G E B R U I K SA A N W I J Z I N G

Transcriptie

1 GEBRUIKSAANWIJZING

2 GEBRUIKSAANWIJZING SE Active Media, alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag, zonder schriftelijke toestemming vooraf van 4SE Active Media, worden gekopieerd, overgenomen of verveelvuldigd op welke manier dan ook.

3 3 1. Introductie 1.1 Bedankt Bedankt voor uw keuze de HTMLmailer software aan te schaffen. De HTMLmailer 2.0 software is door zijn opzet en gebruikersinterface de eenvoudigste marketing- en communicatie-software. Bovendien is deze ook zeer stabiel en krachtig door de combinatie van internet- en database technologie. 1.2 Wat verstuurt de HTMLmailer 2.0? Met de standaard A en B locaties kunt u een eenvoudige afbeelding mailen voor bijvoorbeeld korte nieuwsberichten of aandachtspunten. Maar met de pro versie is het zelfs mogelijk om hele catalogi aan uw relaties te versturen. Voorbeelden van berichten die met de HTMLmailer 2.0 zijn verstuurd. In de loop der tijd zult u ervaren welke berichten tot de door u gewenste resultaten zullen leiden. Een gouden regel is dat een combinatie altijd het beste werkt. Bijvoorbeeld als u een electronische catalogus stuurt is het handig om er ook gelijk een link in te verwerken waarmee de ontvanger de papieren versie kan bestellen via een internetformulier. 4SE Active Media zal nieuwe mogelijkheden en ideeën blijven ontwikkelen. Uiteraard houden we u hierover op de hoogte. Maar ook als u (onderdelen van) ontwerpen wilt uitbesteden is dat bij 4SE Form & Function mogelijk. 1.3 Meer communicatie leidt tot meer orders marketing is zeer effectief als het wordt ingezet om relaties op de hoogte te houden van voor hen interessante aanbiedingen, nieuwe producten, evenementen, updates etc.

4 4 GEBRUIKSAANWIJZING 2. Wat er op uw CD staat HTMLmailer snxxxxx Leesmij Voorwaarden.txt Snelle start.txt Programmabestanden Mac OS Classic Adobe Acrobat Reader Acrobat Reader 4.0 Reader Installer Acrobat Reader 5.0 Acrobat Reader Installer HTMLmailer HTMLmailer Standaard Folder HTMLmailer Standaard Standaard FileMaker Extensions HTMLmailer Pro Folder HTMLmailer Pro Pro FileMaker Extensions Relatiedatabase -relatiedatabase.fp4 (Niet van toepassing op de gratis downloadversie) Testbestanden Locatie-A.gif HTMLscript van A-gif.txt Mac OS-X HTMLmailer HTMLmailer Standaard Folder HTMLmailer Standaard Standaard FileMaker Extensions HTMLmailer Pro Folder HTMLmailer Pro Pro FileMaker Extensions Windows Adobe Acrobat Reader ar500enu.exe HTMLmailer HTMLmailer Standaard Folder Setup.exe HTMLmailer Pro Folder Setup.exe 3. Installatie Mac OS-X HTMLmailer HTMLmailer Standaard Folder HTMLmailer Standaard Standaard FileMaker Extensions (Niet van toepassing op de gratis downloadversie) HTMLmailer Pro Folder HTMLmailer Pro Pro FileMaker Extensions Windows Adobe Acrobat Reader ar500enu.exe (Niet van toepassing op de gratis downloadversie) HTMLmailer HTMLmailer Standaard Folder Setup.exe HTMLmailer Pro Folder Setup.exe

