Mamut Business Software. Introductie. Installeren, instellingen, rapporten en selectie

Transcriptie

1 Mamut Business Software Introductie Installeren, instellingen, rapporten en selectie

2 Introductie van Mamut Business Software Installeren, instellingen, rapporten en selectie Versie: 12. Partnr.: MBS.MAN.INT.NL 002

3 Producent en distributeur: Mamut Software B.V. Postbus CB Amsterdam Zuid-Oost Tel: (gratis) Fax: Internet: Mamut Supportcenter: Openingstijden: maandag-vrijdag 09: Tel: (lokaal tarief) Fax: Internet: Verkoop Tel: (gratis) Fax: Internet: Copyright Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut- logo zijn geregistreerde merken van Mamut Sofware B.V. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven. II

4 COPYRIGHT WELKOM BIJ MAMUT De handleidingen die u bij het programma ontvangt geven een introductie tot de mogelijkheden die Mamut Business Software u biedt. Alle klanten ontvangen de handleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". Afhankelijk van welk Mamut-systeem u heeft aangeschaft, ontvangt u eveneens één of twee andere introductiehandleidingen: "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce" en "Administratie, logistiek en personeel". De documentatie bevat informatie over functies van de hele programmaserie. Functies niet toegangelijk in uw programmaversie kunnen vernoemd zijn. U kunt uitbreidingen evalueren in de voorbeelddatabase en een upgrade bestellen om de functies te benutten. Indien u meer informatie over grotere versies wilt ontvangen, kunt u contact met ons opnemen via of via e-post: info@mamut.nl. U krijgt een snelle en eenvoudige inleiding in het gebruik van het systeem, hoe u het moet installeren en een overzicht van de contractuele voorwaarden die van toepassing zijn tussen u als klant en ons als leverancier. Het is belangrijk zowel de licentie- als de Mamut Serviceovereenkomst door te lezen voordat u het systeem installeert. Wij willen u ook attenderen op onze websitepagina waarop u antwoorden kunt vinden op vragen die betrekking hebben op de Mamut-systemen. U kunt hier op een eenvoudige manier oplossingen vinden voor uw problemen 24 uur per dag. Wij zijn ervan overtuigd dat uw onderneming veel plezier zal beleven van het ontvangen programma. Wij wensen u veel succes met Mamut Business Software! III

5 INSTALLEREN, INSTELLINGEN, RAPPORTEN EN SELECTIE Inhoud Welkom bij Mamut...III HOOFDSTUK 1: INSTALLEREN EN OPSTARTEN... 1 Over de programmainstallatie...2 Standaardinstallatie voor één gebruiker...4 Zo installeert u: Één gebruiker...4 Aanmelden Serverinstallatie Over netwerkinstallatie/installatie voor meerdere gebruikers Zo installeert u: Serverinstallatie Hoe de gegevensbestanden delen? Clientinstallatie Zo installeert u: Clientinstallatie Producten evalueren en functies uitproberen Voorbeelddatabase installeren/additionele producten evalueren Over updates naar een nieuwe versie Systeemupdates downloaden HOOFDSTUK 2: RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Raak bekend met het programma Help voor Mamut Business Software Over het bureaublad De bureaublad-werkbalk Over aandachtsgebieden op het bureaublad Websites op het bureaublad Over informatiestromen op het bureaublad Over beeldschermen in het programma Algemeen over lijstvensters Werkbalken op schermniveau Sneltoetsen in het programma Systeemdatum Het standaardregister Aan de slag met nummerreeksen Gebruikersaanpassingen voor bureaublad Gebruikersinstellingen voor Bureaublad Eigen gedefinieerde knoppen op het bureaublad Inhoud van een aandachtsgebied op het bureaublad bewerken Koppelingen invoeren die op Mijn bureaublad worden weergegeven Hoe kan ik nieuws van Mamut Supportcenter op het bureaublad weergeven? Overige gebruikersaanpassingen Over gebruikersinstellingen Gebruikersinstellingen per module Gebruikersnaam en wachtwoord Automatisch venster openen bij aanmelden HOOFDSTUK 3: ZOEKEN EN SELECTIE Zoeken IV

