CityLab010 Evaluatie uitvoering in 2015 Samenvatting, conclusies en verbeterpunten

Transcriptie

1 rotterdam.nl/onderzoek CityLab010 Evaluatie uitvoering in 2015 Samenvatting, conclusies en verbeterpunten 1 Samenvatting en conclusies Bij de start van CityLab010 is binnen het college afgesproken dat tussentijds de stand van zaken wordt opgemaakt en dat eind 2015 een evaluatie wordt gehouden onder alle initiatiefnemers en overige deelnemende partijen. Onderzoek en Business Intelligence (OBI) heeft deze procesevaluatie uitgevoerd. Intussen is het eerste jaar van CityLab010 voorbij en hebben 46 initiatiefnemers goedkeuring op hun plan gekregen en subsidie ontvangen. Van het totale budget van 3.35 miljoen is in miljoen besteed. In deze rapportage zijn de eerste ervaringen van de betrokken partijen met CityLab010 beschreven en is gekeken naar waar zij eventuele verbeterpunten zien. Het onderzoek richt zich niet op de kwalitatieve beoordeling van de verschillende wel of niet gehonoreerde plannen, maar is een procesevaluatie. Met diverse onderzoeksmethoden zijn initiatiefnemers, projectleiders) en partners benaderd. Ook hebben we gekeken naar hoe CityLab010 besproken is binnen de sociale en reguliere media. 1.1 (Sociale) media Tot en met 15 november zijn in totaal 35 berichten verschenen in diverse kranten en huis-aan-huis bladen. In de meeste van deze berichten is sprake van een neutrale beschrijving van CityLab010, bijvoorbeeld bij de lancering of bij het aankondigen van evenementen. De meeste van deze berichten verschenen in lokale dagbladen. In de sociale media zijn in 2015 (tot en met 15 november) 2446 berichten verschenen. Eveneens als in de reguliere media verschenen veel berichten rond de presentatie en lancering van CityLab010. Daarnaast zijn pieken in berichtgeving waarneembaar rond de data van de netwerkbijeenkomsten op 30 juni en 10 oktober. Ook hier geven veel berichten een neutrale beschrijving en gaan over plannen of evenementen. 89% van de berichten is geplaatst via Twitter en ongeveer 8% via Facebook. De berichten worden veelal geplaatst door mensen van de organisatie van CityLab010 en door initiatiefnemers. 1.2 Betrokken burgers Om erachter te komen hoe burgers denken over verschillende aspecten van CityLab010, is een vragenlijst uitgezet onder burgers die betrokken zijn bij CityLab010. Dit zijn onder meer burgers die gebruik maken van de website, maar ook mensen die een of meerdere netwerkbijeenkomsten hebben bezocht. Het kunnen mensen met of zonder plan voor CityLab010 zijn en daarnaast zijn het zowel mensen die wel als geen subsidieaanvraag hebben ingediend. Deze 581 burgers zijn via benaderd voor het invullen van de vragenlijst. 178 respondenten hebben de vragenlijst volledig ingevuld, wat duidt op een respons van 31%. Het grootste deel (86%) van de respondenten zijn website bezoekers met een plan of idee voor CityLab010. De meeste respondenten geven aan CityLab010 te kennen via iemand van de gemeente. vinden. Er is echter ook een aanzienlijke groep die aangeeft de criteria niet zo duidelijk te vinden (48 onduidelijk tegenover 91 duidelijk). Wanneer het gaat over het onderverdelen van het plan in (een beleidsthema hun plan past (106 duidelijk tegenover 43 onduidelijk). Over de reactietermijn voor het ingediende plan zijn de meningen verdeeld. Sommige initiatiefnemers vinden het te lang duren voordat zij reactie krijgen op hun plan terwijl anderen erg tevreden zijn over de reactietermijn.

