Beleidsplan documentaire. Gemeente Stein

Transcriptie

1 Beleidsplan documentaire informatie Gemeente Stein Auteur: Peter Ruijters Telengy Management en Advies Opdrachtgever: Frans Plum Gemeente Stein Versie 2.3 Juni 2011

2 Versiebeheer Fysieke locatie brondocument Versiegeschiedenis Versie Datum Opsomming veranderingen Eerste concept Tweede concept. Opmerkingen betrokkenen verwerkt (Jo van den Bosch Tessie Deguelle, Erik Hoffman) Derde concept met aanpassingen nav MT-presentatie Vierde concept. Lay-out aanpassingen Vijfde concept met kleine aanpassingen Definitieve versie ten behoeve van besluitvorming Wijzigingen nav opmerkingen archivaris Splitsing in beleidsplan en inrichtingsplan Verwerken opmerkingen Jo van den Bosch Verwerken opmerkingen Frans Plum en Jo van den Bosch Acceptatie Versie Datum Naam Handtekening Beleidsplan Documentaire Informatie 3.0 Distributie Naam Functie Datum Jo van den Bosch Senior medewerker DIV/ medeauteur Tessie Deguelle Medewerker DIV/ medeauteur Frans Plum Leidinggevende DIV Erik Hoffman Programmamanager

3 INHOUDSOPGAVE 0. Managementsamenvatting en beslispunten Inleiding Aanleiding Beleidsdoelstelling Beleidskaders Informatierecht en informatiebeheer Archiefwet Records Management Documentair structuurplan Substitutie Digitaal en analoog Gevolgen van het beleid voor de uitvoering Kwaliteitsbeleid Inleiding Eisen en normen aan de dossiervorming Servicenormen naar de vakafdelingen Goed gebruik van het instrumentarium

4 0. MANAGEMENTSAMENVATTING EN BESLISPUNTEN Doel Dit beleidsplan Documentaire Informatie richt zich op de toekomstige rol van de documentaire informatievoorziening in de gemeente Stein. De gemeente Stein werkt aan een professionele, efficiënte bedrijfsvoering en klantgerichte, gestroomlijnde dienstverlening. Het programma Dienstverlening Centraal stelt vast dat de hele organisatie anders gaat werken door digitalisering, zaakgericht en procesmatig. De recent opgestelde visie op dienstverlening maakt duidelijk dat vooral door invoering van deze andere manier van werken, de dienstverlening echt kan verbeteren. Van de documentaire informatievoorziening wordt door deze andere manier van werken, iets fundamenteel anders gevraagd. Dat vraagt een doorontwikkeling van de huidige documentaire informatievoorziening, vanuit de volgende opdracht: Een goede organisatie van de (digitale) documentaire informatievoorziening waarborgt de kwaliteit en beschikbaarheid van informatie en is van primair belang voor de gehele bedrijfsvoering. Dit beleidsplan Documentaire Informatie biedt een logische beschrijving van de documentaire informatievoorziening die nodig is om de organisatie adequaat te ondersteunen. Het beleidsplan is een strategisch plan. Het gaat vergezeld van een inrichtingsplan; dit is een tactisch plan. Beleidsplan en inrichtingsplan Documentaire Informatie zijn gelijktijdig ontwikkeld en op elkaar afgestemd. Het beleidsplan vertaalt de visie op dienstverlening en de sturingsfilosofie naar de noodzakelijke kwaliteit van de documentaire informatiefunctie en het daartoe te voeren beleid. Het beleidsplan stelt kaders en normen waar de organisatie zich aan dient te houden en aan getoetst wordt om de kwaliteit van de (documentaire) informatievoorziening op het gewenste niveau te houden. Het inrichtingsplan zorgt ervoor dat het uitgezette beleid kan werken en past in de ontwikkeling die Stein doormaakt. Het verbindt lopende en te starten projecten en maakt het mogelijk te prioriteren en faseren. Er ligt een belangrijke relatie met het informatiebeleidsplan Stein ; daarin zijn de activiteiten beschreven voor wat betreft de ICT-vernieuwing. Wat verandert er? De rol en toegevoegde waarde van de documentaire informatievoorziening wordt wezenlijk anders. Door digitalisering, door andere werkvormen zoals zaakgericht werken, en door andere sturingsprincipes die daartoe nodig zijn verandert de informatiebehoefte organisatiebreed en veranderen processen waarin die informatie ontstaat. De documentaire informatievoorziening verandert van een ondersteunende taak binnen de primaire processen in een randvoorwaardenscheppende en adviserende taak. De gehele (digitaal ondersteunde) uitvoering van werkprocessen vindt plaats in de lijnorganisatie. De organisatie wil in die processen optimale beschikbaarheid en kwaliteit van de documentaire informatie, digitaal en plaatsonafhankelijk. Dit vereist op de eerste plaats een vernieuwing en formalisering van het beleid op het gebied van documentaire informatie, om vast te stellen welke kwaliteit nodig is voor een goede ondersteuning van de organisatie en welke beschikbaarheid gevraagd wordt. Die kwaliteit en beschikbaarheid moeten vanzelfsprekend passen binnen de kaders die wet- en regelgeving en ander gerelateerd beleid stellen. Die kwaliteit en beschikbaarheid moet verder meetbaar zijn. Daarom worden kwaliteitsnormen voorgesteld in dit beleidsplan, waaraan producten en diensten moeten voldoen voor wat betreft de documentaire informatie. Deze normen vormen als het ware de spelregels voor de organisatie bij de inrichting van de werkprocessen waarbij documentaire informatie een rol speelt. De organisatie heeft er baat bij dat helder is waaraan voldaan moet worden, en heeft er baat bij dát er aan voldaan wordt. 4

