HOE SCHRIJF IK EEN MVO JAARVERSLAG?

Transcriptie

1

2 HOE SCHRIJF IK EEN MVO JAARVERSLAG? De handleiding om MVO beleid en MVO jaarverslag eenvoudig tot een succes te maken! Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 2 van 36

3 Is dit de laatste versie van dit e-book? Regelmatig worden er updates en uitbreidingen aangebracht in dit e-book omdat de wereld van het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen door de jaren heen natuurlijk ook in beweging blijft. Er zijn dus vaak nieuwe kansen en mogelijkheden die ik u niet wil onthouden! U kunt hier gratis de nieuwste versie van dit e-book downloaden: Dit is en blijft een gratis e-book. U heeft dus het volste recht om het gratis weg te geven aan anderen of om het, mits voorzien van een bronvermelding, op uw website te plaatsen. Laat het echter wel zoals het nu is en haal er dus geen stukken uit. Het is niet toegestaan om dit e-book te verkopen. Het is bij mij gratis verkrijgbaar. Veel leesplezier! Nick van Moerkerk Oprichter MVO Consultants Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 3 van 36

4 Woord vooraf Mijn naam is Nick van Moerkerk, ondernemer en eigenaar van MVO Consultants en MVO Database. Al vele jaren probeer ik zo veel mogelijk organisaties te motiveren om met MVO aan de slag te gaan. In mijn ogen zijn er namelijk veel organisaties die niet met MVO starten omdat ze niet weten waar en hoe ze moeten beginnen. MVODatabase.nl Deze drempel neem ik graag voor u weg door zo veel mogelijk van mijn kennis te delen. Om deze reden ben ik ook gestart met MVODatabase.nl. Op deze website deel ik al mijn kennis over MVO. Dit doe ik door middel van blogs maar ook alle verschillende normen en richtlijnen en het laatste nieuws worden hierop weergegeven. MVOKennisseminar.nl Vorig jaar zijn we ook gestart met gratis avondseminars. Deze seminars worden druk bezocht en zorgen er voor dat organisaties aan het eind van de avond zelf de eerste stappen kunnen zetten richting een MVO beleid of bijvoorbeeld een certificaat als de MVO Prestatieladder. E-book Dit e-book is het vervolg van mijn missie om zoveel mogelijk bedrijven te motiveren. Het boek staat vol met praktische tips, ervaringen van andere bedrijven en trends over hoe u met MVO aan de slag kan gaan en hier uiteindelijk een MVO jaarverslag over kan opstellen. Onder andere MVO Nederland hebben we bereid gevonden om hun kennis te delen in dit e-book. Daarnaast komen er diverse bedrijven aan het woord die net zijn gestart met hun MVO beleid of het schrijven van een MVO jaarverslag. Deze bedrijven wil ik bij deze heel erg bedanken voor hun tijd en energie. Alle hulp is namelijk nodig om het MVO kennisniveau van ondernemend Nederland te vergroten. Gefeliciteerd!! Ik wil u complimenteren. U heeft het namelijk al tot hier gered en daarmee behoort u tot de top 10% van alle mensen die een non-fictie boek kopen. Statistieken laten zien dat minder dan 10% van u niet verder komt dan het eerste hoofdstuk. Ik heb dit boek geschreven om MVO op een eenvoudige manier aan u uit te leggen maar ook om u een kans te geven om MVO daadwerkelijk goed te implementeren in uw organisatie. Ik wil uitnodigen uzelf uit te dagen om dit e-book samen met mij te doorlopen. Ik beloof dat het een enorme waardevolle reis zal zijn met een prachtig eindresultaat! Nick van Moerkerk Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 4 van 36

5 Inhoudsopgave Belangrijke woordenlijst voordat u begint met lezen... 6 MVO verslaglegging... 7 Stap 1: Voordat er geschreven kan worden Het samenstellen van een MVO werkgroep... 8 De steun van het management Het verslaggevingskader bepalen Het opstellen van een planning Het niveau van de verslaglegging Stap 2: Algemene informatie van uw organisatie Kwaliteitsprincipes Evenwichtigheid Nauwkeurigheid Tijdigheid Helderheid Betrouwbaarheid Stap 3: Het uitvoeren van een MVO Nulmeting Kick-off meeting Verzamelen gegevens Identificeren van belanghebbenden Presenteren bevindingen Opstellen aanbevelingen en MVO beleid Stap 4: Communicatie met belanghebbenden Stap 5: Rapporteren over de MVO aspecten Bepalen materialiteit Volledigheid Voorbeelden Stap 6: Managementbenadering en maatregelen Managementbenadering (DMA) opstellen Maatregelen bij het MVO beleid Stap 7: Het verslag opmaken en verifiëren Hoe nu verder? Bijlage 1: Overzicht van alle aspecten Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 5 van 36

6 Belangrijke woordenlijst voordat u begint met lezen ISO ISO is een internationale richtlijn voor het implementeren van MVO in uw organisatie. De norm bevat een belangrijke leidraad die in 95% van alle MVO certificeringen wordt gebruikt. In dit e-book zal dit ook worden behandeld. In de ISO worden geen eisen gesteld. De norm is ook niet geschikt voor certificering. MVO Prestatieladder De MVO Prestatieladder is opgezet door Lloyds, KIWA en DNV om het mogelijk te maken uw MVO prestaties te laten certificeren. ( CO 2 -Prestatieladder De CO 2 -Prestatieladder is een instrument dat bedrijven helpt bij het reduceren van CO 2. Opdrachtgevers die de ladder inzetten bij aanbestedingen belonen bedrijven die CO 2 -reductie serieus nemen met fictieve korting op de inschrijfprijs. ( Materialiteit In de nieuwe G4 richtlijn van het GRI wordt er veel gesproken over Materialiteit. Om dikke boekwerken te voorkomen wil het GRI dat organisaties kijken naar wat echt belangrijk is voor de organisatie en haar belanghebbenden. Hoe dit kan worden gedaan komt in dit e-book uitgebreid aan bod. Stakeholders / belanghebbenden Stakeholders (of belanghebbenden) zijn mensen en organisaties die beïnvloed worden door uw bedrijfsactiviteiten, of die daar zelf invloed op hebben. Denk bijvoorbeeld aan klanten, medewerkers, aandeelhouders of buren. Aspecten Het GRI bevat een groot aantal aandachtspunten / indicatoren waarop de organisatie kan rapporteren. De norm noemt deze aandachtspunten / indicatoren aspecten. Een volledige lijst van alle aspecten is terug te vinden in bijlage 1. Global Reporting Initiative (GRI) Versie G4 In 2013 is de laatste versie van het GRI, versie G4, gepubliceerd. Deze standaard wordt in dit e-book als basis gebruikt waarop u kan starten met uw MVO verslag. De GRI G4-richtlijnen zijn gratis op het internet terug te vinden en bestaan uit twee documenten: Document 1: 'Reporting Principles and Standaard Disclosures' Dit document bevat de verslagleggingsprincipes en criteria. Document 2: 'Implementation Manual' Dit document bevat beschrijvingen van het hoe uw organisatie de verslaggevingsprincipes kan toepassen, hoe u zich kan voorbereiden op het weergeven van de informatie, en hoe verscheidene concepten kunnen worden geïnterpreteerd in de Richtlijnen. Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 6 van 36

