10 TIPS VOOR HET SUCCESVOL AANSTUREN VAN HET JAARVERSLAGTRAJECT

Transcriptie

1 10 TIPS VOOR HET SUCCESVOL AANSTUREN VAN HET JAARVERSLAGTRAJECT InSync Corporate Reporting, januari 2012

2 2 Het maken van een jaarverslag is ieder jaar opnieuw een flinke klus. Of je nu kiest voor een eenvoudig vormgegeven exemplaar met alleen de hoognodige informatie of voor een uitgebreid (online) verslag, inclusief vertalingen en samenvatting, het blijft een aanslag op je tijd en middelen. Gedegen projectmanagement is cruciaal voor het bereiken van een kwalitatief hoogwaardig jaarverslag, binnen de deadline en binnen jouw budget. Om je alvast een stap in de goede richting te helpen, heb ik een aantal belangrijke aandachtspunten voor je op een rij gezet. TIP 1 BEGIN OP TIJD Het lijkt een open deur, maar een gedegen voorbereiding is het halve werk. Een gemiddeld jaarverslagtraject neemt al gauw zes maanden in beslag. Om te voorkomen dat de hoeveelheid werk je aan het einde opbreekt is het verstandig de werkzaamheden vooraf goed te plannen. Denk hierbij niet alleen aan het vaststellen van de kaders en de vormgeving, maar begin ook al tijdig met het voorbereiden van de jaarrekening en het schrijven van teksten waarvan de strekking al bekend is. Zo kan je op het laatst al je aandacht richten op de meest actuele content. TIP 2 LAAT JE INSPIREREN Natuurlijk kan je ervoor kiezen om een kopie te maken van het jaarverslag van vorig jaar. Met geactualiseerde cijfers en teksten en een aantal toevoegingen in het kader van de meest recente richtlijnen voldoet je jaarverslag al snel aan de minimale eisen. Zo houd je het proces eenvoudig en overzichtelijk.

3 3 Veel ondernemingen kiezen er echter voor om het jaarverslag ieder jaar een eigen gezicht te geven. Door bijvoorbeeld een thematische insteek, passende vormgeving, een eigen schrijfstijl en specifieke content wordt het jaarverslag elk jaar opnieuw een mooi (online) visitekaartje. Qua inhoud ben je gebonden aan de (wettelijke) richtlijnen deze schrijven een aantal aspecten voor die in je verslag moeten terugkomen. Voor de jaarrekening geldt een redelijk strak stramien. Voor het directieverslag en overige secties zijn tal van mogelijkheden. Ook qua vorm en stijl van het verslag ben je vrij te kiezen wat het beste bij je onderneming (en niet te vergeten de stakeholders) past. Neem ieder jaar even de tijd om je te laten inspireren. Niet alleen door sectorgenoten, maar ook door ondernemingen buiten de eigen branche. Enkele praktische websites zijn: het grootste overzicht van jaarverslagen in Nederland (actuele jaarverslagen van meer dan 700 bedrijven, goede doelen, overheden en zorginstellingen) jaarlijks onderzoek naar de kwaliteit van online financiële communicatie van Nederlandse beursgenoteerde bedrijven jaarlijks onderzoek naar de kwalitatieve en kwantitatieve ontwikkeling van maatschappelijke verslaggeving onder de grootste ondernemingen van Nederland een jaarlijkse prijs voor de beste transparante jaarverslaglegging van Nederlandse charitatieve instellingen (inclusief beoordelingscriteria). dit Engelse communicatieadviesbureau heeft een overzicht gemaakt van de jaarverslagen en duurzaamheidsverslagen van o.a. bedrijven genoteerd aan de FTSE100 en Dow Jones.

