De voorzitter verklaart de vergadering om 17.30u voor geopend en heet de aanwezigen welkom.

Transcriptie

1 NOTULEN VAN DE OCMW-RAAD zitting van: maandag 30 juni 2014 aanwezig: Willy Hosten: OCMW-voorzitter; Geert Pascal, Agnes Deman, Koen Vandaele, Ilse Dereepere, Katrien Fonteyne, Daniël Roose, Twiggy Sys, Britt Hoverbeke: raadsleden; Wilfried Declerck: OCMW-secretaris verontschuldigd: afwezig: De voorzitter verklaart de vergadering om 17.30u voor geopend en heet de aanwezigen welkom. OPENBARE ZITTING secretariaat OCMW 1. goedkeuren verslag vorige zitting De raad neemt kennis van de notulen van de openbare zitting van 26 mei 2014 en keurt de notulen goed. Sociaal Huis 2. Reglement poetsdienst met dienstencheques juridisch kader OCMW raadsbesluit van 20 augustus 1985 en latere wijzigingen: vaststelling reglement poetsdienst met dienstencheques. verwijzingsdocumenten Het reglement van de poetsdienst goedgekeurd in de raad van 28 april feiten, context en argumentatie Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 1 van 21

2 In de loop der jaren zijn er aanpassingen gebeurd aan het reglement poetsdienst met dienstencheques maar het werd niet meer in zijn totaliteit herbekeken. Er is navraag gedaan bij de poetsdienst van de omliggende OCMW s. Op basis van deze vergelijking is het reglement herbekeken en herwerkt. Als basis gebruiken we het reglement van de poetsdienst goedgekeurd op de raad van april We hebben enkele aanpassingen moeten doen betreffende de mogelijkheid tot het betalen met dienstencheques. Volgende wijzigingen werden aan het vorig reglement aangepast of toegevoegd: o Het reglement gaat in vanaf 1 juli 2014 o Art.1 Een poetsbeurt duurt 4 uren en kan op vraag van de klant wekelijks of om de veertien dagen doorgaan tijdens de weekdagen. De poetsvrouw start om 8u tot 12u of van 13u tot 17u. o Art. 3 Voor het opstarten van de poetshulp komt de verantwoordelijke bij u op huisbezoek om de nodige formulieren in te vullen, de aanvraag dienstencheques te regelen en de werkwijze uit te leggen. De poetshulp worden goedgekeurd in de eerstvolgende zitting van de Raad van het O.C.M.W. o Art. 8 Kostprijsbepaling 1 De prijs van de poetshulp is één dienstencheque per gepresteerd uur. o Art. 9 Wijze van betalen 1 Om dienstencheques te kunnen bestellen moet de klant zich eerst inschrijven bij Sodexo. Deze inschrijving is gratis en kan gebeuren via de verantwoordelijke van de poetsdienst of via de website particulieren/ inschrijving. Daarna zal u van Sodexo een brief ontvangen met een inschrijvingsbevestiging en uw gebruikersnummer. Dit nummer heeft u nodig om cheques te bestellen. Op elke cheque staat een vervaldatum (geldigheidsduur : 8 maanden) vermeld. Terugbetaling of vervanging van de cheques kan enkel en alleen indien de cheques nog geldig zijn en blanco. De dienstencheques zijn fiscaal aftrekbaar. 2 De poetsklant heeft de keuze tussen elektronische of papieren dienstencheques. De poetsklant is op de hoogte dat elektronische en papieren dienstencheques niet door elkaar gebruikt kunnen worden. o 3 De poetsvrouw legt bij het beëindigen van het werk een formulier ter ondertekening voor aan de klant. Op dit formulier vult de poetsvrouw uw naam, datum prestatie, nummer en vervaldatum van de cheques in. Op dit formulier wordt tevens vermeld indien er geen cheques afgegeven werden voor gepresteerde uren. Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 2 van 21

3 o o 4 De betaling met dienstencheques gebeurt op de dag van de prestatie. Indien de cheques 1 maand na prestatie niet werden afgegeven, dan kan dit leiden tot het stopzetten van de poetshulp en dit na beslissing van de OCMW-Raad. 5 Dienstencheques die vervallen zijn, zijn niet meer geldig en worden niet meer aanvaard door de poetsvrouw en/of poetsdienst. Elke niet-gebruikte dienstencheque kan vóór zijn vervaldatum in aanmerking komen voor terugbetaling of omruiling tegen nieuwe cheques. Hiervoor dient men contact op te nemen met Sodexo, tel. 02/ beslissing: artikel 1: Onderstaand reglement van de poetsdienst met dienstencheques goed te keuren. Het gaat in vanaf 1 juli artikel 2: Reglement poetsdienst met dienstencheques: Art. 1 Werkregeling De poetsdienst van het Sociaal Huis van Ichtegem biedt hulp bij het onderhoud van de woon- en leefruimten. Een poetsbeurt duurt 4 uren en kan op vraag van de klant wekelijks of om de veertien dagen doorgaan tijdens de weekdagen. De poetsvrouw start om 8u tot 12u of van 13u tot 17u Art. 2 Voorwaarden om van onze dienstverlening gebruik te maken zijn - U bent U hebt een medisch of psychisch probleem (eventueel te staven met een doktersattest) of - U hebt een sociaal probleem.. Bij twijfel neemt het team van het Sociaal huis een beslissing en wordt dit ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad. Indien er ruimte over is binnen de poetsdienst kan de Raad afwijken van de voorwaarden om van de dienstverlening gebruik te maken. De poetsdienst biedt hulp aan inwoners van Ichtegem zonder onderscheid te maken in de politieke, filosofische of godsdienstige overtuiging van de aanvrager. Art. 3 Voor het opstarten van de poetshulp komt de verantwoordelijke bij u op huisbezoek om de nodige formulieren in te vullen, de aanvraag dienstencheques te regelen en de werkwijze uit te Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 3 van 21

