Europese aanbesteding Accountantsdiensten

Transcriptie

1 Gemeente Ooststellingwerf Gemeente Weststellingwerf Gemeente Europese aanbesteding Accountantsdiensten Versie 0.3 Datum Voor raad : 13 mei 2013 Referentie OWO Auteur E. M. Rutgers- Westra/ S. Onbelet Copyright psi 2013

2 pagina 2 van 49 Inhoudsopgave Begrippenlijst aanbesteding...4 Hoofdstuk 1 Inleiding Algemeen Korte beschrijving van de Opdrachtgevers Contactgegevens Doel van de aanbesteding Aard en inhoud van de Opdracht Programma van Eisen Wettelijke kaders bij de uitvoering van de accountantswerkzaamheden De controle van de gemeentelijke jaarrekening Controle van deelverantwoordingen Natuurlijke adviesfunctie Overige controles en opdrachten Kwaliteitsbeheersing accountant Samenstelling van het controleteam Evaluatie Facturering...13 Jaarrekeningcontrole Interne controle Omvang van de Opdracht Aanbestedingsprocedure en gunning Aanbestedingsprocedure Gunning: aanbesteden op kwaliteit...14 Hoofdstuk 2 Aanbestedingsprocedure Planning Inlichtingenronde Het stellen van vragen over het Wijze van aanbieden Inschrijvingen Voorwaarden Inschrijver en Inschrijving Overige voorwaarden...18 Hoofdstuk 3 Beoordelingssystematiek Methodiek Uitsluiting Gunningscriterium en wijze van beoordelen Beoordelingsteam en gunningscommissie Prijs Kwaliteit Interview...26

3 pagina 3 van Verificatie Gunningsbeslissing...28 Hoofdstuk 4 Vaststellen geschiktheid Inschrijver Uniforme Eigen Verklaring Indien Inschrijver onderdeel is van een holding Indien Inschrijver als Combinatie wil inschrijven Indien Inschrijver als hoofdaannemer met Onderaanneming wil inschrijven Uitsluitingsgronden Verklaring omtrent rechtmatigheid Geschiktheidseisen Financiële en economische draagkracht Technische bekwaamheid: kerncompetenties...31 Hoofdstuk 5 Programma van Eisen en Wensen & gunningscriteria Programma van Eisen Gunningscriteria Prijs Kwaliteit Interview...34 Bijlage 1. Bijlage 2. Bijlage 3. Bijlage 4. Bijlage 5. Bijlage 6. Bijlage 7. Bijlage 8. Bijlage 9. Bijlage 10. Bijlage 11. Checklist in te leveren documenten...35 Uniforme Eigen verklaring...36 Holdingverklaring...37 Verklaring kerncompetenties...38 Verklaring omtrent rechtmatigheid...41 Conformiteitenlijst...42 Gunningscriterium Prijs...43 Gunningscriteria Kwaliteit...44 Concept Raamovereenkomst...47 Algemene Inkoopvoorwaarden...48 Formulier Nota van inlichtingen...49

4 pagina 4 van 49 Begrippenlijst aanbesteding In dit worden begrippen gebruikt die hieronder worden gedefinieerd. Begrippen worden in het met een hoofdletter geschreven. Daar waar in dit en/of de bijlagen product- of merknamen, typen, octrooien, abonnementsvormen, bepaalde productiemethoden of een bepaalde oorsprong of productie zijn genoemd, dient telkens als toevoeging te worden gelezen of gelijkwaardig. Aanbestedingswet Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012). Accountantsdiensten Onder Accountantsdiensten worden in deze aanbesteding de volgende werkzaamheden verstaan: 1. accountantscontrole jaarrekening 2. interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole) 3. werkzaamheden ten behoeve van af te geven deelverklaringen 4. natuurlijke adviesfunctie 5. overige controles en opdrachten Algemene Inkoopvoorwaarden De Algemene Inkoopvoorwaarden van Opdrachtgevers (zgn. OWOgemeenten) zoals opgenomen in de bijlage van dit Beschrijvend document. Het document Europese aanbesteding Accountantsdiensten waarin de Opdrachtgever zijn eisen, wensen en voorwaarden heeft verwoord en waarop de Inschrijver zijn Inschrijving dient te baseren. Combinatie Een samenwerkingsverband tussen twee of meer rechtspersonen waarbij de leden zich zowel gezamenlijk als hoofdelijk aansprakelijk stellen. College van Burgemeesters en Wethouders (B&W) Het college van Burgemeester en Wethouders (B&W) vormt het dagelijks bestuur van de gemeente en is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. GVA Gedragsverklaring aanbesteden, als bedoeld in artikel 2.89 lid 2 Aanbestedingswet. Gegadigde De natuurlijke of rechtspersoon die zich interesseert voor deelneming aan de Openbare procedure. Gemeenteraad Het bestuur van de gemeente dat de hoofdlijnen bepaalt van het beleid en de uitvoering daarvan controleert. Zie ook Opdrachtgever.

5 pagina 5 van 49 Gunningsbeslissing Het beoordelingsresultaat van de Inschrijvingen die aan alle Inschrijvers bekend wordt gemaakt met een inhoudelijk gemotiveerde reden indien sprake is van een afwijzing. Inschrijver De natuurlijke of rechtspersoon die een Inschrijving heeft gedaan. Inschrijving Het geheel van aanbiedingsbrief en alle gevraagde informatie zoals door de Opdrachtgever in dit is gevraagd. Nadere Offerteaanvraag Een door Opdrachtgever opgestelde Offerteaanvraag aan Opdrachtnemers om (in concurrentie) een nadere Offerte uit te brengen voor een (deel)opdracht. Nadere Overeenkomst Een Overeenkomst tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarin afspraken worden gemaakt ter aanvulling en met inachtneming van het gestelde in de Raamovereenkomst. Nota van inlichtingen Document waarin antwoorden op de geanonimiseerde vragen van Inschrijvers worden gegeven zoals beschreven in het Beschrijvend document. Onderaanneming De Inschrijver (hoofdaannemer) maakt gebruik van een onderaannemer voor bepaalde delen van de Opdracht. Opdracht Het uitvoeren van de werkzaamheden ten behoeve van de Opdrachtgever zoals omschreven in dit en alle wijzigingen daarop ten gevolge van de Nota van inlichtingen en de Raamovereenkomst. Opdrachtgever De Gemeenteraden van de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en (hierna: de inkoopsamenwerking OWO), tijdens deze aanbesteding vertegenwoordigd door mevrouw I. Zwart (griffier) van de gemeente. Opdrachtnemer De Inschrijver aan wie de Opdracht in het kader van deze aanbesteding wordt gegund. Openbare procedure De aanbestedingsprocedure waarbij alle belangstellende leveranciers, aannemers of dienstverleners mogen inschrijven. Programma van Eisen De functionele omschrijvingen van Accountantsdiensten waarin eisen zijn gesteld en wensen zijn beschreven. Raamovereenkomst Een Overeenkomst tussen Opdrachtgever en een of meerdere Opdrachtnemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen Opdrachten vast te leggen.

