Verslag Raad van Bestuur KNOOPPUNT vzw 14 mei 2013 Huis van het Boek

Transcriptie

1 Verslag Raad van Bestuur KNOOPPUNT vzw 14 mei 2013 Huis van het Boek Aanwezig bestuur: Aanwezige leden: Thom Pelckmans, Geert Joris, Ronny Goossens, Dirk Van der Borght, Marleen Venken, Geert Van den Bossche Jozef Govaerts en Marina Stoop Aanwezig organisatie: Jef Maes, Goedroen Vanlerberghe, Nancy Reynders Verontschuldigd: Vicky Vermeulen De vergadering wordt voorgezeten door Geert Joris. 1. Verslag vorige bestuursvergadering (2/4/2013) Uitgeverij Plantyn vraagt om de notulen aan te passen in die zin dat Plantyn niet akkoord gaat met de communicatie rond de afschaffing van de koppeling met de Elo s. Het was ook beter geweest dat Smartschool de samenwerking had stopgezet, Knooppunt komt er nu als een zwakke partij uit. Het punt komt opnieuw ter sprake bij de varia (punt 7 in dit verslag). Ook overige aandachtspunten komen opnieuw aan bod tijdens deze vergadering: het optrekken van de licentieprijs, status Digiportail, 2. Status actiepunten vorige vergadering - Bestuursvergadering: Marina Stoop en Jozef Govaerts werden, als enige leden die geen bestuursmandaat hebben, uitgenodigd voor deze vergadering. Zij zijn waarnemend aanwezig. - Financiën: de eerste resultaten van de audit zijn sinds vandaag beschikbaar en zullen gepresenteerd worden door Tom Van Cleef (zie punt 3 in dit verslag). Er zijn nog geen facturen uitgestuurd naar de uitgevers voor Hiervoor werd gewacht op de resultaten van de audit en de daaruit voortvloeiende beslissingen van de Raad van Bestuur. Het wordt wel dringend voor de cashflow van Knooppunt om hiertoe over te gaan. - Factuur Threeships (TS): de factuur van TS werd on hold gezet tot vergadering met hen over de rapportage. Er is een voorstel tot aanpassen van rapportages terug te vinden op boekenvak. De facturen zijn goedgekeurd. De implementatie van de aanpassingen wordt nauw opgevolgd. - ELO s: de contracten zijn opgezegd na akkoord op vorige raad van bestuur. Dit moest voor eind maart gebeuren en kon dus niet blijven liggen. Er is een voorstel tot communicatie verspreid naar de uitgevers. Zie ook punt 7 in dit verslag. - Uitgeverij De Boeck: had al beslist dit jaar geen gebruik te maken van Knooppunt, maar sluit het niet uit in de toekomst en blijft daarom ook lid. Ze willen ook blijvend uitgenodigd worden op de raden van bestuur als waarnemend lid. - Threeships is op de hoogte gebracht dat de player van de app niet zal opgenomen worden door Knooppunt. De bestaande contracten met de uitgevers blijven geldig. Knooppunt vzw zorgt voor ondersteuning van de kiosk. verslag Raad van Bestuur KNOOPPUNT

2 3. Financiën Presentatie audit door Tom Van Cleef De auditopdracht bestaat uit 2 grote luiken: een analyse van het verleden om lessen te trekken voor de toekomst; daaraan gekoppeld een voorstel tot businessplan voor de komende jaren. De presentatie van vandaag betreft de audit uitgevoerd over het verleden (2009 tot en met 2012). Een aantal discussiepunten zullen sturend zijn voor de toekomst en het tweede luik van de auditopdracht omtrent de begroting 2013 en het business plan tot en met N.a.v. de controle werd de boekhouding op eind 2012 aangepast en de jaarrekening voorbereid. Deze worden gepresenteerd op de algemene vergadering. Samenvatting en bespreking auditrapport 1. Inleiding: wat zijn de elementen die we kennen en waar gaan we daarmee naartoe? 2. Executive summary Threeships Enterprises BV - De cijfers van 2011 zijn de laatst beschikbare cijfers en vertonen een aanzienlijk negatief vermogen. De liquiditeitspositie is al meerdere jaren negatief. Er wordt veel geïnvesteerd in software, die afgeschreven wordt en niet is gedekt door inkomsten. TS wordt vnl. gedekt door financiering binnen de groep. - Het contract met TS bevat geen opzegvergoeding/termijn. Bij faling is er onmiddellijke opzegbaarheid maar dit is niet de gewenste situatie. Impact van afwijkende facturatiewijze door Knooppunt naar de uitgevers - Het boekhoudkundig matching principe werd niet gerespecteerd. Dit resulteert in een overschot van gefactureerde bedragen over de verschillende jaren heen ter waarde van ,86 - Door TS werd een ondergrens van licenties aangerekend. In de beginperiode werd dit aantal niet gehaald en de kost van ,48 viel ten laste van Knooppunt. VMB verifieert dit cijfer nog. - Netto komen we uit op een bedrag van ,38 dat te veel werd gefactureerd aan de uitgevers t.e.m Genormaliseerd, gecorrigeerd resultaat voor de periode Het historisch verlies kan vnl. toegewezen worden aan de opstartjaren waar het aantal actieve licenties de werking niet kon dragen en waar bovendien een grote afschrijvingskost ten laste van het resultaat werd gelegd. Geprojecteerd resultaat 2013 bij facturatie licenties aan 0,65/jaar - ca resultaat valt binnen de verwachting, maar dit gaat zich niet vertalen in voldoende cashflow om verder te investeren en de openstaande facturen te betalen. Dit scenario is gebaseerd op huidig aantal activaties. - Een prognose voor de komende jaren is moeilijk te maken. Er wordt weinig groei verwacht op het niveau van de registraties, wel nog op het niveau van het aantal activeringen per leerling. Nazicht gefactureerde piekdagen - Datasheet TS stemt niet overeen met de aantallen zoals opgenomen op de aankoopfacturen voor de periode tot september Daarna loopt dit correct. Wat als TS zou factureren op basis van gemiddelden ipv piekdagen? - Dit gaf een verrassend klein verschil (wordt nog wel eens geverifieerd) verslag Raad van Bestuur KNOOPPUNT

3 - Eventueel debat hierover is dus weinig opportuun. Terugbetaling langlopende schulden - Terugbetaling Plantyn en Van In: In de oorspronkelijke overeenkomst wordt er melding gemaakt dat indien de schuld niet afgelost is tegen 30/09/2013 er een verwijlinterest van 3,5 % verschuldigd is op de hoofdsom. Momenteel is er nog een openstaand saldo van ,40. De grootte van dit bedrag kan verklaard worden doordat in voorbije jaren beslist werd door de Raad van Bestuur om de aflossingen af te toppen op Er dienen nieuwe afspraken gemaakt te worden. - Terugbetaling Boek.be: In 2013 is er reeds betaald op de openstaande schuld van ,22. Voor het business plan 2013 tot 2015 dient een afbetalingsplan uitgewerkt te worden. - De schuld naar VUV toe betreft een achtergestelde lening. VUV heeft aangegeven dat ze niet aandringen op een spoedige betaling: volgens nog op te maken afbetalingsplan. Subsidie Microsoft - via Xylos werd een subsidie ontvangen van ,38 inclusief BTW. Er zijn geen schriftelijke afspraken beschikbaar, maar het plan was wel om hiermee Knooppunt 3.0 te realiseren. Als Knooppunt 3.0 niet gerealiseerd zou worden, dan moeten afspraken gemaakt worden met Microsoft omtrent dit bedrag. Sowieso mag dit bedrag niet geboekt worden als inkomsten en zo in het resultaat van 2012 terechtkomen. 3. Historische resultaten Overzicht vóór normalisaties balans, resultatenrekening en cashflow - zie p. 16, 17 en 18 Normalisaties - zie p. 19 en 20 Bespreking balans en resultatenrekening - zie p Resultatenrekening na correcties, normalisaties en omboekingen - zie p Het historisch verlies kan voornamelijk toegewezen worden aan de opstartjaren waar het aantal actieve licenties de werking niet kon dragen en waar bovendien een grote afschrijvingskost ten laste van het resultaat gelegd werd. 4. Businessplan Assumpties, overzicht en projecties - zie p Terugbetalingsplan te berekenen op basis van maandelijkse cash flow 6. Correcties statutaire cijfers 31/12/ zie p. 46 verslag Raad van Bestuur KNOOPPUNT

4 Aanbevelingen 1/ Maatregelen in het kader van de afhankelijkheid tov TS. Juridische screening positie en contracten. 2/ Opmaak contracten met de uitgevers in het kader van de dienstverlening. 3/ Aflossing leningen Plantyn en Van In niet via verkoopfacturen laten lopen. 4/ Facturatie per maand naar de uitgevers (conform de aankoopfacturen) met het oog op het verbeteren van de cashflow (eenmalig effect). Actiepunten 1/ Negotiatie lening Plantyn & Van In: periode terugbetaling + verwijlintresten 2/ Positie VUV mbt achterstallige betalingen (VUV heeft reeds aangegeven dat ze dit bedrag niet zullen terugvorderen op korte termijn) 3/ Terugbetaling achterstallige leveranciersschuld Boek.be 4/ Quid investeringsprogramma (rekening houdend met subsidie Xylos) 5/ Afrekening Digiportail Volgende stappen VMB 1/ Validatie businessplan / Maandelijkse cash flow projecties met variabele betalingstermijn obv de uitkomst van de actiepunten 3/ Berekenen werkelijke werkingskost Boek.be 4/ Sensitiviteit berekenen bij evolutie van aantal licenties Actiepunten bestuur - In overleg met de juridische dienst wordt gekeken naar de contracten met TS en worst case scenario in kaart gebracht. Vervolgens dienen afspraken gemaakt te worden met TS mbt continuïteit, gelet op de precaire financiële situatie. - Het pad van een alternatieve leverancier in kaart brengen, eveneens met inachtneming van de juridische consequenties. Aandachtspunt: het CDS is eigendom van TS; dit zat in de oorspronkelijke overeenkomst tussen TS en Plantyn en Van In. Het licentiekantoor en de website zijn na afbetaling 50% eigendom van Knooppunt. - In eerste instantie dient er zekerheid ingebouwd te worden voor volgend schooljaar ( ). Een audit op de relatie met TS om het schooljaar te beveiligen. Een uitstapscenario dient gezien te worden op langere termijn. - Van de mensen die nu aan tafel zitten, wordt nadrukkelijk het engagement gevraagd om niet terug te komen op genomen beslissingen. - Financieel luik: clean desk per 31/12/12. De lening Plantyn Van In wordt in een nieuwe overeenkomst gegoten en de afbetaling wordt niet verrekend in de verkoopfacturen. Er worden creditnota s uitgeschreven naar de uitgevers voor de verschuldigde som. Er wordt een terugbetalingsplan aan Boek.be gemaakt. De facturatie van de actieve licenties naar de uitgevers zal vanaf nu maandelijks gebeuren. In afwachting van de definitieve goedkeuring van de licentieprijsverhoging zullen er voor de voorbije maanden van 2013 facturen verstuurd worden op basis van de licentieprijs van 55 cent per activatie per jaar. Nog te nemen beslissing - De licentieprijs: gaan we 55 cent behouden of verhogen naar 60 of 65 cent? Op basis van huidige analyse is 65 cent aangewezen. - Het bestuur wenst eerst aftopping te onderzoeken en extrapollaties op een rij te zetten. verslag Raad van Bestuur KNOOPPUNT

5 - Die Keure ontbreekt vandaag. Om te vermijden dat er wordt teruggekomen op beslissingen van vandaag, wordt een extra raad van bestuur voorzien op 19 juni. - In afwachting van de goedkeuring van de licentieprijsverhoging, worden er facturen uitgestuurd voor 2013 op basis van 55 cent per activatie per jaar. Opmerking bestuur De raad van bestuur besliste een projectleider aan te stellen in functie van de realisatie van Knooppunt 3.0. Dit is echter nog steeds niet gerealiseerd. Wel zijn er een aantal problematieken (zowel in bestuur als in functionaliteiten) blootgelegd die nu systematisch aangepakt worden en is er ingezet op continuïteit. 4. Samenstelling raad van bestuur + aanpassing statuten - Geert Joris legt zijn mandaat neer als lid van de raad van bestuur en gedelegeerd bestuurder. Het bestuur neemt akte hiervan. - De huidige statuten voorzien dat de gedelegeerd bestuurder van Boek.be ook gedelegeerd bestuurder is van Knooppunt. De raad van bestuur stelt voor om de statuten te wijzigen volgens een nader te bepalen formulering (met inachtneming van advies van de jurist) zodat Jef Maes als adjunct-directeur van Boek.be deze functie kan opnemen. - Op voorstel van het auditkantoor gaat het bestuur akkoord om externe partijen het mandaat van voorzitter en penningmeester op te nemen. Voorstellen zijn welkom. Eerste voorstel voorzitterschap: Jozef Colpaert, actief op terrein van digitale content. Hij kent de wereld van het educatieve boek. Er zal een informele vraag naar bereidheid gesteld worden. Voorstel penningmeester: Jos Vlaminckx - De aanpassingen van de statuten zal voorbereid worden tegen de volgende Raad van Bestuur. 5. Overeenkomst Knooppunt - uitgevers Er is nog geen nieuwe versie want een aantal punten dienen nog aangepast worden conform de beslissingen van de Raad van Bestuur. Afspraak facturatie en Digiportail: bespreking en finale beslissing op de extra raad van bestuur van 19 juni e.k. Een voorbereidende nota zal worden bezorgd voor de vergadering. 6. Visienota + lopende trajecten De visienota zal aangepast worden aan de besluiten van de Raad van Bestuur en rekening houden met de voorstellen van de audit betreffende business plan Lopende projecten: - Digiportail tekst revisie + incorporatie van vertaling in alle nieuwe opleveringen - Hogeschool licenties - Herwerking helpdesk mails & veelgestelde vragen - Aanpassen logo s & tekst - Statuspagina storingen en onderhoud - Aanpassen privacy pagina (cookie wetgeving) - Herwerken rapportage en statistieken - Recuperatie en communicatie elo - Aanpassen voorwaarden - Opkuisen van niet actieve accounts verslag Raad van Bestuur KNOOPPUNT

6 - App o o o Lay out + vertaling ontwerpen Release + testen (vertraging en nog geen Digiportail noch Windows8 en webapp) Performantie en stabiliteit!!! Streefdatum voor oplevering van deze projecten : september Varia Heroverweging beslissing ELO: De contracten zijn opgezegd. Deze beslissing herroepen is niet mogelijk. Focus zal blijven op de rol van Knooppunt als distributiekanaal. Volgende bestuursvergadering + bijzondere algemene vergadering: 19 juni 2013 verslag Raad van Bestuur KNOOPPUNT