4 leggen. De poetshulp worden goedgekeurd in de eerstvolgende zitting van de Raad van het O.C.M.W. Art. 4 Als er meer aanvragen zijn dan de dienst kan voorzien, worden de aanvragers genoteerd op een wachtlijst volgens datum van aanvraag. Klanten die in het verleden gebruik maakten van de poetsdienst en terug willen starten, komen achteraan op de wachtlijst terecht. Art. 5 Toegelaten en niet toegelaten activiteiten De poetshulp bestaat voornamelijk uit het gewone huishoudelijke onderhoud van de woning. TAKEN DIE DE POETSVROUW MAG UITVOEREN 1 Wekelijks onderhoud van de woning stof afnemen, vegen en stofzuigen vloer schuren en dweilen keuken, badkamer en sanitair onderhouden spinnenwebben wegnemen kaders en lusters: afstoffen en/of afwassen plinten afvegen tafels en stoelen afstoffen en/of afwassen 2 Regelmatig onderhoud van de woning (moet niet wekelijks, maar mag als er tijd is) ruiten wassen deuren en kasten afwassen stoep en koer vegen en/of schuren de niet-dagelijks- gebruikte plaatsen: afstoffen en dweilen 3 Gelegenheidswerkjes (indien de poetsvrouw tijd over heeft, kan ze u met volgende zaken helpen). gordijnen wassen vloer en meubels boenen garage dweilen indien deze wordt gebruikt koelkast uitkuisen gebruikte zolder : vegen en spinnenwebben wegnemen Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 4 van 21

5 gebruikte kelder : uitvegen, rekken afwassen, dweilen koper en zilver poetsen rolluiken afwassen grote kuis of grondig schoonmaken van één of meerdere kamers, bv. keuken bed opmaken beperkte kleine afwas, was en strijk eenvoudige naaiwerkjes, bv. een knoop aannaaien levensnoodzakelijke boodschappen (dit kan enkel na goedkeuring van de verantwoordelijke van de poetsdienst). 4 Taken die enkel mogen verricht worden na afspraak met de verantwoordelijke van de poetsdienst en die enkel in uitzonderlijke gevallen worden toegestaan. het reinigen van plafonds boodschappen auto wassen TAKEN DIE DE POETSVROUW NIET MAG UITVOEREN 5 Taken die tot de bejaarden-, de verpleegkundige- of de medische hulp behoren bejaarde aankleden toilet van de bejaarde doen (wassen, scheren, voetverzorging, ) verzorgen van wonden of toedienen van medicamenten eten klaarmaken grote afwas, was en strijk overgordijnen wassen wandelen met de bejaarde en boodschappen doen grote naaiwerken en herstel van kledij kinderopvang afhandelen van administratie : ziekenbond, bank, post, Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 5 van 21

6 6 Te grote, gevaarlijke en verboden werken behangen en schilderen onderhoud en aanleg van de tuin niet gebruikte kelders en zolders grondig poetsen schoonmaken van bedrijfslokalen dakgoten reinigen zware meubels verzetten kachel en schoorsteen uitkuisen stallingen, dieren- en kolenhokken schoonmaken (uitwerpselen van dieren opkuisen) nachtemmer legen en onderhouden 7 Uitzonderingen op dit takenpakket kunnen alleen gemaakt worden na afspraak met de verantwoordelijke van de poetsdienst. Art. 6 Klanten die poetshulp van het O.C.M.W. ontvangen, maar geleidelijk aan meer behoefte aan bejaardenhulp krijgen dienen dit te melden aan de verantwoordelijke van de dienst. Ook de poetsvrouw dient hiervan melding te maken, zodat kan overgeschakeld worden op bejaardenhulp. Art. 7 Beschikbaar materiaal, producten en werkomstandigheden De poetsklant zorgt zelf voor voldoende en veilig werkmateriaal en stelt aangepaste poetsproducten ter beschikking. 1 De poetsklant stelt minimum de volgende zaken in goede staat ter beschikking van de poetshulp: - dweil (bv. microvezels), ten minste 2 exemplaren - een 3-tal microvezeldoeken (eventueel in verschillende kleuren) - twee emmers met goede handgreep - een trekkertje voor de ruiten - trekker met lange steel - zachte borstel, veegborstel met lange steel - een schuurborstel Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 6 van 21

