Bijlage: Beleidsmatige en financiële maatregelen Swazoom

Transcriptie

1 Bijlage: Beleidsmatige en financiële maatregelen Swazoom Onlosmakelijk onderdeel van de subsidiebeschikking Sociaal Cultureel Werk, Opvoedingsondersteuning en Welzijn Peuterscholen VVE 2009 en de jaarrekeningen 2007 en

2 Inhoudsopgave Toelichting bijlage... 3 Inleiding... 3 Beoordeling prestaties afgelopen vier jaar... 3 Verantwoording Swazoom... 3 Doelmatig subsidiëren... 4 Distantie in subsidieproces wordt tijdelijk losgelaten... 4 Beleidsinhoudelijke en financiële maatregelen... 4 Beleidsmaatregelen Beleidsmatige en concrete uitwerking van de producten sociaal cultureel werk (SCW) Organisatieprofiel bepalen en sociaal plan opstellen Versterken core-business Swazoom Inzichtelijk maken aangevraagde en verstrekte subsidies Professioneel en versnelt inrichten AO/IC op basis van WILL Toerekening baten en lasten en geleverde prestaties Normeren vaste lasten en overhead Inhuren financieel deskundige Reduceren institutionalisering...6 Maatregelen om de institutionalisering te reduceren Delen van de accommodaties met derden Efficiënte keuzes gebruik aantal accommodaties Regulering ambtelijk-bestuurlijke verhoudingen Statutaire wijziging...7 Financiële maatregelen Herpositionering, afbouw en aanpalende producten SCW Niet of deel geleverde producten SCW Jaarrekening Financiële toets Jaarrekening

3 Toelichting bijlage Om gericht te kunnen sturen op gewenste veranderingen zijn de maatregelen in deze bijlage door stadsdeel Zuidoost aan Swazoom opgelegd. Ten aanzien van de subsidieverlening 2009 zijn in deze bijlage de aanvullende verleningsvoorwaarden opgenomen. Bij de uiteindelijke vaststelling van de jaarrekeningen 2007 en 2008 vormt deze bijlage tevens een onderdeel van de beoordeling. De maatregelen zijn integraal van toepassing op de productgroep Sociaal Cultureel Werk (SCW) en selectief op de productgroepen Opvoedingsondersteuning (O&O) en Welzijn Peuterscholen/VVE (VVE). De definitie van selectief wordt in de beschikkingsbrief toegelicht. De toepassing van de maatregelen die een gunstig neveneffect hebben op de subsidieomgeving van O&O en VVE worden tevens in de beschikkingsbrief benoemd. Benadrukt dient te worden dat er tevredenheid is over de prestaties van VVE en O&O en de aanpak zich niet richt op deze productievelden. Voorafgaand aan deze bijlage is op 24 december 2008 in een bestuurlijk overleg tussen Swazoom en stadsdeel Zuidoost een vertrouwelijke notitie onder de titel: Gesprekskader bestuurlijk overleg Swazoom, datum 18 december 2008 besproken. Deze bijlage is gebaseerd op het genoemde gesprekskader, maar is toegankelijk gemaakt voor openbaar gebruik. Inleiding Beoordeling prestaties afgelopen vier jaar Onder verwijzing naar de prestaties van de afgelopen vier jaar m.b.t. de productgroep Sociaal Cultureel Werk moet door SDZO worden vastgesteld dat Swazoom er niet in slaagt om een adequaat aanbod sociaal cultureel werk en jongerenwerk uit te voeren voor het stadsdeel. Sinds de hernieuwde start in 2004 is een budgetsubsidie van steeds ruim drie en een half miljoen ten behoeve van het SCW toegekend aan Swazoom. De subsidie is verleend voor het leveren en/of uitvoeren van producten, activiteiten en/of prestaties die het stadsdeel belangrijk vindt voor de leefbaarheid, het welbevinden, de ontwikkeling en de zelfredzaamheid van de inwoners van Zuidoost. Met Swazoom zijn afspraken gemaakt over de omvang, aard en kwaliteit van de prestaties. Jaarlijks zijn er door het stadsdeel steeds kritische opmerkingen gemaakt ten aanzien van de prestaties. Verantwoording Swazoom Swazoom bevestigt dat het voor de organisatie lastig is om de omslag van een aanbodnaar een vraaggestuurde organisatie te bewerkstellingen. De eisen die het stadsdeel aan Swazoom is gaan stellen zijn toegenomen. Zoals het ombuiging van de algemene openstelling naar een gericht activiteitenprogramma met beperkte openstelling. De huidige organisatie is zowel op organisatie- als op uitvoeringsniveau nog niet toegerust om de voldoen aan deze eisen. Daarnaast heeft Swazoom in de afgelopen jaren samen met het stadsdeel geïnvesteerd in de invoering van de WILL-systematiek (Welzijn Informatie Landelijk Lokaal). Deze methodiek houdt op hoofdlijnen in dat de producten eenduidig geformuleerd en genormeerd zijn op basis waarvan gerichte inkoop en benchmarking kan gaan plaatsvinden. Dit laatste heeft vooral betrekking op het kwaliteitsgericht en kostprijsbewust inkopen door het stadsdeel bij meerdere aanbieders. Echter, de omzetting van de traditionele bedrijfsvoering naar de WILL-systematiek gaat niet zonder slag of stoot en heeft vertraging opgelopen. Swazoom heeft inmiddels nadrukkelijk aangegeven meer ondersteuning van het stadsdeel nodig te hebben om de bedrijfsvoering aan de passen aan de WILLsystematiek. Het stadsdeel komt hier in materiële zin aan tegemoet door eventueel 3

