AANBESTEDEN IN DE ZORG

Transcriptie

1 AANBESTEDEN IN DE ZORG René Meertens Maurice Prins Ernst Wallinga

2 WHITEPAPER AANBESTEDEN IN DE ZORG Juni 2014 Ing. René Meertens Ing. Ernst Wallinga MCM Maurice Prins MSc 2

3 INHOUD Inleiding... 4 De consequenties... 5 Aanbesteden... 6 Achtergrond... 6 De inkoopmodellen... 8 Uw voorbereiding... 9 Start aanbesteding in de zorg... 9 Onderhandelen Wat kunnen wij voor u betekenen?

4 INLEIDING Vanaf 1 januari 2015 zijn gemeenten verantwoordelijk voor nieuwe taken vanuit de Jeugdzorg en de AWBZ. Voor de uitvoering van deze taken worden in 2014 en 2015 contracten gesloten met diverse zorgbedrijven. Waarschijnlijk hebt u in voorgaande jaren al veel ervaring opgedaan met de contractering van de zorg via zorgkantoren. De contractering verloopt vanaf 2014 echter via de gemeente en het is onzeker op welke wijze de verschillende gemeenten de zorg gaan contracteren. Het is dus ook niet per definitie zeker of u als aanbieder een contract kunt krijgen. Deze contractering verloopt bij een groot aantal gemeenten via aanbestedingen en daar zult u aan mee moeten doen om kans te maken op een opdracht. Het kan zijn dat u een nieuwe aanbieder bent, of dat u al jaren zorg levert. Voor u is het van belang dat u zich zo goed mogelijk voorbereidt op de aankomende transitie en de aanbestedingen. Dit whitepaper zal daar zeker aan bijdragen. Naast de beschrijving van verschillende typen aanbestedingen komt u stappenplan tegen waarin staat omschreven hoe u het beste de inschrijvingen kunt uitvoeren. Daarbij geven we diverse handige tips en trucs die u kunt gebruiken. 4

5 DE CONSEQUENTIES De decentralisatie betekent voor u als zorgverlener/zorgaanbieder dat de gemeente de nieuwe opdrachtgever wordt. Gemeenten moeten nu voor zichzelf beleid opstellen rondom de nieuw verworven verantwoordelijkheden. Dit kan betekenen dat de gemeente andere eisen kan gaan stellen aan de diensten die u nu levert of wilt gaan leveren. Daarbij krijgen de gemeenten minder budget om deze zorgtaken uit te voeren. Naar verwachting zullen de gemeenten vanaf 1 juli dan ook aanbestedingen uitschrijven om zo een contract te bedingen die het best past bij hun beleid en budget. Concreet kan dit het volgende voor u betekenen: 1) De financiering van de diensten die u levert komt onder druk te staan; 2) U moet opnieuw uw diensten aanbieden via de gemeente; 3) Uw cliënt moet zelfstandiger worden, dit betekent dat zijn/haar omgeving meer voor de zorg moet gaan opdraaien; 4) Nieuwe toetreders, fusies en samenwerkingen zorgen voor een veranderend speelveld en nieuwe concurrenten of concurrenten die innoveren dan wel opschalen; 5) Het nieuwe zorgbeleid van de gemeente stelt meer eisen, waardoor de diensten die u aanbiedt hierop aangepast moeten worden. Om in de toekomst een positie te behouden of te krijgen binnen de gemeenten van uw voorkeur is het noodzakelijk dat u zich voorbereidt op de komende transitie en de komende aanbesteding(en). Waar moet u op letten? U moet te weten komen wat het aankomend beleid gaat worden in de gemeente waarin u actief bent of actief wilt zijn. Houd de websites van de gemeenten in uw werkgebied in de gaten en neem regelmatig contact op met de verantwoordelijke afdeling. Naast het winnen van deze informatie is het belangrijk om te kijken wat de consequenties zijn van deze hervormingen voor uw financiering. Zoals hiervoor al kort besproken kan het zijn dat u uw diensten moet gaan aanpassen en mee moet gaan doen aan aanbestedingen. Op verschillende websites, waaronder staat stap voor stap uitgeschreven op welke wijze u zich inhoudelijk op de transitie kunt voorbereiden. 5

