Aard, voorwerp en plaats van de diensten Raamovereenkomst voor busreizen met studenten en medewerkers van de Karel de Grote-Hogeschool

Transcriptie

1 Opdrachtdocument Opdrachtnummer KdG_2015_001 Aard, voorwerp en plaats van de diensten Raamovereenkomst voor busreizen met studenten en medewerkers van de Karel de Grote-Hogeschool Wijze van gunning vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Opening offertes 7 september 2015 om u. Aanbestedende overheid Karel de Grote-Hogeschool Katholieke Hogeschool Antwerpen VZW Brusselstraat Antwerpen T: F: E: aankoop@kdg.be Blz. 1

2 Inhoudsopgave KdG_2015_ ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER WIJZE VAN GUNNEN PRIJSVASTSTELLING TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE INDIENEN VAN DE OFFERTE OPENING VAN DE OFFERTES VERBINTENISTERMIJN GUNNINGSCRITERIA KEUZE VAN OFFERTE VERTROUWELIJKHEID DE UITGESLOTEN NATUURLIJKE EN RECHTSPERSONEN AFSCHEIDBAARHEID VAN DE BEPALINGEN TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN TECHNISCHE INFORMATIE VERGISSINGEN EN LEEMTEN ONDERAANNEMING AANSPRAKELIJKHEID CONTRACTUELE BEPALINGEN LEIDEND AMBTENAAR VERZEKERINGEN PRIJZEN LOOPTIJD EN UITVOERINGSTERMIJN EXCLUSIVITEIT BETALINGSTERMIJN FACTURATIE VOORSCHOTTEN BOETEN EN MAATREGELEN VAN AMBTSWEGE VERBREKING VAN DE OVEREENKOMST TECHNISCHE BEPALINGEN ALGEMEEN KADER PRIJSOPGAVE PRIJSONDERZOEK TIJDENS DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT BUSSEN CHAUFFEURS DIENSTVERLENING DUURZAAMHEID IN TE DIENEN DOCUMENTEN EN INFORMATIE...15 Blz. 2

3 Toepasselijke reglementering KdG_2015_ Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. 6. Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van toepassing gemaakt. Artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 De overheidsopdracht betreft een raamovereenkomst. Per gesloten opdracht dient geen borg te worden gesteld, gezien voor deze opdrachten de uitvoeringstermijn van vijfenveertig dagen niet overschreden wordt en/of het bedrag van deze opdrachten kleiner is dan Blz. 3

4 1. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen. 1.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: Raamovereenkomst voor busreizen met studenten en personeel van de Karel de Grote- Hogeschool. Plaats van dienstverlening: België en andere Europese landen 1.2 Identiteit van de opdrachtgever Karel de Grote-Hogeschool VZW Brusselstraat Antwerpen 1.3 Wijze van gunnen Overeenkomstig artikel 26, 2, 1 d (limiet van ,00 excl. btw niet overschreden) van de wet van 15 juni 2006, wordt de opdracht gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Huidige opdracht wordt gesloten door middel van een raamovereenkomst met één enkele deelnemer. Niet alle opdrachten worden in deze opdrachtdocumenten bepaald. De aanbestedende overheid zal de opdrachtnemer gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst, schriftelijk raadplegen om hem te verzoeken zijn offerte aan te vullen. De inschrijver maakt een prijs op voor de busreizen vermeld in de inventaris en geeft voor elke reis een gedetailleerde en transparante prijsopgave. Deze transparante prijsopgave dient als referentiekader voor toekomstige gelijkaardige busreizen. 1.4 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen prijslijst. De opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden. De inschrijver dient een prijs op te geven in euro. Blz. 4

