Projectopdracht en plan van aanpak

Transcriptie

1 Onderwerp: Projectopdracht en plan van aanpak Ontwikkeling stadscentrum Hoogeveen Fase 1d: deelproject Beukemaplein datum: Juli 2014 Gemeente Hoogeveen SBP Team Projecten Postbus PA Hoogeveen Tel: Fax:

2 Inhoudsopgave A. Projectopdracht B. Plan van aanpak 1. Inleiding 2. Projectstructuur Fase 1: de ontwerpfase Fase 2: de voorbereidingsfase Fase 3: de realisatiefase Fase 4: de beheersfase 3. Projectorganisatie 4. Financiën 5. Risicoanalyse Bijlagen Tijdsplanning Capaciteitsplan 2

3 A. Projectopdracht Op dit project is het Handboek PPW van de gemeente Hoogeveen van toepassing. Aanleiding en verkenning van het project: Binnen de gemeente Hoogeveen is de Structuurvisie 2.0 het leidend beleidskader voor de ontwikkeling van de gemeente. Dit document is de opvolger van de Structuurvisie In dit document wordt onder meer aangegeven waar en op welke wijze de gemeente de komende dertig jaar richting denkt te geven aan het wonen, werken en recreëren binnen haar gemeentegrenzen. Uit de structuurvisie van de gemeente Hoogeveen blijkt dat het stadscentrum van Hoogeveen, op korte termijn aangepakt moet worden om te voorkomen dat de stad haar centrumfunctie voor de regio verliest. Met name de Hoofdstraat en de directe omgeving daarvan zijn toe aan een krachtige kwaliteitsimpuls. Het gaat dan om het ontwikkelen en versterken van het stadscentrum door in te zetten op nieuwe kwaliteiten. Om deze impuls gestalte te geven heeft de gemeenteraad op 15 mei 2008 de ontwikkelingsvisie stadscentrum vastgesteld, als één van de belangrijkste uitwerkingen van de Structuurvisie. Tegelijkertijd is het plan van aanpak voor de uitvoering van fase 1 van het stadscentrum vastgesteld, waarin een aantal concrete projecten is benoemd, en inzicht wordt gegeven in de projectorganisatie van het stadscentrum. De gemeenteraad heeft in 2009 groen licht gegeven voor het project Stadscentrum Zuidoost. Het Kaapplein en omgeving is hierin een belangrijk deelproject en maakt, nadat het parkeren ondergronds is geclusterd in de parkeergarage, de weg vrij voor de volgende deelprojecten: Stoekeplein / Park Dwingeland (fase 1c) en Beukemaplein (fase 1d). De uitwerking van deelproject De Kaap wordt moment hervat nadat de aanbesteding in 2012 is stilgelegd vanwege het regeerakkoord en het effect daarvan op de investeringsmogelijkheden van de corporaties. Dat betekent dat de planning van dit project geactualiseerd is en dat de aanbesteding wordt hervat. Hiermee is het ook tijd om de voorbereiding van fase 1d, het deelproject Beukemaplein, op een projectmatige manier aan te pakken en verder uit te werken. Immers, na ingebruikname van de parkeergarage kan ook dit deelproject uitgevoerd worden. 3

4 Onderstaand wordt de beleidsmatige samenhang tussen de deelprojecten voor alle duidelijkheid schematisch samengevat. Ook wordt met een overzichtstekening de begrenzing van de verschillende deelgebieden in het project stadscentrum zuidoost aangegeven. Structuurvisie (nu: Structuurvisie 2.0) Ontwikkelingsvisie stadscentrum Deelgebied Noordoost Deelgebied Noordwest Deelgebied Zuidoost (fase 1, aan te duiden als Stadscentrum Zuidoost ) Deelgebied Zuid-west Project De Kaap (fase 1a) Openbare Ruimte (Schutstraat, Kruis, Haagje en Notaris Mulderstraat) (fase 1b) Park Dwingeland Stoekeplein (fase 1c) Beukemaplein (fase 1d) Figuur 1: beleidsmatige inkadering (deel)projecten Stadscentrum 4