6 AANBESTEDEN Achtergrond Iedere gemeente heeft de taak een eigen beleidsdocument op te stellen met betrekking tot zorg. Daarbij krijgen zij ook het gerelateerde budget in beheer. Dit kan betekenen dat de gemeente met nieuwe voorwaarden en doelen wil gaan werken als het gaat om dienstverlening in de zorg. Gezien het maatschappelijk karakter worden deze diensten binnen de Europese aanbestedingswetgeving geclassificeerd als een 2B-dienst. Voor dergelijke diensten zijn de aanbestedings-technische voorschriften minimaal. De belangrijkste verplichting die voor 2B-diensten is opgenomen in de wet, is de publicatie van de resultaten van de aanbesteding achteraf (via bijvoorbeeld Tenderned). Wél gelden de algemene aanbestedingsbeginselen (het beginsel van non-discriminatie, van gelijke behandeling, van transparantie en van proportionaliteit). Nu slechts een beperkt aantal voorwaarden van toepassing zijn op het aanbestedingsproces voor de inkoop van 2B-diensten, heeft de gemeente de vrijheid zelf het aanbestedingsproces in te richten. Verwacht wordt dat het gemeentelijk inkoopbeleid het uitgangspunt is van de wijze waarop er wordt aanbesteed. Het is niet onbelangrijk te beseffen dat gemeenten het aanbesteden als methodiek goed beheersen en ervaring heeft met het contracteren van complexe vormen van dienstverlening. Dit heeft tot gevolg dat aanbestedingstrajecten wezenlijk anders kunnen verlopen dan u bij de zorgkantoren gewend bent. De meest relevante thema s waar een gemeente in het aanbestedingsproces voor 2B-diensten een nadere invulling dient te geven zijn: Formuleren van de opdracht: Een aanbesteding mag geen discriminatoire voorwaarden bevatten. Bij het formuleren van de opdracht dient de gemeente hiermee rekening te houden. Dit betekent in de praktijk dat een gemeente bij het definiëren van de opdracht de specificaties niet mag toeschrijven aan één uitvoerende partij. Contractvorm en -duur: Voor 2B-diensten gelden geen dwingende voorwaarden voor de vorm en duur van (raam)overeenkomst. Dit houdt in dat de gemeente zelf moet bepalen welke contractvorm het beste past. De gemeente is vrij om te kiezen welke duur de overeenkomst moet hebben. Bekendmaken van de opdracht: Een 2A-dienst dient bekend te worden gemaakt door middel van een publicatie bij het Bureau voor Officiële Publicaties (vaak via of ). Deze voorwaarde geldt voor 2B-dienstverlening (en dus de zorg) niet. Sommige gemeenten kiezen er voor om gewoon een 2A-procedure te volgen omdat deze houvast biedt en men de volledige markt wil benutten. In andere gevallen kiezen gemeenten er bewust voor om vooraf organisaties te selecteren waarvan men graag een offerte wil ontvangen. Let op: er zijn ook gemeenten die alleen opdrachten publiceren op de eigen website. Houd deze bij de voor u relevante gemeenten goed in de gaten! 6

7 Beoordeling en gunning: De gemeente mag bij een aanbesteding voor de zorg zelf bepalen welke criteria voor gunning zij aanlegt. Hoewel deze criteria niet discriminatoir mogen zijn, mag de gemeente hier een eigen invulling aan geven. Veelal hanteren opdrachtgevers bij 2Bdiensten criteria die gelijkenis vertonen met de criteria voor 2A-diensten, zoals een goede economische en financiële gezondheid en een beoordeling van prijs en kwaliteit van offertes. Meestal kiezen opdrachtgevers er bij 2B-diensten voor om ten minste voor zichzelf de criteria helder te definiëren op basis waarvan beoordeling dient plaats te vinden zodat verschillende beoordelaars op gelijke wijze aankijken tegen een beoordelingsproces. Ook mag een gemeente onderhandelen over ingediende offertes. Het onderhandelingsproces mag de gemeente naar eigen inzicht inrichten. 7

