Handreiking RWS Digitale Dataroom

Transcriptie

1 abcdefgh Handreiking RWS Digitale Dataroom Algemene handreiking 8 februari 2008

2 Colofon Uitgegeven door: CD FB Advies & Projecten Informatie: Karin Bornhijm Telefoon: Fax: Uitgevoerd door: Karin Bornhijm en Sabina Fransen Opmaak: Karin Bornhijm Datum: 8 februari 2008 Status: Concept Versienummer: Handreiking RWS Digitale Dataroom

3 Inhoudsopgave Samenvatting 5 1 Inleiding Projectidentificatie Algemeen De missie en rol van Rijkswaterstaat Belang van een RWS Digitale Dataroom De ontwerpers van de RWS Digitale Dataroom 8 2 Projectbeschrijving Opdrachtformulering Probleemstelling / risico-analyse De kansen Afbakening Uitgangspunten 10 3 Digitale Dataroom : algemeen Digitale informatie Benodigde expertises t.b.v. Digitale Dataroom Relatie Digitale Dataroom en het archief van RWS Auteursrecht 12 4 Digitale Dataroom: pakketkeuze Documentmanagement systemen (DMS) Virtuele project ruimte (VPR) 14 5 Digitale Dataroom: de inrichting Inleiding Documenten Criteria opname in Digitale Dataroom Mappenstructuur Zoekstructuur Overzicht metadata 18 6 Digitale Dataroom : het onderhoud Plaatsen van een document Versie- en wijzigingsbeheer Autorisatie- en rollenstructuur 21 7 Digitale Dataroom : de beveiliging Archiefwaardige en openbare documenten Beveiliging toegang Eisen externe toegankelijkheid Beveiliging document 23 8 Digitale Dataroom : scenario's uploaden Scenario I: automatische upload 24 3 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

4 8.2 Scenario II: handmatige upload 24 9 Digitale Dataroom tijdens aanbestedingsprocedure Wanneer wel/geen Dataroom? Openstellen Dataroom Opstellen Reglement Dataroom De Dataroom en de Europese Investeringsbank (EIB) Digitale dataroom na gunning Het doel van de Dataroom na de gunning Scenario s na de gunning Bijzondere verduidelijking 29 Bijlage 1 Overzicht relevante wet- en regelgeving en kaders 30 Bijlage 2 Model Dataroom Reglement 31 Bijlage 3 Risicoanalyse 34 Bijlage 4 Verzoek om herpublikatie Nederlands 36 Bijlage 5 Verzoek om herpublikatie Engels 37 Bijlage 6 Stroomschema documenten 38 Bijlage 7 Mappenstructuur 39 Bijlage 8 Model Geheimhoudingsverklaring 40 Bijlage 9 Model Leenovereenkomst 43 Bijlage 10 Verklaring conformeren reglement 44 Bijlage 11 Handleiding Webaccess Dataroom 45 Bijlage 12 Pakketonafhankelijke specificaties Digitale Dataroom 46 4 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

5 Samenvatting Ten behoeve van grote Europese aanbestedingen voor DBFM en DC kan een Dataroom worden ingericht waarin alle aanbestedingsdocumenten worden opgenomen. De documenten in de Dataroom bevatten grote hoeveelheden informatie over het aan te besteden en uiteindelijk aanbesteedde werk. Op basis van deze documenten kan de markt inschrijven op de aanbesteding. Daarnaast geven de documenten alle relevante informatie over bestaand areaal zodat het betreffende tracé in beheer overgedragen kan worden aan de markt. Voorheen was de inrichting van de Dataroom een papieren exercitie. Door het project 2e Coentunnel is pionierswerk verricht om de Dataroom elektronisch en web-based via internet aan te bieden. Hiervoor is gebruik gemaakt van het softwarepakket Hummingbird. Vanuit de Directie Projecten en de PPS kennispool is aan het Facilitair Bedrijf van de CD gevraagd om een standaard Digitale Dataroom te ontwikkelen die gebruikt kan worden door andere RWS projecten. Lerend van de ervaringen van de 2e Coentunnel is het concept van de Digitale Dataroom uitgewerkt en verbeterd, waarbij het project MaVa als pilot heeft gediend. Het resultaat is vastgelegd in de Handreiking RWS Digitale Dataroom. Deze Handreiking geeft richtlijnen voor de inrichting, de beveiliging, het onderhoud en de procedures van de Dataroom en gaat in op de functie van de Dataroom tijdens de aanbesteding en na gunning. De Handreiking is pakketonafhankelijk opgesteld en iedere Dataroom kan conform deze Handreiking ingericht en uitgerold worden. De Handreiking RWS Digitale Dataroom wordt ter vaststelling voorgelegd aan het Bestuur RWS. Tevens is er een onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om de Digitale Dataroom in Sharepoint 2007 te maken en is er een vergelijking gemaakt met het huidige Hummingbird binnen RWS. Vooralsnog geldt Hummingbird als proven technology voor een Dataroom. Sharepoint 2007 van Microsoft biedt echter meer mogelijkheden in gebruikersvriendelijkheid en functionaliteit waardoor RWS nog meer publieksgericht naar buiten kan treden. In samenwerking met het project ZSM1-RW12west wordt een proef gedaan met een digitale dataroom in Sharepoint Deze proef wordt naar verwachting in april 2008 afgerond en wordt tussen deze twee pakketten een keuze gemaakt. Voor advisering bij het inrichten van een RWS Digitale Dataroom kan contact opgenomen worden met de Corporate Dienst van Rijkswaterstaat. 5 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

6 1 Inleiding Projectidentificatie Projectnaam: Opdrachtgever: Programmamanager: Projectleider: Projectmedewerkers: Klant: Contactpersoon: Het inrichten van de Digitale Dataroom RWS J. van Schoonhoven, PPS Kennispool C. Brandsen, directeur Directie Projecten L.Schouwstra, manager processen en systemen van Directie Projecten C. van der Heijden (CD-FB A&P) C.L.H. Bornhijm (CD-FB A&P) S.F.C.J. Fransen-Barends (CD-FB A&P) E. Helwig (DCIT) R. Sandbergen (DCIT/BDU) D.J. Kiljan (BDU) Bestuur RWS C.L.H. Bornhijm 1.2 Algemeen Ten behoeve van de Europese aanbesteding voor DBFM en/of DC kan een Digitale Dataroom worden ingericht waarin alle aanbestedingsdocumenten worden opgenomen. Op basis van deze documenten kan de markt inschrijven op de aanbesteding. Daarnaast geven de documenten alle relevante informatie over bestaand areaal zodat het betreffende tracé in beheer overgedragen kan worden aan de markt. Dit betekent dat de documenten ook ter beschikking gesteld moeten worden aan de markt. De documenten in de Digitale Dataroom bevatten grote hoeveelheden informatie over het aan te besteden en uiteindelijk aanbesteedde werk. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om tekeningen, berekeningen, onderhoudsrapporten, inspecties, enz.. Daarnaast worden ten behoeve van de aanbesteding in de Digitale Dataroom opgenomen: de conceptovereenkomst, diverse procedurele beschrijvingen van de aanbesteding (leidraad), algemene en bijzondere verduidelijkingen, gespreksverslagen van formele overleggen tussen aanbesteder en deelnemer en verstrekte en informatieve gegevens. 6 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

7 Deze handreiking is een intern document. Vanuit het interne beheersplan van de aanbesteding moet er een verwijzing gemaakt worden naar deze handreiking. De aanbesteding is in het Nederlands en daarom ook de interface in het Nederlands. Op vrijwillige basis en zonder daar rechten aan te verlenen kunnen onderdelen ook in het Engels vertaald worden. 1.3 De missie en rol van Rijkswaterstaat Conform het ondernemingsplan 1 is Rijkswaterstaat (RWS) getransformeerd naar een uitvoeringsorganisatie die optreedt als regievoerder en die de markt optimaal inzet bij de uitvoering van werken. RWS ontleent haar bestaansrecht aan publieke kerntaken die cruciaal zijn voor de inrichting en instandhouding van Nederland: netwerkbeheer, integraal waterbeheer en het leveren van kennis en expertise. Bij alle taken die RWS uitvoert of laat uitvoeren ontstaat informatie en een documentenstroom die betrekking heeft op werken van RWS. Om glashelder te kunnen maken wat RWS doet, werkt RWS aan betrouwbare en bruikbare informatie. 1.4 Belang van een RWS Digitale Dataroom De Dataroom is een belangrijk instrument in het aanbestedingsproces. Het draagt bij aan een rechtmatige en doelmatige aanbesteding. Vanuit de Taskforce PPS (een samenwerkingsverband tussen VenW en de private partijen) en de politiek (AO PPS van februari 2007) is besloten om de transactiekosten en de complexiteit van de procedures van een tender bij complexe projecten terug te brengen. De Concurrentie Gerichte Dialoog wordt de komende tijd bij diverse projecten toegepast en vanuit diverse hoeken belangstelling is om dit mechanisme te uniformeren en standaardiseren: Politiek belang: reductie transactiekosten voor private partijen Bestuurlijk belang: eenduidige benadering van de markt RWS beide bovenstaande belangen en voorkomen van steeds uitvinden van het wiel Financiële belangen: kostenreductie VenW, maar nog belangrijker, voorkomen van rechtszaken Niet elk project hoeft zijn eigen dataroom en bijbehorende procedures opnieuw uit te vinden. Maar ook bij aanbestedingen zonder de Concurrentie Gerichte Dialoog vervult de Dataroom een belangrijke rol in het aanbestedingsproces. 1 Ondernemingsplan Rijkswaterstaat: we pakken door! Agenda Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

8 1.5 De ontwerpers van de RWS Digitale Dataroom In opdracht van PPS Kennispool en Directie Projecten ontwikkelt het Facilitair Bedrijf (FB) in samenwerking met DCIT en Communicatie een standaard RWS Digitale Dataroom. Het FB levert conform de Producten en Diensten Catalogus (PDC) adviezen inzake documentbeheer, waaronder: het inrichten en/of invoeren van (digitaal) documentbeheer. Hierbij wordt optimaal uniform en corporate geopereerd en gebruikgemaakt van de schaalvoordelen van de RWS-organisatie. 8 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

