Onderwerp: Verlenging met één jaar van de Microsoft licentie overeenkomst. - Besluitvormend

Transcriptie

1 VOORSTEL OPSCHRIFT Vergadering van 15 december 2015 Besluit nummer: 2015_BW_00954 Onderwerp: Verlenging met één jaar van de Microsoft licentie overeenkomst. - Besluitvormend Beknopte samenvatting: Per 1 december 2015 is de driejarige licentie overeenkomst met Microsoft afgelopen. Deze licentie overeenkomst gaf Teylingen (en de ISD Bollenstreek) het recht om gebruik te maken van de noodzakelijke Microsoft producten. Teylingen blijft vanaf 1 december 2015 gebruik maken van de Microsoft producten, dat betekent dat de overeenkomst met Microsoft verlengd moet worden. Instemming van het college is nodig omdat de kosten boven de ,- uitkomen en er afgeweken wordt van het aanbestedingsregelement. Omdat de overeenkomst op 30 november is ondertekend en de opdracht reeds is verstrekt vragen wij om dit besluit uitgevoerd door het afdelingshoofd Bedrijfsvoering te bekrachtigen. Bevoegd portefeuillehouder: Bas Brekelmans Betrokken portefeuillehouder: Carla Breuer HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS AANHEF Ingewonnen advies/adviezen: Bijgevoegde bijlage(n): ESA verlenging 1 jaar - Gemeente Teylingen.pdf Formulier Afwijken aanbestedingsprocedure - Comparex.pdf MOTIVERING Aanleiding en context: De licentie overeenkomst van Teylingen met Microsoft voor het gebruik van Microsoft producten is met een meervoudig onderhandse aanbesteding in 2012 afgesloten. De zogenaamde Microsoft Enterprise Subcription Agreement (ESA) wordt altijd afgesloten voor een periode van 3 jaar. Per 1 december 2015 is deze overeenkomst verlopen. Beoogd resultaat: Door een verlenging van de Micorosoft overeenkomst met 1 jaar, is Teylingen tot 1 december 2016 compliant op het gebied van licenties voor het gebruik van Microsoft producten. p 1 van 8

2 Argumentatie: Deze beslissing wordt genomen om de volgende redenen: 1. Voldoen aan de Microsoft licentie compliancy. Teylingen blijft vanaf 1 december 2015 gebruik maken van de Microsoft producten, dat betekent dat de overeenkomst met Microsoft verlengd moet worden om compliant te blijven. Rekening houdend met de risico's die te laat tekenen van de overeenkomst met zich meebrengt, heeft het afdelingshoofd Bedrijfsvoering de overeenkomst van Microsoft ondertekend op maandag 30 november Burgemeester Carla Breurer en Wethouder Bas Brekelmans zijn hierover op vrijdag 27 november 2015 per geïnformeerd. 2. Goedkeuring door het college is noodzakelijk omdat deze investering hoger is dan ,- De opdracht ondertekend door afdelingshoofd Bedrijfsvoering behorend bij de Microsoft overeenkomst is opgenomen in bijlage Goedkeuring door het college is noodzakelijk omdat er wordt afgeweken van het aanbestedingsreglement. Onderbouwing voor het afwijken van het aanbestedingsreglement is toegelicht in het afwijkingsbesluit in bijlage 2 dat in overleg met Stichting RIJK is opgesteld. Kanttekening: Lisse (en daarbij inbegrepen Hillegom) heeft voor wat betreft de vorm, inhoud en looptijd een andere licentie overeenkomst met Microsoft afgesloten. Harmonisatie in HLT verband van de Microsoft licentie overeenkomst is op dit moment niet aan de orde, omdat het aansluiten bij de overeenkomst van Lisse een substantieel hogere investering aan de kant van Teylingen zou vragen. In de loop van 2016 is het wel mogelijk om de Microsoft overeenkomsten in HLT verband te harmoniseren. Aanpak / uitvoering: Microsoft heeft na een lange en moeizame onderhandelingsperiode (gestart in juni 2015) uiteindelijk 2 weken voor het aflopen van de overeenkomst ingestemd met een verlenging van de overeenkomst van 1 jaar. Twee werkdagen voor het verlopen van de overeenkomst heeft Teylingen de bijbehorende officiële offerte (zie bijlage 1) via de wederverkoper Comparex. Microsoft is dringend verzocht om Teylingen extra tijd te geven zodat de verlenging intern via het reguliere proces met een collegevoorstel afgehandeld zou kunnen worden. Microsoft heeft daar geen akkoord voor gegeven. Het later ondertekenen van de overeenkomst levert het risico op dat Microsoft de overeenkomst niet accepteert. Dat risico is rekening houdend met de mogelijke financiële gevolgen niet acceptabel voor Teylingen. Om die reden is er voor gekozen om het afdelingshoofd van Bedrijfsvoering de overeenkomst op 30 november 2015 te laten ondertekenen. In de loop van 2016 wordt (afhankelijk van het HLT samen project) een nieuwe aanbesteding gestart voor de Microsoft licenties in HLT verband. Zodat per 1 december 2016 een nieuw contract kan worden afgesloten waarbij we voldoen aan het aanbestedingsregelement. Duurzaamheid: Niet van toepassing. p 2 van 8

3 Deze beslissing wordt genomen rekening houdend met volgende adviezen: Het advies is gunstig. Het advies van Stichting RIJK wordt opgevolgd. Beslist het volgende: VOORSTEL Besluitpunt 1: Het besluit van het afdelingshoofd Bedrijfsvoering te bekrachtigen voor de verlenging van de Microsoft overeenkomst voor de periode van 1 jaar. Besluitpunt 2: Het besluit van het afdelingshoofd Bedrijfsvoering te bekrachtigen voor het verstrekken van de opdracht voor een bedrag van ,29 exclusief B.T.W. Besluitpunt 3: Het besluit bekrachtingen om af te wijken van het aanbestedingsregelement Teylingen. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Bedrijfsvoering Informatisering en Automatisering Financiële consequenties: Bij de verlenging van de Microsoft overeenkomst is sprake van een aanzienlijke kosten toename t.o.v. voorgaande jaren. Het gaat daarbij om een toename van circa ,-. Deze toename is het gevolg van: de stijging van het aantal gebruikers (toename van het aantal accounts t.b.v. HLT gebruikers, externe inhuur en meer ISD werknemers); de stijging in het aantal devices (het gebruik van individuele laptops t.o.v. van vaste pc's op flexplekken); de stijging van het aantal benodigde Client Access Licenses (alle gebruikers hebben toegang tot de virtuele werkplek omgeving); de uitbreiding van de serveromgeving (het Oracle database platform draait sinds 2015 ook op een Microsoft Server omgeving). de stijging van de Microsoft product prijzen (bij de verlenging van de overeenkomst past Microsoft nieuwe licentie prijzen toe). Voor de eerste vier punten is de dekking van deze kosten toename begroot vanuit de diverse deelprojecten (waaronder CYOD en de implementatie van VMware View). Daarmee is er dekking binnen het huidige I&A budget. Naar verwachting kan ook de kosten toename als gevolg van het vijfde punt gedekt worden vanuit het I&A budget. Dit is in de praktijk afhankelijk van de variabele kosten die deel uitmaken van het I&A budget (bijvoorbeeld de verbruikskosten voor mobiele en vaste telefonie). Een deel van de kosten wordt op basis van het aantal medewerkers doorbelast aan de ISD p 3 van 8

4 Bollenstreek, omdat de Microsoft licentie kosten geen onderdeel uit maken van ICT Service Level Agreement vergoeding van de ISD Bollenstreek. Dit voorstel kadert binnen: Bedrijfsvoeringsdoelen, Toelichting: Door dit besluit wordt de continuïteit van de bedrijfsvoering gegarandeerd. BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT ESA verlenging 1 jaar - Gemeente Teylingen.pdf Formulier Afwijken aanbestedingsprocedure - Comparex.pdf p 4 van 8

5 ESA verlenging 1 jaar - Gemeente Teylingen.pdf Gemeente Teylingen T.a.v. Marco van Velzen Enrollment; Enterprise Subscription Agreement Datum : Amsterdam, Telefoonnummer : Onze referentie: Mobiel : Uw Referentie : jasvant.gadjiedas@comparex.nl Item Aantal Comparex Partnummer Omschrijving Level Prijs per eenheid Totale Prijs Enterprise Products Subscriptions OfficeProPlus ALNG LicSAPk MVL Pltfrm ESA-D 126, , KV WINENT ALNG UpgrdSAPk MVL Pltfrm ESA-D 47, , W CoreCAL ALNG LicSAPk MVL Pltfrm UsrCAL ESA-D 62, ,20 Additionals 4 1 4ZF VDA ALNG SubsVL MVL Pltfrm PerDvc ESA-D 69,19 69, VC WinRmtDsktpSrvcsCAL ALNG LicSAPk MVL UsrCAL ESA-D 41, , P WinSvrDataCtr ALNG LicSAPk MVL 2Proc ESA-D 1.940, , P WinSvrStd ALNG LicSAPk MVL 2Proc ESA-D 278, , PGI ExchgEntCAL ALNG LicSAPk MVL UsrCAL wsrvcs ESA-D 29,04 580, ExchgSvrStd ALNG LicSAPk MVL ESA-D 223,08 446,16 Opmerkingen: Microsoft ESA verlenging 1 jaar Gemeente Teylingen 1 Transport 0,00 Netto ,29 Handtekening voor akkoord: BTW ,35 Datum: TOTAAL EURO , Hoofd afdeling Bedrijfsvoering Notities: Genoemde prijzen zijn exclusief BTW. Betaling binnen 30 dagen Naritaweg BW - Amsterdam - Nederland Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) Web: Op al onze overeenkomsten zijn de algemene voorwaarden van COMPAREX van toepassing tenzij anders is overeengekomen. K.v.K. Amsterdam, nummer , BTW Nummer NL B01 COMPAREX p 5 van 8

6 Formulier Afwijken aanbestedingsprocedure - Comparex.pdf Formulier Afwijken aanbestedingsprocedure DIENSTEN Projectleider Marco van Velzen Zaaknummer Datum 27 november 2015 Afdelingshoofd Richard Vrieling Afdeling Bedrijfsvoering Opdrachtgever(s) Het college van B&W wordt gevraagd akkoord te gaan met de afwijking op het aanbestedingsbeleid van de gemeente Teylingen voor de volgende dienst: Verlenging bij Comparex Nederland B.V. met 1 jaar van de Microsoft Enterprise Subscription Agreement (ESA) t.b.v. het gebruik van de Microsoft licenties bij Gemeente Teylingen en de ISD Bollenstreek Geselecteerd(e) bedrijf/bedrijven Microsoft Nederland B.V., Evert van de Beekstraat 354, 1118CZ Schiphol, Olaf Thomas (verstrekt zelf geen licenties, dat loopt via business partners) Comparex Nederland B.V., Naritaweg 177, 1043BW Amsterdam, Jasvant Gadjiedas (business partner van Microsoft, die licenties mag leveren) Reden van afwijken Voorstel: ESA contract met 1 jaar verlengen bij Comparex Nederland B.V. Het ESA contract voor het gebruik van de Microsoft licenties is altijd een 3 jarig contract. Het verloopt op 30 november We zijn sinds juni 2015 (in afstemming met Lisse/Hillegom) hierover in onderhandeling met Microsoft. Argumenten waarom op dit moment een verlenging met 3 jaar voor Teylingen niet mogelijk en verstandig is. Het HLT Technische ontwerp t.b.v. de nieuwe automatiseringsomgeving is nog niet klaar. Nu een 3-jarig contract afsluiten voor een omgeving die in 2016 (mogelijk) volledig gaat veranderen heeft de volgende risico s: o De verkeerde Microsoft licenties worden gelicenseerd omdat de automatiseringsomgeving gaat veranderen. o Extra kosten omdat er tussentijds extra Microsoft licenties moeten worden afgenomen. HLT samenwerking harmonisatie van contracten is nu nog niet mogelijk Lisse en Hillegom hebben gezamenlijk een ander, sterk afwijkend contract voor Microsoft licenties. o De looptijd van het contract van Hillegom/Lisse is 3 jaar en eindigt op o In dat contract zijn licenties gekocht en wordt per jaar voor onderhoud betaald. o Teylingen huurt licenties. Overstappen van het ene soort contract naar het andere kán alleen bij vervaldata van één van de contract. Microsoft heeft na maanden van overleg een uitzondering gemaakte op de looptijd voor de gemeente Teylingen. Een verlenging met 1 jaar is nu eenmalig mogelijk. Het bedrag van de 1 jarige verlenging bedraagt ongeveer ,-. De overeenkomst verloopt op 30 november Vanwege de lange onderhandelingstermijn is het nu niet meer mogelijk om een meervoudig onderhandse aanbesteding te doen. Het initiële contract is in 2012 via een meervoudig onderhandse aanbesteding afgesloten met Agile. Agile is intussen opgegaan in Comparex. p 6 van 8

7 Opmerking Inkoopadviseur Volgens de aanbestedingswet is het verlengen van een contract dat eindigt en waarin geen verlengingsopties zijn meegenomen niet meer mogelijk. Dit betekent dat een nieuw contract afgesloten moet worden. Aangezien dit contract een repeterend karakter heeft (kosten die jaarlijks gemaakt worden) zal je de bedragen bij elkaar op moeten tellen waarbij 4 jaar als uitgangspunt moet worden genomen. Door deze optelling kom je boven de Europese grens uit en zal een Europese aanbesteding opgestart moeten worden. (zie hiervoor het kleurenschema). Gelet op de bovengenoemde argumenten zijn op dit moment nog teveel onduidelijkheden om een degelijke aanbesteding in de markt te zetten. Hiermee wordt een verlenging (of eigenlijk het opnieuw afsluiten van een 1 jarig contract) gerechtvaardigd. De kanttekening die hierbij geplaatst moet worden is dat in 2016 gestart moet worden met de voorbereidingen van een Europese aanbesteding. Figuur 1: onderstaande kleurenbalkjes geven aan welke procedure geschikt en proportioneel is voor de omvang van de opdracht. Opmerkingen overig (indien van toepassing) p 7 van 8