PLANON SELF-SERVICE. Voor betere toegankelijkheid van diensten en meer efficiëntie in de uitvoering en communicatie

Transcriptie

1 PLANON SELF-SERVICE Voor betere toegankelijkheid van diensten en meer efficiëntie in de uitvoering en communicatie

2 Een innovatieve specialist met dertig jaar ervaring in het IWMS domein Een partner die door Gartner wordt erkend als marktleider Integraal ontworpen en toekomstbestendige oplossingen die met uw organisatie meegroeien Internationaal inzetbare standaard software met ruimte voor locale verbijzondering Ervaring, kennis en markstandaarden gebundeld in 1 beproefde totaaloplossing Het idee om klanten, via het web, toegang te bieden tot gestandaardiseerde diensten is vandaag de dag relevanter dan ooit. De veranderende werkomgeving, de integratie van ondersteunende diensten, zoals FM, IT en HR, en de vraag naar 24 uur per dag, zeven dagen per week toegang tot dienstverlening verhoogt de behoefte aan selfservice-functionaliteit. Een succesvolle implementatie van selfservice-oplossingen leidt automatisch tot snellere verwerking, uitstekende monitoring, hogere klanttevredenheid en directe kostenreductie. Planon Self-Service is een unieke oplossing die naadloze interactie en communicatie met groepen mensen, zoals medewerkers, klanten, studenten of burgers, ondersteunt. Eenvoudigweg door deze groep simpel en snel toegang te bieden tot gestandaardiseerde diensten en processen. Door de volledige integratie tussen Planon Self-Service en Planon ProCenter, de uitgebreide Planon backoffice-oplossing, leidt deze combinatie tot een end-to-end-oplossing die snelle, kwalitatief hoogstaande en kostenefficiënte uitvoering van elke melding, storing of reservering, of ander selfservice-proces, mogelijk maakt. Een oplossing die bovendien tegelijkertijd uw klanten informeert. 2 PLANON SELF-SERVICE

3 BEWEZEN BEST PRACTICE Selfservice-functionaliteit is een bewezen best practice in veel domeinen, ook binnen Facility- en Service Management, en is een waardevolle uitbreiding op face-to-face, schriftelijke of telefonische communicatie. Onderzoek toont aan dat implementatie van selfserviceoplossingen ertoe leidt dat meer dan 80% van alle standaard service requests via het web wordt gemeld. Medewerkers op de servicedesk kunnen zich hierdoor richten op de meer complexe en uitzonderlijke (aan-) vragen. De invoering van een selfservice-oplossing elimineert veel s en telefoontjes en maakt de toegang tot uw dienstverlening niet langer afhankelijk van de beschikbaarheid van uw medewerkers. Standaardisatie van diensten en processen leidt niet alleen tot snelle, kwalitatief hoogstaande en kostenefficiënte uitvoering van service requests, maar verbetert ook de communicatie met de klant en verhoogt het kostenbewustzijn. Vanwege de flexibiliteit van de oplossing kan Planon Self-Service worden ingezet voor verschillende vormen van businessklantrelaties, zoals: Business-to-medewerker, voor interne processen die erop gericht zijn medewerkers te faciliteren met diensten die bijdragen aan de productiviteit en bedrijfscontinuïteit. Business-to-business, voor commerciële service providers die hun diensten eenvoudig en veilig willen aanbieden aan verschillende klantorganisaties. Overheid-to-burger, voor publieke instellingen die burgers willen stimuleren om storingen in of klachten over de openbare ruimte te melden. CONFIGUREERBARE STANDAARD FUNCTIONALITEIT Planon Self-Service wordt geleverd met een uitgebreide set standaard functionaliteiten die een breed scala aan selfservice-processen ondersteunen, zoals service requests, storingen, meldingen, reserveringen en online zoek- en rapportagemogelijkheden. Alle standaard functionaliteiten kunnen worden afgestemd op uw wensen en die van uw klanten. Zonder een regel programmeerwerk en volledig geïntegreerd in het standaard Planon Configuratie Framework. Hierdoor bent u in staat uw oplossingen snel aan te passen aan veranderingen en zet u eenvoudig extra selfservice-processen in ter ondersteuning van uw dienstverlening. Dit alles resulteert in een bijzonder lage Total Cost of Ownership (TCO) en extra toegevoegde waarde voor uw klanten. Enkele belangrijke configuratiemogelijkheden in Planon Self-Service zijn: U definieert en configureert zelf workflows voor al uw processen, inclusief geautomatiseerde communicatie naar stakeholders, goedkeuringsprocedures en autorisaties. U configureert zelf de content, schermen, velden en gebruikersinterfaces van alle interactie tussen uw klant en Planon Self-Service. U presenteert selfservice content op basis van rolgebaseerde configuratie, afgestemd op een specifieke rol, functieprofiel of autorisatie. DE GEBRUIKERSERVARING IS WAT TELT Gebruiksgemak en een uitstekende gebruikerservaring zijn de belangrijkste criteria voor een succesvolle implementatie van een selfserviceoplossing. Immers, gebruikers verwachten tegenwoordig eenvoudig te gebruiken, snel te begrijpen en contextgevoelige webapplicaties. Planon Self-Service is zeer intuïtief in gebruik en kan gebruikt worden zonder enige vorm van training. Door het gebruik van single-sign-on technieken worden gebruikers automatisch in Planon Self- Startpagina met gepersonaliseerde inhoud PLANON SELF-SERVICE 3