7 - harde schuurborstel voor buiten - een goed zeemvel - stofdoek - een stofzuiger met veilige bedrading - wc-borstel - stevige en stabiele trapladder, voorkeur met antislip en steungreep - vuilblik en handborstel - aparte doek voor het sanitair - spons en schuurspons - producten : allesreiniger, vloerzeep, schuurcrème, wc-reiniger, detergent - aanvullend : ragebol, plumeau, azijn of ruitenreiniger en antikalk product 2 Er wordt verzocht om de poetshulp warm water te verschaffen, heel het jaar door en zeker gedurende de wintermaanden. Bij vries- en regenweer mag er niet buiten gewerkt worden. De leefruimtes waar gewerkt wordt, moeten in de mate van het mogelijke verwarmd en verlucht kunnen worden. 3 De poetsvrouw moet in hygiënische omstandigheden kunnen werken. Bij onhygiënische situaties kan de hulp worden stopgezet. Indien besmettingsgevaar zou optreden, bent u verplicht dit te signaleren. Indien poetsklant rookt, vragen wij begrip voor een gezonde werkomgeving. De poetshulp zal het zeker appreciëren als u het roken tijdens hun aanwezigheid probeert te vermijden of te beperken. 4 De poetsvrouw dient steeds in veilige omstandigheden te worden tewerkgesteld. Bij onveilige situaties kan de poetsvrouw de klant vragen de desbetreffende problemen op te lossen (bv. loszittend stopcontact, stekker waarvan de bedrading bloot ligt, enz.). In de ruimtes waar de poetshulp poetst mogen er zich geen huisdieren (honden, katten,...) bevinden. 5 Indien de poetsvrouw geconfronteerd wordt met ongewenste intimiteiten op het werk, moeten zij hun verantwoordelijke hiervan onmiddellijk verwittigen. Art. 8 Kostprijsbepaling 1 De prijs van de poetshulp is één dienstencheque per gepresteerd uur. Art. 9 Wijze van betalen Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 7 van 21

8 1 Om dienstencheques te kunnen bestellen moet de klant zich eerst inschrijven bij Sodexo. Deze inschrijving is gratis en kan gebeuren via de verantwoordelijke van de poetsdienst of via de website particulieren/ inschrijving. Daarna zal u van Sodexo een brief ontvangen met een inschrijvingsbevestiging en uw gebruikersnummer. Dit nummer heeft u nodig om cheques te bestellen. Op elke cheque staat een vervaldatum (geldigheidsduur : 8 maanden) vermeld. Terugbetaling of vervanging van de cheques kan enkel en alleen indien de cheques nog geldig zijn en blanco. De dienstencheques zijn fiscaal aftrekbaar. 2 De poetsklant heeft de keuze tussen elektronische of papieren dienstencheques. De poetsklant is op de hoogte dat elektronische en papieren dienstencheques niet door elkaar gebruikt kunnen worden. 3 De poetsvrouw legt bij het beëindigen van het werk een formulier ter ondertekening voor aan de klant. Op dit formulier vult de poetsvrouw uw naam, datum prestatie, nummer en vervaldatum van de cheques in. Op dit formulier wordt tevens vermeld indien er geen cheques afgegeven werden voor gepresteerde uren. 4 De betaling met dienstencheques gebeurt op de dag van de prestatie. Indien de cheques 1 maand na prestatie niet werden afgegeven, dan kan dit leiden tot het stopzetten van de poetshulp en dit na beslissing van de OCMW-Raad. 5 Dienstencheques die vervallen zijn, zijn niet meer geldig en worden niet meer aanvaard door de poetsvrouw en/of poetsdienst. Elke niet-gebruikte dienstencheque kan vóór zijn vervaldatum in aanmerking komen voor terugbetaling of omruiling tegen nieuwe cheques. Hiervoor dient men contact op te nemen met Sodexo, tel. 02/ Art. 10 Rechten en plichten van de klant 1 De klant kan niet de vaste dag kiezen waarop de poetsvrouw komt, wel kan hij zijn voorkeur uitspreken. De poetshulp gaat bij voorrang door in de voormiddag tenzij de klant kan verantwoorden dat dit onmogelijk is. 2 De klant kan aan de poetsvrouw richtlijnen geven over wat en hoe gepoetst moet worden. De poetsvrouw mag verwachten respectvol benaderd te worden. 3 Indien de klant ontevreden is over het geleverde poetswerk dan kan hij/zij dit eerst rechtstreeks bespreken met de poetsvrouw. Indien dit niet helpt kan de klant contact opnemen met de verantwoordelijke van de poetsdienst. 4 Om alle misverstanden, moeilijkheden of betichtingen te vermijden moet de klant thuis aanwezig zijn als de poetsvrouw er is. Bij afwezigheid van de klant en het opduiken van problemen heeft de klant geen recht om zich te beklagen bij het Sociaal Huis tenzij dit anders afgesproken wordt met de verantwoordelijke. Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 8 van 21

