Kennis & Kunde Wijziging BTW-tarief 19% 21% per 1 oktober 2012

Transcriptie

1 Kennis & Kunde Wijziging BTW-tarief 19% 21% per 1 oktober 2012 Auteur: Abacus B.V. Taskforce BTW BlueRetail Versie: 1.02 Datum:

2 INDEX Inhoud INDEX... 2 Inleiding Omzetbelasting Problemen en oplossingsrichtingen voor winkeliers Oplossing 1: BTW-verhoging met margebehoud door prijsverhoging Oplossing 2: BTW doorvoering met margeverlies Aanpassingen in BlueRetail Lay-outs Veel gestelde vragen (FAQ) Bijlage I Waar moet ik op letten? - Checklist voor de klant Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 2 van 19

3 Inleiding In 2007 kondigde het kabinet aan plannen te hebben om het BTW-tarief te verhogen van 19% naar 20%. In de loop van 2008 volgde een definitief besluit om de verhoging in te laten gaan per 1 januari Toen de crisis zich aandiende stelde het kabinet de verhoging onder druk van allerlei instanties gelukkig uit. Anno 2012 praat Den Haag echter weer volop over de voorgestelde wijziging. Per 1 oktober 2012 zal dit alsnog ingevoerd gaan worden. De werkgroep Keurmerk afrekensystemen een gremium van de Belastingdienst waaraan o.a. Newway deelneemt bevestigt deze gedachte. Een verhoging van het BTW-tarief van 19% naar 21% heeft zowel voor de gebruikers van BlueRetail als voor ons als leverancier grote gevolgen. De winkelier zelf zal namelijk facturen moeten verzenden of kassabonnen met 21% BTW, terwijl hij van de leverancier een kostenfactuur met een afwijkend BTW percentage ontvangt. Om u op deze toch ietwat bizarre mogelijkheid voor te bereiden hebben wij i.s.m. met Newway dit document opgesteld. Hierin vindt u de diverse scenario s in geval het BTW-tarief wijzigt. En hoe u hierop met BlueRetail kunt anticiperen. Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 3 van 19

4 1 Omzetbelasting Definitie De volledige naam van BTW is: Belasting over de Toegevoegde Waarde. Oftewel, een belasting die de overheid heft over de verkoop van producten of diensten. 19% BTW Tarief Op luxeproducten heft de Nederlandse overheid het hoogste tarief van 19% BTW. Denk aan cd s of sieraden. 6% BTW Tarief Voor meer noodzakelijke levensmiddelen geldt het lage tarief van 6% BTW. Op de volgende artikelen zit een BTW percentage van 6%. Voor een uitgebreidere lijst verwijzen wij u naar bijlage 1. Kijkt u daarnaast op Producten en diensten voor de eerste levensbehoefte: o Voedingsmiddelen; o Water; o Agrarische goederen; o Geneesmiddelen, hulpmiddelen et cetera; Kunst, verzamelingen, antiquiteiten, boeken en periodieken; Gas en minerale olie voor de tuinbouw. 0% BTW Tarief Het 0-tarief geldt voor ondernemers die goederen exporteren naar het buitenland. Ook over dit tarief vindt u een nadere uitleg op Vrijgesteld van BTW Werking BTW Een dienst die is vrijgesteld van btw, is bijvoorbeeld het schrijven van een journalistiek artikel. Op de site van de Belastingdienst staat een overzicht van diensten die zijn vrijgesteld van btw. Wanneer iemand goederen levert of diensten verricht, berekent deze BTW door aan de klant/afnemer. Deze BTW draagt de leverancier vervolgens weer af aan de Belastingdienst. Zelf betaalt u ook BTW over diensten en goederen die u inkoopt. Die BTW betaalt u aan de ondernemer die de BTW bij u in rekening brengt. Deze BTW noemen we voorbelasting. U mag deze bij de aangifte aftrekken van de BTW die u verschuldigd bent over uw omzet. Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 4 van 19

