INFOSESSIE ANALYTISCH BOEKHOUDEN

Transcriptie

1 INFOSESSIE ANALYTISCH BOEKHOUDEN

2 INHOUD INLEIDING 1. ALGEMENE BOEKHOUDING 2. ANALYTISCHE BOEKHOUDING 3. OVERGANG TUSSEN HUIDIG EN NIEUW DECREET 2

3 INLEIDING

4 BOEKHOUDKUNDIGE BEPALINGEN DECREET 13 JULI 2001 OSV : geen boekhoudkundige bepalingen Gesubsidieerde sportfederaties & koepelorganisatie Dubbele boekhouding Rekeningstelsel vastgesteld door Sport Vlaanderen Boekjaar: 1 januari t.e.m. 31 december Boekhoudkundige stukken bewaard op secretariaat sportfederatie/koepelorganisatie of bij het boekhoudkantoor Financieel verslag Jaarrekening (balans, resultatenrekening en toelichting) Ondertekend verslag AV (goedkeuring jaarrekening) Saldibalans (klasse 1 t.e.m. 7) Inventaris vaste activa en bijhorende afschrijvingstabellen 4

5 BOEKHOUDKUNDIGE BEPALINGEN DECREET GEORGANISEERDE SPORTSECTOR (vanaf 2017) Van toepassing op elke gesubsidieerde actor Dubbele boekhouding met stelsel van algemene en analytische rekeningen Beperkt rekeningstelsel (geen nummers) vastgesteld door Sport Vlaanderen Algemene rekeningen: subsidieerbare kosten beleidsfocussen Analytische rekeningen: algemeen: uitvoering beleid sportfederaties/osv: beleidsfocussen koepelorganisatie: opdracht sportclubs ondersteunen Boekjaar: 1 januari t.e.m. 31 december Boekhoudkundige stukken bewaard op secretariaat sportfederatie/koepelorganisatie of bij het boekhoudkantoor Financieel verslag Jaarrekening (balans, resultatenrekening en toelichting) Ondertekend verslag AV (goedkeuring jaarrekening) Saldibalans (klasse 1 t.e.m. 7) Analytisch grootboek 5

6 1. ALGEMENE BOEKHOUDING

7 1. Algemene boekhouding 1.1. Boekhoudkundige verplichtingen vanuit de vzw-wetgeving Wet van 2 mei 2002 (nieuwe vzw-wetgeving) Afhankelijk van omvang van de vereniging Kleine vereniging indien slechts aan één criteria voldaan: 5 voltijdse werknemers in dienst; EUR ontvangsten; EUR balanstotaal. Voeren van een vereenvoudigde boekhouding en neerleggen stukken bij de Griffie van de Rechtbank van Koophandel 7

8 1. Algemene boekhouding Grote vereniging indien minstens twee van de drie criteria voldaan: Voeren van een dubbele boekhouding en neerleggen van een jaarrekening volgens het verkort schema Conform huidige decreet voeren alle gesubsidieerde sportfederaties een dubbele boekhouding Zeer grote vereniging indien: Gemiddeld over het jaar 100 voltijdse werknemers tewerkstellen OF minstens twee van onderstaande drie criteria overschrijden: 50 voltijdse werknemers in dienst; EUR ontvangsten; EUR balanstotaal. Voeren van een dubbele boekhouding en neerleggen van een jaarrekening volgens het volledig schema 8

9 1. Algemene boekhouding DOEL Algemene boekhouding vanuit de wetgeving: Voldoen aan informatievragen van verschillende partijen: Algemene Vergadering (goedkeuring begroting en jaarrekening) Overheid:. Nationale Bank van België of Griffie van de Rechtbank van Koophandel neerleggen jaarrekening FOD Financiën: verschaffen informatie in het kader van belastingen (patrimoniumtaks, rechtspersonenbelasting, ) 9

10 1. Algemene boekhouding 1.2. Boekhoudkundige verplichtingen vanuit Sport Vlaanderen (nieuw decreet) Dubbele boekhouding met stelsel van algemene en analytische rekeningen Beperkt rekeningstelsel (geen nummers) vastgesteld door Sport Vlaanderen Algemene rekeningen: subsidieerbare kosten beleidsfocussen Analytische rekeningen: algemeen: uitvoering beleid sportfederaties/osv: beleidsfocussen koepelorganisatie: opdracht sportclubs ondersteunen Boekjaar: 1 januari t.e.m. 31 december 10