6 pagina 6 van 49 Sleutelfunctionarissen Personen die een belangrijke functie vervullen in de dagelijkse uitvoering van de dienstverlening en die ook daadwerkelijk ingezet gaan worden bij de controle bij de gemeenten. Wettelijke controle Een 'Wettelijke controle' is een door de Wta (Wet toezicht accountantsorganisaties) als zodanig aangemerkte controle van een financiële verantwoording van een onderneming of instelling ten behoeve van het maatschappelijk verkeer, zoals de jaarrekening. Wta Wet toezicht accountantsorganisaties

7 pagina 7 van 49 Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Algemeen Dit is geschreven voor de Europese aanbesteding aangaande Accountantsdiensten voor de inkoopsamenwerking OWO. Penvoerder voor deze aanbesteding is de gemeente. Het doel is om per gemeente te komen tot een Raamovereenkomst met één Opdrachtnemer. Opdrachtgevers hebben zich, voorafgaand aan deze aanbesteding, op de hoogte gebracht van de gebruikelijke standaarden en de meest geschikte aanbestedingsprocedure. Door deze marktverkenning zijn Opdrachtgevers in staat om dit Beschrijvend Document te schrijven dat op de markt aansluit, waardoor de administratieve lasten van de Inschrijvers worden beperkt. Er zijn geen gesprekken met marktpartijen gevoerd. Gegadigden worden uitgenodigd om op basis van de verstrekte informatie een Inschrijving in te dienen met inachtneming van de eisen en wensen die in dit, inclusief de bijlagen, zijn geformuleerd. 1.2 Korte beschrijving van de Opdrachtgevers Inkoopsamenwerking OWO De aanleiding voor deze gezamenlijke aanbesteding is het gevolg van de reeds bestaande samenwerking van de drie gemeenten: - De gemeenteraden van Oost- en Weststellingwerf hebben in december 2010 de kadernotitie intergemeentelijke samenwerking vastgesteld; - De gemeenteraad van heeft op 12 december 2011 besloten te kiezen voor samenwerking met Oost- en Weststellingwerf. - Aanleiding voor de samenwerking was onder andere decentralisatie van verschillende, omvangrijke en complexe rijkstaken naar gemeenten op het gebied van zorg, arbeid en inkomen. Mooie landschappen, rust, ruimte in combinatie met leefbaarheid en goede bereikbaarheid maken tot een erg aantrekkelijke woon- en recreatiegemeente. ligt middenin het Friese woudengebied, heeft 16 karakteristieke en bruisende dorpen met in totaal inwoners. De hoofdplaats is Beetsterzwaag. Het grondgebied beslaat maar liefst hectare en daarmee is een van de grootste gemeenten in Friesland. De ambtelijke organisatie van is verdeeld over vier afdelingen; Bedrijfsvoering, Ontwikkeling, Publiekszaken en Gemeentebedrijf. Voor verdere informatie zie de website: Weststellingwerf De gemeente Weststellingwerf met bijna inwoners, is de meest zuidelijk gelegen gemeente van Fryslân, grenzend aan Drenthe en Overijssel. De streek heeft een eigen, specifieke schoonheid met volop rust, ruimte en natuur. In het oosten bevinden zich fraaie bossen en licht glooiende akkers. Het westen bevat uitgestrekte, waterrijke natuurgebieden. Als leidraad door dit landschap kronkelt de mooie rivier De Lende.

8 pagina 8 van 49 De Tjonger vormt op veel plaatsen, aan de noordzijde, de grens van de gemeente. De 26 dorpen in de gemeenten hebben ieder een geheel eigen karakter. Wolvega is met iets meer dan inwoners de grootste plaats, gevolgd door Noordwolde waar bijna mensen wonen. De gemeentelijke organisatie is onderverdeeld in vier afdelingen: 1. Publiekscentrum 2. Ruimte 3. Samenleving 4. Middelen Voor verdere informatie zie de website Ooststellingwerf Ooststellingwerf, een Friese gemeente grenzend aan Drenthe. De gemeente heeft een gevarieerd landschap, met o.a. bossen, veengronden en een coulissen-landschap. Daarnaast hebben we ook nog enkele grote waterlopen, zoals de Tjonger, de se Compagnonsvaart en de diverse wijken. Daarmee vormen we een mooie mix tussen de Friese watersportgebieden en de Drentse zandgronden De gemeente Ooststellingwerf telt dertien officiële dorpen met totaal inwoners. De hoofdplaats is Oosterwolde met circa inwoners. De gemeentelijke organisatie is onderverdeel in 4 afdelingen, Samenleving, Ruimte, Publiekscentrum en Concernzaken. Voor verdere informatie zie de website Contactgegevens De aanbesteding wordt begeleid door mevrouw I. Zwart (griffier) van de gemeente. Communicatie met betrekking tot deze aanbesteding kan uitsluitend plaatsvinden via onderstaand adres: Gemeente Gemeentehuis Hoofdstraat 82 Beetsterzwaag Postadres Postbus ZP Beetsterzwaag ieke.zwart@opsterland.nl Het is niet toegestaan tijdens de aanbestedingsprocedure rechtstreeks contact op te nemen met medewerkers en raadsleden van de Opdrachtgever over deze aanbesteding, anders dan met de hierboven vermelde contactpersoon.