5 Onderstaand wordt ingegaan op de begrenzing van en de ontwikkelingen in de verschillende fasen van Stadscentrum Zuidoost. Figuur 2: Begrenzing deelgebieden en deelprojecten Stadscentrum Zuidoost 5

6 B. Plan van aanpak Inhoud plan van aanpak: Dit plan van aanpak heeft betrekking op fase 1d van het project Stadscentrum Zuidoost, het deelproject Beukemaplein. In het overkoepelende plan van aanpak voor stadscentrum Zuidoost, dat in 2009 door de gemeenteraad is vastgesteld, zijn voor dit deelproject globaal de volgende doelstellingen opgenomen: Beukemaplein ontspannen wonen tweerichtingsverkeer over Beukemaplein programma Beukemaplein woningbouw grondgebonden woningen Projectafbakening: Plangebied: Het plangebied betreft het Beukemaplein, dat aan alle zijden wordt omgeven door de bestaande bebouwing langs het plein. Projectkader: Fase 1d is afgerond op het moment dat de herinrichting van het Beukemaplein is voltooid, de kavels bouwrijp zijn en de verkoop is gestart. De opdrachtgever: Het project wordt uitgevoerd in opdracht van het College van B&W van Hoogeveen. Bestuurlijk opdrachtgever is wethouder Anno Wietze Hiemstra. De algemeen directeur van de gemeente Hoogeveen, de heer Henk de Vries, is ambtelijk opdrachtgever. De projectleider: Vanuit de gemeente Hoogeveen is de heer Gert Bolkesteijn als gemeentelijk inititiator binnenstad overall-projectleider van het project stadscentrum. De dagelijkse projectleiding en aansturing van de deelprojecten in Stadscentrum Zuidoost, waaronder deelproject Beukemaplein, is in handen van de heer Erwin Kuipers. 6

7 B. Plan van aanpak 1. Inleiding 2. Projectstructuur Fase 1: de ontwerpfae Fase 2: de voorbereidingsfase Fase 3: de realisatiefase Fase 4: de beheersfase 3. Projectorganisatie 4. Financiën 5. Risicoanalyse 7

8 1. Inleiding In dit plan van aanpak wordt fase 1d van het project Stadscentrum Zuidoost, Beukemaplein, concreet uitgewerkt en wordt gedetailleerd ingegaan op zaken als de projectstructuur, fasering en financiën. Globale planning De planning van fase 1d hangt nauw samen met de realisatie van de parkeergarage op de Kaap. Pas nadat de parkeergarage in gebruik genomen is, kan de uitvoering van het Beukemaplein worden gestart, omdat het aantal parkeerplaatsen op het Beukemaplein pas kan worden ingeperkt op het moment dat die parkeerplaatsen in de parkeergarage zijn gecompenseerd. Als gevolg van de vertraging die is ontstaan door het regeerakkoord en de daaruit voortvloeiende effecten op de financieringsmogelijkheden van de corporaties, heeft de realisatie van deelproject de Kaap de nodige vertraging opgelopen. Daardoor dienen de plannen bovendien aan het nieuwe Bouwbesluit aangepast te worden, hetgeen ook het nodige vraagt in de verdere uitwerking. Naar verwachting start de bouw van de parkeergarage in oktober / november Uitgaande van anderhalf jaar bouwtijd voor de openstelling van de parkeergarage, zou de uitvoering van fase 1d kunnen starten in de eerste helft van 2016, afhankelijk van de afweging welke locaties wij wanneer op de markt willen brengen. Financieel kader Voor stadscentrum Zuidoost heeft de gemeenteraad in 2009 het investeringskader vastgesteld. De investeringen en opbrengsten voor de deelprojecten Stoekeplein / Park Dwingeland en Beukemaplein waren hier ook in verwerkt. Dat was nodig om een totaalafweging te kunnen maken over het deelproject Stadscentrum Zuidoost. Feitelijk betreft het hier echter 2 deelprojecten die in de grondexploitatie thuishoren. Vorig jaar heeft de raad daarom ingestemd met een wijziging in het financieel kader die ertoe strekt dat de kosten en opbrengsten van beide genoemde deelprojecten financieel niet langer onderdeel uitmaken van Stadscentrum Zuidoost maar aparte deelprojecten worden binnen de grondexploitatie. Deze twee deelprojecten moeten per saldo kostenneutraal worden uitgevoerd. Dit is een financieel uitgangspunt voor de verdere uitwerking; of dit haalbaar is moet gaandeweg blijken. In een lastige markt waarin de grondprijzen onder druk staan is dit op voorhand geen zekerheid. Voorbereidingskrediet Het projectplan voor Stadscentrum Zuidoost is in 2009 door de gemeenteraad vastgesteld. Hierin is reeds het principe vastgelegd om tot woningbouw te komen op het Beukemaplein. Dit betekent dat het op basis hiervan mogelijk is een complex te openen, waarop de voorbereidingskosten van het project geboekt kunnen worden. Het aanvragen van een apart voorbereidingskrediet is niet nodig. De kosten maken deel uit van de toekomstige grondexploitatie, die met inbegrip van deze kosten- formeel zal worden vastgesteld bij de vaststelling van het bestemmingsplan. Tot het moment van vaststelling van het bestemmingsplan zal deze grondexploitatie worden ondergebracht in de categorie Niet in exploitatie genomen gronden (NIEGG). 8

