PROVINCIALE STATEN VAN OVERIJSSEL. Reg.nr. Onderwerp: Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "PROVINCIALE STATEN VAN OVERIJSSEL. Reg.nr. Onderwerp: Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014"

Transcriptie

1 PROVINCIALE STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr. ^ Dat. ontv.: 8 MRT 2015 Luttenbergstraat 2 Postbus GB Zwolle Telefoon Fax overijssel.nl nl Provinciale Staten van Overijssel KvK IBAN NL45RABO Inlichtingen bij dhr. L. Folkertsma telefoon Onderwerp: Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014 Datum Kenmerk 2015/ Pagina 1 Toezending aan Provinciale Staten met oogmerk: [X] ter informatie [ ] anders, en wel: Bijlagen I. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014 (te raadplegen via en ligt ter inzage bij de receptie van het Provinciehuis) Op basis van de Archiefverordening provincie Overijssel 2103 heeft de provinciale archiefinspecteur, tevens provinciearchivaris zijn jaarverslag over 2014 uitgebracht aan ons college. Wij hebben heden kennis genomen van dit verslag. In het verslag krijgen zowel het relatiebeheer (kennis- en informatieoverdracht) als de inspectiebezoeken in het kader van het vernieuwde interbestuurlijk toezicht aandacht. Interbestuurlijk archieftoezicht wordt uitgeoefend op de gemeenten, waterschappen en openbare lichamen int Overijssel (archiefwettelijk zorgdragers genoemd. In de functie van provinciearchivaris wordt toezicht uitgeoefend op het beheer van de provinciale informatiehuishouding (vanaf het ontstaan van archiefdocumenten totdat zij als 'oud archief' worden overgebracht naar het Historisch Centrum Overijssel (HCO)). Die overbrenging van blijvend te bewaren archief dient volgens de Archiefwet 1995 plaats te vinden na twintig jaar. In het afgelopen jaar is archief van ons college en van de Commissaris van de Koningin over de periode (deels vervroegd) overgebracht. Op een deel van de stukken van het archief van de Commissaris van de Koningin berust een openbaarheidsbeperking op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze openbaarheidsbeperking wordt binnenkort bekend gemaakt via publicatie in de Staatscourant en in het Provinciaal Blad. Over die openbaarheidsbeperking heeft conform het bepaalde in de Archiefwet 1995 overleg plaatsgevonden met de Algemene Rijksarchivaris. Voor wat betreft de aandacht die archiefzorg en archiefbeheer krijgen bij de mede-overheden in Overijssel merken wij op, dat die in het algemeen voldoende aandacht krijgen. In 2013 werd een achterstand in archiefvorming en -bewerking geconstateerd bij vier gemeenten; in 2014 (met uitloop dit jaar en deels ook 2016) is door drie van deze vier gemeenten planmatig gewerkt aan het wegwerken van deze achterstanden. Voor het jaar 2015 is aan drie Datum verzending I 7 MMT 2015 provincie verijssel

2 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014 gemeenten het toezichtregime 'oranje' toegekend; eenmaal wegens de bouwkundige toestand van de archiefbewaarplaats (nieuwbouw vindt in 2015 plaats), en tweemaal wegens achterstanden in archiefbewerking. Vergeleken met de situatie van één jaar geleden constateren wij meer systematische aandacht voor kwaliteitszorg (in meer dan tweederde van de gemeenten met behulp van de zgn. Kritische Prestatie Indicatoren, KPI's voor archiefbeheer) en een toenemend aantal gemeenten dat overgaat tot vervanging van analoge archivering door digitale archivering. In 2014 archiveerden naast de provincie een zevental gemeenten (geheel of gedeeltelijk) digitaal; sinds 1 januari 2015 is dat aantal gestegen naar negen. Datum Kenmerk 2015/ Pagina 2 Tegen de achtergrond van de toenemende digitale archivering is aandacht nodig voor de digitale duurzaamheid. Met de oplevering dit voorjaar van de pilot ontwikkeling gemeenschappelijke e-depotvoorziening bij het HCO worden voorwaarden geschapen voor de digitale duurzaamheid. Het is aan de zorgdragers om zich daarbij aan te sluiten of te kiezen voor ander oplossingen. De pilotfase van het e-depot van het HCO, waarin wij een bijdrage verleenden van , vindt plaats op een symposium op 1 april bij het HCO in Zwolle. Het Nationaal Archief, dat in een zgn. tenantconstructie de software voor het e-depot beschikbaar stelde in de pilotfase aan een drietal Regionaal Historische Centra zal in de loop van dit jaar overgaan tot formele aansluiting van RHC's op de gemeenschappelijke software voor het e-depot. Het jaarverslag van de provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris wordt door ons verder aangeboden aan alle zorgdragers in Overijssel. Gedeputeerde Staten van Overijssel, voorzitter, secretaris, provincie A%

3 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel Risico s van hybride archiveren -Ontwikkeling gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen in Overijssel Bestuurs- en Concernzaken drs. L. Folkertsma 2015/ februari 2015

4 Colofon Uitgave provincie Overijssel 2015/ Datum maart 2015 Auteur Drs. L. Folkertsma Oplage 90 Een digitaal exemplaar van dit verslag kunt u aanvragen bij het secretariaat van het team BCDOK, telefonisch via of per mail via Fotografie/Illustraties Rob van Dam/BVINF (foto van gescheurde wartel), Bas van Dishoeck/BCC (foto s van archiefruimte in provinciehuis) en Stadsarchief Enschede (foto s archiefbewaarplaats) Vormgeving Team Communicatie Inlichtingen bij Drs. L. Folkertsma Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris Eenheid Bestuurs- en Concernzaken, Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet Telefoon: Mobiel: Adresgegevens Provincie Overijssel Luttenbergstraat 2 Postbus GB Zwolle Telefoon Fax Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

5 Inhoudsopgave 1. Voorwoord 2. Inleiding 3. Zorgdragers in Overijssel 4. Onderwerpen van inspectie en relatiebeheer 5. Ontwikkelingen in de wet- en regelgeving 6. Ontwikkelingen provincie Overijssel 7. Diversen 8. Bijlagen 8.1. Zorgdragers in Overijssel 8.2 Overzicht van inspectiebezoeken aan resp. relatiebeheer bij archieven van zorgdragers in Overijssel in 2014 alsmede het (ambtelijk voorgestelde) toezichtregime in 2015 op het gebied van archiefzorg en archiefbeheer 8.3 Lijst met afkortingen 8.4 Memo algemene onderwerpen te bespreken bij inspectiebezoeken 2014 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

