Kantoor Almelo. Vereniging van Universiteiten Postbus ES DEN HAAG. Geachte mevrouw,

Transcriptie

1 Kantoor Almelo > 1 Postbus GL ALMELO Telefoon Telefax Kennisgroep CAO Vereniging van Universiteiten Postbus ES DEN HAAG Datum 25 september 2015 Uw kenmerk Kenmerk Betreft Beoordeling CAO Nederlandse Universiteiten op fiscale aspecten Geachte mevrouw, Via internet heb ik kennisgenomen van de CAO Nederlandse Universiteiten zoals deze tot juli 2016 overeen is gekomen Deze bepalingen heb ik beoordeeld op fiscale aspecten van de loonheffingen Het doel hiervan is onder meer dat werkgevers zo goed mogelijk in staat zijn om hun fiscale verplichtingen na te komen Ik heb de beoordeling beperkt tot de in mijn ogen belangrijkste fiscale aspecten In de bijgevoegde rapportage informeer ik u over het resultaat van deze beoordeling Wellicht ten overvloede vermeld ik dat u aan deze beoordeling alleen vertrouwen kunt ontlenen voor zover ik fiscale aspecten expliciet benoem De beoordeling heeft plaatsgevonden naar de wet- en regelgeving zoals die geldt per 1 januari 2015 Ik verzoek u om de cao-partijen van de inhoud van deze brief op de hoogte te stellen Ik ga ervan uit dat ik u hiermee voldoende heb geïnformeerd Indien u vragen of opmerkingen heeft, kunt u mij bereiken op bovengenoemd doorkiesnummer Uiteraard kunt u ook bij mij terecht als u informatie wenst over de fiscale aspecten van niet in deze beoordeling genoemde cao-bepalingen Hoogachtend, Belastingdienst/Kennisgroep CAO de inspecteur namens deze ON 611-1Z*1ED Bezoekadres In uw antwoord datum en kenmerk van deze brief vermelden Stationsstraat 5 ALMELO

2 2 In deze rapportage verwijs ik naar het Handboek Loonheffingen 2015, uitgave juli 2015 (hierna: Handboek) U kunt het Handboek raadplegen op of downloaden van de internetsite van de Belastingdienst (wwwbelastingdienstnl) Uiteraard vindt u hier tevens het laatste nieuws, waarover u zich ook door middel van een rss-feed kunt laten informeren Ook de door de Belastingdienst uitgevoerde cao-beoordelingen vindt u terug op wwwbelastingdienstnl ( zoekterm cao-beoordelingen ) Met ingang van 1 januari 2015 is toepassing van de werkkostenregeling voor elke werkgever verplicht Het overgangsrecht van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2001 is vervallen De werkkostenregeling houdt kort gezegd in dat de werkgever een vrije ruimte heeft van - in ,2% van het totaal van de individuele fiscale lonen van zijn werknemers Tot dit bedrag kan de werkgever onbelast kostenvergoedingen en voorzieningen aan zijn werknemers geven Daarnaast gelden nog enkele specifieke vrijstellingen en bovendien zijn er voorzieningen die de werkgever, hoewel ze als loon (in natura) zijn aan te merken, tegen een lagere waarde of nihilwaarde in aanmerking mag nemen Meer informatie over de werkkostenregeling kunt u vinden op wwwbelastingdienstnl (zoekterm wkr ) Artikel 115 Persoonlijk voordeel Volgens deze bepaling is het voor een werknemer in zijn functie verboden om vergoedingen, beloningen of geschenken aan te nemen, tenzij zijn werkgever hiermee instemt Wanneer een werknemer zonder medeweten van de werkgever loon van derden ontvangt, onder welke naam dan ook, valt dit niet onder het bereik van de Wet op de loonbelasting In dat geval moet de werknemer dat loon als inkomen in zijn aangifte inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen aangeven Indien sprake is van dergelijk met toestemming van de werkgever aanvaard loon van derden, is wel sprake van loon waarover de werkgever loonheffingen moet inhouden Bij twijfel kan de werkgever of de werknemer desgewenst de fiscale gevolgen met de bevoegde inspecteur afstemmen Artikel 117 Aansprakelijkheid en schadeloosstelling Volgens deze bepaling is de werknemer niet aansprakelijk voor door hem bij de uitoefening van zijn functie aangebrachte schade, tenzij die schade een gevolg is