mandaat ; E g,: Wethouder 3 paraaf g Leidinggevende icif

Transcriptie

1 B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Ed Afdeling / werkeenheid: OB/CT Auteur : T. Woning Besproken met portefeuillehouder Fa Datum : 23 oktober 2014 Regnr. : 2014/09/ Zaaknr. : Z Onderwerp: Parkeerbeheerorganisatie mandaat ; Cl portefeuillehouder Burgemeester datum conform bespreken Wethouder 1 Wethouder 2 Raadsbesluit: Actieve informatieplicht raad: El 0 E g,: Wethouder 3 paraaf Secretaris 1Y/ 00 paraaf g Leidinggevende icif Wettelijk kader: Geen Gevraagd besluit aan B&W: Lidmaatschap aan te vragen bij Coöperatie ParkeerService gevestigd in Amersfoort. Coöperatie ParkeerService opdracht te geven de aanbesteding van de parkeerautomaten te begeleiden. Middelen: 3 maanden eerder dan staat aangegeven in het investeringsplan van de programbegroting 2014, een krediet beschikbaar te stellen ter hoogte van voor de aanschaf van Parkeerautomaten. Aan de gemeenteraad voor te stellen: - Een wensen- en bedenkingenprocedure te starten voor lidmaatschap van Coöperatie ParkeerService. Voor het genomen besluit, raadpleeg de besluitenlijst van B&W. Openbaarheid : ja Toelichting: Direct 1/8

2 Consequenties: Financieel:ja Personeel: nee Juridisch: ja Facilitair: nee Communicatie: nee WKPB: nee Advies ingewonnen bij: OR: n.v.t. RIJK: Overig: n.v.t. Consequenties zijn in het advies toegelicht Bijlagen: Factsheet raamovereenkomst parkeerautomaten 1. Bestuurlijke samenvatting (aanleiding, probleemstelling, scenario's). Er is bestuurlijk de wens uitgesproken (2014/02/000152) om te komen tot samenwerking tussen de gemeenten Zandvoort en Haarlem m.b.t. de uitvoeringstaken van het parkeerbeheer. De uitvoeringstaken zijn in hoofdlijn: de organisatie van het beheer, het beheer en onderhoud (op locatie en op afstand) van parkeerapparatuur, handhaving en vergunningverlening. In de Zandvoortse situatie worden tot op heden alle taken door de eigen organisatie uitgevoerd, dit met uitzondering van het beheer van de Parkeergarage centrum en Parkeerterrein De Zuid. Dit wordt verzorgd door Spaarnelanden. Haarlem en Zandvoort zijn op zoek gegaan naar een organisatie die in staat is gebleken om, zoals gewenst, de begeleiding van het vervangen van verouderde parkeerautomaten in Zandvoort te verzorgen. Zowel Haarlem als Zandvoort hebben het model 'Publieke Samenwerking' onderzocht. In dit model wordt voor de uitvoerende taken aansluiting gezocht bij een al bestaande, op parkeren gerichte, publieke organisatie. In dit onderzoek is Spaarnelanden N.V. betrokken, maar Coöperatie ParkeerService als wenselijke partner voor Zandvoort naar voren gekomen. Dit houdt in dat de gemeente Zandvoort toetreedt tot deze organisatie als lid van een coöperatie. De gemaakte afspraken worden vastgelegd in contracten en dienstverleningsovereenkomsten (DVO's) tussen de gemeente Zandvoort (opdrachtgever) en de publieke uitvoeringsorganisatie (opdrachtnemer). Vanuit de gemeentelijke regierol is de Cooperatie ParkeerService op grond van een aantal argumenten een goede partner voor Zandvoort: - Coöperatie Parkeerservice opereert al in de regio Noord-Holland, o.a. de gemeente Alkmaar en Hilversum. Het hoofdkantoor is gevestigd in Amersfoort en er zijn momenteel 15 gemeenten lid. Het beleid en de tarieven worden door de gemeente Zandvoort vastgesteld. Eventuele meeropbrengsten als gevolg efficiencywinst vloeien terug naar de gemeente Zandvoort. Via de Algemene Ledenvergadering en eventueel het Bestuur heeft de gemeente Zandvoort zeggenschap in de coöperatie. Elk lid van de Coöperatie ParkeerService vertegenwoordigt één stem (ongeacht grootte is het principe 'one member one vote"). De leden bepalen de koers van de coöperatie. Intrinsiek is in de coöperatie een continu proces van verbetering van de efficiency en kwaliteitsverbetering ingebouwd. Het onvoldoende functioneren van de coöperatie zou, op grond van eenvoudige uittredingsregels, leiden tot het uitstappen van deelnemende gemeenten uit de coöperatie. Het bestaansrecht van de cooperatie is afhankelijk van het bewijs dat zij efficiënt en effectief is en het belang van haar leden transparant vertegenwoordigt. Door de Coöperatie ParkeerService wordt het cafetariamodel gehanteerd. Al naar gelang de behoefte van de gemeente worden door de Coöperatie ParkeerService diensten op maat geleverd. Het overgrote deel van de geleverde diensten (naar schatting 90% van het dienstenpakket) is voor de leden hetzelfde (uitgifte van vergunningen, abonnementen, beheer fietsenstallingen, etc.) en zal dus tegen standaardtarieven kunnen worden geleverd. Voor maatwerk worden aparte afspraken gemaakt. Door standaardisatie van de dienstverlening