9 2 Projectbeschrijving Opdrachtformulering Maak een standaard Dataroom voor RWS voor (grote) projecten t.b.v. Europese aanbestedingen met de daarbij behorende procedures. De Dataroom moet via internet toegankelijk zijn. Neem de standaard dataroom op in de productencatalogus (PDC) van de CDR. Het project Maasvlakte-Vaanplein (MaVa) is pilot voor de standaard Dataroom van RWS, maar mag als project hierdoor geen vertraging oplopen. Opleverdatum: 1 januari 2008 doch uiterlijk 29 februari 2008 Geef in januari/februari 2008 een presentatie voor de projecten van de Digitale Dataroom RWS (het model met als pilot MaVa). Hiervoor moet de tool eind 2007 gereed zijn Opleverdatum: januari/februari Probleemstelling / risico-analyse Voorheen was de inrichting van de Dataroom een papieren exercitie, maar onlangs is bij het project 2 e Coentunnel pionierswerk verricht om de Dataroom elektronisch en web-based via internet aan te bieden. Hiervoor is gebruik gemaakt van een document management systeem (DMS). RWS loopt een aantal risico s wanneer zowel papieren als digitale documenten niet goed worden beheerd tijdens de aanbestedingsprocedure en na gunning: - voortijdig verloren raken van documenten - niet terug vinden van documenten - niet juist kunnen interpreteren van documenten - onbedoeld in de openbaarheid raken (m.n. een risico bij digitale documenten) Naar aanleiding van een eerdere opdracht is door CD FB Advies en Projecten onderzocht hoe de werking van het archiefregime zich verhoudt t.a.v. innovatieve contracten (DBFM en DC). De eindconclusie was dat de archieftechnische kant niet automatisch goed geborgd is. Doordat de daadwerkelijke overdracht van documenten aan RWS niet altijd expliciet en goed geregeld is, kan het verantwoordingsbelang van RWS in gedrang komen. Voor de risico s bij de inrichting van een Digitale Dataroom is een risicoanalyse gemaakt zie bijlage 3. 9 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

10 2.3 De kansen Voortvloeiend uit het Ondernemingsplan is in 2007 de Directie Projecten opgericht. Deze Directie is gericht op een intensieve en RWS-brede samenwerking en inzetbaarheid. In de missie wordt gesteld: De projecten worden zodanig ingericht dat het gehele aanlegprogramma van RWS professioneel en conform opdracht wordt gerealiseerd waardoor het bestuur van RWS, de omgeving, de markt en de gebruikers tevreden zijn over de informatie en over de kwaliteit van de realisatie. 2 Daarbij wordt ook de kennisuitwisseling met de megaprojecten door de Directie Projecten van groot belang geacht. Dit project RWS Digitale Dataroom biedt een model en een algemene handreiking, die bruikbaar zijn bij de inrichting van Digitale Datarooms ongeacht het project en die bijdragen aan de uniformering en standaardisering binnen RWS. 2.4 Afbakening Een Digitale Dataroom is een extern instrument waarin documenten met een specifiek doel worden opgenomen (zie 1.2). Projectarchivering en het beheer ervan valt buiten de scope van dit project omdat dit een intern instrument is. Het is de verantwoordelijkheid van iedere RWS-medewerker om ervoor te zorgen dat zijn/haar informatie ook officieel gearchiveerd wordt. Hierin kan FB faciliteren, maar ook dit valt buiten de scope van dit project. 2.5 Uitgangspunten Het beleid van StafDG/RWS is leidend. er wordt zoveel mogelijk gedacht vanuit een publieksgerichte overheidsorganisatie de officiële en duurzame borging van documenten wordt geregeld er wordt maximaal gestreefd naar uniformering en standaardisering. 2 Implementatieplan Directie Projecten, d.d Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

11 3 Digitale Dataroom : algemeen Digitale informatie De grote hoeveelheid informatie is in toenemende mate digitaal of wordt gedigitaliseerd. Deze trend is ook waarneembaar in Projectarchieven en Digitale Datarooms zijn op termijn onvermijdelijk. Door de Dataroom via Internet ter beschikking te stellen wordt de toegangstijd van de Dataroom aanzienlijk verruimd en hebben Europese bedrijven makkelijker toegang tot de informatie. 3.2 Benodigde expertises t.b.v. Digitale Dataroom Bij het opzetten en inrichten van een Digitale Dataroom zijn verschillende partijen betrokken: Wie Waarvoor Het project: Projectmanagement Verantwoording en besluitvorming Primaire proces Inhoudelijke (project)kennis Inkoop Inhoudelijke kennis (inkooptechnisch en juridisch) DID/DCIT Technische ICT-kennis m.b.t. DMS DIM Kennis van informatiesystemen en functionele inrichting van DMS-en Primair proces / projectmanagement / inkoop Digitale Dataroom DID DIM DID = Data en ICT Dienst DIM = Documentair Informatie Management 3.3 Relatie Digitale Dataroom en het archief van RWS RWS is een kennisintensieve organisatie die veel informatie genereert en verzamelt. Bij alle taken die RWS uitvoert of laat uitvoeren ontstaat een documentenstroom. Volgens de vigerende wet- en regelgeving (m.n. Wet 11 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

12 Openbaarheid Bestuur en de Archiefwet) is RWS verplicht om deze documenten op een bepaalde wijze te bewaren, ter beschikking te stellen en te vernietigen. 3 Formele of archiefwaardige documenten (papier én digitaal) hebben een relatie met de taak van RWS en hebben beleidswaarde, juridische waarde, procesondersteunende waarde of informatieve waarde. Deze documenten worden uniform geborgd in de officiële (DG/HID-)archieven. Het Ondernemingsplan RWS benoemt het Huis op Orde als één van de speerpunten tot Dit speerpunt wordt voortgezet in de Agenda Goed toegankelijke en complete officiële (DG/HID-) archieven vormen een van de fundamenten van dit Huis op Orde omdat ze een viertal belangen dient 4 : Bedrijfvoering van het bedrijf als geheel Verantwoording Informatieverstrekking Historisch onderzoek Wanneer bij een aanbesteding een (Digitale) Dataroom wordt ingericht, zullen een aantal van de documenten, die in de Dataroom opgenomen worden, archiefwaardige documenten zijn. Dat betekent dat er een borging moet plaatsvinden van deze documenten in de officiële (DG/HID- )archieven. Een aantal VenW-documenten kan ook openbaar zijn. Openbare documenten moeten conform het publicatiebeleid VenW ter informatie digitaal aan de burgers ter beschikking gesteld worden via het Internet. Het platform hiervoor is Kennisplein, waarop voor de openbare documenten een automatische upload mogelijkheid is gerealiseerd naar Internet. 3.4 Auteursrecht Op alle publicaties rust auteursrecht. 5 Het auteursrecht is het uitsluitende recht van de maker van een werk - of van diens rechtverkrijgenden - om dit openbaar te maken en te verveelvoudigen. Voor de publicaties van RWS berust het auteursrecht bij het ministerie Verkeer en Waterstaat (VenW). Voor publicaties van andere organisaties voor zover zij niet in opdracht van VenW gemaakt zijn en/of het intellectueel eigendomrecht/auteursrecht niet is overgegaan naar VenW geldt het auteursrecht zoals hierboven genoemd. 3 Archiefwet art. 3; Beheersregeling documentaire informatieverzorging Verkeer en Waterstaat 2005, art. 3:4a ; In dienst van de democratie : het rapport van de Commissie Toekomst Overheidscommunicatie (Wallage), 2001, par ; VenW Publicatiebeleid : Altijd op internet, tenzij., concept Beheersregeling documentaire informatieverzorging Verkeer en Waterstaat, pag. 8 5 Auteurswet 1912 artikel 37, Het auteursrecht vervalt door verloop van 70 jaren, te rekenen van de 1e januari van het jaar, volgende op het sterfjaar van de maker. 12 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

13 Dit betekent dat publicaties die in de Digitale Dataroom worden opgenomen, gescreend moeten worden op het auteursrecht. Publicaties waarvan het auteursrecht niet bij VenW berust, mogen niet zonder meer opgenomen worden in de Digitale Dataroom. Voor deze publicaties is een standaard formulier ontworpen om toestemming te vragen voor herpublicatie (zie bijlage 4 en 5) Indien RWS geen toestemming krijgt voor herpublicatie mag het document niet in de Digitale Dataroom opgenomen worden, tenzij het gaat om een publicatie die gemaakt is in opdracht van RWS. Indien een publicatie niet in de Digitale Dataroom mag komen, wordt er met metadata wel naar verwezen. Tevens wordt de opmerking bijgevoegd dat de publicatie van belang is voor het project, maar dat er geen toestemming is voor herpublicatie. 13 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

14 4 Digitale Dataroom: pakketkeuze Documentmanagement systemen (DMS) Ten behoeve van de ontwikkeling van de standaard RWS Dataroom zijn pakketonafhankelijke specificaties opgesteld (zie bijlage 12). Voor de Digitale Dataroom wordt voor MaVa gebruik gemaakt van een DMS van Hummingbird. Dit DMS is al eerder gebruikt in het project van de 2 e Coentunnel. De opmerkingen uit dit project zijn gebruikt om Hummingbird te verbeteren dat deze voldoet aan de wensen voor het project MaVa. Op dit moment wordt er onderzoek gedaan naar het ontwikkelen van Sharepoint2007 voor de Digitale Dataroom. De keuze voor het gebruik van Hummingbird voor de Digitale Dataroom voor MaVa is gemaakt op basis van de proven technology en de tijd die nog nodig is voor het ontwikkelen van Sharepoint2007. Er kan op een later tijdstip gekozen worden om een overstap te maken naar Sharepoint als blijkt dat dit geen conversieproblemen geeft. Het initiatief hiervoor moet komen van MaVa zelf. Conform het beleid van StafDG zou voor een DMS een businesscase geschreven moeten worden alvorens toestemming wordt gegeven om het pakket voor de Digitale Dataroom te mogen gebruiken. De ervaring bij de 2 e Coentunnel leert dat dit een lang traject kan zijn van ca. een half jaar. Het project MaVa lift mee op de businesscase van de 2 e Coentunnel. Voor het pakket van Hummingbird is met de DID al een SLA afgesloten. De Deelnemers in de Europese aanbesteding kunnen zonder problemen gebruik maken van de Hummingbird licenties van RWS en hebben dus geen licentiekosten. De Deelnemers hebben hooguit eenmalige aanschafkosten van het pakket, als het niet mogelijk is om in te loggen op het RWS-netwerk waar Hummingbird al op staat. Als het wel mogelijk is om op het RWSnetwerk in te loggen, kan er gebruikt gemaakt worden van de Humminbirdapplicatie van RWS. 4.2 Virtuele project ruimte (VPR) Het is sinds kort ook mogelijk om een Digitale Dataroom in te richten met de VPR van SharePoint Ten opzichte van zijn voorganger (SharePoint 2003) heeft SharePoint 2007 een sterk verbeterd documentenbeheer. Omdat SharePoint 2007onder de kantoorautomatisering (het is een virtuele projectruimte met een goed ontwikkeld documentenbeheer) valt, hoeft er geen businesscase geschreven te worden. Hierdoor wordt tijdwinst behaald. 14 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