5 Voor alle prijzen geldt dat op een overzichtelijke en transparante wijze de inhoud ervan wordt duidelijk gemaakt. De inschrijver moet voor het gunnen van de opdracht alle inlichtingen verstrekken om de aanbestedende overheid in staat te stellen de aangeboden prijzen te onderzoeken. De dienstverlener wordt geacht in zijn prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben begrepen, met uitzondering van de BTW. In de prijzen horen o.a. volgende elementen inbegrepen te zijn: de administratie- en secretariaatskosten (inbegrepen de verzekeringen inzake arbeidsongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid) de verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten de kosten voor de documentatie die betreffende de diensten en eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten de kosten voor verpakking de keurings- en opleveringskosten 1.5 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht) Een verklaring op erewoord dat de inschrijver: niet veroordeeld is geweest voor deelname aan een criminele organisatie, omkoping, fraude of het witwassen van geld niet in staat van faillissement of vereffening verkeert geen aangifte van faillissement heeft gedaan of procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is tegen hem niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan in orde is met de betaling van sociale zekerheidsbijdragen in orde is met de betaling van belastingen zich niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van deze inlichtingen geen illegaal verblijvende onderdanen van derde landen heeft tewerkgesteld als bedoeld in de wet van 11/02/2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver (kwalitatieve selectie) Er worden geen eisen gesteld inzake economische en financiële draagkracht. Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie) Een geldige vergunning reizigersvervoer - communautair, afgeleverd door de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer België Een lijst van de voornaamste opdrachten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en looptijd van het contract en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. Blz. 5

6 KdG_2015_001 Minimumeisen: deze lijst dient minimum vijf referenties te bevatten van soortgelijke opdrachten (qua omvang en aard). Bij minstens één van deze referenties gaat het om een busreis naar het buitenland. Een overzichtslijst van het wagenpark met vermelding capaciteit, bouwjaar Minimumeisen: het wagenpark bestaat uit minstens 5 autocars met minimum 40 plaatsen 1.6 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het eventueel bij het opdrachtdocument behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro. 1.7 Indienen van de offerte De offerte opgesteld op papier (niet-ingebundeld) wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: het opdrachtdocumentnummer (KdG_2015_001) of het opdrachtvoorwerp. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. Een kopie op elektronische drager wordt toegevoegd. De offerte wordt geadresseerd aan: Karel de Grote-Hogeschool VZW Dienst Aankoop Mevrouw Laurette Goossens Generaal Armstrongweg 1 Digipolis Gebouw Antwerpen De drager overhandigt de offerte aan Annelies Hermans, Els Van Dongen of Laurette Goossens of deponeert ze in de daartoe bestemde offertebus aan het onthaal. De offerte moet de aanbestedende overheid bereiken ten laatste op 7 september 2015 om uur, hetzij bij gewone of aangetekende zending, hetzij door afgifte op bovenvermeld adres. Blz. 6

7 1.8 Opening van de offertes KdG_2015_001 Er is geen publieke opening van de offertes. 1.9 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving 1 Prijs 50 De beoordeling gebeurt op basis van de prijs voor het totaal van de busreizen opgenomen in de inventaris 2 Kwaliteit van de service 40 De beoordeling van dit criterium gebeurt aan de hand van: De toelichting in verband met de klantvriendelijkheid van de chauffeurs Het comfort en de voorzieningen in de bussen De dienstverlening o.a. o de wijze waarop een aanvraag voor een busreis behandeld wordt o de beschikbaarheid en bereikbaarheid van de contactpersonen o de flexibiliteit om om te gaan met wijzigingen in aantal personen in plus of min o de annuleringsvoorwaarden o de wijze waarop gereageerd en gecommuniceerd wordt bij onverwachte voorvallen 3 Duurzaamheid 10 Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van het beleid van de inschrijver op het vlak van duurzaamheid Gewicht De gunningscriteria worden vermeld in afnemende volgorde van belangrijkheid. De opdracht zal gegund worden aan de inschrijver welke volgens de evaluatie van al deze criteria de economisch voordeligste offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien. Blz. 7