9 pagina 9 van 49 De inkoopsamenwerking OWO noch de aparte gemeenten beschikken over een interne klachtenregeling. Eventuele klachten moeten worden ingediend bij de Commissie van Aanbestedingsexperts. 1.4 Doel van de aanbesteding De Opdrachtgevers wensen per gemeente een Raamovereenkomst af te sluiten voor Accountantsdiensten. Het is per Inschrijver slechts toegestaan eenmaal in te schrijven. Deze Raamovereenkomsten worden onder de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Opdrachtgever afgesloten, met een looptijd van twee (2) jaar, met een aan de Opdrachtgever toekomende optie tot verlenging van maximaal twee (2) maal een (1) jaar. De voor de oorspronkelijke contractperiode overeengekomen bepalingen blijven tijdens de verlenging onverkort van kracht, tenzij in gezamenlijk overleg anders wordt bepaald en vastgelegd. Opdrachtgevers willen de Raamovereenkomst op 1 januari 2014 in laten gaan. 1.5 Aard en inhoud van de Opdracht De Opdrachtgevers willen nieuwe Raamovereenkomsten aangaande Accountantsdiensten voor hun organisaties overeenkomen. Er wordt gekozen voor een Raamovereenkomst, omdat Opdrachtgevers voor een aantal jaren de Nadere Opdrachten bij één partij willen neerleggen, mede in verband met organisatorische-, schaal- en efficiencyvoordelen van de inkoopsamenwerking. De Nadere opdrachten die onder de Raamovereenkomsten vallen, zijn resultaatgericht. Onder Accountantsdiensten worden de volgende werkzaamheden verstaan: 1. Accountantscontrole jaarrekening (inclusief SISA) 2. Interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole) 3. Werkzaamheden ten behoeve van af te geven deelverklaringen 4. Natuurlijke adviesfunctie 5. Overige controles en opdrachten Programma van Eisen In de hiernavolgende subparagrafen worden de verschillende eisen ten aanzien van de werkzaamheden vastgelegd. Via de conformiteitenlijst (Bijlage 6) wordt een akkoord gevraagd op deze eisen. Een Inschrijver die niet voldoet aan één of meerdere gestelde eisen op de datum van indienen van de Inschrijving komt niet in aanmerking voor de Opdracht. Alle in het programma van eisen genoemde aantallen zijn indicatief waaraan geen rechten kunnen worden ontleend door de Inschrijver Wettelijke kaders bij de uitvoering van de accountantswerkzaamheden De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijke deskundige uitvoeren van de Accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in Artikel 213 Gemeentewet. Ingevolge artikel 213, lid 1 Gemeentewet hebben de drie Gemeenteraden de Controleverordening vastgesteld. In deze Controleverordening zijn nadere regels over de accountantscontrole vastgelegd. Voor de afzonderlijke Controleverordeningen van de gemeenten wordt verwezen naar de websites van de afzonderlijke gemeenten.

10 pagina 10 van 49 Verder zal de controle gebaseerd moeten zijn op andere wettelijke regelingen, controleprotocollen van diverse ministeries en gemeentelijke verordeningen, nota s en richtlijnen De controle van de gemeentelijke jaarrekening Algemeen In overeenstemming met de wettelijke kaders (onder andere bepaald middels het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) behelst de controle van de gemeentelijke jaarrekening: Het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; Het in overeenstemming zijn van de door het College van B&W opgestelde jaarrekening met de bij, of krachtens, Algemene Maatregel Van Bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (i.c. het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)); De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; Onrechtmatigheden in de jaarrekening. Bij de controle worden de volgende goedkeuring- en rapporteringtoleranties gehanteerd voor Ooststellingwerf en Weststellingwerf: ten aanzien van fouten in de posten van de jaarrekening wordt een goedkeuringstolerantie van 1% gehanteerd; ten aanzien van onzekerheden in de jaarrekening 3%; de rapporteringtoleranties zijn gelijk aan de goedkeuringstoleranties. Voor gelden de volgende goedkeuring- en rapporteringtoleranties: ten aanzien van fouten in de posten van de jaarrekening wordt een goedkeuringstolerantie van 1% gehanteerd; ten aanzien van onzekerheden in de jaarrekening 3%; de rapporteringstoleranties voor het al dan niet rapporteren van bevindingen in het verslag van bevindingen bedraagt 0,5% voor fouten en 1,5% voor onzekerheden. Controleplan Ten behoeve van de controle stelt de accountant elk jaar een controleplan op en voert hierover vooraf en zo nodig tussentijds overleg. Het overleg over het controleplan vindt plaats in de Controle/ auditcommissies van de drie gemeente. De Opdrachtgever stelt het controleplan vast. Interim-controle Jaarlijks wordt een interim-controle gehouden, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne beheersing. De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt onderdeel uit van de administratieve organisatie. Onderdeel van de interimcontrole is een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening. De interim-controle dient plaats te vinden in de periode van augustus tot november. Minimaal vijf weken voor aanvang van de interim-controle, ontvangt de afdeling middelen, het team financiën of het team controlling van de Opdrachtnemer, ter voorbereiding op de interim-controle, de schriftelijke planning van de controle en de daartoe op te leveren stukken, zodat dit intern tijdig kan worden voorbereid en gecommuniceerd. De bevindingen van de interim-controle worden vastgelegd in een afzonderlijke rapportage, de managementletter.

11 pagina 11 van 49 De rapportage wordt vooraf besproken met de directie en de portefeuillehouder financiën. De managementletter wordt geadresseerd aan het College van B&W. De concept management letter wordt verstuurd binnen 4 weken na afloop van de controleperiode en de definitieve management letter wordt uiterlijk 15 december van het boekjaar ontvangen. Jaarrekeningcontrole De Opdrachtgever stelt een planning op voor de totstandkoming en de bestuurlijke behandeling van de gemeentelijke jaarrekening. Met inachtneming van de door de Opdrachtgever te bepalen einddatum zal in overleg met de accountant de planning voor de controle, de termijn van het uitbrengen van de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen worden vastgesteld. De controle van de jaarrekeningen dient voor en Ooststellingwerf plaats te vinden in week 8/9 van een boekjaar, teneinde de jaarstukken in de Raadsvergaderingen van april te kunnen laten vaststellen. In Weststellingwerf dient de controle in overleg, maar in ieder geval voor 15 maart plaats te vinden. De accountant brengt, na bespreking van het concept (op basis van het principe van hoor en wederhoor) met de directie en de portefeuillehouder financiën, zijn rapport uit aan de Opdrachtgever. De definitieve accountantsverklaring, met verslag van bevindingen, wordt aan het College van B&W voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op de stukken te reageren. Hierna worden de stukken verzonden aan de Opdrachtgever. De accountant bespreekt, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door de Opdrachtgever, het verslag van bevindingen met de controle/auditcommissie. De accountant zal worden gevraagd een nadere toelichting te geven in de betreffende vergadering Controle van deelverantwoordingen De Opdrachtgever dient jaarlijks een aantal afzonderlijke accountantsverklaringen in te zenden ten behoeve van het Rijk (ministeries) en overige geldgevers, voor zover deze niet onder SISA vallen. Deze noodzaak bestaat bij diverse onderdelen van de Opdrachtgever. Een specificatie hiervan is niet op voorhand te verstrekken. De planning van het afgeven van de deelverklaringen wordt ingegeven door de eisen van de ministeries, provincies en eventuele andere geldgevers. De controlewerkzaamheden zijn voor een groot deel planmatig op jaarbasis te bepalen. Voor het overige zijn deze van meer incidentele aard en afhankelijk van het verloop van activiteiten gedurende het jaar. Van de accountant wordt verwacht dat hij deze verklaringen opstelt binnen de daarvoor van toepassing zijnde termijnen en in overeenstemming met de hiervoor geldende eisen. Een kopie van de verklaring van deze deelverantwoordingen wordt tevens verstuurd aan de directie. Ten aanzien van deelverklaringen wordt van de inschrijver gevraagd om een referentiecalculatie te verstrekken van het aantal uren gesplitst naar niveau van in te zetten medewerkers voor een standaard accountantsverklaring. Hierbij kan de inschrijver uitgaan van een subsidie verklaring van de provincie waarbij de interne organisatie het bijbehorende controleprotocol aantoonbaar heeft uitgevoerd, inclusief het vaststellen van financiële aansluitingen. Deze referentiecalculatie maakt onderdeel uit van gunning. Overeenkomstig artikel 6, lid 3 van de Controleverordeningen van de gemeenten, behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor om de Opdracht voor een deelverklaring te kunnen verlenen aan een andere accountant.