8 De inkoopmodellen Gemeenten hebben de keuze uit verschillende modellen. Het gaat te ver om in deze paper de modellen inhoudelijk stuk voor stuk te behandelen. Het is echter wel belangrijk voor u dat u de modellen herkent op het moment dat de aanbesteding start en u daardoor weet wat uw mogelijkheden, rechten en plichten zijn in de contractering. De bekendere modellen die hoogstwaarschijnlijk in de komende aanbestedingstrajecten worden gebruikt: Inkoopmodel Omschrijving Gunningscrite ria Aanbesteden volgens het 2a-regime Een formeel proces met relatief grote afstand tussen opdrachtgever en aanbieders tijdens de aanbesteding. Gunning van contract verloop via een vraag en antwoordenm odel en het invullen van prijzen van de dienstverlenin g. Kans voor nieuwe toetred ers Ja, mits openba ar of in voorfase bekend via netwerk Invloed op verloop Eigenlijk alleen invloed op gunning door een uitstekende inschrijving te verrichten. Bij een openbare aanbesteding heeft u ok mogelijkheden om bij andere gemeenten in te schrijven. Bestuurlijk aanbesteden Maatschappeli jk aanbesteden Zeeuwsmodel Met de huidige aanbieders worden afspraken gemaakt. Eventueel beperkt toegang voor nieuwe toetreders Met aanbieders worden gezamenlijk afspraken gemaakt over aanpak van maatschappelij k opgave. Alle aanbieders die aan vooraf vastgestelde kwaliteitscriteri a voldoen worden gecontracteerd tegen vaste prijzen. Gunning afhankelijk van onderhandelin g over prijs en kwaliteit. Zorgvuldighei d belangrijk. Gunning afhankelijk van opgesteld samenwerking smodel en haalbare afspraken. Na gunning kan zorgaanbieder cliënten werven via bijvoorbeeld een catalogusmod el. Afhanke lijk van keuze gemeen te Ja Ja, mits gemeen te dat toelaat. In gesprek is het mogelijk kwaliteit en prijs te verantwoorden. Dicht bij de inkopende partij en er zijn snel afspraken te maken. Afhankelijk van rol en invloed in de samenwerking Geen, alleen procedure zorgvuldig doorlopen en bekend worden bij gemeente. 8

9 Uw voorbereiding Op een bepaald moment in 2014 starten de aanbestedingen. Het mooiste zou zijn dat u als aanbieder al vóór de start in gesprek bent geweest met de gemeente waar u wilt inschrijven. Nog mooier zou het zijn dat een deel of uw gehele werkwijze in de vraagstelling van de aanbesteding is overgenomen. Kortom, zorg dat de gemeente u kent en u als een goede zorgpartij in beeld heeft. Dit vergt het inzetten van marketing- en sales-instrumenten. Spreek uw netwerk aan, arrangeer gesprekken, organiseer bijeenkomsten waarin u bewoners en ambtenaren uitnodigt etc. Zorg er ook voor dat u in een professionele aansprekende website uw bedrijf en mogelijkheden goed belicht. Wellicht overbodig, maar voorkom dat u niet wordt uitgenodigd voor een aanbesteding. Houd daarom regelmatig een vinger aan de pols bij de verantwoordelijke ambtenaren en geef vooral aan dat u naar de uitnodiging uitkijkt. Tip: Organiseer een marktonderzoek waarin u bijvoorbeeld de kwaliteit van uw zorg en de zorgbeleving van uw cliënt in beeld krijgt. Dit is op korte termijn van belang als spiegel voor uw eigen organisatie, op langere termijn leveren de resultaten dominante informatie op die u kunt gebruiken in uw inschrijvingen of onderhandelingen. U heeft als het goed is uw strategie voor het komende jaar uiteengezet en u bent eigenlijk klaar om in te schrijven op de komende aanbesteding(en). Stel een zogenaamde tenderteam met van een mix van medewerkers die een juridische, financiële en/of bedrijfskundige achtergrond hebben. Met dit team stelt u de inschrijvingen samen en doorloopt u de gehele procedure van inschrijven. Start aanbesteding in de zorg Een projectmatige benadering is de enige wijze waardoor u zorgvuldig een aanbestedingsprocedure kunt doorlopen. Ná ontvangst van de aanbestedingsstukken stelt u dan ook samen met uw team de planning vast voor de komende periode waarin u onder andere de volgende acties in tijd, inzet en verantwoordelijkheid uitzet: Lezen van de aanbestedingsstukken: Zorg ervoor dat iedereen in het team alles heeft gelezen en bij onduidelijkheden een opmerking maakt of een vraag opstelt. Deze kunnen dan plenair worden behandeld. (Elektronisch) dossier aanmaken Alle stukken, interne memo s en planningen in een papieren of elektronisch dossier opslaan zodat alle leden van het tenderteam goed geïnformeerd blijven. 9

