Functiebeschrijving: Communicatieambtenaar

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Communicatieambtenaar Wat is het doel/de bestaansreden van de functie? : De communicatieambtenaar is verantwoordelijk voor de vertaling van de beleids- en OCMW informatie naar de bevolking en derden alsook de verbetering van de interne communicatie. Heeft een coördinerende, begeleidende rol bij de planning, ontwikkeling en uitvoering van de communicatie over het beleid, de beslissingen en de dienstverlening. De communicatieambtenaar ziet er op toe dat de documenten bestemd voor de burger in correcte en verstaanbare taal geschreven zijn..resultaatgebieden Op welke (brede) domeinen levert u resultaten aan de externe of interne klant en welk resultaat dient gerealiseerd te worden in ieder gebied?.kerntaken Welke zijn de belangrijkste taken die je in ieder domein moet opnemen?.kritische SUCCESFACTOREN Hoe weet je dat deze taak op een goede manier is opgenomen, of wat moet het concreet resultaat zijn? Adviseren en ondersteunen: bijdragen tot de ontwikkeling van een strategie rond externe en interne communicatie Uitwerken van een ontwerp van communicatiebeleid en opmaken en actualiseren van een jaarlijks en meerjarenplan Formuleren van voorstellen met betrekking tot interne en externe informatie- en communicatiebehoeften en middelen Stimulering van een klantgerichte dienstverlenging als het communicatiemiddel bij uitstek (image building). Hiertoe de nodige voorstellen doen en instrumenten ontwikkelen; ondersteuning van initiatieven die op dat vlak genomen worden Expertise op vlak van (nieuwe of vernieuwende) communicatietechnieken aanwenden Tijdig ontwerp van visie en communicatieplan gebaseerd op externe en interne communicatiebehoeften Nagaan en signaleren van communicatiebehoeften Creatieve voorstellen

2 .RESULTAATGEBIEDEN Op welke (brede) domeinen levert u resultaten aan de externe of interne klant en welk resultaat dient gerealiseerd te worden in ieder gebied?.kerntaken Welke zijn de belangrijkste taken die je in ieder domein moet opnemen?.kritische SUCCESFACTOREN Hoe weet je dat deze taak op een goede manier is opgenomen, of wat moet het concreet resultaat zijn? Zorgen voor en begeleiden van implementatie, opvolging, rapportering en bijsturing Coördinatie, opvolging, rapportering en bijsturing van communicatieplan Bewaken van en rapporteren over het extern en intern communicatieproces en de kwaliteitseisen die eraan ten grondslag liggen Begeleiden van het lijnmanagement bij het implementeren van het communicatiebeleid Coördineren en bijsturen van de communicatiekanalen in relatie met de bevolking en van de interne organisatie (o.a. folders, brochures, nieuwsbrieven, internet en intranet, ) Voorbereiding, coördinatie, ondersteuning en bijsturing van communicatieactiviteiten in relatie met de bevolking en van de interne organisatie (o.a. evenementen, bezoeken, opendeurdagen, lezingen ) Plannen, voorbereiden, coördinatie, ondersteuning van en deelname aan vergaderingen (redactieraden, rubriekmasters, ) Bewaken van de tijdigheid en correctheid van informatie Werken binnen de budgettaire ruimte rekening houdend met de geldende wetgeving en reglementering inzake overheidscommunicatie Controle en opvolging huisstijl Rapportering en verbetervoorstellen Doelgroepgerichte externe informatiestroom Gestructureerde interne informatiestroom Uniformiteit én maatwerk in communicatieboodschap en -kanalen. Planning van de evenementen en locaties Goed verloop van activiteiten Correcte toepassing van de huisstijl

