hoofden financiële en salarisadministratie en medewerkers personeels administratie en P&O-managers Hoofdredacteur Marianne Schiltmans-Verhoeven

Transcriptie

1 Vak antiedagen

2 Themadossier Salaris Rendement is een periodiek verschijnend themadossier voor professionals die verantwoordelijk zijn voor de loon- en personeelsadministratie, zoals salarisadministrateurs, hoofden financiële en salarisadministratie en medewerkers personeels administratie en P&O-managers Hoofdredacteur Marianne Schiltmans-Verhoeven Eindredactie Ravestein & Zwart Medewerkers Anne-Marie van der Aa, Justus Bottenheft, Jasmijn Bovendeert, Bastiaan Geleijnse, Nanouk van Gennip, Jony Jaspers, Tycho van der Klip, Ellen Kraft, John Reid, Esther van Tienen, Jean-Marc van Tol Algemeen hoofdredacteur Robert Hiemstra Uitgever Marnix Hoogerwerf Basisontwerp Pino Design, Arnhem Druk Ten Brink, Meppel Abonnementen Dossier Salaris Rendement verschijnt 6 per jaar. De prijs voor een abonnement op Dossier Salaris Rendement bedraagt voor abonnees op Salaris Rendement 179 per jaar. Losse nummers: 49. Alle prijzen zijn inclusief verzendkosten en exclusief BTW. (Proef)abonnementen kunnen ieder moment ingaan, maar slechts worden beëindigd indien uiterlijk twee maanden voor het einde van de abonnementsperiode schriftelijk is opgezegd. Zonder of bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch met een periode van een jaar verlengd. Abonnementen zijn zakelijk en derhalve is de consumentenwetgeving niet van toepassing. Rendement behoudt zich het recht voor om prijzen en inhoud van de algemene voorwaarden te wijzigen. U kunt onze algemene voorwaarden en privacybeleid ook nalezen op ISSN Rendement Uitgeverij BV Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam tel:. (010) fax: (010) info@rendement.nl website: Niets uit deze uitgave mag, noch geheel, noch gedeeltelijk, worden overgenomen en/of vermenigvuldigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en de uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

3 Vak antiedagen Vakantie levert u extra werk op

4 10 R e n d e ment pres ent eer t : Excel voor financials & managers en Excel PRO voor financials & managers vo kor % o t Re r leze ing nd rs em va en n t Stapsgewijs naar een perfecte beheersing van Excel Dé praktijkopleidingen voor financials en managers Twee complete opleidingsprogramma s waarin u optimaal gebruik leert maken van de vele mogelijkheden van Excel. Financials en managers krijgen steeds meer gegevens te verwerken. Er wordt van u ver wacht dat u deze data in overzichtelijke en betrouwbare analyses presenteert. Alleen hier mee kan uw organisatie de juiste beslissingen nemen voor de toekomst. De spreadsheets van Excel bieden hierbij uitkomst. Maar in de praktijk blijkt dat meer dan de helft van het programma niet wordt gebruikt. En juist deze nuttige onderdelen zorgen voor professionele rapportages en tijdwinst. Rendement heeft speciaal voor haar lezers praktijkopleidingen ontwikkeld die u als financial of manager leren optimaal gebruik te maken van de vele mogelijkheden. Meer weten? Ga naar

5 Voorwoord Het is mogelijk dat u als salarisadministrateur de administratie van vakantiedagen van de werknemers in uw onderneming verzorgt. In ieder geval zal uw afdeling verantwoordelijk zijn voor de betaling van het loon van werknemers tijdens hun vakantie. Om dit proces in goede banen te leiden, moet u de wet- en regelgeving omtrent vakantiedagen goed kennen. Sinds de invoering van de nieuwe vakantiewetgeving per 1 januari 2012 is dat nog geen sinecure! Er zijn verschillende soorten vakantiedagen. De werknemers in uw onderneming hebben volgens de wet op jaarbasis in ieder geval recht op viermaal het aantal werkuren aan vakantie. Wie 16 uur per week werkt, kan dus 64 uur vakantie opnemen. De meeste ondernemingen geven daarnaast ook nog een aantal bovenwettelijke vakantiedagen. Voor elk type vakantiedagen gelden verschillende regels voor de termijn waarbinnen de werknemer deze kan opnemen en of het ook mogelijk is om ze uit te betalen. En als uw onderneming van de wettelijke bepalingen wil afwijken, mag dat soms wel en soms niet. Vaak hangt dit af van de bepalingen in de cao. Daar kunnen trouwens ook nog afspraken in staan over ATV-dagen en allerlei vormen van verlof. Hoewel in het dagelijkse spraakgebruik verlof en vakantie nogal eens aan elkaar gelijkgesteld worden, is verlof toch echt iets anders dan vakantie. Waar werknemers tot op zekere hoogte vrij zijn om hun vakantiedagen op te nemen, is verlof gekoppeld aan bepaalde gebeurtenissen. Hierbij kunt u denken aan een bevalling, calamiteiten of de zorg voor een ziek kind of een zieke ouder. De overheid heeft voor zulke situaties een aantal wettelijke verlofregelingen in het leven geroepen. 5

6 Kortom: het is essentieel dat u de regels voor het opbouwen, administreren, berekenen, opnemen en betalen van vakantiedagen kent. Omdat het te veel regels zijn om uit het hoofd te leren, heeft Salaris Rendement er een handzaam boekje van gemaakt. Met dit naslagwerk op uw bureau staat u nooit meer met uw mond vol tanden als een werknemer een lastige vraag over vakantiedagen voor u heeft! Marianne Schiltmans-Verhoeven Hoofdredacteur Salaris Rendement Aanvulling op themadossier Rendement Uitgeverij is overgestapt op een handzamere vorm van themadossiers. Dit pocketformaat is erg prettig leesbaar. Bovendien zijn de vertrouwde bijlagen voortaan online toegankelijk. U heeft als trouwe abonnee namelijk toegang tot het nieuwe Premium-account! Onbeperkt downloaden Door een samenwerkingsverband met MKB Vaktools heeft Rendement toegang gekregen tot een grote database aan vaktools. Deze database delen wij graag met u als Premium-abonnee. Download nu onbeperkt vaktools! De vaktools helpen u op weg Op rendement.nl/salarisdossier vindt u in aanvulling op de onderwerpen in dit themadossier bijbehorende vaktools. Bij vaktools kunt u denken aan modelcontracten en -brieven, rekentools, stappenplannen, naslagwerken en checklists. Deze zeer praktisch toepasbare hulpmiddelen helpen u bij uw dagelijkse werkzaamheden. 6

7 Inhoudsopgave 1 Nieuwe vakantieregels Vakantiewet per 1 januari Zieke werknemers Gevolgen voor uw administratie Communiceren 16 2 Soorten vakantiedagen Wettelijke vakantiedagen Bovenwettelijke vakantiedagen ATV-dagen Afwijken van de regels Opbouwen en opnemen 25 Vakantiedagen opbouwen 25 Vakantiedagen opnemen 26 Voorschieten 28 Vakantiedagen verkopen 28 Vakantiedagen kopen 30 Het cafetariamodel Zieke werknemers 33 Opbouw bij ziekte 33 Vakantie en re-integratie 36 Vakantiedagen opnemen 36 Ziek gedurende vakantie 37 Ziekteverzuimprotocol Werkwijze bij vertrek 43 Vakantiebijslag 44 Vakantiedagen 44 Opnemen 45 Uitbetalen 47 7

