HWH Begroting Decos nr;

Transcriptie

1 HWH Begroting 2010 Decos nr;

2 I Management Samenvatting Bijgaand treft u de begroting 2010 van Het Waterschapshuis (HWH) aan. De begroting valt in twee delen uiteen. Deel I: bureaukosten Ten opzichte van de bureaukostenbegroting van 2009 is deze begroting met 1% gestegen ( ) naar een bedrag van Dit percentage komt overeen met de huidige indexering die door het Centraal Planbureau (CPB) gehanteerd wordt. De eenmalige kosten t.b.v. het professionaliseringsplan 2009, die in de begroting 2009 waren opgevoerd zijn zoals afgesproken alleen van toepassing op het begrotingsjaar HWH zal zich per januari 2010 op één centrale locatie in Amersfoort vestigen. Dit betekent dat de vestigingen in Edam, Boxtel en de projectlocatie in Breukelen ontmanteld zullen worden. De projectlocatie t.b.v. het project verkiezingen in Leiden is reeds gesloten. De verhuizing brengt echter wel mee dat er conform de voorschriften in de SAW een eenmalige voorziening moet worden getroffen waarmee de medewerkers van HWH gecompenseerd kunnen worden. Dit plan wordt thans door de afdeling personeelszaken van Waterschap De Dommel voorbereid. Gebaseerd op de gegevens die nu bekend zijn m.b.t. voornoemd plan is een bedrag ad begroot, waarmee de personele kosten die verband houden met de verhuizing kunnen worden afgedekt. In de onderstaande tabel wordt een overzicht van de bureaukosten voor 2010 gegeven. Bureaukosten 2010 Externe Communicatie Interne Communicatie Hard-en software Diensten door derden (bedrijfsvoering) * Huisvesting Salaris Overig Onvoorzien Totaal (in % stijging t.o.v à ) Eenmalige bijdrage; personele lasten verhuizing Totaal *Diensten door Derden; in begroting 2009 ondergebracht in de post Overig. Dit betekent dat de eenmalige post bedrijfsvoering als onderdeel van het professionaliseringsplan 2009 niet nogmaals wordt opgevoerd. Deel II: Werkvelden Binnen de werkveldenbegroting worden de volgende velden onderscheiden: Integraal Resultaatgericht Informatie Systeem (IRIS): de gemeenschappelijke ICTapplicatie voor de verwerking en uitwisseling van met name geografische informatie voor de primaire processen van de waterschappen. E-overheid: Om de dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren wil het kabinet in samenwerking tussen rijk, provincies, waterschappen en gemeenten gebruik maken van de mogelijkheden die door de toepassing van ICT geboden worden. Het gebruik van informatie- en communicatietechnologie voor deze doeleinden wordt aangeduid met de term e-overheid of 'de elektronische overheid'. Belastingen: Vanaf gaan de eerste organisaties gebruik maken van het nieuwe belastingsysteem, de o.a. daarvoor ontwikkelde database en de Enterprise ServiceBus (ESB) voor de betreffende verbindingen. Voor deze systemen richt Het Waterschapshuis het functionele beheer en het onderhoud in. Architectuur en Standaarden (voorheen WIA): Het centrale thema is Werken onder architectuur hetgeen het mogelijk maakt te migreren naar de door de waterschappen gewenste nieuwe, homogene architectuur van de toekomst, ter vervanging van de huidige relatief heterogene en dure set van applicaties en infrastructuur. 5 juni 2009

3 Overige Samenwerkingsprojecten (OSP): een werkveld t.b.v. startende initiatieven voor 1 of 2 jaar totdat de waterschappen hebben besloten om er een structurele uitgave van te maken of het initiatief te beëindigen. Actueel Hoogtebestand Nederland (AHN): een meerjarenprogramma dat in een samenwerkingsverband van Rijkswaterstaat en de Waterschappen wordt uitgevoerd, met als doelstelling het vervaardigen van een nieuw hoogtebestand van Nederland. In dit tweede deel van de begroting van HWH worden de begrotingen van de diverse werkvelden onderbouwd. Deze werkveldenbegroting geeft het (financiële) kader aan, waarmee de waterschappen t.b.v. hun eigen begrotingscyclus kunnen vaststellen welke bijdrage van hen gevraagd zal worden voor het begrotingsjaar De waterschappen die samenwerken in de verschillende werkvelden, kunnen er derhalve op rekenen dat deze begrotingen niet meer significant worden bijgesteld, nadat het kader in de LV van juni 2009 is behandeld. Voornoemde begrotingen zijn opgesteld door de programmacommissies/stuurgroepen, die namens de betrokken waterschappen optreden als opdrachtgever. HWH heeft de programmacommissies/stuurgroepen gefaciliteerd, ondersteund en op onderdelen geadviseerd. Definitieve besluitvorming zal plaatsvinden tijdens de LV in de tweede helft van Voorafgaand aan die finale goedkeuring zal HWH samen met de programmacommissies/stuurgroepen de afzonderlijke werkveldbegrotingen aan de waterschappen voorleggen en laten goedkeuren. Vervolgens zal HWH, bij de definitieve vaststelling van de werkveldenbegroting tijdens de LV in de tweede helft van 2009, aan kunnen geven dat betrokken besturen van de waterschappen reeds hebben ingestemd met de verschillende begrotingen van de werkvelden waaraan zij deelnemen. Hiermee wordt zoveel mogelijk voorkomen dat er nog een inhoudelijke discussie over de werkvelden tijdens de LV nodig is. In de onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de kosten per werkveld die in 2010 geïnd zullen worden. Hierbij zijn niet inbegrepen; De bijdrage voor het Belastingenpakket ( betaling vindt plaats wanneer een waterschap instapt) en de investeringen die binnen het werkveld IRIS gedaan zullen worden maar waarvan de activering en afschrijving start vanaf Werkvelden 2010 IRIS E-overheid Belastingen Architectuur en Standaarden Overige Samenwerkingsprojecten Actueel Hoogtebestand Nederland Totaal In hoofdstuk 5 (p45) worden de kosten per waterschap per werkveld weergegeven. II Leeswijzer Deze begroting bestaat uit 7 hoofdstukken. Hoofdstuk I bevat een management samenvatting. Dit hoofdstuk geeft een beeld van de begroting op hoofdlijnen. In Hoofdstuk II wordt middels een leeswijzer een kort overzicht van de onderdelen van deze begroting gegeven. Hoofdstuk 1 betreft het voorwoord. In dit hoofdstuk wordt de samenhang tussen de bureaukosten begroting (deel I) en de werkveldenbegroting (deel II) beschreven. Tevens wordt in dit hoofdstuk inzicht gegeven in de samenhang tussen de verschillende werkvelden en de rol die een gemeenschappelijke architectuur en standaarden daarbij spelen.