9 5 Ernstige schade veroorzaakt tijdens het poetsen kan worden aangegeven bij het Sociaal Huis, dat hiervoor speciaal verzekerd is. 6 Bij vermoeden van diefstal door de poetshulp dient de klant onmiddellijk de dienstverantwoordelijke op de hoogte te brengen en eveneens aangifte te doen bij de politie tot het opstellen van een proces-verbaal. Art. 11 Rechten en plichten van de poetsvrouw 1 De poetsvrouw moet stipt de begin- en einduren respecteren. Vroeger vertrekken omwille van een afgewerkt takenpakket kan dus niet! (verzekering). Er zijn altijd wel extra taken voorhanden. 2 De poetsvrouw heeft recht op een kleine pauze van maximum 10 minuten 3 De poetsvrouw is gebonden aan het beroepsgeheim. 4 De poetsvrouw dient stipt en correct de richtlijnen van de klant te volgen, maar zij kan wel aan de klant suggesties geven rond betere poetsmethoden en producten. 5 De poetshulp moet respect hebben voor de levensbeschouwingen van de klant. 6 De poetsvrouw mag geen alcohol gebruiken en mag niet roken gedurende het werk. 7 Bellen met de GSM voor private doeleinden is niet toegestaan tijdens de diensturen. De poetshulp kan wel door de dienst opgebeld worden op het telefoonnummer van de poetsklant of gsm van de poetshulp. 8 De poetsvrouw mag geen zakgeld of geschenken aannemen. 9 De poetsvrouw mag haar wagen of ander voertuig niet gebruiken gedurende de werkuren. 10 De poetsvrouw kan weigeren om te zware lasten te tillen (zetels, koelkasten, kasten) Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 9 van 21

10 Art. 12 Afwezigheid van de poetsvrouw. 1 Wegens ziekte: de poetsvrouw verwittigt, op de eerste dag van ziekte, de poetsklant zo snel mogelijk. 2 Vanaf de tweede dag ziekte, verlof of speciale omstandigheden: de verantwoordelijke verwittigt de klant schriftelijk, telefonisch of persoonlijk, zo snel mogelijk. 3 Wegens feestdagen of plaatselijke verlofdagen: de klant krijgt hiervan een jaarlijks overzicht. 4 Bij afwezigheid van de poetsvrouw kan de klant vervanging aanvragen bij de verantwoordelijke. De klant moet dit zelf doen. De verantwoordelijke is niet verplicht in vervanging te voorzien, dit is afhankelijk van de beschikbare poetsvrouwen. Art. 13 Afwezigheid van de klant wegens hospitalisatie, reis, familiebezoek enz. of éénmalige wijzigingen op vraag van de klant. 1 Als de klant afwezig zal zijn en dus geen hulp nodig heeft, moet hij zelf voordien het Sociaal Huis telefonisch of persoonlijk verwittigen. De klant kan gewoon eens een poetsbeurt overslaan als hij dit wenst. 2 Indien men niet verwittigt en de poetsvrouw staat voor een gesloten deur, dan moet men toch die niet-gepresteerde werkuren betalen. 3 De poetsdienst moet bij afwezigheid zo spoedig mogelijk verwittigd worden en steeds ten minste twee dagen voordien, tenzij in dringende omstandigheden. Art.14 Controle op het poetswerk. 1 De verantwoordelijke van de poetsdienst eigent zich het recht toe om controle uit te oefenen op het poetswerk. 2 De verantwoordelijke heeft de mogelijkheid tot een jaarlijks bezoek aan de klant om navraag te doen rond de kwaliteit van het poetswerk en de begin- en einduren te controleren. Bij onnauwkeurigheden wordt de poetsvrouw daarover aangesproken en indien nodig wordt de zaak besproken op de Raad die de gepaste maatregelen kan nemen. Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 10 van 21