8 1.12 Keuze van offerte KdG_2015_001 De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Karel de Grote-Hogeschool Antwerpen VZW is niet verplicht de opdracht toe te wijzen, en kan: hetzij afzien van het gunnen van de opdracht, hetzij de procedure herbeginnen zo nodig op een andere wijze, zonder dat een inschrijver aanspraak kan maken op enige schadevergoeding. De aanbestedende overheid kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor niet ontdekte fouten of enigerlei schade (materiële, morele, rechtstreekse of indirecte schade) als gevolg van de intrekking van de gunning. Het opdrachtgevend bestuur is gemachtigd om elke inschrijver uit te sluiten indien deze tracht het besluitvormingsproces te beïnvloeden Vertrouwelijkheid De inschrijver en de aanbestedende overheid verzekeren het confidentiële karakter van elke informatie, die wordt verworven binnen de opdracht, en verspreiden deze niet onder derden zonder het geschreven akkoord van de andere partij. De inschrijver verbindt zich bovendien geen van de gegevens of inlichtingen, waarvan hij kennis zou krijgen door of bij de uitvoering van de opdracht, en ook de staten en bescheiden die het resultaat zijn van de verwerking van die informatie, mee te delen aan een derde partij zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van het opdrachtgevende bestuur De uitgesloten natuurlijke en rechtspersonen Opdrachtgever Onverminderd de toepassing van andere verbodsbepalingen die voortvloeien uit een wet, een decreet, een ordonnantie, een reglement of een statuut, is het iedere ambtenaar, openbare gezagsdrager, of ieder ander natuurlijke rechtspersoon belast met een openbare dienst verboden, op welke wijze dan ook, rechtstreeks of onrechtstreeks tussen te komen bij de gunning van en het toezicht op de uitvoering van een overheidsopdracht van zodra hij persoonlijk of via een tussenpersoon, belangen heeft in één van de bieders. Opdrachtnemer Het is de opdrachtnemer verboden het geheel of een gedeelte van de opdracht toe te vertrouwen aan een aannemer, leverancier of dienstverlener die zich in een van de gevallen bevindt bedoeld in art. 13 van het KB van 14/01/2013. Het is de opdrachtnemer bovendien verboden deze personen te laten deelnemen aan de leiding van of aan het toezicht op het geheel of deel van de opdracht. Elke inbreuk van dit verbod kan aanleiding geven tot de toepassing van de maatregelen van ambtswege Afscheidbaarheid van de bepalingen De nietigheid van enige bepaling die deel uitmaakt van dit bestek, beïnvloedt op geen enkele wijze het bindende karakter van de overige bepalingen van deze overeenkomst. Blz. 8

9 De partijen komen overeen dat de bepalingen die door een gerechtelijke autoriteit of door een bevoegde administratie nietig en/of niet-toepasbaar zijn, vervangen worden door bepalingen die zoveel mogelijk de nietige of niet-toepasbare bepalingen benaderen 1.16 Toepasselijk recht en geschillen De inschrijver aanvaardt door het indienen van een offerte dat het Belgische Recht toepasselijk is. Bij elke betwisting tussen de partijen erkent de inschrijver de uitsluitende bevoegdheid der Rechtbanken van Antwerpen Technische informatie Er zal uitsluitend worden geantwoord op vragen die schriftelijk worden ingediend en dit uiterlijk op 14 augustus De vragen moeten gesteld worden aan De vragen zullen ten laatste op 21 augustus 2015 beantwoord worden. Antwoorden op vragen worden naar alle inschrijvers gestuurd die de opdrachtdocumenten opgevraagd hebben Vergissingen en leemten Indien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt waardoor het voor hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of waardoor de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, en zeker ten minste tien dagen vóór de dag van de opening van de offertes, schriftelijk kennis aan het bestuur, behalve wanneer de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarden na te leven Onderaanneming Indien de inschrijver beroep doet op derde partijen voor (delen van) deze opdracht, dient hij dit expliciet te vermelden in de offerte. In dat geval specificeert hij de volledige identiteit van de derde partij(en) alsook de omvang en inhoud van haar (hun) tussenkomsten. Ook indien er onderaannemer zouden zijn, blijft de inschrijver persoonlijk en rechtstreeks aansprakelijk voor alle verbintenissen aangegaan met de aanbestedende overheid. Er bestaat geen enkele juridische band tussen de aanbestedende overheid en de derde partij Aansprakelijkheid De inschrijver is aansprakelijk tegenover de aanbestedende overheid voor schade die deze lijdt als rechtstreeks gevolg van tekortkomingen van de inschrijver, indien deze tekortkomingen onder normale omstandigheden, bij een goede vakkennis en met normale oplettendheid en zorgvuldigheid vermeden hadden kunnen worden. Blz. 9