4 Hoofdstuk 2 vormt het eerste deel van de eigenlijke begroting: de bureaukosten. Dit deel van de begroting is opgesteld door HWH en wordt ter goedkeuring aan de CBCF en LV voorgelegd. Vervolgens behandelt hoofdstuk 3 de begroting voor de verschillende werkvelden. Deze begrotingen zijn opgesteld door de verschillende programmacommissies/ stuurgroepen die namens de waterschappen als opdrachtgever voor een werkveld optreden. HWH zal in de tweede helft van 2009 voor ieder werkveld apart goedkeuring aan de waterschappen vragen. Een gedetailleerde bespreking van deze begrotingsvoorstellen kan hier achterwege blijven, omdat HWH specifiek op deze begrotingen de gesprekken met de deelnemende waterschappen zal openen. Pas nadat de waterschappen ingestemd hebben met de verschillende werkvelden zal de totale begroting in de tweede helft van 2009 door de Leden van de Unie kunnen worden goedgekeurd. Vervolgens bevat hoofdstuk 4 de risicoparagraaf. Hierin worden een aantal risico s HWH geïnventariseerd. Hoofdstuk 5 tenslotte, bevat een aantal bijlagen die het totaal overzicht van de begroting geven. Hierin wordt ook een overzicht gegeven van de kosten per waterschap. Verder wordt een aantal tabellen gepresenteerd die meer inzicht geven in de exploitatiekosten en de investeringen. Voor een meer beleidsmatig georiënteerde bespreking in de Ledenvergadering hebben deze laatste bijlagen een relatief geringe toegevoegde waarde. Echter, ten behoeve van het uiteindelijke accountantsonderzoek (rechtmatigheid en doelmatigheid) voor de jaarrekening 2010 is het noodzakelijk dat deze bijlagen aan de begroting worden toegevoegd.

5 Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE VOORWOORD Samenwerken onder architectuur DEEL I: BEGROTING BUREAUKOSTEN Inleiding Interne & externe communicatie Speerpunten interne & externe communicatie Begrote kosten Toelichting per kostenpost Hard- en software Bedrijfsvoering Huisvesting Salaris Overig Onvoorzien Totaaloverzicht bureaukosten DEEL II: BEGROTING WERKVELDEN Inleiding Integraal Resultaatgerichte Informatie Structuur (IRIS) Inleiding Toelichting doelen en activiteiten Toelichting hoofdposten exploitatiebegroting Nadere toelichting investeringsproject Verbeterplan Het afschrijven van investeringen E-overheid Inleiding Toelichting op de verschillende onderdelen Algemeen NUP activiteiten WaterschapsNet Personeelslasten e-overheid Totaaloverzicht kosten projecten en activiteiten Belastingen Inleiding Algemene projectkosten Belastingen en Overheidsdatabase Aan Belastingen toerekenbare kosten Architectuur en Standaarden (A&S, voorheen WIA) Inleiding Kaderstelling voor de begroting van het werkveld Architectuur en Standaarden Toelichting posten Overige Samenwerkingsprojecten (OSP) Actueel Hoogtebestand Nederland (AHN) Inleiding Meerjarenprogramma en meerjarenbegroting Begroting juni

6 4. RISICOPARAGRAAF BIJLAGEN Bureaukosten; kosten per waterschap Werkvelden; kosten per waterschap per werkveld IRIS E-overheid Vervolg e-overheid (1) Vervolg e-overheid (2) Belastingen Architectuur en Standaarden- deel Architectuur en Standaarden-deel Overige samenwerkingsprojecten Actueel Hoogtebestand Nederland Bijlagen Exploitatie Bijlage 1: Exploitatie Bureaukosten Bijlage 2: Totaal Exploitatie bureaukosten + werkvelden Bijlage 3: Totaal naar werkvelden (exclusief investeringen) Bijlage 4: Totaaloverzicht per activiteit per werkveld (exploitatie + kassier + investeringen) Bijlage 5: Investeringprojecten in juni

7 1. Voorwoord Naar aanleiding van de besluitvorming over de begroting 2009 in de Ledenvergadering van de Unie van Waterschappen op 19 december 2008 is besloten dat Het Waterschapshuis (HWH) de in juni 2008 geaccordeerde kaderbegroting kon aanhouden. Met het oog op de nodige professionalisering kreeg HWH wel de gelegenheid met een aanvullende begroting voor de bureaukosten te komen. Deze aanvullende begroting voor de bureaukosten is besproken en goedgekeurd tijdens de LV van 27 maart Voor de werkvelden is geen verhoging aangevraagd, zodat de reeds in juni 2008 goedgekeurde kaderbegroting 2009 het uitgangspunt zal vormen. Thans ligt de begroting 2010 van HWH voor. Deze begroting valt uiteen in twee delen. Deel I richt zich op de bureaukosten. Deze kosten worden (naar rato) opgebracht door alle 26 waterschappen. Deel II richt zich op de werkvelden. Binnen dit deel worden de begrotingen voor 2010 van de projecten die HWH namens de waterschappen uitvoert besproken, respectievelijk IRIS, e-overheid, Belastingen, Architectuur en Standaarden (voorheen WIA), overige samenwerkingsprojecten en AHN. De kosten voor deze werkveldenbegroting worden per project verdeeld over de waterschappen die aan de verschillende projecten deelnemen. Hoewel deze begroting is onderverdeeld in twee delen bestaat er een sterke samenhang tussen deze delen. De bureaukosten, die door alle waterschappen samen worden gefinancierd staan altijd ten dienste van de optimale uitvoering van projecten. Eén van de belangrijkste kerncompetenties van HWH, het leveren van professioneel projectmanagement, wordt van hieruit verzorgd. Daarnaast zal HWH ook moeten beschikken over competent personeel en een sterke inhoudelijke bedrijfsvoering, waarbij in heldere procedures de samenwerking tussen arrangementen van waterschappen t.b.v. de uitvoering van projecten wordt vormgegeven. Dit vereist goed en ter zake kundig personeelsbeleid, een stevige administratieve organisatie, een toegankelijk archief en stevig contractmanagement. Voor projecten die tot ontwikkeling moeten komen zal het principe businessplan verder uitgewerkt worden, zodat de opdrachtformulering, het mandaat van de betrokken partijen en het risico goed beschreven is en gemanaged kan worden. Kortom, de bureaukosten moeten HWH in staat stellen om de projecten goed uit te kunnen voeren en daar verantwoording over te kunnen afleggen. Het adagium de organisatie op orde is een voorwaarde om de ambitie van HWH waar te maken. HWH wil daarmee aangeven dat zij in de komende periode wil doorgroeien naar een professionele organisatie die gestalte geeft aan de wens van de waterschappen om samen te werken. Die samenwerking is van groot belang en wordt door de waterschappen ook onderschreven. HWH heeft de ambitie om de samenwerking vorm te geven door projecten a) in samenhang en b) tegen zo laag mogelijke kosten en met behoud van kwaliteit uit te voeren. Wat betreft de voornoemde samenhang tussen programma s heeft HWH de ambitie om duidelijk vorm en ondersteuning te geven aan het introduceren van een gemeenschappelijke architectuur. In hoofdstuk 1.1. Samenwerken onder architectuur en standaarden wordt dit uiteengezet. Wat betreft de kosten en het behoud van kwaliteit zal het professionaliseringsplan dat in 2009 is gestart en wordt afgerond een duidelijke verbetering moeten brengen. Het stichtingsbestuur heeft zich dit voorgenomen, zodat HWH als een vitale en professionele organisatie naar een Gemeenschappelijke Regeling kan overgaan. Ten behoeve van de behandeling van de beide begrotingen (deel I en deel II) in de LV van juni 2009, wordt een beeld gegeven van de maximaal benodigde middelen voor Hiermee krijgen de waterschappen een scherp beeld over de middelen die zij in hun eigen begrotingen moeten reserveren, indien zij besluiten de begroting goed te keuren. Dit bedrag zal in de maanden daarna niet meer bijgesteld worden. Echter, voordat tot definitieve goedkeuring kan worden overgegaan zal duidelijk moeten zijn dat de betrokken waterschappen deze begroting steunen. Voor het verkrijgen van die steun heeft HWH samen met de betrokken programmacommissies de tweede helft van 2009 gebruikt om de aanvullende opmerkingen uit de CBCF en LV van juni 2009 te verwerken. Daarnaast heeft HWH de individuele waterschappen benadert om hun standpunt ten aanzien van deze begroting te vernemen. Vervolgens is de begroting van HWH in de 2 e helft van 2009 opnieuw geagendeerd voor definitieve goedkeuring. 5 juni

