Nota van B&W. BHV plan (ontruimingsplan) Raadhuis Hoofddorp

Transcriptie

1 gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W Onderwerp BHV plan (ontruimingsplan) Raadhuis Hoofddorp Poriefeuillehouder H. Tuning Coliegevergadering y WL.. zoocp Inlichtingen l. Kinders Vroklage ( ) 1 R. Zonneveld ( ) Registratienummer,L3 ~d/ 1 0 b3 5 Samenvatting Bij calamiteiten is het noodzakelijk dat zowel bezoekers als ook medewerkers het Raadhuis (of een deel daarvan) snel verlaten. Een duidelijk ontruimingsplan biedt ondersteuning om in een noodsituatie als Bedrijfshulpverlening (BHV) op effectieve wijze hulp te kunnen verlenen. In dit, specifiek voor het Raadhuis geschreven, plan worden de taken, verantwoordelukheden en bevoegdheden duidelijk beschreven. In 2008 zullen volgens hetzelfde model dergelijke plannen worden opgesteld voor de andere grotere werklocaties (gebouwen Rietlanden en Polderlanden) van de gemeentelijke organisatie. De veiligheid in de Meer en Rietlanden wordt gewaarborgd door het huidige (niet formeel vastgestelde) ontruimingsplan. Voor de Polderlanden geldt dat we het plan klaar willen hebben voor de medewerkers hier in gaan. Inleiding Het onderhavige plan is in opdracht van de groep Ondersteuning opgesteld en dient als naslagwerk en ter ondersteuning voor de GSIAD, OR, BHV-organisatie, EHBO en andere bij de hulpverlening betrokken personen en instanties. Het plan is opgesteld naar de NEN norm: NTA "Gebouwen met een publieksfunctie" en is goedgekeurd door de Brandweer Kennemerland. Context Met ingang van januari 2007 is de nieuwe Wet op de Arbeidsomstandigheden (Arbo-wet) van kracht geworden. Met deze wet worden organisaties verplicht om op adequate wijze de BHV in te richten door één of meerdere werknemers aan te wijzenlstellen en op te leiden tot BHV'er. De BHV'ers zijn in eerder genoemde noodsituaties verantwoordelijk voor het verlenen van eerste hulp (levensreddend handelen), brandbestrijding, alarmering van externe hulpverleners en evacuatie van medewerkers en bezoekers uit het gebouw. Probleemstelling De gemeentelijke organisatie kent al jaren een goed geschoolde en getrainde BHV'organisatie. Het Raadhuis en gebouw Meer- en Rietlanden beschikken al jaren over een ontruimingsplan. Deze ontruimingsplannen zijn echter nooit formeel vastgesteld. Met besluitvorming over voorliggend plan worden de taken en bevoegdheden van alle bij een noodsituatie betrokken personenlmedewerkers formeel vastgesteld.

2 Onderwerp Volgvel 2 BHV plan (ontruimingspan) Raadhuis Hoofddorp Communicatie Wanneer de besluitvorming rond het "BHV plan Raadhuis Hoofddorp" is afgesloten zal dit aan de medewerkers van het Raadhuis worden gecommuniceerd via intranet en de Goeiemorgen. De bij het plan betrokken medewerkers (o.a. BHV'ers en EHBO'ers) zullen het plan ter beschikking krijgen. Tevens zullen de bestaande vluchtwegplattegronden in de gebruiksruimten en de ontruimingsinstructies die aanwezig zijn op alle werk-lvergaderkamers worden vervangen door aan het nieuwe plan aangepaste plattegronden en ontruimingsinstructies. Middelen De kosten voor het vervangen van de plattegronden en ontruimingsinstructies passen binnen de structureel begrote budgetten voor de BHV. Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: - Voorlopig in te stemmen met het BHV-plan Raadhuis Hoofddorp - Het plan ter instemming voor te leggen aan de Ondernemingsraad - Deze nota en het BHV-plan Raadhuis Hoofddorp ter kennisname te zenden aan de raad Burgemeester en wethouders van Haarlemmermeer, namens deze, de portefeuillehouder,

3 Ontruimingsplan Raadhuis Bedrijfshulpverlening Groep Ondersteuning Cluster Facility Management Januari 2008

4 Colofon: Auteur: W.M. Maas MBA Redactie: Vormgeving en illustraties: R. Zonneveld, I.J.T. Kinders Vroklage, A. de Lange Intertraining bv Norm: NTA , Leidraad voor een ontruimingsplan, deel 4, Gebouwen met een publieksfunctie Intertraining is niet verantwoordelijk voor door derden aangebrachte veranderingen die de goede werking van dit plan nadelig kunnen beïnvloeden. Het bovenstaande is van toepassing op zowel de digitale als de papieren versie.

5 1 Inhoudsopgave 1 Inhoudsopgave Inleiding Situatietekening Gebouw, Installaties en Organisatie Alarmeringsprocedure Intern en Extern Stroomschema alarmering bij brand Wijze van ontruiming en ontruimingsorganisatie Wat te doen bij brand- of ontruimingsalarm door medewerkers Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Coördinator / Hoofd BHV Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van ploegleiders Taken bedrijfshulpverleners en receptie Taken directie Tekeningen Symbolen Logboek ontruimingsplan...31 Bijlage 1 Wat te doen bij overheidsalarm en/of incidenten buiten het gebouw..32 Bijlage 2 BHV Organisatie...33 Bijlage 3 Belangrijke telefoonnummers...34 Bijlage 4 Preventietips...35 Bijlage 5 Beschikbaar materiaal...36 Bijlage 6 Checklist telefonische bommelding...37 Bijlage 7 Ontruimingslijst Raadhuis...38 Bijlage 8 Bijlage 9 Directieverklaring...39 De Opbouw van een oefenprogramma...40 Pagina 1