6 INHOUD Selectie Selectie/Verfijning Hoe een selectie aanmaken? De velden in Zoek en Selectie Uitgebreide selectie Voorbeeld van uitgebreide selectie Wizard voor bewerken van relaties HOOFDSTUK 4: INSTELLINGEN Instellingen Gebruiker Over gebruikersinstellingen Gebruikersrechten Gebruikersinstellingen per module Gebruikersinstellingen - Overig Bedrijf Bedrijfsinstellingen Bedrijfsgegevens Rekeninginformatie Btw-register Btw-codevenster Het standaardregister Nummerreeks Instellingen - Beveiliging Andere instellingen Landenregister Postcoderegister Andere programma's Hoe Winfax gebruiken in Mamut? HOOFDSTUK 5: BEHEERDER Database Over databases Over bedrijfsdatabases Bedrijfsdatabase openen Een nieuwe bedrijfsdatabase aanmaken Hoe de inhoud in een systeemdatabase verwijderen? Over databasehulpprogramma's Installeren van bestanden API Reservekopieën Verschillende typen reservekopieën Reservekopie voor de accountant Hoe een reservekopie maken? Over reservekopie terugzetten Hoe een reservekopie terugzetten? Instellingen voor reservekopie Gebruikeradministratie en gebruikersrechten Gebruikeradministratie Gebruikersnaam en wachtwoord Hoe een gebruiker koppelen aan een medewerker? Over gebruikersrechten Wizard voor het beheer van toegangsprofielen Hoe een aangepast toegangsprofiel voor een gebruiker aanmaken? V

7 INSTALLEREN, INSTELLINGEN, RAPPORTEN EN SELECTIE Systeemlog Systeemactiviteiten Licentie Over licentienummer Hoe licentienummer registreren? Over het programma Beheer van licentiegegevens Hoe een licentie lezen vanaf een licentiediskette? Licentiebestand downloaden Hoe de registratie-informatie wijzigen? Mamut Online Desktop Aan de slag met Mamut Online Desktop Hoe Mamut Online Desktop deactiveren? Bedrijfsinstellingen voor Mamut Online Desktop HOOFDSTUK 6: RAPPORTEN Rapportmodule Rapportinstellingen Rapport-/Etiketeditor Hoe een rapport bewerken? Hoe een rapport aanpassen zodat de velden correct overeenstemmen op formulieren? Etiketten bewerken Hoe rapportbestanden importeren? Hoe een logo in rapporten opnemen? Adresinstellingen Gebruikersinstellingen voor Rapporten/Printerinstellingen Voorkeursrapporten Instellingen voorkeursrapport Instellingen rapportenbundel Over streepjescodes HOOFDSTUK 7: MAMUT IMPORT/EXPORT Mamut Import/Export Mamut Import/Export starten? Import Gegevens importeren Importeren van orders Importeren van klanten Export Gegevens exporteren Export van factuurgegevens MEER INFORMATIE Service en support Mamut Academy Mamut Serviceovereenkomst INDEX VI

8 Hoofdstuk 1: Installeren en opstarten In dit hoofdstuk: OVER DE PROGRAMMAINSTALLATIE... 2 STANDAARDINSTALLATIE VOOR ÉÉN GEBRUIKER... 4 Zo installeert u: Één gebruiker... 4 Aanmelden SERVERINSTALLATIE Over netwerkinstallatie/installatie voor meerdere gebruikers Zo installeert u: Serverinstallatie Hoe de gegevensbestanden delen? CLIENTINSTALLATIE Zo installeert u: Clientinstallatie PRODUCTEN EVALUEREN EN FUNCTIES UITPROBEREN Voorbeelddatabase installeren/additionele producten evalueren OVER UPDATES NAAR EEN NIEUWE VERSIE Systeemupdates downloaden