15 Wijzigingen op SharePoint 2007 zijn mogelijk omdat dit hiervoor niet de beperking van kostenneutraal en licentieneutraal geldt. Hierdoor wordt het mogelijk om de Digitale Dataroom beter in te richten en beter doorzoekbaar te maken. Dit zal bijdragen aan het imago van RWS als een publieksgerichte overheidsorganisatie. In SharePoint kan d.m.v. het logo visueel zichtbaar gemaakt worden dat het een Digitale Dataroom van RWS is. Het pakket is net als de toegestane DMS-en gecertificeerd door het Amerikaanse Department of Defense. Dit is een hoge beveiligingsstandaard. SharePoint is een Microsoft Office Pakket. MS Office Pakketten kennen een breed algemeen gebruik óók binnen het bedrijfsleven. Hiermee wordt beter voldaan aan de richtlijnen voor digitaal aanbesteden 6. Naar verwachting heeft SharePoint gezien zijn ontwikkelstadium en marktpositie een langere levensverwachting dan de toegestane DMS-en. Een nadeel is dat Sharepoint 2007 voor RWS een nieuw softwarepakket is, waar nog weinig ervaring mee is opgedaan. SharePoint 2007 kan aangevraagd worden bij de Corporate Service Desk. Het aanmaken van de Digitale Dataroom gebeurd door DID (technisch beheerder) in overleg met de opdrachtgever. De oplevertermijn is ca. een maand. 6 Requirements for conducting public procurement using electronic means under the new public procurement Directives 2004/18/EC and 2004/17/EC, pag Rapport Gartner: Magic* Quadrant for Enterprise Content Management 15 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

16 5 Digitale Dataroom: de inrichting Inleiding De complexiteit van de aanbesteding en de hoeveelheid informatie die in een Digitale Dataroom wordt opgenomen, bepaalt in hoge mate de inrichting van de Digitale Dataroom. De complexiteit en het aantal documenten verschilt per aanbesteding. Hoe meer documenten er worden opgenomen, des te meer er qua toegankelijkheid (m.n. indeling en metadata) en rollen moet worden geregeld. Voorbeeld: 2 e Coentunnel documenten. De inrichting dient gebaseerd te zijn op: - Bedrijfsproces en organisatie- of projectstructuur - contractopbouw - Objecten- of productenboom - navigatiestructuur - autorisatie- en rollenstructuur 5.2 Documenten Definitie Elke uiting in schrift, beeld of klank dan wel combinaties daarvan, die op daartoe naar zijn vorm bestemd materiaal is vastgelegd en ter verspreiding verveelvoudigd kan worden. Documentsoorten Opsomming van de soorten documenten (facet vorm) die voor kunnen komen: - tekeningen - rapporten - brieven - nota s - memo s Digitale Documenten Veel voorkomende bestandsvormen -.doc (Word 2000) -.pdf (Acrobat Reader) -.cad (AutoCad) -.xls (Excel) -.ppt (Powerpoint) -.mdb (Access) De documenten worden in de RWS Digitale Dataroom zoveel mogelijk opgenomen in OCR-gescand PDF/A-1a formaat van PDF-versie 1.4 en/of 1.7. Dit formaat is gecertificeerd door ISO en ISO Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

17 Voordelen: - geschikt voor langdurige bewaring - het is een open standaard - platform onafhankelijk - bestanden zijn full text doorzoekbaar - verdere certificering en beveiliging van documenten is mogelijk Wanneer PDF-formaat niet mogelijk is worden de volgende standaarden 8 gehanteerd: Bestaande extensie Omzetten in standaard.doc.pdf.pdf.pdf.cad.dxf.xls.xml.ppt.tiff mdb.xml De documenten waar schrijfrechten aan de Gegadigden en/of Inschrijvers (Deelnemers) zijn toegekend worden zoveel mogelijk als.doc aangeboden. Dit geldt ook voor de DBFM overeenkomst zelf. 5.3 Criteria opname in Digitale Dataroom Niet alle informatie komt in aanmerking voor opname in de Digitale Dataroom. De informatie moet getoetst worden op: - juistheid - betrouwbaarheid - actualiteit - feitelijkheden (geen interpretaties) - nut en relevantie in relatie tot het contract en areaal (informatief karakter) - risicoprofiel (staan er planningen, budgetteringen, ramingen, enz. in?) 5.4 Mappenstructuur De Digitale Dataroom wordt ingericht met een beperkte mappenstructuur op hoofdonderdelen. Dit houdt in dat er één map is met daaronder één laag met enkele submappen. Bij het snel vinden van de juiste documenten zijn de metadata leidend, een diepe mappenstructuur wekt de suggestie overzichtelijk te zijn, terwijl dit het vinden van documenten tegenwerkt. Digitale Dataroom Submap Submap Submap Submap Document Document Document Document 8 Standaarden voor digitale opslag van 17 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

18 Als basis voor de beperkte mappenstructuur kan gekeken worden naar standaardindelingen zoals de Systems Engineering (System Breakdown Structure, de Object Breakdown Structure en de Work Breakdown Structure) Per Deelnemer staat er onder de hoofdmap Dialoog 1 submap. In deze Deelnemermap kunnen de volgende documenten staan: Plan van Aanpak, Verzoeken om inlichting, Bijzondere Verduidelijking en Voorstellen voor wijzigingen van aanbestedingsdocumenten. In bijlage 7 staat een voorstel voor een mappenstructuur. Hierin wordt contract en areaal van elkaar gescheiden. 5.5 Zoekstructuur Ieder DMS biedt de mogelijkheid om fulltext te zoeken. Daarnaast is het van belang om te weten wat de primaire zoekstructuur van een DMS is: bijvoorbeeld welke zoektechnologie het DMS gebruikt Booliaans-zoeken (combineren van zoektermen met and, or of not) Fuzzy-zoeken (zoeken op woorden die lijken op de opgegeven termen) Semantisch-zoeken (zoeken op inhoudelijk verwante termen) Trefwoord zoeken (taxonomie, thesaurus, classificatie) Maar ook welke mogelijkheden er zijn op het gebied van de presentatie (relevance ranking) van de zoekresultaten. Om de meest relevante documenten snel terug te vinden kan het fulltext zoeken aangevuld worden met de mogelijkheid van zoeken op (gecontroleerde) metadata en met behulp van een zoekopdrachtformulier. Een zoekvraag gesteld in een algemeen veld van het zoekopdrachtformulier of in combinatie van één of meer specifieke velden levert succesvoller resultaat. Metadata en zoekvelden zijn dus sturingsinstrumenten om de kwaliteit en de bruikbaarheid van de Digitale Dataroom aanzienlijk te verbeteren. Zowel het zoekopdrachtformulier als de zoekvelden zijn in de standaard RWS Digitale Dataroom gedefinieerd. 5.6 Overzicht metadata Metadata zijn beschrijvende gegevens over het document (gegevens over gegevens) zoals: Formele ontsluiting Titel document, Opsteller (auteur), Uitgever, Publicatiedatum, Kennistype, Documenttype, Registratienummer (NDM-nummer, Hummingbirdnummer) 18 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

19 Inhoudelijke ontsluiting Trefwoorden, Samenhang met andere documenten, Locatie (papieren document, internetsite, e.d.), Samenvatting, Status Binnen Hummingbird is al vastgesteld welke metadata bekend moeten zijn. Voor SharePoint 2007 zijn de metadata ook grotendeels al ontwikkeld in het kader van de Virtuele Project Ruimte (VPR). 19 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

20 6 Digitale Dataroom : het onderhoud Plaatsen van een document Allereerst wordt bepaald óf het document in de dataroom moet worden geplaatst. Indien dat het geval is wordt bepaald in welke submap het te plaatsen document ingevoegd wordt en daarna worden de metadata toegevoegd. Metadata zijn de gegevens over de kenmerken van het document. Deze gegevens zijn leidend bij de terugvindbaarheid van het betreffende document. De documenten worden met behulp van een stroomschema opgenomen in de Digitale Dataroom (zie bijlage 6). Tegelijkertijd wordt de (uiteindelijke) archiefstatus bepaald: is het een informatief document of een bindend document. Dit is van invloed op het (tijdelijk) bewaren of vernietigen van de documenten op (langere) termijn. 6.2 Versie- en wijzigingsbeheer Kenmerkend voor een Digitale Dataroom is dat er alleen definitieve documenten worden opgenomen die streng geautoriseerd zijn en dat er geen workflow is, maar een wijzigingsregime. In de Digitale Dataroom zullen alleen de definitieve Masterversions van een document staan. Zodra er een wijziging plaatsvindt in het document moet deze als nieuwe versie opgeslagen worden, het kan echter zijn dat niet elke versie van het document in de Digitale Dataroom voorkomt. De gebruikers kunnen altijd zien dat er meer versies zijn en welke versie ze nu bekijken. Tot aan de openbaarmaking van de Digitale Dataroom mogen oude versies van een document verwijderd worden. Na de openbaarmaking van de Digitale Dataroom moeten ook de oudere versies in de Digitale Dataroom aanwezig blijven. Wijzigingen in de Dataroom worden gecommuniceerd met de Deelnemers. Hierbij wordt een omschrijving van de reden van publicatie in de Dataroom opgenomen. Tevens wordt vermeld wanneer de daadwerkelijke toevoeging aan de Dataroom plaatsvindt. Opties in frequentie en communiceren: Dagelijks Wekelijks Tweewekelijks Maandelijks Apart overzicht per Attenderingsprofiel Algemene mededeling + zelf zoeken In de Dataroom moet door de Deelnemer gelet worden op welke stukken gewijzigd zijn en welke stukken zijn toegevoegd vanaf een opgegeven 20 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

21 datum (zie Dataroom Reglement, bijlage 2). Per deelnemer kan een standaard zoekvraag ingesteld worden waarmee alle recent gewijzigde documenten naar voren komen. Voor contractdocumenten en documenten met een bepaalde tijdspanne moet een aparte notificatie komen. 6.3 Autorisatie- en rollenstructuur Bij de inrichting van een Digitale Dataroom moet een overzicht opgesteld worden van de namen, functies en rollen van de leden die de Digitale Dataroom gaan implementeren, beheren en gebruiken: Rol Soort toegang Opdrachtgever / projectleider Leesrechten (en evt. schrijfrechten) Aangewezen beheerders van de Lees- en schrijfrechten Dataroom Administrator / beheer Lees- en schrijfrechten; verlenen van toegangen RWS projectmedewerkers (beperkt; Leesrechten bijv. teamleiders) Gebruikers / Deelnemers Leesrechten In veel systemen kunnen ook vertrouwelijkheden ingesteld worden. Het kan voorkomen dat binnen een autorisatiegroep niet alle documenten ingezien mogen worden door iedereen. Documenten en dossiers kunnen door het instellen van vertrouwelijkheden nog beter afgeschermd worden. Dit beveiligingsonderdeel is bij een Europese aanbesteding van groot belang; zeker wanneer er een concurrentiegerichte dialoog gevoerd gaat worden. Het stroomschema in bijlage 6 geeft een goed beeld van de rollen binnen de Digitale Dataroom. 21 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

