Onderzoeksrapport. Stichting WK Wielrennen Limburg mei 2013

Transcriptie

1 Stichting WK Wielrennen Limburg 31 mei 2013

2 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 2 van 86 INHOUD 1 SAMENVATTING AANLEIDING CASUSBESCHRIJVING Karakterisering casus AFBAKENING EN UITGANGSPUNTEN ONDERZOEK DOELSTELLING EN ONDERZOEKSVRAGEN OPZET VAN HET ONDERZOEK BEANTWOORDING ONDERZOEKSVRAGEN OVERIGE (INHOUDELIJKE) BEVINDINGEN CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Conclusies Aanbevelingen BESTUURLIJKE REACTIE VAN GEDEPUTEERDE STATEN NAWOORD CONTROLECOMMISSIE PROVINCIALE STATEN...45 BIJLAGE 1: PS BESLUIT D.D. 12 OKTOBER...46 BIJLAGE 2: PS BESLUIT D.D. 14 DECEMBER...47 BIJLAGE 3: MEDEDELING PORTEUILLEHOUDER D.D. 20 SEPTEMBER BIJLAGE 4: OVERZICHT RELEVANTE DOCUMENTEN ROND WK WIELRENNEN...51 BIJLAGE 5: OVERZICHT RELEVANTE ACTIES/ONTWIKKELING ROND WK WIELRENNEN...83 BIJLAGE 6: STRUCTUUR PROJECT WK WIELRENENN LIMBURG...84 BIJLAGE 7: BEGRIPPENLIJST...85

3 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 3 van 86 1 SAMENVATTING Aanleiding onderzoek Van 15 tot 23 september hebben in Limburg de Wereldkampioenschappen Wielrennen (WK) plaatsgevonden. De organisatie van dit WK is neergelegd bij de Stichting WK Wielrennen Limburg (Stichting). Deze Stichting heeft begin oktober bij GS aandacht gevraagd voor een acuut liquiditeitsprobleem ter grootte van ,--, ontstaan door het achterblijven van inkomsten. Op 12 oktober is tijdens de Provinciale Statenvergadering (PS) gesproken over het voorstel van GS (G ) inzake het afgeven van een aanvullende garantie aan een bankinstelling, ter grootte van ,--, ten behoeve van de Stichting. PS hebben tijdens deze vergadering de wens geuit om na te gaan op welke wijze dit tekort is ontstaan. Daarom is besloten tot het uitvoeren van een onderzoek in het kader van artikel 16 van de verordening Onderzoeksrecht van Provinciale Staten. Doel van het onderzoek Het doel van het onderzoek is om PS inzicht te geven in de factoren die tijdens de organisatie (vanaf het moment dat sprake is van een Stichting WK Wielrennen Limburg in oprichting) van het WK Wielrennen hebben gespeeld, waardoor de financiële resultaten wellicht anders hadden moeten worden ingeschat. Daarbij is de vraag aan de orde in hoeverre PS danwel GS, de organisatie van het evenement en de (financiële) effecten ervan hebben kunnen én weten te sturen. De centrale vraagstelling van het onderzoek is drieledig en luidt als volgt: 1. In hoeverre heeft de Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting) duidelijk gemaakt dat zij inhoudelijk en financieel voldeed aan de doelstellingen en de voorwaarden die door GS zijn gesteld? 2. Hoe en wanneer heeft de Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting), GS van informatie voorzien, over haar doen en laten in relatie tot de voorgaande vraag, en in hoeverre hebben GS zich daar een mening over kunnen vormen? 3. Op welke wijze hebben GS invulling gegeven aan de informatieplicht vanuit GS naar PS over het doen en laten van de Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting)? Onderzoeksbevindingen Om de 3 centrale onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden is deze in een aantal deelvragen opgesplitst. De beantwoording van deze deelvragen is in hoofdstuk 6 beschreven. Een aantal overige (inhoudelijke) onderzoeksbevindingen is beschreven in hoofdstuk 7. Bij de beantwoording van de onderzoeksvragen is in het onderzoek onderscheid gemaakt tussen twee in zekere zin van elkaar losstaande, financiële sporen: 1) het liquiditeitspoor; de liquiditeit geeft aan in welke mate de Stichting aan haar lopende betalingsverplichtingen kan voldoen. 2) het begrotingsspoor; de begroting is een overzicht van de geraamde uitgaven en inkomsten voor een bepaalde periode.

4 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 4 van 86 Van belang bij het begrotingsspoor is de lopende afrondingsfase van het WK Wielrennen waarbij de volgende omstandigheden een rol spelen: er kan eerst geconcludeerd worden of er sprake is van een exploitatietekort bij de Stichting zodra de financiële eindafrekening (geaccordeerd door een accountant) heeft plaatsgevonden; de Stichting heeft beroep aangetekend tegen het besluit van de Minister om een subsidiebedrag toe te kennen ad ,--, terwijl de Stichting in de begroting rekende op een subsidie van ,--. Deze procedure is nog niet afgerond (de beroepszaak is voorzien op 16 april 2013), en zet in op een subsdiebedrag van 2,2 miljoen Euro) maar is wel van financieel belang voor de Stichting; de door GS verleende subsidie ter grootte van ,-- aan de Stichting liep tot 1 april 2013 aanstaande; de eindafrekening dient plaats te vinden vóór 1 oktober Definitief uitsluitsel over de financiële eindafrekening kan de Stichting om deze redenen nog niet geven (overigens ook niet over de termijn waarop dit wel zou kunnen). De bevindingen in dit onderzoek dienen vanuit dit perspectief te worden gelezen. Conclusies Op basis van de bevindingen zijn de volgende hoofdconclusies (behorende bij de centrale vraagstelling), deelconclusies ten aanzien van liquiditeit en begroting én deelconclusies ten aanzien van informatie en toezicht geformuleerd: Hoofdconclusie 1: De Stichting WK Wielrennen Limburg kan pas bij het sluiten van de boeken en het opmaken van de eindafrekening aangeven in hoeverre zij heeft voldaan aan de door GS gestelde doelstellingen en voorwaarden uit de subsidiebeschikking. Hoofdconclusie 2: De Stichting WK Wielrennen Limburg heeft GS voorzien van informatie. Bij zowel het begrotingsspoor als het liquiditeitspoor hebben GS zich een beeld kunnen vormen van de ontwikkeling van de financiële situatie bij de Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting). GS hebben zich daarom hierover een mening kunnen vormen. Hoofdconclusie 3: GS hebben PS geen relevante, cijfermatige, financiële informatie onthouden aangaande het WK Wielrennen gedurende de onderzochte periode die liep van het voorjaar 2009 tot en met 5 januari Deelconclusies ten aanzien van liquiditeit en begroting (L&B): Deelconclusie 1: Gebleken is dat aangaande de inkomsten en de uitgaven zowel ambtelijk als bestuurlijk steeds gesproken is over de begrotings- of wel exploitatiebasis. Eerst eind juli was ambtelijk bij de provincie (en vervolgens ook bestuurlijk) het liquiditeitsprobleem bij de Stichting WK Wielrennen Limburg bekend.

