Projectplan. Informatie Uitwisseling Kabels en Leidingen December Frans van Efferen, dossierhouder K&L, PZH. Kirstin Stalman-Lentz, PZH

Transcriptie

1 Naam Projectplan Datum December 2014 Datum akkoord Opdrachtgever Frans van Efferen, dossierhouder K&L, PZH Coördinator Kirstin Stalman-Lentz, PZH Projectteamlid Rudi Zoet, PZH Projectteamlid Dennis vantilburg, Stedin Projectteamlid Rogier Schipdam, Dunea Projectteamlid André Jonkheid, KPN Projectteamlid Huib Glerum, Oasen 1 / 15

2 Inhoudsopgave 1 Projectbeschrijving (Waarom?) Doelstelling, doel en (eind)resultaat van het project/initiatief Probleemstelling Aanleiding en (bestuurlijke) relevantie Afbakening Uitgangspunten & randvoorwaarden Relatie met andere projecten 8 2 Plan van aanpak en planning (Wat, hoe en wanneer?) Algemene aanpak en fasering van het projectplan Planning, producten en mijlpalen Informatie 10 3 Organisatie & Communicatie (Wie?) Projectorganisatie en Kernteam Rapportageafspraken Communicatie en verspreiding resultaten intern en extern 12 4 Financiën Inschatting kosten 12 5 Risicoanalyse, risicobeheersing en kwaliteitsborging 13 6 Decharge 15 2/15

3 Begrippenlijst Actueel GIS Inspire PDOK Provincie / PZH Projectinitiatief Project Projectgrens RD-stelsel SOP Wegdekdegeneratie WION WION-melding WMS Data is actueel wanneer het de laatst bekende data is. Geografisch Informatiesysteem INSPIRE is een Europese richtlijn voor een Europees gegevensnetwerk. Overheidsorganisaties standaardiseren hun gegevenssets en stellen deze als webservice beschikbaar. INSPIRE zorgt er zo voor dat geo-informatie van goede kwaliteit beschikbaar, vindbaar en bruikbaar is. Loket voor digitale geo-informatie van de overheid ( Publieke Dienstverlening op de Kaart ) Provincie Zuid Holland Plannen voor werkzaamheden (projecten, programma s) van de provincie of netbeheerders, waaronder zowel ideëen/wensen als concrete plannen vallen. Ruimtelijk project van de provincie (bijvoorbeeld aan infrastructuur of natuurontwikkeling) of een netbeheerder (aan het eigen kabel- en leidingnetwerk). Markering van het gebied/de omgeving waar het project plaats zal vinden. Het project kan in dit stadium ook nog een wens of initiatief zijn. Rijksdriehoekstelsel Strategisch Overlegplatform kabels & leidingen, geïnitieerd door de provincie Zuid-Holland samen met kabel- en leidingbeheerders. Achteruitgang van de kwaliteit van het wegdek Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten (ook wel de grondroerdersregeling genoemd) Voorheen KLIC-melding : Aanvraag via het Kadaster om de liggingsgegevens van kabels en leidingen van de beheerders in te kunnen zien binnen opgegeven gebiedspolygonen. Web Map Service. Een WMS publiceert "kaarten" (dit betekent: een visuele voorstelling van de georuimtelijke data, niet de data zelf) op het wereldwijde web. WMS biedt een manier om gelijktijdig een visueel overzicht te krijgen van complexe en gedistribueerde geografische kaarten, over het internet. 3/15

