FRAUDE RICHTLIJN Nationaal Agentschap Erasmus+ Onderwijs & Training

Transcriptie

1 FRAUDE RICHTLIJN Nationaal Agentschap Erasmus+ Onderwijs & Training Deze frauderichtlijn is gebaseerd op de frauderichtlijn die binnen EP-Nuffic van kracht is. Met deze frauderichtlijn worden de eisen van de EC ingewilligd. Deze frauderichtlijn ligt als het ware over de individuele procedures heen zoals opgenomen in bijlagen 2, 3 en 4, en regelt primair hoe de directeur van het NA zijn verantwoordelijkheid kan waarmaken. Het gaat dus vooral om het formaliseren van meldings- en goedkeuringsmomenten. Dossieropbouw en -beheer vindt voor het grootste deel bij de desbetreffende organisaties plaatst. Als bijlagen bij deze richtlijn zijn opgenomen: bijlage 1: de relevante passages uit de Guide for NA's 2010 (paragraaf annex) bijlage 2: Frauderichtlijn NA Erasmus+ Wat verstaat het Nationaal Agentschap onder fraude Fraude kent vele verschijningsvormen. De essentie ervan is steeds dezelfde: mensen of organisaties eigenen zich geld of vermogensbestanddelen toe waar ze geen recht op hebben en tasten daardoor de rechten van anderen aan. Je moet daarbij bijvoorbeeld denken aan valsheid in geschrifte, oplichting, bedrog, corruptie, diefstal en/of verduistering. Niet iedere fraude kan worden voorkomen. Wel kunnen er maatregelen worden genomen om de kans op fraude of ander ongewenst gedrag binnen de organisatie zo klein mogelijk te maken. Het uitvoeren van system audits, het aanbrengen van controle technische functiescheidingen binnen de organisaties en het uitvoeren van een risicoanalyse zijn methoden om de kans op fraude te beperken. De frauderichtlijn is opgesteld om bij het vermoeden van fraude doelmatig te kunnen optreden. Het biedt een handleiding met een overzicht van onderwerpen die in overweging genomen moeten worden bij de aanpak van een vermoeden van fraude. Elke fraudezaak is echter weer anders en vraagt om een maatoplossing. Interne en externe fraude Fraude is geen juridisch begrip, maar een verzamelnaam voor handelingen waarbij de dader zich willens en wetens verrijkt ten koste van anderen. Fraude bestaat vaak wel uit in het Burgerlijk Wetboek benoemde strafbare handelingen. Het containerbegrip fraude kan worden gecategoriseerd in interne en externe fraude. Interne fraude Hierbij speelt de fraude zich geheel af binnen één van de organisaties die het NA vormen, dus binnen EP-Nuffic, CINOP en NJI. Eén of meerdere (ingehuurde) personeelsleden zijn bij de fraude betrokken. Het kan daarbij gaan om persoonlijke verrijking door bijvoorbeeld verduistering van geld, maar ook bijvoorbeeld om het bewust onrechtmatig handelen binnen door het NA uitgevoerde projecten. Externe fraude Hierbij gaat het om fraude gepleegd door externe partijen waarbij het NA direct of indirect benadeeld wordt. Het betreft externe partijen die subsidie ontvangen in het kader van het Erasmus+ programma. De externe partijen die deze subsidies ontvangen moeten bij de uitvoering en verantwoording van de programma's voldoen aan de in het contract en/of beschikking opgenomen subsidievoorwaarden. Als door externe partijen de subsidiegelden bewust onrechtmatig worden aangewend, dan is er sprake van externe fraude. Voorbeelden zijn: het opvoeren van kosten die niet zijn gemaakt of niet declarabel zijn; het besteden van gelden aan activiteiten die niet tot het project behoren; het niet uitvoeren van projecten, maar wel verklaren dat deze zijn uitgevoerd. 1