10 2. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing. 2.1 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de diensten zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: mevrouw Catherine Laurijssen Adres: Directie Onderwijs en Studentenbeleid, Generaal Armstrongweg 1, Digipolis Gebouw 1 te 2020 Antwerpen Telefoon: catherine.laurijssen@kdg.be Het toezicht op de uitvoering van de diensten zal gebeuren door: Naam: mevrouw Laurette Goossens Adres: Aankoop, Generaal Armstrongweg 1, Digipolis Gebouw 1 te 2020 Antwerpen Telefoon: aankoop@kdg.be 2.2 Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de wettelijke verzekeringen af, zoals aansprakelijkheid motorvoertuigen en arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid tijdens de uitvoering van de opdracht, maakt de opdrachtnemer attesten over die aantonen dat aan deze verzekeringsverplichting is voldaan. 2.3 Prijzen De inschrijver maakt een prijs op voor elke busreis en vermeldt deze in de inventaris. Daarnaast geeft hij voor elke busreis een gedetailleerde en transparante prijsopgave met vermelding van het aantal bussen, capaciteit van de bus, dagprijs bus, aantal kilometer (binnenland-buitenland), prijs per km, wegentaks, tolkosten, en alle andere kosten die aangerekend worden. Maaltijden en overnachting voor de chauffeur worden door de aanbestedende overheid voorzien. Het totaalbedrag van de inventaris wordt gebruikt voor het gunningscriterium prijs. Daarnaast moet de aanbestedende overheid uit de transparante prijsopgave de prijs voor toekomstige gelijkaardige busreizen kunnen afleiden. De aanbestedende overheid zal tijdens de uitvoering van de opdracht steekproefsgewijze prijsonderzoeken doen. Hierbij wordt nagegaan of de aangerekende prijzen vergelijkbaar zijn met datgene wat gangbaar is op de relevante markt. Blz. 10

11 De overeenkomst wordt afgesloten zonder exclusiviteit, dit wil zeggen dat de aanbestedende overheid te allen tijde, en zeker in het geval de voorgestelde prijzen te hoog blijken, het recht voorbehoudt om de reizen bij een andere dienstverlener te boeken. 2.4 Looptijd en uitvoeringstermijn Het betreft een raamovereenkomst voor een periode van 1 jaar. De opdracht vangt aan op datum van de gunning. Na deze periode heeft de aanbestedende overheid de mogelijkheid om de opdracht te verlengen voor dezelfde periode als initieel aangegaan. Deze verlengingen gebeuren uitsluitend op schriftelijke vraag van de aanbestedende overheid en dit ten laatste 1 maand voor einde van het contract. De aanbestedende overheid heeft slechts driemaal de mogelijkheid om het contract te verlengen en dit telkens voor een periode van 1 jaar. Na een termijn van vier jaar neemt de overeenkomst definitief een einde, zonder enige vorm van opzegging. De opdrachtnemer kan geen schadevergoeding of enige ander vergoeding voor winstderving eisen indien de overeenkomst niet verlengd wordt. 2.5 Exclusiviteit De overeenkomst houdt geen exclusiviteit in voor de opdrachtnemer. Het gunnen van deze opdracht verleent de opdrachtgever geen monopolie voor de bestelling van alle soortgelijke diensten/leveringen gedurende de looptijd ervan. 2.6 Betalingstermijn De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen 30 kalenderdagen vanaf de datum van ontvangst van de regelmatig opgestelde factuur, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. 2.7 Facturatie De facturen moeten in drievoud worden gezonden aan: Karel de Grote-Hogeschool, Katholieke Hogeschool Antwerpen VZW Dienst Financiën Brusselstraat Antwerpen BTW-nummer: De facturen of creditnota s dienen volgende wettelijke en aanvullende vermeldingen te dragen: Naam, adres en rechtspersoon van het opdrachtgevende bestuur Aard van het document: factuur / creditnota Algemeen: uniek factuur of creditnota nummer, datum uitreiking factuur of creditnota Dienstverlener: naam, adres, ondernemingsnummer, juridisch statuut en Blz. 11