5 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 5 van 86 Deelconclusie 2: GS zijn (in ieder geval) sinds augustus op de hoogte van een mogelijk exploitatietekort bij de Stichting WK Wielrennen. Ondanks dat de eindafrekening bij de Stichting nog moet plaatsvinden, houden GS al rekening met een mogelijk exploitatietekort ( Het valt te verwachten dat er een exploitatietekort zal ontstaan.) en rekenen zij het reeds tot hun verantwoordelijkheid om in de Jaarrekening hiervoor een voorziening op te voeren. GS hebben dus niet de volledige overtuiging dat het bedrag van garantstelling slechts tijdelijk uitgeleend is en dus dat er niet alleen sprake is van een liquiditeitstekort. Deelconclusie 3: Het maken van een detail-vergelijking tussen de Bidbookbegroting ( ,--) en de begroting daarna die ten grondslag heeft gelegen aan de subsidiebeschikking van GS aan de Stichting WK Wielrennen Limburg, is met de voor dit onderzoek beschikbaar gestelde informatie niet mogelijk. Beide begrotingen kennen een andere opbouw en er is met verschillende onvergelijkbare begrotingsposten gewerkt. Dit bemoeilijkt het krijgen van inzicht in de opbouw van, vergelijkbaarheid van en verschillen tussen beide begrotingen. Deelconclusie 4: Vele begrotingsposten in de Bidbookbegroting van de Stichting WK Wielrennen Limburg waren nauwelijks onderbouwd met contracten. Dit leidt tot een begroting met vele onzekerheden en dat maakt een begroting kwetsbaar. - Deelconclusies ten aanzien van informatie en toezicht (I&T): Deelconclusie 5: Met het op afstand plaatsen van de Stichting WK Wielrennen Limburg ligt de verantwoordelijkheidsverdeling zodanig dat GS weinig zicht hebben op de dagelijkse bedrijfsvoering binnen de Stichting. De Raad van Toezicht van de Stichting heeft de taak hier op toe te zien. Hiermee zijn GS geheel afhankelijk van de momenten waarop de Stichting zelf (actief) informatie wil delen. PS kan dan wel informatie willen krijgen van GS, maar dan moeten GS daar ook over beschikken, hetgeen niet het geval hoeft te zijn bij de gekozen verantwoordelijkheidsverdeling op afstand. Deelconclusie 6: Op 9 oktober is het eerste informatie-overdrachtsmoment van GS aan PS aangaande het liquiditeitsprobleem geweest; op die datum is Statenvoorstel G door GS aan PS gestuurd aangaande het afgeven van een garantie aan een bankinstelling ten behoeve van de Stichting. Dit is dus ruim 2,5 maand na het bekend zijn van deze informatie bij GS, 2 weken ná afloop van het evenement en 2 dagen vóór de PS vergadering. Deelconclusie 7: GS hadden eerder gebruik kunnen maken van de actieve informatieplicht conform artikel 167, lid 2 van de Provinciewet en PS, eventueel door vertrouwelijk en schriftelijk, via het Seniorenconvent of het Presidium, te informeren over het liquiditeitsprobleem bij de Stichting. Deelconclusie 8: Tussen 10 januari en 9 oktober heeft geen enkele actieve informatieoverdracht plaatsgevonden van GS of portefeuillehouder naar een Statencommissie of PS (behoudens de beantwoording van ex artikel 38 vragen).

6 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 6 van 86 Deelconclusie 9: Een medewerker van een accountantskantoor is tijdelijk door GS ingehuurd om voor de RvT van de Stichting WK Wielrennen Limburg als klankbord te fungeren bij het samenstellen van de begroting. Deze medewerker was eveneens de algemeen contactpersoon voor de Provincie van hetzelfde door PS aangestelde accountantskantoor dat in die periode verantwoordelijk was voor de controle van de jaarstukken van de Provincie. Deelconclusie 10: De passage in de subsidiebeschikking van GS van 20 september 2011: Mochten zich tijdens de projectperiode externe, niet door de Stichting te beïnvloeden omstandigheden voordoen, dan zullen wij gezamenlijk met uw Stichting naar een oplossing zoeken. Een en ander past in de voorgenomen verantwoordelijkheidsverdeling, wekt onduidelijkheid in relatie tot andere citaten die in de periode daarna naar voren komen (zie verderop). Immers met deze passage zetten GS in feite de deur op een kier voor de Stichting; dat mocht zich een exploitatietekort voor doen, dat GS meezoeken naar een oplossing, zonder daarmee een keiharde financiële garantie af te geven. De citaten, na 20 september 2011: De financiële risico's zijn volledig voor rekening van de Stichting en We hebben geen enkele geen enkele garantie gegeven voor het ondernemingsrisico wat de Stichting gaat lopen door een aardbeving of slecht weer of mismanagement. Dat is helemaal hun eigen risico. We hebben ook afgesproken dat we na 4 november na PS bij positief resultaat voor de Stichting kan ze zo snel mogelijk die licentie van het UCI dat we die over zullen dragen aan de Stichting. En dan is de provincie voor verdere financiële bemoeienissen af., Van een garantstelling zijdens de provincie is geen sprake., wekken op zijn minst méér de indruk dat de risico s volledig voor rekening van de Stichting zijn dan de genoemde passage uit de subsidiebeschikking. Aanbevelingen Op basis van de bevindingen en conclusies zijn de volgende aanbevelingen geformuleerd, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten: Gedeputeerde Staten - Aanbevelingen ten aanzien van liquiditeit en begroting (L&B): Aanbeveling GS 1: Aanbevolen wordt om bij elk (uit te plaatsen) project niet alleen de (ontwikkelingen) in de begroting actief te volgen; echter ook de (ontwikkelingen in de) liquiditeitspositie. Aanbeveling GS 2: Spreek vooraf een moment af in het projectproces waarop een goed onderbouwde begroting moet worden overgelegd. Accepteer daarbij alleen goed onderbouwde begrotingsposten en vraag daar waar dit niet mogelijk blijkt, een zo goed mogelijk inzicht in de achtergrond van de begrotingsposten. Aanbeveling GS 3: Accepteer alleen een begroting en realisatie van een begroting die een identieke opbouw kennen en daarmee goed vergelijkbaar zijn qua opbouw en verloop in de tijd. Een jaarverslag dient daarbij de begroting te volgen. Dat betekent dat het jaarverslag en/of de jaarrekening gebaseerd dient te zijn op de vastgestelde begroting.