10 Vaststellen of u aan de eisen kunt voldoen: Het kan zijn dat u niet aan alle eisen voldoet, waardoor u moet overwegen in combinatie met een andere partij in te schrijven, bezwaar te maken of in zijn geheel niet in te schrijven. Wanneer u definitief heeft besloten om een inschrijving te doen zijn de volgende stappen en aandachtspunten van belang: Opvragen en inventariseren officiële documenten: De gemeente vraagt aan u of u de Eigen Verklaring wilt ondertekenen. Door ondertekening verklaart u dat bepaalde uitsluitingsgronden niet op u van toepassing zijn, dat u voldoet aan de gestelde milieucriteria etc. Hiervoor moet u verschillende documenten en verklaringen voor kunnen aantonen. Daarnaast worden er uiteraard de nodige verklaringen die van toepassing zijn in de zorg vereist, zoals de WTZi erkenning. Opstellen vragen voor gemeente Om duidelijkheid te verkrijgen over onduidelijke eisen, de procedure en/of het programma van eisen heeft u de mogelijkheid om vragen te stellen. Tip: Stel bij voorkeur geen open vragen en licht uw vragen altijd toe zodat de gemeente de achtergrond begrijpt van uw vraag. Voorbeeld: De gemeente eist in eis 12 dat er blauwe appels moeten worden geleverd. Vraag van Leverancier X: Inschrijvende partij is van mening dat u in eis 12 stelt dat de geleverde appels een blauwe kleur moeten hebben. Uit ervaring weten wij dat cliënten geen blauwe appels willen eten. Leverancier x stelt voor de eis te verwijderen of aan te passen in: De geleverde appels moeten groen van kleur zijn. Gaat u daar mee akkoord? Opstellen inschrijving: De gemeente schrijft voor op welke wijze en volgorde uw inschrijving moet zijn ingedeeld. Vaak voegen ze een handige checklist bij die u kunt gebruiken. Wijk hier in uw inschrijving niet van af. Vaak zal de gemeente een open vraag stellen die weer meerdere vragen bevat. Blijf de volgorde van vragen stellen ook in uw antwoord hanteren, dit voorkomt dat de gemeente moet zoeken naar de logica in uw antwoord en u vrijwel zeker een lagere score op dit onderdeel zult krijgen. Tip: vat bij langere antwoorden aan het eind de vraag en het antwoord kort samen. Beschrijf uw antwoorden SMART en bij voorkeur met dominante informatie: Laat vooral zien dat u de meeste geschikte partner bent door het onderscheidend 10