12 pagina 12 van Natuurlijke adviesfunctie De uitvoering van de adviesfunctie dient op eigen initiatief dan wel op verzoek van de Opdrachtgever plaats te vinden. Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de gemeentelijke organisatie voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Deze functie bevat adviezen in beperkte omvang. In dit verband kan onder andere worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de uitgebrachte (concept)rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico s is hier van belang. Een afzonderlijke adviesopdracht wordt niet gegeven. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. Overleg met ambtelijk management, Collegeleden en (een vertegenwoordiging van) de Gemeenteraad wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie. De Opdrachtgever verlangt van de accountant een proactieve en creatieve opstelling Overige controles en opdrachten Onder overige controles en opdrachten wordt verstaan de door de accountant te geven ondersteuning bij de verantwoording richting derden, zoals het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds, de belastingdienst, de sociale verzekeringsbank en het CBS. In overeenkomst met artikel 6 van de Controleverordening behoudt de Opdrachtgever zich het recht voor om een dergelijke Opdracht, te kunnen verlenen aan een andere accountant Kwaliteitsbeheersing accountant Indien instanties reviews uitvoeren bij de openbare accountant om te beoordelen of de door hem verstrekte accountantsverklaring op een deugdelijke grondslag is gebaseerd, rekeninghoudende met de geldende weten regelgeving, worden deze reviews geacht te vallen onder het interne kwaliteitssysteem van de accountant. De accountant zal hiervoor geen kosten in rekening brengen Samenstelling van het controleteam De medewerkers die ingezet worden bij Opdrachtgever zullen in een zelfstandig opererend controleteam de onder genoemde werkzaamheden uitvoeren. Hierbij wordt een volledige beheersing van het vakgebied vereist. De werkzaamheden vergen een eigen oordeelsvorming, gericht op de doelstellingen van het controlegebied. Hierbij dient rekening te worden gehouden met maatschappelijke en politieke factoren, die het controlebeleid van buitenaf beïnvloeden. De Opdrachtnemer is verplicht om in geval van wijziging van de eindverantwoordelijke accountant, dan wel de controleleider, gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst, de Opdrachtgever terstond hiervan in kennis te stellen. Bij wijziging van het vaste controleteam van de eindverantwoordelijke accountant, dan wel de controleleider zal de accountant hierover vooraf in contact treden met de Opdrachtgever. De Opdrachtgever heeft het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van de Opdrachtnemer te verlangen een lid van het controleteam door een ander persoon te vervangen. In aanvulling op het voorgaande heeft de Opdrachtgever in geval van wijziging door de Opdrachtnemer van de leidinggevende accountant het recht om eventueel het lopende contract binnen 6 maanden na deze wijziging eenzijdig te ontbinden Evaluatie Indien gewenst, door één van beide partijen (gemeente of wel accountant), zal jaarlijks een evaluatiegesprek plaatsvinden waarbij door vertegenwoordigers van Opdrachtnemer, eventueel de opdrachtgever en de ambtelijke organisatie de kwaliteit van de dienstverlening zal worden besproken.

13 pagina 13 van Facturering Jaarrekeningcontrole Voor elke gemeente wordt een afzonderlijke aanneemsom vastgesteld. Facturering vindt plaats door middel van vier kwartaalnota s per gemeente, waarbij de totale aanneemsom per gemeente gelijk wordt verdeeld over de vier nota s. (zie bijlage 7). Deelverklaringen Vooraf wordt per deelverklaring schriftelijk een prijsafspraak gemaakt Interne controle De interne controle bij alle drie OWO-gemeenten is geborgd via de vaste aanstelling van een intern controle functionaris (ICF). Deze draagt zorg voor een systematische controle van de financiële processen. Verwacht wordt dat de werkzaamheden van de accountant hierdoor zodanig ondersteund worden, dat de kosten van de accountant voor Opdrachtgever beperkt kunnen worden. 1.6 Omvang van de Opdracht De kosten van de huidige accountantswerkzaamheden bedragen circa per jaar excl. BTW per gemeente. Dit betreft de controle van de jaarrekening, de interim-controle en de natuurlijke adviesfunctie. De overige opdrachten deelverklaringen en afzonderlijke controle opdrachten - worden apart verstrekt. De gegeven cijfers zijn uitsluitend ter indicatie. Hieraan kan de Inschrijver geen rechten ontlenen. De daadwerkelijke omzet kan verschillen. De Opdrachtgevers geven geen omzetgaranties. Clustering, geen percelen Opdrachtgevers hebben ervoor gekozen de Opdracht samen te voegen. De motivering (zie ook paragraaf 1.2 (inkoopsamenwerking OWO): a. Opdrachtgevers hebben de samenstelling van de relevante markt geanalyseerd en afgewogen. Hieruit blijkt dat door het samenvoegen van de Opdracht er voldoende bedrijven zijn uit het middenen kleinbedrijf die toegang hebben tot de Opdracht. b. De organisatorische gevolgen en risico s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst zijn geanalyseerd en afgewogen. Er kunnen zich geen andere/extra risico s voordoen indien de opdracht niet was samengevoegd. Door samenvoeging van de opdrachten worden er geen (toename van) faalkosten verwacht; c. De samenvoeging betreft opdrachten die in verband met de inkoopsamenwerking (zie ook paragraaf 1.2) schaal- en efficiencyvoordelen voor de Opdrachtgevers opleveren. Daarom wordt de opdracht ook niet in percelen opgedeeld. Tevens wordt voorzien in een steeds meer intensieve samenwerking tussen de drie gemeenten. 1.7 Aanbestedingsprocedure en gunning Aanbestedingsprocedure Onderhavige aanbesteding valt onder de werking van de Aanbestedingswet. Er is gekozen voor de openbare procedure. De aanbesteding is gepubliceerd op

