Verblijf van minder dan 30 dagen

Transcriptie

1 Verblijf van minder dan 30 dagen A Bedragen Forfaitaire vergoedingen die toegekend worden voor buitenlandse dienstreizen, worden geacht een werkelijke beroepskost te dekken voor zover ze een bepaald plafond niet overschrijden. In dat geval hoeft men geen bewijsstukken meer over te leggen. De Administratie aanvaardt de forfaitaire vergoedingen die het Ministerie van Buitenlandse Zaken hanteert. Dit ministerie beschikt over een lijst met dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen per land voor de ambtenaren die behoren tot de carrière 'Hoofdbestuur' van de FOD Buitenlandse Zaken die zich naar een officiële opdracht in het buitenland begeven of zetelen in een internationale commissie. Die bedragen worden periodiek aangepast. De Administratie neemt de MB's telkens op in een circulaire. Voor de lijst van toepassing tussen 1 maart 2007 en 30 maart 2008, zie deze commentaar, editie aanslagjaar 2008, of circulaire van Voor de lijst van toepassing tussen 1 april 2008 en 30 maart 2009, zie deze monografie, editie aanslagjaar 2009, of circulaire van Voor de lijst van toepassing vanaf 1 april 2009, zie Circulaire nr. Ci.RH.241/ (AAFisc Nr. 23/2011) d.d Voor de lijst van toepassing vanaf 1 april 2011, zie Circulaire nr. Ci.RH.241/ (AAFisc Nr. 34/2011) d.d Voor de lijst van toepassing vanaf 1 april 2012, zie Circulaire nr. Ci.RH.241/ (AAFisc 32/2012) d.d Voor de lijst van toepassing vanaf 1 april 2013, zie Circulaire nr. Ci.RH.241/ (AAFisc Nr. 22/2013) d.d De vanaf 1 april 2014 van toepassing zijnde lijst is opgenomen in het MB van 13 maart 2014 (BS 27 maart 2014, tweede editie en in Circulaire AAFisc Nr. 16/2014 (nr. Ci.RH.241/ ) d.d ). De vanaf 1 april 2015 van toepassing zijnde lijst is opgenomen in het MB van (BS ), in Circulaire AAFisc Nr. 12/2015 (nr. Ci ) d.d en in onze rubriek cijfers en tarieven: zie Verblijfskosten buitenland. Voor raadpleging van de cijfers van de vergoedingen over de verschillende jaren heen, zie Cijfers & Tarieven, Verblijfskosten buitenland. Let wel: op de lijst van buitenlandse zaken komt zowel een rubriek 'logementsvergoeding' als een rubriek 'verblijfsvergoeding' voor. Het is deze laatste die wordt weerhouden door de FOD Financiën. B Minimum van 37,18 EUR Voor landen waarvoor de FOD Buitenlandse Zaken in een forfaitaire dagvergoeding voorziet van minder dan 37,18 EUR, aanvaardt de Administratie dat dit laatste bedrag wordt gehanteerd als maximaal aanvaardbare 'forfaitaire' kostenvergoeding (Circulaire nr. Ci.RH.241/ (AOIF 17/2006) d.d ). De minister stelt dat dit bedrag van 37,18 EUR niet wordt geïndexeerd (Beknopt Verslag, Kamercommissie voor Financiën en Begroting, 19 september 2006, COM 1053, p. 3). C Bedoelde kosten - niet voor hotelkosten De dagvergoedingen dekken de uitgaven die tijdens een dienstreis in het buitenland gemaakt worden en die moeilijk (of niet) door bewijsstukken te staven zijn zoals onder meer voor eten, snacks, drank, lokaal vervoer, fooien en andere kleine uitgaven (Circulaire nr. Ci.RH.241/ (AOIF 17/2006) d.d , nr. 13). Hotel- en reiskosten (tenzij vervoer ter plaatse) zijn er niet in begrepen. Daarvoor zijn bewijsstukken nodig en gelden geen forfaits. De maximumrichtprijzen voor logement (hotels) die in de 'landentabel' zijn opgenomen, gelden dan ook alleen voor intern gebruik bij de FOD Buitenlandse Zaken. Vaak bevat de hotelfactuur ook bijvoorbeeld het ontbijt, dat in theorie al in het forfait zit. Hiervoor moet worden gecorrigeerd (Circulaire nr. Ci.RH.241/ (AOIF 17/2006) d.d ). Als de overnachtingkosten door de werkgever of vennootschap worden terugbetaald of ten laste worden genomen en die tevens bepaalde maaltijden of kleine uitgaven bevatten, moeten de forfaitaire buitenlandse dagvergoedingen als volgt worden verminderd: - met 15 % voor het ontbijt; - met 35 % voor het middagmaal; - met 45 % voor het avondmaal; - met 5 % voor de kleine uitgaven. D Personeel toepassingsgebied Niet voor zelfstandigen Zie Wel voor bedijfsleiders, niet voor zelfstandigen. Beperkt tot sedentaire beroepen De Administratie verduidelijkt dat het toepassingsgebied beperkt is tot werknemers en bedrijfsleiders die hun beroepswerkzaamheden in vergelijkbare omstandigheden uitoefenen als de ambtenaren van de 'carrière Hoofdbestuur' van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Het moet bijgevolg gaan om werknemers en bedrijfsleiders die hoofdzakelijk een sedentaire beroepswerkzaamheid uitoefenen en in het kader daarvan éénmalig,