4 aanvullende middelen in te zetten. Daarnaast levert het stadsdeel een accountmanager die het veranderingsproces coördineert en een financiele deskundige die wordt ingezet bij Swazoom om de bedrijfsvoering verder in te richten op basis van de WILL-systematiek. Doelmatig subsidiëren Het stadsdeel stelt dat na vier jaar van budgetsubsidieverlening een omslag bewerkstelligd moet worden naar doelmatige subsidieverstrekking: in toenemende mate zal de subsidie gericht zijn op activiteitenprogrammering conform de reguliere Subsidieverordening stadsdeel Zuidoost, de Algemene Subsidieverordening van Amsterdam 2009 en de rapporten van de Rekenkamer: Stadsbrede Integriteit Risicoanalyse op het gebied van subsidiering (SIRAS), april Om de omslag te bewerkstellingen worden er binnen een projectstructuur zowel beleidsmatige als financiele maatregelen toegepast om het veranderingsproces bij Swazoom te realiseren. Distantie in subsidieproces wordt tijdelijk losgelaten Subsidiering veronderstelt meer afstand en minder invloed van de overheid. Normaliter is er een zekere afstand tussen controle op de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten en de besteding van de subsidie door de verstrekkende instantie op de ontvangende instantie. In de verlening van de subsidie aan Swazoom m.b.t. het sociaal cultureel werk (incl. Jongerenwerk) laat het stadsdeel deze distantie tijdelijk los om het subsidieproces beheersbaar te krijgen. Beleidsinhoudelijke en financiële maatregelen In deze bijlage van de reguliere beschikking SCW, O&O en VVE 2009, 29 januari 2009 zijn de aanvullende financiële en beleidsinhoudelijke maatregelen opgenomen. Met de realisatie van de (aanvullende) subsidievoorwaarden wordt toegewerkt naar het verder beheersbaar en controleerbaar maken van de subsidierelatie in 2009 tussen Swazoom en het stadsdeel. Zodat in 2009 de basis wordt gelegd voor een recht- en doelmatig inkoopproces en dat in 2010 de subsidie kan worden aangewend voor waar deze bedoeld is. 4