14 pagina 14 van 49 Het doel is om per gemeente te komen tot een Raamovereenkomst met één Opdrachtnemer die de economisch meest voordelige Inschrijving inlevert Gunning: aanbesteden op kwaliteit Bij deze aanbesteding hebben Opdrachtgevers ervoor gekozen om kwaliteit de doorslag te laten geven. Het gaat om een afgeleide methodiek van het zgn. prestatie-inkoop (waarbij de filosofie en methodiek erop zijn gericht om maximale reductie van risico s te bewerkstelligen en een maximale benutting van de kansen bij de aanbesteding en de uitvoering van de Nadere opdrachten). Opdrachtgevers willen daarmee het onderscheidend vermogen van Inschrijvers aanspreken en een andere invulling geven aan het vinden en behouden van samenwerking. De beoordeling tijdens de gunningsfase vindt plaats in twee stappen. In de eerste stap dienen Inschrijvers een aantal documenten in. Met deze documenten geven Inschrijvers kort gezegd hun visie op de Opdracht. De omvang van deze documenten wordt bewust beperkt gehouden, vanuit de gedachte dat een expert die het project doorziet weinig tekst nodig heeft om de essentie vast te leggen. In de tweede stap, die plaatsvindt na de beoordeling van de documenten, zullen Opdrachtgevers interviews houden met sleutelfunctionarissen van (een aantal) Inschrijvers. De mate waarin de sleutelfunctionarissen de Opdracht doorgronden en goed kunnen managen is namelijk van groot belang om maximaal te kunnen presteren in de uitvoering. Deze sleutelfunctionarissen zullen in de uitvoering van de Raamovereenkomst en bijbehorende nadere opdrachten ook daadwerkelijk ingezet moeten (kunnen) worden. Vervanging is niet zonder akkoord/instemming van Opdrachtgever mogelijk. De economisch meest voordelige inschrijving komt in aanmerking voor gunning.

15 pagina 15 van 49 Hoofdstuk 2 Aanbestedingsprocedure 2.1 Planning De onderstaande planning geeft enig inzicht hoe de Opdrachtgever het tijdpad van deze aanbesteding heeft uitgezet en welke fasen daarvan deel uit maken. Deze planning is indicatief en er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Activiteit Data Publicatie ( 31 mei 2013 Sluitingsdatum indienen vragen 29 juni 2013 Publicatie Nota van inlichtingen ( 10 juli 2013 Sluitingsdatum indienen Inschrijving, 20 augustus 2013, uur Opening Inschrijvingen 20 augustus 2013, uur Interview(s) 12 september 2013 Verificatieronde <week 38> Uitslag beoordeling Inschrijvingen en voorgenomen gunning <week 39> Definitieve gunning (stand still 20 dagen) Medio oktober Ingang Raamovereenkomst 1 januari 2014 Inschrijvers dienen rekening te houden met de mogelijkheid tot een interview in week 36/37. Indien Inschrijver hiervoor in aanmerking komt, zie , zal hier telefonisch contact over plaatsvinden. 2.2 Inlichtingenronde Het stellen van vragen over het De houders van het hebben de gelegenheid tot het stellen van vragen. Deze dienen altijd schriftelijk ingediend te worden. Daarvoor stuurt u het Worddocument Nota van inlichtingen, zoals opgenomen in de bijlage, naar eerder genoemd adres. Vermeld daarbij het onderwerp van de aanbesteding en de naam van de Opdrachtgever. De vragen en opmerkingen dienen uiterlijk op de datum als genoemd in de planning in het bezit te zijn van mevrouw I. Zwart te (ieke.zwart@opsterland.nl) Van de beantwoording van de vragen en overige verstrekte informatie wordt door of namens Opdrachtgever een geanonimiseerde Nota van inlichtingen opgemaakt, die integraal deel uit zal gaan maken van dit aanbestedingsdocument. Deze Nota van inlichtingen zal volgens planning gepubliceerd worden op de website De Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het downloaden van deze Nota van inlichtingen. Tijdens het stellen van vragen kunt u ook opmerkingen maken op de concept Raamovereenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden. Deze worden tevens verwerkt in de Nota van inlichtingen. Daarbij zal worden aangegeven of dit leidt tot een wijziging van de concept Raamovereenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden. Bij vaststelling van de Nota van inlichtingen wordt de concept Raamovereenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden definitief gemaakt. Daarna zijn geen wijzigingen meer mogelijk. De definitieve Raamovereenkomst en de Algemene Inkoopvoorwaarden zijn bindend voor de Inschrijver.

16 pagina 16 van 49 Na afloop van deze informatieronde kunnen Inschrijvers geen vragen meer stellen en/of opmerkingen maken, tenzij deze betrekking hebben op de Nota van inlichtingen. Middels de Nota van inlichtingen kan de Opdrachtgever tevens kleine punten in het of de (Raam)overeenkomst wijzigen. Indien er sprake is van een wezenlijke wijzigingen zal Opdrachtgever conform jurisprudentie de onderhavige procedure rectificeren of afbreken. Door of namens de Opdrachtgever verstrekte inlichtingen na verzending van het zijn alleen bindend voor zover zij schriftelijk zijn vastgelegd in de Nota van inlichtingen. Mondelinge toezeggingen hebben geen enkele rechtsgeldigheid. Alle vragen en opmerkingen die later worden aangeleverd of die niet worden aangeleverd op de voorgeschreven manier, worden niet in behandeling genomen. 2.3 Wijze van aanbieden Inschrijvingen 1. Met nadruk wijzen wij de Inschrijvers erop dat de Inschrijving overzichtelijk dient te zijn. Inschrijver dient voor de beantwoording van de bijlagen de lay-out te gebruiken van de bijlagen zelf. De bijlagen zijn als Worddocument verstrekt tegelijk met dit. De Eigen Verklaring is als separaat pdf.bestand toegevoegd. 2. In de Inschrijving dient de volgorde van de bijlagen aangehouden te worden. Elke aparte bijlage dient gescheiden te worden door genummerde tabbladen. Elk tabbladnummer dient te corresponderen met het nummer van de bijlage. 3. De Inschrijving en alle eventuele bijbehorende documenten en bijlagen dienen rechtsgeldig ondertekend te zijn en in tweevoud te worden ingezonden. Eén exemplaar dient als Origineel te worden gemerkt, het andere exemplaar als Kopie. Tevens dient een CD of USB-stick meegeleverd te worden met daarop alle tekst van de Inschrijving bij voorkeur in pdf-formaat en overzichtelijk ingedeeld. De originele schriftelijke versie is leidend. 4. De Inschrijving dient in een gesloten enveloppe dan wel in een gesloten pakket te worden aangeboden, met daarop de tekst: inkoopsamenwerking OWO NIET OPENEN VOOR 20 augustus 2013, uur Deze enveloppe of dit pakket dient te worden aangeboden op het adres als genoemd bij de contactgegevens. Indien de Inschrijver de Inschrijving zelf wenst te bezorgen, kan dat uitsluitend op werkdagen tussen 9.00 uur en uur op eerder genoemd bezorgadres. Bij persoonlijke bezorging kan Inschrijver een ontvangst- en afgiftebewijs opvragen en mede laten ondertekenen door een medewerker van de gemeente. 5. Inschrijvingen die na het uiterste moment van indienen worden ontvangen, worden niet in behandeling genomen. Het risico van niet-bezorging of vertraging in de bezorging komt voor rekening van de Inschrijver. Per of per telefax ingediende Inschrijvingen worden niet geaccepteerd.