4 1 Projectbeschrijving (Waarom?) In dit hoofdstuk kunt u lezen over de doelstelling, het doel en het resultaat van het initiatief. Ook wordt de probleemstelling en aanleiding kort omschreven. Daarna gaan we verder in op de onderwerpen afbakening, uitgangspunten en randvoorwaarden. Tot slot leest u over de relatie met andere projecten die dit initiatief raken. Na het lezen van dit hoofdstuk heeft u een goed beeld waarom dit initiatief er is. 1.1 Doelstelling, doel en (eind)resultaat van het project/initiatief Wat is de doelstelling (gewenste situatie waar we naartoe werken) + het doel (het aandachtpunt) en het resultaat (wat is er klaar als het klaar is?) van dit initiatief? Doelstelling (gewenste situatie waar we naartoe werken): goede samenwerking en afstemming van projectinitiatieven tussen provincie en kabel- en leidingbeheerders. Dit om projecten binnen de geplande tijd, budget en kwaliteit te kunnen uitvoeren en de omgevingsoverlast te beperken. Dit sluit aan bij het streven om wederzijds kostenbeperkend op te treden en daarmee de laagst mogelijke maatschappelijke kosten en lasten na te streven. Doel (het aandachtpunt): Het ontwikkelen van een efficiënte laagdrempelige uitwisselmethode voor informatie over de (beoogde) planningen van projecten van provincie en netbeheerders. De methode wordt gebruikt om knelpunten en overlap van projectplanningen voor de deelnemende partijen inzichtelijk te maken. Hierdoor kunnen provincie en netbeheerders hun werkzaamheden op elkaar afstemmen. Op deze manier ontstaat graafrust, kunnen (maatschappelijke) kosten worden teruggedrongen en worden capaciteits- en budgetproblemen zoveel mogelijk voorkomen. Ook worden omgevingsoverlast, wegdekdegeneratie en verkeershinder beperkt. Resultaat: Een dataformat voor onderling uitwisselbare informatie plus bijbehorende gebruiksregels, randvoorwaarden en kwaliteitscriteria. Afbeelding rechts: schematische weergave van de methode waarop deelnemers gegevens met elkaar delen. In tegenstelling tot een centraal platform (zie afbeelding onder) WEL NIET 4/15

5 Afbeelding: voorbeeld van hoe (metadata van) gegevens van derden in een GIS-systeem kunnen worden uitgelezen. 1.2 Probleemstelling Wat is de kern van het probleem, waaruit dit initiatief is ontstaan? Er is te weinig vroegtijdige uitwisseling van informatie over (beoogde) projecten tussen provincie en netbeheerders. Op deze manier is er te weinig ruimte voor afstemming van werkzaamheden, waardoor veel onnodige kosten worden gemaakt vanwege suboptimale oplossingen en onnodige verleggingen. Ook leiden slecht op elkaar afgestemde werkzaamheden regelmatig tot extra verkeershinder en omgevingsoverlast, wegdekdegeneratie en een grotere kans op graafschade aan kabels en leidingen. Tenslotte zijn er vaak capaciteits- en budgetproblemen indien projecten te laat aan elkaar kenbaar worden gemaakt. 1.3 Aanleiding en (bestuurlijke) relevantie Wat is de aanleiding waarom we dit project momenteel uitvoeren en wie heeft er baat bij? De provinciale (vaar)weggebieden liggen op veel plekken vol met ondergrondse kabels en leidingen van derden. Door te streven naar synergie van de (lange termijn) project planningen in een gebied voorkom je dat recent aangelegde leidingen opnieuw moeten worden verlegd, of dat het wegdek van een nieuw geasfalteerde weg wordt beschadigd omdat vlak daarna onderhoud of aanleg van een leiding plaatsvindt. Door projecten van verschillende netbeheerders gelijktijdig uit te voeren worden verkeersmaatregelen beperkt en wordt het risico op graafschade verminderd. Dit draagt bij aan de landelijke doelstellingen gericht op graafrust en de provinciale doelstellingen op gebied van kwaliteit van de infrastructuur. De burger, de provincie en netbeheerders hebben hier baat bij. 5/15

