Stageverslag BMW Motorrad

Transcriptie

1 2015 Stageverslag BMW Motorrad Louis Depotter Artevelde Hogeschool 1/19/2015

2 Table of Contents Inleiding voorstelling van de stageplaats Algemeen Situering Taakomschrijving Gedrags- en vakspecifieke competenties gelinkt aan gekregen taken Gedragscompetenties Initiatief nemen Toekomstgericht denken Oplossingsgerichtheid flexibel Nieuwsgierig en levenslang leren Vakspecifieke competenties Informaticatoepassingen gebruiken Informatie opzoeken, verwerken en beheren Communicatiekanalen gebruiken Vakinhoudelijke kennis Evaluatie van mijn stage Persoonlijke ervaringen Wat heb ik geleerd Mijn ervaring met werken en de bedrijfscultuur Deadlines Werken in teamverband en omgaan met collega's Kritische evaluatie Had je voldoende theoretische achtergrond om je te kunnen inwerken in je specifieke taken? Welke aangeleerde vaardigheden heb je kunnen gebruiken en oefenen? Welke verbanden kan je leggen tussen je opleiding en je activiteiten in je stageopdracht? Welke competenties en attitudes heb je tijdens je stage kunnen integreren in je persoonlijkheid? Wat waren de voornaamste moeilijkheden die je hebt overwonnen? Wat ervaar je als een tekortkoming in je opleiding? Besluit

3 Inleiding Om de bacheloropleiding bedrijfsmanagement te beindigen moet elke student één semester stage lopen in een onderneming. Aangezien ik voor de afstudeerrichting 'internationaal management' gekozen heb is het de bedoeling dat je een buitenlandse onderneming zoekt om je stage te kunnen doen. Omdat ik toch meer het gevoel had dat ik beter zou kunnen functioneren in een nationaal bedrijf heb ik gekozen om zelf een onderneming te kiezen die zich aansluit bij m'n passie, motoren. Via een kennis die ik heb leren kennen op circuit kon ik een stageinterview regelen bij de HRmanager van BMW Belux. Na een geslaagd interview kreeg ik te horen dat m'n stageaanvraag goedgekeurd was en dat ik de negenentwintigste september m'n stage kon beginnen bij BMW Motorrad Belux in Bornem. Dit werk vertelt hoe ik mijn stageperiode heb ervaren en hoe ik mijzelf op verschillende vlakken heb kunnen bijschaven en verbeteren. Het was een zeer leerrijke ervaring en heb door m'n stage veel mensen leren kennen in de automotive sector. Vooral ook bedankt aan m'n stagementor Gerrit Jans en m'n stagebegeleidster 3

4 1. voorstelling van de stageplaats 1.1 Algemeen BMW Motorrad(hieronder als 'BMW' vermeld) is een onderdeel van de vennootschap BMW Belgium Luxembourg NV/SA die een dochterbedrijf is van BMW AG in München. Het is een zeer dynamisch bedrijf die de laatste twintig jaar enkel een groei heeft gekend, vooral de laatste vijf jaar is BMW enorm gegroeid in het +500cc(grotere motorfietsen) segment binnen de motorfietsmarkt. Wat BMW Bornem vooral doet is het 'managen' van de verkopen in België en Luxemburg en het regelen van de testritten van de minder courante modellen die niet bij de dealers staan. Een groot onderdeel van de taken van BMW is het organiseren en opbouwen van de motorstand op de Brussels Auto & Motorshow. Het is vanzelfsprekend dat daar enorm veel tijd in gestoken word. In het jaar 2014 alleen al werden er in België rond de 2700 BMW motoren verkocht die goed zijn voor ongeveer 1/4 van de verkopen in België. Al die motoren moeten besteld worden via BMW Bornem in een programma die direct gelinked staat met de fabriek in Duitsland. Het mooie aan een bedrijf zoals BMW is dat alles, van de dealers tot de fabriek, geregeld wordt via een ERP-systeem (SAP) zodat alles vlotjes verloopt zonder fouten (theoretisch gezien). 4

