Hieronder volgt een uitgebreidere opsomming van vragen en opmerkingen.

Transcriptie

1

2

3 Aan: Ondernemingsraad TU Delft Van: Onderdeelcommissie faculteit CiTG kopie: Decaan faculteit CiTG datum: 17 september 2009 betreft: Reactie op het vernieuwingsplan "Een dynamisch CiTG" d.d. 6 juli 2009 Algemeen Sinds begin 2009 is de Onderdeelcommissie met de decaan CiTG in overleg geweest over het vernieuwingsplan van de faculteit. Tijdens overlegvergaderingen en in notities en adviezen heeft de OdC-CiTG getracht gebruik te maken van haar mogelijkheden tot inspraak hieromtrent. Daarbij ging het de OdC-CiTG vooral om de werkbaarheid van de nieuwe situatie en de kwaliteit van de primaire processen. Ook de correcte behandeling van het personeel dat betrokken is bij een eventuele reorganisatie was daarbij een van de hoofdzaken. In het vernieuwingsplan "Een dynamisch CiTG" d.d. 6 juli 2009 (in dit stuk verder aangeduid met "het Plan") zijn elementen overgenomen van door de OdC-CiTG aangedragen suggesties. De OdC- CiTG heeft waardering voor de hoeveelheid werk die is verzet. Inhoudelijk zijn er echter nog onduidelijkheden en punten van kritiek. De OdC-CiTG meent dat de uitwerking van de hieronder genoemde kritiekpunten kan leiden tot een sterke verbetering van het Plan. De belangrijkste zorgpunten zijn: 1. Een duidelijk beeld van de toekomstige faculteit (de 'soll'-situatie) wordt gemist. Met name de gewenste personeelsformatie afgezet tegen de beginsituatie (de 'ist'-situatie) ontbreekt; 2. De gemaakte keuze voor het opvatten van alle deeltijdleerstoelen als zijnde niet-structureel wordt niet onderbouwd met een vakinhoudelijke visie; 3. De OdC-CiTG heeft twijfels aan de effectiviteit van de voorgestelde wijze van inkrimpen en financiering van de grote laboratoria; 4. De OdC-CiTG voorziet een toenemende werkdruk bij het uitvoerende personeel en verdere beperking van creativiteit en initiatief, alsmede een negatieve invloed daarvan op de kwaliteit van het onderwijs en het onderzoek; 5. De OdC-CiTG heeft ernstige twijfels aan de juistheid van de financiële basis die ten grondslag ligt aan de plannen; 6. De cijfermatige onderbouwing van de gepresenteerde plannen en de doorrekening van de haalbaarheid van de voorstellen ontbreekt grotendeels; 7. Voorstellen tot verbetering van de financiële bedrijfsvoering en de besluitvorming binnen CiTG ontbreken; 8. Het binnenhalen van sponsorgelden ziet de OdC-CiTG niet als structurele basis waarop de faculteit haar financiële problematiek het hoofd kan bieden. Gezien bovenstaande punten 5, 6 en 7 ondersteunt de OdC-CiTG het voorstel van de Ondernemingsraad om samen met de OR-commissie FMZ de financiële achtergronden van de faculteit en het Plan onder de loep nemen. Indien de recentelijk door het CvB opgedragen verduidelijking van de financiële bedrijfsvoering niet de gewenste helderheid zal blijken te bieden, dringt de OdC-CiTG aan op een onderzoek door een externe commissie. Hieronder volgt een uitgebreidere opsomming van vragen en opmerkingen. Uitwerking opdracht Het College van Bestuur heeft een tweeledige opdracht gegeven: 1. vernieuwing en 2. financieel neutraal opereren vanaf In het huidige Plan is de vernieuwing opgevat als middel om te komen tot het doel van een neutrale exploitatie (zie aanbiedingsbrief decaan aan CvB, d.d. 3 juli 2009). Hierdoor is het lastig om vernieuwings- en financiëngedreven maatregelen in het Plan te onderscheiden en is het niet duidelijk welke mate van vernieuwing er nodig zou zijn indien de geprognosticeerde inkomsten mee of tegen zouden vallen. Dit vraagt om uitwerking van scenario's met verschillende uitgangspunten (zie ook het OdC-CiTG advies van 6 maart 2009).