8 6 Administratie Verschillende regels administreren Vakantiedagen vastleggen Administratiemethoden en -systemen 57 7 Vakantiedagen berekenen en betalen Vakantiedagen berekenen Vakantiedagen uitbetalen 61 8 Vakantiereglement Aandachtspunten Aanvraagformulieren 67 9 Feestdagen Geen vakantiedag Officiële feestdagen Niet-officiële feestdagen Afspraken in de cao Verlof Soorten wettelijk verlof Buitengewoon verlof Vakantiebijslag Vakantiebijslag berekenen Vakantiebijslag betalen Afwijken van de standaardregels Vakantiebijslag verwerken All-inloon Wettelijk versus bovenwettelijk Betekenis voor all-inloon Rechtszaken Aandachtspunten Waarde van de vakantiedagen 92 8

9 1 Nieuwe vakantieregels Vakantie is bedoeld om bij te komen van de drukte en inspanning tijdens werkweken. Vandaar dat de wet van oudsher bepaalt dat elke werknemer recht heeft op vakantiedagen. Als salarisadministrateur heeft u onder andere te maken met het vastleggen en berekenen van deze vakantiedagen en natuurlijk met de uitbetaling van de vakantiebijslag. Op 1 januari 2012 zijn de regels rondom vakantie echter behoorlijk veranderd. Voldoende rust en ontspanning zijn van groot belang voor de motivatie en productiviteit van werknemers. Vakantie is daarom niet alleen prettig voor werknemers, maar ook goed voor hun gezondheid en dus gunstig voor de productiviteit van uw onderneming. Met de komst van de nieuwe vakantiewetgeving is met name de regelgeving omtrent het behouden van vakantiedagen die werknemers niet opnemen behoorlijk omgegooid. Als werknemers hier niet goed van op de hoogte zijn, kunnen zij achteraf ontdekken dat hun oude vakantiedagen zijn komen te vervallen. U bent als salarisadministrateur de persoon bij uitstek om ervoor te zorgen dat de werknemers in uw onderneming weten hoe het met de houdbaarheid van hun vakantiedagen gesteld is. 1.1 Vakantiewet per 1 januari 2012 Het is van groot belang dat werknemers zo nu en dan een langere periode tot rust komen zodat ze zich weer kunnen opladen voor een nieuwe werkronde. Dit is precies waar vakantie voor bedoeld is. Vakantie is goed voor de gezondheid 9 vakantie wetgeving

10 Vak antiedagen van de werknemers, vindt de wetgever. De nieuwe vakantiewet stelt dat werknemers ziek of niet jaarlijks aan vakantie recht hebben op minimaal viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week. Dit zijn de zogeheten wettelijke vakantiedagen. Een werknemer die 32 uur per week werkt, heeft recht op 4 x 32 uur per jaar vakantie. Dit komt neer op 128 uur, wat bij werkdagen van acht uur betekent dat de werknemer minimaal 16 vrije dagen per jaar heeft. ziekte Arbeidsongeschikte werknemers Het grote verschil ten opzichte van de oude regels geldt voor werknemers die langdurig uitvallen door ziekte. Zij bouwden voorheen alleen over de laatste zes maanden van hun arbeidsongeschiktheid vakantiedagen op. Nu hebben ze recht op net zo veel vakantiedagen als hun gezonde collega s. Meer hierover leest u later in dit hoofstuk. De nieuwe vakantiewet motiveert werknemers bovendien meer dan voorheen om ook daadwerkelijk regelmatig vakantie op te nemen. Sinds 1 januari 2012 vervallen de wettelijke vakantiedagen van werknemers namelijk een halfjaar na het jaar van opbouw. Vóór de ingang van de nieuwe vakantiewet bleven wettelijke vakantiedagen vijf jaar geldig. Krijgt een werknemer in 2013 alleen het minimum aan vakantiedagen (viermaal de arbeidsduur) en neemt hij geen vakantie? Dan moet hij zijn dagen opnemen vóór 1 juli 2014, anders vervallen ze. Uw onderneming moet hem ook de gelegenheid geven om deze dagen op te nemen. Bovenwettelijke vakantiedagen Voor de bovenwettelijke vakantiedagen gelden in de nieuwe wet andere regels dan voor wettelijke vakantiedagen. 10

11 Nieuwe vak antieregels In principe verjaren die pas na vijf jaar. Hieraan is door de invoering van de nieuwe vakantiewet niets veranderd. Bovenwettelijke vakantiedagen die een werknemer opbouwt in 2013 verjaren dus pas op 1 januari Het is echter mogelijk dat hierover andere afspraken zijn gemaakt in de cao die voor uw onderneming geldt. In dat geval moet u natuurlijk de regels uit de cao volgen. cao Van oude naar nieuwe regels Voor werknemers die aan het einde van 2011 ziek zijn geworden en van wie de ziekte voortduurt in 2013, geldt tot en met 31 december 2011 de oude wetgeving. Tot die datum hoeven ze dus alleen vakantierechten te krijgen als ze in de laatste zes maanden van hun arbeidsongeschiktheid zitten. Sinds 1 januari 2012 bouwt de zieke werknemer altijd wettelijke vakantierechten op Vervaltermijn versus verjaringstermijn De nieuwe vakantiewetgeving maakt een juridisch verschil tussen een vervaltermijn en een verjaringstermijn van vakantiedagen. Een verjaringstermijn is in juridisch opzicht juridisch anders dan een vervaltermijn. Het verschil tussen beide termijnen is belangrijk voor uw administratie. Vervallen Wettelijke vakantiedagen kunnen vervallen. De werknemer kan deze alleen binnen de voorgeschreven termijn opnemen. Gebeurt dat niet, dan vervalt het recht om na afloop van de termijn de dagen alsnog op te nemen. In de nieuwe vakantiewetgeving vervallen vakantiedagen zes maanden na het einde van de periode waarin ze zijn opgebouwd. Vakantiedagen die de werknemer in 2013 opbouwt, vervallen dus per 1 juli Het is echter mogelijk om individueel of in een cao een afwijkende (langere) vervaltermijn af te spreken. 11 langere termijn