2 occasioneel of zelfs regelmatig dienstreizen naar het buitenland maken. Vallen bijgevolg niet onder het toepassingsgebied van de voornoemde circulaire, de belastingplichtigen (werknemers/ bedrijfsleiders) voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van hun normale, dagelijkse beroepsactiviteit. In die omstandigheden worden de verplaatsingen van en naar het buitenland niet als een dienstreis aangemerkt (zie Circulaire nr. Ci.RH.241/ (AAFisc Nr. 23/2011) d.d , nr. 6). In die zin wordt een rulingaanvraag voor het toekennen van een dagvergoeding voor dienstreizen in het buitenland aan chauffeurs die internationale verplaatsingen maken geweigerd (Jaarverslag DVB 2014, p. 90). In de lijn met het voorgaande is voor piloten een aparte regeling voorzien (zie Dagvergoeding van piloten en ander boordpersoneel van internationale luchtvaartmaatschappijen). Voor wat betreft het bewijzen van kosten, zie Kosten eigen aan de werkgever. E Korte duur = 30 dagen Een dienstreis in het buitenland is op te vatten als een opdracht van korte duur in het buitenland, waar de belastingplichtige een effectieve dienst of opdracht vervult. Volgens de circulaire moet onder 'korte duur' een dienstreis van maximaal 30 kalenderdagen worden verstaan. De minister verduidelijkt dat het aantal dienstreizen per jaar niet beperkt is. De 30 dagenlimiet geldt dus niet per belastbaar tijdperk en er is ook geen minimale verblijfsperiode in België tussen twee buitenlandse dienstreizen in vereist. Enkel dienstreizen van meer dan 30 dagen aaneensluitend worden dus geviseerd. De dag van aankomst kan tegelijk de dag van vertrek van een volgende dienstreis zijn (Pv ). De dienstreizenforfaits gelden niet voor wie een vaste plaats van tewerkstelling in het buitenland heeft, ook niet als hij minstens om de 30 dagen eventjes terugkeert naar België en daardoor nooit langer dan 30 dagen aan een stuk in het buitenland verblijft (Pv ). F 'Dag' = minimaal 10 uren De belastingplichtige heeft recht op de volledige forfaitaire dagvergoedingen op basis van het aantal 'dagen' dat hij/zij zich op buitenlandse dienstreis bevindt. Volgens de fiscus wordt onder een 'dag' verstaan, een dag tussen twee overnachtingen in tijdens de buitenlandse dienstreis. Volledigheidshalve stelt de fiscus dat als het vertrek en de terugkeer van de dienstreis op dezelfde dag vallen, een afwezigheid van minstens 10 uren vereist is opdat van een 'dag' kan worden gesproken. De duur van dergelijke dienstreizen moet worden berekend op basis van de afwezigheid van de belastingplichtige van zijn vaste plaats van tewerkstelling tot het uur van terugkeer op dezelfde plaats (en dus niet vanaf de woonplaats) (Circulaire nr. Ci.RH.241/ (AOIF 17/2006) d.d ). Als de buitenlandse dienstreis meerdere dagen duurt, mag voor de dagen van vertrek en terugkeer slechts 50 % van de forfaitaire dagvergoeding in aanmerking worden genomen. Voor de dagen tussen de overnachtingen in, mag het volledige bedrag van de dagvergoeding gebruikt worden. Als de reis slechts een dag duurt, dus zonder overnachting, kan het volledige forfait in aanmerking worden genomen als, zoals gezegd, de afwezigheid meer dan 10 uur bedraagt. Als de afwezigheid minder dan 10 uren bedraagt, wordt enkel de terugbetaling op basis van de kosten die worden verantwoord door bewijsstukken, aangemerkt als een betaling van eigen kosten van de werkgever of vennootschap. In dat geval mag evenwel worden aangenomen dat het bedrag van de toegekende dagvergoeding niet belastbaar is als het niet hoger is dan de gelijkaardige vergoedingen die de Staat aan zijn personeel verleent voor dienstreizen in België (zie Binnenlandse dienstreizen). G Ziektedagen en weekenddagen De vergoeding kan worden aangevraagd voor de totaliteit van de dagen van verblijf in het buitenland. Uit een ruling blijkt dat ziekte- en weekenddagen mogen worden vergoed (Voorafgaande beslissing nr d.d ). H Meer of minder dan het forfait De dagvergoeding van 37,18 EUR mag steeds in aanmerking worden genomen als forfaitaire dagvergoeding voor buitenlandse dienstreis wanneer de vergoeding uit de landenlijst lager ligt voor het land waar de belastingplichtige op dienstreis is. Als de belastingplichtige een hoger bedrag wenst voor de dagvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen, dan moet de werkgever of de vennootschap een dubbel bewijs leveren. De werkgever of de vennootschap moet aantonen 1) dat het wel degelijk gaat om eigen kosten van de werknemer of de vennootschap en 2) dat de vergoeding ook daadwerkelijk aan die kosten is besteed. In de mate dat de toegekende dagvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen de bewijsstukken overschrijden, worden ze als belastbare bezoldigingen beschouwd. I Voorbeelden (cf. circulaire 11 mei 2006) - dienstopdracht in Amsterdam op 1 juni 2011; Voorbeeld 1 buitenlandse kostenvergoeding

