Eindopdracht fase 1, HBO Bachelor Bedrijfskunde

Transcriptie

1 Eindopdracht fase 1, HBO Bachelor Bedrijfskunde Naam: xxx Studentnummer: xxx Datum: 8 februari 2014 Opleidingsinstituut: NCOI Opleidingsgroep Opleiding: HBO Bachelor Bedrijfskunde Module: Eindopdracht fase 1 Docent: de heer Smit 1

2 Inhoudsopgave: Voorwoord 4 Samenvatting 5 1 Bedrijfsprofiel Beschrijving van de organisatie Beschrijving van de afdeling Bedrijfsbureau Kennis en Ontwikkeling Beheersregio s Noord en Zuid Missie, visie en doelen van de afdeling Organisatiecultuur Product-marktcombinatie Financiële situatie XXXX 9 2 Inleiding Aanleiding Doelstelling Hoofdvraag Deelvragen 10 3 Onderzoek Onderzoeksplan Onderzoek 11 4 Analyse (intern en extern) Kansen en bedreigingen 12 5 Conclusies en aanbevelingen Asset Management Werkzaamheden overdragen Opleiden technisch medewerkers D 13 2

3 6 Besluitvorming 13 7 Implementatie 14 8 Literatuurlijst Gebruikte boeken Gebruikte internetsites 15 3

4 Voorwoord Geachte lezer, Voordat u mijn moduleopdracht gaat lezen, stel ik mij graag even voor. Mijn naam is xxxx, 40 jaar, woonachtig in Heemskerk, getrouwd en de moeder van 1 zoon van 12 jaar. In het dagelijks leven ben ik parttime Secretarieel Medewerkster op de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx van het xxxxxx. Om mijn carrièrekansen te vergroten en om mijzelf te ontwikkelen ben ik de HBO Bachelor Bedrijfskunde opleiding bij de NCOI gaan volgen. Deze eindopdracht is een afsluiting van de eerste fase van deze opleiding. De opdracht luidt: U laat de verbanden tussen de modules door kwalitatief onderzoek uit te voeren. Uw eindopdracht heeft de vorm van een bedrijfskundig advies. Hierbij maak ik gebruik van de gelegenheid om de heer Smit te bedanken voor zijn motiverende en interactieve les. Zijn les heeft mij geholpen om deze eindopdracht te schrijven. Met vriendelijke groeten, Karin Medenblik van Bourgonje 4

5 Samenvatting In deze eindopdracht staat de volgende hoofdvraag centraal: Hoe moeten de beheerregio s Noord en Zuid georganiseerd worden, zodat er een formatiereductie van 3% mogelijk is? Allereerst is er een analyse gedaan van het bedrijfsprofiel. Daarna is de probleemstelling uitgewerkt in een aanleiding, doelstelling, de hoofdvragen en deelvragen. Aan de hand van deze vragen is er een kwalitatief onderzoek geweest (door middel van interviews). Aan de hand van deze interviews zijn er conclusies en aanbevelingen geschreven. Het komt er op neer dat er diverse werkzaamheden overgedragen kunnen worden naar het Bedrijfsbureau, dat Asset Management ingevoerd moet worden en dat er een aantal medewerkers opgeleid moeten worden, zodat deze de medewerkers die in 2015 met pensioen gaan kunnen vervangen. Deze opgeleide medewerkers worden niet vervangen, zodat een formatiereductie van meer dan 3% gerealiseerd wordt. 5