12 Vak antiedagen Conflicten over vakantie De nieuwe wetgeving voorkomt dat werknemers een stuwmeer aan vakantiedagen opbouwen. Het vergroot echter ook de kans op conflicten over vakantieplannen. Bovendien wordt de administratie van vakantiedagen een stuk ingewikkelder. De werkgever profiteert dus van de nieuwe regels, maar alleen als iedereen op de hoogte is van de consequenties van de nieuwe regels. De werknemers moeten bovendien weten dat ze voor eventuele vragen bij u terechtkunnen. Als salarisadministrateur bent u natuurlijk volledig op de hoogte van de regels omtrent vakantie! stuiten Verjaren Bij bovenwettelijke vakantiedagen is er sprake van verjaring na vijf jaar. Dit betekent dat de werknemer deze vakantiedagen na de vervaltermijn van vijf jaar niet meer kan afdwingen. Voorheen gold deze termijn van vijf jaar voor álle vakantiedagen, bovenwettelijk of niet. Om verjaring te voorkomen, kan de werknemer de opgebouwde vakantiedagen opnemen of de verjaring ervan onder bepaalde voorwaarden tegenhouden (dit heet ook wel stuiten ), waardoor er een nieuwe verjaringstermijn gaat lopen. Dit laatste is niet mogelijk bij wettelijke vakantiedagen Redelijkerwijs Is een werknemer redelijkerwijs niet in staat om zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen bijvoorbeeld vanwege enorme drukte op het werk of vanwege bepaalde persoonlijke omstandigheden dan vervallen zijn wettelijke vakantiedagen niet zes maanden na het jaar van opbouw. verjarings De werknemer kan dan een beroep doen op een verjaringstermijn termijn van vijf jaar na het jaar van opbouw, waardoor de wettelijke dagen uit 2013 in principe pas per 1 januari 2019 vervallen. U kunt ook afwijkende afspraken maken over 12

13 Nieuwe vak antieregels een langere geldigheidsduur. Het is voor uw onderneming meestal niet erg aantrekkelijk om vakantiedagen langer houdbaar te laten zijn dan de wet voorschrijft. De werkgever moet daarom niet al te snel meegaan in de bewering van een werknemer dat hij niet in de gelegenheid is geweest om vakantie op te nemen. Verstandhouding Tegelijkertijd vormt touwtrekken over de status van vakantiedagen een fors risico voor de goede verstandhouding binnen de arbeidsrelatie. Probeer daarom, voor zover mogelijk, de werknemer in staat te stellen om zijn vakantiedagen te gebruiken. Zo beperkt u het aantal openstaande vakantiedagen én de kans op arbeidsconflicten in de onderneming. Energieke werknemers Verder is vakantie natuurlijk bedoeld om werknemers te laten bijkomen en de kans te geven zich weer op te laden. Het is geen verstandige bedrijfsvoering om werknemers steeds maar te laten doorwerken zonder dat ze daarvan kunnen herstellen. Op den duur kunnen ze daarvan overwerkt raken, met alle gevolgen voor hun productiviteit van dien. Ziekteverzuim ligt dan op de loer. Uw onderneming heeft uiteindelijk baat bij uitgeruste werknemers. Daarvoor moet u hun wel op regelmatige basis vakantie gunnen. Het is belangrijk om u te realiseren dat ATV-dagen, tijdvoor-tijdregelingen en overuren geen vakantierechten zijn in de zin van de wet. Hiervoor gelden dus niet de wettelijke regels van een verval- of verjaringstermijn, die wel gelden voor (bovenwettelijke en wettelijke) vakantiedagen. 1.2 Zieke werknemers De nieuwe vakantiewetgeving bepaalt dat zieke werknemers hetzelfde aantal wettelijke vakantiedagen opbouwen en op- 13 arbeids conflicten overwerkt

14 Vak antiedagen arbeidsongeschiktheid volledige periode cao bijkomen nemen als werknemers die niet arbeidsongeschikt zijn. Voorheen bouwden zieke werknemers alleen vakantiedagen op over de laatste zes maanden van hun arbeidsongeschiktheid. Bij kortdurende ziekte was de opbouw van vakantiedagen dus al gelijk aan die van gezonde werknemers. Sinds 1 januari 2012 geldt deze basisregel echter voor de volledige ziekteperiode van een werknemer. Ook als een werknemer vanwege ziekte voor langere tijd verzuimt, blijft hij dus gewoon wettelijke vakantiedagen opbouwen. Werknemers die geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikt zijn, bouwen sinds 1 januari 2012 volledig wettelijke vakantie-uren op (144 wettelijke vakantie-uren per jaar bij een werkweek van 36 uur). Bovenwettelijke dagen Maar let op! Deze regel geldt niet voor bovenwettelijke vakantiedagen. Bij gehele of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid bouwt een werknemer alleen over de laatste 26 weken volledig bovenwettelijke vakantie-uren op. Verder bouwt een werknemer alleen bovenwettelijke vakantie-uren op over de uren dat hij arbeidsgeschikt is, tenzij hierover andere afspraken zijn vastgelegd (bijvoorbeeld in de cao). Re-integratie Het is nadrukkelijk de bedoeling van de nieuwe wet dat de herstellende werknemer tijdens zijn re-integratie niet alleen vakantiedagen opbouwt, maar deze ook opneemt. Zo kan hij bijkomen van de inspanningen die nodig zijn om terug te keren in het arbeidsproces. Meer informatie over het opbouwen en opnemen van vakantiedagen tijdens ziekte vindt u in hoofdstuk Gevolgen voor uw administratie Met de komst van de nieuwe vakantiewetgeving staat u de komende jaren voor een administratie waarin verschillende soorten vakantiedagen naast elkaar bestaan. U heeft in ieder geval te maken met: 14

15 Nieuwe vak antieregels wettelijke en bovenwettelijke dagen opgebouwd tot 2012, die een verjaringstermijn hebben van vijf jaar; wettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd vanaf 2012 en een vervaltermijn hebben van zes maanden na het jaar van opbouw; bovenwettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd vanaf 2012 en in principe een verjaringstermijn van vijf jaar hebben. Daarnaast kunt u nog te maken hebben met ATV-dagen met wéér een andere geldigheidsduur. Welke dagen Door de nieuwe vakantiewetgeving is de administratie van vakantiedagen er dus niet bepaald eenvoudiger op geworden. Het mag duidelijk zijn dat het de komende periode bittere noodzaak is om een goede administratie te voeren. Maar er speelt nog een andere kwestie: welke dagen kunnen de werknemers het beste als eerste opnemen? Vroeger was het zo dat een werknemer de oudste dagen als eerste opnam. Die logica gaat nu niet meer op. Door de nieuwe wet kan het immers zo zijn dat een werknemer oudere (bovenwettelijke) dagen later verliest dan de (wettelijke) dagen die hij daarna heeft opgebouwd. Doordat de dagen die werknemers vóór 2012 opbouwden nog vijf jaar geldig zijn en de wettelijke dagen daarna maar een halfjaar, zullen werknemer eerst hun nieuwe vakantiedagen opnemen en daarna pas hun oudere. In de wet is hierover niets specifiek vastgelegd. Het is aan u om dit allemaal goed te registreren. De werkgever is altijd gebonden aan de principes van redelijkheid en billijkheid. Op grond daarvan ligt het voor de hand om de dagen af te boeken van het vakantietegoed die het eerste vervallen of verjaren. Als straks alle vakantiedagen die werknemers vóór 2012 hebben opgebouwd verjaard zijn, wordt het weer wat over- 15 ATV-dagen goede administratie als eerste opnemen