11 Art. 15 Stopzetting van de poetshulp 1 Door de klant: dit kan ieder moment, zonder opzegperiode, gewoon telefonisch, persoonlijk of schriftelijk. De hulp wordt de week erop stopgezet. 2 Door het Sociaal huis zelf: De OCMW-Raad heeft het recht de poetshulp tijdelijk te schorsen of definitief af te schaffen bij niet naleving van het reglement. Art. 16 Voor alle mogelijke problemen rond poetshulp Indien u als klant om het even welk probleem hebt met de poetshulp, dan mag u de poetsvrouw hiermee niet belasten in haar vrije tijd door haar thuis of telefonisch te contacteren. Alle problemen dienen besproken te worden met de verantwoordelijke. Art. 17 Afwijking Indien daar voldoende reden toe bestaat of bij discussie, kan de raad voor maatschappelijk welzijn op basis van het sociaal verslag door de verantwoordelijke maatschappelijk werker van de dienst, in individuele en uitzonderlijke gevallen afwijken van dit reglement. Art. 18 Dit reglement is geldig vanaf 1 juli artikel 3: Het bewijs van ontvangst van het reglement voor de aanvrager in bijlage goed te keuren. Dit bewijs van ontvangst dient door de aanvrager ondertekend terug bezorgd te worden aan de verantwoordelijke van de poetsdienst. artikel 4: Een afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan: Sociaal Huis Wonen en werken 3. princiepsbesluit aankoop grasmaaier klusjesdienst feiten, context en argumentatie Vraag tot aankoop professionele zelftrekkende grasmachine benzine voor de klusjesdienst De huidige grasmaaier is versleten (STIGA PRO 50 S Combi) en werd aangekocht in 2006 wekelijks worden 45 terreinen gemaaid in de klusjesdienst Na overleg met Bart Inghelbrecht, diensthoofd technische dienst gemeentebestuur werd een inschrijfformulier opgemaakt waaraan het toestel minimaal moet voldoen qua technische vereisten Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 11 van 21

12 De technische dienst koopt reeds jaren bij Cobbaert omdat ze de nazorg en service heel belangrijk vinden financiële implicaties De financiële gevolgen van deze beslissing zijn de volgende: omschrijving bedrag inclusief BTW budgetsleutel Investeringsbudget : Duurzaam werkmateriaal : professionele zelftrekkende grasmachine - benzine AR / BI Installaties machines uitrusting : Duurzaam werkmateriaal ( budget : 8.000) beslissing: artikel 1: Principiële goedkeuring voor het uitschrijven van een prijsvraag voor aankoop van een professionele zelftrekkende grasmaaier benzine voor de klusjesdienst. artikel 2: Het inschrijvingsformulier en bestek in bijlage wordt goedgekeurd. artikel 3: Volgende firma s worden uitgenodigd tot de prijsofferte: a. Cobbaert, Blankenbergse steenweg 394, 8000 Brugge b. Lievens, Mitswegestraat 61, 8480 Ichtegem c. Hoet traktoren Ambachtenstraat Koekelare d. Wim Dereu bvba, Lekestraat 89, 8680 Koekelare artikel 4: Een afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan de coördinator van de klusjesdienst. financiën OCMW 4. rekeningen-mandaten De vorderingsstaten: Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 12 van 21

13 o AKP 2014/726 ten bedrage van 63,31 aan Monizze, Vrijwilligerslaan 19, 1160 Oudergem voor kosten beheer tickets activeren kaart o AKP 2014/724 ten bedrage van aan Monizze, Vrijwilligerslaan 19, 1160 Oudergem voor maaltijdcheques april 2014 o AKP 2014/793 ten bedrage van 2.738,71 aan Advocaat Joris Gadeyne, Stationsstraat 34, Ichtegem voor ereloon- en kostenstaat huurprocedure Line Loquet De rekeningen-mandaten o Betalingsbevel 2014/104 factuurnrs. 2014/733, voor een totaalbedrag van 6.247,32 o Betalingsbevel 2014/100 factuurnrs. 2014/ voor een totaalbedrag van 6.203,80 o Betalingsbevel 2014/97 factuurnrs. 2014/ voor een totaalbedrag van 3.190,71 o Betalingsbevel 2014/96 factuurnrs. 2014/ , 725, , , voor een totaalbedrag van ,28 o Betalingsbevel 2014/93 factuurnrs. 2014/ , voor een totaalbedrag van 5.682,12 worden voorgelegd, nagezien, goedgekeurd en betaalbaar gesteld. 5. vaststellen waarderingsregels BBC juridisch kader Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 beleids- en beheerscyclus gemeenten, provincies en OCMW s en gewijzigd bij besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2012, meer bepaald de verplichte inhoud van de jaarrekening besluiten van 23 november 1999, 25 maart 2003, 31 augustus 2004, 26 augustus 2008, 14 december 2010 en 24 april 2012 betreffende de beginbalans, afschrijvingstermijnen, investeringsprojecten en vaststelling waarderingsregels in NOB; overschakeling NOB naar BBC per 1 januari 2013 verwijzingsdocumenten feiten, context en argumentatie De waarderingsregels dienen overgenomen te worden in BBC financiële implicaties De financiële gevolgen van deze beslissing zijn de volgende: NIHIL Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 13 van 21

