Eindrapportage project OP 5.6 Community of Practice (e-)portfolio s

Transcriptie

1 Eindrapprtage prject OP 5.6 Cmmunity f Practice (e-)prtfli s Juli 2007 Anuk Prp & Maarten van Wesel

2 2

3 Inhudspgave Inhudspgave Inleiding Het pzetten van de CP Prduct: Kennisprductie Delen Kennisvragen Prjectresultaat en kennisprducten Beschrijving CP Pster Inventarisatie succesfactren Presentatie p internatinaal e-prtfli cngres Prduct: Kennisntwikkeling Prces: Kennisdeling Organisatie Interactie Kennisdeling binnen CP Gedragregels Reflectiemmenten Facilitering Cntinuering Prces: Kennisverspreiding Lessns learned en aanbeveling Lessns Learned Aanbeveling Literatuur Bijlagen 1: Basiseisen cllabrative wrking tls en SURFgrepen Algemeen Dcumenten rganiseren en ntsluiten Cmmunicatie Samenwerken Wrkflwmanagement Inrichting en nderhud Bijlagen 2: Disclaimer Crrectheid van infrmatie Aansprakelijkheid Gebruik materiaal en infrmatie Intellectueel eigendmsrecht Gedragsnrm Sancties bij vertreding Bijlagen 3: Abstract Bijlagen 4: Pster Tgdag Bijlage 5: Item nieuwsbrief E-merge Kijkje in de keuken van het E-prtfli

4 4

5 1. Inleiding In het hger nderwijs in Nederland wrdt steeds meer gebruik gemaakt van (elektrnische) prtfli s m de (prfessinele) ntwikkeling van studenten in kaart te brengen. Een prtfli is een gerganiseerde, delgerichte dcumentatie van de prfessinele grei van de student en zijn f haar leerprces. In het prtfli zijn verzichten pgenmen van bewijsmateriaal waarmee de student zijn cmpetenties, kennis en vaardigheden zichtbaar maakt. Het werken met prtfli s past in nieuwe vrmen van cmpetentiegerichtnderwijs waarbij de prfessinele ntwikkeling van de student centraal staat en de rl van de dcent als begeleider meer nadruk krijgt. Trends en ntwikkelingen met betrekking tt prtfli s vlgen elkaar in hg temp p. Z is het werken met een elektrnisch prtfli inmiddels de standaard. Omdat deze ntwikkelingen zich k vrden binnen de E-merge/Apll instellingen, is het e-prtfli als een van de speerpunten gefrmuleerd binnen de prgrammalijn van de nderwijskundige prjecten. De ntwikkelingen en trends rnd het werken met elektrnische prtfli s zijn vr managers en dcenten in het hger nderwijs sms meilijk bij te benen. De beschikbaarheid van een slide kennisbasis ver mgelijkheden en nmgelijkheden van het werken met elektrnische prtfli s is daarm van grt belang. Met wisselend effect is p diverse nderwijsinstellingen ervaring pgedaan met elektrnische prtfli s. Vaak lpen pleidingen tegen dezelfde prblemen aan waar van te vren te weinig rekening mee is gehuden. Deze prblemen liggen meestal p het nderwijskundige vlak en er kan daarbij gedacht wrden aan: inbedding van het prtfli in een leermgeving vldende dcententijd vr begeleiding en berdeling nvldende f geen dcentprfessinalisering ntbreken van adequate berdelingsprcedure slechte intrductie bij studenten en dcenten In dit E-merge prject is er daarm een Cmmunity f Practice (CP) ingericht, die zich p de inventarisatie en uitwisseling van ervaringen en nderzeksbevindingen p bvenstaande aandachtsgebieden richt. De pschaling van het gebruik van elektrnische prtfli s vrmt hierbij een van de aandachtspunten. Ok de technische aspecten van het werken met e-prtfli s wrden meegenmen en er wrdt tevens aandacht besteed aan de implementatie van e-prtfli s met het g p drlpende leerlijnen. Er wrdt hierbij zveel mgelijk aangeslten bij landelijke en internatinale initiatieven en samenwerkingsverbanden (.a. SURF, Eifel). Ok tracht de CP afstemming met andere E-merge prjecten te bereiken, zals de prjecten O.P 2.4, O.P. 2.5 en O.P De CP is tegankelijk via de vlgende link: 5