4 4 TIP 3 BEKRACHTIG DE BOODSCHAP MET EEN THEMA Ieder boek heeft een titel. Zo weet de lezer waar het boek over gaat en blijft de schrijver dicht bij het onderwerp. Ook een jaarverslag kan zo n kapstok goed gebruiken. Wanneer je kiest voor een centrale boodschap of overkoepelend thema geef je richting aan de vorm en de inhoud. Niet alleen de titel, de omslag en de themapagina s krijgen deze boodschap mee, ook het directieverslag en de overige secties krijgen hiermee meer focus. Soms ligt het thema heel voor de hand, zoals een belangrijke gebeurtenis die tijdens het afgelopen boekjaar heeft plaatsgevonden, een strategische wending of reorganisatie. Ook de huidige strategie, de missie of een toekomstvisie kan in een thema worden gevat. Maar een thema kan ook van buiten komen: een marktontwikkeling of trend die een sterke invloed heeft op jouw organisatie of branche biedt een uitstekend haakje. Het thema als link tussen de organisatie en haar lezers Bij het vaststellen van het thema, en feitelijk de gehele inhoud van het verslag, is het in de eerste plaats belangrijk om te bepalen wie je belangrijkste doelgroepen zijn. Maak je het verslag vooral voor de bestaande en potentiële investeerders of richt je je met dit verslag ook op het brede publiek? Wat leeft er bij deze stakeholders? Welke onderwerpen komen regelmatig terug in gesprekken met investeerders? Wat speelt er in de markt? Waar houden klanten en leveranciers zich mee bezig? Anderzijds wil je als organisatie zelf ook een boodschap kwijt, vertrouwen wekken en richting geven. Kortom: je zoekt een krachtig thema dat een evenwicht vormt tussen de informatiebehoefte van de belangrijkste doelgroepen en de visie op de organisatie en haar toekomst. Thematische uitwerking Een thema kan op verschillende niveaus worden uitgediept. Je kan er voor kiezen om het vooral tot uiting te laten komen in de vormgeving: de omslag en een paar relatief losstaande themapagina s

5 5 of spreads. Op deze manier kan je ieder jaar vrij eenvoudig van thema wisselen: een nieuw thema = een nieuwe omslag + nieuwe beeldpagina s. Een volgende stap is het integreren van het thema in de tekst. Je kan beginnen bij de koppen en wat losse quotes, aangevuld met bijvoorbeeld case studies, highlight stories of interviews. Ook het bericht van de bestuursvoorzitter kan het thema als leidraad meekrijgen. En tenslotte zou de thematiek ook in andere hoofdstukken in het verslag kunnen worden verwerkt. Ter inspiratie geef ik hierbij wat links naar jaarverslagen waarin het thema sterk is uitgewerkt. Finnair geeft haar jaarverslagen het thema Logbook mee. Dit thema is op diverse niveaus uitgewerkt. Een aantal duidelijke voorbeelden hiervan zijn het jaaroverzicht, met een korte beschrijving van de belangrijkste gebeurtenissen per maand, maar ook de korte intro s bij ieder hoofdstuk en het gebruik van icoontjes om aan te geven om welk type tekst het gaat. Pepsico heeft haar jaarverslag 2010 het thema Performance with Purpose gegeven. Het (hybride) verslag begint met een aantal sterke CSR-gerelateerde spreads waarin de link wordt gelegd tussen maatschappelijk/duurzaam ondernemen en bedrijfseconomische ontwikkeling. Dit wordt verder in het verslag nog verder uitgewerkt. Met het thema New departures geeft Audi aan klaar te zijn voor een nieuw tijdperk in de auto-industrie. Het verslag is uiteraard modern vormgegeven het drukwerk is strak en in de online versie zijn de laatste digitale technieken geïntegreerd. In het verslag komen o.a. een aantal pioniers uit verschillende disciplines aan het woord. Ook non-profit organisaties weten vaak met behulp van thema s hun verhaal te bekrachtigen. Zo eert de KNRM in haar meest