14 beslissing: artikel 1: De waarderingsregels zoals goedgekeurd in NOB worden verder gezet in de waarderingsregels BBC per 1 januari artikel 2: Een afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan de financieel beheerder 6. vaststellen jaarrekening 2013 juridisch kader Besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 beleids- en beheerscyclus gemeenten, provincies en OCMW s en gewijzigd bij besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2012, meer bepaald de verplichte inhoud van de jaarrekening verwijzingsdocumenten Het verslag en de bijkomende uitleg van Hans Verplancke, financieel beheerder De jaarrekening en de toelichting bij de jaarrekening wordt tijdig aan de raadsleden bezorgd feiten, context en argumentatie De OCMW-Raad moet jaarlijks de rekening van het voorgaande dienstjaar vaststellen De voorzitter brengt verslag uit over de toestand van het OCMW en over het gevoerde beleid tijdens het voorafgaande dienstjaar beslissing: artikel 1: De rekening over het dienstjaar 2013 wordt vastgesteld. artikel 2: Een afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan: secretariaat OCMW 7. advies wijzigingen arbeidsreglement gemeentebestuur Advies betreffende de aanpassing van verschillende wijzigingen voor het arbeidsreglement gemeente Ichtegem. juridisch kader Rechtspositiebesluit van 7 december 2007 het gemeentedecreet Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 14 van 21

15 besluit: De OCMW-raad geeft positief advies aan volgende wijzigingen van het arbeidsreglement houdende de rpr van het gemeentepersoneel artikel 1: Artikels 107 tot en met 118 worden als volgt aangepast: Art Met toepassing van artikel 115, tweede lid van het gemeentedecreet worden de gemeentesecretaris en de financieel beheerder op proef geëvalueerd door een bijzondere gemeenteraadscommissie evaluatiecomité, samengesteld overeenkomstig artikel 39, van het gemeentedecreet. Die commissie wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad. De evaluatie heeft plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid, en op basis van een verslag van het college van burgemeester en schepenen. Die evaluatie vindt plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid. Het voorbereidend rapport wordt opgemaakt op basis van een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de functiehouder op basis van een onderzoek over de wijze van functioneren van de functiehouder, waarbij de burgemeester, de leden van het managementteam en de voorzitter van de gemeenteraad betrokken worden. Het evaluatiecomité stemt over het evaluatieresultaat gunstig of ongunstig. Bij staking van stemmen is het evaluatieresultaat gunstig. Art De gemeentesecretaris en de financieel beheerder krijgen tussentijds terugkoppeling over hun manier van functioneren. Art Als de proeftijd van de gemeentesecretaris en van de financieel beheerder voor de helft verstreken is, wordt een tussentijds evaluatiegesprek gevoerd: 1 tussen de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en schepenen; 2 tussen de financieel beheerder van de gemeente en het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris; In het tussentijdse evaluatiegesprek wordt een stand van zaken opgemaakt over de mate waarin de inwerking van de functiehouder in zijn functie vordert en hij voldoet aan de functievereisten. Zo nodig worden bijsturingen afgesproken. Het tussentijdse evaluatiegesprek heeft de waarde van een formeel communicatiemoment en komt niet in de plaats van de eindevaluatie van de proeftijd. Art Ten laatste een maand voor het einde van de proeftijd vindt de eindevaluatie van de proeftijd plaats door de gemeenteraadscommissie vermeld in artikel 107. Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 15 van 21

16 De deskundigen leveren het evaluatierapport over de proeftijd, vermeld in artikel 107 in bij het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad levert het verslag vermeld in artikel 107, in bij het college van burgemeester en schepenen die de eindevaluatie uitspreekt. Art. 1. Het resultaat van de eindevaluatie van de proeftijd is gunstig of ongunstig. De gemeentesecretaris, de adjunct- gemeentesecretaris en de financieel beheerder op proef die na het verstrijken van de proeftijd op grond van het ongunstige eindresultaat van de eindevaluatie niet in aanmerking komt voor de vaste aanstelling in statutair verband wordt door de gemeenteraad ontslagen. Art De gemeenteraadscommissie kan een verlenging van de proeftijd voorstellen, als uit de eindevaluatie blijkt dat de duur van de proeftijd niet volstaat om tot een gefundeerd evaluatieresultaat te komen. De proeftijd wordt verlengd met zes maanden. In voorkomend geval beslist de gemeenteraad over de verlenging van de proeftijd. De gemeentesecretaris en de financieel beheerder op proef wordt na afloop van de verlengde proeftijd opnieuw geëvalueerd volgens dezelfde procedure. Als hij op grond van het ongunstige resultaat van die evaluatie niet in aanmerking komt voor de vaste aanstelling in statutair verband, wordt hij door de gemeenteraad ontslagen. Het ontslag wordt gegeven in overeenstemming met de bepalingen van artikel 111. Art Na afloop van de proeftijd behouden de gemeentesecretaris en de financieel beheerder op proef hun hoedanigheid van op proef aangesteld personeelslid, tot de gemeenteraad beslist over de vaste aanstelling in statutair verband of het ontslag. De gemeenteraad neemt zijn beslissing tot ontslag uiterlijk binnen twee maanden na de eindevaluatie van de gemeenteraadscommissie. DE EVALUATIE TIJDENS DE LOOPBAAN Art. 2. De gemeentesecretaris en de financieel beheerder worden geëvalueerd door een bijzondere gemeenteraadscommissie, samengesteld overeenkomstig artikel 39, 3, GD. Die commissie wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad. De evaluatie heeft plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid, en op basis van een verslag van het college van burgemeester en schepenen. (art. 115,GD) Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 16 van 21

