Stagebeleid rechtbank Rotterdam Bij bestuursbesluit van 8 juli 2014 is dit beleid met ingang van 1 september 2014 inwerking getreden.

Transcriptie

1 Stagebeleid rechtbank Rotterdam Bij bestuursbesluit van 8 juli 2014 is dit beleid met ingang van 1 september 2014 inwerking getreden. 1.1 Aanleiding stagebeleid Aanleiding voor - nieuw - stagebeleid is allereerst het verzoek vanuit het bestuur van de rechtbank om een vraaggerichte aanpak en centrale organisatie van stages te realiseren. Dit verzoek is ingegeven door de hieronder nader toegelichte achtergronden: de rechtbank als transparante organisatie en de rechtbank als aantrekkelijk werkgever en professionele stagebieder. Daarnaast is vanuit de Stichting Juridische Samenwerking aan de Maas de wens geuit om samen met de verschillende ketenpartners, zijnde de rechtbank, OM, Rotterdamse Orde van Advocaten en de Erasmus Universiteit, een vruchtbare samenwerking op het gebied van stages op het niveau van MBO/HBO en WO te realiseren. Het nieuwe stagebeleid wordt afgestemd met de partners van de Stichting om zo een bijdrage te kunnen leveren aan de realisatie van deze wens. Dit stagebeleid omvat geen verplichte stages, die in het kader van de RIO opleiding gevolgd worden. 1.2 De rechtbank als transparante organisatie De rechtbank Rotterdam is een transparante organisatie die binnen de maatschappij een eigen rol vervult. De rechtbank stelt door het aanbieden van stageplaatsen letterlijk haar deuren open voor de maatschappij en voor potentiële toekomstige werknemers. Mede door middel van het stagebeleid geeft de rechtbank gestalte aan de wens om stages te organiseren met de blik van buiten naar binnen. Stagiair(e)s bieden de rechtbank een frisse blik, de nieuwste theoretische vakkennis en - na de inwerkperiode van gemiddeld twee maanden - een behoorlijke productie voor de rechtbank. 1.3 De rechtbank als aantrekkelijke werkgever en professionele stagebieder De rechtbank Rotterdam presenteert zich als aantrekkelijke werkgever voor GA en RA en professioneel stagebieder. Het stagebeleid draagt hieraan bij door een transparante werving en selectie te hanteren en door de professionele invulling van de stages. Daarnaast is in januari 2014 de nieuwe initiële rechtersopleiding gestart. Eén van de selectiecriteria is de eis van minimaal twee jaar werkervaring buiten de rechtspraak. Het stagebeleid draagt bij aan een positieve beeldvorming over het rechterschap en de rechtbank als potentiële werkgever. 2. Huidige aanpak De rechtbank ontvangt dagelijks open sollicitaties van potentiële stagiair(e)s. Maandelijks wordt hiervan een overzicht rondgestuurd aan de leidinggevenden. Op basis daarvan nodigt de rechtbank de potentiële stagiair(e)s uit voor een sollicitatiegesprek. De zogenoemde high Pagina 1 van 16

