POLAR RALLY HANDLEIDING fundraising

Transcriptie

1 POLAR RALLY HANDLEIDING fundraising POLAR RALLY HANDLEIDING FUNDRAISING 1

2 INHOUD 1. Aan de slag! 3 2. Stappenplan 5 3. Extra tips voor publiciteit 7 4. Jij & je enthousiasme 8 5. C est Ca! 8 POLAR RALLY HANDLEIDING FUNDRAISING 2

3 De Polar Rally: een brommer-roadtrip naar de Noordkaap. Een avontuur voor jou, en een geluk voor de straatkinderen die geholpen worden aan een betere toekomst door de Ciske de Rat Foundation (CRF). Oh, oh, jij nobele strijder! Jij haalt euro op voor de CRF, of meer natuurlijk als je écht een goed hart hebt. Sponsoren is niet hetzelfde als gewoon geld aan een goed doel geven. Dan heette t wel geld geven. Nee, sponsoren is een speciale manier om een goed doel te steunen. En sponsorwerven is leuk, als je de smaak eenmaal te pakken hebt. Voornaamste middel daarbij: je eigen enthousiasme. Laat bij elk verzoek om die euro s je persoonlijke bevlogenheid doorklinken. Je sponsors zijn je maten, collega s, familie en eigenlijk iedereen in je omgeving. Zij willen in de eerste plaats jou helpen, voor jouw once in a lifetime experience. De combinatie van jou steunen én iets doen voor de Ciske de Rat Foundation maakt het sponsoren uniek. Breng aan je (potentiële) sponsors over dat jij een uitdagend avontuur aangaat. En een uitdaging is het! Het zal beslist niet gemakkelijk zijn in Scandinavië: waar de zomers nat zijn, het bier verschrikkelijk duur is, de muggen in grote getale rond je zwermen en je brommer eigenlijk niet meer is dan een kruk op twee wielen met een motor. Plus, je vraagt geen geld voor jezelf. Je betaalt immers de kosten van je avontuur zelf. Of niet, maar dat is dan een detail dat je tijdens die wervende gesprekken even vergeten bent/ achterwege laat. Een bijdrage van je omgeving aan zo n nobele prestatie mag best. In de basis vraag je om geld voor straatschoffies die het nodig hebben. Straatschoffies die dankzij jouw gesponsorde prestatie een betere toekomst krijgen. 1. Aan de slag! Het lijkt veel geld, maar het binnenhalen ervan is echt geen hogere wiskunde. Als t wel zo lijkt, helpt deze manual je bij het binnenhalen van die mille. Hieronder vind je informatie, tips en tools over hoe jíj het geld van je omgeving verdient. Succes! Algemene tip 1: Geef het goede voorbeeld! Door jezelf te sponsoren is er een start, ben je van de 0,- en vergroot je het vertrouwen van je sponsor in jou. Je kunt potentiële sponsors vragen jouw sponsoring te overtreffen natuurlijk. Goed, of evenaren. Algemene tip 2: Easy peasy, persoonlijke sponsoring Met een lekker plaatje van jezelf en een geschreven vlotte babbel over waarom je meedoet aan de Polar Rally 2014 creëer je een persoonlijke sponsorwervingspagina. Met een paar muisklikken kunnen familie en vrienden je meteen sponsoren. Zo makkelijk trek je hun beurzen tot op de laatste euro leeg. Het ís per slot van rekening voor een goed doel! POLAR RALLY HANDLEIDING FUNDRAISING 3