17 Art Met toepassing van artikel 115, tweede lid van het gemeentedecreet worden de gemeentesecretaris en de financieel beheerder op proef geëvalueerd door evaluatiecomité, samengesteld overeenkomstig artikel 115 van het gemeentedecreet. Die evaluatie vindt plaats op basis van een voorbereidend rapport, opgesteld door externe deskundigen in het personeelsbeleid. Het voorbereidend rapport wordt opgemaakt op basis van een evaluatiegesprek tussen de externe deskundigen en de functiehouder op basis van een onderzoek over de wijze van functioneren van de functiehouder, waarbij de burgemeester, de leden van het managementteam en de voorzitter van de gemeenteraad betrokken worden. Het evaluatiecomité stemt over het evaluatieresultaat gunstig of ongunstig. Bij staking van stemmen is het evaluatieresultaat gunstig. Art De gemeentesecretaris en de financieel beheerder worden tweejaarlijks geëvalueerd. De minimale prestatietermijn van de andere personeelsleden is van toepassing op de gemeentesecretaris en de financieel beheerder. De evaluatie heeft betrekking op de periode die volgt op de vorige evaluatieperiode. Art De evaluatie wordt uitgevoerd op basis van vooraf vastgestelde evaluatiecriteria. De evaluatiecriteria worden vastgesteld voor: 1 de gemeentesecretaris: na overleg van de functiehouders met het college van burgemeester en schepenen; 2 de financieel beheerder van de gemeente: na overleg met de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en schepenen. Na het overleg bespreekt het college van burgemeester en schepen de voorgestelde evaluatiecriteria met de externe deskundigen in het personeelsbeleid die verantwoordelijk zijn voor het voorbereidend rapport voor de evaluatie en stuurt het die zo nodig bij. 2. De evaluatiecriteria zijn te vinden als bijlage bij dit arbeidsreglement. Art De onafhankelijkheid waarmee de financieel beheerder de taken vermeld in artikel 94, 162, 165 en 166 van het gemeentedecreet uitvoert, mag niet het voorwerp zijn van evaluatie. De mate waarin hij zich inzet voor de uitvoering van die taken is wel een aandachtspunt in de evaluatie. Art Het voorbereidend rapport van de externe deskundigen bevat per evaluatiecriterium de relevante informatie, die ingewonnen wordt met behulp van: 1 een interview met de functiehouder waarin vastgesteld wordt in welke mate en op welke wijze hij of zij aan de vastgestelde evaluatiecriteria, resultaatverbintenissen of afspraken voldaan heeft; Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 17 van 21

18 2 anonieme, gesloten enquêtes bestemd voor de leden van het managementcomité enerzijds en de medewerkers van de geëvalueerde anderzijds waarin gepeild wordt naar de mate waarin en de wijze waarop de functiehouder voldaan heeft aan de vastgestelde evaluatiecriteria, resultaatverbintenissen of afspraken. De enquêtes maken geen deel uit van het evaluatiedossier. De resultaten ervan worden verwerkt tot conclusies. De vaststellingen uit het interview en de conclusies van de enquêtes worden per evaluatiecriterium verwerkt in het voorbereidend rapport. Art De gemeentesecretaris en de financieel beheerder krijgen tussentijds feedback over hun manier van functioneren. De feedback neemt de vorm aan van een functioneringsgesprek met de functiehouder. Onder functioneringsgesprek wordt verstaan: een tweegesprek tussen het college en de functiehouder met het oog op het optimaal functioneren van het personeelslid en de optimale kwaliteit van de dienstverlening. Zowel de functiehouder als het college brengen te bespreken punten aan. Het functioneringsgesprek vindt plaats op vraag van de functiehouder of van het college. Als feiten of gedragingen van de functiehouder die een negatieve weerslag kunnen hebben op de evaluatie daar aanleiding toe geven, nodigt het college de functiehouder in elk geval uit voor een functioneringsgesprek Het functioneringsgesprek resulteert in schriftelijke afspraken over bepaalde aandachtspunten. De functiehouder en het college ondertekenen de afspraken en krijgen er een exemplaar van. artikel 2: Artikels 90 en 91 worden aangepast als volgt: Art Het personeelslid wordt geëvalueerd door twee leidinggevenden, meer bepaald een eerste evaluator en een tweede evaluator, waarvan de eerste evaluator de rechtstreekse leidinggevende is. minstens één leidinggevende die bij voorkeur de rechtstreekse leidinggevende is. De gemeentesecretaris wijst de evaluatoren voor de verschillende diensten van de gemeente aan. Hij zorgt voor de opleiding van de evaluatoren en waakt over de eenduidige toepassing van het evaluatiestelsel binnen de diensten. (bijlage 5 : Evaluatoren) 2. Elke evaluator moet een opleiding tot evaluator gevolgd hebben om te mogen evalueren. De evaluatoren worden onder meer geëvalueerd op hun wijze van evalueren. Als een evaluator zelf negatief geëvalueerd wordt, kan de gemeentesecretaris, al dan niet tijdelijk, een andere evaluator aanwijzen als dat op basis van de inhoud van de evaluatie aangewezen blijkt. Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 18 van 21