7 MVO verslaglegging Er zijn steeds meer bedrijven en organisaties die hun activiteiten verduurzamen. Het is goed om te zien dat het idee van langetermijn winstgevendheid, wat hand in hand gaat met sociale verantwoordelijkheid en het beschermen van het milieu, groeit. MVO verslaglegging helpt organisaties bij het stellen van doelen, het meten van prestaties en het managen van verandering om ervoor te zorgen dat hun activiteiten verduurzamen. Een MVO verslag geeft informatie over de impact van een organisatie - zowel positief als negatief - op het milieu, de samenleving en de economie. Daarnaast is het mogelijk om met MVO verslaglegging abstracte onderwerpen tastbaar en concreet te presenteren. Omdat het GRI en de ISO internationaal worden toegepast en erkend is het mogelijk om informatie uit verschillende MVO verslagen toegankelijk en vergelijkbaar te maken. GRI G4 Nog niet zo lang geleden heeft het GRI de nieuwe G4 richtlijn gepubliceerd. Het doel van de G4 richtlijn, de vierde update van de GRI richtlijnen, is simpel: het helpen van verslagleggers met het voorbereiden van duurzaamheidverslagen die betekenis hebben, waardevolle informatie bevatten, en deze vorm van MVO verslaggeving de standaard maken. Naast het feit dat de G4 richtlijnen gebruikersvriendelijker zijn dan de voorgaande versies van de Richtlijnen, is er ook een grotere focus op de noodzaak voor organisatie om zich te richten op de onderwerpen die echt belangrijk zijn voor hun bedrijf, en hun belanghebbenden. Deze focus op 'materialiteit' maakt verslagen relevanter, geloofwaardiger en gebruiksvriendelijker. Dit zorgt er op haar beurt weer voor dat organisaties de markten en de maatschappij beter kunnen informeren over duurzaamheidtrends. Organisaties kunnen een breed scala aan duurzaamheid gerelateerde onderwerpen monitoren en managen. De nieuwe focus op materialiteit betekent dat duurzaamheidverslagen gericht zullen zijn op onderwerpen die echt essentieel zijn voor het behalen van de doelen van de organisatie en voor het managen van de impact op de maatschappij. Verslaggevingsvormen De G4 richtlijnen zijn ontwikkeld zodat deze universeel toepasbaar is voor alle organisatie, groot en klein, over de gehele wereld. De wijze van rapporteren staat ieder bedrijf of organisatie vrij. Conform het GRI kan dit middels niveau Core of Comprehensive. Beide opties vergen veel van uw bedrijf of organisatie. Omdat MVO verslaglegging ook een proces is, presenteren wij in dit e-book ook een light versie voor het MKB. Hierdoor hopen wij dat ook het MKB aan de slag gaat met MVO verslaglegging. Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 7 van 36

8 Stap 1: Voordat er geschreven kan worden.. Voordat er gestart kan worden met het MVO jaarverslag zijn er een aantal keuzes die u dient te maken. Het gaat hier om het samenstellen van een team, de steun van het (top)management verwerven, het verslaggevingskader bepalen, een planning opstellen en de verslaggevingsoptie kiezen (waarmee de diepgang van het rapport wordt bepaald). Het samenstellen van een MVO werkgroep Om uw MVO beleid goed te implementeren in uw organisatie is het belangrijk om een MVO werkgroep samen te stellen. Hierdoor worden namelijk diverse vaardigheden en interne knowhow bijeengebracht en is de continuïteit van het MVO beleid gewaarborgd. Daarnaast zorgt het er voor dat alle belangrijke functiegroepen binnen uw organisatie kennis opdoen van het onderwerp. De personen in de werkgroep dienen een vertegenwoordiging te zijn van uw organisatie. Een aantal voorbeelden van functies die vaak opgenomen worden in de MVO werkgroep zijn: HR, inkoop, kwaliteit, productie, marketing communicatie en iemand met een zekere beslissingsbevoegdheid en de autoriteit om het personeel om medewerking te vragen. De daadwerkelijke samenstelling van de werkgroep ligt uiteraard aan de situatie binnen uw eigen organisatie. In de praktijk: Martin Bakker, Tuijtel Een projectteam samenstellen en implementeren in de organisatie is niet ingewikkeld Tuijtel is een duurzame kwaliteitsdrukkerij gevestigd nabij Rotterdam. Duurzaamheid is al sinds jaar en dag speerpunt van haar beleid. Binnenkort zal Tuijtel voor het eerst een MVO jaarverslag uitbrengen, geheel in overeenstemming met ISO en internationale GRI richtlijnen. KAM-manager Martin Bakker vertelt hoe hij het projectteam hiervoor selecteerde. MVO Consultants gaf ons het advies de samenstelling van het projectteam een zo breed mogelijke afvaardiging van de organisatie te laten zijn. Dit is ook logisch, want het jaarverslag heeft raakvlakken met de gehele organisatie en meerdere facetten spelen direct of indirect een rol. In onze beleving heeft de brede afvaardiging gezorgd voor draagvlak op de werkvloer én het scherp stellen van de visie van de directie. Centraal stond dat wij één van onze belangrijkste stakeholders, de medewerkers zelf, zo goed mogelijk wilden betrekken bij het MVO jaarverslag. Dus niet (gechargeerd): een document dat door enkele medewerkers vanachter hun bureau wordt getikt, maar met een actieve bijdrage van zo veel mogelijk medewerkers. Bij de keuze van de teamleden werkte het in ons geval verduidelijkend om na te denken over de vraag: welke disciplines willen we minimaal vertegenwoordigd zien? Het team kan nu eenmaal niet te groot worden, dan verliest het slagvaardigheid. Een ander criterium: hebben de teamleden toegang tot alle benodigde informatie voor het MVO jaarverslag? Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 8 van 36