4 Algemene tip 3: Gebruik wat er al is De voornaamste reden dat mensen sponsoren, is simpelweg omdat ze worden gevraagd. Het is een drempel. Dat klopt. Maar je doet het, daar is ie weer, voor een goed doel. Je stuurt een persoonlijke aan iedereen in je adresboek. Je kan in die mail dat strakke filmpje van de Polar Rally plaatsen, om de mensen ook een beeld bij de tekst te geven. Één algemene mail, maar iedereen schrijf je natuurlijk individueel aan. Algemene tip 4: Creativiteit is key Naaktkalenders van jou en je deelnemende vrienden, ga door t stof (letterlijk) en was auto s, feed je vrienden door taarten te bakken, verkoop je allesie tijdens een garage sale, organiseer een pubquiz met veel bier (alcohol maakt immers vrijgevig), vorder alle lege flessen en vooral lege kratten van je omgeving en lever die in. Het is zo gek niet te bedenken, of het is al gedaan en heeft klinkende euro s opgeleverd. Zie meer tips in het stappenplan onder 6. Acties, acties, actie!. Algemene tip 5: Be de Ciske de Rat Foundation-guru Vertel bevlogen over het werk van de Ciske de Rat Foundation. Om je sponsors enthousiast te maken. Complete jaarverslagen van de CRF kan je waarschijnlijk beter achterwege laten (bij financiële fetisjisten dan weer niet), maar zorg wel dat je de hoofdzaken op een rijtje hebt. De CRF is een jonge, fantastische organisatie, die met onderwijs, sport, spel, aandacht en zorg de straatschoffies een kans op een normaal leven dichterbij brengt. Dat moet je overbrengen. 1.1 De Ciske de Rat Foundation, zo fantastisch? Wat: Geweld, mishandeling, drugs en gezondheidsproblemen: Straatkinderen zijn vaak dag en nacht op straat en vechten voor hun leven. Ziekenhuizen? Doktoren? Onbekenden voor ze. Eten? Daar wordt om gevochten. Drugs? Een slechte toevlucht, maar voor hun een manier om te ontsnappen aan de eenzaamheid en harde realiteit van de straat. Prostitutie? Jonge meisjes zijn slachtoffers van misbruik, intimidatie en criminaliteit. En hier houdt het niet eens op.. Wie: Straatschoffies wereldwijd: Via mensen en projecten in hun directe omgeving ondersteunt de CRF de kinderen van de straat. Met onderwijs, met sport en spel, met aandacht en zorg. Want ook die zogenaamde rotkinderen verdienen een kans op een normaal leven. Hoe: De succesvolle strategie van Meester Bruis: Ciske de Rat staat symbool voor de doelgroep van de CRF. Ciske kreeg geen liefde en aandacht van zijn moeder, het tegenovergestelde juist. Van Meester Bruis, die door zijn vervelende gedrag heen keek, leerde Ciske wat liefde en aandacht is. Hij leerde vaardigheden die nodig zijn om verder te komen en om gelukkig te zijn. De Ciske de Rat Foundation wil niet langer toekijken hoe deze vergeten groep kinderen afglijdt en wil hun Meester Bruis zijn. POLAR RALLY HANDLEIDING FUNDRAISING 4

5 2. Stappenplan I love it when a plan comes togehter Zoals Hannibal van the A-team altijd zei. De held. Van toen tenminste. Nu ben jij die held, met een plan. Of een gedeeld plan, als je samen met een groep vrienden meedoet aan de Polar Rally Succesvolle sponsorwerving begint met een stappenplan. Duik de kroeg in met je medeavonturiers en zet alles op papier. 2.1 Time & Money In het plan inventariseer je hoeveel tijd je hebt en hoeveel geld je bij elkaar wilt krijgen. Als je met een team gaat sponsorwerven, verdeel je de taken. Alles op het laatste moment, dat was tot 2013 cool. Begin vroeg, dan heb je vlak voor de Polar Rally geen stress. 2.2 Moneymakers Inventariseer al je vrienden, studiegenoten, familieleden, collega s, party buddy s en sportmaten. Begin met de meest dichtbije mensen en maak de kring steeds wijder. Dat levert een hele reeks namen op. Als je met een groep bent, ontstaat er een enorme lijst! Denk aan je: partner familie vrienden studiegenoten studentenvereniging kennissen buren collega s en werk sportclub stamkroeg, -club en restaurants bakker, slager, winkel op de hoek, supermarkt 2.3. Shake die moneymakers Sommige zie je elke dag, sommigen heb je een jaar niet meer gesproken. Dat vraagt om een verschillende aanpak. Werk je in een team aan het sponsorwerven? Bedenk bij elke potentiële sponsor wie van jullie team de meeste kans heeft op een persoonlijk contact. Bedenk wie je gaat spreken, bellen, mailen, een brief(?) sturen. Houd bij wie je al gevraagd hebt om sponsor te worden. Begin bijvoorbeeld met een reeks persoonlijke gesprekken. Stuur meteen daarna een leuke herinneringsmail en blijf daarna in contact met je sponsors. Na een tijdje nogmaals vragen is aan te raden: veel mensen leggen je mail of verzoek even naast zich neer en vergeten het dan. Veel sponsors vinden het prettig om een duidelijk bedrag te horen. Durf te vragen: als je 5 euro POLAR RALLY HANDLEIDING FUNDRAISING 5

