Handleiding ERNTRANS EDITIE 6

Transcriptie

1 Handleiding ERNTRANS EDITIE 6 ADMINISTRATIEF: 1) Ladingen moeten zo kompleet mogelijk worden ingevuld. 2) Elke lading heeft zijn eigen nummer 3) Deze kunnen bij het opmaken van de dossiers bij elkaar worden gevoegd volgens 3 criteria: Standaard dossier (1 Opdrachtgever -- 1 Lading) Groupage dossier (Meerdere opdrachtgevers -- meerdere ladingen) Partij/Bulk dossier (1Opdr.gever -- meerdere ladingen -- 1 Tariefafspraak) 4) Controle voorafgaande aan aanmaken dossier is essentieel voor een goede verwerking van Reserveringen van Transportkosten en extra kosten. Wordt in dit stadium deze gegevens opengelaten dan zal er niets automatisch worden gereserveerd en zal dit handmatig moeten plaatsvinden. Dus zowel F4 als F6 nakijken.. 5) Na controle kan men het dossier merken en gereedzetten voor het aanmaken van het daadwerkelijke DOSSIER met ALT - F10 (F4 Dossiers) ALT - F8 (F5 Dossiers) en ALT - F9 (F6 Dossiers) De seelctie kan gezien worden in de tabel tussen OPDRACHTGEVER en VAN De ALT - F10 worden met een vinkje aan de linkerkant weergegeven, ALT - F9 met een S van Standaard dossier en ALT - F8 met een G van Groupage 6) Wanneer er een reeks zijn gemerkt met ALT - F8/F9/F10 (Zowel INKOMEND als UITGAAND) kan men doorgaan naar menuoptie DOSSIERS Inkomende lading toevoegen of Uitgaande lading toevoegen ( Pad D - I of U) Geeft men op de vraag of men de ladingen gereed wilt zetten J dan zal hij de dossiers van stap 5 in een aparte DATABASE worden geplaatst en zullen deze verdwijnen uit de Inkomend en/of uitgaande planning/lading schermen. Geeft men N in dan zal men in een lijst van reeds gereedstaande dossiers komen die in een eerde stadium nog niet waren voorzien van een dossiernummer. 7) In deze stap wordt er bepaald of het 1 van de dossiervormen genoemd in stap 3 betreft. Standaard dossiers zijn reeds gevinkt(door ALT-F9) met de S en kan gelijk F6 worden gegeven zo ook de G van Groupage (door ALT - F8). Voor groepage dossier of Partij/bulk dossiers moet men PER DOSSIER de ladingen merken met behulp van de SPATIEBALK er verschijnt dan een Vinkje in de laatste kolom. Druk dan op de betreffende knop (F4 of F5) en er zal een dossiernummer worden toegekend en zullen de betreffende ladingen uit de lijst verdwijnen. Voor Standaard dossiers geldt hetzelfde maar met die uitzondering dat deze meerdere dossiers tegelijkertijd kan aanmaken. Door meerdere ladingen aan te vinken en daarna te drukken op F6 zal elk van deze ladingen een apart nummer worden toegekend.

2 8) Men kan nu in de menuoptie DOSSIER Browser de dossiers zien staan. door 1 maal op F9 te drukken zal hij schikken op Dossiernr. Door nu CTRL PageDown in te geven zal je onderaan de lijst komen alwaar de nieuwste dossiers zich bevinden. Tevens zitten hier al diverse rapportage mogelijkheden in onder F8 Mocht men nou toch een LADING zijn vergeten toe te voegen aan een DOSSIER dan kan dit alsnog met F5. Men geeft dan in bij welk dossier dit moet worden gevoegd en zal worden verwerkt. Faktureren zal wel 'handmatig moeten gebeuren! 9) Fakturatie: Door nu te gaan naar de menuoptie FAKTUREREN en SELECTEREEN kan men nu de dossiers aanvinken voor facturering dmv de SPATIEBALK. In aanvang is dit reeds gedaan door de software, men kan nu nog bepalen of een faktuur nog niet eruit mag door deze te deselecteren. Zodra dit is gedaan kan men, alvorens F6 (aanmaken factuurbatch), nog een controle lijst afdrukken via F8 en de optie ALLE 'F' te kiezen. Hiermee wordt een korte lijst geproduceerd met in het kort de transport en eventuele extra kosten. (Achteraf(F6) kan deze lijst niet meer worden geproduceerd. Note: Dossiers die niet afgrekend dienen te worden (bijv. verv./foutritten ed) kunnen worden afgevinkt met ALT - F10. Er wordt dan met "G" aangegeven dat er geen faktuur opgemaakt is. Om bij controle niet verwarring te krijgen dat er een een faktuur zoek is van dit dossier wanneer het als gefaktureerd wordt gemerkt. 10) Er kan nu F6 worden gekozen. De facturen zullen dan klaargezet worden voor afdrukken. 11) Controle hiervan; voor afdrukken kan men zien in Factuur overnemen ((F - O) zoek op dossiernr of een andere menuoptie) en men kan nu door de facturen bladeren waarbij wordt aangegeven welke status deze factuur heeft: Af te drukken -- Moet nog worden afgedrukt en doorgeboektnaar EXACT Doorboeken EXACT -- Is afgedrukt maar moet nog worden doorgeboekt EXACT Afgedrukt/Geboekt -- Is afgedrukt en geboekt naar EXACT 12 Door in menuoptie FAKTUREREN en Selectie afdrukken te kiezen(f - A) worden de gereedstaande facturen afgedrukt. 13 Door naar Ink/verkopen te gaan en Verkopen (I V ) kan men de uitgaande fakturen in tabelvorm vinden. Door ALT- F10 te geven kan men achteraf een (extra)afdruk realiseren. Het getal stelt het aantal exemplaren voor die afgedrukt moeten worden. De afdruk zal dan direkt plaatsvinden.