van zijn opzet of bewuste roekeloosheid Een werkgever is aansprakelijk voor de schade die een werknemer in de uitoefening van zijn werkzaamheden lijdt, tenzij de werkgever aantoont dat de schade in belangrijke mate het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de werknemer Een vergoeding door een werknemer aan zijn werkgever van schade bij opzet of bewuste roekeloosheid vloeit voort uit het civiele recht en vormt geen negatief loon Als de werkgever geen gebruik maakt van zijn verhaalsmogelijkheden, is in beginsel sprake van loon Een vergoeding door een werkgever aan zijn werknemer voor schade aan of verlies van persoonlijke zaken behoort niet tot het loon als de schade of het verlies is ontstaan door een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met de dienstbetrekking Ik verwijs naar paragraaf 4123 van het Handboek Artikel 118 Dienstkleding Deze bepaling biedt de werkgever de mogelijkheid om de werknemer te verplichten om voorgeschreven dienstkleding te dragen Hij kan daartoe regels vaststellen In dit verband merk ik voor de volledigheid het volgende op Een vergoeding voor kleding of de waarde van verstrekte of ter beschikking gestelde kleding behoort tot het loon Dit geldt ook voor de onderhoudskosten van deze kleding De werkgever kan dit loon eventueel als eindheffingsloon aanwijzen Voor de waardering van verstrekte of ter beschikking gestelde kleding verwijs ik naar paragraaf 45 van het Handboek

3 3 Kleding die in fiscaal opzicht als werkkleding kwalificeert behoort niet tot het loon Van dergelijke werkkleding is, kort gezegd, sprake bij: a) ter beschikking gestelde kleding die (gedeeltelijk) op de werkplek wordt gedragen en die tevens - of (bijna) alleen geschikt is om tijdens het werk te dragen; - of één of meer duidelijk zichtbare aan de inhoudingsplichtige gebonden beeldmerken met een oppervlakte van samen tenminste 70 cm2 per kledingstuk; - of aantoonbaar op de werkplek achterblijft; - of een uniform of overall is b) door de Arbeidsomstandighedenwet voorgeschreven kleding die - de werknemers (vooral) tijdens werktijd op basis van het arboplan van de werkgever moeten dragen - èn waarvoor de werknemer geen eigen vergoeding verschuldigd is Als de werkkleding onbelast is geldt dit ook voor (vergoedingen van) het onderhoud van deze kleding Voor een volledig overzicht van de voorwaarden verwijs ik naar paragraaf 2024 van het Handboek, waarin tevens een stroomschema is opgenomen Artikelen 120 t/m 123 Overdracht en behoud van rechten Deze artikelen regelen de rechten en de verplichtingen van de werkgever en de werknemer als de werknemer in verband met zijn functie een mogelijk octrooieerbare uitvinding doet Kort weergegeven hebben zij hun onderlinge verhouding als volgt geregeld: 1 De werknemer is verplicht de werkgever over de - mogelijke - uitvinding te informeren 2 Als de werkgever daar om verzoekt, moet de werknemer in beginsel zijn uitvindersrechten aan de werkgever overdragen (zie echter hierna bij punt 3) 3 De werknemer is - tenzij zwaarwegende belangen van de universiteit zich daartegen verzetten - gerechtigd het verzoek van zijn werkgever (zoals hiervoor bedoeld bij punt 2) niet in te willigen In dat geval kan de werkgever hem daar - letterlijk - een rekening voor presenteren 4 Als de werknemer zijn rechten (wel) overdraagt heeft hij recht op een vergoeding van de door hem persoonlijk gedragen kosten, die aantoonbaar rechtstreeks verbonden zijn aan het doen van de uitvinding 5 Als de werkgever de rechten gebruikt, heeft de werknemer tevens recht op een billijke vergoeding ten aanzien van de opbrengst van die rechten De bovenbedoelde verhouding geldt ook ten aanzien van kwekersrechten en, tenzij anders is bepaald, ten aanzien van auteursrechten De fiscale gevolgen van de hierboven bij de punten 3, 4 en 5 bedoelde vergoedingen zijn vatbaar voor discussie Meer in het