17 pagina 17 van Indien vertegenwoordigers (maximaal 2) van Inschrijver bij de opening aanwezig wensen te zijn, dient Inschrijver dit, via het eerder vermelde adres, uiterlijk één werkdag voor de openingsdatum, kenbaar te maken. Bij deze opening worden alleen de namen van de Inschrijvers aangegeven. Op korte termijn na opening wordt het proces verbaal van opening gepubliceerd op de website Voorwaarden Inschrijver en Inschrijving 1. Het indienen van een Inschrijving houdt in dat door Inschrijver onvoorwaardelijk met de bepalingen, eisen en voorwaarden van dit en de Nota van inlichtingen wordt ingestemd. Van de Inschrijver wordt een proactieve houding verwacht. Hij dient de Opdrachtgever tijdig (d.w.z. uiterlijk op de laatste dag van de termijn voor het stellen van vragen) op de hoogte te stellen van onduidelijkheden, onvolkomenheden, tegenstrijdigheden of disproportionaliteit in de aanbestedingsdocumenten of de aanbestedingsprocedure. Indien de Inschrijver dit tijdens de vragenronde nalaat, verwerpt hij zijn rechten om daar later tegen op te komen. Na de Nota van inlichtingen wordt verondersteld dat alle documenten helder en eenduidig zijn. 2. De Inschrijver mag de gegevens die de Opdrachtgever hem in verband met dit ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De Inschrijver dient vertrouwelijk om te gaan met de door de Opdrachtgever verstrekte informatie. De Opdrachtgever zal de door de Inschrijver verstrekte informatie eveneens vertrouwelijk behandelen. 3. De Inschrijver zal zich onthouden van gedragingen die de mededinging tussen de Inschrijvers beperken, zoals bedoeld in artikel 6 van de Mededingingswet. In het bijzonder zal de Inschrijver geen informatie over zijn Inschrijving uitwisselen met andere Inschrijvers of met derden. 4. De Inschrijving dient volledig en consistent te zijn. Mocht blijken dat er informatie wordt gemist of dat de verstrekte informatie niet consistent is met de corresponderende documentatie en/of bijlagen, dan wel afwijkt van nadere informatie die ingewonnen wordt bij de Inschrijver of van algemeen bekende marktinformatie, dan kan de Inschrijver worden uitgesloten van de procedure. 5. Bij de beantwoording van de kwaliteitscriteria moet de tekst geanonimiseerd zijn en mag niet voorzien zijn van de volgende componenten: bedrijfsnamen, bedrijfslogo s, merknamen, productnamen, bedrijfslettertypen. Indien uit de tekst toch de identiteit van de Inschrijver blijkt, dan kan de Inschrijver worden uitgesloten van de procedure. 6. De persoon die de gevraagde bijlagen en eventuele andere documenten ondertekent, dient bevoegd te zijn de Inschrijver te vertegenwoordigen en rechtsgeldig te binden. Deze bevoegdheid dient te blijken uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, dan wel rechtsgeldig ondertekende machtiging. LET OP: De bijlage Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid dient door de hoogste vertegenwoordiger (bij een BV of NV een BESTUURDER) te worden ondertekend. 7. Inschrijvingen die in strijd zijn met dit en bijbehorende documentatie, of gedaan worden onder afwijkende voorwaarden, zijn onrechtmatig en daarmee ongeldig. Het gevolg is dat Inschrijver wordt uitgesloten van verdere deelname aan de procedure.

18 pagina 18 van De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor een Inschrijving niet in behandeling te nemen als niet alle gevraagde gegevens aangeleverd zijn óf als de wijze van aanbieden afwijkt van hetgeen gesteld in dit hoofdstuk. 9. Voor de Opdracht komen alleen Inschrijvers in aanmerking die zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van voorgenomen gunning voldoen aan de gestelde eisen in de aanbestedingsdocumenten, tenzij anders vermeld. 10. De Opdrachtgever onderhandelt niet over prijzen. De Inschrijver krijgt slechts eenmaal de gelegenheid een Inschrijving uit te brengen, tot uiterlijk datum en tijdstip zoals genoemd in de planning. 11. De door Inschrijver aangeboden prijzen en/of tarieven dienen marktconforme prijzen en tarieven te zijn, zodanig dat er geen sprake lijkt te zijn van een abnormaal laag lijkende Inschrijving in de zin van artikel Aanbestedingswet. Wanneer een Inschrijving is gedaan die in verhouding tot de te verrichten Opdracht abnormaal laag lijkt, heeft Opdrachtgever het recht schriftelijk te verzoeken om de door hem nodig geachte verduidelijkingen. Hierna kan Opdrachtgever eventueel overgaan tot afwijzing van de Inschrijving. Artikel leden 2 tot en met 5 Aanbestedingswet zijn overeenkomstig van toepassing. 12. In de uitgebrachte Inschrijving zijn alle kosten opgenomen. Inschrijver kan zich na het uitbrengen van de Inschrijving en gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst niet beroepen op nog niet berekende kosten of extra kosten. 13. De Inschrijving dient een minimale geldigheidsduur te hebben van 90 dagen na sluitingsdatum. Gedurende deze periode is de Inschrijving onvoorwaardelijk en bindend. De Inschrijving is een onherroepelijk aanbod in de zin van artikel 6:219 van het Burgerlijk Wetboek; prijzen en condities kunnen gedurende deze periode niet worden gewijzigd. Indien in het kader van de onderhavige aanbesteding een kort geding aanhangig is, eindigt de termijn van gestanddoening twintig (20) kalenderdagen na de dag waarop in eerste aanleg is beslist. De Opdrachtgever zal de Inschrijver hiervan per omgaande berichte. 14. Door de Opdrachtgever worden geen kosten vergoed inzake het uitbrengen van de Inschrijving. Correspondentie en ontvangen Inschrijvingen zullen na afloop niet aan de Inschrijver worden geretourneerd en worden eigendom van de Opdrachtgever. 15. De Inschrijving en alle overige correspondentie dienen in de Nederlandse taal gesteld te zijn. 16. Dit met alle bijbehorende bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, gelieve dan de Opdrachtgever hier zo spoedig mogelijk per van op de hoogte te stellen op eerder vermeld adres. U kunt zich in uw Inschrijving of na het indienen van de Inschrijving, noch na het verstrijken van de sluitingsdatum, niet beroepen op niet gemelde tegenstrijdigheden en / of onvolkomenheden. 2.5 Overige voorwaarden 1. Tijdens de periode van beoordeling zal de Opdrachtgever geen enkele informatie geven aan Inschrijvers over de stand van zaken. 2. Indien zich een gelijke eindscore voordoet die belangrijk is voor gunning zal door notariële loting worden bepaald welke Inschrijving de winnende is.