6 6

7 2. Het pzetten van de CP Hier wrdt het verlp van het pzetten van de CP beschreven, waarbij de aanbevelingen van het prject OP 2.6: Cmmunities f Practice (Klmees, 2005) als uitgangspunt zijn gehanteerd. In de beginfase van het prject is er binnen het prjectteam een blauwdruk pgesteld dat als leidraad heeft gediend vr het pzetten van de CP. Hierbij is een nderscheid gemaakt tussen enerzijds de prductkant van de CP (kennisprductie en kennisntwikkeling) en anderzijds de prceskant van de CP (kennisdeling en kennisverspreiding). 1. Delen & ambities CP: Prduct Kennisprductie CP (e-) prtfli 1. Organisatie: Prces Kennisdeling Uitwisselen van expertise en ervaringen met betrekking tt de implementatie van e-prtfli s binnen het Nederlands Hger Onderwijs, gericht p de inhudelijke gebieden: Prfessinalisering Onderwijskundige inbedding Drlpende leerlijnen Techniek en infrastructuur Service & supprt Netwerken Onderzek/ evaluatie/ lessns learned Instrumenten Centraal uitgangspunt: Kennis die (samen)werkt 2. Urgente vraagstukken als kennisvragen: Prfessinalisering Onderwijskundige inbedding Instrumenten 3. Kennisprducten: Cntinue infrmatievrziening in samenwerking met andere E-merge prjecten Kennis, expertise, ervaringen, scenari s, instrumenten, naslagwerk Initiatief prichting CP: - Vraag uit prject O.P. 3.1 E-Prtfli - Vraag vanuit E-merge Vrgenmen activiteiten m delen te bereiken: - Interne fcus nderwijsinstellingen pzetten leerwerkgrepen - Strikte prjectafbakening gezien realiteit en haalbaarheid - Onderzeken van faciliteren en cntinuïteit CP Organisatrische afspraken - Opzetten grve taakverdeling en verdeling van verantwrdelijkheden, fasering en cmmunicatieafspraken Tijdsplanning - Lptijd prject: mei 2006 juli Tijdsplanning p basis van lptijd 2. Interactie: Kennisdeling binnen CP: - SURFgrep als cmmunicatiemiddel, afgewisseld met F2F meetings Gedragsregels binnen CP: - Disclaimer pgesteld dr leden CP Reflectiemmenten: - Impliciet: Feedback n.a.v. feedbackfrmulieren inhud CP - Expliciet: Driemaandelijkse terugblik en vruitblik vrtgang CP 3. Facilitering: Onderhud CP Mderatrschap (ntwikkeling van kleine grep in beginfase naar verantwrdelijkheid grte grep zelfvrzienend) 4. Cntinuering: Ontwikkelingen Blackbard Ontwikkelingen E-merge 7

8 Kennisntwikkeling 1. Kennisgebruik: Hergebruik van bestaande kennis Kennis die vrtkmt uit bilaterale samenwerking 2. Kennisverspreiding binnen en buiten nderwijsinstelling: Linkin pin structuur Kennisverspreiding 1. Kennisgebruik vr eigen ntwikkeling: Gebruik inhudelijke kennis vr verdere invulling CP Gebruik feedback vr verbetering/uitbreiding kennis binnen CP Het verlp van het pzetten van de CP zal wrden besprken aan de hand van deze blauwdruk. 2.1 Prduct: Kennisprductie Delen Bij de start van het prject zijn de prjectdelen vastgesteld. De prjectdelen zijn pgesteld vereenkmstig het Plan van Aanpak Tweede Fase en het prjectvrstel van E-merge en zijn als vlgt gefrmuleerd: Verdere stimulatie van het gebruik van e-prtfli met het g p drgaande leerwegen/hger Onderwijs Meer centrale plaats- en tijdsnafhankelijke infrmatievrziening en infrmatieuitwisseling p het gebied van e-prtfli binnen het Hger Onderwijs Betere tegankelijkheid en bereikbaarheid van infrmatievrziening en infrmatie-uitwisseling met betrekking tt expertise en ervaring p het gebied van e-prtfli vr zwel de betrkken E-merge instellingen evenals andere geïnteresseerde partijen, al dan niet vanuit het Hger Onderwijs. Hierbij kan dan expliciet, maar niet exclusief, gedacht wrden aan: - Ervaringen met e-prtfli s binnen verschillende leermgevingen - Berdelingsprcedures van e-prtfli s - Dcentprfessinalisering in het kader van werken met e-prtfli s - Intrductie en implementatie van e-prtfli s bij studenten en dcenten - Handleidingen en ntwerp van implementatiescenari s Verdere uitbreiding van expertise p het gebied van e-prtfli in het Hger Onderwijs. Meer samenwerking tussen de verschillende nderwijsinstellingen met betrekking tt inhudelijke aspecten en ntwikkeling van Building Blcks in Blackbard. Verdere ntwikkeling van kppelingen met andere cncernsystemen en nderhud hiervan. Bij het pzetten van de CP is Kennis die (samen)werkt als centraal uitgangspunt genmen. Hierbij is een bttum up apprach gehanteerd. De aanwezige kennis en expertise p de werkvler van de verschillende nderwijsinstellingen vrmde de vrnaamste vedingsbrn vr de CP. Vanuit hier zijn er instellingsbreed en instellingsverstijgend krachten gebundeld en relaties gelegd tussen persnen en 8