algemeen geldt dat ook voor de gevolgen van het behouden of het overdragen van de onderliggende rechten Een onjuiste inschatting van die gevolgen leidt tot fiscale risico s Een relatief eenvoudig voorbeeld, toegespitst op de vergoeding zoals bedoeld bij punt 4: Fiscaal geldt dat een vergoeding van in een eerder kalenderjaar gemaakte kosten alleen onbelast kan blijven als de werknemer in dat eerdere kalenderjaar al een onvoorwaardelijk recht op die vergoeding had In voorkomende gevallen kan dit betekenen dat een deel van de vergoeding zonder meer als loon kwalificeert Als een werkgever over de fiscale gevolgen twijfelt en forse risico s wil vermijden kan hij, eventueel onder verwijzing naar deze brief, contact opnemen met de voor hem bevoegde inspecteur Artikel 39 Afwijking in bijzondere gevallen Dit artikel luidt als volgt: In bijzondere gevallen vanwege fiscale redenen kan de werkgever in overleg met de werknemersorganisaties in het lokaal overleg een regeling vaststellen die de artikelen 31, 33 en 35 tot en met 38 aanvult of daarvan afwijkt

4 4 Hoewel deze bepaling kennelijk volledig is geïnspireerd door fiscale overwegingen kan ik haar inhoudelijk niet beoordelen De CAO verstrekt geen enkele informatie over het beoogde toepassingsbereik Mede gezien de inhoud van de genoemde artikelen kan ik mij daar ook geen (goed) beeld van vormen Toch lijken de bijzondere gevallen voldoende structureel van aard om nota bene (aanvullende of afwijkende) regelingen te kunnen treffen Werkgevers die mogelijk forse fiscale risico s willen vermijden doen er verstandig aan de fiscale gevolgen van dergelijke regelingen tijdig, graag onder verwijzing naar deze brief, met de voor hen bevoegde inspecteur af te stemmen Artikel 311 Fiscale belastbaarheid Deze bepaling luidt als volgt: Indien en zodra als gevolg van gewijzigde belastingwetgeving enige geldende (onbelaste) vergoeding, toelage of gratificatie geheel of gedeeltelijk belastbaar wordt, zal het desbetreffende (belaste) gedeelte als bruto-uitbetaling gelden, tenzij bij algemene, op de universiteit van toepassing zijnde, regelgeving anders wordt bepaald Als ik deze bepaling goed begrijp zal de bedoelde algemene regelgeving tevens voorschrijven dat de werkgever het desbetreffende (belaste) gedeelte als nettoloon of als eindheffingsloon moet aanmerken Voor de fiscale complicaties van nettoloon verwijs ik naar de paragrafen 441 en 74 van het Handboek Voor de mogelijkheid om loon als eindheffingsloon te behandelen verwijs ik naar hoofdstuk 8 van het Handboek Artikel 319 Dienstjubileum Volgens dit artikel heeft de werknemer aanspraak op een gratificatie bij een dienstjubileum Een gratificatie bij een 25- en 40-jarig dienstverband is vrijgesteld tot maximaal het loon over een maand Ik verwijs naar paragraaf 1921 van het Handboek Artikel 321 Onkosten in verband met arbeid Dit artikel gebiedt de werkgever om in lokaal overleg met de werknemersorganisaties regelingen vast te stellen voor: - reis-, verhuis- en pensionkosten in verband met indiensttreding of overplaatsing; - reis- en verblijfkosten in verband met dienstreizen Een werkgever kan een reiskostenvergoeding geheel of gedeeltelijk aanwijzen als eindheffingsloon Betreft het vervoer in het kader van de dienstbetrekking (zakelijk reizen), dan is de vergoeding geheel of gedeeltelijk gericht vrijgesteld Woon- werkverkeer geldt als zakelijk reizen De maximale onbelaste vergoeding van zakelijke reizen bedraagt 0,19 per kilometer, ongeacht het vervoermiddel Dit betekent dat werkgevers elke zakelijke kilometer, dus ook elke kilometer voor woon-werkverkeer, met maximaal 0,19 onbelast kunnen vergoeden Hoofdstuk 21 van het Handboek bevat een uitgebreide behandeling van de wet- en regelgeving over reiskosten De vergoeding voor verhuiskosten van een werknemer behoort tot het loon tenzij de verhuizing voldoende verband houdt met de dienstbetrekking Naast de vergoeding van de kosten van het overbrengen van de boedel mag de werkgever maximaal 7750 onbelast vergoeden Ik verwijs naar paragraaf 2016 van het Handboek Voor de vergoedingen voor pensionkosten en verblijfkosten in verband met dienstreizen geldt mogelijk de gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf Ik verwijs naar paragraaf 2012 van het handboek