6 4 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

7 1 Voorwoord Op grond van de Archiefverordening provincie Overijssel 2013 en het Besluit Informatiebeheer Overijssel 2013 wordt door de provinciale archiefinspecteur en provinciearchivaris jaarlijks verslag gelegd van diens werkzaamheden. Het verslag wordt aangeboden aan Gedeputeerde Staten van Overijssel, die het in het kader van de horizontale verantwoording voorleggen aan Provinciale Staten. Door de thema s die in het verslag worden behandeld kan het verslag ook een rol vervullen in het delen van kennis en ervaring; een van de belangrijke doelstellingen van het werk van de archiefinspecteur. Overijssel behoort evenals de drie noordelijke provincies tot de zogenaamde witte vlekkenprovincies: er zijn slechts enkele gemeentearchivarissen benoemd. In overig Nederland is vrijwel overal sprake van benoemde archivarissen, soms op gemeentelijk niveau maar veelal in een samenwerkingverband. Vaak is dat een streekarchief(dienst), bijvoorbeeld in de vorm van een gemeenschappelijke regeling tussen een aantal gemeenten. De bij deze diensten benoemde archivaris(sen) vervullen de wettelijke taken die de Archiefwet toekent aan een archivaris. Hij beheert niet alleen het overgebrachte archief in de archiefbewaarplaats, maar hij houdt tevens toezicht op de niet-overgebrachte archieven die zich in de organisatie bevinden. De archivaris is niet degene die als poortwachter voor de deur van de archiefbewaarplaats zit om oud-archief in ontvangst te nemen, maar hij is degene die aan het begin van de levenscyclus van een document nauw betrokken wordt bij de inrichting van de informatiehuishouding. Bij documentcreatie en ordening worden al voorwaarden geschapen om aan het eind van de levenscyclus van een document (of, zo u wilt, een archiefstuk) dit zorgvuldig te kunnen beheren in de archiefbewaarplaats. Als er geen archivaris is benoemd is de secretaris-directeur verantwoordelijk voor de informatiehuishouding van de gemeente. Hij zal diverse taken moeten mandateren; deskundige archiefmedewerkers en medewerkers documentaire informatievoorziening beheren de informatie en het oud-archief. Horizontaal toezicht wordt in deze gevallen niet uitgeoefend: de secretaris-directeur oefent geen toezicht uit op zichzelf. Het interbestuurlijk toezicht heeft in de situatie waarin er geen benoemde archivaris is meer betekenis. Tegelijkertijd ligt er ook een grotere nadruk op het relatiebeheer, het delen van kennis en ervaring. Het verslag van de archiefinspecteur en provinciearchivaris van zijn werkzaamheden in 2014 biedt inzicht in beide aspecten van de taak. Ik belicht enkele ontwikkelingen in 2014: de aandacht voor zorgvuldige projectarchivering is toegenomen, evenals de aandacht voor calamiteiten (drie gemeenten stelden voor het eerst een calamiteitenplan voor het archief op). Ook positief is het wegwerken van achterstanden in archiefvorming en bewerking bij een aantal gemeenten. Bij calamiteitenzorg is tegelijkertijd sprake van een negatieve ontwikkeling: de netwerken Calamiteitenzorg collectiebeherende instellingen functioneren in de praktijk niet of nauwelijks meer, voornamelijk als gevolg van de weggevallen ondersteuning door OCW (in Overijssel tot 2013 via een adviseur van Kunst en Cultuur Overijssel). Ik dank alle geïnspecteerden voor de openheid en allen die mij betrokken hebben in vraagstukken als digitalisering en vervanging, acquisitiebeleid, wegwerken van achterstanden voor hun vertrouwen in het over en weer delen van kennis en ervaring. Provinciearchivaris Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

8 Als provinciearchivaris ben ik in 2014 betrokken geweest bij diverse projecten van het team BVINF (Informatievoorziening) en bij het Shared Service Centrum (SSC) van de provincie Overijssel, de gemeente Kampen en de gemeente Zwolle. Gespreksonderwerpen waren de archivering van het project Ruimte voor de rivier (in samenwerking met Rijkswaterstaat), het archief van de Dienst Landelijk Gebied (DLG; decentralisatie naar de provincie per 1 maart 2015) en de (archivering van) Personeelsdossiers in Youforce/Raet. Verder heb ik een rol vervuld bij het opschonen van Intranet, deelgenomen aan een workshop over de e-dienstverlening via de Berichtenbox Bedrijven en heb ik advies uitgebracht bij het Strategisch Informatieplan dat bij BVINF in voorbereiding was (vastgesteld op 15 december 201)4. In het najaar ben ik begonnen met de toepassing van RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer) op het informatiebeheer van de provincie; dit wordt voortgezet in Statistiek: inspectie en relatiebeheer Bij de voorbereiding van de inspectiebezoeken stuurde ik een memo aan de zorgdragers met algemene onderwerpen van gesprek (opgenomen als bijlage 8.4 bij dit jaarverslag). In 2014 legde ik in totaal negentien inspectiebezoeken aan gemeenten en openbare lichamen af. Zes inspectiebezoeken waren partiële vervolgbezoeken aan de gemeenten die in 2014 het toezichtregime oranje kregen toegekend van gedeputeerde staten. Tientallen bezoeken aan zorgdragers heb ik afgelegd in het kader van relatiebeheer. Onderwerpen van gesprek waren vooral vervanging (handboek, e-depot en kwaliteitszorg), de archivering op het gebied van het Sociaal Domein, (vervanging van) cliëntendossiers en openbaarheid. Veel relatiebeheer vond daarnaast (tevens) plaats per mail en per telefoon. Kennis delen Ook in 2014 is kennis en ervaring gedeeld door de provinciale archiefinspecties/toezichthouders archief (LOPAI), in overleg binnen de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) en in de samenwerking met Gelderland. In het Archiefberaad Overijssel zijn ook diverse thema s behandeld. Ook nam ik enkele malen deel aan het overleg van de Koplopers van Archief2020. Het ging daarbij om de koplopers op het gebied van de inrichting van gemeenschappelijke e- Depotvoorzieningen, die in een pilotfase gebruik maken van de software van het Nationaal Archief. In de Overijsselse pilot bij het Historisch Centrum Overijssel (HCO) participeerden de gemeenten Dalfsen en Deventer en waterschap Groot Salland. Dit verslag breng ik uit aan alle zorgdragers in Overijssel en aan het College van Gedeputeerde Staten in Overijssel. Lolke Folkertsma Drs. L.Folkertsma, Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Overijssel Eenheid Bestuurs- en Concernzaken Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet Tel Tel. Mobiel Zwolle, februari Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