9 2. Projectstructuur Het project bestaat uit 4 fasen. Deze worden telkens afgesloten met besluitvorming over het resultaat dat in die fase is bereikt en een uitgewerkt plan van aanpak voor de volgende fase. De fasering luidt als volgt: Fase I: ontwerpfase De ontwerpfase omvat het opstellen van een voorlopig ontwerp van de herinrichting van het Beukemaplein. Daarvoor wordt als eerste in de ontwerpfase een aantal uitgangspunten / randvoorwaarden vastgesteld, waarna het ontwerp wordt opgesteld en wordt vertaald naar een ruimtegebruikskaart en een concept-grondexploitatie waarin een en ander wordt doorgerekend en getoetst aan de financiele uitgangspunten. Dit alles wordt tenslotte neergelegd in een beslisdocument van de ontwerpfase, vergezeld van een plan van aanpak van de voorbereidingsfase. Fase 2: voorbereidingsfase De voorbereidingsfase omvat het totale pakket van de voorbereiding van het project. Hierbij gaat het om het opstellen van het bestemmingsplan, het doorlopen van de bestemmingsplanprocedure, en het vertalen van het voorlopig ontwerp naar een definitief ontwerp. Vervolgens vindt de vertaling plaats naar een definitief civieltechnisch ontwerp en wordt het geheel opnieuw doorgerekend en getoetst aan de grondexploitatie. Ook wordt in deze fase een beheersparagraaf opgesteld. Aan de hand van de resultaten van de doorrekening wordt bekeken of en in hoeverre het plan wijzigingen behoeft om binnen het financieel kader uitgevoerd te kunnen worden. De ontwerpfase eindigt met een beslisdocument van de voorbereidingsfase en een plan van aanpak voor de realisatiefase. Fase 3: realisatiefase De realisatiefase omvat de aanleg van deelproject Beukemaplein. Fase 3: beheersfase Na oplevering van het project wordt het eindproduct beheerd en geëxploiteerd. De totale projectduur is, gerekend vanaf januari 2014, naar schatting 4 jaar. Naar verwachting start de bouw van de parkeergarage in september Uitgaande van anderhalf jaar bouwtijd voor de openstelling van de parkeergarage, zou de uitvoering van fase 1d kunnen starten in de eerste helft van