12 bankrekeningnummer Handeling: datum en plaats van de handeling BTW: maatstaf van heffing per BTW tarief in EUR, BTW tarief, verschuldigde BTW per BTW tarief Verplichte vermelding indien vrijstelling of verlegging van BTW en wettelijke bepaling ingeval van niet aanrekenen van BTW Factuurbedragen: exclusief BTW, totaal bedrag BTW en totaal bedrag factuur inclusief BTW Bijkomende vermelding: verwijzing naar dit bestek 2.8 Voorschotten Er zijn geen voorschotten toegestaan, behoudens de uitzonderingen voorzien in de wet (art. 67 van het KB van 14/01/2013). 2.9 Keuring De diensten die het voorwerp uitmaken van de opdracht worden aan controles onderworpen teneinde vast te stellen of zij beantwoorden aan de voorschriften van de opdrachtdocumenten. Indien er tijdens de uitvoering abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit schriftelijk aan de dienstverlener worden gemeld Boeten en maatregelen van ambtswege Wanneer de opdrachtnemer de opdracht niet uitvoert binnen de gestelde termijnen of niet volgens de voorwaarden van het bestek, kan er aanleiding zijn tot het toepassen van boeten wegens laattijdige uitvoering en/of maatregelen van ambtswege volgens de algemene uitvoeringsregels, K.B. van Verbreking van de overeenkomst De aanbestedende overheid kan te allen tijde de overeenkomst verbreken indien de opdrachtnemer de opdrachten niet uitvoert tot algehele voldoening, op één of andere manier zwaar aan zijn verplichtingen tekort komt of blijk geeft van onkunde of nalatigheid. In voorkomend geval stuurt de aanbestedende overheid per aangetekend schrijven een waarschuwing dat de overeenkomst verbroken zal worden omwille van de slechte kwaliteit van de dienstverlening. Indien na deze schriftelijke aanmaning, de opdrachtnemer in gebreke blijft aan zijn verplichtingen, heeft de aanbestedende overheid het recht onmiddellijk en zonder opzegtermijn een einde te stellen aan onderhavig contract, door middel van het zenden van een aangetekend schrijven. Blz. 12

13 3. Technische bepalingen 3.1 Algemeen kader De Karel de Grote-Hogeschool wil een raamovereenkomst sluiten met een busmaatschappij die groepen studenten en begeleiders van de Karel de Grote- Hogeschool op een veilige en comfortabele manier vervoert. Het gaat hier om verschillende types busreizen, zowel in binnen- als buitenland: Vervoer naar en van een bepaalde locatie op eenzelfde dag Vervoer naar een bepaalde locatie en vervoer terug op een andere dag Daguitstap Meerdaagse reis Het jaarlijks bedrag dat door de aanbestedende overheid gespendeerd wordt aan busreizen is ongeveer exclusief btw. Dit bedrag geeft een idee, maar houdt geen engagement naar toekomstige bedragen in. 3.2 Prijsopgave De aanbestedende overheid heeft op dit moment geen concrete gegevens over de busreizen die binnen de overeenkomst voorzien worden. De inventaris bevat een aantal busreizen die gebaseerd zijn op reeds gemaakte busreizen en representatief zijn voor het soort reizen dat elk academiejaar uitgevoerd wordt. De inschrijver maakt een prijs op voor elke busreis en vermeldt deze in de inventaris. Daarnaast geeft hij voor elke busreis een gedetailleerde en transparante prijsopgave met vermelding van het aantal bussen, capaciteit van de bus, dagprijs bus, aantal kilometer (binnenland-buitenland), prijs per km, wegentaks, tolkosten, en alle andere kosten die aangerekend worden. Maaltijden en overnachting voor de chauffeur worden door de aanbestedende overheid voorzien. Het totaalbedrag van de inventaris wordt gebruikt voor het gunningscriterium prijs. Daarnaast moet de aanbestedende overheid uit de transparante prijsopgave de prijs voor toekomstige gelijkaardige busreizen kunnen afleiden. 3.3 Prijsonderzoek tijdens de uitvoering van de opdracht De aanbestedende overheid zal tijdens de uitvoering van de opdracht steekproefsgewijze prijsonderzoeken doen. Hierbij wordt nagegaan of de aangerekende prijzen vergelijkbaar zijn met datgene wat gangbaar is op de relevante markt. De overeenkomst wordt afgesloten zonder exclusiviteit, dit wil zeggen dat de aanbestedende overheid te allen tijde, en zeker in het geval de voorgestelde prijzen te hoog blijken, het recht voorbehoudt om de reizen bij een andere dienstverlener te boeken. Blz. 13