6 2 Inleiding Het is altijd mogelijk dat er zich situaties voordoen waardoor het noodzakelijk is dat medewerkers en bezoekers het Raadhuis zo snel mogelijk moeten verlaten. Deze situatie kan zich voordoen bij brand, een ongeval, wateroverlast, stormschade, een bommelding, een gaslekkage of andere voorkomende gevallen. De opdracht hiervoor wordt gegeven door het bevoegd gezag of door het dienstdoende Hoofd BHV. Om in deze noodsituaties als bedrijfshulpverlening (BHV) op effectieve wijze hulp te kunnen verlenen, moet vooraf een duidelijk plan gemaakt worden; het ontruimingsplan. In dit, specifiek voor het Raadhuis geschreven, ontruimingsplan worden de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk aangegeven. Hierdoor kan er snel opgetreden worden bij brand, een ongeval of andere calamiteit. De eerste prioriteit en de te nemen acties zijn gericht op de veiligheid van de medewerkers en de bezoekers. De volgende prioriteit is schadebeperking van het onroerend en roerend goed. Met ingang van januari 2007 is de nieuwe Wet op de Arbeidsomstandigheden (Arbo-wet) van kracht geworden. Hierin worden organisaties verplicht om op adequate wijze de BHV in te richten door één of meerdere werknemers aan te wijzen/stellen en op te leiden tot BHV-er. De BHV-ers zijn in de eerdergenoemde noodsituaties verantwoordelijk voor het verlenen van eerste hulp (levensreddend handelen), brandbestrijding, alarmering van externe hulpverleners en evacuatie van medewerkers en bezoekers uit het gebouw. Deze nieuwe wet regelt dat bedrijfshulpverlening maatwerk wordt. Dit ontruimingsplan is in opdracht van de Groep Ondersteuning van de Gemeente Haarlemmermeer opgesteld en dient als naslagwerk voor de Gemeente Secretaris/Algemeen Directeur (GS/AD), Ondernemingsraad, BHV-ers, EHBO-ers en alle overige bij de hulpverlening betrokken personen en instanties. Het plan is opgesteld conform de actueel geldende norm NTA , Leidraad voor een ontruimingsplan Deel 4 Gebouwen met een publieksfunctie. d.d. oktober Het plan is voor akkoord ondertekend door de GS/AD van de Gemeente Haarlemmermeer. Minimaal 1 x per jaar wordt de wettelijk verplichte ontruimingsoefening gehouden. Doel Bedrijfshulpverlening: Snelle en deskundige hulp op bedrijfsniveau bij brand/ongeval en overige calamiteiten. Bij medische noodsituaties de helpers en het benodigde materieel zo snel mogelijk ter plaatse te hebben. In geval van brand een zo snel mogelijke alarmering, effectieve brandbestrijding en indien nodig een snelle en ordelijke ontruiming. Pagina 2

7 3 Situatietekening Pagina 3

8 4 Gebouw, Installaties en Organisatie Gebouw: Raadhuis Gemeente Haarlemmermeer Raadhuisplein 1 Hoofddorp Tel: Het Raadhuis is een groot vrijstaand gebouw van steen/beton en bestaat uit zes bouwlagen. Parkeerkelder, begane grond en vier verdiepingen. In de binnentuin staat een kantoor met rondom staalconstructies en sandwichpanelen. Voor het College van B&W is er een speciale dienstlift naar de parkeerkelder. Er bevinden zich vier liften in het pand, waarvan een brandweerlift die tot aan de vierde verdieping gaat. Het Raadhuis is een combinatie van publieksgebouw en kantoorgebouw. Naast de publieksfunctie wordt het Raadhuis alleen gebruikt door functionarissen van de Gemeente Haarlemmermeer. Bij het opstellen van dit ontruimingsplan is uitgegaan van de NTA Gebouwen met een publieksfunctie. Voorzijde en hoofdingang van het Raadhuis Pagina 4

9 Kelder: Relevante ruimten zijn: Parkeerruimte, fietsenstalling, archiefruimte, voorraadkamer, werkplaats, met gas blussing beveiligde serverruimte, liften, trappenhuizen en hoogspanning verdeelstation. Tevens is het noodstroom aggregaat in de kelder geplaatst. Begane grond: Relevante ruimten zijn de hoofd entree en centrale hal met receptie, publieksbalies, presentatieruimten en het centrale trappenhuis naar de verdiepingen. De publieksruimten en de met toegangspasjes beveiligde afdeling burgerzaken bevinden zich op de begane grond voor en rondom het centrale trappenhuis. Het BHV Coördinatie Centrum (BCC) bevindt zich rechts van de receptie (Nieuweweg zijde). Achter het centrale trappenhuis bevindt zich het bedrijfsrestaurant en de verschillende met toegangspasjes beveiligde kantoorfuncties en vergaderruimten. Via liften en trappenhuizen, verspreid over de begane grond kan men de verdiepingen bereiken. Eerste verdieping: Relevante ruimten zijn de burgerzaal en de Raadszaal, deze zijn toegankelijk voor het publiek. Trappenhuizen waarvan één centraal trappenhuis naar de burgerzaal, liften, kantoren en vergaderruimten. De deuren van deze ruimten zijn deels beveiligd met toegangspassen. Tweede verdieping: Relevante ruimten zijn trappenhuizen, liften, kantoren, vergaderruimten en het ketelhuis. De liftmachinekamer bevindt zich op het dak van de tweede verdieping. Derde verdieping: Relevante ruimten in deze toren zijn het centraal trappenhuis en lift met rondom kantoren en vergaderruimten. Vierde verdieping: Relevante ruimten in deze toren zijn het centraal trappenhuis en lift met rondom kantoren. De liftmachinekamer bevindt zich op het dak van de vierde verdieping. Het Raadhuis van de Gemeente Haarlemmermeer is o.a. voorzien van een brandmeldinstallatie en een omroepsysteem voor ontruiming. Primaire functies binnen het gebouw zijn publieksfuncties, vergaderfuncties, kantoorfuncties, bedrijfsrestaurant en technische ruimten. In normale situaties zullen er ongeveer 750 mensen gelijktijdig in het Raadhuis aanwezig zijn, in bijzondere gevallen kan dat aantal oplopen tot 1400 mensen. Er zijn minder valide personen werkzaam in de Gemeentelijke organisatie en er kunnen minder valide personen als bezoeker in het Raadhuis aanwezig zijn. Pagina 5

10 Openingstijden: Het Raadhuis is voor medewerkers en bezoekers in principe geopend op maandag tot en met vrijdag van uur tot uur. Tijdens raadsvergaderingen, avond openstelling burgerzaken etc. zal het Raadhuis langer open zijn. Het beveiligingsbedrijf sluit het Raadhuis af, loopt minstens één brand en sluitronde en activeert de beveiligingssystemen. In de ochtend opent het beveiligingsbedrijf het Raadhuis en deactiveert de beveiligingssystemen. Toegang: De hoofdingang is te bereiken vanaf het Raadhuisplein en geeft toegang tot de centrale hal op de begane grond. Vanuit de centrale hal kan men met de lift of via het centrale trappenhuis de bovenliggende verdiepingen bereiken. De diensttoegang is aan de Burgemeester van der Willigenlaan. De toegang voor de Brandweer is via de zij-ingang aan de Nieuweweg. Voor dat doel is een brandweerbuis in de muur aangebracht met daarin de generale sleutel(s). Tussen schouwburg De Meerse en het parkeerterrein aan de linkerzijde is de inrit naar de parkeerkelder. Vanuit de parkeerkelder/ fietsenstalling kan men met de lift of via de centrale trap de begane grond van het Raadhuis bereiken. Dienstdoend Hoofd BHV zorgt voor opvang van de hulpdiensten en voorziet de Brandweer van de brandsleutelbos. Hoofdingang aan het Raadhuisplein Dienstingang Burgemeester Van der Willigenlaan Toegang Brandweer aan de Nieuweweg Toegang Parkeerkelder tegenover De Meerse Pagina 6