3 kunnen efficiencyvoordelen behaald worden dat tot uitdrukking komt in lage tarieven. Bij marktpartijen is dat ook het geval, maar vloeit de winst van die standaardisatie naar de marktpartij, bij de coöperatie gaat dat terug naar de leden. - De leden van de coöperatie (gemeente) sluiten elk afzonderlijk een DVO met de coöperatie. Dit houdt in dat iedere gemeente een eigen, op maat gesneden zakelijke overeenkomst heeft met de Coöperatie ParkeerService. Coöperatie ParkeerService is een coöperatie met uitsluiting van aansprakelijkheid. Dit houdt in dat individuele leden niet aansprakelijk gesteld kunnen worden voor eventuele verliezen die bij andere leden ontstaan. De gemeente Zandvoort kan daarom niet geconfronteerd worden met eventuele verliezen in bijvoorbeeld de gemeente Amersfoort of Zeist. Daarnaast profiteren leden ook van de samenwerkingsvoordelen van Coöperatie ParkeerService. De gemeente Haarlem heeft het komende half jaar andere prioriteiten binnen het parkeerbeleid dan Zandvoort. Er wordt afgewacht wat de (uitwerking van de) behandeling van de beleidsnotitie "Modernisering straatparkeren" op gaat leveren. Daarnaast worden in Haarlem eerst nieuwe ideeën en technologieën onderzocht voor het faciliteren van parkeren via hun uitvoeringsorganisatie Spaarnelanden N.V. Het aanbod van Spaarnelanden N.V. voor hun inzet bij de aanbesteding van parkeerautomaten is voor de gemeente Zandvoort financieel en planning technisch niet aantrekkelijk. Zandvoort kent een hoge urgentie aan het aanbesteden van de parkeerautomaten. Zandvoort zal bij de vervanging van de parkeerautomaten een trekkende rol moeten nemen. De parkeerautomaten in Zandvoort zijn sterk verouderd, het aantal storingen nemen toe en daarmee neemt de gebruiksgerichtheid af. Verder sluit de techniek van parkeerautomaten niet meer aan bij de vraag van de parkeerder. Het toeristenseizoen van 2015 kan niet meer met de huidige parkeerautomaten gefaciliteerd worden door de slechte staat. ParkeerService ziet de volgende oplossing om Zandvoort per 1 april te voorzien van voldoende goed werkende parkeerautomaten op straat: Opstellen plan van aanpak (inclusief plaatsingsplan). In het plan wordt een voorstel gedaan waarmee Zandvoort, vooruitlopend op de Europese aanbesteding, voorzien kan worden van voldoende goed werkende parkeerautomaten. Hierbij zijn de volgende opties beschikbaar: o Upgrade bestaande parkeerautomaten. o Aanschaf tweedehandse parkeerautomaten van collega gemeenten. o (Beperkte) Aanschaf nieuwe parkeerautomaten. o Verplaatsing en tijdelijk verdunning van parkeerautomaten. Voor het opstellen van het plan moet er een inventarisatie van het huidige areaal uitgevoerd worden met als doel het beantwoorden van de volgende vragen: o Wat is het meest optimale aantal parkeerautomaten voor Zandvoort? Gespecificeerd naar locatie en functionaliteiten per parkeerautomaat (PIN en/of muntgeld) o Hoeveel parkeerautomaten met welke functionaliteiten heeft Zandvoort per 1 april 2015 minimaal nodig op welke locaties? o Welke parkeerautomaten (type, functionaliteiten, leeftijd, technische staat) heeft Zandvoort nu in bezit? o Hoeveel parkeertransacties worden door de bestaande automaten verwerkt (gespecificeerd naar PIN en contant)? Los van deze technische oplossingen adviseert ParkeerService veel aandacht te geven aan het communiceren met parkeerders van wijzigingen en nieuwe betaalmogelijkheden. Hierbij moet veel aandacht gegeven worden aan het promoten van belparkeren. ParkeerService heeft hier veel ervaringen mee opgedaan in de gemeenten Alkmaar, Amersfoort, Woerden, Alphen aan den Rijn, Gorinchem en Barneveld. Zandvoort kan gebruik maken van deze expertise en de beschikbare voorbeelden van promotie drukwerk. Voor de aanschaf van de nieuwe Parkeerautomaten dient een nieuwe raamovereenkomst aanbesteedt te worden door ParkeerService en vervolgens wordt een mini-competitie uitgeschreven. Dan kunnen de nieuwe parkeerautomaten op 1 juli 2015 op straat staan. 3/8