10 Fase 1: Ontwerpfase Doel: Het tot stand brengen van een breed gedragen ontwerp voor woningbouw op het Beukemaplein dat past binnen de vastgestelde financiele uitgangspunten. Beoogd resultaat: Een uitvoerbaar ontwerp voor het Beukemaplein dat is doorgerekend en past binnen de kaders van de op te stellen grondexploitatie. Een grondexploitatie die, samen met de nog op te stellen grondexploitatie voor het Beukemaplein, financieel tenminste kostenneutraal sluit (op netto contante waarde). Wanneer dat niet mogelijk is wordt een beslisdocument met bezuinigingsmogelijkheden ter besluitvorming voorgelegd. In de ontwerpfase worden de nodige uitgangspunten vastgesteld en wordt het ontwerp opgesteld en vertaald naar een ruimtegebruikskaart en een concept-grondexploitatie. Vervolgens wordt het plan doorgerekend door de planeconoom en de projectleider civieltechniek. Natuurlijk vindt het opstellen van het ontwerp plaats in samenspraak met de directe omgeving. De ontwerpfase wordt afgesloten met een ontwerp dat zodanig is opgesteld dat het is vertaald in een grondexploitatie die samen met Park Dwingeland / Stoekeplein - per saldo kostenneutraal is. Als dat niet mogelijk is worden bezuinigingsvoorstellen gedaan. Dit alles wordt tenslotte neergelegd in een beslisdocument van de ontwerpfase, vergezeld van een plan van aanpak van de voorbereidingsfase. Het opstellen van het ontwerp vindt plaats in nauwe samenhang met een voor dit doel in te stellen werkgroep. Deze werkgroep bestaat uit aanwonenden en belanghebbenden en komt tenminste 3 keer bijeen: In de eerste bijeenkomst worden de uitgangspunten voor het ontwerp met de werkgroep besproken. De gemeente brengt een overzicht met uitgangspunten in ter bespreking met de werkgroep. In de tweede bijeenkomst worden een drietal ontwerpvarianten ter bespreking voorgelegd aan de werkgroep. De ontwerpvarianten worden doorgenomen en de opmerkingen van de werkgroep worden geinventariseerd. In de derde bijeenkomst presenteert de gemeente het voorkeursontwerp dat uit de 3 varianten is geselecteerd aan de werkgroep. De opmerkingen van de werkgroep worden waar mogelijk meegenomen in de verdere uitwerking. 10

11 Activiteiten: 1.1. opstellen plan van aanpak en planning gereed juni 2014 Aan deze activiteit wordt invulling gegeven met voorliggend plan van aanpak en projectopdracht, welke in de strategisch overleg Stadscentrum en het College wordt vastgesteld. 1.2 instellen werkgroep belanghebbenden en omwonenden gereed augustus 2014 Vanuit de omwonenden en belanghebbenden wordt een werkgroep ingesteld die meedenkt over het ontwerp. 1.3 Opstellen ontwerpuitgangspunten gereed september 2014 Alvorens 3 verschillende ontwerpvarianten worden opgesteld, worden de uitgangspunten voor het ontwerp in concept opgesteld door de projectgroep. 1.4 Opstellen ontwerpvarianten gereed oktober / november 2014 Op basis van de in overleg met de werkgroep vastgestelde uitgangspunten worden 3 ontwerpvarianten voorbereid die de status hebben van een schetsontwerp. Deze varianten worden globaal doorgerekend door de planeconoom en besproken in de projectgroep, de TOS, het Strategisch Overleg Stadscentrum Stadscentrum en de werkgroep. 1.5 opstellen voorlopig ontwerp Beukemaplein met ruimtegebruikskaart gereed december / januari 2014 Er wordt, na afweging van alle in- en externe opmerkingen, een voorkeursvariant geselecteerd door de strategisch overleg stadscentrum. Deze variant wordt uitgewerkt naar een voorlopig ontwerp dat wordt voorzien van een ruimtegebruikskaart met daarop de oppervlakte water, groen, verharding en uitgeefbaar, en besproken met de werkgroep. 1.6 doorrrekening van het voorlopig ontwerp en verwerken in concept grondexploitatie gereed januari 2015 Aan de hand van de ruimtegebruikskaart vindt een nieuwe, meer nauwkeurige doorrekening plaats van het ontwerp door de planeconoom en de civieltechnisch projectleider. Naar aanleiding hiervan wordt gekeken of de randvoorwaarde dat de ontwikkeling van fase 1c en 1d (Beukemaplein) per saldo kostenneutraal moet zijn, haalbaar is. Zo niet, dan kunnen in deze fase nog bijstellingen worden gedaan en worden bezuinigingsvoorstellen gedaan. 1.7 Opstellen beslisdocument en uitgewerkt plan van aanpak voor de voorbereidingsfase - januari / februari 2015 Beslisdocument voor het gemeentebestuur, waarin het totale resultaat van de ontwerpfase wordt beschreven, en een plan van aanpak voor de voorbereidingsfase. Beide documenten worden vastgesteld door de strategisch overleg stadscentrum en door B en W. Daarna start de realisatiefase, die het opstellen van het bestemmingsplan, de civieltechnische uitwerking en het uitwerken van de marktbenadering omvat. 11