7 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 7 van 86 Aanbeveling GS 4: Denk voorafgaand aan of aan het begin van een project goed na over de expertise/disciplines die in elke projectfase noodzakelijk is of kan zijn en leg dit, samen met verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk vast, bijvoorbeeld in een door de opdrachtgever goed te keuren projectplan. Aanbeveling GS 5: Neem bekende en nog niet financieel te onderbouwen risico s tegen het maximale risicobedrag op in de begroting. Aanbeveling GS 6: Maak bij grote complexe projecten afspraken met alle betrokken (overheidspartijen) vanuit het principe: gezamenlijke winstdeling én gezamenlijke tekortdeling. Aanbeveling GS 7: Bij grote complexe projecten waarbij meerdere overheidslagen (rijk, provincie(s) en/of gemeente(n)) de samenwerking hebben gezocht, wordt aanbevolen om deze samenwerking niet alleen in de te maken financieringsafspraken tot uiting te laten komen, maar ook gaandeweg het project, de afstemming over voortgang en risico s met elkaar te blijven delen. Aanbevelingen ten aanzien van informatie en toezicht (I&T): Aanbeveling GS 8: Neem een inhoudelijke danwel financiële voortgangsrapportage (of beiden) op, op bepaalde momenten bij (financieel) omvangrijke projectsubsidies voor projecten met een wat langere looptijd. Aanbeveling GS 9: Neem PS mee gedurende een vaak langdurig en complex traject van de projectuitvoering door PS niet alleen via tekstuele passages informatie (over wijzigingen) te verschaffen, maar dit (ook) inzichtelijk en overzichtelijk te presenteren in bijvoorbeeld tabelvorm, met aandacht voor de projecthistorie. Aanbeveling GS 10: Aanbevolen wordt om de term majeure afwijkingen alleen in een subsidiebeschikking (en andere documenten) op te nemen als gedefinieerd is wat hieronder wordt verstaan. Als dit niet wordt gedaan heeft dit begrip weinig betekenis. Provinciale Staten Aanbeveling PS 1: Geef GS aan de voorkant van grote complexe projecten aan welke rol PS de provincie wil laten spelen en waar PS op willen sturen en laat dit samenkomen in maatwerkafspraken waaraan GS vervolgens invulling aan kunnen geven.

8 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 8 van 86 Aanbeveling PS 2: Vraag GS om (na het opmaken van de eindafrekening van het WK Wielrennen Limburg ) de opbouw en vergelijkbaarheid van de Bidbookbegroting en de subsidie-begroting te betrekken in hun eigen evaluatie/effecten onderzoek, zodat inzicht ontstaat in de begrotingsposten waar zich daadwerkelijk de grootste afwijkingen (zowel aan de inkomsten- als aan de uitgavenkant) hebben voorgedaan, zodat hier lering uit kan worden getrokken. Aanbeveling PS 3: Vraag GS om, na het opmaken van de eindafrekening, een volledig overzicht te verstrekken van alle betalingen/verrekeningen/personele onkosten die GS hebben gedaan/gemaakt aangaande het WK Wielrennen met daarbij ook per post: de door GS te benoemen (moreel gevoelde) verantwoordelijkheid van GS. Aanbeveling PS 4: Vraag GS om periodiek een overzicht te verstrekken van alle incidentele (project)subsidies inclusief de hoogte van de toegekende bedragen en de gesubsidieerde instellingen. Ben daarbij alert en schakel tijdig door GS te bevragen bij onduidelijkheden bij op enig moment verstrekte financiële en/of inhoudelijke informatie. Aanbeveling PS 5: Voer een politieke discussie binnen PS over het hanteren van een richtbegroting bij omvangrijke complexe projecten. Een dergelijke richtbegroting kan dan door PS worden vrijgegeven, waarna GS of een externe partij de begroting verder kan uitwerken binnen een marge van bijvoorbeeld +/- 20 %. Aanbeveling PS 6: Leg bij de aanbesteding en contract met de huisaccountant vast dat deze geen advies- en toezichthoudende activiteiten mag verrichten voor GS, die mogelijk (kunnen) botsen met de controlerende taak van PS.

9 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 9 van 86 2 AANLEIDING Van 15 tot 23 september hebben in Limburg de Wereldkampioenschappen Wielrennen (WK) plaatsgevonden. Per brief van 5 oktober heeft de voorzitter van de Stichting WK Wielrennen Limburg (uit naam van het bestuur) bij Gedeputeerde Staten (GS) aandacht gevraagd voor een acuut liquiditeitsprobleem ter grootte van ,--, ontstaan door het achterblijven van inkomsten. In deze brief wordt melding gemaakt van het feit dat GS reeds een bankgarantie hebben afgegeven ter grootte van ,--. Dit is echter onvoldoende om op korte termijn te kunnen voldoen aan de aangegane verplichtingen. In deze brief worden GS daarom verzocht om een aanvullende bankgarantie af te geven van ,--, om te kunnen voldoen aan de verplichtingen op korte termijn. Dergelijke bankgaranties kunnen op grond van de Financiële verordening provincie Limburg, artikel 13, lid 3, niet afgegeven worden door GS zonder aan PS wensen en bedenkingen te hebben gevraagd 1. 3 CASUSBESCHRIJVING Op 12 oktober is tijdens de Provinciale Statenvergadering (PS) gesproken over het voorstel van GS (G ) inzake het afgeven van een aanvullende garantie aan een bankinstelling, ter grootte van ,--, ten behoeve van de Stichting WK Wielrennen Limburg. PS hebben tijdens deze vergadering de wens geuit om na te gaan op welke wijze dit tekort is ontstaan. Daarom is besloten tot het uitvoeren van een onderzoek in het kader van artikel 16 van de verordening Onderzoeksrecht van Provinciale Staten. 3.1 Karakterisering casus Casus Het afgeven van een garantie aan een bankinstelling ten behoeve van de Stichting WK Wielrennen Limburg. Opdrachtgever Provinciale Staten (uitwerking via Controlecommissie PS) Opdracht tot onderzoek Vergadering PS d.d. 12 oktober, bekrachtigd in vergadering PS d.d. 14 december Onderzoeksbasis Verordening onderzoeksrecht van PS Verordening op de Controlecommissie Statuut voor Statenonderzoekers Provincie Limburg Inhoudelijke documenthistorie 1. Besluit PS d.d. 11/ inzake het afgeven van een garantie aan een bankinstelling ten behoeve van de Stichting WK Wielrennen Limburg (G ) en aangenomen wensen (zie bijlage 1) 2. Motie d.d. 11/ van de heer Prevoo, SP (M 282) inzake diepgaand onderzoek naar oorzaken van de ontstane situatie 3. Besluit PS d.d. 14 december inzake het voorstel van de Controlecommissie d.d. 19 november om een onderzoek uit te laten voeren naar de financiële situatie die ontstaan is bij de Stichting WK Wielrennen, uitgaande van een drieledige vraagstelling (P ) (bijlage 2) 4. Brief GS aan PS d.d. 18 december met WK: Wielrennen: Feitenrelaas 1 Gedeputeerde Staten informeren in ieder geval vooraf Provinciale Staten en nemen pas een besluit, nadat Provinciale Staten in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van Gedeputeerde Staten te brengen voorzover het betreft: a) het verstrekken van garanties, leningen en waarborgen naar derden voor bedragen groter dan ,- b) bij garanties, leningen en waarborgen onder deze limiet geldt de actieve informatieplicht door het college van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten.