22 7 Digitale Dataroom : de beveiliging Archiefwaardige en openbare documenten De contractuele documenten van de Digitale Dataroom zijn archiefwaardige documenten. Om verantwoording af te kunnen leggen als RWS en dus om te voldoen aan de Archiefwet moeten de archiefwaardige documenten (papier en digitaal) duurzaam geborgd worden in de officiële (DG/HID)archieven. (zie 3.3) Om de documenten openbaar beschikbaar te stellen en dus om te voldoen aan de Wet Openbaarheid Bestuur moeten definitieve documenten die daarvoor in aanmerking komen óók geborgd worden op Kennisplein. In beide gevallen zal het een onveranderlijk document moeten zijn zodat het duurzaam opgeslagen kan worden. Hierbij moet authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid geregeld zijn. De werkzaamheden m.b.t. archiefwaardige en openbare documenten vallen binnen de Producten- en Dienstencatalogus van het Facilitair Bedrijf. 7.2 Beveiliging toegang Een Digitale Dataroom kan gezien worden als een communicatiemiddel met de markt. Om mee te kunnen doen aan de aanbesteding moeten bedrijven toegang krijgen tot de Digitale Dataroom. Dit stelt hoge eisen aan de beveiliging van de toegang. Op de documenten in de Digitale Dataroom geldt dat de Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst Bijzondere Informatie (VIR BI) 9 van toepassing is. Deze stelt dat er gesproken wordt over niet-staatsgeheime bijzondere informatie, als kennisname door niet gerechtigden kan leiden tot nadeel aan het belang van één of meer ministeries. Het VIR BI laat de keuze over de te treffen beveiligingsmaatregelen over aan het lijnmanagement, zolang er wel gezorgd wordt dat de toegang beperkt is tot een gedefinieerde groep van gerechtigden. De VIR BI stelt regels aan de integriteit, exclusiviteit en beschikbaarheid van de informatie. Bij het naar buiten brengen van de informatie geldt, dat er middels contractuele afspraken ook de ontvangende partij de veiligheid volgens de VIR BI naleeft Voor de documenten in de Digitale Dataroom geldt dat ze gerubriceerd worden als Departementaal Vertrouwelijk. 9 VIR BI, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van maart Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

23 7.3 Eisen externe toegankelijkheid Eisen t.a.v. de externe toegankelijkheid - Bij het afhalen dan de tokens: o persoonlijke legitimatie o legitimatie vanuit bedrijf o ondertekenen verklaring over gebruik van de token (Leenovereenkomst) <model> o ondertekenen van een ontvangstbevestiging <model> bij terugbrengen: o ontvangstbevestiging afgeven <model> - Afgeschermd deel op de server van RWS - Traceerbaar wie wat heeft gedaan voor het geval het mis gaat. (loggen) - Afhankelijkheids- en Kwetsbaarheidsanalyse (A&K-analyse) toepassen op de software voor de Digitale Dataroom conform de VIR BI 7.4 Beveiliging document Er is voor de beveiliging van de documenten gekeken naar verschillende methoden om de authenticiteit te waarborgen. Er is gebleken dat de MD5 Checksum 10 niet waterdicht is en dus niet gebruikt kan worden om de authenticiteit van documenten te kunnen waarborgen. Wel kan door middel van autorisaties de toegang tot documenten geregeld worden. Door te zorgen dat alleen RWS documenten aan de Digitale Dataroom toe kan voegen blijft de inhoud hiervan authentiek. Authentieke documenten, die afkomstig zijn van de marktpartijen, worden aangeleverd bij RWS zodat RWS zorg kan dragen dat de documenten op de juiste wijze in de Digitale Dataroom komen. Vanaf het moment dat de opdracht gegund is en de Digitale Dataroom overgedragen wordt aan de markt kunnen er geen rechten ontleend worden aan de inhoud van de Dataroom. Alleen het archief van RWS bevat dan de documenten waarvan de authenticiteit gewaarborgd is. 10 Versleutelingsalgoritme. MD5 werd in april 1992 gepubliceerd in de RFC (Request For Comments). MD5 wordt op veel websites gebruikt voor het maken van hashes, welke gebruikt kan worden om gegevens te controleren. Bron: 23 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

24 8 Digitale Dataroom : scenario's uploaden Er zijn 2 scenario s voor het uploaden van een Digitale Dataroom. Vooralsnog wordt binnen RWS scenario 2 (handmatige upload) gehanteerd, omdat enerzijds het fenomeen Digitale Dataroom nieuw is en anderzijds omdat processen en systemen nog onvoldoende op elkaar zijn afgestemd. 8.1 Scenario I: automatische upload In dit scenario is uitgegaan van het inrichten van een projectarchief met daaraan gekoppeld de Digitale Dataroom. Documenten die binnen de projectorganisatie tot stand komen en die in aanmerking komen voor opname in de Digitale Dataroom worden automatisch door gesluisd van het Projectarchief naar de Digitale Dataroom. Enkele opmerkingen: - de systemen moeten hetzelfde zijn óf er moet een koppeling tussen aangebracht kunnen worden. - de rollen moeten zowel voor het Projectarchief als voor de Digitale Dataroom apart gedefinieerd en goed geregeld zijn. - t.b.v. de Digitale Dataroom moet er binnen het Projectarchief ook een aparte workflow worden ingericht. - dit scenario biedt een grote mate aan selfservice, wat een inspanning vraagt van de projectmedewerkers. De projectmedewerkers dragen zelf zorg voor een correcte invoer en borging van documenten in het Projectarchief en daarmee indirect ook in de Digitale Dataroom. - Door het automatisch uploaden kan tijd en kosten bespaard worden. - Een nadeel is dat bij de start van het project en de inrichting van het Projectarchief moet al rekening gehouden met de Digitale Dataroom terwijl voor het inkoopproces de fase van de Digitale Dataroom veel later pas start. - Er bestaat een risico dat er onjuiste documenten in de DD terechtkomen omdat men blind vaart op de automatisch upload. - Minder controle op compleetheid en complementairheid van de informatie die in de DD wordt aangeboden. - De documenten worden niet automatisch (archieftechnisch) geborgd! 8.2 Scenario II: handmatige upload Voor de handmatige upload kunnen de projectmedewerkers de documenten aanleveren bij een informatiespecialist. Het is ook mogelijk om in het Projectarchief de betreffende documenten een status aanbestedingsdocument tbv Digitale Dataroom te geven. De projectmedewerkers filteren deze documenten uit het Projectarchief en 24 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

25 leveren ze aan bij een projectmedewerker die belast is met de toetsing (4- ogig principe). Na de collegiale toets worden de documenten door een informatiespecialist in de Digitale Dataroom gezet. Enkele opmerkingen bij scenario II: Door de trechtering en het 4-ogig principe wordt de kans op fouten verkleind, waardoor het risico op het verstrekken van onjuiste of ongeoorloofde informatie afneemt. De informatiespecialist draagt primair de zorg voor een correcte, consistente en uniforme invoer in de Digitale Dataroom De (archieftechnische) borging van de documenten kan ondergebracht worden bij de informatiespecialist. De toegankelijkheid van de Digitale Dataroom wordt bewaakt omdat er beter zich is op de kwantitatieve omvang. Door de informatiespecialist te laten meedraaien met het aanbestedingsteam kan het wijzigingsregime beter gemonitord worden. 25 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

26 9 Digitale Dataroom tijdens aanbestedingsprocedure Wanneer wel/geen Dataroom? De digitale Dataroom kan in elk van de volgende fases beschikbaar zijn. Fasen Groep Aankondigingfase Deelnemers Alleen een algemeen deel Selectiefase Deelnemers Alleen een algemeen deel Plan van Aanpakfase Deelnemers Een algemeen deel en vertrouwelijke delen Consultatiefase Deelnemers Een algemeen deel en vertrouwelijke delen Dialoogfase Geselecteerden Een algemeen deel en vertrouwelijke delen Gunningfase Inschrijvers Een algemeen deel en vertrouwelijke delen 9.2 Openstellen Dataroom Wanneer de Digitale Dataroom wordt opengesteld, wordt een brief verstuurd aan alle Deelnemers met de mededeling dat vanaf die datum vanaf een bepaald tijdstip de Dataroom voor alle Deelnemers wordt opengesteld. De Dataroom is voor de Deelnemers alleen toegankelijk via het Internet. Toegang tot de Dataroom is gereguleerd door onder meer het gebruik van een zogenaamd Token. Bij ophalen van Token is legitimatie verplicht. De Aanbesteder vertrekt tot en met de Plan van Aanpakfase iedere Deelnemer maximaal 2 van deze Tokens. Met ingang van een Consultatiefase zal dit aantal uitgebreid worden tot maximaal 5 tokens (op aanvraag) per Deelnemer. De Tokens blijven eigendom van de Aanbesteder. Het gebruik van een Token is persoonsgeboden en onderwerp van een individuele Leenovereenkomst (zie bijlage 9). De Deelnemers moeten uiterlijk op een vastgestelde datum de persoonsgegevens van maximaal 2 (tot en met de Plan van Aanpakfase) personen die voor de Deelnemer bij de aanbesteding betrokken zullen zijn per opgeven op een afgesproken adres. Op een tweede datum moeten de overige namen doorgegeven worden die vanaf de Consultatiefase voor de Deelnemer bij de aanbesteding betrokken zullen zijn. De Aanbesteder zal de Deelnemer uiterlijk op de vastgestelde datum de Leenovereenkomst(en) ter ondertekening toezenden. Bij het afhalen van de Tokens volgens een ontvangstrooster komen de Leenovereenkomsten retour. 26 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

27 De Deelnemers moeten de Tokens afhalen op het kantooradres van de Aanbesteder. Dit kantooradres moet vooraf gecommuniceerd worden. Het aantal Tokens dat aan de Deelnemer ter beschikking wordt gesteld, is gelijk aan het aantal aan de Aanbesteder overhandigde en door de beoogde Gebruiker getekende Leenovereenkomst(en) met inachtneming van bovenstaand maximum aantal te verstrekken tokens. 9.3 Opstellen Reglement Dataroom Het Reglement (zie bijlage 2) is onderdeel van de aanbestedingsdocumenten en de markt moet zich conformeren aan dit Reglement (zie bijlage 10). In dit Reglement wordt verwezen naar: - de Leenovereenkomst (bijlage 9) - de Geheimhoudingsverklaring (bijlage 8) - de Handleiding t.b.v. de Deelnemers (bijlage 11) 9.4 De Dataroom en de Europese Investeringsbank (EIB) De betrokkenheid van de EIB kan worden gericht op de rol als financier van de consortia of als adviseur van de Aanbesteder 11. Samen met de geheimhoudingsverklaring zou de EIB toegang gegeven kunnen worden tot de informatie zoals deze ook is verstrekt aan de partijen. Daarom kan vanaf de start van de aanbesteding de EIB tijdelijk toegang krijgen tot de Dataroom voor het beoordelen van het project; dit ter beoordeling van het aanbestedings- en/of inkoopteam. 11 European Investment Bank : ervaringen bij de projectorganisatie Capaciteitsuitbreiding Coentunnel / RWS PPS Kennispool, 9 december Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