2 In de algehele beoordeling van CityLab010 geven respondenten gemiddeld een 6,7 aan CityLab010. Hierbij valt op dat het goed- of afkeuren van de subsidieaanvraag van invloed is op het gemiddelde rapportcijfer dat men toekent aan CityLab010. Een kleine groep respondenten met een plan of idee voor CityLab010 heeft dit niet op de website geplaatst. Redenen die daarvoor vaak worden genoemd, zijn dat het plan nog niet concreet genoeg is of dat men niet wil dat het openbaar gemaakt wordt. Verder zijn de respondenten bij de website vaker tevreden dan ontevreden over de vormgeving, duidelijkheid van informatie en de mogelijkheid tot het plaatsen van het plan. De interactiviteit van de website, de mate van feedback op het plan en het genoemde verbeterpunt dat respondenten aandragen is, dat er meer interactiviteit en feedback op plannen via de website moet komen. Respondenten die gebruik maken van sociale media doen dit het vaakst om meer bekendheid voor hun plan te genereren. De meeste respondenten vinden het bereik van de sociale media van sociale media en het vergroten van de zichtbaarheid ervan voor burgers. Respondenten zijn in het algemeen positief over de netwerkbijeenkomsten. Het merendeel van de respondenten geeft aan dat zij hier goed konden netwerken, vindt de bijeenkomsten voor herhaling vatbaar en vindt de bijeenkomsten goed georganiseerd. De meningen liggen meer uiteen wanneer het gaat over tips die men heeft gekregen van aanwezigen en wat het hen concreet heeft opgeleverd. Op de bijeenkomst van 10 oktober was er voor een aantal plannenmakers de mogelijkheid om hun plan te eid van de respondenten geeft aan deze pitches niet de juiste manier te vinden om een plan te presenteren aan de juiste mensen. Daarnaast vindt een aantal respondenten het jammer dat zij zelf geen pitch konden geven. Ook geeft een aantal respondenten aan bij de netwerkbijeenkomsten graag geluidsdichte ruimten te zien om zo omgevingsruis tegen te gaan. De partners van CityLab010 hebben een co-creatie traject georganiseerd met een drietal workshopsessies voor een aantal plannenmakers. 16 van de vragenlijstrespondenten waren hiervoor uitgenodigd. Van de respondenten die deel hebben genomen aan het traject was het merendeel positief over de sessies. De meerderheid vindt dat er prima genetwerkt kon worden, zij veel tips hebben ontvangen, het voor herhaling vatbaar is en dat het goed georganiseerd was. De meningen liggen meer uiteen wanneer het gaat over wat het traject hen concreet heeft opgeleverd. Het meest genoemde verbeterpunt voor de sessies is dat de begeleiding binnen de sessies plangerichter mag in plaats van zoals in de huidige opzet algemeen van aard. Bij de algemene verbeterpunten noemen respondenten zeer uiteenlopende aspecten die ingaan op: vorm en inhoud, informatieverstrekking, communicatie en begeleiding, website en sociale media en tenslotte de reactietermijn. 1.3 Medewerkers van de gemeente Ook de verschillende medewerkers van de gemeente die betrokken zijn bij CityLab010 zijn benaderd. Om alle initiatieven per beleidsthema te verzamelen, vragen te beantwoorden en initiatiefnemers te ondersteunen zijn per thema één of meerdere medewerkers van de gemeente aangesteld om dit op zich te nemen. In gesprekken hebben we de ervaringen van hen verzameld. De meesten vinden het waardevol om hiermee bezig te zijn. Een probleem wat zich hierbij wel voordoet, is dat niet binnen elk cluster even goed ambtelijk geschreven kan worden op CityLab010. Als oorzaak voor het grote aantal uren wordt onder meer genoemd dat de organisatie in een korte tijd opgetuigd moest worden en er weinig tijd was voor een goede onderlinge afstemming. Ook speelt volgens hen mee dat niet alle beleid wordt door de medewerkers van de gemeente als lastig en tijdrovend gezien, maar zeker ook als waardevol. Bij de uitvoering storen medewerkers van de gemeente zich aan de bureaucratische wijze 4