9 instellingen, waarbij leren het belangrijkste sleutelwrd vrmde. Op deze wijze wilde de CP (e-)prtfli zich nderscheiden van reeds bestaande CP s p het gebied van (e-)prtfli en een nuttige bijdrage leveren aan kennisntwikkeling binnen dit dmein Kennisvragen Bij de start van het prject heeft de CP (e-)prtfli binnen het prjectteam de inhudelijke fcus van de CP, de deelgebieden en belangrijke aspecten vastgesteld p basis van eigen ervaringen en expertise van de prjectleden. De CP heeft zich ten tt del gesteld zich p de vlgende inhudelijke deelgebieden en subdeelgebieden te gaan richten: Inhudelijke fcus CP : Implementatie e-prtfli Deelgebieden: Subdeelgebieden / belangrijke aspecten: Prfessinalisering Management Studenten Dcenten (dcentprtfli s, cmpetentieprfielen) OBP (ndersteuners) Werkveld (begeleiders extern) Onderwijskundige Visie inbedding Organisatrische aspecten Niveau (curriculum/ mdule) Schaal Functie prtfli (berdeling/ ntwikkeling/ shwcase) Wet en regels Implementatievrwaarden (readiness etc.) Drlpende leerlijnen Instrm/ drstrm Schakeltrajecten LLL (standaarden, startcmpetenties) Techniek en Data-pslag infrastructuur Multimedia gebruik Technische aspecten Kppeling andere cncernsystemen Building Blcks Instrm/ drstrm BbCS & cntinuiteit Open surce Service & supprt Functineel beheer Gebruiks-en gebruikersndersteuning Netwerken Binnen nderwijsinstellingen Binnen E-merge Natinaal en internatinaal Onderzek/ evaluatie/ lessns learned Instrumenten Ervaringsdeskundigen/ experts Vrbeelden Handleidingen Halffabrikaten Presentaties Literatuur Speeltuin Implementatiescenari s In eerste instantie zu de CP (e-)prtfli zich richten p de deelgebieden prfessinalisering, nderwijskundige inbedding en instrumenten, rekening hudend met de beschikbare tijd en middelen,. In een later stadium, buiten de lptijd van dit 9

10 prject, zu er dan binnen de CP aandacht besteedt kunnen wrden aan de andere inhudsgebieden. De deelgebieden prfessinalisering en nderwijskundige inbedding zijn als eerste kennisvragen van de CP pgenmen, daar zij gezien de huidige ntwikkelingen p prtfligebied de meest urgente vraagstukken vrmen. Binnen het deelgebied prfessinalisering zu de CP vrnamelijk aandacht besteden aan de actren dcenten, nderwijsadviseurs en nderwijsndersteunend persneel. Hieruit vleit dan vanzelfsprekend de nderwijskundige inbedding van de implementatie van e- prtfli vrt Prjectresultaat en kennisprducten Het prjectresultaat is een virtuele Cmmunity f Practice (CP) p het gebied van (e-)prtfli, gericht p het uitwisselen van expertise en ervaringen met betrekking tt de implementatie van e-prtfli s in binnen het Nederlands Hger Onderwijs. Deze CP heeft geleid tt het pleveren van een aantal verschillende kennisprducten: 1. Een cntinue strm van infrmatievrziening en infrmatie-uitwisseling in verschillende vrmen (kennis, ervaringen scenari s, naslagwerk etc.) in een CP ingericht in de Sharepint mgeving van Stichting SURF, genaamd SURFgrepen 2. Een A1 pster gepresenteerd p de E-merge Tgdag Een inventarisatie van succesfactren met betrekking tt de implementatie van prtfli s in het Nederlands hger nderwijs 4. Een presentatie ver twee bvenstaande prducten p een internatinaal cngres ver e-prtfli s Beschrijving CP De leden Het merendeel van de (rsprnkelijke) prjectleden was betrkken bij het E- merge/apll e-prtfli prject OP 3.1 uit fase 1. Tijdens het afrnden van dit prject is het idee pgevat m als grep verder te gaan en een Cmmunity f Practice p te richten. Hiervr is financiële steun gekmen van het E-merge cnsrtium. De prjectleden zijn tevens sleutel figuren (linking-pins) p het gebied van het elektrnische prtfli binnen hun instelling. Tijdens de lptijd van het prject zijn er enkele wijzigingen geweest binnen de prjectgrep. Z is er, helaas, afscheid genmen van enkele leden, maar mchten wij k enkele nieuwe leden verwelkmen. De mgeving Om enkele redenen is gekzen vr SURFgrepen. In de eerste plaats mdat deze mgeving in hge mate vldet aan de basiseisen vr cllabrative wrking tls (zie bijlagen 1). 10

