Cranendonck / / Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. definitieve versie

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Cranendonck / / Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. definitieve versie 10-11-2015"

Transcriptie

1 Cranendonck Handboek digitale vervanging archiefbescheiden definitieve versie Geaccorc^rd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. /L. /.,2^0 /i"* ^(hccs- 'dacasvixte / /

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Begrippenlijst 2 1. Verantwoording Inleiding De zorgdrager Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Bekendmaking en publicatie Doel van de vervanging Uitgangspunten 4 2 Vervangingsproces en technische inrichting Reikwijdte van het vervangingsproces Categorieën waarop het vervangingsbesluit van toepassing is Categorieën waarop het vervangingsbesluit niet van toepassing is Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen Software en de gekozen instellingen Wijze waarop de reproductie tot stand komt Inrichting van de controle op juiste en volledige weergaven en van het herstel van fouten Kwaliteitsprocedures Proces van vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden Procedure opslag en vernietiging Verklaring van vervanging 9 3 Inrichting van het vervangingsproces Beschrijving inhoud, structuur en vorm Tijdstip ontvangst en/of opmaak en uit welke taak / handeling Samenhang met andere documenten Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekende en historisch onderzoek Beschrijving van de vervangingsprocedure Procedure voor ingekomen fysieke documenten Procedure voor interne documenten Procedure voor uitgaande documenten Procedure scannen fysieke documenten 11 Inhoudsopgave

3 Begrippenlijst Gegevens Feiten of gebeurtenissen die vastgelegd zijn en de werkelijkheid weergeven. Gegevens dienen voor communicatie, interpretatie en verwerking. Onder gegevens worden ook documenten, beeld en geluid over feiten of gebeurtenissen verstaan. Informatie De betekenis die iemand geeft aan gegevens. Gegevens worden pas informatie als de persoon voor wie de gegevens bestemd zijn, deze gaat interpreteren en gebruiken. Document Als synoniem kan "bericht" worden gebruikt. Vastgelegde informatie die, of vastgelegd object dat, als een eenheid kan worden behandeld Archiefbescheiden Document, ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten. Informatievoorziening Het systematisch verzamelen, vastleggen, bewaren en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing, besluitvorming en het realiseren van de organisatiedoelen Informatievoorziening is - net zoals personeel of andere faciliteiten - te beschouwen als een resource. Vanuit alle processen bestaat er een vraag naar informatie. Begrippenlijst 2

4 1. Verantwoording 1.1 Inleiding Van alle informatie die binnen een overheidsorganisatie wordt verwerkt, valt ongeveer 95% onder het domein van de Archiefwet 1995 (Aw). Circa 10-15% valt in de categorie "must have" en zal uiteindelijk permanent bewaard moeten blijven. De overige informatie zal op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, waarvan voor ongeveer 40% - 60% - gezien risico's - intensief beheer noodzaketijk is gedurende de bewaartermijn. De rest is een kwestie van "nice to know" en "nice to have". In de informatievoorziening wordt in hoog tempo de digitale archiefvorming dominant. De fysieke documenten worden veelal traditiegetrouw bewaard, ook al zijn deze gescand. Integrale digitalisering van de documenten zonder structurele vervanging (dus inclusief vernietiging van de originelen) schept echter een onwenselijke (hybride) situatie. Het door en naast elkaar bestaan van originele en niet-originele digitale documenten en dito fysieke documenten is een bron van potentiële verwarring. Daarnaast worden de betrouwbaarheid van en het vertrouwen in de overheidsinformatie ondergraven en wordt het archiefbeheer nodeloos complex. De Aw geeft het college van burgemeester en wethouders in zijn rol als zorgdrager de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door (digitale) reproducties om vervolgens de fysieke originelen te mogen vernietigen1. De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Aw. Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd moeten worden, dient bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de nodige zorgvuldigheid te worden betracht. Dit handboek geeft deze zorgvuldigheid weer en beschrijft alle aspecten die van belang zijn om tot vervanging over te kunnen gaan. De bijlage 'Change Management digitale vervanging' borgt mede voor de toekomst deze zorgvuldigheid. Dit handboek is in nauwe samenwerking met het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) opgesteld. 1.2 De zorgdrager Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck is de zorgdrager van de te vervangen fysieke documenten, ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van de taken van deze gemeente. 1.3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Op grond van artikel 7 van de Aw is het college van burgemeester en wethouders bevoegd om archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. 1.4 Bekendmaking en publicatie De Aw en het Archiefbesluit (Ab) verplichten de gemeente tot het publiceren van een besluit tot vervanging. Daarbij moet verantwoording afgelegd worden over de wijze waarop wordt omgegaan met de belangen genoemd in het Ab artikel 2 lid 1 sub c (rekening houden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed) en Ab artikel 2 lid 1 sub d (rekening houden met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en/of voor historisch onderzoek). De zorgdrager moet op grond van artikel 26b van de Archiefregeling inzage geven in het proces en de technische inrichting van de toegepaste vervanging. Dit is in dit handboek en de afzonderlijke bijlagen behorende tot dit handboek vastgelegd. 1 Als een digital born document geprint en fysiek bewaard wordt, is er in feite ook sprake van 1. Verantwoording

5 1.5 Doel van de vervanging Het doel van de digitale vervanging is het bewerkstelligen van een efficiënte en doelmatige bedrijfsvoering, mede door een betere beschikbaarstelling en beheersing van de archiefbescheiden; het bevorderen van de kwaliteit van de processen en de producten; het doorbreken van een onwenselijke situatie waarbij dezelfde archiefbescheiden zowel in fysieke als in digitale vorm worden bewaard; het voorkomen van een hybride situatie van fysieke en digitale documenten, zodat geconcentreerd kan worden op digitale archivering 1.6 Uitgangspunten2 Vervanging moet plaatsvinden met de juiste en volledige weergave van de gegevens die in de te vervangen archiefbescheiden voorkomen (Ab art.6 lid 1). Alleen dan hebben de reproducties in beginsel dezelfde rechtskracht en bewijswaarde als de oorspronkelijke archiefbescheiden. De originele, vervangen archiefbescheiden moeten worden vernietigd. Zolang de originelen nog niet zijn vernietigd, is van vervanging in de zin van art. 7 Aw nog geen sprake. Pas met de vernietiging van een origineel gaat de status daarvan van rechtswege over op de reproductie. De reproducties worden archiefbescheiden in de zin van de Aw. Ze moeten dan ook voldoen aan de eisen die in de archiefwet en -regelgeving zijn gesteld. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan de duurzaamheid: archiefbescheiden moeten zo lang raadpleegbaar zijn als bepaald is in de geldende selectielijst. 2 Deze uitgangspunten zijn gebaseerd op de uitgangspunten die het Nationaal Archief hanteert.

6 2 Vervangingsproces en technische inrichting Wie, wat, wanneer doet in het vervangingsproces is beschreven in de bijlage 'Rollen in de digitale vervanging van fysieke documenten'. 2.1 Reikwijdte van het vervangingsproces De documentenverwerking wordt gedigitaliseerd. Het hoofd van de organisatorische eenheid die verantwoordelijk is voor de documentaire informatievoorziening ziet toe; op een correcte documentenverwerking en dossiervorming; dat op grond van het vervangingsbesluit er daadwerkelijke vernietiging plaats vindt van de te vervangen archiefbescheiden Categorieën waarop het vervangingsbesluit van toepassing is De vervanging heeft betrekking op alle fysieke documenten die ontvangen en/of opgemaakt worden bij het uitvoeren van de gemeentelijke taken, die niet zijn gemandateerd aan andere organisaties3. documenten die in fysieke vorm worden ontvangen, worden gescand, digitaal opgenomen in het zaakdossier en digitaal afgehandeld via het DMS documenten die tijdens de zaakafhandeling enige tijd in fysieke vorm beschikbaar zijn en waarop originele aantekeningen zijn gemaakt, worden na afhandeling gescand en digitaal opgenomen in het zaakdossier; documenten die in fysieke vorm worden verstuurd met een natte handtekening, worden voor verzending gescand en digitaal in het zaakdossier opgenomen; alle andere documenten die een rol spelen in de afhandeling van zaken en die van oorsprong digitaal zijn, worden opgeslagen in het zaakdossier, maar worden niet vervangen (digital born) Categorieën waarop het vervangingsbesluit niet van toepassing is Als fysieke documenten juist door hun drager, vorm of betekenis een meerwaarde hebben, dan worden deze niet vervangen. Digitale vervanging is onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van documenten: waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat; die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard, die wel voor vervanging in aanmerking komen, maar door hun vorm niet gescand kunnen worden, of waarvan de scan geen natuurgetrouwe weergave kan zijn van het origineel. Het gaat hier bijvoorbeeld om maquettes, monsters, tekeningen groter dan AO, of documenten die met licht potlood beschreven zijn die de scanner niet herkent. Waardepapieren en documenten die een grote (financiële) waarde vertegenwoordigen. Het origineel wordt bewaard als de meerwaarde van het document erbij het digitaliseren er niet uitkomt. Het betreft in ieder geval: a. Getekende notariële akten; b. Getekende overeenkomsten met andere overheden, afhankelijk van de belangrijkheid; c. Polissen, afhankelijk van de belangrijkheid; d. Aktes van de burgerlijke stand; e. Bankgaranties (deze moeten terug gestuurd worden). waarvan vanuit historisch oogpunt het onwenselijk is deze te vernietigen na scannen. Hierbij gaat het om de intrinsieke waarde van het document. Elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde zijn: r 3 Zie bijlage Handboek Vervanging paragraaf 'Organisatieonderdelen naar de A2' 2 Vervangingsproces en technische inrichting I 5 r