16 Vak antiedagen zichtelijker. Sommige bedrijven en cao s hebben afgesproken dat álle vakantiedagen nog steeds pas na vijf jaar komen te vervallen, zodat de administratie van de vakantiedagen én de uitleg daarvan aan de werknemers eenvoudig kan blijven. 1.4 Communiceren communicatieplan informatiebijeenkomst Als de regels voor vakantiedagen in uw onderneming niet voor alle werknemers duidelijk zijn, doet u er verstandig aan om een handzaam communicatieplan te (laten) maken. Hierin moet zijn opgenomen hoe u de informatie onder de aandacht van werknemers brengt, via welke middelen u dit doet en wanneer u er aandacht aan besteedt. Uitleg Verder is het belangrijk dat de regelingen goed worden uitgelegd, zodat elke werknemer weet wanneer hij er aanspraak op kan maken. Dit kan bijvoorbeeld tijdens een teamvergadering of op een speciale informatiebijeenkomst. Dan kunt u direct vragen beantwoorden en bent u meteen in beeld als aanspreekpunt voor werknemers. Vergeet ook het introductietraject van nieuwe werknemers niet! Kortere vervaltermijn Omdat de vervaltermijn van de wettelijke vakantiedagen een stuk korter is geworden, is het mogelijk dat er in uw onderneming in 2013 meer vakantiedagen dan normaal worden aangevraagd. Het is slim om vast te leggen hoe uw onderneming met dit probleem omgaat. Eventueel kunt u in overleg met de werknemers een overgangsregeling afspreken. Het minste wat u kunt doen, is de werknemers in uw onderneming wijzen op de kortere vervaltermijn. Zo voorkomt u dat zij opgebouwde vakantierechten aan hun neus voorbij laten gaan. 16

17 2 Soorten vakantiedagen Zoals u in hoofdstuk 1 heeft kunnen lezen, zijn er wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Bij het vastleggen en berekenen van deze vakantiedagen moet u rekening houden met de verschillende regels én de uitzonderingen daarop. U moet natuurlijk ook op de hoogte zijn van de regels die in uw onderneming gelden voor arbeidstijdverkorting (ATV) en overwerk, want deze zijn weer anders. In dit hoofdstuk leest u alles over de verschillende regels. Volgens de wetgever is vakantie essentieel voor werknemers om bij te komen van de drukte en inspanning tijdens de werkweken. Vandaar dat in de wet staat dat elke werknemer recht heeft op een bepaald aantal vakantiedagen. Een goede vakantie heeft bovendien positieve gevolgen voor de motivatie en productiviteit van werknemers. Na twee weken Spaanse costa of Zwitserse alp zitten ze weer fris en fruitig op hun werkplek. productiviteit 2.1 Wettelijke vakantiedagen Omdat het volgens de wetgever belangrijk is dat werknemers voldoende vakantie krijgen, is er een wettelijk minimum vastgelegd. Dit zijn de wettelijke vakantiedagen. Het maakt hierbij niet uit of een werknemer voltijd of deeltijd in dienst is en of hij een vaste aanstelling heeft of op tijdelijke basis aan de onderneming is verbonden. Alle werknemers hebben per jaar dus recht op een minimumaantal vakantiedagen van viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week. Uw onderneming kan hier niet aan tornen. 17 minimum

18 Vak antiedagen Er zijn wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen uitrekenen Minimum U kunt voor elke werknemer in uw onderneming uitrekenen op hoeveel vakantiedagen hij per kalenderjaar recht heeft. Dit doet u door het aantal dagen en dagdelen dat de werknemer per week werkt, te vermenigvuldigen met het getal vier. Een werknemer die voltijd in dienst is, heeft dus recht op twintig vakantiedagen per jaar (4 40 = 160 uur, gedeeld door 8 uur per werkdag = 20 dagen). Een werknemer die twee dagen per week voor uw onderneming werkt, krijgt op jaarbasis minstens acht werkdagen vrij (4 16 = 64 uur, gedeeld door 8 uur per werkdag = 8 dagen). Voor beide werknemers is dit dus voldoende om vier hele weken vakantie op te nemen. 18

19 Soorten vak antiedagen Het minimumaantal vakantiedagen voor werknemers is wettelijk en onaantastbaar. Alleen bij ontslag gelden er andere regels. Hierover leest u meer in hoofdstuk Bovenwettelijke vakantiedagen Een werkgever kan natuurlijk méér vakantiedagen beschikbaar stellen dan het wettelijk minimum. Zulke bovenwettelijke vakantiedagen kunt u zelf regelen via het bedrijfsreglement of de individuele arbeidsovereenkomst. Ook in veel cao s is afgesproken dat werknemers meer vakantiedagen hebben dan de wettelijke twintig (bij een fulltime contract). Uitzonderingen De basisregel voor vakantieopbouw is dat een werknemer vakantiedagen opbouwt aan de hand van zijn gewerkte uren. De eerste uitzondering op deze regel is de opbouw van vakantiedagen tijdens ziekte. Tijdens de hele periode van verzuim en re-integratie gaat de opbouw van wettelijke vakantiedagen namelijk gewoon door zie ook hoofdstuk 4. Verder zijn er nog diverse andere uitzonderingen, waarbij de werknemer niet werkt maar wel vakantiedagen opbouwt: zwangerschapsverlof; bevallingsverlof; onbetaald politiek verlof; verlof vanwege leerplicht; verlof vanwege vakbondsvergaderingen; onvrijwillige werkloosheid door stakingen; verlof vanwege kortdurende overheidsverplichtingen. Tot slot gaat de vakantieopbouw gewoon door als de werknemer vakantiedagen opneemt die hij heeft meegenomen van zijn vorige werkgever. 19 cao s

20 Vak antiedagen Functieniveau Het aantal bovenwettelijke vakantiedagen kan per functieniveau verschillen. Werknemers in een hogere functieschaal kunnen bijvoorbeeld recht hebben op extra bovenwettelijke vakantiedagen, zolang alle leden uit diezelfde schaal maar dit hogere aantal krijgen. Iedere werknemer heeft natuurlijk wel recht op hetzelfde aantal wettelijke vakantiedagen. Waar het de wettelijke vakantiedagen betreft moet u elke werknemer gelijk behandelen. Leeftijdsdiscriminatie Het is aantrekkelijk om oudere werknemers binnen uw onderneming extra vrije dagen te geven. Zo kunt u hen enigszins ontlasten en zo lang mogelijk vitaal aan de slag houden. Dit is echter een problematische regeling, omdat die al snel kan leiden tot leeftijdsdiscriminatie. Jongere werknemers worden immers in feite benadeeld. Uw onderneming moet hier dus erg voorzichtig mee zijn. Extra seniorendagen worden alleen toegestaan als uw onderneming een breder leeftijdbewust personeelsbeleid voert, maar vaak ontkomt u er niet aan om iedereen dezelfde vakantierechten te geven. afkopen scheiden Administratie Als het gaat om het vervallen van vakantiedagen en de mogelijkheid tot afkopen, gelden voor de bovenwettelijke vakantiedagen andere regels dan voor de wettelijke vakantiedagen. Daarom is het uitermate belangrijk dat u beide typen in uw administratie steeds goed scheidt. De wetswijziging heeft het er voor u zeker niet eenvoudiger op gemaakt. Zorg er ook voor dat werknemers zich op de hoogte kunnen stel- 20