4 Parkeerservice heeft het volgende stappenplan opgesteld. Parallel aan het stappenplan wordt de nieuwe aanbesteding uitgevoerd. De kosten en planning zijn als volgt: 1. Opstellen en gebruik nieuwe raamovereenkomst ticketautomaten en opstellen plan vin aanpak tussenoplossing Voordelen van een nieuwe raamovereenkomst: o Een raamovereenkomst op basis van de laatste inzichten en technische ontwikkelingen voor alle leden van ParkeerService; o We kunnen een andere gunningsmethodiek hanteren. We willen meer in willen zetten op kwaliteit en innovatie want nu is prijs min of meer bepalend; o De aspirant-leden (inclusief Zandvoort) hebben meteen inspraak. o We kunnen het beheer en onderhoud van de automaten direct meenemen in de aanbesteding. Tijdsplanning o Advies en plan van aanpak opstellen: start 1 november as. doorlooptijd 3 weken; o Aanbestedingstraject van een nieuwe raamovereenkomst: 20 weken; o Uitvraag via minicompetitie: doorlooptijd 3 weken; o Levertijd: c.a.14 weken; o Oplevering: 1 juli 2015 Kostenindicatie o De kosten worden geschat op De aanbestedingskosten zelf worden betaald vanuit de R&D-pot van ParkeerService: Advies: 64 uur a 100,- = 6.400,- Indicatie aanbestedingskosten: circa: E ,- (dit wordt betaald vanuit de R&D pot van ParkeerService) Begeleiding minicompetitie: 32 uur a 100,- = 3.200,- 3 Projectleider plaatsing automaten: 75 uur a 85,- = 6.375,- Deze indicatie is exclusief eventuele nutskosten (energieaansluitingen), bebordingsadvies en aankoop van borden. Belangrijk bij het PVE voor de aanbesteding is de aanschaf en het beheer, af te stemmen met de gemeente Haarlem. Het koppelbaar zijn van de apparatuur is van belang. Ook moet in het PVE opgenomen worden dat de nieuwe parkeerautomaten geschikt zijn voor kenteken parkeren. Dit zal later na besluitvorming in de gemeenteraad kunnen worden ingevoerd. Verder is belangrijk dat het beheer en onderhoud van de parkeerautomaten wordt meegenomen en meegewogen. Hiermee ontzorgt de Coöperatie ParkeerService Zandvoort volledig bij het aankopen van nieuwe parkeerautomaten die voldoen aan de huidige en toekomstige eisen. Daarnaast profiteert Zandvoort ook van de volgende samenwerkingsvoordelen van Coöperatie ParkeerService: 1. Gedeelde (parkeer) kennis en ervaring. 2. Gezamenlijke (door) ontwikkeling van parkeerdigitalisering. 3. Flexibele uitvoering op basis van een inbestedingsvrijstelling, met behoud van doorslaggevende invloed en toezicht. 4. Schaalvoordelen door standaardisatie en digitalisering van de overige parkeerproducten in Zandvoort. 5. Inkoopvoordeel door gezamenlijk inkoop van parkeer gerelateerde producten en diensten De eerste stap is een aanvraag bij de cooperatie in te dienen om lid van de ParkeerService te worden. Voorgesteld wordt de volgende stappen te nemen: Fase 1, uitvoering in 2014 / 2015: 4/8

