Algemeen bestuur. Vergadering Agendapunt 9

Transcriptie

1 Algemeen bestuur Vergadering Agendapunt 9 Onderwerp Financiële verordeningen en regelingen MRDH Voorgesteld besluit Vaststellen van: 1. De financiële verordening MRDH De controleverordening MRDH Het treasurystatuut MRDH De verordening rekeningencommissie MRDH en 5. Benoemen van de leden van de rekeningencommissie MRDH Korte Met het vaststellen van de financiële verordeningen en regelingen worden de motivering uitgangspunten voor het financieel beleid van de MRDH, alsmede de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de MRDH vastgelegd. De controleverordening dient als ondersteuning van het algemeen bestuur bij het uitoefenen van zijn controlerende taak. De verordening regelt de opdrachtverlening en uitvoering van de accountantscontrole vanuit het perspectief van het algemeen bestuur. In het treasurystatuut zijn de hoofdlijnen geregeld voor een verantwoordelijke en professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie. De rekeningcommissie MRDH heeft tot taak het uitvoeren van het jaarrekeningonderzoek en het opstellen van een verslag hiervan. Daarnaast kan de commissie, in opdracht van het algemeen bestuur, andere onderzoeken verrichten uit hoofde van de controlerende functie van het algemeen bestuur. De rekeningcommissie informeert het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur over die aangelegenheden die zij in het licht van haar taakstelling van belang acht. De leden van deze commissie zijn voorgedragen door de gemeenten. Financiële Geen. gevolgen Bijlagen Financiële verordening MRDH 2015 Controleverordening MRDH 2015 Treasurystatuut MRDH 2015 Verordening rekeningencommissie MRDH 2015 Overzicht van voorgedragen leden rekeningencommissie Gevolgde Adviescommissie - procedure Bestuurscommissie - Overleg/zienswijze Consultatie gemeenteraden Dagelijks bestuur - Medezeggenschap - Anders, te weten - Verdere Procedure Publiciteit Geen. Geen.

2 Financiële verordening MRDH 2015 Het algemeen bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag; gelet op artikel 33, eerste lid en artikel 136 van de Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel 212 van de Gemeentewet; gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 19 december 2014 BESLUIT: vast te stellen de navolgende: VERORDENING OP DE UITGANGSPUNTEN VOOR HET FINANCIEEL BELEID, ALSMEDE DE REGELS VOOR HET FINANCIEEL BEHEER EN VOOR DE INRICHTING VAN DE FINANCIËLE ORGANISATIE VAN DE METROPOOLREGIO ROTTERDAM DEN HAAG 2015 Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd; a. afdeling/directie: iedere organisatorische eenheid binnen de organisatie van de Metropoolregio met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het dagelijks bestuur of bestuurscommissie; b. administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding; c. bestuurscommissie: de in artikel 1:1, lid 1, onder c van de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Rotterdam Den Haag bedoelde bestuurscommissie; d. doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen; e. doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald; f. financieel beheer: alle activiteiten gericht op het bewerkstelligen dat de uitvoering van de begroting volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is; g. financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de Metropoolregio, teneinde te komen tot een goed inzicht in: a. de financieel economische positie; b. het financiële beheer; c. de uitvoering van de begroting; d. het afwikkelen van vorderingen en schulden; e. alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover; h. financieringsfunctie: alle activiteiten die te maken hebben met het verwerven en beheren van financiële middelen door het Openbaar lichaam zoals het aantrekken van geld in diverse vormen, bijvoorbeeld deposito s en leningen, het beheersen van geldstromen en een optimaal beheer van aanwezige middelen. i. rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen en besluiten van het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en bestuurscommissies.

3 Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording Artikel 2 Kaders begroting 1. Het algemeen bestuur stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe bestuursperiode een programma-indeling vast. 2. Het algemeen bestuur stelt per programma vast: a. de beoogde maatschappelijke effecten b. de daartoe te leveren prestaties; c. de baten en lasten. 3. Bij iedere begroting wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de activiteiten aan de programma s. 4. De onderverdeling van de programma s in de activiteiten staat voor de bestuursperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld. 5. Het dagelijks bestuur biedt uiterlijk 30 november t-2 van het begrotingsjaar een uitgangspuntennota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar. 6. Het algemeen bestuur stelt de uitgangspuntennota vast voordat de concept begroting voor reactie aan de gemeenten wordt aangeboden. Artikel 3 Begroting 1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, uiterlijk half juni in het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar, de begroting ter vaststelling aan. Het algemeen bestuur stelt de begroting uiterlijk 14 juli in het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar vast. 2. Op de vaststelling van de begroting is de zienswijzeprocedure van artikel 2:1 van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Rotterdam Den Haag van toepassing. 3. Bij de opstelling van de programmabegroting wordt rekening gehouden met de bepalingen zoals neergelegd in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van deze verordening over de financiële positie. Artikel 4 Paragrafen bij de begroting 1. Het dagelijks bestuur doet in de paragraaf financiering bij de begroting verslag van al hetgeen noodzakelijk is om een volledig beeld te verschaffen van de financiële positie van de Metropoolregio. 2. Het dagelijks bestuur doet in de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting verslag van de risico s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico s zich voordoen. Voorts wordt inzicht verschaft in de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen. 3. Het dagelijks bestuur doet in de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting verslag van tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. Voorts worden in de paragraaf bedrijfsvoering de principes van de toerekening van de bedrijfsvoeringskosten (apparaatslasten) aan de programma s uiteengezet. Tevens wordt in de begroting een kostenverdeelstaat opgenomen met een gespecificeerde verdeling van deze lasten over de programma s. 4. Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf subsidies in ieder geval een overzicht van de begrote subsidies aan instellingen en ondernemingen voor zover deze subsidies niet op grond van een bestaande verordening worden verleend. 5. In de begroting wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen en wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele risico s bij bestaande verbonden partijen. Tevens wordt weergegeven het openbaar belang, het financieel belang en de zeggenschap van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag. Artikel 5 Uitvoering begroting 1. Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

