw ICT en IT kosten? 1/9.

Transcriptie

1 Hoeveel zicht heeft u nog op uw ICT en IT kosten? 1/9

2 Inhoud Rookgordijnen rond ICT en IT kosten 3 Geld verdienen via ICT en IT kosten 3 Kostenniveau uit de hand gelopen 3 Geniale oplossingen versus business succes 3 Complexiteit en inzicht 3 Doen wat je belooft 4 Hoe maak je ICT en IT kosten meetbaar? 4 Total cost of ownership 4 As a Service 4 IT kosten inzichtelijk maken tussen intern werkplekbeheer en extern werkplekbeheer 5 Doorbelasting geeft impuls 5 ICT en insourcing 5 ICT als costcenter? 6 Wildgroei projecten 6...Of ICT als profit center? 6 Volle betekenis 6 Transparantie 6 Projectkosten en exploitatiekosten 6 Oplossingen voor grip op ICT kosten: een signalement 7 Schoon schip en koers uitzetten 7 Transparantie vice versa 7 Business doelstellingen bereiken 7 Inspelen op veranderingen in de markt 7 Grondig en methodisch 7 Transparantie en kwaliteit van aanpak bij IT en ICT 8 De blik weer naar buiten 8 Nobel noemt het Services 9 Nobel Services 9 Vertrouwen 9 Doet u uw business, dan doen wij uw ICT 9 Contact 9 2/9

3 Rookgordijnen rond ICT en IT kosten Het totale ICT budget van ondernemingen beloopt zo n 2 tot 20 % van het totale ondernemingsbudget. Rekent u maar even uit wat u op jaarbasis kunt verdienen als daar 10 tot 20 % of meer op bespaard wordt. De praktijk laat zien dat dit in veel gevallen mogelijk is. De realiteit laat helaas ook zien dat het zicht van de directies op deze volumes vaak vertroebeld is door technische, politieke en andere oorzaken. Deze rookgordijnen maken het onmogelijk om grip te krijgen op uw ICT kosten, terwijl uw processen er meer en meer afhankelijk van worden. Geld verdienen via ICT en IT kosten Hoe komt het dat er vaak een rookgordijn hangt om het thema ICT kosten? Een van de achterliggende oorzaken is dat de ICT functie door de jaren heen steeds belangrijker is geworden om de bedrijfsdoelstellingen volledig door de operationele processen te laten ondersteunen. Helaas heeft de ICT organisatie meestal nog niet het stadium van rijpheid bereikt dat nodig is om helemaal de pas te houden met de snelle veranderingen aan de business kant. Daardoor ontstaat vaak de volgende onwenselijke situatie: Software applicaties die hun langste tijd gehad hebben maar toch nog mee moeten en waar veel dure inspanning in gestopt wordt om ze bruikbaar te houden en te ondersteunen. Service processen waar te veel mensen in betrokken zijn maar die niet datgene opleveren waar de afnemer op zit te wachten, waardoor dubbel werk, ruis en ontevredenheid ontstaan. IT beheer- en onderhoudscontracten die niet nodig zijn of verkeerd zijn opgesteld, etc. Iedereen die in een flink aantal verschillende organisaties heeft meegemaakt hoe de ICT afdelingen veelal presteren, kan dit bevestigen. Kostenniveau uit de hand gelopen ICT afdelingen zijn vaak aparte eilandjes waar gedacht wordt vanuit IT belang (hardware en software toepassingen zijn leidend) en niet vanuit het belang van het bedrijf als geheel. Daardoor is het kostenniveau via een sluipend proces van jaren soms geheel uit de hand gelopen. De weg terug lijkt voor sommige betrokkenen niet aantrekkelijk, maar is dat zeker wel vanuit het oogpunt van degenen die de eindverantwoordelijkheid dragen voor de totale onderneming. Geniale oplossingen versus business succes Op resultaat afgerekend worden is iets wat niet goed ligt bij veel IT ers. Sexy business applicaties en geniale infrastructuren hebben meer aantrekkingskracht dan de business nuchter en zakelijk bedienen zodat er successen worden geboekt. Doordat ICT-ers vaak een technische achtergrond hebben en zich minder in de menselijke waardenstroom verdiepen, mankeren in de communicatie vaak de benodigde gebruiksaanwijzingen. Complexiteit en inzicht Een andere reden is de complexiteit van het kostenbeeld. Dit bestaat uit vele componenten. Het vereist de nodige materiekennis, discipline en inspanning om alles zodanig bij te houden dat een helder beeld ontstaat. U wilt immers inzicht per werkgebied maar ook over alle gebieden. Dit wilt u per dag, maand, kwartaal en jaar, zowel cumulatieve- als periodegegevens. En daar heeft u gelijk in. 3/9