8 1.1. Samenwerken onder architectuur Door de autonomie van de waterschappen hebben afzonderlijke waterschappen in het verleden vaak voor eigen ICT oplossingen gekozen. De (deels) geïsoleerde ICT oplossingen die hierdoor ontstaan zijn, hebben geleid tot hoge ontwikkel- en beheerskosten. Tegelijkertijd heeft de wens van de waterschappen om samen te werken en kosten te besparen geleid tot de start van HWH. De waterschappen willen daarmee laten zien dat zij een bestuurslaag zijn die willen en kunnen samenwerken èn dat zij als moderne klantgerichte overheid op de toekomst zijn voorbereid. Samenwerken kan door gezamenlijk projecten te organiseren en de kosten te delen. Nuttiger is het om de samenwerking vorm te geven door het introduceren van een gezamenlijke aanpak. Die gezamenlijke aanpak kan vormgegeven worden door het introduceren van een standaard (referentie) architectuur. Tijdens de bestuurdersdag van HWH op 16 april 2009 is er uitgebreid gesproken over architectuur. Het overheidsbrede programma NORA (Nederlandse Overheids Referentie Architectuur) stond hierbij centraal. Binnen NORA werken niet alleen de waterschappen samen, maar proberen alle bestuurslagen samen te werken door het toepassen van een gemeenschappelijke architectuur en het toepassen van gezamenlijke standaarden en basisadministraties. Duidelijk was dat het succesvol implementeren van ICT producten bij de waterschappen sterk afhankelijk is van die gekozen architectuur. Architectuur begint met een algemene visie over hoe een te ontwikkelen product er uit moet zien en welke randvoorwaarden daarbij zouden moeten gelden. Nadrukkelijk gaat het hier niet om een uitsluitend technische kwestie, maar om de beschrijving van bedrijfsprocessen, waarbij informatie uitwisseling centraal staat. Door juist op dit niveau met elkaar in gesprek te komen kan de kiem gelegd worden die later tot grote besparingen kan leiden. Dit is dan ook de reden dat de discussie rond architectuur en de borging van de opgebouwde kennis over architectuur door HWH en de waterschappen als uitermate belangrijk wordt ervaren. In aanvulling op de voornoemde samenhang tussen de bureaukosten (Deel I) en de werkvelden (Deel II), bestaat er tussen de projecten die in de werkveldenbegroting gepresenteerd worden eveneens een sterke onderlinge samenhang. Deze is gebaseerd op gezamenlijke architectuur en de invoering van standaarden en basisregistraties. HWH hecht aan zichtbaarheid van deze samenhang omdat zij hiermee duidelijk wil maken dat de samenwerking tussen de waterschappen in HWH niet bestaat uit gelegenheidsverbanden, maar dat hieraan een duidelijke strategie ten grondslag ligt. Die gemeenschappelijke aanpak, die grafisch wordt weergeven in de figuren 1,2 en 3, laat zich als volgt omschrijven: beschikken over een solide en eenvormige basis. Figuur 1 De basis wordt gevormd door de Waterschapsinformatie architectuur (WIA). Door zoveel mogelijk waterschappen gebruik te laten maken van een gemeenschappelijke en gestandaardiseerde architectuur kunnen de waterschappen 5 juni

9 Boven deze basis bevindt zich de Waterschapsdatabase 1 (WDB). In het kader van het project Belastingen wordt de Waterschapsdatabase thans ontwikkeld. Het is echter een misverstand dat de WDB uitsluitend bedoeld is voor het project Belastingen. Eerder vormt het project Belastingen een voorbode ( stepping stone ) voor een generieke aanpak die HWH namens de waterschappen wil ontwikkelen en introduceren. In de toekomst zal IRIS, maar zullen wellicht ook andere projecten, aansluiten op de WDB. Figuur 2 In het project Belastingen zullen de voor heffen en innen noodzakelijke basisregistraties (data) in de WDB ondergebracht kunnen worden. Via de ESB (Enterprise Service Bus), is een uitwisselingslaag gecreëerd, waarmee de data voor heffen en innen gebruikt worden. Vervolgens heeft HWH in 2008 ook de Oracle licenties (zowel Oracle applications als technology licenties) voor alle waterschappen op een kostenefficiënte beschikbaar gemaakt. Hierdoor is een eenduidig software platform ontstaan waarop de systemen voor heffen en innen en het koppelen van de benodigde data mogelijk is. Binnen het project IRIS (figuur 2) vormen de databases die thans gebruikt worden nog geen onderdeel van de WDB. Figuur 3 In de toekomst zullen ook de gegevens die voor IRIS van belang zijn onderdeel worden van de WDB. Voor AHN kan hetzelfde gelden. Hiermee beschikt HWH zodoende over een generieke aanpak waarmee het mogelijk wordt om toepassingen die van belang zijn voor de primaire bedrijfsprocessen binnen de waterschappen een plaats te geven. Door de gemeenschappelijke en uniforme aanpak kan dit op kosten efficiënte wijze gebeuren en kunnen de waterschappen bogen op een aanpak die verdere samenwerking en uitwisseling van gegevens waarborgt. Door het toepassen van deze systematiek sluit HWH (en dus de waterschappen) ook goed aan op de activiteiten die spelen in het project e- overheid. Ook hier wordt een dergelijke aanpak gehanteerd. De waterschappen kunnen dus niet alleen binnen hun eigen bestuurslaag een standaardisatie slag bewerkstelligen, maar ook kunnen de waterschappen een voorbeeld rol spelen in het realiseren van meer samenwerking tussen de bestuurslagen. 1 De Waterschapsdatabase (WDB) kan veel breder toegepast worden. Niet alleen in toepassingen die gericht zijn op de waterschappen, maar ook in andere samenwerkingsverbanden waarbij waterschappen samenwerken met andere bestuurslagen. Daarom wordt in deze begroting de meer generieke naam Overheidsdatabase (ODB) geïntroduceerd. 5 juni