28 10 Digitale dataroom na gunning Het doel van de Dataroom na de gunning. Tot aan het moment van de gunning heeft de Digitale Dataroom als doel de Deelnemers voorzien van de benodigde informatie om tot een offerte te komen. Op het moment van de gunning is dit doel bereikt en kan het doel veranderen of de Dataroom worden opgeheven onder het beheer van RWS. Vanaf het moment van de gunning kan de Digitale Dataroom door RWS nog gebruikt worden om: a. inzage in de voortgang van het project te houden; b. of om de informatie over de algehele toestand van het tracé bij elkaar te hebben; Nadat een keuze uit één van deze doelen is gemaakt, zijn er verschillende scenario s mogelijk om het gekozen doel te bereiken. In overleg met PPS Kennispool is gekozen voor scenario 1, de Digitale Dataroom als informatiebron, omdat dit het beste past binnen de achtergronden van de DBFM-overeenkomst en binnen de nieuwe rol van RWS als regievoerder en omdat de archiefverantwoordelijkheid van RWS hier expliciet wordt geregeld en geborgd Scenario s na de gunning 1. De Digitale Dataroom als informatiebron In dit scenario is de Digitale Dataroom een informatiebron van RWS en geen verantwoordingstool Bij aanvang van de contractperiode De Digitale Dataroom wordt na de gunning overgedragen aan de opdrachtnemer. Zij zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van de Digitale Dataroom als onderdeel van het managementinformatiesysteem conform de DBFM-overeenkomst en ISO tot de contractperiode is afgelopen. Dit hoeft niet te betekenen dat de Dataroom als eenheid door de opdrachtnemer in stand gehouden hoeft te worden. In het DBFMovereenkomst worden eisen geformuleerd t.a.v. dit managementinformatiesysteem, dat o.a. de toegang regelt voor RWS. RWS draagt echter geen verantwoordelijkheid voor inhoud van het managementinformatiesysteem Tijdens de contractperiode Er moet te allen tijde rekening gehouden worden met het gegeven de Archiefwet van toepassing is op overheidsorganen en niet van toepassing is op bedrijven, personen of instellingen die namens of in opdracht van een overheidsorgaan werkzaamheden verricht. Daarom moet met de opdrachtnemer contractueel afspraken vastgelegd worden over welke informatie gedurende de contractperiode aangeleverd moet worden bij RWS, zodat RWS verantwoording af kan leggen. De documenten, waarin deze informatie is opgenomen, worden opgenomen in het RWS archief. 28 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

29 Hiervoor wordt binnen RWS gebruik gemaakt van de bestaande informatievoorzieningen en infrastructuur. 1.3 Na afloop van de contractperiode Na afloop van de contractperiode krijgt RWS een Digitale Dataroom terug van de opdrachtnemer. Deze informatieve documenten geven een compleet beeld van de actuele toestand van het tracé. Voor zover deze documenten nog niet in het RWS archief aanwezig zijn en ze wel relevant zijn voor de taak van RWS zullen documenten uit deze Dataroom worden toegevoegd aan het RWS archief. Deze Dataroom, die aan het eind van de contractperiode ontvangen wordt, kan bij een volgende gunning deels gevuld doorgegeven worden aan de volgende opdrachtnemer. Let op: de officiële archivering conform Archiefwet is gebaseerd op de taak die RWS uitvoert. Het is een wezenlijk verschil of RWS een contractuele taak of een beheerderstaak heeft t.a.v. het tracé. De taak bepaalt de criteria op basis waarvan documenten gearchiveerd worden en een verandering in de taak leidt dus tot andere archiefwaardige documenten. 2. De Digitale Dataroom als werkdossier van RWS De Digitale Dataroom zou ook in beheer kunnen blijven van RWS waarbij RWS de opdrachtnemer verplicht de noodzakelijke documenten aan te leveren bij RWS zodat RWS deze kan toevoegen aan de Digitale Dataroom. De Digitale Dataroom blijft wel toegankelijk voor de opdrachtnemer maar zij dragen zelf geen zorg voor de inhoud van de Digitale Dataroom. De Digitale Dataroom wordt het werkdossier van RWS. RWS zorgt op het moment van aanleveren van de documenten door de opdrachtnemer dat deze documenten aan het RWS archief toegevoegd worden zodat RWS verantwoording kan afleggen. 3. De Digitale Dataroom opheffen De Digitale Dataroom wordt vanaf de gunning gesloten en alle documenten die nog niet in het archief zitten worden opgenomen in het RWS archief. De Digitale Dataroom is vanaf dat moment overbodig en zou verwijderd kunnen worden. Er moet met de opdrachtnemer afspraken contractueel vastgelegd worden over de documenten die aangeleverd moeten worden voor het RWS archief. Gedurende de contractperiode moet informatie over het project uit het RWS archief gehaald worden Bijzondere verduidelijking De documenten in de map bijzondere verduidelijking zijn zeer vertrouwelijke documenten. Per Deelnemer is één map aangemaakt die niet door de overige Deelnemers ingezien kan worden. Voordat de Digitale Dataroom overgebracht wordt naar de Deelnemer die opdrachtnemer is geworden, moeten de overige Deelnemersmappen verwijderd worden. 29 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

30 Bijlage 1 Overzicht relevante wet- en regelgeving en kaders Europese wet- en regelgeving: - Requirements for conducting public procurement using electronic means under the new public procurement Directives 2004/18/EC and 2004/17/EC Overige wet- en regelgeving: - Archiefwet Auteurswet 1912 Kaders VenW: - Beheersregeling documentaire informatieverzorging Verkeer en Waterstaat Systems Engineering - VIR BI - VenW publicatiebeleid 30 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

31 Bijlage 2 Model Dataroom Reglement Dit model is gebaseerd op ervaringen van de 2 e Coentunnel, RW4 Burgerveen-Leiden, MaVa en 2 e Maasvlakte. Inleiding Deze bijlage bevat de regels die van toepassing zijn op het gebruik van de Dataroom ten behoeve van de inschrijving op Opdrachten in het kader van het Project Tevens wordt informatie over het gebruik van de Dataroom gegeven. Het Reglement is van toepassing op de: Aankondigingfase Geïnteresseerden Selectiefase Deelnemers Plan van Aanpakfase Consultatiefase Dialoogfase Inschrijvers Gunningfase Definities Term Definitie Bezoeker de vertegenwoordiger van een Deelnemer of een Inschrijver die de Dataroom via internet bezoekt en die geregistreerd staat als houder van een Token Digitale Dataroom virtuele - via internet toegankelijke - database met documenten t.b.v. Deelnemers en Inschijvers. Contractdocumenten de documenten die gedurende de Aanbestedingsprocedure als contractinformatie is aangewezen. Bij de contractdocumenten is vermeld welke status en welke betrouwbaarheid het heeft. Gebruiker Een medewerker van de Deelnemer of Inschrijver die een - middels een Leenovereenkomst - gerechtigde toegang krijgt tot de Dataroom. Geheimhoudingsverklaring Een ondertekend formulier waarin de Deelnemer verklaart zich te houden aan een geheimhoudingsplicht en omgangsvormen. Informatieve documenten de documenten die gedurende de Aanbestedingsprocedure als achtergrondinformatie is aangewezen. Bij de informatie documenten is vermeld welke status en welke betrouwbaarheid het heeft. Leenovereenkomst Een ondertekend formulier waarin de Deelnemer verklaart de Token te hebben ontvangen en conform de overeenkomst en het Dataroom Reglement te gebruiken. 31 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

32 Token De digitale sleutel waarmee een veilige internet verbinding tussen de Deelnemer en het VenW-netwerk tot stand wordt gebracht. Verklaring Dataroom Een ondertekend formulier waarin de Deelnemer en Gebruikers zich verklaren te conformeren zich aan Dataroom Reglement. Stukken in de Dataroom De Dataroom bevat de stukken die door de Aanbesteder ter beschikking worden gesteld aan de Deelnemers en Inschrijvers, in het kader van de Aanbesteding van het contract. In deze bijlage is een beknopt overzicht gegeven van de inhoud van de Dataroom. Bij de openstelling van de Dataroom wordt een volledige index van de Dataroom geleverd. De Aanbesteder kan tijdens de aanbestedingsprocedure stukken wijzigen en toevoegen aan de Dataroom. Door de Deelnemer en Inschrijver kan in de Dataroom gecontroleerd worden welke stukken gewijzigd zijn en welke stukken zijn toegevoegd vanaf een opgegeven datum. De Aanbesteder zal regelmatig een lijst beschikbaar stellen aan de Deelnemers en Inschrijvers met daarin opgenomen een overzicht van nieuwe of gewijzigde documenten in de Dataroom. Toegang Er wordt een handleiding t.b.v. het gebruik ter beschikking gesteld aan de Deelnemers en Inschrijvers. Hierin staat beschreven: - hoe de nieuwe of wijzigde documenten gecontroleerd kunnen worden (cq. hoe je geattendeerd kan worden) Indien de Dataroom langer dan 2 werkdagen aaneengesloten niet functioneert vanwege een technische calamiteit bij de Aanbesteder, streeft de Aanbesteder ernaar de inhoud van de Dataroom vanaf dat moment tot aan het moment dat de Dataroom weer functioneert aan de Deelnemer of Inschrijver ter beschikking te stellen op DVD. Op het moment dat de Dataroom weer functioneert, vervalt de geldigheid van de DVD. Voorwaarden bij het gebruik van de Dataroom Voor het gebruik van de Dataroom verkrijgt de Deelnemer en/of Inschrijver toegang tot een gedeelte van het VenW-netwerk en daarop aangesloten systemen en toepassingen. In geval van onjuist gebruik van deze voorzieningen door de Deelnemer en/of Inschrijver kan voor VenW grote maatschappelijke en financiële schade ontstaan door onjuist functioneren van andere (maatschappelijk vitale) processen, die ook (gedeeltelijk) gebruik maken van de toegangsvoorzieningen, het VenW-netwerk en de daarop aangesloten systemen en overige toepassingen. Daarom gelden voor het gebruik van de Dataroom de volgende voorwaarden: De Gebruikers, de Deelnemers en de Inschrijvers conformeren zich aan dit Reglement (evt. verklaring hiervoor tekenen) 32 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