9 2 Inleiding Sleutelbegrippen in 2014 waren hybride archivering, vervanging en kwaliteitszorg. Ik ga op alle drie kort in. Daarna volgt een passage over digitaal en analoog en over het werk als provinciearchivaris. Het voorwoord sluit ik af met een stukje statistiek en de samenwerking met andere partijen. Hybride archivering Bij veel zorgdragers wordt hybride gewerkt en gearchiveerd. Hybride archivering wil zeggen dat er zowel analoog, papieren archief wordt gevormd als digitaal archief. Bij dat laatste gaat het zowel om het vervangen van papier door digitaal (bijv. in de vorm van PDF s) als om born digital archief. Zolang een zorgdrager geen besluit tot vervanging heeft genomen is het analoge archief leidend. In een hybride situatie loopt men het risico dat het analoge archief noch het digitale archief compleet is. Dit probleem vereist extra aandacht van de medewerkers bij Documentaire Informatievoorziening, al berust de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor een compleet archief bij alle betrokken medewerkers (en bij het integraal verantwoordelijke management). Hybride archivering betekent ook dat zowel het beheer van het analoge archief als dat van het digitale archief voldoende aandacht moeten krijgen. Vervanging Het aantal zorgdragers dat overgaat tot vervanging van analoge archiefdocumenten door digitale stijgt snel. Aan het eind van 2014 archiveerden 7 van de 25 gemeenten digitaal. Diverse zorgdragers zijn volop bezig met hun handboek vervanging en zullen in de loop van 2015 een vervangingsbesluit nemen. Per 1 januari 2015 geldt dat al voor Ommen en Hardenberg. Het door de zorgdrager te nemen vervangingsbesluit kan betrekking hebben op stukken die voor vernietiging vatbaar zijn op termijn (de zgn. V-stukken), maar ook op de te bewaren stukken (de zgn. B- stukken). Veel zorgdragers hebben al langere tijd een vervangingsbesluit genomen voor de V- stukken. Ook dan geldt dat de vervangen stukken gedurende hun bewaartermijn (die kan lopen tot 20 jaar) in goede, geordende en toegankelijke staat moeten blijven. De vraag is of men zelf deze documenten gedurende die tijd gaat beheren in het Document Management Systeem /Records Management Applicatie of dat eerder sprake zal (moeten) zijn van overbrenging naar een e-depot. Bij het besluit tot vervanging van alle documenten, dus zowel de V- als de B-stukken, is doorgaans sprake van een generiek besluit. Of meteen integraal het analoge archief wordt vervangen door digitale documenten of dat dit geleidelijk, per beleidsproces wordt ingevoerd verschilt per gemeente. De gemeente Deventer vervangt sinds de herfst van 2009 analoog archief door digitale documenten, maar nog niet voor alle processen. De gemeenten Ommen en Hardenberg vervangen met ingang van dit jaar alle analoge documenten door digitale. Kwaliteitszorg De eis uit artikel 16 van de Archiefregeling dat voor het archief een kwaliteitssysteem beschikbaar moet zijn dat aan toetsbare eisen voldoet wordt steeds beter ingevuld door de zorgdragers. Een belangrijke ontwikkeling is het toenemende gebruik van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) voor archiefbeheer. In meer dan tweederde van de gemeenten, waterschappen en ook enkele openbare lichamen wordt de KPI-rapportage opgemaakt. Deze wordt, met een notitie van B&W resp. het dagelijks bestuur aangeboden aan de raad/het algemeen bestuur. De KPI-rapportage is een meetmoment, de begeleidende notitie geeft aan welke maatregelen en op welke termijn worden getroffen om aan alle archiefwettelijke eisen te voldoen. Het is daarmee een goed middel van kwaliteitszorg voor het archief. In 2015 zal een kwaliteitshandboek worden gepubliceerd in het kader van het programma Archief2020. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

10 Digitaal en analoog Ontegenzeggelijk biedt digitaal werken (en archiveren) grote voordelen. De kortste samenvatting daarvan is enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik. De kasten vol met schaduwarchieven bij medewerkers behoren binnenkort tot het verleden. Bij enkele gemeenten die in een reorganisatietraject of een verhuisoperatie zitten komen via acties als schoon over, schoon schip of de dag van het document de nodige meters officiële archiefdocumenten boven water. DIV en archief worden geacht er raad mee te weten! Ook wanneer het vervangingsbesluit is genomen en er vanaf heden digitaal wordt gearchiveerd is er nog veel analoog archief te verwerken en te beheren. Van de lopende zaken worden de dynamische dossiers gevormd; als een zaak is afgesloten wordt de semistatische fase bereikt. Het dossier hangt in de paternosterkast of is opgeborgen in de archiefruimte. De Archiefwet eist dat na twintig jaar de dossiers worden opgeschoond (alle V-stukken moeten worden verwijderd, wettelijk meteen al na het vervallen van de bewaartermijn) en formeel worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In 21 van de 25 gemeenten is die archiefbewaarplaats in eigen huis; Dalfsen, Olst-Wijhe en Zwartewaterland brengen hun oud-archief over naar het HCO, dat tevens de archiefbewaarplaats is van Zwolle. Ook het waterschap Groot Salland brengt zijn oud archief over naar het HCO. Voor de meeste openbare lichamen geldt dat overbrenging plaatsvindt naar de centrumgemeente. Het digitale archief kan zo worden ingericht dat stukken bij het bereiken van hun V-termijn daadwerkelijk worden vernietigd. Het blijvend te bewaren digitaal archief dient, bij ongewijzigde wetgeving uiterlijk na twintig jaar, te worden overgebracht naar de digitale archiefbewaarplaats oftewel het e-depot. De pilot bij het HCO wordt formeel opgeleverd met een symposium op 1 april 2015; mogelijk vindt later in 2015 de definitieve inrichting van het e-depot (is aansluiting vanuit het Nationaal Archief) plaats. De eerste zorgdragers kunnen dan digitaal archief overbrengen. De teneur in overbrenging van digitaal archief is dat dit niet pas na twintig jaar zou moeten, maar bijvoorbeeld na vijf jaar of meteen na afsluiting van een dossier. In het (gemeenschappelijk) e- Depot kan dit materiaal zorgvuldig worden beheerd. Mocht zich de noodzaak tot migratie of conversie voordoen, dan kan dit ook gemeenschappelijk worden geregeld. De eerste zorgdragers hebben zich inmiddels uitgesproken voor aansluiting bij het gemeenschappelijk e-depot bij het HCO. Ik noem nu kort de zorgdragers in Overijssel, waarna de onderwerpen van inspectie en relatiebeheer aandacht krijgen. 8 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

11 3 Zorgdragers in Overijssel 3.1 Gemeenten Overijssel telt vijfentwintig gemeenten. Deze vallen alle onder het archiefwettelijk toezicht van de provincie. In de gemeenten Deventer (tijdelijk), Kampen en Zwolle is een archivaris benoemd. In de overige gemeenten draagt de secretaris/directeur de verantwoordelijkheid voor het beheer van het archief. De beoogd gemeentearchivaris van Steenwijkerland zal naar verwachting in de loop van 2015 kunnen worden benoemd. 3.2 Waterschappen Archiefwettelijk toezicht wordt uitgeoefend op de waterschappen Vechtstromen (vestigingsplaats Almelo) en Groot Salland. Bij de voorgenomen fusie van de waterschappen Groot Salland en Reest en Wieden per 1 januari 2016 dient een vestigingsplaats te worden gekozen, op basis waarvan ofwel GS Drenthe ofwel GS Overijssel het archieftoezicht zullen uitoefenen. 3.3 Gemeenschappelijke regelingen De Archiefwet 1995 bevat ook bepalingen over openbare lichamen en andere vormen van gemeenschappelijke regelingen. Ook hun archiefbeheer dient zorgvuldig plaats te vinden. Veelal wordt het regime van de centrumgemeente gevolgd (bijv. aanwijzing archiefbewaarplaats en evt. inschakeling DIV en archief vanuit die gemeente). In 2014 heb ik voor het eerst een inspectiebezoek gebracht aan de beide Veiligheidsregio s (IJsselland en Twente). Verder inspecteerde ik de informatiehuishoudig bij de Stadsbank Oost Nederland (vestigingsplaats Enschede). Bij het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Twente vond relatiebeheer plaats. 3.4 Overige zorgdragers, die niet of niet volledig vallen onder de archiefwetgeving Een instelling, bekleed met enig openbaar gezag, valt onder archiefwetgeving. Nu steeds meer gemeenten taken laten uitvoeren door derden, de zgn. verbonden partijen, moet ook de nodige aandacht worden besteed aan de zorgvuldige archivering van de uitbestede taken. Als de uitvoering van taken wordt uitbesteed aan een bedrijf of instelling die niet vallen onder de archiefwet is des te meer aandacht nodig voor de archivering. Zie daarvoor paragraaf 4.27 over ketenarchivering/verbonden partijen. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

12 4 Onderwerpen van inspectie en relatiebeheer 4.1 Achterstanden Vorig jaar constateerde ik dat de achterstanden bij dossiervorming en bewerking waren toegenomen, wat bij vier gemeenten leidde tot een verscherpt toezichtregime ( toezichtkleur oranje ). Bij de vervolginspecties bleek dat drie van deze vier gemeenten er binnen een jaar in waren geslaagd de achterstanden grotendeels weg te werken, of dat zij dat planmatig in een iets langere periode voor elkaar zullen krijgen. Aan het einde van het verslagjaar kon ik aan Gedeputeerde Staten adviseren om voor de drie genoemde gemeenten in 2015 het reguliere toezichtregime te hanteren. 4.2 Acquisitie Ik heb onverminderd aandacht gevraagd voor acquisitie van particuliere archieven. De taak van het documenteren van de samenleving ligt niet alleen op rijksniveau (collectie NL), maar ook op regionaal en plaatselijk niveau. Landelijk heeft er in 2014 een aantal zgn. archiefateliers plaatsgevonden, waaronder een over het onderwerp acquisitie. De afsluiting van dat atelier, georganiseerd door de archiefopleidingen in Amsterdam en Leiden, vond plaats in januari De resultaten van deze vorm van kennisdeling komen beschikbaar via 4.3 Archiefbeheer Archiefbeheer omvat de feitelijke werkzaamheden verbonden aan het beheer van het archief. Dat begint bij documentcreatie en eindigt bij het zorgvuldig beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte stukken. Op dit gebied zijn er in 2014 geen bijzondere ontwikkelingen geweest. De materiële verzorging van oude archieven (verpakken in zuurvrije mappen en dozen; dia s zorgvuldig verpakken; oude kaarten in speciale mappen en laden opslaan) heeft in een aantal gemeenten veel aandacht gekregen. Enkele andere gemeenten hebben gemeld dat geen voortgang kon worden geboekt op dit punt. Herverpakking van archief is ook een van de werkzaamheden waarbij relatief gemakkelijk vrijwilligers kunnen worden ingeschakeld. 4.4 Archiefberaad Overijssel Het Archiefberaad Overijssel is een platform waarin kennis en ervaring op breed terrein wordt uitgewisseld. In 2014 hebben er vijf bijeenkomsten plaatsgevonden, met diverse thema s op de agenda (waaronder digitalisering, authenticiteit en acquisitie). Het voorzitterschap en het 10 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

13 gastheerschap berust bij de directeur van het HCO. Ongeveer tien collega s van gemeenten, de provincie, een waterschap en de archivaris van de Stichting Twickel maken deel uit van het Archiefberaad. In 2014 zijn we verder te gast geweest bij de gemeente Enschede om de nieuw ingerichte depots te bekijken; ook vergaderden we op locatie bij VADA Archiefbeer in Nijverdal (met rondleiding in het bedrijf) en bij het Stadsarchief Deventer om afscheid te kunnen nemen van archivaris Hylle de Beer. In de agendacommissie liet hij een lege plaats achter, maar opvolging kon meteen worden geregeld. De agendacommissie van het archiefberaad bestaat sinds mei 2014 uit Anja Tanke, archivaris in Borne, directeur Bert de Vries van het HCO en de provinciale archiefinspecteur. 4.5 Archiefbewaarplaatsen De Archiefwet regelt dat elke zorgdrager beschikt over een archiefbewaarplaats c.q. een archiefbewaarplaats aanwijst ten behoeve van de opslag en het beheer van het oud-archief. In Overijssel beschikken 21 van de 25 gemeenten over een eigen archiefbewaarplaats. De gemeenten Dalfsen, Olst-Wijhe, Zwartewaterland en Zwolle brengen hun oud-archief over naar het HCO. In het verslagjaar is het nieuw ingerichte archiefdepot van Enschede opgeleverd. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