5 1.2 Situering BMW Motorrad bevindt zich op een industrieterrein in Bornem, het is een zeer centrale ligging aangezien het dicht ligt bij de A12 en de E17. Men zou kunnen discussiëren over het feit dat Brussel een betere ligging is voor een groot bedrijf maar net omdat het niet in één van de drukste regio's van België ligt zorgt het ervoor dat de werknemers praktisch nooit in de file staan om 's ochtends naar hun werk te gaan. Bij de Motorrad afdeling werken er tien mensen. Het merendeel had al enkele jaren ervaring in de automotive sector vooraleer ze bij Motorrad gingen werken. Marc Degroof - Directeur Gerrit Jans - Sales Manager 5

6 Dirk Hublou - After sales manager Dries Waeyaert - Dealer Communication Eric Servranckx - Verantwoordelijke Bestellingen Geen foto beschikbaar Arianne Hendrickx - Team Assistant Emmanuelle Vanden Wyngaerd - Marketing Communications Coordinator 6

7 Maxence Croin - Dealer Development Dirk Peelman - Hoofdmechanicien Geen foto beschikbaar Uwé Saerens - Hulpmechanicien 7

8 2. Taakomschrijving De taken die ik kreeg van m'n stagementor Gerrit Jans waren zeer gevarieerd. Dit ging soms van het maken van instructieboekjes voor de dealers tot het helpen voorbereiden van het autosalon. De eerste taken die ik kreeg leken op het eerste zicht ietwat saai maar aangezien moto's m'n passie zijn bleek al snel dat deze 'saaie' documenten zeer interessant zijn. Vanaf dag één kreeg ik de opdracht om de cijfers van Febiac te analyseren om zo tot een conclusie te komen over de motorverkoop en inschrijvingen in Luxemburg. Op eigen initiatief heb ik dan ook een kaartje aangemaakt om zo mijn bevindingen duidelijker op papier te zetten. Naast de opdracht om Gerrit op strategisch vlak te helpen kreeg ik ook van de after sales manager Dirk Hublou de vraag om hem met de rider equipment te helpen, zowel voor het salon in januari als voor andere evenementen waar BMW z'n motorkledij wou tentoon stellen. Dit op zich was ook zeer interessant aangezien ik alle motorkledij moest inventariseren zodat Dirk dan gemakkelijker een samensteling kon maken van kledij om op de paspoppen te zetten. Als ik even niets te doen had vroeg ik rond aan m'n collega's of ik hen niet kon helpen. Zo kreeg ik veel kleinere taken tussendoor die soms onbenullig leken maar die van groot belang waren voor m'n collega's. Ik kan eerlijk zeggen dat elke taak die ik heb uitgevoerd leerrijk was, dit niet alleen omdat de inhoud van de taak interessant was maar ook omdat ik mezelf op professioneel niveau heb kunnen bijschaven. 8

9 3. Gedrags- en vakspecifieke competenties gelinkt aan gekregen taken 3.1 Gedragscompetenties Initiatief nemen Omdat ik al van m'n vijftiende in verschillende ondernemingen heb gewerkt als jobstudent ben ik vanzelf al iemand die snel initiatief neemt. Ik hou er ook niet van om stil te zitten. Door m'n redelijk groot zelfvertrouwen ben ik ook niet bang om naar iemand toe te stappen en te vragen op welke manieren ik een probleem kan oplossen als het op mijn manier niet lukt. Het is dikwijls ook omdat mensen bang zijn dat ze iets verkeerd zullen doen dat ze geen of te weinig initiatief nemen. Enkele voorbeelden op welke vlakken ik initiatief heb genomen: - Zoals ik al eerder aanhaalde zocht ik zelf hoe ik via de Luxemburgse postcodes de regio's uit elkaar kan houden en dus hoe ik de verkopen per regio kon beginnen indelen. Via een kaartje werd het veel overzichterlijker voor Marc en Gerrit om zo conclussies te nemen uit mijn bevindingen. - Toen ik de vraag kreeg om de paspoppen aan te kleden heb ik achteraf zelf het initiatief genomen om de poppen al in te pakken voor het salon zodat deze niet beschadigd zouden kunnen worden tijdens het transport. Het klinkt banaal maar daardoor zijn er praktisch geen beschadigingen aan de kledij. 9