12 3. Projectorganisatie De projectorganisatie omvat een gemeentelijke projectgroep voor het gehele project Stadscentrum Zuidoost, waarvan fase 1d deel uitmaakt. Deze projectgroep is, als gevolg van de vertraging in het project de Kaap, recent niet bijeen geweest maar zal opnieuw periodiek bijeen komen om de afstemming binnen het project met haar verschillende deelprojecten te garanderen. In de projectgroep zijn de volgende disciplines vertegenwoordigd: SBP Projectleiding / voorzitter projectgroep Erwin Kuipers Planeconomie Sander Klaster Beleid Dick Doornbos Projectondersteuning Diana Kreeft R&B Realisatie Steffan Pentinga Verkeer Oene Hoekstra Ontwerp Jan Blom, Kees Hofstee Advies Johanna de Vries / vakspecialist RO (Mineke de Jong, Ruud Kranenberg) Beheer Rients Turkstra en/of Alinda Rutgers (op afroep, agendalid) Veiligheid n.t.b. (op afroep, agendalid) BMO Communicatie Berdine Harke (op afroep, agendalid) Overig: afstemming met politie, brandweer, Stichting Centrummanagement, klankbordgroep Stadscentrum Op onderdelen worden besluiten genomen door de strategisch overleg Stadscentrum, die voor het gehele stadscentrum richting geeft en daarmee ook voor dit project. De strategisch overleg wordt gevormd door de bestuurlijk- en ambtelijk opdrachtgever, en de supervisor binnenstad. Daarnaast is een civieltechnische werkgroep ingesteld die het ontwerp, na afronding van de ontwerpfase, verder voorbereidt en uitwerkt. Deze werkgroep staat onder leiding van de civieltechnisch projectleider (S. Pentinga) en wordt gevormd door de volgende disciplines: Ontwerp Jan Blom Realisatie Izaak Tigelaar, Oene Hoekstra, Andre Pol en/of Bas Vliegenthart Beheer Rients Turkstra en/of Alinda Rutgers Voor zowel de projectgroep als de werkgroep civiel geldt dat, afhankelijk van de onderwerpen die op de agenda staan, de exacte samenstelling kan wijzigen al naar gelang de vakdisciplines die nodig zijn. Hierbij valt te denken aan het consulteren van de brandweer, veiligheidsdiensten, ondersteuning bij de aanbesteding van bepaalde zaken, etcetera. Tenslotte is er de klankbordgroep stadscentrum die in een vroegtijdig stadium wordt betrokken bij de planuitwerking. De klankbordgroep wordt gevormd door bewoners en vertegenwoordigers van diverse orrganisaties en wordt periodiek geinformeerd over de ontwikkelingen in het stadscentrum, waaronder dit deelproject. 4. Financien 12