4 2. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het algemeen bestuur, kunnen worden getoetst. 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de activiteiten van de begroting. 4. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten van de activiteiten zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden. Artikel 6 Interne beheersing Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel. Artikel 7 Tussentijdse bestuursrapportages en informatie 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van een tussentijdse bestuursrapportage over de realisatie van de begroting van de Metropoolregio. 2. De eerste bestuursrapportage is onderdeel van de begroting van het jaar t + 1 en wordt door het algemeen bestuur behandeld gelijktijdig met de begroting van het jaar t + 1, de tweede bestuursrapportage wordt door het algemeen bestuur behandeld uiterlijk 31 oktober van het lopende begrotingsjaar. 3. De inrichting van de bestuursrapportage sluit aan bij de indeling van de vastgestelde begroting. De bestuursrapportage gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de financiën als de te leveren prestaties. 4. Het dagelijks bestuur biedt de in de bestuursrapportage opgenomen begrotingswijzigingen aan het algemeen bestuur aan ter vaststelling. Artikel 8 Jaarstukken 1. Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken uiterlijk 14 juli in het jaar volgend op het boekjaar vast. 2. Bij de opstelling van de jaarstukken wordt rekening gehouden met de bepalingen zoals neergelegd in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van deze verordening over de financiële positie. 3. De inrichting van de jaarstukken sluit aan bij de indeling van de vastgestelde begroting. 4. Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van programma s. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan: a. Wat er is bereikt; b. welke prestaties daarvoor zijn geleverd; c. wat het heeft gekost. Artikel 9 Paragrafen bij de jaarstukken 1. Het dagelijks bestuur doet in de paragraaf financiering bij de jaarstukken verslag van al hetgeen, boven de balans en resultatenrekening en de toelichtingen daarop, noodzakelijk is om een volledig beeld te verschaffen van de financiële positie van de Metropoolregio. 2. Het dagelijks bestuur doet in de paragraaf weerstandsvermogen bij de jaarstukken verslag van de risico s van materieel belang, een inschatting van de kans dat deze risico s zich voordoen en de wijze waarop hiermee wordt omgegaan (risicomanagement). Voorts wordt inzicht verschaft in de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen. 3. Het dagelijks bestuur doet in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag verslag van de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen. 4. Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf subsidies in ieder geval een overzicht van de verleende subsidies aan instellingen en ondernemingen voor zover deze subsidies niet op grond van een bestaande verordening worden verleend.

5 5. In de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen en wijzigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele risico s bij bestaande verbonden partijen. Tevens wordt weergegeven het openbaar belang, het financieel belang en de zeggenschap van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag. Hoofdstuk 3 Financiële positie Artikel 10 Financieringsfunctie 1. Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor: a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma s binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren; b. het beheersen van de risico s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico s, koersrisico s en kredietrisico s; c. het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen; d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. 2. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak, bedingt het dagelijks bestuur indien mogelijk zekerheden. 3. Het dagelijks bestuur neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht zoals neergelegd in het Treasurystatuut. Artikel 11 Uiteenzetting van de financiële positie 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een uiteenzetting van de financiële positie in de begroting en jaarstukken. Hierbij wordt in ieder geval verslag gedaan van: a. de kasgeldlimiet en renterisiconorm; b. de financieringsfunctie en de daaraan gekoppelde rentekosten en opbrengsten; c. de rentevisie; d. de gebruikte financierings- en dekkingssystematiek voor het voorliggende begrotingsjaar en in meerjarig perspectief; e. de stand en het verloop van reserves, voorzieningen en fondsen; f. de gemeentelijke bijdrage; g. de gebruikte indexeringssystematiek; h. BTW. Artikel 12 het beleid ten aanzien van reserves, voorzieningen en fondsen 1. Het dagelijks bestuur biedt eens in de vier jaar, voor het eerst in het jaar 2015, ter vaststelling door het algemeen bestuur een nota aan over het beleid voor reserves, voorzieningen en fondsen. De nota behandelt in elk geval: a. de vorming en besteding van reserves, voorzieningen en fondsen; b. de toerekening en verwerking van rente over de reserves, voorzieningen en fondsen. 2. Op de vaststelling van de nota over het beleid voor reserves, voorzieningen en fondsen is de zienswijzeprocedure van artikel 2:1 van de Gemeenschappelijke Regeling Metropoolregio Rotterdam Den Haag van toepassing. Artikel 13 Overige richtlijnen ten aanzien van de uiteenzetting van de financiële positie 1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat al het beleid waartoe het algemeen bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen. 2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