3 .RESULTAATGEBIEDEN Op welke (brede) domeinen levert u resultaten aan de externe of interne klant en welk resultaat dient gerealiseerd te worden in ieder gebied? Dossier- en/of projectbehandeling implementatie: informatie over het dienstenaanbod en perscommunicatie.kerntaken Welke zijn de belangrijkste taken die je in ieder domein moet opnemen? Voorbereiden, opmaken van mailings, webteksten en documenten Voorbereiding en controle van de verzamelde informatie, de tekstuele opmaak folders, publicaties en brochures (intern en extern) Kijkt erop toe dat alle voor de burgers bestemde bestuursdocumenten in correcte en verstaanbare taal zijn gesteld. Informatieverzameling omtrent de dienstverleningen Invoeren en controleren van opgeslagen geïnformatiseerde gegevens (intranet en website) in overleg met andere diensten Opvolgen van deadlines Creatieve voorstellen doen ivm opmaak website, folders, publicaties en brochures Bijwerken en actualiseren van gegevensbestanden en documentatie (pers, adressenbestand) Perscommunicatie: contacten met de pers, organiseren van persconferenties, voorbereiden van persteksten Nagaan van de volledigheid van offerteaanvragen (raamcontracten, ) Contacten onderhouden met externe diensten en instanties.kritische SUCCESFACTOREN Hoe weet je dat deze taak op een goede manier is opgenomen, of wat moet het concreet resultaat zijn? Tijdige en doelgroepsgerichte informatieverstrekking via publicaties, folders, website, Correcte en verstaanbare taal Up to date website/intranet Actuele en correcte gegevensbestanden Goede contacten met pers, deskundigen, instanties, PLAATS IN DE ORGANISATIE: Rapporteert aan: de secretaris CRITERIA VOOR DE FUNCTIE: Diploma: Bachelor niveau Kennis: Microsoft Office, kennis OCMW-wetgeving, Kennis + toepassing Decreet openbaarheid van bestuur (4), algemene kennis en toepassing wet op de auteursrechten, bereid tot het volgen van opleidingen nodig voor de functie Kennis op vlak van (nieuwe of vernieuwende) communicatietechnieken, - programma s,.

4 Talen: Perfecte kennis van het Nederlands Ervaringsduur: Werkervaring is een pluspunt Inwerkperiode: 6 maanden Competentieprofiel Klantgerichtheid Samenwerken Werken in team Resultaatgerichtheid Functionele expertise Analytisch denken Overtuigen Plannen en organiseren innovatief denken schriftelijk communiceren Klantgerichtheid Het vermogen om de ( interne en/of externe) klant op de eerste plaats te stellen, aan zijn noden tegemoet te komen en een goede service te leveren. - Samenwerken Onderneemt geen actie om de tevredenheid van de interne of externe klant te bevorderen, zelfs niet indien er uitdrukkelijke en duidelijk geformuleerde klachten of problemen zijn. Levert een dienst rekening houdend met de gevraagde service. Behandelt uitdrukkelijke klachten volgens de afgesproken richtlijnen. Onderneemt actie om de klant tevreden te stellen. Houdt de klant op de hoogte van de stand van zaken. Zorgt ervoor dat klachten worden opgelost. Neemt initiatief om tegemoet te komen aan klantenbehoeften, ook wanneer hierbij andere personen of afdelingen betrokken zijn. Anticipeert op problemen met het oog op een samenwerking die de korte termijn overstijgt. Evalueert zelf op een permanente en diepgaande wijze de samenwerking met de klant in het kader van een partnership. Spoort anderen in zijn omgeving aan om klanttevredenheid te bevorderen. Het vermogen om actief samen te werken met de collega s teneinde resultaten te halen en bij te dragen tot een positief klimaat in de groep. - werkt niet samen met collega s. Is vaak de oorzaak van onderlinge problemen of misnoegen. Levert nauwelijks persoonlijke inspanning om de vooropgestelde groepsdoelstellingen te bereiken.