9 Zo kwamen wij tot een team met daarin de OR-voorzitter, het hoofd van de afdeling administratie, de KAM-manager, de MarCom-medewerker, de commercieel directeur en de algemeen directeur. Hun voornaamste taken zijn de voortgang bewaken van de daadwerkelijke totstandkoming van het duurzaamheidsverslag en de goedkeuring van inhoudelijke zaken daarvoor. Vanzelfsprekend is het team ook verantwoordelijk voor de jaarlijkse continuïteit. Omdat het de eerste keer is dat we een duurzaamheidsverslag uitbrengen, hebben we veel aandacht besteed aan het vastleggen van: Hoe hebben we bepaalde informatie ontsloten? Hoe vinden registraties plaats? Hanteren alle betrokkenen dezelfde werkwijze? Hoe en wanneer actualiseren we de gegevens? Dit zorgt voor een goede kwaliteit (en vergelijkbaarheid) van de gebruikte gegevens; het maakt het bovendien makkelijker deze voor het volgende jaarverslag te verzamelen. Het projectteam speelt dus een belangrijke rol bij de borging van gegevens, maar ook bij de borging in de organisatie. In het kader van het vergroten van de betrokkenheid onder alle medewerkers, is er bijvoorbeeld heel bewust gekozen voor het aanstellen van MVO verbeterteams. Het projectteam heeft de jaarlijks te behalen MVO verbeterdoelstellingen vertaald naar concrete teamopdrachten; het gaat om onderwerpen als CO 2 -reductie of het verbeteren van MVO in de keten. De MVO verbeterteams worden geformeerd rondom een dergelijke opdracht; de samenstelling staat geheel los van de bestaande hiërarchie. Uitgangspunt voor deze formering is steeds: welke collega kan op dit onderwerp een bijdrage leveren en welke medewerkers zitten nog niet in een verbeterteam? Tussentijdse uitkomsten, resultaten en verbetervoorstellen koppelen de MVO verbeterteams terug naar het projectteam. Zo speelt de gehele organisatie gezamenlijk een rol bij het behalen van MVO verbeterdoelstellingen én de rapportage daarover middels het duurzaamheidsverslag. De output van ons MVO beleid, het duurzaamheidsverslag, is daarmee een product van ons allemaal. De voortgang van de teamopdrachten monitoren wij met speciaal ontwikkelde software. Het is software die wij reeds gebruiken in het kader van LEAN-werken. Hierin kunnen projecteigenaren de voortgang registreren en zij ontvangen automatisch meldingen van openstaande acties. Wij zien dit als een belangrijk instrument bij de bewaking van alle projecten. Het werken met een centraal projectteam en speciaal geformeerde MVO verbeterteams is nog maar recentelijk in gang gezet en nu al merken wij dat het de medewerkers zichtbaar enthousiasmeert. Zij voelen zich meer betrokken bij onze MVO zaken, zijn zich meer bewust van het feit dat zijzelf hierin het verschil kunnen maken en dat het niet alleen een taak is voor de KAM-manager. Tot slot: We kunnen ons voorstellen dat organisaties opzien tegen het opstarten van een dergelijk project. Wellicht geeft onze ervaring ze extra stimulans: vele handen maken licht werk. Het samenstellen van een projectteam en de implementatie daarvan in de organisatie hoeft niet zo ingewikkeld te zijn. Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 9 van 36

10 De steun van het management De steun van de hogere management van uw organisatie is van essentieel belang. Het is belangrijk dat zij de waarde van MVO en het door de werkgroep op te stellen MVO beleid erkennen, ondersteunen en uitdragen. Als dit niet het wordt gedaan is er een grote kans op een slechte implementatie van het MVO beleid. Het verslaggevingskader bepalen Om het verslaggevingsproces te kunnen beginnen, moet het kader van het toekomstige verslag worden bepaald. De inhoud ervan hangt af van meerdere elementen: De periode waarover het verslag wordt geschreven: 1 jaar? Het kalenderjaar 2014? Het boekjaar juli juni 2014? Het geografische gebied. Zal het verslag alleen ingaan op de uitdagingen van de organisatie op het vlak van duurzame ontwikkeling? Of zal het samen met de financiële gegevens in het jaarverslag worden opgenomen? De antwoorden op deze vragen hebben gevolgen voor de tijd en het team die nodig zijn om het verslag op te stellen. De nieuwste trend is om één enkel document of één enkele website op te stellen waarin men het financiële en het extra financiële (duurzame ontwikkeling, milieu, maatschappij) gedeelte samenbrengt. Dit wordt Integrated Reporting genoemd. Integrated Reporting: Jos Reinhoudt, MVO Nederland Vijf kenmerken van integrated reporting Wie een nietje slaat door een financieel jaarverslag en een duurzaamheidsrapport heeft nog geen geïntegreerd jaarverslag. Dat is bij de meeste MVO managers inmiddels wel doorgedrongen. Maar wat een integrated report dan wél precies is, blijkt nog lastig uit te leggen. Uit alle definities, artikelen, rapporten en websites hierover destilleer ik de volgende vijf belangrijke kenmerken. Waardecreatie staat voorop. Een essentieel kenmerk van een geïntegreerd jaarverslag is dat het uitlegt op welke manier de organisatie waarde creëert voor aandeelhouders en andere belanghebbenden. Dat betekent dat het businessmodel beschreven moet worden, wat op zich nog lastig genoeg is. Belangrijke onderdelen zijn in ieder geval de strategie, het besturingsmodel, de prestaties en de vooruitzichten van de organisatie. Samenhang. Het beschrijven van onafhankelijke duurzaamheidsaspecten van de bedrijfsvoering (milieu, mensenrechten, personeel, enz.) is in klassieke MVO verslagen vaak al een hele klus, maar in een geïntegreerd rapport is het de bedoeling om ook de samenhang tussen alle onderdelen duidelijk te maken. De aanpak met zes kapitalen van het IIRC biedt een mooi denkmodel om de samenhang tussen verschillende aspecten in kaart te brengen, maar het aantal bedrijven dat deze exercitie heeft gedaan is nog beperkt. Onder meer door de NS zijn grote stappen gezet om de impact op het milieu om te rekenen in geld. Dit leidt tot een inzichtelijke milieuwinst- en verliesrekening, maar monetariseren is lastig en kent zijn eigen beperkingen. Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 10 van 36