21 Soorten vak antiedagen len van deze administratie. Zo krijgen zij inzicht in het aantal en het soort vakantiedagen dat zij opbouwen en nog kunnen opnemen. Dit voorkomt misverstanden en verkleint de kans op conflicten. inzicht Wilt u voor uw administratie niet rekenen in uren maar in dagen, dan moet u eventuele halve dagen altijd naar boven afronden. U mag er bij het berekenen van de vakantiedagen dus geen vakantie-uren afsnoepen! 2.3 ATV-dagen Het is ook mogelijk dat werknemers in uw onderneming ATV-dagen krijgen. ATV staat voor arbeidstijdverkorting. Hierbij werken alle werknemers minder dan de standaard werkweek van veertig uur (vaak 38 of 36 uur). Voor de overige uren krijgen zij ter compensatie vrije ATV-dagen. In veel sectoren is ATV inmiddels zo gewoon dat het een normale arbeidsvoorwaarde is geworden. Er zijn geen wettelijke regels voor arbeidstijdverkorting. Afspraken hierover kunt u alleen vinden in de cao of in het personeelsreglement. Dat betekent dus ook dat uw onderneming veel meer invloed heeft op de invulling van ATVdagen dan van vakantiedagen. Zo is er geen wet die een minimumaantal ATV-dagen voorschrijft. De nieuwe vakantiewetgeving heeft dus ook geen invloed op ATV-dagen en hun geldigheid. De afspraken in cao, individuele arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling blijven gewoon van kracht. geen wettelijke regels bedrijfs regeling Opnemen ATV-dagen Als het goed is, bevat uw cao of bedrijfsreglement afspraken over de manier waarop werknemers hun ATV-dagen opnemen. Werknemers moeten ze bijvoorbeeld elke maand elke maand opnemen, of uw onderneming bepaalt dat ze op bepaalde dagen collectief moeten worden opgenomen (bijvoorbeeld op de vrijdag na Hemelvaart). Geef ook aan wanneer ATV- 21

22 Vak antiedagen vervallen dagen komen te vervallen als ze niet op tijd worden opgenomen na een kwartaal is gebruikelijk. De afspraken hierover moeten duidelijk zijn, zodat de regeling u geen onnodig werk en de werknemers geen onnodige verwarring oplevert. Aangeven in de administratie In de praktijk van veel ondernemingen ervaren werknemers weinig verschil tussen het opnemen van vakantiedagen of ATV-dagen. Toch is er juridisch gezien wel een verschil: voor vakantiedagen bestaat een wettelijk minimum en ze kunnen vervallen, terwijl de regels voor ATV-dagen niet in de wet staan. Ook voor uw administratie is er een verschil: omdat ATV-dagen een andere vervaltermijn hebben, moet u ze anders boeken dan vakantiedagen Afspraken wijzigen Uw onderneming kan de wetswijziging natuurlijk wel aangrijpen om de afspraken over ATV-dagen te wijzigen, als ze cao tenminste niet via de cao zijn vastgelegd. Dan moet u voorlopig wel een onderscheid in uw administratie maken tussen ATV-dagen die zijn opgebouwd vóór en ná de wijziging. U kunt nu bijvoorbeeld in het vakantiereglement van uw onderneming laten opnemen dat ATV-dagen worden behandeld als bovenwettelijke vakantiedagen, tenzij hierover iets anders is bepaald in de cao. Als een werknemer langdurig ziek is, bouwt hij over de periode van arbeidsongeschiktheid geen ATV-dagen op bij (wettelijke) vakantiedagen gebeurt dit dus wel. Instemming Voor een dergelijke wijziging van de arbeidsvoorwaarden heeft de werkgever wel instemming van de werknemers no- 22

23 Soorten vak antiedagen dig. Een werkgever mag niet op eigen houtje de arbeidsvoorwaarden wijzigen. Als u de vervaltermijnen van ATV-dagen wilt gelijktrekken met die van vakantiedagen, moeten werknemers daarmee akkoord gaan. Heeft uw onderneming een ondernemingsraad, dan moeten behalve de individuele werknemers ook de leden van de OR instemmen met de wijziging. ondernemingsraad Overwerk en compensatie-uren Net zoals bij ATV-dagen geldt voor overwerk en compensatie-uren dat de arbeidsovereenkomst of de cao leidend is. In principe gelden nog dezelfde regels voor het meenemen van deze opgebouwde uren als in De werkgever moet er natuurlijk wel op letten dat werknemers redelijkerwijs in staat zijn om deze uren op te nemen. Nu de vervaltermijn van de wettelijke vakantiedagen een stuk korter is dan vroeger, kunnen werknemers ineens met een flink aantal vrije dagen zitten die ze snel moeten opnemen. Zorg ervoor dat uw werknemers dit risico kennen en ga met hen in overleg over de beste manier om met deze overgangssituatie om te gaan. 2.4 Afwijken van de regels Het is zoals vermeld mogelijk om bij cao van de regels voor wettelijke vakantiedagen af te wijken. Dit mag alleen ten gunste van de werknemer: de vervaltermijn mag nooit korter worden dan wettelijk is bepaald. Langer mag wel. Zoals vermeld hebben veel cao s hebben inmiddels een ruimere vervaltermijn opgenomen dan het wettelijk vastgelegde halfjaar. Sommige cao s hanteren zelfs de oude verjaringstermijn van vijf jaar, zodat er in de praktijk geen verschil is tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Dat maakt het administreren van vakantiedagen ook een stuk simpeler. 23 vervaltermijn verjarings termijn

24 Vak antiedagen Bij het vastleggen en berekenen van vakantiedagen gaat u natuurlijk na of er in de cao waaronder uw onderneming valt afwijkende regels zijn vastgelegd. Deze moet u immers volgen! Arbeidsvoorwaarden Sommige ondernemingen vallen niet onder een cao. In dit geval is het mogelijk om in de arbeidsvoorwaarden ten gunste van de werknemers van de regels voor wettelijke vakantiedagen af te wijken. Ook daar kan dus staan dat de werknemers hun wettelijke vakantiedagen langer dan zes maanden mogen bewaren. 24