10 Toekomstgericht denken Toekomstgericht denken zou soms wel één van m'n zwaktes kunnen zijn. Vooral de laatste jaren heb ik periodes gehad dat ik eerder van dag tot dag leefde dan stil te staan en na te denken hoe alles refecteert op m'n toekomst. Sinds ik stagiair ben heb ik meer het gevoel dat ik eindelijk bezig ben aan m'n toekomst. Sinds ik bij BMW Motorrad m'n stage doe ben ik beginnen netwerken aangezien dat praktisch iedereen in de automotive wereld elkaar kent. Tot nu toe heb ik een zeer uitgebreid netwerk aangelegd en heb ik al enkele vooruitzichten om naar uit te kijken. Niet enkel over mijn eigen toekomst denken is nodig maar ik heb ook geleerd dat het belangrijk is dat je altijd op lange termijn moet denken. Zo zal je in de toekomst nooit geconfronteerd worden met fouten die je in het verleden hebt gemaakt. 10

11 Oplossingsgerichtheid Deze competentie heeft veel te maken met het levenslang leren. hoewel dit een sterk punt is het nodig om je heel je carriëre lang bij te scholen zodat je altijd up to date blijft met je sector. Bij BMW worden er maandelijks lessen gegeven door experts zodat de werknemers competent blijven om hun job te doen flexibel Als werknemer is het belangrijk dat je flexibel bent, flexibilteit zorgt er dan ook voor dat je toont aan je werkegever dat je bereid bent om die 'extra mile' te gaan voor het bedrijf. Zelf was ik altijd op tijd en bleef ik meestal langer dan verwacht. Ook met het salon heb ik getoond dat ik niet kijk op een aantal uur maar dat ik eerder bereid ben om door langer te werken de workload vn m'n collega's te verlichten zodat zij zich met grotere projecten kunnen bezighouden. Ook op vlak van activiteiten heb ik getoond dat ik altijd bereid ben om mezelf bij te scholen ook al wordt dit niet van mij verwacht. Ik heb enkele lessen meegevolgd over de rider equipment zodat ik beter en professioneler kon tewerk gaan om die samen te stellen. Op het einde van m'n stage kreeg ik bijvoorbeeld ook de opdracht om een Duitse motordesigner van Zaventem af te halen en direct kreeg ik een bedrijfswagen en het tijdstip van z'n aankomst, de rest moest ik maar zelf regelen Nieuwsgierig en levenslang leren Nog één van m'n pluspunten is dat ik een zeer nieuwsgierig iemand ben. Overal waar ik kom wil ik zoveel mogelijk informatie in me opnemen zodat ik dit later kan gebruiken in conversaties met anderen. Net enkel om te kunnen meepraten neem ik dingen in me op maar ook om te gebruiken in m'n professionele leven. In de voorbije vier maanden heb ik zodanig veel bijgeleerd dat het teveel is om op te noemen. Ik heb zoveel bijgeleerd omdat ik veel luister, luisteren is volgens mij dus de sleutel tot wijsheid. Sommige mensen praten teveel en luisteren te weinig. Ik heb vooral veel bijgeleerd over bepaalde softwareprogramma's. Vanaf het begin moest ik met Excel die ik naarmate m'n stage vorderde meer en meer onder de knie heb gekregen. Natuurlijk had ik al Excel gekregen tijdens het vak ICT in het eerste jaar maar na twee jaar was ik al veel dingen vergeten. Ik heb dan ook de eerste weken thuis verschillende oefeningen gemaakt. Naast Excel moest ik ook met interne programma's werken om bijvoorbeeld onderdelen of kledij te bestellen. Dit programma noemde ADF en was onderdeel van het Atlasconcept. Natuurlijk durt het eventjes voor je zulke interne programma's onder de knie hebt maar na enkele dagen oefenen kon ik zelfstandig met het programma werken. 11

12 Natuurlijk is het niet mogelijk om alles die je nodig hebt in het professionele leven tijdens een bacheloropleiding dus is het ook nodig om te blijven leren en constant jezelf bij te schaven. Eén van m'n grootste werkpunten is nog altijd m'n Frans. Het spreken op zich gaat vlot maar het is vooral de grammatica die ik nog moet bijschaven. 12