6 1.4 Afbakening Wat hoort wel en wat hoort niet bij het project en waarom? De scope van dit project is het ontwikkelen van een digitaal uitwisselplatform voor data over projecten. Hieronder vallen in ieder geval globale gegevens over de planning en de ruimtelijke scope van projecten. De uitwisseling betreft uitsluitend lange-termijn planningen; korte termijn planningen worden verondersteld op projectniveau aan elkaar te worden gecommuniceerd (door vooroverleggen en verleggingsverzoeken). Er worden geen (ligging)gegevens van kabels en leidingen uitgewisseld: hiervoor moet altijd een WION-melding worden gedaan. Het systeem is bedoeld voor het inzichtelijk maken van polygonen (gebieden) waarbinnen gewerkt gaat worden. Er wordt geen systeem ontwikkeld waarbinnen informatie zelfstandig wordt beheerd: het gegevensbeheer blijft altijd bij de bron (door de provincie of de individuele netbeheerder). Het platform dient uitsluitend om data uit te wisselen die vervolgens inzichtelijk kan worden gemaakt door het uitlezen in een GIS-systeem in eigen beheer. De digitale uitwisseling van bestanden is een aanvulling op het reguliere fysieke overleg. De bijeenkomsten waarbij planningen worden besproken en processen worden afgestemd wordt niet vervangen. Iedere deelnemer dient zelf te bepalen hoe de informatie in de eigen organisatie gebruikt kan worden. Iedere deelnemer dient zelf te bepalen welke data gedeeld wordt met andere partijen. Dit is met name wenselijk voor telecom-partijen die op korte termijn schakelen en te maken hebben met concurrentie-gevoeligheid bij het delen van hun strategische informatie. De focus ligt voor nu op het van de grond krijgen van een laagdrempelig systeem van gegevens-uitwisseling. Eventuele extra functionaliteiten van softwarepakketten die de markt kan bieden zien we als nice to haves. Eventueel is een overstap naar een gerichte ontwikkeling door een marktpartij later nog mogelijk, maar op dit moment is dit geen onderdeel van de ontwikkeling. Het doel is gegevens-uitwisseling tussen partijen (provincie, netbeheerders, mogelijk andere gebiedsbeheerders) die operationeel zijn in de provincie Zuid-Holland. Indien netbeheerders kunnen afstemmen door projecten buiten de provinciegrenzen inzichtelijk te maken, dan is dat mooi meegenomen, maar geen onderdeel van de doelstelling. De werkgroep zal partijen enthousiasmeren om het proces van (digitale) planning van projecten te ontwikkelen door de baten inzichtelijk te maken. De SOP-deelnemers zorgen voor commitment binnen de eigen organisatie. Provincie initieert/faciliteert (startup), maar het verloop is afhankelijk van eventuele behoefte en vraag bij andere gebiedsbeheerders. De faciliterende rol kan op den duur ook bij een andere partij belegd worden. 6/15

7 1.5 Uitgangspunten & randvoorwaarden Welke uitgangspunten en randvoorwaarden slaan op dit project qua wet- en regelgeving, op technisch vlak en procesmatig? Wet- & regelgeving Om het gewenste doel en de resultaten te behalen (paragraaf 1.1) dient... de methode op geen enkele manier te conflicteren met de WION (verplicht opvragen van liggingsinformatie).... er rekening te worden gehouden met de uitrol van INSPIRE; een Europees initiatief waarbij overheidsorganisaties verplicht worden om gegevens via dataservices beschikbaar te stellen. De methode moet INSPIRE waar mogelijk aanvullen (of vooruitlopen op de implementatie hiervan) Technische Uitgangspunten Om het gewenste doel en de resultaten te behalen (paragraaf 1.1) dienen... de deelnemers de projectgrenzen (RD-stelsel) met planningen uit de eigen beheersystemen online beschikbaar te stellen. Deze kunnen door de andere deelnemers worden gekoppeld aan de eigen beheersystemen en worden ingelezen.... de afspraken te worden gemaakt over de juiste formats voor gegevensuitwisseling (inclusief meta data), waarbij aangesloten wordt op bestaande systemen van de verschillende gebruikers (bijv. MOOR, egis, diagis, Ag-dialog). Tijdens SOP 4 hebben deelnemers aangegeven onderstaande meta data het belangrijkst te vinden: rangschikking 1 Projectleider/ aanspreekpunt van planvorming tot oplevering 2 Planjaar (verwachte start uitvoering) 3 NAW gegevens 4 Verwachte uitvoeringsduur 5 Status van het plan (projecthardheid) Ook is aangegeven dat de data (incl metadata) volgens een vastgesteld model beschikbaar moet worden gesteld. In de werkgroep zal dit model worden opgesteld en wordt een selectie gemaakt van de metadata.... de deelnemende partijen te streven naar betrouwbare informatie die voldoende actueel is, bij voorkeur door periodiek data te actualiseren (en data continu beschikbaar stellen via WMS server).... de deelnemers vertrouwelijk om te gaan met elkaars informatie en afspraken te maken over beveiliging en veiligheid Procesmatige uitgangspunten Om het gewenste doel en de resultaten te behalen (paragraaf 1.1) dient/dienen 7/15