9 INSTALLEREN EN OPSTARTEN OVER DE PROGRAMMAINSTALLATIE Systeem- en netwerkeisen Het programma is ontworpen voor gebruik met bijgewerkte versies van Windows besturingssysteem en bijgewerkte hardware. De systeemeisen vindt u in het programmapakket of de updatehandleiding bij alle programmaversies. De systeemeisen zijn de aanbevolen minimumeisen voor het draaien van het programma. Bij bijgewerkte hardware mag u betere prestaties verwachten. Installatie van programmabestanden Het eerste wat u moet doen om Mamut Business Software te kunnen gebruiken, is het installeren van de programmabestanden. De programmabestanden kunnen geïnstalleerd worden vanaf een cd, of via download vanaf onze website. Hier vindt u ook een installatiehandleiding. Vooraleer u het opstarten begint, moet u beslissen welk installatietype u wenst te gebruiken: Één gebruiker Wordt aangewend wanneer u een licentie heeft om het programma te gebruiken op één pc. De programmabestanden moeten geïnstalleerd worden op de pc, die u wenst te benutten voor het programma. Meerdere personen kunnen evenwel de computer delen en zich registreren als gebruikers van het programma. Meerdere gebruikers - Serverinstallatie Als u een licentie voor meerdere gebruikers hebt gekocht, kunt u kiezen welke pc dienst doet als server en installeert u de programmabestanden eerst op deze pc. U moet ervoor zorgen dat de verschillende gebruikers toegang hebben tot een gemeenschappelijk gegevensgebied op deze computer. De computer die u kiest, kan de computer zijn die enkel dienst doet als server of u kiest één van de computers van de gebruikers. Voordat u een installatie doorvoert in een omgeving van meerdere gebruikers, dient u onderstaand te lezen over installaties voor meerdere gebruikers. Meerdere gebruikers - Clientinstallatie Bij een licentie voor meerdere gebruikers installeert u eerst het programma op de server. Daarna installeert u de programmabestanden op de pc's waarop het programma gebruikt zal worden. Wanneer u op een server installeert, kunt u aanvinken dat er een set met installatiebestanden voor de clientinstallatie wordt aangemaakt en dat deze op een geschikte locatie in het netwerk worden opgeslagen. De overige gebruikers hebben dan niet de cd nodig om het programma te installeren, maar kunnen in plaats hiervan installeren van deze map. Lees meer over installaties voor meerdere gebruikers onderstaand. Evaluatie/test U kunt gemakkelijk - indien u dit wenst - het programma of verschillende additionele en uitgebreide producten waarvoor u geen licentie heeft, evalueren. U kunt de meeste functies evalueren. Zowel gebruikers, die geen licentie gekocht hebben als gebruikers met een licentie kunnen het programma en de functionaliteit buitenom de licentie evalueren. Wenst u het programma te evalueren, raden we u onder de evaluatie een installatie op één PC aan. Lees meer hierover onderstaand. 2

10 OVER DE PROGRAMMAINSTALLATIE Updaten naar een nieuwere versie De softwareleverancier geeft aan wanneer er een nieuwe versie van het programma uitkomt. Het updaten naar een nieuwe versie is mogelijk via een cd, het programma of een download vanaf onze website. Het is belangrijk dat u de documentatie bij de update doorleest voordat u begint. Ook dient u eerst een reservekopie aan te maken. Meer over reservekopie leest u in het hoofdstuk "Beheerder". Meer over het updaten van het programma leest u onderstaand. Licentie U ontvangt een licentienummer als bewijs dat u voor de licentie heeft betaald. Het licentienummer fungeert als een sleutel, die de functionaliteit "opent" wanneer u het nummer in het programma invoert. Het licentienummer registreert u ofwel in het registratiescherm bij de eerste opstart van het programma ofwel door te kiezen voor Help - Info - Licentienummer registreren in het programma. Lees meer over licentie in het hoofdstuk "Beheerder". 3

11 INSTALLEREN EN OPSTARTEN STANDAARDINSTALLATIE VOOR ÉÉN GEBRUIKER Zo installeert u: Één gebruiker Zo installeert u een versie voor één gebruiker vanaf CD Let op! U dient alle andere programma's te beëindigen vóór u de installatie start. 1. Plaats uw Mamut-CD in uw CD/DVD-speler. Indien er niets gebeurt binnen 10 seconden, kunt u het bestand handmatig openen door te gaan naar het Start-menu in Windows en te kiezen voor Uitvoeren (Run). Voer X:\Setup in (Verwissel X met de naam van uw CD-ROM-speler). Het menu opent zich nu. 2. Kies als land Nederland. 3. Kies Installeer Mamut Business Software bij Installatie. 4. Selecteer het programma overeenkomstig met uw licentie. Mamut Business Software bereidt automatisch het installatieprogramma InstallShield Wizard voor, dat u door de installatie zal loodsen. Dit proces kan enige tijd in beslag nemen. 5. Klik op Voltooien. U krijgt vervolgens de Mamut Business Software installatie-wizard op. 6. Klik op Volgende in het Welkom-venster. 7. De gebruiksvoorwaarden moeten geaccepteerd worden voordat de installatie kan worden voltooid. Indien u wenst door te gaan, dient u Ik accepteer de voorwaarden van de gebruiksvoorwaarden aan te vinken en vervolgens op Volgende te klikken. 4

12 STANDAARDINSTALLATIE VOOR ÉÉN GEBRUIKER 8. In het volgende venster kiest u als installatietype Één gebruiker. Installeren op: Het programma stelt automatisch een locatie voor voor de programmabestanden. Wenst u te installeren naar deze gegevensmap, dan klikt u op Volgende. Indien u op een andere locatie wenst te installeren, dan klikt u hier om de locatie handmatig aan te geven. 9. Klik op Installeren om de installatie te beginnen. 5