13 3.2. Vakspecifieke competenties Informaticatoepassingen gebruiken Zoals ik al eerder vermeld heb is het in een grotere onderneming (en ik ben zeker dat dit in iedere onderneming zo is) van groot beang dat je het Office pakket goed onder de knie hebt. Deze competentie vertaald zich in het maken van presentaties of het maken van spreadsheets welke noodzakelijk zijn om enkele belangrijke beslissingen te maken of natuurlijk het gewoon kunnen voorleggen aan je werkgever van bevindingen en cijfers. Natuurlijk hebben we op de Artevelde hogeschool meer dan voldoende informatie gekregen hieromtrent maar naarmate de jaren vorderen vergaat deze informatie. Daarom is het belangrijk dat ik deze programma's blijf gebruiken en niet meteen de makkelijkste oplossing kies maar ook eens verder zoek in de verschillende functies die beschikbaar zijn Informatie opzoeken, verwerken en beheren Natuurlijk kom je in een ondermening in aanraking met een grote hoeveelheid informatie die al dan niet aanwezig is in het bedrijf. Informatie die wel al aanwezig is moet altijd kritisch gelezen worden en moet ordelijk meee omgesprongen worden. Doordat er bij BMW acht mensen full-time op het bureau werken is er dikwijls een probleem die ontstaat door slechte communicatie over de locatie van sommige essetiële bestanden die dan bijvoorbeeld in de verkeerde map worden gezet. In het begin sprong ik ook iets te slordig om met m'n afgewerkte taken maar dit heb ik dan allemaal opgelost door ze allemaal mooi te ordenen en te benoemen. Informatie die nog niet aanwezig is moet vanzelfsprekend worden aangemaakt of opgezocht. Bij het opzoeken van info wordt er dikwijls gebruik gemaakt van zoekmachines zoals bijvoorbeeld Google. Het is soms gemakkelijk om te zeggen dat je alles kan vinden op zo'n zoekmachine maar dikwijls moet je 'outside of the box' denken om zo tot betere zoekresultaten te komen. 13

14 Communicatiekanalen gebruiken Intern wordt er altijd via Outlook gecommuniceerd wat zorgt voor een goede, overzichtelijke structuur binnen het bedrijf. Ook wordt er gebruik gemaakt van het programma Lync om zo altijd te kunnen chatten met de mensen die je nodig hebt of te kunnen zien of ze al dan niet aanwezig zijn. Naast Outlook wordt er natuurlijk ook gebruik gemaakt van meer conventionele methodes zoals GSM en de telefoon. Omdat we een receptioniste hebben worden de telefoontjes meestal direct doorverwezen naar de persoon in kwestie maar als dit niet het geval is probeer ik de klanten of de dealers zoveel mogelijk te helpen. Zoas ik al eerder zei was dit in het Frans soms moeilijk maar ik heb wel altijd m'n uiterste best gedaan om correct Frans te praten. Na enkele maanden ging dit dan ook vele malen vlotter dan in het begin Vakinhoudelijke kennis Door mijn reeds eerder verworven kennis in de avondschool Syntra West (motormechanica) was het voor mij al veel makkelijker om om te gaan met de systemen om bijvoorbeeld onderdelen te bestellen of moto's klaar te zetten voor het salon aangezien ik perfect wist over wat het ging. Voor iemand die geen ervaring heeft in de automotive sector denk ik dat dit veel moeilijker zou zijn om snel overweg te kunnen met de verantwoordelijkheden die ik kreeg. 14