8 ... de deelnemende partijen zelf te zorgen voor draagvlak binnen de eigen organisatie voor deelname aan de uitwisseling van gegevens. Dit doen zij bij voorkeur door interne goedkeuring te krijgen van dit projectplan.... te worden gestreefd naar deelname door zoveel mogelijk kabel- en leidingbeheerders, en in ieder geval de partijen die vertegenwoordigd zijn in het Strategisch Overlegplatform. Het systeem dient daartoe laagdrempelig te zijn (geen investeringen benodigd of aanschaf van softwarepakketten) en een toegevoegde waarde te hebben voor alle gebruikers.... de data-uitwisseling zoveel mogelijk kostenneutraal te zijn voor alle deelnemers. Omdat (gemeenschappelijke) software en databeheer achterwege blijft is dit mogelijk. Aangezien gegevens via een (deels) geautomatiseerd proces vanuit het eigen databeheersysteem beschikbaar worden gesteld aan andere deelnemers, blijft handmatig invoeren van gegevens beperkt tot een minimum.... een aparte beveiligde webpagina (bijvoorbeeld op de site van de provincie) toegang te bieden tot de data (bijvoorbeeld links naar WMS-servers of downloadlinks naar shapefiles). Deze webpagina fungeert als de startpagina.... altijd apart fysiek overleg (periodiek) te worden gevoerd om de data te bespreken. 1.6 Relatie met andere projecten Welke andere projecten lopen er of zijn al uitgevoerd waar dit project een relatie mee heeft? Relatie met andere PZH projecten Dit project heeft een directe link met het Strategisch Overlegplatform. Tijdens het Strategisch Overlegplatform bespreken we wat we gaan doen en stellen we de netbeheerders in de gelegenheid om aan te haken of relevante projecten te koppelen aan ons project. Relaties met projecten van andere beheerders van openbare ruimte Voor netbeheerders zijn er raakvlakken met informatie-uitwisselsystemen van andere beheerders van openbare ruimtes (gemeenten). Een aantal voorbeelden van projecten die een raakvlak hebben met dit project zijn: - Samen in de Weg (Oasen) - PDOK - Stedin-Gemeente Rotterdam - Stedin-Gemeente Den Haag - Pilot MOOR in gemeente Rheden Met andere gebiedsbeheerders (gemeenten, waterschappen) kan worden gekeken of een partnerschap wordt aangegaan bij de ontwikkeling van deze tool. In ieder geval worden de gemeenten Rotterdam en Den Haag aangehaakt, omdat deze interesse hebben getoond in mogelijke deelname aan dit initiatief. Relatie met INSPIRE (Kadaster) INSPIRE is een Europese richtlijn voor een Europees gegevensnetwerk. Om INSPIRE te laten werken, standaardiseren overheidsorganisaties hun gegevenssets en stellen deze als 8/15