11 Aandacht voor de langere termijn. In alle teksten over integrated reporting komt de aandacht voor de lange termijn terug. Vergeleken met de kale omzetcijfers uit de hijgerige kwartaalrapportages gericht op korte-termijnbeleggers, is het geïntegreerde verslag een diepgravend document dat inzicht geeft in de kansen en risico s voor de komende jaren. Begrijpelijk. Alle deskundigen benadrukken dat het doel van een geïntegreerd jaarverslag is stakeholders, en met name beleggers, inzicht te geven in de stand van zaken bij een bedrijf. De verwachtingen op communicatief gebied liggen hoog. Geen wonder, want klassieke duurzaamheidsverslagen vallen nogal eens op door vaag taalgebruik, prestatieindicatoren zonder context, goed-nieuwsverhalen en het hoge aantal pagina s. Daar kun je als investeerder niet veel mee; geïntegreerde jaarverslagen moeten geldschieters duidelijk maken wat voor vlees ze in de kuip hebben. Procesbenadering. Een geïntegreerd jaarverslag is meer dan een momentopname: het beschrijft ook de manier waarop een organisatie beslissingen neemt, zich in de samenleving beweegt en reageert op ontwikkelingen. Als het goed is, weerspiegelt het verslag de integrale manier van denken van de organisatie ( integrated thinking, een holistische benadering). Het rapport zegt dus niet alleen iets over de prestaties, maar geeft ook informatie over zoektocht van het bedrijf. Het opstellen van een planning De duur van het verslaggevingsproces kan verschillen, dit is afhankelijk van de omvang van uw organisatie, de beschikbare informatie en de verwachtingen die de belanghebbenden over het verslag hebben. Over het algemeen moet een organisatie die de GRI richtlijnen nog nooit heeft gebruikt, ervan uitgaan dat ze minstens drie tot zes maanden nodig heeft om een eerste verslag op te stellen. Bij het opstellen van de planning moet uw organisatie zich in de eerste plaats afvragen wanneer het verslag moet worden gepubliceerd. Het antwoord op die vraag zal bepalen hoeveel tijd er kan gaan naar: het uitvoeren van de MVO Nulmeting (ca. 3 maanden); het raadplegen van de belanghebbenden; het selecteren van de informatie voor in het MVO jaarverslag; het schrijven van het MVO jaarverslag; en de verspreiding van het verslag bepalen. Veel MVO verslagen worden medio juni en juli gepubliceerd. Het niveau van de verslaglegging De GRI G4 richtlijnen reiken twee niveaus aan waarop uw organisatie verslaglegging kan laten uitvoeren: Core of Comprehensive. Bij aanvang van het verslaggevingsproces moet een organisatie één van deze twee opties kiezen. De opties verschillen in de te leveren inhoud voor het rapport. Beide opties zijn toepasbaar voor alle organisaties wat betreft type, grootte, sector en locatie. In de meeste gevallen gaat de voorkeur naar de Core optie. Het vereiste niveau om een verslag volgens de Comprehensive optie op te stellen is namelijk zo hoog dat het voor bepaalde organisaties nagenoeg onmogelijk is om hieraan te voldoen of dat het amper Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 11 van 36

12 strookt met hun dagelijkse realiteit. Deze Comprehensive optie is voorbehouden voor entiteiten van een zekere omvang die ruime ervaring hebben met extra financiële verslaggevingsmechanismen en met de GRI richtlijnen in het bijzonder. Een aantal mooie voorbeelden van MVO jaarverslagen op Comprehensive niveau zijn de MVO jaarverslagen van Prorail en Beelen over het jaar Prorail: jaarverslagprorail.nl/gri-verslaggeving/ Beelen: afvaliseenschonezaak.nl/ De Core optie bevat alle essentiële elementen van een duurzaamheidverslag, en biedt de achtergrond waartegen een organisatie haar economische-, milieu gerelateerde- en sociale impact en bestuurlijke prestaties communiceert. De Comprehensive optie bouwt verder op de Core optie door het eisen van additionele informatie elementen, met name betreffende strategie, het bestuur, de ethiek en de integriteit van de organisatie. Bovendien dient ieder aspect in voorkomend geval zo gedetailleerd mogelijk worden behandeld (dit wordt later besproken). Optie Core Light Voor veel (kleinere) MKB bedrijven is de Core optie nog steeds een te grote stap om te starten met MVO jaarverslaglegging. Wij hebben goed nieuws: u hoeft dit namelijk niet te doen. Wij adviseren bedrijven om de norm als leidraad te nemen en zich niet te binden aan de niveaus van verslaglegging. Zolang er geen verificatie verplichting is mag iedere organisatie hier zelf een keuze in maken. In dit verslag hebben we het dan ook over de Core light optie. Een organisatie moet de optie kiezen die het best aansluit bij haar verslaggevingsbehoeften en bij de verwachtingen van haar lezers/belanghebbenden, ongeacht of de opstellers van het verslag hier weinig of veel ervaring mee hebben. De opties hebben geen relatie met de kwaliteit van het rapport, of de prestaties van de organisatie. In onderstaande tabel is een weergave gemaakt van wat er wordt geëist per niveau: Verplichte Algemene Informatie Elementen Algemeen Core Optie Comprehensive Optie Informatie Element Strategie en Analyse G4-1 G4-1, G4-2 Organisatieprofiel G4-3 tot G4-16 G4-3 tot G4-16 Geïdentificeerde Materiële G4-17 tot G4-23 G4-17 tot G4-23 Aspecten en Afbakening Betrokkenheid van G4-24 tot G4-27 G4-24 tot G4-27 Belanghebbenden Verslagprofiel G4-28 tot G4-33 G4-28 tot G4-33 Bestuur G4-34 G4-34 en G4-35 tot G4-55 (*) Ethiek en Integriteit G4-56 G4-56 en G4-57 tot G4-58 (*) Algemene informatie elementen voor Sectoren (in Sector Supplementen**) (Verplicht, wanneer het supplement beschikbaar is voor de sector van de organisatie) (Verplicht, wanneer het supplement beschikbaar is voor de sector van de organisatie) Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 12 van 36

13 Verplichte Specifieke Informatie-Elementen Specifiek Core Optie Informatie Element Algemene weergave van de Alleen voor materiële Aspecten Managementbenadering (*) Indicatoren Minstens 1 indicator per geïdentificeerd materieel Aspect (*) Algemene informatie elementen (Verplicht, wanneer het voor Sectoren supplement beschikbaar is voor (in Sector Supplementen**) de sector van de organisatie) Comprehensive Optie Alleen voor materiële Aspecten (*) Alle indicatoren per geïdentificeerd materieel Aspect (*) ((Verplicht, wanneer het supplement beschikbaar is voor de sector van de organisatie) De blauwe vet gedrukte onderdelen refereren naar de verschillen tussen de Comprehensive optie in vergelijking met de Core optie. Het weglaten van informatie * Voor sommige informatie elementen kunnen er argumenten bestaan voor het weglaten/niet weergeven van bepaalde onderdelen in exceptionele gevallen. Wanneer dit voorkomt dan dient de organisatie deze informatie te identificeren, en te beschrijven wat de argumenten zijn voor het weglaten van deze informatie. Het kan ook voorkomen dat bepaalde informatie elementen al worden genoemd in andere rapporten van de organisatie, zoals jaarrapporten voor aandeelhouders. In zulke gevallen is het mogelijk voor de organisatie om deze informatie weg te laten uit het MVO jaarverslag en dit te vervangen met een referentie naar het betreffende rapport. Deze referentie dient wel specifiek naar het betreffende hoofdstuk/sectie te verwijzen, en bovendien publiekelijk toegankelijk en beschikbaar te zijn. Dit kan worden opgelost door het opstellen van een GRI kruistabel. Sector Supplementen **Voor beide opties kunnen er Sector Supplementen beschikbaar zijn voor de sector van de organisatie. Deze kunnen gerelateerd zijn aan de Aspecten in de Richtlijnen, of naar specifieke Aspecten die zijn weergegeven in de GRI Sector Supplementen. De GRI Sector Supplementen kunnen worden gevonden op: De volgende Sector Supplementen zijn er op dit moment aanwezig: Luchthavens Voedselverwerking Bouw en Onroerend Goed Media Elektriciteitsbedrijven Mijnbouw en Metalen Evenementenorganisaties Non-gouvernementele Organisatie's (NGOs) Financiële dienstverleners en Olie- en Gasbedrijven Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 13 van 36