2 potentials zijn dan vaak al voorzien van een stage bij een andere stagebieder. Na een positief eerste sollicitatiegesprek wordt een afspraak gemaakt voor een arbeidsvoorwaardengesprek met een medewerker P&O administratie. De selectie van stagiair(e)s wordt in de lijn op verschillende manieren uitgevoerd. Alle stagiair(e)s ontvangen dezelfde stageovereenkomst, behalve de HBO stagiair(e)s van Hogeschool InHolland. Zij hebben een aparte stageovereenkomst. Er zijn geen rechtbankbrede afspraken voor werven en selectie, inhuizen, autoriseren van systemen en inrichten van de stages. 2.1 Risico s huidige aanpak Risico s van deze aanpak zijn dat de rechtbank Rotterdam niet professioneel, niet transparant en niet efficiënt overkomt op de studenten. Bijkomende gevolgen hiervan zijn dat de rechtbank zich onvoldoende profileert als professioneel stagebedrijf en aantrekkelijke werkgever. Hierdoor is de kans kleiner dat high potentials - na afronding van studie en vereiste werkervaring - solliciteren als rechter in opleiding of (juridisch) medewerker, of dat zij de rechtbank als stagebedrijf of werkgever aanbevelen. Daarbij is een risico dat stagiaires vooral tijd kosten dan dat zij waarde kunnen toevoegen aan de organisatie. 3. Doelen stagebeleid Gelet op de voorgaande risico s worden de volgende doelen stagebeleid voorgesteld: 1. De rechtbank is een professionele stagebieder met vraaggerichte aanpak en centrale organisatie van stages. 2. De rechtbank presenteert zich als potentiële werkgever. 3. De rechtbank is een transparante organisatie. 4. De rechtbank werkt samen met de partners van de Stichting Juridische Samenwerking aan de Maas op het gebied van stages. 4. Uitgangspunten stagebeleid Om de vier doelen van het stagebeleid te bereiken, kent dit stagebeleid enkele uitgangspunten. Hierna staan de belangrijkste uitgangspunten en maatregelen van het stagebeleid beschreven met aandacht voor de risico s en de voordelen van het stagebeleid. De implementatie van het stagebeleid wordt gerealiseerd door leidinggevenden van de rechtbank, desgewenst met ondersteuning vanuit P&O. Het werkproces uitvoeren stagebeleid (zie bijlage II) is tot stand gekomen via co-creatie tussen leidinggevenden en senior adviseur opleiding en ontwikkeling. Aanpassingen daarop zijn altijd mogelijk en daarover zijn alle leidinggevenden geïnformeerd. Voor een gedetailleerde beschrijving van het stagebeleid wordt verwezen naar bijlage I en II van dit stuk, zijnde respectievelijk de samenvatting ontwerp uitvoeren stagebeleid en het werkproces. 4.1 Halfjaarlijks inventarisatie stagebehoefte Elk half jaar wordt de rechtbankbrede stagebehoefte geïnventariseerd. De rechtbank heeft als professioneel stagebieder overzicht van de in te vullen stageplaatsen voor een half jaar. Pagina 2 van 16

3 Voordeel van het stagebeleid is dat leidinggevenden structureel overzicht hebben welke stagebehoefte er is in hun team. Hierdoor kan iedere betrokken leidinggevende en medewerker rekening houden met de komst van een stagiair(e) en dit heeft als voordeel dat de stages efficiënter en professioneler worden georganiseerd. Risico hiervan is dat gedurende een half jaar de geïnventariseerde stagebehoefte wellicht verandert. Een ander knelpunt is dat de rechtbank verschillende soorten stages aanbiedt op MBO, HBO en WO-niveau. Voor MBO- en HBO studenten gelden verplichte (afstudeer)stages met vaste startmomenten vastgesteld door de onderwijsinstellingen. Deze verplichte (afstudeer)stages sluiten niet in alle gevallen aan op de twee voorgestelde vaste startmomenten van de stages bij de rechtbank. Met dit risico kan de rechtbank in de uitvoering van het stagebeleid rekening houden door goed te plannen. 4.2 Heldere werving- en selectieprocedure De werving- en selectieprocedure wordt aan de onderwijsinstellingen bekend gemaakt. Dit creëert duidelijkheid bij de onderwijsinstellingen over wie wat doet bij de rechtbank met betrekking tot de plaatsing van stagiair(e)s. Intern draagt dit bij aan een efficiëntere en eenduidigere manier van werven en selecteren van stagiair(e)s. Met als voordeel dat stagiair(e)s makkelijker over de teams heen geplaatst en eventueel tijdelijke uitgewisseld kunnen worden in het kader van de juiste stagiair(e)s op de juiste plaats. Voordeel van het stagebeleid dat het transparantie biedt over zowel de vele mogelijkheden van stages bij de rechtbank als de werving- en selectieprocedure. Hierdoor draagt het stagebeleid bij aan het uitgangspunt de juiste stagiair(e) op de juiste plaats. 4.3 Centrale coördinatie Het stagebeleid wordt centraal gecoördineerd. Dit sluit aan bij de doelen van de rechtbank een professionele stagebieder en transparant te zijn. Ook draagt centrale coördinatie bij aan het doel om samen te werken met de partners van de Stichting Juridische Samenwerking aan de Maas op het gebied van stages. Voordeel is dat centrale organisatie meer structuur oplevert en het biedt (tijdig) overzicht aan leidinggevenden en medewerkers van hoe de stageplaatsen zijn ingevuld. Op basis hiervan kan de rechtbank als professionele stagebieder tijdig alle benodigde zaken voor de toekomstige stagiair(e)s organiseren. Daarnaast is een voordeel van centrale organisatie, dat de stagecoördinator van de rechtbank geïnformeerd is over bestaande bestuurlijke betrekkingen en afspraken zoals met de Stichting Juridische Samenwerking aan de Maas en onderwijsinstellingen zoals Hogeschool InHolland, zodat er alleen afspraken worden gemaakt die ook op bestuurlijk niveau wenselijk zijn. Een ander voordeel is dat de centrale coördinatie van de communicatie transparantie biedt voor interne en externe stakeholders. Pagina 3 van 16