9 webservice beschikbaar. Alle Europese lidstaten werken mee. INSPIRE zorgt er zo voor dat geoinformatie van goede kwaliteit beschikbaar, vindbaar en bruikbaar is. En dat de inhoud ervan, ook over de landsgrenzen heen, op elkaar is afgestemd. Zo'n 80% van de Nederlandse netbeheerders is INSPIRE-plichtig voor het thema Utility Services. Er wordt daarom van netbeheerders verlangd dat binnen twee jaar een informatiebeheersysteem wordt opgezet waarbij tevens de mogelijkheid bestaat om gegevens via een dataservice beschikbaar te stellen aan derden. 2 Plan van aanpak en planning (Wat, hoe en wanneer?) Geef in dit hoofdstuk een concrete beschrijving van de werkzaamheden en activiteiten die worden verricht om te komen tot de bovengenoemde projectresultaten. Beschrijf werkzaamheden zo veel mogelijk met werkwoorden. 2.1 Algemene aanpak en fasering van het projectplan Tijdens SOP1 in oktober 2013 heeft PZH de deelnemers uitgenodigd en gesproken over de probleemstelling en geïnventariseerd of dit beeld herkenbaar was en erkend werd. Dat bleek zo te zijn. Vervolgens zijn we bij SOP2 dieper op de zaken ingegaan en zijn we input gaan vragen aan de deelnemers om samen de scope te gaan bepalen. In mei 2014 is de werkgroep Informatie-uitwisseling ontstaan door de enthousiaste en betrokken deelnemers hiervoor te vragen. In juli 2014 hebben we tijdens SOP3 gerichte input gevraagd voor het projectplan en heeft de werkgroep dit verwerkt om weer een stapje concreter te kunnen worden. In november 2014 heeft de werkgroep middels een interview het concept projectplan gepresenteerd aan alle deelnemers en middels interactieve werkvormen de laatste input gevraagd voor het projectplan (meta-data en risico s/kansen). 2.2 Planning, producten en mijlpalen Wat is de doorlooptijd van het project en wat is de doorlooptijd per fase (met tijdsmomenten voor tussentijdse producten, mijlpalen en beslismomenten)? 2013 Oktober Strategisch Overlegplatform (SOP) Bijeenkomst 1 Inventarisatie behoeften SOP Bijeenkomst 2 Mei Start gezamenlijke verkenning naar mogelijkheden op basis van behoeften. Formatie werkgroep informatie-uitwisseling > Bepalen scope/vorm Juli SOP Bijeenkomst 3 Betrekken deelnemers SOP bij scope/vorm 9/15

10 Workshop programma van eisen Augustus September Werkgroep (12 augustus): Concept projectplan maken. Focus op hoofdstuk 1 en hoofdstuk 3 (waarom en wie). Werkgroep (17 september): Doelstelling (hoofdstuk 1) concreet maken, visualiseren van eindproduct. Voorbereiding opstarten om in oktober de rest van het projectplan volledig en concreet te kunnen maken. Planning bijwerken. Oktober Werkgroep (13 en 20 oktober): Projectplan afronden, presentatie en workshops SOP voorbereiden November SOP Bijeenkomst 4 Projectplan presenteren en oplegnotitie toelichten. Invulling projectplan m.b.t. inventarisatie metadata en risico s/ kansen. Feedback verzamelen > willen en kunnen partijen meedoen. Oproep versterken werkgroep. December Januari 2015 Deelnemers onderzoeken ahv projectplan welke gevolgen voor organisatie, en beslissen of ze aanhaken bij projectteam. Projectplan + oplegnotitie worden voorgelegd aan management. Werkgroep gaat ondertussen verder technisch (en juridisch) ontwikkelen van de tool Februari SOP Bijeenkomst 5 Acceptatie van projectplan door eerste deelnemende partijen 2.3 Informatie Alle deelnemers van de werkgroep hebben toegang tot de meest actuele versie van dit projectplan (en andere gegevens) via een gedeelde dropbox-omgeving. Elke titel van een bestand begint met de datum van de plaatsing/bewerking. Bijvoorbeeld: Projectplan. Tijdens de overleggen wordt het projectplan besproken. De deelnemers ontvangen de definitieve versie van het project per mail. Daarbij ontvangen ze een leeg template voor een oplegnotitie. Hier kunt u een samenvatting of aanvullende relevante informatie voor de eigen organisatie noteren. 10/15