5 5 Artikel 322 Onkosten in verband met promotie en in stand houden competentie Volgens deze bepaling kan de werkgever in overleg met de werknemersorganisaties lokale regelingen vaststellen voor het vergoeden van (onder andere) promotiekosten, congresbezoek, binnen- en buitenlandse studiereizen en aanschaf van vakliteratuur Dergelijke regelingen zullen, naar ik aanneem, in het algemeen een groot aantal werknemers betreffen Indien een werkgever twijfelt aan de fiscale gevolgen van de concrete regeling(en) en hij forse fiscale risico s wil vermijden kan hij, eventueel onder verwijzing naar deze brief, contact opnemen met de voor hem bevoegde inspecteur Artikel 323 Beroepskosten Volgens dit artikel heeft de werknemer aanspraak op een verstrekking of vergoeding voor onkosten die hij in verband met zijn arbeid maakt indien daarvoor voorafgaande toestemming van de werkgever is verkregen Ik verwijs naar de hoofdstukken 8 en 20 van het Handboek Artikel 324 Indexering Deze bepaling luidt als volgt: De werkgever kan in overleg met de werknemersorganisaties in het lokaal overleg een afspraak maken over de indexering van de met het lokaal overleg afgesproken vergoedingen Fiscaal geldt dat kostenvergoedingen zich niet zonder meer lenen voor indexatie Dit zou een nauwkeurigheid suggereren die doorgaans niet op zijn plaats is Indexatie is wel denkbaar als voor de desbetreffende kosten een specifiek indexcijfer is bepaald Het gezinsconsumptiecijfer van het CBS bijvoorbeeld heeft meestal een onvoldoende specifieke relatie met de kosten waarop de vergoeding betrekking heeft Ook als de werkgever de kosten juist kan indexeren betekent dat niet automatisch dat hij de afgesproken vergoedingen altijd zonder meer kan verlengen De prijsontwikkeling is immers slechts een van de vele variabelen die een rol spelen bij een vaste vergoeding Onder omstandigheden kan een herbeoordeling van één of meer van die andere variabelen méér voor de hand liggen dan alleen indexeren Artikel 413f Terugbetaling doorbetaald ouderschapsverlof Volgens het vijfde lid van dit artikel moet een werknemer in bepaalde situaties het gedeeltelijk doorbetaalde ouderschapsverlof terugbetalen Een dergelijke terugbetaling vormt negatief loon Ik verwijs naar paragraaf 49 van het Handboek Hoofdstuk 5 Keuzemodel arbeidsvoorwaarden Dit hoofdstuk bevat de kaders voor een meerkeuzesysteem Vanuit fiscaal oogpunt staat het werkgevers en werknemers vrij om de overeengekomen beloning te wijzigen, al dan niet via een zogenoemd meerkeuzesysteem Een dergelijk systeem moet voldoende realiteitswaarde hebben Daarbij is het belangrijk een situatie waarin sprake is van een wijziging van de overeengekomen beloning duidelijk te kunnen onderscheiden van de situatie dat sprake is van besteding van (al genoten) loon De vormgeving van de keuzemogelijkheid is van belang om sterk gelijkende situaties met verschillende gevolgen voor de loonheffingen van elkaar te onderscheiden De wijziging van de arbeidsbeloning dienen werkgever en werknemer te beschouwen en duidelijk vast te leggen als een wijziging van of een aanvulling op de arbeidsovereenkomst Als werkgevers en