25 3 Opbouwen en opnemen U weet nu dat alle werknemers recht hebben op een wettelijk aantal vakantiedagen. Werkgevers kunnen ervoor kiezen om daarbovenop nog extra vakantiedagen te geven. Deze bovenwettelijke dagen kunnen ook vastgelegd worden in de cao. Voor u als salarisadministrateur is het van belang om te weten hoe werknemers deze dagen opbouwen en wanneer en hoe zij deze mogen opnemen. De basisregels voor het opbouwen en opnemen van vakantie zijn eenvoudig, maar in de praktijk komt er nogal wat bij kijken. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat werknemers in uw onderneming op een gegeven moment meer of minder uren gaan werken. Wat doet dit voor de vakantieopbouw? In dit hoofdstuk leest u hoe u het aantal vakantiedagen precies kunt vastleggen en uitrekenen. meer uren werken 3.1 Vakantiedagen opbouwen Zoals u in hoofdstuk 2 heeft kunnen lezen, hebben alle werknemers wettelijk gezien recht op een minimumaantal vakantiedagen van viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week. U kunt voor elke werknemer uitrekenen op hoeveel vakantiedagen hij per kalenderjaar recht heeft. Dit doet u door het aantal dagen en dagdelen dat de werknemer per week werkt, te vermenigvuldigen met vier. Een werknemer die voltijd in dienst is, heeft dus recht op twintig vakantiedagen per jaar (4 40 = 160/8 = 20). Wie drie hele dagen per week werkt, krijgt minstens (4 24 = 72/8 =) 12 werkdagen vrij. 25 minimumaantal

26 Vak antiedagen Dit minimum is wettelijk en onaantastbaar. Uw werkgever mag bijvoorbeeld niet eisen dat werknemers wettelijke vakantiedagen opnemen om een ziek kind te verzorgen. De basisregel voor vakantieopbouw is in het geval van wettelijke vakantiedagen dat een werknemer vakantiedagen opbouwt aan de hand van gewerkte uren. inkopen Vakantiebonnen In de cao van uw branche kan afgesproken zijn dat werknemers vakantiebonnen krijgen. Deze bonnen verdienen de werknemers op basis van het aantal dagen dat ze werken. Uw onderneming kan de bonnen inkopen bij een fonds en verstrekken aan de werknemers. Zij kunnen de bonnen vervolgens weer verzilveren bij het fonds. Vakantiebonnen geven recht op vakantiebijslag en doorbetaling van het loon tijdens de vakantieperiode. De manier waarop werknemers eventuele bovenwettelijke vakantiedagen opbouwen is afhankelijk van de afspraak die er in de cao of arbeidsvoorwaarden over is gemaakt. Doorgaans worden deze dagen echter ook opgebouwd aan de hand van het gewerkte aantal uren. 3.2 Vakantiedagen opnemen ziekte De werkgever moet zijn werknemers stimuleren om vakantie op te nemen, in ieder geval eenmaal per jaar een aaneengesloten periode van twee weken. Ook langdurig zieke werknemers moeten de gelegenheid krijgen om vakantie te nemen. Zij zijn dan tijdelijk vrijgesteld van hun re-integratieverplichtingen. Door de nieuwe vervaltermijn is het verder wenselijk dat werknemers de dagen die zij in een jaar opbouwen in datzelfde jaar nog opnemen. 26

27 Opbouwen en opnemen Vakantie-uren inhouden Het kan altijd gebeuren dat een werknemer privé te maken krijgt met een calamiteit. Ook kan een werknemer wegens scholingsactiviteiten afwezig zijn. Dan mag u alleen vakantie-uren inhouden als de werknemer hiermee akkoord gaat. De werknemer kan er echter ook voor kiezen om kortdurend zorgverlof op te nemen (in bepaalde situaties) of onbetaald verlof op te nemen (zie hiervoor hoofdstuk 10). calamiteit Verplichte opname Als een werknemer vakantiedagen op wil nemen, moet de werkgever dat als de werkzaamheden dit redelijkerwijs toestaan accepteren. Het initiatief tot het opnemen van va- initiatief kantie ligt bij de werknemer. De werkgever kan zijn werknemers in principe niets verplichten. Dat kan alleen als: de wens van de werknemers om geen vakantie op te nemen in strijd zou zijn met goed werknemerschap; zich een situatie voordoet waarbij het naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn dat de werknemer geen vakantiedagen zou opnemen. In de praktijk komen zulke situaties haast nooit voor Collectieve vakantie Er zijn ook gevallen waarin werknemers niet zelf kunnen bepalen wanneer ze vakantie opnemen. Denk maar aan de bouwvak voor werknemers in de bouw of leraren die gebonden zijn aan de schoolvakanties. Ondernemingen zijn ook vaak de vrijdag na Hemelvaart of tussen kerst en oud en nieuw gesloten. Dit is dan opgenomen in de cao of in de individuele arbeidsovereenkomst. Een werkgever mag echter niet zomaar bepalen dat werknemers bijvoorbeeld voortaan allemaal dezelfde twee weken vrij moeten nemen als daar geen afspraken over op papier staan. Hij moet daar met de werknemers individueel overeenstemming over bereiken overeen en ook nog met de ondernemingsraad als uw onderneming stemming deze heeft. In incidentele gevallen geldt hetzelfde: de werkgever mag werknemers niet verplichten om vakantiedagen 27

28 Vak antiedagen op te nemen zodat de onderneming een week kan sluiten wegens een ingrijpende verbouwing. 3.3 Voorschieten uitrekenen gemiddeld Werknemers bouwen het recht op vakantiedagen op over de dagen dat ze werken. U kunt in principe dus pas aan het eind van het kalenderjaar zeggen op hoeveel vakantiedagen een werknemer in dat jaar recht had. In de praktijk weet u echter van veel werknemers al op hoeveel dagen zij recht hebben ervan uitgaand dat de werknemer niet in de loop van het kalenderjaar uit dienst gaat. Aan de hand van de omvang van het dienstverband rekent u dit eenvoudig uit. Zo weet elke werknemer hoeveel dagen hij op jaarbasis vrij kan nemen en kan hij ook aan het begin van het jaar een langere vakantie opnemen. Bij het spreiden van vakanties van werknemers in een team of afdeling kan dit een groot voordeel opleveren. Geen vaste omvang Bij werknemers die geen vaste omvang van hun dienstverband hebben, weet u niet vooraf hoeveel uren zij gaan werken. U kunt dan ook niet van tevoren vaststellen hoeveel vakantiedagen zij in het kalenderjaar zullen opbouwen. In dat geval kunt u aan het eind van het jaar alle gewerkte uren optellen en delen door het aantal weken. Dit levert een gemiddeld aantal gewerkte uren per week op. Dit gemiddelde vermenigvuldigt u vervolgens met vier. Zo berekent u alsnog het precieze aantal opgebouwde vakantiedagen. 3.4 Vakantiedagen verkopen regels Sommige werknemers bouwen in de loop van de tijd zo veel vakantiedagen op, dat ze een aantal dagen willen verkopen. Hierbij moet u rekening houden met een aantal regels. U mag allereerst tussentijds alleen de bovenwettelijke vakantiedagen uitbetalen aan werknemers. Hiermee wil de wetgever ervoor zorgen dat werknemers het minimale aantal 28