19 Art De evaluatie gaat gepaard met een evaluatiegesprek tussen het personeelslid en zijn twee evaluatoren evaluator. De eerste evaluator stelt zijn bevindingen met evaluatieresultaat vast in een evaluatieverslag, als vermeld in artikel 79. vermelding van het 2. Het personeelslid ontvangt het evaluatieverslag. Het personeelslid kan in het evaluatieverslag opmerkingen bij zijn evaluatie formuleren. Het personeelslid bezorgt het ondertekende evaluatieverslag terug aan zijn eerste evaluator binnen tien kalenderdagen na ontvangst van het evaluatieverslag. De evaluator ondertekent het evaluatieverslag en, in voorkomend geval, de opmerkingen van het personeelslid voor kennisneming. 3. Het personeelslid ontvangt een kopie van zijn definitief evaluatieverslag. Het evaluatieresultaat van het personeelslid wordt opgenomen in het individuele personeelsdossier. Het personeelslid of zijn gevolmachtigde heeft het recht zijn persoonlijk evaluatiedossier te raadplegen en krijgt er op zijn verzoek een afschrift van. artikel 3: De bijlage betreffende de evaluatoren in het arbeidsreglement wordt aangepast als volgt: Wie beoordeelt? Wie wordt beoordeeld? Procesbewaker Commissie (art. 115 GD) Secretaris Financieel beheerder Secretaris Bestuurssecretaris Financieel beheerder Afdelingshoofd grondgebiedzaken Dienst secretariaat Afdelingshoofd vrije tijd Financieel beheerder Bestuurssecretaris Financieel beheerder Financieel beheerder Dienst financiën Bestuurssecretaris Bestuurssecretaris Dienst personeel Secretaris Afdeling burgerzaken Diensthoofd communicatie en ICT Ambtenaar noodplanning en mobiliteit Bibliothecaris Coördinator woonpunt Secretaris Secretaris Secretaris Secretaris Secretaris Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 19 van 21

20 Afdelingshoofd Vrije Tijd Jeugdconsulent Bestuurssecretaris Sportfunctionaris Dienst cultuur, erfgoed en toerisme Centrumleider LDC en schoonmaakster LDC Bibliothecaris Bibliotheekmedewerkers en onderhoudsmedewerkers bibliotheek Assistent-dienstleider Bestuurssecretaris Bestuurssecretaris secretaris Assistent-dienstleider Bestuurssecretaris Coördinator Woonpunt Medewerkers Woonpunt Bestuurssecretaris Afdelingshoofd Grondgebiedzaken Stedenbouwkundig ambtenaar Administratief medewerkers ggz Milieudienst Coördinator openbare werken en groen Ploegbazen Schoonmaaksters Secretaris Secretaris Secretaris Secretaris Coördinator openbare werken en groen Bestuurssecretaris Stedenbouwkundig ambtenaar Administratief ruimtelijke ordening medewerkers Afdelingshoofd grondgebiedzaken Ploegbazen Arbeiders Coördinator openbare werken en groen Milieuambtenaar Parkwachters Afdelingshoofd grondgebiedzaken Jeugdconsulent Jobstudenten Afdelingshoofd vrije tijd Sportfunctionaris Dienst sport Afdelingshoofd Vrije Tijd Communicatieambtenaar Dienst communicatie en ICT secretaris 8. akteneming secretarisbesluiten Akteneming van volgende secretarisbesluiten: Aankopen: Integreerbare vaatwasser Bosch SMI 50D45 EU voor de prijs van 499,99 ( incl. BTW, recyclage en plaatsing) bij Elektro Persyn, Ichtegem voor IBO De Kornuit 9. varia en vragen Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 20 van 21

21 Naar aanleiding van de publicatie in de Beiblijver over de poetsdienst, komen nog steeds nieuwe aanvragen binnen, waardoor er momenteel al 2 kandidaat-gebruikers op de wachtlijst staan en er geen sprake meer is van openstaande plaatsen in de poetsdienst. De openbare zitting wordt voor beëindigd verklaard. Notulen van OCMW-raad van maandag 30 juni Pagina 21 van 21