5 2 Problemen en oplossingsrichtingen voor winkeliers Inleiding Casussen Hieronder zetten we een aantal scenario s voor u op een. Stel: U koopt een artikel in op met een BTW-tarief van 19%. U verkoopt dit artikel op met een BTW-tarief van 21%. Wat gebeurt er dan met de BTW? Wat gebeurt er als u een creditnota krijgt? Wie betaalt het uiteindelijke verschil? 2.1 Oplossing 1: BTW-verhoging met margebehoud door prijsverhoging Uitleg Correctiefactor Gebruik correctiefactor Om geen verschil in de winstmarge te krijgen moet u de verkoopprijs verhogen. Om daarbij op precies hetzelfde winstbedrag uit te komen, moet u de prijzen (inclusief BTW) omrekenen met behulp van de zogeheten correctiefactor. U berekent de correctiefactor als volgt: BTW nieuw / BTW oud = correctiefactor 121 / 119 = 1, De rekensom ziet er dan als volgt uit: Oude verkoopprijs (incl. BTW) * correctiefactor = nieuwe verkoopprijs (incl. BTW) Bedrag incl. BTW 10,00 20,00 25,00 50,00 75,00 100,00 150,00 Correctiefactor 1, , , , , , , Nieuwe verkoopprijs incl. BTW 10,17 20,34 25,42 50,84 76,26 101,68 152,52 Uitwerking Voorbeeld 1 Uitwerking Voorbeeld 2 Datum Actie Prijs BTW tarief Verkoop 100,- 19% Prijsverhoging 101,68 21% Inkoopprijs artikel: 50,- excl. BTW Verkoopprijs artikel : 100,- (incl. 19% btw) Verkoopprijs artikel : 101,68 (incl. 21% btw) VKO Prijs incl. BTW BTW tarief BTW bedrag VKO Prijs excl. BTW IKO Prijs excl. BTW Marge 100,- 19% 15,97 84,03 50,- 34,03 101,68 21% 17,65 84,03 50,- 34,03 * Met de correctiefactor blijft het winstbedrag hetzelfde. Door afrondingen kunnen er ook kleine verschillen ontstaan. Wanneer u met meer decimalen 1 rekent (bijvoorbeeld in MS Excel) is het winstbedrag gelijk. Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 5 van 19

6 Te ondernemen actie in woorden Voor- / nadelen U moet van alle oude verkoopprijzen de nieuwe verkoopprijs berekenen met de correctiefactor. Dit kunt u op ieder tijdstip (laten) doen. Het is niet afhankelijk van de opgelegde datum van het ministerie om over te gaan naar het BTW tarief van 21% Aan deze oplossing zitten een aantal voor- en nadelen. Hieronder staan ze opgesomd: Voordeel Kan op ieder moment van start gaan. BlueRetail kan gemakkelijk rekenen met de correctiefactor waardoor de nieuwe prijzen meteen inzichtelijk zijn. Nadeel Schaplabels aanpassen / artikelen omprijzen. Herwaardering van de voorraad. 2.2 Oplossing 2: BTW doorvoering met margeverlies Uitleg Voorbeeld 3 Om de consumenten niets te laten voelen van de BTW stijging, kunt u er als winkelier voor kiezen om uw winstmarge te verlagen. Hieronder vindt u de uitwerking van deze oplossing. Actie Prijs BTW tarief Inkoop 50,- 19% Verkoop 100,- 21% Uitwerking voorbeeld 3 gelijke verkoopprijs incl. BTW Inkoopprijs artikel: 50,- Verkoopprijs artikel : 100,- (incl. 19% btw) Verkoopprijs artikel : 100,- (incl. 21% btw) VKO Prijs BTW BTW VKO Prijs IKO Prijs Marge Marge % incl. BTW tarief bedrag excl. BTW excl. BTW 100,- 19% 15,97 84,03 50,- 34,03 34,03% 100,- 21% 17,36 82,64 50,- 32,64 32,64% Als winkelier heeft u in dit voorbeeld een verkoopmargeverlies van ongeveer 1,40. Dit komt neer op een verkoopwinstmargeverlies van ± 1,4 procent. Compensatie Voor- en nadelen U kunt dit verkoopmargeverlies in de aanloopperiode compenseren door opeenvolgend kleine en nauwelijks waarneembare prijsverhogingen door te voeren. Aan deze oplossing zitten een aantal voor- en nadelen: Voordeel Geen schaplabels aanpassen / artikelen omprijzen. Nadeel Uw winstmarge valt lager uit. 1 Onderhuids rekent BlueRetail met 6 cijfers achter de komma op regelniveau. Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 6 van 19