6 1 Bedrijfsprofiel 1.1 Beschrijving van de organisatie De organisatie waar ik werk, en waar ik dus ook deze opdracht over schrijf, is xxx. XXXX is een overheidsinstelling en heeft als taak om namens de bewoners en eigenaren van het Hollands Noorderkwartier (in Noord-Holland, alles het noorden van het Noordzeekanaal, inclusief Texel) de waterhuishouding te regelen. Onderdelen van die taak vormen: onderhoud van waterkeringen, waterbeheersing en beheren en onderhouden van weg. Ook heeft XXXX het zuiveren van oppervlaktewater er als onderdeel bij. Op dit moment heeft XXXX ca. 800 medewerkers in dienst. 1.2 Beschrijving van de afdeling De afdeling Waterketen heeft als taken het transporteren en zuiveren van afvalwater, het verwerken van zuiveringsslib en het efficiënt inrichten van de waterketen met de partners (gemeenten en drinkwaterbedrijven). Het zuiveren van het afvalwater wordt gedaan door middel van 15 rioolwaterzuiveringsinstallaties (rwzi s) die verspreid liggen over het hele gebied waarin XXXX werkzaam is. De formatie van het aantal medewerkers is voor het jaar 2013: 103,30 fte. Er zijn 3 clusters binnen Waterketen: Kennis en Ontwikkeling, Regio Noord en Regio Zuid, met het Bedrijfsbureau als tussenliggende schakel. Aan het hoofd van de clusters staat een clusterhoofd en het bedrijfsbureau wordt geleid door een (meewerkend) teamleider. Aan het hoofd van de afdeling staat een afdelingshoofd (1 fte). Alle leidinggevenden hebben de (volgens Mintzberg) besluitvormende rol (de manager lost problemen op, wijst middelen toe en onderhandelt, intern en extern). Voor het organogram van de afdeling zie bijlage Bedrijfsbureau Het bedrijfsbureau ondersteunt het afdelingshoofd, de cluster Kennis en Ontwikkeling en de regio s Noord en Zuid van Waterketen. Het takenpakket bestaat uit secretariële en administratieve ondersteuning, bedrijfskundige ondersteuning en regietaken op het vlak van P&C, KAM en opleidingen. De formatie van het bedrijfsbureau was op 15 januari 2013: 12,34 fte Kennis en Ontwikkeling In dit cluster zijn de taken als beleid en visie, energiebeheer, duurzaamheid en innovatie, onderhoudsstrategie (Asset Management), opstellen van kentallen, contracten/aanbestedingen, samenwerking met gemeenten, leidingbeheer, technisch applicatiebeheer, riolerings- en zuiveringstechnologie en projectleiding ondergebracht. Deze taken zijn ondersteunend aan de uitvoerende regio s Noord en Zuid. De formatie van het cluster Kennis en Ontwikkeling was op 15 januari 2013: 12,36 fte Beheersregio s Noord en Zuid In deze clusters wordt het uitvoerende werk gedaan om rioolgemalen, transportleidingen, de Slibdrooginstallatie en de rwzi s dagelijks te beheren en onderhouden. Tevens wordt het mechanisch/elektrisch onderhoud vanuit deze clusters gedaan voor de peilgemalen in het beheersgebied en worden 750 IBA s in het buitengebied procesmatig en technisch onderhouden. De formaties van de regio Noord was op 15 januari ,9 fte en van regio Zuid 45,7 fte. 6

7 1.3 Plaats van de afdeling Waterketen XXXX De afdeling Waterketen valt onder de directie Water. Zoals in onderstaand organigram te zien is, is XXXX een lijn- en staforganisatie (Eppink, Melcker en Tack, 2012, p. 454). 1.4 Missie, visie en doelen van de afdeling Missie: Ketenpartner in een duurzame doelmatige afvalwaterverwerking in werkgebied van Hollands Noorderkwartier. Visie: De afdeling Waterketen is verantwoordelijk voor het op duurzame wijze transporteren- en zuiveren van afvalwater en het verwerken van slib tegen de laagst mogelijke maatschappelijke kosten voor inwoners van Hollands Noorderkwartier. Doelstelling: De verontreiniging van het watersysteem door directe, indirecte en overige lozingen voorkomen en/of beheersbaar houden, zodat de (ecologische) waterkwaliteitsdoelstellingen van de KRW worden gehaald. Intensieve en structurele samenwerking met gemeenten is een voorwaarde voor het goed laten functioneren van de afvalwaterketen. 7

8 De belangrijkste doelen van de samenwerking zijn: voorkomen van vervuiling van het oppervlaktewater; doelmatig inzameling en behandeling van afvalwater tegen de laagste maatschappelijk kosten; doelmatige en transparante bedrijfsvoering; een samenwerkingsproces dat voor de komende jaren geborgd is door het aangaan van allianties. 1.5 Organisatiecultuur De gangbare opvatting is dat organisatiecultuur staat voor een systeem van gedeelde betekenisgeving door de leden dat de ene organisatie van andere organisaties onderscheidt. Er zijn zeven primaire kenmerken die samen de essentie van de organisatiecultuur weergeven, namelijk: innovatie en risico s nemen, aandacht voor details, gerichtheid op resultaten, gerichtheid op mensen, gerichtheid op teams, agressiviteit en stabiliteit (Robbins en Judge, 2011, p. 378). Als we de afdeling Waterketen van XXXX beoordelen op deze zeven kenmerken, ontstaat onderstaand totaalbeeld: Innovatie en risico nemen Aandacht voor details Gericht op resultaten Gericht op mensen Gericht op teams Agressiviteit Stabiliteit Hoog Midden Laag 1.6 Product-marktcombinatie Het product dat de beheerregio s Noord en Zuid aan de klanten leveren is een dienst (het zuiveren van het afvalwater). Het eindproduct dat de afdeling Waterketen produceert is schoon water. De markt betreft alle inwoners en bedrijven van het beheersgebied. Aangezien XXXX een overheidsinstelling is, is iedere inwoner en bedrijf verplicht de dienst bij XXXX af te nemen. 8