4 Doen wat je belooft Een van de dingen waar veel IT afdelingen nog niet goed in zijn is: doen wat je belooft/afspreekt (in plaats van geniale dingen doen ) Dit is iets waar u als directeur/leidinggevende veelvuldig uw neus aan stoot. Vooral als u uw afnemers moet teleurstellen doordat uw IT afdeling het even laat afweten op het verkeerde moment. Dit vormt aanleiding om ook eens de mogelijkheden van uitbesteding kritisch onder de loep te nemen. Hoe maak je de ICT en IT kosten meetbaar? Als u IT kosten effectief wil analyseren, is het nodig de relatie tussen de toegevoegde waarde van diensten en kosten in kaart te brengen. Voor diensten zijn hiervoor de principes van Activity Based Costing toe te passen, oftewel de vaststelling welke waarde-opoffering er precies plaatsvindt in het kader van een specifieke dienst/ activiteit. Dit maakt het mogelijk om te vergelijken met marktprijzen van diensten/activiteiten die voor een vergelijkbaar gebruikersaantal en kwaliteitsniveau worden gevraagd. Total cost of ownership Voor het bezit en exploitatie van hardware is het van belang de zgn. Total cost of ownership (TCO) te berekenen. Hierdoor kunt u vergelijken met lease prijzen van dezelfde hardware volumes met dezelfde specificaties en de variant kiezen die bij uw situatie past. Een voorbeeld: U berekent dat de TCO prijs per jaar per pc van uw totale pc-park 2.500,- bedraagt (op basis van afschrijving in 3 jaar) en een 3 jarig lease contract met overeenkomstige specificaties kost 1.500,- per jaar. Wat doet u? As A Service Realiseert u zicht dat de As A Service markt al dusdanig is ontwikkeld dat ook hardware investeringen niet meer nodig zijn en deze functionaliteit als een dienst kan worden afgerekend? Dit zonder voorinvesteringen maar wel met de benodigde flexibiliteit, vaak inclusief het onderhoud en een standaard vernieuwingsprogramma. 4/9

5 IT kosten inzichtelijk maken tussen intern werkplekbeheer en extern werkplekbeheer Voorbeeld model: Wel of niet doorbelasten is in dit kader ook een veelbesproken thema. Doorbelasting geeft impuls U heeft het mogelijk al gemerkt: doorbelasten vormt een sterke impuls voor het kostenbewustzijn en kan daarom een grote stimulans zijn voor kostenbesparing. Faciliteiten die gratis worden aangeboden verliezen in psychologisch opzicht aan waarde: het kost niets, dus degene die het aanbiedt zal er ook wel weinig voor hoeven doen. is de - vaak onterechte - aanname. Wel is van belang om een circus van details te vermijden bij doorbelasting. Op bureaucratie zit natuurlijk niemand te wachten. 5/9