5 Beleidsregels Het documentair informatiebeleid wordt ingekaderd door wet- en regelgeving, technologische mogelijkheden en beperkingen en de informatiebehoefte van de organisatie. De organisatie heeft er belang bij zich aan deze kaders te houden en heeft behoefte aan operationeel beleid. Om die reden zijn de kaders vertaald naar heldere beleidsregels voor documentaire informatie. Ten behoeve van het documentair informatiebeleid gelden de volgende beleidsregels: 1. Het documentair informatiebeleid van de gemeente Stein is erop gericht om documentaire informatie(stromen) op een zorgvuldige en rechtmatige manier te beheren. De normen die hiervoor zijn opgenomen in het kwaliteitsplan Documentaire Informatie gelden hiervoor als toetsingskader. De documentaire informatievoorziening van de gemeente Stein voldoet hier aantoonbaar aan. 2. Het documentair informatiebeleid van de gemeente Stein dient te voldoen aan de door de wetgever gestelde eisen zoals geformuleerd in de Archiefwet 1995 en hieraan gerelateerde wet- en regelgeving en de archiefverordening Stein. Dit wordt jaarlijks getoetst aan de hand van een dossieronderzoek, met ingang van 2012, door middel van een zelfaudit onder leiding van de senior medewerker documentaire informatievoorziening. 3. De gemeente Stein werkt met een gecertificeerd informatiesysteem voor documentaire informatie dat voldoet aan de softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid (ReMANO), te weten Corsa van BCT. Corsa biedt daarmee afdoende garanties voor zorgvuldige en rechtmatige digitale opslag en digitale duurzaamheid en is daarmee een opmaat voor volledige substitutie. Het correct hanteren van Corsa als documentair informatiesysteem ten behoeve van substitutie wordt jaarlijks getoetst door de senior medewerker documentaire informatievoorziening. 4. Stein richt zijn informatievoorziening in op basis van landelijke standaarden. Voor de inrichting van het zaakgericht werken gaat Stein gebruik maken van een nieuwe lichting Documentair Structuur Plan waarin de zaaktypecatalogus van GEMMA is opgenomen. Met ingang van wordt een Besluit Informatiebeheer vastgesteld waarin aan alle zaaktypen verantwoordelijken voor de uitvoering worden toegewezen. Dit besluit wordt periodiek geactualiseerd op basis van deze catalogus. 5. Vervanging van papier door digitaal oftewel substitutie is in Stein aan de orde op het moment dat werkprocessen gedigitaliseerd zijn en de feilloze werking ervan is aangetoond vanuit de kaders van de geldende beleidsregels. Substitutie is op korte termijn niet aan de orde. Binnen de grenzen van dit beleidsplan ligt het voorbereiden op substitutie; dat betekent dat het analoge archief tot minimaal 2015 leidend blijft en het digitale archief alleen een interne functie heeft (distributie en ontsluiting alsmede raadpleging). 6. Digitale en analoge documentaire informatie(-stromen) hebben zo veel als wettelijk toegestaan een gelijke be- en afhandeling en een gelijke status. Kwaliteitsplan Het beleid rond Documentaire Informatie is gericht op het realiseren van een hoogwaardige kwaliteit en beschikbaarheid van documentaire informatie. Het gaat om het zodanig sturen van die kwaliteit dat er grip op is. Hierop is het begrip kwaliteitsmanagement van toepassing. Kwaliteitsmanagement wil zeggen: het organiseren van de maatregelen, om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan behoeften en verwachtingen (van de klant). Kwaliteit moet meetbaar zijn. Daarom worden normen vastgesteld, afspraken waaraan producten en diensten moeten voldoen. Een kwaliteitsplan voor het sturen en beheersen van een organisatie met betrekking tot kwaliteit van DIV draagt hieraan bij. 5

6 Maatregelen naar aanleiding van kwaliteitsplan 1. De archiefverordening die de gemeente Stein voert op basis van de archiefwet (artikel 30 en 31) dient te worden geactualiseerd. 2. Aanvullend aan de verordening dient eveneens een besluit informatiebeheer te worden vastgesteld waarin de verantwoordelijkheden rondom de correcte registratie, afhandeling en archivering in de organisatie worden neergelegd. 3. Jaarlijks vindt er een audit plaats op het archief. Hierin wordt onderzocht of voor het aangewezen terrein de opgestelde normen ten aanzien van archivering worden nageleefd. Dit conform de (te actualiseren) archiefverordening. 4. Bij aanschaf van relevante materialen wordt getoetst of deze voldoen aan de geldende normen. 5. Zodra de baseline DIV bekend is zal deze worden gehanteerd als toetssteen voor wettelijke en andere normen en standaards waar de (digitale) documentaire informatiehuishouding aan moet voldoen. Beslispunten Het college stelt het beleidsplan Documentaire Informatie integraal vast op basis van zijn bevoegdheid in het kader van de uitvoering van de archiefverordening Stein. 6