13 In het voorgaande is reeds gezegd dat de twee deelprojecten Stoekeplein/Park Dwingeland en Beukemaplein per saldo kostenneutraal worden uitgevoerd. Dit is een financiële randvoorwaarde voor de verdere uitwerking, die een goede afstemming tussen de uitwerking van beide deelprojecten noodzakelijk maakt. Immers, op het moment dat nu slechts 1 van de twee deelprojecten wordt uitgewerkt, is het onmogelijk te zeggen hoe het saldo van dit deelproject zich verhoudt tot het resultaat van de ontwikkeling van het Beukemaplein, en daarmee of beide deelprojecten financieel in evenwicht zijn. Om die reden worden voor beide deelprojecten nu de voorbereidingen tegelijkertijd hervat. Bewaking college/raad Voor dit project wordt een grondexploitatie opgesteld die moet worden vastgesteld door de raad. Vervolgens wordt deze exploitatie jaarlijks geactualiseerd en wordt de raad via de jaarrekening geinformeerd. 5. Risicoanalyse Een risico is een ongewenste gebeurtenis die zich kan voordoen en kan leiden tot: - een kostenoverschrijding (G) - niet voldoen aan benodigde organisatie-eisen (O) - uitloop van het project (T) - niet voldoen aan gestelde informatie-eisen (I) - niet voldoen aan gestelde kwaliteitseisen (K) Het effect dat een ongewenste gebeurtenis heeft op het projectresultaat en de kans dat deze zich voordoet, verschilt. Bovendien is onvoorspelbaarheid het kenmerk van risico s. Hieronder zijn daarom slechts de belangrijkste en meest reële risico s omschreven op grond van kennis en inzicht op het huidige moment. Risico s zijn te voorkomen c.q. te beperken door het nemen van beheersmaatregelen, ook deze zijn in het overzicht opgenomen. Risico Het plan voldoet niet aan de financiele kaders Beheersmaatregel: tijdig rekenen en tekenen samen op laten lopen lopende het ontwerpproces doorlopend toetsen aan de resultaten van de doorrekeningen voor deelproject Stoekeplein / Park Dwingeland deelproject Stoekeplein / Park Dwingeland tegelijkertijd nader uitwerken in 2014 zodat helder is dat beide deelprojecten per saldo op netto contante waarde kostenneutraal sluiten Bezuinigingsvoorstellen doen in het ontwerpproces Risico Gebrek aan draagvlak Beheersmaatregel Voorlopig ontwerp bespreken met alle belanghebbende partijen, en vervolgens een formele inspraakprocedure over het ontwerp doorlopen door het ontwerp 6 weken ter inzage te leggen. En eventuele opmerkingen waar mogelijk mee te nemen. 13

14 Risico Overkoopbare kavels en tegenvallers in de grondexploitatie door lange looptijd Beheersmaatregel Door maximale flexibiliteit te bieden wordt getracht voor elke doelgroep ruimte te bieden. Daarnaast moet via het project Marketing Wonen een goede wervingscampagne vorm krijgen zodat de nodige bekendheid en dynamiek ontstaat en potentiele kopers ons weten te vinden. 14

15 Bijlage I Tijdsplanning Fase 1d : Beukemaplein 15

16 16

17 Bijlage II Capaciteitsplan Fase 1d: Beukemaplein 17

18 Capaciteitsplanning gemeentelijke organisatie Functie Afdeling TOTAAL Projectcoordinator SBP Projectleider SBP Projectondersteuning SBP Stedenbouwkundige R&B Ontwerper R&B Veiligheid V Verkeersdeskundige IB Uitwerking groen / tekenwerk R&B Projectleider voorbereiding civiel R&B Beheer groen/grijs R&B Vastgoed R&B Volkshuisvesting SBP Communicatie BMO Inkoopcoordinator / aanbesteding BMO Juridisch medewerker RO R&B Milieu-advisering R&B Water R&B