14 12 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

15 De bouwplannen voor de archiefbewaarplaats in de Stadskazerne in Kampen zijn verder ontwikkeld (de feitelijke bouwwerkzaamheden zijn uitgesteld naar 2015 wegens de noodzaak tot een bodemsanering). De archiefbewaarplaats in het nieuwe stadhuis van Almelo zal in februari 2015 worden opgeleverd. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

16 De voorziene renovatie van het stadhuis van Hengelo is nog niet in uitvoering genomen. Het is de bedoelling dat in de kelder een nieuwe archiefbewaarplaats wordt gebouwd. In al deze trajecten is de provinciale archiefinspecteur betrokken. Goedkeuring van de archiefbewaarplaats is als specifiek toezichtinstrument verdwenen; wel zal beoordeling van de archiefbewaarplaatsen volgen. Het past bij de voorkantsturing dat tijdig wordt overlegd met de toezichthouder. 4.6 Archiefruimten Archieven tot 20 jaar oud dienen te worden beheerd in archiefruimten die moeten voldoen aan eisen die de Archiefregeling stelt. GS behoefden onder het regime van de Archiefwet 1995 een archiefruimte niet goed te keuren, maar gaven en geven wel hun oordeel over de bouw en inrichting ervan. Ik heb adviezen verstrekt ten behoeve van de klimaatregeling in archiefruimten van enkele gemeenten en openbare lichamen, het treffen van brandwerende maatregelen en de plaatsing van de juiste brandblusapparatuur. De Veiligheidsregio Twente zal in 2105 een nieuwe archiefruimte inrichten in de brandweerkazerne aan het Spaansland in Enschede. 4.7 Archiefverordening De Archiefwet schrijft voor dat elke zorgdrager een archiefverordening vaststelt. De gemeenteraad c.q. het algemeen bestuur van de overheidsorganisatie stelt deze verordening vast. Hoewel een flink aantal verordeningen minder dan acht jaar geleden is vastgesteld dient actualisatie plaats te vinden wegens wijzigingen in de Archiefwet per 2013 en de invoering van het nieuwe interbestuurlijk toezicht. In de verslagperiode hebben opnieuw enkele gemeenten hun verordening en hun Besluit Informatiebeheer vernieuwd. De archiefverordeningen worden ter kennis gebracht van Gedeputeerde Staten en, in het kader van het informatiearrangement dat hoort bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht, ook de besluiten informatiebeheer. BRAIN is sinds medio 2103 verantwoordelijk voor de opstelling van modelverordeningen. Aan het eind van 2014 is een nieuw model archiefverordening en (in januari 2015) een model besluit informatiebeheer voor een gemeente met een benoemde archivaris door de BRAIN-werkgroep aangereikt aan het bestuur van BRAIN. Afstemming met de VNG volgt, waarna publicatie kan plaatsvinden. Vanuit het LOPAI neemt auteur dezes deel aan de werkgroep modelregelingen van BRAIN. 14 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

17 4.8 Archief2020 Archief 2020 is een innovatieprogramma dat speciaal is ingericht om te komen tot een archieffunctie die toekomstvast is. Het doel is om (digitale) overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken voor belanghebbenden. Samenwerkingspartners Voor de uitvoering van het programma Archief2020 werken de partners die het Archiefconvenant hebben ondertekend, intensief samen in projecten. Dit zijn het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Unie van Waterschappen (UvW). Deze koepelorganisaties gaan samen met de archiefsector de uitdaging aan een toekomstvaste archieffunctie te ontwikkelen en te implementeren. Innovatieagenda Onderdeel van het Archiefconvenant is een innovatieagenda. De innovatieagenda onderscheidt 5 lijnen waaraan het programma moet bijdragen: digitale duurzaamheid openbaarheid en selectie toegankelijkheid van de archiefcollectie Nederland documenteren van de samenleving kwaliteitszorg en bestelversterking In 2014 zijn de eerste producten binnen de lijnen digitale duurzaamheid en toegankelijkheid opgeleverd. Deze producten worden gepubliceerd via Opgeleverd zijn onder meer de handreiking vervanging en het metadamodel TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden). Via Koplopers worden de resultaten van de pilots voor gemeenschappelijke e- Depotvoorzieningen gedeeld. Naar verwachting zal in de loop van 2015 een handreiking (of handboek) kwaliteitszorg het licht zien. In oktober ontving Overijssel het programmateam van Archief2020 voor een werkbezoek (locatie: Deventer), waarbij onder meer inleidingen werden verzorgd over Deventer als Open Informatiestad, het e-depot bij het HCO en het stimuleren van de totstandkoming van de Overijsselse Coalitie Digitale Duurzaamheid. 4.9 Archiefzorg De archiefinspectie strekt zich uit over het archiefbeheer en over de archiefzorg. De zorg voor archieven omvat het beschikbaar stellen van voldoende middelen en menskracht door de dagelijkse besturen van de medeoverheden. Deze zorgplicht is niet overdraagbaar; beheer van archieven kan worden uitbesteed maar niet de zorg. Voldoende menskracht bergt ook een kwalitatieve kant in zich: het moet gaan om voldoende gekwalificeerde menskracht. Ondanks de flinke bezuinigingen die zich bij gemeenten voordoen heb ik de indruk dat over het algemeen voldoende budgetten beschikbaar worden gesteld voor opleiding Beleidsplannen Het aantal beleidsplannen voor het (gemeente)archief blijft stabiel. De voordelen van een beleidsplan zijn evident: ontwikkelingen kunnen beter worden aangestuurd en geprioriteerd. Het vaststellen van een beleidsplan voor het archief door het college van burgemeester en wethouders betekent ook dat er bestuurlijke aandacht voor de (cultuur-)historie is. In de gemeenten waarin zich de achterstanden in bewerking voordeden is voor het wegwerken daarvan doorgaans een plan gemaakt; het is dan weliswaar geen beleidsplan voor het gehele archief, maar wel een uitvoeringsplan dat prioriteiten stelt. Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