6 vraagt, zul je zelden 500 euro krijgen. Natuurlijk zijn ze vrij om net zoveel te geven als ze zelf willen, maar een concreet bedrag helpt sponsors over de streep. Noem een bedrag dat past bij de bewuste persoon of organisatie en rond dit naar boven af. Laat regelmatig iets horen (een mail, een whatsapp, een post of tweet), dat vinden sponsors en potentiële sponsors zeker leuk. Heb je al een brommer? Hoeveel geld moet je nog ophalen? Wat gaat er goed, maar ook wat gaat er minder goed? 2.4 Senk joe! Bedanken. Bedanken een open deur? Helaas: veel mensen die geld geven aan een goed doel horen nooit een bedankje. Laat jou dat niet gebeuren. Bedank je sponsors meteen: het liefst persoonlijk, maar ook per mail, telefoon, etc. Vraag ze eventueel om ideeën om nog meer geld bij elkaar te brengen: elke sponsor heeft weer een eigen netwerk en via -via komen er misschien meer sponsors en/of leuke ideeën binnen. 2.5 McMoney, pak de bedrijven Meestal begin je met de mensen in je omgeving, maar zet vooral ook alle mogelijke bedrijfssponsors in je plan. Allereerst je eigen werkgever, maar vergeet ook andere bedrijven waarmee jij in aanraking komt niet. In de buurt, in je stad, in de regio: bedenk hoe je ze kunt benaderen. Ken je er iemand? Bedrijven zijn uitstekende sponsors als je er een ingang hebt. Bedrijfssponsors willen graag iets terug voor hun sponsorbijdrage. Bedenk een tegenprestatie: een vermelding in je communicatie naar buiten, een dag werken. Ook leuk: een enthousiaste presentatie bij een bedrijf, waarin je vertelt over de Ciske de Rat Foundation en de Polar Rally. 2.6 Acties, acties, ACTIE! Vraag als verjaardagscadeau een, natuurlijk enorme, sponsorbijdrage! Organiseer een tof huisfeest/barbecue/borrel/bierproeverij/ pubquiz/lunch in de buitenlucht voor vrienden en familie. Halverwege doe jij soepel je rondje met je sponsorformulieren, of je vraagt een deelnamefee. Haak aan bij belangrijke data en evenementen: een Paasmarkt, een Koningsdagactie, een Avondvierdaagse actie, verkoop en werf (naar divide en conquer). Zet anderen voor je aan het werk. Schakel kids in! Je eigen kinderen of neefjes, nichtjes of buurkinderen: ze zullen het prachtig vinden om te helpen sponsorgeld binnen te krijgen. Door langs de deuren te gaan of door een project/evenement/spel op school over de Polar Rally en de Ciske de Rat Foundation. Schud de ouders ook leeg. Een speciale oproep in mei (vakantiegeldmaand!) onder vrienden en collega s: doneer 5% van je vakantiegeld. Gewaagd, maar zeker leuk en succesvol. Maak als team van schaarsgeklede motormuizen een kalender en verkopen maar! Eerder gedaan door de Mooie Mario s voor de Tour for Life en bijvoorbeeld de rugbydames van Oxford University (google het). POLAR RALLY HANDLEIDING FUNDRAISING 6