6 3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat in de uiteenzetting van de financiële positie, algemeen aanvaarde richtlijnen voor waardering en afschrijving van vaste activa worden gehanteerd. Hoofdstuk 4 Administratieve organisatie Artikel 14 Administratie 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van de Metropoolregio; b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts; c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties; d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende weten regelgeving; e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen. Artikel 15 Financiële administratie Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat: a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving; b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de Metropoolregio. Artikel 16 Financiële organisatie 1. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en legt vast: a. een eenduidige indeling van de Metropoolregio organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken van de Metropoolregio aan afdelingen/directies; b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de intern en extern verstrekte informatie is gewaarborgd; c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; d. de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen afdelingen/directies; Artikel 17 Aanbesteding en inkoop 1. Het dagelijks bestuur biedt in 2015 ter vaststelling door het algemeen bestuur een nota met beleidsregels aan voor inkoop en aanbesteding. Wijzigingen die de uitgangspunten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid raken of verstrekkende gevolgen hebben, geven aanleiding tot herziening van deze nota en daarmee een nieuw bestuursbesluit. 2. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor interne regels voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de nationale en Europese wet- en regelgeving. Artikel 18 Subsidieverlening Het dagelijks bestuur draagt zorg voor interne regels voor het verlenen van subsidies aan gemeenten en andere organisaties. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de nationale en Europese wet- en regelgeving.

7 Hoofdstuk 5 Slotbepalingen Artikel 19 Doorwerking bestuurscommissies 1. De bestuurscommissies ingesteld door het Algemeen Bestuur zijn voor wat betreft de uitvoering van hun taken en de financiering daarvan onderworpen aan het bepaalde in deze verordening. 2. De bestuurscommissies verschaffen gevraagd en ongevraagd alle informatie aan het dagelijks bestuur noodzakelijk voor de uitvoering van deze verordening Artikel 20 Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking op de dag nadat deze verordening is bekendgemaakt 2. Deze verordening kan worden aangehaald als: Financiële verordening MRDH Aldus besloten in de vergadering van het algemeen bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag van 19 december De secretaris,. De voorzitter,

8 Controleverordening MRDH 2015 Het algemeen bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag; gelet op artikel 33, eerste lid, en artikel 136 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden; gezien het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 19 december 2014 BESLUIT: vast te stellen de navolgende: CONTROLEVERORDENING MRDH 2015 Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. accountant: een door het algemeen bestuur benoemde: - registeraccountant of - accountants-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, derde lid, Wet op de accountant-administratieconsulenten of - organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. b. accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant van: - het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; - het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; - het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; - de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen. c. bestuurscommissie: de in artikel 1:1, eerste lid, onder c van de Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Rotterdam Den Haag bedoelde bestuurscommissie; d. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. e. deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van de Metropoolregio, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening. Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant. Het algemeen bestuur bepaalt daarbij de maximale duur van de benoeming van de accountant. 2. Het dagelijks bestuur bereidt in overleg met het algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor. Het algemeen bestuur stelt voor deze aanbesteding het programma van eisen op. In het programma van eisen staat opgenomen welke verantwoordingen en deelverantwoordingen dienen te worden gecontroleerd.

9 3. In geval van een Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt het algemeen bestuur voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging. Artikel 3 Controleprotocol Het algemeen bestuur stelt voor de jaarlijkse accountantscontrole een controleprotocol vast. Dit controleprotocol stelt nadere regels voor de uitvoering van de jaarlijkse accountantscontrole en gaat daarbij, voor zover relevant, in op: a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening; b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties); c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; d. de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles; e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar; f. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden; g. de producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. Artikel 4 Informatieverstrekking door dagelijks bestuur en bestuurscommissies 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor de controle. 2. Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies dragen er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3. Bij de jaarrekening bevestigen het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 14 juli van het jaar volgend op het kalenderjaar waarover verslag wordt gedaan aan het algemeen bestuur. 5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, worden terstond door het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld. Artikel 5 Accountantscontrole 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening en het controleprotocol de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening en het controleprotocol de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt op verzoek van het algemeen bestuur (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het algemeen bestuur, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamercommissie, de portefeuillehouder financiën, de portefeuillehouder Middelen Vervoersautoriteit, de secretaris van de Metropoolregio, het hoofd Bedrijfsvoering en de (concern)controller.

10 Artikel 6 Toegang tot informatie 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies dragen er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de Metropoolregio. 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies dragen er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3. Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies dragen er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de Metropoolregio zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie. Artikel 7 Overige controles en opdrachten 1. Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies kunnen de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies informeren het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten en over de uitkomsten. 2. Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. 3. Het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies dragen de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS en dergelijke) en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de Metropoolregio is. Artikel 8 Rapportering 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies. 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit en doet aanbevelingen (de managementletter) aan directie, management en (concern)controller over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang. 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur en bestuurscommissies om op deze stukken te reageren. 4. De accountant bespreekt, indien het algemeen bestuur dit verzoekt, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in de vergadering van het algemeen bestuur, het verslag van bevindingen met (een voor dit doel ingestelde vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur.