18 4.11 Besluit Informatiebeheer Op basis van de door de gemeenteraad/het algemeen bestuur vastgestelde archiefverordening stellen burgemeester en wethouders/het dagelijks bestuur uitvoeringsregels vast. Vele Besluiten Informatiebeheer zijn de afgelopen jaren aangepast aan de nieuwe wetgeving Beveiliging Beveiliging van archieven en informatiebeveiliging in het algemeen heeft een aantal aspecten. De fysieke toegang tot de archiefbewaarplaats is doorgaans voorbehouden aan de medewerkers van DIV en archief; een afdeling personeelszaken of bouwzaken heeft soms een eigen sleutel. Tot de beveiliging behoort ook het onder toezicht raadplegen van archivalia door derden. Het bezoekersreglement geeft ook duidelijkheid aan externen die een archief kunnen raadplegen. Beveiliging van digitale archieven gaat enerzijds om de autorisatie van gebruikers van het documentmanagementsysteem; anderzijds gaat het om de toegang tot serverruimtes en de toegangsrechten om aan applicaties te werken. In algemene zin krijgt het onderwerp beveiliging voldoende aandacht. De in 2014 geïnspecteerde gemeenten zijn alle op de hoogte van de specifieke aandacht die de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) vraagt voor informatiebeveiliging. Ook bij de provincie Overijssel zelf heeft informatiebeveiliging in 2014 de nodige aandacht gekregen BRAIN BRAIN, de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland, heeft zich in enkele jaren een belangrijke plaats als kennisplatform verworven op het vakgebied. Fusiebesprekingen van BRAIN en de KVAN, de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland, zijn in 2014 afgebroken. Samenwerking vindt waar mogelijk wel plaats. BRAIN organiseert sinds twee jaar de dag van de inspectie en kwaliteitszorgdagen (zo is een kwaliteitsmonitor ontwikkeld). Het LOPAI is begunstiger van BRAIN Brandblussers In Overijssel is vrijwel overal sprake van juiste en voldoende brandblusmiddelen in of in de nabijheid van archiefbewaarplaatsen en archiefruimten. CO2-handbrandblussers worden het meest toegepast.; in een enkel geval een Sprinklerinstallatie. In het verslagjaar heb ik bij twee zorgdragers geconstateerd dat er wettelijk niet toegelaten brandblussers waren geplaatst; die situatie is beëindigd Calamiteiten 16 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

19 Ernstige calamiteiten op het gebied van archiefbeheer hebben zich in de verslagperiode niet voorgedaan bij gemeenten, waterschappen of openbare lichamen in Overijssel. Wel zijn er in Enschede, Tubbergen en Staphorst problemen (geweest) bij de klimaatregeling in de archiefbewaarplaatsen. Oldenzaal zal in 2015 de klimaatregelinstallatie vervangen. Bij de provincie is in februari een flinke lekkage ontstaan in de archiefruimte, door het springen van een waterleiding (door een gescheurde wartel, zie foto hierboven; verder is afgebeeld een van de ventilatoren die zorgden voor verdamping van het laatste vocht) in de bovenliggende verdieping. Haarscheurtjes in de betonnen vloer zorgden voor een regenbui in de archiefruimte. De provincie nam meteen actie door met plastic zeilen de archiefstellingen af te dekken, en met inzet van een verhuisbedrijf zijn enkele honderden meters archief verplaatst naar een andere archiefruimte. Ook Documentenwacht is meteen ingeschakeld. Ongeveer 40 m1 archief was beschadigd geraakt (voornamelijk de verpakking) en is via Documentenwacht gevriesdroogd. Maatregelen zijn getroffen om de negatieve gevolgen van mogelijk niet te voorkomen lekkage te voorkomen (plaatsing van lekbakken onder de haarscheuren in het plafond; zie de volgende foto). Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel

20 4.16 Calamiteitenzorg Het onderwerp calamiteitenzorg komt bij elk inspectiebezoek aan de orde. Vrijwel alle zorgdragers hebben een overeenkomst met Documentenwacht gesloten, voor onmiddellijke assistentie bij een calamiteit. Drie gemeenten hebben in 2014 een calamiteitenplan voor het archief (inclusief prioriteitstelling bij ontruiming) vastgesteld: Hardenberg, Raalte en Steenwijkerland. Ik moet helaas constateren dat de preventienetwerken calamiteitenzorg van collectiebeherende instellingen, die rond 2007 zijn gevormd met financiële steun van OCW, feitelijk hebben opgehouden te bestaan. Financiële en personele ondersteuning van deze netwerken is na 2010 weggevallen (een beleidsmedewerker van het toenmalige Kunst en Cultuur in Overijssel, KCO, stimuleerde en begeleidde de totstandkoming van deze veiligheidsnetwerken). Voor zover er plannen zijn gemaakt worden die niet in de praktijk getest; bijeenkomsten van de netwerken vinden ook niet meer plaats. In het gunstigste geval weet men elkaar te vinden voor bijstand met personeel of materialen in geval van een calamiteit. 18 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2014

PROV1NC8ÄLE STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr. P5/llOlu/!0Q 1 9 FEB 2014. Dat. ontv.: Routing

PROV1NC8ÄLE STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr. P5/llOlu/!0Q 1 9 FEB 2014. Dat. ontv.: Routing Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99 Fax 038 425 48 88 overijssel.nl Provinciale Staten van Overijssel PROV1NC8ÄLE STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr. P5/llOlu/!0Q ~Plstbus@overijssel.nl

Nadere informatie

Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015

Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015 Verslag provinciale archiefinspectie en provinciearchivaris Overijssel 2015 Bestuurs- en Concernzaken februari 2016 Colofon Uitgave provincie Overijssel 2016/0033849 Datum februari 2016 Auteur Drs. L.