14 Stap 2: Algemene informatie van uw organisatie Alle organisaties die een verslag volgens de GRI richtlijnen opstellen, moeten bepaalde algemene informatie verstrekken. Deze informatie is hetzelfde voor alle organisaties. Denk hierbij aan: de naam van de onderneming, de omvang, de producten en diensten, de rechtsvorm... etc.). Bovendien is deze informatie elk jaar grotendeels te hergebruiken. Afhankelijk van het gekozen niveau voor het verslag kan er worden gestart met de inventarisatie van de aspecten binnen de norm. In bijlage 1 treft u een overzicht van alle algemene informatie elementen. Onderstaand volgt een voorbeeld van één van de algemene informatie elementen: GRI code: G4-1 Een verklaring van de hoogste beslissingsbevoegde van de organisatie (bv. bestuursvoorzitter, directeur of gelijkwaardige leidinggevende functie) over de relevantie van duurzame ontwikkeling voor de organisatie en haar strategie. - GRI G4 Implementation Manual - p23 Beschrijving: De verklaring moet de algemene visie en strategie voor de korte, middellange (bv. drie tot vijf jaar) en lange termijn weergeven, waarbij de nadruk moet liggen op de wijze waarop wordt omgegaan met belangrijke uitdagingen ten aanzien van economische, milieu gerelateerde en sociale prestaties, evenals de impact die kan worden gelinkt aan de activiteiten als gevolg van relaties met bijv. leveranciers, mensen of organisaties in lokale gemeenschappen. De verklaring moet uit de volgende elementen bestaan: Strategische prioriteiten en belangrijke onderwerpen voor de korte/middellange termijn ten aanzien van duurzame ontwikkeling, waaronder naleving van internationaal overeengekomen standaarden en het verband hiervan met de strategie en het succes van de organisatie op de lange termijn; Trends in bredere zin (bv. macro-economische of politieke) die van invloed zijn op de organisatie en op duurzaamheidsprioriteiten; Belangrijke gebeurtenissen, successen en mislukkingen tijdens de verslagperiode; Meningen over prestaties in relatie tot doelen; Vooruitzichten voor de belangrijkste uitdagingen en doelen van de organisatie voor het komende jaar en doelen voor de komende drie tot vijf jaar; Andere aspecten ten aanzien van de strategische benadering van de organisatie. Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 14 van 36

15 Kwaliteitsprincipes Onder de kwaliteitsprincipes vallen de volgende zes thema's: Balans, Vergelijkbaarheid, Nauwkeurigheid, Tijdigheid, Helderheid en Betrouwbaarheid. Deze thema's zullen hieronder kort worden toegelicht: Evenwichtigheid Het verslag dient zowel positieve als negatieve aspecten van de prestaties van de organisatie weer te geven, om zo een juiste en doordachte beoordeling van algehele prestaties mogelijk te maken. Vergelijkbaarheid De gerapporteerde informatie dient te worden weergegeven op een manier dat belanghebbenden in staat stelt om veranderingen in de prestaties van de organisatie van jaar tot jaar te analyseren, evenals analyses ter vergelijking met andere organisaties. Nauwkeurigheid De gerapporteerde informatie dient voldoende nauwkeurig en gedetailleerd te zijn voor belanghebbenden, zodat een degelijke beoordeling van prestaties van uw organisatie kan worden gemaakt. Tijdigheid U dient te rapporteren op basis van een regelmatig schema zodat informatie tijdig beschikbaar is voor belanghebbenden om geïnformeerde beslissingen te nemen. Helderheid De informatie dient beschikbaar gemaakt te worden op een manier dat deze begrijpelijk en toegankelijk is voor de gebruikers van het rapport. Betrouwbaarheid Gebruikte informatie en processen/methoden welke zijn gebruikt in de voorbereiding en samenstelling van het rapport dienen beschikbaar te worden gemaakt door de organisatie. Dit dient op een dusdanige manier te worden weergegeven dat het kan worden getoetst, wat ervoor zorgt dat de kwaliteit en materialiteit van de informatie kan worden gewaarborgd. Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 15 van 36

16 Stap 3: Het uitvoeren van een MVO Nulmeting Het is van groot belang om voordat er gestart kan worden met het daadwerkelijke MVO beleid eerst wordt gekeken welke informatie al voorhanden is en wat de organisatie al doet op het gebied van MVO. Veel organisaties ervaren het als zeer positief als inzichtelijk wordt gemaakt wat wordt gedaan op het gebied van MVO. Om een gedegen MVO Nulmeting uit te voeren hebben wij onderstaand een aantal stappen beschreven die doorlopen dienen te worden. Na de nulmeting weet u waar uw organisatie staat en kan u aan de slag met de stakeholdercommunicatie en de invulling van de aspecten door het management. Kick-off meeting Bij de start van de MVO Nulmeting is het goed om een kick-off meeting te organiseren met de MVO werkgroep zoals opgesteld bij Stap 1. Tijdens deze bijeenkomst is het goed om te starten met: waarom is de organisatie gestart met MVO, hoe wordt het proces vormgeven en wat houdt dit in voor de MVO werkgroep. Tijdens ons gratis basis MVO Seminar doorlopen we ook het proces van de MVO Nulmeting. Het format van het seminar kan ook goed gebruikt worden als basis voor de presentatie tijdens de kick-off meeting. Als deze onderdelen zijn behandeld is het goed om kennis te nemen van de aspecten en deze onder te verdelen onder de verschillende werkgroep leden (de gehele aspectenlijst is terug te vinden in bijlage 1). Verzamelen gegevens Als alle aspecten zijn verdeeld kan er gestart worden met het verzamelen van de gegevens die gevraagd worden bij de verschillende aspecten. Er hoeft hier nog niet gekeken te worden naar de managementbenadering. Het is verstandig om tussentijds met overige werkgroep leden te sparren en eventueel tussentijds ook een overleg in te plannen waarin de voorlopige resultaten worden gepresenteerd. Identificeren van belanghebbenden Uw belanghebbenden zijn mensen of bedrijven die invloed hebben op uw organisatie. Voor de MVO Nulmeting wordt er gestart met het samenstellen van een lijst van de voornaamste belanghebbenden. Denk hierbij aan: klanten, leveranciers, werknemers, politieke wereld, media... etc. Het is belangrijk dat deze lijst meer is dan gewoon maar een opsomming van allerhande categorieën van belanghebbenden. Het is goed om per aspect te kijken welke belanghebbenden daarbij van toepassing zouden kunnen zijn. Onderstaand vindt u voorbeelden van GRI G4 indicatoren welke betrekking hebben op dit proces (voor de volledige lijst zie bijlage 1). GRI Code: G4-24 Lijst van groepen belanghebbenden die de organisatie heeft betrokken Beschrijving: Voorbeelden van stakeholder groepen zijn: De maatschappij; consumenten; werknemers en overig personeel; vakbonden; lokale gemeenschappen; aandeelhouders en kapitaalverstrekkers; leveranciers; opdrachtgevers etc. Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 16 van 36

