Marktconsultatie. Informatie Huishouding: Digitaal Werken & Archiveren. Referentienummer 2014HL-18814

Transcriptie

1 Marktconsultatie Informatie Huishouding: Digitaal Werken & Archiveren Referentienummer 2014HL Copyright 2014 HL Niets uit dit document mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van HL. Vertrouwelijk Dit document bevat vertrouwelijke informatie en dient als zodanig te worden behandeld door de ontvanger. De onderhavige uitgave mag uitsluitend gebruikt worden door de ontvanger in het kader van deze aanbestedingsprocedure. Enigerlei overige toepassing is nadrukkelijk niet toegestaan.

2 1 INLEIDING ALGEMEEN DUURZAAMHEID MEER INFORMATIE ONTWIKKELINGEN BINNEN HOGESCHOOL LEIDEN OPZET EN DOEL MARKTCONSULTATIE UITGANGSPUNTEN MARKTCONSULTATIE JURIDISCHE ASPECTEN SCHRIFTELIJKE REACTIES EN CONTACTGEGEVENS STELLEN VAN VRAGEN PRESENTATIE VERSLAG MARKTCONSULTATIE PROCEDURE EN TIJDPAD VAN DE MARKTCONSULTATIE MARKTCONSULTATIE LEESWIJZER EN INSTRUCTIE CONTEXT VANUIT HOGESCHOOL LEIDEN ORGANISATIE VERANDERING NOODZAAK EN REALITEIT FUNCTIONELE WENSEN ARCHITECTUUR PRINCIPES APPLICATIELANDSCHAP DE ONGESTRUCTUREERDE INFORMATIE SCENARIO S INFORMATIE OBJECTEN DIMENSIONERING METADATA ICT LANDSCHAP VRAGEN VISIE EN OPLOSSING FUNCTIONELE WENSEN AANPAK EN FASERING ARCHITECTUUR BEMENSING & SUPPORT KOSTEN RANDVOORWAARDEN UW ORGANISATIE EN REFERENTIES BIJLAGEN... 20

3 1 INLEIDING Dit hoofdstuk geeft een korte beschrijving van de organisatie van Hogeschool Leiden (HL). Daarnaast bevat de inleiding een korte beschrijving van ontwikkelrichting en het doel van deze marktconsultatie. 1.1 Algemeen Hogeschool Leiden is een regionaal georiënteerde en op onderdelen (bv. Life Sciences) landelijk unieke kennisinstelling in het hart van de Randstad. Met circa 800 medewerkers wordt er continu gewerkt aan kwalitatief onderwijs door de talenten van de studenten maximaal te ontwikkelen. Met haar 9400 studenten is HL een relatief kleine hogeschool. Door het aantal studenten te stabiliseren, kiezen we bewust voor kwalitatief goede opleidingen, persoonlijk contact en betrokken docenten. De hogeschool biedt 23 bachelor opleidingen, 2 master opleidingen en 3 associate degree opleidingen aan. De opleidingen zijn op dit moment verdeeld in 5 onderwijsclusters, te weten: - Educatie; - Management & Bedrijf (M&B); - Social Work & Toegepaste Psychologie (SW&TP); - Zorg; - Techniek. Er zijn 16 lectoraten, welke bestaan uit lectoren en kenniskringen. De inhoudelijke gebieden waar onze lectoraten zich op richten zijn onder andere: Innovatieve Moleculaire Diagnostiek, Antroposofische Gezondheidszorg, Mensen met Chronische Ziekten en Jeugdzorg. Kernactiviteiten De kernactiviteiten van HL zijn: - bieden van kwalitatief onderwijs en het realiseren van een sterke binding met de studenten; - praktijkgericht onderzoek en innovatie; - versterken van de samenwerking met partners en stakeholders in het onderwijs, het werkveld en de samenleving. Instellingsplan Ons instellingsplan beschrijft de ambities die we in 2016 gerealiseerd willen hebben. De komende vier jaar staat de hogeschool voor een dubbele opdracht: stabilisatie in combinatie met groei. De ingeslagen weg met drie aandachtsgebieden: Jeugd, Gezondheidszorg en Life Science wordt voortgezet. Het is voor ons van belang dat het werkveld zegt: 'Je moet ze van Hogeschool Leiden hebben.' Kernambities De kernambities van HL zijn: - talenten ontwikkelen; - talent voor talent; - je moet ze van Hogeschool Leiden hebben ; - uitstekende campus voor leren en werken. Cultuur De cultuur van HL wordt gekenmerkt door: - resultaatgerichtheid;

4 - professionaliteit; - creativiteit; - open en respectvolle communicatie; - individualiteit en kleinschaligheid. 1.2 Duurzaamheid Duurzaamheid staat bij HL hoog in het vaandel. Onderstaand worden de activiteiten met betrekking tot duurzaamheid en milieumanagement opgesomd. - HL is participant in de Meerjarenafspraken (MJA3) met de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (voorheen Senter Novem, Agentschap NL) van de overheid. Daarin heeft de hogeschool getekend voor een inspanningsverplichting met betrekking tot energiebesparing. Met als referentiejaar 2005 is de hogeschool voornemens in 2020 minimaal 30% energiebesparing te realiseren. - Er is een Energie Efficiency Plan (EEP) opgesteld, waarin energiebesparende maatregelen zijn omschreven. Die maatregelen die een terugverdientijd van 5 jaar of minder hebben zijn, of worden nog, binnen de termijn uitgevoerd. - In 2009 is een nieuw bouwdeel in gebruik genomen waarin diverse besparende voorzieningen zijn opgenomen. Zo is er ten behoeve van de verwarming en koeling van deze vleugel een Warmte/Koudeopslag (WKO) gerealiseerd. De verlichting wordt aangestuurd door aanwezigheidsdetectie en de sanitaire voorzieningen zijn voorzien van waterbesparende kranen. - Er is een milieumanagement plan opgesteld in 2010 waarin wordt gestreefd naar een certificering volgens ISO in Vanaf 2008 wordt jaarlijks een klimaatvoetafdruk opgesteld waarmee de totale CO2 uitstoot die direct of indirect door de hogeschool wordt veroorzaakt wordt berekend. - Eind 2012 is een gedragscampagne duurzaamheid afgerond. Met een kernteam van medewerkers en studenten is gewerkt aan een gedragsverandering ten behoeve van milieu en duurzaamheid. - HL is zich bewust van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid en wil zich inzetten voor een duurzame bedrijfsvoering. Het begrip duurzaamheid beperkt zich echter niet tot milieuvriendelijke doelstellingen, ook sociale criteria spelen een rol. Daarmee probeert HL aan te sluiten bij in ieder geval drie kernonderwerpen van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, namelijk het handelen volgens de wet, aandacht voor arbeidsomstandigheden en milieuvriendelijkheid. Duurzaamheid is een vaststaand onderdeel van het inkoopproces 1.3 Meer informatie Voor meer informatie over HL (o.a. jaarstukken, jaarbeelden en organisatieschema) kunt u terecht op Ontwikkelingen binnen Hogeschool Leiden Hogeschool Leiden staat, net als veel andere instellingen voor hoger onderwijs, voor de uitdaging de eisen die haar vanuit overheidswege worden gesteld met betrekking tot de

5 informatie huishouding, te implementeren. De Selectielijst hogescholen van de vereniging voor hogescholen is hiervoor een belangrijke aanleiding INFORMATIE HUISHOUDING: DIGITAAL WERKEN, BEWAREN EN RAADPLEGEN Hogeschool Leiden heeft op dit moment (herfst 2014) geen echt digitaal archief. Dit wil niet zeggen dat Hogeschool Leiden de informatie die zij vanuit overheidswege moet bewaren niet bewaart. De wijze waarop deze informatie is opgeslagen is echter ongedefinieerd. Daarmee is het lastig zeker te stellen of gevonden informatiebescheiden up to date en uniek (versie, vaststelling, etc.) zijn. Verder is het lastig een compleet vernietig -beleid uit te voeren waardoor de hoeveelheid informatie alleen maar groeit. Digitaal Archiveren oftewel digitaal bewaren heeft een directe relatie met digitaal werken. Al bij het aanmaken van een document wordt het verrijkt met informatie die later relevant is voor het terugvinden in een archief: informatie over de aanmaker, de datum, het type, noem maar op. Gedurende het bewerkingsproces wordt deze metadata verder aangevuld, bv met een vaststellingsdatum en met functie en naam van degene die het heeft vastgesteld. Deze metadata helpen te bepalen of en hoe lang we het betreffende document moeten bewaren. Dat noem je in archieftermen "Selectie aan de bron". Je hoeft dus niet helemaal aan het einde voor alle documenten een beslissing te nemen en handmatig metadata toe te voegen, maar doet dat zoveel mogelijk geautomatiseerd gaandeweg. De wens informatie digitaal te kunnen bewaren en voor bijvoorbeeld verantwoording te raadplegen is aanleiding om tegelijk het voortraject van digitaal werken onder handen te nemen. De focus wordt daarbij bepaald door de informatie die we wettelijk of vanuit risicoafwegingen moeten bewaren. 1.5 Opzet en doel marktconsultatie Deze marktconsultatie is primair gericht op het verkrijgen van informatie en richting uit de markt m.b.t. een aanpak en wijze waarop Hogeschool Leiden haar informatie huishouding (digitaal werken en archiveren) kan optimaliseren. Alvorens wij overgaan tot een aanbesteding voeren wij eerst een schriftelijke marktconsultatie uit. Enerzijds om de projectuitgangspunten, die het resultaat zijn van de visieontwikkeling binnen HL en gesprekken met andere hogescholen, aan te scherpen en anderzijds om een beeld te krijgen van de mogelijkheden die de markt te bieden heeft. De consultatie is ook bedoeld om inzicht te krijgen in met de opgave verbonden globale kosten. De uitkomsten uit de marktconsultatie zal Hogeschool Leiden dan ook gebruiken om haar eigen visie op digitaal werken en archiveren aan te scherpen, de realiteit te toetsen van de door Hogeschool Leiden beschreven bewegingen, een passende implementatie strategie te kiezen alsmede de budgettering en onderbouwing voor de komende jaren vorm te geven. Het is mogelijk dat na deze marktconsultatie geen aanbesteding volgt, er slechts delen van de gewenste oplossing worden aanbesteed of dat delen van het project apart van elkaar worden aanbesteed in verschillende partnerschappen van opdrachtgevers. Wij nodigen u uit mee te werken, door ons te voorzien van antwoorden op onze vragen t.a.v. beschikbaarheid, realiseerbaarheid en prijs.