7 a. de uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling; b. het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde; c. het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. Bij het opstellen van de vervangingslijst worden de documenten gecontroleerd op eventuele aanwezige meerwaarde voordat tot vernietiging wordt overgegaan. Van de meeste documenten die niet vervangen mogen worden, blijkt vaak in de praktijk al voorafgaande het scannen dat het een uitzondering betreft. In deze gevallen blijft het fysieke exemplaar het te bewaren document conform de bepalingen die hierop berusten. De machtiging tot vervanging is overigens niet van toepassing op documenten die archiefwaardig zijn, maar die niet gescand kunnen worden en daarom niet in het DMS (kunnen) worden opgenomen en beheerd. Deze documenten worden wel geregistreerd in het DMS, maar fysiek bewaard tot het moment dat ze volgens de selectielijst vernietigd kunnen worden. In het DMS wordt aangegeven dat de documenten fysiek aanwezig zijn en waar ze worden bewaard. 2.2 Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen Voor de scanning van de fysieke documenten worden scanners gebruikt die voldoen aan de eisen, die op grond van de archiefwet en - regelgeving zijn gesteld. Scanners De scanners die in het digitaliseringsproces worden gebruikt worden nader gespecificeerd in de Bijlage 'Beschrijving van de scanners en scansoftware in het vervangingsproces'. De scans die met deze apparatuur worden gemaakt, moeten voldoen aan de in de wet- en regelgeving gestelde eisen. Dit betekent dat minimaal met de volgende parameters gescand kan worden: Resolutie, technische eis: de resolutie dient optisch minimaal 300 ppi4 te zijn. Een hogere resolutie is toegestaan en vereist wanneer het detailbehoud bij 300 ppi niet is gewaarborgd. Het kleinste betekenisvolle detail in het document (bijvoorbeeld letter, lijn of stip) die op het origineel waarneembaar is met het blote oog en van belang is voor de informatieve waarde van het origineel, moet in de scan waarneembaar zijn. Leesbaarheid eis: de kwaliteitsindex of Quality index (QI) voldoet aan de volgende waarden; QI > 5 voor gedrukte teksten (d.w.z. alles is goed leesbaar) QI >1,5 voor afbeeldingen (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar). Voor de berekeningen worden verschillende formules gebruikt, waarbij de h staat voor de hoogte van de kleinste letter 'e' van de onderkast in het originele document in mm. Formule voor gedrukte tekst zwart-wit: QI= ppi x 0,039h/3 Formule voor gedrukte tekst in grijswaarden en kleur: QI = ppi x 0,039h/2 Het aantal lijnparen moet minimaal 4,5 per millimeter zijn bij een resolutie van 300 ppi. Voorafgaand aan het scannen zal steekproefsgewijs de kleinste letter voorkomend in de documenten worden gecontroleerd. Bij een constatering van een letter kleiner dan 1,5 mm groot, zal na het 4 De termen dpi en ppi worden door elkaar gebruikt. Bij printers is dpi (dots per inch) formeel juist. Bij scanners, beeldschermen en digitale camera's is ppi (pixels per inch) de juiste term. 2 Vervangingsproces en technische inrichting >

8 uitvoeren van een test scan (standaard 300 ppi) de scanresolutie worden aangepast zodat alsnog voldaan zal worden aan de minimale Ql eis. Bitdiepte (dynamic range), eis: voor scannen in kleur geldt 24 bits/pixel. Kleur eis: er wordt tenminste in 24 bits RGB gescand. indien mogelijk vindt kalibratie plaats op basis van een IT8.7 kleurenkaart, waarbij de maximale kleurafwijking wordt aangetoond. Bij ieder ongecorrigeerde scan wordt dan het bij de gebruikte scanner behorende ICC profiel ingesloten. Witbalans eis: om de belichting, het dynamisch bereik (OECF5) en de kleurnauwkeurig te kunnen beoordelen moet er over de gehele grijstrap goed neutraal gesteld zijn Conformiteit eis: Door een externe deskundige is, met positief resultaat, een conformiteitstoets uitgevoerd op de kwaliteit van de scans. Bij het in gebruik nemen van een nieuwe scanner zal opnieuw een test worden uitgevoerd op deze scanner voordat deze in productie wordt genomen. Beeldschermen De beeldschermen die in het digitaliseringsproces worden gebruikt worden nader gespecificeerd in de bijlage 'Beschrijving van de beeidschermen'. De beeldschermen moeten in overeenstemming met de gebruikte scanners gekalibreerd worden, zodat de scan op waarheidsgetrouwe weergave van de informatie beoordeeld kan worden. Netwerk en Back-Up procedure De beschrijving van het netwerk, de servers en de Back-up procedures die in het digitaliseringsproces worden gebruikt worden nader gespecificeerd in de bijlage 'Beschrijving van het DMS/RMA en servers'. 2.3 Software en de gekozen instellingen Bij het scannen worden de basisinstellingen van de scanner consequent toegepast. De scaninstellingen zijn in de job-definitie in de capturing software van de scanner opgeslagen. Welke capturing software in het scanproces wordt gebruikt, is beschreven in de bijlage 'Beschrijving van de scanners en scansoftware'. Hierbij wordt geen gebruik gemaakt van: contrastaanpassingen (softwarematige) verscherping toon- en kleurmanipulaties interpolatie (het hoger instellen van de softwarematige scanresolutie dan de optische (hardwarematige) scanresolutie) compressie automatisch snijden In de job-definitie zijn de volgende scaninstellingen vastgelegd: optische resolutie minimaal 300 ppi; een hogere resolutie is vereist wanneer het detailbehoud bij 300 ppi niet is gewaarborgd bestandsformaat, TIFF, 24 Bit RGB, ongecomprimeerd automatisch dubbelzijdig scannen automatische selectie blanco pagina's, waarbij lege pagina's met paginanummer niet als blanco pagina worden gezien op de achtergrond wordt het image ook in bitonaal TIFF groep 4 formaat opgeslagen. Van dit imagebestand wordt automatisch de bestandsgrootte vastgesteld. Bestanden kleiner dan 2 kb worden 5 OECF staat voor opto electronic conversion function 2 Vervangingsproces en technische inrichting

9 automatisch als blanco pagina geselecteerd. Het TIFF bestand wordt door middel van JPEG compressie klaargezet om te worden omgezet naar PDF/A-lb. scans worden niet automatisch afgesneden en zijn aantoonbaar volledig een zichtbare rand betreft de achtergrond van de scanner randen worden niet achteraf toegevoegd bij de omzetting naar PDF/A-lb wordt een JPEG-compressie toegepast (kwaliteit 12 op schaal van 1-12). Scans worden op ware grootte opgeslagen Optical Character Recognition (OCR) Er wordt OCR toegepast om de reproducties full-text doorzoekbaar te maken, waarbij de afbeelding niet wordt aangetast. De tekst wordt als aparte, verborgen, laag in het pdf bestand opgenomen door gebruikmaking van render mode 3. Document Management Systeem (DMS) Welk DMS voor de opslag van de scans met metadata en voor de verdere afhandeling van zaken gebruikt wordt, is nader omschreven in de bijlage 'Beschrijving van het DMS/RMA en servers'. 2.4 Wijze waarop de reproductie tot stand komt Formaten De gescande documenten worden in een open standaard opgeslagen, waarvoor TIFF of PDF/A-lb het meest voor de hand liggen. PDF/A-lb staat voor portable document format / archiving, een specificatie van het PDF-formaat, dat geschikt is voor archivering. Gedrukte teksten, tekeningen, afbeeldingen en plattegronden worden na scannen ten minste opgeslagen in PDF/A-lb. Bewerkingen De bewerkingen binnen het scanproces staan beschreven in de bijlage "Rollen in de digitale vervanging van fysieke documenten', waarin de rollen in de digitale vervanging van fysieke documenten zijn verwoord. Hierin is eveneens vermeld welke rol voor welke bewerking verantwoordelijk is. Bij de beschrijving van de software en gekozen instellingen (zie paragraaf. 2.3) staat beschreven welke (softwarematige) bewerkingen niet zijn toegestaan. Metadata Tijdens het scannen wordt minimaal de volgende metadata automatisch vastgelegd: de gebruikte software datum en tijd van scanning merk, model en serienummer van de scanner userid van de functionaris die het document heeft gescand Overige metadata die ingevoerd moeten worden, worden nader gespecificeerd in de beschrijving van de procedure voor het scannen van fysieke documenten. Batchscanning De documenten worden per batch gescand, voor zover de scanapparatuur dit toelaat. Afwijkende formaten kunnen per stuk gescand worden. 2.5 Inrichting van de controle op juiste en volledige weergaven en van het herstel van fouten Tijdens het vervangingsproces, zoals beschreven in hoofdstuk 3, vindt er op de gedigitaliseerde documenten een kwaliteitscontrole plaats. Dit door middel van een permanente controle door de scanmedewerker/registrator (le paar ogen) als wel door de behandelend ambtenaar (2e paar ogen). Steekproefsgewijs zal er ook op kwaliteit gecontroleerd worden. /^] 2 Vervangingsproces en technische inrichting

10 Er wordt gecontroleerd op de volgende onderdelen: komen de fysieke documenten voor als digitale reproductie. komen alle pagina's van het fysieke document (een document bestaande uit meerdere pagina's) en die niet als blanco6 zijn aangemerkt, voor in de digitale reproductie, komen er rotatiefouten voor in de digitale reproductie die meer dan twee graden bedragen. voldoet de digitale reproductie aan de vereiste resolutie en volledigheid van het beeld. is de vereiste technische metadata aanwezig. validatie van de automatisch overgenomen metadata (intelligent scannen). Zijn de scans vrij van verstoringen (strepen, pixelverstoringen, haloing, vervormingsartefacten, kleurmisregistratie) Tevens vindt er controle plaats of de digitale reproductie voldoet aan de PDF/A - 1b standaard. Dit zal steekproefsgewijs door de kwaliteitscontroleur gecontroleerd worden. 2.6 Kwaliteitsprocedures Een keer per week wordt aan het begin van de dag de scanner gereinigd. De witbalans en de kleur worden halfjaarlijks opnieuw ingesteld. Voorafgaande aan het scannen: controleren of de instellingen van de scanners en scansoftware conform de instellingen zijn zoals gespecificeerd onder hoofdstuk 2.3. steekproefsgewijs de kleinste letter voorkomend in de documenten controleren. Bij een constatering van een letter kleiner dan 1,5 mm groot, zal na het uitvoeren van een test scan (standaard 300 ppi) de scanresolutie worden aangepast zodat alsnog voldaan zal worden aan de voorgeschreven QI. 2.7 Proces van vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden Procedure opslag en vernietiging De voor vervanging in aanmerking komende fysieke documenten worden na scanning numeriek geplaatst in een hangmap. Deze hangmap zijn gesorteerd op week. Na scanning blijven de fysieke documenten hier nog minimaal zes weken, maar niet langer dan dertien7 weken, bewaard om daarna te worden vernietigd. Het vernietigen geschiedt gelijktijdig met het opstellen van de verklaring van vervanging die elk kwartaal zal worden opgemaakt. Zie ook de bijlage 'procedure beoordeling fysiek te bewaren documenten'. Tot het moment van vernietiging verblijven de fysieke documenten in het decentrale archief, waarbij toegang beperkt is tot de hiertoe geautoriseerde medewerkers, inclusief de archiefinspecteur. In deze fase vindt er geen uitlening plaats van de fysieke documenten. Nadat het besluit tot vervanging conform art. 6 van het Archiefbesluit 1995 is vastgesteld en gepubliceerd, zal tot vernietiging van de fysieke documenten worden overgegaan rekening houdend met de van toepassing zijnde termijnen zoals boven beschreven Verklaring van vervanging Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt per kwartaal een verklaring van vervanging opgesteld en door de hiertoe gemandateerde functionaris ondertekend. De verklaring bevat een specificatie van de handelingen die zijn verricht ten aanzien van de digitalisering, controle en vernietiging van de vervangen fysieke documenten in de betreffende periode. Bij twijfel over de authenticiteit van het origineel, wordt vooraf advies gevraagd aan de streekarchivaris. 6 Blanco pagina's die een paginanummer hebben gekregen gelden niet als blanco pagina. 7 Docu menten die conform de selectielijst permanent te bewaren zijn, worden drie maanden fysiek bewaard. 2 Vervangingsproces en technische inrichting 9

11 3 Inrichting van het vervangingsproces 3.1 Beschrijving inhoud, structuur en vorm De vervanging heeft betrekking op de fysieke documenten die de gemeente Cranendonck ontvangt of opmaakt voor de uitoefening van haar taken die zij zelf uitvoert. Daarnaast worden enkel de documenten vervangen die voor registratie en archivering in aanmerking komen. Op deze documenten zijn één of meerdere kenmerken van toepassing: op de inhoud dient een reactie te komen; er wordt een beroep gedaan op de gemeentelijke dienstverlening; de inhoud heeft (rechts)gevolgen voor de verzender of kan dat krijgen; de inhoud heeft rechtsgevolgen voor de geadresseerde gemeentelijke dienst of kan dat krijgen; de inhoud heeft een bewijs- of verantwoordingsfunctie of kan dat krijgen; de inhoud is op andere wijze voor langere tijd van belang voor de gemeentelijke organisatie; de inhoud is van cultuurhistorisch belang. 3.2 Tijdstip ontvangst en/of opmaak en uit welke taak / handeling Dit handboek beschrijft de generieke procedure en het routinematig vervangen van alle fysieke documenten die in aanmerking komen voor scanning, registratie en opslag in een DMS vanaf de inwerkingtreding van het Vervangingsbesluit. Het betreft de documenten die zijn ontvangen of opgemaakt in het kader van de taken en handelingen die de gemeente zelf uitvoert. 3.3 Samenhang met andere documenten Elk document dat wordt opgeslagen in het DMS, wordt toegevoegd aan de zaak waarop het betrekking heeft. Tenzij het document zelf een zaak initieert. Elke zaak wordt gekoppeld aan een zaaktype. De relatie tussen zaaktypen en werkprocessen vindt plaats conform het ZTC / model DSP. Zie bijlage 'Beschrijving ZTC/DSP'. Per zaaktype wordt ten minste benoemd: hoofddomein sub-domein zaaktype (kernomschrijving) proceseigenaar (afdeling) waardering (B of V) bewaartermijn selectiecategorie (selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen) grondslag (wet- of regelgeving) resultaat 3.4 Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekende en historisch onderzoek Bij de vervanging blijft de bewijswaarde van de archiefbescheiden bewaard voor zowel de gemeente als andere overheidsorganen en voor de recht- en bewijszoekende burger. Ook de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en de bewijswaarde voor historisch onderzoek blijven bij vervanging bewaard. Hiermee moet terdege rekening gehouden worden bij de kwaliteitscontrole op onder andere de integriteit en authenticiteit van de scans. r\

12 c 4. Beschrijving van de vervangingsprocedure Dit hoofdstuk beschrijft de wijze waarop de documentbehandeling is ingericht. Hieronder vallen de volgende processen; ingekomen documenten interne documenten uitgaande documenten Wie, wat, wanneer doet in het vervangingsproces is beschreven in de bijlage 'Rollen in de digitale vervanging van fysieke documenten'. 4.1 Procedure voor ingekomen fysieke documenten Van ingekomen fysieke documenten wordt eerst beoordeeld of de envelop geopend mag worden en zo ja, voor registratie in aanmerking komt. De beoordeling van het openen, registreren en archiveren van ingekomen fysieke documenten geschiedt conform de bepalingen zoals opgenomen in de bijlage 'Uitwerking procedure scannen fysieke documenten'. 4.2 Procedure voor interne documenten Archiefwaardige interne documenten worden digitaal opgemaakt, in het DMS opgenomen, bewerkt, verstuurd, behandeld en gearchiveerd. Er is dan geen sprake van vervanging. In uitzonderlijke gevallen, vindt echter vervanging van interne documenten plaats, namelijk als een document toch in fysieke vorm is behandeld en hierop belangrijke aantekeningen of parafen zijn gezet. In dit geval is de procedure als volgt: de behandelaar biedt het fysieke document met aantekeningen en/of parafen aan ter scanning; het document wordt gescand als behorend bij het originele document als een nieuwe versie; de scan wordt in de zaak van het originele document opgeslagen in het DMS; als het originele document nog niet digitaal in het DMS is opgenomen, volgt het fysieke interne document met aantekeningen en/of parafen dezelfde weg als ingekomen documenten. 4.3 Procedure voor uitgaande documenten Uitgaande documenten worden in de meeste gevallen digitaal opgemaakt, maar nog afgedrukt in verband met een 'natte handtekening'. Vervolgens worden deze documenten gescand en gearchiveerd in het DMS, Daarnaast dient er rekening gehouden te worden met die gevallen waarbij van een digitaal document een fysieke kopie is gemaakt en op deze kopie aanvullende gegevens zijn gezet. Het hele proces staat beschreven in het handboek DIV. Daar waar vervanging dient plaats te vinden is de procedure hetzelfde als onder paragraaf 4.2 is opgenomen. 4.4 Procedure scannen fysieke documenten 1. Voorbereiden De fysieke documenten worden handmatig voorbereid om zonder verstoringen als batch door de scanner te kunnen verwerkt. Het voorbereiden bestaat uit: het verwijderen van nietjes, paperclips, omslagen en andere hechtmechanieken Lossnijden van ingebonden stukken, daarbij rekening houdende met geen verlies van tekst in kantlijn. tussen de verschillende documenten worden scheidingsvellen gelegd, zodat de documenten als separate documenten in het DMS worden opgenomen 4. Beschrijving van de vervangingsprocedure

13

14 2. Scannen De fysieke documenten worden met een scanner gedigitaliseerd. De wijze waarop is beschreven in de bijlage 'Uitwerking procedure scannen fysieke documenten', waarbij de bepalingen zoals opgenomen onder paragraaf 2.2 en 2.3 van toepassing zijn. 3. Kwaliteitscontrole Het resultaat van het scannen wordt handmatig gecontroleerd op basis van de bepalingen zoals opgenomen onder paragraaf 2.5, Indien nodig wordt een document opnieuw gescand 4. Pdf-conversie en tekstherkenning De gescande documenten in tiff-formaat worden geconverteerd naar PDF/A-lb formaat conform paragraaf 2.3. Hierbij mag geen kwaliteitsverlies optreden. De PDF-documenten worden met OCR inhoudelijk op tekst doorzoekbaar gemaakt. 5. Release De documenten in de batch met de al toegekende metadata worden, nadat de kwaliteitscontrole positief is doorlopen, vrijgegeven voor de verdere uitsortering. 6. Sorteren en ordenen (registreren) Na het scannen komen de documenten aan het DMS. Er wordt bepaald of er al een zaak bestaat waarin het document kan worden opgenomen of er wordt een nieuwe zaak aangemaakt. 7. Afhandeling fysieke documenten De voor vervanging in aanmerking komende fysieke documenten worden na scanning geplaatst in een hangmap. Deze hangmap is voorzien van een weeknummer, dit is de week waarop de fysieke documenten zijn gescand. Na scanning blijven de fysieke documenten hier nog minimaal zes weken, maar niet langer dan dertien8 weken, bewaard om daarna te worden vernietigd. Het vernietigen geschiedt gelijktijdig met het opstellen van de verklaring van vervanging die elk kwartaal zal worden opgemaakt. Documenten waarvan is bepaald dat deze in fysieke vorm bewaard moeten blijven en dus niet voor vervanging in aanmerking komen, worden apart opgeborgen. In het DMS wordt hiervoor een plaatsingskenmerk geregistreerd. 8 Documenten die conform de selectielijst permanent te bewaren zijn, worden drie maanden fysiek bewaard. 4. Beschrijving van de vervangingsprocedure

15 Procedure Change Management in de digitale vervanging van fysieke documenten Deze procedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden. Betrokken functionarissen De werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de Change Manager. Deze rol wordt uitgevoerd door het hoofd van de eenheid verantwoordelijk voor de documentaire informatievoorziening bij de gemeente Cranendonck. Procedure De Change Manager toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede wet- en regelgeving. De Change Manager laat een impactanalyse opstellen door de functionarissen die, naar gelang de aard en inhoud van de voorgestelde wijziging, hierbij betrokken dienen te zijn. Voorstellen waarvan uit de impactanalyse blijkt dat deze (mogelijk) afbreuk kunnen doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden worden niet gerealiseerd zonder advies van de gemeentearchivaris en toestemming van de Change Manager. Hierbij gelden de in het 'handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck' vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten als ondergrens. Een belangrijke afwegingsfactor is dat de voorgestelde wijzigingen geen negatieve invloed mogen hebben op het resultaat van het totaal van de vervangingsprocedures. Tevens worden de voorstellen ter advisering voorgelegd aan de archivaris. In overleg met de archivaris wordt een termijn en planning vastgesteld. De Change Manager is in dit kader in ieder geval betrokken bij wijzigingen ten aanzien van: (de scope van) het vervangingsproces metadata bestandsformaten back-up procedures en -voorzieningen aanpassing procedures opgenomen in het handboek software en hardware voor scanning en archivering de omgeving waarin het digitale archief is geplaatst reorganisatie van organisatieonderdelen die een rol hebben bij het vervangingsproces De Change Manager neemt op basis van de voorgestelde verandering, impactanalyse en advies van de gemeentearchivaris, de beslissing of de voorgestelde wijziging al dan niet wordt voorgelegd aan het dagelijks bestuur en de zorgdrager. De zorgdrager keurt een voorgelegd wijzigingsvoorstel goed of niet goed. Of goedkeuring door de zorgdrager vereist is, is afhankelijk van de aard en impact van het voorstel. De beoordeling wordt gemaakt aan de hand van de opgestelde impactanalyse. Wanneer het wijzigingsvoorstel akkoord is bevonden door het dagelijks bestuur en/of de zorgdrager, dan zorgt de Change Manager ervoor dat de procedure wordt gewijzigd. De Change Manager zorgt er voor dat voorstellen en besluiten omtrent geaccordeerde wijzigingen worden gedocumenteerd en dat de wijzigingen worden verwerkt in het handboek met bijlagen (versiebeheer). Bijlage behorende tot het handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck

16 Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting en software worden binnen een testomgeving vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Versie: d.d Geaccordeerd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven; d.d. /&. /&. 0/*' T.to. Jrcrtó* Ci / AïacA:*- Bijlage behorende tot het handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck

17 Procedure beoordeling fysiek te bewaren documenten Bij de gemeente Cranendonck treedt, op het moment dat daadwerkelijk gebruik gemaakt gaat worden van het besluit tot vervanging, de procedure beoordeling fysiek te bewaren documenten in werking. Deze procedure geldt voor archiefbescheiden die worden vervangen en volgens de selectielijst permanent te bewaren zijn1. Bedoeling van de procedure is om een extra inhoudelijke en kwaliteitscontrole in te bouwen voordat de vervangen fysieke documenten daadwerkelijk worden vernietigd. Met name om documenten met een intrinsieke meerwaarde vanwege de (fysieke) originele drager, los van de inhoud, te vrijwaren van vernietiging. De uitvoering van de procedure is belegd bij de nazorgambtenaar. Deze rol zal worden vervuld door hiertoe aangewezen medewerker(s), waarbij de streekarchivaris in twijfelgevallen geconsulteerd dient te worden. Bij de beoordeling van te bewaren documenten op grond van de selectielijst wordt de volgende procedure gevolgd: 1. De DIV-Archiefbeheerder houdt de vervangen fysieke documenten die volgens de selectielijst onder de categorie permanent te bewaren vallen, apart; 2. Deze documenten worden drie maanden bewaard; 3. Voordat daadwerkelijk vernietiging van de fysieke documenten plaatsvindt, controleert de nazorgambtenaar de intrinsieke waarde en stelt vast of bepaalde documenten uitgezonderd moeten worden van vernietiging. Daarbij beoordeelt hij de elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde; De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief). Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde. Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke). Het document is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent. Het document heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject. Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven. Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie. Het document is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren. 4. De fysieke documenten die niet voor uitzondering van vernietiging in aanmerking komen, worden vernietigd; 5. de fysieke documenten die voor permanente fysieke bewaring in aanmerking komen, worden door de nazorgambtenaar ter fysieke archivering aangeboden aan de organisatorische eenheid verantwoordelijk voor de documentaire informatievoorziening. 1 Gemeente Cranendonck maakt geen onderscheid in de procedure tussen de te vernietigen stukken en de te bewaren stukken, alle fysieke documenten worden hetzelfde behandeld. Bijlage behorende tot het handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck

18 Versie: d.d Geaccordee/d door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. v_/ / Bijlage behorende tot het handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck

19 Beschrijving van de scanners en scansoftware in het vervangingsproces Voor het scannen wordt gebruik gemaakt van de Canon Imageformula DR-7550C en de Canon Imageformula DR-G1100 Specificaties scanner Canon Imageformula DR-7550C Type Vereisten voor te scannen documenten Long Document Mode Gewicht Document-invoermethoden Capaciteit documentinvoer Desktopscanner voor losse vellen Breedte 50,8 tot 305 mm Lengte 70 tot 432 mm Max mm Automatische invoer: g/m2 (0,06-0,25 mm) Extra invoer; g/m2 (0,05-0,30 mm) Invoermodi AUTOMATIC, MANUAL en BYPASS Offsetinvoer met vergrendelbare geleiders aan de zijkant Max. 500 vellen Papierscheidinq Invoercapaciteit Sensor scaneenheid Lichtbron Te scannen zijden Scanresolutie Scansnelheid Uitvoermodus Image processing Apparaatkenmerken Rollensysteem 500 vellen. Instelbaar: 300 en 100 vellen 3-lijns CMOS CIS-sensor RGB LED Voorzijde/achterzijde/dubbelzijdiq Maximaal 600 dpi Zwart/wit / grijstinten: 200/300 dpi: 75 ppm/150 ipm (A4 staand); 90 ppm/180 ipm (A4 liggend) Kleur: 300 dpi: 75 ppm/150 ipm (A4 staand); 90 ppm/170 ipm (A4 liggend) Zwart/wit / foutdiffusie / geavanceerde tekstverbetering I en II Grijstinten; 256 niveaus grijstinten (8-bits) Kleur: 24-bits kleur Automatische formaatdetectie en scheefstandcorrectie Blanco pagina's overslaan Tekstrichtingdetectie Automatische kleurdetectie Kleurverwijdering (R/G/B/aangepast)/-verbetering (R/G/B/aangepast) Geavanceerde tekstverbetering (I en II) Moiré-verkleining Kleurdoorloop en achtergrondverwijdering voorkomen Batch scheiding Perforaties verwijderen Scangebied instellen MultiStreamTM Detectie van nietjes Systeem voor snel herstel Ultrasone detectie van dubbele invoer Handmatige/extra invoer Registratie van taken/gebruikers Modus voor scancontrole/alleen tellen/tellen wissen Bijlage behorende tot het handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck

20 Interface Zoemer Instelbare achtergrond (wit/zwart) Dubbele interface (High Speed USB 2.0 en SCSI-3 Afmetingen Lade gesloten: 480 x 315 x 531 mm (B x H x D) Gewicht Specificatie voeding Dagelijkse bedrijfscyclus Stroomverbruik Gebruiksomgeving Naleving Milieurichtlijnen Lade open: 480 x 390 x 718 mm (B x H x D) 22,5 kg AC V (50/60 Hz) scans per dag Scannen: 84 W, slaapstand: 3,9 W (AC V), stroom uitgeschakeld: 0 W 10-32,5 C, vochtigheidsgraad 20-80% relatieve vochtigheid RoHSen ENERGY STAR Specificaties scanner Canon Imageformula DR-G1100 Type Vereisten voor te scannen documenten Long Document Mode Gewicht Document-invoermethoden Capaciteit documentinvoer A3-desktopscanner voor losse vellen Breedte 50,8 tot 305 mm Lengte 70 tot 432 mm Max mm g/m2 (0,04-0,3 mm), Dun document 0,04-0,05 mm (20-42 g/m2) Invoermodi AUTOMATIC, MANUAL en BYPASS Offsetinvoer met vergrendelbare geleiders aan de zijkant 500 vel (80 g/m2) Papierscheiding Invoercapaciteit Sensor scaneenheid Lichtbron Te scannen zijden Scanresolutie Scansnelheid Uitvoermodus Apparaat kenmerken Rollensysteem en methode van scheiding vooraf 500 vellen. Instelbaar: 300 en 100 vellen 3-lijns CMOS CIS-sensor RGB LED Voorzijde/achterzijde/dubbelzijdig Maximaal 600 dpi Zwart/wit looppm / 200ipm - snelheid bij landscape Kleur looppm / 200ipm - snelheid bij landscape Zwart-wit, foutdiffusie, high-speed tekstverbetering, geavanceerde tekstverbetering, geavanceerde tekstverbetering II, grijstinten (256 niveaus), 24-bits kleur Automatic Page Size Detection (Automatische detectie van paginaformaat), Deskew (Scheefstandcorrectie), 3- Dimensional Colour Correction (partly by Driver) (Driedimensionale kleurcorrectie, gedeeltelijk door driver), Colour Dropout (RGB) (Kleuruitval (RGB)), Image Rotation (Beeldrotatie), MultiStream, Preset Gamma Curve (Vooraf-ingestelde gammacurve), Contrast Adjustment (Contrastaanpassing), Prescan (Vooraf scannen), Staple Detection (Nietjesdetectie), Skip Blank Page (Lege pagina's overslaan), Addon Settings (Extra instellingen), Punch Hole Removal (Perforaties verwijderen), Moire Removal (Moiréverwijdering), Folio, Scan Area Setting (Scangebied instellen), Text Orientation Recognition (Tekstrichtingdetectie), Background Smoothing (Achtergrondverfijning), Rapid Recovery Scan (Scannen voor snel herstel), Ultrasonic Double Feed Detection Bijlage behorende tot het handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck

21 (Length By Firmware) (Ultrasone detectie van dubbele invoer (lengte door firmware) Interface High Speed USB 2.0 Afmetingen Lade gesloten; 480 x 535 x 315 mm (b x d x h) Lade geopend: 480 x 723 x 390 mm (b x d x h) Gewicht Specificatie voeding Dagelijkse bedrijfscyclus Stroomverbruik Gebruiksomgeving Naleving Milieurichtlijnen Scansoftware 22,8 kg AC V (50/60 Hz) scans per dag Scannen: 94,3 W of minder, slaapstand: 1,7 W of minder, uitgeschakeld: 0,3 W of minder 10-32,5 C, vochtigheidsgraad 20-80% relatieve vochtigheid RoHSen ENERGY STAR Kofax Capture Version Versie: d.d Geacto deerd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven : d d. yc /$, c ga /y<%' -Cïx T-f-iï. Bijlage behorende tot het handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck

22 Uitwerking procedure scannen fysieke documenten 1. Procedure voor ingekomen fysieke documenten De medewerker (hierna aan te duiden als 'Ontvanger') die een fysiek document ontvangt van een externe partij, beoordeelt of het document voor registratie en archivering in aanmerking komt. De beoordeling hiertoe geschiedt conform de bepalingen zoals opgenomen in het Handboek DtV. De Ontvanger zorgt dat de te registreren en archiveren documenten (lees verder ook als berichten) terecht komen bij de medewerker verantwoordelijk voor het scannen (hierna aangeduid als de 'Scanoperator'), 2. Procedure voor uitgaande en interne berichten Uitgaande en interne documenten worden allemaal digitaal opgemaakt, echter bij de meesten is er nog sprake van eenfnatte handtekening'. Deze documenten worden gescand en vervolgens in het DMS gearchiveerd. Daarnaast zijn er gevallen waarbij van een digitaal document een fysieke versie wordt gemaakt en op deze kopie aanvullende gegevens worden gezet. Voorbeelden hiervan zijn: Met opmerkingen [MP1]; Handboek Vervanging nalezen op natte handtekening > het zetten van een natte handtekening; > het plaatsen van inhoudelijke aantekeningen. Als hiervan sprake is, dan zullen de medewerkers van de verschillende organisatieonderdelen deze documenten aanbieden aan de Scanoperator om het vervangingsproces te doorlopen. De digitale reproductie wordt vervolgens geregistreerd en gearchiveerd als zaak of als document bij de betreffende zaak. In bepaalde gevallen kan dit overigens een nieuwe versie zijn van een eerder opgeslagen document. Het fysieke document wordt na vervanging vernietigd. 3. Procedure scannen fysieke berichten De Scanoperator ontvangt de te scannen fysieke documenten en ontdoet deze van eventueel aanwezige hechtmiddelen (nietjes, ringbanden, paperclips, gelijmde kaften, e.d.) en plastic. Vervolgens controleert de Scanoperator of het fysieke document > zich leent voor scanning en zo ja, > in aanmerking komt voor vervanging. De scanmedewerker voorziet de afzonderlijke documenten die gescand kunnen worden van een scheidingsvel om het scansysteem duidelijk te maken welke pagina's tot welk document behoort. Na het scannen ontstaat er per fysiek document een digitale reproductie. Voor eventuele aanwezige bijlagen geeft de Scanoperator in de scantoepassing de relatie aan tussen de bij elkaar behorende digitale reproducties. Tijdens het scannen wordt minimaal de volgende metadata automatisch vastgelegd: > de gebruikte software > datum en tijd van scanning > merk, model en serienummer van de scanner > userid van de functionaris die het bericht heeft gescand De scanmedewerker controleert de kwaliteit van de digitale reproductie aan de hand van de procedure zoals beschrijven in het Handboek DIV. Indien blijkt dat de kwaliteit van de digitale reproductie niet voldoet, zal de scanmedewerker de documenten opnieuw scannen. Na het positief doorlopen van de kwaliteitscontrole, wordt de batch doorgezet naar het DMS om de documenten te registreren. Bijlage behorende tot het handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck

23 yjuopuauao uapiatpsaq/aiipjo BwöuOAjaA a/opêip jfaoqpuop jap joj apuajopap afio/fig Bjajaa ja jbbqsaai jsaj ap S! 'pusasab sa 6 Sj 'jqaaj sa B jbbjs :arjs > aaqa uaa uba lappjiu jooa uajuauinaop apu6dsa6 ap do jjn aiojjuoa apaamj ap jjaoa jbbuajqujb pua apu6qaq ag

24 Om de kwaliteit optimaal te kunnen waarborgen is er een kwaliteitscontroleur aangesteld. Deze houdt wekelijks een steekproef om de scans en registraties te controleren. Hierbij houdt de kwaliteitscontroleur de richtlijnen van het Kwaliteitshandboek aan. De fysieke documenten die voor vervanging in aanmerking komen worden vervolgens numeriek opgeborgen in de hangmap. De fysieke documenten die niet voor vervanging in aanmerking komen, worden separaat aangeleverd aan de medewerker verantwoordelijk voor de verdere registratie en archivering conform de hiervoor geldende bepalingen. 4 Intakeprocedure In de werkvoorraad van het organisatieonderdeel ziet de werkverdeler of er een nieuwe zaak is toegevoegd. De werkverdeler bekijkt het document en bepaalt of zijn/haar organisatieonderdeel de juiste ontvanger/behandelaar is. Als dit niet zo is dan komt het stuk terug naar Team DIV, om opnieuw te worden toegekend. Als het document juist is bezorgd, bekijkt de werkverdeler voor zover dit niet is aangegeven of het document een nieuwe zaak start of dat het onderdeel uitmaakt van een lopende zaak. > Zaakgerichte registratie: documenten die een zaak starten worden als nieuwe zaak geregistreerd. > Documentregistratie: documenten die bij de afhandeling van een zaak worden ontvangen of opgemaakt, worden geregistreerd bij de betreffende zaak. Het betreft hier dus de registratie van documenten die tijdens het afhandelingsproces ontstaan of worden ontvangen. Vervolgens wijst de werkverdeler een behandelaar toe, dit voor zover het een nieuwe zaak betreft. De zaak / het document wordt verder in behandeling genomen door de behandelende ambtenaar (hierna aangeduid als Behandelaar). Voor de document die vervolgens worden opgemaakt voor een interne of externe bestemming geldt de procedure zoals verwoord onder paragraaf 2. Versie: d.d. ilmlws Geaccordeerd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. Bijlage behorende tot het handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck

25 GEMEENTE Cranendonck Kwaliteitshandboek Definitieve versie D Geaccordeen door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. /' <dn

26 Inhoudsopgave 1 Inleiding Bereik en doel kwaliteitshandboek Toetsingskaders 3 2 Kwaliteitssysteem Kwaliteitsprocedure Verantwoordelijkheid en uitvoering audits Planning audits Controle op de kwaliteit van de informatie bij het regulier scannen voor het postproces Controle op de kwaliteit van de informatie bij scannen met terugwerkende kracht Overzicht 5 3 Kwaliteitscontroles Kwaliteitscontrole op informatiebeheer Kwaliteitscontrole op de kwaliteit van de informatie (regulier) Controle op de kwaliteit van de scans Controle op de kwaliteit van de registraties in Verseon Controle op juist afsluiten en archiveren in Verseon Kwaliteitscontrole op de kwaliteit van de informatie (bij scannen met terugwerkende kracht) Steekproeven op de kwaliteit van informatie 10 Checklist kwaliteit van het informatiebeheer 13 Checklist kwaliteit van de informatie (regulier) 15

27 1 Inleiding 1.1 Bereik en doel kwaliteitshandboek Dit kwaliteitshandboek vormt de basis voor het toetsen en verbeteren van documentaire informatie en van het beheer ervan. De gemeente Cranendonck ontvangt en creëert documentaire informatie bij de uitvoering van haar taken. Om de juistheid, volledigheid en vindbaarheid van de documenten te kunnen garanderen is duurzaam, toegankelijk en betrouwbaar digitaal informatiebeheer noodzakelijk. Daarnaast vraagt de Archiefregeling dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem (artikel 16). Dit handboek biedt het instrument waarmee de gemeente Cranendonck de kwaliteit van het informatiebeheer kan toetsen en verbeteren en zorgt ervoor dat de gemeente Cranendonck voldoet aan wat in artikel 16 van de Archiefregeling gevraagd wordt. Het kwaliteitshandboek is zowel gericht op de kwaliteit van digitale informatie als op de kwaliteit van het beheersysteem van digitale informatie (verder: het informatiebeheer). De reikwijdte is echter beperkt tot het beheer van documentaire digitale informatie. De archiefinspecteur van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) voert jaarlijks een audit uit of de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving op het gebied van archiefbeheer op basis van de Handreiking horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via kritische prestatie indicatoren (KPI's) zoals opgesteld door de VNG. De audit op basis van de handreiking kent overlap met dit kwaliteitshandboek en is deels gebaseerd op dezelfde normen en richtlijnen. Een belangrijk verschil is dat de handreiking bedoeld is als bestuurlijk verantwoordingsinstrument en niet als kwaliteitsinstrument. Een rapportage op basis van de handreiking geeft aan of de gemeente voldoet aan de archiefwetgeving of niet en geen vervanging voor instrumenten op het gebied van kwaliteit. 1.2 Toetsingskaders Voor het opstellen van dit kwaliteitshandboek is gebruik gemaakt van de volgende kaders: Het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) is een uitgave van het landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs en het werkverband gemeentelijke archiefinspectie, in samenwerking met Het Expertise Centrum. Het referentiekader bevat een handzame checklist opgesteld op basis van de belangrijkste eisen uit wet- en regelgeving en (internationale standaarden voor informatiebeheer. Het referentiekader bevat de onderwerpen 'beleid en organisatie', 'informatiebeheer en ICT-beheer' en 'beveiliging'. De Archiefregeling 2009 is een wettelijke regeling en bevat een overzicht van de eisen die worden gesteld aan digitale vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties. NEN-ISO is een norm voor metadata voor records in informatiesystemen. NEN-ISO wordt expliciet aangehaald in de Archiefregeling, (artikel 24). De kwaliteit van de digitale informatie wordt getoetst door middel van steekproeven. Voor het bepalen van de grootte van de steekproef en de hoeveelheid fouten die binnen de acceptatiegrens valt wordt gebruik gemaakt van de Accepted Quality Level-methode (AQL-methode). 3 /

Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond

Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond J.W. Lodder Versie: 3 oktober 2013 Geaccordeerd door RHCe: 03-10-2013 Inhoudsopgave 1. Verantwoording 2 1.1 Inleiding 2 1.2 Doel van de vervanging 2 1.3 De

Nadere informatie

UITVOERINGSHANDBOEK DIGITALE VERVANGING GEMEENTE ECHT- SUSTEREN

UITVOERINGSHANDBOEK DIGITALE VERVANGING GEMEENTE ECHT- SUSTEREN UITVOERINGSHANDBOEK DIGITALE VERVANGING GEMEENTE ECHT- SUSTEREN Versie 9 februari 2017 1 Inhoudsopgave 1.Inleiding... 3 2.Reikwijdte van het vervangingsproces... 3 2.1 Omschrijving van de te vervangen

Nadere informatie

Datum: januari 2015. versie 1.0

Datum: januari 2015. versie 1.0 Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van analoge archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring

Nadere informatie

Handboek Vervanging Analoge Documenten. Gemeente Bunnik 2019

Handboek Vervanging Analoge Documenten. Gemeente Bunnik 2019 Handboek Vervanging Analoge Documenten Gemeente Bunnik 2019 Status: definitief Datum: 03-12-2018 Inhoud Overzicht bijlagen behorende bij het handboek...3 1. Inleiding...4 1.1 Aanleiding...4 1.2 Doelstelling...4

Nadere informatie

Datum: mei 2014. versie 1.0. Naam opsteller: Jo Meulenaars

Datum: mei 2014. versie 1.0. Naam opsteller: Jo Meulenaars Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden behorende tot de voormalige verleende milieuvergunningen Datum: mei

Nadere informatie

Datum: oktober versie 1.0. Naam opsteller: P.B.M. Leechburch Auwers

Datum: oktober versie 1.0. Naam opsteller: P.B.M. Leechburch Auwers Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden behorende tot verleende bouw- en de omgevingsvergunningen Datum: oktober

Nadere informatie

Gemeente Edam-Volendam Handboek Retrospectieve Vervanging Lopende Voorzieningen WMO / WVG 2018

Gemeente Edam-Volendam Handboek Retrospectieve Vervanging Lopende Voorzieningen WMO / WVG 2018 Gemeente Edam-Volendam Handboek Retrospectieve Vervanging Lopende Voorzieningen WMO / WVG 2018 Vastgesteld: Versie: 1.0 Auteur: Conny van der Laan Inhoud 1. Inleiding...3 2. Reikwijdte van het vervangingsbesluit...3

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente

Nadere informatie

Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998;

Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998; CVDR Officiële uitgave van Groningen. Nr. CVDR44079_1 21 november 2017 BESLUIT INFORMATIEBEHEER GRONINGEN Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998; BESLUITEN: vast

Nadere informatie

Leidraad voor vervanging van informatie

Leidraad voor vervanging van informatie Leidraad voor vervanging van informatie Inleiding Vervanging van informatie 1 volgens de Archiefwet 1995 betekent dat informatie gereproduceerd wordt, waarna de oorspronkelijke informatie wordt vernietigd

Nadere informatie

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer.

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. Nr. 34724 23 juni 2014 Inleiding 2.1.1 Inkomende post Stap 1: openen van de post De post van de gemeente Ten Boer komt binnen op het adres en postbus

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Handboek vervanging. Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie. Geschreven door: Bob Weynschenk

Handboek vervanging. Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie. Geschreven door: Bob Weynschenk 1061208 2014 Handboek vervanging Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie Hoogheemraadschap van Delfland Geschreven door: Bob Weynschenk Behorende bij de machtiging van

Nadere informatie

Studiedag Digitaal Archiveren

Studiedag Digitaal Archiveren Studiedag Digitaal Archiveren Woensdag 18 april 2007 Provinciehuis s-hertogenbosch Beleidsregel digitale vervanging Bijna is het zover! Ingmar Koch & Yvonne Welings 18 april 2007 Wie ben ik? Ingmar Koch

Nadere informatie

Memorie van toelichting

Memorie van toelichting Memorie van toelichting Algemeen Informatie is een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van een gemeente. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor behoorlijk bestuur : voor

Nadere informatie

Gemeente Nijkerk Besluit digitale vervanging archiefbescheiden, ontstaan na 1 januari 2017

Gemeente Nijkerk Besluit digitale vervanging archiefbescheiden, ontstaan na 1 januari 2017 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van de gemeente Nijkerk Nr. 44345 20 maart 2017 Gemeente Nijkerk Besluit digitale vervanging archiefbescheiden, ontstaan na 1 januari 2017 COLLEGEBESLUIT Registratienummer:

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD BESLUIT INFORMATIEBEHEER OMGEVINGSDIENST ZUID-HOLLAND ZUID

PROVINCIAAL BLAD BESLUIT INFORMATIEBEHEER OMGEVINGSDIENST ZUID-HOLLAND ZUID PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Zuid-Holland. Nr. 176 3 april 2014 BESLUIT INFORMATIEBEHEER OMGEVINGSDIENST ZUID-HOLLAND ZUID Besluit van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland

Nadere informatie

Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray

Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray Handboek voor het vervangen van analoge door digitale documenten die ingevolge de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring dan wel vernietiging

Nadere informatie

Handboek vervanging archiefbescheiden van actieve ARBO- en ATW-zaken bij de Arbeidsinspectie

Handboek vervanging archiefbescheiden van actieve ARBO- en ATW-zaken bij de Arbeidsinspectie DEZE BIJLAGE BEHOORT BIJ DE TOELICHTING OP DE REGELING VAN DE MINISTER VAN SOCIALE ZAKEN EN WERKGELEGENHEID VAN., BV/DCA/2010/15373 TOT VERVANGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN ROND HET TOEZICHT OP DE ARBEIDSOMSTANDIGHEDENWET

Nadere informatie

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1 Inhoudsopgave 1.

Nadere informatie

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Beleidsregel van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 22 januari 2008, nr. WJZ/2008/452 (8218), inzake de bevoegdheid tot het afgeven van een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de

Nadere informatie

Zeer productieve afdelingsscanners.

Zeer productieve afdelingsscanners. Zeer productieve afdelingsscanners. DR-4010C DR-6010C AFDELINGSSCANNERS you can Compact, maar krachtig. Canon introduceert scanners die grootse prestaties combineren met een klein formaat. De DR-6010C

Nadere informatie

Handboek vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Borsele 2014 14.011413

Handboek vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Borsele 2014 14.011413 Handboek vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Borsele 2014 14.011413 1 Inleiding en overwegingen vervanging... 3 Wettelijk kader... 3 Archiefwet 1995... 3 Archiefbesluit 1995... 4 Archiefregeling...

Nadere informatie

Afdelingshoofd: het hoofd van een afdeling binnen de Dopingautoriteit;

Afdelingshoofd: het hoofd van een afdeling binnen de Dopingautoriteit; Regeling van het bestuur van de Dopingautoriteit van 1 januari 2019, houdende de beheersregels voor documentaire informatie (Beheerregeling DI Dopingautoriteit 2019) Het bestuur van de Dopingautoriteit,

Nadere informatie

Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Groningen 2009

Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Groningen 2009 CVDR Officiële uitgave van Groningen. Nr. CVDR111694_1 6 december 2016 Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Groningen 2009 Gedeputeerde Staten der provincie Groningen Gelet op artikel 4.81

Nadere informatie

ADVIES ONDERHOUD POSTBUS 90 BELLWEG 11 KVK ZUID-LIMBURG 14071361 6101 AB ECHT KCC@ALLBIDIGIT.NL 6101 XA ECHT IBAN NL36RABO0146092465 PAGINA 1 VAN 1

ADVIES ONDERHOUD POSTBUS 90 BELLWEG 11 KVK ZUID-LIMBURG 14071361 6101 AB ECHT KCC@ALLBIDIGIT.NL 6101 XA ECHT IBAN NL36RABO0146092465 PAGINA 1 VAN 1 Bedankt voor de interesse in onze scanners. Als specialist op het gebied van scannen helpen wij u graag! Op onze website vindt u een selectie van scanners die wij aanbieden, gesorteerd op volume wat deze

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Gemeenteblad nr. 348, 5 januari 2017 Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Het Dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Peelgemeenten, Gelet op: Artikel 6 van de Archiefverordening 2017; Overwegende

Nadere informatie

Memorie van toelichting

Memorie van toelichting Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 en de gemeenschappelijke regeling bepalen dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die de Veiligheidsregio ontvangt en creëert

Nadere informatie

DR-6080 DR-9080C Hoge snelheid productiescanners. De snelheid en kwaliteit die u nodig heeft voor hoog volume document scanning

DR-6080 DR-9080C Hoge snelheid productiescanners. De snelheid en kwaliteit die u nodig heeft voor hoog volume document scanning DR-6080 DR-9080C Hoge snelheid productiescanners De snelheid en kwaliteit die u nodig heeft voor hoog volume document scanning Ultra-efficiënte, productieve scanners Dankzij deze nieuwe Canon scanner worden

Nadere informatie

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Wettelijke regeling voor dynamisch en semi-statisch archief. 3 Kwaliteitszorg 4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid,

Nadere informatie

Protocol elektronische berichten gemeente Druten

Protocol elektronische berichten gemeente Druten Protocol elektronische berichten gemeente Druten Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie Gemeente Druten Officiële naam van de regeling Protocol elektronische berichten gemeente Druten Citeertitel

Nadere informatie

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken

Nadere informatie

De snelheid en kwaliteit die u nodig heeft voor hoog volume document scanning

De snelheid en kwaliteit die u nodig heeft voor hoog volume document scanning DR-7580 DR-9080C Hoge snelheid productiescanners De snelheid en kwaliteit die u nodig heeft voor hoog volume document scanning DR-7580 / DR-9080C Ultra-efficiënte productiescanners Dankzij Canons nieuwe,

Nadere informatie

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE VOORST; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; BESLUITEN:

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE VOORST; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; BESLUITEN: BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE VOORST; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; BESLUITEN: vast te stellen het Besluit Informatiebeheer gemeente Voorst 2014, Inhoudende voorschriften betreffende

Nadere informatie

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 HOOFDSTUK 1. BEGRIPSBEPALING, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN Artikel 1. Begripsbepaling In dit protocol wordt verstaan onder: Algemene postbus Elektronische

Nadere informatie

Handboek vervanging archiefbescheiden Waterschap De Dommel 2.0

Handboek vervanging archiefbescheiden Waterschap De Dommel 2.0 Dit document vertelt het werkproces rondom vervanging (substitutie) van archiefbescheiden door reproducties. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. Handboek vervanging

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

Productief, met hoge kwaliteit scannen in kleur.

Productief, met hoge kwaliteit scannen in kleur. Productief, met hoge kwaliteit scannen in kleur. DR-6050C DR-7550C DR-9050C HIGH SPEED A3 PRODUCTIESCANNERS you can Snel, efficiënt en economisch. U wilt documenten en gegevens productiever en voordeliger

Nadere informatie

Besluit: Het Reglement Informatiebeheer Noordelijk Belastingkantoor vast te stellen.

Besluit: Het Reglement Informatiebeheer Noordelijk Belastingkantoor vast te stellen. Reglement Informatiebeheer Het bestuur van het Noordelijk Belastingkantoor; Gelet op de Wet gemeenschappelijke Regelingen, de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke Regeling Noordelijk Belastingkantoor;

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk ,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk , VERORDENING INFORMATIEBEHEER GEMEENTE GRONINGEN DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRONINGEN, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk 5972394, gelet op de artikelen 30, eerste

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Veiligheidsregio Utrecht

Besluit informatiebeheer Veiligheidsregio Utrecht Vergaderstuk AB20190211-09 - Bijlage B Besluit informatiebeheer Veiligheidsregio Utrecht Versie 2019-1 Vastgesteld door het dagelijks bestuur d.d. [datum] Het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio

Nadere informatie

Privé berichten Elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of

Privé berichten Elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of CVDR Officiële uitgave van Echt-Susteren. Nr. CVDR70878_1 25 november 2015 E-mail protocol Echt-Susteren 2006 De raad van de gemeente Echt-Susteren, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van

Nadere informatie

BELEIDSREGEL VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIE DRENTHE 2009

BELEIDSREGEL VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIE DRENTHE 2009 BELEIDSREGEL VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIE DRENTHE 2009 Artikel 1, Begripsbepalingen In deze beleidsregel wordt verstaan onder: a. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Handreiking Vervanging Archiefbescheiden Werkboek

Handreiking Vervanging Archiefbescheiden Werkboek Handreiking Vervanging Archiefbescheiden Werkboek Dit werkboek is van.. augustus 2014 Hoofdstuk 2. Afwegen van het vervangingsbesluit 2.2.1 Waarom wordt vervanging overwogen? 2.2.2 Gaat het om een volledig

Nadere informatie

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluit Informatiebeheer Valkenswaard 2011 Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluiten vast te stellen de navolgende: Voorschriften

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg).

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg). HET DAGELIJKS BESTUUR VAN DE RUD ZUID-LIMBURG Gelet op artikel 8 van de Archiefverordening RUD Zuid-Limburg BESLUIT: Vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR agendapunt 3.b.5 1176471 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 31

Nadere informatie

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten:

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: Hoofdstuk I Algemene bepalingen VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET BEHEER

Nadere informatie

Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 1, 12 november 2007

Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 1, 12 november 2007 Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 1, 12 november 2007 Documentgeschiedenis Versie Datum Opmerkingen 0.1 Juni 2006 Initiële versie 0.2 22-06-2006 Opmerkingen PAI Noord-Brabant

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Wetstechnische informatie

Nadere informatie

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Deventer houdende regels omtrent het archief Archiefverordening gemeente Deventer 2017

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Deventer houdende regels omtrent het archief Archiefverordening gemeente Deventer 2017 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van de gemeente Deventer Nr. 80504 15 mei 2017 Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Deventer houdende regels omtrent het archief Archiefverordening gemeente Deventer

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

provinciaal blad Gedeputeerde Staten s der provincie Groningen; Gedeputeerde Staten der provincie Groningen nr. 1 28 januari 2009

provinciaal blad Gedeputeerde Staten s der provincie Groningen; Gedeputeerde Staten der provincie Groningen nr. 1 28 januari 2009 provinciaal blad nr. 1 ISSN: 0920-1092 V A N D E P R O V I N C I E G R O N I N G E N 28 januari 2009 Besluit van Gedeputeerde Staten der provincie Groningen van 20 januari 2009, nr. 2009-149719, afd. ABJ,

Nadere informatie

Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014

Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014 Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014 Gedeputeerde staten van Noord-Holland gelet op artikel 6 van de Archiefverordening

Nadere informatie

DR-3080C/ DR-3060 DOCUMENT SCANNERS VOOR AFDELINGEN

DR-3080C/ DR-3060 DOCUMENT SCANNERS VOOR AFDELINGEN DR-3080C/ DR-3060 DOCUMENT SCANNERS VOOR AFDELINGEN Toonaangevende scansnelheid Zowel de DR-3080C als de DR-3060 bieden een groot aantal scanfuncties om de meest uiteenlopende documenten te verwerken.

Nadere informatie

Protocol Elektronisch Berichtenverkeer Gemeente Oldebroek 2007

Protocol Elektronisch Berichtenverkeer Gemeente Oldebroek 2007 Protocol Elektronisch Berichtenverkeer Gemeente Oldebroek 2007 Inhoud Hoofdstuk 1. Begripsbepaling, reikwijdte en doeleinden Artikel 1. Begripsbepaling In dit protocol wordt verstaan onder: Algemene postbus

Nadere informatie

Substitutie. Handboek vervanging archiefbescheiden. Waterschap De Dommel

Substitutie. Handboek vervanging archiefbescheiden. Waterschap De Dommel Dit document vertelt het werkproces rondom vervanging (substitutie) van archiefbescheiden door reproducties. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. Substitutie,

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Reg. nr.: 1310408 Afdeling: Concern en Dienstverlening Onderwerp Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Samenvatting Gemeenten vallen onder de werking van de

Nadere informatie

Besluit vervanging archiefbescheiden Gemeente Meierijstad

Besluit vervanging archiefbescheiden Gemeente Meierijstad GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van de gemeente Meierijstad Nr. 29715 12 februari 2018 Besluit vervanging archiefbescheiden Gemeente Meierijstad Het college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente

Nadere informatie

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening;

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS,

Nadere informatie

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. STAATSCOURANT Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. Nr. 2696 19 januari 2017 Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 21 december 2016, nr. O&B/699178,

Nadere informatie

Handboek Vervanging bouwarchief gemeente Lochem

Handboek Vervanging bouwarchief gemeente Lochem Handboek Vervanging bouwarchief 1900-2010 gemeente Lochem Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Verantwoording... 3 2.1 Aanleiding... 3 2.2 Archiefwettelijk kader... 3 2.3 Doel Handboek Vervanging... 4 2.4 Reikwijdte

Nadere informatie

2. Beslispunten 1. Akkoord te gaan met het vervangen van fysieke, op termijn vernietigbare, archiefbescheiden door een digitaal exemplaar.

2. Beslispunten 1. Akkoord te gaan met het vervangen van fysieke, op termijn vernietigbare, archiefbescheiden door een digitaal exemplaar. VOORSTEL MT a) Datum voorstel 10-11-2016 b) Datum MT-behandeling 15-11-2016 c) Organisatieonderdeel Bedrijfsbureau d) Verantwoordelijk MT-lid Robert van Twisk e) Opgesteld door Jan Oerlemans f) Aanwezigheid

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015

Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015 Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015 Opsteller Vincent Robijn - gemeentearchivaris T.a.v. College Datum 18-06-15 Registratienummer 1. Algemeen Zoals voorgeschreven in artikel

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk Besluit Informatiebeheer Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017 Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van Havenschap Moerdijk In de vergadering van 7 december 2016 Mij bekend, De secretaris

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders dd. 4 september 2007 gelet op artikelen 30 eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders dd. 4 september 2007 gelet op artikelen 30 eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 DE RAAD DER GEMEENTE SIMPELVELD; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders dd. 4 september 2007 gelet op artikelen 30 eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 B e s l u i t : vast

Nadere informatie

ADVIES ONDERHOUD POSTBUS 90 BELLWEG 11 KVK ZUID-LIMBURG 14071361 6101 AB ECHT KCC@ALLBIDIGIT.NL 6101 XA ECHT IBAN NL36RABO0146092465 PAGINA 1 VAN 1

ADVIES ONDERHOUD POSTBUS 90 BELLWEG 11 KVK ZUID-LIMBURG 14071361 6101 AB ECHT KCC@ALLBIDIGIT.NL 6101 XA ECHT IBAN NL36RABO0146092465 PAGINA 1 VAN 1 Bedankt voor de interesse in onze scanners. Als specialist op het gebied van scannen helpen wij u graag! Op onze website vindt u een selectie van scanners die wij aanbieden, gesorteerd op volume wat deze

Nadere informatie

Nota van B&W. onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014

Nota van B&W. onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 Portefeuillehouder dr. Tom Hom Collegevergadering 7 Oktober 2014 inlichtingen Kim Jeurissen (023 5674116)

Nadere informatie

Besluit van Provinciale Staten

Besluit van Provinciale Staten Besluit van Provinciale Staten Vergaderdatum Januari 2015 Nummer 6772 Onderwerp Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid- Holland 2014 1 Besluit Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelet

Nadere informatie

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814.

Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. STAATSCOURANT Officiële uitgave van het Koninkrijk der Nederlanden sinds 1814. Nr. 70901 22 december 2017 Besluit van de Minister van Infrastructuur en Waterstaat van 4 december 2017, IENM/BSK-2017/299981,

Nadere informatie

Gemeenteblad Officiële uitgave van de gemeente Huizen Week: 27 Datum: nr. 9

Gemeenteblad Officiële uitgave van de gemeente Huizen Week: 27 Datum: nr. 9 Gemeenteblad Officiële uitgave van de gemeente Huizen Week: 27 Datum: 1-7-2014 nr. 9 Burgemeester en wethouders van Huizen maken bekend dat de gemeenteraad in zijn vergadering van 26 juni 2014 besloten

Nadere informatie

ADVIES ONDERHOUD POSTBUS 90 BELLWEG 11 KVK ZUID-LIMBURG 14071361 6101 AB ECHT KCC@ALLBIDIGIT.NL 6101 XA ECHT IBAN NL36RABO0146092465 PAGINA 1 VAN 1

ADVIES ONDERHOUD POSTBUS 90 BELLWEG 11 KVK ZUID-LIMBURG 14071361 6101 AB ECHT KCC@ALLBIDIGIT.NL 6101 XA ECHT IBAN NL36RABO0146092465 PAGINA 1 VAN 1 Bedankt voor de interesse in onze scanners. Als specialist op het gebied van scannen helpen wij u graag! Op onze website vindt u een selectie van scanners die wij aanbieden, gesorteerd op volume wat deze

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER. Raadsvergadering: 27 mei Registratienummer: TB Agendapunt: 12

AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER. Raadsvergadering: 27 mei Registratienummer: TB Agendapunt: 12 AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER Raadsvergadering: 27 mei 2015 Registratienummer: TB15.5023243 Agendapunt: 12 Onderwerp: Vaststelling archiefverordening gemeente Ten Boer 2015 Voorstel: 1. De Archiefverordening

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling IGUO Nr. 591 23 april 2018 Beheerregeling informatiebeheer Bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) De Connectie 2018 De directeur

Nadere informatie

Besluit tot vaststelling van het Handboek Vervanging gemeente Bladel

Besluit tot vaststelling van het Handboek Vervanging gemeente Bladel GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van de gemeente Bladel Nr. 169412 29 september 2017 Besluit tot vaststelling van het Handboek Vervanging gemeente Bladel Burgemeester en wethouders van de gemeente Bladel,

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties Auteur(s) S. van Lin (Beleid en advies team DIV) V.G.J. Wielaart (Teamleider DIV) C.G. Alleblas

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties Auteur(s) S. van Lin (Beleid en advies team DIV) V.G.J. Wielaart (Teamleider DIV) C.G. Alleblas

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris

Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris Model Besluit Informatiebeheer gemeenten zonder benoemde archivaris Besluit Informatiebeheer gemeente Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, Gelet op artikel van de Archiefverordening

Nadere informatie

Handreiking vervanging: 2.0

Handreiking vervanging: 2.0 Handreiking vervanging: 2.0 14 december 2016 Peter Diebels, Provinciearchivaris/interbestuurlijk toezichthouder Provincie Zuid-Holland Mirella van der Velde, strategisch informatieadviseur Waterschap Drents

Nadere informatie

Provinciaal blad van Noord-Brabant

Provinciaal blad van Noord-Brabant Provinciaal blad van Noord-Brabant ISSN: 0920-1408 Onderwerp Publicatie Archiefverordening Havenschap Moerdijk 2014 Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant Nummer 96/14 Bijlage(n) 1 Besluiten om over te

Nadere informatie

Handboek Vervanging. Handboek Vervanging 1

Handboek Vervanging. Handboek Vervanging 1 Handboek Vervanging Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties bij de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg, gemeente Ommen en gemeente Hardenberg Auteurs: Johan Seekles: Gemeentelijk

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van gemeente Den Helder

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van gemeente Den Helder De gemeenteraad van 2 december 2013 gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van gemeente Den Helder gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 5 van

Nadere informatie

besluit Archiefverordening gemeente Heusden 2016 De gemeenteraad van de gemeente Heusden;

besluit Archiefverordening gemeente Heusden 2016 De gemeenteraad van de gemeente Heusden; 1- Archiefverordening gemeente Heusden 2016 De gemeenteraad van de gemeente Heusden; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 februari 2016; gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede

Nadere informatie

Handboek vervanging analoge archiefbescheiden. inzake Decade

Handboek vervanging analoge archiefbescheiden. inzake Decade Handboek vervanging analoge archiefbescheiden inzake Decade Definitief 17-07-2018 Inhoud Inleiding... 3 Reikwijdte... 3 Apparatuur... 3 Controle... 3 Autorisaties... 4 Vervangingsproces... 4 Systeembeheer...

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergadering : Besluit: ļg C g^ yţ? Voorstolnummer: Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 7 Voorstelnr.: RB2013098 Onderwerp: Archiefverordening Heerhugowaard 2013 Aan de Raad, Heerhugowaard, 14

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Beheerregeling Informatiebeheer 2019 Gemeente Krimpen aan den IJssel versie 1.0

Beheerregeling Informatiebeheer 2019 Gemeente Krimpen aan den IJssel versie 1.0 Beheerregeling Informatiebeheer 2019 Gemeente Krimpen aan den IJssel versie 1.0 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Krimpen aan den IJssel; gelet op artikel 1, eerste lid, van de

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE MAASSLUIS. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties WEST LAND

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE MAASSLUIS. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties WEST LAND G E M E E N T E HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties WEST LAND Auteur(s) R.J.A. Bekkers (Team DIV) A. Van Ispelen (Teamleider DIV) H. Geuze (Stadsarchief

Nadere informatie

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015 Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F Verslag archief 2015 2 Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING 3 DIV 2015 3 POSTBEHANDELING EN DIGITALISERING POSTSTROMEN 3 INTERBESTUURLIJK

Nadere informatie