6 6 recente jaarverslag dat werd gepubliceerd in het jaar van de vrijwilliger haar vrijwilligers aan de hand van het thema vrijwilligerswaarde : Kijk o.a. op ReportWatch voor nog veel meer voorbeelden en inspiratie. Marketing vs Investor Relations Vormgevingsbureaus werken graag met een thema. Naast houvast geeft het hen een creatieve uitdaging en biedt het hen de mogelijkheid iets van zichzelf te laten zien. Maar hoe verleidelijk een creatief voorstel soms ook is, houd altijd de doelgroep van je jaarverslag in het vizier. Een jaarverslag dat is bedoeld als IRinstrument voor institutionele beleggers behoeft nu eenmaal een andere (lees: meer functionele) vormgeving en thematische uitwerking dan een jaarverslag voor (met name) particuliere investeerders en/of het brede publiek, welke vaak ook als marketingtool wordt ingezet. Iedere organisatie zal haar eigen balans moeten vinden tussen esthetiek en doeltreffendheid, vorm en inhoud. Hoe dan ook: een thema maakt een jaarverslag leesbaarder. Bovendien geeft het een jaarverslag een tijdsbeeld mee, een markering in woord en beeld van het wel en wee van jouw organisatie in een specifiek jaar. Leuk om jaren later nog eens doorheen te bladeren. TIP 4 MAAK EEN COPYPLATFORM Wanneer de hoofdboodschap of het centrale thema is vastgesteld kunnen de verschillende secties binnen het verslag verder worden uitgewerkt. Hierbij kan je gebruik maken van een copyplatform. In een copyplatform worden het thema, de doelgroep, de doelstellingen, de ambities en de specificaties (taalversie(s), publicatievorm(en), publicatiedatum, evt. budget) vastgelegd.

7 7 Daarnaast wordt per sectie een korte beschrijving gegeven van de globale inhoud, de omvang, de beschikbare bronnen, eventueel toepasselijke richtlijnen en best practises, het ondersteunende beeldmateriaal en de naam van de persoon binnen de organisatie die verantwoordelijk is voor het aanleveren van de input. Het copyplatform dient als leidraad voor alle inhoudelijk betrokkenen. Ook voor de vormgever is een dergelijk document een bijzonder prettige basis om concreet mee aan de slag te gaan. TIP 5 STEL EEN KERNTEAM SAMEN Een jaarverslag maak je nooit alleen. Er zijn op z n minst een aantal collega s vanuit verschillende disciplines bij betrokken. In de meeste gevallen loopt het aantal directe en indirecte betrokkenen al gauw op tot 25 of (veel) meer. Dat zijn er te veel om effectief aan te sturen. Het is dan ook belangrijk een functioneel kernteam samen te stellen. De rolverdeling: ieder een eigen verantwoordelijkheid We kunnen de betrokkenen grofweg onderverdelen in een drietal rollen, die soms door elkaar lopen: de beslissers, de inhoudelijk deskundigen en de facilitators. De exacte rolverdeling is uiteindelijk afhankelijk van de structuur, cultuur en grootte van de organisatie. Beslissers zijn eindverantwoordelijk Onder de beslissers scharen we de statutaire directie (de algemeen directeur (CEO) en veelal ook de financieel directeur (CFO) of equivalent) en de toezichthouders (raad van commissarissen, raad van toezicht). Deze personen zijn eindverantwoordelijk voor de teksten en cijfers in het jaarverslag en leggen verantwoording hierover af aan de investeerders/aandeelhouders. Zij worden met naam en toenaam in het verslag vermeld.

8 8 In veel gevallen is de CEO of CFO de projecteigenaar van het jaarverslag. Deze rol kan echter ook worden toebedeeld aan een inhoudelijk deskundige (Manager Investor Relations, Manager Communicatie, Manager Corporate Accounting). Het moet in ieder geval iemand zijn die makkelijk toegankelijk, betrokken en beslissingsbevoegd is. Inhoudelijk deskundigen leveren de kennis Zij voorzien ons van inhoudelijke kennis op hun vakgebied. Hierbij valt te denken aan eindverantwoordelijken op het gebied van Investor Relations, Accounting, Juridische Zaken en Compliance, Risk Management, ICT, (Marketing) Communicatie, Research, Personeelszaken, Duurzaamheid, Operations en directeuren van dochterondernemingen of divisies. Het is overigens sterk aan te bevelen om de groep inhoudelijk betrokkenen zoveel mogelijk te beperken: uiteindelijk is er altijd wel een handvol sleutelfiguren aan te wijzen, die mogelijk op hun beurt weer stukken delegeren. Facilitators sturen en stroomlijnen het proces Afhankelijk van de omvang van de organisatie bestaat deze groep vaak uit communicatieadviseurs, office managers of secretaresses, aangevuld met externe leveranciers. Hierbij valt te denken aan de projectleider, adviseur, vormgever, copywriter, (eind)redacteur, vertaler, fotograaf, drukker en de online specialist. Het kernteam stuurt en houdt de vaart erin Hoewel alle bovengenoemde mensen (en hun teams) een rol spelen binnen het verslagleggingstraject, is het onmogelijk om hen allemaal deel te laten uitmaken van het projectteam. Een evenwichtig projectteam bestaat uit een projecteigenaar/ beslisser (CEO of CFO), één of twee inhoudelijk deskundigen (bv Manager Investor Relations + Manager Corporate Accounting) en één of twee facilitators (projectleider en bv communicatiemedewerker). Deze kerngroep komt met enige regelmaat bij elkaar, bespreekt de voortgang, lost issues op en hakt knopen door.