15 4. Evaluatie van mijn stage 4.1. Persoonlijke ervaringen Wat heb ik geleerd Wat ik vooral heb geleerd over mijzelf is dat ik zeker in de automotive sector wil verder gaan. Voor m'n stage begon keek ik er al enorm naar uit om in één van m'n droombedrijven te werken. Ook al leek dit van buitenaf soms saai, toch werd me het tegendeel bewezen. Je bepaald zelf hoe saai je je werk maakt, als je telkens met volle interesse aan een project begint is het veel leuker om zo'n project dan goed te kunnen afronden en telkens iets bij te leren. Naast de bevindingen omtrent m'n toekomst heb ik ook een andere kant van mezelf leren kennen. De Louis die niet met tegenzin opstaat om 6 uur 's ochtends en die er geen probleem van maakt om later te blijven op het werk om iets af te werken. Het is leuk om eindeijk te kunnen zeggen dat, als iets me interesseert, ik er volledig voor ga. Ook m'n collega's en stagementor waren altijd blij met de prestaties die ik leverde Mijn ervaring met werken en de bedrijfscultuur Zoals eerder vermeld werk ik sinds m'n vijftiende praktisch elke zomer en elk weekend als jobstudent en wist ik wel al wat werken was. Dat dacht ik toch. Vanaf ik kon proeven van het echte werkleven kon in met zekerheid zeggen dat ik het niet erg zou vinden om dit voor de rest van m'n leven te doen. Ik heb een leuke periode gekend in Gent waardoor mijn punten soms zakten maar nu heb ik eindelijk kunnen bewijzen aan mezelf dat ik weldegelijk over de capaciteiten beschik om een goede en veilige toekomst uit te bouwen. Ik heb altijd al een hekel gehad aan puur theoretische vakken maar als ik nu met diezelfde stof in contact kom tijdens het werken zoek ik bijvoorbeeld zelf dingen op om ze beter te kunnen gebruiken. Dit getuigt dan ook weer van m'n motivatie die ik heb en de wil om constant bij te leren. Ook heb ik er van verschoten hoe tof een kantoor kan zijn. Als je met de juiste mense werkt kun je maken dat de uren veel sneller voorbij vliegen en je zo een leuke en aangename dag hebt. Op sociaal vlak begin je ook bepaalde 'typetjes' te herkennen. Sommige mensen zijn zeer gedreven en willen carrière maken terwijl anderen gewoon hun werk doen en op tijd naar huis vertrekken. Het is dan ook interessant om na te denken welke persoon ikzelf wil worden in de toekomst. 15

16 Deadlines Echte deadlines heb ik nooit gehad omdat ik altijd ruim op tijd aan mijn taken kon beginnen. Wat ik wel merkte wa dat naarmate het autosalon dichter kwam iedereen meer gestresseerd was en ik daardoor ook meer het gevoel kreeg dat ik me moes thaasten terwijl dit totaal niet zo was. Ik ben ook iemand die in zulke situaties altijd kalm kan blijven en desnoods ook andere mensen kan kalmeren Werken in teamverband en omgaan met collega's Al van kleins af aan ben ik al een zeer sociaal iemand geweest. Dit zorgt ervoor dat ik me in onbekende omgevingen vlug op m'n gemak voel. M'n stagementor vertelde mij ook dat iedereen dat merkte. Daardoor ging alles veel vlotter in het begin en voelde ik me zeer rap aanvaard in de groep. Ik ben ook iemand die zeer veel empathie heeft met mensen, zo kan ik gemakkelijker omgaan met bepaalde mensen hun gevoelens waardoor de communicatie veel vlotter loopt dan normaal. Ik kan zeggen dat ik geen enkel conflict heb meegemaakt. Sinds eind september heb ik dan ook enkele goede vrienden gemaakt en ook zeer interessante mensen leren kennen. 16

17 4.2. Kritische evaluatie Had je voldoende theoretische achtergrond om je te kunnen inwerken in je specifieke taken? Soms had ik toch het gevoel dat ik beter had moeten opletten tijdens sommige lessen maar het leuke is dat als je iets niet weet dat je dit direct kan opzoeken. Niemand neemt het je ook kwalijk als je eens een bepaalde term nie weet, vooral ook omdat de stageperiode een leerperiode is. Zoals ik al eerder vermelde heb ik wel enkele zeer nuttige dingen kunnen gebruiken die ik heb aangeleerd in de drie jaar dat ik avondschool heb gevolgd. Waar ik vooral kon op berusten was logica en m'n algemene kennis. Eén van m'n sterktes is dat ik weinig weet over zeer veel, zo kan ik met praktisch iedereen een gesprek aanknopen zonder dat het gesprek ooit stilvalt. Ik ben van nature een nieuwsgierig iemand die altijd wil bijleren Welke aangeleerde vaardigheden heb je kunnen gebruiken en oefenen? Vooral toch wel de kennis van Office die ik heb opgedaan aan de Artevelde hogeschool. Vanaf dag één bleek dit enorm nuttig te zijn. Ook uit de lessen van Steven Martens heb ik veel bijgeleerd over verkoop en omgaan met klanten. People management vond ik dan ook het interessantste vak die we gekregen hebben. Natuurlijk kwam er ook veel Frans aan bod. Dit is voor mij nog altijd een groot werkpunt omdat ik er te weinig mee in aanraking kom. Misschien zou een taalkamp wel goed zijn voor me Welke verbanden kan je leggen tussen je opleiding en je activiteiten in je stageopdracht? De opleiding 'internationaal ondernemen' heeft me op vele vlakken voorbereid. Vooral het feit dat we in die richting niet één iets leren maar kleinere deeltjes van alles. In een multinational bleek dit handig te zijn aangezien we met alle afdelingen in één ruimte zaten. Om alles te kunnen meevolgen moest ik dus een brede achtergrond hebben, dit had ik. 17