11 Artikel 9 Slotbepalingen 1. Deze verordening treedt in werking op de dag nadat deze is bekendgemaakt. 2. Deze verordening kan worden aangehaald als: Controleverordening MRDH Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag van 19 december De secretaris,. De voorzitter,

12 TOELICHTING OP DE CONTROLEVERORDENING METROPOOLREGIO ROTTERDAM DEN HAAG 2015 Algemeen De controleverklaring dient als ondersteuning van het algemeen bestuur bij het uitoefenen van zijn controlerende taak. De verordening regelt de opdrachtverlening en uitvoering van de accountantscontrole vanuit het perspectief van het algemeen bestuur. De inhoudelijke uitvoering van de accountantscontrole wordt bepaald vanuit de geldende richtlijnen voor de accountant. Deze verordening geeft een nadere invulling aan de formele relatie tussen de accountant en het algemeen bestuur. Artikelsgewijze toelichting Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het dagelijks bestuur verantwoording afleggen aan het algemeen bestuur over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan het algemeen bestuur moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van het algemeen bestuur. Het is dan ook het algemeen bestuur, dat de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). Een bevoegd accountant voor de controle van de jaarrekening is een registeraccountant, een accountantadministratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. Uit het eerste lid volgt dat de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening voor een bepaalde duur is. Het tweede lid regelt dat het dagelijks bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van de verbintenis met de accountant uit het eerste lid impliceert niet dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Indien het in de organisatie wenselijk wordt gevonden per bestuursperiode te wisselen van controlerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten worden gehouden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten. Het is mogelijk dat het bedrag gemoeid met de accountantscontrole van de jaarrekening zo hoog is, dat de accountantscontrole Europees moet worden aanbesteed. Dit hangt natuurlijk ook af van de contractsduur, die met de accountant wordt aangegaan. Bij een langere contractsduur zal de prijs van het contract eveneens hoger zijn. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle van de jaarrekening bepalen. Het algemeen bestuur is het bestuursorgaan, dat de accountant aanwijst en dat dus de selectiecriteria en de bijbehorende wegingsfactoren moet vaststellen. Dit wordt geregeld in het derde lid. Artikel 3 Controleprotocol Dit artikel geeft aan welke invulling kan worden gegeven aan het controleprotocol, bijvoorbeeld ten aanzien van op te nemen toleranties. Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de controleverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen. Verder wordt er aangegeven dat er nadere eisen gesteld kunnen worden aan de werkzaamheden van de accountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen en aanvullende extra rapportages en controles.

13 Artikel 4 Informatieverstrekking door dagelijks bestuur en de bestuurscommissies Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Artikel 4 van de verordening regelt de verplichtingen van het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Lid 2 draagt aan het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen. Lid 3 verplicht het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies een verklaring af te geven aan de accountant, waarin wordt verklaard geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. In lid 4 wordt een uiterste termijn gegeven voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 14 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor deze datum, 1 juli, moet de jaarrekening door het algemeen bestuur zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. De accountant verzendt de controleverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan het algemeen bestuur. Het tweede lid van artikel 197 Gemeentewet bepaalt echter, dat het dagelijks bestuur bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan het algemeen bestuur daarbij moet toevoegen de controleverklaring en het verslag van bevindingen. Lid 5 van het artikel gebiedt het dagelijks bestuur en de Vervoersautoriteit alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de controleverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur en de Vervoersautoriteit bekend is geworden, terstond te melden aan het algemeen bestuur en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de behandeling in het algemeen bestuur uit. Artikel 5 Accountantscontrole Dit artikel regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het dagelijks bestuur ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het dagelijks bestuur is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de organisatie. Ook is periodieke uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole. Artikel 6 Toegang tot informatie In het vorige artikel hebben we gezien dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 6 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met het algemeen bestuur, zoals neergelegd in het controleprotocol. Het artikel legt aan het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de Metropoolregio en de ambtenaren van de Metropoolregio volledig meewerken aan de accountantscontrole. Artikel 7 Overige controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de Metropoolregio die de inzet van een accountant vereisen. Met ingang van het verantwoordingsjaar 2006 is voor veel uitkeringen het principe van SISA van toepassing. Dit betekent dat het hier in de praktijk vooral om aparte verantwoordingen richting de provincie Zuid-Holland gaat. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur dan wel de bestuurscommissies. Ook kan het dagelijks bestuur besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de

14 natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen. Het eerste lid van artikel 7 regelt hoe het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies moeten omgaan met de uitbesteding van "advieswerkzaamheden" zoals de verbetering van de administratieve organisatie, aan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de reeds door de Metropoolregio benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor het algemeen bestuur in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen dagelijks bestuur dan wel de Vervoersautoriteit en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het dagelijks bestuur voor advieswerkzaamheden, zoals bijvoorbeeld op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging of de rechtmatigheid, de door het algemeen bestuur benoemde accountant kan inschakelen. Indien het dagelijks bestuur dan wel de Vervoersautoriteit dit voornemen heeft, dient hij het algemeen bestuur hier vooraf over te informeren. Dit biedt het algemeen bestuur de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het dagelijks bestuur kenbaar te maken. Het algemeen bestuur wordt vervolgens ook geïnformeerd over de uitkomsten. Voor wat betreft het eerste lid zal het wederom hoofdzakelijk om aparte verantwoordingen richting de provincie Zuid-Holland gaan, aangezien met ingang van het verantwoordingsjaar 2006 voor veel uitkeringen het principe van SISA van toepassing is. In lid 2 en 3 wordt geregeld dat het dagelijks bestuur dan wel de bestuurscommissies voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de reeds door de Metropool ingezette accountant inschakelt. Het dagelijks bestuur mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de organisatie is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant echter raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard. De verordening regelt dat het dagelijks bestuur dan wel de bestuurscommissies in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant. Artikel 8 Rapportering Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur. Aanvullend daarop kan het dagelijks bestuur in zijn controleprotocol aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid c, sub 3 en 5 van deze verordening). Artikel 8 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het controleprotocol moeten worden geregeld. Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere controles. Dit kunnen door het dagelijks bestuur in het controleprotocol opgenomen tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lid van artikel 8 regelt, dat het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgen van de schriftelijke mededeling hierover aan het algemeen bestuur. Hierdoor wordt het mogelijk dat het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies (in overleg met het algemeen bestuur en de accountant) nog tijdig maatregelen tot herstel kunnen treffen. Het tweede lid van artikel 8 regelt wie een rapportage krijgen van de door de accountant uitgevoerde beoordeling van de administratieve organisatie en de maatregelen van interne beheersing. Tevens doet hij aanbevelingen ter verbetering hiervan. Op grond van de rapportage kan actie worden ondernomen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden. Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de controleverklaring en het