5 o het vervangen van 90 parkeerautomaten en het ombouwen van 32 automaten naar Pin en het beheer en onderhoud van alle parkeerautomaten; o het beheer van de bouwkundig deel van de Parkeergarage Centrum (LDC) en het beheer van Parkeerterrein de Zuid. In de periode tot de vervanging van de parkeerautomaten moet het gehele parkeerautomatenbestand zodanig herverkaveld worden dat het gebruiksongemak tot een minimum worden beperkt. Fase 2, uitvoering in 2015 / 2016: besluitvorming in de gemeenteraad over invoering van kenteken parkeren, scannen en naheffingsaanslagen. Fase 3, uitvoeren in 2016 / 2017: het complementeren en invoeren van de parkeerbeheerorganisatie. Bij de besluitvorming over het toepassen van het betalen met muntgeld is het volgende van belang: Het betalen met muntgeld neemt weliswaar af (van 63,15% in 2012 naar 57,6% in 2013) maar is nu nog het meest gebruikte betaalmiddel. Voorlopig zijn 1 op de 4 automaten op de boulevards, geschikt voor het betalen met muntgeld. In de woonstraten zal minimaal 1 automaat geschikt zijn voor betaling via muntgeld. Deze service wordt o.a. geboden voor de vele toeristen die Zandvoort bezoeken en die niet via PIN of telefoon kunnen betalen. 2. Alternatief voorstel Geen. 3 Korte historie en bestuurlijke context. Zie Relatie met de Structuurvisie n.v.t. 5. Wat zijn de resultaten van het overleg met de portefeuillehouder? Deze is akkoord met het voorstel. 6. Zijn er consequenties voor (het werk van) andere afdelingen/met welke afdelingen is samengewerkt? Dit voorstel heeft geen directe consequenties. 7. Wat zijn de resultaten van het overleg met het Regionaal Inkoopbureau Umond/Kennemerland Gezien het spoedeisende karakter van dit besluit zal in een later stadium overlegd worden met Stichting RIJK. 8. Wie is bevoegd om het besluit te nemen: burgemeester, college of raad? Het college. 9. Juridische consequenties. Vooral juridische risico's in de aanbesteding en het overleg over de personele gevolgen moeten worden voorkomen door een zorgvuldige begeleiding van dit traject. 10. Financiële, personele en organisatorische consequenties.(incl. Algemene Reserve) Gepland stond om te starten in 2015 conform investeringsplan , maar de staat van de parkeerautomaten geeft aanleiding om eerder (3 maanden) te starten. In het investeringsplan van de programbegroting 2014 staat gereserveerd voor de vervanging van parkeerautomaten. Om aan de voorbereidings- en uitvoeringsplanning te kunnen voldoen wordt het college gevraagd deze middelen middels een krediet beschikbaar te stellen. Voor de voorbereiding in 2014 is een bedrag nodig van het restant van wordt aangewend voor het ombouwen en vervangen van de parkeerautomaten. 5/8

6 De kapitaallasten lopen conform investeringsplan en het project is voor het einde van 2015 gereed. Dit B&W-besluit heeft nu geen gevolgen voor het personeel, maar mogelijk in een later stadium (als de samenwerking doorgaat) kunnen er gevolgen ontstaan voor het personeel. In dat geval zal met GO gesproken worden. 11. Majeure risico's. Vooral juridische risico's in de aanbesteding en het overleg over de personele gevolgen moeten worden voorkomen door een zorgvuldige begeleiding van dit traject. 12. Ondernemingsraad. Overleg met de OR is onderdeel van de nadere uitwerkingen van de parkeerbeheerorganisatie. In elke OR overlegvergadering wordt de stand van zaken ook op dit dossier door de GS/AD met de OR doorgenomen. 13. Aanpak verdere communicatie (inclusief eventuele speciale acties naar externe (direct) betrokkenen). De ambtelijke organisatie zal op basis van dit besluit moeten worden bijgepraat door de ambtelijke opdrachtgever, dit is opgenomen in het communicatieplan. 6/8

7 Bijlage 1: Factsheet Factsheet Raamovereenkomst Parkeerticketautomaten Deze factsheet geeft inzicht in de mogelijkheden en het gebruik van de Parkeer Service raamovereenkomst Parkeerticketautomaten. De overeenkomst is stand gekomen in samenwerking met en voor alle leden van Parkeer Service. Leden van Parkeer Service mogen gratis gebruik maken van de raamovereenkomst. Wat is een raamovereenkomst? Een overeenkomst met leveranciers is bedoeld voor het plaatsen van een stroom van toekomstige opdrachten. In de raamovereenkomst zijn afspraken gemaakt over een aantal voorwaarden (prijs, kwaliteit, hoeveelheid en levertijd) waaronder toekomstige opdrachten zullen worden gegund. Waarom een raamovereenkomst Parkeerticketautomaten? De aanschaf van parkeerticketautomaten is een aangelegenheid die zich periodiek bij iedere gemeente voordoet. Door deze aanschaf collectief te organiseren, draagt het bij aan het creëren van schaalvoordeel, tijdwinst en het delen van kennis. Voorbeelden hiervan zijn: De raamovereenkomst is Europees aanbesteed. Hierdoor kunnen leden van Parkeer Service opdrachten plaatsen (onder of boven de drempel), zonder deze afzonderlijk Europees te hoeven aanbesteden; Leden van Parkeer Service kunnen gebruik maken van het bestek waarin het volgende is vastgelegd: o de minimale functionele eisen en wensen (specificaties) van parkeerticketautomaten; o juiste gunningscriteria o eenheidsprijzen voor de 5 meest voorkomende uitvoerings-typen 1. Munt 2. Munt &chipknip 3. Chipknip, Pin, Maestro, V-pay en Creditcard 4. Uitvoeringstype 3 + munt 5. Uitvoeringstype 3 &. 4 kentekenmodule De raamovereenkomst kent geen leverings- of afnameplicht; Coördinatie en toezicht op eenheidsprijzen (voor levering, aansluiten en configureren, beheer en onderhoud) door ParkeerService; Marktwerking met 3 voorkeursleveranciers en een minicompetitie; Kostenbesparing bij contractvorming en het administratieve proces; Sterke positie in de onderhandelingen, doordat we naar buiten treden als één grote opdrachtgever. Hoe 'werkt' de raamovereenkomst Parkeerticketautomaten? Een lid van ParkeerService stelt een uitvraag op voor één van de 5 voorkeurstypen, de additionele wensen en het benodigde aantal automaten. Het bijzondere van de raamovereenkomst is dat er bij iedere uitvraag een 'minicompetitie' ontstaat tussen de 3 aanbieders. Een dergelijke minicompetitie houdt in dat alle 3 de aanbieders een eigen voorstel doen: 1. Binnen tien werkdagen wordt er schriftelijk een prijs voor de levering van een parkeerticketautomaat in de gevraagde variant met additionele eisen en wensen afgegeven; 2. Bij de beoordeling van de inschrijvingen voor de minicompetitie wordt gebruik gemaakt van een gunningsmatrix met een weging van de scores per automaattype; 3. De aanbieder die het beste voorstel tegen de meest gunstige condities kan leveren, ontvangt de opdracht en zal een overeenkomst voor de levering van de uitgevraagde variant rechtstreeks aangaan met de inkopende gemeente; 4. Na gunning van de opdracht tot levering van één of meer parkeerticketautomaten, worden de parkeerticketautomaten binnen 14 weken geleverd aan de gemeente. Wanneer het uitvragen van leden gecombineerd worden per periode, kunnen er hogere projectkortingen gerealiseerd worden. Advies Parkeer Service 7/8

8 Parkeer Service adviseert haar leden om voor variant 5 te kiezen, een automaat die geschikt is voor kenteken gebonden parkeren. Het grote voordeel voor gemeenten is dat op termijn niet kenteken gebonden parkeren, de handhavingskosten met ongeveer 40% omlaag kunnen. 8/8