29 Opbouwen en opnemen vakantiedagen waarop zij wettelijk gezien recht hebben, ook daadwerkelijk als vrije dagen opnemen Afkoop bovenwettelijke dagen Aan het verkopen van bovenwettelijke vakantiedagen zijn wel wat voorwaarden verbonden. Zo mogen deze vakantiedagen alleen worden afgekocht als deze mogelijkheid schriftelijk is vastgelegd in de cao of het vakantiereglement. Dat vakantie reglement moet dan wel zijn goedgekeurd door de OR of de reglement personeelsvertegenwoordiging. Afkopen mag ook niet zonder toestemming van de werknemer. Afspraken Als cao of vakantiereglement het afkopen van vakantiedagen toestaat, moet u vervolgens duidelijke schriftelijke afspraken maken over hoe het afkopen van bovenwettelijke vakantiedagen in uw onderneming precies plaatsvindt. Als de afspraken niet op schrift staan, zijn ze niet geldig. Rekenvoorbeeld Stel, een werknemer heeft wettelijk gezien recht op twintig vakantiedagen. De werkgever geeft de werknemer echter op grond van de cao of arbeidsvoorwaarden 25 vakantiedagen. In dit geval zijn vijf van deze vakantiedagen bovenwettelijk. Alleen deze vijf dagen mag u tussentijds van de werknemer kopen. Wettelijke vakantiedagen zijn niet tussentijds af te kopen, zelfs niet na afloop van het kalenderjaar. Alleen bij uitdiensttreding is het afkopen van wettelijke vakantiedagen een optie Waarde bepalen De wet zegt niets over hoe u de waarde van een vakantiedag in geld moet uitdrukken. Dat mag uw onderneming dus zelf geld bepalen. Een handige manier om de waarde van de te verko- 29

30 Vak antiedagen pen vakantiedagen te berekenen is op basis van het actuele bruto-uurloon. Hierbij neemt u de vakantiebijslag mee. Stel, een werknemer wil aan het einde van het jaar tien bovenwettelijke vakantiedagen laten uitbetalen. Hij werkt 36 uur in de week (gemiddeld dus 7,2 uur per dag) en heeft een bruto maandsalaris van en recht op 8% vakantiebijslag. We gaan uit van 260 loondagen in het jaar, dat is dus gemiddeld 21,67 dagen 7,2 uur = 156 betaalde uren per maand. De werknemer verkoopt 10 dagen 7,2 uur = 72 uur. Zijn uurloon is / 156 uren = 15,91 bruto. De verkoop van de vakantiedagen levert de werknemer dus 72 15,91 1,08 = 1.237,16 bruto op Einde dienstverband Als een werknemer de onderneming verlaat, heeft hij recht op de loonwaarde van de bovenwettelijke én wettelijke vakantiedagen die hij nog heeft staan. In principe moet uw uitbetalen onderneming deze dagen uitbetalen, maar u kunt de werknemer ook aansporen om de vakantiedagen tijdens zijn opzegtermijn op te nemen. Het opnemen van vakantiedagen is echter niet de enige optie. De werknemer kan zijn vakantiedagen soms ook meenemen naar zijn nieuwe werkgever. Er zijn met betrekking tot het afkopen van vakantiedagen bij ontslag ook andere mogelijkheden. Zo kunt u de loonwaarde ook storten in het pensioenfonds. De fiscus biedt regelmatig mogelijkheden om loon op deze manier in te zetten. 3.5 Vakantiedagen kopen niets in de wet Werknemers kunnen vakantiedagen overhouden, maar het kan ook zijn dat ze er te weinig hebben. Veel ondernemingen bieden de gelegenheid om vakantiedagen te kopen. Er staat niets in de wet over de (geldelijke) waarde van een vakantiedag, dus stel hier zelf heldere regels over op. 30

31 Opbouwen en opnemen Waarde vakantiedag berekenen Als u wilt berekenen hoeveel het werknemers kost om een vakantiedag te kopen, kunt u het beste uitgaan van een vast loon per dag. Dit berekent u bijvoorbeeld als volgt: U neemt het bruto maandloon plus de vakantiebijslag plus andere vaste looncomponenten, zoals een 13e maand. Dit bedrag vermenigvuldigt u met 3 (van 3 maanden), deelt het door 13 (weken) en daarna door 5 (dagen). Ofwel: een werknemer die per maand verdient, 8% vakantiebijslag ontvangt en recht heeft op 25 vakantiedagen, verdient 124,62 per dag. Dat moet hij dus ook betalen voor een vakantiedag. Voordeel Als een werknemer zijn brutoloon inlevert voor extra vakantiedagen, levert dat uw onderneming een voordeeltje op. U bent dan namelijk minder premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet verschuldigd. U kunt dit voordeel echter ook doorberekenen aan de werknemer. Manieren van betalen Als werknemers vakantiedagen aankopen, kunt u dit het beste op één van de volgende drie manieren verwerken: De werknemer neemt onbetaald verlof op, en u houdt het bruto salaris in voor de dagen dat hij niet werkt. De werknemer spaart per maand voor zijn vakantiedagen, u houdt de vergoeding in op het brutosalaris. U verrekent het bedrag voor de vakantiedagen met de bruto vakantiebijslag, de 13e maand of een bonus. 3.6 Het cafetariamodel Met het cafetariamodel kunnen werknemers kiezen in welke vorm ze de waarde van hun loon en arbeidsvoorwaarden willen ontvangen. Dit geldt dus ook voor vakantiedagen. In 31 minder premies

32 Vak antiedagen inruilen onbelast vrije ruimte de praktijk kunnen werknemers hun bovenwettelijke vakantiedagen niet alleen inruilen voor geld, maar tot op zekere hoogte zelf kiezen waarvoor ze hun vakantiedagen inruilen. Bronnen en doelen Het cafetariasysteem werkt met bronnen en doelen. Werknemers hebben de beschikking over een aantal bronnen, zoals loon, winstdeling en vakantiedagen. Met het cafetariamodel ruilen ze deze bronnen tegen allerlei doelen. Soms kan dat zelfs (deels) onbelast. Voorbeelden van doelen zijn: auto of fiets van de zaak; bedrijfsfitness; cursussen, congressen, symposia, excursies, studiereizen en dergelijke; (bepaalde) kortingen op producten van het eigen bedrijf; openbaarvervoerkaarten; personeelsfeesten en -reizen; reiskosten ten behoeve van zakelijk verreden kilometers (waaronder woon-werkverkeer); (bepaalde) studiekosten; telefoonkosten (abonnement en gesprekskosten); verhuiskosten; werkkleding; werkruimte thuis. Werkkostenregeling Als uw onderneming gebruikmaakt van de werkkostenregeling, kunt u gewoon (blijven) gebruikmaken van het cafetariasysteem. Wel tellen onbelaste vergoedingen of verstrekkingen dan mee voor de vrije ruimte. Een uitzondering geldt als een vergoeding of verstrekking onder een gerichte vrijstelling valt of als nihil gewaardeerd mag worden. Vergeet niet dat het uitruilen van het brutoloon in geld de fiscale loonsom van uw onderneming verlaagt. Dit heeft gevolgen voor de vrije ruimte: deze wordt dan kleiner! 32