3 INKOPEN - RESERVERINGEN Inkopen kunnen geboekt worden via Inkopen/Verkopen - Afboeken of Inkopen (Pad IA of II) Afboeken kan reeds plaatsvinden, Inkopen direct boeken wordt verderop aangehaald. In AFBOEKEN kan men een NOTA op een enkele Reserveringafboeken. mocht er een verschil in bedrag zijn dan wordt dit gemeld en zal het systeem vragen om het af te boeken of als restant te laten staan in de RESERVERINGLIJST. Dit Restant zal dan worden aangemerkt met een R. Een faktuur wat in zijn geheel wordt afgeboekt, hetzij kloppend bedrag, hetzij afboeken zal als V worden aangemerkt. Het bedrag zal in Dossier financieel worden afgetrokken resp. bijgeteld.(res./ink.) Een verzamelfaktuur boeken kan ook door de betreffende reserveringen met de SPATIEBALK te markeren. LET OP de reserveringen moeten totaal het komplete bedrag van de faktuur beslaan. Is er een reservering die niet klopt hiermee, dan zal deze eerst moeten worden aangepast en dan kan men zo'n verzamelnota boeken. Het systeem kan namelijk niet bepalen van welk dossier je het eventueel restant zou willen afboeken, vandaar dus eerst de reservering(en) aanpassen.(de reserveringen gemerkt V zijn verwerkt en zullen via de optie Systeembeheer - Ordenen - Beperkt worden verwijdert) Reserveringen worden bij aanmaak van een DOSSIER via pad D I of D U aangemaakt, vandaar ook de essentie om de Ladingegevens incl. F6 zo kompleet mogelijk in te vullen. Achteraf reserveren kan ALLEEN MAAR in RESERVERINGEN met INS. En heeft geen direkte koppeling met F6. Echter wordt het totaalbedrag onder Dossierfincieel wel +/- aangepast om zo het Dossier-SALDO kloppende te houden. Via INKOPEN kan men inkopen boeken die niet via Reserveringen te boeken zijn. Wanneer men op F8 drukt zal er eerst het klanten popup schermpje worden getoond. via F2 kan men een snelkeuze maken en ENTER geven. Dan zal er een vak staan genaamd boeknr. Dit is alleen te gebruiken indien men de eerste boeking van een verzamelfaktuur heeft geboekt en de rest van dit faktuur ook op dit boekstuknr geboekt wenst te hebben anders laat men dit gewoon leeg en er zal automatisch een nieuw opvolgend nummer worden toegekend. De rest van de vakken spreekt voor zich. Na het aangeven van de BTW code zal men worden gevraagd of dit correct is. Zoja dan J ingeven en er zal geboekt worden, indien N dan zal het terugspringen in het invulscherm. Men kan dit tevens verlaten met ESC zonder een boeking te verrichten(dit geldt ook voor Afboeken). Inkopen kunnen met F10 worden TEGENGEBOEKT als het gaat om een verkeerde boeking. Deze inkoopnota zal dan met hetzelfde boekstuknr etc worden tegengeboekt waardoor er in EXACT een boeking ontstaat uit 2 regels ( een + en een - ) die op nul loopt.

