Gezocht: Het voeren van een eigen onderneming is als het opvoeden DOSSIER BOEKHOUDSOFTWARE

Transcriptie

1 Gezocht: boekhoudpakket op maat Voor veel zelfstandigen en bedrijfsleiders is de boekhouding een lastige bijkomstigheid, die ook nog eens een hele onkostenpost kan betekenen. Administratieve pakketten moeten daarom passen als een maatpak. Tony Thijs Het voeren van een eigen onderneming is als het opvoeden van een kind. Doe je iets fout, dan merk je dat niet meteen, maar op je bord krijgen zul je het. Bezint eer ge begint is dus het centrale credo dat ook voor de boekhouding zal moeten gelden. Verder is het van belang om verborgen kosten in de hand te houden, zonder op de verkeerde plek te besparen. Advies vooraf van een boekhouder of accountant is nuttig, maar een pakket aanschaffen dat daarna boekhouder en accountant zo veel mogelijk overbodig maakt, is dat ook. Of uitgebreide functionaliteit nodig is voor je onderneming, hangt af van de eigen boekhoudkennis en de complexiteit van de boekhouding. Wie veel facturen aflevert, komt namelijk al heel snel uit op een aardig complex geheel. Laat je boekhouder of accountant eens vooraf een schatting maken van zijn terugkerende kosten. Snel genoeg zal blijken dat je een geavanceerd pakket snel terugverdient. Velen starten als zelfstandige ondernemer. Een goede boekhouding kan daarbij van groot belang zijn. Dit dossier kenmerkt zich dan ook door een groter aanbod van eenvoudig opgezette pakketten voor de zelfstandige. Ook in boekhoudland siert bescheidenheid de leverancier. Informer loopt wat dat betreft voorop. Wie hoog van de toren blaast, heeft zijn marketing wel op orde, maar dat zegt natuurlijk nog niets over het softwarepakket en de leverancier. Ook dit jaar mogen sommige uitgesproken low-profileleveranciers dan ook op een warme aanbeveling rekenen. 74 PC MAGAZINE NOVEMBER 2009

2 NOVEMBER 2009 PC MAGAZINE 75

3 Onlinepakketten Asperion e-boekhouden.nl Alle vermelde prijzen in dit dossier zijn exclusief BTW. Een gedetailleerder overzicht van de prijzen vind je op onze cd. Asperion draait er niet omheen. Lees hier hoe online boekhouden uw werk makkelijker, efficiënter en leuker kan maken!, lezen we op de homepage. Dat is heel pretentieus, maar al na een paar muisklikken blijkt dat het Asperion menens is. Bij het aanmaken van een proefadministratie krijg je al een hele lijst van rekeningschema s, toegesneden op verschillende bedrijfsvormen. Wie lijdt aan koudwatervrees, is bij Asperion aan het juiste adres. Ook bij een proefadministratie kan de gebruiker volop gebruikmaken van de helpdesk. Een aanpak die velen zal bekoren, want na drie seconden kun je aan het werk. Asperion houdt er dus van om de zaken degelijk aan te pakken. Na de inloggegevens uit de mail geplukt te hebben, krijg je een overdaad aan online help, veelgestelde vragen en Flash-instructievideo s voorgeschoteld. Asperion levert de software in vele integreerbare modules, waarbij boekhouding en facturatie centraal staan. Daaraan zijn modules toe te voegen voor functies zoals urenregistratie voor zakelijke dienstverleners en debiteurenbeheer voor actieve debiteurenopvolging. De Asperion-toepassingen zijn al lang bekend om hun uitgebreide koppelingsmogelijkheden met webshops, en zijn transparant open te stellen voor financiële adviseurs. Daartoe is elk abonnement standaard voorzien van gebruikerslicenties voor ondernemer, boekhouder en accountant. Op den duur kan iedereen boekhouden leren, maar een woord van lof is op zijn plaats voor de wijze waarop de gebruiker begeleid wordt bij de instap. Een boekhoudpakket vereist vele instellingen, en die stappen zijn in Asperion ingevuld op een wijze die als voorbeeld voor de industrie kan gelden. Kortom, een pakket dat zijn ambities meer dan waar maakt. Asperion BASIS Prijs: vanaf 37,50 euro per maand (inclusief facturatie) Ook e-boekhouden.nl is ontwikkeld vanuit het idee dat een ondernemer best het heft in eigen handen mag nemen wat zijn boekhouding betreft. Vakjargon werd zo veel mogelijk vermeden, wat een verfrissende kijk op boekhouden oplevert. Het opstarten van de boekhouding is opgezet rond een aantal wizards die de gebruiker snel door de benodigde stappen heen leiden. Een gratis cursus op een online vraagbaak van niveau en handleidingen in PDF-formaat, zorgen voor een geruisloze instap in het fenomeen boekhouden. Bovendien is de helpdesk gratis. Waar bij andere aanbieders nog wel eens flink moet worden gerekend, heeft e-boekhouden.nl de tarieven bewust simpel gehouden. Verder staat de gebruiker weinig verrassingen te wachten. Wie zich ongerust maakt over het veiligstellen van zijn boekhouding, heeft aan e-boekhouden.nl een goede leverancier. Een kleine offlinemodule zorgt ervoor dat de gehele boekhouding kan worden gedownload en lokaal opgeslagen. Dat vermindert de leveranciers-afhankelijkheid en zorgt ervoor dat de ondernemer zich geen zorgen hoeft te maken over de bewaartermijn van de belastinggegevens. Een andere zorg van de ondernemer is altijd het binnenkrijgen van de rekeningen. e-boekhouden.nl pakte dat pragmatisch aan en sloot een overeenkomst met het CIB, het invorderingsbureau in Rotterdam. Die service kost de klant helemaal niets. Tot slot biedt e-boekhouden.nl een brede compatibiliteit met browsers: Internet Explorer, Firefox, Safari, Opera en Chrome zijn allemaal te gebruiken. e-boekhouden.nl Prijs: 14,50 euro per maand (boekhouding) 9,50 euro per maand (facturatie) De aanwijzingen van Asperion zijn niet te missen. Navigatie is een sterk punt van e-boekhouden.nl. 76 PC MAGAZINE NOVEMBER 2009

4 DOSSIER BOEKHOUDPAKKETTEN Exact Software De website van Exact, een gevestigde naam, heeft dit jaar ingrijpende wijzigingen ondergaan. De meest in het oog springende is de ondersteuning voor de browsers Firefox en Safari. Opvallend aan de Exact Online-omgeving is de koppelbaarheid via webservices met andere diensten. Koppeling met TNT FacturenPost is daar één van, maar ook aanhaken bij de webservice van het register van de Kamer van Koophandel behoort tot de mogelijkheden. Exact Online blinkt uit in het meenemen van de beginnende gebruiker. Handige stroomschema s geven je een goed overzicht van de te verrichten handelingen. Support is ook uitgebreid en verloopt via chat, een prettig supportsysteem in Exact Online of de telefoon. Met de KvK kan ook worden gecommuniceerd met behulp van XBRL (Extended Business Reporting Language). Nederland is bij uitstek een import- en exportland. Exact Online is daarop voorbereid met ondersteuning voor SEPA, een nieuwe standaard voor internationale betalingen. Hoewel Exact Online een typisch boekhoudpakket is, heeft Exact ook aardige managementfaciliteiten ingebouwd. Gebruikers kunnen snel hun eigen dashboard samenstellen met Key Performance Indicators (KPI s), die een beeld geven van de financiële toestand van een bedrijf. Dit soort innovaties maakt de Exact Online-omgeving ook dit jaar in hoge mate toekomstbestendig. Exact Online wordt ook geleverd door KPN, maar zelfs na meermaals aandringen kon KPN niet aangeven waarin de KPN-versie verschilt van de gangbare Exact. Exact Online Prijs: vanaf 15 euro per maand Kleisteen Kleisteen doet volop mee aan de segmentering van de softwaremarkt en mikt met het online boekhoudpakket op de zelfstandige en kleine MKB-bedrijven tot twintig werknemers. Ook gaat Kleisteen mee in de nuttige trend dat ondernemers zo veel mogelijk in staat moeten zijn om hun aangiftes op orde te krijgen, zonder hulp van externen. De focus op een specifieke doelgroep heeft ertoe geleid dat je ook bij Kleisteen soms niet het idee hebt met een boekhoudpakket te werken. Toch is Kleisteen heel goed in staat om wat complexere boekhoudingen te faciliteren. Verder is in de loop der tijd aparte functionaliteit ontwikkeld voor boekhouders en accountants, vooral op rapportagegebied. Al in de simpelere versies blijkt dat, ondanks de ontspannen prijs, Kleisteen een opvallend complete functionaliteit biedt. Dat varieert van facturering via loonkostenadministratie en eenvoudig relatiebeheer tot en met een kleine projectadministratie. De basisrapportages in Kleisteen Plus zijn slim bedacht en omvatten onder meer de relatie tussen omzet en kosten. Zeker voor de kleine ondernemer is dat een handig kengetal, dat Kleisteen in de kijker zet in een subtiele dashboardomgeving. Hoewel de klant de keuze heeft uit drie niveaus (Basis, Plus en Pro), leidt dat bij Kleisteen niet tot urenlang berekenen van de uiteindelijke kosten. Dat is heel prettig en vooral transparant. Voor het komende jaar richten de ontwikkelaars van Kleisteen zich op koppelingen met webshops en gratis educatief materiaal op de website. Kleisteen Prijs: vanaf 14,50 euro per maand (Kleinsteen BASIS) Exact Online: nu ook onder Firefox en Safari. De subtiele dashboardomgeving van Kleisteen zet een aantal kengetallen in de kijker. NOVEMBER 2009 PC MAGAZINE 77

5 Reeleezee Dit nog jonge bedrijf neemt boekhouden zeer serieus. Audits van KPMG garanderen dan ook dat essentiële onderdelen van Reeleezee ook werkelijk doen waarvoor zij ontworpen werden. Verder worden iedere nacht back-ups gemaakt, virussen worden actief bestreden en aan de omvang van de administratie zijn geen limieten gesteld. Vanaf 24,95 euro per maand kan de gebruiker terecht voor de basisboekhouding. Dat pakket is uit te breiden met voorraadbeheer, facturatie, periodieke facturen, accountancytools en urenadministratie. Opzeggen kan elke maand, zodat je niet vastzit aan een langdurig contract. Verder is ook Reeleezee gevallen voor een benadering waarbij veel boekhoudconventies zijn vervangen door een ondernemersvriendelijke aanpak. Debit en credit zijn eigenlijk afgeschaft, net als grootboekrekeningen. Ook integratie is een zaak die Reeleezee aan het hart gaat. Vooral in de communicatie met ABN AMRO en Bizner levert dat een naadloos geheel op. Het is dan ook niet verwonderlijk dat Reeleezee zich richt op ondernemers die niet van plan zijn om boekhouden toe te voegen aan hun corebusiness. Reeleezee voorziet in opleidingen en workshops naast een degelijk uitgevoerde documentatie. Deze documentatie bestaat uit een losbladige startgids en uitgebreide handleiding waar zelfs iemand met een ernstige boekhoudfobie nog uit kan komen. Wie het eens wil proberen: ook Reeleezee geeft helpdeskondersteuning op de proefversie. Wel zal even teruggevallen moeten worden op Internet Explorer; de andere browsers zijn nog in voorbereiding. Reeleezee Prijs: 24,95 euro per maand (Administratie Economy) 14,95 euro per maand (Factuur) Acumulus Acumulus is één van de onlineaanbieders die gericht zijn op de onderkant van het MKB, maar dan met een duidelijke missie: het terugbrengen van administratieve kosten voor de kleinere ondernemer tot een absoluut minimum. In deze tijden lijkt ons dat een goede stellingname. Hoewel Acumulus een eenvoudig te begrijpen en te hanteren omgeving is, werd er behoorlijk goed nagedacht over wat een kleine ondernemer wenst. Adviseurs, consultants en trainers, klus- en onderhoudsbedrijven, stichtingen en verenigingen en niet te vergeten webshopjes zijn de typische gebruikers van Acumulus. Ook ZZP ers in de bouw kunnen met de verlegde BTW-mogelijkheden goed uit de voeten, maar ook bijvoorbeeld kleinere ICT-onderhoudsbedrijven zullen hun voordeel kunnen doen met de margeregeling die relevant wordt wanneer tweedehandsapparatuur over de toonbank gaat. Kortom, bij Acumulus staan niet de boekhouder en accountant centraal, maar de ondernemer die met de juiste tools het prima zelf redt. In zijn pittige commentaar op het laatste dossier, stelde oprichter Bert Jan Wiegeraad dan ook: In jullie artikel wordt de accountant centraal gesteld en wordt niet gekeken of die complexiteit wel noodzakelijk is. Terechte kritiek. Wiegeraad heeft het gelukkig niet gelaten bij filosoferen alleen, want hij zette een prima administratieve omgeving neer. Een omgeving waar de kleine ondernemer en de ZZP er kennis van moeten nemen, willen zij geen dief van eigen portemonnee worden. Acumulus Prijs: 9,95 euro per maand (inclusief facturatie) Een zeer originele vormgeving is slechts één van de sterke kanten van Reeleezee. Acumulus bezorgt je minimale kosten en maximaal gebruiksgenot. 78 PC MAGAZINE NOVEMBER 2009

6 Twinfield Twinfield, het bedrijf van André Kwakernaat en Maurice Tijhuis, boert goed. Met bijna driekwart van de onlinemarkt voor boekhoudsoftware in handen, heeft Twinfield een rotsvast fundament gelegd. Het businessmodel van Twinfield sluit dan ook goed aan bij de tijdsgeest. Al vanaf een voordelig bedrag per maand kun je online je administratie doen; een uitgangspunt dat velen zal aanspreken. Dat heeft geleid tot meer dan gebruikers en ongeveer administraties in 22 landen; een prestatie van formaat. Een kleine ondernemer of ZZP er start al vanaf 22,50 euro per maand (abonnement Basisboekhouden). MKB ers beginnen best met een abonnement MKB boekhouden van 49,95 euro per maand. MKB ers of grotere bedrijven kunnen beginnen vanaf 75 euro en krijgen een eigen omgeving waarin zij bijvoorbeeld nieuwe gebruikers kunnen aanmaken. Twinfield beschikt verder over een interface waarmee zelfs kassystemen kunnen worden ingehaakt op het Twinfieldsysteem. Dezelfde interface maakt Twinfield ook heel geschikt om je webshop aan je administratie te koppelen. De vormgeving en indeling van Twinfield is mooi, functioneel en logisch voor de beginnende gebruiker. Dat geldt ook voor het online supportcenter, waar alle links voorzien zijn van een mouse over -pop-up met uitleg. Veel meer kun je niet wensen. Twinfield Prijs: vanaf 22,50 euro per maand (Abonnement Basisboekhouden) Open standaarden Niet alleen opensourcesoftware staat in de belangstelling; ook open standaarden als PDF/A (voor langdurige archivering van digitale documenten) staan in de belangstelling van de overheid. Dat is geen wonder, want een WordPerfect-document uit het begin van de jaren negentig kan door de meeste mensen niet meer geopend worden. Ten opzichte van de middeleeuwen is dat dus een flinke achteruitgang. Printers en multifunctionals kunnen vaak rechtstreeks naar PDF scannen. Wil je documenten scannen voor digitale archivering, controleer dan eerst of de scanner de PDF/A-standaard respecteert. Ricoh Print & Share, het ei van Columbus Toen Gerdi Staelens, oprichter van de Belgische softwareproducent Winking, zich boog over de ondersteuning van PDF/A (zie kader Open standaarden ), liep hij bij de implementatie tegen dezelfde problemen aan als zijn concurrenten. Gerdi Staelens: Ik besloot het probleem van permanente archivering met de ISO-standaard PDF/A uit de applicatie te halen en onder te brengen in een printerdriver. Dat was stap één. Er zijn namelijk veel zaken die zo kunnen worden opgelost. Deze aanpak leidde tot een generiek bruikbaar systeem dat in de iets grotere organisaties zeer veel afdrukwerk en inspanningen kan besparen. Ricoh zal het systeem rond het verschijnen van dit nummer van PC Magazine introduceren in België en Nederland. De pop-ups van Twinfield laten niets te wensen over. NOVEMBER 2009 PC MAGAZINE 79

7 Online/offlinepakketten AccountView AFAS Alle vermelde prijzen in dit dossier zijn exclusief BTW. Een gedetailleerder overzicht van de prijzen vind je op onze cd. Ook dit jaar doet AccountView mee in de top vijf. Dat is geen wonder, want AccountView is behoorlijk bij de tijd gebleven. Al enige jaren geleden ondersteunde AccountView Windows Vista en ook nu volgt AccountView de ontwikkelingen op de voet. Het AccountView Solo Compleet-pakket is één van de uitgebreidere versies (1.395 euro). De reeks begint eenvoudig bij AccountView Solo (695 euro). Tot de basisfunctionaliteit van AccountView Compleet behoren aanmaningen, dagboekinvoer, telebankieren, facturering en gegevensuitwisseling met de accountant. AccountView is niet goedkoop. Een onderhoudsabonnement van minimaal 150 euro of 15 procent van de totale pakketprijs is verplicht. Dat lijkt een hoop, maar elke BTW-aangifte die je zelf naar de belastingen stuurt, is meegenomen, want dat scheelt geld. Heb je niet genoeg aan AccountView Solo Compleet, dan kun je de administraties verder uitbreiden met bijvoorbeeld de modules voor automatische betalingen, inlezen bankmutaties en facturering. AccountView is verder voorzien van een documentbeheerssysteem dat door zijn efficiëntie veel tijd kan besparen. Wie tegen de aanschafprijs opkijkt, kan overigens sinds kort ook de software huren vanaf 30 euro per maand. Andere opvallende vernieuwingen in de laatste versies zijn rentenota s om de debiteuren beter in de hand te houden, opt-in- en opt-outregistratie die de mailstroom moet ontwaren van spam en SEPA-ondersteuning. AccountView Solo Prijs: vanaf 695 euro AFAS straalt oer-hollandse degelijkheid uit, en heeft niet zo n last van prijserosie om te concurreren. Voor een zeer behoorlijk bedrag ben je al in de lucht. Naargelang de behoefte breid je vervolgens uit, bijvoorbeeld naar de uitgebreidere ERP-omgeving van AFAS. Deze sterke formule heeft zowel AFAS (met een groei van maar liefst 18 procent) als de klanten geen windeieren gelegd. AFAS hanteert een direct model zonder dealers. Dat heeft als nadeel een wat geringere geografische spreiding, maar tegelijk is het veel eenvoudiger om de kwaliteit van de dienstverlening in de hand te houden. Het succes van AFAS is deels te danken aan de continue innovatie. Zo is in de laatste build een serie zeer nuttige overzichten toegevoegd, waarvan omzetten per artikel en per klant de meest opvallende zijn. Ook onlinediensten maken nu deel uit van het pakket, en als klant heb je de keuze tussen kopen en huren. AFAS gebruikt ook een Remote Desktop Protocol-opzet naast een webserveropzet. Zo heb je online precies dezelfde versie voor je als op de desktop. De meningen hierover zijn verdeeld, maar zelfs met onze tamelijk povere internetverbinding was redelijke performance mogelijk. Zelfs via een mobiele Vodafoneverbinding werkte alles prima. Ten opzichte van vorig jaar is ook de documentatie verder uitgebreid. Ook op dat gebied kent AFAS weinig concurrentie. De software van AFAS (een Microsoft Gold Partner) draagt het Windows 7 Certified-logo. AFAS Profit Small Business Prijs: vanaf 299 euro per jaar AFAS Online Prijs: vanaf 15 euro per maand Debiteurenbewaking is een essentieel onderdeel van AccountView. Alleen een blinde zou moeilijk uit de voeten kunnen met AFAS. 80 PC MAGAZINE NOVEMBER 2009

8 Cash Software Cash Software is een buitenbeentje, dankzij de degelijke ondersteuning voor Unix en Linux, naast de Windows-versies (CAS- HWin genaamd). Verder biedt het bedrijf al sinds 2007 een onlineversie aan. CASH-boekhoudingen kunnen overgezet worden naar een ander platform voor 500 euro. Ondanks de professionele achtergrond van Cash Software als bedrijf, hoeven gebruikers bepaald geen financieel genie te zijn om aan CASH te beginnen. Hun filosofie is dan ook volledig gericht op het minimaliseren van het aantal handelingen. CASH is onder meer sterk in het op flexibele wijze achteraf corrigeren, maar ook de automatische aanmaningen op verlopen facturen zijn en blijven door de jaren heen heel handig. Al met al is CASH een must voor de gevorderde professionals in het MKB, zeker als zij een recente overstap hebben gemaakt naar Linux. Voor de offlineversie is een jaarlijks onderhoudsabonnement verplicht. CASHWin Compact Prijs: vanaf 960 euro CASH Compact Online Prijs: vanaf 40 euro per maand IMuis IMuis is begonnen als online-omgeving en biedt nu daarnaast een desktop-pakket dat ook op het internet gebruikt kan worden in een terminal/server-sessie. De online-omgeving is slechts te gebruiken door Internet Explorer-gebruikers. Naast imuis Basis financieel, dat op de onderkant van het MKB is gericht, voorziet imuis ook in pakketten voor handel en logistiek, naast een omgeving voor accountants. Starten kun je vrijwel direct in een basisadministratie. Per abonnement zijn tien administraties mogelijk. Alle boekingen worden direct verwerkt en zijn eenvoudig te corrigeren. Alle jaren komen in een gekoppelde database terecht, zodat je ze eenvoudig kunt vergelijken. Deze vrij unieke mogelijkheid kan zich over vijf boekjaren uitstrekken. Ook uniek is de mogelijkheid om van database te wisselen. De Interbase-database is standaard, maar wie van Microsoft SQL Server gebruik wil maken, kan dat ook. imuis is verder samengesteld uit een grote verzameling modules die bij elkaar opgeteld een behoorlijk bedrag zullen kosten. imuis Online bestaat al wat langer en wat direct opvalt is de stevige beveiliging. Voordat je kunt beginnen, zal eerst een sessiecode moeten worden opgehaald. Dat lijkt wat omslachtig, maar de veiligheid van je financiële gegevens gaat nu eenmaal boven alles. Bovendien is de imuis Online-omgeving een lust voor het oog. imuis Prijs: vanaf 595 euro (Basis financieel) imuis Online Prijs: vanaf 17,50 euro per maand (zonder hosting en modules) Linksom of rechtsom, winst- en verliesoverzichten maakt iedereen. Subtiele vormgeving is imuis niet vreemd. NOVEMBER 2009 PC MAGAZINE 81

9 Unit 4 Agresso Unit 4 Multivers is het vlaggenschip van Unit 4 Agresso. Het pakket is vrijwel volledig vernieuwd, wat je vooral merkt aan de interface, die erg veel weg heeft van Office Tussentijdse patches zijn gratis, en voor startende ondernemers heeft Unit 4 regelmatig voordelige acties. Nieuw in versie 8 is onder meer PDF-ondersteuning. Multivers leunt voor een deel van de functionaliteit op Microsoft Office. Als de module Relatiebeheer aangeschaft is, kan de klant bijvoorbeeld vanuit Unit 4 Multivers een mailing in Word aanmaken voor de relaties in een selectielijst. Multivers is voorzien van uitgebreide documentatie, die vorig jaar al een pluim verdiende. De werking van de nieuwe - van Microsoft gelicentieerde - Fluent -interface wordt in heldere taal uitgelegd. We herkennen het lint van Office 2007, al vinden we de werking ervan hier zelfs iets beter, bijvoorbeeld wat het aanpassen aan de schermgrootte betreft. Al in de Basicversie (de goedkoopste) van Unit 4 Multivers beschikt de gebruiker over interessante opties tegen een redelijke prijs. De Liteversie voegt mogelijkheden toe die bij andere pakketten de gebruiker behoorlijk op kosten kunnen jagen. Lite is daarom een relatief begrip bij Multivers. Managementinformatie als alerts en opvolging, statistieken, bedrijfsinformatie en kengetallen zijn standaard. Dankzij de zeer volledige installatie- en upgrade-informatie stijgt Multivers boven de middelmaat uit. De ondernemer kan rekenen op besparingen op installatie, upgrades en onderhoud. Unit 4 Multivers, Unit 4 Multivers Lite en Unit 4 Multivers Basic zijn ook als onlineversie beschikbaar. Om de software te mogen gebruiken, moet je jaarlijks een vergoeding betalen. Literatuur De juiste literatuur kan helpen bij het selecteren van een boekhoudpakket. Startende zelfstandigen komen snel op weg met het Handboek voor de ZZP er van auteur Arjen Dasselaar. Het boek biedt in de eerste plaats veel tips voor het opzetten van een administratie. Ook het opzetten van een eigen bedrijfje in relatie tot de administratie komt uitgebreid aan de orde, naast het doorgroeien naar een vennootschap. Een veelgebruikt boek is ook Boekhouden voor Dummies van Marco Steenwinkel. Wie gaat voor een wat complexere bedrijfsopzet annex boekhouding kan zich met dit boek prima oriënteren. Van dezelfde auteur brengt uitgeverij Osirius het boek Boekhouden kan iedereen. Het boek gaat vergezeld van een speciale versie van Osirius Boekhouden Totaal. Unit 4 Multivers Prijs: vanaf 595 euro (Basic) Duale omgevingen winnen veld Een opvallende ontwikkeling is het verschijnen van oplossingen die zowel op de desktop als in de cloud functioneren. Dat biedt de gebruiker de vrijheid om direct in een zwaar beveiligde omgeving aan de slag te gaan, zonder zich eerst zorgen te maken over lokale servers en lokale beveiliging. Wie dat niet wil, kan bijvoorbeeld bij AFAS ook op de klassieke manier boekhouden. Ook een pakket als AccountView onderscheidt zich op dat punt. Aangezien internetverbindingen lang niet altijd gegarandeerd zijn, is zo n duale omgeving zeker een pro. Unit 4 Multivers biedt een zee van mogelijkheden. 82 PC MAGAZINE NOVEMBER 2009

10 Offlinepakketten Accept Davilex Alle vermelde prijzen in dit dossier zijn exclusief BTW. Een gedetailleerder overzicht van de prijzen vind je op onze cd. De laatste versie van Accept MKB beschikt over een dubbele interface. Eén variant volgt de menustructuur van Office 2003, maar de gebruiker kan eenvoudig omschakelen naar een lint zoals dat in Office 2007 wordt gebruikt. Bijna alle geteste programma s springen op één of andere manier in de kijker. Bij Accept zijn dat de sneltoetsen. Druk de lijst met sneltoetsen af, hang ze een tijdje naast je monitor, en na een tijdje heb je de muis bijna niet meer nodig. Verder doet Accept wat een respectabel boekhoudpakket hoort te doen, en dat in een heel overzichtelijke interface. Een voorziening die helemaal in deze tijd past, is natuurlijk de kredietlimietbewaking. Ook de incassomodule voor telebanking helpt om het financiële hoofd boven water te houden, net als het prima overzicht van openstaande posten per debiteur en een aanmaningsysteem. Gebruikers kunnen alles wat Accept aan overzichten produceert, eenvoudig exporteren naar Excel. Ook PDF behoort tot de mogelijkheden, en wie echt haast heeft, kan rechtstreeks vanuit het programma en. Hoewel eenvoudig van opzet, is Accept een pakket dat in ieder geval snel werkt en overzichtelijk is ingedeeld. Naast de eenmalige aanschafprijs, moet er een jaarlijkse onderhoudsvergoeding worden betaald. Accept MKB Prijs: vanaf 500 euro (MKB Start) Davilex is sinds 1987 op de Nederlandse markt, met een uitgebreid aanbod voor het MKB. Davilex heeft verder gekozen voor een fijne nuancering van het supportaanbod. Dat kan veel besparen en maakt een op maat gesneden support eenvoudig realiseerbaar. Davilex is vooral een omgeving om snel mee aan de slag te gaan. Het aantal administraties is onbeperkt en het geheel is voorzien van standaard rekeningschema s. Wizards begeleiden bij het opzetten van een administratie. De software heeft een snelstarthandleiding en een ruim geïllustreerd cursusboek. Wie uit het jasje van Davilex Account is gegroeid, heeft diverse aanvullende pakketten tot zijn beschikking, zoals Davilex Relatie, Davilex Order, Davilex Voorraad en Davilex Factuur. Verder is de interface flink op de schop gegaan, wat de toch al makkelijk hanteerbare software nog eens toegankelijker maakt. Een verbeterde hulpfunctie werkt daar zeker aan mee. Deze functie blijft steeds bovenaan in beeld, en wordt automatisch aangepast aan de huidige context. Ook nuttig zijn de meldingen die aangeven dat bepaalde acties aanstaande of zelfs verstreken zijn. De recentste versie van Davilex is gecertificeerd voor gebruik met Windows 7. Davilex Account Prijs: vanaf 499 euro Accept is met name geschikt voor toetsenbordtijgers. Dankzij de hulpfunctie van Davilex kent zelfs het grootboek geen geheimen meer. NOVEMBER 2009 PC MAGAZINE 83

11 Gravita Gravita PSU Boekhouden V5 met de bijbehorende cursus boekhouden is vooral ontwikkeld voor starters en kleine ondernemingen. Gravita levert niet alleen de software, maar leidt ook actief ondernemers op in het gebruik van geautomatiseerde administraties. Daarnaast voeren administratiekantoren het pakket om de boekhouding van hun klanten in te voeren. PSU Boekhouden is koning wat platformcompatibiliteit betreft. Het pakket werkt probleemloos van Windows 95 tot en met Vista, en is nu ook voorzien van versies voor Mac en Linux. Ook opvallend is het bescheiden prijskaartje van 79 euro. Dat betekent niet dat je alleen staat in het gebruik. Gravita levert compacte maar degelijke cursusjes boekhouden en BTW-aangifte mee, die altijd in een actuele versie op de website staan. Er is verder o.a. een facturatiemodule (49 euro) en een module voor telebankieren (19 euro). Bij aankoop van meerdere modules wordt korting gegeven. De invoerschermen zijn zeer eenvoudig. Zeker wanneer je de handleiding op de voet volgt, kun je daarom weinig verkeerd doen. Het uiterlijk is wat spartaans, maar voldoende voorzien van visuele hints om niet de weg kwijt te raken. PSU Boekhouden bevat tamelijk uitgebreide invoer- en uitvoermodules naast back-upvoorzieningen en beveiligingen. Het interne rekensysteem voorziet in mogelijkheden om zonder eindejaarsverwerking de balans door te rekenen naar het volgende jaar. Er kan dus zowel in het oude als het nieuwe jaar worden geboekt, wat voor veel ondernemers een regelmatig terugkomend fenomeen is. PSU Boekhouden V5 Prijs: 79 euro Informer Informer is al meer dan veertien jaar actief, en is uitgegroeid tot een leverancier van formaat. Het boekhoudpakket was aanvankelijk maatwerk, maar trok brede belangstelling. Inmiddels is Informer een gevestigde naam, en volgens oprichter Remco Frühauf is Informer zelfs marktleider wat Apple-clients betreft. Informer beperkt zich niet alleen tot boekhoudsoftware. Ook zaken als urenregistratie, e-commerce, projectadministratie en customer relationship management (CRM) behoren tot het portfolio. Informer Account Business Pro is vooral geschikt voor bedrijven die veel uren te declareren hebben. Alle dienstverlenende bedrijven zouden Informer eens onder de loep moeten nemen, want ook relatiebeheer is één van de sterke punten van dit pakket. Het relatiebeheer is ook gekoppeld aan dossiermanagement, wat natuurlijk het begrip relatiebeheer behoorlijk overstijgt. Informer overtreft ook qua functionaliteit een gewoon boekhoudpakket en heeft een stukje praktische werkstroom geïmplementeerd. Een offerte kan direct verwerkt worden tot een factuur, die ook nog eens op tijd een aanmaning oplevert. Wie ondernemen kleinschaliger aanpakt, kan al behoorlijk aan zijn trekken komen met Account Factuur. Behalve voor eenvoudige boekhouding is dat pakket ook zeer geschikt voor zaken als relatiebeheer. De boekhoudkundige functionaliteit van Account Factuur is volwassen en volledig, zodat de beginnende ondernemer lang toekomt zonder aanvullende modules. Het relatiebeheer is niet zo uitgebreid als in Account Business Pro, maar toch zal de gemiddelde gebruiker er ruimschoots mee aan zijn trekken komen. Ook hier omvat het relatiebeheer veel meer dan het bijhouden van NAW-gegevens. Informer Account Business Pro Prijs: vanaf 495 euro Informer Account Factuur Prijs: vanaf 150 euro (inclusief boekhouding) Gravita PSU Boekhouden is geschikt voor elk denkbaar platform. Als je relaties je lief zijn, is Informer een uitstekend uitgangspunt. 84 PC MAGAZINE NOVEMBER 2009

12 KB KB, opgericht door Loek Klein Breteler, timmert al 25 jaar aan de weg en mag dus met recht één van de meer gevestigde leveranciers genoemd worden. De handleiding die bij KB-WinFin wordt geleverd spreekt voor zich en is rijk geïllustreerd. Wie een demo aanvraagt, krijgt gewoon ondersteuning, wat vanuit het standpunt van de gebruiker een tijdsbesparende zaak is. Er zijn vijf voorbeeldrekeningschema s voorzien, en daarnaast bevat de handleiding een stapsgewijze inleiding bij het opstellen van rekeningschema s. Wie na het uitproberen tot kopen overgaat, hoeft enkel een registratienummer in te voeren om de installatie te vervolledigen. Met KB-WinFin kan vooral de beginnende gebruiker makkelijk uit de voeten, want een boeking is eenvoudig te corrigeren. Ondersteuning is onbeperkt en gratis. Wel moet er jaarlijks een onderhoudsabonnement betaald worden voor het gebruik van de software. Het zakelijke model is flexibel. Besluit je na een tijdje dat je een zwaardere versie van KB-WinFin nodig hebt, dan betaal je alleen het prijsverschil. Nieuw in de laatste versie is de facturatie, wat een steeds populairdere vorm is van factureren. KB-WinFin Prijs: vanaf 190 euro Mamut Mamut is een Noors bedrijf dat in de EU in meerdere landen te vinden is. Het porfolio van Mamut is uitgebreid en omvat naast boekhoudsoftware ook onder meer CRM, een omgeving voor grote bedrijven, kassasystemen, Mamut One als ERP en software voor administratiekantoren. Van Mamut ontvingen wij Mamut Enterprise E3, dat werd aangeprezen als de totaaloplossing voor het MKB, van ZZP er tot en met de bovenkant van het MKB. De ZZP er die van alle mogelijkheden gebruik zal maken is gezegend, want Mamut Enterprise E3 omvat ongeveer alle elementen die een flink uit de kluiten gewassen bedrijf aan ondersteunende software kan gebruiken. Daaronder valt niet alleen boekhouding, maar ook relatiebeheer, logistiek en e-commerce. Mamut claimt daarbij gelauwerd te zijn om de gebruikersvriendelijkheid. Mamut is vooral sterk in rapportages, waarvan er driehonderd verschillende klaarstaan voor de manager die precies wil weten hoe zijn bedrijf er financieel voor staat. Mamut is sterk op de Microsoft Office-omgeving gericht en maakt stevig gebruik van de integratiemogelijkheden ervan. Al met al is Mamut sterk bedrijfsproces- en werkstroomgericht. Er zijn aanvullende modules voor bijvoorbeeld helpdesk, business intelligence, telemarketing en abonnementenregistratie. Nuttig is de gratis module die ondernemers op pad helpt bij het opstellen van een bedrijfsplan. Dat is een niet te onderschatten klus, dus is alle hulp welkom. Een jaarlijkse serviceovereenkomst is verplicht. Mamut Enterprise E3 Prijs: vanaf 690 euro KB-WinFin: eenvoud troef. Ook werkstroomschema s zijn Mamut niet vreemd. NOVEMBER 2009 PC MAGAZINE 85

13 osfinancials De tweede loot van de opensource boekhoudstam is osfinancials. Net als OpenERP is osfinancials onderdeel van zowel een opensourcecommunity als van een aantal zakelijke aanbiedingen. Voor de ondersteuning wordt teruggevallen op de osfinancials Foundation, en het pakket is met een reeks aan supportmogelijkheden ook online verkrijgbaar. Wie niet negatief staat tegenover opensourcesoftware, maar wel support wil, zal zich aangesproken voelen door dit gemengde model. Verder zijn er voor osfinancials ook commerciële plugins beschikbaar, zoals een plug-in voor abonnementen- of ledenadministratie. Deze plug-ins zijn gewoon van een prijskaartje voorzien, inclusief ondersteuning. Verder is osfinancials concurrerend op een groot aantal gebieden. Er kunnen bijvoorbeeld een onbeperkt aantal administraties worden aangemaakt, en ook in voorraadbeheer en facturering is voorzien. Kassa- en scannerondersteuning zijn standaard. Kenmerkend voor alle opensourcesystemen die enigszins aan de weg timmeren, is natuurlijk de brede ondersteuning die ook Windows omvat, naast Linux en een reeks Unix-versies. Verder zijn alle handleidingen online te downloaden, hoewel ook papieren versies verkrijgbaar zijn voor de liefhebbers. Zoals bij alle echte opensourceprogramma s is de basisuitvoering gratis en zonder enige vorm van beperkingen te downloaden inclusief alle handleidingen. Wie boekhoudtechnisch enigszins geschoold is, zou met osfinancials dus heel snel en goedkoop aan de slag kunnen gaan. In een later stadium kan altijd nog een supportcontract afgesloten worden. De gebruikerscommunity is een zeer sociale omgeving, waar de gebruikers elkaar enthousiast helpen. Osirius Osirius richt zich - in tegenstelling tot veel andere leveranciers van administratieve software - niet op consultancy. In de Osiriusfilosofie moet het pakket Boekhouden Totaal ook voor de leek hanteerbaar zijn. Osirius begeleidt versie 2010 van Boekhouden Totaal daarom met een boek. Dit boek van Marco Steenwinkel, bekend van Boekhouden voor Dummies, is erop gericht om echte leken de instap naar boekhoudactiviteiten te laten maken. Bovendien is het in de boekhandeluitgave gebundeld met een speciale versie van Osirius Boekhouden Totaal. Deze versie heeft geen tijdslimiet, maar is beperkt in het aantal boekingen. Wie zijn ondernemerschap aan het uitproberen is, heeft zo voor een paar tientjes een compleet boekhoudpakket in handen inclusief prima gids. Met een enkele muisklik upgrade je deze versie naar een gewone versie. Osirius Boekhouden Totaal 2010 heeft ook een cosmetische update achter de rug, maar aan de basisfunctionaliteit is er niet veel veranderd. Het pakket is functioneel compleet, zeker voor de beoogde doelgroep. Updates zijn kosteloos. Onder de motorkap vinden we een nieuw slim controlesysteem, dat de meest voorkomende menselijke fouten bij het boekhouden detecteert en oplost. Het systeem detecteert bijvoorbeeld een verkeerd jaartal bij een boeking, waardoor een boeking zou kunnen verdwijnen. Er zijn tientallen soortgelijke controles voorzien. Osirius Boekhouden Totaal 2010 Prijs: 249,50 euro osfinancials Prijs: gratis (plug-ins vanaf 8,30 euro) Het verzorgde uiterlijk van osfinancials nodigt uit om aan het werk te gaan. De interface van Osirius heeft een flinke make-over achter de rug. 86 PC MAGAZINE NOVEMBER 2009

14 SnelStart Al jaren omvat SnelStart een reeks programma s met een lange historie. De bestaande pakketten werden omgedoopt tot Snel- Start Classic. SnelStart Classic bestaat uit een flinke reeks modules voor ondernemers met uitgebreide wensen op administratief gebied. De reeks begint bij SnelStart!Boek 1 (249 euro) en loopt tot SnelStart!Boek 4 (719 euro). Daarbovenop komen nog facturatiemodules in vele varianten: SnelStart!Nota 1 tot 6. Deze modules kunnen automatisch worden geïntegreerd met de andere Classic-pakketten. Prijzen lopen van 149 euro voor SnelStart!Nota 1 tot 989 euro voor SnelStart!Nota 6, waarmee je orderstromen beheert. SnelStart XD is de nieuwste generatie boekhoudsoftware van SnelStart. SnelStart XD heeft als doelgroep de kleinere bedrijven zoals ZZP ers en kleine dienstverleners. Zoals vaak bij deze doelgroep is ook hier eenvoud troef. SnelStart XD is geschikt voor één gebruiker. Verder zal het voor de beginnende gebruiker niet moeilijk zijn om een accountant te vinden die met dit systeem overweg kan. De website van Snel- Start voorziet in alle informatie. In de laatste versie zijn functies toegevoegd als facturatie, export van rapporten naar bijvoorbeeld Excel, bankafschriften kunnen elektronisch worden ingelezen en de database kan worden versleuteld met een wachtwoord. SnelStart XD Basis ondersteunt Windows 7 volledig. SnelStart Classic werkt alleen in Windows XP of in de XP-modus onder Windows 7. SnelStart Classic Prijs: vanaf 149 euro Veritos In Nederland heeft het begrip open een nieuwe invulling gekregen dankzij het Actieplan Heemskerk (zie kader Open of gesloten? ), waardoor opensourcepakketten als OpenERP plotseling veel meer aandacht krijgen. Veritos is in Nederland één van de organisaties die OpenERP in de markt zetten. Jan Verlaan, oprichter van Veritos en voorheen werkzaam bij Baan, is gepokt en gemazeld op het gebied van administratieve systemen. Hij ziet een zonnige toekomst voor OpenERP. Voor Veritos was de eerste stap het samenstellen van rekeningschema s voor Nederland en het opzetten van een dienstenpakket. Dat dienstenpakket omvat onder meer eerste- en tweedelijnssupport, waarmee Veritos anticipeert op de trend dat gebruikers van opensourcesoftware toch graag een lokale vertegenwoordiging zien die zorg draagt voor continuïteit. Wie genoeg heeft aan community support is natuurlijk helemaal spekkoper, want OpenERP is gratis. De organisatie achter OpenERP ( kent overigens zelf ook al een aantal commercieel opgezette servicecontracten, die initiatiefnemers kunnen doorgeven aan hun klanten. Dat geldt ook voor een aantal van de driehonderd beschikbare Nederlandstalige modules. OpenERP miste vooral nog trainingsfaciliteiten; iets wat Veritos helemaal in stijl heeft opgelost met de prachtige opensource e- learningomgeving genaamd Moodle. Moodle wordt bij een honderdtal organisaties gebruikt, waaronder het Shell-concern, de belastingdienst en vele scholen in Nederland. Veritos OpenERP Prijs: gratis (servicecontracten op aanvraag) SnelStart XD Prijs: vanaf 349 euro De helpfunctie van SnelStart is bijzonder uitgebreid. Workflow is een belangrijk onderdeel van Veritos OpenERP. NOVEMBER 2009 PC MAGAZINE 87

15 Wings Open of gesloten? Terug van weggeweest zijn de opensource boekhoudpakketten. Zowel de Nederlandse regering (Actieplan Heemskerk) als de Belgische trekken zwaar aan de overheidsinstellingen om opensource en open standaarden ingevoerd te krijgen. Staatssecretaris van Economische Zaken Frank Heemskerk: De versnelde invoering van open standaarden en opensource leidt tot verbeterde informatie-uitwisseling, minder afhankelijkheid van softwareleveranciers, een level playing field in de softwaremarkt en innovatie. We zien dat marktpartijen en ontwikkelaars die werken met open standaarden en opensourcesoftware behoren tot de vrije individuen die hun kennis ook graag willen delen. Daar moeten we het van hebben. Opensourcepakketten als OpenERP en osfinancials kennen inmiddels een beperkt aantal dienstverleners, die een commercieel off the shelf -dienstenpakket hebben ontwikkeld rond de platformen of zuiver maatwerk leveren. OpenERP werd dit jaar bijvoorbeeld door het Nederlandse bedrijf Veritos voorzien van een voor de Nederlandse markt geschreven rekeningschema en BTW-aangiftepakket. De grote verschillen tussen open en gesloten zitten vaak in de volwassenheid van de bedrijven. AFAS, de onbetwiste winnaar van dit en vorig jaar, bestaat reeds twee generaties. Zoals vaker is er dan sprake van grote continuïteit. Zowel OpenERP als osfinancials zijn echter vertegenwoordigd door professionals met een lange staat van dienst, soms zelfs met decennia ervaring in de administratieve sector of als Microsoft Partner. Ook dat wordt dus een factor om rekening mee te houden. Bovendien concurreren opensourcebedrijven niet alleen met de gevestigde orde, maar ook met elkaar. Dat houdt die tak van de industrie extra scherp, waardoor opensource-bedrijven een geduchte concurrent kan worden voor de bestaande spelers. Wings is in de Belgische markt behoorlijk bekend. Al enige tijd is dit pure boekhoudpakket ook in een geheel Nederlandse versie beschikbaar, met veel nuttige aanvullende modules. Wings is één van de helderder communicerende bedrijven uit dit dossier. Relevante keuzefactoren als aanschafprijs en opleidingskosten worden duidelijk gepresenteerd. Wings richt zich met de standaardeditie op de ZZP er. Is je bedrijf gegroeid, dan is er Wings Professional. Gaan de zaken echt goed, dan heeft Wings nog een Enterpriseversie klaarstaan. Ook binnen de versies is gestreefd naar flexibiliteit. Zelfs boekhoudingen voor natuurlijke personen en niet BTW-plichtigen kunnen zonder veel omwegen worden gerealiseerd. Het bescheiden, maar heldere handboekje was ruim voldoende om van start te gaan met Wings Professional. Praktische zaken als de noodzaak van het coderen van een bonnetje zijn in de handleiding verweven met een werkstroom-achtige en praktische aanpak. Dat maakt boekhouden snel een transparante zaak. Wings kan al veel, maar er wordt steeds aan de toekomst gewerkt. Voor volgende versies wordt bijvoorbeeld een aanmaningsysteem via verwacht. Dat kan een effectieve versterking van de financiële positie opleveren. Zeer origineel is verder de handige muismat met uitleg over veelvoorkomende functietoetsen. Los van de licentieprijs, moet een jaarlijks serviceabonnement aangegaan worden. Wings Standard Prijs: vanaf 550 euro Wings Professional Prijs: vanaf 975 euro In België is Wings een behoorlijk bekende naam. 88 PC MAGAZINE NOVEMBER 2009

16 Keuze van de redactie Ë AFAS Profit Small Business Voor de tweede keer op rij gaat onze keuze van de redactie naar AFAS Profit Small Business, met zijn uitstekende functionaliteit. Maar er speelden meer factoren mee. In de nieuwe categorie hybride-aanbiedingen is AFAS een innovatieve koploper, maar ook op milieugebied werd er nagedacht. Alle papier werd zo veel mogelijk verbannen, wat veel bomen per jaar scheelt. AFAS is verder een stabiel bedrijf dat slechts twee aandeelhouders kent en niet vatbaar is voor overname. De ervaring leert dat je daar als klant wel bij vaart. Zeker wanneer - zoals bij AFAS als familiebedrijf het geval is - de volgende generatie bestuurders succesvol is in het uitbouwen van een eenmaal gelegd fundament, is dat meestal een garantie voor een bedrijfsaanpak die de klant op een voetstuk zet. Naast de prima functionaliteit heeft AFAS zwaar geïnvesteerd in gratis multimediaopleidingen die je gebundeld krijgt toegestuurd. Waar de concurrentie soms met een wat ranzige tel sell -aanpak de markt probeert te veroveren, belooft AFAS niets dat het bedrijf niet kan waarmaken. Is er dan geen concurrentie voor AFAS? Jawel. Klassieke pakketten als Osirius, Davilex, Exact, Multivers, Account- View en vooral Informer zitten AFAS soms dicht op de hielen wat functionaliteit betreft. Verder zijn er nieuwe aanbieders als KB-WinFin, Gravita en Accumulus die totale eenvoud tot credo hebben verheven. Online aanbieders als Twinfield en Reeleezee ten slotte kunnen ook al een aardige deuk in de markt slaan. Ook is er een categorie die inspeelt op de groeiende trend van multiplatform-ondersteuning, zoals Cash dat al lang doet. Gravita krijgt wat dat betreft ook een eervolle vermelding, met ondersteuning voor Windows, Linux en Mac. Informer blaast een stevige partij mee op het Mac-platform. Hoe we testen De testomgeving bestond uit een groot aantal virtuele Windows 7-machines in VMWare Workstation Zo werd elk pakket geladen in een volledig schone omgeving. De virtuele machines waren voorzien van Office 2007 SP1 en OpenOffice en beschikten over 3 GB RAM-geheugen. Al snel bleek dat het merendeel van de pakketten zich probleemloos liet installeren onder Windows 7. Een enkel pakket moest in de \users\public -directory worden geïnstalleerd om verwarring met schrijfrechten te voorkomen. Om UMTS-verbindingen te testen, gebruikten we een Dell Latitude D420 en een UMTS-verbinding van Vodafone. In VMWare Workstation kreeg ieder pakket een eigen virtuele machine aangemeten. Zo kreeg ieder pakket een eigen cleane omgeving ter beschikking. Alle vermelde prijzen in dit dossier zijn exclusief BTW. Een gedetailleerder overzicht van de prijzen vind je op onze cd. NOVEMBER 2009 PC MAGAZINE 89