5 Beleidsmaatregelen 1. Beleidsmatige en concrete uitwerking van de producten sociaal cultureel werk (SCW) In het eerste kwartaal van het verleningjaar 2009 worden tussen Swazoom en SDZO de producten sociaal cultureel werk die in het kader van WILL vastgesteld zijn, verder inhoudelijk uitgewerkt en concreet ingevuld. Tevens worden de uitvoeringsvoorwaarden bepaald, zodat de organisatie hier verder op ingericht kan worden. 2. Organisatieprofiel bepalen en sociaal plan opstellen Nadat de producten SCW zijn vastgelegd, wordt beoordeeld hoe Swazoom verder moet worden ingericht om de producten ook daadwerkelijk uit te kunnen voeren. Hierbij wordt zoveel mogelijk een personele verandering voorkomen. De praktijk leert dat dit ook kan als de organisatie- en uitvoeringsstructuren duidelijk zijn en iedereen weet wat hij moet doen. 3.Versterken core-business Swazoom In de betekenis van ieder zijn vak, is op basis van beleidsmatige overwegingen besloten om meerdere gesubsidieerde beleidsproducten te herpositioneren. Dit impliceert dat producten die behoren tot het domein van het onderwijs en sport niet langer beschikt zullen worden aan Swazoom binnen de verlening SCW (inclusief jongerenwerk). Om de overgang hierin goed te begeleiden worden de tot op heden ingekochte producten of direct beschikt aan Swazoom tot eind juli 2009 of er vindt verplichte winkelnering plaats gedurende (een deel van) In april 2009 is inzichtelijk hoe de producten uiteindelijk gepositioneerd zullen worden en welke financiële middelen vereist zijn. Swazoom kan zich door deze ingreep richten op het versterken van haar eigen corebusiness, namelijk het SCW. De herpositionering en afbouw van betreffende producten hebben financiële consequenties voor Swazoom. Deze worden bij de financiële maatregelen verder uitgewerkt. Naast de herpositionering is door SDZO besloten om in 2009 totdat de uitvoering van ingekochte beleidsproducten gegarandeerd is, in principe even geen additionele activiteiten meer in te kopen. Zodat alle aandacht uit kan gaan naar de core-business. 4.Inzichtelijk maken aangevraagde en verstrekte subsidies Aan Swazoom worden vanuit meerdere organisaties in Zuidoost diverse subsidies verleend. Het inzichtelijk maken van de aangevraagde en toegekende subsidiebedragen aan Swazoom door stadsdeel Zuidoost en aanpalende organisaties draagt bij aan het stroomlijnen van beleid en het aanbrengen van eenduidigheid. 5.Professioneel en versnelt inrichten AO/IC op basis van WILL De AO/IC (administratieve organisatie en Interne Controle) dient op basis van WILL verder professioneel en versneld ingericht te worden zodat in 2009 een basis gelegd kan worden voor een efficiënt offertetraject in 2010 en een realistische periodieke verantwoording al in Bij doel- en rechtmatig subsidiëren behoren namelijk ook de periodieke verantwoording op basis van meetbare resultaten (aantal activiteiten, aantal bezoekers, openingstijden, etc.) en de mate waarin de concrete doelstellingen van de activiteit of het project behaald worden (de output). Op termijn kan de organisatie eventueel verder ingericht worden om de behaalde maatschappelijke effecten (de outcome) te bepalen. Swazoom en SDZO dienen hier samen een uitvoeringsplan voor op te stellen. 5

6 6.Toerekening baten en lasten en geleverde prestaties In de jaarrekening van 2008 en verder dient -conform het Protocol voor de verantwoording en de controle van de periodieke subsidies - het toerekenen van baten en lasten aan activiteiten en geleverde prestaties aan SDZO een onderdeel te vormen van de accountantsverklaring. Evenals de beoordeling van de geleverde prestaties. De bedrijfsvoering bij Swazoom wordt verder ingericht aan de hand van de WILLsystematiek zodat de toerekening en de prestatiebeoordeling voor 2008 met terugwerkende kracht al mogelijk wordt gemaakt. 7. Normeren vaste lasten en overhead De Will-systematiek geeft richtlijnen voor de normering van de diverse posten bij producten binnen de 11 productgroepen van WILL. SDZO wil op basis van de kostenopbouw van de diverse producten beoordelen hoe de opbouw / calculatie tot stand komt en inzichtelijk hebben met welke eenheden gerekend wordt. Zoals het ingezette personeelsniveau op producten, het huurdeel en de overhead. Tariefstelling in relatie tot vastgestelde acceptabele normeringen is een koers waar SDZO gefaseerd met Swazoom naar toe wil groeien conform de WILL systematiek. 8. Inhuren financieel deskundige Zoals eerder in de tekst aangegeven draagt de invoering van de WILL-systematiek bij aan doel- en rechtmatig subsidiëren. Het stadsdeel ondersteunt Swazoom bij de omslag van haar huidige bedrijfsvoering naar een WILL-bedrijfsvoering door taakgericht een financiele expert op dit gebied tijdelijk toe te voegen aan Swazoom. 9.Reduceren institutionalisering Swazoom beheert negen accommodaties. Het beheer van deze gebouwen heeft geleid voor SDZO tot hoge vaste lasten en overhead in verhouding tot de programmatische activiteiten. SDZO kan hierdoor haar middelen niet efficiënt inzetten om welzijnsbeleid te realiseren. Met een gerichte aanpak wil het stadsdeel de subsidie uit de beheerklem halen en het evenwicht herstellen tussen de chronische bedrijfslasten en de uitvoeringskosten voor activiteiten. Maatregelen om de institutionalisering te reduceren: 1. Delen van de accommodaties met derden Op basis van de activiteitengerichte openstelling SCW met ingang van 2009 bij Swazoom zouden meerdere aanbieders van zorg, welzijn en andere (maatschappelijke) producten gebruik kunnen maken van de accommodaties. De ruimtes krijgen meer leegstand. Hierdoor kunnen de huuruitgaven en bijbehorende lasten verdeeld worden over meerdere gebruikers waardoor de huurlasten voor SDZO teruglopen en de subsidiesleutel voor het activiteitendeel verruimd wordt. SDZO neemt de regie op de realisatie van dit huisvestingsbeleid waarbij derden de mogelijkheid wordt geboden de panden te gebruiken. Stadsdeel werkt hierin nauw samen met Swazoom. Deze medewerking bestaat uit (1) het inzichtelijk maken van de huidige onderhuurders; (2) sympathieke en constructieve bereidheid tot samenwerking met andere (toekomstige) huurders van de accommodaties. Deze vorm van samenwerking kan gezien worden als een voorloper van de samenwerking in de Communitycenters. 2.Efficiënte keuzes gebruik aantal accommodaties In de opmars naar eventueel vier communitycenters in Zuidoost, dient in 2009 in een beleidsmatige context inzichtelijk te worden hoeveel accommodaties de komende jaren in stand dienen te worden gehouden. Er wordt aangesloten bij het algemene accommodatiebeleid. 6

7 10.Regulering ambtelijk-bestuurlijke verhoudingen Om strategisch te kunnen sturen op de beleidsmatige afspraken tussen het Stadsdeel en Swazoom wordt de overlegstructuur tussen Swazoom en het stadsdeel gestroomlijnd op strategisch en beleidsmatig niveau. 11. Statutaire wijziging In de statuten van Swazoom is vastgelegd dat Swazoom alleen aan Stadsdeel Zuidoost mag leveren. Dit uitgangspunt sluit niet meer aan bij deze tijdgeest waarin marktgericht denken -waaronder benchmarking- centraal staat. In het belang van een gezonde marktdynamiek voor zowel Swazoom als het Stadsdeel worden zodra de veranderingen ingevoerd zijn en in enige mate geconsolideerd zijn, de statuten van de stichting gewijzigd. Voor Swazoom ontstaat hiermee de mogelijkheid om te offreren buiten Zuidoost en meerjarige verplichtingen aan te gaan. Het stadsdeel kan haar inkooprelatie eventueel met meerdere aanbieders uitbreiden. Financiele maatregelen 1.Herpositionering, afbouw en aanpalende producten SCW De herpositionering van brancheafwijkende beleidsonderwerpen ten aanzien van het SCW vindt plaats op basis van inhoudelijke argumenten. Het betreft de volgende maatregelen: a. producten sport, studiezalen, schoolplus die via het SCW werden gesubsidieerd, worden financieel en beleidsmatig afgebouwd in 2009 en tot juli 2009 (lopende schooljaar 2008 / 2009) rechtstreeks aan Swazoom gefinancierd. In het eerste kwartaal 2009 is inzichtelijk hoe de producten vanaf augustus 2009 e.v. beleidsmatig en financieel ingebed worden ten behoeve van stadsdeel Zuidoost. b. De financiering van Brede school kinderactiviteiten vindt rechtstreeks plaats aan de onderwijsaccount. Het onderwijs kan zelf bepalen of zij producten bij Swazoom inkoopt. Daarnaast is aan het onderwijs een eenmalig frictiebudget Brede school tot augustus 2009 toegekend omdat het onderwijs in het lopende schooljaar inmiddels langlopende verplichtingen was aangegaan met derden en niet meer kon inkopen bij Swazoom. Het onderwijs kan voor dit frictiebedrag aanvullende Brede Schoolactiviteiten bij Swazoom inkopen. c. In 2009 levert Swazoom geen aanvullende activiteiten aan Spirit ambulant werk. In samenspraak tussen Swazoom en Spirit regelt Spirit dit voor 2009 op een andere manier. De speeltuin Fort Kraaiennest werd tevens voor 2009 al apart beschikt via de afdeling Participatie en Vernieuwing. Ook deze wijze van subsidieverlening wordt gecontinueerd in Echter de verantwoordelijkheid voor het afgeven van de beschikking wordt bij de genoemde afdeling gelegd en niet langer bij de afdeling Zorg & Welzijn. d. Tevens worden in principe geen additionele activiteiten ten aanzien van het sociaal cultureel werk ingekocht. Hier kan van afgeweken worden indien garantie kan worden gegeven dat de vereiste voorwaarden aanwezig zijn in de organisatie. e. Er zijn een aantal producten die Swazoom direct levert met ingang van Zoals deelname aan het netwerk 12+, de drugspreventieactiviteit Check this out, etc. Zie tabel 1. Op deze producten wordt niet gekort. f. Swazoom heeft tevens indirecte inkomsten (zie tabel 1) omdat derden verplicht zijn om in 2009 deze producten in te kopen bij Swazoom zoals Brede School producten binnen het frictiebudget Brede school Swazoom (SCW) en Wise Kids (O&O). Dit budget is onder meer geregeld opdat Swazoom zich kan profileren op de Brede school markt. g. De bij de productgroep O&O afgebouwde huiswerkbegeleiding, de herbeschikking van Wisekids naar het onderwijs en de overheveling van de peuterochtenden uit O&O naar de VVE-productgroep worden in deze bijlage buiten beschouwing gelaten omdat ze niet onder de productgroep Sociaal Cultureel Werk vallen. 7