4 Extra kosten die na aanmaak van het dossier worden ingevuld in F6 en het betreffende kostenvak had een 0 bedrag dan zal deze toevoeging in F6 WEL worden doorgevoerd naar RESERVERINGEN. LET OP : Eventuele aanpassingen van een bedrag in F6 (na aanmaak dossier) KAN NIET worden doorverwerkt naar RESERVERINGEN. Extra kosten(reserveringen) kunnen ook in Reserveringen/Afboeken worden bijgevoegd Deze worden echter niet in het dossier (F6) bijgewerkt DOSSIER RAPPORTAGE Via DOSSIER en Dossier Rappoten (Pad D R) kan men diverse rapporten uitdraaien. Via DOSSIER en Dossier Browser (Pad D D F8) zijn er ook diverse opties oa BORDERO, hetgeen verderop wordt besproken. Via Dossier Browser (Pad D D) kan men de ontvangen CMR's afvinken mbv ALT-F4. Via DOSSIER en Dossier Rapporten kan men ook nagaan wat het laatste boekingaanbod van relaties is geweest. Enkele tips: in een SCROLL scherm kun je CTRL PageUp of PageDown te gebruiken om bovenaan respectievelijk onder aan een bestand te komen. In een invulveld kan men CTRL Y gebruiken om het huidige veld leeg te maken. (CTRL U zet de laatste CTRL Y weer terug) In een invulveld kan men CTRL T gebruiken om vanaf de positie van de cursor de rest van een veld te wissen en wat er voor de cursor staat blijft staan.

5 PLANNING: 1) Ladingen moeten zo kompleet mogelijk worden ingevuld. 2) Elke lading heeft zijn eigen nummer 3) Deze kunnen bij het opmaken van de dossiers bij elkaar worden gevoegd volgens 3 criteria: Standaard dossier (1 Opdr.gever -- 1 Lading) Groupage dossier (Meerdere opdrachtgevers -- meerdere ladingen --- eigen Auto's) Partij/Bulk dossier (1 Opdr.gever -- meerdere ladingen -- 1 Tariefafspraak) Controle voorafgaande aan aanmaken dossier is essentieel voor een goede verwerking van Reserveringen van Transportkosten en extra kosten. Wordt in dit stadium deze gegevens opengelaten dan zal er niets automatisch worden gereserveerd en zal dit handmatig moeten plaatsvinden. Dus zowel F4 als F6 goed invullen.. LADING/VRACHT SPECIFICATIE: Via F4 kan men alle details m.b.t. de Vracht/Lading invullen. van hieruit kan men met F6 de kosten ingeven/opbrengsten ingeven Deze kosten/opbrengsten worden gebruikt om reserveringen te plaatsen en de verkoopnota aan de klant te maken. VOORHALEN/AFLEVEREN: Tevens kan men vanuit F4 met F4 Voorhalen/Afleveropdracht aanmaken/invullen en afdrukken, en ook hier weer het betreffende tarief ingeven/zien. Met F5 kan men de vervoerders ophalen en met F3 resp. F4 kan men de opdracht aanmaken. De opdracht zal standaard de partij uit F4 aangeven en zal met de bekende afsluitregels afsluiten. Uiteraard zullen de kosten die worden ingevuld wederom bij het aanmaken van het dossier worden gereserveerd. BORDERO via Lading Uitgaand /Inkomend Via F8 kan men rapportages opmaken m.b.t. de Lading. Hierin zit ook een Optie BORDERO. Door het vak kenmerk in te vullen in het voorscherm (dmv de cursortoets naar rechts in te houden kan men hiernaartoe, normaal valt dit veld buiten het scherm aan de rechterkant) kan men op dit kenmerk een Bordero afdrukken. De datum is een optie maar niet verplicht. (Op dit moment is dit een concept, suggesties zijn welkom)

6 Enkele tips: in een SCROLL scherm kun je CTRL PageUp of PageDown te gebruiken om bovenaan respectievelijk onder aan een bestand te komen. In een invulveld kan men CTRL Y gebruiken om het huidige veld leeg te maken. (CTRL U zet de laatste CTRL Y weer terug) In een invulveld kan men CTRL T gebruiken om vanaf de positie van de cursor de rest van een veld te wissen en wat er voor de cursor staat blijft staan. Mochten er nog aanvullingen em/of wijzigingen hierop zijn mbt leesbaarheid etc. dan verneem ik dit gaarne. mvg Edvard