9 9 Subgroepen verdiepen zich in de inhoud Daarnaast kunnen ook enkele subgroepen opereren. Hierbij valt te denken aan een review board (bestuurders en andere topfunctionarissen, jurist en/of redacteurs), de financials (CFO, controller, fiscalist, accountant), de CSR specialisten (human resources, sustainability) of de vormgevingsdeskundigen (marketing, communicatie, vormgever). Iedere subgroep focust op de eigen expertise en onderhoudt nauw contact met de projectleider. TIP 6 SCHAKEL SPECIALISTEN IN Bij een jaarverslagtraject zijn vaak een aantal externe specialisten betrokken. Zij zijn er bij uitstek om het proces te stroomlijnen. Zij adviseren, sturen aan, creëren, vertalen of produceren het verslag. Veel van de onderstaand genoemde vakmensen zijn vaak al binnen of voor de onderneming actief. Voordat zij worden ingezet voor het maken van jouw jaarverslag is het belangrijk te beoordelen of zij over voldoende ervaring beschikken om een dergelijk traject tot een succes te maken. Naast kennis en kunde is flexibiliteit het sleutelwoord. Dit betekent overigens niet dat je per definitie in zee moet gaan met grote bureaus. Belangrijk is dat je werkt met ervaren specialisten die weten wat er van hen wordt verwacht, je kunnen adviseren waar nodig en verder zonder veel sturing hun klus klaren. De projectleider houdt iedereen op scherp De projectleider stuurt het proces aan. Hij (of zij) is het eerste aanspreekpunt voor alle betrokkenen, zowel intern als extern. Hij bewaakt de afspraken, het copyplatform, de planning en het budget. Hij houdt regelmatig contact met het projectteam en de overige betrokkenen, signaleert bijtijds mogelijke stagnatie en lost problemen op. Naast een goed overzicht en daadkracht wordt van de projectleider een hoge mate van flexibiliteit verwacht. Het is een taak die eenvoudig kan worden uitbesteed aan een externe

10 10 specialist, zodat de interne organisatie zich volledig kan richten op de boodschap. De adviseur denkt mee over de boodschap De adviseur is een expert op het gebied van jaarverslaggeving. Hij kent de laatste ontwikkelingen in de wet- en regelgeving en is uitstekend op de hoogte van de laatste trends en best practises in corporate reporting. Aan de hand van een scan van de organisatie en een gesprek met bestuurders en andere hoofdrolspelers in de corporate communicatie zal hij goed onderbouwde adviezen geven bij het opstellen van de doelstellingen en het copyplatform. Hoewel de adviseur veelal met name actief is in de startfase, is het raadzaam om deze ook tijdens het proces in te schakelen als klankbord. De vormgever zorgt voor de balans tussen inhoud en vorm De vormgever speelt een zeer belangrijke rol in het proces. Hij moet zorgen voor de juiste balans tussen de inhoud en de vorm. Mijn advies: kies een bureau met kennis en ervaring op dit gebied. Een goed vormgevingsbureau scheelt je veel hoofdbrekens, met name in het eindtraject. Een aantal bureaus is geheel gespecialiseerd in het maken van jaarverslagen. Zij weten hoe een jaarverslag moet worden vormgegeven en opgemaakt, zijn gewend te opereren in de hectiek van dergelijke projecten en zijn veelal uitermate flexibel. Een vormgever die zich heeft gespecialiseerd in jaarverslagen onderscheidt zich vaak op een belangrijk punt van andere vormgevers: hij realiseert zich als geen ander dat in jaarverslaggeving de vorm ondergeschikt is aan de inhoud. Iets wat overigens de creativiteit niet in de weg staat. De copywriter maakt het verhaal leesbaar en informatief Een copywriter is op verschillende manieren inzetbaar. Hij kan teksten schrijven op basis van bestaand bronmateriaal, interviews, vragenlijsten en/of steekwoorden, afhankelijk van jouw wensen en