4 Service aangemeld, om zo het aantal overbodige aanmeldingen te reduceren. Dit versnelt de gebruikersinteractie en draagt bij aan een succesvolle implementatie van deze oplossing. Enkele belangrijke functionaliteiten van Planon Self-Service zijn: Dynamische en contextgevoelige velden, die ervoor zorgen dat gebruikers worden begeleid bij het invoeren van een minimum aan, en enkel relevante, informatie. Configureerbare helpteksten op elk niveau, waardoor u de mogelijkheid heeft klanten gerichte, functionele instructies te bieden. Brede ontwerpmogelijkheden in Cascading Style Sheets (CSS), waarmee u de look & feel van uw Planon Self-Service-omgeving volledig kunt afstemmen op uw huisstijl. SELFSERVICE-FUNCTIONALITEIT OP ELK DEVICE Klanten willen selfservice-functionaliteit kunnen benaderen via hun laptop, tablet of zelfs smartphone. Planon Self- Service-technologie is gebaseerd op HTML5 en ondersteunt Internet Explorer-, Firefox-, Chrome- en Safari-browsers. Met de standaard Planon Self-Service configuratietools, ontwerpt u eenvoudig verschillende formulieren voor elk type device, ook voor smartphones. Om ten volle te profiteren van specifieke smartphonefunctionaliteiten, zoals het scannen van QR-codes, het lezen van RFID tags of beschikbare locatie-informatie, kunt u uw Planon Self-Service-oplossing gemakkelijk uitbreiden met Planon Apps. Planon Apps bieden een breed scala aan use cases die speciaal zijn ontworpen voor smartphone-gebruik. VOLLEDIGE BACKOFFICE INTEGRATIE Voor een succesvolle implementatie van een selfservice-oplossing is het noodzakelijk deze oplossing aan te sluiten op de juiste backofficeprocessen. Alleen dan kunt u garanderen dat service requests binnen de gewenste tijd, budget en kwaliteitseisen worden uitgevoerd. Planon Self-Service is volledig geintegreerd met Planon ProCenter, de uitgebreide Planon backofficeoplossing. Service Level Agreements, contracten, budgetten, kosten, productenen dienstencatalogi, leveranciers en nog veel meer relevante informatie uit Planon ProCenter, worden automatisch toegepast op uw selfservice-processen. Deze integratie helpt u de uitvoering van de dienstverlening door in- en externe leveranciers volledig te regisseren en te monitoren. Voeg een reisadvies toe PLANON SELF-SERVICE 4