11 Nooduitgangen: Op de begane grond zijn vijf (nood) uitgangen met toegang naar buiten. 1 x aan de voorzijde Raadhuisplein. 2 x aan de Nieuweweg zijde (brandweeringang / sluis toegang binnentuin). 1 x aan de achterzijde Burgemeester van der Willigenlaan. 1 x vanuit de parkeerkelder tegenover De Meerse. In de kelder bevinden zich vier (nood)uitgangen. Vluchtwegen zijn voorzien van noodverlichting en zijn aangegeven met de bekende bewegwijzering (transparanten). De (nood)trappenhuizen zijn brandwerend en voorzien van noodverlichting. De snelste routes om in geval van calamiteiten het pand te verlaten worden aangegeven via de daarvoor bestemde transparanten. Op strategische plaatsen zijn in de kelder, op de begane grond en op de verdiepingen veiligheidsplattegronden geplaatst. Installaties: In het Raadhuis zijn de volgende installaties aangebracht: Brandmeldinstallatie van de firma Siemens. Het hoofdpaneel is geplaatst op de begane grond in de hal bij toegang Brandweer aan de Nieuweweg zijde. De nevenpanelen zijn geplaatst in het BHV Coördinatie Centrum. (BCC) en onder de trap van de hal aan de achterzijde Burgemeester van der Willigenlaan. De brandmeldinstallatie heeft een directe doormelding naar de Regionale Brandweer Alarmcentrale. Een brandweer telefoon in het BCC met directe verbinding met de Brandweer. Noodstroom installatie in het grootste gedeelte van de ontruimingszone Raadhuisplein, (zie tekening). De noodstroom installatie treedt in werking bij het wegvallen van de netspanning. Luchtbehandelinginstallatie, deze wordt automatisch uitgeschakeld bij brand en kan handmatig weer ingeschakeld worden om de vuile lucht af te voeren. Een omroepsysteem te bedienen vanuit het BCC. liften, waarvan één brandweerlift, deze worden ingeval van branddetectie naar de begane grond gestuurd. Vluchtwegverlichting, bij netspanninguitval wordt deze deels gevoed door de noodstroom installatie en deels door batterijen in de noodverlichtingarmaturen. Kleefmagneten, d.w.z. dat deuren dichtvallen (niet op slot) om compartimentering te realiseren ingeval van branddetectie. Bewegwijzering door middel van continue brandende transparanten. Serverruimte met blusgas beveiliging in de kelder. Pagina 7

12 Brandmeldpaneel ingang Nieuweweg Brandmeldpaneel in het BCC Hoofdafsluiters Gas, Water en Elektra: In en rondom het Raadhuis bevinden zich afsluiters voor gas, water en elektra. Op bijgaande plattegrondtekening en situatietekening zijn deze weergegeven met de volgende pictogrammen. Hoofdafsluiter water Hoofd schakelaar elektra Hoofdafsluiters gas In een put nabij de brandweer ingang Nieuweweg In de kelder bij het noodstroom aggregaat is de hoofdschakelaar gesitueerd. Daarnaast is in elke toren nabij het centrale trappenhuis een onderverdeelkast, waar per bouwdeel de spanning afgeschakeld kan worden. In het regelstation aan de zijde van het parkeerterrein, nabij de inrit naar de parkeerkelder. In het ketelhuis op de 2 e verdieping is een tussenafsluiter gesitueerd Organisatie: Het beheer van gebouw en installaties berust bij de Gemeente Haarlemmermeer. Daarvoor is een gebouwenbeheerder aangesteld. De Gemeente Secretaris/Algemeen Directeur is hoofd van de ambtelijke organisatie en als zodanig verantwoordelijk voor de totstandkoming van dit ontruimingsplan. Het hoofd van de cluster Facility Management is coördinator voor de gehele gemeentelijke BHVorganisatie en alle gebouwen/locaties waar gemeentelijke medewerkers werkzaam zijn. Voor het Raadhuis is hij tevens Hoofd BHV. Plaatsvervanger Hoofd BHV is de aanwezige ploegleider. Zolang er in het Raadhuis mensen aanwezig zijn is er toezicht van een beveiligingsbedrijf. Algemeen BHV organisatie: Voor zowel het Raadhuis als de overige gemeentelijke locaties zijn BHV organisaties opgericht. Deze BHV organisaties worden gecoördineerd door de coördinator BHV. Alleen de BHV organisaties van het Raadhuis en Meer - en Rietlanden hebben een Hoofd BHV. Pagina 8

13 Coördinator BHV Hoofd BHV Raadhuis Hoofd BHV Meer- en Rietlanden BHV-ers Servicecentra BHV-ers CWI Ploegleiders Ploegleiders BHV-ers BHV-ers De organisatiestructuur van de bedrijfshulpverlening in het Raadhuis ziet er als volgt uit: Leiding 1 coördinator Bedrijfshulpverlening 1 Hoofd BHV Plaatsvervanger van Hoofd BHV is een van de ploegleiders Medewerkers Bedrijfshulpverleners Receptionisten Technisch medewerkers Voor de totale BHV organisatie zie bijlage 3 De BHV organisatie in het Raadhuis bestaat uit een aantal ploegleiders en voldoende BHV-ers. Enkele BHV-ers zijn in het bezit van een EHBO diploma. Naast de BHV organisatie zijn er nog EHBO-ers werkzaam in het Raadhuis. Ten behoeve van de BHV organisatie is elke etage van het Raadhuis opgedeeld in twee ontruimingszones, te weten Zone Raadhuisplein en Zone Burgemeester Van der Willigenlaan, de zones zijn op de plattegrondtekeningen duidelijk aangegeven. De bedrijfshulpverlening wordt gecoördineerd vanuit het BHV Coördinatie Centrum (BCC) nabij de receptie in de centrale hal. Het coördinatieteam bestaat uit Hoofd BHV of een Ploegleider en medewerk(st)ers van de receptie. In het BCC hangt een rode telefoon met directe verbinding naar de Brandweer. Herkenbaarheid: BHV-ers zijn herkenbaar aan hesjes met aanduiding BHV bedrijfshulpverlening Ploegleiders zijn herkenbaar aan hesjes met de aanduiding BHV Ploegleider Hoofd BHV is herkenbaar aan een hesje met aanduiding Hoofd BHV De hesjes bevinden zich bij de BHV-ers zelf en in het BCC op de begane grond. Pagina 9

14 Opleiding: Elke BHV-er heeft de wettelijk verplichte BHV opleidingen, d.w.z. ontruiming, levensreddende handelingen en praktijk brandbestrijding met goed gevolg afgerond. Jaarlijks zullen zij met betrekking tot bovenstaande vakken worden bijgeschoold. Hoofd BHV resp. coördinator BHV en de ploegleiders hebben de daarvoor benodigde aanvullende opleidingen gevolgd. Om de BHV organisatie alert te houden wordt het volgende oefenschema gehanteerd: Maandelijks een mini oefening Elk kwartaal een bijeenkomst van BHV-ers waarbij theorie en praktijk worden doorgesproken 1 x per 6 weken ploegleideroverleg 1 x per jaar een (wettelijk verplichte) ontruimingsoefening Communicatie: In geval van een gecoördineerde actie is communicatie binnen de BHV organisatie essentieel. Hoofd BHV en ploegleiders worden door middel van piepers opgeroepen. De BHV-ers in het Raadhuis worden door middel van het interne oproepsysteem gealarmeerd. Na alarmering of oproep gaan zij naar het BCC, waar door het Hoofd BHV of de aanwezige ploegleider eventueel portofoons worden uitgedeeld en nadere instructie wordt gegeven. De communicatie binnen de BHV organisatie kan daarna via portofoons verlopen. In het BCC is een aan- en afwezigheidtableau, waarop direct af te lezen is welke BHVers aan of afwezig zijn. Communicatiemiddelen in het BCC Pagina 10