33 De Deelnemer of Inschrijver is uitsluitend gerechtigd van de Dataroom gebruikt te maken in het kader van de Aanbesteding van het contract. Elk ander gebruik van de Dataroom is verboden en kan tot uitsluiting van de Deelnemer of Inschrijver leiden. De Deelnemer of Inschrijver is verantwoordelijk voor het gebruik van de Dataroom. Tevens dient de Deelnemer of Inschrijver doeltreffende maatregelen te nemen ter voorkoming van misbruik door derden. De documenten, die in de Dataroom beschikbaar worden gesteld en eventuele kopieën daarvan, zijn onderworpen aan de Geheimhoudingsverklaring. Dit betekent dat informatie wel ter beschikking gesteld mag worden aan door de Deelnemer of Inschrijver ingehuurde adviseurs en andere externe personen of instellingen zolang het in het kader is van deze Aanbesteding. Het is Deelnemers of Inschrijvers niet toegestaan de inhoud van de documenten op welke wijze dan ook, direct of indirect ter beschikking te stellen van anderen, waaronder expliciet begrepen andere Gegadigden, Deelnemers of Inschrijvers en de adviseurs en andere externe personen of instellingen van die Gegadigden, Deelnemers of Inschrijvers. Er mogen geen (originele) documenten worden verwijderd uit de Dataroom. Op geen enkele wijze mag (in) een document gewijzigd worden of schade toegebracht worden. Het toevoegen van documenten aan de Dataroom geschiedt alleen conform de aanwijzingen van de Aanbesteder. Uitsluitend die Gebruikers van de Deelnemer waarmee een Leenovereenkomst is gesloten, zijn gerechtigd van de Dataroom gebruik te maken. Indien blijkt dat Gebruikers in staat zijn van andere voorzieningen dan de Dataroom gebruik te maken, dient de Deelnemer en Inschrijver de Aanbesteder daarvan in kennis te stellen. Gebruik van deze andere voorzieningen is verboden en kan leiden tot uitsluiting van de Deelnemer of Inschrijver. De Deelnemer of Inschrijver is verplicht om eventuele beveiligingsincidenten, zoals diefstal of verlies van Token, direct (binnen 24 uur) aan de Aanbesteder te melden. De Aanbesteder is gerechtigd Gebruikers de toegang te ontzeggen, in geval er twijfel bestaat over het rechtmatig gebruik. <evt. specificeren> De documenten die in de Dataroom beschikbaar worden gesteld, zijn onderworpen aan het gestelde in de Aanbestedingsleidraad en dienen na de Aanbesteding te worden verwijderd van de systemen van de Deelnemer of Inschrijver. De Opdrachtnemer is vrijgesteld van deze verplichting. De werking van de Dataroom valt tevens onder deze paragraaf. De Aanbesteder aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid ten aanzien (van het gebruik) van de Dataroom en de daarin opgenomen informatie door de Deelnemer of Inschrijver. De Aanbesteder kan het Dataroom Reglement wijzigen. Deelnemers en Inschrijvers zullen een gewijzigd exemplaar toegestuurd krijgen met het verzoek om opnieuw de Verklaring Dataroom Deelnemers en Inschrijvers te ondertekenen. De Aanbesteder kan de toegang tot de Dataroom weigeren zolang de Deelnemer of Inschrijver die Verklaring niet ondertekent. 33 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

34 Bijlage 3 Risicoanalyse Risicoanalyse Digitale Dataroom (DD) Omschrijving Clusters leveren hun documenten niet op tijd aan voor de DD De markten leveren de documenten niet op tijd aan voor de DD Gevolg (impact: groot/middel/klein) G: DD is niet op tijd en niet volledig beschikbaar voor de markt G: DD is niet volledig als informatiebron Waarschijnlijkh eid (kans: groot/middel/kl ein) M K Beheersmaatregel R: Met de trekkers van de clusters duidelijke afspraken maken en vastleggen. En iemand vanuit het project de verantwoordelijkheid geven dat de DD compleet gevuld wordt. R: Verplichting contractueel vastleggen Het netwerk of software DD crasht DD is lek, de beveiliging is onvoldoende De Handreiking en/of het stroomschema wordt niet goed gevolgd. De documenten worden verkeerd beoordeeld. De DD mensen zijn niet kundig M: Aannemers kunnen niet bij de K aanbestedingsdocumenten G: andere marktpartijen zien K vertrouwelijke informatie. G: Onjuiste documenten komen in M/G DD terecht. Markt wordt onjuist geïnformeerd en/of zien documenten die ze niet mogen zien M: de toegankelijkheid van de DD G is niet op orde R: Duidelijk afspraken maken met DID (dagelijkse back-up) P: De beveiliging waarborgen dmv tokens en A&K-analyse P: 4 ogen principe R: Met de trekkers van de clusters en het inkoop/aanbestedingsteam duidelijke afspraken maken en vastleggen R: Afstemming met CD-FB-DIM Documenten die opgenomen worden in G: RWS kan formeel geen M/G R: Afstemming met CD-FB-DIM DD worden niet gearchiveerd HID-archief verantwoording afleggen Er komen externe documenten in de DD terecht zonder dat het auteursrecht geregeld is. G: rechtzaak/schadeclaim M P: Deze documenten niet opnemen in DD zonder schriftelijke toestemming van de auteur Een éénduidige visie t.a.v. het project K/M: Er zijn veel wijzigingen in de M/G R: Ervarings- uitwisseling met andere ontbreekt en taakverantwoordelijkheden DD waardoor de foutkans innovatieve projecten. zijn niet helder. Scopewijziging contract. toeneemt. Het project wordt samengevoegd met een G: Alle documenten moeten naar K/M A: Communicatie over consequenties ander project of opgesplitst. een andere DD overgezet worden richting opdrachtgever en tijdig anticiperen en uniformeren DD Kwaliteit van personeel (technisch G: DD is niet op tijd en niet K/M R: Kennisuitwisseling met andere projecten inhoudelijk / management) is onvoldoende volledig beschikbaar voor de om de mijlpalen gestand te kunnen doen. markt en Kennis extern inkopen (uitbesteden /inhuren) Geen routine in de werkzaamheden t.g.v. een nieuwe werkwijze en Sharepoint 2007 Het vullen van de dataroom is meer werk dan voorzien. Onvoldoende zicht op de omvang van de dataroom Onvolledige informatie naar de Deelnemers (risico op claims) en Vertraging van de aanbesteding M/G R: Kennisuitwisseling met andere projecten en tijdig signaleren naar de trekkers van de clusters en het inkoopteam. P: extra mensen inschakelen 34 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

35 Overdaad aan informatie leidt tot K/M: Legt groot beslag op de G R: In control komen, vaste uitgangspunten onoverzichtelijke situatie in de beschikbare tijd Zicht op het (ankerpunt) vaststellen. Proceseigenaar aanbestedingsfase. Inherent aan de project kwijt; inefficiency bewust laten omgaan met omvang van het project en het grote informatieverstrekking; filterfunctie. aantal stakeholders. De documenten worden niet in het juiste G: de documenten kunnen K/M R: De bestanden worden in PDF gezet (en formaat gezet. gewijzigd worden. bij voorkeur PDF/A-1a zodat langdurig bewaren mogelijk is). De door de inhoudelijke G: Documenten worden niet tijdig K projectmedewerkers geleverde producten aangeleverd. Vertraging bij het voldoen niet aan de verwachting van cluster inkoop. Gemaakte afspraken tussen inhoudelijke projectmedewerkers opleveren van de producten budgettoets, meerwaardetoets PSC en marktconformiteitstoets. en Inkoop zijn niet duidelijk Onduidelijkheid welke werkzaamheden M: Het inkooptraject loopt M wanneer verricht moeten worden t.g.v. het vertraging op doordat de ontbreken van informatie. Starten van het "verkeerde dingen" gedaan inkoopproces zonder duidelijke afbakening worden en in de DD komt niet de van het startpunt en einddoel. (M-scope, relevante informatie. vervlechting, uitgangssituatie, beleid RWS over lange termijn onderhoud). Onvoldoende kennis en ervaring mbt G: geen adequate G beheersing van innovatieve contracten als contractbeheersing en een DBFM-contracten. verkeerde inrichting van de DD R: Duidelijke afspraken maken met betreffende trekkers en vastleggen van de afspraken. R: Duidelijke afspraken maken en vastleggen R: kennis opdoen bij andere projecten. P = preventie: maatregelen waardoor het risico niet meer kan optreden R = reductie: maatregelen waardoor ofwel de kans van optreden kleiner wordt, ofwel de gevolgen worden beperkt O = overdracht: het risico wordt bij een andere partij neergelegd (die dat wel wil dragen, bijv. een verzekeraar) A = acceptatie: kost niets; liever bewust een risico accepteren dan het helemaal niet onderkennen N = noodscenario: maatregelen die je neemt als het risico (toch) optreedt, om te redden wat je kunt G = groot M = middel K = klein 35 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

36 Bijlage 4 Verzoek om herpublikatie Nederlands Contactpersoon - Datum - Ons kenmerk - Onderwerp Publicaties Doorkiesnummer - Bijlage(n) - Uw kenmerk - Geachte, Uw organisatie geeft interessante elektronische publicaties uit, die voor het ministerie van Verkeer en Waterstaat van belang zijn. Als RWS projectbureau <naam>. van het ministerie van Verkeer en Waterstaat willen wij graag een aantal van deze publicaties aanbieden in een digitale Dataroom die gebruikt gaat worden bij de <niet> openbare Europese Aanbesteding. Mijn verzoek is of wij de volgende publicaties als digitaal document mogen plaatsen in deze Dataroom. Ik stel het op prijs van u te vernemen of u hieraan goedkeuring verleent. Uiteraard ben ik bereid een en ander toe te lichten. Bij voorbaat dank voor uw medewerking. Hoogachtend, DE STAAT DER NEDERLANDEN, Namens deze, De minister van verkeer en waterstaat, Namens deze, functie naam 36 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

37 Bijlage 5 Verzoek om herpublikatie Engels Contact - Date - Our reference - Subject Publications Telephone - Enclosure(s) - Your reference - Dear, Your organisation publishes interesting electronic publications that are of significance to the Netherlands Ministry of Transport, Public Works and Water Management. As the project agency <naam> of this ministry s Directorate-General of Public Works and Water Management, we would like to offer several of these publications in a digital Dataroom that will be used for the <non-> public European call for tenders. I am therefore requesting if we may use the following publications as digital documents in this Dataroom. I look forward to hearing whether you will grant approval for this and am more than willing to provide extra information should you require it. Thank you in advance for your co-operation. Yours sincerely, THE GOVERNMENT OF THE NETHERLANDS In name, The minister of transport, public works and water management, In name, functie naam 37 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

38 Bijlage 6 Stroomschema documenten Aanleveren van documenten t.b.v. Digitale Dataroom 1 Documenten van werkstroom M scope komen niet via cluster Inkoop 2 Bij voorkeur in PDF/A 1 Omgevings Manager Technisch manager Contract manager 3 Fiatteert op juistheid, betrouwbaarheid, actualiteit, feitelijkheid (geen interpretaties) 2 Aanleveren documenten voor de Dataroom Aanleveren documenten voor de Dataroom Aanleveren documenten voor de Dataroom 4 Toetsing op o.a. relevantie, informatief karakter, en risicoprofiel Cluster Omgeving Cluster Techniek Cluster Inkoop Projectteam 3 Fiatteert document Fiatteert document Fiatteert document Fiatteert document Aanleveren documenten voor de Dataroom 4 Toetsing door Inkoop op o.a. relevantie, informatief karakter en risicoprofiel Voldoet aan de criteria? ja Document naar Informatie Professional Nee Is het een V&W publikatie? ja Document naar verantwoordelijke(n) Document aanleveren bij Frontoffice Facilitair met verzoek tot opname in Kennisplein nee Zit het digitaal document in Kennisplein? ja Achterhalen waar de auteursrechten liggen en akkoord vragen voor herpublikatie nee Is het document elders beschikbaar (uitgeverij, internet of andere plek) Is het document publiek toegankelijk? nee Geen toesteming wel toestemming Document naar verantwoordelijke(n) ja Mag het document openbaar gemaakt worden? ja Document naar verantwoordelijke(n) Proberen alsnog publiek toegankelijk te krijgen bij auteur ja Geen akkoord nee Document terug naar het betreffende cluster PDF/A van maken en document opnemen in de Dataroom Komt niet in de Dataroom, maar vanuit (contract-)informatie wordt ernaar verwezen Document terug naar het betreffende cluster Komt niet in de Dataroom, maar vanuit (contract-)informatie wordt ernaar verwezen Document terug naar het betreffende cluster