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

PROVINCIALE STATED VAN OVERUSSE 1 3 MRT 2013

PROVINCIALE STATED VAN OVERUSSE 1 3 MRT 2013 PROVINCIALE STATED VAN OVERUSSE Reg.nr. Dat. 1 3 MRT 2013 ontv.: Routing Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99 Fax 038 425 48 88 overijssel.nl postbus@overijssel. nl RABO

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied van archiefbeheer, te weten: - de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,'

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,' Gemeente Zandvoort B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: PD/FZ Auteur : E. de Dreu Datum

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergşdering : j g JĮJ^J Besluit: CocsQxcrs cc^ogc/v^ŕrv^ Voorstelnümmer: gfb.ĩľ»v^ao«33 Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied

Nadere informatie

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk

Verslag van de bijeenkomst. Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst Informatie duurzaam digitaal toegankelijk 10 oktober 2011 Informatie duurzaam digitaal toegankelijk Verslag van de bijeenkomst voor de verantwoordelijken voor de informatievoorziening

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum)

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) Horizontaal Toezicht Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) BHIC Generiek Toezicht Horizontale verantwoording College / DB legt verantwoording af aan raad / AB Bron: www.broodenbrij.nl

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen (Archiefverordening)

Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen (Archiefverordening) ARCHIEFVERORDENING PROVINCIE FRYSLÂN 2014 Provinciale Staten van Fryslân; gelezen het voorstel van gedeputeerde staten van { }; gelet op de artikelen 27, 28 en 29 van de Archiefwet 1995; BESLUITEN: vast

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

Verslag provinciale archiefinspectie 2009-2010

Verslag provinciale archiefinspectie 2009-2010 Verslag provinciale archiefinspectie 2009-2010 december 2010 Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel 2009-2010 BA december 2010 Colofon Uitgave provincie Overijssel Datum december 2010 Auteur drs.

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1.

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1. Jaarverslag 2010 Archiefbeheer en zorg Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot Datum : 21 april 2011 Versie : _1 Document : 264 Zaaknummer : 11-12893 Inleiding.... 3 1. De wettelijke verplichting... 3

Nadere informatie

Presentatie e-depot: het archief van de toekomst. Chantal Keijsper 22 januari 2015

Presentatie e-depot: het archief van de toekomst. Chantal Keijsper 22 januari 2015 Presentatie e-depot: het archief van de toekomst Chantal Keijsper 22 januari 2015 Context van de pilot: landelijke ontwikkelingen Een veranderende samenleving Samenwerking in de archiefsector en breder

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde

Nadere informatie

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee:

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee: Postregistrator Van: Verzonden: Aan: Onderwerp: VNG [VNG@VNG.NL] dinsdag 13 november 2012 11:30 gemeente Ledenbrief 12/099: Toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 IN12.06707 IIIIIIlllllllUlllllllIHll

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen. Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013

Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen. Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013 Toezicht op het informatiebeheer: meer dan KPI s alleen Middagbijeenkomst Veranderend archieftoezicht Provinciehuis Utrecht, 18 juni 2013 Commissie Oosting, 2008 interbestuurlijk (verticaal) toezicht op

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

Uitwerking KPI-vragen

Uitwerking KPI-vragen Bijlage 2 bij verslag Archiefzorg en -beheer 2013 / 2014 Uitwerking KPI-vragen 1 LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Aw art. 30.1 Aw art. 32.2 Model- Besluit

Nadere informatie

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage

*2893512* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK Brabantlaan 1 Postbus 90151 -Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 ARCHIEFBESLUIT 1995 (Tekst geldend op: 06-09-2007) Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin

Nadere informatie

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland Jaarverslag Provinciaal archieftoezicht Provincie Zeeland 2014 Inhoud Managementsamenvatting 3 Inleiding 5 1. Wettelijk kader 6 2. Bevindingen 7 Archiefstructuur 7 Vernietiging archiefbescheiden 7 Archiefbescheiden

Nadere informatie

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl

Nadere informatie

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8).

ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). ARCHIEFVERORDENING VAN DE PROVINCIE LIMBURG 2004 BESLUIT van Provinciale Staten van Limburg d.d. 30 januari 2004 (Prov. Blad 2004, nr. 8). Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

Monitor Erfgoedinspectie

Monitor Erfgoedinspectie Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven A2 Hoeveel

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 5.2.C BIJLAGE 2 Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 In D&H: 16-09-2014 Steller: drs.

Nadere informatie

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN - Bijlage bij VNG-ledenbrief Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen, 21 juli 2011- VNG-MODEL TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

Nadere informatie

Jaarverslag van de provinciearchivaris 2014

Jaarverslag van de provinciearchivaris 2014 Jaarverslag van de provinciearchivaris 2014 Jaarverslag van de provinciearchivaris 2014 Provinciale staten van Drenthe Maart 2015 Colofon Dit is een uitgave van de provincie Drenthe Voorpagina: Kaart

Nadere informatie

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN *ZE99C6E6C79* = Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN = = datum: 30 april 2014 ons kenmerk: ZA.14-26938/DU.14-20279 doorkiesnummer: (0599) 320 183 uw brief van: uw kenmerk: onderwerp: verslag en verantwoording

Nadere informatie

noord-hollands archief

noord-hollands archief noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van Heemstede Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE -6 % ' ^ Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk: 1 augustus 2012

Nadere informatie

Onderzoekbrief Toezicht op archiefzorg provincie Limburg. 1. Inleiding

Onderzoekbrief Toezicht op archiefzorg provincie Limburg. 1. Inleiding Onderzoekbrief Toezicht op archiefzorg provincie Limburg 1. Inleiding Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor goed bestuur. Alleen wanneer de digitale en papieren informatiehuishouding

Nadere informatie

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR agendapunt 3.b.5 1176471 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 31

Nadere informatie

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda Substitutie, de eerste stap naar een E-depot Miriam Weeda Inhoud De weg naar een Machtiging voor vervanging Een E-depot opbouwen Structuur van je E-depot? En dan Even voorstellen 2003 in DIV-wereld terechtgekomen

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom ) : rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij staat vermeld negatief

Nadere informatie

Jaarverslag 2014 Interbestuurlijk Toezicht

Jaarverslag 2014 Interbestuurlijk Toezicht Jaarverslag 2014 Interbestuurlijk Toezicht Stafbureau Ondersteuning Bestuur en Directie Provincie Fryslân versie: 18 februari 2015 status: vastgesteld door GS op 17 maart 2015 Jaarverslag 2014 IBT Pagina

Nadere informatie

Verslag Archiefwerkzaamheden 2012/2013

Verslag Archiefwerkzaamheden 2012/2013 Verslag Archiefwerkzaamheden 2012/2013 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Lokale regelingen 3-4 2.1. Archiefverordening en besluit 3 2.2. Bezoekersreglement 3 2.3. E-mail protocol 3 2.4. Interne richtlijn

Nadere informatie

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities

Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen. Artikel 1 Definities Regeling Archiefbeheer Belastingdienst 2011 Regeling van 17 oktober 2011, nr. DGB/2011-6422, Staatscourant 26 oktober 2011 nr. 19115 De directeur-generaal voor de Belastingdienst, Gelet op artikel 7, vierde

Nadere informatie

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland 2012-2013

Jaarverslag. Provinciaal archieftoezicht. Provincie Zeeland 2012-2013 Jaarverslag Provinciaal archieftoezicht Provincie Zeeland 2012-2013 Inhoud Managementsamenvatting 3 Inleiding 5 1. Wettelijk kader 6 2. Analoog archiefbeheer 8 2.1. Inleiding 8 2.2. Bevindingen 8 2.3.