15 5 Alarmeringsprocedure Intern en Extern Naast het algemene alarmnummer (0)112 voor noodgevallen is het Raadhuis voorzien van een Siemens brandmeldcentrale (BMC) met handmelders en automatische melders. De BMC is aangesloten op noodstroom. In geval van een melding via automatische melders of via een handmelder wordt deze melding direct doorgemeld naar de Regionale Brandweer Alarmcentrale. De BHV organisatie heeft 3 minuten om onderzoek te doen, is binnen deze 3 minuten nog geen actie ondernomen dan zal de ontruimingsinstallatie gestart worden. De receptioniste kan deze handmatig in pauzestand zetten om zo meer onderzoekstijd voor de BHV-ers te creëren De volgende sturingen zijn in de brandmeldcentrale geïnstalleerd: Directe doormelding van automatische melders en handmelders naar de Brandweer. De ontruimingsinstallatie, de boodschap is hoorbaar in het gehele Raadhuis start met 3 min. Vertraging. Toegangscontrole, d.w.z. dat alle deuren die daarop zijn aangesloten in de vluchtrichting zullen vrijvallen ingeval van branddetectie. Recirculatie wordt uitgeschakeld ingeval van branddetectie. Kleefmagneten, d.w.z. dat deuren dichtvallen (niet op slot) ingeval van branddetectie om compartimentering te realiseren. Liften gaan naar de laagste verdieping en blijven daar met geopende deuren tijdens brandindicatie. Bijzonderheden: In geval van een brandmelding door een automatische of een handmelder: Wordt door de receptioniste direct vanuit het BCC de BHV organisatie in kennis gesteld. Ploegleiders en BHV-ers worden opgeroepen en melden zich bij het BCC op de begane grond en ontvangen daar nadere informatie over plaats en aard van de melding. Toelichting Alarmering Intern: Ploegleiders, BHV-ers, medewerkers en bezoekers kunnen op verschillende wijze worden gealarmeerd. Ploegleiders worden via de pieper gealarmeerd BHV-ers worden via het interne omroepsysteem gealarmeerd Medewerkers en Worden via het interne omroepsysteem of de bezoekers ontruimingsinstallatie gealarmeerd Het interne alarmnummer voor meldingen van calamiteiten en/of ongevallen is Pagina 11

16 Alarmering Extern: De brandmeldcentrale geeft een melding direct door naar de RBAC. De BHV organisatie heeft 3 minuten om onderzoek te doen, is binnen deze 3 minuten nog geen actie ondernomen dan zal de ontruimingsinstallatie gestart worden. De receptioniste zet deze handmatig uit om zo meer onderzoekstijd voor de BHV-ers te creëren. De ontruimingsinstallatie geeft een Nederlands gesproken tekst weer en is in het gehele Raadhuis te horen. Bij contact met de brandweer via (0) 112 of brandweer telefoon dient nadere informatie te worden verschaft over de actuele situatie zoals: Naam en toestelnummer van de melder De plaats van het incident Het soort incident of wat er is gebeurd Eventuele slachtoffers en hoeveel De toestand van het slachtoffer(s) Wat u hebt gedaan Van wie u hulp nodig heeft of welke hulpverleningsdienst gewaarschuwd moet worden. Wanneer de hulpdiensten zoals Politie, Brandweer en/of Ambulance gearriveerd zijn zullen zij de leiding op zich nemen en zal de BHV organisatie daaraan ondergeschikt zijn. Pagina 12

17 6 Stroomschema alarmering bij brand Brandmelding Inkomende gesprekken blokkeren. Door een handmelder. Receptie Door een automatische melder. Doormelding naar de brandweer. Hoofd BHV naar de receptie. BHV-ers gaan op onderzoek uit en informeren Hoofd BHV. Hoofd BHV besluit ontruiming niet nodig. Brandmeldcentrale resetten in overleg met de brandweer. Hoofd BHV beslist ontruiming noodzakelijk. Ontruimings- Instructie starten via het omroepsysteem. Actie door BHV-ers. Resultaat melden aan Hoofd BHV. Opvang en info aan brandweer. Brandweer ter plaatse en neemt de leiding over. Noot: Bij bommelding wordt eerst het Hoofd BHV opgeroepen en zal de verdere afhandeling volgens instructie van Hoofd BHV verlopen. Bij brand altijd (0)112 bellen Bij een melding via het interne noodnummer 6886 zal de receptie de BHVers oproepen, deze gaan op onderzoek uit en in geval van brand zullen zij een melder inslaan en zal het bovenstaande schema gevolgd worden. Logboek invullen Pagina 13

18 7 Wijze van ontruiming en ontruimingsorganisatie Ontruiming: Bij gevaar voor de medewerkers en bezoekers besluit het Hoofd BHV tot gehele of gedeeltelijke ontruiming. Een ontruiming kan ook worden opgedragen door de hulpdiensten zoals Brandweer of Politie. Dit wordt kenbaar gemaakt via de ontruimingsinstallatie. Bedrijfshulpverleners begeleiden de ontruiming. Voor minder valide medewerkers en/of bezoekers zijn er 3 evacuatie stoelen (evac. chairs) en 2 rolstoelen beschikbaar. De rolstoelen staan in de EHBO ruimte bij de brandweeringang aan de Nieuweweg zijde. De Evac-Chairs staan op de volgende locaties: Op de 1 e verdieping nabij het trappenhuis aan de zijde Burg. van der Willigenlaan. Op de 2 e verdieping nabij het trappenhuis aan de Oostzijde. Op de 4 e verdieping nabij het trappenhuis aan de zijde Burg. van der Willigenlaan. Alle vluchtwegen en (nood)uitgangen zijn voorzien van brandende transparanten, zodat altijd duidelijk te zien is hoe men snel en veilig het gebouw kan verlaten. Op strategische plaatsen in het hele gebouw zijn ontruimingsplattegronden geplaatst met daarop alle informatie die nodig is, zoals: Vluchtroutes. Locatie van de Evac-Chairs. De plaats waar men zich bevindt. Locatie van brandblusmiddelen en EHBO voorzieningen. Een (gedeeltelijke) ontruiming zal altijd in drie fasen en per ontruimingszone plaatsvinden: Eerst op de verdieping waar het incident heeft plaatsgevonden. Vervolgens de verdieping boven en onder de plaats van het incident. Daarna de rest van het gebouw. Ten behoeve van de BHV organisatie is het Raadhuis op elke etage opgedeeld in twee ontruimingszones, te weten Zone Raadhuisplein en Zone van der Willigenlaan, de zones zijn op de plattegrondtekeningen duidelijk aangegeven. Een ontruiming wordt gecoördineerd vanuit het BCC. Het coördinatieteam bestaat uit Hoofd BHV of een ploegleider en medewerk(st)er van de receptie. Pagina 14