6 6 werknemers hier onvoldoende aandacht aan besteden is het mogelijk dat de wijziging niet de beoogde fiscale gevolgen heeft Als sprake is van het besteden van loon, is het loon fiscaal reeds genoten, en wel voorafgaand aan of door de ruil Het loon is dan belast Ik verwijs naar de inleiding van hoofdstuk 4 en paragraaf 415 van het Handboek en het besluit van 28 januari 2011, nr DGB2011/1M (zie: Een loonsverlaging leidt in beginsel tevens tot een verlaging van het pensioengevend loon Onder voorwaarden kan deze verlaging achterwege blijven Deze voorwaarden staan in onderdeel 4 van het besluit van 9 september 2010, nr DGB2010/2733M (zie: Meer in het bijzonder vraag ik uw aandacht voor de fiscale voorwaarden en gevolgen van het sparen van tijd Als tijdsparen onderdeel is van een meeromvattend meerkeuzesysteem kan sprake zijn van elementen die afbreuk doen aan het principe van tijd-voor-tijd Dit hoeft niet onmiddellijk tot de conclusie te leiden dat er geen sprake meer is van tijdsparen Dat verandert echter op het moment dat die elementen een zodanig stempel (kunnen) drukken dat de regeling in betekenisvolle mate de mogelijkheid biedt om tijd voor geld te sparen Hoofdstuk 5 van de CAO bevat bepalingen die, zeker in hun uitwerking, de conclusie zouden kunnen rechtvaardigen dat feitelijk sprake is van het sparen van tijd voor geld Aan zo n conclusie zijn over het algemeen ingrijpende (fiscale) consequenties verbonden Met name de toepassing van de artikelen 57 en 59, derde lid, van de CAO kan tot de conclusie dwingen dat de werknemer eigenlijk tijd voor geld spaart In dat geval behoort het recht op (betaald) verlof al bij de toekenning van dat recht tot het loon Aanspraken op vakantie(verlof) behoren als zodanig niet tot het loon voor zover zij aan het eind van het kalenderjaar, samen met aanspraken op compensatieverlof, niet meer bedragen dan de arbeidsduur per week, gerekend over een periode van 50 weken Ik verwijs naar paragraaf 1913 van het Handboek Tijdsparen kan tot een verlofstuwmeer leiden In dat verband wijs ik tevens op de fiscale aspecten bij Bijlage B van de CAO Artikel 62 Medische keuring Dit artikel bevat kaders voor medische keuringen Een vergoeding of een verstrekking van een dergelijke keuring zal doorgaans als een arbovoorziening kwalificeren waarvoor een gerichte vrijstelling geldt Ik verwijs naar paragraaf van het Handboek Artikel 65 Loopbaanadvies Volgens het derde lid van dit artikel zal aan iedere werknemer met een dienstverband voor bepaalde tijd van twee jaar of meer de gelegenheid worden geboden bij een professionele organisatie een loopbaanadvies in te winnen De kosten voor dat advies komen voor rekening van de werkgever De vergoeding of verstrekking van een dergelijk loopbaanadvies behoort tot het loon, tenzij het advies deel uitmaakt van een voorziening waar een gerichte vrijstelling voor geldt Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als de scan integraal onderdeel is van een outplacement- of van een EVC-traject (zie de paragrafen 2014 respectievelijk 2015 van het Handboek) In geval van twijfel kan de werkgever, eventueel onder verwijzing naar deze brief, contact opnemen met de voor hem bevoegde inspecteur Artikel 69 Scholing en ontwikkeling Dit artikel regelt in hoofdlijnen de rechten en verplichtingen van de werkgever en de werknemer rond scholing Als dat bijdraagt aan zijn loopbaanontwikkeling heeft de werknemer recht op studiefaciliteiten, ook indien er slechts een geringe relatie bestaat tussen enerzijds de studie en de opleiding en anderzijds de huidige of een toekomstige functie

7 7 Vergoedingen of verstrekkingen in verband met een studie of een opleiding die een werknemer volgt in het kader van de dienstbetrekking dan wel voor het verkrijgen van inkomsten uit werk en woning, behoren, voor zover er werkelijk sprake is van scholingskosten, niet tot het loon Voor meer informatie over de vergoeding van studiekosten verwijs ik naar de paragrafen 2014 en 2015 van het Handboek Artikel 71 Pensioen De pensioenregeling heb ik niet beoordeeld Artikel 76 Overlijdensuitkering Volgens het eerste lid van dit artikel betaalt de werkgever na het overlijden van de werknemer de bezoldiging uit tot en