17 GRI Code: G4-26 Benadering van het betrekken van belanghebbenden, waaronder de frequentie ervan per type en groep belanghebbenden Beschrijving: Dit punt heeft betrekking op de verschillende mogelijke vormen van dialoog met belanghebbenden: enquêtes, overleg met focusgroepen, publieksfora, adviescommissies uit het bedrijfsleven, schriftelijke berichtgeving, overleg tussen management en vakbonden, etc. De organisatie moet aangeven of betrokkenheid specifiek is gezocht als onderdeel van het opstellen van het verslag. Hoewel dit niet specifiek door het GRI wordt geëist, willen veel organisaties een soort hiërarchische indeling van hun belanghebbenden hanteren. Sommige belanghebbenden kennen de uitdagingen van de organisatie namelijk beter, hebben een sterkere band met de organisatie of oefenen meer invloed uit binnen de organisatie dan anderen. De stem van deze 'hooggeplaatste' belanghebbenden weegt zwaarder tijdens het proces om de onderwerpen van het verslag te kiezen. Het is mogelijk om een eenvoudige hiërarchische indeling van de belanghebbenden uit te werken aan de hand van twee vragen: Welke impact heeft mijn organisatie op deze belanghebbende (groot/klein)? Welke impact heeft deze belanghebbende op mijn organisatie (groot/klein)? Het kan nuttig zijn om voor elke groep van belanghebbenden ook het volgende te noteren: Hun vermoedelijke bekommernissen en interesses: welke onderwerpen zou een lezer uit deze categorie van belanghebbenden willen terugvinden in het GRI verslag van de organisatie? De communicatiemethode: Hoe kan mijn organisatie een feitelijke dialoog met deze groep van belanghebbenden aangaan zodat ze bij de keuze van onderwerpen voor het toekomstige verslag van mijn organisatie worden betrokken (peiling, enquête, rondetafelgesprek)? Deze dialoog moet verder gaan dan een eenvoudige informatiemededeling in één richting. Presenteren bevindingen Nadat de werkgroep leden individueel kennis hebben gemaakt met de aspecten en hier ook invulling aan hebben gegeven is het goed om deze bevindingen met de groep te delen. De ervaring leert dat er dan vaak vanuit andere disciplines die ook in de werkgroep aanwezig zijn nog aanvullingen komen die het MVO beleid versterken. Opstellen aanbevelingen en MVO beleid Na de MVO Nulmeting weet de organisatie van zichzelf wat het al doet aan MVO. De leden van de MVO werkgroep hebben kennisgemaakt met het GRI en de verschillende aspecten. Er kan gestart worden met de invulling van het MVO beleid. Dit kan echter pas worden voltooid als ook de belanghebbenden worden betrokken. Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 17 van 36

18 MVO jaarverslag: Jos Reinhoudt, MVO Nederland De reis is belangrijker dan de bestemming De reis is belangrijker dan de bestemming. Dat geldt niet alleen voor de zomervakantie, maar ook voor de lange weg naar een goed maatschappelijk jaarverslag. Het maken van een jaarverslag is te vergelijken met een pelgrimage naar Santiago de Compostela. Als je aankomt in het bedevaartsoord ben je blij om de legendarische kathedraal te zien, maar dat is uiteindelijk niet het allerbelangrijkste. Als het alleen daarom ging, had je beter het vliegtuig kunnen pakken. Onderweg naar het einddoel, het liefst te voet, kom je langs historische plekken, je belandt in merkwaardige situaties en voert gedenkwaardige gesprekken met inspirerende mensen. Op cruciale momenten houd je halt en denkt na over het pad dat je hebt afgelegd, en ook over de weg die nog voor je ligt. Door de lange tocht leer je jezelf goed kennen. Je weet beter dan ooit wat je eigen sterke en zwakke punten zijn, je herinnert je je zere voeten en de momenten waarop je wilde opgeven, maar ook de euforie, de gezelligheid en de trots die je onderweg voelde. Terugblikken Ook de publicatie van een goed duurzaamheidsverslag is het eindpunt van een lang proces, dat meestal met ups en downs gepaard gaat. Terecht is iedereen blij met het eindresultaat, maar zodra het boekje met de rituele bier en bitterballen gepresenteerd is, breekt het moment aan om nog eens terug te blikken op de lange weg die tot het eindresultaat geleid heeft. Zoals een pelgrim zere voeten heeft, krijgt de schrijver van het MVO jaarverslag te maken met het ontbreken van actuele gegevens over energieverbruik, emissies of het aantal afgehandelde klachten van klanten. Nog lastiger is het als de reiziger niet goed weet welke route hij moet volgen. In een jaarverslag is dat te herkennen aan onduidelijke doelstellingen. In plaats van de voortgang te beschrijven volgt dan vaak een opsomming van activiteiten. We zijn lekker op weg, maar we weten niet goed waarheen. Beste route De zomer is het ideale moment om eens rustig terug te kijken op de weg die geleid heeft tot het verslag. Waar zaten de knelpunten? Waar liep het lekker? Eind dit jaar begint de nieuwe, lange mars naar een consistent, beknopt en transparant duurzaamheidsverslag. Het is goed om te leren van de ervaringen van afgelopen jaar. Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 18 van 36