19 Na besluit tot ontruiming mag er niemand meer het gebouw in. Daartoe worden vanuit het coördinatiecentrum BHV-ers naar de volgende locaties gestuurd om daar toezicht op te houden: 1 BHV-er naar de Hoofdingang Raadhuisplein. 1 BHV-er naar de ingang Burg. Van der Willigenlaan. 1 BHV-er naar de ingang Nieuweweg 1 BHV-er naar de passage tuin. 1 BHV-er naar de parkeerkelder. 2 x 1 BHV-er naar de verzamelplaatsen voor opvang medewerkers en bezoekers. BHV-ers geven informatie door aan het BCC over de voortgang van de ontruiming overeenkomstig de ontruimingslijst uit bijlage 7. Er zijn twee verzamelplaatsen: 1 Het Raadhuisplein tegenover gebouw De Meerlanden 2 De ruimte buiten aan de Burg. Van der Willigenlaan (zie foto s). De verzamelplaatsen zijn op de situatietekening aangegeven met het onderstaande pictogram: Verzamelplaats Raadhuisplein Verzamelplaats t/o ingang Burg. Van der Willigenlaan Pagina 15

20 8 Wat te doen bij brand- of ontruimingsalarm door medewerkers 8.1 Bij het ontdekken van brand: Sla de rode handmelder in en informeer de receptie via 6886 over de locatie, aard en grootte van de brand. Blijf rustig en raak niet in paniek. Breng in gevaar zijnde personen in veiligheid, u bent verantwoordelijk voor de veiligheid van uw bezoekers. Ga niet door de rook of als het niet anders kan, blijf bij rookontwikkeling laag bij de grond. Sluit ramen en deuren, verlaat het complex en ga naar een van de verzamelplaatsen. Neem altijd de kortste en veiligste weg naar buiten. Blijf op de verzamelplaats en volg instructies van BHV-ers op 8.2 Hoe te handelen bij het horen van de ontruimingsboodschap: U wordt gewaarschuwd door de ontruimingsboodschap, eventueel gevolgd door instructies van de BHV-ers. Volg aanwijzingen van BHV-ers op. Breng uzelf en bezoekers tijdig in veiligheid en waarschuw uw collega s om via de dichtstbijzijnde (nood)uitgang naar buiten te gaan. Maak geen gebruik van liften. Ga naar een van de verzamelplaatsen. Er zijn twee verzamelplaatsen: 1 Het Raadhuisplein tegenover gebouw De Meerlanden 2 De ruimte buiten aan de Burgemeester Van der Willigenlaan (zie foto s vorige pag.). De verzamelplaatsen zijn op de situatietekening aangegeven met het onderstaande pictogram: 8.3 Hoe te handelen bij een ongeval/onwelwording Waarschuw onmiddellijk de receptie via Blijf bij het slachtoffer en stel hem/haar gerust. Draag het slachtoffer over aan de BHV-er, EHBO-er of hulpdienst. Pagina 16

21 9 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Coördinator / Hoofd BHV 9.1 Coördinator BHV: Mutaties BHV medewerkers verwerken en zonodig nieuwe BHV-ers laten opleiden en benoemen. BHV opleidingen en herhalingstrainingen organiseren. Minimaal één ontruimingsoefening per jaar organiseren. Een jaarlijkse preventie controle op het gebouw laten uitvoeren en de (brand)veiligheidsvoorzieningen laten controleren. 9.2 Hoofd BHV Het hoofd BHV. of zijn plaatsvervangende ploegleider. heeft specifieke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ingeval van een calamiteit. Tijdens een alarmsituatie is de BHV organisatie bovengeschikt aan de bestaande hiërarchische organisatie Bij Brand: Bij een brandmelding, mondeling of telefonisch de gegevens op (laten) nemen, zich op de hoogte laten stellen van de situatie, de leiding nemen van de hulpverlening en zonodig de hulpdiensten (laten) waarschuwen. Hoofd BHV beslist of een gehele of gedeeltelijke ontruiming noodzakelijk is en coördineert de ontruiming. Bij brand direct een handmelder (laten) inslaan. Zorg voor opvang van en informatie aan de hulpdiensten plus overdracht van de brandsleutelbos. Organiseer de terugkomst van medewerkers na het sein veilig van de brandweer. Indien de ontruiming niet nodig is wordt de melding zelf afgehandeld. Zorg voor informatie aan alle medewerkers over wat er aan de hand was. Het laten resetten van de brandmeldcentrale na toestemming van de Brandweer Bij een ongeval: Bij een melding van ongeval, mondeling of telefonisch de gegevens op (laten) nemen, zich op de hoogte stellen van de situatie, de leiding nemen van de hulpverlening en zonodig de hulpdiensten (laten) waarschuwen. Zorg voor opvang van en informatie aan de hulpdiensten. Zorg voor opheffing van een eventuele onveilige situatie en stel bij een bedrijfsongeval het management op de hoogte in verband met melding aan arbeidsinspectie. Laat onmiddellijk een BHV-er/ EHBO-er waarschuwen. Draag het slachtoffer over aan de BHV-er/EHBO-er of de hulpdienst. Pagina 17

22 9.2.3 Bij een bommelding: Zorg dat de hulpdiensten worden gewaarschuwd. Laat het bommeldingsformulier volledig invullen. Na aankomst van de hulpdiensten nemen deze de leiding over en is de BHV organisatie ondergeschikt. 9.3 Controlelijst voor het dienstdoende Hoofd BHV: Zijn Brandweer en/of andere hulpdiensten al gewaarschuwd? Is de bedrijfshulpverlening al ingezet? Zijn alle aanwezigen geïnformeerd en geïnstrueerd? Wordt de hulpdienst opgevangen en begeleid? Krijgt de hulpdienst informatie en eventueel sleutels en plattegronden? Hoe verloopt de ontruiming, is er terugkoppeling? Wordt er voorkomen dat nieuwe bezoekers het Raadhuis betreden? Pagina 18