4 Vernieuwingsgedreven maatregelen vereisen een duidelijke visie: waar staat de faculteit en waar gaat zij naar toe en langs welke weg is dat te bereiken? Het ontbreekt aan een duidelijke toekomstvisie inzake de vernieuwing anders dan gestuurd door financiële drijfveren. Om het effect van een reorganisatie te kunnen toetsen dient een nul-situatie te zijn vastgelegd. Dit ontbreekt en is met name op het personele vlak belangrijk. Analyse oorzaken (bijlage bij het Plan) De externe oorzaken zijn redelijk beschreven, maar in het Plan ontbreekt een serieuze reflectie op de gevoerde bedrijfs- en besluitvorming binnen CiTG, alsmede de daarbij behorende conclusies. Er wordt ten aanzien van dat punt in het kader van 'academisch ondernemerschap' voornamelijk een beroep gedaan op een aanspreekcultuur en op een grotere inspanning van medewerkers om externe projecten binnen te halen. De getrokken conclusie dat in het bijzonder bedrijfsvoeringsaspecten een belangrijke rol hebben op het pad naar een gezonde faculteit (blz. 6 van de analyse) wordt in het Plan nauwelijks uitgewerkt. De Onderdeelcommissie CiTG heeft in een eerder stadium (zie notitie d.d. 15 april 2009) een reactie gegeven op de uitgevoerde analyse. Daarbij is een aantal aanvullende lessen uit het verleden benoemd, die in het onderhavige Plan gemist worden. Deze punten zijn voor de overzichtelijkheid hieronder tussen de overige commentaren opgenomen. Besluitvorming Een beschrijving van het gewenste besluitvormingstraject binnen CiTG ontbreekt. De huidige wijze van besluitvorming behoeft verbetering, omdat besluiten onvoldoende worden voorbereid, nauwelijks worden gecommuniceerd en niet systematisch worden geïmplementeerd. Een heldere en juiste besluitvormingsprocedure is essentieel voor het functioneren van de faculteit. De procedure dient ten minste de volgende elementen te bevatten: voorbereiding, informeren van de MT-leden, medezeggenschap, communicatie naar het personeel, implementatie en evaluatie. Voordat het MT kan instemmen met een besluit, dient het voorgenomen besluit toegelicht te worden. Pas na bestudering van de stukken en het doorrekenen van de consequenties, kan door het MT gegrond worden ingestemd met een voorgenomen besluit. Voorgenomen besluiten dienen op een besluitenlijst te worden bijgehouden (apart van de MT-verslagen), zodat deze ook tijdig bij alle bestuurlijke gremia van CiTG, waaronder de OdC-CiTG, bekend zijn. Gemist wordt een actief beleid gericht op beïnvloeding van de hogere echelons (buiten de faculteit), op het gebied van onder meer de hoge kosten van de algemene TU-overhead en een herziening van het TU-allocatiemodel inclusief infrastructuurcomponent. Organisatie (academisch ondernemerschap, cultuur) Deeltijdleerstoelen zijn te eenvoudig gewaarmerkt als niet-essentieel voor de faculteit. De keuze in essentiële en minder essentiële leerstoelen kan beter gemaakt worden op basis van wetenschappelijke status, maatschappelijke relevantie en studentenaantallen. Deeltijdleerstoelen zijn in het Plan volledig afhankelijk van externe financiering. Het voortbestaan van deze leerstoelen staat op het spel, aangezien er momenteel nog geen sponsorgelden binnen zijn gekomen en het onzeker is of dat wel zal lukken (ook de zgn. 'customer days' hebben immers weinig opgebracht). Het is overigens niet duidelijk of met leerstoel alleen de leerstoelhouder wordt bedoeld, of ook de daarbij behorende wetenschappelijke en ondersteunende staf. Mochten contracten met sponsors worden afgesloten, dan is de verwachting dat dit slechts korte tijd zal werken (over een paar jaar kloppen ook andere faculteiten aan om sponsoring; ook wordt verwacht dat de politiek (of het ministerie OCW) het niet zal toestaan dat het ministerie van V&W een faculteit gaat bijfinancieren). Een bron van groeiende frustratie op de werkvloer is de mechanistische benadering van de werkprocessen binnen de TU Delft. Het personeel ziet zich geconfronteerd met een toenemend (bureaucratisch) controleapparaat dat een groot deel van de medewerkers frustreert, beperkt bij de uitvoering van hun werk en bovendien de overheadkosten omhoog jaagt (zie OdC-notitie van 27 januari 2009). Het Plan zou nadrukkelijker kunnen ingaan op de werkomstandigheden: hoe wordt een menselijker benadering van het personeel bevorderd, met ruimte voor creativiteit, initiatief, eigen 2