11 Daarnaast zijn er enkele punten die k zijn meegewgen: Tt een Blackbard mgeving behrend aan een van de instituten hebben in principe alleen medewerkers en studenten van het betreffende instituut tegang. De SURFgrepen mgeving is tegankelijk vr een ieder werkend en studerend in het Nederlandse hger nderwijs De E-merge Blackbard mgeving is alleen tegangelijk vr verbnden instellingen, dit past niet binnen het streven tt infrmatie-uitwisseling vr zwel de betrkken E-merge instellingen evenals andere geïnteresseerde partijen Het vrtbestaan van de E-merge Blackbard mgeving was, en is ng steeds, nzeker. Het bestaan van de SURFgrepen lijkt zekerder De SURFgrepen beschikken ver een videcnference tl, die zeer geschikt is m het vaak fysiek bijeenkmen, en vral de daarbij hrende lange reistijd, te verkmen Er zullen p 28 en 29 juli enkele belangrijke en nuttige veranderingen aan de SURFgrepen plaats vinden, die de vrsprng als platfrm vr een CP verder vergrt De SURFgrepen werden ten tijde van het pstarten van de CP sterk geprmt. Dit prject leek een ideale manier m de nieuwsgierigheid naar deze mgeving van de prjectleden te bevredigen De indeling De rsprnkelijke indeling van de dcumenten biblitheek van de CP was gekzen aan de hand van de, in het prjectplan pgestelde delen, te weten: Prfessinalisering Onderwijskundige inbedding Drlpende leerlijnen Techniek en infrastructuur Service & supprt Netwerken Onderzek/ evaluatie/ lessns learned Instrumenten De cmplete structuur zals deze was p 10 januari 2007 is weergegeven in figuur 1. Echter vele van deze mappen bleven nbenut, hierdr is er gekzen m de structuur aan te passen. 11

12 Figuur 1 Indeling van de dcumentenbiblitheken p 10 januari Deze herinrichting van de dcumentbiblitheken is gedaan in twee stappen; Allereerst zijn de lege mappen verwijderd, waardr de structuur verzichtelijker werd Hierna is er beslten m vier verschillende hfdmappen aan te maken: Disclaimer, waarin de disclaimer te vinden is Onderwijs, waarin dcumenten staan die betrekking hebben p het gebruik, implementatie etc. van het prtfli binnen het nderwijs Techniek, waarin dcumenten staan die betrekking hebben p de technische aspecten van het e-prtfli en de gebruikte mgeving Prjectdcumenten, waarin dcumenten staan die specifiek betrekking hebben p het prject (deze map is alleen tegankelijk vr prjectleden) De afweging die heeft plaatsgevnden is er een van dcumentbeheer en vindbaarheid 2. Hewel dcumenten in deze structuur redelijk vindbaar zijn, is beheer van deze dcumenten lastiger. Een dcument kan betrekking hebben p zwel techniek als p nderwijs; waar hrt dit dcument?. Dit srt dcumenten wrdt nu binnen beide hfdmappen ndergebracht, echter een eventuele update dient k binnen beide mappen plaats te vinden. 1 De, ietwat meilijk te lezen, getallen tussen haakjes geven het aantal dcumenten in de betreffende map weer. Mappen p het laagste niveau znder getal bevatten geen dcumenten. 2 De huidige versie van SURFgrepen heeft geen gede zekmgelijkheden (zie k de nte p pagina 18) 12

13 Naast de dcumentbiblitheken beschikt de CP k ver een Vraag en Antwrd (Q&A) sectie, waarin enkele standaard vragen ver (e-)prtfli s en antwrden p deze vragen staan. Tevens is er een mgelijkheid m een prbleem vr te leggen, waarna andere leden van de CP de kans hebben een plssing aan te dragen Pster Een afbeelding van de A1 pster is pgenmen als bijlagen Inventarisatie succesfactren Binnen de verschillende E-merge instellingen zijn data verzameld met behulp van een vragenlijst. Dit heeft geleid tt een rapprt ver de percepties van succesfactren, Mmenteel wrdt de mgelijkheid bekeken m dit rapprt ter publicatie aan te bieden aan een Nederlands (hger) nderwijs tijdschrift Presentatie p internatinaal e-prtfli cngres Een abstract (te vinden in bijlagen 3) ver zwel het pzetten van de CP als k de percepties van succes factren is ingediend vr The 5th Internatinal eprtfli Cnference die p 17, 18 en 19 ktber 2007 gehuden wrdt in Maastricht. Mmenteel wrdt er ng gewacht p een bericht van gedkeuring. 2.2 Prduct: Kennisntwikkeling Reeds bestaande kennis (al dan niet uit de nderwijspraktijk) en kennis die vrtkmt uit bilaterale samenwerking tussen verschillende nderwijsinstellingen, zijn als vrnaamste kennisbrnnen gebruikt m de CP (e-)prtfli te veden. Kennisverspreiding binnen en buiten de verschillende nderwijsinstellingen werd bevrderd dr de linking-pin structuur die is gehanteerd. Ieder prjectlid fungeerde als een linking-pin naar en binnen de nderwijsinstelling, zdat uitwisseling van kennis en ervaringen p het gebied van e-prtfli binnen de instelling, vanuit het prjectteam naar de instelling en andersm werd bevrderd. 2.3 Prces: Kennisdeling Organisatie Het initiatief vr de prichting van de CP kmt vrt uit een tweetal vragen. Enerzijds is er vanuit het prject O.P. 3.1 E-prtfli de aanbeveling gedaan vr het pzetten van een CP met betrekking tt deelsaspecten van e-prtfli f andere elementen in BbCS als mgelijkheid vr een vervlgtraject. Anderzijds ligt er een 13

14 vraag van het bestuur van E-merge, gefrmuleerd in een prjectpdracht, m een CP met betrekking tt e-prtfli p te richten. De vrgenmen activiteiten m de prjectdelen te bereiken, kunnen grfweg nderverdeeld wrden in drie hfdcategrieën: 1) Allereerst was er sprake van een interne fcus gericht p de nderwijsinstellingen zelf. Vanuit de werkvler (bttm up apprach) is er tegewerkt naar het prichten van de CP. Om dit te kunnen bewerkstelligen is er een prtflinetwerk binnen de nderwijsinstellingen pgezet, waarbinnen de prjectleden als linking pin een belangrijke rl in genmen hebben. 2) De activiteiten hebben zich k gericht p het p strikte wijze afbakenen van het prject in de tweede fase. Er werden vral haalbare activiteiten ndernmen gezien de realiteit. 3) Samenhangend met de activiteiten uit punt 2, zijn er activiteiten ndernmen die zich richten p het nderzeken van he de CP het beste gefaciliteerd kan wrden en nderzek naar de cntinuïteit van de CP in de tekmst. De pzet en inrichting van de Cmmunity f Practice is gebaseerd p het rapprt Cmmunities f Practice uit het prject O.P 2.2:. De implementatie van de vernieuwde versie van de prfessinaliserings- en infrmatieactiviteiten p het vlak van de learning cmmunity E-merge. In het eindrapprt van dit prject is nder andere de aanbeveling gedaan m smmige prjecten, na beëindiging van hun taken, vrt te laten bestaan als CP (bijvrbeeld prject O.P ). Speciaal vr deze prjecten is er een handleiding geschreven (als een van de prducten van O.P. 2.2) die als leidraad heeft gediend bij het pstarten van de CP (Cmmunities f Practice Hans Klmees 2005). Binnen het prjectteam is er vr gekzen m een grve taakverdeling p te zetten vr de lptijd van het prject, dat na iedere bijeenkmst verder gespecificeerd werd. De prjectfasering en cmmunicatieafspraken werden hier dan k p aangepast. Onderstaand stappenplan is gehanteerd tijdens het pzetten van de CP. Fasen Deelresultaten Tijdspad Activiteiten Initiatieffase/ definitiefase Definiëren van de CP t/m Vaststellen stand van zaken m.b.t e-prtfli deelnemende E-merge instellingen Frmuleren gewenst resultaat en prgramma van eisen (PvE) (b.v. k visie & strategie, rllen & verantwrdelijkheden) Ontwerpfase/ vrbereidingsfase Inrichten van de CP t/m Onderzeken haalbaarheid Afbakening prject en pstellen plan van aanpak (PvA) Opzetten werkstructuur Opstellen definitief prjectplan Zeken van plssingen/ ntwerpen CP (basisstructuur CP) Vaststellen hulpmiddelen en 14

15 Realisatiefase Nazrgfase Starten van de CP Vestigen van de CP Tussentijds berdelen van vrtgang en waarde van de CP Grei van de CP Evaluatie van del en richting van de CP Beëindiging f vrtzetting en eventuele uitbreiding van de CP t/m t/m en vervlgtraject CP technlgische infrastructuur Inventariseren beschikbare en gewenste infrmatie vr CP, inveren basiscntent Vaststellen selectiecriteria deelnemers en niveau Omschrijven rl facilitatr Implementeren van CP Schrijven van wegwijzer/handleiding gebruik CP Training gebruikers CP Tegankelijk maken CP vr geïnteresseerden Uitbreiden knwledge base en dichten knwledge gaps Opstellen cmmunicatieplan Opstellen nazrgprgramma Bepalen p welke gebieden er geëvalueerd zal wrden Verzamelen en analyseren kwantitatieve en kwalitatieve data Cnclusies en aanbevelingen frmuleren m.b.t vrtgang CP Interactie Kennisdeling binnen CP Hewel bij de aanvang van dit prject gebruik werd gemaakt van Cntent System van de E-merge Blackbard mgeving als cmmunicatie middel, is er in een vrege fase de vergang gemaakt naar SURFgrepen. Hierdr ntstnd de mgelijk m gebruik te maken van de tl Breeze van Macrmedia (thans vergenmen dr Acrbat, de pvlger van Breeze heet Acrbat Cnnect). Breeze is een Webcnference tl p genmen in SURFgrepen, hierdr waren de prjectleden instaat m virtuele bijeenkmsten in te plannen. Ondanks deze mderne technieken hebben er een zestal face-t-face bijeenkmsten plaats gevnden; vier bij Avans in s-hertgenbsch en twee bij SURF in Utrecht Gedragregels Binnen de CP zijn gedragsregels gehanteerd die pgesteld zijn in een disclaimer dr het prjectteam. Deze disclaimer dient vr iedere bezeker van de CP duidelijk en zichtbaar te zijn. Gedragsregels zijn vral gericht p de wijze van cmmunicatie binnen de CP en het geven van feedback. Er wrden k p expliciete wijze ng reflectiemmenten ingebuwd, namelijk dr de driemaandelijkse terugblik en vruitblik van de vrtgang van de CP in samenhang met het afleggen van verantwrdelijkheid aan de prgrammaleiders. Hewel wij niet verwachten dat bezekers en gebruikers van de CP kwaad in zin hebben is er een disclaimer met rules f cnduct p gesteld. Een van de hfdredenen hiervr is het vrkmen van plaatsing van auteursrechtelijk beschermd materiaal en 15

16 de mgelijke schadelijke gevlgen hiervan vr de CP, E-merge, participerende instellingen en leden. De inhud van deze disclaimer is gebaseerd p vele p internet gangbare disclaimers. Deze disclaimers verlappen nderling zveel dat de inhud van deze disclaimers als cmmn knwledge gezien kan wrden, een verwijzing naar individuele disclaimers als brn wrdt derhalve niet ndig geacht. De disclaimer is pgenmen in bijlagen Reflectiemmenten Binnen het prces van het pzetten van de CP zijn er expliciete reflectiemmenten ingebuwd, namelijk dr de driemaandelijkse terugblik en vruitblik van de vrtgang van de CP in samenhang met het afleggen van verantwrdelijkheid aan de prgrammaleiders Facilitering Het nderhud van de CP wrdt tt nu te vral uitgeverd dr de prjectleden als actieve kern van de CP. Deze actieve kern zrgt vr het pzetten van de structuur, het vullen van de CP, het plaatsen van de infrmatie p de juiste plek en het uitwisselen van kennis en ervaringen via Breeze. Het mderatrschap ligt eveneens bij deze actieve kern. Idealiter dient de CP in een latere fase redelijk zelfvrzienend te zijn, dat een grte grep de verantwrdelijkheid vr de facilitering verneemt Cntinuering Wil de CP tt wasdm kmen dan is het essentieel m de fakkel ver te dragen. De CP zu een nderdeel meten gaan vrmen van een eventueel nieuw e-prtfli prject. Dit prject zal zwel input meten leveren vr, als de verantwrdelijkheid meten nemen ver, de CP. Ok kan er gedacht wrden aan het samenvegen van verschillende (landelijke) CP s die betrekking hebben p e-prtfli s. Te denken valt aan een samenveging met NL Prtfli. 3.4 Prces: Kennisverspreiding De kennisbrnnen die gebruikt wrden vr de inhudelijke invulling van de CP (e-)prtfli, zijn lgischerwijs gebruikt vr de verdere ntwikkeling van de CP. De face-t-face bijeenkmsten, met name Kijkje in eigen Keuken (bijlage 5), hebben gezrgd vr inhudelijke kennisverspreiding binnen de CP. Ok de breezebijeenkmsten hebben geleid tt verdere uitbreiding van kennis binnen de CP. 16