9 1.7 Financiële situatie XXXX De financiële situatie van XXXX is uit te drukken in onderstaande kengetallen en trends (bedragen in duizendtallen en in euro s). Jaar Voorraden Vorderingen en overlopende activa Liquide middelen Vlottende activa KVV NWK Jaar CR 0, , , , Jaar Liquide middelen Vorderingen en overlopende activa Vlottende activa minus voorraden KVV QR 0, , , ,

10 2 Inleiding 2.1 Aanleiding Door de reorganisatie (genoemd Henze 2.12) die in juni 2012 is doorgevoerd is doorgevoerd is de afdeling Beheer Waterketen opgegaan in de afdeling Waterketen. De directie van XXXX heeft besloten dat de afdeling Waterketen per december 2015 een formatiereductie van 3% heeft doorgevoerd. 2.2 Doelstelling De doelstelling van dit onderzoek is om een plan te presenteren waarmee voor de beheerregio s Noord en Zuid per december 2015 een formatiereductie van 3% kan worden gerealiseerd, waarbij geen concessies worden gedaan aan de huidige kwaliteit van de te leveren dienst. 2.3 Hoofdvraag Hoe moeten de beheerregio s Noord en Zuid georganiseerd worden, zodat er een formatiereductie van 3% mogelijk is? 2.4 Deelvragen 1. Wat is de te leveren dienst van de beheerregio s Noord en Zuid? 2. Is het mogelijk om in de beheerregio s Noord en Zuid werkzaamheden te verminderen? 3. Zijn er werkzaamheden welke overgenomen kunnen worden door andere afdelingen en/of andere clusters? 4. Welke opleidingen zijn er nodig om collega s door te laten groeien naar andere afdelingen en/of clusters? 5. Hoe ziet het verbeterplan eruit? 3 Onderzoek 3.1 Onderzoeksplan Voor het onderzoeksplan is gebruik gemaakt van de 6W-formule (Verhoeven, 2011, p. 80) 1. Wat is het probleem? Het probleem is dat de beheerregio s Noord en Zuid van de afdeling Waterketen 3% formatiereductie moeten realiseren. 2. Wie heeft het probleem? De clusterhoofden van de beheerregio s Noord en Zuid en het afdelingshoofd. 3. Wanneer is het probleem ontstaan? Het probleem is ontstaan na de reorganisatie (Henze 2.12) in juni Waarom is het een probleem? Normaal gesproken kunnen de beheerregio s Noord en Zuid niet de gewenste kwaliteit leveren als er een formatiereductie van 3% gerealiseerd moet worden. 5. Waar doet het probleem zich voor? Het probleem doet zich voor bij de beheerregio s Noord en Zuid. 6. Wat is de aanleiding? De aanleiding is de beslissing van de directie om 3% formatiereductie te realiseren. 10

11 3.2 Onderzoek Voor het onderzoek heb ik gebruik gemaakt van het ongestructureerde interview, ook wel diepteinterview genoemd (Verhoeven, 2011, p. 150). Ik heb bij een tiental mensen het interview afgenomen. Ik ben begonnen bij het afdelingshoofd, daarna de clusterhoofden van de beheersregio s Noord en Zuid, een drietal Teamleiders en vijf procesoperators. In de eerste instantie was mijn vraag: Wat denk jij dat de dienst/het product is dat de afdeling Waterketen moet leveren. Over het algemeen werd deze vraag beantwoord met: het zuiveren van afvalwater (hiermee wordt deelvraag 1 beantwoord). Toen heb ik gevraagd welke werkzaamheden overbodig zijn en welke werkzaamheden ook door andere collega s gedaan kunnen worden. Er werd aangegeven dat er op dit moment veel te veel storingen aan de diverse installaties zijn. Ik heb de vraag gesteld hoe dit verminderd c.q. veranderd zou kunnen worden. Er werd aangegeven dat de installaties veel beter beheerd moeten worden, bijvoorbeeld preventief bepaalde onderdelen vervangen en niet wachten tot het betreffende onderdeel in storing valt (hiermee wordt deelvraag 2 beantwoord). De groep procesoperators vind het vervelend om diverse administratieve handelingen te moeten doen. Als zij bijvoorbeeld een onderdeel voor de installatie willen bestellen, moeten zij zelf offertes aanvragen, deze inboeken in het administratieve systeem en uiteindelijk de opdrachtbrief schrijven. Tevens moet er nog een brief naar de partijen die de opdracht niet krijgen. Dit doen de procesoperators en monteurs op dit moment allemaal zelf. Zij zouden graag zien dat dit bij de collega s van het Bedrijfsbureau wordt neergelegd, zodat zij zelf kunnen sleutelen. Iedereen doet dan waar hij goed in is (hiermee wordt deelvraag 3 beantwoord). Aan de clusterhoofden heb ik gevraagd welke opleiding zij nodig vinden binnen de afdelingen. Zij antwoorden beiden dat er op dit moment 2 technisch medewerkers D werkzaam zijn binnen de afdeling. Zij zouden graag zien dat deze medewerkers de TAZ-opleiding (Techniek afvalwaterzuiveringen, eenjarig) gaan volgen. Zodra zij deze opleiding met een goed resultaat hebben afgesloten, kunnen zij binnen de afdeling doorgroeien naar een technisch medewerker C functie (hiermee wordt deelvraag 4 beantwoord). De clusterhoofden zelf zullen een training gaan volgen met betrekking tot Asset Management. 11