2 Procedure melding van een vermoeden van (externe) fraude Ook voor de procedure van externe fraude gelden de procedures zoals vastgelegd door de verschillende organisaties. Gegeven de zwaarte van dergelijke zaken en gegeven de noodzaak in alle gevallen ook melding te maken van externe fraude bij de EC en OCW, dient onderstaande procedure er primair toe om de afstemming met de directeur van het NA goed te organiseren opdat hij zijn verantwoordelijkheid kan waarmaken. De melding aan de EC en aan OCW geschiedt altijd door de directeur van het NA (zie bijlage 1 met het daarvoor door de EC opgestelde format). Stap 1: Melding 1. De persoon of organisatie die een vermoeden van externe fraude wil melden, dient dit schriftelijk in bij het meldpunt van het NA: Secretaris MT Nationaal Agentschap Erasmus+ Postbus LT Den Haag 2. Voor het schriftelijk indienen van de melding dient het formulier te worden gebruikt dat als Annex 1 is bijgevoegd. Hierin moet het volgende duidelijk worden aangegeven: een omschrijving van de vermoede fraude; nadere specificatie van contract, beschikking e.d. de naam van de persoon/personen/organisatie die zijn betrokken bij de vermoede fraude; de periode waarin de vermoede fraude heeft plaatsgevonden; de datum van de melding; de naam en handtekening van degene die het vermoeden van fraude heeft gemeld. (N.B. Indien men de identiteit niet bekend wenst te maken kan het formulier ook worden ingevuld zonder naam en handtekening te vermelden). 3. De secretaris van het MT beheert het dossier van de communicatie tussen directeur NA en de desbetreffende organisatie (vertrouwelijk). Stap 2: Onderzoek 4. De directeur van het NA vraagt aan de directeur van de desbetreffende organisatie waar het vermoeden van externe fraude betrekking op heeft, een plan van aanpak op te (laten) stellen waarin wordt aangegeven door wie en op welke wijze het vermoeden van fraude beoordeeld en onderzocht gaat worden. Bij het opstellen van het plan van aanpak wordt gebruik gemaakt van de in de in Annex 2 opgenomen checklist. 5. Het plan van aanpak wordt goedgekeurd door de directeur van het NA. 6. De directeur van de desbetreffende organisatie bewaakt de voortgang van het proces. 7. Na afronding van het onderzoek wordt door de desbetreffende directeur aan de directeur van het NA advies uitgebracht hoe de afhandeling kan worden ingericht. Stap 3: Afhandeling 8. De directeur van het NA beslist op basis van het advies over de afhandeling. 9. De directeur van de desbetreffende organisatie draagt zorg voor de afhandeling. 10. De directeur van de desbetreffende organisatie meldt schriftelijk aan de directeur van het NA wanneer het dossier volledig is afgehandeld. 2

3 ANNEX 1: Meldingsformulier bij vermoeden van fraude Met dit formulier kan een vermoeden van fraude worden gemeld. Omschrijving van de vermoede fraude Naam persoon/personen/organisatie die zijn betrokken bij de vermoede fraude Periode waarin de vermoede fraude heeft plaatsgevonden Overige relevante informatie Datum en ondertekening (alleen datum is een verplicht invoerveld) Naam organisatie Naam persoon Adres Datum Telefoon Ondertekening adres 3

4 ANNEX 2: Checklist bij vermoeden van fraude Onderstaande checklist geeft een overzicht van onderwerpen die in overweging genomen moeten worden bij de aanpak van een vermoeden van fraude. Elke fraudezaak is echter weer anders en vraagt om een maatoplossing. 1. Attentiepunten eerste actie het inlichten van Raad van Toezicht/Accountant/Ministerie/opdrachtgever het veiligstellen van eigendommen en relevante bewijzen omgang met betrokkenen (bijvoorbeeld schorsen) het op de hoogte stellen van verzekeraars het op de hoogte stellen van de politie omgang met de media onderzoek mogelijkheid dat fraude omvangrijker is dan op eerste gezicht onderzoek mogelijkheid dat fraudeclaim onterecht is onderzoek mogelijkheid dat meer partijen (interne/externe) betrokken zijn dan de vermoedelijke fraudeur 2. Beveilig het bewijsmateriaal digitale gegevens; computer/laptop, memory stick, mobiele telefoon, mailserver, backups, urenregistratie etc. getekende arbeidsovereenkomst, boekhoudstukken, contracten, beschikkingen, correspondentie 3. Voorkom herhaling en beperk de schade beperk bevoegdheden en toegang van de betrokkene(n) stop betalingen aan personen/organisaties die mogelijk betrokken zijn blokkeer toegang tot de systemen (userld, passwords, account) en gebouwen (pasjes/sleutels) 4. Voer gedetailleerd onderzoek uit bepaal de vereiste deskundigheid en onafhankelijkheid en overweeg de inzet van externen, zoals advocaten, (forensische) accountants geef verdachte medewerkers het recht te reageren op aantijgingen (hoor- en wederhoor) interview betrokkenen o door minimaal twee personen met ervaring o interview vastleggen in een verslag of opnemen op band verzamel alle relevante documenten uit de organisatie en daarbuiten o vastleggen waar, wanneer en bij wie het document is aangetroffen o waarborgen naleving Wet Bescherming Persoonsgegevens o geen aantekeningen maken op originele documenten o beperk werken met originele documenten tot een minimum aangezien deze misschien nodig zijn voor de bewijsvoering documenteer bewijsmateriaal leg bevindingen vast 5. Communicatie en publiciteit houdt zoveel mogelijk informatie vertrouwelijk, maar leg wel uit dat sprake is van een precaire situatie die zorgvuldig handelen en onderzoek vereist draag zorg voor consistentie in de berichtgeving intern en extern beleg de communicatie bij één persoon en laat alle communicatie via deze persoon lopen 4