23 10 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van ploegleiders Het vervangen van Hoofd BHV bij zijn afwezigheid indien er opgetreden moet worden door de BHV organisatie Leiding geven aan de hem of haar toegewezen groep BHV-ers ingeval van een calamiteit 11 Taken bedrijfshulpverleners en receptie 11.1 Bedrijfshulpverleners: De bedrijfshulpverleners zijn medeverantwoordelijk voor de algemene (brand)veiligheid, specifiek waar het hun eigen afdeling betreft. Dat wil zeggen: signaleren dat Vluchtwegen en nooduitgangen vrij worden gehouden. Blusmiddelen en EHBO voorzieningen goed zichtbaar en bereikbaar zijn. Blusmiddelen en EHBO voorzieningen in goede staat zijn. Situaties brandgevaarlijk zijn en zonodig maatregelen (laten) treffen. Daarnaast hebben zij specifieke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ingeval van een calamiteit Bij Brand: Worden de BHV-ers gealarmeerd via de omroepinstallatie. Indien Hoofd BHV en/of een Ploegleider niet aanwezig zijn neemt de BHV-er zelf actie door collega s en bezoekers uit de gevarenzone te laten verwijderen, alarmering van de hulpdiensten en de brandbestrijding ter hand te nemen. Indien een BHV-er lokaal ter plaatse is van de brand, neemt hij direct actie op de plaats van het probleem door te alarmeren, de collega s en bezoekers uit de gevarenzone te verwijderen en eventueel de brandbestrijding ter hand te nemen. De overige BHV-ers worden door de receptie gewaarschuwd en ontvangen in het BCC nadere instructies van Hoofd BHV. In opdracht van het Hoofd BHV verlenen zij assistentie daar waar dat nodig en/of gevraagd wordt. Indien ontruimd gaat worden is dat altijd naar beneden en/of naar buiten. Conform de ontruimingslijst controleren BHV-ers of iedereen het pand verlaten heeft en geven deze informatie door aan het BCC. Denk aan de controle van de toiletten, archieven, kasten, liften, etc. Wanneer iemand wordt vermist, onmiddellijk doorgeven aan het BCC en hulpdiensten. Zorg dat bezoekers en collega s op de verzamelplaats blijven en niet gaan dwalen. Blijf rustig, raak niet in paniek en geef duidelijke opdrachten. Pagina 19

24 De verzamelplaatsen bij een ontruiming zijn het Raadhuisplein tegenover gebouw De Meerlanden en de ruimte buiten aan de Burgemeester van der Willigenlaan. De verzamelplaatsen zijn op de situatietekening aangegeven met het onderstaande pictogram: Bij een ongeval/ onwelwording: Worden BHV-ers/ EHBO-ers gealarmeerd door de receptie of een collega. Dient Hoofd BHV direct geïnformeerd te worden. Gaan de BHV-ers/ EHBO-ers direct naar het slachtoffer en laten zonodig de hulpdienst waarschuwen. Houden nieuwsgierigen op afstand. Passen (indien nodig) levensreddende handelingen toe. Blijven de BHV-ers/EHBO-ers bij het slachtoffer. Stellen de BHV-ers / EHBO-ers het slachtoffer gerust en dragen het slachtoffer over aan de hulpdienst Receptiemedewerkers: Het interne alarmnummer is 6886, dit toestel wordt met voorrang door de receptie opgenomen. De receptioniste die alarmeert in het Raadhuis is in noodsituaties volledig ter beschikking van de BHV organisatie, Hoofd BHV bepaalt wanneer het BCC kan worden verlaten. Receptiemedewerkers hebben specifieke taken in het kader van de bedrijfshulpverlening, zoals: Algemeen Via toestel 6886 komen mogelijk meldingen binnen over de brand. Dit toestel met voorrang opnemen. Volg de aanwijzingen van de Ploegleider op. Als de Ploegleider het sein veilig heeft gegeven, dan in kast 2 de volumeschakelaar voluit zetten door de schuif helemaal naar boven te zetten. Blijf op je post tot de Ploegleider toestemming geeft om weg te gaan Bij Brand Bij brand geldt de onderstaande instructie: 1. Akoestisch signaal uitzetten Kast openen 1 e rode knop links onder indrukken afstel akoestisch brandend. Pagina 20

25 1. Ontruimingsalarm uitstellen Kast openen. Volumeschakelaar op nul zetten (schuif helemaal naar beneden zetten). 2. Oproepen BHV-ers via omroepsysteem Toets all call indrukken, lichtjes gaan branden. Schuif de volumeschakelaar in kast 2 omhoog. Talk knop indrukken en vasthouden tijdens spreken. Wacht na het Ding Dong- signaal 3 seconden met spreken. Schuif de volumeschakelaar in kast 2 naar beneden. Toets all call indrukken, lichtjes gaan uit. 3. Beantwoord de Brandweer telefoon Neem de rode telefoon op en meld dat het brandalarm is af gegaan, waar de brand is en dat de BHV-ers zijn opgeroepen. Mocht de rode telefoon niet overgaan, dan de rode telefoonhoorn opnemen. Op dit moment is direct verbinding met de meldkamer van de brandweer. Meld dat het brandalarm is af gegaan, waar de brand is en dat de BHV-ers zijn opgeroepen. 4. Piep via pieperkastje de BHV-organisatie en Senior Specialist Gebouwen op Brand: ROOD 22 HEKJE HEKJE 04 ROOD 5. Afstellen ontruimingsalarm minuten na de melding de rode knop Afstel ontruiming indrukken, waardoor het ontruimingsalarm wordt afgesteld. Dit kan pas als het lampje bij de rode knop knippert. 6. Bij een algehele ontruiming het ontruimingssignaal laten klinken Kast 2 openen. Volumeschakelaar voluit zetten door de schuif helemaal naar boven te zetten. Rode knop Afstel ontruiming indrukken waardoor het ontruimingsignaal gaat klinken Bij Ongeval: Wordt de receptie mondeling en/of telefonisch op de hoogte gebracht van het ongeval. BHV-ers en EHBO-ers oproepen via omroepsysteem. Gegevens verzamelen ten behoeve van hulpverleners. In opdracht van de BHV-er hulp van buitenaf inroepen via (0)112. Zorgen voor opvang en begeleiding van hulpverleners. Pagina 21

26 Bij Bommelding Bij een bommelding geldt de onderstaande instructie: Handel volgens het protocol. Sta de melder rustig te woord en blijf zelf ook rustig. Maak tijdens het gesprek gebruik van het bommeldingsformulier. Daarna onmiddellijk het Hoofd BHV en ploegleiders informeren. Piep via pieperkastje de hulpverleners op ROOD 24 HEKJE HEKJE 02 ROOD Oproepen BHV-ers via omroepsysteem Toets all call indrukken, lichtjes gaan branden. Talk knop indrukken en vasthouden tijdens het spreken. Wacht na het DingDong-signaal 3 seconden met inspreken. Spreek tekst in. Toets all call indrukken, lichtjes gaan uit. Wacht op instructies van de ploegleider BHV Bij een algehele ontruiming het ontruimingssignaal laten klinken Kast 2 openen. Druk op toets 7 van de zwarte kast om het bomalarm te activeren. Pagina 22