4 Nadeel van centrale organisatie is dat de lijnen met de centrale organisatie wat langer zijn dan in het eigen team. Het gevolg daarvan is dat leidinggevenden via eigen netwerk stagiaires gaan werven. Dit kan opgelost worden door regelmatig het werkproces uitvoeren stagebeleid (zie bijlage II) te blijven afstemmen met de lijn. Dit waarborgt een goed werkbaar proces. 4.4 Professionele inrichting van de stages De leidinggevende zorgt voor een inhoudelijk interessante en professionele inrichting van stages. Stages kunnen op maat worden gemaakt en aangepast aan de wensen van de stagiair(e)s. De stagecoördinator organiseert onder meer rechtbankbrede kennismakingsactiviteiten, cursussen over omgaan met morele dilemma s voor alle stagiair(e)s. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de tussentijdse en eindevaluatie van de stage. Knelpunt hierbij is de reeds in paragraaf 4.1 van dit stuk genoemde verschillende startdata van de verplichte MBO en HBO-stages dan de twee voorgestelde startdata van de rechtbank. Dit is een punt van aandacht voor de praktische uitvoering van het werkproces uitvoeren stagebeleid. Via het bespreken van de ingevulde evaluatieformulieren door de stagiair(e)s krijgt de rechtbank als organisatie feedback en kennis van de nieuwe ideeën van de jongere generaties. Daarnaast vindt en behoudt de rechtbank als organisatie aansluiting met deze jongere generaties en hun manier van werken, leren en ontwikkelen. De rechtbank presenteert zich hiermee als een professionele stagebieder en potentiële werkgever wat bijdraagt aan een positief imago van de rechtbank. Hierdoor is de kans groter dat high potentials solliciteren als RIO of (juridisch) medewerker en stage lopen bij de rechtbank aanbevelen bij medestudenten. Pagina 4 van 16

5 Bijlagen: I Samenvatting ontwerp uitvoeren stagebeleid p.6 II Werkproces uitvoeren stagebeleid p.7 III Doelgroep p.14 IV Overzicht stageplaatsen rechtbank Rotterdam p.15 Pagina 5 van 16

6 Bijlage I Samenvatting ontwerp uitvoeren stagebeleid Inventarisatie en publicatie stagebehoefte Tweemaal per jaar inventariseert elke leidinggevende, teamvoorzitter en unithoofd van de rechtbank Rotterdam de stagebehoefte voor studenten op MBO, HBO en WO-niveau. Centraal (stagecoördinator) wordt een overzicht ontwikkeld op basis van de aangegeven stagebehoefte. Afdelingsvoorzitters en (de portefeuillehouder Kwaliteit en Opleidingen van het) bestuur ontvangen het rechtbankbrede overzicht van de stagebehoefte ter instemming. De werving vindt plaats bij de verschillende onderwijsinstellingen. Aanstellen van de stagiair(e)s Op basis van de motivatiebrief met CV wordt door de leidinggevende een selectie gemaakt. De leidinggevende en een adviseur P&O houden selectiegesprekken. Hierin worden ook de stagevoorwaarden besproken. De benodigde inhuizings- en of stageformulieren worden zo spoedig mogelijk aan de stagiair(e)s overhandigd. P&O bewaakt deze formulierenstroom en geeft een signaal tot inhuizen af aan de management assistente, zodra alle informatie (inclusief VOG) binnen is. P&O geeft deze informatie ook door aan de operationeel coördinatoren om ervoor te zorgen dat de stagiair(e)s ingeroosterd kunnen worden. De stagecoördinator organiseert de kennismakingsactiviteiten, de quiz morele dilemma s, de evaluatieformulieren en een feestelijke afsluitingsbijeenkomst met getuigschrift. Pagina 6 van 16

7 Bijlage II Werkproces uitvoeren stagebeleid 1.1 Proces inventariseren en publiceren stagebehoefte Pagina 7 van 16

8 1.1 Inventariseren en publiceren stagebehoefte Inventariseren stagebehoefte Leidinggevende De stageplaatsen voor het MBO-, HBO- en WO-niveau worden geïnventariseerd voor de stageperioden februari en september. De leidinggevende geeft aan, via een ingevuld mutatieformulier, hoeveel stagiair(e)s er nodig zijn. 1 week Bundelen stageplekken Stagecoördinator De mutatieformulieren (m.b.t. de aanmelding) worden gebundeld. Doorzenden stageplekken Stagecoördinator De stagecoördinator stuurt de geïnventariseerde stagebehoefte door naar de afdelingsvoorzitters en portefeuillehouder van het bestuur. Akkoord door afdelingsvoorzitter/portefeuillehouder Kwaliteit en Opleiding bestuur De afdelingsvoorzitters en de portefeuillehouder Kwaliteit en opleiding bestuur geven per hun akkoord door aan de stagecoördinator. Publiceren stageplekken Stagecoördinator De beschikbare stageplaatsen worden gepubliceerd op webpagina's van verschillende onderwijsinstellingen en eventueel op rechtspraak.nl. 2.1 Proces aanstellen stagiair(e) Pagina 8 van 16

9 Pagina 9 van 16

10 Aanstellen stagiair(e) Machtigen Selecteren brief en CV Leidinggevende De brieven met CV worden doorgenomen en de stagiair(e)s worden geselecteerd voor mogelijke geschiktheid. Bij geschiktheid volgt een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. De leidinggevende kan tijdens het sollicitatiegesprek (inclusief arbeidsvoorwaardengesprek) de stagiair(e) aannemen. Bij niet-geschiktheid volgt afwijzing. 1 week Machtigen Machtigen Aanmaken aanvraagformulier VOG Medewerker personeelsbeheer P-beheer zorgt voor aanvraagformulieren VOG. Selecteren gesprek Leidinggevende en adviseur P&O De leidinggevende toetst samen met een adviseur P&O of een student geschikt is voor stage bij de rechtbank Rotterdam. Tijdens het sollicitatiegesprek (inclusief arbeidsvoorwaardengesprek) kan de stagiair(e) worden aangenomen. 1 week Plaatsing mogelijk? De leidinggevende toetst of alle geschikte kandidaten geplaatst kunnen worden. Als de kandidaat geschikt is, maar niet te plaatsen, geeft de leidinggevende dit door aan de management assistent. De management assistent stuurt de brief en CV door aan de andere leidinggevenden of functionele mailboxen met een begeleidend bericht over de procedure tot nu toe (geschiktheid voor stage n.a.v. sollicitatiegesprek). Afwijzen stagiair Leidinggevende Bij ongeschiktheid wordt de stagiair(e) afgewezen.

11 datum 18 april 2014 Stagebeleid pagina 11 van 16 onderwerp Controle Aanreiken formulieren Leidinggevende en adviseur P&O De geschikte te plaatsen stagiair(e) ontvangt aan het einde van het sollicitatiegesprek, of naderhand per post, de volgende stukken: - Stage-overeenkomst - Aanvraagformulier VOG - Declaratieformulier VOG - Loonbelastingformulier - Salarisformulier Bij direct aannemen worden de stukken ingevuld en wordt een kleurenkopie van een identiteitsbewijs gemaakt. De standaard stageovereenkomst wordt doorgenomen. 1 week Controleren stukken Medewerker P&O administratie De VOG en de formulieren worden gecontroleerd en bij akkoord wordt de stageovereenkomst doorgestuurd aan de leidinggevende ter ondertekening. Ondertekenen stage overeenkomst Leidinggevende De leidinggevende ondertekent de stage-overeenkomst en retourneert deze aan de medewerker P&O administratie. Registreren P-Portal Medewerker P&O administratie Medewerker P&O administratie registreert de gegevens van de stagiair(e) in P-portal. Medewerker P&O administratie geeft een signaal tot inhuizing van de stagiaire af aan de management assistent en aan de operationeel coördinatoren wordt doorgegeven wie er wanneer stage zal lopen. Inhuizen stagiair Management assistente De stagiair(e) wordt ingehuisd. Dit houdt in: Regelen werkplek Pagina 11 van 16