11 11 inspanningen. In veel gevallen wordt zelf geschreven input van een inhoudelijk deskundige medewerker als uitgangspunt genomen. De copywriter werkt het verhaal aan de hand van het copyplatform verder uit en zorgt voor consistentie in stijl en inhoud. Logischerwijs ga je in zee met een specialist op het gebied van financieel-economische teksten, maar ook hier strekt een expertise in het maken van jaarverslagen tot aanbeveling. Een dergelijke expert kent de eisen omtrent jaarverslaggeving, kan inhoudelijk advies geven en kan omgaan met strakke deadlines. De corrector speurt naar foutjes en zet punten op de i Het is verstandig om naast een copywriter ook een externe (eind)redacteur of corrector in te schakelen. Deze leest de geschreven teksten in detail door en houdt hierbij ook consistentie nauwlettend in de gaten. Met name aan het einde van het traject is een goede proeflezer onontbeerlijk. Daar waar andere (interne) betrokkenen de teksten al meerdere malen hebben gelezen en details over het hoofd dreigen te gaan zien, kijkt de proeflezer met een frisse blik naar de inhoud en schrijfwijze. De vertaler zorgt ervoor dat het verhaal in alle talen hetzelfde klinkt Bij meertalige producties is een specialistisch vertaler een must. Een vertaler met de juiste expertise kent het jargon en weet nuances op de juiste manier over te brengen. Door de grote omvang van het document in combinatie met de strakke planning wordt er soms door verschillende vertalers aan een jaarverslag gewerkt. Is dit bij jou het geval, dan is het van groot belang dat één centrale persoon de eindredactie voor zijn rekening neemt, om zodoende de kwaliteit en consistentie in stijl te waarborgen. De fotograaf brengt de boodschap in beeld Het aanbod freelance fotografen is groot. Toch zal niet iedere fotograaf het resultaat leveren waar jij naar op zoek bent.

12 12 Vergewis je vooraf in ieder geval van een aantal belangrijke zaken. Ten eerste: past de portfolio bij het type beeld dat je voor ogen hebt? Waarschijnlijk kies je voor de productfotografie of paginagrote beelden een andere fotograaf dan voor de portretten van de bestuursleden. Daarnaast is het van belang om te weten hoe de kosten zijn opgebouwd. De meeste fotografen werken met een uurtarief en een reiskostenvergoeding. Hij maakt na afloop een selectie van de gemaakte beelden en plaatst deze in een online bibliotheek, waaruit je vervolgens kosteloos kan downloaden (al dan niet met een kleine bijdrage voor de afwerking). Maar let op: niet alle fotografen hanteren dezelfde formule. Sommige vragen licentiekosten per gebruik of vragen naast het uurtarief een bedrag per hi-res foto. Zo kunnen de kosten nog behoorlijk oplopen. De online specialist maakt van het jaarverslag een interactief podium Steeds meer organisaties kiezen voor een digitaal jaarverslag, waarbij de diverse mogelijkheden van online media in het verslag worden geïntegreerd. Hoewel de meeste vormgevers redelijk goed thuis zijn op dit gebied, is ook het maken van een digitaal jaarverslag een specialisme. Online specialisten zijn op de hoogte van de laatste trends, best practises en mogelijkheden, en bieden de zo broodnodige flexibliteit en vaardigheid om binnen een strakke deadline een kwalitatief hoogstaand product af te leveren. De drukker maakt het verslag voelbaar Hoewel het drukwerk van een jaarverslag op het eerste gezicht misschien een routineklus lijkt, vereist dit wel degelijk specialistische kennis en vaardigheden. De keuze van een goede drukker is van groot belang. Niet alleen vanwege de aandacht voor de kwaliteit van het eindproduct, maar vooral ook vanwege de benodigde flexibiliteit, deskundigheid en stiptheid. De drukker is één van de laatste schakels in het jaarverslagproces en krijgt vaak te maken met krappe deadlines. Soms moeten er op het laatste moment nog wijzigingen worden doorgevoerd, waarbij niet zelden