Nadere informatie

655070 rapportage Toezichtinformatie 2014

655070 rapportage Toezichtinformatie 2014 Heemstede De raad van de gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE Verzenddatum Bijlage Ons kenmerk Betreft 1 4 JULI 2015 655070 rapportage Toezichtinformatie 2014 Geachte raad, Op 1 oktober 2012

Nadere informatie

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN PROGRAMMA Voorstellen Inleiding Verschillende vormen van samenwerking Gevolgen voor archiefzorg en archiefbeheer Aan de slag: wat te regelen? VOORSTELLEN Jeanine Nolen

Nadere informatie

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s Gemeente Midden-Delfland februari 2015 Opgesteld door gemeentearchivaris Delft Aan: college

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

VNG HANDREIKING. Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s)

VNG HANDREIKING. Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) VNG HANDREIKING Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijdemeren; gelet op de artikelen 30 en 32 van de Archiefwet 1995; en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Protocol archiefbeheer

Protocol archiefbeheer 162 Protocol archiefbeheer Protocol archiefbeheer 1. Definitie archief Een archief is het geheel van stukken, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen. Archiefstukken zijn

Nadere informatie

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT]

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Waterschap ei [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Verslag toepassing Wet Revitalisering Generiek Toezicht Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs) p. 2-7 p. 8-17 Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT)

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

Nota Interbestuurlijk Toezicht 2013-I

Nota Interbestuurlijk Toezicht 2013-I Nota Interbestuurlijk Toezicht 2013-I van het college van burgemeester en wethouders van Winsum over de uitvoering van wettelijke taken ten behoeve van het interbestuurlijk toezicht. Vastgesteld op 7 mei

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht)

Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) Bijlage bij collegevoorstel IBT (Interbestuurlijk Toezicht) VERANTWOORDING U treft aan het verslag van de coördinator DIV met betrekking tot het archief van de Gemeente Achtkarspelen. Daarmee worden zowel

Nadere informatie

Stappenplan digitaal archiefbeheer

Stappenplan digitaal archiefbeheer Stappenplan digitaal archiefbeheer Vooraf Dit stappenplan behandelt een deelprobleem voor het archiefbeheer. Het gaat alleen om een inventarisatie van de digitale archieven die uw instelling beheert. Voor

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

Gemeente Delft VERZONDEN - 9 DEC, 2015. rs. T.W. Andriessen Ls. Geachte leden van de gemeenteraad,

Gemeente Delft VERZONDEN - 9 DEC, 2015. rs. T.W. Andriessen Ls. Geachte leden van de gemeenteraad, Archief Delft Retouradres : Erfgoed Delft e.o., Postbus 78, 2600 ME Delft Aan de leden van de gemeenteraad Gemeente Delft bezoekadres: Oude Delft 169 2611 HR Delft Behandeld door mr. drs. G.J.M. Blom Telefoon

Nadere informatie

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 Datum: 27 oktober 2014 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Persoverleg: Nee Bijlagen: 4 Afschrift

Nadere informatie

Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) Tweede, Geactualiseerde versie APRIL 2013

Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) Tweede, Geactualiseerde versie APRIL 2013 VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) Tweede, Geactualiseerde versie APRIL 2013 VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten Gemeenteblad van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2014 Nummer: 67 Uitgifte: 30 oktober 2014 Bekendmaking van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2014, tot vaststelling

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 368 13 november 2015 Besluit informatiebeheer RUD Zeeland 2015 Het Dagelijks

Nadere informatie

M. Schreurs, W.v.d. Wetering, S. Nicolasen, E. van Leeuwen

M. Schreurs, W.v.d. Wetering, S. Nicolasen, E. van Leeuwen VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel nr: 8878 Nummer: 15A.00433 Datum: 15 juli 2015 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Bijlagen: 5 Afschrift aan: M. Schreurs,

Nadere informatie

Behandeling in de raadscommissie

Behandeling in de raadscommissie Geleideformulier voor behandeling in commissie en/of raad CASENUMMER 12G201781 PORT.HOUD: Schelberg ONDERWERP: Horizontale verantwoording archiefbeheer 2012. Griffie-advies voor behandeling in commissie

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Leiderdorp BESLUITEN

Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Leiderdorp BESLUITEN Aanbiedingsformulier Onderwerp Gemeenschappelijke regeling archiefbeheer Leiderdorp BESLUITEN Behoudens advies van de commissie MSCG De raad voor te stellen een gemeenschappelijke regeling aan te gaan

Nadere informatie

Bestuurlijke Netwerkkaarten Crisisbeheersing

Bestuurlijke Netwerkkaarten Crisisbeheersing Bestuurlijke Netwerkkaarten Crisisbeheersing Kaart 24 - Cultureel erfgoed 24 Cultureel erfgoed Versie april 2012 crisistypen bedreiging van cultureel erfgoed door rampen, onlusten, bezettingen, aanslagen

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Verslag (archief-)informatiebeheer 2013/2014

Verslag (archief-)informatiebeheer 2013/2014 Verslag (archief-)informatiebeheer 2013/2014 Uitvoering artikel 8, Archiefverordening gemeente Nederweert 2011 & Verantwoording interbestuurlijk toezicht archiefbeheer 2014 (KPI verslag 2014) Gemeente

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

*3042244* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus 5 5386 ZG GEFFEN. Inspectierapportage.

*3042244* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus 5 5386 ZG GEFFEN. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Maasdonk Postbus 5 5386 ZG GEFFEN Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Samenstelling

Nadere informatie

VNG 2 3 APR. Stuknummer: AM 5.02429. GEMEEN INGEKC MEN I i. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad (070) 373 8393 1

VNG 2 3 APR. Stuknummer: AM 5.02429. GEMEEN INGEKC MEN I i. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad (070) 373 8393 1 f GEMEEN INGEKC MEN I i r 2 3 APR 2015 Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad j VNG Vereniging van Nederlandse Gemeenten informatiecentrum tel. uw kenmerk bijlage(n) (070) 373 8393 1 betreft

Nadere informatie