19 Stap 4: Communicatie met belanghebbenden Even terugblikken: u heeft zojuist kennis gemaakt met de algemene gegevens die in het MVO jaarverslag verwerkt moeten worden. Daarnaast heeft u kennis gemaakt met de verschillende MVO aspecten via de MVO Nulmeting en heeft u een lijst samengesteld van uw belanghebbenden. De volgende stap is het betrekken van uw belanghebbenden bij het MVO beleid en het uiteindelijke MVO jaarverslag. De communicatie kan worden onderverdeeld in interne en externe communicatie. Interne communicatie is de communicatie van het bedrijf naar de interne belanghebbenden, oftewel de medewerkers. Externe communicatie is gericht op de externe belanghebbenden, de doelgroep van het bedrijf. Communicatie met interne belanghebbenden Voor interne communicatie is het belangrijk dat het bedrijf doorlopend communiceert met haar medewerkers. Dit beïnvloedt de betrokkenheid en loyaliteit van de medewerkers. Voorwaarde voor deze communicatie is dat de communicatie tijdig, eerlijk, toegankelijk en consistent is. Betrokkenheid Geef de start van uw MVO beleid wat extra aandacht door er een ludieke actie omheen te bedenken. Doe een brandoefening en spreek op de verzamelplaatsen uw medewerkers toe, Laat het MVO beleid door al uw medewerkers ondertekenen of maak er extra ruimte vrij tijdens personeelsbijeenkomsten. Om het extra kracht bij te zetten is het goed om een aantal acties direct visueel te maken. Zet bijvoorbeeld direct nieuwe prullenbakken neer die geschikt zijn voor afvalscheiding als dit één van de speerpunten is. Communicatie met externe belanghebbenden Externe communicatie is de communicatie met de doelgroep van het bedrijf. Voor deze vorm van communicatie geldt evenals voor de interne communicatie dat ze tijdig, eerlijk, toegankelijk en consistent is. De doelgroep kunnen consumenten, klanten, leveranciers, aandeelhouders en andere externe belanghebbenden zijn. De wijze van communiceren hangt af van het belang dat u hecht aan de belanghebbenden. Het kan zijn dat u de belanghebbende alleen wil informeren over uw MVO beleid. Het kan ook zijn dat u juist de dialoog aan wilt gaan om zo samen uw MVO beleid te versterken. Commercieel gebruik MVO beleid Om uw MVO beleid ook commercieel goed in te zetten kan de dialoog met opdrachtgevers over MVO een goede ingang zijn. Wilt u met een bepaalde klant in gesprek komen stel ze dan eens de vragen: Wat doet u al op het gebied van MVO? Waar kunnen wij elkaar versterken? En hoe kunnen we samen een duurzame relatie opbouwen? Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 19 van 36

20 Onderstaand een aantal vragen die u kan stellen aan uw stakeholders: Wat verwacht u van ons op het gebied van MVO? Welke associaties met MVO heeft u bij onze organisatie? Wat zijn volgens u de vijf belangrijkste MVO aandachtsgebieden voor onze organisatie? Welke verantwoordelijkheid vindt u dat wij moeten nemen met betrekking tot de sociale aspecten? Welke verantwoordelijkheid vindt u dat wij moeten nemen met betrekking tot de milieu aspecten? Welke verantwoordelijkheid vindt u dat wij moeten nemen met betrekking tot de financiële aspecten? Bent u van mening dat onze organisatie momenteel maatschappelijk verantwoord onderneemt? Hoe classificeert u onze organisatie op het gebied van MVO: koploper, peloton of achterblijver? Vindt u dat ook de meest geschikte rol voor onze organisatie? Zo niet welke rol wel? Voldoen de MVO prestaties van onze organisatie aan uw verwachtingen, wensen of eisen? Zo niet, op welke onderwerpen schiet onze organisatie tekort? Wat zijn voor u de belangrijkste kern prestatie indicatoren voor onze organisatie als het gaat om MVO? Voldoet de MVO ambitie die onze organisatie zich heeft gesteld aan uw verwachtingen, wensen of eisen? Zo niet, op welke onderwerpen schiet onze organisatie tekort? Welke effecten verwacht u dat de realisatie van de MVO ambities van onze organisaties op uw organisatie zal hebben? Hoe kan uw organisatie bijdragen aan het realiseren van de MVO ambitie van onze organisatie en vice versa? Wees vooral creatief J Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 20 van 36

21 Stap 5: Rapporteren over de MVO aspecten Het is voor een organisatie die een duurzaamheidverslag publiceert verleidelijk om indicatoren te hanteren die een positief beeld van de organisatie tonen. Toch zijn die indicatoren niet per se relevant om de onderliggende gevolgen van de organisatie correct weer te geven. Om de organisaties te helpen de indicatoren voor hun verslag op objectieve wijze te kiezen, bevat het GRI een reeks indicatoren voor verschillende categorieën van uitdagingen (het GRI noemt deze 'aspecten'). U wordt dan ook aangemoedigd om deze lijst van categorieën te doorlopen. Duurzaamheidscontext Het verslag dient niet alleen betrekking te hebben op de eigen organisatie. Er dient ook beschreven te worden hoe de organisatie bijdraagt aan de economische-, milieu- en sociale omstandigheden op lokale, regionale en of globale schaal. Bepalen materialiteit Het MVO beleid en het MVO jaarverslag dient betrekking te hebben op de belangrijke aspecten van de organisatie. Dit wordt bepaald door uw belanghebbenden maar ook door de organisatie zelf. De mate waarin er wordt gerapporteerd is afhankelijk van het verslagleggingsniveau. Een combinatie van interne en externe factoren dient te worden gebruikt om te bepalen of een aspect materieel is, zoals de missie van uw organisatie en concurrentiestrategie, zorgen die worden geuit door belanghebbenden, bredere sociale verwachtingen en de invloed van de organisatie op upstream (zoals de waardeketen) en downstream entiteiten (consumenten). Ook internationale standaarden en overeenkomsten waar uw organisatie zich aan dient te houden spelen hierin mee. De nadruk in het rapport moet liggen op informatie over de meest materiële (relevante) aspecten. Andere, minder relevante onderwerpen kunnen ook worden besproken, maar verdienen minder aandacht in het rapport. Het proces van rangschikken van de meest belangrijke aspecten dient te worden beschreven. Volledigheid Het rapport dient een weergave van alle materiële aspecten en hun afbakening te omvatten. Daarbij moet het MVO jaarverslag alle relevante economische-, milieu gerelateerde- en sociale aspecten vertegenwoordigen. Ze hoeven niet allemaal uitgebreid te worden behandeld. Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 21 van 36