13 13 nog een printplaat moet worden vervangen. Een ervaren drukker kan hiermee omgaan. Ook weet hij dat er hoge eisen worden gesteld aan de kwaliteit van het drukwerk en de afwerking. Het verzendhuis zorgt ervoor dat men het verslag op tijd ontvangt Het wordt vaak vergeten, maar ook de verzending van gedrukte exemplaren maakt nog deel uit van het traject. De verzending van de eerste exemplaren wordt vaak uitbesteed aan een verzendhuis. Hier worden de verslagen verpakt, de etiketten geprint en de dozen en enveloppen verscheept. TIP 7 MAAK EEN REALISTISCHE PLANNING en zorg dat iedereen zich hieraan houdt! Een open deur, maar in de praktijk het lastigste aspect van het proces. Zoals eerder besproken zijn er bij het gehele traject tientallen mensen betrokken, allen met eigen agenda s en prioriteiten. Het is dan ook van groot belang om tijdig in samenspraak met bijvoorbeeld het kernteam deadlines vast te stellen en de planning duidelijk aan de betrokkenen te communiceren. Een simpel mailtje is in dit geval niet voldoende. Spreek de belangrijkste deadlines met iedere betrokkene door, om tijdig eventuele knelpunten te kunnen opsporen en oplossen. Houd ook daarna regelmatig contact en informeer naar de vorderingen. Wijs de betrokkenen op hun verantwoordelijkheden en rol binnen het proces: wie nu een deadline mist, creeert problemen voor de rest van het proces. Wanneer het echt spaak dreigt te lopen, zorg er dan voor dat de projecteigenaar of een directielid ondersteuning verleent of maatregelen treft. Natuurlijk is het ook van belang dat er in de planning voldoende ruimte is ingebouwd voor onverwachte gebeurtenissen, in welke vorm dan ook.

14 14 Een planning voor een jaarverslag met als publicatiedatum eind maart zou er grofweg als volgt uit kunnen zien: zomer: document jaarrekening opschonen en voorbereiden augustus: bepalen van het thema september: start vormgeving (indien er nog geen vormgever is gekozen, is het verstandig om in de zomermaanden een bureauselectie te houden) oktober: kick-off met alle interne en externe betrokkenen oktober/november: start schrijven teksten, vormgeving definitief vaststellen december: beoordelen eerste teksten, verzamelen beeldmateriaal januari: aanscherpen teksten, verzamelen cijfermateriaal februari: laatste hand leggen aan cijfers, teksten en beeld begin maart: goedkeuringsfase en laatste punten op de i medio/eind maart: drukwerk, online publicatie en distributie De exacte planning is uiteraard mede afhankelijk van interne en externe factoren. Belangrijk is in ieder geval om goed te kijken welke werkzaamheden al kunnen worden gestart (en zelfs afgerond) voordat de definitieve cijfers bekend zijn en de grootste druk op de ketel komt. TIP 8 ZORG VOOR FRISSE HULPTROEPEN OP HET EIND Het kernteam en de beslissers nemen het verslag over het algemeen een aantal keer door voordat zij hun goedkeuring verlenen aan de publicatie. Het is dan ook begrijpelijk dat men aan het eind van het traject minder secuur leest en spel-, stijl- of vormgevingsfouten over het hoofd ziet. Om de kwaliteit van het eindproduct te waarborgen is het daarom aan te bevelen om één of twee proeflezers achter de hand te houden die pas in de laatste fase vlak voor goedkeuring worden ingezet. Idealiter zijn dit geoefende proeflezers, bv een communicatiemedewerker en/of