5 5 4. Algemene beschrijving van het programma HTMLmailer 2.0 is een programma dat individuele mailberichten maakt en verstuurt. Bijzonder van HTMLmailer 2.0 is het meesturen van een direct zichtbare layout. Standaard heeft het programma twee HTMLgeprogrammeerde layout-locaties, teweten A en B, plus een volledig vrije layout. Wanneer een mailing wordt gestuurd met locatiefile A.gif wordt automatisch de layout, die in layoutlocatie-a op uw server staat, meegestuurd. De specificaties van de te maken layout voor deze layoutlocaties kunt u lezen in de Handleiding Grafische Support die u bij uw pakket hebt ontvangen. Deze standaardlocaties zijn uitstekend geschikt voor het mailen van eenvoudige advertenties of berichten. Complete nieuwsbrieven en uitgebreidere layouts kunt u versturen met de HTMLmailer Pro. Hierin is een extra veld opgenomen waarin u zelf de HTMLbody kunt plaatsen. Hierbij kunt u kiezen om te werken met een link of met een bestand dat in het mailbericht wordt geplaatst. 5. Algemene eenmalige voorbereidingen Maak de mappenstructuur Om mailingen te kunnen sturen met de standaard layoutlocaties is het nodig om op uw internetserver (de http server waar uw internetfiles worden gehost) een mappenstructuur aan te maken zoals wordt beschreven in de handleiding grafische support. In deze mappen worden de te gebruiken bestanden uiteindelijk geplaatst.

6 6 GEBRUIKSAANWIJZING 6. Grafisch voorwerk voor elke nieuwe layout Maak de layout van uw mailing Maak de layout, of laat de layout maken door uw reclamebureau, volgens de aanwijzingen in de handleiding grafische support. Plaats het bestand in de juiste map op uw internetserver en onthoud of dit een jpg of een gif bestand is. Let op dat het gebruik van hoofdletters exact volgens deze aanwijzingen gebeurt. 7. Voer een mailing uit Stap 1: Start het programmabestand van de gewenste locatiefile Start HTMLmailer 2.0 Standaard of Pro vanaf uw harddisk. Uw wachtwoord is: 4se1148am Wilt u een mailing sturen met de layout die bijvoorbeeld staat in locatie-a of Locatie-B; en is dit een jpg of een gif bestand. Werk nooit direct met de bestanden vanaf de CD. De eerste keer dat u het programma gebruikt moet u vijf instellingen invullen in het instellingen scherm: 1) Uw bedrijfsnaam, (LET OP: Uw licentie geeft u slechts het recht één bedrijfsnaam te registreren!) 2) Uw adres, (dit zien geadresseerden als afzenderadres) 3) Uw SMTPhost, (de mailserver, evt. op te vragen bij uw provider) 4) Uw domein, (het domeinadres inclusief www. indien van toepassing) 5) Standaard Locatie, (welke afbeelding u wilt meesturen met HTMLmailer Standaard)

7 7 Stap 2: Kies het type aanhef Bij de keuze van het type aanhef heeft u drie mogelijkheden. A: Geen aanhef boven het tekstvak. Als u inleidende tekst gebruikt in stap 3 komt deze gelijk bovenaan in het mailbericht. B: De aanhef Geachte heer/mevrouw, Deze algemene aanhef kunt u gebruiken als u mailt naar onbekende personen. C: De aanhef Beste of Geachte <persoon> gebruikt standaard de aanhef Beste die gevolgd wordt door de naam die in het veld Aan naam staat. Als er nog geen adressen in staan staat hier uw eigen bedrijfsnaam. Als het veld aanhef (handmatig in te vullen in het testgegevens scherm van stap 5 of bij te importeren records te gebruiken via veld aanhef ) niet leeg is en iets anders dan Beste bevat, wordt hetgene dat er staat letterlijk gebruikt als aanheftekst voor de Aan naam. voorbeelden U wilt iemand aanspreken als: Weledelgestrenge heer Jansen,. U kiest dan het type aanhef C en vult in het aanhef veld in Weledelgestrenge heer en in het veld Aan naam Jansen in. U wilt iemand aanspreken als Beste Jan,. U kiest dan het type aanhef C en vult in het aanhef veld niets of Beste in terwijl u in het veld Aan naam Jan zet.

8 8 GEBRUIKSAANWIJZING Stap 3 Betreftregel, teksten en personalisatie Vul de betreftregel, ook wel onderwerp of subject genoemd, in. Deze is door de ontvanger als eerste te zien in combinatie met uw bedrijfsnaam als zij het mailbericht nog niet hebben aangeklikt. (Bij de probeerversie is dit veld niet te veranderen). Zet nu uw tekst in de daarvoor bedoelde velden. Het tekstveld is in twee gedeelten gebroken om het mogelijk te maken een gepersonaliseerd veld er tussen te plaatsen. Hiervoor zijn twee mogelijkheden, namelijk het Aan naam veld of het Extra naam veld. Let op te gebruiken spaties aan het einde of het begin van de tekstvelden. Een eenvoudige tekstverwerking is te zien onderin het scherm. Stap 4 Afsluitende tekst Zet hier uw afsluitende tekst en maak gebruik van de stijlmogelijkheden onderstreept of vet. Dit is een veel gebruikte plaats voor contact- en adresgegevens.