11 1. Algemene boekhouding 1.3. Rekeningstelsel Algemeen Minimum Algemeen Rekeningstelsel (MAR) voor vzw s Huidig decreet Rekeningstelsel vastgesteld door Sport Vlaanderen (sedert 2013 volledig conform het MAR) Nieuw decreet Dubbele boekhouding met stelsel van algemene en analytische rekeningen, met beperkte aantal vooropgestelde rekeningen (geen voorgeschreven nummers) vastgesteld door Sport Vlaanderen Bijlage 1: Minimumindeling van een algemeen rekeningstelsel voor vzw s Bijlage 2: Boekhoudplan Vlaamse Sportfederaties (geldig vanaf boekjaar 2013) 11

12 1. Algemene boekhouding Overzicht van het rekeningstelsel Balans, actief = middelen (omzetbaarheid) Oprichtingskosten Immateriële vaste activa VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Financiële vaste activa Vorderingen > 1 jaar Voorraden Vorderingen < 1 jaar Omzetbare activa VLOTTENDE ACTIVA Overlopende rekeningen Geldbeleggingen Liquide Middelen Beschikbare activa 12

13 1. Algemene boekhouding Balans, passief = bronnen (opvraagbaarheid) Fondsen van de vereniging Herwaarderingsmeerwaarde Bestemde fondsen Overgedragen resultaat Kapitaalsubsidies Voorzieningen Schulden > 1 jaar Schulden < 1 jaar Overlopende rekeningen Eigen vermogen Voorzieningen Vreemd vermogen 13

14 1. Algemene boekhouding Resultatenrekening Werkingsopbrengsten (70-74) werkingskosten (60-64) = werkingsresultaat Financiële opbrengsten (75) financiële kosten (65) = financieel resultaat Uitzonderlijke opbrengsten (76) uitzonderlijke kosten (66) = uitzonderlijk resultaat RESULTAAT VAN HET BOEKJAAR 14

15 1. Algemene boekhouding Resultatenrekening Werkingsopbrengsten (70-74): 70 Omzet 71 Wijzigingen in de voorraad en bestellingen in uitvoering 72 Geproduceerde vaste activa 73 Lidgeld, schenkingen, legaten en subsidies 74 Andere bedrijfsopbrengsten 15

16 1. Algemene boekhouding Resultatenrekening Werkingskosten (60-64): 60 Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen 61 Diensten en diverse goederen 62 Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen 63 Afschrijvingen, waardeverminderingen en voorzieningen voor risico s en kosten 64 Andere bedrijfskosten 16

17 1. Algemene boekhouding Wijzigingen MAR ingevolge KB 18 december Te ontvangen subsidies 483 Terug te betalen subsidies 50 Geldbeleggingen andere dan aandelen, vast-rentende effecten en termijndeposito's 500 Aanschaffingswaarde 509 Geboekte waardeverminderingen (-) 17

18 1. Algemene boekhouding Wijzigingen MAR ingevolge KB 18 december Voorzieningen voor terug te betalen subsidies, schenkingen en legaten met terugnemingsrecht 638 Voorzieningen voor terug te betalen subsidies, schenkingen en legaten met terugnemingsrecht 67 Belastingen 670 Inkomstenbelasting 6701 Onroerende voorheffing 6702 Roerende voorheffing 6703 Overige inkomstenbelasting 671 Jaarlijkse taks tot vergoeding van de successierechten 18

19 1. Algemene boekhouding Wijzigingen MAR ingevolge KB 18 december Overgedragen negatief resultaat van het vorig boekjaar 691 Overboeking naar de bestemde fondsen 693 Over te dragen positief resultaat 73 Lidgelden, schenkingen, legaten en subsidies 737 Exploitatie subsidies 738 Compenserende bedragen ter vermindering van de loonkost 790 Overgedragen positief resultaat van het vorig boekjaar 791 Onttrekking aan de bestemde fondsen 792 Onttrekking aan de fondsen van de vereniging 19

20 1. Algemene boekhouding 1.4. Samenvatting Gebruik van het minimum algemeen rekeningstelsel, zelf verder uit te werken; Gebruik van een bestaand rekeningstelsel dat conform het MAR is; Wijzigingen aan het MAR dienen te worden toegepast (zoals KB 18/12/2012) of toekomstige wijziging rekening 66/76 Eenduidige manier van werken MAR is steeds in overeenstemming met gebruikt boekhoudplan Eenvoudigere opmaak van de wettelijke jaarrekening 20

21 1. Algemene boekhouding Voorbeeld, gebruik eigen rekeningstelsel (op basis van boekhoudplan 2013) Uitsplitsing per opdracht niet meer verplicht Geen verplichte indeling binnen de rekeningen 21

22 1. Algemene boekhouding Samenvatting: Kan mijn federatie verder werken met bestaande boekhoudplan? Mag ik mijn gemaakte kosten blijven verdelen over de basisopdrachten in het rekeningstelsel? Kan er vanaf 01/01/2017 met een volledig nieuw rekeningstelsel gewerkt worden? Kan het rekeningstelsel voor vennootschappen toegepast worden? Is het mogelijk verder te werken met het bestaande boekhoudplan en pas op bijvoorbeeld 01/01/2019 met een nieuw rekeningstelsel te starten? 22

23 2. ANALYTISCHE BOEKHOUDING

24 2. Analytische boekhouding ALGEMEEN Wat? Kosten en opbrengsten van een bepaalde periode die in de algemene boekhouding naar kostensoort toegewezen zijn worden toegewezen naar plaats en verantwoordelijkheid. Waarom? Voldoen aan de informatiebehoefte van de Raad van Bestuur en/of directie; Beschikken over gedetailleerde informatie gekoppeld aan de boekhouding (niet vertrekkende van eigen gegevens) beleidsrelevante informatie;. 24

25 2. Analytische boekhouding ALGEMEEN Hoe? Elke organisatie is anders, zo ook de noden het analytisch boekhoudsysteem dient opgemaakt te worden op basis van de gewenste informatie = de noden van de federatie Geen vast stramien/sjabloon; Voldoen aan de noden van de federatie: Raad van Bestuur; Interne werking, budgetverantwoordelijke; Sport Vlaanderen (minimaal op te nemen gegevens); 25

26 2.1 Opmaak analytisch plan

27 2.1 Opmaak analytisch plan Stap 1 noden in kaart brengen om aan de informatiebehoefte te kunnen voldoen Vanuit Sport Vlaanderen, zie slides infosessie ontwerpdecreet 29/04/2016, waarvan beperkte selectie hieronder 27

28 3. BELEIDSPLAN slides 29/04/2016

29 UITGANGSPUNT BELEIDSPLAN = WERK- en BELEIDSINSTRUMENT Op regelmatige basis de status van uitvoering (stand van zaken) mbt de acties en doelstellingen in kaart brengen Bijsturen van de strategische planning waar nodig Het eigen beleid financieel kunnen opvolgen Bovenal moet het beleidsplan gedragen, gebruikt en gecommuniceerd worden vanuit de organisatie 29

30 inleiding organogram + wie doet wat betekenis van het beleidsplan voor de sportfederatie Missie bestaansreden van de sportfederatie geeft een richtinggevende visie voor de strategische doelstellingen, de werking en de interne organisatie L U I K gegevens verzameling inventarisatie en beschrijving van huidige situatie/beleid - interne en externe analyse situatieschets van noden en behoeften 1 interpreteren van de huidige toestand, het afwegen van belangen en prioriteiten, het inschatten van noden en behoeften het formuleren van de beleidsuitdagingen gegevensanalyse doelstellingen strategische planning beschrijven in feite wat de sportfederatie wil bereiken in de komende beleidsperiode de prioritaire beleidsuitdagingen concretiseren, steeds rekening houdend met de missie van de federatie plannen van acties die gekoppeld zijn aan de geformuleerde doelstellingen met een daaraan gekoppelde timing en begroting. L U I K evaluatie belangrijke fase die niet mag vergeten worden! is het beleidsplan uitgevoerd? is het beleidsplan effectief en efficiënt? evalueren om na te gaan of er bijsturing van het beleidsplan nodig is 2 30

31 LUIK 1 = TEKSTDOCUMENT DAT VOLGENDE FASES BEVAT: INLEIDING MISSIE EN VISIE GEGEVENSVERZAMELING GEGEVENSANALYSE De gegevensverzameling hoeft niet langer per basisopdracht te worden opgedeeld kan ook op basis van disciplines, commissies, doelgroepen,.. 31

32 LUIK 2 = SPREADSHEET DAT VOLGENDE FASES BEVAT/VOORZIET: DOELSTELLINGEN STRATEGISCHE PLANNING (acties timing begroting) EVALUATIE Sport Vlaanderen stelt een sjabloon ter beschikking. Sportfederaties zijn echter vrij om een eigen schema te hanteren. Het schema dient echter wel een aantal verplichte velden te bevatten. 32

33 LUIK 2 MINIMAAL OP TE NEMEN VELDEN Doelstellingen met de daaraan gekoppelde acties Aanduiding van de indicator op niveau van de doelstellingen Timing Verantwoordelijke per doelstelling 4-jaarlijkse begroting gekoppeld aan de vooropgestelde acties en overige werking van de sportfederatie Analytische code om de volledige werking op een efficiënte wijze financieel te monitoren (niet verplicht voor louter erkende SF) Status uitvoering Status resultaatrekening Dit zijn velden ter opvolging van het uitgestippelde beleid en zullen bij aanvang van de beleidsperiode dus lege velden zijn 33

34 DOELSTELLINGEN EN ACTIES Geen verplichting om de doelstellingen te linken aan de basisopdrachten, ook niet voor de koepelorganisatie, de OSV s en de twee overige organisaties die in het decreet in aanmerking komen voor subsidiëring administratie zal uiteraard wel nog controleren of de basisopdrachten worden uitgevoerd Acties worden in Luik 2 voldoende ruim omschreven! 34

35 4-JAARLIJKSE BEGROTING In luik 2 (de spreadsheet) wordt de 4-jaarlijkse begroting gekoppeld aan het 4-jaarlijkse actieplan Zaken die deel uitmaken van de gehele werking van de organisatie, maar niet gekoppeld kunnen worden aan acties, worden afzonderlijk opgenomen in het schema zodat de begroting volledig is. Hierbij denken we aan domeinen zoals huisvesting, personeel, hard- en software,.. de integrale begroting van de organisatie moet vervat zitten in luik 2 van het beleidsplan 35

36 ANALYTISCHE CODE Voor de financiële opvolging van het eigen beleid zullen de gesubsidieerde sportfederaties en organisaties vanaf 2017 een analytische boekhouding voeren Gebruik van analytische codes laat het toe om de volledige werking op een efficiënte wijze financieel te monitoren In samenwerking met SBB, een accountants- en adviesbureau, organiseert Sport Vlaanderen hierover infosessies op mei die u wegwijs maken in: Het opstellen van een analytisch plan Het voeren van een analytische boekhouding De integratie van een analytisch rapport in de spreadsheet van het beleidsplan (luik 2) 36

37 Status uitvoering NAAM/ LOGO ORGANISATIE Timing actie/doelste Analytische lling huidig SD OD Actie Omschrijving indicator Verantw werkingsjaar code kosten SD001 SD001 SD001 SD001 SD001 SD001 SD001 SD001 SD001 SD002 SD002 SD002 SD002 SD002 SD002 SD002 SD002 SD002 DM001 DM001 IT001 DM001 IT002 DM002 IT003 DM002 DM002 IT004 Omschrijving van de strategische doelstelling OD001 Omschrijving van de operationele doelstelling OD001 A0001 Omschrijving van de actie OD001 A0002 OD001 A0003 OD002 Omschrijving van de operationele doelstelling OD002 A0004 Omschrijving van de actie OD002 A0005 OD002 A0006 Omschrijving van de strategische doelstelling OD003 Omschrijving van de operationele doelstelling OD003 A0007 Omschrijving van de actie OD003 A0008 OD003 A0009 OD004 Omschrijving van de operationele doelstelling OD004 A0010 Omschrijving van de actie OD004 A0011 OD004 A0012 Omschrijving domein binnen de overige werking (bvb personeel) ITEM 1 (bvb lonen) ITEM 2 (bvb verzekeringen) ITEM 3 (bvb verplaatsingen) Omschrijving domein binnen de overige werking (bvb huisvesting) ITEM 4 Begroting 2017 som kosten SD001 som kosten OD001 som kosten OD002 som kosten SD002 som kosten OD003 som kosten OD004 som kosten DM001 som kosten DM002 opbrengste n som opbrengsten SD001 som opbrengsten OD001 som opbrengsten OD002 som opbrengsten SD002 som opbrengsten OD003 som opbrengsten OD004 som opbrengsten DM001 som opbrengsten DM002 Status resultaatsrekening 2017 kosten som kosten SD001 som kosten OD001 som kosten OD002 som kosten SD002 som kosten OD003 som kosten OD004 som kosten DM001 som kosten DM002 opbrengste n som opbrengsten SD001 som opbrengsten OD001 som opbrengsten OD002 som opbrengsten SD002 som opbrengsten OD003 som opbrengsten OD004 som opbrengsten DM001 som opbrengsten DM002 Totaal kosten 2017 Totaal opbrengste n 2017 Totaal kosten 2017 Totaal opbrengste 37 n 2017

38 GEHELE BELEID GEÏNTEGREERD HET 4-JAARLIJKS BELEIDSPLAN OMVAT DE GEHELE WERKING VAN DE SPORTFEDERATIE Werking rond de basisopdrachten Eventuele beleidsfocussen Gezond en ethisch sporten Anti-dopingbeleid 4-jaarlijkse begroting die de gehele werking omvat 38

39 GEHELE BELEID GEÏNTEGREERD LUIK 1= TEKSTDOCUMENT DAT VOLGENDE FASES BEVAT: INLEIDING MISSIE EN VISIE GEGEVENSVERZAMELING GEGEVENSANALYSE Gegevensverzameling en analyse van eventuele beleidsfocussen worden uitgewerkt (EXCL topsport) LUIK 2= SPREADSHEET DAT VOLGENDE FASES BEVAT: DOELSTELLINGEN STRATEGISCHE PLANNING Uitwerking van minimum 1 afzonderlijke doelstelling per beleidsfocus (INCL topsport) 39

40 EXTRA UITLEG EN VOORBEELDEN Laatste versie van de leidraad beschikbaar via de website van Sport Vlaanderen Extra specifieke uitleg omtrent het gebruik van het ter beschikking gestelde sjabloon in de leidraad opgenomen Uitgewerkt voorbeeld van LUIK 2 (spreadsheet) ook raadpleegbaar via de website Bij vragen kan u steeds contact opnemen met de afdeling subsidiëring van Sport Vlaanderen 40

41 2.1 Opmaak analytisch plan Stap 1 noden in kaart brengen om aan de informatiebehoefte te kunnen voldoen Vanuit Sport Vlaanderen: Strategische doelstelling/operationele doelstelling Actie Per beleidsfocus doelstelling(en), actie(s) 41

42 2.1 Opmaak analytisch plan Stap 1 noden in kaart brengen om aan de informatiebehoefte te kunnen voldoen Welke informatie wil mijn eigen federatie opvolgen: Informatie per dienst? Dienst communicatie; Dienst marketing; Dienst recreatieve sportbeoefening; Sporttak 1 Sporttak 2 Informatie per discipline? Jumping; Dressuur; Eventing; 42

43 2.1 Opmaak analytisch plan Informatie per project? Jeugdsport G-sport Per evenement? Vaak combinatie van verschillende van bovenstaande voorbeelden: Algemeen Secretariaat Raad van Bestuur Communicatie Provincie Recreatie Sportkampen Evenement: dag van de. Competitie Voorbereiding Olympische Spelen dames 43

44 2.1 Opmaak analytisch plan Stap 2 Bepalen van de opbouw van analytisch(e) plan(nen) BELANGRIJK, rekening houdend met: De noden van de verschillende informatievragers (Raad van Bestuur, personeel, Sport Vlaanderen, ); De praktische werkbaarheid/haalbaarheid binnen de federatie (wie zal de input doen, wie zal de codering doen); De mogelijkheden van het bestaande boekhoudpakket indien onvoldoende mogelijkheden om bijkomende modules aan te kopen of met een ander pakket te werken; 44

45 2.1 Opmaak analytisch plan Stap 3 Testen! Test het opgebouwde plan(nen) op logica, bruikbaarheid en volledigheid alvorens het te implementeren in de werking. Dit kan eenvoudig vooraf gebeuren door in Excel een reeks facturen van de federatie (aankoop en verkoop) toe te wijzen aan het analytisch rekeningstelsel. Uiteraard zal het analytisch plan mee groeien met de federatie én mogelijks dus ook dienen aangepast te worden in de verdere levensloop. 45

46 2.1 Opmaak analytisch plan Stap 4 Gebruik het analytisch plan! Een goed gestructureerd analytisch plan geeft (mogelijks) een schat aan informatie, gebruik deze ook door na het toewijzen van kosten en opbrengsten de informatie verder te gaan analyseren = beleidsrelevant ENKELE AANDACHTPUNTEN: Wijs zorgvuldig en correct toe; Directe kosten worden toegewezen, indirecte kosten worden zoveel mogelijk direct gemaakt; Kosten en opbrengsten die niet toewijsbaar zijn wijzen we niet toe Ga niet arbitrair versleutelen (vb. overhead kosten) Om tussen de algemene boekhouding en de analytische boekhouding geen verschil te hebben vangen we deze kosten uiteraard wel op = contributiemethode 46

47 2.2 Praktijkvoorbeeld

48 Zie bijlage 3 Status uitvoering NAAM/ LOGO ORGANISATIE Timing actie/doelste Analytische lling huidig SD OD Actie Omschrijving indicator Verantw werkingsjaar code kosten SD001 SD001 OD001 Omschrijving van de operationele doelstelling SD001 OD001 A0001 Omschrijving van de actie SD001 OD001 A0002 SD001 OD001 A0003 SD001 OD002 Omschrijving van de operationele doelstelling SD001 OD002 A0004 Omschrijving van de actie SD001 OD002 A0005 SD001 OD002 A0006 SD002 SD002 OD003 Omschrijving van de operationele doelstelling SD002 OD003 A0007 Omschrijving van de actie SD002 OD003 A0008 SD002 OD003 A0009 SD002 OD004 Omschrijving van de operationele doelstelling SD002 OD004 A0010 Omschrijving van de actie SD002 OD004 A0011 SD002 OD004 A0012 DM001 DM001 IT001 DM001 IT002 DM002 IT003 DM002 DM002 IT004 Omschrijving van de strategische doelstelling Omschrijving van de strategische doelstelling Omschrijving domein binnen de overige werking (bvb personeel) ITEM 1 (bvb lonen) ITEM 2 (bvb verzekeringen) ITEM 3 (bvb verplaatsingen) Omschrijving domein binnen de overige werking (bvb huisvesting) ITEM 4 Begroting 2017 som kosten SD001 som kosten OD001 som kosten OD002 som kosten SD002 som kosten OD003 som kosten OD004 som kosten DM001 som kosten DM002 opbrengste n som opbrengsten SD001 som opbrengsten OD001 som opbrengsten OD002 som opbrengsten SD002 som opbrengsten OD003 som opbrengsten OD004 som opbrengsten DM001 som opbrengsten DM002 Status resultaatsrekening 2017 kosten som kosten SD001 som kosten OD001 som kosten OD002 som kosten SD002 som kosten OD003 som kosten OD004 som kosten DM001 som kosten DM002 opbrengste n som opbrengsten SD001 som opbrengsten OD001 som opbrengsten OD002 som opbrengsten SD002 som opbrengsten OD003 som opbrengsten OD004 som opbrengsten DM001 som opbrengsten DM002 Totaal kosten 2017 Totaal opbrengste n 2017 Totaal kosten 2017 Totaal opbrengste n

49 ANALYTISCHE BOEKHOUDING: 4 VOORBEELDEN Boekingsdocument sociaal secretariaat met loonlast januari 2017 van scouter en boekhouder, beiden in loondienst Aankoopfactuur van de provincie voor zowel de huur van vergaderzaal voor de infosessie clubs ivm subsidies voor G-sport georganiseerd op 2/03/2017 als de maandelijkse huur van het secretariaat Verkoopfactuur aan club voor deelname met drie mensen aan infosessie ivm subsidies voor G-sport Ontvangst lidgeld van club 49

50 VOORBEELD 1 Boekingsdocument sociaal secretariaat met loonlast januari 2017 van scouter en boekhouder, beiden in loondienst A0019 A

51 VOORBEELD 1 Koppeling beleidsplan SD004 BF Topsport: de sportfederatie voert een integraal topsportbeleid van talentdetectie tot elitesporter OD008 De sportfederatie participeert in één of meerdere prestatieprogramma s, met het oog op het behalen van topsportresultaten op korte termijn (Olympiade ) A0019 Prestatieprogramma 1 A0020 Prestatieprogramma 2 A0021 Prestatieprogramma 3 De sportfederatie participeert in één of meerdere ontwikkelingsprogramma s, met het oog op het behalen van topsportresultaten op (middel)lange termijn (Olympiade 2014 ev.) De organisatie van topsportevenementen 51

52 VOORBEELD 1 Koppeling beleidsplan DM001 Domein Personeel IT001 lonen A0028 Secretariaatsmedewerkers A0029 Directieleden IT002 verzekeringen IT003 verplaatsingen 52

53 VOORBEELD 1 Input algemene boekhouding (MAR) 53

54 VOORBEELD 1 Input analytische boekhouding 54

55 VOORBEELD 2 Aankoopfactuur van de provincie voor zowel de huur van vergaderzaal voor de infosessie clubs ivm subsidies voor G-sport georganiseerd op 2/03/2017 als de maandelijkse huur van het secretariaat A0017 A

56 VOORBEELD 2 SD003 BF JEUGDSPORT: Eind 2017 zal onze federatie 12% meer jeugdleden tellen tov eind 2016 OD006 Tegen eind 2015 is het aantal meisjesleden met 15% gestegen tov eind 2016 OD007 Tegen eind 2017 is het aantal G-jeugdleden met 15% gestegen tov eind 2016 A0015 Werkgroep/commissie oprichten voor onze G-jeugd A0016 Een nauwe samenwerking uitbouwen met de G-sportfederatie en het G-sportplatform ter ondersteuning van onze G-werking A0017 Clubs en leden informeren over de verschillende subsidiemogelijkheden voor G-sport 56

57 VOORBEELD 2 DM002 Domein Huisvesting IT004 Kantoorruimte A0034 Huur kantoorruimte A0035 Brandverzekering 57

58 VOORBEELD 2 Input algemene boekhouding (MAR) 58

59 VOORBEELD 2 Input analytische boekhouding 59

60 VOORBEELD 3 Verkoopfactuur aan club voor deelname met drie mensen aan infosessie ivm subsidies voor G-sport A

61 VOORBEELD 3 SD003 BF JEUGDSPORT: Eind 2017 zal onze federatie 12% meer jeugdleden tellen tov eind 2016 OD006 Tegen eind 2015 is het aantal meisjesleden met 15% gestegen tov eind 2016 OD007 Tegen eind 2017 is het aantal G-jeugdleden met 15% gestegen tov eind 2016 A0015 Werkgroep/commissie oprichten voor onze G-jeugd A0016 Een nauwe samenwerking uitbouwen met de G-sportfederatie en het G-sportplatform ter ondersteuning van onze G-werking A0017 Clubs en leden informeren over de verschillende subsidiemogelijkheden voor G-sport 61

62 VOORBEELD 3 Input algemene boekhouding (MAR) 62

63 VOORBEELD 3 Input analytische boekhouding 63

64 VOORBEELD 4 Ontvangst lidgeld van club A

65 VOORBEELD 4 DM003 Domein lidgelden, schenkingen en subsidies IT005 lidgelden A0036 Lidgelden aangesloten sportclubs A0037 Lidgelden aangesloten leden IT002 schenkingen IT003 subsidies 65

66 VOORBEELD 4 Input algemene boekhouding (MAR) 66

67 VOORBEELD 4 Input analytische boekhouding 67

68 ALGEMENE & ANALYTISCHE BOEKHOUDING Boekingsdocument sociaal secretariaat Aankoopfactuur provincie Verkoopfactuur ivm infosessie Ontvangst lidgeld van club Algemene boekhouding Analytische boekhouding - Openstaande klanten/leveranciers - Proef- en saldibalans - Analytische balans - Interne balans - Analytische historiek (per actie) - Historiek per rekening - Analytische historiek per rekening