27 12 Taken directie De Directie draagt zorg voor de naleving van instructies en voorschriften met betrekking tot de veiligheid, voorgeschreven door de Brandweer en de Arbo-wet. De directie is (eind)verantwoordelijk voor de geoefendheid van medewerkers bij brand, hulpverlening, ontruiming enz. De directie is eindverantwoordelijk voor regelmatige controle van blusmiddelen, installaties en bereikbaarheid van het Raadhuis. De directie heeft deze verantwoordelijkheid op zich genomen door dit ontruimingsplan goed te keuren, het te bemannen en Hoofd BHV en Ploegleiders als plaatsvervanger aan te stellen. Deze functionarissen werken goed samen om de werking van dit ontruimingsplan optimaal te laten zijn. Een akkoordverklaring voor dit plan is in de bijlage opgenomen. Bij een calamiteit: Worden Hoofd BHV en ploegleiders altijd en direct gewaarschuwd. De directie verleent assistentie aan de BHV organisatie om het incident zo snel mogelijk en met zo weinig mogelijk schade voor medewerkers, bezoekers en gebouw af te handelen. De directie draagt eindverantwoordelijkheid. Hoofd BHV of een van de hulpdiensten neemt de beslissing over een ontruiming. Zij informeren elkaar. Tenzij ontruiming door de hulpdiensten wordt opgedragen is de directie eindverantwoordelijk voor een ontruiming en het optreden van de eigen organisatie. De directie zorgt voor het inlichten van familie bij eventuele slachtoffers en informeren, in overleg met de hulpdiensten, de nieuwsmedia. Met inachtneming van wat in dit plan is beschreven ten aanzien van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is bij alarmering de BHV organisatie bovengeschikt aan de staande hiërarchische organisatie. Pagina 23

28 13 Tekeningen Kelder Pagina 24

29 Begane grond Pagina 25

30 1 e Etage Pagina 26

31 2 e Etage Pagina 27

32 3 e Etage Pagina 28

33 4 e Etage Pagina 29

34 14 Symbolen Pagina 30

35 15 Logboek ontruimingsplan Mutaties ontruimingsplan Datum Reden Omschrijving Ontruimingsoefeningen Datum Bijzonderheden Pagina 31

36 Bijlage 1 het gebouw Wat te doen bij overheidsalarm en/of incidenten buiten Bij incidenten buiten het gebouw bestaat de mogelijkheid dat het sirenenet in werking wordt gesteld. De sirenes staan door de gemeente verspreid opgesteld. Bij het horen van de sirenes dient de eigen BHV organisatie de volgende maatregelen te treffen: Ga naar binnen en blijf binnen. Sluit alle ramen en deuren, schakel de ventilatie uit. Zet de radio/tv aan en stem deze af op Radio/TV Noord Holland, deze zender verzorgt rampeninformatie voor de gemeente Haarlemmermeer. Benoem iemand om te luisteren naar deze zender; Radio (kabel) FM Via ether frequentie FM 88.9 TV (kabel) kanaal 6+ (184 MHz). Via ether frequentie kanaal 55 Gebruik de telefoon niet of zo weinig mogelijk en beperk het internetgebruik, het telefoonnet kan ernstig overbelast raken. Wacht instructies af die u krijgt via de radio en/of geluidswagens. Informeer medewerkers en bezoekers via het omroepsysteem. Algemene informatie over rampen is te verkrijgen op de site bij een ramp in de omgeving van Hoofddorp wordt deze site vervangen door een site met actuele informatie over de ramp. Pagina 32

37 Bijlage 2 BHV Organisatie De volgende personen zijn geïnstrueerd als Beheerder Brandmeldinstallatie, (BBI) Bert de Lange Ton Weber Leen Vermeulen (GTI Klimaatcontract) Zij zijn opgeleid om in geval van storing en/of alarm de installatie weer bedrijfsgereed te schakelen. Coördinator BHV a.i. is Ruud Zonneveld Tel: Hoofd BHV tevens Ploegleider is Ruud Zonneveld Tel: Plaatsvervanger van Hoofd BHV is een van de ploegleiders Ploegleiders: Coen Goemans Ilse Kinders Vroklage Richard Nannen Ineke Vermeulen Overige BHV-ers in het Raadhuis: Beets, Martine Berg, Ellen van den Corsten, Ed Deursen, Henk van D'Haene, Marrie Dijkstra-v.d. Bos, mw. Diana H. Doorn van - Peet van der, Ingrid Drift, mw. Liesbeth Fouzai, Henriëtte Goemans, Coen C. Halfhide, mw. Diana Harnisch, Rachelle Heima, Gerda Jong, Hans de Kaal, HJ Kandelaar - van Berkel, Cora Kinders Vroklage, mw. Ilse J.T. Klinkenberg, Paul Kolk van der - Soonius, Lia Koster, Willem Lablans-Wouters, mw. Anet Nannen, Richard Onselen, Miranda van Plaats, Martin P. v.d. Pols, Michael Ravensbergen, mw. Marlyne. Smit, Erna Spohn, Maddy Stal, Paul Touw, Leontine van der Veek v/d - de Vlieger, Elly Veen Roelof ten Vermeulen-Hendriks, mw Ineke Vries, Maarten de Witte, Arno Zonneveld, Ruud Noot: Ingeval van een calamiteit verlenen BHV-ers Raadhuis assistentie aan de BHV-ers in het pand van de Meer- & Rietlanden v.v. Pagina 33

38 Bijlage 3 Belangrijke telefoonnummers Landelijk Alarmnummer (0)112 GG&GD (0) (landelijk) Huisartsenpost (0) Intern alarmnummer Receptie BHV coördinator a.i Hoofd BHV a.i Senior Specialist Gebouwen Beheer Frontoffice FM Pagina 34

39 Bijlage 4 Preventietips Behalve in de daarvoor bestemde ruimtes is roken in het Raadhuis NIET toegestaan. Schakel aan het eind van de werkdag alle elektrische apparaten en de verlichting uit. Sluit bij het verlaten van de kantoren altijd de deuren en ramen. Controleer afvalbakken op brandende en/of smeulende resten. Zorg voor een goede bereikbaarheid van de blusmiddelen en EHBO middelen. Houd deuren, (nood)uitgangen en vluchtwegen vrij. Meld defecten aan blusmiddelen en/of nooduitgangen direct aan FM frontoffice tel: Voorkomen is beter dan blussen. Pagina 35

40 Bijlage 5 Beschikbaar materiaal Vaste slanghaspels EHBO Evac chairs AED Draagbare blusmiddelen BHV kit In de kelder, op de begane grond en op de verdiepingen. De hal aan de Nieuweweg zijde is de EHBO ruimte, met daarin twee rolstoelen en een brancard. Verder zijn er verbandkoffers op de begane grond bij de receptie en op elke verdieping op de facilitaire balcons. Op de 1 e, 2 e en 4 e verdieping (zie vluchtwegplattegrond). Bij de receptie op de begane grond. Op strategische plaatsen bij de vaste brandslanghaspels in de kelder, begane grond en verdiepingen. Portofoons Werkhandschoenen in het BCC Hesjes Pagina 36