5 RAPPORTAGES EN MANAGEMENTINFORMATIE Planon Self-Service levert waardevolle rapportages en managementinformatie voor alle relevante stakeholders. Klanten kunnen eenvoudig de status van hun service requests bekijken, hun verbruik analyseren of bijbehorende budgetten inzien. Business Managers kunnen gemakkelijk goedkeuringen rapporteren en analyseren, kosten evalueren of contracten monitoren. Backoffice Managers kunnen service deliveryprocessen bewaken, performance monitoren of trends en klantwensen analyseren. Enkele belangrijke rapportagemogelijkheden in Planon Self-Service zijn: Realtime terugkoppeling, zodat elke gebruiker, mits geautoriseerd, de status, planning, of andere relevante informatie over een bepaald onderwerp in kan zien, inclusief het raadplegen van CADtekeningen en vlekkenplannen. Zowel standaard als zelf te configureren rapporten, zodat gebruikers voor hen relevante rapporten met één enkele klik kunnen oproepen. Dashboards, deze bieden gebruikers de mogelijkheid om geaggregeerde, operationele gegevens weer te geven in een grafisch dashboard, inclusief drilldownfunctionaliteit. UW VOORDELEN Enkele belangrijke voordelen van Planon Self- Service: U verhoogt de klantinteractie en klanttevredenheid, doordat uw dienstverlening altijd en overal bereikbaar is. U kunt uitvoeringskosten en tijd besparen, en de kans op fouten reduceren, waardoor de algehele kwaliteit toeneemt. U beschikt over waardevolle managementinformatie die bijdraagt aan meer efficiëntie, procesverbeteringen en ondersteuning van besluitvorming. U bent in staat uw processen snel aan te passen of zelfs nieuwe selfserviceprocessen te configureren, wanneer de organisatie hierom vraagt. U profiteert van de volledige integratie met Planon ProCenter en Planon Apps, waardoor u state-of-the-art frontofficetechnologie combineert met een solide backoffice-applicatie. Reserveer een vergaderruimte 5 PLANON SELF-SERVICE

6 Planons Integrated Workplace Management Solution Planon Universe levert gestandaardiseerde, geïntegreerde bedrijfsprocessen die volledig zijn afgestemd op de wensen en behoeften van de verschillende gebruikersprofielen, zoals applicatiebeheerders, eindgebruikers, executives en field engineers. Hiermee realiseert u maximale acceptatie van alle betrokkenen. De direct te gebruiken Planon-oplossingen combineren meer dan dertig jaar praktijkervaring met marktstandaarden. Dit stelt Planon in staat bewezen, geïntegreerde oplossingen te leveren, die zich kenmerken door: Geïntegreerd ontworpen software gebaseerd op één centrale database Toekomstbestendige oplossingen die met uw organisatie meegroeien Internationaal inzetbare standaardsoftware met ruimte voor lokale verbijzondering Kant-en-klaar te gebruiken bedrijfsprocessen en waardevolle managementinformatie Ervaring, kennis en marktstandaarden gebundeld in één beproefde totaaloplossing Met meer dan dertig jaar ervaring in het FMIS-domein is Planon een internationale, marktleidende softwareleverancier die organisaties ondersteunt die streven naar optimalisatie van werkplekken, vastgoed en bijbehorende dienstverlening. Planon levert innovatieve softwareoplossingen, bewezen best practices en professionele ondersteuning die bijdragen aan het verhogen van productiviteit en kostenefficiency. Planon s geïntegreerde, toekomstbestendige oplossingen leveren betrouwbare managementinformatie. Meer dan klanten profiteren van Planon s innovatieve oplossingen, ondersteund door een wereldwijd netwerk van eigen kantoren. Planon wordt al jaren achtereen door Gartner een toonaangevend, onafhankelijk technologie onderzoeksbureau gepositioneerd in het Leaderkwadrant van haar Magic Quadrant voor IWMS (Integrated Workplace Management System). Meer leren over Planon s FMIS-oplossing? Bezoek dan of volg ons op Twitter internationaal Tel.: info-int@ Duitsland Tel.: info-de@ INDIA Tel.: info-in@ SINGAPORE Tel.: info-sg@ BELGIë Tel.: info-be@ frankrijk Tel.: info-fr@ nederland Tel.: info-nl@ Verenigd Koninkrijk Tel.: info-uk@ CANADA Tel.: info-ca@ hongkong Tel.: info-hk@ oostenrijk Tel.: info-at@ Verenigde staten Tel.: info-us@