14 3.4 Bussen KdG_2015_001 De bussen die ingezet worden voor de gevraagde busreizen moeten beschikken over een geldig keuringsbewijs en een geldige groene verzekeringskaart. De bussen zijn goed onderhouden en proper, zowel van buiten als van binnen. De zetels zijn volledig in orde en proper. De inschrijver voegt bij zijn offerte een overzicht van het wagenpark met vermelding van het bouwjaar, de capaciteit, de voorzieningen zoals airconditioning, toilet, bar, DVD of video, en andere kenmerken die het comfort van de passagiers verhoogt. 3.5 Chauffeurs De inschrijver zet enkel chauffeurs in die in orde zijn met de regelgeving in verband met de vakbekwaamheid, dat wil zeggen het rijbewijs, de nascholing en het gezondheidstoezicht. De chauffeurs voeren de ritten uit conform de vigerende wetgeving en regelgeving terzake. De chauffeurs hebben een deftig voorkomen. Ze kunnen zich mondeling duidelijk uitdrukken in het Nederlands en begrijpen Nederlands zodat een vlotte communicatie tussen studenten en begeleiders en chauffeurs gegarandeerd is. De inschrijver voegt bij de offerte een toelichting van de wijze waarop de klantvriendelijkheid van de chauffeur gegarandeerd wordt. 3.6 Dienstverlening Na de gunning worden aan de inschrijver de namen en contactgegevens doorgegeven van de medewerkers van de Karel de Grote-Hogeschool die bestellingen voor busreizen kunnen plaatsen. Deze medewerkers bezorgen via mail aan de dienstverlener volgende informatie: Vertrekdatum Vertrekplaats (eventueel na overleg met de dienstverlener) Uur van vertrek of gewenst uur van aankomst op de bestemming zodat de dienstverlener een aangepast vertrekuur kan voorzien Bestemming en eventuele tussenstops Programma Aantal personen Terugkomdatum en uur of gewenst uur van aankomst zodat de dienstverlener een aangepast vertrekuur kan voorzien Gewenste uitrusting De inschrijver vult op basis hiervan zijn offerte aan. Effectieve bestellingen gebeuren door middel van een officiële bestelbon. De inschrijver geeft aan welke de contactpersoon of- personen zijn die deze aanvragen zal / zullen behandelen en binnen welke termijn mails beantwoord en opgevolgd worden. De inschrijver geeft de beschikbaarheid en bereikbaarheid van de contactpersonen op. De inschrijver dient er rekening mee te houden dat het aantal personen dat in de aanvragen vermeld zal worden, nog kan aangepast worden zowel in plus als in min. Blz. 14