10 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 10 van Casusdossier opgevraagd per brief van 14 december door de griffier en de voorzitter van de Controlecommissie en beschikbaar gesteld door GS d.d. 7 januari AFBAKENING EN UITGANGSPUNTEN ONDERZOEK In de vergadering van 12 oktober hebben PS besloten een onderzoek in te stellen in het kader van artikel 16 van de verordening Onderzoeksrecht van Provinciale Staten 2. Conform artikel 5, lid 7 uit de Verordening op de Controlecommissie van Provinciale Staten, kan de Controlecommissie (CC) in opdracht van PS (voor)onderzoek verrichten en een onafhankelijke onderzoeksopdracht met onderzoeksvragen opstellen. Het uitwerken van de voorliggende onderzoeksopzet is hiermee een bevoegdheid van de CC. De Controlecommissie heeft een advies voor PS opgesteld aangaande het door PS gevraagde onderzoek (brief van voorzitter Controlecommissie aan PS d.d. 19 november, ingekomen 27 november, kenmerk /54396). Op 14 december hebben PS aangaande dit advies besloten (P ) om onderzoek uit te laten voeren naar de financiële situatie die ontstaan is bij de Stichting WK Wielrennen, uitgaande van de volgende centrale vraagstelling: 1. In hoeverre heeft de Stichting WK Wielrennen Limburg, vanaf haar oprichting op 31 mei 2010, duidelijk gemaakt dat zij inhoudelijk en financieel voldeed aan de doelstellingen en de voorwaarden die door GS zijn gesteld? 2. Hoe en wanneer heeft de Stichting WK Wielrennen Limburg, vanaf haar oprichting op 31 mei 2010, GS van informatie voorzien, over haar doen en laten in relatie tot de voorgaande vraag, en in hoeverre hebben GS zich daar een mening over kunnen vormen? 3. Op welke wijze hebben GS invulling gegeven aan de informatieplicht vanuit GS naar PS over het doen en laten van de Stichting WK Wielrennen Limburg? Op grond van artikel 5, lid 7 uit de Verordening op de Controlecommissie van PS kan de CC uit eigen beweging gebruik maken van haar taken en bevoegdheden om de leden van PS te adviseren en te informeren over partijpolitiek overstijgend onderzoek. Het (laten) uitwerken van voorliggend onderzoek is daarmee een bevoegdheid van de CC. De navolgende uitgangspunten zijn gehanteerd bij het voorliggend onderzoek: - als uitgangspunt voor het onderzoek is het PS-besluit G d.d. 10/ (zie bijlage 1) en het PS-besluit P d.d. 14 december gehanteerd; - de onderzochte periode betreft de periode vanaf het moment dat sprake is van een Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting), tot en met het moment dat de opdracht tot het uitvoeren van het onderzoek is gegeven (PS besluit 14 december ); - de onderzoeksperiode betreft de periode vanaf opdrachtverlening voor het onderzoek (PS besluit 14 december ) tot en met het moment dat het hier beschreven onderzoek is afgerond en het rapport inclusief conclusies en aanbevelingen door de Controlecommissie wordt vrijgegeven; - uit oogpunt van neutraliteit en privacybescherming, zijn geen namen opgenomen van betrokkenen bij de casus, maar worden functiebenamingen gehanteerd; 2 Conform artikel 16 van de Verordening op het Onderzoeksrecht Provincie Limburg met inachtneming van het advies van de Controlecommissie kunnen Provinciale Staten besluiten een onderzoek in te stellen als bedoeld in de Verordening op de Controlecommissie van Provinciale Staten en het Statuut voor Statenonderzoekers Provincie Limburg

11 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 11 van 86 - de kwaliteit van de opzet van het systeem van de algemene -niet casusspecifieke- administratieve organisatie/interne controle (AO/IC) of andere bedrijfsvoeringsprocessen is niet betrokken in de scope van het onderzoek; - de beantwoording van de onderzoeksvragen is zo concreet mogelijk beschreven; - het onderzoek is gericht op waarheidsvinding. Het concept-onderzoeksrapport is door de Statengriffier op 29 maart 2013 vertrouwelijk voor ambtelijk hoor en wederhoor voorgelegd aan Algemeen Directeur om feitelijke onjuistheden te kunnen corrigeren (juistheid en volledigheid van de bevindingen). Per brief verzonden 16 april 2013 is de ambtelijke reactie ontvangen en daar waar relevant, verwerkt in voorliggend onderzoeksrapport. 5 DOELSTELLING EN ONDERZOEKSVRAGEN Het doel van het onderzoek is om PS inzicht te geven in de factoren die tijdens de organisatie (vanaf het moment dat sprake is van een Stichting WK Wielrennen Limburg in oprichting) van het WK Wielrennen hebben gespeeld, waardoor de financiële resultaten wellicht anders hadden moeten worden ingeschat. Daarbij is de vraag aan de orde in hoeverre PS danwel GS, de organisatie van het evenement en de (financiële) effecten ervan hebben kunnen én weten te sturen. De centrale vraagstelling van het onderzoek is drieledig en luidt als volgt: 1. In hoeverre heeft de Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting) duidelijk gemaakt dat zij inhoudelijk en financieel voldeed aan de doelstellingen en de voorwaarden die door GS zijn gesteld? 2. Hoe en wanneer heeft de Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting), GS van informatie voorzien, over haar doen en laten in relatie tot de voorgaande vraag, en in hoeverre hebben GS zich daar een mening over kunnen vormen? 3. Op welke wijze hebben GS invulling gegeven aan de informatieplicht vanuit GS naar PS over het doen en laten van de Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting)? De centrale vraagstelling is opgesplitst in de volgende deelvragen: 1.1 Is de haalbaarheid van de aan de Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting) gestelde doelstellingen en voorwaarden onderzocht en als realistisch ingeschat bij de toekenning van de subsidie? 1.2 Is de exploitatiebegroting en liquiditeitsprognose van de Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting) beoordeeld en zo ja, is deze als robuust en betrouwbaar beoordeeld? 1.3 Hadden GS, voorafgaand aan de oprichting van de Stichting, voldoende zicht op een sluitende begroting van het evenement WK Wielrennen? 2.1 Zijn afspraken over de relatie tussen GS en de Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting) gemaakt en vastgelegd, met als inhoud: of de Stichting WK Wielrennen Limburg verantwoording aan GS moest afleggen over haar uitgaven, over haar inzet om middelen te genereren voor de organisatie van het evenement en haar liquiditeitspositie? 2.2 Is in de relatie tussen Stichting WK Wielrennen Limburg en GS voorzien in een voorwaarde die GS een rol geven bij een (dreigend) exploitatietekort? 2.3 Op welke wijze heeft de Stichting WK Wielrennen Limburg de realisatie van de geformuleerde doelstellingen bewaakt? 2.4 Op welke wijze en op welke momenten zijn GS door de Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting) geïnformeerd over de financiële situatie?