7 1 INLEIDING 1.1 Aanleiding De behoefte aan een helder en stimulerend beleidskader ten behoeve van de doorontwikkeling van de (digitale) organisatie en de (digitale) dienstverlening, vanuit de kennis dat een actueel documentair informatiebeleid nu ontbreekt, maken het urgent een documentair informatiebeleidsplan op te stellen. De aanleiding voor het opstellen van een documentair informatiebeleidsplan is de ambitie van de gemeente Stein om anders te gaan werken, digitaal en procesgericht. Deze verandering is een hoofdingrediënt van de doorontwikkeling van de organisatie op weg naar professionele, efficiënte bedrijfsvoering en klantgerichte, gestroomlijnde dienstverlening. Het programma Dienstverlening Centraal stelt vast dat de hele organisatie anders gaat werken door digitalisering. De recent opgestelde visie op dienstverlening maakt duidelijk dat vooral door invoering van deze andere manier van werken, de dienstverlening echt verbetert. Dat vraagt een doorontwikkeling van de huidige documentaire informatievoorziening, vanuit de volgende opdracht: Een goede organisatie van de documentaire informatievoorziening waarborgt de kwaliteit en beschikbaarheid van informatie en is van primair belang voor de gehele bedrijfsvoering. Het opgestelde documentair informatiebeleidsplan dient ertoe die goede organisatie te bieden door het beleidskader helder en stimulerend te beschrijven. Dit kader ontbreekt nu, er is op dit moment geen formeel documentair informatiebeleid. Digitalisering en procesgericht werken vraagt het nodige van de ICT. ICT heeft dan ook een belangrijke rol in het documentair informatiebeleid. Er ligt een stevige relatie tussen het informatiebeleidsplan en het documentair informatiebeleidsplan. Deze relatie is in het inrichtingsplan Documentaire Informatie uitvoerig beschreven. 1.2 Beleidsdoelstelling De probleemstelling die ten grondslag ligt aan dit beleidsplan is als volgt te omschrijven: Documentaire Informatievoorziening is traditioneel gericht op het beheren, archiveren, registreren en beschikbaar stellen van documenten binnen een organisatie. Nu informatie digitaal wordt is het bestaande, impliciete beleid niet of nauwelijks toegerust op het registreren, opslaan, beheren en beschikbaar stellen van digitale informatie. Realisatie van Dienstverlening Centraal vereist een hoge mate van beschikbaarheid en hoogwaardige kwaliteit van digitale informatie. Diverse projecten behorend tot het Informatiebeleidsplan gemeente Stein hebben grote gevolgen voor de beschikbaarheid en kwaliteit van de documentaire informatievoorziening. Deze gevolgen dienen te worden verdisconteerd in een op te stellen documentair informatiebeleidsplan. Dit beleidsplan dient een logische beschrijving te zijn van de documentaire informatievoorziening nieuwe stijl en handvaten te bieden voor een inrichtingsplan dat zich richt op de manier waarop deze gerealiseerd wordt. 7

8 De doelstelling van het documentair informatie beleidsplan is vanuit deze probleemdefinitie als volgt te omschrijven: Het documentair informatiebeleidsplan biedt een logische beschrijving van de toekomstige documentaire informatievoorziening. Het beleidsplan dient ter ondersteuning van de gewenste rol van de documentaire informatie in de interne werkprocessen en de externe dienstverlening, die gezamenlijk het primaire proces vormen. Het stelt de vraagkant, de behoefte aan documentaire informatie, centraal. Het biedt de organisatie kaders en richtlijnen om de juiste kwaliteit en beschikbaarheid van documentaire informatie te garanderen. Het beleidsplan is een strategisch plan. Het vertaalt de visie op dienstverlening en de sturingsfilosofie naar de inrichting van de documentaire informatievoorziening. De opzet van dit beleidsplan is als volgt. Hoofdstuk 2 beschrijft de relevante kaders die gelden voor het op te stellen beleid. Hoofdstuk 3 beschrijft de feitelijke normen en richtlijnen voor de documentaire informatie. 8

9 2 BELEIDSKADERS Het documentair informatiebeleid wordt ingekaderd door de geldende wet- en regelgeving en de in aanvulling hierop geformuleerde eigen beleidskaders, de landelijke ontwikkelingen op het gebied van documentaire informatievoorziening, en de uitwerking hiervan in de gekozen ICT oplossingen. De belangrijkste thema s zijn in dit hoofdstuk uitgewerkt en van conclusies voorzien. Deze conclusies gelden als beleidsregels. 2.1 Informatierecht en informatiebeheer Het documentair informatiebeleid wordt ingekaderd door wat tegenwoordig als informatierecht wordt aangeduid. De hedendaagse samenleving wordt ook wel een informatiemaatschappij genoemd. Mede dankzij de explosieve groei van geavanceerde informatie- en communicatietechnologieën is informatie in toenemende mate beschermenswaard geworden en is het bewaarbelang versterkt. Er is een groeiende behoefte aan sluitende bewijsvoering over de wijze waarop zaken bij overheden tot stand komen. Die bewijsvoering geldt achteraf, maar ook gedurende het proces. Het belang om te bewaren is in de volgende afbeelding mooi verbeeld: Deze ontwikkeling heeft geleid tot een nieuw en voortdurend actueel rechtsgebied: het informatierecht. Daarbij gaat het - kort gezegd - om het recht met betrekking tot de productie, opslag, verspreiding, ontvangst en het gebruik van informatie in de meest ruime zin van het woord. Dit zijn activiteiten die aan de orde van dag zijn in de gemeentelijke organisatie. Informatierecht is dus relevant voor de gemeente, en vraagt goed informatiebeheer. Zonder goed beheer kan niet aan de criteria van het informatierecht worden voldaan. Het goed vormgeven van het informatiebeheer rond de gemeentelijke processen, gericht op een adequate bescherming van de informatie(stromen) is een opdracht voor de gemeente. Zorgvuldigheid en rechtmatigheid staan daarbij voorop. De kern van het te voeren beleid van de gemeente Stein is dat het documentair informatiebeheer centraal, professioneel en locatie-onafhankelijk wordt ingericht. Het documentair informatiebeleid van de gemeente Stein is erop gericht om documentaire informatie(stromen) op een zorgvuldige en rechtmatige manier te beheren, onafhankelijk van de locatie. De normen die hiervoor zijn opgenomen in het kwaliteitsplan Documentaire Informatie 9