19 pagina 19 van De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor alle verstrekte gegevens op hun juistheid te controleren. Indien de Inschrijving onduidelijkheden bevat kan de Opdrachtgever verzoeken om een nadere toelichting op de Inschrijving. Het verstrekken van onjuiste gegevens kan tot uitsluiting leiden. Inschrijvers dienen onder meer de door hen in het kader van de gunning overlegde getuigschriften en documenten op verzoek van de Opdrachtgever toe te lichten. 4. De Gunningsbeslissing zal schriftelijk en gelijktijdig aan alle Inschrijvers bekend worden gemaakt met een inhoudelijk gemotiveerde reden indien sprake is van afwijzing. De Gunningsbeslissing is geen aanvaarding van het aanbod als bedoeld in art. artikel 6:217, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek. 5. De Opdrachtgever is niet verplicht interne (aanbestedings-) documenten, zoals resultaten van evaluaties, adviezen aangaande kwalificatie en gunning, aan de Inschrijvers bekend te maken. 6. Indien om enige reden met de beoogde Opdrachtnemer geen Raamovereenkomst wordt gesloten, zal herbeoordeling van de ontvangen Inschrijvingen plaatsvinden. 7. Er zal na bekendmaking van de Gunningsbeslissing een stand-still periode van twintig (20) kalenderdagen in acht worden genomen om afgewezen Inschrijvers de gelegenheid te geven nadere informatie te verkrijgen dan wel om kenbaar te maken dat zij rechtsmiddelen willen inzetten tegen de Gunningsbeslissing. 8. Iedere Inschrijver die het niet met de voorgenomen Gunningsbeslissing eens is, dient binnen twintig (20) kalenderdagen na dag van verzending van de mededeling van de Gunningsbeslissing een civiel kort geding aanhangig te hebben gemaakt bij de voorzieningenrechter van het arrondissement Leeuwarden. De Opdrachtgever dient hiervan gelijktijdig in kennis te worden gesteld door toezending van een kopie van de dagvaarding. Indien niet binnen twintig (20) kalenderdagen na dag van verzending van de mededeling van de Gunningsbeslissing een kortgeding dan wel een voorlopige voorziening aanhangig is gemaakt, kunnen de gepasseerde Inschrijvers geen bezwaren meer maken naar aanleiding van de beslissing en hebben zij hun rechten ter zake verwerpt. Opdrachtgever is in dat geval dan ook vrij om gevolg te geven aan de geuite beslissing. De gepasseerde Inschrijvers hebben in genoemd geval evenzeer hun rechten verwerkt in een (bodem)procedure een vordering tot schadevergoeding in te stellen. Indien een kortgeding aanhangig is gemaakt, zal niet worden overgegaan tot gunning, tenzij onverwijlde spoed dit noodzakelijk maakt. 9. De Opdrachtgever behoudt zich te allen tijde het recht voor de aanbestedingsprocedure stop te zetten zonder opgaaf van reden. 10. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor niet tot gunning over te gaan. 11. Indien in het kader van deze aanbestedingsprocedure geen geschikte Inschrijvingen zijn ingediend, is de Opdrachtgever gerechtigd om de procedure te beëindigen en eventueel over te schakelen op de procedure van gunning via onderhandelingen, afhankelijk van de omstandigheden, al dan niet met voorafgaande bekendmaking van een aankondiging van de opdracht.

20 pagina 20 van Opdrachtgever is gerechtigd de Raamovereenkomst met de Opdrachtnemer met onmiddellijke ingang te beëindigen, indien uit een uitspraak van een rechter volgt dat de Gunningsbeslissing onrechtmatig is, of dat de Raamovereenkomst ongeldig is, of dat om welke reden dan ook opnieuw moeten worden aanbesteed. Aan dergelijke besluiten, alsmede aan een verzoek tot aanvulling van de Inschrijving of aan andere mededelingen of gedragingen van de Opdrachtgever voorafgaand aan de gunningsbeslissing, kunnen door Inschrijvers geen aanspraken op de opdracht of op vergoeding van inschrijfkosten, verlies aan referentie, gederfde winst of andere schade jegens Opdrachtgever worden ontleend. 13. Door de Opdrachtgever worden geen kosten vergoed inzake het uitbrengen van de Inschrijving. 14. Correspondentie en ontvangen Inschrijvingen zullen na afloop niet aan de Inschrijver worden geretourneerd en worden eigendom van de Opdrachtgever. 15. Leverings-, betalings- en andere algemene voorwaarden van de Inschrijver worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. 16. Op deze aanbesteding is het Nederlandse recht van toepassing.

21 pagina 21 van 49 Hoofdstuk 3 Beoordelingssystematiek 3.1 Methodiek De beoordelingsprocedure start na opening van de Inschrijvingen. Een beoordelingsteam en een gunningscommissie verrichten de beoordelingen van de Inschrijvingen als volgt: De volgende 4 stappen worden uitgevoerd door het beoordelingsteam: Stap 1: volledigheid Inschrijving Er wordt bekeken of de Inschrijving volgens de procedure is aangeleverd en of alle gevraagde informatie is bijgevoegd. Stap 2: vaststellen geschiktheid Inschrijver Aan de hand van de gevraagde bijlagen wordt beoordeeld of de Inschrijver voldoet aan alle gestelde uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Opdrachtgevers behouden zich het recht voor om aan de partij aan wie zijn voornemens zijn te gunnen, nadere bewijsstukken op te vragen. Een Inschrijver die niet aan alle gestelde criteria voldoet, wordt uitgesloten. Ook wanneer de in de bijlagen genoemde bij te voegen documenten niet kunnen worden overlegd, kan de Inschrijving terzijde worden gelegd. Stap 3: verklaring omtrent rechtmatigheid Voordat wordt overgegaan tot het beoordelen van eisen en wensen wordt vastgesteld of de verklaring omtrent rechtmatigheid is toegevoegd en ondertekend. Een Inschrijver die niet aan alle gestelde criteria voldoet, wordt uitgesloten. Stap 4: beoordeling van het Programma van Eisen en gunningscriterium prijs In deze fase wordt aan de hand van het Programma van Eisen beoordeeld of de Inschrijver onvoorwaardelijk aan alle eisen voldoet. Een Inschrijver die niet (onvoorwaardelijk) aan alle gestelde eisen voldoet, wordt uitgesloten. Daarna wordt de score op het gunningscriterium prijs berekend. Dit gebeurt aan de hand van de formule die wordt gegeven in de volgende paragraaf: prijs. De volgende 2 stappen worden verricht door de gunningscommissie: Stap 5: beoordeling van de gunningscriteria De antwoorden op de kwalitatieve gunningscriteria van de verschillende Inschrijvers worden ten opzichte van elkaar beoordeeld. Stap 6: interview Aan de hand van de interviews wordt beoordeeld of de sleutelfunctionarissen de Opdracht goed kunnen doorgronden. 3.2 Uitsluiting Inschrijvers, die niet voldoen aan alle gestelde eisen (genoemd in stap 1 tot en met 4), worden uitgesloten voor de verdere beoordeling van de Inschrijving op de gunningscriteria.