17 4 Lessns learned en aanbeveling 4.1 Lessns Learned Het succes van een CP staat f valt bij de betrkkenheid van zijn (kern)leden De cmbinatie SURFgrepen/Breeze leent zich uitstekend vr het uitwisselen van infrmatie en het huden van virtuele bijeenkmsten 4.2 Aanbeveling De ervaring pgedaan met dit lsstaande Cmmunity f Practice prject leidt tt de vlgende zeer dringende aanbeveling: Een CP dient verbnden te zijn aan lpend(e) prject(en), deze dienen de CP te gebruiken als belangrijkste cmmunicatie platfrm. Dr deze kppeling Prject - CP wrdt er autmatisch cntent gegenereerd vr het prject. Tevens kan de CP, mits niet alle leden k bij hetzelfde prject betrkken zijn, nuttig zijn m ervaringen en ideeën uit te wisselen met externe 17

18 Literatuur Klmees, H. (2005). Cmmunities f Practice. Heerlen/Leiden: EE-merge. 18

19 Bijlagen 1: Basiseisen cllabrative wrking tls en SURFgrepen De nderstaande tabellen bevatten de basiseisen gesteld aan een cllabrative wrking tl zals deze k gebruikt is in het prject OP 2.6: Cmmunities f Pracitce (Klmees, 2005). In de tabellen wrdt bekeken in heverre de Sharepint implementatie van Surf, k bekent nder de naam SURFgrepen ( vldet aan deze eisen. Hierbij dient genteerd te wrden dat het hier gaat m SURFgrepen 1.x, de nieuwe versie, gebruikmakend van Sharepint 2007, zal vele malen meer mgelijkheden hebben, een verzicht hiervan is te vinden p Algemeen Eis Omschrijving Match Web based Om plaats- en tijdnafhankelijk te kunnen werken dient de cllabrative wrking tl een webbased applicatie te zijn. Snelheid Schaalbaarheid Basissysteem is mdulair uitbreidbaar Werkmgevingen Gebruiksgemak De tl en de nderliggende infrastructuur dienen vldende snelheid van werken te garanderen. Traagheid kan met name bij lage verbindingssnelheden ntstaan bij het dwn- en upladen van mvangrijke dcumenten. De tl dient bij vrkeur geen beperkingen te kennen (afgezien van de prijs) m.b.t. het aantal persnen dat van de werkmgeving gebruik maakt De tl dient bij vrkeur mdulair van pbuw te zijn waardr men naar gelang de greiende behefte meer (gespecialiseerde) mdules kan tevegen aan de algemene basismdule. Het verdient de vrkeur m een werkmgeving in te richten die beschikt ver een persnlijk deel en een institutineel deel. In de persnlijke werkmgeving kan men dcumenten plaatsen die men (ng) niet wil delen met anderen. In de institutinele mgeving plaatst men de dcumenten die men k aan anderen beschikbaar wil stellen. In de persnlijke werkmgeving dienen cumulatieve psmmingen pgenmen te zijn vanuit de institutinele (deel)werkmgevingen, zdat de individuele medewerker bij vrbeeld een takenlijst te zien kan krijgen waarin alle taken pgenmen zijn die hem zijn tegekend vanuit de diverse institutinele (deel)werkmgevingen. De beschikbaarheid van een institutinele en een persnlijke werkmgeving biedt de mgelijkheid m p den duur de beschikbaarheid van een persnlijke vaste schijfruimte p te heffen: mits men ver een gede internetverbinding beschikt, kan men veral en altijd beschikken ver eigen en gemeenschappelijke dcumenten. De berdeling van dit aspect is sterk afhankelijk van de persnlijke vrkeuren van de gebruiker. Gebruiksgemak wrdt in de meeste gevallen bereikt dr te appelleren aan het intuïtief handelen van de gebruiker. Gebruiksgemak wrdt eveneens bevrderd dr te werken met duidelijke begeleiding van te ndernemen stappen en het hanteren van herkenbare invulschermen. ~ 3 Dcumenten rganiseren en ntsluiten Eis Omschrijving Match Dcumenten dienen direct in de cllabrative wrking tl pgeslagen te kunnen wrden. Dcumenten Vrkmen met wrden dat men de dcumenten eerst p de vaste schijf met pslaan alvrens upladen ze te kunnen upladen naar de cllabrative wrking tl. 3 Er is geen nderzek gedaan naar de gepercipieerde gebruiksvriendelijkheid nder prject-/cp-leden 19