22 Voorbeelden Hieronder worden drie voorbeelden gegeven van aspecten en de gerelateerde Indicatoren voor de drie verschillende categorieën: Economie, Milieu en Maatschappij. De volgende indicator: 'Spreiding in de verhouding tussen het standaard aanvangssalaris en het lokale minimumloon valt onder het aspect 'Marktaanwezigheid' en binnen de categorie 'Economie'. GRI Code: G4-EC5 (Categorie: Economie) - Aspect 'Marktaanwezigheid' Indicator: Spreiding in de verhouding tussen het standaard aanvangssalaris en het lokale minimumloon op belangrijke bedrijfslocaties Waarom: Deze indicator geeft inzicht in hoe de organisatie haar werknemers financieel beloont. Daarnaast geeft het een indicatie van de concurrentiekracht van de lonen. Het uitbetalen van lonen boven het minimum is een factor die bijdraagt aan het creëren van een sterke band met de lokale bevolking en de loyaliteit van de werknemers. Deze indicator is vooral van belang voor organisaties waarin een substantieel deel van het personeelsbestand betaald wordt met lonen die in de buurt komen van het minimum loon. Beschrijving: Identificeer of een significant gedeelte van het personeel wordt gecompenseerd op basis van minimum lonen Vergelijk het minimumloon met het aanvangssalaris binnen de organisatie als percentage, op belangrijke bedrijfslocaties (definieer belangrijke bedrijfslocaties ), en geef deze ratio ook naar geslacht Geef aan of er een lokaal minimumloon bestaat en/of variabel is op significante bedrijfslocaties, naar geslacht. In het geval dat er verschillende minimumlonen voorkomen als referentie, geef dan aan welk minimumloon wordt gebruikt in de rapportage Beschrijf de gebruikte definitie van 'significante bedrijfslocaties' Voor verdere toelichting: zie Implementation Manual pagina 76 De volgende indicator: 'Waterbronnen waarvoor wateronttrekking significante gevolgen heeft' valt onder het aspect 'Water' en binnen de categorie 'Milieu'. GRI Code: G4-EN9 (Categorie: Milieu) - Aspect 'Water' Indicator: Waterbronnen waarvoor wateronttrekking significante gevolgen heeft. Waarom: Het gebruik maken van waterbronnen kan het milieu beïnvloeden door het verlagen van de grondwaterspiegel, het verminderen van het totale aanbod aan zoet water of op andere wijze de natuur aantasten. Zulke veranderingen kunnen een impact hebben op de sociale- en economische banden met andere stakeholders. Beschrijving: Onttrekkingen uit watergebieden welke door experts worden erkend als zeer gevoelig, als gevolg van de relatieve grootte, functie of status als zeldzaam of bedreigd systeem (of als gevolg van de ondersteuning van een zeldzame- of bedreigde plant- of diersoort); Elke onttrekking van een watergebied op de Ramsar-lijst, of elke andere nationaal- of internationaal erkende beschermde gebieden, ongeacht de mate van onttrekking Wanneer het water geleverd wordt door een publieke of private waterleverancier, dan zal de originele waterbron weergegeven moeten worden Rapporteer daarbij de grootte (in m3); of het gebied wordt gezien als beschermd (nationaal/internationaal); en biodiversiteitswaarde (aantal beschermde soorten) voor elk gebied hierboven genoemd Beschrijf de gebruikte standaarden, methodologiën en aannames Voor verdere toelichting: zie Implementation Manual pagina 98 Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 22 van 36

23 De indicator: 'Percentage van het totale personeelsbestand dat is vertegenwoordigd in formele gezamenlijke arbo-commissies van werkgevers en werknemers die bijdragen aan de controle op en advies over arbo-programma s' valt onder het aspect 'Gezondheid en Veiligheid' en binnen de subcategorie 'Arbeidsomstandigheden en Volwaardig Werk' wat op haar beurt weer valt onder de hoofdcategorie 'Maatschappij'. GRI Code: G4-LA5 (Categorie: Maatschappij - Arbeidsomstandigheden en Volwaardig Werk) - Aspect 'Gezondheid en Veiligheid' Indicator: Percentage van het totale personeelsbestand dat is vertegenwoordigd in formele gezamenlijke arbocommissies van werkgevers en werknemers die bijdragen aan de controle op en advies over arboprogramma s Waarom: Het betrekken van werknemers in de bedrijfsvoering door het oprichten van een gezondheid- en veiligheidscomité kan faciliteren in het bewerkstelligen van een positief werkklimaat. Deze indicator meet de betrokkenheid van werknemers bij het beleid over gezondheid en veiligheid. Beschrijving: Identificeer formele (geïntegreerd in de organisatiestructuur) arbo-commissies welke controle uitoefenen en advies geven over arbo-programma s op bedrijfslocatie niveau of managementniveau Rapporteer het percentage van het totale werknemersbestand welke vertegenwoordigd wordt in gezamenlijke arbo-commissies van werkgevers en werknemers als: geen; tot 25%; tussen de 25% en 50%; tussen de 50% en 75%; meer dan 75%. Geef aan waar (niveau) deze arbo-commissies voornamelijk opereren Voor verdere toelichting: zie Implementation Manual pagina 152 De volledige uitwerking van alle Indicatoren behorende bij de GRI G4 aspecten is te vinden in Bijlage 1. Staat uw indicator er niet tussen? Het kan zijn dat uw organisatie nog een ander onderwerp heeft waarover u wilt rapporteren. Dit is uiteraard mogelijk. Het is daarbij van belang dat u de principes voor het bepalen van de kwaliteit (Stap 2) waarborgt. Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 23 van 36

24 Stap 6: Managementbenadering en maatregelen Op basis van de MVO Nulmeting kan er gerapporteerd worden over de diverse MVO aspecten. Na de kennismaking en de invulling in stap 4 dient er nu ook door het management naar de indicatoren en aspecten gekeken te worden. Daarbij dient het management haar visie daarop te presenteren. Managementbenadering (DMA) opstellen De DMA biedt een antwoord op de drie volgende vragen: Waarom is dit onderwerp belangrijk voor mijn organisatie? Wat doet mijn organisatie om deze uitdaging op 'verantwoorde' wijze aan te pakken? Wat zijn de resultaten van het beheersysteem van mijn organisatie ten aanzien van deze uitdaging? Voor de rapportage niveaus Core en Comprehensive is het formuleren van de DMA erg belangrijk. Om de verslaglegging toegankelijk te houden kunnen bedrijven het schrijven van de DMA ook combineren in de verslaglegging over de aspecten. Als bedrijven dit doen voldoen ze niet volledig aan de norm. Dit valt dan binnen de Core Light variant. Maatregelen bij het MVO beleid Het MVO beleid van uw organisatie krijgt pas echt vorm wanneer u uw korte en lange termijn visie transparant weergeeft in uw MVO jaarverslag. Het beleid komt voort uit de MVO Nulmeting en het overleg met de belanghebbenden en kan weergegeven worden in het verslag. Dit kan per materieel aspect of per categorie. Wilt u bijvoorbeeld meer energie besparen, meer duurzame producten aanbieden, zuiniger gaan rijden of meer personeelstrainingen aanbieden? Neem dit dan op in uw lange en korte termijn doelstellingen en zorg er voor dat u hierover intern en extern communiceert met uw stakeholders. Om goed te communiceren over uw doelstellingen is het belangrijk deze concreet en meetbaar te maken (SMART). Dit kan door een tijdspad en een kengetal aan uw doelstelling te koppelen. Bijvoorbeeld: in 2020 willen wij 20% minder CO 2 uitstoten. Om dit te realiseren voeren wij de komende jaren de volgende maatregelen uit: Wij gaan groene stroom inkopen met certificaten uit Nederland Wij gaan de medewerkers een cursus het nieuwe rijden aanbieden Etc. Het is van belang om de doelstellingen en maatregelen regelmatig te evalueren. Gebruik hiervoor de jaarlijkse rapportage momenten. Daarnaast is het bijvoorbeeld ook mogelijk om halfjaarlijks een statusupdate intern en extern te verspreiden. Nick van Moerkerk MVOConsultants.nl Pagina 24 van 36