Medegebruik Schoolgebouwen. Versie Postbus AX Amersfoort tel fax e.mail:

Transcriptie

1 Medegebruik Schoolgebouwen Versie Postbus AX Amersfoort tel fax e.mail:

2 Inleiding In de praktijk komt het steeds vaker voor dat (delen van) schoolgebouwen door externe partijen in medegebruik 1 worden genomen. Het duidelijkst komt dat op dit moment tot uiting in het faciliteren van de buitenschoolse opvang. Deze notitie geeft een aantal richtlijnen op basis waarvan nadere afspraken gemaakt kunnen worden hoe hier mee om te gaan. Daarbij dient onderscheid gemaakt te worden in medegebruik tijdens de normale schooluren, werk- en vakantiedagen zgn., commerciële verhuur en door externen incidenteel gebruik van schoolgebouwen in de avonduren en/of op andere vrije momenten. In het kader van deze notitie is het van belang te weten hoe de feitelijke eigendomsverhouding van schoolgebouwen ligt. Formele kant In de eigendomsverhoudingen wordt een onderscheid gemaakt in economisch en juridisch eigenaarschap. De gemeente is economisch eigenaar van een schoolgebouw. Zij heeft in het schoolgebouw geïnvesteerd. Op basis hiervan bepaalt de WPO (artikel 108), dat de gemeente toestemming moet geven voor het in gebruik geven van een (deel van het) schoolgebouw aan bijvoorbeeld bso/kinderopvang of andere commerciële organisaties. De wet biedt de mogelijkheid om schoolgebouwen (deels) in medegebruik te geven/verhuren voor culturele, maatschappelijke of recreatieve doeleinden. Dit past ook in het beleid van de gemeente Amersfoort en van KPOA. Voor het medegebruik van schoolgebouwen dient aan medegebruikers uit de commerciële hoek een bedrag in rekening gebracht te worden ter dekking van de boekwaarde. Voor 2013 is dit een bedrag van 85,31 per m2 voor een groepsruimte die uitsluitend voor eigen gebruik van de commerciële instelling gebruikt wordt. Wordt die ruimte gedeeld met de school, dan is dit de helft. KPOA int deze bijdrage en dient hiervan 37% over te dragen aan de gemeente. (in een beperkt aantal gevallen t.w. Drieslag, Kubus en Langenoord, heeft KPOA zelf een deel van de investeringskosten voor haar rekening genomen en komt de volledige vergoeding ten gunste van KPOA). Het schoolbestuur is juridisch eigenaar van het schoolgebouw. Dit betekent dat zij formeel de bevoegdheid heeft schoolgebouwen te verhuren, mits voldaan wordt aan artikel 108 WPO. Daar medegebruik van schoolgebouwen automatisch ook leidt tot verhoging van de exploitatielast, dient er bij de medegebruiker een bijdrage in de exploitatielasten in rekening gebracht te worden. Dit bedrag is gebaseerd op de vergoeding zoals die berekend wordt betreffende medegebruik van schoolgebouwen. (VELO). Gelet op het feit dat het vergoedingenstelsel niet kostendekkend is, hebben de gezamenlijke schoolbesturen afgesproken hierop een toeslagpercentage van 50% te berekenen. Die opslag is samengesteld uit componenten die wij kennen uit de inwoning van scholen in schoolwoningen, intensievere schoonmaak en de administratieve afwikkeling door directie en bestuur. Voor 2013 is dit bedrag vastgesteld op 7.192,50 per lokaal (105m2) in het geval dat de commerciële organisatie uitsluitend voor eigen gebruik van de commerciële instelling gebruikt wordt. Wordt die ruimte gedeeld met de school dan is de rekening de helft daarvan. In dat laatste geval is het in de praktijk veelal gebruikelijk dat de commerciële partij materialen en inventaris van de school gebruikt. Het is om die reden dat naast de hierboven genoemde exploitatielast een bedrag van 2000, - per groep extra in rekening gebracht wordt. Wat is (volgtijdelijk) medegebruik Er is sprake van medegebruik als een leegstaande (groeps)ruimte wordt gebruikt door bijvoorbeeld een kinderopvangorganisatie. Het lokaal is dan in eigendom van deze organisatie die zorg draagt voor de volledige inrichting en het lokaal wordt overdag niet gebruikt door de school. Wij spreken dan van enkel gebruik. Wanneer een groepsruimte dagelijks wordt gebruikt door een groep leerlingen tijdens de reguliere lestijden en vervolgens door een BSO-groep, is er sprake van volgtijdelijk medegebruik. Er vindt dus steeds een switch in het gebruik plaats: om uur vertrekt de docent naar een werkplek elders in het gebouw. Als die er niet is, moet die gecreëerd worden. Hij/zij moet ruimte maken voor vervolggebruik. Mits er geen afspraken worden gemaakt over het gedeeld gebruik van materialen, moeten die worden opgeborgen in (af te sluiten) bergruimtes. De BSO-leidinggevende maakt op diens beurt na afloop van de BSO de ruimte weer gereed voor het onderwijsgebruik de volgende ochtend. 1 Wij hanteren hier steeds de term medegebruik en niet verhuur/huur. Verhuren suggereert het geven van een recht dat wij aan medegebruikers van onderwijsgebouwen niet kunnen en mogen verlenen KPOA medegebruik schoolgebouwen pagina 2

3 Er is ook sprake van volgtijdelijk gebruik indien de school onder schooltijd dagelijks gebruik maakt van de ruimte die door de BSO is ingericht. In dat geval is er sprake van een andere tariefstelling. Categorieën medegebruikers 1. Een basisschool Een school met een capaciteitentekort voor een termijn van minder dan 15 jaar, wordt door de gemeente doorverwezen naar een school, schoolwoning of noodlokaal binnen een straal van 2000 meter. Elk voorjaar leggen schoolbesturen in overleg met de gemeente vast wie waar komt zitten (tijdelijk huisvestingsoverleg). Voor de ontvangende school is het niet mogelijk te weigeren: De gemeente kan desnoods leegstand vorderen. Een inwonende groep gebruikt gewoon een klaslokaal en iedere andere (neven)ruimte plus buitenruimte die de eigen groepen ook gebruiken. De normale medegebruiksvergoeding wordt hiervoor in rekening gebracht zonder opslag en zonder bijdrage in de investeringskosten. 2. BSO/PSZ Een basisschool in een permanent gebouw, beschikt doorgaans, behalve over lokalen, over een speellokaal, een gemeenschapsruimte etc. al die ruimten zijn geschikt (te maken) voor gebruik door deelnemers aan BSO. Woont er een PSZ in dan is intensiever gebruik van het speellokaal te verwachten. De GGD ziet toe op de veiligheid van BSO- en PSZ-werk. Kosten voor aanpassingen binnen het kader van deze regelgeving komen in principe voor rekening van de medegebruiker. 3. Andere instanties Kerkgenootschappen, sport- en gymclubs, paramedische ondernemers, een kinderdagverblijf etc., verzoeken scholen steeds vaker om gebruik te mogen maken van schoolgebouwen. De wensen/eisen van zulke instanties wijken sterk af en het is niet in alle gevallen mogelijk om als school hierin te kunnen voldoen. Een sportclub vereist een gymzaal/speelzaal en een kinderdagverblijf heeft met zulke specifieke veiligheidseisen te maken dat daar alleen bij nieuwbouw aan kan worden voldaan. Financiën Indien een commerciële partij gebruik maakt van een schoolgebouw wordt de vergoeding berekend per groep, per jaar. In de prijs zijn de volgende gebruiksonderdelen verdisconteerd: Enkel gebruik Groeps- c.q. gemeenschapsruimte Toegang en toiletten Incidenteel gebruik speelzaal Speelplaats Volgtijdelijk gebruik Groeps- c.q. gemeenschapsruimte Toegang en toiletten Incidenteel gebruik speelzaal Speelplaats Personeelskamer ter voorbereiding Gebruik meubilair Gebruik materialen voor zover overeengekomen met de school. Bij enkel gebruik zorgt de commerciële organisatie voor de eigen inrichting. Bij volgtijdelijk gebruik zorgt de betreffende organisatie voor een eigen afgesloten kast, welke in overleg met de schoolleiding een plek krijgt in de school. De betaalde vergoeding is inclusief schoonmaak m.u.v. de schoolvakanties. Voor die vakantieperiode dient de commerciële organisatie zelf zorg te dragen. Zij dient hiervoor afspraken te maken met het schoonmaakbedrijf dat door de school is ingehuurd voor de reguliere schoonmaak. Dit om te voorkomen dat er discussies ontstaan tussen verschillende bedrijven. De besturen zijn er geen voorstander van dat de commerciële partij zelf zorg draagt voor de totale schoonmaak. In uitzonderlijke gevallen kan hiervoor een uitzondering worden gemaakt, zulks ter beoordeling van het betreffende schoolbestuur. Mocht dit het geval zijn dan vindt er een verrekening plaats in de vergoeding (zie berekening). KPOA medegebruik schoolgebouwen pagina 3