13 INSTALLEREN EN OPSTARTEN Het systeem controleert of u programma's open heeft, die beëindigd dienen te worden. Sluit de programma's en klik op Opnieuw indien u hieromtrent een melding krijgt. 10. Het programma gebruikt Microsoft SQL Server database software. Indien u nog niet een Microsoft SQL Server-versie geïnstalleerd hebt, zal de installatie-wizard de gratis versie Microsoft SQL Server 2005 Express edition installeren. Nu wordt uw Mamut-systeem geïnstalleerd en de programmabestanden worden gekopieerd naar de locatie, die u koos. Dit proces kan enige tijd in beslag nemen. Het is belangrijk dat u niet annuleert. 11. Klik op Voltooien om de installatie te beëindigen. Indien u nu een melding krijgt om uw Pc opnieuw op te starten, raden we aan om dit te doen vooraleer verder te gaan. 12. Start Mamut Business Software via het programmapictogram op uw bureaublad of via het Start-menu. Hierdoor start de wizard voor een eerste opstart van het programma. 6

14 STANDAARDINSTALLATIE VOOR ÉÉN GEBRUIKER Eerste opstart één gebruiker 1. Versietype selecteren: Hier vinkt u Registratie volledige versie aan. 2. Aan de slag: Klik op Volgende. 3. Documentlocatie: Selecteer de locatie voor het opslaan van documenten en andere bestanden.u kunt meer lezen over hoe de bestandstructuur van het systeem fungeert in het hoofdstuk "Beheerder". 7

15 INSTALLEREN EN OPSTARTEN Klik op Volgende indien u gebruik wilt maken van de voorgestelde locatie. Klik op het icoon indien u een andere documentlocatie wenst aan te geven. Klik vervolgens op Volgende. Database: Server en Instance worden automatisch aangemaakt.u kunt meer lezen over databases in het hoofdstuk "Beheerder". 4. Gebruikersprofiel maken: Voer Volledige naam, Gebruikersnaam en Wachtwoord in. Dit wordt uw gebruikersprofiel in het systeem. Onthoud uw gebruikersnaam en wachtwoord. Gebruik geen spaties of een punt in uw gebruikersnaam en wachtwoord. 8

16 STANDAARDINSTALLATIE VOOR ÉÉN GEBRUIKER 5. Bedrijfsgegevens: Hier vult u al de registratieinformatie in over uzelf en uw bedrijf. In het veld Licentienummer voert u het ontvangen licentienummer in. Tip! Het licentienummer kan geschreven worden met kleine letters of met hoofdletters. Heeft u het teken <0> in het licentienummer, dan is dit het getal 0 en niet de letter O.U kunt meer gedetailleerd lezen over licentie in het hoofdstuk "Beheerder". 9

17 INSTALLEREN EN OPSTARTEN 6. Een nieuwe bedrijfsdatabase aanmaken: Wanneer u een bedrijfsdatabase aanmaakt, kunt u ervoor kiezen om dit te doen met behulp van een wizard, die u helpt met de meest centrale instellingen. Vink Nee, dank u... aan indien u geen hulp hierbij wenst.u kunt meer lezen over de wizard voor het bijwerken van een nieuwe bedrijfsdatabase in de helpbestanden van het programma. Druk F1 op het toetsenbord of op de knop Help. 7. Bedrijfsinstellingen: Indien u in de stap hierboven koos om de wizard voor het aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase niet te gebruiken, voert u nu de gegevens in over uw bedrijf in het venster bedrijfsinstellingen vóór u de opstart voltooid. 8. Klik op Voltooien. De bedrijfsdatabase wordt aangemaakt en u kunt zich op het systeem aanmelden. Aanmelden Meld u aan met gebruikersnaam en wachtwoord: Uw gebruikersnaam en wachtwoord worden aangemaakt als u zich als gebruiker registreert. Als u toegang heeft tot de gebruikersinstellingen bij gebruikersprofiel (voor uw eigen gebruiker), dan kunt u zelf het wachtwoord veranderen. De gebruikers die toegang hebben tot gebruikerrechten (voor alle gebruikers) kunnen het wachtwoord voor u veranderen, ook als deze personen niet uw huidige wachtwoord kent. 10

18 STANDAARDINSTALLATIE VOOR ÉÉN GEBRUIKER Wachtwoord vergeten? Bent u uw wachtwoord vergeten, dan dient u contact op te nemen met een gebruiker die Volledige toegang/supergebruiker is, zodat deze persoon het wachtwoord voor u kan wijzigen. Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten en u wilt hulp van ons om in het programma komen, dan neemt u contact op met Mamut Supportcenter om een schema toegestuurd te krijgen waarin u uw persoonlijke gegevens invult om u te identificeren. Dit is noodzakelijk om u en andere gebruikers te beschermen tegen misbruik. Als u het schema heeft ingevuld, dan faxt u dit naar Mamut Supportcenter op faxnr Één van onze consulenten zal u dan opbellen en u in het programma helpen. NB! U moet achter de computer zitten opdat wij u kunnen helpen. Het is mogelijk dat u moet betalen voor de hulp, indien er sprake is van een gebruikersfout. 11