15 15 een externe corrector, die zich met een verse blik nog eenmaal op de teksten, jaarrekening en vormgeving storten. De checklist voor de afsluitende proefleesronde bevat minimaal de volgende aspecten: check paginanummering met inhoudsopgave check paginaverwijzingen in lopende teksten en jaarrekening check schrijfwijze van diverse bedrijfsspecifieke terminologie, namen etc. check opmaak van koppen check onderschriften, verwijzingen en bronvermelding check afbrekingen in Nederlandse tekst; verwijder afbrekingen in Engelse tekst check alle grafieken: kloppen de cijfers met de lengte van de balken, etc. check gebruik van leestekens en koppeltekens (ook: wel/geen spatie voor %-teken, tekens in superscript en subscript, wel/geen punten na footnotes, bullets etc.) check het verloop / uitlijning van de paragrafen (bv geen -teken aan het einde van een regel en bedrag op de volgende regel) Een doeltreffende maar wel zeer tijdrovende manier om de laatste proefleesronde te doorlopen is het hardop voorlezen en uitspellen van alle teksten en cijfers. Het blijft verbazingwekkend hoe veel onzuiverheden er nog in zo n laatste fase worden opgespoord. TIP 9 HOUD VOLDOENDE TIJD VRIJ VOOR DE AFWERKING De laatste loodjes wegen het zwaarst. Een cliché, maar helaas vaak ook de werkelijkheid. Hoe ruim de planning er bij aanvang van het traject ook uit zag, uiteindelijk ontstaat er tijdens de afrondingsfase in veel gevallen toch nog een hoge werkdruk. Lastig voor de intern betrokkenen, maar ook voor de vormgever, drukker of

16 16 online specialist, die hierdoor met een extra tijdsdruk te maken krijgen. Specialisten op het gebied van jaarverslaggeving zijn over het algemeen niet gauw gek te krijgen, maar het werkt een stuk prettiger wanneer ook de laatste schakels in de keten voldoende tijd tot hun beschikking hebben om hun werk naar behoren uit te voeren. Het zou toch zonde zijn als alle moeite in eerdere stadia teniet zou worden gedaan door een fout van de drukker die niet meer bijtijds kan worden hersteld? TIP 10 VRAAG OM FEEDBACK In het copyplatform is vastgelegd aan wie het jaarverslag primair is gericht. Naast (potentiële) investeerders en/of aandeelhouders, zijn dit vaak de eigen medewerkers en soms zakenrelaties, de overheid of andere stakeholders. Voor een optimale afstemming van wederzijdse belangen en verwachtingen is het dan ook cruciaal om te weten te komen hoe het verslag bij de primaire doelgroep(en) is ontvangen. Kregen zij een duidelijk beeld van de organisatie, haar strategie en de ontwikkelingen tijdens het afgelopen boekjaar? Voldeed de inhoud aan hun verwachtingen? Waren de toelichtingen helder en voldoende onderbouwd? Ontbrak er in hun ogen nog informatie? Sprak de toon en vormgeving hen aan? Concrete en duidelijk gefundeerde feedback is bijzonder waardevol en vormt de basis voor de continue verbetering van het jaarverslag.

17 17 TOT SLOT Ik hoop dat ik je met deze tien tips een aantal praktische handvaten heb gegeven om meer structuur en overzicht aan te brengen in het jaarverslagproces en daarmee meer plezier en rust tijdens het aansturen van het traject. Door je inschrijving op mijn weblog word je automatisch op de hoogte gehouden van verdere tips, trends, inspiratie en ervaringen op het gebied van jaarverslaggeving. Mocht je naar aanleiding van dit e-book of mijn weblog nog vragen of opmerkingen hebben, schroom dan niet om contact met mij op te nemen.

18 18 OVER DE AUTEUR Ik ben Aletta van Stee, zelfstandig communicatieadviseur en oprichtster van InSync Corporate Reporting. Ik maak al vele jaren met veel plezier jaarverslagen en duurzaamheidsverslagen voor klanten in diverse branches. Wat het maken van jaarverslagen voor mij zo speciaal maakt is dat ik direct betrokken ben bij het kloppend hart van de onderneming: de mensen, de visie, het verhaal en het bijbehorende financiële plaatje. Ik vind het bijzonder inspirerend om samen met een groep gedreven professionals een product te maken dat de kern van die onderneming weerspiegelt. Bij het jaarverslagproces komen alle aspecten aan bod waar ik zo veel plezier aan beleef: adviseren, meedenken, plannen, regelen, overleggen, aanjagen, creëren, oplossen, checken en simpelweg doen. Dynamiek, daar hou ik van. Wellicht kan ik ook iets voor jou betekenen. Voor meer informatie, inspiratie of een (vrijblijvend) kennismakingsgesprek kan je mij bereiken via internet telefoon