7 3. Extra tips voor publiciteit Hallo Ju.. Internet! Gebruik internet op zoveel mogelijk manieren. Zorg voor filmpjes, foto s en leuke, inspirerende quotes en verhalen en houd je team-/persoonlijke pagina bij. Verder: alle social media waarop jijzelf en je sponsors actief zijn. Denk dichtbij. Waar zitten je sponsors? Waar ga je sponsors zoeken? Welke lokale media lezen deze mensen? Als je studenten of collega s gaat benaderen, is een lekker stukje in het blad van je werk, universiteit, hogeschool, studie- of studentenvereniging, op intranet, in een nieuwsbrief voor werknemers een prima ondersteuning. Extra! Extra! Read all about it! Creëer nieuws. Je hebt meer kans op aandacht als er een nieuws insteek is. Of, een nieuwsinsteek. De eerste training, voorvallen tijdens het sponsorwerven, een hartveroverende actie van je nichtje: alles kan een mooie insteek zijn voor human interest nieuws. Ook bijzondere omstandigheden van teamleden en teams zijn waardevol. Thinking BIG! Ga je voor de grotere bladen en tijdschriften? Wees dan goed voorbereid op wat jij eruit wil halen, wat de journalisten en de bladen willen en wat ze jou/jullie kunnen vragen. Je kan ook een persbericht eruit doen. Tips nodig voor een persbericht? Zet het echte nieuws (namen, data, locatie) in de eerste alinea. Daar staat antwoord op de vragen: Wie? Wat? Waar? Waarom? Wanneer? Bedenk dat nieuws een relatief begrip is. Voor een lokaal blad is het feit dat plaatsgenoten meedoen al nieuws. Maak een duidelijke, lekker leesbare kop Zet een duidelijke tussenkop boven elk tekstblokje. Zorg voor een persoonlijke en bijzondere aanleiding: waarom doe je mee? Is het een jubileum, eerste grote activiteit na een moeilijke periode, auto -ongeluk, zijn jullie broers, vrienden, onbekenden? Zorg dat er een paar citaten in het persbericht staan. Zorg dat de basisfeiten over de CRF kort en duidelijk in de tekst staan. Verwijs naar de teampagina, je eigen website, Polar Rally- website. Bied altijd aan dat je extra informatie/interview wilt geven, geef een telefoonnummer. Voeg interessant beeldmateriaal toe. Zorg dat het iets toevoegt en losmaakt. Maximum lengte: 1 A4tje. POLAR RALLY HANDLEIDING FUNDRAISING 7

8 4. Jij & je enthousiasme Niets is zo overtuigend als een persoonlijk gesprek met je (potentiële) sponsors. Probeer dus zoveel mogelijk mensen live te spreken. Als dat niet lukt: probeer in je communicatie zo persoonlijk mogelijk te zijn. Liever een telefoontje dan een mail, liever een mail dan een algemene nieuwsbrief naar je achterban, liever een persoonlijk whatsappje dan een berichtje via Twitter. Het allerbest werken al deze methoden door en naast elkaar, vanuit jou en jouw verhaal. Laat je enthousiasme blijken over de Polar Rally en het werk van de Ciske de Rat Foundation. Straalt dat uit en de sponsors zullen zich aangesproken voelen. 5. C est Ca! Met deze handvatten kan je aan de slag (met je team) om je sponsorbijdrage van euro op te halen. Heb jij een succesvolle actie of andere sponsorwerftips, laat t weten! Zodat andere deelnemers een voorbeeld kunnen nemen aan jouw actie. Sharing is caring! En blijven de euro s uit, zit je in een impasse of heb je een peptalk nodig? Geef ons dan een belletje of digitale post, we helpen je graag! Zo, en nu cashen! POLAR RALLY HANDLEIDING FUNDRAISING 8