10 2. Deel I: Begroting bureaukosten 2.1. Inleiding Onderstaand treft u het eerste deel: bureaukosten van de begroting 2010 van Het Waterschapshuis aan. De bureaukosten moeten worden gezien als de algemene kosten waarvoor de waterschappen gezamenlijk de lasten dragen. Met dit deel van de begroting wil HWH aangeven op welke manier zij het bureau gaat inzetten voor het uiteindelijke doel: het zo professioneel mogelijk uitvoeren van de projecten die de waterschappen aan HWH hebben toevertrouwd. Nadat de begroting voor 2009, te weten het professionaliseringsplan, op 27 maart 2009 werd goedgekeurd is HWH direct begonnen met het voorbereiden van de begroting voor Uitgangspunt hierbij is dat de begroting voor de bureaukosten met slechts 1%, (bron Centraal Planbureau) zal stijgen. De totale kosten die aan de waterschappen voor de bureaukosten worden gevraagd bedragen voor 2010: De begroting voor 2009 bedroeg (alle kosten exclusief het professionaliseringsplan). De stijging van de kosten bedraagt ( ) = In het algemeen is het moeilijk om in de eerste helft van 2009 een volledige planning te maken voor Dit komt doordat het professionaliseringsplan thans van start is gegaan en eind 2009 zal zijn afgerond, hetgeen consequenties kan hebben voor deze begroting. In verband met de verhuizing van HWH naar één centrale locatie is op grond van de Sectorale Arbeidsvoorwaarden Waterschappen een sociaal plan vereist, waaraan kosten zijn verbonden. Dit plan is inmiddels afgerond. Tot slot, deze begroting is opgeschoond t.o.v. eerdere begrotingen. Dat betekent dat een aantal onderdelen die onder verschillende begrotingsposten in 2009 en eerder waren opgevoerd, nu gegroepeerd zijn Interne & externe communicatie Het Waterschapshuis streeft er naar de samenwerking tussen de waterschappen te intensiveren en te stroomlijnen. Eén van de essentiële randvoorwaarden om dit te bereiken is communicatie. Het Waterschapshuis onderhoudt bij de uitvoering van haar projecten, namens de waterschappen, contacten met de markt. Het managen van projecten is een dynamisch proces. Voor HWH is het daarom zaak om de opdrachtgevers (waterschappen) optimaal te informeren over ontwikkelingen. Hiervoor zijn een aantal instrumenten beschikbaar: nieuwsbrieven, informatiedagen, netwerkdagen, bestuurdersbijeenkomsten en vergaderingen van programmacommissies/ stuurgroepen, VDW, KRIHCIA, Hoofden Middelen, Zuiveringsbeheerders etc. Het is daarbij van belang dat HWH niet alleen zendt, maar ook luistert. Daarnaast realiseert HWH zich dat het niet alleen gaat om externe communicatie, maar dat ook de interne communicatie op orde moet zijn. Veel projecten die door HWH medewerkers worden begeleid hebben onderlinge relaties. Ontwikkelingen in individuele projecten kunnen zodoende van invloed zijn op andere projecten. Het is daarom van groot belang dat HWH medewerkers onderling goed communiceren. In 2009 zal zowel de interne als externe communicatie van Het Waterschapshuis op orde worden gebracht. Dit veranderingsproces is voorbereid in 2008 en in januari 2009 van start gegaan onder de slogan We gaan het samen beleven. In dit plan worden vier stappen/fases onderscheiden, die er toe zullen leiden dat in de tweede helft van 2009 een communicatieplan zal worden gepresenteerd. Basis voor deze planvorming zal zijn: De resultaten van de consultatieronde van de directeur bij alle waterschapsbesturen en SD s De consultatieronde van de HWH communicatiemedewerker langs alle communicatie afdelingen van de waterschappen De resultaten van de interne enquête bij medewerkers en de externe enquête bij de waterschappen en betrokken instellingen 5 juni

11 Ervaringen van HWH medewerkers en waterschapsmedewerkers in programmacommissies, en van verenigingen binnen de waterschappen Het begrotingsjaar 2010 zal gebaseerd zijn op dit communicatieplan en in het teken staan van vasthouden wat in 2009 bereikt is en verdere uitbouw. Om de uitbouw van de communicatiefunctie te realiseren wil HWH zich focussen op zowel de interne als de externe communicatie. Hiervoor zijn een aantal speerpunten geïdentificeerd Speerpunten interne & externe communicatie 2010 Interne communicatie; Procedures, taken en verantwoordelijkheden schriftelijk vastleggen en communiceren Begeleiding van de medewerkers bij het veranderingsproces om te komen tot betere in- en externe samenwerking en betrokkenheid Realisatie van een effectief, efficiënt en doelgericht relatiemanagement en -beheer Externe communicatie Regionale voorlichtingsbijeenkomsten en consultatierondes (ook op werkniveau) Grotere netwerkdag (met meerdere organiserende partners); netwerkdagen (inhoudelijk) nog attractiever maken, zodat ook de marktpartijen meer geïnteresseerd zijn Meer aandacht voor de doelgroep bestuurders/sd s en betrokken overheidsorganen (PR en Public Affairs). Tevens maatschappelijke functie/toegevoegde waarde HWH op het gebied van de informatievoorziening voor de waterschappen benadrukken ( voorbeeldfunctie dienstbare overheid ) Nieuwsbrieven specifiek ingericht op behoefte waterschappen: meer toegevoegde waarde; HWH gaat zich beter presenteren (persoonlijk, in presentaties, via brochures en andere communicatiemiddelen) Duidelijke rode draad/lijn in communicatie-uitingen en middelen Interne communicatie afgestemd op externe communicatie en andersom Begrote kosten Bovenstaande speerpunten leiden tot de volgende begrote kosten; Kostensoort Interne communicatie Externe communicatie Totaal Bijeenkomsten, catering, beeld en geluid Inhuur derden/externe sprekers Drukwerk, vormgeving, aanpassing huisstijl i.v.m. GR HWH Informatievergaring en uitingen Beheer, onderhoud, ontwikkeling Totaal Toelichting per kostenpost Bijeenkomsten, catering, beeld en geluid Doel is om de waterschappen inzicht te verschaffen in HWH, haar organisatie, personeel, taken, dienstenpakket en werkwijze. Om dit doel te bereiken worden onder dit begrotingsartikel de kosten t.b.v. regionale en centrale informatie bijeenkomsten en netwerkdagen, (communicatie/cultuur) trainingsdagen en samenkomsten voor personeel en haar directe omgeving gerekend. Inhuur derden/externe sprekers Doel is: HWH kent haar klanten en weet optimaal samen te werken. Om dit doel te bereiken zullen adviseurs, trainers en sprekers ten behoeve van bovengenoemde bijeenkomsten, zowel in- 5 juni

