Aan de slag met formules en functies

Transcriptie

1 Aan de slag met formules en functies Het uitvoeren van berekeningen, ongeacht of deze eenvoudig of complex zijn, kan saai zijn en veel tijd kosten. Met de functies en formules van Excel kunt u deze berekeningen automatisch uitvoeren. Volg deze zelfstudie voor meer informatie over deze procedure. Voordat u begint Een eenvoudige formule maken Een formuleresultaat automatisch bijwerken Een bereik toevoegen met de functie SOM Een formule kopiëren met Automatisch doorvoeren Snelle berekeningen uitvoeren met AutoSom Een formule bew erken Snelreferentiekaart Voordat u begint Leerdoelen Na het voltooien van deze zelfstudie kunt u het volgende: Vereist en Een eenvoudige formule maken voor w iskundige basisberekeningen Formuleresultaten automatisch bijw erken Een functie gebruiken om formules te vereenvoudigen Een formule kopiëren Een formule bew erken Excel voor Mac 2011 Basisvaardigheden voor Excel, bijvoorbeeld hoe u een w erkmap opent en cellen, kolommen en rijen selecteert. Tip Volg eerst de zelfstudie Zelfstudie: Basiskennis van Excel als u geen ervaring hebt met Excel. Oefenbest and Zelfstudielessen zijn zo gestructureerd dat ze op volgorde moeten worden bekeken. Dow nload en gebruik dit oefenbestand voor praktische ervaring terw ijl u de zelfstudie volgt. Functieformules.xlsx (12 K) Geschat t e duur: 20 minuten Microsoft Office voor Mac 2011: Aan de slag met formules en functies 1

2 1. Een eenvoudige formule maken U kunt w aarden op het blad berekenen met een formule. U kunt bijvoorbeeld een formule gebruiken om de maandelijkse kosten van boodschappen te berekenen of het gemiddelde bedrag te vinden dat u betaalt voor een voorraad. Hieronder ziet u hoe u een formule kunt invoeren om het totale achterstallige bedrag voor een factuuritem te berekenen. Open het oefenbestand, dat u aan het begin van deze zelfstudie kunt vinden. Klik op cel D11. Klik op de formulebalk en typ een gelijkteken (=). Tip Klik op Beeld > Formulebalk als de formulebalk niet w ordt weergegeven. Microsoft Office voor Mac 2011: Aan de slag met formules en functies 2

3 Klik op cel B11 en typ een sterretje (*). Dit is het vermenigvuldigingsteken. Tip Klik rechts van het lint op Klik op cel C11. Cel B11 en C11 w orden in verschillende kleuren w eergegeven om aan te geven dat deze deel uitmaken van de formule. Druk op RETURN. Microsoft Office voor Mac 2011: Aan de slag met formules en functies 3

4 Het resultaat van de formule ( ,00) w ordt weergegeven in de resultaatcel (D11). Aanwijzingen Elke cel op een blad heeft een celverw ijzing of 'adres'. Een celverw ijzing is de set coördinaten w aarop een cel zich bevindt. De verw ijzing van de cel die zich op het snijpunt van kolom B en rij 3 bevindt, is bijvoorbeeld B3. In een formule kunt u celverw ijzingen gebruiken in plaats van dat u het nummer in de cel typt. De celverw ijzing voor een geselecteerde cel w ordt weergegeven in het vak Naam, dat zich links van de formulebalk bevindt. Alle formules beginnen met een gelijkteken (=). Het vermenigvuldigingsteken (*) w ordt ook wel een operator genoemd. De andere w iskundige basisoperatoren zijn: het plusteken (+), minteken (-) en het deelteken (/). Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: Een eenvoudige formule maken op de formulebalk Microsoft Office voor Mac 2011: Aan de slag met formules en functies 4

5 2. Een formuleresultaat automatisch bijwerken Als u de w aarde w ijzigt van een cel die in een formule w ordt gebruikt, kan het resultaat in Excel automatisch w orden bijgewerkt. U hoeft de formule niet te w ijzigen, omdat in de formule de celverw ijzingen w orden gebruikt in plaats van de w aarden. Hieronder ziet u hoe u de eenheidskosten voor een artikel kunt w ijzigen en kunt bekijken hoe het resultaat w ordt bijgewerkt. Klik op cel C11. Typ 199,99 in de cel en druk op RETURN. Tip Wanneer u op RETURN drukt, w ordt de invoer of w ijziging bevestigd en w ordt het nieuw e resultaat berekend. Als u de bew erkingsmodus w ilt verlaten zonder een w ijziging te bevestigen, drukt u op ESC. In het bijgew erkte resultaat ( ,48) in cel D11 is de w ijziging in cel C11 opgenomen. Microsoft Office voor Mac 2011: Aan de slag met formules en functies 5

6 Aanwijzingen Als u een formule of de resultaten van een formule w ilt verw ijderen, klikt u op de cel met het resultaat en drukt u op DEL (of FN+DEL op een toetsenbord van een MacBook). Wanneer u een formule of formuleresultaat verw ijdert, w ordt niet de celopmaak verwij derd (bijvoorbeeld arcering of een valutanotatie). Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: De w aarde van een cel in een formule w ijzigen en controleren of het resultaat automatisch w ordt bijgew erkt 3. Een bereik toevoegen met de functie SOM In Excel is een functie een vooraf gedefinieerde formule. Met de functie SOM w ordt bijvoorbeeld een bereik van w aarden toegevoegd die u opgeeft, zodat u geen plusoperator (+) hoeft te typen tussen elke w aarde. Dit betekent dat u een functie kunt gebruiken als snelkoppeling, zodat u niet handmatig een formule hoeft te maken. Hieronder ziet u hoe u met de functie SOM het totale aantal eenheden op de factuur kunt berekenen. Klik op cel B15. Typ =SOM( op de formulebalk. Microsoft Office voor Mac 2011: Aan de slag met formules en functies 6

7 Selecteer de cellen B11, B12, B13 en B14. Er w ordt een selectiekader w eergegeven rond de geselecteerde cellen. Druk op RETURN. Het resultaat van de formule (92) w ordt weergegeven in cel B15. Tip Als u de formule voor het resultaat w ilt bekijken, klikt u op cel B15 en kijkt u op de formulebalk. De formule voor het resultaat is =SOM(B11:B14). Aanwijzingen De notatie B11:B14 w ordt ook wel een bereikverw ijzing genoemd. Dit houdt in dat de formule alles in het bereik bevat, van cel B11 tot en met cel B14. U kunt een bereikverw ijzing rechtstreeks in een formule typen in plaats van de cellen te selecteren. Een bereikverw ijzing kan meerdere kolommen en rijen omvatten. Met de formule =SOM(B11:C14) w orden bijvoorbeeld alle w aarden in cel B11 tot en met C14 toegevoegd. U kunt ook niet-aangesloten cellen in een formule opnemen, zoals =SOM(B11,C13,D11). Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: De functie SOM gebruiken in een basisformule Microsoft Office voor Mac 2011: Aan de slag met formules en functies 7

8 4. Een formule kopiëren met Automatisch doorvoeren Met Automatisch doorvoeren kunt u een formule kopiëren naar cellen in dezelfde rij of kolom, zodat u de formule niet meerdere keren op een blad hoeft te typen. Hieronder ziet u hoe u Automatisch doorvoeren kunt gebruiken om de eerder gemaakte formule te kopiëren, zodat u het achterstallige bedrag voor elk artikel kunt berekenen. Klik op cel D11 en plaats de muisaanw ijzer op de rechterbenedenhoek van de cel, totdat deze in een zw art plusteken verandert. Sleep met de muis over de cellen D12, D13 en D14. De totale bedragen voor elk artikel w orden w eergegeven in de cellen D12, D13 en D14. Microsoft Office voor Mac 2011: Aan de slag met formules en functies 8

9 Klik op cel D14. De formulebalk bevat de juiste formule en celverw ijzingen, =B14*C14. Tip Als u w ilt controleren of een formule alle gew enste cellen bevat, klikt u op de formule op de formulebalk. Wanneer u de formule hebt gecontroleerd, drukt u op ESC. Aanwijzingen Wanneer u formules kopieert met Automatisch doorvoeren, w orden de celverwijzingen in Excel in de verschillende kolommen of rijen automatisch aangepast. Dezelfde functie w ordt echter in alle nieuw e resultaatcellen gebruikt. Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: Automatisch doorvoeren gebruiken om een formule te kopiëren naar verschillende cellen in dezelfde rij of kolom Een gekopieerde formule identificeren op de formulebalk 5. Snelle berekeningen uitvoeren met AutoSom Met AutoSom kunt u een aantal van de meestgebruikte functies uitvoeren, zoals SOM, GEMIDDELDE, MAX en MIN om snelle berekeningen te doen. In Excel w ordt de formule automatisch gemaakt. Deze bevat de functie en de celverw ijzingen. Hieronder ziet u hoe u AutoSom kunt gebruiken om het subtotaal van de factuur te berekenen zonder de formule te typen. Klik op cel D16. Microsoft Office voor Mac 2011: Aan de slag met formules en functies 9

10 Klik op de w erkbalk Standaard op AutoSom. In Excel w ordt het bereik van cellen geselecteerd dat in de formule moet w orden opgenomen, in dit geval =SOM(D11:D15). Druk op RETURN. Het resultaat van de formule ( ,71) w ordt weergegeven in cel D16. Aanwijzingen Als u andere veelgebruikte formules, zoals GEMIDDELDE, MAX en MIN w ilt uitvoeren, klikt u op de pijl naast Aut osom. Met AutoSom kunt u formules maken in rijen en kolommen. Een groene driehoek rechtsboven in een cel geeft een mogelijke fout aan. Als u dit probleem w ilt oplossen, klikt u op de cel met de foutindicator en klikt u op voor opties. Microsoft Office voor Mac 2011: Aan de slag met formules en functies 10

11 Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: AutoSom gebruiken om een celbereik toe te voegen 6. Een formule bewerken U kunt een formule w ijzigen om andere cellen hierin op te nemen of een andere functie te gebruiken. U kunt een formule bew erken op de formulebalk of rechtstreeks in de cel. Hieronder ziet u hoe u de formule kunt aanpassen w aarmee het totale achterstallige bedrag wordt berekend. Klik op cel D20. Klik op de formulebalk. De formule =SOM(D19,D18,D16,D14) bevat een extra celverw ijzing (D14). Deze is onjuist, omdat de w aarde in cel D14 al is opgenomen in het subtotaal van de factuur in cel D16. Microsoft Office voor Mac 2011: Aan de slag met formules en functies 11

12 Klik op de formulebalk rechts van D14 en druk vier keer op DEL (of FN+DEL op een toetsenbord van een MacBook). De nieuw e formule is nu =SOM(D19,D18,D16). Druk op RETURN. Het juiste totaal ( ,85) w ordt w eergegeven in cel D20. Aanwijzingen Als u w ijzigingen w ilt annuleren terw ijl u een formule bew erkt, drukt u op ESC. Als u een formule rechtstreeks in de cel w ilt bew erken, dubbelklikt u op de cel (of drukt u op CTRL+U) en typt u de w ijzigingen. Voordat u verdergaat Controleer of u het volgende kunt doen: Een formule bew erken op de formulebalk of rechtstreeks in de cel Microsoft Office voor Mac 2011: Aan de slag met formules en functies 12

13 Snelreferentiekaart Actie De celverw ijzing (of het adres) van een cel bepalen De formule voor een resultaat bekijken Zoeken naar andere snelle functies (bijvoorbeeld GEMIDDELDE, MAX, AANTAL GETALLEN, MIN) Wijzigingen annuleren bij het invoeren of bew erken van een formule Een formule kopiëren met Automatisch doorvoeren Een formule rechtstreeks in een cel bew erken Een formule verw ijderen Handeling Klik op de cel en kijk in het vak Naam links van de formulebalk. Klik in de resultaatcel en kijk op de formulebalk. Klik op Beeld > Formulebalk als de formulebalk niet w ordt weergegeven. Klik op de w erkbalk Standaard op de pijl naast Aut osom. Druk op ESC. Klik op de resultaatcel met de formule die u w ilt kopiëren. Plaats de muisaanw ijzer rechtsonder in de cel totdat deze in een zw art plusteken verandert en sleep met de muis over de cellen w aarnaar u de formule w ilt kopiëren. Dubbelklik op de resultaatcel. De sneltoets voor het openen van de bew erkingsmodus voor formules is CTRL+U. Klik in de resultaatcel en druk op DEL (of FN+DEL op een toetsenbord van een MacBook). U kunt ook op CTRL drukken, op de resultaatcel klikken en vervolgens op Inhoud wissen klikken. Meer aanwijzingen Een formule is een reeks opdrachten (bijvoorbeeld celverw ijzingen en operatoren) w aarmee een w aarde w ordt geproduceerd. Een functie is een vooraf gedefinieerde formule, zoals SOM of GEMIDDELDE, w aarmee u eenvoudig berekeningen kunt uitvoeren die mogelijk te ingew ikkeld zijn om met een basisformule te maken. Alle formules beginnen met een gelijkteken (=). De vier operatoren w aarmee het uit te voeren type w iskundige bewerking w ordt aangegeven, zijn: het plusteken (+), het minteken (-), het vermenigvuldigingsteken (*) en het deelteken (/). U kunt deze operatoren typen met het toetsenblok op een toetsenbord. De notatie B11:B15 w ordt een bereikverw ijzing genoemd. Bij de formule =SOM(B11:B15) w ordt bijvoorbeeld de functie SOM gebruikt om alle w aarden op te tellen in het bereik van B11 tot en met B15. U kunt niet-aangesloten cellen in een formule opnemen, zoals =SOM(B11,C13,D11). Met Automatisch doorvoeren kunt u een formule kopiëren naar cellen in dezelfde rij of kolom. In Excel w orden de celverwijzingen automatisch aangepast. Microsoft Office voor Mac 2011: Aan de slag met formules en functies 13