33 4 Zieke werknemers Wat gebeurt er met de vakantiedagen van zieke werknemers? Loopt de opbouw gewoon door, en mag een zieke of re-integrerende werknemer eigenlijk wel vakantiedagen opnemen? Door veranderingen in de vakantiewetgeving bent u gebonden aan andere regels dan voorheen. Hier moet u als salarisadministrateur natuurlijk van op de hoogte zijn. Ziekteverzuim is vervelend voor de werknemer en uw onderneming: de werknemer is herstellende en werkt aan zijn re-integratie. Uw onderneming draagt hiervoor een flink deel van de financiële lasten en wil de werknemer dus het liefst zo snel mogelijk weer gezond op zijn werkplek terugzien. Tegelijkertijd houdt de werknemer recht op vakantie en dat is opnieuw een periode waarin hij niet beschikbaar is voor werk maar uw onderneming wel geld kost. U kunt zich goed voorstellen dat het tot spanningen kan leiden als vakantie en ziekteverzuim elkaar opvolgen. Met duidelijke procedures kunt u echter problemen voorkomen. Zorg ervoor dat uw werknemers op de hoogte zijn van alle afspraken en protocollen rondom vakantie en ziekte. Zo verkleint u de kans dat ergernissen uitgroeien tot een arbeidsconflict. 4.1 Opbouw bij ziekte Tijdens een ziekteperiode gaat de opbouw van wettelijke vakantiedagen gewoon door. Tot en met 2011 gold deze regel alleen voor het laatste halfjaar van de ziekte, maar sinds 1 januari 2012 geldt deze basisregel voor de volledige ziektepe- 33 financiële lasten protocollen

34 Vak antiedagen opbouwen andere regeling riode van een werknemer. Verzuimt de werknemer een langere tijd, dan blijft hij gedurende de volledige ziekteperiode gewoon wettelijke vakantiedagen opbouwen. In hoofdstuk 8 vindt u meer informatie en een aantal rekenvoorbeelden. Bovenwettelijke vakantiedagen De opbouw van de wettelijke vakantiedagen loopt tijdens een ziekteperiode dus door, maar voor de opbouw van de bovenwettelijke vakantiedagen hoeft dit niet te gelden. De werkgever kan in de arbeidsovereenkomst vastleggen dat voor de bovenwettelijke vakantiedagen een andere regeling geldt als werknemers langdurig ziek zijn. Het is ook mogelijk dat er in de cao regels over dit onderwerp zijn opgenomen. In dat geval moet u altijd minstens de cao volgen of een regeling aanbieden die voor de werknemers gunstiger is. Geen discriminatie De werkgever moet er dan wel op letten dat hij met deze regels geen groepen werknemers discrimineert. Voor elke werknemer binnen een functie(groep) moet op dit gebied dezelfde regeling gelden. De afspraken in de cao zijn belangrijker dan de afspraken in individuele arbeidsovereenkomsten. Het is dus van belang dat u de cao die voor uw onderneming geldt als basis gebruikt voor de individuele afspraken met werknemers. Zorg ervoor dat u deze naleeft, ook als het gaat om vakantie en ziekte. verval termijnen Vakantiedagen beperken Gebruikt u de mogelijkheid om de opbouw van bovenwettelijke vakantiedagen te beperken bij langdurig verzuim? Dan moet u daar rekening mee houden bij de administratie van vakantiedagen. U moet dan namelijk niet alleen letten op de verschillende vervaltermijnen (zie hiervoor hoofdstuk 1) maar ook op de verschillende manieren van opbouw. 34

35 Zieke werknemers Vanuit administratief oogpunt is het dus niet aan te raden om dit onderscheid te maken. Kostentechnisch kan het echter juist wel interessant zijn om de opbouw van bovenwettelijke vakantiedagen bij ziekte te beperken. Iedere vakantiedag die een werknemer opbouwt, is immers weer een niet-productieve dag voor de werknemer die uw onderneming toch moet doorbetalen. Als de financiële argumenten zwaarder wegen dan de administratieve en uw onderneming dus gebruik gaat maken van deze mogelijkheid, is het belangrijk dat dit duidelijk is voor alle werknemers. Zo voorkomt u dat een re-integrerende werknemer een extra tegenvaller te verduren krijgt. Twee regelingen Het is mogelijk dat een werknemer langdurig ziek is geworden in 2011 en dit in 2013 nog steeds is. U krijgt dan te maken met twee verschillende regelingen voor de opbouw van (wettelijke) vakantiedagen bij ziekte. De nieuwe wetgeving is niet met terugwerkende kracht geldig. Dat betekent dat voor alle ziektedagen in 2011 geldt dat de werknemer alleen over de laatste zes maanden van zijn ziekte wettelijke vakantiedagen opbouwt. Vanaf 2012 bouwt de werknemer normaal vakantiedagen op. De werknemer heeft in alle gevallen vakantieopbouw over minstens de laatste zes maanden. Deze voorbeelden kunnen dit verduidelijken: De werknemer werd ziek op 1 juni 2011 en was beter op 1 april Hij heeft recht op vakantieopbouw over de laatste zes maanden van zijn arbeidsongeschiktheid. De werknemer werd ziek op 1 juni 2011 en was beter op 1 augustus Hij heeft recht op vakantieopbouw over de laatste zeven maanden van zijn ziekte. De werknemer werd ziek op 1 juni 2011 en was beter op 1 oktober Hij heeft recht op vakantieopbouw over negen maanden. 35 kosten technisch

36 Vak antiedagen 4.2 Vakantie en re-integratie duwtje Vakantie en ziekteverzuim spelen een belangrijke rol bij de re-integratie van langdurig zieke werknemers. Als een werknemer langere tijd werkt aan zijn herstel, zal hij op den duur vakantie nodig hebben om uit te rusten. Het is zelfs mogelijk dat een vakantie hem precies dat duwtje in de rug geeft om weer aan de slag te kunnen. Als u samen met de bedrijfsarts inschat dat dit het geval is, moet u de werknemer stimuleren om vakantie op te nemen. Dit gaat dan wel ten koste van zijn wettelijke of bovenwettelijke vakantiedagen! Het is ook mogelijk dat een vakantie het herstel van de werknemer juist in de weg zit of de ziekte van de werknemer zelfs erger maakt. Als de bedrijfsarts tot die conclusie komt, mag de werknemer niet op vakantie en mag u dus geen vakantiedagen afboeken. 4.3 Vakantiedagen opnemen stimuleren bedrijfsarts Wil een zieke werknemer ondanks zijn arbeidsongeschiktheid op vakantie gaan en wordt zijn herstel of re-integratie hierdoor niet belemmerd? Dan moet de werkgever dit toestaan en zelfs stimuleren. De werknemer kan dan niet langer zijn vrije dagen als ziekteverzuim bestempelen. Zijn vakantieperiode kunt u dan van zijn beschikbare vakantiedagen afhalen. Het is immers niet eerlijk om zieke werknemers meer vakantietijd te gunnen dan hun gezonde collega s. Als een werknemer op vakantie kán gaan, neemt hij dus vakantiedagen op. Voor vertrek Stel dat een werknemer vlak voor vertrek ziek wordt maar toch graag op vakantie wil. Mag hij dan op vakantie gaan? De bedrijfsarts moet in dat geval met zekerheid kunnen vaststellen dat de reis het herstel van de werknemer niet 36