3 - vaste plaats van tewerkstelling: Brussel; - vertrek vanuit de woonplaats in Halle: 7.00 uur; - vertrek vanuit Brussel: 7.30 uur; - aankomst in Brussel: uur; - aankomst in de woonplaats in Halle: uur; - toegekende forfaitaire dagvergoeding: 93 EUR (zie landenlijst). Aangezien de dienstreis meer dan 10 uur duurt mag de toegekende dagvergoeding als een niet belastbare dagvergoeding worden beschouwd. Voor de berekening van de uren van afwezigheid mag pas vanaf het vertrek in Brussel worden geteld tot de terugkeer in Brussel. De andere verplaatsing moet als een woon-werkverplaatsing worden beschouwd. Voorbeeld 2 buitenlandse kostenvergoeding Zie voorbeeld 1 met dit verschil dat de werkgever een dagvergoeding uitbetaalt van 150 EUR. Aangezien de uitbetaalde vergoeding meer bedraagt dan het belastingvrij bedrag vermeld in de landenlijst, moet 57 EUR beschouwd worden als een belastbare bezoldiging tenzij de werkgever bewijsstukken kan voorleggen voor een bedrag van 150 EUR. Voorbeeld 3 buitenlandse kostenvergoeding Zie voorbeeld 1 met dit verschil dat de werknemer terug in Brussel aankomst om u. Aangezien de dienstreis minder dan 10 uur duurt moet de volledige dagvergoeding in beginsel worden beschouwd als een belastbare bezoldiging, tenzij de werkgever bewijsstukken kan voorleggen voor een bedrag van 93 EUR. De werkgever kan evenwel ook teruggrijpen naar de belastingvrije dagvergoeding voor binnenlandse dienstreizen (18,11 EUR voor 2011). In dit geval dient het verschil (74,89 EUR) te worden beschouwd als een belastbare bezoldiging. Voorbeeld 4 buitenlandse kostenvergoeding - dienstopdracht in Parijs van maandag 12 juni tot vrijdag 16 juni 2011; - totaal toegekende forfaitaire vergoeding: 380 EUR (zie landenlijst). Deze toegekende forfaitaire vergoeding blijft belastingvrij aangezien deze als volgt is berekend: - dag van vertrek maandag 12/6: 95 1/2 = 47,50 - drie dagen verblijf Parijs: 13/6 tot 15/6: 95 3 = 285,00 - dag van aankomst vrijdag 16/6: 95 1/2 = 47,50 Totaal = 380,00 Voorbeeld 5 buitenlandse kostenvergoeding - dienstopdracht in Parijs en Milaan van maandag 26 juni tot vrijdag 30 juni 2011: van 26 tot 28 juni: Parijs; van 29 tot 30 juni: Praag; - in het Parijse hotel is het ontbijt in de overnachtingskost begrepen; - totaal toegekende forfaitaire vergoeding: 344,38 EUR (zie landenlijst). Deze toegekende forfaitaire vergoeding blijft belastingvrij aangezien deze als volgt is berekend: - dag van vertrek maandag 26.06: (95-15 %) 1/2 = 40,375 - twee dagen verblijf Parijs: tot 28.06: (95-15 %) 2 = 161,50 - een dag verblijf Praag: 29.06: 75 1 = 75 - dag van aankomst vrijdag 30.06: 75 1/2 = 37,50 Totaal = 314,38 J Rechtspraak

4 Voorbeeld KEWG - buitenlandse dienstreizen - geen respect van voorwaarden circulaire In een casus van een belastingplichtige bedrijfsleider die forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen in het buitenland had genoten, wordt de aftrekbaarheid van die vergoedingen verworpen omdat niet is voldaan aan de voorwaarden van de circulaire. Zo werden de vergoedingen toegekend voor een periode langer dan 30 dagen en beschikte de vennootschap over een vaste inrichting in het buitenland (Rb. Leuven , 14/2232/A).

5 Nieuwe lijst dagvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen In het Belgisch Staatsblad van werd een nieuwe lijst gepubliceerd van forfaitaire dagvergoedingen die de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken aan zijn personeelsleden toekent voor buitenlandse opdrachten. De bedragen zijn onderverdeeld in 2 categorieën. Categorie 1 omvat de bedragen die de Administratie in de privésector van toepassing acht voor korte buitenlandse dienstreizen. Categorie 2 omvat de bedragen voor lange dienstreizen. De forfaitaire verblijfsvergoedingen worden door de fiscus beschouwd als zijnde vastgesteld 'overeenkomstig ernstige normen' en mogen door de werkgever dan ook fiscaal veilig worden toegekend voor buitenlandse dienstreizen als 'kosten eigen aan de werkgever'. Voor een verdere bespreking van de voorwaarden, zie de commentaar Vennootschapsbelasting, 'Dagvergoedingen voor dienstreizen'. De verblijfsvergoedingen worden per land vastgesteld en jaarlijks aangepast. De nieuwe lijst is geldig vanaf 1 april Bron: Bijlage bij het Ministerieel Besluit van B.S INKOMSTENBELASTINGEN 21/04/2016 Toevoegen aan bladwijzers