39 Bijlage 7 Mappenstructuur Voorstel rubrieken (bij een DBFM-contract) Hoofdrubriek Subrubriek (optioneel) Aanbestedingsleidraad Prekwalificatiefase Plan van Aanpakfase Fase Definitieve inschrijving Consulatiefase Dialoogfase Scopemutaties Dataroom DBFM Overeenkomst Concept DBFM Overeenkomst Algemene Verduidelijkingen Bijzondere Verduidelijkingen Deelnemer A Deelnemer B Deelnemer C Deelnemer. Projectgegevens Trajectnota Ontwerp Tracébesluit (OTB) Tracebesluit (TB) Normen & Richtlijnen Projectmanagement en organisatie. Realiseren Conditioneren Ontwerpen Bouwen Instandhouden Overdragen aan de beheerder Faciliteren van wegverkeer. Inpassen in de omgeving. Kruisen van wegverkeer. Managen van verkeer. Verzorgen van wegverkeer. 39 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

40 Bijlage 8 Model Geheimhoudingsverklaring Geheimhouding-Integriteitverklaring Invulinstructie Algemeen Dit formulier dient u, met uitzondering van de invulinstructie, in zijn geheel uit te printen en op te sturen naar: <Adres project> Extra invulhulp Invullen: vul de gele vlakken in en kruis, indien nodig, de gele boxjes aan. De (meeste) gele velden bevatten een instructie. Deze is te lezen door: - met de muis over het gele vakje te gaan, zie figuur1 - de statusbalk onderaan te bekijken, zie figuur2 - F1 te toetsen in het betreffende veld, zie figuur 3 figuur 1 figuur 2 Er is 1 verschil: De meeste informatie leest u als u met de muis beweegt over het gele vlak. figuur 3 Navigatietoetsen U kunt op meerdere manieren van geel veld naar geel veld gaan: - met de muis - met de TAB toets (en shift-tab om terug te gaan) - met de pijltjestoetsen 40 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

41 Ministerie van Verkeer en Waterstaat Geheimhouding-Integriteitverklaring In te vullen door : Deelnemer P-Direkt Volledige achternaam/achternamen: Voorletters: Functie: Naam van Deelnemer Ingangsdatum: VERKLARING 1. Geheimhouding Ik verklaar geheim te houden alle informatie m.b.t. de aanbesteding waarvan ik weet of vermoed dat deze vertrouwelijk is. Persoonsgegevens, financiële gegevens, klantgegevens, aanbestedingsgegevens en contractgegevens beschouw ik in ieder geval als vertrouwelijk. Ik verstrek deze informatie niet aan anderen, ook niet binnen VenW, tenzij dit noodzakelijk is voor de aanbesteding of dat ik daartoe wettelijk verplicht ben. Bij twijfel neem ik contact op met de Aanbesteder. 2. Toegang tot gebouwen, apparatuur en kwetsbare ruimten Ik gebruik de hulpmiddelen voor toegang tot locaties, apparatuur en ruimten van VenW uitsluitend voor het doel waarvoor deze aan mij ter beschikking zijn gesteld. Ik probeer niet om onbevoegd toegang te krijgen tot ruimten en locaties van VenW. Voor mij bestemde toegangsmiddelen behoud ik voor mijzelf en geef ik niet aan collega s of derden, tenzij daarover afspraken zijn gemaakt met de Aanbesteder. Bij vermissing, ontvreemding, misbruik of ander onrechtmatig gebruik van de mij verstrekte toegangspas, sleutels, tags, toegangscodes, apparatuur of software stel ik de daartoe aangewezen personen binnen VenW onmiddellijk daarvan in kennis. 3. Omgang informatie Ik laat geen stukken onbeheerd achter, ook niet op mijn bureau, in de ruimte of (thuis)werkplek waar ik werk, waarvan ik weet of zou kunnen weten dat deze vertrouwelijk zijn. Ik houd mij op mijn (thuis)werkplek aan de regels voor de beveiliging van informatie. Documenten, s, en overige zaken die niet voor mij bestemd zijn, zend ik onmiddellijk door aan het juiste adres of ik retourneer deze aan de afzender. Is het juiste adres noch de afzender bekend, dan vernietig ik ze. 4. Omgang bedrijfsmiddelen Ik ga zorgvuldig om met alle mij ter beschikking gestelde bedrijfsmiddelen, zowel op mijn werkplek als elders waar ik de bedrijfsmiddelen gebruik. Ik laat geen waardevolle bedrijfsmiddelen onbeheerd achter op mijn werkplek of elders waar ik bedrijfsmiddelen gebruik. 41 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

42 5. Integriteit Ik gedraag mij integer, wat in ieder geval inhoudt dat ik mij houd aan de VenW-gedragscode ( Bewust Integer van november 2004 ), de interne VenW- regels over integriteit en de huisregels van mijn dienstonderdeel. Bij twijfel raadpleeg ik de Aanbesteder. 6. Omgangsvormen Ik houd mij aan correcte omgangsvormen en ik houd mij aan de VenW-gedragscode ( Bewust Integer van november 2004 ), de interne VenW-regels over omgangsvormen en de huisregels van de VenW-dienstonderdelen. Verklaart verder In kennis te zijn gesteld van de inhoud van dit formulier door de VenW-dienst; zich te zullen houden aan alle in dit formulier genoemde (spel)regels; bekend te zijn met het feit, dat het handelen in strijd met de geheimhoudingsplicht kan leiden tot uitsluiting van de aanbesteding; bekend te zijn met de verplichting aangifte te doen van elke schending van de geheimhoudingsplicht. Dit onverminderd hetgeen is bepaald in artikel 162 van het wetboek van strafvordering. Handtekening externe medewerker: Datum: Plaats: Handtekening bevoegd gezag: Datum: Plaats: Voorletters: Telefoon: Naam: Voorletters: Naam: 42 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

43 Bijlage 9 Model Leenovereenkomst abcdefgh DID remote access dienst Rijkswaterstaat Formulier ontvangst RSA token Artikel 1 Onderwerp De Rijkswaterstaat DID stelt gedurende de looptijd van deze overeenkomst (met als maximum de levensduur van de RSA token) aan bovengenoemde gebruiker met ingang van heden de in de beschikking benoemde RSA token ter beschikking. Artikel 2 Gebruik 1. Ondergetekende Remote access gebruiker verklaart hierbij de RSA token met serienummer: <«Token»> in ontvangst genomen te hebben. De gebruiker dient zorgvuldig om te gaan met het verstrekte RSA token en zijn/haar user id en pincode. Tevens dient de gebruiker er zorg voor te dragen dat zijn inloggegevens niet bij anderen bekend zijn. Schrijf wachtwoorden niet op. Is de pincode bekend geworden bij anderen, verander deze dan. 2. Bij verlies/diefstal van de RSA token dient de gebruiker hiervan zo spoedig mogelijk melding te maken bij zijn/haar contactpersoon (Helpdesk). 3. De eisen die aan het omgaan met informatie worden gesteld via de remote access dienst zijn dezelfde als die op de kantoorwerkplek. Zo worden dezelfde eisen gesteld aan de integriteit van degene die toegang tot de informatie heeft, het toepassen van werkmethodes en de zorgvuldigheid van werken. 4. De gebruiker van de remote access dienst is zelf verantwoordelijk voor een adequate beveiliging van de werkplek vanwaar de remote access dienst benaderd wordt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het up te date zijn van de antivirus software op de werkplek. 5. Bedrijfsgegevens en -programmatuur mogen niet gebruikt worden voor privé-doeleinden. Het maken van kopieën is niet toegestaan, tenzij dit expliciet is vastgesteld. 6. De gebruiker onthoudt zich ervan derden op de hoogte te stellen van de werking en beveiliging van de remote access dienst. Voor akkoord getekend door gebruiker: «Naam». Datum: Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

44 Bijlage 10 Verklaring conformeren reglement De Deelnemer dient zich te conformeren met het Dataroom Reglement. De Deelnemer dient deze akkoordverklaring ingevuld en ondertekend aan de Aanbesteder toe te zenden. Naam Functie Deelnemer Handtekening Plaats en datum 44 Handreiking RWS Digitale DataroomRWS

45 abcdefgh Handleiding Webaccess Dataroom 8 februari 2008

46 Inhoudsopgave Inleiding De Dataroom Wijzigingen en toevoegingen Documenten anders dan PDF Beveiligde Verbinding Helpdesk Systeemeisen Deze handleiding 4 2 Inlogprocedure Inlogscherm Startpagina Document Manager Uitlogprocedure 8 3 Document managementsysteem Aanmelden Werking documentmanager Het zoeken van een document De documenten 11 2 Handleiding Webaccess Dataroom

47 1 Inleiding De Dataroom Door middel van de Dataroom worden alle gegevens die door de Aanbesteder aan de Deelnemers worden verstrekt ontsloten. Deze gegevens zijn, op enkele bestanden na, allemaal in PDF-formaat (Adobe Acrobat) beschikbaar. Deze gegevens zijn op de volgende manier ingedeeld: Aanbestedingsleidraad DBFM Overeenkomst Algemene Verduidelijkingen Bijzondere Verduidelijkingen Projectgegevens Realiseren Faciliteren van wegverkeer Inpassen in de omgeving Kruisen van wegverkeer Managen van verkeer Verzorgen van wegverkeer 1.2 Wijzigingen en toevoegingen Gedurende de Aanbesteding zullen er diverse documenten aan de Dataroom worden toegevoegd, en kunnen diverse documenten worden gewijzigd. Deze wijzigingen en/of toevoegingen kunnen d.m.v. een vooraf ingestelde zoekvraag opgevraagd worden. 1.3 Documenten anders dan PDF In sommige gevallen is er voor gekozen documenten in een ander bestandsformaat dan PDF te leveren. Deze documenten kunnen door de Deelnemer intern verder gebruikt worden. 1.4 Beveiligde Verbinding De Dataroom maakt gebruikt van een Remote Access Portal. Via een standaard Internet browser (b.v. Internet Explorer) kan door middel van het SSL protocol (https) een beveiligde verbinding over het Internet worden gemaakt met RWS. Om de verbinding tot stand te brengen wordt gebruik gemaakt van een zogenaamd token. Dit is een apparaatje dat een willekeurige unieke zescijferige code genereert. Deze code wordt in combinatie met de eigen viercijferige pincode en de eigen login-naam gebruikt om toegang te krijgen tot de Web Access Portal. Voor de Digitale Dataroom moet een aparte gebruikersnaam en apart wachtwoord worden ingevoerd. 3 Handleiding Webaccess Dataroom