12 als extern uitgenodigd worden. Uitgangspunt hier is om zoveel mogelijk sprekers vanuit de waterschapswereld in te schakelen. Interne netwerkbuilding is hierbij een belangrijk beleidsitem; Drukwerk,vormgeving Doel is om de directe omgeving van HWH optimaal te informeren over de activiteiten en het beleid van HWH. Om dit doel te bereiken moet de schriftelijke informatie voor waterschappen en betrokken instellingen over belangrijke zaken van HWH (jaarverslagen, strategienota, algemene en projectbrochures) op orde zijn. Eenvormigheid en herkenbaarheid zijn hierbij voorwaarden. Bezien wordt in hoeverre de bestaande huisstijl van HWH aanpassing behoeft bij de overgang naar een Gemeenschappelijke Regeling. Uitgangspunt in dit onderdeel van het communicatiebeleid is de informatie en ook drukwerk zoveel mogelijk digitaal aan te leveren (echter met behoud van beoogde kwaliteit). Informatievergaring en uitingen Doel is: HWH medewerkers moeten op de hoogte blijven om de waterschappen te betrekken en te informeren. Het doel op de hoogte blijven wordt bereikt door het verzamelen van vakliteratuur raadplegen van websites, contact met brancheorganisaties. Het doel betrekken en informeren wordt bereikt door o.a. advertenties in uitgaven van betrokken instellingen en arbeidsmarktcommunicatie en relatiegeschenken die de branding van HWH ondersteunen. Beheer, onderhoud en ontwikkeling: Doel is: Website en portaal adequaat en professioneel beheren, ontwikkelen en onderhouden. Dit doel kan worden bereikt door de website en het portaal van HWH voor waterschappers en andere geïnteresseerden zo toegankelijk mogelijk (klantvriendelijk) te maken en te houden. Hiervoor is het nodig een helpdesk in te richten, Content Management Systeemgroepen te onderhouden en aan te passen aan de dan heersende mogelijkheden en wensen van de (eind)gebruikers. De HWH site en portaal vervullen hierbij een voorbeeldfunctie voor de omgeving. In deze begroting zijn de posten communicatie en P&O-overig uit de begroting 2009 samengebracht in het begrotingsartikel Interne & externe communicatie. T.o.v is de post externe communicatie met een bedrag van neerwaarts bijgesteld (van naar ). Dit komt omdat HWH, na het opstellen van het communicatieplan en de afronding van de professionaliseringsslag in 2009, minder middelen nodig heeft voor het in stand houden van de communicatiefunctie. Daarnaast maakten in 2009 een deel van de kosten ( ) voor kantoorbenodigdheden deel uit van het communicatiebudget. Dit bedrag is toegevoegd aan de begrotingspost Overig, paragraaf 2.7. Wat betreft de post Interne communicatie is de begroting met verhoogd. Dit komt omdat er een intensivering op het gebied van informatievergaring en uitingen wordt voorzien. Bovenstaande leidt tot de volgende kosten: Interne & externe communicatie Externe communicatie Interne communicatie Totaal Hard- en software Na de intensivering in 2009, gaat HWH in 2010 terug naar het kostenniveau van Dit is mede mogelijk doordat HWH op één locatie gehuisvest zal zijn en de professionaliseringslag van 2009 is afgerond. Op basis van dit in 2009 gerealiseerde doel, zal 2010 in het teken staan van het beheer en onderhoud van hard- en software voorzieningen. Dat laat onverlet dat er ook in 2010 en de jaren die daar op zullen volgen het gebruikelijke vervangingsschema en het reguliere onderhoud voor de hardware nodig blijven. Daarnaast zullen er software licenties gebruikt worden en diensten gehost worden. Ook hier staan begrote kosten tegenover. Tot slot zal HWH ook moeten beschikken over optimaal toegang tot het internet. De kosten hiervoor worden opgevoerd onder de post infrastructuur. 5 juni

13 Hard- en software Reguliere ICT-infrastructuur (onderhoud, licentiebeheer, hardware) Onvoorzien Professionalisering Hardware Software Infrastructuur Totaal Bedrijfsvoering Als gevolg van de goedkeuring van de professionaliseringsbegroting van 2009 kan er in 2009 aanzienlijke vooruitgang worden geboekt op het gebied van het opzetten en beschrijven van de Administratieve Organisatie, het uitbouwen van Contractmanagement en Inkoopbeleid en de archief en documentaire informatievoorziening. De doelstelling voor 2010 is om het in 2009 behaalde niveau nog verder te verhogen en verfijnen. Inzake het opstellen van business cases, waarvoor een revolving fund van is opgenomen, zal eens per twee jaar de stand van zaken worden gerapporteerd. Eventuele tekorten, als gevolg van kosten voor business cases die niet tot een project leiden en zodoende niet aan een werkveld toegerekend kunnen worden, zullen in de begroting van 2011 worden meegenomen. Ten aanzien van de werkzaamheden van Cie Vos II; Er is in 2009 een budget van beschikbaar om de Cie Vos gerelateerde uitgaven te bekostigen. Voor het geval er in 2010 aanvullende werkzaamheden door de Cie Vos II verricht zouden moeten worden, stelt HWH voor daar nu geen extra middelen voor te reserveren maar eerst het eventuele restant van de uit 2009 (begroting Unie) aan te spreken. In iedere professionele organisatie moet de P- F- en Inkoopfunctie optimaal geregeld worden. Aangezien HWH een relatief kleine organisatie is, is het thans niet kosteneffectief om deze functies in huis te hebben. Het Waterschapshuis besteedt deze diensten uit d.v.m. een Dienstverleningsovereenkomst. Deze beslaat de volgende activiteiten: Financiële administratie (projectadministratie en betalingen, jaarrekeningen, voorbereiding begroting en management/ bestuursrapportages), coördinatie Personeelszaken en ondersteuning Inkoop- en aanbestedingstrajecten (zowel juridisch als strategisch). Ook in 2010 zal HWH voornoemde diensten uitbesteden bij Waterschap De Dommel. Onder de premisse dat HWH een Gemeenschappelijke Regeling zal worden lijkt het wenselijk om met ingang van 2011 een afweging te maken tussen zelf doen of uitbesteden. In de begroting van 2009 is vastgesteld (Post Overig, diensten derden). Voor 2010 is begroot. Dit bedrag is gebaseerd op de realisatie van Bedrijfsvoering Diensten door derden Totaal Huisvesting In de begroting van 2009 is een bedrag goedgekeurd om de verhuizing naar één locatie in het centrum van het land te realiseren. Deze verhuizing wordt thans voorbereid door het uitvoeren van een locatiestudie gecombineerd met een cultuurveranderingstraject en de daaraan verbonden communicatie. Doel is om één nieuwe cultuur te ontwikkelen, die aansluit bij de wensen van HWH en de verwachtingen van de waterschappen. Omdat de HWH organisatie nog volop in ontwikkeling is en deze ontwikkeling zich in 2010 zal doorzetten, is thans (mei 2009) niet met zekerheid te 5 juni