12 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 12 van Hebben GS zicht gehad op de ontwikkeling van de financiële situatie bij de Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting)? 2.6 Op grond van welke overweging(en) hebben GS besloten de WK Wielrennen Limburg een bankgarantie af te geven om het liquiditeitsprobleem de kop te kunnen bieden? 2.7 Op welke wijze en op welke momenten is GS geïnformeerd over het ontstaan van een tekort en de negatieve ontwikkeling van de financiële positie van de Stichting WK Wielrennen Limburg? 2.8 Hadden Gedeputeerde Staten de overtuiging dat het bedrag waarvoor garant is gestaan, ook weer terugkwam en waar werd deze overtuiging op gebaseerd? 3.1 Op welke wijze en wanneer zijn PS betrokken geweest bij de besluitvorming over de provinciale rol bij het WK Wielrennen Limburg (in oprichting)? 3.2 Op welke wijze en wanneer zijn PS betrokken geweest bij de besluitvorming over provinciale financiële steun aan de Stichting WK Wielrennen Limburg? 6 OPZET VAN HET ONDERZOEK Na de PS-vergadering van 14 december hebben de griffier en de voorzitter Controlecommissie per brief van 14 december aan GS de onderzoeksopzet (vertrouwelijk) toegestuurd en is GS gevraagd om volledige medewerking te verlenen aan het onderzoek en een compleet exemplaar van het casusdossier ter beschikking te stellen aan de Statenonderzoekers. Dit casusdossier is door GS beschikbaar gesteld op 7 januari 2013 en is opgebouwd vanaf 2009 (eerste contacten om het WK Wielrennen te organiseren) tot aan het moment van de PS behandeling op 14 december waarin de liquiditeitsproblematiek van de Stichting WK Wielrennen is besproken. Het dossieronderzoek is in januari 2013 gestart en heeft grotendeels plaatsgevonden in de maanden januari en februari. Daarbij is op een drietal momenten (te weten 18 februari 2013, ontvangen 26 februari 2013; 21 februari 2013, ontvangen 8 maart 2013 en 19 maart 2013, gefaseerd ontvangen 26/27/28 maart 2013) aanvullende informatie opgevraagd bij de door GS aangewezen contactpersoon voor dit onderzoek. Ook hebben in deze periode de voorbereidingen plaatsgevonden voor de interviewgesprekken (half februari tot medio maart). De interviews zijn vooral bedoeld om te toetsen of de beschikbare informatie juist is geïnterpreteerd. Van elk gesprek/interview is een (vertrouwelijk) gespreksverslag gemaakt dat voor hoor en wederhoor is aangeboden aan de geïnterviewde en uiteindelijk door de geïnterviewde is geaccordeerd. 7 BEANTWOORDING ONDERZOEKSVRAGEN Om de 3 centraal gestelde vragen (zie hoofdstuk 3) te kunnen beantwoorden is deze in een aantal deelvragen opgesplitst. De beantwoording van deze deelvragen, per deelvraag, is hier beschreven. Opmerkingen vooraf Opmerking 1 Voor de beantwoording van de onderzoeksvragen maken wij in het onderzoek een onderscheid tussen twee in zekere zin van elkaar losstaande, financiële sporen: 1) het liquiditeitspoor 2) het begrotingsspoor

13 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 13 van 86 Ad 1) De liquiditeit geeft aan in welke mate de Stichting WK Wielrennen aan haar lopende betalingsverplichtingen kan voldoen. Het op 12 oktober in PS besproken liquiditeitsprobleem bij de Stichting WK Wielrennen wordt veroorzaakt door het, qua timing, niet goed samenvallen van inkomsten (bijvoorbeeld BTW teruggave Belastingdienst, beroepszaak ministerie Volksgezondheid, Welzijn en Sport -VWS- aangaande een deel subsidie waar op was gerekend, maar die niet is toegekend, lagere sponsoropbrengsten dan waren voorzien, wanbetalers waardoor inkomsten uitbleven) en uitgaven (die vooral gemaakt zijn net voor en direct na het evenement zelf). Ad 2) De begroting is een overzicht van de geraamde uitgaven en inkomsten voor een bepaalde periode. Van belang bij het begrotingsspoor is de lopende afrondingsfase van het WK Wielrennen waarbij de volgende omstandigheden een rol spelen: er kan eerst geconcludeerd worden of er sprake is van een exploitatietekort bij de Stichting WK Wielrennen zodra de financiële eindafrekening (geaccordeerd door een accountant) heeft plaatsgevonden; de Stichting WK Wielrennen heeft beroep aangetekend tegen het besluit van de Minister om een subsidiebedrag toe te kennen ad ,--, terwijl de Stichting WK Wielrennen in de begroting rekende op een subsidie van ,--. Deze procedure is nog niet afgerond (de beroepszaak is voorzien op 16 april 2013 en zet in op een subsidiebedrag van 2,2 miljoen Euro), maar is wel van financieel belang voor de Stichting WK Wielrennen; de door GS verleende subsidie ter grootte van ,-- aan de Stichting WK Wielrennen liep tot 1 april 2013; de eindafrekening dient plaats te vinden vóór 1 oktober Definitief uitsluitsel over de financiële eindafrekening kan de Stichting WK Wielrennen om deze redenen nog niet geven (overigens ook niet over de termijn waarop dit wel zou kunnen). De bevindingen in dit onderzoek dienen vanuit dit perspectief te worden gelezen. Opmerking 2 De gekozen beantwoording per deelvraag brengt onvermijdelijk met zich mee dat een aantal feiten op verschillende plaatsen in voorliggend rapport worden beoordeeld. Het meerdere keren benoemen van feiten staat echter los van de importantie die hieraan kan worden toegekend. Opmerking 3 De rolverdeling tussen GS en PS is zodanig, dat het niet noodzakelijk is dat GS alle detailinformatie die haar bekend is, deelt met PS. In bijlage 4 is een overzicht van de relevante documenten aangaande het WK Wielrennen Limburg opgenomen. Uit oogpunt van een adequate en overzichtelijke beantwoording van de onderzoeksvragen is daarbij onderscheid gemaakt tussen documenten waarvan alleen GS kennis hebben (gearceerd) en documenten waarvan GS kennis hebben en die (actief) met PS zijn gedeeld. Vraag 1.1 Is de haalbaarheid van de aan de Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting) gestelde doelstellingen en voorwaarden onderzocht en als realistisch ingeschat bij de toekenning van de subsidie?

14 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 14 van 86 De gestelde doelstellingen en voorwaarden opgenomen in de subsidiebeschikking Gedurende de voorbereidingsperiode van het WK Wielrennen zijn er twee momenten geweest waarop een subsidieverzoek is ingediend. Op 5 augustus 2010 is een subsidieaanvraag ingediend voor een bedrag van ,--. Op 9 september 2011 is een aanvullende subsidieaanvraag ingediend voor een bedrag van ,--. In de definitieve subsidiebeschikking van ,-- d.d. 20 september 2011 (verzonden 23 september 2011 en kenmerk 2011/52325, deze is als bijlage 3 toegevoegd) zijn op pagina 8 (samenvattend) de volgende doelstellingen opgenomen: 1. het project heeft als resultaat de uitvoering van het programma zoals vermeld in het aan de UCI aangeboden Bidbook; 2. de uitvoering van het project dient aantoonbaar te geschieden met oog voor de gestelde betekenis zoals deze is opgenomen in het Bidbook; 3. de Stichting WK Wielrennen is verantwoordelijk om zorg te dragen voor een adequate sturing op de werkorganisatie en de daarbij behorende middeleninzet om eventuele risico s van verhoogde uitgaven en verminderde inkomsten te beheersen; 4. de Stichting WK Wielrennen dient tijdig schriftelijk te rapporteren aan de subsidieverstrekker over majeure afwijkingen (inkomsten en uitgaven) in de begroting en liquiditeitspositie; 5. het project heeft een looptijd van 31 mei 2010 tot en met 1 april 2013, wijzigingen in de looptijd moeten tijdig, dat wil zeggen voor het einde, gemotiveerd ter goedkeuring worden voorgelegd aan GS; 6. er moet een zodanige administratie worden gevoerd dat alle rechtstreeks aan het project toe te rekenen kosten daaruit kunnen worden afgelezen; 7. de Stichting WK Wielrennen brengt in al haar uitingen tot uitdrukking dat het project mede mogelijk is gemaakt met steun van de provincie; 8. op grond van artikel 3 van de Regels aanbesteding Provincie Limburg bij subsidiëring moet de Stichting WK Wielrennen bij aanbestedingen van werken diensten en leveringen de provinciale aanbestedingsregels toepassen. De subsidie wordt definitief vastgesteld op basis van een in te dienen aanvraag met een inhoudelijke eindrapportage over het project. De eindrapportage moet ook een overzicht bevatten van de gerealiseerde subsidiabele projectkosten en de gerealiseerde inkomsten. De integrale tekst van de subsidiebeschikking is opgenomen als bijlage 3. Toets op haalbaarheid van de doelstellingen en voorwaarden Voor het opstellen van het Bidbook is een Kernteam geformeerd bestaande uit zowel medewerkers van de ambtelijke organisatie als extern ingehuurde specifieke expertise. Inhoudelijk is hierbij voldaan aan de door de UCI opgestelde richtlijnen (Cahier des Charges). De subsidiebeschikking verwijst in voorwaarden (nummers 1 en 2) naar de doelstellingen opgenomen in het Bidbook. Uit het onderzoek is niet gebleken dat het Kernteam de eisen zoals deze door de UCI zijn geformuleerd niet haalbaar of niet realistisch heeft bevonden. In de subsidiebeschikking is eveneens als verplichting (nummer 4) opgenomen: de Stichting WK Wielrennen dient de Provincie tijdig schriftelijk te rapporteren over majeure afwijkingen (inkomsten en uitgaven) in de begroting en liquiditeitspositie. Wat majeure afwijkingen zijn, is niet nader omschreven in de beschikking. De overige voorwaarden (nummers 3 en 5 t/m 8) zoals opgenomen in de subsidiebeschikking kunnen als realistisch en haalbaar worden beschouwd.

15 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 15 van 86 Op basis van de interviews blijkt dat deze voorwaarden zoals deze zijn opgenomen in de subsidiebeschikking in samenspraak zijn opgesteld tussen het ambtelijk samengesteld Expertenteam 3, de afdeling Subsidies en de interne projectleider WK Wielrennen. Tijdpad Tussen het indienen van de subsidie aanvraag (5 augustus 2010 met kenmerk 2010/17035) van ,--, de aanvullende aanvraag van ,-- (9 september 2011) en de definitieve beschikking (20 september 2011 met kenmerk 2011/52325), zit een langdurige periode van méér dan een jaar, hoewel uit het overzicht in bijlage 4 af te leiden is dat er gedurende deze periode op diverse momenten contact is geweest tussen de Stichting en de provincie. Tellend vanaf het moment van de indiening van het Bidbook (inclusief begroting) op 18 juli 2009 bij de UCI heeft het meer dan 2 jaar geduurd voordat er een geactualiseerde begroting is ingediend voor de subsidie aanvraag waarna kan worden overgegaan tot subsidiebeschikking (20 september 2011 met kenmerk 2011/25326). Hierin is opgenomen dat de totale provinciale bijdrage bedoeld was voor de afdracht aan de UCI. Als belangrijke reden voor deze vertraging is aan te merken dat er pas op 18 januari 2011 duidelijkheid was over de BTW positie van de Stichting WK Wielrennen, waarna men begonnen is met het actualiseren van de Bidbookbegroting. Bevindingen vraag 1.1 De voorwaarden in de subsidiebeschikking zijn opgesteld door de subsidieafdeling in samenspraak met het Expertenteam, de afdeling CWZ en de interne projectleider van het WK Wielrennen. De gestelde voorwaarden en doelstellingen in de subsidiebeschikking kunnen niet als onhaalbaar en onrealistisch worden beschouwd; Vraag 1.2 Is de exploitatiebegroting en liquiditeitsprognose van de Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting) beoordeeld en zo ja, is deze als robuust en betrouwbaar beoordeeld? Robuust Om een begroting als robuust te beoordelen wordt er van uitgegaan dat bij het opstellen ervan in ieder geval rekening is gehouden met verschillende aspecten zoals bijvoorbeeld: - risico s waarvan de exacte hoogte nog niet bekend is, dienen tegen het maximaal risicobedrag opgenomen te worden; - geraamde uitgaven gaan gepaard met een realistische inschatting van de mogelijkheden om inkomsten te verwerven; - inkomsten waarvan de hoogte kan fluctueren (bijvoorbeeld de ten tijde van het opstellen van de begroting nog niet bekend zijnde sponsorbijdragen en de subsidie van het ministerie van VWS) dienen conservatief te worden geraamd. Meerdere begrotingen De Stichting WK Wielrennen heeft op verschillende momenten een (geactualiseerde) begroting ingediend voorafgaand aan de subsidiebeschikking. Naast de oorspronkelijke begroting die integraal onderdeel heeft uitgemaakt van het Bidbook (de zogenaamde Bidbookbegroting), is er een drietal momenten geweest waarop de Stichting WK Wielrennen een geactualiseerde begroting heeft voorgelegd aan 3 Het Expertenteam is samengesteld uit verschillende disciplines binnen de ambtelijke organisatie (juridisch en financieel) en heeft onder andere als doel om de algehele en financiële gezondheid van een aantal risicodossiers te bewaken en is gericht op continuïteit, met als doel om de risico s voor de provincie beheersbaar te houden.

16 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 16 van 86 de Provincie Limburg. In onderstaande tabel zijn deze begrotingen inclusief het totaalbedrag weergegeven. Nr. Datum Begroting Bedrag Begroting bij Bidbook , Aangepaste begroting (deze wordt later teruggetrokken) , Formeel door RvT vastgestelde begroting Bidbook , Geactualiseerde begroting (basis voor subsidiebeschikking) ,-- Ad 1. Bidbookbegroting ( ,--) De eerste contacten tussen de UCI en de provincie Limburg hebben plaatsgevonden in Op verzoek van de UCI is de toenmalige gedeputeerde uitgenodigd om te praten over de mogelijkheid om het WK Wielrennen in Limburg te organiseren. Op 17 april 2009 heeft de Provincie Limburg in samenwerking met de regio Zuid Limburg zich officieel kandidaat gesteld voor de organisatie van het WK Wielrennen. De leden van de commissie Sociaal Domein zijn in een extra bijeenkomst op 18 mei 2009 door de gedeputeerde nader geïnformeerd over het traject van het Bidbook WK Wielrennen. Op 12 juni 2009 is een sonderende notitie besproken in deze commissie. Deze notie was gericht op de wijze van samenwerking met de deelnemende gemeenten, de betekenis van de spin-off, de vernieuwde opzet van het WK Wielrennen, de organisatiestructuur en de financiën. Ad 2. Aangepaste begroting ( ,--) Gedurende de periode waarin de Stichting WK Wielrennen van start is gegaan, is op basis van nieuwe inzichten (zoals lagere bijdrage gemeenten, infrastructuur en veranderingen TV opbrengsten / kosten) door de toenmalige directeur aangegeven dat de ingediende begroting bij het Bidbook niet toereikend zou zijn. Eén van de opdrachten die GS aan de Stichting WK Wielrennen had meegegeven was het opstellen van een geactualiseerde begroting en het verder vormgeven van de Stichting WK Wielrennen. Op 13 december 2010 is deze geactualiseerde begroting bij de Provincie Limburg ingediend door de toenmalige directeur van de Stichting. Deze begroting is echter nooit formeel bekrachtigd door Raad van Toezicht van de Stichting WK Wielrennen en daarmee niet door de Provincie geaccepteerd. Ad 3. Formele vaststelling Bidbookbegroting ( ,--) Op 16 januari 2011 heeft een bestuurswisseling plaatsgevonden bij de Stichting en is een nieuwe directie aangesteld. Medio 2011 is de structuur van de Stichting WK Wielrennen gewijzigd; deze is in bijlage 6 kort toegelicht. Aangezien de begroting uit het Bidbook nooit formeel is vastgesteld, wordt deze door het nieuwe bestuur formeel ter besluitvorming voorgelegd en geaccordeerd door de Raad van Toezicht. Hierbij maakt de Stichting WK Wielrennen haar twijfels kenbaar aan GS ten aanzien van de realiteitswaarde van de begroting. Op 28 januari 2011 wordt in GS de nota behandeld waarin wordt voorgesteld om de ,-- (verwijzend naar PS besluit ) op te splitsen in ,-- subsidie en ,-- voor opdrachtverlening aan de Stichting WK Wielrennen voor hospitality- en profileringsafspraken. Hierbij wordt tevens aangegeven dat het aan de Stichting uit te betalen subsidiebedrag zal worden verrekend met de bijdrage aan de UCI die reeds door de Provincie zijn voldaan. De Provincie Limburg heeft tot op het moment van de subsidiebeschikking aan de UCI een totaal bedrag van ,-- voldaan.

17 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 17 van 86 Echter signalen van de Stichting WK Wielrennen, waarin twijfels worden geuit over de realiteitswaarde van de begroting bieden GS onvoldoende basis om tot subsidiebeschikking over te gaan. Dit wordt onderschreven door het Expertenteam. Ad 4. Geactualiseerde begroting bij subsidiebeschikking ,-- De door de Stichting WK Wielrennen geplaatste kanttekeningen bij de Bidbookbegroting zijn, op basis van nieuwe inzichten die niet eerder bekend waren, verwerkt in een geactualiseerde begroting. Als belangrijkste verklaring voor het hoger uitgavenniveau (ten opzichte van de Bidbookbegroting) wordt een stijging van de kosten voor de tv-uitzending, infrastructuur en hospitality gegeven. Het verschil in opbrengsten is met name te verklaren door het substantieel hogere taakstellend bedrag dat aan sponsorinkomsten door de Stichting WK Wielrennen is geraamd en de door de Provincie toegezegde hogere bijdrage ad ,--. Deze geactualiseerde begroting is beoordeeld door een ambtelijk Expertenteam en de op- en aanmerkingen zijn schriftelijk aan de Stichting WK Wielrennen gemeld bij de subsidiebeschikking. Hierbij is de omstandigheid van belang, dat de gevolgen van het vermarkten van het evenement (financiële vertaalslag Europese aanbesteding) in een tijd van economische crisis heeft plaatsgevonden. Vergelijking Bidbookbegroting ( ,--) en de geactualiseerde begroting ( ,--) Er is getracht om een financiële vergelijking te maken tussen de Bidbookbegroting ( ,--) en de begroting die ten grondslag heeft gelegen aan de subsidiebeschikking van GS ( ,--). Dit bleek niet goed mogelijk aangezien de begrotingen beide een andere opbouw kennen en er met verschillende onvergelijkbare begrotingsposten is gewerkt. Voor wat betreft een aantal hoofdposten is in het bijgevoegde vergelijkend overzicht op een hoog abstractieniveau een vergelijking gemaakt tussen beide begrotingen ten aanzien van de inkomsten- en kostenramingen. Vergelijking tussen Bidbookbegroting 2009 en geactualiseerde begroting 2011 Bidbook 2009 % Geactualiseerde begroting 2011 % Kosten Organisatie kosten ,-- 52% ,-- 66% Kosten KNWU ,-- 1% ,-- 1% Aanloopkosten ,-- 1% ,-- 1% Kosten UCI fee ,-- 46% ,-- 32% ,-- 100% ,-- 100% Risico inschatting 2011 Inkomsten Rijksoverheid ,-- 61% ,-- 52% ,-- Provincie Limburg , ,-- Gemeenten , ,-- Overige bijdragen ,-- Sponsoring ,-- 18% ,-- 19% ,-- Overige inkomsten ,-- 13% ,-- 27% ,-- TV Rechten ,-- 7% ,-- 2% ,-- 100% ,-- 100% Resultaat (Inkomsten - kosten) ,-- 0,--

18 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 18 van 86 Geconstateerd wordt dat er een stijging van 82% is waar te nemen bij de organisatiekosten. Daarnaast is bij de Bidbookbegroting 61% van de inkomstenraming afkomstig uit overheidsbijdrages. Als we dit afzetten tegen de subsidie-begroting is dit 52% waarbij er ook nog sprake is van een risicopost van ,--. Indien deze risicopost zich in totaliteit zou manifesteren, zou zelfs maar 48 % van de inkomstenraming gedekt door een overheidsbijdrage (dit hangt af van de lopende beroepszaak tegen het Ministerie van VWS, beroepszaak voorzien op 16 april 2013). Dit betekent dat een nog grotere inspanning geleverd had moeten worden om oftewel meer inkomsten te genereren oftewel minder kosten te maken. Bij de Bidbookbegroting is in totaal 31% (13% Overige bijdragen en 18% Sponsoring) van de inkomstenraming taakstellend. Voor de geactualiseerde begroting 2011 (de subsidiebegroting ) geldt dat 48% (27% Overige bijdragen en 19% Sponsoring) van de inkomsten taakstellend waren. In de wetenschap dat gedurende de voorbereidingen tot het WK Wielrennen, de nog steeds voortdurende economische recessie in volle omvang duidelijk was, kan geconstateerd worden dat de Stichting WK Wielrennen voor wat betreft het verwerven van inkomsten een forse opgave had te volbrengen. Samenvatten kan gesteld worden: Bidbookbegroting De Bidbookbegroting ,-- uit 2009 is opgesteld door het Kernteam op basis van alle op dat moment bekende informatie en gegevens conform de richtlijnen van de UCI; Bij de Bidbookbegroting was nog geen liquiditeitsprognose opgesteld; De UCI heeft de Bidbookbegroting beoordeeld als onderdeel van het Bidbook; De Bidbookbegroting was taakstellend waarbij er een opgave lag bij de Stichting WK Wielrennen om, naast een aantal subsidiebijdragen, externe opbrengsten (sponsoring, hospitality) te genereren. Geactualiseerde begroting De Raad van Toezicht van de Stichting WK Wielrennen heeft kanttekeningen geplaatst bij het realiteitsgehalte van de Bidbookbegroting; De geactualiseerde begroting ,-- en liquiditeitsbegroting van 2011 is beoordeeld door het Expertenteam en van opmerkingen voorzien, waarna is overgegaan tot de subsidiebeschikking; De stijging van de geraamde kosten in de geactualiseerde begroting worden voor een groot gedeelte gedekt door extra geraamde inkomsten in een tijd waarin sprake was van economische crisis. Bevindingen vraag 1.2 De Bidbookbegroting ,-- uit 2009 is opgesteld door het Kernteam op basis van de op dat moment bekende informatie en gegevens conform de richtlijnen van de UCI. Hierbij is niet kunnen worden vastgesteld dat de Bidbookbegroting niet robuust of onbetrouwbaar was.

19 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 19 van 86 Vraag 1.3 Hadden GS, voorafgaand aan de oprichting van de Stichting, voldoende zicht op een sluitende begroting van het evenement WK Wielrennen? Een sluitende begroting en een taakstellende begroting Ter verduidelijking van ons onderzoek maken we een onderscheid tussen de begrippen taakstellende en sluitende begroting. Een sluitende begroting is een begroting waarbij de geraamde uitgaven gedekt worden door de geraamde inkomsten. Er is sprake van een taakstelling indien er voor de organisatie een opgave ligt aan de inkomsten- en / of uitgavenkant van de begroting. Concreet betekent dit dat de organisatie geraamde inkomsten dient te realiseren om te kunnen voldoen aan de verplichtingen of om uitgaven te beperken tot de geraamde kosten. De Bidbookbegroting Tijdens de behandeling van het sonderend stuk in de commissievergadering op 12 juni 2009 is uit het verslag te herleiden dat de volgende zaken zijn opgemerkt door de toenmalige gedeputeerde: - In de kosten zijn alle infrastructurele werkzaamheden die nodig zijn voor een goed verloop van de koersen, opgenomen; - In zijn nagenoeg alle marketingrechten voor de lokale organisatie. Het bedrag dat de UCI voor het mogen organiseren van het WK vraagt, is daarom hoger dan in 2008 (toen Zuid-Limburg ook al kandidaat was). Echter, hierdoor heeft de organisatie veel meer mogelijkheden om (sponsor) inkomsten te verwerven; - In de biddingfase, drie jaar voor het WK, zal het bedrijfsleven naar verwachting nog geen (harde) garanties afgeven met betrekking tot mogelijke sponsoring. Dit wordt mogelijk nog versterkt door het huidige economische tij; - Met betrekking tot de raming van sponsoring is daarom, ondanks dat het pas betreft, rekening gehouden met de huidige economische omstandigheden, door deze bijdragen zeer conservatief te ramen. Wij hebben er alle vertrouwen in dat de geraamde sponsorbijdragen ruim voor aanvang het evenement gevonden worden. De geactualiseerde begroting Geluidsfragment van de inhoudelijk verantwoordelijk gedeputeerde in de commissievergadering Leefbaarheid en Veiligheid van 12 oktober 2011 (2:30:00 2:30:35): Uit de ingediende begroting komt het hoger uitgavenniveau (ten opzichte van het Bidbook) voornamelijk tot uitdrukking in de kosten voor tv-rechten, infrastructuur en hospitality. Wij hebben in dit verband vastgesteld, dat na de toekenning pas de concrete doorvertaling van de UCI-eisen in praktijk heeft kunnen plaatsvinden door het bezoek van de UCI aan de locaties, parcoursen etc. Daarnaast waren ook de gevolgen van het vermarkten van het evenement (financiële vertaalslag Europese aanbesteding) pas nadien bekend en moest gemeente Beek 'vervangen worden' en is het wedstrijdprogramma herzien. Het verschil in opbrengsten is met name te verklaren door het substantieel hogere bedrag dat aan sponsorinkomsten door de Stichting is geraamd en de aan de Provincie te vragen hogere bijdrage ad ,--.

20 Stichting WK Wielrennen Limburg pagina 20 van 86 Geconstateerd is dat de door de Stichting ingediende begroting sluitend is. Tegenover de begrote uitgaven staat een gelijk bedrag aan geprognosticeerde inkomsten ( ,--). Uit de stukken blijkt dat zowel aan de opbrengsten- als aan de uitgavenkant voor wat betreft de te verwachten kasstromen op onderdelen sprake is van inschattingen en risico's. Tijdpad subsidieverzoek tot aan subsidieverlening Vanaf het moment van de indiening van het Bidbook (inclusief begroting) op 18 juli 2009 aan de UCI heeft het, om verschillende redenen onder andere BTW-discussie met Belastingdienst, meer dan 2 jaar geduurd voordat er een geactualiseerde begroting is ingediend bij de subsidieaanvraag. Eerst daarna kon worden overgegaan tot subsidiebeschikking. Gedurende deze periode heeft de begroting ter discussie gestaan en is door GS een dringend beroep gedaan op de Stichting WK Wielrennen om een geactualiseerde begroting aan te leveren. Bevindingen vraag 1.3 De Bidbookbegroting was sluitend en bekend bij GS; Het Kernteam geeft aan dat in de Bidbookbegroting rekening is gehouden met alle tot op dat moment bekend zijnde te maken kosten; Het heeft 2 jaar geduurd voordat de oorspronkelijke Bidbookbegroting door de Stichting WK Wielrennen is geactualiseerd; Vraag 2.1 Zijn afspraken over de relatie tussen GS en de Stichting WK Wielrennen Limburg (in oprichting) gemaakt en vastgelegd, met als inhoud: of de Stichting WK Wielrennen Limburg verantwoording aan GS moest afleggen over haar uitgaven, over haar inzet om middelen te genereren voor de organisatie van het evenement en haar liquiditeitspositie? In de subsidiebeschikking zijn de volgende afspraken vastgelegd met betrekking tot verantwoording van de Stichting WK Wielrennen over haar uitgaven, over haar inzet om middelen te genereren voor de organisatie van het evenement:e Stichting WK Wielrennen is verantwoordelijk om zorg te dragen voor een adequate sturing op de werkorganisatie en de daarbij behorende middeleninzet om eventuele risico s van verhoogde uitgaven en verminderde inkomsten te beheersen; - de Stichting WK Wielrennen dient de Provincie tijdig schriftelijk te rapporteren over majeure afwijkingen (inkomsten en uitgaven) in de begroting en liquiditeitspositie; - er moet een zodanige administratie worden gevoerd dat alle rechtstreeks aan het project toe te rekenen kosten daaruit worden afgelezen; - bij het vaststellen van de subsidie dient een eindrapport te worden opgesteld waarbij een overzicht dient te worden van de gerealiseerde subsidiabele projectkosten en de gerealiseerde inkomsten gespecificeerd overeenkomstig de meest actuele door de Raad van Toezicht geaccordeerde begroting en moet zijn voorzien van een (goedgekeurde) controleverklaring van de onafhankelijke accountant. In de voorbereidingsfase van het evenement is de afspraak gemaakt dat de portefeuillehouder Sport een permanente uitnodiging had om desgewenst bij de vergaderingen van de Raad van Toezicht aanwezig te zijn.