5 BIJLAGEN Bijlage 1: Paragraaf 3.10 Guide for NA s uit Dealing with irregularities and frauds 1. The NA shall take appropriate measures to prevent irregularities and fraud and if necessary bring prosecutions to recover Programme funds lost, wrongly paid and incorrectly used by beneficiaries of an EU grant awarded in the framework of a Delegation Agreement. 2. The notion of irregularity is the following: any infringement of a provision of EU law or any breach of a contractual obligation resulting from an act or omission by an economic operator, which has, or would have, the effect of prejudicing the general budget of the European Communities or allocations managed by them, by an unjustified item of expenditure The notion of fraud 2 is the following: In respect of expenditure, any intentional act or omission relating to: the use or presentation of false, incorrect or incomplete statements or documents, which has as its effect the misappropriation or wrongful retention of funds from the general budget of the EU or budgets managed by, or on behalf of, the EU; nondisclosure of information in violation of a specific obligation, with the same effect; the misapplication of such funds for purposes other than those for which they were originally granted; In respect of revenue, any intentional act or omission relating to: the use or presentation of false, incorrect or incomplete statements or documents, which has as its effect the illegal diminution of the resources of the general budget of the EU or budgets managed by, or on behalf of, the EU, non-disclosure of information in violation of a specific obligation, with the same effect, misapplication of a legally obtained benefit, with the same effect. 4. In case the NA presumes substantial errors, irregularities or fraud, the NA may suspend the implementation of the grant agreement or payments in order to verify whether presumed cases have actually occurred. If they are not confirmed, implementation shall resume as soon as possible. However, a formal contradictory procedure with the beneficiary concerned is compulsory before suspension of implementation or payments. 5. Where audit or control findings demonstrate systemic or recurrent errors, irregularities or fraud attributable to the beneficiary who has been awarded a number of grants under similar conditions, the NA may extend and apply the findings to all the grants concerned. However, a formal contradictory procedure with the beneficiary before suspension of implementation or payments is compulsory. 6. The NA shall report any case of irregularity or (suspected) fraud in relation to EU funds for decentralised actions under the Delegation Agreement, regardless of whether the act is committed by a Programme beneficiary or by a NA member of staff. 1 Point 14 of the Annex to decision 1720/2006/EC of the European Parliament and the Council. and paragraph "Checks and Audits" of the Annex to Decision n 1719/2006/EC of the European Parliament and the Council. 2 Article 1 of the Convention concerning the protection of the financial interests of the European Communities (OJ C 316 of , page 49). 5

6 7. However, where an irregularity (error/negligence) detected by the NA a) is corrected before the final payment is made to the beneficiary, b) does not result in any administrative or judicial penalty, and c) does not cause prejudice to the EU s financial interests, the NA does not need to report the irregularity to the Commission. In such cases, the National Agency shall keep nevertheless an accurate track in its files of the facts detected and the corrective measures taken. 8. The NA director shall address the initial ad hoc irregularity report to the person having signed the Delegation Agreement on behalf of the Commission, with copy to the contact person indicated in the Agreement. 9. In addition, the NA shall keep the Commission informed of its monitoring and followup of irregularities and fraud on a regular basis as part of its Yearly Management Declaration (see section 4.7.4) Information on means of redress 1. The NA shall clearly inform all applicants and beneficiaries about their right of redress for each NA decision affecting them adversely (e.g. grant award decisions, final grant amount, suspension of payment, recovery, conclusion of primary check). 2. The means of redress shall be clearly indicated on the NA website, as well as in direct exchanges with applicants and beneficiaries. The NA shall specify to whom the information request or appeal should be addressed, by which final date and following which formal procedure. 3. For the establishment of the procedures for redress, the NA shall take due account of applicable calendars for the use of funds for grant support as well as the relevant selection roadmaps for the actions concerned. 6