Communicatieplan CO 2 reductiebeleid Heuvelman Holding BV Ten behoeve van certificatie CO 2 prestatieladder

Transcriptie

1 Communicatieplan CO 2 reductiebeleid Heuvelman Holding BV Ten behoeve van certificatie CO 2 prestatieladder 23 juni 2011 Definitief Goedgekeurd door directie Heuvelman Datum Directeur Handtekening 27 juni 2011 A. Liebregts

2 Inhoud COMMUNICATIEPLAN CO 2 REDUCTIEBELEID HEUVELMAN HOLDING BV 1 INHOUD 2 1. INLEIDING 3 2. DOELSTELLING 3 3. DOELGROEPEN 3 4. COMMUNICATIE 4 BIJLAGE 1: CONCEPTBRIEF NAAR MEDEWERKERS 6 BIJLAGE 2: CONCEPTBRIEF NAAR BELANGHEBBENDEN 7 BIJLAGE 3: CONCEPTTEKSTEN WEBSITE HEUVELMAN CO 2 PRESTATIELADDER 8 CO 2 PRESTATIELADDER 8 INZICHT IN CO 2 EMISSIES 8 REDUCTIE VAN CO 2 EMISSIES 8 Communicatieplan CO 2 reductiebeleid Heuvelman Holding BV (23 juni 2011) 2

3 1. Inleiding Dit communicatieplan beschrijft de interne en externe communicatie van Heuvelman tussen medio 2010 en medio 2011 over haar CO 2 emissies, haar energiebeleid, CO 2 reductiedoelstellingen en de maatregelen die genomen worden om deze doelstelling te behalen. De inhoudelijke basis voor dit communicatieplan is beschreven in de documenten Emissie inventaris van Heuvelman Holding BV en Energie managementprogramma van Heuvelman Holding BV. Het communicatieplan beschrijft de communicatiedoelstelling, de externe belanghebbenden (oftewel de doelgroepen) en een gedetailleerd overzicht van communicatie-uitingen, met vastgelegde taken en verantwoordelijkheden. Dit communicatieplan is opgesteld ten behoeve van certificatie op trede 3 van de CO 2 prestatieladder van Heuvelman Holding BV. 2. Doelstelling De doelstelling van het communicatiebeleid van Heuvelman over haar CO 2 reductiebeleid is zoveel mogelijk mensen en organisaties bewustmaken van de noodzaak tot CO 2 reductie en hen te inspireren en uit te dagen om bij te dragen aan een vermindering van CO 2 emissies. Heuvelman zet verschillende communicatiemiddelen in om deze doelstelling te bereiken: Internet Intranet Houtsnipper (intern informeel schrijven) Brieven en mailings Beurzen Het communicatieproces verloopt als volgt. De communicatiedoelgroepen en de te communiceren boodschappen worden steeds voorgelegd door de CO 2 coördinator en vastgesteld in het MT van Heuvelman. De uitvoering van de communicatie wordt gedaan door diegenen die verantwoordelijk zijn voor het communicatiemiddel. Zij worden hierbij inhoudelijk gevoed door de CO 2 coördinator. 3. Doelgroepen Heuvelman onderscheidt verschillende groepen belanghebbenden, de doelgroepen genoemd. Interne doelgroepen: Medewerkers Bedrijfsleiders Stafmanagers Directie Management zusterbedrijven Management Deli NV Aandeelhouders Deli NV OR Externe doelgroepen: Klanten Leveranciers (goederen en diensten) Branchegenoten Overheid, provincies en gemeenten NGOs (waaronder WNF) Kennisinstituten (waaronder Nyenrode) Financiers Vastgoedinvesteerders en projectontwikkelaars Voor de belangrijkste doelgroepen is een gedetailleerde doelstelling en boodschap omschreven. Medewerkers, bedrijfsleiders, managers en directie Heuvelman Doelstelling: informeren over het energiebeleid, de CO 2 emissies, de reductiedoelstelling, de maatregelen en (heel belangrijk) de rol die iedereen vervult in het energie management proces en de uitvoering van de maatregelen. Communicatieplan CO 2 reductiebeleid Heuvelman Holding BV (23 juni 2011) 3

4 Boodschap: actie door inzicht (uitgangspunt: als een medewerker weet wat de CO 2 uitstoot van de eigen afdeling, vestiging of het eigen handelen is, zal de medewerker uitgedaagd worden deze te reduceren) en toelichting op het energiebeleid. Good housekeeping is een vast onderdeel van het werk. Klanten Doelstelling: informeren over het energiebeleid, de CO 2 emissies, de reductiedoelstelling, de maatregelen en aangeven dat Heuvelman hiermee een zeer interessante leverancier is om (meer) zaken mee te doen. Ook bij duurzame bouwprojecten. Boodschap: samen met Heuvelman de CO 2 prestatieladder benutten Leveranciers Doelstelling: informeren over het energiebeleid, de CO 2 emissies, de reductiedoelstelling, de maatregelen en het bieden van inspiratie en uitdaging om ook verder te verduurzamen Boodschap: samen met Heuvelman de CO 2 prestatieladder benutten 4. Communicatie De interne en externe doelgroepen die genoemd zijn in hoofdstuk 3 worden middels interne en externe communicatie benaderd. In tabel 1 en 2 zijn de communicatiemiddelen, boodschappen, planning en verantwoordelijken weergegeven. Doelgroep Communicatiemiddel Boodschap Planning Verantwoordelijke Medewerkers Werkoverleg van zaken, eigen rol Ieder kwartaal, D. Faber en E. Goedegebuure Bedrijfsleiders MT Doelstellingen, Ieder kwartaal Stafmanagers MT Doelstellingen, Ieder kwartaal Directie MT Doelstellingen, Ieder kwartaal Management zusterbedrijven Management Deli NV Aandeelhouders Deli NV OR Gesprekken Gesprekken OR overleg van zaken, context van zaken, context van zaken doelstellingen, maatregelen, stand van zaken Ieder kwartaal Tabel 1. Interne communicatie vanaf juni 2011 De brief waaraan wordt gerefereerd in tabel 1 is weergegeven in bijlage 1. De interne communicatie is een aanvulling op een traject dat al in gang is gezet: regelmatige voortgangbesprekingen CO 2 reductie, bespreking in het MT en werkoverleg, een workshop CO 2 reductie. De externe communicatie is gericht op de doelgroepen genoemd in hoofdstuk 3. Per communicatiemiddel is aangegeven welke boodschap wordt uitgedragen, welke planning er is gemaakt en wie ervoor verantwoordelijk is. Communicatiemiddel Boodschap Planning Verantwoordelijke doelstellingen, maatregelen, initiatieven Jaarlijkse update Internet Emissie-inventaris, beleid, doelstellingen, R. Moerkerken maatregelen, initiatieven, stand van zaken Presentaties doelstellingen, initiatieven, bredere Vast onderdeel context duurzaamheid (FSC/PEFC) van Heuvelman presentatie Tabel 2. Externe communicatie vanaf juni 2011 Communicatieplan CO 2 reductiebeleid Heuvelman Holding BV (23 juni 2011) 4

5 De brief waaraan wordt gerefereerd in tabel 2 is weergegeven in bijlage 2. Deze brief zal in eerste instantie naar een selectie van klanten en toeleveranciers worden toegestuurd. Na het behalen van het CO 2 bewust certificaat zal de externe communicatie zich op de volledig externe doelgroep richten. De tekst die vanaf juni op de website is weergegeven is weergegeven in bijlage 3. Communicatieplan CO 2 reductiebeleid Heuvelman Holding BV (23 juni 2011) 5