7 3 Aanpassingen in BlueRetail Inleiding Wanneer aanpassen? In dit hoofdstuk beschrijven we stap voor stap hoe u BlueRetail op deze BTW wijziging moet voorbereiden. Het is aan te bevelen de hieronder genoemde wijziging pas aan te brengen op de laatste winkel dagperiode van 19% in 2012 (30 september 2012) en bovendien na sluitingstijd. Is dit niet mogelijk, dan moet u de wijzigingen realiseren op de eerste oktober 2012, voor deze open gaat. Wanneer u de verandering te vroeg of te laat aanbrengt, kan het gebeuren dat BlueRetail het nieuwe percentage gebruikt terwijl het oude nog geldt, of andersom! 3 Stappen Het veranderen van het BTW percentage verloopt in drie stappen. Voor een succesvolle verandering moet u de eerste twee stappen op exact dezelfde wijze uitvoeren! De derde stap is optioneel, dit ligt aan de keuze die u maakt (wijzigen met behoud van winstmarge of niet wijzigen en winstmargeverlies accepteren). Op de volgende pagina s vindt u de drie te doorlopen stappen. Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 7 van 19

8 Stap 1 -Aanpassen BTW percentage in BlueRetail Maakt u voordat u de prijswijzigingen doorvoert eerst een back-up van het artikel-bestand (c.q. gehele bedrijfsomgeving in BlueRetail). Mocht er iets mis gaan dan zijn deze gegevens in ieder geval niet verloren gegaan. Begin nu met het aanpassen van het BTW percentage door: Nr. Handeling 1 Volg het menupad < Bestand, Artikelen, BTW > 2 Klik op [Nieuw] Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 8 van 19

9 Bovenstaande gegevens dienen overgenomen te worden op het eigen nieuwe scherm. Let daarbij op de volgende opmerkingen: 1. Binnen de in de lay-out gebruikte stuurcodes kunt u dit veld gebruiken voor de aansturing van de juiste BTW berekeningen en weergaven (zie hiervoor ook hoofdstuk 5). U moet de lay-out hiervoor aanpassen. Tegen betaling kan Abacus dit voor u doen. 2. De omschrijving die u toekent aan het (nieuwe) tarief. 3. Het BTW percentage. 4. Deze instelling heeft te maken met de boekhoudkoppeling. Wij adviseren u om in samenspraak met uw accountant te bepalen hoe u de financiële omgeving inricht, en daar de instellingen op af te stemmen. 4 Klik op [OK] Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 9 van 19

10 Stap 2 BTW percentage koppelen aan omzetgroepen Om het nieuwe BTW percentage aan de omzetgroepen te koppelen, moet u de volgende stappen doorlopen: Nr. Handeling 1 Controleer de instelling Afronden prijzen bij invoer. Volg hiervoor het menupad < Instellingen, Software, Artikelen >. Hier kan men instellen welke prijs gelijk blijft bij een BTW-wijziging. De verkoopprijs dient hier op Incl. BTW te staan. 2 Ga hierna naar het bestand omzetgroepen. Volg hiervoor het menupad < Bestand, Artikelen, Omzetgroepen >. Alle omzetgroepen waar een percentage van 19% aan hangt, dienen omgezet te worden naar 21%. In de kolom Btw-percentage is te herkennen welke omzetgroep(en) aan het BTW percentage van 19% gekoppeld zijn. In deze kolom staat namelijk de omschrijving van het betreffende BTW percentage. 2 Selecteer een omzetgroep met het BTW percentage BTW 19%. Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 10 van 19