9 9 Stap 5 Testgegevens Vul uw testgegevens in van het adres waar u het bericht wilt beoordelen. Standaard staan hier al de gegevens van uw bedrijf en uw afzenderadres ingevuld. Afhankelijk van uw keuzes qua aanhef en personalisatie geven de aanwijzingen aan of u bij deze twee onderste velden ook iets dient in te vullen. Zorg dat u online bent of dat er na het indrukken van de test knop binnen 30 seconden een verbinding met het internet is opgebouwd en druk op test om het testmailbericht te versturen. Het nu verstuurde mailbericht is, op de personalisatie na, identiek aan de mailberichten die worden verstuurd als u een mailing doet. Stap 6 Beoordeling van het bericht Afhankelijk van de snelheid van uw internetprovider of -server kunt u de mailbox waar u het testmailbericht naar toe heeft gestuurd meestal binnen enkele seconden checken. Doe dit met een mailapplicatie die html ondersteunt. Uiteraard kunt u het testbericht naar verschillende mailadressen sturen en met diverse mailapplicaties controleren. Zodoende weet u precies hoe uw relaties de mailberichten ontvangen. Beoordeel of het bericht naar wens is, verander dit en check het eventueel opnieuw. Controleer ook of de meer-informatie button de juiste informatie laat zien.

10 10 GEBRUIKSAANWIJZING Stap 7 De geadresseerden Importeer nu het adressenbestand met geadresseerden waar u de mailing aan wil zenden. HTMLmailer 2.0 beschikt over veel importeer en conversie mogelijkheden. Onder andere bestanden met de volgende indelingen kunt u importeren en exporteren: Microsoft Excel, DBF, DIF, ClarisWorks, met tabs gescheiden tekst, met komma s gescheiden waarden, BASIC, FileMaker Pro, HTML tabel, Samenvoeging, SYLK, Lotus (WKS, WK1) en Editiebestanden. Wanneer u op de importeer button drukt verschijnt een bestand openen window. Geef aan waar het adressenbestand staat en druk op open. In het scherm dat nu verschijnt kunt u gegevens uit uw adressenbestand koppelen aan velden in HTMLmailer 2.0. Afhankelijk van uw wensen koppelt u: Aan naam (de naam van het bedrijf of de persoon waaraan u mailt) Aan adres (het adres van de geadresseerde) Aan extra naam te gebruiken in tekst, en (de extra personificatie naam) Aanhef (de andere aanhef dan Beste ) Importeer nooit gegevens in andere dan deze bovenstaande velden.

11 11 Het pijltje naar rechts geeft aan dat de gegevens worden geïmporteerd, en nulletje geeft aan dat dit niet gebeurt. De velden zijn met de muis te verschuiven om een juiste koppeling te maken. Bovendien kunt u door de >> knop bij gegevens scannen te gebruiken door het bestand lopen om te kijken of het importeren volgens uw verwachtingen gaat gebeuren. Bevestig de importeeropties mogelijkheid door op OK te drukken. Nu ziet u direct naaststaand het aantal adressen dat zich in HTMLmailer 2.0 bevindt. Handmatig kunt u nu ook nog extra adressen toevoegen. Druk hiervoor op de knop extra adres. Het toevoegen gebeurt in het testgegevens scherm. Hiervan krijgt u ook een melding. Druk daarna op verder om weer in het importeerscherm terug te komen. De knop wis alles wis alle adressen.

12 12 GEBRUIKSAANWIJZING Stap 8 Adressen nalopen en alles versturen In het versturen scherm krijgt u een overzicht van alle in de HTMLmailer aanwezige adressen. U kunt deze met de schuifbalk nalopen en eventueel nog adressen wissen met het wiskruisje. Ook is het hierin nog mogelijk om wijzigingen in de adressen aan te brengen. Als u online bent of als er na het indrukken van de verstuur alles knop binnen 30 seconden een verbinding met het internet is opgebouwd, drukt u op verstuur alles om de mailing te versturen. Nu ziet u de resultaten van het versturen direct in het resultaatveld lopen. Hard bounce errors worden hierin ook getoond. Met de knop zoek errors kunt u deze achteraf selectief weergeven. Stap 9 Adressen met resultaten exporteren en afsluiten De resultaten van de mailing kunt u in het laatste scherm exporteren. Als u HTMLmailer 2.0 afsluit worden alle gegevens gewist. Als u alleen de error adressen wilt exporteren drukt u eerst op zoek errors in het voorgaande scherm en HTMLmailer 2.0 exporteert alleen deze adressen. Wilt u alles exporteren zorg er dan voor dat u de knop zoek errors niet als laatste heeft gebruikt, of daarna in ieder geval toon alles heeft gekozen. De exporteer functie werk namelijk alleen met de actieve adressen. Stop het programma met de sluit af knop.

13 13 8. Handige gebruikerstips Snel enkele adressen mailen Het is eenvoudig mogelijk om slechts enkele adressen te mailen met de HTMLmailer. Vul hiertoe in het testscherm de nodig gegevens in en druk op test. Het zogenaamde testmailbericht, dat identiek is aan een gewoon bericht, wordt dan verstuurd naar het adres dat in dit scherm is ingevuld. U kunt dit zelfs tijdens een verkoopgesprek doen. De ontvanger ziet dan direct het mailbericht in zijn/haar mailbox verschijnen. Mailteksten en formats bewaren Bewaar van HTMLmailer Standaard of Pro meerdere kopieën met daarin andere teksten. Hierdoor kunt u gelijk gebruik maken van vooringestelde teksten en formats. U kunt dit gewoon via uw besturingssysteem doen. Vermeld de link Zet in uw inleidende tekst wat de gebruiker te wachten staat. Dus zet er bijvoorbeeld in dat in onderstaande advertentie... Hierdoor kan de gebruiker direct lezen wat hij kan verwachten terwijl de layout wordt geladen. Ook als de gebruiker niet beschikt over een html mailapplicatie is het voor hem/haar wel duidelijk wat er met de onderstaande link te zien is.

14 14 GEBRUIKSAANWIJZING 9. Problemen Toegang geweigerd scherm Wanneer u alleen nog maar een grijs scherm ziet met daarop Toegang geweigerd, moet u HTMLmailer 2.0 afsluiten en daarna het programma opnieuw opstarten. 10. Contact Als u problemen of vragen heeft over het gebruik van de HTMLmailer, kunt u ons dit het beste per voorleggen op Ook kunt u bij 4SE terecht voor marketingvraagstukken en grafische ontwerpen. Over verdere ontwikkelingen houden we u per mail op de hoogte.

15 Velden en knoppen 11.1 Lijst van velden die kunnen worden gebruikt bij een mailing. aan naam De naam van de geadresseerde. aan adres Het adres van de geadresseerde. aan extra naam te Een extra naam die in de aanhef tekst kan gebruiken in tekst worden gebruikt. aanhef De letterlijke aanhef anders dan beste Lijst van alle knoppen en hun functie. annuleer Sluit de layout-locatie af. extra adres Handmatig een extra adres toevoegen in het testgegevensscherm. exporteer Exporteer alle of alleen de error resultaten. importeer Importeer het adressenbestand. sluit af Sluit het programma af. start Start het programma. stuur alles Verstuur alle geadresseerden het mailbericht. teruggaat 1 scherm terug. test Verstuurt 1 mailbericht naar het adres dat actief is of net is ingevuld in het testscherm. toon alles Laat alle adressen zien. verder Gaat 1 scherm verder. wis alles Wist alle aanwezige adressen. X Wist het betreffende adres. zoek errors Laat alleen de errors zien.

16 16 GEBRUIKSAANWIJZING Aantekeningen

17

18 4SE is een product van: 4SE Active Media. Laan van Zuid Hoorn 67, 2289 DC Rijswijk. Tel: Fax: Internet: