COMPUTERBOEKHOUDEN MET EXACT ONLINE

Transcriptie

1 COMPUTERBOEKHOUDEN MET EXACT ONLINE DUBBEL BOEKHOUDEN Marieke Van Beylen Filip De Maeseneer Antwerpen Cambridge

2 Computerboekhouden met Exact Online Marieke Van Beylen en Filip De Maeseneer 2011 Antwerpen Cambridge ISBN D/2011/7849/90 NUR 163 Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de uitgever.

3 Woord vooraf Beste student, beste professional, Uw boekhoudgegevens zijn het kloppend hart van uw organisatie. Ze bevatten een schat aan informatie ter ondersteuning van uw beleid. Exact Online maakt alles toegankelijk, waar u ook bent. U krijgt zo meteen voordelig toegang tot een professioneel boekhoudsysteem, onderhouden door specialisten. Exact Online onderscheidt zich door zijn veelzijdigheid en aanpasbaarheid aan individuele wensen. Voor u ligt het handboek Computerboekhouden met Exact Online, het resultaat van samenwerking tussen de Uitgeverij en het bedrijf Exact Software nv. Vooral het accountancyluik van Exact Online is erg gegeerd bij organisaties uit alle mogelijke sectoren. Daarvan zijn er vele accountantskantoren die Exact Online gebruiken om de dossiers van hun klanten vakkundig te beheren. U kunt de referenties raadplegen via het wisselscherm in de homepage van de website Als aankomend professional in de boekhoudmaterie is het belangrijk dat u de theoretische kennis over uw vak zo efficiënt en zo snel mogelijk kunt toepassen in uw toekomstige of huidige werkomgeving. Dit boek is daarom zo samengesteld dat de beide facetten theorie en praktijk aan de hand van gevalstudies worden uitgewerkt. Na een inleidende oefening worden de mogelijkheden en werkwijzen van Exact Online toegelicht met een realistisch dossier, dat u in een afzonderlijk boekdeel vindt. Het uitgangspunt is een klein- en groothandel in speelgoedartikelen die goederen aankoopt en verkoopt in België, de Europese Unie en daarbuiten. Praktijk en theorie zijn helemaal verweven. De administratie beslaat een periode van januari in het fictieve jaar 2000 tot en met januari in het fictieve jaar Het werkt met een kwartaalaangifte voor de btw, op basis van documenten in EUR en andere valuta. Met die echte documenten gaat u voor de maanden november en december 2000 zelf aan de slag en u boekt in de verschillende dagboeken. U ontmoet eenvoudige alledaagse, maar ook complexere verrichtingen, de inventaris en jaarafsluiting van het boekjaar 2000 en de opening van het boekjaar De permanente toegang tot de site van Exact Online met uw eigen gebruikerscode en wachtwoord laat u toe volgens uw eigen mogelijkheden en tempo te werken. v

4 Computerboekhouden met Exact Online We danken graag de proeflezers en de medewerkers van Exact Online, de heer Geert Boudrez, Financial Manager van en onze andere financiële adviseurs voor hun inzet om dit boek te realiseren en we wensen u een leerrijke ervaring toe. Het succes van deze uitgave en alle herdrukken kan in grote mate beïnvloed worden door de feedback die we krijgen van de dagelijkse gebruikers van dit handboek, onder wie uzelf. Suggesties, op- en aanmerkingen, aanbevelingen enz. zijn altijd welkom. De auteurs vi

5 Inleiding Dit boek is tot stand gekomen op vraag van enkele hogescholen die het boekhoudpakket Exact Online in hun lessenpakket hebben opgenomen. Ook universiteiten, het avondonderwijs, secundaire scholen en het bedrijfsleven vragen uitdrukkelijk naar Exact Online. Het boek kan als handboek bij het begeleid leren gebruikt worden, maar past ook perfect in de benadering van een zelfstudie. De beide auteurs zijn professioneel vertrouwd met het boekhoudpakket. De doelgroep wordt verondersteld over minstens een beperkte kennis van boekhouden te beschikken. Het gebruik van Exact Online wordt aan de hand van concrete situaties bestudeerd op basis van een boekhoudplan en de algemene rekeningen die aan de praktijk aangepast zijn. Met zeer speciale dank aan Frieda Beirnaert voor het proeflezen. De auteurs Contactgegevens van Exact Software nv, die Exact Online ontwikkelde en beheert: Exact Software Belgium nv/sa Kon. Astridlaan Wemmel Belgium Tel: Fax: Info: marketing@exact.be Algemeen: Specifiek voor de boekhoudsoftware: Contactformulier via de website. vii

6 Structuur van dit praktijkboek Vooraan in het boek bevindt zich een globale inhoudsopgave. Deel 1 brengt u aan de startlijn met Exact Online. U ontdekt hoe u uw computer voorbereidt en hoe u zich aanmeldt. Deel 2 richt zich tot alle gebruikers en stelt beknopt de belangrijkste algemene handelingen voor om meteen met Exact Online te kunnen werken. U probeert alles uit in het speciaal aangemaakte bestand. Deel 3 wordt de eerste intense hands-on-ervaring! De korte fictieve case Starter bvba helpt u snel erg handig te worden met de basismogelijkheden van Exact Online. U bent dan helemaal klaar voor de echte wereld. U houdt de boekhouding bij van een speelgoedzaak, ProtoyFictivo bvba. In Deel 4 zijn de verrichtingen betrekkelijk eenvoudig maar toch erg gevarieerd en helemaal uit het leven gegrepen. Deel 5 bevat nog een pak meer uitdagingen en gecombineerde problemen bij ProtoyFictivo. Meteen opent u ook al een volgend boekjaar. Op een erg prettige manier verwerft u inzicht in de goed georganiseerde boekhouding en de wereld eromheen. In Deel 6 leert u de knepen van het vak wat betreft de inventaris en de afsluiting van de boekhouding. Exact Online bevat verder een hele reeks tools die niet absoluut bij elke boekhouding ingezet moeten worden. Ze zijn specifiek, geavanceerd, arbeidsbesparend of dat allemaal tegelijk. Deel 7 stelt de interessantste ervan voor. U start uw heel eigen boekhouding los van de gevalstudies uit dit boek? Deel 8 helpt u stap voor stap door het proces. ix

7 Inhoud WOORD VOORAF... v INLEIDING... vii STRUCTUUR VAN DIT PRAKTIJKBOEK... ix DEEL 1 VAN START MET EXACT ONLINE WERKEN MET EEN BOEKHOUDPAKKET VÓÓR U VAN START GAAT Standaardbestanddelen van Exact Online Efficiënt en flexibel Boekhouders/accountants en hun klanten Optionele modules en aanverwante toepassingen Module Activa Module Valuta Module Factuur Module Elektronisch Bankieren Module Budget Module Kostenanalyse Module CRM Module Abonnementen Exact Online hand in hand met andere toepassingen Een onlinepakket Toegankelijkheid en nieuwe versies Centrale servers Toegang tot de administraties Helpfunctie... 7 xi

8 Computerboekhouden met Exact Online 2.6 Inloggegevens Voorlopige abonnementen en login Definitieve abonnementen en login voor ondernemers en accountants Abonnementen en login voor docenten en studenten HOE GEBRUIKT U DIT PRAKTIJKBOEK Opmaak van de boekteksten Wetenswaardigheden en richtlijnen VOORBEREIDING VAN UW COMPUTER Systeemeisen Instellingen in uw webbrowser Adobe Acrobat Reader Aanmelding op de Exact Online-site Aanmeldscherm Exact Online hoofdscherm Linkerdeel van het hoofdscherm Rechterdeel van het hoofdscherm Stamgegevens voor de administratie Wachtwoord wijzigen HELPSCHERMEN EN TIPS Algemene helpfunctie Helpmenu Tips Contextgebonden helpfuncties UITLOGGEN SYNTHESE DEEL 2 WERKEN MET EXACT ONLINE TOEGANG TOT WAT U NODIG HEBT BEWEGEN DOOR SCHERMEN ICOONTJES, KNOPPEN EN DATUMVELDEN Icoontjes Knoppen Datumvelden LIJSTEN OPVRAGEN EN SORTEREN Boekingen opzoeken xii

9 Inhoud Overzicht geboekte periodes Boekingsverslag Lijsten van leveranciers, klanten en grootboekrekeningen DATA OPZOEKEN Data in lijsten opzoeken Keuzelijsten Zoeklijsten Zoeken in lijsten Details opzoeken in lijsten Data in administraties opzoeken LIJSTEN EXPORTEREN EN AFDRUKKEN TOELICHTING BIJ HET REKENINGENSTELSEL EN AFSPRAKEN Het rekeningenstelsel en de vaste rekeningen Afspraken en werkwijzen voor de gevalstudies Aankopen en verkopen van handelsgoederen, diensten en diverse goederen Handelsgoederen Diensten en diverse goederen Kortingen en terugzendingen bij aan- en verkopen Kortingen Terugzendingen van handelsgoederen SYNTHESE DEEL 3 EEN GOED BEGIN MET STARTER BVBA INLEIDING TOT DE GEVALSTUDIE STARTER BVBA Openingspost Aanwezige leveranciers en klanten Voorbeelden en oplossingen AANKOOPVERRICHTINGEN De documenten voorbereiden Eenvoudige aankoopfactuur inbrengen Hoofding Detailinfo Aankoopfactuur met handelskorting Inkomende creditnota voor terugzending Een nieuwe leverancier Aankoopfactuur met financiële korting Aankoopfactuur voor vaste activa Aankoopfactuur met nieuwe rekening xiii

10 Computerboekhouden met Exact Online 2.9 Aankoopfactuur met bijkomende kosten Aankoopverrichtingen oplijsten VERKOOPVERRICHTINGEN De documenten voorbereiden Eenvoudige verkoopfactuur inbrengen Een nieuwe klant Uitgaande creditnota voor terugzending Verkoopfactuur voor vaste activa Verkoopfactuur met doorrekening van bijkomende kosten Verkoopverrichtingen oplijsten FINANCIËLE VERRICHTINGEN Dagafschriften van de bank De documenten bestuderen Interne overboeking naar de kas: dagafschrift Kopinfo Detailinfo Eenvoudige vereffening: dagafschrift Financiële korting mits snelle betaling: dagafschrift Meerdere vereffeningen tegelijk verwerken: dagafschrift Negatieve bankrekening: dagafschrift Inning mits een financiële korting: dagafschrift Kasbladen De documenten bestuderen Interne overboeking vanuit de bank: kasblad Kasboeking met nieuwe rekening: kasblad Financiële verrichtingen oplijsten DE DAGBOEKEN VAN STARTER BVBA BOEKING OPVRAGEN, WIJZIGEN EN VERWIJDEREN Boeking opvragen In een dagboek In een transactieoverzicht Opvragen op volgnummer Opvragen op relatie Opvragen op omschrijving In een historisch dagboek Boeking wijzigen Boeking verwijderen BOEKING KOPIËREN SYNTHESE xiv

11 Inhoud DEEL 4 PROTOY FICTIVO: BASIC EENVOUDIGE VERRICHTINGEN VOORSTELLING VAN DE ONDERNEMING Achtergrond van de onderneming Oprichtingsboekingen Inbreng van kapitaal Overname van een andere handelszaak Investeringslening Oprichtingsboekingen Producten en recupelbijdrage Het assortiment Recupelbijdrage Huidige toestand van de onderneming Cockpit (algemeen) Mijn cockpit Mijn cockpit zonder zelf gekozen inrichting Mijn cockpit met zelf gekozen inrichting Accountant s cockpit AANKOOPVERRICHTINGEN Voorbereiding van de documenten Eenvoudige aankoopfactuur Aankoopfactuur voor vaste activa Boeking Investeringsfiche Afschrijvingsmethoden Activumgroepen Investeringsfiche maken Controle op de volledigheid van de fichelijst Aankoopfactuur met een nieuwe leverancier Aankoopfactuur zonder btw Aankoopfactuur met verrekende aankoopkosten Boeken op basis van sjabloon De vaste boeking maken Inkomende creditnota in afzonderlijk dagboek Een boeking wijzigen en slimme namen kiezen Aankoop van geschenkartikelen Inkomende creditnota met financiële korting Lijsten in verband met aankopen VERKOOPVERRICHTINGEN Voorbereiding van de documenten Verkoopfacturen en creditnota s Winkelverkopen xv

12 Computerboekhouden met Exact Online 3.4 Uitgaande creditnota Verkoopfactuur met doorgerekende transportkosten Lijsten in verband met verkopen Tussentijdse balans en resultatenrekening FINANCIËLE VERRICHTINGEN De documenten bestuderen Dagafschriften van de bank Interne overboeking van kas Afzonderlijke koppeling per transactie Gezamenlijke koppeling van verschillende transacties Eenvoudige vereffening van een openstaande post Meerdere vereffeningen van openstaande posten tegelijk registreren Vereffening van een financiële korting buiten de termijn Een onbekende klant Rechtzetting van foutieve transactie; btw-voorschot Lening aflossen en leningsintrest betalen Kasverslagen Postzegels aankopen; contante inning van klant Winkelverkoop en aankoop zonder factuur Aankopen met niet-terugvorderbare btw Lijsten in verband met financiële verrichtingen DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: NOVEMBER SYNTHESE DEEL 5 PROTOY FICTIVO: ADVANCED COMPLEXERE VERRICHTINGEN EEN STAP VERDER MET PROTOY FICTIVO AANKOOPBOEKINGEN Nieuw assortiment met ander btw-tarief Gemengde factuur met privéaankoop Buitenlandse leverancier van binnen de EU Aankoop buiten de EU met vergunning van verlegging van heffing en wisselkoers aanpassen Creditnota ter rechtzetting van een factuur Levering van diensten bij zending met vergunning van verlegging van heffing Goederen vrij van btw Aankoop buiten de EU zonder vergunning van verlegging van heffing Levering van diensten bij zending zonder vergunning van verlegging van heffing Aankoop met terugstuurbare verpakking Creditnota voor teruggestuurde waarborgverpakking xvi

13 Inhoud 2.12 Niet-terugvorderbare btw voor autokosten van personenwagens Een wagen leasen Verrichting met btw-medecontractant Aankoopfactuur voor uitzendkracht Bankkosten Lijsten in verband met aankopen VERKOOPVERRICHTINGEN Uitvoer binnen de EU Verzamelfactuur van winkelverkopen met verschillende btw Verkoop met terugstuurbare verpakking Uitvoer buiten de EU, nieuwe valuta Levering van hersteldienst Lijsten in verband met verkopen Tussentijdse balans en resultatenrekening, openstaande posten FINANCIËLE VERRICHTINGEN Dagafschriften van de bank Inning van een klant met betalingsverschil; privéopname uit bank Terugbetaling aan klant wegens uitgaande creditnota Inning met afrekening voor bankkosten Betalingsverschil; voorschot op vennootschapsbelasting Negatieve bankrekening; EU-betaling met financiële korting en bankkosten Buiten-EU-betaling met bankkosten en wisselkoersverschil; gedeeltelijke betaling Saldobetaling van schuld; kapitaalverhoging Kasverrichting met niet-terugvorderbare btw Lijsten in verband met financiële verrichtingen DAGELIJKSE DIVERSE VERRICHTINGEN Diversen Dagboek Diversen Dagboek Afschrijvingen Diversen Dagboek zonder btw Diversen Dagboek met btw Openingsdagboek DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: DECEMBER BOEKINGEN VERWERKEN TOCH AL IN JANUARI 2001 BOEKEN Aankoopverrichtingen en loon/weddenstaat Aankoopdocumenten Loon/weddenstaat en factuur van sociaal secretariaat Loon/weddenstaat Aankoopfactuur van sociaal secretariaat Aankoopfactuur voor commissie xvii

14 Computerboekhouden met Exact Online 8.2 Verkoopverrichtingen Financiële verrichtingen DE DAGBOEKEN VAN PROTOY FICTIVO: JANUARI BETALINGSHERINNERINGEN De toestand van vervallen schulden en vorderingen bekijken Betalingsherinnering voorbereiden voor verzending Bepaalde vervallen vorderingen opzoeken Lay-out kiezen Afdrukvoorbeeld bekijken Betalingsherinnering versturen SYNTHESE DEEL 6 PROTOY FICTIVO: YEAR END AFSLUITINGSVERRICHTINGEN EN OPENING VAN HET NIEUWE BOEKJAAR VAN START MET DE INVENTARIS Waarom een inventaris Behandelde boekingen Niet-behandelde boekingen Stappenplan DE EERSTE SALDIBALANS DE INVENTARISBOEKINGEN UITVOEREN Voorraadwijziging van handelsgoederen registreren Inventaris in verband met overlopende rekeningen Brandverzekering Abonnement Uitgeversbedrijf Tijd Rente op de termijnrekening Inventaris in verband met schulden, vorderingen en financiële rekeningen Vervallend deel van een langlopende lening Btw-centralisatie Aangiften kwartaal 1, 2 en Voorafgaand btw-overzicht voor kwartaal Reeds gestorte voorschotten voor dit kwartaal De btw-aangifte voor kwartaal 4 zelf voorbereiden De aangifte uitvoeren Waardecorrecties van vreemde valuta Herwaardering van de openstaande schulden Waardecorrecties voor openstaande vorderingen Waardecorrecties voor grootboekrekeningen xviii

15 Inhoud Voorraden van postzegels Inventaris in verband met de vaste activa Controle van de af te schrijven activa Kosten activeren Transacties in verband met vaste activa Activa verkopen Andere acties in verband met vaste activa De afschrijvingen automatisch verwerken DE TWEEDE SALDIBALANS DAGBOEKEN VOOR DE VERRICHTINGEN VAN DE INVENTARIS EN BTW VOORBEREIDING VAN DE EINDAFSLUITING Correctieboekingen Geraamde belastingen Belastbare basis De basisbelasting Belastingvermeerdering en bonificatie Belastingvermeerdering Bonificatie Jaarbelasting en geraamde belastingschuld Back-up maken Controle ter voorbereiding van de afsluiting Derde saldiblans Consistentiecontroles Te bestemmen resultaat RESULTAAT VERWERKEN Beslissing tot bestemming van het resultaat Boekingen verwerken Resultaat overdragen Perioden sluiten Klaar voor het volgende boekjaar Toch al aan het werk in Boekstuknummers in het nieuwe boekjaar Overlopende rekeningen afboeken Wettelijke rapporteringen Btw-aangifte voor het vierde kwartaal Btw-klantenlisting SYNTHESE xix

16 Computerboekhouden met Exact Online DEEL 7 SPECIALE TOPICS SCHERMAANPASSINGEN EN GEBRUIKERSINSTELLINGEN Mijn cockpit Zones in mijn zelf gekozen cockpit Inhoud van de zones wijzigen Mijn cockpit volledig zelf opbouwen Aanpassingen in andere schermen Lijsten aanpassen Tab Filter Tab Kolommen Tab Koppelingen Boekingsschermen en relatieschermen aanpassen Boekingsschermen aanpassen Relatieschermen aanpassen Historieken aanpassen Gebruikersinstellingen Tabblad Algemeen Tabblad Stijl KOPPELING MET ACCOUNTANT VASTLEGGEN Samenwerking met accountant vastleggen Samenwerking met accountant wijzigen of stopzetten GEBRUIKERSBEHEER Overzicht van de geregistreerde gebruikers Gebruiker toevoegen aan het overzicht Rechten toekennen aan een gebruiker Overzicht van de huidige rechten Rechten van gebruikers kopiëren Gebruikers toevoegen aan een nieuwe administratie Toegang voor de helpdesk van Exact Online ADMINISTRATIES BEHEREN Administratie instellen als hoofdadministratie Stamgegevens kopiëren Stamgegevens kopiëren naar een nieuwe administratie Stamgegevens kopiëren naar een bestaande administratie Transacties naar andere administratie kopiëren Administratie verwijderen of opnieuw beginnen Administratie verwijderen Opnieuw beginnen in een administratie Administraties classificeren Classificaties en eigenschappen aanmaken xx

17 Inhoud Administratie koppelen aan classificatie en eigenschappen Eigenschappen en classificaties verwijderen Elementen van een administratie instellen Tabblad Boekhouding Tabblad Activa Tabblad Algemeen Tabblad Extra diensten Dagboeken bijmaken RELATIES CLASSIFICEREN WERKEN MET BACK-UPS Uw administraties in veiligheid Back-up maken Back-up teruglezen Back-up downloaden Back-up uploaden Back-up verwijderen EXPORTEREN EN IMPORTEREN Wat kunt u exporteren/importeren Exporteren/importeren met.xml Stamgegevens overnemen Stamgegevens exporteren Stamgegevens importeren Transacties overnemen Transacties exporteren Transacties importeren Bestanden exporteren, wijzigen en opnieuw importeren in.xml Bestand exporteren Bestand wijzigen Bestand opnieuw importeren Exporteren/importeren met.csv of.xls EXACT ONLINE EN DE INTERVATTOEPASSING Mogelijkheden met Intervat Voordelen van werken met Intervat Aangiften indienen langs Intervat Aangiften en aanverwante informatie bekijken SAMENWERKEN MET EXTERNE GEGEVENSBRONNEN: WEB SERVICES Graydon CompanyWeb.be Index Financial Analytics BOEKJAREN VERWIJDEREN OF HERDEFINIËREN xxi

18 Computerboekhouden met Exact Online 10.1 Boekjaren verwijderen Boekjaren herdefiniëren EXTRA MODULES BIJBESTELLEN OF ABONNEMENT WIJZIGEN SYNTHESE DEEL 8 MET EEN EIGEN DOSSIER STARTEN INFORMATIE EN BESTELLING Algemene informatie Tarieven van Exact Online Als dossierbeheerder Als eindklant Exact Online Starterspack Exact Online Invoicing Exact Online Basic Exact Online Advanced Exact Online Premium VOOR HET EERST AANMELDEN EN WACHTWOORD WIJZIGEN Aanmelden Als dossierbeheerder Als eindklant Wachtwoord wijzigen STARTEN MET EEN NIEUWE ADMINISTRATIE Uw allereerste administratie inrichten Werken met of zonder een accountant Starten met een template Van uw accountant Van Exact Online zelf Definitie van het eerste boekjaar Nieuwe administratie aan bestaande reeks toevoegen Administratiegegevens registreren Nieuw aangemaakte administratie activeren en inrichten Huidige administratie converteren Met een lege administratie beginnen LIJSTEN BEHEREN Rekeningenstelsel Boekjaren bekijken en toevoegen DAGBOEKEN BEKIJKEN EN AANVULLEN xxii

19 Inhoud 6 OPENINGSPOST INBRENGEN RELATIES INBRENGEN DE MODULE ACTIVA INRICHTEN Dagboek kiezen Stamgegevens bepalen Afschrijvingsmethode vastleggen Grootboekrekeningen vastleggen Activumgroepen HET DEMOBESTAND VAN EXACT ONLINE OPENEN SYNTHESE LIJST VAN DE BIJLAGEN BIJLAGE 1. TIPS VOOR DE INSTELLINGEN VOOR UW WEBBROWSER BIJLAGE 2. BTW-CODES BIJLAGE 3. INVULVELDEN RELATIES BIJLAGE 4. INVULVELDEN GROOTBOEKREKENINGEN BIJLAGE 5. INVULVELDEN ACTIVUMGROEPEN BIJLAGE 6. INVULVELDEN ACTIVA BIJLAGE 7. BTW-AANGIFTE VIERDE KWARTAAL xxiii