11 vermogen te laten zien. Refereer vooral naar behaalde resultaten uit het verleden en gebruik bij voorkeur tabellen en grafieken. Wanneer u een innovatieve dienst aanbiedt, geeft dan aan dat u met andere innovatieve projecten in het verleden succesvolle resultaten heeft behaald. Laat uw inschrijving door een externe kennishouder tegenlezen: Deze persoon is de toets of uw inschrijving in de correcte volgorde is aangeleverd en of de beantwoording van het programma van eisen duidelijk is. Fouten, tegenstrijdigheden, jargon kunnen dan nog hersteld worden. Zorg bij voorkeur voor een professionele vormgeving: De inschrijvingen worden nog steeds door mensen beoordeeld en fraai vormgegeven inschrijvingen zorgen voor meerwaarde. Het oog wil ook wat. Tip: Voeg een managementsamenvatting toe, ook als dit niet wordt gevraagd. Een beoordelaar zal geneigd zijn eerste deze samenvatting te lezen waardoor u de kans krijgt dat hij of zij uw aanbieding nog beter begrijpt. Lever uw inschrijving op tijd in: Zorg ervoor dat uw inschrijving ruim op tijd binnenkomt, bij voorkeur persoonlijk afleveren, bij de verantwoordelijke contactpersoon van de gemeente. Wanneer u de mogelijkheid heeft om bij de opening van de offertes aanwezig te kunnen zijn dan is dat raadzaam. U ontmoet hier concurrenten en kunt persoonlijk kennismaken met enkele verantwoordelijke ambtenaren. Onderhandelen Wanneer de gemeente uw inschrijving als beste (of één van de beste) heeft beoordeeld zal u worden uitgenodigd voor een toelichting op eventuele onduidelijkheden. Ook is er nog een mogelijkheid dat er onderhandeling plaatsvindt. Zorg ervoor dat u nooit alleen naar deze bijeenkomsten gaat. Neem een lid van het tenderteam en bij voorkeur een notulist mee. Doe vooral geen toezeggingen over prijzen en prestaties tijdens de bespreking en geef aan dat u de gevraagde punten in overweging gaat nemen. Na het bezoek bevestigt u met een mail en/of brief de gemaakte afspraken en u geeft aan dat u met een nieuw voorstel zult komen. Na het tekenen van de contracten kunt u de dienstverlening implementeren in uw organisatie. 11

12 WAT KUNNEN WIJ VOOR U BETEKENEN? Wij zijn een team van gespecialiseerde tender- en bidmanagers die in zeer diverse branches werkzaam zijn. We hebben maar één primair doel en dat is lucratieve contracten binnen halen voor onze opdrachtgevers en dat hebben we dan ook veel gedaan. Ervaringscijfers liegen niet: In de afgelopen 10 jaar hebben wij meer dan 100 aanbestedingen gewonnen met een gezamenlijke orderwaarden van meer dan 100 miljoen. Anser heeft de kennis van tendermanagement weten te bundelen met jarenlange kennis en ervaring in het organisren in de zorgsector. Deze combinatie zorgt ervoor dat u met een voorsprong begint aan de voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding. Onze methodiek en aanpak is daarom uniek. We staan voor u klaar met een multidisciplinair team en afhankelijk van het aantal aanbestedingen kunnen we hierin vrij eenvoudig opschalen. Voor ieder bedrijfstype en grootte kunnen we u bijstaan door bijvoorbeeld: - het verzorgen van een deel of het geheel van uw bieding / inschrijving - inrichten van een zogenaamde bidoffice op uw locatie - trainen van uw salesteam, het tenderteam en/of bidmanagers - Wanneer u niet in staat bent om een tenderteam op te stellen kunnen wij de gehele inschrijving voor u verzorgen. Daarnaast kunnen we adviseren bij de inschrijvingsstrategie. We kunnen de aanbestedingsprocedure en de bijbehorende contracten juridisch beoordelen. We zijn uw partner bij de onderhandelingen met de gemeente. En we staan klaar voor al uw vragen en of problemen waar u in het traject tegen aan loopt. BLIJVENZORGENVOORZORG.NL 12