4 Zoals aangegeven vindt de vergoeding plaats op basis van het aantal groepen. Mocht een commerciële organisatie zich melden die alleen gebruik wil maken van één bepaalde ruimte, omdat er geen sprake is van de aanwezigheid van een groep kinderen, dan wordt een m2 prijs gehanteerd met een opslag van 20%, zijnde gebruik van toegang en toiletten. De tarieven worden jaarlijks per kalenderjaar vastgesteld op basis van het bekostigingsstelsel primair onderwijs. De tarieven zijn inclusief de kosten die gemoeid zijn met de investeringshuur zoals die door de gemeente Amersfoort wordt vastgesteld. Middels een schrijven van de besturen worden de betreffende organisaties hiervan op de hoogte gebracht. De berekening is vastgesteld op basis van een gebruikseenheid van 105m2 (bvo). Voor de berekening van de investeringshuur, die onderdeel uitmaakt van de te betalen vergoeding aan de juridisch eigenaar wordt uitgegaan van 65m2 feitelijk ruimtegebruik. Mocht zich een situatie voordoen dat er sprake is van een gebruik van substantieel meer m2, bestaat de mogelijkheid hiervoor afzonderlijke afspraken te maken. Uitgangspunt hierbij is de verhouding van het werkelijk aantal m2 en de norm van 105m2. Tariefstelling (conform afspraken schoolbesturen en gemeente d.d ) TARIEF BIJ (VOLGTIJDELIJK) MEDEGEBRUIK versie BSO School Enkel Volgtijdelijk Volgtijdelijk Vergoeding , , ,55 per groep per jaar per maand 1.061,47 746,63 579,96 per m2 per jaar 121,31 85,33 66,28 Totaal In mindering brengen bij schoonmaak in eigen beheer Schoonmaak 2.029,00 Verrekening opslag 5% 101,45 Totaal 2.130,45 Duur van overeenkomsten Indien door de kinderopvangorganisatie gebruik gemaakt wordt van leegstand, dan kan er slechts sprake zijn van een contract voor de duur van één schooljaar. Indien er sprake is van volgtijdelijk medegebruik kan er een meerjarenafspraak gemaakt worden. Afhankelijk van een mogelijke investering door de externe partner kan de duur variëren. Uitgaande van een inhoudelijke samenwerking hanteren we een overeenkomst van drie jaar met de mogelijkheid tot verlenging voor een periode van telkens twee jaar. Dit dient overigens door de betreffende school expliciet aangegeven te worden. KPOA medegebruik schoolgebouwen pagina 4

5 Daar een school altijd de mogelijkheid heeft om in voorkomende gevallen volgtijdelijk gebruik mogelijk te maken, dient een overeenkomst met een commerciële partner vóór 1 januari van enig jaar opgezegd te worden met de restrictie dat de gemeente zal moeten instemmen met een eventuele nieuwe overeenkomst van dit volgtijdelijk gebruik. Werkafspraken Indien een school, op basis van een inhoudelijke en/of commerciële afweging, een deel van het schoolgebouw in medegebruik wil geven, conform het hierboven gestelde, dienen de volgende werkafspraken in acht genomen te worden: 1. Indien er geen gebruik meer wordt gemaakt van medegebruik, dient de overeenkomst door de directeur, via het bestuursbureau, voor 1 januari te zijn opgezegd (zie opmerking hierboven) 2. Vóór 1 februari geeft de directeur aan het College van Bestuur te kennen over te willen gaan tot medegebruik van een deel van het schoolgebouw in het daaropvolgende schooljaar 3. Hierbij wordt melding gemaakt van het aantal groepen of het aantal m 2 dat door de medegebruiker in gebruik wordt genomen met een minimum van 105 m Met de kandidaat medegebruiker is overeenstemming bereikt over het aantal in medegebruik gegeven m 2 5. Er wordt tevens aangegeven of er sprake is van enkel of gedeeltelijk gebruik 6. Het CvB brengt de wensen in tijdens het overleg over de tijdelijke huisvesting (februari/maart) 7. Het CvB geeft, op basis van dit overleg, een terugkoppeling aan de directeur van de school 8. Het CvB dient een formeel verzoek in conform artikel 108 WPO 9. Het CvB stelt een concept overeenkomst op voor de medegebruiker 10. Na goedkeuring door de gemeente wordt de overeenkomst tussen KPOA en de medegebruiker geformaliseerd 11. Het CvB brengt de in de overeenkomst vermelde vergoedingen in rekening bij de medegebruiker 12. De bijdrage in de exploitatie wordt toegevoegd aan de jaarbegroting/exploitatie van de school 13. Een bijdrage in de investeringskosten (37%) dient ter beschikking gesteld te worden aan de gemeente. De gemeente stelt hiervoor een nota op 14. De overige 63% van de bijdrage in de investeringskosten komt ten goede aan de school met dien verstande dat het bestuur de mogelijkheid heeft hiervoor jaarlijks andere regels vast te stellen (In bijzondere gevallen komt de investeringsvergoeding ten goede aan het algemene budget van KPOA, waarbij de mogelijkheid bestaat dat ook dit bedrag toegevoegd wordt aan het budget van de betreffende school) Overig structureel medegebruik: Naast bovenstaand medegebruik voor commerciële doeleinden, kan er ook sprake zijn structureel (= heel schooljaar) medegebruik door ander instanties. Indien dit onder of direct aansluitend aan reguliere schooltijden plaatsvindt, zijn voor het berekenen van een tarief twee opties waarvan de school gebruik kan maken: 1. Op basis van een m 2 prijs: a. Het aantal feitelijk m2 + 10% = het aantal m 2 brutovloeroppervlak (bvo) b. Dit wordt verhoogd met 20% voor gebruik van gangen/toiletten == m 2 definitief c. M 2 prijs is 7.192,50 : 105 = 68,50 per jaar per m 2 2. Op basis van een uurtarief a. Jaarbedrag = 7.192,50 = 40 schoolweken van 4,5 x 5,5 uur = 990 uren b ,50 : 990 = 7,25 per uur Voor dit uurtarief kun je een lokaal of gemeubileerde nevenruimte beschikbaar stellen, met gebruik van toiletten, verkeersruimten en na overleg incidenteel, voor algemene informatiebijeenkomsten bijvoorbeeld, de aula of lerarenkamer. Andersoortige kosten als koffie, kopieerkosten of telefoon zijn niet inbegrepen. Diensten van een conciërge ook niet. Verwarming en schoonmaak zijn inclusief KPOA medegebruik schoolgebouwen pagina 5

6 Incidenteel medegebruik buiten schooltijden Hiervoor is het lastig om één uniform tarief vast te stellen. Een onderscheid in wel/niet verwarmen is logisch, maar evengoed is het wel/niet in zetten van een conciërge relevant. Daarom zijn de volgende uurtarieven indicatief: a) Zonder verwarming en toezicht 8,- b) Met verwarming, zonder toezicht 12,- c) Zonder verwarming, met toezicht 28,- d) Met verwarming, met toezicht 32,- Voor dit tarief kan één lokaal (klas, aula of speellokaal) met gebruik van pantry en toiletten gebruikt worden. Schoonmaak is inclusief, met de restrictie dat de vervuiling normaal is. Om de risico s van beschadiging, vermissing, vals alarm en niet normale vervuiling te dekken, dien tevoren een waarborgsom van 150,- per gebruiksdag, ongeacht het aantal uren, te worden betaald. Wanneer de directie toezicht noodzakelijk acht, maar er geen conciërge of teamlid beschikbaar is om dat toezicht voor 20,- per uur uit te oefenen, dan vindt er geen medegebruik plaats. De directeur is bevoegd om afspraken te maken over incidenteel medegebruik met dien verstande dat in overleg met de financiële administratie wordt bepaald op welke wijze de boeking van de inkomsten plaats zal vinden. (Batenkant exploitatie van de school) Tot slot Het bestuur van KPOA is voorstander van intensivering van medegebruik. Het past binnen de maatschappelijke context en levert naast financiële compensatie voor een mogelijke toename van leegstand, ook een bijdrage aan de positie van de school binnen de wijk. Medegebruik is niet vrijblijvend. Er wordt een overeenkomst gesloten waarbij wederzijds de rechten en plichten worden vermeld. Het gaat in veel gevallen ook over een langere periode van tenminste een jaar. Belangrijk blijft dat zowel de school als de medegebruiker te allen tijde hun werk kunnen doen en erop kunnen rekenen dat de andere partij lokalen, toiletten etc. netjes achterlaat, schades rapporteert, alarmzones vermijdt en het eigendom van gebruiksmaterialen respecteert. KPOA medegebruik schoolgebouwen pagina 6