11 3 Klik op [Wijzigen]. 4 Klik op het [loepje] (zie voorbeeld) 5 Selecteer het nieuwe BTW percentage (21%) en klik op [OK] (Zie onderstaande screenshot) 6 Klik op [OK], herhaal stap 2 t/m 5 voor de overige 19% groepen! 7 Klik op [Sluiten] 8 Onderstaand scherm verschijnt na voltooien van de herberekening: Alle berekeningen zijn nu uitgevoerd. Klik op [OK] 9 Alle wijzigingen zouden nu doorgevoerd moeten zijn voor de aan de omzetgroep gekoppelde artikelen. Echter vanaf BlueRetail versie 3.60 is het noodzakelijk om op artikelniveau een BTW-percentage te koppelen. Zie voorbeeld artikelkaart >3.60 Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 11 van 19

12 10 Het op het laagste niveau gekoppelde BTW-percentage (artikelniveau) wordt door het pakket gebruikt om de incl./excl. bedragen te bepalen. Indien bovenstaande handelingen zijn doorgevoerd en op de artikelkaart is ook een BTW percentage gekoppeld dan wordt dit niet overschreven. Dit dient dan nog handmatig aangepast te worden, bijvoorbeeld via een Artikelselectie. Er dient dan een selectie gemaakt te worden op het veld BTW: Deze artikelen kunnen na het genereren van het overzicht via Wijzigen, Automatisch, gekoppeld worden aan 21%: Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 12 van 19

13 Stap 3 (optioneel) verkoopprijs inclusief wijzigen t.b.v. margebehoud Door het doorvoeren van de prijscorrectie Rekent BlueRetail, de door het nieuwe BTW percentage gedaalde, verkoopprijs exclusief terug naar de originele waarde en wordt de verkoopprijs inclusief verhoogd. Om dat te bereiken moet u het volgende stapsgewijs doen: Nr. Handeling 1 LET OP! In verband met de grootte van uw artikelbestand, de snelheid van uw computer en uw netwerk adviseren wij om bij een multi-user omgeving deze stap ALTIJD op uw hoofdcomputer uit te voeren indien dit mogelijk is! Volg het menupad < Bestand, Artikelen, Bestand > 2 Het volgende scherm verschijnt: Klik op [Selectie] 3 Onderstaand scherm verschijnt: Selecteer (bijvoorbeeld) Een omzetgroep waarvan u het marge-verlies ongedaan wil maken. Klik op het loepje 4 Onderstaand scherm verschijnt: Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 13 van 19

14 Selecteer hier een rij waarvan u het BTW 21% tarief heeft ingesteld en klik op [Selecteer]. 5 Onderstaand scherm verschijnt: Selecteer in de rij waarin verkoopprijs staat de volgende gegevens: Zet in de kolom W de waarde op Ja ; Zet in de kolom Bronprijs de waarde op Verkoopprijs ; Zet in de kolom Omrekenen de waarde op Factor ; Zet in de kolom Correctie de correctiefactor neer, zoals deze vermenigvuldigd zal worden (1, zie uitleg paragraaf 3.1), deze mag maximaal 6 decimalen bevatten, vandaar 1, > 1, Klik op [Prijzen omrekenen] 7 Het volgende scherm verschijnt: Klik op [Ja] om de bewerking uit te voeren. Afhankelijk van de snelheid van uw pc, het netwerk en de grootte van het artikelbestand kan dit enkele minuten duren! Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 14 van 19

15 8 Wanneer de bewerking succesvol is uitgevoerd verschijnt het volgende scherm: Klik op [OK] om de bewerking helemaal af te ronden. 9 U keert nu weer terug naar het oorspronkelijke scherm: In de rechter bovenhoek verschijnen nu alle artikelen die zijn herberekend. 2 Herhaal stap 3 t/m 9 voor de overige groepen indien gewenst 2 Indien u wilt dat BlueRetail uw prijzen psychologisch afrondt (bijvoorbeeld op 95) moet u in stap 5 in de kolom Af het decimale bedrag typen waarop u wilt dat BlueRetail de bedragen afrondt. BlueRetail rekent de prijzen dan naar het dichtstbijzijnde bovenliggende getal dat u hebt ingevoerd. Voorbeeld: De nieuwe prijs zou zijn: 91,05 (Incl.) en wordt bij de instelling op 95: 91,95. Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 15 van 19

16 4 Lay-outs Inleiding Stappenplan In dit hoofdstuk beschrijven we stap voor stap hoe u ervoor kunt zorgen dat BlueRetail zowel het oude als het nieuwe BTW-tarief op de juiste wijze laat zien. Wij doen dit aan de hand van één lay-out aanpassing. Vervolgens kunt u alle andere lay-outs dezelfde manier als dit voorbeeld aanpassen. Nr. Handeling 1 Volg het menupad <Hulpprogramma s, Formulier editor> 2 Het onderstaand scherm verschijnt: Selecteer onderin de linkerhoek de gewenste bonlayout (via menupad [ Instellingen, Software, Kassa ] kunt u zien welke layouts u gebruikt.) 3 Onderstaand scherm verschijnt: Let op! Bovenstaand voorbeeld is van een standaard kassabon, layouts zijn klantspecifiek en kunnen dus significant afwijken van bovenstaande! Zoek de regel waar het oude BTW percentage vermeld staat 4 BTW specificatie Netto BTW BTW 6% [KOPVOET,21,8R2,E,6,BINVAL][KOPVOET,21,8R2,B,6,BINVAL] BTW 19% [KOPVOET,21,8R2,E,19,BINVAL][KOPVOET,21,8R2,B,19,BINVAL] Verander in de onderste regel alle waarden betrekking hebbende op de BTW wijziging; Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 16 van 19

17 In onderstaand voorbeeld zie je alle aanpassingen die gedaan moeten worden: BTW 6% BTW 21% [KOPVOET,21,8R2,E,6,BINVAL][KOPVOET,21,8R2,B,6,BINVAL] [KOPVOET,21,8R2,E,H,BINVAL][KOPVOET,21,8R2,B,H,BINVAL] Sla de layout op door op te klikken Wij adviseren U om alvast voorbereid te zijn op de toekomst en tevens de code voor het lage tarief aan te passen naar L en deze aanpassing mee te nemen in de layout. Dit zal er voor zorgen dat er bij een toekomstige wijziging van het lage of hoge BTW tarief u alleen nog maar de tekst in de layout aan hoeft te passen, en niet meer de stuurcodes hoeft te wijzigen. Let op: In alle overige lay-out stuurcodes waarin de BTW aangeroepen wordt, moet u voor BTW 21% de waarde aanpassen. Let op: u moet alle in de bedrijfsprocessen gebruikte lay-outs op dezelfde manier aanpassen. Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 17 van 19

18 5 Veel gestelde vragen (FAQ) Belastingdienst en voorbelasting Verkoopcreditnota Welke voorbelastingtarief hanteert de belastingdienst na 1 oktober 2012? De belastingdienst hanteert 21% na 1 oktober Wat gebeurt er nu als we een artikel tegen het oude BTW-tarief (19%) verkopen, en we een verkoopcreditnota tegen het nieuwe BTW-tarief (21%) verstrekken? Wanneer er een verkoopcreditnota wordt ontvangen, ontvangt de consument het nettobedrag van deze verkoopcreditnota. De winkelier heeft destijds afgedragen tegen een percentage van 19%, de winkelier verrekend nu de creditnota met 21% bij de belastingdienst. Hieronder staat een klein rekenvoorbeeld: Verkoopprijs 2012 (consument betaalt) Betaalde btw door winkelier (19%) Creditnota na (consument ontvangt) 119,- 19,- 119,- 20,65 Ontvangen BTW door winkelier (21%) Wanneer dit geval zich voordoet merkt de consument er niets van, maar de winkelier heeft een klein voordeel. Besteld tegen oud tarief, levering tegen nieuw tarief Wat gebeurt er als er een artikel tegen het oude BTW-tarief (19%) is besteld, en de factuur en de levering vindt plaats wanneer het nieuwe btw tarief (21%) geldend is? Wanneer de goederen geleverd worden na ingang van het tegen het nieuwe tarief, betaalt de klant een BTW-tarief van 21%. De afdracht aan omzetbelasting voor de winkelier is in dit geval ook tegen het tarief van 21%. Bij het aanmaken van een transactie na 1-10 kan altijd nog via de % toets (indien u de rechten daar toe heeft) het BTW op regelnivo aangepast worden, indien u dit nodig heeft. Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 18 van 19

19 Bijlage I Waar moet ik op letten? - Checklist voor de klant Bij de naderende BTW verhoging zijn er enkele zaken waar u van tevoren al rekening mee kunt houden of aan kunt passen zodat u zonder zorgen de omzetting uit kunt voeren op of rond Hieronder vind u een lijstje van vragen die u zichzelf kunt stellen om te kijken of u al goed voorbereid bent voor de omzetting: - Zit mijn BTW gekoppeld op omzetgroep- of artikelnivo? o Vanaf BlueRetail versie 3.60 en hoger zit het BTW tarief op ARTIKEL nivo gekoppeld en dient ook op artikelnivo aangepast te worden - Welke layouts gebruik ik in BlueRetail? o Layouts staan gedefinieerd in tekstbestanden (.\[Bedrijfsmap]\LAYOUT\) en kunnen dus al vóór 1-10 aangepast worden, en de aangepaste versie op 1-10 te plaatsen - Wil ik mijn verkoopprijzen behouden of wil ik de prijsverhoging doorrekenen? o De instellingen voor invoer (I.S.A. tabblad Invoer) zijn van belang om aan te geven welke prijs behouden blijft na het koppelen van het nieuwe tarief - Loopt mijn (automatische) backup proces nog periodiek? o Niets zo vervelend dan er achter komen dat je geen backup hebt als je hem dringend nodig hebt! Maak vóór de omzetting een backup en controleer of deze ook volledig is! - Maak ik gebruik van import/exportscripts of maatwerk voor koppelingen met derden? o Denk daarbij aan koppelingen met webshops, import van facturen, import van artikelen, werken met FlexiPRO Prijsbeheer, etc. - Maak ik gebruik van een koppeling met een boekhoudpakket? o De verschillende boekhoudpakketten gaan allemaal op hun eigen manier om met de omzetting. Worden er codes gewijzigd? Worden er nieuwe codes aangemaakt? Dan dient dit ook aangepast te worden in BlueRetail. - Heb ik mijn administratie al volledig bijgewerkt? o Zijn uw verzamelrekeningen doorgeboekt? Heeft u alle inkoopfacturen al geboekt? Heb ik nog bewaarbonnen openstaan? Mocht u naar aanleiding van bovenstaande nog steeds met een aantal vragen zitten? Dan kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen. Wij kunnen uiteraard ook tegen betaling een inventarisatie uitvoeren van de gevolgen van de omzetting voor uw BlueRetail omgeving. Neem voor meer informatie contact met ons op via of stuur een mailtje naar sales@abacus.nl Abacus Btw Taskforce ABAWEE Wijziging Btw-tarief 19% - 21% per 1 oktober doc Bladzijde: 19 van 19