11 3 Organisatie & Communicatie (Wie?) 3.1 Projectorganisatie en Kernteam Hoe is het projectteam opgebouwd met bijbehorende rollen, taken en vaardigheden? Naam Rol in dit project Vaardigheid Taak Kirstin Stalman-Lentz (Prov. Zuid-Holland) Rudi Zoet (Prov. Zuid-Holland) Esselien Sastrowitomo Deelnemer werkgroep (projectmanager proces) Deelnemer werkgroep (projectmanager inhoud) Processen, Projectmanagement, Faciliteren, Overzicht & verbindingen bewaken Kennis en ervaring op gebied van kabels & leidingen, Projectmanagement, Overzicht & verbindingen bewaken Voortgang project motiveren, kennis bundelen, focus en efficiëntie motiveren, opstellen en presenteren projectplan, draagvlak en uitrol binnen PZH en enthousiasmeren andere deelnemers. Voortgang project motiveren, kennis bundelen, focus en efficiëntie motiveren, opstellen en presenteren projectplan, draagvlak en uitrol binnen PZH en enthousiasmeren andere deelnemers. Deelnemer werkgroep Organiseren en faciliteren Algehele ondersteuning (Prov. Zuid-Holland) Dennis van Tilburg (Stedin) Deelnemer werkgroep Ervaring met gegevensuitwisseling met andere kabel- en leidingbeheerders en gebiedsbeheerders vanuit Stedin. Opstellen en presenteren projectplan, ontwikkeling methode, technische input en delen ervaringen, draagvlak en uitrol binnen Stedin en enthousiasmeren andere E/Gnetbeheerders (k&l-beheerders in het algemeen) Huib Glerum (Oasen) Rogier Schipdam (Dunea) André Jonkheid (KPN) Ferry Brand (Stedin) Jeroen Dunnewold Deelnemer werkgroep Deelnemer werkgroep Deelnemer werkgroep Sterk betrokken bij de ontwikkeling van initiatieven om gegevens uit te wisselen met andere partijen vanuit Oasen. Als teammanager Asset Management sterk betrokken bij vraagstukken op operationeel, tactisch en strategisch niveau, zowel intern binnen Dunea als extern bij (inter)nationale platforms. Als relatiemanager bij KPN sterk betrokken bij het leggen van verbanden met werken van overheden en andere kabel- en leidingbeheerders. Opstellen en presenteren projectplan, ontwikkeling methode, draagvlak en uitrol binnen Oasen en enthousiasmeren andere drinkwaterbedrijven (k&l-beheerders in het algemeen) Opstellen en presenteren projectplan, ontwikkeling methode, draagvlak en uitrol binnen Dunea en andere enthousiasmeren drinkwaterbedrijven (k&l-beheerders in het algemeen) Opstellen en presenteren projectplan, ontwikkeling methode, draagvlak en uitrol binnen KPN en enthousiasmeren andere telecompartijen (k&l-beheerders in het algemeen) ICT-specialist ICT, databeheer, GIS Uitrol binnen Stedin, technische input ICT-specialist ICT, databeheer, GIS Uitrol binnen PZH, technische input (Prov. Zuid-Holland) 3.2 Rapportageafspraken Op welke manier wordt gerapporteerd aan de opdrachtgever en/of aan andere betrokkenen? De voortgang van de werkgroep wordt teruggekoppeld aan de deelnemende kabel- en leidingbeheerders rondom de bijeenkomsten van het SOP (per kwartaal). Alle deelnemende partijen zorgen zelf dat de voortgang wordt teruggekoppeld aan het management binnen de eigen organisatie, met name indien het om acties gaat die interne toestemming/goedkeuring nodig hebben. 11/15

12 3.3 Communicatie en verspreiding resultaten intern en extern Op welke manier worden andere partijen betrokken bij het project? En op welke manier worden de resultaten van het project gedeeld? Binnen het project wordt gecommuniceerd tussen de trekkers uit de werkgroep middels bijeenkomsten (maandelijks), via de mailwisselingen daaromheen en via het projectplan. Met de overige deelnemende kabel- en leidingbeheerders wordt gecommuniceerd tijdens de bijeenkomsten (per kwartaal) van het SOP, via de mailwisselingen daaromheen en via het projectplan dat voor alle deelnemers van het SOP beschikbaar is. Binnen de eigen organisaties zorgen de contactpersonen zelf voor communicatie met hun management, met name wanneer het acties betreft die goedkeuring/instemming nodig hebben. Binnen PZH worden de ontwikkelingen gecommuniceerd met behulp van een intern expertisenetwerk, bureau-overleggen en MT-vergaderingen. GS en de ambtelijke directie worden later op de hoogte gehouden middels memo s. Afstemming naar de buitenwereld vindt onder andere plaats door de successen van het SOP te publiceren op de website van PZH. De IPO-werkgroep kabels en leidingen (interprovinciaal) volgt de ontwikkelingen nauwlettend. 4 Financiën 4.1 Inschatting kosten Welke kosten zijn er nodig voor dit project? Uitgangspunt is het ontwikkelen van een kostenneutrale methode voor de uitwisseling van projectinformatie. Ontwikkelkosten zitten voorlopig alleen in de bestede uren van de deelnemers, eventuele huur van vergaderruimtes (maar meestal kan dit intern worden opgelost) en het gebruik van software en modules die deelnemers anders toch al intern gebruiken. Mogelijk zal bij de ontwikkeling van een webportal sprake zijn van (minimale) hostingkosten. Mogelijk zijn er wel kosten verbonden aan het gereedmaken van het eigen databeheersysteem voor uitwisseling van informatie via een server. De kosten ten behoeve van het leveren/uitlezen van data zijn per deelnemer verschillend. Mogelijke kostenposten zijn: - Digitaliseren van projecten en planningen (GIS) indien dit nog niet is gebeurd. - Data standaardiseren/ metadata inrichten (uniformiseren voor gebruik volgens afgesproken protocol) - Inrichten dataservice (WMS/WFS-server) Er zijn gratis topografische systemen beschikbaar om de data uit te lezen! 12/15