6 ICT als costcenter? Een belangrijke vraag is of u uw interne IT organisatie het beste als cost center of het beste als profit center kunt beschouwen. Er is de afgelopen jaren meer en meer druk ontstaan op de interne ICT afdelingen om marktconforme diensten en dus ook marktconforme tarieven te hanteren. Een van de oorzaken is de weerstand die binnen organisaties ontstaat tegen gedwongen winkelnering bij de interne IT afdeling. Dit fenomeen gaat dan ook meer en meer tot het verleden behoren. Mogelijk is dit ook in uw organisatie al merkbaar. Hierdoor komen de mogelijkheden voor uitbesteden nadrukkelijker in beeld. Eén van de voordelen van de costcenter benadering is dat uw kostbare management aandacht geheel op kostenoptimalisatie kan worden gericht. Op dit gebied is meestal concrete vooruitgang te boeken. Als nadeel is onder andere te noemen dat de ICT afdeling minder geprikkeld wordt om te innoveren. Wildgroei projecten De wildgroei aan projecten die in veel organisaties is aan te treffen, is ook vaak een verkapte manier om de exploitatiecijfers lager te laten lijken. Effectieve projecten kunnen niet lang duren. Er dienen er ook niet teveel tegelijk te worden opgestart, want dan ontstaat er roofbouw (dubbele claims) op de resources waaruit geput wordt. Dus waar men prat gaat op een scala van gelijktijdige verbetertrajecten is waakzaamheid geboden..of ICT als profit center? De genoemde druk om marktconform te presteren prikkelt betrokkenen om niet alleen naar kostenoptimalisatie te streven maar ook de IT diensten met een ondernemersbril te bekijken. Dit houdt dus in dat u uw interne IT afdeling als een profit center wil exploiteren en afrekenen. Een van de voordelen is een maximale motivatie van leidinggevenden en medewerkers om er voor te gaan. Een van de nadelen is dat interne ICT afdelingen er gezien het dienstenaanbod en het interne spelersmateriaal veelal niet geschikt voor zijn. Volle betekenis Kanttekening is ook dat de keuze voor profit center pas zijn volle betekenis krijgt als er meer waar wordt geleverd voor minder geld in vergelijking tot andere aanbieders. Deze concurrentiekracht wordt het meest concreet bewezen wanneer de ICT diensten van de eigen ICT afdeling aan andere ondernemingen worden verkocht. Hiervoor zijn vaak onvoldoende mogelijkheden. Transparantie Dus of er uiteindelijk voor ICT als cost center of voor ICT als profit center gekozen wordt: hoe dan ook geldt dat het u geld kan opleveren als er meer concurrerend gewerkt wordt. Door toenemende transparantie van het totale marktaanbod en het rijper worden van IT dienstverlening in het algemeen is meer overzicht mogelijk. U kunt tegenwoordig beter vaststellen of een dienst te duur is en op welke manier dezelfde kwaliteit voor een lagere prijs kan worden ingekocht. Projectkosten en exploitatiekosten Voor zowel de profit- als de costcenter benadering is de volgende vertekenende factor een aandachtspunt: meestal wordt er in de interne ICT dienstverlening van de nodige inhuur gebruik gemaakt. (Het woord interne bestaat uit dezelfde letters als interen. Toeval?) Dit is heel gebruikelijk maar dan is het wel zaak om zorg te dragen voor de juiste inkoop en de juiste toerekening. In heel wat organisaties voeren externe ICT-ers reguliere ICT taken uit, terwijl ze ooit bijvoorbeeld als adviseur gestart zijn. Dan is het zaak om dit geen project kosten meer te noemen, maar deze kosten in de exploitatie mee te nemen. 6/9

7 Oplossingen voor grip op ICT kosten: een signalement In het voorgaande zijn een aantal pijnlijke gevolgen voorbijgekomen die het verhogen van de grip op ICT kosten noodzakelijk maken. Wat zien we: het geld stroomt uit uw handen, u als directeur/leidinggevende-, kunt niet bouwen op de dienstverlening op de momenten dat het er voor u commercieel op aan komt, u krijgt niet de juiste stuur- en verantwoordingsinformatie en als u hierover in contact gaat stuit u op een muur van onbegrip. Schoon schip en koers uitzetten Voorlopige conclusie is dat er altijd eerst intern schoon schip gemaakt moet worden, voordat er onderbouwde, rationele besluiten kunnen worden genomen over de uitbestedingsvraag. Het werken aan transparantie blijkt in de praktijk een goede keuze te zijn, ongeacht de strategische keuzes die ten aanzien van het ICT beleid nog in een latere fase gemaakt worden. Juist ook omdat het een onderbouwing oplevert om de juiste keuzes te kunnen maken. Transparantie vice versa U zult het in de gesprekken met de ICT managers en leveranciers wellicht gemerkt hebben: de transparantie dient van twee kanten te komen. U dient heel goed te kunnen aangeven wat u precies verwacht van uw interne ICT leverancier. Dit lukt u waarschijnlijk niet zonder meer: hier is een specifieke materiekennis nodig waar logischerwijs lang niet elke (general) manager/directeur van huis uit over beschikt. Business doelstellingen bereiken Het uitbesteden van uw IT dienstverlening, biedt niet alleen meer continuïteit en flexibiliteit maar geeft u ook inzicht in de kosten en de voorspelbaarheid daarvan. Daarnaast zorgt uw IT leverancier ervoor dat vernieuwing een standaard onderdeel is van hun propositie. Dit om u de kans te geven uw business doelstellingen te bereiken met IT als ondersteuning aan uw bedrijfsprocessen. Vernieuwingsprogramma s zorgen er ook voor dat u een IT omgeving afneemt die klaar is om nieuwe marktontwikkelingen snel te adopteren. De IT dienstverlener kan vanuit haar kennis van de IT markt u ook adviseren over ontwikkelingen die voor uw business van toepassing zijn. Inspelen op veranderingen in de markt Pas als de vraag goed is neergelegd, is vast te stellen of uw ICT leverancier er adequaat op reageert en of er een andere leverancier nog adequater op kan reageren (tegen lagere kosten). Mogelijk bent u tot de conclusie bent gekomen dat het in ieder geval op de huidige wijze niet door kan gaan met het jaarlijks oplappen en reanimeren van uit de bocht gevlogen interne ICT diensten. Het op peil houden en investeren in uw hardware infrastructuur en de kennis van uw medewerkers is een blijvende kostenpost, die vaak niet wordt begroot en ook niet wordt uitgevoerd. Consequentie daarvan is dat uw IT veroudert en u niet kan inspelen op veranderingen van de markt, waardoor uw business propositie in gevaar komt. Grondig en methodisch Hoe vaak komt het voor dat u aanhikt tegen grote nieuwe investeringen en u zich realiseert dat uw IT diensten afhankelijk zijn van eenlingen in uw organisatie? Bij het vertrek van die medewerker riskeert u een groot risico in de continuïteit van uw IT omgeving en waarschijnlijk ook van uw organisatie. In dat geval kunt u overwegen om deze materie eens grondig op een rijtje te zetten. Het daarbij inzetten van een in de praktijk bewezen methodiek is dan zeker geen overbodige luxe. 7/9