5 Werkt samen met de collega s. Helpt anderen en deelt nuttige informatie wanneer deze erom vragen. Respecteert de genomen groepsbeslissingen en steunt deze. Levert zijn deel van het groepswerk. Geeft - wanneer erom gevraagd wordt - nuttige input aan de anderen om tot gezamenlijke resultaten te komen. Is loyaal tov groepsbeslissingen, zelfs wanneer deze niet stroken met de eigen mening. Integreert zich in de groep. Denkt spontaan mee; geeft zijn mening en levert nuttige bijdragen om het gezamenlijk resultaat zo effectief en efficiënt mogelijk te bereiken. Waardeert de bijdragen van anderen waardoor deze gestimuleerd worden actief deel te nemen aan het groepsproces. Speelt een centrale rol in het bewerkstelligen van een vertrouwensklimaat in de groep en promoot de groep naar derden toe. Stimuleert enthousiasme door anderen te waarderen en successen te erkennen. Werkt aan het voorkomen en beheersen van conflicten. Resultaatgerichtheid Het vermogen om zich doelgericht en op een vastberaden en volhoudende wijze in te zetten om de vooropgestelde resultaten te behalen. - Is snel tevreden, ook wanneer de beoogde resultaten niet worden bereikt. Geeft vlug op bij moeilijkheden of tegenstand. Toont - mits gerichte sturing - de nodige inzet om te werken naar de vooropgestelde doelen. Geeft niet op bij kleine moeilijkheden. Blijft het vooropgestelde doel nastreven. Zoekt (in overleg) naar oplossingen om eventuele knelpunten of weerstand uit de weg te ruimen. Werkt taken tijdig af. Neemt vastberaden en aanhoudend actie om hindernissen uit de weg te ruimen die het vooropgestelde resultaat in de weg staan. Zoekt zelf andere oplossingen en heeft duidelijk zicht op de methode om de doelstellingen te realiseren. Bijt zich vast en levert doorgedreven inspanningen over langere periodes om de vooropgestelde doelstellingen te overschrijden. Volgt de eigen prestaties en/of teamresultaten op en stuurt bij waar nodig.

6 Functionele expertise De mate waarin men beschikt over de functiegebonden kennis (inhoudelijk, professioneel, management, ) om succesvol te zijn. De gedrevenheid om deze expertise te gebruiken, op peil te houden, uit te breiden. - Heeft onvoldoende kennis om de eigen taken op een effectieve wijze aan te pakken. Doet onvoldoende inspanningen om bij te leren. Beschikt over het niveau van kennis en expertise om dagelijkse taken aan te kunnen. Consulteert de juiste informatiebronnen. Bezit de expertise om efficiënt het hoofd te bieden aan alle situaties binnen de functie. Houdt de eigen expertise op peil. Heeft oog voor nieuwe informatie en interpreteert deze naar de eigen functie toe. Heeft op vlak van expertise een voorsprong. Is steeds op zoek naar nieuwe informatie om zijn vakkennis te vergroten en deze toe te passen. Streeft er voortdurend naar zich te vervolmaken (inhoudelijk, professioneel, management, ). Speelt gericht in op raakvlakken met andere kennisdomeinen. Kan op verschillende gebieden werken. Analytisch denken Het vermogen om een context op te splitsen in deelaspecten. Volharden in de analyse tot alle noodzakelijke en belangrijke elementen op tafel liggen. Het logisch ordenen van alle deelaspecten en de oorzakelijke verbanden opsporen. - Verzamelt onvoldoende informatie om inzicht te krijgen in een geheel. Maakt geen onderscheid tussen hoofd- en bijzaken. Denkt onvoldoende na over de mogelijkheden met de beschikbare gegevens. Legt de beschikbare informatie bijeen om een algemeen beeld te krijgen van een geheel of een situatie. Analyseert vlot iets ingewikkeldere problemen/situaties door het actief zoeken naar bijkomende informatie. Ordent de informatie, onderscheidt hoofd- en bijzaken. Legt verbanden en ziet oorzakelijke verbanden. Onderscheidt deelaspecten en vormt een duidelijk beeld van een ingewikkelde context door het actief op zoek gaan naar informatie. Formuleert ideeën omtrent de mogelijke oorzaken Onderzoekt mogelijkheden en achtergronden om vervolgens tot de juiste diagnose te komen. Splitst een zeer complex(e) probleem/situatie op in hanteerbare deelaspecten. Verwerft overzicht op alle van belang zijnde elementen. Integreert bijkomende informatie, evalueert alternatieve pistes om tot een gefundeerde en goed onderbouwde vaststelling te komen.