5 verantwoordelijkheid, ondernemingszin en academische vrijheid? Hoe wordt daarbij getracht de kloof tussen werkvloer en management + ondersteuning te overbruggen? De cruciale rol van de projectleiders ontbreekt, incl. stimuleringstraject om de oude rol weer op te nemen. Verwacht wordt dat aanbevelingen van de Werkgroep Verbetering Projectmanagementinformatie (rapportage: september 2009) zullen worden opgenomen in een update van het Plan. Het is niet duidelijk hoe de drie benoemde kapstokken (thema's, academisch ondernemerschap en HRM-instrumenten) zullen leiden tot een dynamische faculteit. In het Plan wordt geconstateerd dat er voldoende succesvolle initiatieven zijn ontplooid (blz. 41), maar toch wordt er een meer ondernemende instelling van de WP-staf gevraagd. Dat klinkt niet logisch en behoeft toelichting. Onderzoek De gedefinieerde thema's (in het verlengde van de DRI's?) vallen niet samen met de lijnorganisatie. Het is niet duidelijk hoe sectiemedewerkers zich gaan identificeren met de thema's en hoe zij worden aangesproken (of krijgen ze er een derde chef bij, te weten de thematrekker?) Er ontbreekt een beschouwing over samenwerkingsovereenkomsten met derden: hoe moet worden omgegaan met auteursrechten en aansturing binnen expertisecentra? Onderwijs Gekozen wordt voor 'research driven' onderwijs. Dit is voor de BSc niet nodig, terwijl voor zowel BSc als MSc praktijkervaring bij uitvoering en ontwerp een grote rol speelt. Dit wordt echter niet genoemd. Het is niet duidelijk hoe de onderwijscapaciteit is de tabel op blz. 30 van het Plan is berekend. De gepresenteerde getallen wijken aanzienlijk af van door de OdC-CiTG gemaakte berekeningen. De bruikbaarheid van deze berekening van de onderwijscapaciteit is daarom discutabel. Werkomstandigheden De verwachting is dat de werkdruk als gevolg van de uitvoering van de plannen zal toenemen. Dit aspect verdient nadere aandacht. Ook het streven naar maatregelen ter verlichting van door de OOD veroorzaakte verzwaarde belasting van het WP (met oneigenlijke werkzaamheden, ten gevolge van krimp en taakstelling) wordt gemist. Door de reductie van uitvoerend laboratoriumpersoneel zal de productie moeilijk op peil blijven. Daarom zal de werkdruk voor achtergebleven laboratoriumpersoneel toenemen en zullen naar verwachting promovendi en studenten worden ingezet bij de uitvoering van experimenten. Onder deze omstandigheden is de veiligheid niet te waarborgen. Huisvesting Voordat het kantoorconcept van de 5e verdieping zal worden gekopieerd (zie blz. 45 van het Plan), dienen de ervaringen aldaar geëvalueerd te worden, evenals de ervaringen met kantoortuinen bij de faculteit Bouwkunde. Gelet moet worden op de werkbaarheid, i.v.m. het voorkomen van efficiëntieverlies. Betwijfeld wordt of het centraliseren van de bibliotheek veel zal opleveren, terwijl niet duidelijk wordt gemaakt of het gemak en de toegevoegde waarde van een faculteitsbibliotheek zijn afgewogen. Er dient een gezonde balans te zijn tussen vorm en inhoud: bouwkundige projecten krijgen binnen CiTG en TU Delft wel erg veel aandacht en gaan ten koste van O&O-budget. Afdelingsplannen In het algemeen is het niet duidelijk in hoeverre de door de afdelingen ingediende plannen realistisch (d.w.z. uitvoerbaar en haalbaar) zijn. 3

6 Bouw Het onderwijs op het gebied van bouwprocessen zal vanuit de faculteit Bouwkunde worden georganiseerd. Projectonderwijs is een essentieel onderdeel van de CT-opleiding (zie bevindingen cie. Stuip). Door het uitbesteden van deze onderwijsvorm dreigt de greep op dit belangrijke aspect in de opleiding van civiele ingenieurs te verslappen. Het voornemen is om een macromechanisch laboratorium op te zetten. De inhuizing van TNO past strategisch slecht in dit plan, gezien het verschil in type onderzoek. Daarnaast is de trend bij TNO een vermindering van het aantal laboratoria, hetgeen geen zekerheid geeft voor langdurige huisvesting van TNO. Samenwerken met TNO is alleen goed als dat het onderzoek bij CiTG zou versterken. Ook wordt verwacht dat de inhuizing van TNO culturele problemen zal geven. Het kan ook leiden tot verwarring bij opdrachtgevers en mogelijk belangenconflicten. Voor de buitenwereld is het duidelijker als de laboratoria alleen voor de TU zijn. De inhuizing van Bouwkunde wordt daarentegen wel gezien als een waardevol plan om te realiseren. Er liggen ook kansen om groot mechanisch onderzoek uit te voeren voor de faculteiten 3mE en L&R. Zo kan bekeken worden of zij hun zware beproevingsbanken hier kunnen plaatsen. Er kan ook nog worden bekeken of het mogelijk is om al de mechanische practica van de hele TUD in Stevin 2 onder te brengen. Dat vergroot de naamsbekendheid van Stevin 2 als enig groot mechanisch laboratorium van de TU Delft. De kracht van een groot mechanisch laboratorium ligt vooral in de ervaren mensen die er werken. De uitvoering van de reorganisatie laat te weinig mensen over om grote mechanische experimenten uit te voeren. Er kan dan alleen nog sporadisch ondersteuning worden geleverd wat voor opdrachtgevers een reden kan zijn om het werk ergens anders onder te brengen. Het inkrimpen van de laboratoria lijkt echter in te gaan tegen de wens om een macromechanisch laboratorium te creëren. Geowetenschappen De sectie Geotechniek verdient nadere aandacht: Laboratoriumfaciliteiten (geocentrifuge, klimaatkamers) zijn na de renovatie van de vleugel nog steeds niet te gebruiken. Dit is o.a. van invloed op de onderzoeksoutput. Daarnaast is een kleine groep medewerkers overbelast met o.a. het opzetten van twee MSc-varianten en reguliere onderwijsondersteunende activiteiten. Ondersteuning financiële bedrijfsvoering binnen CiTG De huidige projectadministratie, het contractbureau, het bedrijfseconomisch adviesbureau en hun aansturing behoeven sterke verbetering. Deze onderdelen zijn momenteel niet of nauwelijks in staat om de hoeveelheid werk naar behoren uit te voeren. De dienstbaarheid naar de afdelingen schiet erbij in. Het ziet er niet naar uit dat deze (inmiddels hardnekkig te noemen) problemen binnen de huidige werkwijze op te lossen zijn, reden waarom dit onderdeel van de organisatie in het Plan extra aandacht vereist. Opgemerkt wordt dat de faculteit inmiddels gestart is met een nieuwe opzet van de bespreking van kwartaalcijfers tussen P&O, F&C en de afdelingen. De verwachting is dat dit een stap is in de richting van betere voortgangsbewaking en bijsturing. Dit neemt echter niet weg dat het contractenregister, de projectadministratie en de bedrijfseconomische advisering op orde dienen te zijn. Gemist wordt een voorstel tot uniforme inrichting en hantering van het tijdregistratiesysteem. Momenteel wordt dit systeem op verschillende manieren ingevuld, wat leidt tot verkeerde doorboeking van kosten naar de projecten. Een aanzienlijk aantal uren uit 2008 is pas achteraf verantwoord, waardoor kosten in 2008 onterecht op de exploitatie hebben gedrukt. Bovendien is er handmatig een aantal niet meer te achterhalen uren doorgeboekt naar de projecten. De indruk is dat een aantal projecten eind 2008 voortijdig boekhoudkundig is afgesloten en andere projecten zijn zonder overleg met de betreffende sectie bijgefinancierd vanuit de eerste geldstroom. Er is een onduidelijk aantal stelposten en correctieboekingen gepleegd. Dit en voorgenoemde problemen met de tijdsregistratie hebben het financieel resultaat 2008 (de 'exploitatie', waar de projecten buiten zijn gehouden) van de faculteit vermoedelijk sterk beïnvloed. Daarom wordt 4

7 getwijfeld aan de juistheid van de basiscijfers en het vermoeden is dat er substantiële inkomsten niet in het exploitatieresultaat 2008 zijn opgenomen. Financiële achtergronden van het Plan Het uitgangspunt van het Plan wordt gevormd door de financiële eindcijfers Over de betekenis van deze cijfers bestaan nog veel onduidelijkheden (zie het vorige punt). Ze vormen echter de basis voor het geschetste meerjarenvooruitzicht, waardoor de betekenis daarvan ook onduidelijk is. Zie ook de figuur hieronder met de verschillende prognoses. De noodzaak tot een reorganisatie van de geschetste omvang is daarmee allerminst aangetoond. Omdat de twee doelstellingen (financiën en vernieuwing) in het Plan met elkaar verweven zijn, zijn er twijfels aan (de noodzaak van) het Plan als geheel. Discrepanties tussen prognoses en kaderstelling respectievelijk (concept) begroting voor 2009 De Onderdeelcommissie is daarom bijzonder geïnteresseerd in de resultaten van het recent gestarte onderzoek naar de afsluiting van het boekjaar Het is een wens van de OdC-CiTG om samen met de OR-commissie FMZ de financiële achtergronden van de faculteit nader onder de loep nemen. Indien de recentelijk door het CvB opgedragen verduidelijking van de financiële bedrijfsvoering niet de gewenste helderheid zal blijken te bieden, dringt de OdC-CiTG aan op een onderzoek door een externe commissie. Tabel blz. 47: Loonkosten M&C/BMO: kennelijk is hier O&S abusievelijk niet genoemd. Na een jarenlange afname van de BSc-instroom is er sinds vorig jaar weer een stijgende trend. Het is niet duidelijk of deze trend is geëxtrapoleerd in de toekomstige eerste-geldstroominkomsten in de MSc-fase. Ook is het niet duidelijk of daarbij rekening is gehouden met de niet-bekostiging van de verdere toename van MSc-studenten afkomstig van buiten de EER. Een alternatief scenario waarbij de laboratoria door de faculteit gefinancierd worden, wordt gemist. Het is een keuze (van de faculteit) geweest om de kosten naar de laboratoria toe te rekenen en de inkomsten elders te laten binnenkomen. Het is ook een keuze geweest (van de universiteit) om de laboratoria slechts een beperkte subsidie te geven (60% in plaats van 100% van de directe kosten) en hoge huurprijzen in rekening te brengen. Dit wekt sterk de indruk van een sterfhuisconstructie, zeker als dit wordt afgezet tegen gemaakte keuzes voor de vele nieuwbouwprojecten binnen de TU (waarvan de noodzaak betwijfeld wordt) en het in stand houden van een omvangrijk controle- en beheersapparaat (de Universiteitdienst). 5

8 Een analyse van de dekkingsgraad van 2e- en 3e-geldstroomprojecten ontbreekt. De OdC-CiTG vermoedt dat veel projecten bijgefinancierd moeten worden. Als dit niet bekend is, wordt er te optimistisch begroot. Student-assistenten zijn in de "analyse reductie overhead" (bijlage bij het Plan) meegenomen bij de overhead. Gezien de werkzaamheden van deze groep medewerkers is dat niet logisch. Studentassistenten dragen voor het overgrote deel rechtstreeks bij aan de primaire processen. Een normverhouding van SA:WP = 1:25 lijkt erg willekeurig en onduidelijk is wie de 5.5 fte werk gaat overnemen als deze normverhouding gerealiseerd gaat worden (in plaats van de huidige 1:22,5). Bij het vaststellen van de in de OOD gestelde normverhouding SO:WP = 1:20 is uitgegaan van goed functionerende centrale diensten. In de praktijk blijkt de OOD extra werk voor de afdelingssecretariaten te hebben opgeleverd, waardoor de oorspronkelijke normverhouding aan de krappe kant blijkt te zijn en dient te worden bijgesteld. De 4.8 fte voorgestelde reductie in secretariële ondersteuning zal naar verwachting een verschuiving van ondersteunende werkzaamheden geven richting WP. Dit zal te koste gaan van de productie, of de kwaliteit van de primaire processen. De aldus theoretisch berekende mogelijke bezuiniging van de decentrale overhead (paragraaf 4) lijkt dus niet erg realistisch. 6