8 Tabel 1. 1 Beschikkingen en reserveringen herpositionering producten SCW 2009 Producten Indicatieve Beschikken aan Reservering SCW prijs 2009 Swazoom of inkoop bij Swazoom 1. Sport (overheveling naar sport). Na juli besteding middelen nader te bepalen ( ) 2. Studiezalen ( ) 3. Schoolplus ( ) 4. Check this out ( ) 5. Netwerk ( 3.229) 6. Frictiekosten ombuiging Brede School (7/12) direct ( ) (7/12) direct ( ) (7/12) direct ( ) direct ( ) direct ( 3.229) tot eind juli separate beschikking onderwijs 7. Speeltuin ( SCW (Z&W) en P&V) direct op basis van separate beschikking Totaal ( ) ( ) direct beschikt indirect beschikt (5/12) herpositionering ( ) (5/12) herpositionering ( ) herpositionering ( ) (frictiebedrag aangehouden) (actuele kostprijs aangehouden) ( ) 1 Swazoom heeft zelf met een indexering van 3% gewerkt in haar offerte en het stadsdeel met een index van 5,24%. Het verschil van 2,24% is verrekend in de beschikking en het betreffende bedrag is cursief opgenomen tussen haakjes. 8

9 2. Niet of deels geleverde producten SCW. In het eerste kwartaal van 2009 wordt de producten en eenheden bepaald die Swazoom kan leveren in Niet alles kan op dit moment aangeboden worden. Er wordt exclusief de producten met een afwijkende berekening (zie tabel 1) 25% voorlopig minder beschikt op de productgroepen SCW en Jongerenwerk. Het betreft hier producten die door Swazoom direct in 2009 geleverd kunnen worden. De posten openstelling blijven voorlopig 100% gefinancierd. De algemene openstelling valt hieronder. Tabel 2. Totaal beschikking SCW (incl. jongerenwerk) Swazoom en behoud koopkracht Totaalproducten Kostprijs 1. Openstelling SCW (vaste lasten & overhead algemene kosten) 2. Openstelling Jongerenwerk (vaste lasten & overhead algemene kosten) Subtotaal Openstelling ( ) 3. Specifieke producten SCW Specifieke producten Jongerenwerk Subtotaal Specifieke producten ( ) Subtotaal Subtotaal Aftrek 25% eerste kwartaal beleidsvoorbereiding Aftrek Toepassing 25% inhouding subsidie specifieke producten SCW en Jongerenwerk ad ( ) 25 % inhouding subsidie specifieke producten Openstelling en specifieke producten ( ) ( ) ( ) Aftrekposten en bijtellingen zie tabel 1 Aftrek afwijkende verrekeningen ( ) - Subtotaal ) ( ) Bijtelling afwijkende verrekeningen SCW (product 1 t.m 5) ( )+ Subtotaal ( ) Bijtelling behoud koopkracht Swazoom indirecte financiering(product 6 t/m 8) Bijtelling behoud koopkracht Brede School Bijtelling behoud koopkracht Speeltuin ca P&V Subtotaal Totaal directe subsidie Totaal indirecte subsidie Totaal subsidie Voorlopige subsidie SCW / Jongerenwerk ( ) Bijtelling behoud koopkracht Directe + indirecte subsidie ( ) 9

10 3. Jaarrekening 2007 Op de jaarrekening wordt 25 % teruggevorderd op het activiteitendeel (zoals gesuggereerd door Swazoom) van het Sociaal Cultureel werk en het Jongerenwerk en niet op het accommodatiedeel, omdat niet aan de afgesproken prestaties is voldaan. De aftrek die in 2009 wordt toegepast op het activiteitendeel wordt voor 2007 voorlopig bepaald op ,- euro. Deze bepaling is in het voordeel van Swazoom doordat de eisen voor het leveren van programmatische activiteiten in 2007 naar beneden toe is bijgesteld. 4.Financiële toets 2007 Door de financiële administratie wordt de jaarlijkse financiële toets momenteel toegepast op de jaarrekening De financiële consequenties zijn nog niet geheel inzichtelijk en staan los van de terugvordering op het activiteitendeel van de verleende subsidie. Zoals afgestemd met Swazoom heeft de verlening van de beschikking 2009 prioriteit en volgt de vaststelling 2007 aansluitend. 5. Jaarrekening 2008 Swazoom heeft aangegeven dat de jaarrekening 2008 een vergelijkbaar beeld laat zien als de jaarrekening De afrekening vindt plaats op basis van dezelfde redenering als onder punt 3 en 4. 10