6 Landen AFGHANISTAN Kabul ALBANIA Tirana ALGERIA Algiers AMERICAN SAMOA Pago Pago ANDORRA Andorra La Vella ANGOLA Luanda ANGUILLA The Valley ANTIGUA St. John's ARGENTINA Buenos Aires ARMENIA Yerevan ARUBA Oranjestad AUSTRALIA Canberra AUSTRIA Vienna AZERBAIJAN Baku BAHAMAS Nassau BAHRAIN Manama BANGLADESH Dhaka BARBADOS Bridgetown Steden Categorieën 1 en 2 Categorie 1 Categorie 2 Maximale logementstvergoeding EUR USD Lokale valuta Dagelijkse forfaitaire vergoeding EUR EUR DZD AUD BARBUDA

7 St. John's BELARUS Minsk BELIZE Belmopan BENIN Porto - Novo BERMUDA Hamilton BHUTAN Thimphu BOLIVIA La Paz BOSNIA - HERZEGOVINA Sarajevo BOTSWANA Gaborone BRAZIL Brasilia BRITISH VIRGIN ISLANDS Road Town BRUNEI Bandar Seri Begawan BULGARIA Sofia BURKINA FASO Ouagadougou BURUNDI Bujumbura CAMBODIA Phnom Penh CAMEROON Yaoundé CANADA Ottawa CANARY ISLANDS Santa Cruz de Tenerife, Las XOF XOF XAF CAD

8 Palmas de Gran Canaria CAPE VERDE Praia CAYMAN ISLANDS George Town CENTRAL AFRICAN REPUBLIC Bangui CHAD N'Djamena CHILE Santiago CHINA Beijing CHINA, HONG KONG Hong Kong CHINA, MACAU Macau COLOMBIA Bogotss COMOROS Moroni CONGO Brazzaville CONGO, DEMOCRATIC REPUBLIC Kinshasa COOK ISLANDS Avarua COSTA RICA San José COTE D'IVOIRE Yamoussoukro CROATIA Zagreb CUBA Havana XAF XAF CNY HKD XAF NZD XOF CYPRUS

9 Nicosia CZECH REPUBLIC Prague DENMARK Copenhagen DJIBOUTI Djibouti DOMINICA Roseau DOMINICAN REPUBLIC Santo Domingo ECUADOR Quito EGYPT Cairo EL SALVADOR San Salvador EQUATORIAL GUINEA Malabo ERITREA Asmara ESTONIA Tallinn ETHIOPIA Addis Ababa FIJI Suva FINLAND Helsinki FRANCE FRENCH GUIANA Cayenne FRENCH POLYNESIA Papeete DKK XAF FJD Paris Strasbourg 180 Reste du pays / Overige GABON

10 Libreville XAF GAMBIA Banjul GEORGIA Tbilisi GERMANY Berlin GHANA Accra GIBRALTAR Gibraltar GREECE Athens GREENLAND Nuuk GRENADA St. George's GUADELOUPE Basse - Terre GUAM Hagatna GUATEMALA Guatemala City GUINEA Conakry GUINEA - BISSAU Bissau GUYANA Georgetown HAITI Port - au - Prince HONDURAS Tegucigalpa HUNGARY Budapest ICELAND Reykjavik INDIA New Delhi INDONESIA Jakarta DKK INR IRAN

11 Tehran IRAQ Baghdad IRELAND Dublin ISRAEL Jerusalem ITALY Roma JAMAICA Kingston JAPAN Tokyo JORDAN Amman KAZAKHSTAN Astana KENYA Nairobi KIRIBATI South Tarawa KOREA, DEMOCRATIC REPUBLIC (NORTH) Pyongyang KOREA, REPUBLIC OF (SOUTH) Seoul KOSOVO Pristina KUWAIT Kuwait City KYRGYZSTAN Bishkek LAOS Vientiane LATVIA Riga LEBANON Beirut LESOTHO Maseru ILS JPY AUD