14 zeggen hoeveel ruimte HWH zal nodig hebben. De benodigde ruimte zal daarom in een tweetal stappen worden gerealiseerd: In 2009 zal tot eind 2010 een hoeveelheid ruimte gehuurd worden die toereikend is voor het aantal medewerkers en de benodigde vergadercapaciteit, gebaseerd op het aantal medewerkers dat HWH eind 2009 zal hebben. Voor de begroting 2011 zal in 2010 een nieuwe prognose gemaakt worden. Gebaseerd op die prognose zal in 2010, indien noodzakelijk, aanvullende ruimte gehuurd worden. Doordat het huidige huurcontract voor het pand in Boxtel voorschrijft dat de huur tot 1 jaar na vertrek wordt doorgezet (als gevolg van het niet aangaan van een 5-jarig contract in 2008) zal de daarvoor benodigde huur ad pas in 2010 vrijvallen. (HWH zal hierover nog onderhandelen met de eigenaar). Voorgesteld wordt voornoemd bedrag te gebruiken voor het huren van de aanvullende ruimte gebaseerd op de in 2010 te maken prognose. Op deze wijze zal HWH in staat zijn om binnen de goedgekeurde kaders van de begroting voor 2009 bij gelijkblijvende kosten (ex. prijsindexering en huurverhoging) in 2010 en 2011 een passende centrale huisvesting te realiseren. Huisvesting Huur nieuw pand Prof.eenmalig Contractuele huurverplichtingen Professionalisering (structurele bijdrage)* n.v.t. Totaal In 2009 huur, inrichting en verhuizing, in 2010 huur nieuw pand Salaris In het kader van het professionaliseringsplan heeft HWH in 2009 de doorbelasting van personeelskosten ter hand genomen. De verwachting is dat de slag om een deel van de personeelskosten door te belasten naar de werkvelden en de kosten voor de medewerkers die in 2009 in dienst zijn getreden elkaar zullen opheffen. Als gevolg daarvan is deze post met gedaald. Daarnaast zal er gebaseerd op hetgeen is voorgeschreven in de SAW een sociaal plan worden gemaakt t.b.v. de verhuizing. In overleg met de afdeling personeelzaken van De Dommel zal een voorstel aan het personeel worden voorbereid. In de begroting is gereserveerd. Tot slot is in de begroting 2009 bij de post onvoorzien opgemerkt dat er sprake is van structureel overwerk. Deze situatie wordt thans geïnventariseerd, doordat de HWH-medewerkers gevraagd wordt om hun werkelijk gewerkte uren in kaart te brengen. Omdat de werkgever de plicht heeft om de hoeveelheid werk die medewerkers opgelegd wordt binnen aanvaardbare grenzen te houden, kan dit betekenen dat er een aanvullend bedrag nodig is om hierin te voorzien. In de komende maanden zal hier meer duidelijkheid over komen. Salaris Salariskosten HWH medewerkers inclusief 3% reservering loonsom t.b.v. opleidingen Personele lasten verhuizing n.v.t Totaal Overig Zowel de post Abonnementen en contributies als de post Verzekeringen (aansprakelijkheidsverzekering HWH bestuur) zullen in 2009 nader worden onderzocht. Vooralsnog worden beide posten ongewijzigd t.o.v opgenomen. In voorgaande jaren werden de kosten voor kantoorbenodigdheden deels opgevoerd onder de begrotingspost Communicatie ( ) en deels onder Overig ( ). Besloten is deze, gezien 5 juni

15 de intensivering en professionaliseringsactiviteiten binnen Communicatie, nu volledig onder te brengen bij Overig, à Het Waterschapshuis is op 28 december 2005 opgericht. Dat betekent dat HWH op 28 december 2010 haar eerste lustrum kan vieren. De viering van het lustrum staat gepland voor februari Dit betekent dat bij de voorbereiding in 2010 reeds kosten gemaakt worden (reserveringen, drukwerk etc.). Overig Abonnementen en contributies Verzekeringen Kantoorbenodigdheden Lustrum HWH Diensten door derden (Dienstverleningsovereenkomst) * Totaal * Nu opgenomen in paragraaf 2.4 Bedrijfsvoering 2.8. Onvoorzien Voor de post onvoorzien is een bedrag van ,-- gereserveerd. Dit is 1,9% van de bureaukosten begroting. Deze post is bedoeld om kosten te kunnen dekken die niet in deze begroting voorzien zijn. HWH stelt voor dat kosten die ten laste van dit artikel gebracht worden eerst, met reden omkleed, aan het bestuur worden voorgelegd. Onvoorzien Diversen Totaal Totaaloverzicht bureaukosten Bovenstaande posten hebben geleid tot het volgende overzicht van de begrote bureaukosten 2010; Bureaukosten 2009* 2010 Externe Communicatie Interne Communicatie Hard-en software Diensten door derden (bedrijfsvoering) n.v.t ** Huisvesting Salaris Overig Onvoorzien Totaal (in % stijging t.o.v à ) Eenmalige bijdrage; personele lasten verhuizing n.v.t Totaal *incl. structurele bijdrage professionaliseringsbegroting à euro **Diensten door Derden; in begroting 2009 ondergebracht in de post Overig. Dit betekent dat de eenmalige post bedrijfsvoering als onderdeel van het professionaliseringsplan 2009 niet nogmaals wordt opgevoerd. 5 juni

16 3. Deel II: Begroting werkvelden 3.1. Inleiding In het tweede deel van deze begroting komen de verschillende begrotingen van de werkvelden aan bod. Deze begrotingen zijn opgesteld door de programmacommissies/ stuurgroepen die voor een werkveld verantwoordelijk zijn (opdrachtgevers). HWH heeft de programmacommissies /stuurgroepen daarbij gefaciliteerd, ondersteund en op onderdelen geadviseerd. Vervolgens heeft HWH deze begrotingen overgenomen in haar eigen begroting voor HWH geeft daarmee aan dat zij de voorgestelde begrotingen uitvoerbaar acht. Dit betekent echter nog niet dat alle betrokken waterschappen deze begroting steunen. Voor het vinden van die steun heeft HWH de volgende stappen voor ogen: In de CBCF en vervolgens in de LV van juni 2009 stelt de ledenvergadering het kader van deze begroting vast. Daarmee geeft zij aan dat de waterschappen vooruitlopend op de definitieve goedkeuring bereid zijn rekening te houden met de gevraagde bijdragen t.b.v. hun eigen begrotingscyclus voor Vervolgens zal HWH met ondersteuning van de programmacommissies/stuurgroepen de afzonderlijke werkveldbegrotingen aan de waterschappen voorleggen met het verzoek om instemming (waarbij reeds rekening gehouden is met de opmerkingen tijdens de CBCF en LV van juni 2009). Definitieve besluitvorming (goedkeuring) van de werkveldenbegroting kan dan plaatsvinden in de tweede helft van 2009 tijdens één van de Ledenvergaderingen die in die periode worden georganiseerd. Die besluitvorming zal dan gebaseerd kunnen worden op de goedkeuring van waterschappen die aan de werkvelden deelnemen. Bij het opstellen van de begroting voor 2010 hebben de programmacommissies/stuurgroepen nog geen gebruik gemaakt van één format. In het kader van het professionaliseringsplan 2009 zal HWH voorstellen doen om tot één format te komen, die door alle programmacommissies/ stuurgroepen gebruikt zal worden. Dit format zal vervolgens worden toegepast bij het opstellen van de begroting Tot slot: bij de werkvelden wordt de term exploitatie gebruikt. Binnen de exploitatie van HWH vallen in principe alleen de lasten voor b.v. personeel en afschrijvingen. Echter, er is gekozen om de term exploitatie binnen de werkvelden te hanteren omdat hier feitelijk de begrotingen van de waterschappen betreft. Bij de waterschappen vallen de genoemde kosten wel onder exploitatie Integraal Resultaatgerichte Informatie Structuur (IRIS) Inleiding IRIS is de gemeenschappelijke ICT-applicatie voor de verwerking en uitwisseling van met name geografische informatie voor de primaire processen van de waterschappen. Het Waterschapshuis ontwikkelt en beheert de applicatie in opdracht van alle waterschappen. IRIS staat voor: Integraal Resultaatgerichte Informatie Structuur. De applicatie is opgebouwd uit 13 modules. De modules ondersteunen de primaire processen bij het vastleggen, bewerken en analyseren van geografische en administratieve gegevens, inclusief metadata. IRIS maakt het mogelijk de vastgelegde informatie waterschapsbreed te presenteren (intranet/kaarten/profielen) en te gebruiken bij andere processen. Presentatie aan en uitwisseling van de vastgelegde informatie met andere overheden is mogelijk. De volgende doelen voor 2010 zijn door de werkgroep begroting voorgesteld en door de programma commissie geaccordeerd: 1) Stabiel en robuust IRIS 2) Alle waterschappen over op IRIS 3) IRIS product overdraagbaar aan marktpartijen voor applicatiebeheer (Aanbesteding en transitie) 4) IRIS aanpassen aan Wettelijke verplichtingen en de gemeenschappelijke functionele behoefte van de waterschappen: a) Wettelijke verplichtingen b) Verbetering van de aansluiting van de IRIS modules op het gezamenlijk vastgestelde gestandaardiseerde deel van het werkproces 5) Visie IRIS verder uitwerken 5 juni

17 Toelichting doelen en activiteiten 1. Stabiel en robuust IRIS doel 2009 en 2010 In 2009 en 2010 wordt gewerkt aan een robuust en stabiel IRIS, dat eenvoudig door de waterschappen is te installeren en te beheren. Problemen moeten snel en adequaat worden opgelost. Daarnaast moet het datamodel op orde zijn en goed zijn beschreven in voorbereiding op de aansluiting van IRIS op wettelijke verplichtingen zoals de Basisregistraties. De functionaliteit moet goed aansluiten op de door IRIS te ondersteunen processen. Dit betekent dat de werkprocessen die IRIS ondersteunt moeten worden beschreven om deze goed te kunnen testen. Exploitatie Aan een stabiel en robuust IRIS dragen vanuit de exploitatiebegroting de volgende activiteiten bij: Effectief applicatiebeheer: Problemen worden op basis van urgentie en belang adequaat opgelost. Bij productieverstorende problemen wordt direct actie ondernomen om de problemen op te lossen. Releasebeheer: de kwaliteit van releases wordt vergroot. De door gebruikers geteste en geaccepteerde releases worden volgens planning 2 (2009) respectievelijk 3 (2010) keer per jaar opgeleverd. Eenvoudige installatie: een release is eenvoudig te installeren, is voorzien van goede documentatie en de veranderingen zijn voor de ingebruikname duidelijk. Het vanuit de exploitatiebegroting ondersteunde IRIS-implementatieteam van waterschapsmedewerkers bewaakt en verbetert dit proces. Investeringen Voor IRIS is in 2008 een verbeterplan opgesteld. Voordat een onderdeel uit het Verbeterplan wordt uitgevoerd, wordt een vooronderzoek gedaan. Op basis van de business case uit het vooronderzoek wordt per onderdeel definitief de omvang van de werkzaamheden vastgesteld. De meeste onderdelen dragen aan meerdere doelen voor 2010 bij. De volgende investeringen in het Verbeterplan dragen bij aan een stabiel en robuust IRIS: Uniform datamodel: Een consistente en uniforme database bij alle waterschappen is de basis voor verdere standaardisatie en stabiliteit van IRIS. Het huidige datamodel moet opgewaardeerd worden om die stabiele basis te krijgen. Voor alle modules moet een volwaardige beschrijving van het datamodel worden gemaakt. Hiermee wordt in 2009 begonnen. Vervanging Oracle Forms: Een aantal in IRIS gebruikte onderliggende software componenten zijn verouderd. Voor Oracle Forms is door de leveranciers al aangegeven dat de ondersteuning in de nabije toekomst komt te vervallen. De achterstand heeft invloed op het uitvoeren van onderhoud. De vervanging van o.a. Oracle Forms, de gebruikersinterface, wordt in 2010 uitgevoerd. Testware: Voor correct beheer en onderhoud dienen voor delen van het systeem testcases met bijbehorende testgevallen en testdata beschikbaar te zijn om bij het testen aan te tonen dat het systeem functioneert conform de functionele specificaties. In 2009 wordt begonnen met het maken van deze testcases. Dit zal in 2010 worden afgerond. Fouten in de IRIS-software Om de onderhoudbaarheid en bruikbaarheid van de IRIS software te verbeteren worden zaken als verwijderen oude code en het actualiseren van de universe in 2010 opgepakt. In paragraaf wordt een nadere toelichting gegeven op het investeringsproject Verbeterplan. 2. Alle waterschappen over op IRIS. De applicatie IRIS is de gezamenlijke informatievoorziening die een aantal primaire processen van waterschappen ondersteunt, voornamelijk gericht op geografische informatie. In 2008 en 2009 heeft een aantal waterschappen de overgang gemaakt van Intwis of GIS-ZES naar IRIS. In 2010 zijn alle waterschappen over op IRIS. Exploitatie Vanuit de exploitatiebegroting wordt de arbeidsintensieve overstap naar IRIS ondersteund door de volgende activiteiten: Releasebeheer Het releasebeleid en de releaseplanning wordt ook in 2010 afgestemd op de voortgang van de implementatie van IRIS bij de waterschappen. De overgang op de meest recente versie 5 juni