20 Dcumenten dwnladen in HTML, XML,rsprnkeli jke applicatie etc. Bij vrkeur dient de tl de dcumenten standaard in de applicatie te penen waarin ze zijn aangemaakt en waarin men ze kan bewerken. Indien ze standaard in HTML, XML gepend wrden dan dient er daarna de mgelijkheid te zijn ze te penen in de applicatie waarin ze zijn aangemaakt. Beperkingen m.b.t. pslag van dcumenten De tl mag geen beperkingen kennen bij de pslag van dcumenten m.b.t. de aard ervan en de applicaties waarin ze ntwikkeld zijn. Gebruiksrechten/ permissies De tl dient te beschikken ver een techniek waarmee men gebruikersrechten kan tekennenaan afznderlijke en grepen (hierarchische) dcumenten. Het aantal niveaus waarp men gebruikersrechten verleent met in vereenstemming zijn met hetgeen men wenst (alleen de titel van het dcument zien, het kunnen lezen van het dcument, wijzigen van het dcument, tekennen van metadata, verwijderen van versies, blkkeren van dcumenten, gebruikersrechten wijzigen). Alias De tl met het mgelijk maken m een basisdcument in één map p te slaan en m vervlgens vanuit andere mappen via een alias een directe verwijzing naar dat basisdcument te maken. Afhankelijk van de tebedeelde rechten kan men vanuit de alias het dcument raadplegen, bewerken etc. Ok kan men mappen en dcumenten als favurite/bkmark pslaan. Vanuit de persnlijke favurite/bkmark lijst kan men dan direct tegang krijgen tt het betreffende dcument. Op deze wijze vrkmt men dat p verschillende plaatsen verschillende versies van één dcument kmen te staan. - URL s zijn direct p te slaan In de mappen met men direct links kunnen pnemen naar URL s. - Verplaatsen van dcumenten In de werkmgeving met men p eenvudige wijze (grepen van) dcumenten kunnen verplaatsen. Raadpleeg- en bewerkingshistri e Het is heel infrmatief m per dcument te kunnen nagaan wie wanneer een dcument bewerkt,geraadpleegd f een versie verwijderd heeft. Versiebeheer. De tl met de mgelijkheid hebben m verschillende versies van dcumenten autmatisch p te slaan. Het aantal te bewaren versies met instelbaar zijn. Versies meten selectief verwijderd kunnen wrden Favrieten In de persnlijke werkmgeving met een lijst van favrieten p te stellen zijn. - Verwijderen Dcumenten dienen (geautriseerd) verwijderd te kunnen wrden. Kpiëren Dcumenten meten in het systeem gekpieerd kunnen wrden. Let er p dat men dan ver 2 basis dcumenten beschikt die elk bijgehuden meten wrden. (Zie alias). Metadata De tl met ver de mgelijkheid beschikken m p bij vrkeur gestandaardiseerde wijze (b.v.de Dublin Cre) metadata aan dcumenten te te kennen waardr.a. rdening en terugvindbaarheid verbeterd kunnen wrden. - Full text zeken De tl met het mgelijk maken m full text naar dcumenten te kunnen zeken (bij vrkeur met standaard methden zals bleaanse peratren) Zeken binnen deelwerkmgevin Bij zeer grte werkmgevingen is het ndzakelijk dat men k binnen deelwerkmgevingen full text apart kan zeken naar dcumenten. Ideaal is het indien men het zeken binnen de - 4 Aangezien het mgelijk is de dcumentbiblitheken webflder te benaderen, kunnen ze k met behulp van bijvrbeeld de Windws zekfunctie drzcht wrden, dit is echter niet praktisch. 20