12 datum 18 april 2014 Stagebeleid pagina 12 van 16 onderwerp Aanmelden beveiliging Doorgeven gegevens aan stagebegeleider Aanvragen benodigde autorisaties IMI De management assistent geeft ook de volgende stukken aan de stagiair(e): Het organogram Werkplekinformatie Twee (digitale) evaluatieformulieren 2 weken Organiseren kennismaking Stagecoördinator De stagiair(e) maakt kennis met de rechtbank door verschillende activiteiten. De data worden ingepland door de stagecoördinator. Activiteiten: 1. Gezamenlijke lunch in de Cromsaal met een leidinggevende 2. Rondleiding door de rechtbank 3. Bekijken introductiefilm 4. Gezamenlijk één zitting bijwonen 5. Quiz morele dilemma's met aandacht voor uitingen op Social media 6. Bezoek brengen aan hoger beroep-instantie Voeren stagegesprek Leidinggevende /stagebegeleider Na één maand wordt een evaluatiegesprek gevoerd aan de hand van een door de stagiair(e) en begeleider ingevulde standaard evaluatieformulier. De stagebegeleider heeft om de week een bilateraal gesprek. Er wordt genoteerd wat er opvalt ten behoeve van informatie voor het getuigschrift dat aan het einde van stage wordt overhandigd aan de stagiair(e). De stagebegeleider stuurt een het ingevulde evaluatieformulier door aan de stagecoördinator en de management assistent. De management assistent vult het getuigschrift namens de leidinggevende in, zorgt voor ondertekening door de Afdelingsvoorzitter en stuurt een afschrift daarvan aan de stagecoördinator. De management assistent zorgt ervoor dat alle ingevulde en ondertekende getuigschriften klaarliggen voor de feestelijke afsluiting van de stages. Pagina 12 van 16

13 datum 18 april 2014 Stagebeleid pagina 13 van 16 onderwerp 1 week Afsluiten stage Leidinggevende / Begeleider Een maand voor het afsluiten van de stageperiode vindt een beoordeling van de stagiair(e) plaats. De stagecoördinator organiseert een feestelijke bijeenkomst ter afsluiting van de stageperiode. Tijdens de feestelijke bijeenkomst wordt het getuigschrift overhandigd door de begeleider of leidinggevende aan de stagiair(e). 1 maand Pagina 13 van 16

14 datum 18 april 2014 Stagebeleid pagina 14 van 16 onderwerp Bijlage III Doelgroep stage Voorwaarden voor studenten Om in aanmerking te komen voor een stageplaats bij de rechtbank Rotterdam moet studenten minimaal aan de volgende voorwaarden voldoen: De stagiair(e) dient als student een opleiding te volgen aan een door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen erkende Nederlandse onderwijsinstelling. De stage dient in het kader van de opleiding te passen. Indien de student in de beoogde stageperiode niet meer studeert, kan hij niet voor een stage bij de rechtbank Rotterdam in aanmerking komen. De stagiair(e) moet in het bezit zijn van een Burgerservicenummer. De stagiair(e) moet in het bezit zijn van een Nederlandse bankrelatie. De stagiair(e) moet een Nederlands postadres hebben. De minimale duur van een stage is 4 maanden, maximaal 6 maanden. Rijksbrede stagevergoeding De Rijksbrede stagevergoeding bedraagt 550,- bruto per maand voor hbo- en wo-studenten, voor mbo-studenten bedraagt de stagevergoeding 400,- bruto per maand bij een volledige stageweek van 40 uur. Op dit bedrag vindt nog inhouding plaats van loonbelasting en sociale lasten. Pagina 14 van 16

15 datum 18 april 2014 Stagebeleid pagina 15 van 16 onderwerp Bijlage IV Overzicht stageplaatsen rechtbank Rotterdam Gebruikte afkortingen: AM = Administratief medewerker AJM = Administratief juridisch medewerker JJM = Junior juridisch medewerker JM = Juridisch medewerker MW = Medewerker SJM = Senior juridisch medewerker Afdeling Bestuur 1 Bestuur 2 Bestuur 3 Commissie van Toezicht Administratie bestuur Straf 1 Straf 2 Bijzondere raadkamer Straf 3 Kabinet RC Ondersteuning KC Administratie Straf Kanton 1 Kanton 2 Kanton 3 Administratie kanton 1 Administratie kanton 2 Familie 1 Familie 2 Jeugd Administratie familie en jeugd Administratie privaat Handel Haven en handel Insolventie Administratie haven en handel Stagiaires MBO Stagiaires HBO 2 JJM 3 JJM 2 JJM 2 JJM 2 JJM Stagiaires WO 2 JM 2 JM 2 JM Pagina 15 van 16

16 datum 18 april 2014 Stagebeleid pagina 16 van 16 onderwerp Afdeling Stagiaires Stagiaires Stagiaires WO MBO HBO Personeel en organisatie (O&O en 1 MW P-beheer) Algemeen beleid en 1 AM bestuursondersteuning Financiën en control 1 MW Facilitair Rechtbank contact centrum Logistiek Communicatie 1 MW of 1 MW Services Project KEI 1 AM Informatiemanagement en 2 MW innovatie Bodedienst 2 MW Pagina 16 van 16