12 Bedreigingen Kansen Eindopdracht fase 1, HBO Bachelor Bedrijfskunde 4 Analyse (intern en extern) 4.1 Kansen en bedreigingen De kansen en bedreigingen voor de afdeling Waterketen met behulp van de DESTEP-rubricering (Eppink, Melker en Tack, 2011, p. 59) Demografisch Toename van de bevolking met 4% Waarde van fosfaat neemt toe Groei samenwerking sverbanden Komst nieuwe zuiverings- en slibverwerking technieken Ecologisch Duurzaamhe id wordt vanzelfsprek end Economisch Sociaal Maatschappelijk Technologisch Politiekjuridisch De taakverdelin g tussen overheden verandert Focus op kosten en kwaliteit Makkelijker om grondstoffen uit afvalwater te produceren ICT en procesautomatisering Schaalvergroting van waterschappen Vergrijzing van de bevolking Daling van afvalwaterlozi ngen door bedrijven Verdere individualiserin g van de wensen en behoeften van burgers Het afvalwatersysteem kost geen energie meer, maar levert energie op Toename resten geneesmidd elen in het afvalwater De legitimiteit van waterschapp en staat onder druk Tekort aan technisch personeel Stijgende energieprijzen Waterverbruik stabiliseert Nattere winters Droge zomers met extremere hoeveelheden neerslag De invloed van Europese wetgeving neemt toe 12

13 5 Conclusies en aanbevelingen De conclusie van het onderzoek is dat er op dit moment teveel storingen zijn aan de verschillende installaties. Hierdoor zijn de procesoperators/monteurs vooral bezig met brandjes blussen. Elke keer als een probleem is opgelost, wordt het al vrij snel opgevolgd door het volgende probleem/storing. Ook is mijn conclusie dat de technische mensen zoals de procesoperators en monteurs heel veel administratieve handelingen moeten doen. De aanbevelingen zijn daarom: voer Asset Management zo snel mogelijk in, draag de administratieve handelingen over naar de collega s van het Bedrijfsbureau en bevorder de 2 technisch medewerkers D tot technisch medewerker C, zodat zij de 2 technisch medewerkers C die met pensioen gaan kunnen vervangen. 5.1 Asset Management Invoeren van Asset Management. Door de invoer van Asset Management (vrij vertaald: beheren van bedrijfsmiddelen) zullen het aantal storingen bij de beheerregio s verminderen. Hierdoor hebben de monteurs van de afdelingen minder werk aan het verhelpen van storingen en kunnen zij de installaties beter beheren. 5.2 Werkzaamheden overdragen Door het overdragen van diverse administratieve werkzaamheden naar de personeelsleden van het Bedrijfsbureau wordt heel veel tijd bespaard. Denk hierbij aan het aanvragen en inboeken van offertes, het maken van opdrachtbrieven en opdrachtbonnen en de administratie rondom de inkoopfacturen. 5.3 Opleiden technisch medewerkers D Zodra de technisch medewerkers D de TAZ-opleiding hebben voltooit, worden deze bevorderd naar technisch medewerker C. Zijn kunnen de 2 technisch medewerkers C die in 2015 met pensioen gaan vervangen. Hierdoor wordt meteen voldaan aan de 3% formatiereductie en wordt de hoofdvraag beantwoord. 6 Besluitvorming Voor de besluitvorming heb ik gebruik gemaakt van het FOETSJE-principe ( F: Financieel: Zijn er genoeg middelen beschikbaar om het plan uit te voeren? Ja, er zijn financieel genoeg middelen om het plan uit te voeren. Voor het jaar 2014 is er gebudgetteerd voor Asset Management. Het overdragen van de werkzaamheden kost geen extra geld. O: Organisatorisch: is het plan organisatorisch uitvoerbaar? Ja, doordat er werkzaamheden overgedragen worden en doordat Asset Management ingevoerd wordt, zullen de werkzaamheden van de huidige personeelsleden verschuiven/veranderen. Hierdoor kunnen de werkzaamheden van de 2 personeelsleden die met pensioen gaan opgevangen worden zonder dat hiervoor nieuwe personeelsleden aangenomen hoeven te worden. E: Economisch: Past het plan binnen de doelstellingen van de organisatie? Ja, want er wordt 3% op personeelslasten bezuinigd. T: Technologisch: Is het plan technisch uitvoerbaar? Ja, het plan is door het invoeren van Asset Management technisch uitvoerbaar, S: Sociaal: Past het plan binnen de sociale doelstellingen van de organisatie? Ja, want er vallen geen gedwongen ontslagen, alleen de personeelsleden die met pensioen gaan worden niet vervangen. 13