69 ALGEMENE BOEKHOUDING Proef- en saldibalans 69

70 ANALYTISCHE BOEKHOUDING Balans per analytische code 70

71 ANALYTISCHE BOEKHOUDING Analytische historiek 71

72 ANALYTISCHE BOEKHOUDING Analytische historiek actie A

73 ANALYTISCHE BOEKHOUDING Analytische historiek per grootboekrekening 73

74 2.3 Integratie analytische boekhouding in schema beleidsplan

75 2.3 Integratie Wat? Exporteren van analytische gegevens uit het boekhoudpakket. Waarom? Om te rapporteren aan verschillende belanghebbenden Om gegevens verder te analyseren Budgetopvolging Hoe? Kan op verschillende manieren, afhankelijk van de mogelijkheden van het boekhoudpakket. Export kan in meeste gevallen eenvoudig via Excel gebeuren. Voorbeeld uitgewerkt op basis van boekhoudpakket Winbooks, werkwijze en mogelijkheden kunnen verschillen in andere pakketten. 75

76 2.3 Integratie Voorbeeld: Export in pdf vanuit boekhoudpakket van analytische historiek 76

77 Voorbeeld: Export in Excel vanuit boekhoudpakket van analytische historiek 2.3 Integratie 77

78 2.3 Integratie Excel gebruiken als basis om periodiek te gaan rapporteren In voorbeeld volledige historiek, maar ook mogelijk om voor bepaalde periode gegevens te exporteren bijvoorbeeld om periodes te vergelijken Mogelijk om gegevens per analytische rekening of per grootboekrekening te gaan exporteren 78

79 2.3 Integratie 79

80 2.3 Integratie Excel gebruiken als basis om periodiek te gaan rapporteren Vervolgens gegevens export opnemen in rapport via formules Excel Voorbeeld: 80

81 3. OVERGANG TUSSEN HUIDIG EN NIEUW REKENINGSTELSEL

82 3.Overgang tussen stelsels 3.1 Organisatie voert nog geen analytische boekhouding 1. Mogelijkheden van het huidig boekhoudpakket analyseren en aanpassingen doorvoeren indien nodig; 2. Het rekeningplan van de algemene boekhouding omvat nog de opsplitsing per basisopdracht of facultatieve opdrachten dit is niet langer noodzakelijk (indien gewenst deze uitsplitsing wegnemen) ook andere vereenvoudigingen of aanvullingen kunnen nu gebeuren; 3. Analytisch plan opmaken volgens de noodzaak tot rapportering(zie eerder); 4. Intern afspraken maken omtrent analytische codering van de boekhoudkundige stukken. 82

83 3.Overgang tussen stelsels 3.2 Organisatie voert reeds een analytische boekhouding Voor de eigen informatiebehoeften 1. Het rekeningplan van de algemene boekhouding omvat nog de opsplitsing per basisopdracht of facultatieve opdrachten dit is niet langer noodzakelijk (indien gewenst deze uitsplitsing wegnemen) ook andere vereenvoudigingen of aanvullingen kunnen nu gebeuren; 2. Analytisch plan aanvullen volgens de noodzaak tot rapportering eigen informatiebehoeften en rapportering beleidsplan Sport Vlaanderen. Keuze maken of dit in één of meerdere analytische plannen zal gebeuren. 3. Indien nodig intern afspraken maken omtrent aangepaste analytische codering van de boekhoudkundige stukken. 83

84 3.Overgang tussen stelsels 3.2 Organisatie voert reeds een analytische boekhouding Voor Sport Vlaanderen (en eigen informatiebehoeften) 1. Analytisch plan aanvullen volgens de noodzaak tot rapportering (indien nodig) eigen informatiebehoeften en rapportering beleidsplan Sport Vlaanderen. Keuze maken of dit in één of meerdere analytische plannen zal gebeuren. 2. Indien nodig intern afspraken maken omtrent aangepaste analytische codering van de boekhoudkundige stukken. 84

85 Sylvia Thienpont Senior consultant social profit SBB Accountants & Adviseurs 09/