15 verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur door de accountant besproken met het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies. Het geeft het dagelijks bestuur en de bestuurscommissies de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen. Tot slot wordt in het vierde lid van dit artikel bepaald dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur mondeling toelicht indien daarom verzocht wordt. Dit kan ook een toelichting aan een daartoe aangewezen vertegenwoordiging van het algemeen bestuur zijn.

16 Treasurystatuut MRDH Inleiding 1.1 Algemeen Treasury is het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico s op een zodanige wijze, dat risico s maximaal worden geminimaliseerd en opbrengsten worden geoptimaliseerd. De treasuryfunctie heeft de laatste jaren sterk aan betekenis gewonnen. Belangrijke redenen daarvoor zijn vooral de ontwikkelingen op de geld- en kapitaalmarkten, de introductie van nieuwe beleggings- en financieringsinstrumenten, de invoering en wijziging van (aanvullende) wet- en regelgeving en de voortschrijdende professionalisering van de treasury. De (uiteindelijk budgettaire) risico s van deze functie kunnen aanzienlijk zijn. Het bestuur van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag(hierna te noemen : MRDH) moet daarom zorg dragen voor een verantwoordelijke en professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie. De hoofdlijnen hiervan worden geregeld in het treasurystatuut. 1.2 Wettelijke kaders De wettelijke kaders voor treasury worden grotendeels bepaald door nationale regelgeving. Ook Europese regelgeving kan van toepassing zijn. De Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO) en de daarbij behorende ministeriële regelingen vormen de relevante kaders voor de uitoefening van de treasury van onder andere gemeenschappelijke regelingen. De relevante ministeriële regelingen zijn: Voor het uitzetten en/of verstrekken van financiële middelen: - De regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (RUDDO) - Het besluit leningsvoorwaarden decentrale overheden (BLDO) Voor het aantrekken van financiële middelen: - De uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden (UFDO) - Het besluit leningsvoorwaarden decentrale overheden (BLDO) Om beter kunnen voldoen aan de door Europa gestelde begrotingsdiscipline is sinds 15 december 2013 een daartoe strekkende wijziging van de wet Financiering decentrale overheden (FIDO) van kracht. Hiermee worden alle decentrale overheden verplicht om alle geldmiddelen die zij niet onmiddellijk nodig hebben voor de publieke taak aan te houden in s Rijks schatkist. Dat is van grote invloed op de treasuryfunctie en opbrengsten van decentrale overheden. De wijze waarop de MRDH hiermee omgaat, is verwerkt in dit treasurystatuut Artikel 212 van de Gemeentewet verplicht de MRDH daarnaast om een financiële verordening te hebben. Daarin worden de financiële beleidskaders vastgelegd en vastgesteld door het algemeen bestuur. Het is gebruikelijk dat deze kaders met name die over de financiële positie en organisatie en administratie worden uitgewerkt, onder meer in een financierings- of treasurystatuut. Dit is dienovereenkomstig vastgelegd in artikel 10 van de financiële verordening van de MRDH. In dit statuut stelt het bestuur van de MRDH bepalingen op voor de beleidsmatige infrastructuur voor het uitvoeren van de treasuryfunctie. Tenslotte moeten bij het uitzetten of verstrekken van financiële middelen ook rekening worden gehouden met de staatssteunregels uit het EU-Verdrag. Voor een correcte naleving daarvan is de MRDH zelf verantwoordelijk. 2. Uitgangspunten 2.1 Doelstelling Het treasurystatuut regelt de uitvoering van de treasuryfunctie en het besluitvormings- en verantwoordingsproces daaromtrent binnen de MRDH.

17 2.2 Rolverdeling Kenmerkend voor de treasuryfunctie is dat de risico s aanzienlijk kunnen zijn. Primair gaat het immers om de beheersing van aanzienlijke geldstromen. Op het gebied van treasury kunnen qua rolverdeling de volgende groepen en functies worden onderscheiden. Bestuurlijk: Algemeen bestuur: Kaderstellende en controlerende functie. Ten aanzien van de treasuryfunctie gaat het concreet om de volgende taken: - Controle: het bestuur moet zich daarbij voldoende bewust zijn van de (kritische) vragen die zij ten aanzien van treasury kan of moet stellen; - Binnen de wet- en regelgeving vaststellen van de kaders van de financieringsfunctie in de financiële verordening; - Vaststellen van het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie in de financiële verordening; - Vaststellen van de uitgangspunten van het treasurybeleid, zoals vastgesteld in het treasurystatuut; - Toezicht op de uitvoering van het treasurybeleid. Dagelijks bestuur: Hoofdlijnen van de dagelijks treasurypraktijk. Daarbij gaat het om: - Initiërende rol in het treasurybeleid; - Beleidsmatige inkadering van de treasury binnen de vigerende wettelijke en eigen eisen (financiële verordening) in de vorm van een treasurystatuut; - Bepalen welke risico s met betrekking tot treasury acceptabel zijn, mede in relatie tot het risicokader volgens de wetgeving; - Het vaststellen van de financiële kaders voor het doen van meerjarige beleggingen. Ambtelijk: Op ambtelijk niveau wordt zorg gedragen voor de uitvoering van de treasuryfunctie binnen de door het bestuur vastgestelde beleidsmatige kaders. De invulling daarvan komt aan de orde in de hoofdstukken 3 en Beleggingsrisico s De MRDH hanteert bij al haar beleggingsactiviteiten de wettelijke en eigen kaders, zoals uitgewerkt in hoofdstuk 4 en de maatregelen ten aanzien van risicobeheer in hoofdstuk Organisatie Binnen de MRDH zijn bij de uitvoering van de treasuryfunctie zowel het bestuur als de ambtelijke organisatie betrokken. De verantwoordelijkheden zijn als volgt verdeeld. Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur het treasurystatuut vast en bepaalt daarmee het treasurybeleid. De voorbereiding en uitvoering van het treasurybeleid is door het algemeen bestuur gedelegeerd aan de Bestuurscommissie Vervoersautoriteit. Ambtelijk is de treasuryfunctie ondergebracht bij de afdeling Bedrijfsvoering. De uitvoering geschiedt daarmee onder de verantwoordelijkheid van het hoofd Bedrijfsvoering, die daartoe een medewerker aanwijst, hierna te noemen de treasurer. Voor de uitvoering van de treasuryfunctie wordt onderscheid gemaakt tussen de uitvoerende, de registrerende en de controlerende taak. De (concern) controller ziet toe op de naleving van deze functiescheiding. De taken van de treasurer zijn als volgt samen te vatten: a. Eerste aanspreekpunt voor de partijen van geld- en kapitaalmarkt. b. Uitvoering treasurytransacties binnen de geldende richtlijnen en limieten. c. Voorbereiden en samenstellen beleidsadviezen met betrekking tot treasury. d. Voorbereiden en onderhouden uitvoeringsovereenkomsten met relevante marktpartijen. e. Uitvoering alle activiteiten die verband houden met de optimalisatie van de te onderscheiden geldstromen (cash management). f. Voorbereiden en opstellen alle relevante begrotings- en verantwoordingsinformatie (zie ook hoofdstuk 5: Informatievoorziening).

18 De financiële medewerker(s) is (zijn) belast met de juiste verwerking en zo nodig betaling van de treasurytransacties overeenkomstig de door de manager Bedrijfsvoering te fiatteren aanwijzingen van de treasurer. De beleidsmedewerker financiën, belast met de AO/IC taak, voert conform het jaarlijks vast te stellen interne controleplan verbijzonderde interne controles uit op alle treasuryhandelingen. Daarbij moet worden vastgesteld of alle preventieve maatregelen worden nageleefd en de administratieve vastlegging een juiste, volledig en tijdige weergave is van de stand van zaken op enig moment (rechtmatigheidstoetsing). Daarnaast moet de mate waarin de treasury haar doelen realiseert, worden gecontroleerd (doelmatigheidstoetsing). De uitwerking van de taakverdeling tussen het algemeen bestuur, dagelijks bestuur, bestuurscommissie Vervoersautoriteit en ambtenaren zal worden vastgelegd in een delegatie- en mandaatbesluit. 4. Uitvoering 4.1 Inleiding De jaarlijkse inkomsten van de MRDH bestaan voor het grootste deel uit rijksbijdragen. Daarmee worden vooral subsidies en bijdragen aan derden betaald op zowel exploitatie- als projectbasis. Daarnaast betaalt de MRDH daarmee ook een deel van haar eigen (apparaats)kosten. Als algemene beleidsregel geldt dat subsidies en bijdragen door de MRDH pas worden uitbetaald aan rechthebbenden nadat de daartoe strekkende rijksbijdragen daadwerkelijk zijn ontvangen. Daar vloeit automatisch uit voort dat de financieringsstructuur van de MRDH zeer gezond is. Hierbij past een actief beleggingsbeleid. 4.2 Kaders Inleiding Het (eventueel) aantrekken en uitzetten van financiële middelen vindt plaats op basis van een actuele prognose van de financierings- en liquiditeitsbehoefte, een actuele rentevisie en een actuele beoordeling van de bestaande beleggingsportefeuille. Rekening moet worden gehouden met de kasgeldlimiet volgens de Wet FIDO. Die houdt in dat de gemiddelde netto vlottende schuld (inclusief eventuele aangesproken bankkredieten) per kwartaal de wettelijke limiet van 8,2 procent van het begrotingstotaal van het lopende jaar van de MRDH niet mag overschrijden. Eventuele vaste schulden (schulden met een rentetypische looptijd vanaf 1 jaar) zijn daarnaast onderworpen aan de renterisiconorm volgens de Wet FIDO. Die houdt in dat het totaal van deze schulden waarop in enig jaar een rentewijziging van toepassing is, vermeerderd met de totale aflossing van alle vaste schulden in dat jaar deze norm (20 procent van het begrotingstotaal in dat jaar) niet mag overschrijden. In de ministeriele regelingen RUDDO en BLDO zijn de kaders vastgelegd voor de uitzettingen en leningen uit hoofde van de treasuryfunctie. Uitgangspunt is dat er sprake moet zijn van een prudent beheer. De MRDH mag dus in haar beleggingsbeleid geen overmatige financiële risico s aangaan om een zo hoog mogelijk inkomen te genereren. In de RUDDO zijn daartoe twee belangrijke randvoorwaarden te onderscheiden. Ten eerste worden eisen gesteld aan de kredietwaardigheid van partijen bij wie de MRDH (tijdelijk) overtollige middelen uitzet of derivaten afsluit (ter beperking van het debiteurenrisico). In de tweede plaats zijn er randvoorwaarden verbonden aan de producten waarin deze middelen worden uitgezet (ter beperking van het marktrisico) Kredietwaardigheidseisen Onderscheid moet worden gemaakt naar het type tegenpartij. Is deze een financiële onderneming, dan worden ratingeisen gesteld ten aanzien van deze onderneming dan wel aan een door haar uitgegeven waardepapier. Ook worden ratingeisen gesteld aan de lidstaat van de EU/EER waarin deze onderneming is gevestigd. Afhankelijk van de looptijd waartegen middelen worden uitgezet, gelden verschillende ratingeisen. Indien wordt uitgezet voor een periode vanaf drie maanden, geldt dat de financiële onderneming of de belegging in het door haar uitgegeven waardepapier minimaal een AA-minus rating moet hebben. Voor een periode korter dan drie maanden (inclusief driemaandstermijndeposito s), is

19 minimaal een A-rating van toepassing. Tevens moet de onderneming zijn gevestigd in een lidstaat van de EU/EER die ten minste beschikt over een AA-rating. Voor zowel de rating van de onderneming (of het door haar uitgegeven waardepapier) als die van de lidstaat geldt tenslotte dat die moet zijn afgegeven door ten minste twee ratingbureaus. In de toelichting van de RUDDO staat dat Standard & Poor s, Moody s en Fitch de meest gerenommeerde ratingbureaus zijn. De hiervoor genoemde ratingeisen gelden niet als het gaat om een tegenpartij of een door haar uitgegeven waardepapier, waarvoor een zgn. 0 procent solvabiliteitsweging geldt. Het gaat hier om centrale overheden of supranationale instellingen van de EU/EER. Dit geldt ook voor waardepapier dat wordt uitgegeven door regionale of lokale overheden, die door een financieel toezichthouder van een lidstaat van de EU/EER worden aangemerkt als van eenzelfde risicogewicht als de centrale overheid (mits voor deze centrale overheid een 0 procent solvabiliteitsweging geldt). In ons land geldt dit voor provincies, gemeenschappelijke regelingen, gemeenten en waterschappen. Tenslotte geldt deze weging ook voor het waardepapier, uitgegeven door centrale banken van de lidstaten van de EU/EER en de meeste multilaterale ontwikkelingsbanken (bv. European Investment Bank). Niet alleen de hiervoor genoemde kwalitatieve eisen (ratings) zijn belangrijk, maar ook kwantitatieve aspecten spelen een belangrijke rol. Diversificatie van tegenpartijen voorkomt dat een eventuele wanbetaling of faillissement van een tegenpartij een te groot beslag legt op de financiële positie van de MRDH. Het is mogelijk dat de rating van een financiële onderneming en/of de belegging in het door haar uitgegeven waardepapier zodanig wordt verlaagd (downgrading), dat niet langer wordt voldaan aan de minimale eisen zoals hiervoor gesteld. Hoewel de RUDDO dit niet als voorwaarde stelt, zal de MRDH in dat geval altijd een afweging maken tussen het debiteurenrisico en de kosten van beëindiging van de uitzetting van de resterende looptijd Producteisen Er kan een onderscheid worden gemaakt tussen sparen, en beleggen en het verstrekken van geldleningen. Sparen is mogelijk door het aanhouden van tegoeden in rekening-courant en spaarrekeningen of het afsluiten van deposito s bij (een) bank(en). Deze bank(en) dien(t)(en) te voldoen aan de hiervoor onder genoemde kredietwaardigheidseisen. Met de invoering van het verplicht schatkistbankieren zal behoudens het drempelbedrag dat door de MRDH buiten de schatkist mag worden aangehouden afhankelijk van de actuele rentevergoeding uitsluitend worden gespaard binnen de rekening-courant en eventueel ook de depositofaciliteiten in s Rijks schatkist. Belegd kan worden in (verhandelbaar) waardepapier voor zover dit waardepapier kan worden gekwalificeerd als een hoofdsomgarantieproduct (bv. obligaties) of een vastrentende waarde conform RUDDO (bv. onderhandse geldlening), dat is uitgegeven door een partij die voldoet aan de hiervoor onder genoemde kredietwaardigheidseisen. Gezien de beperkte hoogte van het drempelbedrag dat door de MRDH buiten de schatkist mag worden aangehouden, is het onwaarschijnlijk dat nog actief van deze beleggingsvorm gebruik zal worden gemaakt. De wet FIDO en de regeling RUDDO staan ook het aangaan van derivatentransacties (bv. renteswaps) toe, mits deze worden gebruikt ter beperking van financiële risico s en zij worden afgesloten met een tegenpartij die voldoet aan de onder genoemde kredietwaardigheidseisen. Gezien de hieraan verbonden financiële risico s is deze beleggingsvorm bij de MRDH uitgesloten. Overigens maakt de beperkte hoogte van het drempelbedrag dat door de MRDH buiten de schatkist mag worden aangehouden, dit sinds de invoering van het verplicht schatkistbankieren ook praktisch onmogelijk. Tenslotte kan de MRDH zijn liquide middelen ook uitzetten in de vorm van leningen aan andere decentrale overheden in Nederland. De looptijd van deze leningen kan variëren van een maand tot meerdere jaren. Hierbij gelden twee randvoorwaarden. Ten eerste mag er geen verticale toezichtrelatie bestaan tussen geldverschaffer en lener en ten tweede dienen deze leningen aan het CBS te worden gerapporteerd. Dat gebeurt via de zgn. Iv3-verantwoording, die alle decentrale overheden nu al verplicht per kwartaal en per jaar bij het CBS in moeten dienen. Deze beleggingsvorm biedt een substantieel hoger rendement dan uitzetting in de Nederlandse schatkist. Het risico is vergelijkbaar met de Nederlandse staat en dus nagenoeg nihil. Als aanvullende maatregel

20 sluit de MRDH het verstrekken van leningen aan gemeenten met een zogenoemde artikel 12-status uit. Dat zijn gemeenten die lange tijd grote tekorten op de begroting hebben, extra geld uit het Gemeentefonds ontvangen en daarmee hun financiële zelfstandigheid voor een deel hebben ingeleverd (zie ook de betreffende bepalingen in de Financiële-verhoudingswet). Ook worden geen leningen verstrekt aan gemeenten die onder preventief toezicht zijn geplaatst als gevolg van een niet structureel sluitende begroting. Operationele kaders MRDH Beleggingen met een rentetypische looptijd tot een jaar worden ambtelijk afgewikkeld. Op basis van concrete voorstellen van de treasurer, die door de manager Bedrijfsvoering worden geaccordeerd, worden tijdelijk overtollige liquiditeiten belegd in deposito s en/of in onderhandse leningen aan andere decentrale overheden in Nederland met een looptijd tot een jaar. Periodiek (minimaal eens per twee jaar) worden door de treasurer nieuwe uitvoeringskaders opgesteld met betrekking tot het doen van meerjarige beleggingen (met een rentetypische looptijd vanaf één jaar) en het eventueel aantrekken van leningen. Onder meer worden daarin de te hanteren producten, het beleggingsplafond en de maximale looptijd van de beleggingen en leningen opgenomen (op basis van de meest actuele meerjarenbegroting), evenals een analyse van de actuele en voorziene marktontwikkelingen en eventuele aanvullende voorwaarden ten opzichte van dit treasurystatuut. Deze kaders worden vervolgens door de bestuurscommissie Vervoersautoriteit vastgesteld. Binnen deze kaders worden door de treasurer concrete meerjarige beleggings- en/of leningsvoorstellen uitgewerkt, desgewenst met ondersteuning van de huisbankier en/of de vermogensbeheerder(s). Deze voorstellen worden na inhoudelijke goedkeuring en voorzien van een aanvullende toelichting door de treasurer gefiatteerd door de manager Bedrijfsvoering, waarna de voorstellen ter finale goedkeuring worden voorgelegd aan de portefeuillehouder Financiën van de bestuurscommissie Vervoersautoriteit. Na diens schriftelijke goedkeuring worden de voorstellen verder op ambtelijk niveau afgedaan. 5. Informatievoorziening 5.1 Operationele aspecten Om goed onderbouwde treasurybeslissingen te kunnen nemen, is het van belang dat de treasurer kan beschikken over de volgende interne en externe operationele informatie: Liquiditeitsplanning op korte en middellange termijn; Rentestructuur en rentevisie; Inzicht in kansen en risico s bestaande beleggingsportefeuille en voorgenomen nieuwe uitzettingen Rekening-courant structuur en condities; Saldo-informatie banken. 5.2 Rapportages Met de rapportages over treasury-activiteiten wordt verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid en de interne controle ondersteund. Conform de wettelijke vereisten wordt jaarlijks in de begroting en in de jaarrekening een financieringsparagraaf opgenomen. In deze paragraaf komen in de begroting ten minste de onderstaande aspecten aan de orde: - Algemene ontwikkelingen (intern/extern); - Verwachte liquiditeitsontwikkeling in het begrotingsjaar; - Marktontwikkeling en rentevisie; - Risicopositie bestaande portefeuilles uitgezette gelden; - Samenstelling en resultaat beleggingen; - Renterisico s van het afgelopen jaar, met een rentetypische looptijd tot 1 jaar (kasgeldlimiet); - Renterisiconorm bij de begroting vier jaar vooruit; - Voorgenomen liquiditeitsbeheer/transacties; - Eventuele risicobeheersmaatregelen. In de jaarrekening bevat de financieringsparagraaf ten minste een verschillenanalyse tussen de plannen volgens de begroting en de realisatie daarvan in het verslagjaar. Daarnaast wordt het management van