3 waarop ondertekening van aanvragen moet geschieden, graag zouden zij dan ook zien dat dit versimpeld wordt. Op de vraag wie de plannenmakers zijn, wordt opgemerkt dat de meeste kansrijke plannen afkomstig zijn vanuit de meer professionele kant. Niet professionele partijen komen volgens de medewerkers van de gemeente vaak met leuke en kleine initiatieven, maar zijn niet zo innovatief. Er wordt aangegeven dat dit soort plannen meer thuishoren bij gebiedscommissies, die budget hebben voor dergelijke bewonersinitiatieven. Dergelijke plannenmakers worden dan ook begeleid naar de gebiedscommissies. De medewerkers van de gemeente geven aan het jammer te vinden dat de communicatie in haar huidige vorm vooral gericht is op welke projecten geholpen zijn door middel van geld en niet weke projecten geholpen zijn op een andere manier. Graag zouden zij zien dat hier meer aandacht voor komt. rst komt, wie het eerst Iedereen is positief over de netwerkbijeenkomsten. Beide bijeenkomsten waren volgens de medewerkers van de gemeente leuk en succesvol in uitwisseling en kennismaking. Over de pitches van verschillende plannenmakers tijdens de tweede bijeenkomst zijn de reacties gematigd. Aan de andere kant wordt geconstateerd dat de meeste pitches in oppervlakkigheid bleven steken en daarmee weinig opleverden. blijven hanteren, maar er moet wel meer gezamenlijkheid komen. Er kan bijvoorbeeld een betere basisset aan criteria opgesteld wor er moet meer tijd komen om deze onderling op elkaar af te stemmen. Deze basisset aan ijkpunten kan volgens de medewerkers van de gemeente het beste door hen zelf worden geformuleerd. 1.4 Partners Er hebben interviews plaatsgevonden met Rabobank Rotterdam, Yes We Care en Ploum Lodder Princen. De partners hebben met tevredenheid een rol gespeeld binnen CityLab010. Ze waarderen de mogelijkheid die hiermee wordt geschonken aan Rotterdammers om met ideeën en plannen voor hun en er mogen dingen fout gaan. Een initiatief als CityLab010 moet groeien. De partners vertellen dat zij zich vooral concentreren op de ondersteuning van de initiatiefnemers en zich niet bezig houden met procedurele aspecten van CityLab010. Zij blijken dan ook beperkt zicht te hebben op het totaal aan initiatieven. Partners waren vooral aanwezig op de netwerkbijeenkomsten en organiseerden co-creatie sessies. Daarnaast hadden initiatiefnemers de mogelijkheid om persoonlijk dan verwacht. De partners zijn enthousiast over de startbijeenkomst en de twee netwerkbijeenkomsten. De opkomst was volgens hen steeds groot, het was goed georganiseerd en de sfeer was prima. De pitches ten overstaan van de wethouders worden gewaardeerd. Wel wordt als kritiekpunt genoemd dat niet iedereen mee mocht luisteren. Ook over de co-creatie bijeenkomsten zijn de partners tevreden. Zij vinden het prettige bijeenkomsten, met gemotiveerde plannenmakers die gerichte vragen stellen. Wel constateren zij dat ondanks de selectie van plannenmakers voor de sessies er nog steeds veel diversiteit is. Hierdoor is het soms lastig om een algemeen verhaal te vertellen dat voor iedereen interessant is. Een mogelijke oplossing hiervoor is het meer in groepjes werken, waarbij mensen die op een zelfde niveau zitten bij elkaar geplaatst worden. Verder opperen zij dat het wellicht handig is een soort scorekaart te maken om ideeën en plannen af te meten. Dit kan volgens de partners veel tijd schelen in de beoordeling van plannen en maakt het geheel transparanter. Verder wordt genoemd dat (nieuwe) partners taken over kunnen nemen van 5

4 medewerkers van de gemeente door bijvoorbeeld plannen en ideeën al op haalbaarheid en wenselijkheid te filteren. De Makers van Rotterdam is een collectief dat sinds 2013 fungeert als een onafhankelijk instituut voor maakbaarheid op kleinschalig niveau, sociaal ondernemerschap en maatschappelijke innovatie in Rotterdam. CityLab010 heeft twee innovatiedoelstellingen. Enerzijds betreft dit een innovatiedoelstelling op planniveau, terwijl dit anderzijds een innovatie vereist op organisatieniveau. Om de medewerkers van de gemeente te ondersteunen bij de nieuwe rol die zij moeten innemen op organisatieniveau hebben de Makers van Rotterdam kennisateliers