41 Bijlage 6 Checklist telefonische bommelding 1. Laat een tweede persoon meeluisteren en / of schakel een bandopname apparaat in. 2. Houd de melder zo lang mogelijk aan de praat 3. Noteer de tijd van ontvangst en de letterlijke inhoud van het bericht Vraag op vriendelijke toon: - wanneer vindt de explosie plaats: is de bom verstopt: hoe ziet de bom eruit: wat voor type is het: (explosief/brandbom) waarom doet u dit: wie bent u: welke organisatie/groepering vertegenwoordigt u: Indien het een indirecte melding betreft: - van wie en hoe hebt u dit gehoord: Identificatie: - stem: man/vrouw/kind - leeftijd: bekende/onbekende stem: accent/dialect: karakter van de melding: rationeel/hysterisch/langzaam/snel/nuchter/dronken/ernstig/lachend - andere spraakkenmerken: (bijvoorbeeld hakkelend, schor, hees, lispelend) 6. Achtergrondgeluiden: praten kinderen lachen typemachine muziek werkplaats verkeer vliegtuig trein andere Bijzonderheden/impressie van de ontvanger: Melding ontvangen door: Tijdstip melding: doorgegeven aan: SPREEK MET NIEMAND OVER DE MELDING! Pagina 37

42 Bijlage 7 Ontruimingslijst Raadhuis ONTRUIMINGSLIJST RAADHUIS HOOFDDORP Datum : BHV-er : Oorzaak ontruiming : Ruimte Bijzonderheden Ontruimd JA NEE Kelder Begane grond Raadhuisplein Begane grond Willigenlaan 1 e verdieping Raadhuisplein 1 e verdieping Willigenlaan 2 e verdieping Raadhuisplein 2 e verdieping Willigenlaan 3 e verdieping Willigenlaan Binnentuin 4 e verdieping Willigenlaan Noot: Aandacht voor speciale groepen Aandacht voor eventuele dakwerkzaamheden Pagina 38

43 Bijlage 8 Directieverklaring DIRECTIEVERKLARING De directie van de gemeentelijke organisatie in het Raadhuis acht het van belang om voor medewerkers en bezoekers maatregelen te treffen om de veiligheid te waarborgen in geval van brand, ongeval of andere calamiteiten. De Algemeen Directeur in de persoon van de Gemeente Secretaris heeft aan Intertraining B.V. opdracht gegeven dit ontruimingsplan op te stellen en heeft zich gecommitteerd er invulling aan te geven, het binnen de Gemeentelijke organisatie te implementeren en actueel te houden. Het bovenstaande in overeenstemming met de Arbo-wet artikel 15 en de eisen van de Brandweer Haarlemmermeer. Het voltooide plan is ter beschikking gesteld aan de Algemeen Directeur. De Algemeen Directeur van de gemeentelijke organisatie in het Raadhuis te Hoofddorp verklaart kennis genomen te hebben van dit plan en goedkeuring daaraan te verlenen. Hoofddorp, februari 2008 De heer P.J. Buijtels Gemeente Secretaris/ Algemeen Directeur van de Gemeente Haarlemmermeer. Pagina 39

44 Bijlage 9 De opbouw van een oefenprogramma Handleiding introductie en oefening: Om een ontruimingsplan effectief in de organisatie te introduceren is het aan te bevelen dit stapsgewijs op te bouwen. Bij iedere stap kunt u de moeilijkheidsgraad van een oefening opvoeren. Hoe zo n oefencyclus is opgebouwd ziet u in de onderstaande afbeelding. Bij de cyclus is een tijdsschema te plaatsen met een opbouw van 5 tijdsblokken. 1. Introductie van het ontruimingsplan in de gehele organisatie. 2. Communicatieve oefening. 3. Oefening Fase Oefening Fase Oefening Fase 3. Hoe u de tijdsblokken kunt indelen en wat de inhoud is van de verschillende oefeningen wordt verderop in dit hoofdstuk behandeld. Het voordeel van deze indeling in tijdsblokken is dat u zelf inzicht krijgt of het plan goed functioneert en dat het plan nog aangepast kan Pagina 40

45 worden. Tevens worden de gebruikers van het gebouw (in de diverse stadia met oplopende moeilijkheidsgraad) bekend gemaakt met de wijze waarop een ontruiming binnen de organisatie moet verlopen. Introductie ontruimingsplan: Alvorens u besluit om een ontruimingsoefening te houden moet de hele organisatie op de hoogte zijn van taken en instructies zoals die beschreven zijn in het plan. Als de organisatie geïnformeerd is over het ontruimingsplan, de taken bekend zijn binnen de organisatie en de veiligheidsplattegronden zijn geplaatst is de oefencyclus in feite opgestart. Communicatieve oefening: In deze oefening wordt getoetst of de deelnemers op de hoogte zijn van de aan hen toebedeelde taken/instructies. Voor de personen die een belangrijke taak hebben in het plan is het praktisch dit te doen door het gebouw op papier te laten ontruimen. Geef op de tekening van het gebouw aan wat voor calamiteit heeft plaatsgevonden en laat de mensen opschrijven wat voor actie zij ondernemen. Voorbeelden; receptioniste geeft de melding door aan de brandweer, hoe en door wie wordt de ontruimingsprocedure gestart, tot hoe ver wordt er besloten het gebouw te ontruimen. Het voordeel hiervan is dat men kan werken met een beperkte groep deelnemers, zodat snel kan worden nagegaan of de taken/instructies duidelijk zijn en of de onderlinge communicatie op elkaar is afgestemd. Mocht blijken dat de communicatie stroef en dus niet effectief verloopt en dat de taken/instructies niet goed bekend zijn bij de deelnemers, dan zal opnieuw instructie van de betrokkenen moeten plaats vinden. Pas wanneer alle gebruikers van het gebouw op de hoogte zijn van taken en instructies zoals die beschreven zijn in het ontruimingsplan kan een volledige ontruimingsoefening plaatsvinden. Het is aan te bevelen in deze voorbereidende fase op vooraf bekend gemaakte tijden het ontruimingssignaal testen. Oefening fase 1: Medewerkers worden ingelicht over dag en tijd. Nadat de communicatieve oefening goed is verlopen kunnen medewerkers geconfronteerd worden met een werkelijke ontruiming. Door plaats en tijd bekend te maken is deze fase betrekkelijk eenvoudig. In de praktijk is namelijk gebleken dat medewerkers zich op deze situatie zullen gaan voorbereiden. In dit stadium is het verstandig te beginnen om een gedeelte van het gebouw bijvoorbeeld een verdieping te ontruimen met als deelnemers de geïnstrueerde medewerkers. Goed controleerbaar is nu hoe de BHV organisatie de werkzaamheden opbouwt en coördineert, of het ontruimingssignaal goed functioneert, hoe de melding aan de brandweeralarmcentrale wordt doorgegeven. Oefening fase 2: Medewerkers worden ingelicht over de dag. Bij deze fase wordt het tijdstip van de oefening niet vermeld. Ook hier heeft de praktijk uitgewezen dat medewerkers zich terdege op de ontruimingsoefening zullen voorbereiden. Ook in dit stadium kan de Pagina 41