met de laatste dag van de maand van overlijden Volgens het tweede lid hebben, daarnaast, de nagelaten betrekkingen van de werknemer recht op een bedrag dat overeenkomt met de bezoldiging over een tijdvak van drie maanden De werkgever betaalt dit laatstbedoelde bedrag, voor zover de fiscale regels dat toestaan, netto uit Voor de gevolgen van (de aanspraak op) een (eenmalige) overlijdensuitkering voor de loonheffingen verwijs ik naar de paragrafen 1917 en 1918 van het Handboek In deze paragrafen staan uitvoerig de gevolgen beschreven van een aantal te onderscheiden situaties Voor de volledigheid merk ik op dat voor zover er sprake is van regulier inverdiend loon, er in fiscaal opzicht sprake is van postuum loon Voor de fiscale aspecten van postuum loon verwijs ik naar paragraaf 923 van het Handboek Artikel 98a Mobiliteitspremie Volgens dit artikel heeft een werknemer die in verband met een reorganisatie ontslag neemt, onder voorwaarden, recht op een mobiliteitspremie Een dergelijke premie vormt loon uit vroegere dienstbetrekking Artikel 914 Employability Volgens dit artikel heeft een in verband met een reorganisatie met ontslag bedreigde werknemer, onder andere, recht op outplacement voor rekening van de werkgever Een vergoeding voor of verstrekking van outplacement is onbelast Ik verwijs naar paragraaf 2014 van het Handboek Bijlage B Overgangsregelingen senioren- en levensloopregelingen De paragrafen 9 en 10 van Bijlage B bevatten overgangsbepalingen ten aanzien van de levensloopregeling en de seniorenregeling 2006 Hoewel ik deze bepalingen als zodanig niet heb beoordeeld merk ik voor de volledigheid het volgende op Als een werknemer voortijdig stopt met - in voldoende mate - werken kan in fiscaal opzicht sprake zijn van een regeling voor vervroegd uittreden (hierna: RVU) In geval van een RVU is de werkgever, naast de reguliere heffing, een eindheffing verschuldigd van 52% over de werkgeversbijdrage aan die regeling Ik verwijs naar de paragrafen 1942 en 247 van het Handboek In bepaalde situaties leidt het (tijdelijk) minder werken of zelfs volledig stoppen met werken niet tot een RVU Van een RVU is onder meer geen sprake als de vermindering van de arbeidsduur volledig het gevolg is van het opnemen van levensloopverlof Evenmin kan een RVU ontstaan enkel door het opnemen van stuwmeerverlof, mits aan elke van de volgende voorwaarden is voldaan:

8 8 - de aanspraken op verlof bedragen niet meer dan de arbeidsduur per week gerekend over een periode van vijftig weken; - de verlofaanspraken worden niet op een zodanig moment toegezegd dat opname alleen nog mogelijk is voorafgaande aan pensioen; - aan het toekennen van de (extra) verlofaanspraken wordt niet de voorwaarde verbonden dat de werknemer het verlof voorafgaande aan pensioen moet opnemen Ook combinaties van levensloopverlof en stuwmeerverlof (bijvoorbeeld wekelijks twee dagen levensloopverlof en drie dagen stuwmeerverlof) leiden niet tot een RVU Echter, bij samenloop van bovenbedoelde verlofsoorten met een seniorenregeling kan wèl een RVU ontstaan Bij zo'n samenloop is van belang dat de werknemer wekelijks in voldoende mate feitelijk blijft werken Voldoende betekent: tenminste de helft van de arbeidsduur in het laatste kalenderjaar voorafgaand aan het begin van de periode die aanvangt tien jaar direct voorafgaande aan de in de pensioenregeling vastgestelde ingangsdatum Daarbij hoeft de werkgever overigens geen rekening te houden met ziekte, arbeidsongeschiktheid of in het (betreffende) kalenderjaar toegekend (regulier) vakantieverlof Ik verwijs naar V&A op wwwbelastingdienstpensioensitenl (V&A Handreikingen pensioen LB), zoals in september 2013 geactualiseerd Voor de volledigheid merk ik op dat het aankopen van verlofrechten gevolgen kan hebben voor het pensioengevend salaris Ik verwijs naar het besluit van 9 september 2010, nr DGB2010/2733M (zie: