The global language of business. Handleiding Trustbox via Excel

Transcriptie

1 The global language of business Handleiding Trustbox via Excel Versie augustus 2015

2 Inhoud 1 Inleiding Algemene principes voor het gebruik van het Excel-sjabloon van trustbox Excel-sjabloon Veld-/gegevenstypes Excel tips & tricks Verplichte versus optionele informatie Multitaal velden Een product stap voor stap ingeven Doelmarkt GLN Barcode/GTIN Etikettekst (vier kolommen) Huidige status Merknaam (vier kolommen) Naam van de informatieleverancier Oorsprongsverklaring (vier kolommen) GPC-code Naam van de merkeigenaar Naam van de fabrikant Verpakkingsgrootte (netto inhoud) URL naar thumbnail productafbeelding (vier kolommen) URL naar productafbeelding (vier kolommen) Product-URL Bedrijfsadres (vier kolommen) Verplichte toegevoegde etiketinformatie - Aanvullende bijzonderheden (vier kolommen) Exploitant van het levensmiddelenbedrijf Uitlekgewicht Omschrijving formaat Identificatie vervangen handelsproduct Ingangsdatum Beschrijving productievariant en ingangsdatum Identificatie variabele maat Contact GLN Ingrediëntinformatie invoeren (vier kolommen) Allergenenlijst Gebruiksaanwijzing (vier kolommen) Claims invoeren (vier kolommen per claim) Alcoholvolumegehalte Gereglementeerde productnaam - Wettelijke benaming (vier kolommen) Bijzondere opslagvoorwaarden (vier kolommen) Allergeeninformatie invoeren Labels & logo s invoeren Gezinsportie (4 kolommen) GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

3 3.36 Dagelijkse referentie-inname (vier kolommen) Referentiehoeveelheid (per 100 g/ml) Voedingsinformatie invoeren Hoeveelheden en percentages Maateenheden Producten importeren in trustbox via de excel template Producten exporteren Een product verwijderen Contact GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

4 1 Inleiding In november 2011 publiceerde de Europese Unie (EU) een nieuwe verordening over voedselinformatie die op 13 december 2014 in werking trad. De verordening wilde er zo voor zorgen dat de consument een doordachte aankoopbeslissing kan nemen en daartoe toegang heeft tot informatie over het product zoals de voedingswaarde, de ingrediënten, de gebruiksaanwijzing enz. De verordening vermeldt ook bepaalde etikettering voorschriften inzake kleuren, afdrukkwaliteit en lettergrootte, en stipuleert dat de elementaire productinformatie ook beschikbaar moet zijn voor de consument die online voorverpakte levensmiddelen koopt (= verkoop op afstand). EU 1169/2011 een korte samenvatting van het hoofdstuk over verkoop op afstand De Europese verordening betreffende de verstrekking van voedselinformatie (1169/2011) vereist dat een aanzienlijke hoeveelheid voedselinformatie beschikbaar is voor de consument voordat de aankoop van de voorverpakte levensmiddelen via een website, app of andere verkoopmethode op afstand plaatsvindt. Deze verplichte informatie moet beschikbaar zijn op of via de website of een ander elektronisch kanaal. Als de informatie niet beschikbaar is voordat de aankoop plaatsvindt, mogen de voorverpakte levensmiddelen niet worden verkocht. Indien de merkeigenaar de relevante informatie niet in een elektronisch formaat beschikbaar stelt aan de handelaar, zal deze laatste het moeilijk hebben om de voedingswaren via zijn website te verkopen. Er moet een systematische samenwerking bestaan tussen de merkeigenaar en de handelaar om ervoor te zorgen dat de juiste, volledige en verplichte voedselinformatie beschikbaar is voor de consument voordat de aankoop plaatsvindt. Deze verordening legt een duidelijke verantwoordelijkheid bij de toeleveringsketen om ervoor te zorgen dat de informatie op de verpakking ook beschikbaar is voor de consument wanneer die online levensmiddelen aankoopt. Trustbox: de oplossing van Belgilux om te voldoen aan EU-verordening 1169/2011 Aangezien een groot deel van de Belgilux levensmiddelen- en geneesmiddelensector momenteel nog geen gebruik maakt van GDSN (een wereldwijd netwerk van 31 erkende data pools/connectiepunten), besloot GS1 België & Luxemburg om een andere oplossing (trustbox) te voorzien en zo tijdig aan verordening EU 1169/2011 te voldoen. Trustbox is een oplossing van GS1 België & Luxemburg en werd ontwikkeld volgens de internationale GS1-standaard voor gegevensbronnen. Dit document licht toe hoe u productinformatie kunt delen met behulp van het trustbox uploadsjabloon voor Excel-bladen en hoe u dit sjabloon moet invullen om te voldoen aan de verordening. De verordening zelf wordt niet in detail toegelicht in de handleiding, maar er wordt op attribuutniveau verwezen naar specifieke delen ervan. Houd er rekening mee dat de gegevens op het fysieke etiket de basis zijn voor de informatie die u invoert (althans voor een groot deel van de attributen). GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

5 2 Algemene principes voor het gebruik van het Excel-sjabloon van trustbox In deze handleiding maken we gebruik van screenshots en voegen we vaak fictieve gegevens toe om bepaalde aspecten van de gegevensinvoer via het trustbox Excel-sjabloon te illustreren. 2.1 Excel-sjabloon De nieuwste versie van het Excel-sjabloon om productinformatie te verstrekken vindt u op Veld-/gegevenstypes Voor bepaalde attributen geeft het Excel-sjabloon in rij 3 en 4 weer wat het gegevenstype (numeriek versus alfanumeriek) en de veldlengte zijn. Neem voor een volledig en gedetailleerd overzicht van het gegevensmodel van trustbox contact op met data@gs1belu.org. 2.3 Excel tips & tricks Het is essentieel dat u de gegevens in het juiste formaat invoert. Excel heeft de neiging om velden automatisch aan te passen. Als u dat niet wilt, stel het Excel-bestand dan in als Tekst, niet als Algemeen. In tekstmodus blijven nullen voorafgaand aan barcodes (wat van groot belang is) en waarden met decimalen 0,0 bewaard: U kunt beginnen met het ingeven van productgegevens vanaf lijn 5. Geef één product per lijn in en laat a.u.b. geen lege lijnen tussen twee producten. U kunt tot 50 producten per Excel fiche (tot en met lijn 54) ingeven. Van zodra u meer producten wenst in te geven dient u tweede Excel fiche te starten.! Gelieve geen kolommen uit de Excel template te verwijderen of te verbergen GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

6 2.4 Verplichte versus optionele informatie Bij sommige producten is niet alle informatie nodig die op de verpakking staat. De bedoeling is om de gereguleerde gegevens die op de verpakking staan over te nemen en beschikbaar te maken in een digitaal formaat. Houd er rekening mee dat voor sommige productklassen bepaalde informatie mogelijk niet verplicht is (het voedingspaneel is bijv. niet vereist voor producten zoals vers fruit, groenten en artikelen bestaande uit één ingrediënt (bijv. honing, koffie, specerijen) enz.). Wanneer handelaars/e-verkopers aanvragen om uw producten in te voeren in trustbox, voer ze dan toch in met de informatie die beschikbaar is op de verpakking. Niet meer, niet minder. 2.5 Multitaal velden Er zijn aparte kolommen voorzien per taalgevoelig attribuut. Vul die kolommen in als de informatie op de verpakking beschikbaar is in de betreffende taal. Bijv.: als er geen Engelse ingrediëntenlijst op de verpakking staat, vul dan geen gegevens in kolom Ingredients_EN in. Als informatie bedoeld is voor twee of meer talen, voer ze dan in verschillende kolommen in. Bijv.: een adres op de verpakking bedoeld voor Nederlands- en Franstalige gebruikers: voer het adres in de kolommen companyaddress_fr en companyaddress_nl in GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

7 3 Een product stap voor stap ingeven 3.1 Doelmarkt Voer de landcode in van het land waar het product zal worden gecommercialiseerd. Trustbox is het digitale platform voor de uitwisseling van gereguleerde gegevens in België en Luxemburg. Gebruik code BE voor producten verkocht in België en Luxemburg, en code LU voor een product dat uitsluitend voor Luxemburg bestemd is: Als een product wordt verkocht in België en Luxemburg, maak dan alleen een product aan voor doelmarkt België. Als een product alleen wordt verkocht in België, maak een product aan voor doelmarkt België. Als een product alleen wordt verkocht in Luxemburg, maak een product aan voor doelmarkt Luxemburg. 3.2 GLN Voer het GLN (Global Location Number) in dat de partij identificeert die de informatie over het handelsproduct verstrekt. Dit is het nummer voor de unieke identificatie van uw bedrijf (of een bepaalde afdeling binnen uw bedrijf) op internationaal niveau. Het GLN is gebaseerd op een GS1 bedrijfsprefix. Gebruik het GLN waarmee uw bedrijf is geregistreerd in trustbox. 3.3 Barcode/GTIN Elk product heeft een code van 13 of 8 cijfers: Deze worden ingevoerd in het Excel-sjabloon als en , aangezien het verplicht is om nullen te gebruiken om het vereiste aantal cijfers te halen. Een paar ingevoerde producten kunnen een UPC-code met 12 cijfers (Amerikaans) hebben: Deze worden ingevoerd als GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

8 Databars Databar-symbolen kunnen aanvullende informatie voor een product coderen, zoals een lotnummer of een grootte. Aangezien de databar-code altijd een standaard-gtin zal bevatten, kunnen deze producttypes ook worden ingevoerd in het systeem. De 13 cijfers na de 01 en 0 zijn het GTIN en moeten worden ingevoerd. De meeste GTIN beginnen met 54, de landcode voor België. 3.4 Etikettekst (vier kolommen) De etikettekst, een letterlijke weergave van de tekst vermeld op het productetiket, in dezelfde woordvolgorde als op de verpakking. Dit is NIET de wettelijke productnaam (voor dit attribuut, zie wettelijke benaming ). Voorbeeld: GS1 Biscuits au chocolat 200 gr in het Frans. Er zijn vier kolommen: één per taal waarvoor u informatie kunt invoeren. We raden aan om alleen informatie die beschikbaar is op de verpakking in te voeren. 3.5 Huidige status Functie/attribuut om het handelsproduct een status toe te kennen zodra het is geüpload. Kies de status door loaded of validated in te voeren: Loaded (geladen): de gegevens zullen worden geüpload/bewaard in trustbox Validated (gevalideerd): de gegevens zijn gevalideerd (goedgekeurd) door een persoon met valideringrechten en zijn momenteel online beschikbaar voor de gegevensontvangers. Enkel producten met de status validated zijn beschikbaar voor de gegevensontvangers. 3.6 Merknaam (vier kolommen) De naam die een merkeigenaar gebruikt voor de unieke identificatie van een reeks handelsproducten of diensten. Deze naam is herkenbaar voor de consument. Dit is een vrij tekstveld met vier kolommen: één per taal waarvoor u informatie kunt invoeren. We raden aan om alleen informatie die beschikbaar is op de verpakking in te voeren. GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

9 3.7 Naam van de informatieleverancier Beschrijvende naam van de partij die de informatie over het product verstrekt. Dit is een vrij tekstveld. Deze naam kan al dan niet dezelfde naam zijn als die van de merkeigenaar en/of exploitant van het levensmiddelenbedrijf. Het kan ook de naam van de importeur/distributeur zijn die verantwoordelijk is om deze informatie online te verstrekken aan een bepaalde doelmarkt. Voorbeeld: fabriek GHY. 3.8 Oorsprongsverklaring (vier kolommen) Een beschrijving van het geografische gebied waar het product mogelijk is ontstaan of verwerkt. Vermeld de oorsprong, indien (en zoals) vermeld op het etiket. Dit is een verplicht attribuut om te voldoen aan de FIC-regelgeving. Als er op het etiket geen oorsprong vermeld staat, laat dit veld dan leeg. Dit veld kan in meerdere talen worden ingevuld. Er zijn vier kolommen: één per taal waarvoor u informatie kunt invoeren. Gebruik dezelfde talen als vermeld op de verpakking. Voor België en Luxemburg raden we aan om ten minste Nederlands en Frans te gebruiken. Voorbeeld: Nederland, Noordzee enz. 3.9 GPC-code GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

10 Global Product Classification code : een code die een product in de GPC-productclassificatie identificeert. Kies de GPC-code die het best overeenkomt met de productclassificatie (via en vermeld deze ( brick level ) code in het Excel-sjabloon van trustbox. Dit is een optioneel veld! Voorbeeld: voor niet-bederfelijke pasta/noedels. Gelieve de beschrijving NIET op te nemen in dit veld Naam van de merkeigenaar Naam van de partij die eigenaar is van het merk van het handelsproduct. Dit is een vrij tekstveld. Vul dit veld alleen in als deze naam op het etiket staat. Voorbeeld: bedrijf ABC Naam van de fabrikant Beschrijvende naam van de fabrikant van het handelsproduct. Dit is een vrij tekstveld. Kan al dan niet dezelfde naam zijn als die van de merkeigenaar en/of exploitant van het levensmiddelenbedrijf. Voorbeeld: fabriek DEF Verpakkingsgrootte (netto inhoud) De netto hoeveelheid handelsproduct in een verpakking, meestal zoals vermeld staat op het etiket. Voer de netto hoeveelheid in een verpakking in (= excl. verpakking enz.). Dit is een vrij tekstveld. Vermeld dus de hoeveelheden en de maateenheid. Voorbeeld: 200 ml 3.13 URL naar thumbnail productafbeelding (vier kolommen) Voer in dit veld een URL (vrije tekst of standaard) in om een thumbnail toe te voegen (een kleinere versie van de getoonde afbeelding, bijv. in een overzicht van bezochte producten). Dit betekent dat de afbeeldingen online via een URL beschikbaar moeten zijn (en niet offline op een computer of ander apparaat). GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

11 BELANGRIJK: probeer het formaat van de afbeelding zo klein mogelijk te houden met behoud van een hoge resolutie, zodat de afbeelding zuiver is en duidelijk wordt weergegeven op de website/het mobiele apparaat/... Er zijn vier kolommen: één per taal waarvoor u informatie kunt invoeren URL naar productafbeelding (vier kolommen) Voer in dit veld een URL in vrije tekst (bijv. of een standaard-url in om een afbeelding toe te voegen. Dit betekent dat de afbeeldingen online via een URL beschikbaar moeten zijn (en niet offline op een computer of ander apparaat). BELANGRIJK: probeer het formaat van de afbeelding zo klein mogelijk te houden met behoud van een hoge resolutie, zodat de afbeelding zuiver is en duidelijk wordt weergegeven op de website/het mobiele apparaat/... Er zijn vier kolommen: één per taal waarvoor u informatie kunt invoeren. OPMERKING: het is niet verplicht om voor elk van de vier beschikbare talen de afbeelding toe te voegen als dit niet relevant is of er geen verschil bestaat Product-URL Link naar de website van de product- of merkeigenaar. Vul dit attribuut alleen in als de informatie ook beschikbaar is op de verpakking. Bijv Bedrijfsadres (vier kolommen) Vul het postadres in van de exploitant van het levensmiddelenbedrijf zoals vermeld op het etiket. Dit is een vrij tekstveld. Gelieve hier het volledige adres in te vullen (en indien relevant ook het telefoonnummer). GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

12 *Maak geen gebruik van de entertoets om het adres correct in te voeren. Voeg het volledige adres toe in doorlopende tekst, indien gevraagd alleen gescheiden door, of - of gebruik '#' waar normaliter een enter toets zou komen te staan. (Bv. Rue Royale 76B # 1000 BRUXELLES). Er zijn vier kolommen: één per taal waarvoor u informatie kunt invoeren. Als het adres op de verpakking bedoeld is voor meerdere talen, herhaal het adres dan in de overeenkomstige talenkolom: 3.17 Verplichte toegevoegde etiketinformatie - Aanvullende bijzonderheden (vier kolommen) Een beschrijving van alle verplichte etiketinformatie over het product.! Het gebruik van deze aanvullende bijzonderheden en hoe u ze moet vermelden, staan beschreven in bijlage III en VI van verordening 1169/2011 ( Alle beschrijvingen MOETEN worden vermeld, behalve sommige vermeldingen zoals 2.1 met zoetstof(fen) en 2.2 met suiker(s) en zoetstof(fen) enz. De vermeldingen gaan samen met de wettelijke benaming van het voedsel. Vrij en meertalig tekstveld (zie procedure 1.3). Er zijn vier kolommen: één per taal waarvoor u informatie kunt invoeren. We raden aan om alleen informatie die beschikbaar is op de verpakking in te voeren. *Maak geen gebruik van de entertoets om de aanvullende bijzonderheden correct in te voeren. Voeg de gegevens toe in doorlopende tekst, indien gevraagd alleen gescheiden door, of - of gebruik '#' waar normaliter een enter toets zou komen te staan. Voorbeeld: verpakt onder beschermende atmosfeer Exploitant van het levensmiddelenbedrijf GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

13 Voer de naam in van de exploitant van het levensmiddelenbedrijf van het handelsproduct. Belangrijk: kan de naam zijn van de merkeigenaar en/of fabrikant, maar ook die van de partij die het recht heeft op de distributie/invoer van het handelsproduct. Bijv. bedrijf XYZ. Dit is een vrij tekstveld. Dit is een verplicht en zeer belangrijk attribuut voor EU 1169/ Uitlekgewicht Voer het gewicht van het handelsproduct in nadat het is uitgelekt (bijv. mozzarella zonder de vloeistof in de originele verpakking). Bijv. 150g. Dit is een vrij tekstveld. Gelieve dus de hoeveelheden en de maateenheid te vermelden Omschrijving formaat Als er naast de netto inhoud aanvullende informatie over de samenstelling van het product is afgedrukt op de verpakking (bijv. 5 x 20 g). Deze aanvullende informatie kunt u hier invoeren. Dit veld kan in meerdere talen worden ingevuld. Gebruik dezelfde talen als vermeld op de verpakking. Voor België en Luxemburg raden we aan om ten minste Nederlands en Frans in te voeren Identificatie vervangen handelsproduct Geeft de identificatie van een handelsproduct weer dat definitief is vervangen door een ander handelsproduct. Als een product wordt vervangen door een ander, kan de gebruiker in dit veld de barcode/gtin vermelden van het product dat wordt vervangen. Gebruik altijd 14 cijfers om de barcode/gtin van het vervangen product aan te duiden. Voorbeeld: Product B vervangt product A. Op het productblad van product B kan de leverancier de barcode/gtin van product A vermelden (bijv ) Ingangsdatum De datum waarop de informatie van de stamgegevens actief wordt. U kunt de ingangsdatum gebruiken wanneer u een nieuw handelsproduct aanmaakt of om aan te geven dat de informatie over een bestaand handelsproduct is gewijzigd. De datum geeft dan aan wanneer de verandering actief wordt. Dit veld is optioneel in trustbox. Voorbeeld: Beschrijving productievariant en ingangsdatum Vrije tekst die door de fabrikant is toegewezen om de productievariant te beschrijven (bijv. verpakking serie X, verpakking serie Y enz.) en de startdatum ervan te vermelden. De variant is van toepassing op producten waarbij op de verpakking een datum staat ( ten minste houdbaar tot of vervaldatum ) die op of na de ingangsdatum valt. GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

14 Deze velden worden momenteel niet gebruikt door de Belgilux gegevensontvangers en mogen leeg blijven. Neem voor meer informatie over het gebruik van productvarianten contact op met GS1 België & Luxemburg. Voorbeeld: nieuw recept X, Identificatie variabele maat Nationale code gebruikt voor handelsproducten met variabele hoeveelheden (prefixen 295, 296 en 28). Dit veld is voorbehouden voor producten met een variabele hoeveelheid (prijs of gewicht) die niet worden geïdentificeerd met een standaard-gtin maar met een nationale code die begint met het prefix 295, 296 of 28. Op het etiket van deze producten wordt vaak het gewicht of de prijs van het afzonderlijke product aangegeven. Aangezien er bij deze producten geen standaard-gtin wordt afgedrukt op de verpakking, moet de leverancier het product een administratief GTIN toekennen en dit invoeren in het veld Barcode/GTIN. Het nationaal nummer (met prefix 295, 296 of 28) dat op het product is afgedrukt, moet in het veld Identificatie variabele maat worden vermeld. De posities voor de variabele prijs/het variabele gewicht worden daarbij opgevuld met nullen. Voorbeeld: Contact GLN Het nationale/lokale GLN van een groot bedrijf/holding. Gebruikt voor interne datarouting. Dit optionele veld mag alleen worden gebruikt als het GLN van de gegevensleverancier (zie 3.3) niet gelijk is aan het GLN van de lokale contactpersoon. In dit geval kan het lokale 13-cijferige GLN worden vermeld, zodat de handelaars weten met wie ze lokaal contact moeten opnemen. Voorbeeld: Ingrediëntinformatie invoeren (vier kolommen) In de ingrediëntenkolom moet de informatie over de wezenlijke ingrediënten waaruit het product bestaat worden vermeld in doorlopende tekst. Dit is een vrij en meertalig tekstveld. Bijvoorbeeld: ingrediënten: spuitwater, suiker, kleurstof: E150d, voedingszuur: E338, natuurlijke aroma s (plantenextracten) waaronder cafeïne GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

15 ! Dit moet een exacte kopie van de ingrediëntenlijst op de verpakking zijn. Gebruik dezelfde schrijfmethode als op het etiket (bijv. komma s als scheidingsteken, alleen hoofdletters voor de eerste letter van vitaminen en nummers). U kunt ook percentages opnemen in deze lijst. Bijv. tomaten (20 %), water, zout. Dit geldt ook voor categorieën. We raden aan om alleen informatie die beschikbaar is op de verpakking in te voeren. BELANGRIJK: Informatie over allergenen moet u aanduiden in HOOFDLETTERS in de ingrediëntenlijst boven op de vermelding van de aanwezigheid van bepaalde allergenen bij de allergeenattributen in trustbox (zie 2.5). Let op: is er sprake van allergene door mogelijke kruisbesmettingen? Neem dan de tekst over die op het etiket staat NA de opsomming van de ingrediënten. Bijvoorbeeld: 'kan sporen van noten bevatten' (let op: deze information stond voorheen in het veld 'allergie-informatie'). Er zijn vier kolommen: één per taal waarvoor u informatie kunt invoeren: 3.27 Allergenenlijst Beschrijving in doorlopende tekst van de aan- of afwezigheid van allergenen, zoals bepaald door lokale regels en voorschriften. Voer hier de ingrediënten of hulpstoffen in (vermeld in bijlage II van de EUverordening 1169/2011 of afgeleid van stoffen of producten uit die bijlage) die allergieën of intoleranties veroorzaken, en die zijn gebruikt bij de vervaardiging of bereiding van een levensmiddel en in het eindproduct aanwezig zijn, zelfs in een andere vorm dan aangegeven in de ingrediëntenlijst.! Scheid de allergenen van elkaar met een,. Het is de bedoeling om een exacte kopie te maken van de ingrediënten die allergenen bevatten of van de eigenlijke allergenen die in vet, cursief of hoofdletters in de ingrediëntenlijst worden vermeld. Hierdoor kunnen handelaars de ingrediëntenlijst afstemmen op de informatie over allergenen en deze informatie markeren in de ingrediëntenlijst op hun website (bij voorkeur in vet). Het gebruik van deze allergenenlijst is optioneel! GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

16 Er zijn vier kolommen: één per taal waarvoor u informatie kunt invoeren. We raden aan om alleen informatie die beschikbaar is op de verpakking in te voeren Gebruiksaanwijzing (vier kolommen) Aanwijzingen over hoe het product moet worden bereid voor het opdienen. Er zijn vier kolommen: één per taal waarvoor u informatie kunt invoeren. We raden aan om alleen informatie die beschikbaar is op de verpakking in te voeren. *Maak geen gebruik van de entertoets om gebruiksaanwijzingen correct in te voeren Claims invoeren (vier kolommen per claim) Vrij (meertalig) tekstveld dat u kunt gebruiken voor gezondheids-, voedings- of marketingclaims (de goedgekeurde EU-lijst op te zoeken via Vul de gepaste claims in (op het vlak van gezondheid, voeding of marketing) in alle vereiste/relevante talen. Als er verschillende claims in verband met gezondheid, voeding en/of marketing zijn, vermeld deze dan in doorlopende tekst, gescheiden door bijv., of Alcoholvolumegehalte Voer het volumepercentage alcohol in een drank in (verplicht om te voldoen aan de FIC-regelgeving indien van toepassing en > 1,2 % vol). Vrij tekstveld. Bijv. 5. BELANGRIJK: Vermeld alleen de waarde en niet het symbool % Gereglementeerde productnaam - Wettelijke benaming (vier kolommen) De voorgeschreven, gereguleerde (wettelijke) of generische productnaam of benaming die de aard van het levensmiddel beschrijft en voldoende nauwkeurig is om het te onderscheiden van andere levensmiddelen, overeenkomstig de land specifieke richtlijnen. Er zijn vier kolommen: één per taal waarvoor u informatie kunt invoeren. We raden aan om informatie die beschikbaar is op de verpakking in te voeren. GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

17 3.32 Bijzondere opslagvoorwaarden (vier kolommen) Legt uit hoe de consument het product moet bewaren en gebruiken. Tekst die normaal op het etiket staat of bij het product wordt gevoegd. *Maak geen gebruik van de entertoets om de opslagvoorwaarden correct in te voeren. Er zijn vier kolommen: één per taal waarvoor u informatie kunt invoeren. We raden aan om alleen informatie die beschikbaar is op de verpakking in te voeren Allergeeninformatie invoeren Gelieve de aan- of afwezigheid van stoffen te vermelden die behoren tot de 14 allergeencategorieën in de EU-regelgeving (gluten, noten, schaaldieren enz.). De allergenen op het etiket duiden aan of het allergeen aanwezig, mogelijk aanwezig, niet aanwezig is in het voedingsproduct is of dat er niets omtrent dit allergeen vermeld wordt op de verpakking. Dit wordt vastgesteld met de volgende allergeencodes: CONTAINS (bevat): het product bevat een stof/ingrediënt die/dat tot deze allergeencategorie behoort.! FREE_FROM (vrij van): er staat duidelijk op het etiket vermeld dat het product geen bepaalde stof/bepaald ingrediënt bevat die/dat tot deze allergeencategorie behoort. MAY_CONTAIN (kan bevatten): het product kan een stof/ingrediënt bevatten die/dat tot deze allergeencategorie behoort. UNKNOWN (onbekend): gebruik deze code als er geen specifieke informatie op het etiket staat omtrent een bepaald allergeen. GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

18 Kies de waarde FREE_FROM' alleen als ze ook letterlijk zo op het etiket staat. Als er niets op het etiket staat over één of meer allergenen, vul dan UNKNOWN in Labels & logo s invoeren Attributen die het mogelijk maken om bepaalde kenmerken waaraan het handelsproduct voldoet te identificeren (bijv. Oxfam, Halal, koosjer, Fairtrade enz.). BELANGRIJK: Vul alle attributen met TRUE (waar) of FALSE (onwaar) in. Dit is echter geen verplicht veld om te voldoen aan de EU-reglementering Gezinsportie (4 kolommen) Portie gedefinieerd op de verpakking. Er zijn vier kolommen, één voor elke taal waarin u de informatie kunt ingeven in trustbox: 3.36 Dagelijkse referentie-inname (vier kolommen) Dit is een meertalig attribuut dat de basis vermeldt waarop de dagelijkse referentie-inname per nutriënt is berekend. Bijvoorbeeld: Gebaseerd op een dieet van 2000 kilocalorieën. Instructie: indicatie van de referentie-inname, zoals vermeld op het etiket. GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

19 Er zijn vier kolommen: één per taal waarvoor u informatie kunt invoeren. We raden aan om alleen informatie die beschikbaar is op de verpakking in te voeren Referentiehoeveelheid (per 100 g/ml) Referentiehoeveelheid = referentiewaarde waarin de voedingsinformatie MOET worden uitgedrukt op het etiket: kies 100 g of 100 ml. <-> Gezinsportie = de portie gedefinieerd op de verpakking (kan worden ingevuld in verschillende talen en indien van toepassing). We raden aan om dit alleen in te voeren voor de talen die op het etiket staan Voedingsinformatie invoeren Hoeveelheden en percentages Een voedingspaneel en/of voedingssleutel kan worden uitgedrukt in hoeveelheden of percentages. Dit komt overeen met de kolommen in het rekenblad. Bijvoorbeeld: voor de nutriënt vet vermeldt het rekenblad de hoeveelheid (in gram) en % vet als het referentie-innamepercentage dat op het etiket staat. Dit zowel voor de amount (gezinsportie) als voor de reference amount (referentiehoeveelheid: 100g of 100ml). Voeg alleen de waarden voor de hoeveelheden toe, niet de maateenheden. Voer dus niet de maateenheid (g of %) in het rekenblad in. Bijvoorbeeld: GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

20 Het is mogelijk om de voedingsinformatie in te voeren voor de bereide status van het product (hiermee bedoelen we bijvoorbeeld na toevoeging van melk, water of andere componenten): BELANGRIJK: De meeste producten zullen alleen onbereide voedingsinformatie bevatten. Vul in dat geval alleen de kolommen totalxxx (XXX=nutriënt) in en laat de kolommen prepxxx (XXX=nutriënt) leeg Maateenheden Alle vereiste hoeveelheden worden uitgedrukt in g (behalve natrium in mg, en de energiewaarden KJ en kcal). De hoeveelheden vitaminen en mineralen worden als volgt uitgedrukt (denk aan de waarden uitgedrukt in µg!): Vitamine A (μg) Foliumzuur (μg) IJzer (mg) Vitamine D (μg) Vitamine B12 (μg) Zink (mg) Vitamine E (mg) Biotine (μg) Koper (mg) Vitamine K (μg) Pantotheenzuur (mg) Mangaan (mg) Vitamine C (mg) Kalium (mg) Fluoride (mg) Thiamine (mg) Chloride (mg) Selenium (μg) GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

21 Riboflavine (mg) Calcium (mg) Chroom (μg) Niacine (mg) Fosfor (mg) Molybdeen (μg) Vitamine B6 (mg) Magnesium (mg) Jodium (μg) Op sommige etiketten zijn vitaminen en mineralen uitgedrukt in maateenheden die niet overeenkomen met de Europese maateenheden. Bijvoorbeeld: niacine wordt uitgedrukt in µg. Deze hoeveelheden moeten worden omgezet: 1 milligram (mg) = 1000 microgram (μg of mcg). De maateenheden worden weergegeven in de vierde rij van het trustbox Excel-sjabloon: GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

22 4 Producten importeren in trustbox via de excel template De publicatie van producten via Excel is volledig automatisch. Op deze manier heeft u de mogelijkheid om meerdere producten in één beweging op te laden in trustbox. De trustbox Excel template alsook de specifieke handleiding in het Nederlands zijn beschikbaar op onze website via Gelieve volgende stappen te volgen om producten via de Excel template in trustbox op te laden: Klik op de knop import producten, in de linker kolom op de hoofdpagina van trustbox: Klik vervolgens op de knop "bladeren" om op uw PC te zoeken naar de trustbox Excel template met uw producten die u wenst op te laden. Klik vervolgens op "ok". Controleer de status" van uw download. Indien uw Excel fiche fouten bevat en er bijgevolg bepaalde producten niet opgeladen werden, zal het systeem u dit aangeven. Klik op de status (in het voorbeeld klik bijvoorbeeld op voltooid met fouten ) om het foutenrapport te downloaden en te openen: GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

23 5 Producten exporteren Gelieve volgende stappen te volgen om de in uw trustbox aanwezige gevalideerde producten te exporteren: Klik op de knop "Producten exporteren", in de linker kolom op de hoofdpagina van trustbox: Selecteer een selectie criterium: GLN, GTIN, merk, productnaam of doelmarkt. U kunt één of meerdere zoek criteria toevoegen door op het "+" teken te drukken. Klik vervolgens op "indienen" om uw zoekactie te starten: Het resultaat van uw zoekactie opent zich. Twee knoppen die zich vanboven rechts bevinden, laten u toe om uw zoekactie te wijzigen of om een nieuwe zoekactie te starten. Vink de producten aan die u wenst te exporteren en kies vervolgens het gewenste formaat: CSV of Excel. Klik tenslotte op "download": GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

24 Klik op de knop "Export Lijst", in de linker kolom op de hoofdpagina van trustbox: Klik op "Download" om de Excel fiche in het formaat (gekozen in de vorige stap) te downloaden : GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

25 6 Een product verwijderen U kunt zelf geen producten verwijderen in trustbox. Gelieve volgende stappen te volgen om een product uit trustbox te laten verwijderen: Zorg ervoor dat het product de status geladen heeft. Stuur een naar het data team via data@gs1belu.org met daarbij als informatie uw GLN, de GTIN(s) voor verwijderen en zijn status. Het data team zal vervolgens zijn technische partner vragen om deze te laten verwijderen en u een bevestiging sturen van zodra het verwijderen uitgevoerd werd. 7 Contact Hoewel we alle mogelijke inspanningen hebben geleverd om ervoor te zorgen dat de inhoud van dit document juist is, wijst GS1 België & Luxemburg elke aansprakelijkheid voor mogelijke fouten of weglatingen in deze publicatie af. Vragen over de inhoud van deze publicatie? Neem contact op met de trustbox helpdesk van GS1 België & Luxemburg via +32 (0) of data@gs1belu.org. GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug

26 Helpdesks? Koningstraat 76 Bus1 Barcodes: Rue Royale 76 Boite 1 EDI: ecom.support@gs1belu.org 1000 Brussel Bruxelles Data : data@gs1belu.org T +32 (0) Data Quality : quality@gs1belu.org info@gs1belu.org Coupon Data Pool: coupondatapool@gs1belu.org GS1 Belgium & Luxembourg Handleiding Trustbox via Excel aug More information on