14 J: Juridisch: Is het plan juridisch uitvoerbaar? Ja, het plan is juridisch uitvoerbaar. E: Ethisch: Is het plan ecologisch verantwoord? Ja, want door het invoeren van Asset Management is er een betere 7 Implementatie Voor de implementatie maak ik gebruik van de Projectopdracht (Schouten, 2012, p. 53). Hiermee worden de hoofdvraag en deelvraag 5 beantwoord. Aanleiding: Zie paragraaf 3.1 Doel: Zie paragraaf 3.2 Op te leveren resultaat: De afdeling Waterketen heeft per december 2015 een formatiereductie van minimaal 3% doorgevoerd. Aanpak op hoofdlijnen: Het project wordt lineair gefaseerd. Bij een lineaire fasering worden de fasen na elkaar uitgevoerd, een fase mag niet starten voordat de vorige fase is afgerond (Schouten, 2012, p. 88). In de eerste instantie wordt er voor elke installatie een risicomatrix gemaakt, hieruit blijkt welke installatie de meeste risico loopt. Opdrachtgever en opdrachtnemer: De opdrachtgever is het afdelingshoofd van de afdeling Waterketen, de heer F. Huijser. De opdrachtnemer en tevens projectleider is mevrouw K. Medenblik. Dan zijn er nog een drietal projectmedewerkers namelijk de clusterhoofden, de heren H. Bout, F. Duineveld en A. Rademaker. De stakeholders zijn alle andere personeelsleden van de afdeling Waterketen, tenslotte heeft iedereen te maken met de invoering van Asset Management. Planning op hoofdlijnen: Begin 2013: de technisch medewerkers D inschrijven voor de TAZ-opleiding Medio 2013: voor iedere installatie een risicomatrix maken Medio 2014: de technisch medewerkers D bevorderen naar technisch medewerker C Eind 2014: invoeren Asset Management bij alle installaties Inschatting van de kosten: Het invoeren van Asset Management kost ca , dit is reeds gebudgetteerd voor het jaar Belangrijkste risico: Het belangrijkste risico bij het invoeren van Asset Management is dat er geen draagvlak zou kunnen zijn bij de technische medewerkers. Tenslotte moeten zij hun manier van werken veranderen. Om deze veranderingen toch te kunnen bewerkstellingen, is het eventueel mogelijk om gebruik te maken van Kotters acht-stappenplan (Robbins en Judge, 2012, p. 417). 14

15 8 Literatuurlijst 8.1 Gebruikte boeken Bakker, J. en Houten, T. van (2011). Bedrijfseconomie voor de manager. Hilversum: Concept uitgeefgroep. Doorn, A. van, Janssen, G, Osch, D. van en Waardenburg, M. van (2012). Bedrijfscommunicatie voor de manager. Hilversum: Concept uitgeefgroep. Robbins, S.P. en Judge, T.A. (2012). Gedrag in organisaties. Amsterdam: Pearson Benelux bv. Scheers, G.J. (2012). Modern marketingmanagement. Hilversum: Concept uitgeefgroep. Schouten, E. (2012). Projectmatig werken in de praktijk. Hilversum: Concept uitgeefgroep. Verhoeven, N. (2011). Wat is onderzoek? Den Haag: Boom Lemma uitgevers. 8.2 Gebruikte internetsites (geraadpleegd 03 juni 2013) (geraadpleegd 28 mei 2013) 15