13 5 Risicoanalyse, risicobeheersing en kwaliteitsborging Welke kansen en risico s zien wij voor dit project momenteel en welke beheers-/stimuleringsmaatregelen kunnen we daarvoor bedenken? Deze tabellen zijn ontstaan tijdens het SOP4 (november 2014). De inhoud komt dus van alle aanwezige deelnemers. De werkgroep heeft een selectie hiervan gemaakt. Kansen Kans: Wat is de gewenste gebeurtenis? Synergie bij planvorming Oorzaak: Hoe kan de kans ontstaan, door wie/ wat? - Deelnemers stemmen werkzaamheden op elkaar af qua tijd en ruimte. Gevolg: Wat is het effect als de kans werkelijkheid wordt? - Kostenbesparingen - Minder omgevingsoverlast - Minder verkeershinder - Efficiënt gebruik van beperkte ruimte door betere indeling ondergrond Stimuleringsactie: Actief gebruik van methode om data uit te wisselen. N.a.v. raakvlakken contacten leggen met elkaar. Thema: Project aanpak Technisch Synergie bij uitvoering Verbeterde houding naar elkaar Pro-actief netbeheer Platform voor nieuwe toekomstplannen Sneeuwbal-/ olievlekeffect bij nieuwe gebruikers Synergie bij planvorming: deelnemers stemmen werkzaamheden op elkaar af qua tijd en ruimte. Zoeken mogelijkheden voor gezamenlijke uitvoering (werk-met-werk) Projecten en belangen van andere partijen komen vroegtijdig in beeld, waardoor eerder rekening kan worden gehouden met elkaar. Stimulans voor contact leggen/ bespreken Vroegtijdige integrale projectaanpak met oog voor mogelijkheden tot samenwerking en voor belangen van andere partijen, leidt tot nieuwe vorm van assetmanagement. Nieuwe ontwikkeling MVO, WKO, wetgeving Innovatie Mogelijkheid voor toegang/deelname door andere gebiedsbeheerders en kabel- en leidingbeheerders. - Kostenbesparingen - Minder omgevingsoverlast - Minder verkeershinder - Efficiënt gebruik van beperkte ruimte door betere indeling ondergrond - Minder risico op graafschade - Voorspelbare uitvoering en minder risico op stagnatie. - Partijen hebben meer oog voor elkaars belangen en begrip voor bedrijfsvoering. - Samenwerken. - Beter plannen - Beter ontwerpen - Samenwerken Efficiënter eigen netwerk leggen, beheren en onderhouden Belangen en rollen van nieuwe spelers worden vroegtijdig duidelijk - Meer partijen hebben baat bij methode - Gebruik van de methode loont meer (meer gegevens) - Afstemming tussen meer partijen. Actief gebruik van methode om data uit te wisselen. N.a.v. raakvlakken contacten leggen met elkaar. Actief gebruik van methode om data uit te wisselen. Overleg blijven voeren Actief gebruik van methode om data uit te wisselen. Gegevens derden vroegtijdig opvragen Maatschappelijk/ economische verantwoording bij assetmanagement versterken. Deelname door nieuwe spelers stimuleren Toegangsrecht en gebruik niet beperken tot founding fathers, methode onder de aandacht brengen Project aanpak Technisch Project aanpak Project aanpak Technisch Project aanpak Project aanpak 13/15