48 1.5 Helpdesk Vragen over de functionaliteit van de Dataroom kunnen verzonden worden aan het volgende adres: Dit -adres is alleen bedoeld voor technische vragen, onduidelijkheden en eventuele problemen rondom de werking van de Dataroom. Inhoudelijke vragen m.b.t. documenten of procedurele vragen ingediend op dit adres worden niet beantwoord. In de Aanbestedingsleidraad is aangegeven waar deze vragen gesteld kunnen worden Vragen mogen alleen gesteld worden door de Gebruikers, antwoorden worden alleen verzonden aan de vooraf opgegeven -adressen. Op vragen gesteld aan de helpdesk zal getracht worden zo snel mogelijk antwoord te geven. Indien het antwoord algemeen van aard is, zal dit gebeuren aan alle Gebruikers van alle Deelnemers. De antwoorden zullen altijd vanaf het helpdesk- adres verzonden worden. 1.6 Systeemeisen De volgende eisen worden gesteld aan het systeem waar vanaf de Dataroom bereikt wordt: - Besturingssysteem: Windows XP, SP2 - Internet-verbinding > 2 Mbit/s download-snelheid - Recente virusscanner - Firewall - Vrije schijfruimte: > 2 Gb. (afhankelijk van hoeveelheid gedownloade informatie) - Geheugen: > 256 Mb 1.7 Deze handleiding In deze handleiding wordt in hoofdstuk 2 de inlogprocedure uitgelegd. In hoofdstuk 3 wordt de werking van het document managementsysteem Hummingbird uitgelegd. 4 Handleiding Webaccess Dataroom

49 2 Inlogprocedure Inlogscherm Om gebruik te maken van de Dataroom dient minimaal een verbinding naar het Internet aanwezig te zijn. Voer in een internet browser het volgende adres in: Het volgende inlogscherm verschijnt: Iedere gebruiker heeft de beschikking gekregen over een zogenaamd Token. Hieronder is een afbeelding van een token weergegeven: Het token genereert elke 60 seconden een uniek wachtwoord en wordt gebruikt in combinatie met een 4-cijferige pincode. Inloggen: Gebruikersnaam: vul de gebruikersnaam in die u ontvangen heeft. 5 Handleiding Webaccess Dataroom

50 Pin + tokencode: vul de pincode in die u ontvangen heeft en direct hierachter de code die op het scherm van het token wordt weergegeven. De code bestaat dan uit een 4-cijferige pincode en een 6-cijferige code van de token. In totaal dus een 10-cijferig code. Wachtwoord: geef het wachtwoord dat u ontvangen heeft. LET OP: Mocht er iets fout zijn gegaan bij het inloggen dan dient bij de volgende poging tot inloggen niet dezelfde tokencode te worden gebruikt, dus gebruik altijd de volgende. Het token genereert elke 60 seconden een nieuwe code. Nadat de gebruiker succesvol is ingelogd, probeert de Remote Access Portal de module Cache Cleaner te laden. Wanneer deze module nog niet aanwezig is, zal worden geprobeerd deze module te installeren, zie onderstaand scherm: 6 Handleiding Webaccess Dataroom

51 2.2 Startpagina Nadat u bent ingelogd verschijnt de startpagina van de Dataroom. 2.3 Document Manager Vervolgens wordt automatisch verbinding gemaakt met de server, en wordt een extern bureaublad opgestart (zie schermafbeelding). Klik op OK. 7 Handleiding Webaccess Dataroom

52 Om op dit externe bureaublad in te loggen dient gebruik gemaakt te worden van dezelfde gebruikersnaam en wachtwoordcombinatie als in paragraaf 2.1. Log on to moet altijd op AD staan. Op het externe bureaublad wordt gebruik gemaakt van het documentmanagementsysteem Hummingbird. In hoofdstuk 3 van deze handleiding wordt het gebruik hiervan verder toegelicht. 2.4 Uitlogprocedure Om uit te loggen dient eerst de Hummingbird applicatie te worden afgesloten. Dit kunt u eenvoudig doen door rechtsboven op het kruis te klikken. De desktop wordt dan automatisch afgesloten. Op de startpagina dient u nogmaals uit te loggen, dit door op de Sign Out knop rechts bovenin te klikken. Nadat u succesvol bent uitgelogd, verwijdert de module Cache Cleaner de cookies en tijdelijke Internetbestanden die van Remote Access Portal zijn gedownload. 8 Handleiding Webaccess Dataroom

53 3 Document managementsysteem Aanmelden Zoals beschreven in paragraaf 2.3 wordt in de Dataroom gebruik gemaakt van het documentmanagementsysteem Hummingbird om documenten te ontsluiten. Als u zich aanmeldt bij het externe bureaublad, start automatisch de documentbeheer applicatie 3.2 Werking documentmanager De Windows Verkenner wordt nu opgestart, het documentmanagementsysteem is hierin geïntegreerd. Klik in de verkenner op het icoontje: Mappen. De volgende structuur wordt dan links zichtbaar: Door te bladeren naar de map Openbare mappen komt de gebruiker in de hoofdmap van de Dataroom terecht. 3.3 Het zoeken van een document U kunt op verschillende manieren naar documenten zoeken. Zoeken via snelzoekopdrachten: Er kunnen snelzoekopdrachten aangemaakt wordenom het zoeken naar en in de documenten eenvoudiger te maken. Door op een snelzoekvraag te klikken krijgt u meteen de zoekresultaten op uw scherm. Zoeken via het zoekscherm: Klik in de werkbalk op de optie zoeken en vervolgens nieuwe zoekopdracht 9 Handleiding Webaccess Dataroom

54 Zoeken in de inhoudsomschrijving: U kunt zoeken in de titels van de documenten. Zoekt u bv. Documenten over trillingen dan zet u het woord trilling tussen * zodat ook bv. De woorden trillingsprognose of boortrillingen worden gevonden. Zoeken op het documentnummer: In het zoekveld: reg.nr. kunt u via het documentnummer een document terugvinden. Zoeken op datum: Zoekt u een document van een specifieke datum of in een bepaalde periode. Gebruik dan het zoekveld: gemaakt op of Bewerkt op en selecteer een bepaalde datum of periode. Zoeken in de tekst van documenten: Hummingbird kan in de volledige teksten zoeken van documenten. Gebruik het zoekveld: zoeken naar en zoek op dezelfde manier als zoeken in de inhoudsomschrijving. Wilt u bv zoeken naar alle gegevens over damwanden dan zet u het woord damwand tussen * en u vindt dan alle relevante documenten. Via het veld zoeken in kunt u bepalen of u alleen in inhoud, alleen in de registratie velden of in beide wilt zoeken. Opslaan van zoekvraag: Gebruikt u vaak dezelfde zoekvraag dan kunt u die opslaan, zodat u niet telkens via het zoekscherm hoeft te zoeken. Houdt u zich bv voornamelijk bezig met vergunningen dan gaat u eenmalig naar het zoekscherm en gebruikt het veld: inhoudsomschrijving om te zoeken. Zoek op: vergunning en zet dit woord tussen *. U ziet op het scherm het resultaat van de zoekactie. Kijk vervolgens in de mappenstructuur bij de snelzoekmappen. U ziet dat uw zoekvraag daar staat vermeld met een rood icoontje. Dit betekent dat de zoekvraag tijdelijk wordt opgeslagen. Sluit u de PC af, dan is de zoekvraag ook verdwenen. Klik met uw rechtermuisknop op de zoekvraag dan kunt u deze zoekvraag opslaan. U ziet nu dat het icoontje blauw is. De zoekvraag is opgeslagen en deze zal altijd beschikbaar blijven. Wilt u naderhand weer zoeken naar nieuwe documenten die met vergunningen te maken hebben, dan hoeft u alleen maar op deze opgeslagen zoekvraag te klikken en u krijgt direct alle documenten op het scherm. Zoekresultaten sorteren: Zoekresultaten aan de rechterkant van het scherm kunnen gesorteerd worden door op de betreffende kolom te klikken. U kunt zelf bepalen welke kolommen in het zoekresultaat getoond worden. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een naam van een kolom en kies voor de optie Kolommen bewerken. U kunt nu zelf bepalen welke kolommen er op het scherm getoond worden. Ook kunt u de volgorde van de kolommen bepalen. Dit kan door een kolom te verslepen naar de plek waar u hem wilt hebben. Druk eens met 10 Handleiding Webaccess Dataroom

55 de muis op de kolom doc.nr en houdt de muis ingedruk. Sleep de kolom nu naar links tot vlak achter de documentnaam. U ziet nu dat de volgorde van de kolommen is veranderd. 3.4 De documenten Indien een document geselecteerd is en u op de rechter muis klikt, heeft u de volgende mogelijkheden: Openen Het betreffende document wordt geopend in de Adobe Acrobat Reader. (voordat het document geopend wordt, krijgt u eerst een melding dat u geen rechten heeft om het document te bewerken). Bekijken Het betreffende document wordt geopend in de Adobe Acrobat Reader. Afdrukken Vanuit dit menu heeft u geen mogelijkheden om het document af te drukken. Indien u een document wilt afdrukken, kunt u dat doen vanuit Adobe Acrobat Reader. Een andere mogelijkheid is om eerst het document te downloaden naar u lokale machine en het document vanuit daar af te drukken, zie bij downloaden. Registratie Hier kunt u de registratie gegevens van het document inzien. Versies & Bijlagen Hier kunt u zien welke versies er van het document zijn Waar gebruikt Hier kunt u bekijken waar het document zich in de mapstructuur bevindt. 11 Handleiding Webaccess Dataroom

56 Bestandsinformatie Hier kunt u de bestandsinformatie van het betreffende document bekijken. Downloaden Het document dat u hebt geselecteerd, kunt u naar een plaats in u eigen omgeving kopiëren. In het vervolgscherm kunt u selecteren welke versie(s) van het document u wilt exporteren. Ook kunt u hier aangeven of u een kopie wilt exporteren of dat u een link naar het betreffende document wilt exporteren. Het downloaden van één of meerdere documenten Het is mogelijk één of meerdere documenten te downloaden naar u eigen omgeving. U selecteert daartoe één of meerde documenten op de gebruikelijke Windows wijze (meerdere documenten selecteren via Ctrl, Ctrl-Shift of Ctrl-A). Vervolgens klikt u op de rechtermuis en selecteert de optie exporteren, en krijgt u het volgende scherm te zien: De instellingen in dit scherm staan standaard correct. Tevens is het mogelijk dat u de volgende melding krijgt: 12 Handleiding Webaccess Dataroom