7 Overtuigen Het vermogen om anderen op basis van kennis en/of persoonlijkheid te beïnvloeden. Het verwerven van een persoonlijk overwicht op anderen. - Plannen en organiseren Heeft geen invloed op anderen of maakt gebruik van hiërarchische macht om interne en/of externe gesprekspartners te overtuigen. Onderneemt actie om op basis van inhoudelijke argumenten/kennis de gesprekspartner tot het gewenste resultaat te bewegen. Oefent op basis van inhoudelijke argumenten/expertise invloed uit in face-toface contacten. Brengt logische structuur aan in zijn argumentatie. Maakt gebruik van voorbeelden/demonstraties. Buigt, ondanks weerstand, de mening van anderen om op basis van inhoudelijke argumenten en persoonlijke stijl. Past argumenten en stijl aan de doelgroep aan. Schat de impact van eigen woorden en daden in. Anticipeert op en maakt gebruik van te voorziene reacties van anderen. Maakt gebruik van beïnvloedingsstrategieën, aangepast aan personen, organisatie en/of situatie (vb. lobbywerk achter de schermen; doelbewust informatie hanteren; gebruik maken van netwerken, groepsprocessen en - relaties; etc.). Het vermogen om structuur te brengen in tijd, ruimte en prioriteiten. De benodigde acties opzetten evenals de middelen aanreiken en beheren om de vooropgestelde doelen te bereiken. - Slaagt er niet in een geheel van activiteiten en middelen te plannen en efficiënt in te zetten. Legt niet de juiste prioriteiten, werkt niet naar een concrete doelstelling. Ziet op korte termijn vooruit. Zorgt voor de aanwezigheid van de nodige middelen voor het efficiënt uitvoeren van het eigen takenpakket. Houdt rekening met de beschikbaarheid van werkmiddelen en met de agenda's van anderen bij het plannen van werkzaamheden. Werkt met veranderende prioriteiten, maakt onderscheid tussen dringendheid en belangrijkheid, en past aanpak hieraan aan. Beheert in functie van de korte en middellange termijn beschikbare resources en workflow en past vlot prioriteiten aan. Stelt een gestructureerde planning op, rekening houdend met middelen en mankracht en realiseert een systematische voortgangscontrole. Beheert optimaal de beschikbare resources rekening houdend met lange termijn vooruitzichten. Anticipeert hierbij op externe factoren, voorziet knelpunten en zorgt voor alternatieven. Innovatief denken Het vermogen om met ideeën en inzichten te komen tot nieuwe en verbeterde werkwijzen, processen, producten,

8 - Komt onvoldoende met nieuwe oplossingen, inzichten, werkwijzen naar voor. Reikt geen nieuwe ideeën aan; draagt weinig bij tot verbetering in eigen werk. Formuleert praktische en nieuwe voorstellen om werkprocessen, diensten of producten in de eigen functie of het eigen vakgebied te verbeteren wanneer de bestaande niet helemaal voldoen. Bedenkt aangepaste en/of nieuwe werkprocessen, diensten of producten binnen het eigen functioneel domein. Formuleert ideeën, los van het gekende en komt hierbij tot creatieve combinaties en toepassingen. Formuleert nieuwe ideeën over de eigen functie/vakgebied heen en creëert hiermee een onderscheidend voordeel voor de afdeling. Streeft voortdurend naar verbetering en vernieuwing. Introduceert originele ideeën met een reële meerwaarde voor de organisatie Schept voorwaarden die anderen aanzetten tot innovatie. Schriftelijk communiceren Het vermogen om ideeën en meningen op een duidelijke, gestructureerde wijze neer te schrijven, zodat de boodschap door de doelgroep begrepen wordt. - Slaagt er niet in een schriftelijke boodschap op een begrijpelijke en gestructureerde wijze over te brengen, ook niet wanneer hiervoor standaardrapporten / -documenten beschikbaar zijn. Neemt overbodige details op in de boodschap. Noteert letterlijk en simpel de inhoud van een boodschap of van zijn gedachten zoals ze bij hem opkomen. Levert tekst met een eenvoudige structuur. Brengt essentiële punten van zijn boodschap op een toegankelijke wijze voor de lezer (onderstreept, omkadert, vette druk, ). Maakt gebruik van een heldere en gestructureerde opbouw. Past de inhoud en taal van zijn boodschap (keuze woorden, keuze presentatie, keuze argumentatie, humor, ) aan zijn doelgroep aan om zijn boodschap begrijpelijk en uitnodigend te maken. Brengt complexe boodschappen (ingewikkelde rapporten, verslagen, ) op een correcte, heldere en aangepaste manier schriftelijk over en past eigen stijl aan verschillende doelgroepen, intern en extern aan de organisatie, aan.