22 pagina 22 van Gunningscriterium en wijze van beoordelen Beoordeling zal plaatsvinden op basis van de vanuit het oogpunt van de Opdrachtgever economisch meest voordelige inschrijving, gelet op onderstaande gunningscriteria. G.1 Prijs Max. 30 punten G.1.1 Totaalprijs jaarrekening, interim controle en natuurlijke adviesfunctie 22 G.1.2 Uurtarief voor meerwerk en additionele diensten 8 Totaal maximale puntenscore Prijs 30 G.2 Kwaliteit Max. 40 punten G.2.1. Continue kwaliteit van de dienstverlening 8 G.2.2. Visie relatie kwaliteit natuurlijke adviesfunctie 8 G.2.3. Organisatie van de controleweek 8 G.2.4. Veranderende gemeentelijke taken en pro-activiteit accountant 8 G.2.5. Visie op OWO inkoopsamenwerking 8 Totaal maximale puntenscore Kwaliteit 40 G.3 Interview Max. 30 punten G.3. Interview 30 Totaal maximale puntenscore Interview 30 Totaal maximale puntenscore Beoordelingsteam en gunningscommissie Het beoordelingsteam bestaat uit medewerkers van de gemeenten. Het beoordelingsteam controleert na ontvangst van de Inschrijvingen of de aangeleverde informatie van de Inschrijver per onderwerp van de gunningscriteria geanonimiseerd zijn (geen logo s, geen productnamen etc.). Verder bekijkt het beoordelingsteam in hoeverre er aan de gestelde geschiktheidseisen is voldaan door Inschrijver. Ook de score op het onderdeel prijs wordt door het beoordelingsteam berekend. De score op het onderdeel prijs wordt niet bekend gemaakt aan de gunningscommissie. Daarna wordt de geanonimiseerde informatie omtrent de gunningscriteria per Inschrijver gebundeld en aan de gunningscommissie verstrekt. De gunningscommissie bestaat uit drie Raadsleden, van elke gemeente één afgevaardigde, drie ambtenaren (van elke gemeente één) en één griffier namens de drie gemeenten. De voorzitter van de gunningscommissie beoordeelt niet mee. De commissieleden beoordelen de kwalitatieve gunningscriteria allereerst individueel. Ook hebben de commissieleden geen inzicht in de score die de verschillende Inschrijvers hebben gehaald op het onderdeel prijs. Vervolgens wordt door het team, onder begeleiding van de voorzitter, aan elke Inschrijver, op basis van discussie, een eindscore gegeven. Hierbij is de inbreng van alle commissieleden gelijkwaardig. De groep als totaal bepaalt per Inschrijver per onderwerp een definitief eindcijfer Prijs De uitvoering van de taak dient plaats te vinden tegen een vooraf vastgestelde totaalprijs per jaar voor de werkzaamheden in het kader van de interim-controle, controle van de jaarrekening en de natuurlijke adviesfunctie. Inschrijvers worden gevraagd om conform bijlage 7 bedragen te offreren, bestaande uit:

23 pagina 23 van 49 Een totaalbedrag (jaarbedrag) voor de onderdelen: interim-controle, controle van de jaarrekening (inclusief SISA-verantwoording) en de natuurlijke adviesfunctie. Splitsing dient plaats te vinden naar functieniveau, uren en tarieven. Met daarbinnen apart vermeld de bedragen voor de afzonderlijke onderdelen interim/jaarrekeningcontrole (inclusief SISA), uurtarieven en natuurlijke adviesfunctie. Voor het totaal aantal Sisa-regelingen wordt uitgegaan van het aantal in Dit betreft de volgende aantallen: o gemeente Ooststellingwerf: 9 o Westellingwerf: 11 o : 9 Het uitvoeren van werkzaamheden voor onder andere deelverklaringen, reviews en meerwerk kan uitsluitend conform de in te dienen tarieven, zoals vermeld in de prijzentabel. Meerwerk kan uitsluitend plaatsvinden in overleg en na voorafgaande schriftelijke opdrachtverstrekking door de bevoegde contactpersoon van de betreffende gemeente. Voor het onderdeel prijs geldt dat de Inschrijver met de laagste prijs, exclusief BTW, per onderdeel de maximale score krijgt voor dat onderdeel. De andere Inschrijvers worden aan de Inschrijver met de laagste prijs gerelateerd met behulp van onderstaande formule: laagste prijs te beoordelen prijs X maximaal aantal punten = gewogen score De prijs is onderverdeeld in de volgende onderdelen en onderlinge wegingsfactoren. Nr. Prijsonderdelen Wegingsfactor per onderdeel 1 Jaarrekening en interim controle (incl. SISA en natuurlijke adviesfunctie) 75 % 2 Uurtarieven bij additionele diensten & meerwerk 25 % 100 % Toelichting prijsonderdelen Bovengenoemde prijsonderdelen geven een vast en een variabel dienstaanbod weer. Jaarlijks is de Inschrijver verantwoordelijk voor het controleren van de jaarrekening en al haar toebehoren. Hieronder valt o.a. de Sisa verantwoording en de natuurlijke adviesfunctie. Voor een volledig beschrijving van deze diensten, zie paragraaf 1.5 Aard en inhoud van de opdracht. De Inschrijver met de laagste totaalprijs voor deze vaste diensten scoort het maximaal aantal punten voor dit prijsonderdeel. Prijzen dienen vast te zijn voor de initiële looptijd van de overeenkomst, dus twee jaar. Bij verleningen van de overeenkomst mogen de prijzen maximaal eenmaal per jaar worden verhoogd. Deze prijsverhoging mag niet hoger zijn dan CBS prijsindexcijfer 692 Accountants, boekhouders en belastingconsulenten.