8 Transparantie en kwaliteit van aanpak bij IT en ICT Transparantie neerzetten betekent: systematische gegevens verzamelen over alle componenten van de ICT dienstverlening en infrastructuur objectief benchmarken, per component op rationele gronden beslissen over uitbesteding. Of het antwoord op de uitbestedingsvraag nu ja of nee is, het volgende blijft van levensbelang in het huidige economische getij: het transparant maken van de klantvraag, het afstemmen van het aanbod daarop en scherpe aansturing van de (interne of externe!) leverancier Er is in korte tijd qua objectieve gegevens meer aan de oppervlakte te brengen dan u omhuld door de rookgordijnen - op dit moment misschien vermoedt. What you measure is what you get gaat alleen op als iemand de stoute schoenen aantrekt om systematisch gegevens te verzamelen. Aan u de keus! De blik weer naar buiten Op school kreeg u er een vermanend vingertje voor. Nu is het dé manier om uw organisatie goed bij de les te houden: naar buiten kijken. Daar ligt de markt, daar liggen de kansen. Daarom geven steeds meer organisaties hun ICT - of delen daarvan uit handen. Want zij zien de voordelen van uitbesteden van hun ICT. Nobel noemt het Services : een compleet dienstenpakket om uw ICT omgeving probleemloos te exploiteren, te onderhouden en u te beschermen tegen allerlei ongemakken. Flexibel en tegen transparante en voorspelbare kosten. U weet precies waar u aan toe bent. Altijd! 8/9

9 Nobel Services Nobel Services ondersteunt haar klant met het realiseren van haar business case om zo tot een goede overweging te komen of ICT bijdraagt aan de vooraf gedefinieerde doelen van zo n verandering. Dit op basis van een zuivere en juiste prijs/kwaliteit verhouding. Vertrouwen Continuïteit, schaalbaarheid, kostenbeheersing en beveiliging. Vier belangrijke argumenten voor uitbesteding van uw ICT aan Nobel. Maar hoe hard we die argumenten ook kunnen maken, het draait uiteindelijk toch om vertrouwen. Dat u zich echt geen zorgen meer hoeft te maken en zich volledig op uw klanten kunt focussen. Dat vertrouwen kunnen we u niet in een brochure aanreiken. Dat vraagt om persoonlijk contact. En gelukkig maar. Want al doet ons vak anders vermoeden: ICT blijft nadrukkelijk mensenwerk. Daarom komen we graag naar u toe voor een oriënterend gesprek. Zodat u de blik weer naar buiten kunt richten. Doet u uw business, dan doen wij uw ICT Nobel biedt u een aantal diensten om u te helpen bij het bepalen van uw ICT strategie: Workshop 1e aanzet tot ICT strategie Business Case onderzoek; wel of niet interessant voor mijn bedrijf? Cloud Profiler, is uw organisatie toe aan de Cloud? Contact Wilt u meer weten over de mogelijkheden van ICT en de specifieke voordelen in uw geval? Neem dan contact op met Nobel Services: of per outsourcingservices@nobel.nl Wij komen graag naar u toe. Vragen? Jan-Dirk Krispijn Sales Manager jdkrispijn@nobel.nl 9/9