10 gelden hiervoor als toetsingskader. De documentaire informatievoorziening voldoet hier aantoonbaar aan. 2.2 Archiefwet In de formele gemeentelijke context van het informatierecht is vooral de Archiefwet van belang als juridische basis. De Archiefwet 1995 bevat onder andere regels voor: De materiële verzorging en toegankelijkheid. Het bewaren en vernietigen inclusief de termijnen daarvoor. Het vervangen door reproducties (bijv. op een digitale drager). Het uitlenen of in eigendom overdragen. Het overbrengen naar een archiefbewaarplaats. De openbaarheid van stukken. Het Archiefbesluit 1995 is de voornaamste uitvoeringsregeling van de Archiefwet en geeft aan hoe het archief idealiter beheerd wordt. De archiefregeling 2009 stelt (vorm)eisen aan digitale opslag. Hierin zijn substitutieregels (vervangen papieren door digitaal archief) opgenomen en is de rol van het provinciale archief verduidelijkt. Het documentair informatiebeleid van de gemeente Stein dient te voldoen aan de door de wetgever gestelde eisen zoals geformuleerd in de Archiefwet 1995 en hieraan gerelateerde wet- en regelgeving. Dit wordt jaarlijks getoetst aan de hand van een dossieronderzoek, met ingang van 2012, door middel van een zelfaudit onder leiding van de senior medewerker documentaire informatievoorziening. Het kwaliteitsplan (hoofdstuk 3) benoemt wat daarvoor dient te gebeuren. De archiefverordening die de gemeente Stein voert op basis van de archiefwet (artikel 30 en 31) is, zoals in hoofdstuk 3 aangegeven, verouderd en dient te worden geactualiseerd. Aanvullend aan de verordening dient eveneens een besluit informatiebeheer te worden vastgesteld waarin de verantwoordelijkheden rondom de correcte registratie, afhandeling en archivering in de organisatie worden neergelegd. 2.3 Records Management Het informele beleidskader van het informatierecht is te duiden als de bewijsfunctie. In vele zaken (en incidenten) is duidelijk geworden dat gemeenten gehouden zijn te kunnen aangegeven hoe een besluit tot stand is gekomen. Records management focust zich op informatie die voortkomt uit processen. Records Management kan worden aangeduid als het systeem waarmee een organisatie controle uitoefent op de creatie, distributie, opslag, retrieval en verstrekking van documenten die ongeacht het medium gecreëerd of ontvangen zijn bij die organisatie naar aanleiding van het uitoefenen van zijn taak. Records management richt zich dus op het archiefstuk als neerslag van organisatieprocessen. Deze neerslag vormt fysieke of digitale collecties waarbinnen de opgenomen informatie wordt beschermd en beschikbaar gesteld. Het primaire doel van records management is preservatie van informatie, om beschikbaarheid op lange termijn te borgen. De laatste jaren zijn diverse rapporten verschenen over (het gebrek aan) toezicht op de informatiehuishouding bij de (rijks-)overheid, vaak eindigend met de aanbeveling om de NEN-ISO Informatie en documentatie Informatie- en archiefmanagement als leidraad voor toezicht op het informatiebeheer te gebruiken. Deze norm biedt een algemeen overkoepelend kader, waarop organisaties hun informatiehuishouding kunnen baseren. Hiermee kunnen nieuwe archiefsystemen worden opgezet en bestaande worden verbeterd. 10

11 De NEN 2082 'Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur' werkt een vitaal onderdeel van NEN-ISO nader uit, namelijk: welke eisen worden gesteld aan software voor adequaat Record Management. De NEN 2082-norm is dan ook opgesteld vanuit de visie dat digitale informatievoorziening integraal moet worden benaderd. Informatie is immers opgeslagen in talloze systemen. Als deze gebruikt wordt ter verantwoording of bewijs, dient ze authentiek, betrouwbaar, integer en bruikbaar te zijn. Om dat te bereiken, dienen de systemen waarin die informatie is opgeslagen, ook aan deze criteria te voldoen. Vandaar dat NEN 2082 de nadruk verschuift naar de functionaliteit en de minimumfunctionaliteit benoemt in bedrijfsapplicaties. De specificaties in de NEN 2082 staan in relatie tot de NEN-ISO en de NEN-ISO 23081: Metadata voor archiefbescheiden'. In het document Softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid 2004 worden de functies van Records Management Applicaties als volgt gedefinieerd: Een ideale applicatie voor informatie- en archiefbeheer ondersteunt alle systeemfuncties, dat wil zeggen het opnemen van documenten (archiveren in engere zin), registreren, opslaan, waarderen (selecteren), beschrijven, klasseren, beschikbaar stellen, verwijderen en bewaren (preserveren). Het zijn de functies die thuishoren in een Records Management Applicatie. De gemeente Stein werkt met een gecertificeerd informatiesysteem voor documentaire informatie dat voldoet aan de softwarespecificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid (ReMANO). Corsa biedt daarmee afdoende garanties voor zorgvuldige en rechtmatige digitale opslag en digitale duurzaamheid en is daarmee een opmaat voor volledige substitutie. Het correct hanteren van Corsa als documentair informatiesysteem ten behoeve van substitutie wordt jaarlijks getoetst door de senior medewerker documentaire informatievoorziening. Corsa 7.2 van BCT, dat in Stein wordt gebruikt, is sinds 31 juli 2009 officieel NEN 2082-gecertificeerd. Corsa 7.2 voldeed eerder al aan de ReMaNO standaard. Er behoeven geen verdere acties genomen te worden. Stein gebruikt CORSA ECM. Enterprise Content Management van BCT is de totaaloplossing voor het beheren van alle ongestructureerde informatie (content) in de gehele organisatie. Deze informatie is aanwezig in vele verschillende formaten: tekstdocumenten, technische tekeningen, XMLbestanden, beeldmateriaal, PDF-bestanden etc. Met Enterprise Content Management is de organisatie in staat al deze bestanden te beheren. Informatie wordt tevens verrijkt door het toevoegen van metadata, classificaties en hiërarchieën. Hierdoor is de inhoudelijke informatie eenvoudiger terug te vinden. Metadatering van documenten/dossiers kan naar wens worden ingericht: alle gewenste data kunnen dus vastgelegd worden en kunnen tevens gebruikt worden voor de ontsluiting. 2.4 Documentair structuurplan Het documentair structuurplan (DSP) is een begrip uit het archiefrecht. In de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden 2002 wordt aan overheidsorganen voorgeschreven om te beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden, de bestanden waarin deze bewaard worden en de verblijfplaats van de archiefbescheiden. Met andere woorden: het overheidsorgaan moet kunnen aangeven welke archiefbescheiden het heeft, waar deze zijn en hoe deze kunnen worden geraadpleegd. Het DSP legt hiermee de relatie tussen processen, informatie en documenten en biedt vakafdelingen de mogelijkheid om de gegevenshuishouding, zowel papier als digitaal, goed door te lichten en te stroomlijnen. Ook kan de voor documentaire informatie verantwoordelijke vakafdeling met een DSP haar coördinerende en regiefunctie uitvoeren. Een goed ingerichte DSP op basis van de I-navigator is randvoorwaardelijk voor het (geautomatiseerd) creëren van een digitaal dossier. 11

12 In een DSP worden relaties gelegd tussen wet- en regelgeving, organisatiestructuur, werkprocessen en de neerslag hiervan. Deze papieren en digitale gegevensbestanden worden geïnventariseerd met het oog op de toegankelijkheid en de beschikbaarheid op korte en lange termijn. Het resultaat is een herkenbare archiefstructuur en duidelijke werkwijze voor de medewerkers in de organisatie. Nu Stein aan het begin staat van de invoering van zaakgericht werken is het de vraag of het bijhouden van een DSP (Stein beschikt over een DSP dat beperkt gebruikt wordt en niet geactualiseerd is) zinvol is. Inmiddels is er een ontwikkeling waarin de zaaktypencatalogus deze rol over lijkt te nemen. Het begrip zaaktypencatalogus is verbonden met zaakgericht werken. Bij steeds meer overheidsorganisaties wordt de informatievoorziening zaakgericht ingericht. De gedachte daarbij is dat informatie over een bepaalde zaak wordt gebundeld in een zaakdossier dat afdelingsoverkoepelend wordt gevolgd en bewaakt. Deze zaakdossiers worden in een centraal zaaksysteem beheerd waardoor alle betrokkenen over dezelfde actuele informatie beschikken. Het zaaksysteem is de basis voor de behandeling, maar ook de basis voor de informatievoorziening aan de burger (via MijnOverheid.nl). De zaaktypencatalogus (ZTC) is de centrale lijst met verschillende soorten zaken die in het zaaksysteem kunnen voorkomen en is de basis voor de inrichting van het zaaksysteem. Voor iedere zaak die in het systeem wordt aangemaakt, is door de keuze voor een bepaald zaaktype bekend om wat voor soort zaak het gaat. Hierdoor kunnen bij het zaakdossier allerlei basisgegevens automatisch worden vastgelegd: gegevens over archivering, maar vooral ook over verantwoordelijkheden en behandeling zoals de geldende behandel- en bezwaartermijnen. De ZTC komt voort uit het perspectief van dienstverlening, waarbij een zaak centraal staat. Een zaak is een afgebakende hoeveelheid werk met een bepaalde aanleiding en een bepaald resultaat. De mogelijke resultaten, die een zaak kan hebben, liggen in de ZTC vast. Het DSP komt voort uit het archiefrecht en is gericht op processen. De ZTC komt voort uit de dienstverlening en is gericht op zaaktypen: processen waarvan de doorlooptijd bewaakt moet worden en die een documentaire neerslag hebben. Het DSP is omvangrijker dan de ZTC en kan o.a. de ZTC omvatten. In de toelichting bij de GEMMA ZTC wordt dan ook gesteld dat de ZTC de basis vormt voor het DSP: de zaaktypencatalogus kan als uitgangspunt gebruikt worden bij het ontwerpen van een DSP. De verwachting is dat de huidige DSP s die in de markt worden aangeboden de GEMMA ZTC gaan opnemen in hun producten. In de ZTC kunnen verantwoordelijken voor de uitvoering toegewezen worden aan zaaktypen. Het Besluit Informatiebeheer dat gemeenten kunnen nemen is erop gericht verantwoordelijkheden voor de documentaire informatie aan te wijzen op procesniveau. Door dit besluit met ingang van te nemen kan worden bewerkstelligt dat voor alle zaken die zich in de gemeenten voordoen, een verantwoordelijke is benoemd. Stein richt zijn informatievoorziening in op basis van landelijke standaarden. Voor de inrichting van het zaakgericht werken gaat Stein gebruik maken van een nieuwe lichting Documentair Structuur Plan waarin de zaaktypecatalogus van GEMMA is opgenomen. Met ingang van wordt een Besluit Informatiebeheer vastgesteld waarin aan alle zaaktypen verantwoordelijken voor de uitvoering worden toegewezen. Dit besluit wordt periodiek geactualiseerd op basis van deze catalogus. 12

13 2.5 Substitutie Voor een modern proces is een papieren document 'een vorm van obstructie'. Digitale documenten laten zich immers eenvoudiger verspreiden en kunnen op meer plaatsen, tegelijk, toegankelijk zijn. Een parallelle papieren en digitale stroom is inefficiënt. Wanneer het digitaliseren geschiedt volgens geijkte procedures en standaards, mag het papieren document worden vernietigd. Voor deze substitutie hebben gemeenten een machtiging van Provinciale Staten nodig. De beleidsregels voor substitutie zijn voor rijk, provincies en gemeenten verschillend en worden per provincie verschillende toegepast. Deze onduidelijkheid leidt in de praktijk tot een 'hybride' beheerssituatie: naast de digitale documenten worden ook papieren documenten beheerd. Substitutie houdt in: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De originele bescheiden worden vervolgens vernietigd. De reproducties nemen dus volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. Zij worden daarmee archiefbescheiden in de zin van de archiefwet De nieuwe informatiedragers, bijvoorbeeld microfilms en optische schijven, moeten dan ook voldoen aan de eisen die worden gesteld in de archiefregeling 2009, die vanaf 1 april 2010 van kracht is. Er kan alleen besloten worden tot vervanging als dit geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Als blijvend te bewaren archiefbescheiden onvoldoende duurzaamheid hebben om na honderd jaar zonder noemenswaardige achteruitgang raadpleegbaar te zijn, dan is de zorgdrager verplicht over te gaan tot vervanging. Van de vervanging dient een verklaring te worden opgemaakt, met daarin een specificatie van de vervangen archiefbescheiden. De zorgdrager is verantwoordelijk voor het opstellen van deze verklaring. Hierin geeft hij onder andere aan op grond waarvan de vervanging heeft plaats gevonden en op welke manier. Op 1 februari 2008 is de Beleidsregel digitale vervanging archiefbescheiden van kracht geworden, primair bedoeld voor de centrale overheid en provincies (die gemeenten op basis hiervan toetsen). Deze Beleidsregel is alleen van toepassing voor vervanging in het kader van het digitaliseren van werkprocessen. Voor retrospectieve vervanging van afgesloten archiefbestanden geldt dat elke aanvraag op zijn eigen merites wordt beoordeeld. Als overheidsorganen papieren archiefbescheiden willen vervangen door digitale exemplaren is de Beleidsregel het kader voor het inrichten van het proces van vervanging en het aanvragen van een machtiging. Op zijn alle bescheiden die nodig zijn voor het realiseren van substitutie opgenomen. Substitutie is in Stein aan de orde op het moment dat werkprocessen gedigitaliseerd zijn en de feilloze werking ervan is aangetoond vanuit de kaders van de genoemde Beleidsregel (oa 4 jaar werken met helzelfde DMS). Substitutie is op korte termijn niet aan de orde. Binnen de grenzen van dit beleidsplan ligt het voorbereiden op substitutie; dat betekent dat het analoge archief tot minimaal 2015 leidend blijft en het digitale archief alleen een interne functie heeft (distributie en ontsluiting alsmede raadpleging). 2.6 Digitaal en analoog Er wordt in de praktijk steeds minder een onderscheid gemaakt tussen post en mail (en faxen en webformulieren); voor de afhandeling hiervan gelden immers steeds meer dezelfde kaders en richtlijnen. In de visie op dienstverlening zijn post en mail gelijkgeschakeld en worden op dezelfde wijze be- en afgehandeld. Gelijktijdig is een protocol nodig omdat de verwachtingen van klanten anders zijn. 13

14 Digitale en analoge documentaire informatie(-stromen) hebben zo veel als wettelijk toegestaan een gelijke be- en afhandeling en een gelijke status. De consequenties van het hanteren van dit beleid zijn meegenomen in het inrichtingsplan. 2.7 Gevolgen van het beleid voor de uitvoering Voor de documentaire informatievoorziening zijn de consequenties van het beleid Documentaire Informatie wezenlijk. Het werk van de medewerker documentaire informatievoorziening verandert van aard. Waar traditioneel, documentaire informatievoorziening gericht was op registratuur en archivering (wat vooral uitvoerende taken zijn) vraagt een procesgerichte organisatie advies en begeleiding bij de uitvoering van zijn primaire processen. Die advisering en begeleiding geldt: de inrichting van (documentaire) processen, de uitvoering van deze processen, de bewaking van processen en de (management) informatievoorziening over processen (voortgangsbewaking, planning, werkvoorraadbeheer). Medewerkers in de organisatie worden zelf verantwoordelijk voor het registreren en correct archiveren van stukken met behulp van de beschikbare functionaliteit; daarmee wordt documentaire informatievoorziening onderdeel van het primaire werkproces. De inrichting van de documentaire informatievoorziening dient dan ook naadloos aan te sluiten op het primaire proces van de gemeente. Het primaire proces bestaat in hoofdzaak uit drie onderdelen: dienstverlening, beleidsvorming en interne bedrijfsvoering. In al deze onderdelen wordt digitalisering en procesgericht (zaakgericht) werken ingevoerd. De beschikbaarheid van stukken verandert door digitalisering en daardoor verandert de information retrieval functie (het zoeken naar stukken in het archief) essentieel, of beter gezegd: verdwijnt op termijn. De documentaire informatiefunctie zal in de nabije toekomst gericht zijn om de documentaire processen zo op te zetten dat elektronisch documentaire informatie naadloos is afgestemd op de meest gangbare informatiesystemen in de organisatie. Zowel de interne gebruikers als de externe gebruikers zullen op elk gewenst moment locatieonafhankelijk documentaire informatie moeten kunnen gebruiken voor het ondersteunen van de interne bedrijfsvoering en de externe dienstverlening. Om dit te bereiken zal in komende jaren de rol (functie) van de documentaire informatiebeheerder veranderen van beheerder naar accountmanager op het gebied van documentaire informatievoorziening. Stein is de weg ingeslagen naar het realiseren van een professionele, efficiënte bedrijfsvoering en klantgerichte, gestroomlijnde dienstverlening. Het cluster DIV gaat daarin een majeure rol vervullen als het centrale punt in de organisatie waar documenten (zowel fysiek als digitaal) worden ontvangen, gedistribueerd, verzonden en gearchiveerd. Daarnaast coördineert DIV het gebruik van het documentair informatiesysteem, waardoor documenten binnen de organisatie worden verspreid. Tot slot adviseert de afdeling bij het gebruik, het schonen en afstoten van archieven. Samenvattend wordt DIV verantwoordelijk voor de uitvoering en coördinatie van documentaire informatie volgens de wetgeving en de informatiebehoefte van de organisatie. De grote uitdaging is kortom, om van de ondersteuning op het gebied van documentaire informatievoorziening een geïntegreerde organisatiecomponent te maken, die rechtstreeks bijdraagt aan de kwaliteit van gemeentelijke diensten. 14

15 Onderstaand overzicht geeft inzicht in de verschillen tussen de huidige en de nieuwe situatie op het gebied van documentaire informatievoorziening. Startsituatie 2011 Eindsituatie 2015 We werken voornamelijk analoog en een klein beetje digitaal We werken voornamelijk taakgericht in Stein, en een klein beetje procesgericht We slaan stukken op vele plaatsen op, digitaal en analoog We werken toe naar werken onder (informatie)architectuur We hebben onze zaken matig op orde We voeren beperkt en niet integraal regie over onze processen DIV voert taken uit op het gebied van postregistratie en archiefbeheer DIV voert beperkt kwaliteitstaken uit en ondersteunt de afdelingen bij documentaire processen DIV heeft een eigen takenpakket en is daar verantwoordelijk voor DIV verzorgt de documentaire informatievoorziening binnen kaders DIV heeft geen proces oriëntatie Het gebruik van ICT is beperkt We werken digitaal We werken zaakgericht in Stein We slaan alle stukken één keer op en wel in het DMS We werken onder (informatie)architectuur We hebben onze zaken op orde We voeren regie over onze processen DIV zorgt voor kwaliteit in (digitale) informatievoorziening DIV stelt normen vast en hanteert prestatieindicatoren ten behoeve van de kwaliteitszorg DIV is randvoorwaardenscheppend en adviserend, de uitvoering gebeurt grotendeels binnen de primaire processen en de verantwoordelijkheid ligt binnen het primaire proces DIV verzorgt (deels) het informatiemanagement DIV ondersteunt procesmanagement Het gebruik van ICT is professioneel 15

16 3 KWALITEITSBELEID 3.1 Inleiding Het beleid rond Documentaire Informatie is gericht op het realiseren van een hoogwaardige kwaliteit en beschikbaarheid van documentaire informatie. Het gaat om het zodanig sturen van die kwaliteit dat er grip op is. Hierop is het begrip kwaliteitsmanagement van toepassing. Kwaliteitsmanagement wil zeggen: het organiseren van de maatregelen, om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan behoeften en verwachtingen (van de klant). Organisaties die actief bezig zijn met kwaliteitsmanagement kijken continu kritisch naar de processen en procedures en vooral ook de uitvoer hiervan. Een veel gebruikte definitie van kwaliteit is immers: fitness for use, oftewel: bruikbaarheid. Er is een toenemende behoefte aan normen, o.a. door: Technische ontwikkelingen. Ketenintegratie. Internationalisering. Andere (terugtredende) Overheid. Kwaliteit moet meetbaar zijn. Daarom worden normen vastgesteld, afspraken waaraan producten en diensten moeten voldoen. Een kwaliteitsplan voor het sturen en beheersen van een organisatie met betrekking tot kwaliteit van DIV draagt hieraan bij. Daarin staan de volgende elementen centraal: Eisen en normen aan de dossiervorming (wettelijk). Servicenormen naar de vakafdelingen. Goed gebruik van het instrumentarium (m.n. Corsa). De monitoring en bewaking van de normen. Het kader kwaliteitsplan zoals hieronder beschreven biedt de kaders voor een jaarlijks op te stellen kwaliteitsplan. Daarin dienen de concrete activiteiten beschreven te worden die dat jaar worden opgepakt en uitgevoerd. Ook dienen de lessons learned uit het voorgaande jaar te worden meegenomen! 3.2 Eisen en normen aan de dossiervorming De kaders van de archiefwet zijn eerder geduid (hoofdstuk 2. Belangrijkste eis is dat aan de kaders van deze wet voldaan wordt. Er is een veelheid aan informatie beschikbaar die de uitvoeringaspecten van de archiefwet beschrijft. De Archiefwet 1995 bevat onder andere regels voor: De materiële verzorging en toegankelijkheid. Het bewaren en vernietigen inclusief de termijnen daarvoor. Het vervangen door reproducties (bijv. een digitale drager). Het uitlenen of in eigendom overdragen. Het overbrengen naar een archiefbewaarplaats. De openbaarheid van stukken. De archiefverordening stelt specifieke regels inclusief normen aan de dossiervorming in Stein. Deze verordening is verouderd en dient geactualiseerd te worden op korte termijn. Aan deze regels dient voldaan te worden. Dit wordt jaarlijks getoetst door een audit naar de kwaliteit van het archief. Dit is een taak die, ingevolge artikel 5.2F en artikel 9.1 van de Dienstverleningsovereenkomst Archiefbeheer Stein, uitgevoerd dient te worden door de archivaris. Het kwaliteitsplan inzake de dossiervorming beperkt zich tot de zogenaamde dynamische fase; de inbreng van de archivaris is in die fase beperkt tot toezicht op het beheer en advisering. 16

17 De audit gebeurt idealiter voor een afgebakend vakgebied. Het advies is om te starten met een basale audit (0-meting). In de archiefverordening wordt de verantwoordelijkheid vastgelegd wie bepaalt welk vakgebied beoordeeld wordt. Een belangrijk en goed te toetsen instrument van de archiefwet vormen de Archiefwet ISO-NEN normen: NEN 2728 (papier) ISO (Inkten en toners) ISO (balpennen en balpeninkten) NEN 3528 (microfilm voor archiefbescheiden) ISO 9660 / (optische schijven) Aan deze eisen dient te worden voldaan. Dit wordt getoetst bij aanschaf van alle relevante materialen. Sinds jaar en dag constateren de Algemene Rekenkamer, gemeentelijke rekenkamercommissies en archiefinspecties dat overheden hun digitale documentaire informatie onvoldoende op orde hebben. Op Rijksniveau is hiertoe een 'Baseline' ontwikkeld en verplicht gesteld. Dit omvat een set van minimale wettelijke en andere normen en standaards waar de (digitale) documentaire informatiehuishouding aan moet voldoen. Rijksdiensten kunnen zodoende zelf vaststellen in hoeverre hun informatiehuishouding op orde is. Dat vereenvoudigt het toezicht. Eenheid van beleid op het gebied van documentaire informatiehuishouding is gewenst op alle overheidniveaus. De Baseline voor het Rijk is echter niet één op één te vertalen naar gemeenten. De eisen vanuit het zaak- en procesgericht werken wegen bij gemeenten immers zwaarder dan in de Rijksdienst, omdat gemeenten meer direct met de burger te maken hebben. In opdracht van het ministerie van BZK en in samenwerking met de VNG is KING een project gestart dat rond de zomer 2011 zal resulteren in een Baseline DIV voor gemeenten. Voor het vakgebied DIV, inclusief archivering, zijn al diverse handreikingen en richtlijnen beschikbaar. Wat nog ontbreekt is een richtlijn dat DIV verbindt met de doelstellingen en de werkwijze van een moderne elektronische gemeente. De Baseline DIV wordt een modern en actueel kader waarin documentaire informatiehuishouding en archivering is verbonden met onder andere zaakgericht werken. Naast het opleveren van een eerste versie van een Baseline is het beoogde projectresultaat dat de projectgroep over gaat in een operationele gebruikersgroep die na oplevering betrokken blijft bij beheer, onderhoud en doorontwikkeling van de Baseline. Zodra deze baseline DIV bekend is zal deze worden gehanteerd als toetssteen voor wettelijke en andere normen en standaards waar de (digitale) documentaire informatiehuishouding aan moet voldoen. 3.3 Servicenormen naar de vakafdelingen De servicenormen naar de vakafdelingen zijn eerder beschreven en gedeeltelijk verouderd. Ze zijn nu nog op intranet te vinden in de gebruikershandleiding. Ten behoeve van het kwaliteitsplan dienen jaarlijks voor onderstaande indicatoren, concrete normen te worden benoemd die de service aangeven. De Dienst levertijden (van de gevraagde informatie); gebruiksgemak (maakt men gemakkelijk gebruik van de dienst of zijn er drempels); 17

18 klantvriendelijkheid (wordt men goed te woord gestaan, kan men zijn vragen goed kwijt); integratie in de werkzaamheden (is de documentaire informatie partner in de werkzaamheden van de klant); kwaliteit van de dienstverleners (algemene competentie en vaardigheden); nieuwe ontwikkelingen (speelt de afdeling in op nieuwe ontwikkelingen). De Producten (de inhoud van de dienst) actualiteit van de informatie; betrouwbaarheid van de informatie (bronnen bekend); beschikbaarheid van de informatie; waarde van de informatie (kan de gebruiker er iets mee); volledigheid van de informatie; presentatie van de informatie (titelbeschrijving, abstract). De Dienstverlening Wijze van communiceren; Wijze van aanbieden (gebruik ICT-middelen, ); Terugkoppeling met de klant (nazorg, advies en ondersteuning); Procedures voor kwaliteitsbeheersing; 3.4 Goed gebruik van het instrumentarium BCT, de leverancier van Corsa, volgt wet- en regelgeving ten aanzien van document- en recordmanagement op de voet. De oplossing is derhalve NEN2082 gecertificeerd voor ECB. Daarnaast is BCT als organisatie gecertificeerd conform ISO 9001:2008. Voor het DMS geldt dat iedereen ermee te maken heeft. Het correcte gebruik is dan ook hoogst noodzakelijk. De applicatie is zodanig ingericht dat verkeerd gebruik niet of nauwelijks mogelijk is. Het is niet nodig hier specifieke meetinstrumenten voor te ontwikkelen. 18