georganiseerd ter ondersteuning van de beleidsverantwoordelijke medewerkers van de gemeente. Het belangrijkste doel van het leeratelier is het begeleiden van medewerkers van de gemeente bij het maken van keuzes en het zoeken naar nieuwe waarderingsinstrumenten. De basis voor de gesprekken is casuïstiek. Ondanks dat de leerateliers door tijdgebrek van de medewerkers van de gemeente niet zo druk bezocht worden, is er wel iets veranderd bij de medewerkers van de gemeente dere clusters. De nieuwe manier van samenwerking tussen gemeente en initiatiefnemer is volgens de woordvoeder van de Makers van Rotterdam tot nu toe het belangrijkste succes van CityLab Verbeterpunten Op basis van de bij de verschillende betrokken partijen verzamelde ervaringen met CityLab010 in 2015, komen we tot de volgende belangrijkste verbeterpunten: 1) Het is raadzaam dat er een open discussie gevoerd wordt met het management van de verschillende clusters over wat een acceptabele tijdsinvestering is voor de bij CityLab010 betrokken medewerkers van de gemeente. 2) Bij de opzet van CityLab01 moet rekening worden gehouden worden met de nieuwe eisen die de betrokkenheid bij CityLab010 aan de medewerker van de gemeente stelt. Van de hem/haar wordt een dubbele positie gevraagd. Enerzijds om te enthousiasmeren en mee te denken met initiatiefnemers, anderzijds het moeten beoordelen van de plannen. 3) Meer tijd is nodig voor de afstemming tussen de clusters over de algemene criteria voor explicieter worden uitgewerkt, zodat er een meer eenduidige afweging van plannen plaatsvindt. 4) Die onderlinge afstemming is ook van belang om beter om te kunnen gaan met themaoverstijgende plannen. Een soepelere samenwerking tussen de clusters kan gestimuleerd worden door meer formele en ook informele overlegmomenten te plannen. 5) Initiatiefnemers moeten niet meer onnodig belast worden met het nadenken over de belemmerd worden door bureaucratische schotten. Het nadenken over de plaatsing van de plan 6) De initiatiefnemers moeten eerder en beter geïnformeerd worden over de organisatorische eisen die aan een plan binnen CityLab010 worden gesteld. Wellicht kan er een (klantvriendelijke) scorekaart of checklist worden ontwikkeld voor mogelijke initiatiefnemers. Deadlines moeten duidelijk en uniform zijn. 7) Plannenmakers moeten ook minder lang in onzekerheid gehouden worden of hun plan wel of niet aansluit bij de doelen van CityLab010 of dat het misschien beter past binnen andere begeleidingstrajecten zoals de bewonersinitiatieven van de gebiedscommissies. 6

5 8) In de opzet van CityLab010 moet de mogelijkheid geschrapt worden dat initiatiefnemers ook zonder hun plan te vermelden op de website van CityLab010 subsidie kunnen aanvragen. Plannen voor CityLab010 moeten zichtbaar zijn voor de hele stad. 9) eerder of hun plan gehonoreerd wordt, er is dan meer kans dat de beste plannen worden gehonoreerd en de werklast voor de medewerkers van de gemeente is dan beter verdeeld over het jaar. 10) De sociale media kunnen veel beter gebruikt worden als er meer energie gestoken wordt in het actief onderhouden van deze media door een communicatiemedewerker. 11) De huidige website van CityLab010 kan technisch en inhoudelijk verbeterd worden om deze aantrekkelijker en interactiever te maken. Ook hierbij is een rol weggelegd voor een communicatiemedewerker die als moderator kan fungeren. 12) De specifieke administratie rond de besluitvorming binnen CityLab010 kan wellicht eenvoudiger zodat de procedures niet meer tijd kosten dan het geval is binnen reguliere bedrijfsvoering. 13) Gezien de grote belangstelling voor netwerkbijeenkomsten en co-creatie bijeenkomsten, zou het goed zijn als er meer van dit soort bijeenkomsten zijn. Ook zouden meer plannenmakers de mogelijkheid moeten krijgen om te pitchen en gebruik te maken van co-creatie bijeenkomsten. 14) Er moeten meer contactmomenten komen tussen de betrokken medewerkers van de gemeente en de partners zodat het voor de medewerkers van de gemeente duidelijker wordt waarvoor partners inzetbaar zijn. 7