14 Risico s Risico: Wat is de ongewenste gebeurtenis? Juridisch kader c.q. waarde van data Gebrek aan continuïteit bij deelnemers Onbruikbare data Onvoldoende deelnemers Onvoldoende input door deelnemers Deelnemers leunen teveel op systeem Oorzaak: Hoe kan het risico ontstaan, door wie/ wat? Deelnemers veroordelen elkaar bij afwijkingen in planningen en houden elkaar aansprakelijk voor meerkosten Fusies, splitsingen, overnames, bezuinigingen, personeelswisseling etc. waardoor bij deelnemers de positie als deelnemende partij buiten beeld raakt Gegevens van andere partijen zijn niet uit te lezen, onduidelijk of onbruikbaar Niet genoeg partijen zijn in staat of bereid om gegevens beschikbaar te stellen en om gegevens van andere partijen uit te lezen. - Toegevoegde waarde en nut/ noodzaak wordt niet gezien door management - Gegevensbeheer van partijen is nog niet zo ver - Methode is niet gebruiksvriendelijk genoeg - Verlies momentum bij ontwikkeling methode Niet genoeg deelnemers zijn in staat of bereid om gegevens beschikbaar te stellen en om gegevens van andere partijen uit te lezen. - Gegevensbeheer van partijen is nog niet zo ver - Methode is niet gebruiksvriendelijk genoeg (bijv. teveel metadata of andere conversie nodig) De verwachtingen van de nauwkeurigheid, bruikbaarheid en betrouwbaarheid van gegevens van andere deelnemers zijn te hoog Gevolg: Wat is het effect als het risico werkelijkheid wordt? Deelnemers zijn minder geneigd om onzekere info te delen uit angst voor aansprakelijkheid Minder (actieve) deelnemers aan methode waardoor gebruik en gebruikswaarde afneemt Methode mist bruikbare gegevens, betrouwbaarheid en gebruikswaarde neemt af Methode mist belangrijke deelnemers, waardoor gebruik en gebruikswaarde afneemt Methode mist belangrijke gegevens, waardoor gebruik en gebruikswaarde afneemt Deelnemers stemmen niet meer af door fysiek overleg te voeren, waardoor alsnog conflicten ontstaan Beheersmaatregel: - Disclaimer: duidelijke afspraken over aanspreekbaarheid en aansprakelijkheid. Juiste balans vinden tussen zo vroeg mogelijk delen en betrouwbare informatie leveren. - Data altijd verifiëren - Status van projectinformatie aangeven (metadata) - Borging in werkprocessen organisatie - Contactpersonen blijven aanwijzen - Geen continue kosten - Ondertekende overeenkomst - Periodieke evaluatie Protocol/richtlijn: - Afspraken over formats - Uniforme metadata - Periodieke evaluatie - Lobbywerk - Methode gebruiksvriendelijk en laagdrempelig houden - Partijen ondersteunen elkaar met technische ontwikkeling gegevensbeheer - Lobbywerk - Methode gebruiksvriendelijk en laagdrempelig houden - Deelnemers ondersteunen elkaar met technische ontwikkeling gegevensbeheer - Altijd (fysiek) overleg blijven voeren\ - Status van projecten duidelijk aangeven m.b.v. metadata Thema: Projectaanpak Juridisch Metadata Technisch Metadata Technisch Projectaanpak Technisch Projectaanpak Metadata Technisch Metadata 14/15

15 6 Decharge Wanneer is het project af? Wanneer is het project een succes? Het project is af zodra de technische ontwikkeling van de methode is afgerond en de eerste deelnemers gebruik maken van de methode door onderling gegevens uit te wisselen. Het project is een succes zodra er een kritische massa wordt bereikt van deelnemers aan het systeem, en zodra deze ook daadwerkelijk werkzaamheden met elkaar gaan afstemmen. Het is lastig om de kritische massa te kwantificeren in aantal deelnemers, omdat er een aantal partijen nu eenmaal meer werkzaamheden uitvoeren dan anderen. Het project is in ieder geval een succes zodra enkele grote spelers gebruik maken van de methode. 15/15