12 LIBERIA Monrovia LIBYA Tripoli LIECHTENSTEI N Vaduz LITHUANIA Vilnius CHF LUXEMBOURG Luxembourg City Kirchberg MACEDONIA Skopje MADAGASCAR Antananarivo MALAWI Lilongwe MALAYSIA Kuala Lumpur MALDIVES Malé MALI Bamako MALTA Valletta MARSHALL ISLANDS Majuro MARTINIQUE Fort de France MAURITANIA Nouakchott MAURITIUS Port Louis MEXICO Mexico City MICRONESIA, FEDERATED STATES OF Palikir MOLDOVA Chisinau XOF

13 MONACO Monaco MONGOLIA Ulaanbataar MONTENEGRO Podgorica MONTSERRAT Plymouth MOROCCO Rabat MOZAMBIQUE Maputo MYANMAR Naypyidaw NAMIBIA Windhoek NAURU Yaren NEPAL Kathmandu NETHERLANDS Amsterdam NETHERLANDS ANTILLES Willemstad NEW CALEDONIA Nouméa NEW ZEALAND Wellington NICARAGUA Managua NIGER Niamey NIGERIA Abuja NIUE Alofi NORTHERN MARIANA ISLANDS Saipan NORWAY Oslo MAD AUD NZD XOF NZD NOK 99 59

14 OMAN Muscat PAKISTAN Islamabad PALAU Ngerulmud PANAMA Panamss City PAPUA NEW GUINEA Port Moresby PARAGUAY Asunción PERU Lima PHILIPPINES Manila POLAND Warsaw PORTUGAL Lisbon PUERTO RICO San Juan QATAR Doha REUNION Saint - Denis ROMANIA Bucharest RUSSIAN FEDERATION Moscow RWANDA Kigali SAMOA Apia SAN MARINO San Marino SAO TOME AND PRINCIPE S+o Tomé SAUDI ARABIA Riyadh

15 SENEGAL Dakar SERBIA Belgrade SEYCHELLES Victoria SIERRA LEONE Freetown SINGAPORE Singapore SLOVAK REPUBLIC Bratislava SLOVENIA Ljubljana SOLOMON ISLANDS Honiara SOMALIA Mogadishu SOUTH AFRICA Pretoria SOUTH SUDAN Juba SPAIN Madrid SRI LANKA Sri Jayawardenepura ST. KITTS AND NEVIS Basseterre ST. LUCIA Castries ST. VINCENT AND THE GRENADINES Kingstown SUDAN Khartoum SURINAME Paramaribo SWAZILAND Mbabane XOF SGD ZAR

16 SWEDEN Stockholm SWITZERLAND Bern SYRIA Damascus TAIWAN Taipei TAJIKISTAN Dushanbe TANZANIA Dodoma THAILAND Bangkok TIMOR - LESTE Dili TOGO Lomé TOKELAU - TONGA Nuku'alofa TRINIDAD AND TOBAGO Port of Spain TUNISIA Tunis TURKEY Ankara TURKMENISTA N Ashgabat TURKS AND CAICOS ISLANDS Cockburn Town TUVALU Funafuti UGANDA Kampala UKRAINE Kiev UNITED ARAB EMIRATES SEK CHF XO F NZD TND TRY AUD

17 Abu Dhabi UNITED KINGDOM London URUGUAY Montevideo GBP Washington D.C U.S.A. New York Washington, D.C. Reste du pays / Overige UZBEKISTAN Tashkent VANUATU Port Vila VENEZUELA Caracas VIETNAM Hanoi VIRGIN ISLANDS (U.S.A.) Charlotte Amalie WALLIS AND FUTUNA Mata - Utu WEST BANK AND GAZA STRIP Ramallah, Gaza YEMEN Sana'a ZAMBIA Lusaka ZIMBABWE Harare VUV