15 Hij dient dus de nodige flexibiliteit te hebben om de voorgestelde bus te vervangen door een andere die meer aangepast is aan de noden van de aanbestedende overheid. De inschrijver voegt bij zijn offerte de wijze van handelen in deze situaties. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om een busreis te annuleren. De inschrijver voegt bij zijn offerte zijn annuleringsvoorwaarden. De inschrijver beschrijft de maatregelen die hij neemt ingeval van panne, ongeval, en op welke manier de communicatie met de aanbestedende overheid hieromtrent wordt georganiseerd. Hij geeft ook aan wat de te volgen procedure is ingeval de bus niet op het afgesproken vertrekuur aanwezig is. De inschrijver zal op vraag van de aanbestedende overheid binnen de vijf werkdagen een rapport bezorgen met minimaal volgende informatie: alle bestelde busreizen met datum, bestemming, aantal personen, aantal bussen, bedrag. 3.7 Duurzaamheid De inschrijver voegt bij zijn offerte de nodige informatie omtrent het beleid van de onderneming op het vlak van duurzaamheid, zowel met betrekking tot technische als niet-technische maatregelen, zoals o.a. maatregelen die de inschrijver neemt om een duurzaam rijgedrag te stimuleren bij de chauffeurs Hij vult het overzicht van het wagenpark aan met volgende vermeldingen: de emissienorm wordt het voertuig aangedreven door alternatieve technologieën? Zo ja welke? is het voertuig uitgerust met brandstofbesparende en/of CO2-uitstootbeperkende systemen? Zo ja welke? 3.8 In te dienen documenten en informatie Ingevuld en ondertekend offerteformulier Ingevulde en ondertekende verklaring op eer Ingevulde en ondertekende inventaris Voor elke busreis uit de inventaris een gedetailleerde en transparante prijsopgave met vermelding van het aantal bussen, capaciteit van de bus, dagprijs bus, aantal kilometer (binnenland-buitenland), prijs per km, wegentaks, tolkosten, en alle andere kosten die aangerekend worden Een overzicht van het wagenpark van de inschrijver met per voertuig de gevraagde vermeldingen. Een toelichting van de wijze waarop de klantvriendelijkheid van de chauffeur gegarandeerd wordt De wijze waarop een aanvraag voor een busreis behandeld wordt De beschikbaarheid en bereikbaarheid van de contactpersonen De wijze waarop gereageerd en gecommuniceerd wordt bij onverwachte voorvallen Het annuleringsbeleid van de onderneming Het beleid van de onderneming op het vlak van duurzaamheid, Blz. 15

16 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP RAAMOVEREENKOMST VOOR BUSREIZEN MET STUDENTEN EN MEDEWERKERS VAN DE KAREL DE GROTE-HOGESCHOOL Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel): VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de eenheidsprijzen vermeld in de inventaris in bijlage. Blz. 16

17 Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC)... van de financiële instelling... geopend op naam van.... Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het opdrachtdocument van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd. Gedaan te... De... De inschrijver, Handtekening:... Naam en voornaam:... Functie:... Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). (1) Doorhalen wat niet van toepassing is Blz. 17

18 BIJLAGE B : VERKLARING OP EER VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP RAAMOVEREENKOMST VOOR BUSREIZEN MET STUDENTEN EN MEDEWERKERS VAN DE KAREL DE GROTE-HOGESCHOOL Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel): Ik verklaar/wij verklaren op eer dat wij ons niet bevinden in een uitsluitingssituatie zoals voorzien in artikel 61, 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli Ik verbind mij/wij verbinden ons om, op vraag van de aanbestedende overheid, de noodzakelijke documenten en bewijzen te bezorgen. Opgesteld te... Op... Handtekening(en) Blz. 18

19 BIJLAGE C : INVENTARIS KdG_2015_001 RAAMOVEREENKOMST VOOR BUSREIZEN MET STUDENTEN EN MEDEWERKERS VAN DE KAREL DE GROTE- HOGESCHOOL Nr. Beschrijving Type Eenh. Hoev. EHP. in cijfers excl. btw Totaal excl. btw 1 Busreis 1: Lerarenopleiding Kleuteronderwijs VH stuk 1 2 Busreis 2: Lerarenopleiding Lager Onderwijs VH stuk 1 3 Busreis 3: Opleiding Chemie/Biomedische laboratoriumtechnologie VH stuk 1 4 Busreis 4: Sint-Lucas Antwerpen VH stuk 1 5 Busreis 5: Opleiding Marketing VH stuk 1 Totaal excl. btw : Btw 21% : Totaal incl. btw : De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te... de... Functie:... Naam en voornaam:... Handtekening: Blz. 19