18 4.2.4 Welke competenties en attitudes heb je tijdens je stage kunnen integreren in je persoonlijkheid? - Attittudes: Ik ben van nature uit een slordig persoon, door in een professionele omgeving te werken waar dit echt van je verwacht wordt werd ik gedwongen om mezelf aan te passen en zo die atitude bij te schaven. Ook de attitude stiptheid heb ik kunnen bijwerken. Ik ben er persoonlijk van verschoten hoe stipt ik kan zijn als het belangrijk is. - Competenties: Ik vind van mijzelf dat ik vooral twee competenties goed heb kunnen integreren tijdens mijn stage, innovatief denken en gedrevenheid. Door innovatief te denken kon ik mij onderscheiden van de andere stagiair die aanwezig was en door mijn passie om te zetten in gedrevenheid op de werkvloer werd ik een betrouwbare en vlotte werkkracht Wat waren de voornaamste moeilijkheden die je hebt overwonnen? Ik moest me vooral concentreren op m'n slordigheid en maken dat het ook in m'n hoofd niet te slordig werd. Ik was op een bepaald moment met vijf verschillende taken bezig waarbij ik er vier perfect had afgewerkt maar de vijfde uit het oog was verloren. Na bijgestuurd te zijn door m'n stagementor heb ik die dan toch nog voor de deadline kunnen afwerken maar ik was toch teleurgesteld in mezelf. Na dit gezegd te hebben aan m'n stagementor begreep hij waarom ik teleurgesteld was maar verzekerde dat dit niet erg was, hij zei wel dat ik er gewoon voor moest zorgen dat ik een agenda bijhield waar ik alles systematisch moest op noteren Wat ervaar je als een tekortkoming in je opleiding? Ik heb maar één grote terkortkoming ervaren aan mijn opleiding en dat waren de talen. Aangezien we in de afstudeerrichting internationaal ondernemen zitten had ik toch verwacht dat we meer mondeling Frans gingen krijgen zodat ik vlotter kan omgaan met franstaligen. Ook Duits had ik graag gekregen, het is uiteindelijk de derde taal in ons land en als je kan tonen aan een duitstalige dat je je best doet om zijn taa te spreken wordt dit ten zeerste geapprecieerd. 18

19 5. Besluit Over het algemeen ben ik zeer tevreden over mijn stageperiode. Ik kreeg een zeer goede begeleiding zowel van Artevelde uit als van BMW. Omdat ik in een bedrijf kon werken waar ik m'n passie kon gebruiken was dit voor mij waarschijnlijk een 'once-in-a-lifetime experience' aangezien de motorsector op zich al verzadigd is. Maar ik geef niet op, begin februari heb ik een solicitatiegesprek met een BMW-dealer in Oostende. Zo zou ik dan toch nog in de automotive sector kunnen terecht komen. Ik kan eerlijk zeggen dat ik echt heb genoten van dit semester. Ik wil mijn stagebegeleidster Karin Van Heuverswyn bedanken voor de begeleiding en ook vooral mijn stagementor Gerrit Jans en het hele BMW Motorrad team om m'n stageperiode zo aangenaam te maken. Louis Depotter, 19/01/