6 1.6 Uitgangspunten marktconsultatie Het doel van de marktconsultatie is nadrukkelijk niet om een voorselectie van gegadigden te maken in het kader van (een) komende aanbesteding(en). Voor zover nodig, benadrukt HL dat uw deelname aan de marktconsultatie op geen enkele wijze een negatieve of positieve invloed zal hebben op uw mogelijkheid tot deelname. Onder geen beding zal uw reactie een uitsluitingsgrond vormen in het kader van een aanbestedingsprocedure. De consultatie heeft tot doel om te toetsen of de uitgangspunten van één of meerdere eventuele aanbestedingen realistisch zijn. Om dit zo transparant mogelijk te doen en daarmee elke partij de kans te geven mee te doen, worden gedurende deze marktconsultatie de beginselen van non-discriminatie en transparantie in acht genomen. De resultaten van de marktconsultatie worden geanonimiseerd openbaar gemaakt. Deelnemende organisaties dienen bij de informatieverschaffing duidelijk aan te geven waar het bedrijfsvertrouwelijke informatie betreft. Deze bedrijfsvertrouwelijke informatie zal niet openbaar gemaakt worden. Correspondentie en documenten worden na afloop van de consultatie niet geretourneerd. De voertaal van de marktconsultatie is in het Nederlands. Alle communicatie inzake deze marktconsultatie dient te verlopen via het platform van Negometrix. Het is niet toegestaan contact op te nemen met andere medewerkers van HL betreffende deze marktconsultatie. Aan de deelname van de marktconsultatie is geen vergoeding van kosten verbonden. 1.7 Juridische aspecten Dit document is enkel bestemd voor marktconsultatiedoeleinden. Het wordt ter beschikking gesteld om aan de hand van de reacties uit de markt te toetsen of de uitgangspunten van een eventuele aanbesteding realistisch zijn. Een deelname aan deze marktconsultatie kan niet leiden tot verplichtingen van de deelnemende marktpartijen om overeenkomsten met HL en de andere afzenders van deze consultatie, en/of vice versa, aan te gaan. De in het document opgenomen informatie wordt geacht nauwkeurig te zijn bij publicatie. Alle informatie is echter onderhavig aan bewerkingen, wijzigingen en verbeteringen. HL aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de in dit document opgenomen informatie. Voor de ideeën, suggesties en voorstellen die in antwoord op deze marktconsultatie worden ingediend kunt u zich niet beroepen op auteursrechtelijke bescherming. Het staat HL vrij deze elementen op te nemen in de eventuele aanbestedingen, zonder dat hiervoor enige vorm van vergoeding verschuldigd is. 1.8 Schriftelijke reacties en contactgegevens Deze marktconsultatie zal digitaal plaatsvinden op het platform Negometrix: een online aanbestedingstool. Uitgangspunt is dat alle communicatie met de geïnteresseerde partijen via genoemd platform plaatsvindt. Daarnaast dient de reactie op de marktconsultatie digitaal via Negometrix ingediend te worden. Uw reactie op deze marktconsultatie dient u digitaal in te dienen op het Negometrix platform. Uiterlijk 24 november 2014 om uur dient de reactie geüpload te zijn en zullen wij deze ook meenemen in de verwerking. U dient uw reactie te uploaden onder vraag op het platform.

7 1.9 Stellen van vragen Tot 21 november 2014 om 9.00 uur bestaat de mogelijkheid tot het indienen van vragen. Indien u vragen en/of opmerkingen heeft, dient u deze uiterlijk op de genoemde datum en tijdstip in de Vraag & Antwoord module van het online platform te stellen. HL streeft de antwoorden binnen twee dagen via dezelfde Vraag & Antwoord module beschikbaar stellen Presentatie De belangstellenden die tijdig de antwoorden op de door Hogeschool Leiden gestelde vragen via Negometrix hebben ingediend, worden tevens in de gelegenheid gesteld om hun ideeën ten aanzien van de oplossing en aanpak toe te lichten in een presentatie. Deze presentaties zijn door Hogeschool Leiden gepland op 25/26 november U krijgt maximaal 1 uur de gelegenheid om uw bedrijf en de door u voorziene oplossing en aanpak te presenteren. Tijdens deze presentatie dient er voor het projectteam van de hogeschool ook gelegenheid te zijn tot het stellen van vragen. U dient bij vraag in Negometrix aan te geven of u bereid bent om een dergelijke presentatie te verzorgen. Hogeschool Leiden zal de definitieve datum en tijdstip na 24 november 2014 via Negometrix met u communiceren. Ook voor de presentatie gelden de uitgangspunten van de marktconsultatie zoals in paragraaf 1.6 is verwoord Verslag marktconsultatie Nadat de geïnteresseerde partijen de vragen uit het marktconsultatie document hebben beantwoord zal op 8 december 2014 een verslag van deze marktconsultatie worden gepubliceerd op het Negometrix platform. Middels een bericht wordt u op de hoogte gesteld van de publicatie Procedure en tijdpad van de marktconsultatie De planning is opgenomen op Negometrix.

8 2 MARKTCONSULTATIE 2.1 Leeswijzer en instructie Hoofdstuk 3 Context vanuit Hogeschool Leiden en hoofdstuk 4 Vragen vormen de basis van deze marktconsultatie. Hoofdstuk 3 beschrijft de context van Hogeschool Leiden en heeft tot doel u nader te informeren over de wijze waarop Hogeschool Leiden op dit moment naar het onderwerp digitaal werken en archiveren kijkt. Juist deze context is voor u van belang bij de bepaling van een passende oplossing en strategie voor invoering. Dit hoofdstuk bevat tevens de geïdentificeerde wensen, de architectuur, het applicatielandschap, kentallen, metadata en de scenario s voor realisatie. Het uiteindelijke doel is om te komen tot een omgeving waarbinnen digitaal werken en archiveren mogelijk zijn. Deze omgeving moet zich gedragen als één consistente omgeving maar kan samengesteld zijn uit verschillende (ook reeds binnen HL aanwezige) onderdelen welke gefaseerd worden ingezet. Hoofdstuk 4 bevat de vragen waarop wij, rekening houdende met de in hoofdstuk 3 beschreven context, graag antwoorden ontvangen. In dit hoofdstuk wordt u o.a. gevraagd de tabel met wensen (bijlage 1) in te vullen. Hierbij geeft u bij iedere wens aan of uw oplossing hieraan voldoet, of de wens u realiseerbaar lijkt of niet, en of u een alternatief kent of levert dat uiteindelijk min of meer in dezelfde functionaliteit voorziet. U kunt uw antwoorden nader toelichten in de kolom opmerking. Verder worden open vragen gesteld. Hier kunt u naar eigen inzicht de, in uw beeld, relevante antwoorden formuleren. Ook worden enkele vragen gesteld die HL zicht moeten bieden op de met de opgave verbonden kosten. Alle open vragen dienen eveneens op het antwoordblad (bijlage 1) te worden beantwoord.

9 3 CONTEXT VANUIT HOGESCHOOL LEIDEN Dit hoofdstuk beschrijft de context vanuit Hogeschool Leiden met betrekking tot Digitaal Werken en Archiveren. Het moet de lezer de inzichten, zoals nu gezien door HL, verschaffen op de beschreven gebieden. 3.1 Organisatie Kijkende naar de informatiehuishouding van HL kiezen we ervoor om de selectielijst van de Vereniging Hogescholen leidend te laten zijn in de afbakening van de informatie waarop de controle (grip) dient te worden verhoogd. Daar waar wij rondom het optimaliseren van geselecteerde informatie, organisatorische aanpassingen uitvoeren is het streven slechts het wettelijk minimum te organiseren, registreren en opslaan. Op die manier verfrissen we onszelf van alle, in de afgelopen jaren, aangehaakte ballast. BESTUREN.VAN.DE.HOGESCHOOL. BELEIDSONTWIKKELING.EN.UITVOERING. VAN.ONDERWIJS.EN.ONDERZOEK. Onderwijscluster..MANAGEMENT.&.BEDRIJF. BESTUUR. Onderwijscluster..SOCIALE.WETENSCHAP.&.TOEGEPASTE.PSYCHOLOGIE. Onderwijscluster.E.TECHNIEK. Onderwijscluster.E.ZORG. CENTRALE.ORGANISATIE. Onderwijscluster.E.EDUCATIE. BELEIDSONTWIKKELING.EN.UITVOERING.VAN.DE.BEDRIJFSVOERING. De selectielijst categoriseert de archiefbescheiden in een drietal gebieden, te weten: Beleidsontwikkeling en uitvoering van onderwijs en onderzoek Besturen van de hogeschool Beleidsontwikkeling en uitvoering van de bedrijfsvoering BELEIDSONTWIKKELING EN UITVOERING VAN ONDERWIJS EN ONDERZOEK De processen rondom de beleidsontwikkeling en uitvoering van onderwijs en onderzoek vormen de kern van onze organisatie. Kijkende naar de Informatie Huishouding speelt hier direct ook een van de meest complexe vraagstukken. Los van de diversiteit aan formele archiefbescheiden en de formele en te registreren processtappen wordt de complexiteit vooral gevoed door de grote volumes. Als er ergens behoefte bestaat aan het ondersteunen (lees: uiteindelijk automatiseren) van processen en workflows dan speelt het hier. Hier zien wij het potentieel (efficiency winst) dat we de sterk repeterende en gelijksoortige processen over de clusters heen kunnen uniformen, over de volle breedte inrichten en begeleiden.

10 Dat geldt ook in situaties waarin docenten samenwerken aan herontwerpen van onderwijseenheden, het ontwikkelen van toetsen, samenwerken in het kader van studieloopbaan begeleiding, of het de werkzaamheden van het decanaat. Juist ook door hoge volumes van de bescheiden, die vanuit de onderwijsprocessen gecreëerd of geraadpleegd worden, leeft sterk de wens om opgeslagen bescheiden eenvoudiger terug te vinden (o.b.v. meta gegevens). We beseffen dat om informatie te ontsluiten op andere manieren (meta informatie), die meta informatie moet worden toegevoegd, bij voorkeur automatisch BESTUREN VAN DE HOGESCHOOL Als overheidsorganisatie heeft Hogeschool Leiden de verplichting in meer of mindere mate openheid te geven over de bestuurlijke besluitvorming. Hogeschool Leiden is nu veel tijd kwijt met het registreren, opslaan en terugvinden van alle stukken die onder de bestuurlijke processen worden gecreëerd en geraadpleegd. Veel van deze processen betreffen de bedrijfsvoering en de besturing van de Hogeschool. Een aantal van deze processen raakt echter ook aan het onderwijsproces: de productie en review van het OER is een jaarlijks terugkerend proces dat veel tijd vraagt, maar waarbinnen door bijvoorbeeld een effectief versie beheer winst is te behalen BELEIDSONTWIKKELING EN UITVOERING VAN DE BEDRIJFSVOERING De processen die rondom de beleidsontwikkeling en bedrijfsvoering worden uitgevoerd zijn meer universeel van aard, dergelijke processen komen immers in veel organisaties (profit en non-profit) voor. Een deel van deze processen kenmerkt zich eveneens door de hogere volumes rondom gecreëerde en geraadpleegde bescheiden. Denk hierbij aan HRM (personeelsdossiers), inkoop en verplichtingen (financiën) en hier zien wij de toegevoegde waarde van ondersteuning (en automatische verrijking met meta informatie) door workflow, document beheer of zaaksystemen. Veel van de overige processen creëren of raadplegen bescheiden die in een klein volume bestaan (bestektekeningen, jaarrekening, huisstijl, etc.). Bij deze bescheiden is het in onze beleving mogelijk de verrijking met meta informatie met de hand uit te voeren. 3.2 Verandering Als eerder beschreven staat HL aan de vooravond van veranderingen in haar manier van werken. Enerzijds worden deze ingegeven door een veranderende tijdgeest waarin meer en meer digitaal gewerkt wordt. Anderzijds vereist wet en regelgeving vanuit de overheid dat het hoger onderwijs meer in control komt. HL heeft in het verleden veel vrijheid gegeven aan het onderwijs en haar centrale organisatie in de wijze waarop zij zich organiseerden. HL bestaat op dit moment uit vijf onderwijs clusters en een centrale organisatie welke allen een eigen manier van werken volgen. In zekere zin kan worden gesteld dat HL, net als veel andere overheidsinstellingen, symptomen van verkokering vertoont.

11 Vanuit kwaliteit, compliance, voorspelbaarheid, efficiency en kostenoogpunt is het naar onze mening van belang de grootst gemene deler in de samenwerking tussen de clusters onderling en binnen de centrale afdelingen te vinden en te organiseren. Op die uniforme basis kunnen de clusters en afdelingen hun specifieke inrichting / identiteit kiezen op juist dat wat ze van elkaar onderscheidt. Dit geeft focus en prioriteit op de juiste gebieden. HL realiseert zich dat er een aantal evolutieslagen te maken zijn voordat zij optimaal gebruik kan maken van de mogelijkheden die digitaal werken en archiveren kan bieden. 1. Identificeren & beleggen 2. Organiseren 3. Optimaliseren 4. Digitaliseren 5. Automatiseren 6. Digitaal Werken Waarbij HL op dit moment nog niet scherp heeft wat hierin het beste pad is om te komen tot digitaal werken. Hoe gedetailleerd kan en wil zij haar processen beschrijven en automatiseren en zal HL daarbij haar focus leggen op workflow, document gericht of zaakgericht werken, of een combinatie daarvan? Vanuit het onderwijs en de organisatie is er een grote behoefte aan: Een hogeschool brede betere informatievoorziening Duidelijkheid in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Voorspelbaarheid en kwaliteit: uniformeren en standaardiseren Terugvindbaarheid: informatie Inzicht: status 3.3 Noodzaak en realiteit Hogeschool Leiden staat voor een dilemma. Enerzijds moet er snel gestart worden met het op orde brengen van de Informatie Huishouding en moeten de clusters en centrale organisatie snel gereedschappen in handen krijgen om de informatie / documenten op een eenduidige en juiste plek op te slaan en terug te vinden. Anderzijds realiseren wij ons dat naast het faciliteren middels tooling juist een ingreep noodzakelijk is op de wijze waarop we nu werken en waar we als organisatie nog moeten bepalen hoe en in welke mate we digitale ondersteuning op onderwijs en werken willen invoeren. Hogeschool Leiden staat voor een enorme hoeveelheid werk die in behapbare blokken en in een logische volgorde dient te worden uitgevoerd. Voor de context van deze marktconsultatie willen wij graag dat u uw ervaring en visie toepast op de fasering en prioritering van de noodzakelijke evolutieslagen. Natuurlijk hebben wij beelden over de inhoudelijke prioritering en volgorde van de feitelijke ingebruikname. Deze raakt het studenten dossier (hoog volume: toetsen, gemaakt werk), bestuurlijke besluitvorming alsmede de digitalisering van fysieke stukken. De hierna volgende paragrafen beschrijven in een steeds groter detail de wijze waarop Hogeschool Leiden naar deze materie kijkt.

12 3.4 Functionele Wensen Vanuit gespreken en workshops met onze organisatie is een overzicht samengesteld met de wensen die er op het gebied van de Informatie Huishouding van HL leven. Met het oog op het open aspect van deze marktconsultatie zijn deze alle als wens gedefinieerd en nog niet als eis. In Bijlage 1 zijn de high level functionele wensen, zoals die ter context worden meegegeven aan deze marktconsultatie opgenomen. 3.5 Architectuur Hogeschool Leiden is voornemens een volwaardige manier van digitaal werken en bewaren te realiseren. Dat is een belangrijke trigger om de processen waarin we informatie/documenten creëren te optimaliseren, uniformeren en vervolgens te automatiseren. In Bijlage 2 is de HL Architectuur, zoals die ter context worden meegegeven aan deze marktconsultatie opgenomen. 3.6 Principes Als organisatie hebben we natuurlijk al een algemeen beeld van wat voor ons belangrijk is. Dat beeld heeft HL verwoord in allerlei strategische en tactische documenten o.a. instellingsplan, onderwijsvisie, informatiebeleid en de blauwdruk ICT. Deze documenten hebben we gebruikt als toetskader om niets belangrijks over het hoofd te zien. Op deze manier hebben we een aantal kapstokken geïdentificeerd waar we onze eisen en wensen aan op kunnen hangen. Die kapstokken, oftewel principes, zijn ons uitgevonden wiel, onze afvinklijst die we steeds weer kunnen raadplegen om afwegingen te maken, te controleren of we niets belangrijks vergeten zijn en te kijken wat we ook alweer hadden afgesproken. In Bijlage 03 zijn de principes, zoals die ter context worden meegegeven aan deze marktconsultatie opgenomen. 3.7 Applicatielandschap Deze paragraaf zet kort uiteen op welke wijze applicaties worden gebruikt bij Hogeschool Leiden. De basis van de ICT infrastructuur is opgebouwd rond Microsoft technologie. Daarbij wordt virtualisatie van servers toegepast met VMware vsphere. De ICT omgeving is enkelvoudig uitgevoerd en heeft geen vaste uitwijk ingeregeld. Voor verbinding met internet en clouddiensten wordt gebruik gemaakt van een verbinding met SURFnet met een capaciteit van 1 Gbps. De strategie vanuit Hogeschool Leiden rond de inzet van ICT middelen gaat uit van het principe cloud first. Hierbij wordt voor de invulling van een behoefte bekeken of een oplossing is te realiseren op basis van (publieke) clouddiensten. Daarbij wordt een afweging gemaakt op basis van veiligheid en kosten. Indien er redenen zijn waardoor de (publieke) clouddienst niet kan worden ingezet, zal bekeken worden of de inzet van een community cloud mogelijk is. (De inzet van een community cloud binnen het hoger onderwijs is vooral een oplossing voor vraagstukken rond beveiliging en privacy.) Indien

13 ook de inzet van een community cloud geen reële oplossing biedt, zal een dienst op basis van interne middelen worden aangeboden. Voor het uitwisselen van gegevens tussen de verschillende applicaties gaat Hogeschool Leiden uit van een busstructuur die op basis van een API communiceert. De beveiliging voor toegang tot deze informatie is gebaseerd op authenticatie middels SAML of OAuth (gebruikte dienst: SURFconext.) Voor de diensten die nu door Hogeschool Leiden worden afgenomen zijn de volgende systemen in gebruik. Leeromgeving op basis van BlackBoard, als clouddienst. Studentenadministratie op basis Osiris, intern gehost, applicatie deels extern beheerd. Financiële administratie op basis van ipower, intern beheerd. Werkomgeving en op basis van Office 365, als clouddienst (inclusief SharePoint en Lync, zonder telefonie) Roosterapplicatie op basis van Syllabus Plus, intern beheerd. Personeelsadministratie op basis van YouForce, als clouddienst. WebCMS en intranet op basis van Hippo, als clouddienst. Inzetplanning op basis van Xedule, als clouddienst. Facilitair management is op dit moment in projectfase, beoogd als clouddienst. Diverse backoffice oplossingen op basis van Filemaker, intern beheerd. 3.8 De ongestructureerde informatie Op dit moment zijn er binnen Hogeschool Leiden drie systemen in gebruik als opslagmedium voor ongestructureerde informatie in digitale vorm: Mail en agenda omgeving (Office365), Fileshares (netwerkschijven) Electronishe leeromgeving (Blackboard) Naast deze officiële systemen zijn, door de gebruikers, allerlei andere systemen in gebruik waarin, in de praktijk van alle dag, informatie opgeslagen wordt. Denk aan harde schijven van laptops, clouddiensten als Dropbox en Google drive, usb-sticks, etc. Er wordt nu niet structureel gearchiveerd omdat niet goed duidelijk is wat, waar en door wie gearchiveerd wordt. Gevolg is dat veel bestanden voor de zekerheid door iedere belanghebbende bewaard worden op persoonlijke netwerkschijven, mailboxen en /of op papier. Goed overzicht en snelle en makkelijke toegankelijkheid. 3.9 Scenario s In de fase van marktconsultatie over de archiveringsomgeving voor Hogeschool Leiden is er nog geen duidelijke keuze gemaakt rond de opdeling van systemen. De reden hiervoor is dat er nog onvoldoende duidelijk is welke voor- en nadelen er zitten aan de verschillende mogelijkheden van opsplitsing. In dit document worden drie scenario s beschreven met daarbij een aantal aandachtspunten. Van leveranciers wordt gevraagd om hun visie te geven op deze scenario s en aan te geven hoe Hogeschool Leiden tot een passende en toekomstvaste omgeving te komen. De eerste afbakening (welke bescheiden) wordt beschreven door de selectielijst van de vereniging Hogescholen en de identificatie van de bescheiden die HL vanuit risicoafweging moet bewaren. Los daarvan zal de opslag en vindbaarheid van de overige bescheiden als beelden, video, geluid en overige documenten conform de dezelfde methodiek(en) plaats moeten kunnen vinden.

14 3.9.1 SCENARIO 1 Optimaliseren van de huidige werkwijze: beter organiseren (en uniformeren), eigenaarschap beleggen. Netwerkschijven uniform inrichten voor archivering. Aanvullend kan een mogelijkheid voor werkelijke archivering worden opgebouwd, maar deze staat los van de aanwezige applicaties SCENARIO 2 In het tweede scenario bewaren we archiefwaardige informatie daar waar we ze aanmaken of voor het eerst vastleggen, in de bronsystemen. Dit werkt met name goed voor gestructureerde gegevens, bv gegevens in Osiris. Ongestructureerde informatie in de vorm van documenten of andere bestandsformaten (video, afbeeldingen, geluidsbestanden) slaan we, vindbaar, op in een systeem waarmee we document beheer kunnen uitvoeren. Een voordeel van dit scenario is dat situatie waar de behoefte het grootst is vrij direct begonnen kan worden met het op orde brengen van deze nu ongestructureerde informatie. Een ander voordeel van deze aanpak is dat er weinig tot geen integratieproblematiek is voor het koppelen van systemen aan een centraal archiefsysteem. Zeker in de opzet van diensten die steeds vaker worden afgenomen als clouddienst is het integreren van dergelijke omgevingen nog geen gemeengoed. Nadeel in dit scenario is dat er geen totaal overzicht is op de status van archiefwaardige informatie. Om te kunnen bepalen of de juiste informatie voorhanden is, dient per processysteem bevraagd te worden in hoeverre dat het geval is. Zeker bij een zoekopdracht over verschillende systemen heen wordt het lastiger om een eenduidig antwoord op te leveren. Figuur 1: diagram bij scenario 2 In dit scenario kan Hogeschool Leiden een deel van de al aanwezige Office 365 functionaliteit inzetten om beter en breder zicht te krijgen op de aanwezige archiefwaardige informatie. Dit kan gedaan worden door te starten met het (per cluster) inrichten van document librairies op basis van de selectielijst, het starten met metadatering van documenten en het inrichten van eenvoudige workflows en templates per documenttype.

15 3.9.3 SCENARIO 3 Het derde scenario beschrijft de inrichting van een centraal DMS. Daarbinnen zouden alle documenten die voor archivering in aanmerking komen herkenbaar kunnen zijn. Voordeel is dat in dit scenario de vindbaarheid van informatie groot is. Alle (officiële en afgeronde) documenten staan immers in het centrale DMS. Het uiteindelijke archief hoeft daarbij niet groot te zijn en kan zelfs (tijdelijk) voor een groot deel door een DMS worden verzorgd. Nadeel is dat het inregelen van de werkwijze bij alle afdelingen veel werk is en voor aardig wat vertraging kan zorgen. Dit komt voor een groot deel door het ontbreken van een vastgestelde manier van werken. Er zijn nu nog te veel verschillende werkwijzen en die kunnen niet allemaal in een centraal DMS worden ondergebracht. Figuur 2: diagram bij scenario Informatie Objecten De volgende soorten informatieobjecten zijn te onderscheidden met daaronder enkele voorbeelden van archiefbescheiden die daarbij zouden kunnen horen: tekstdocumenten o Benoeming o Bestuurs- en beheersregelement o Instellingsplan o Stageverslag rekenbladen / spreadsheet o Onderzoeksresultaten o Jaarindeling o Onderwijsjaarplanning afbeeldingen o Pasfoto audio

16 o Opname van een interview videobestanden o Opname afstudeerwerk o Lesopname o Opname interview student 2D/3D bestanden o CAD tekening Database o Onderzoeksresultaten o Cijferregistratie Website o Intranetsite 3.11 Dimensionering De volgende kentallen zijn van toepassing op Hogeschool Leiden 9400 studenten 800 medewerkers 1 locatie (Leiden) 5 clusters o 23 opleidingen 1 centrale organisatie documenten per jaar met 2 jarig bewaartermijn (maximaal documenten in 3 jaar) documenten per jaar met 7 a 10 jarig bewaartermijn (maximaal documenten in 11 jaar) 1,5 TB voor 2 jarig archief* 1,5 TB voor 7 a 10 jarig archief* Bij * wordt uitgegaan van PDF/A documenten met 300 dpi images. Er wordt in deze berekeningen geen opslagruimte geraamd voor video- en audiobestanden Metadata In bijlage 04 is de HL metadata, zoals die ter context worden meegegeven aan deze marktconsultatie opgenomen ICT Landschap In bijlage 05 is de HL ICT Blauwdruk, zoals die ter context worden meegegeven aan deze marktconsultatie opgenomen.

17 4 VRAGEN De vragen zijn opgenomen in Bijlage 06 Antwoordblad. Gelieve deze bijlage voor de beantwoording van de vragen en validatie van de wensen te gebruiken. 4.1 Visie en oplossing Wat is uw visie op digitaal werken bij instellingen voor hoger onderwijs? Geef aan wat uw visie is m.b.t. uniformeren en standaardiseren en te onderbouwen tot op welk niveau u adviseert dat te doen, kijkende naar de informatiestromen (onderwijs, bestuur en bedrifjsvoering) binnen hogescholen en de specifieke situatie bij Hogeschool Leiden (hoofdstuk 3)? Geef aan welke ondersteuning middels informatie technologie u waar (onderwijs, bestuur, bedijfsvoering) adviseert en waarom (uw oplossing)? o Denk hierbij aan ondersteuning door Workflow management, Documentgericht werken of Zaakgericht werken? Geef vanuit uw ervaring aan wat het passende groeimodel en de bijbehorende evolutieslagen zijn om komen tot een omgeving waarin digitaal gewerkt en gearchiveerd wordt? Geef aan wat de impact op de organisatie van Hogeschool Leiden is, indien uw groeimodel gevolgd wordt? 4.2 Functionele Wensen De functionele wensen zijn beschreven in Bijlage 01. Wij vragen u het tabblad 02_Wensen uit bijlage 06 - antwoordblad in te vullen. Hierbij geeft u bij iedere wens aan of uw oplossing hieraan voldoet, of de wens volgens u realiseerbaar lijkt of niet, en of u een alternatief kent of levert dat uiteindelijk min of meer in dezelfde functionaliteit voorziet. U kunt uw antwoorden nader toelichten in de kolom opmerkingen. 4.3 Aanpak en fasering In paragraaf 3.9 heeft Hogeschool Leiden een drietal scenario s beschreven. Welk van deze scenario s volgt volgens u het best het door u geadviseerde pad om te komen tot een voor Hogeschool Leiden passende en toekomstvaste omgeving? Beschrijf op hoofdlijnen hoe uw organisatie de realisatie van de door u geadviseerde oplossing uitvoert? Met daarin: o Fasering, volgordelijkheid, verwachte doorlooptijden & iteraties. o De gebruikte methodieken. o De verantwoordelijkheden en uitvoering. Geef tevens aan welke zaken uw organisatie niet (zelf) uitvoert. Kijkende naar de beschreven situatie en dilemma van Hogeschool Leiden, waar liggen volgens u de prioriteiten en waarom? Welke organisatieontwikkelingen ziet u, minimaal, voorafgaand aan de ingebruikname van een systeem voor de digitale opslag & raadpleging van informatie plaatvinden? En waarom?

18 4.4 Architectuur Hoe past de door u beschreven oplossing in het applicatie landschap (en infrastructuur landschap) van Hogeschool Leiden? Voldoet uw oplossing aan de eisen zoals beschreven in NEN 2082:2008 en indien dat zo is, op welke wijze kunt dat bewijzen of inzichtelijk maken? Kunt u een inhoudelijke beschrijving van uw oplossing(en) geven? Kunt u een globaal technische beschrijving van uw oplossing geven (o.a. locatie van systemen) Welke koppelvlakken voorziet u minimaal? 4.5 Bemensing & Support Welke inspanning voor welke rollen aan de zijde van Hogeschool Leiden verwacht u nodig te hebben indien Hogeschool Leiden kiest voor de door u beschreven oplossing en wijze van implementatie? Welke rollen ziet u ontstaan in de organisatie van Hogeschool Leiden bij de invoering van de door u beschreven oplossing? o Indicatie van het aantal FTE van HL op het gebied van Functioneel Beheer o Indicatie van het aantal FTE van HL op het gebied van Technisch Beheer Wat is uw visie op het leveren van support op en beheer van een dergelijke omgeving? Hoe adviseert u de ondersteuning voor een dergelijke omgeving in te regelen? Hoe ziet u de inspraak van onze organisatie bij uitvoering van changes (denk aan lopende accreditaties, examens, etc.)? 4.6 Kosten Graag ontvangen wij inzicht in uw tariefstructuur en zodanig gespecificeerd dat alle door u genoemde functionele modules herkenbaar zijn opgenomen en geprijsd. Hierbij doelen wij op indicaties voor de eenmalig en terugkerende kosten van de gebruikrechten en licenties van de door u ingezette programmatuur en hosting? o Op basis van de afgegeven volumes en per gebruiker Geef een indicatie af van de jaarlijks terugkerende kosten voor het beheer & support van de omgeving, conform de door u voorgestelde fasering. o Welke tariefstructuur hanteert u voor support? Geef een indicatie af van de jaarlijks terugkerende kosten voor het onderhoud van de omgeving, conform de door u voorgestelde fasering. Geef een indicatie af van de kosten voor de implementatie gespecificeerd conform de door u voorgestelde fasering. Geef een indicatie af voor de eenmalige en terugkerende kosten die gemoeid zijn met de opslag van gegevens (totaal en per GB). Geef een inzicht in de overige kosten. 4.7 Randvoorwaarden Graag krijgen wij inzicht in de aannames en voorwaardelijkheden die u stelt aan Hogeschool Leiden teneinde de beweging naar digitaal werken en archiveren succesvol in te zetten.

19 4.8 Uw organisatie en referenties Beschrijf kort hoe uw organisatie eruitziet? Hoe lang heeft u ervaring met het uitvoeren van projecten die digitaal werken en archiveren invoeren? Benoem de referenties (bij voorkeur hoger onderwijs) waar u succesvol (delen van) digitaal werken en archiveren heeft gerealiseerd en welke delen dat zijn geweest. Bent u bereid een toelichtende presentatie te verzorgen op locatie Hogeschool Leiden?

20 5 BIJLAGEN De volgende bijlagen zijn aan dit document opgenomen: Bijlage 1 : Functionele wensen Bijlage 2 : Architectuur Bijlage 3 : Principes Bijlage 4 : Metadata Bijlage 5 : ICT Blauwdruk Bijlage 6 : Antwoordblad