18 van IRIS wordt ondersteund en gestimuleerd. Het aantal ondersteunde versies wordt teruggebracht tot 3. Implementatieondersteuning Het Waterschapshuis levert een coördinator voor het IRIS implementatieteam. Het IRIS implementatieteam organiseert kennisdeling via documentatie en informatiedagen voor applicatie- en databasebeheerders. Implementatieproblemen worden in opdracht van Het Waterschapshuis waar mogelijk gecoördineerd. Gebruikersondersteuning De overeenkomst met de applicatiebeheerder Arco voorziet in een 2e lijns centrale helpdesk ter ondersteuning van de gebruikers van de waterschappen. Om problemen bij een waterschap te reproduceren bij de centrale Helpdesk wordt een op afstand beschikbare referentieomgeving beschikbaar gesteld door Arco, evenals een centrale kennisbank. 3. IRIS product overdraagbaar aan marktpartijen voor applicatiebeheer (Aanbesteding en transitie) De aanbesteding van het applicatiebeheer van IRIS vindt, afhankelijk van het al dan niet verlengen van het lopende contract met een jaar, in 2010 of 2011 plaats. Het beheer en onderhoud van IRIS moet voor een aantrekkelijke prijs kunnen worden aanbesteed. Na de aanbesteding moet de overdracht van de IRIS producten met minder risico en kosten verlopen dan de vorige keer. Steeds meer (markt)partijen willen hun software aansluiten op IRIS. De activiteiten om de overdraagbaarheid te vergroten dragen ook bij aan de toegankelijkheid van IRIS voor externe partijen. Investeringen Aan de overdraagbaarheid IRIS dragen de volgende investeringen in het Verbeterplan bij: Systeemdocumentatie en het systeemontwikkelhandboek De functionele en technische documentatie beschrijft de technische en functionele werking van de applicatie. Het systeemontwikkelhandboek beschrijft onder meer de ontwikkelstandaarden voor de applicatiebeheerder en andere ontwikkelaars. De IRIS referentiearchitectuur beschrijft de componenten van IRIS en de relatie met aangrenzende applicaties. De systeemdocumentatie, het systeemontwikkelhandboek en de IRIS referentiearchitectuur worden op basis van de ervaringen en de externe audit van november 2008 geactualiseerd. De nieuwe applicatiebeheerder en externe bouwers kunnen daardoor sneller de IRIS applicatie eigen maken en volgens de standaarden onderhoud plegen. Indien een aanbesteding van het applicatiebeheer van IRIS in 2010 plaatsvindt, dan moet in dat jaar de volgende investering worden gedaan: Aanbesteding en transitie Het proces van aanbesteding en transitie wordt tijdig ingezet en de lessons learned uit de voorgaande aanbesteding en transitie worden meegenomen. De waterschappen worden betrokken bij het programma van eisen. Kosten Aanbesteding en transitie: (zie tabel in paragraaf ) 4. IRIS aanpassen aan de functionele behoefte van de waterschappen 4.a Wettelijke verplichtingen: De aanpassing van de IRIS functionaliteit aan wettelijke verplichtingen zal gecoördineerd moeten worden. De financiering van onderstaande aanpassingen van IRIS aan de wettelijke verplichtingen is niet opgenomen in de begroting voor 2009 en voor Deze financiering zal, net als bij het WION-portaal, apart geregeld moeten worden. i. IRIS aansluiten op de basisregistraties (2010) ii. IRIS aanpassen aan Inspire (2009 en 2010) iii. Project WION-portaal afronden (2009) iv. IRIS aansluiten op de Landelijke voorziening Omgevingsloket, LVO (2009) v. IRIS aanpassen aan Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen, WKPB (2009) vi. IRIS aanpassen aan het Model Legger Wateren (Waterwet) (2010) 4.b Verbetering van de aansluiting van de IRIS modules op de behoefte van het bedrijfsproces. In 2008 is beperkt functioneel onderhoud op IRIS uitgevoerd. Ook in 2009 kan slechts beperkt functioneel onderhoud op basis van de kaderbegroting 2009 uitgevoerd worden. Er is veel behoefte aan de verdere aansluiting van IRIS op de gezamenlijk 5 juni

19 vastgestelde gestandaardiseerde werkprocessen. Om dit te bereiken zijn de volgende acties nodig: Exploitatie vii. Audit kwaliteit modulen Er wordt een Audit kwaliteit modulen van de IRIS modules uitgevoerd. Deze audit geeft de technische staat aan en geeft aan, op basis van input van de waterschappen, in hoeverre de module het bedrijfsproces nu en in de toekomst ondersteunt. De resultaten van de audit worden gebruikt bij het opstellen van de business case van de onderdelen in het Verbeterplan en functionele uitbreidingen van IRIS. Hiervoor is in 2009 een bedrag opgenomen in de begrotingspost Strategie, Beleid en Innovatie. Financiering apart viii. IRIS module programma Nadat de Audit kwaliteit modulen van de IRIS modules heeft plaatsgevonden kan door de programmacommissie op basis van de staat van de verschillende modules en de per module vastgestelde behoefte aan verdere aansluiting op het bedrijfsproces een IRIS module-programma opgesteld worden. De kosten worden per module vastgesteld. In de begrotingen voor 2009 en 2010 zijn hiervoor geen bedragen opgenomen. Exploitatie ix. Regulier functioneel onderhoud (Kleine basiszaken) Kleine functionele wijzigingen voor de Basis module en de algemene werking van IRIS (de niet functionele wijzigingen van het product). In de begrotingen voor 2009 en 2010 Is hiervoor een bedrag opgenomen van (ongeveer 15 wijzigingen). Financiering initiatiefnemer/belanghebbenden Er zijn verschillen bij de waterschappen in tempo en omvang van de gewenste uitbreiding van de functionaliteit in kader van Regulier functioneel onderhoud. In de begrotingen zijn hiervoor geen bedragen opgenomen. Wanneer één of meerdere waterschappen deze functionaliteiten gerealiseerd willen hebben in een van deze jaren, dan zullen zij zelf de gewenste aanpassingen moeten financieren. Op deze manier is er, onafhankelijk van de omvang van de exploitatiebegroting, ruimte voor de realisatie functionaliteit. De IRIS architectuurtoets blijft van belang voor de onderhoudbaarheid van IRIS. 5. Visie IRIS Exploitatie Onderzoeken naar de gewenste architectuur van IRIS in de toekomst worden gefinancierd vanuit de exploitatiebegroting. xi. Indicatie kosten uitvoering: Dit bedrag is in 2010 opgenomen in de begrotingspost Strategie, Beleid en Innovatie. Bovenstaande wordt samengevat in de volgende tabel; 5 juni

20 Doelen en daarbij behorende activiteiten 1. Stabiel en robuust IRIS Effectief applicatiebeheer x x X Releasebeheer Eenvoudige installatie (kwaliteit installatie) x x X Project Verbeterplan: Uniform Datamodel Vervanging Oracle Forms Exploitatie Investering Financiering apart /Initiatiefnemer x x X Testware x x Fouten in IRIS-software 2. Alle ws over op IRIS Releasebeheer Implementatieondersteuning (kwaliteit release en sturing via x x X releasebeleid) Gebruikersondersteuning x x X 3. Overdraagbaar x x x x x X Project Aanbesteding en transitie x X Project Verbeterplan: Systeemdocumentatie Systeemontwikkelhandboek x x Vastleggen IRIS referentiearchitectuur 4. Functionele behoefte 4.a Wettelijke verplichtingen Aansluiten Basisregistratie (Zie 2a-I) x Aanpassen aan INSPIRE x x X Afronden WION-portaal x X Aanpassing aan LVO Landelijke voorziening omgevingsloket x WKBP x X Model Legger wateren (Waterwet) X X 4.b Aansluiten IRIS op behoefte bedrijfsproces Audit module kwaliteit x X IRIS module programma x X Kleine basiszaken x x X Kleine functionele wijzigingen x x X 5. Visie IRIS Onderzoek toekomst IRIS X X x x X X X X Toelichting hoofdposten exploitatiebegroting De begroting 2009 is in december 2008 niet goedgekeurd. De kaderbegroting 2009 (van juni 2008) is leidend voor de uitvoering van het beheer en onderhoud in Op basis van de 5 juni