19 INSTALLEREN EN OPSTARTEN SERVERINSTALLATIE Over netwerkinstallatie/installatie voor meerdere gebruikers De gekochte licentie bepaalt op hoeveel computers u het programma kunt installeren. Bij een installatie voor meerdere gebruikers moet u eerst het programma installeren op één pc en vervolgens kiezen op welke PC/server u de database wenst te plaatsen. Daarna moet u de map <Gegevens> delen en de andere computers volledige toegang verlenen tot de database, zodat ze gekoppeld kunnen worden en informatie kunnen downloaden. Lees onderstaand meer informatie over hoe u de gegevensmap deelt. Wanneer dit uitgevoerd is, kunt u het programma installeren op de computers van de overige gebruikers. Let op! Bij een installatie voor meerdere gebruikers is het belangrijk dat de installatie eerst gebeurt op één pc. Een installatie voor meerdere gebruikers vereist allereerst dat de verschillende computers verbonden zijn aan één netwerk. U kunt de database installeren op een eigen server of op één van de pc's van de gebruikers. De database op één van de pc's van de gebruikers Alle computers in het netwerk delen de informatie van de database, welke geïnstalleerd is op één van de computers. De overige gebruikers hebben enkel toegang indien de servercomputer aan staat en het programma actief is. 12

20 SERVERINSTALLATIE Clientinstallatie Clientinstallatie Serverinstallatie - Database Het kan ongeacht praktisch zijn om de database op de computer te installeren van degene die het programma het meest gebruikt. Dit zal deze gebruiker de snelste toegang verschaffen tot de verschillende bestanden in de database. Bij deze type installatie kiezen velen voor de "beste" computer in het netwerk als server om zo zich te verzekeren van de beste prestaties. De database op een server In een "cliënt-server"-netwerk is er tenminste één van de computers aangewezen als server en deelt alle bestanden uit vanaf de harde schijf. Voorbeelden van een operatief systeem voor "cliëntserver"-netwerk zijn Windows 2000 Server en Windows NT Server. In een "cliënt-server"-netwerk kunt u het beste de database plaatsen op één plaats op de server, waar alle computers die het programma gebruiken toegang tot hebben. De programmabestanden van Mamut dienen evenwel op iedere pc die het programma gaat gebruiken, geïnstalleerd te zijn. Installeer de programmabestanden eerst op de server. 13

21 INSTALLEREN EN OPSTARTEN Eigen server met serverinstallatie en database Eerste keer opstarten van een installatie voor meerdere gebruikers Op de pc die fungeert als server, kiest u voor Meerdere gebruikers in de wizard voor het opstarten voor de eerste keer. Onder meerdere gebruikers kiest u wat voor een type installatie voor meerdere gebruikers u wilt toepassen: Ik wil een nieuwe installatie uitvoeren met deze computer als server: Deze keuze zorgt ervoor dat u zowel het programma installeert als de bedrijfsdatabase aanmaakt op de desbetreffende computer. Deze computer wordt daarmee gezien als de server. Ik wil het programma op deze computer installeren en de bedrijfsdatabase op de server: Deze keuze installeert het programma op de desbetreffende computer, maar slaat de database op een andere computer op. U moet het pad aangeven naar de map waar de bedrijfsdatabase ligt opgeslagen. U kunt de installatiebestanden kopiëren voor het programma naar hetzelfde gebied. Alle gebruikers die het programma installeren, kunnen nu dit doen van hetzelfde gebied, i.p.v vanaf een CD. Bij het opstarten van het programma voor de eerste keer kiest de gebruiker Verbind mij met een bestaande installatie voor meerdere gebruikers in het scherm Versietype selecteren. Deze keuze veronderstelt dat u de bedrijfsdatabase reeds op een andere computer of op de server geïnstalleerd heeft en dat u toegang wilt tot de bedrijfsdatabase vanaf uw computer. 14

22 SERVERINSTALLATIE Update van een netwerkinstallatie Het bijwerken in een omgeving met meerdere gebruikers dient door de systeembeheerder te worden uitgevoerd. Nadat er een veiligheidskopie gemaakt is en alle gebruikers zich afgemeld hebben, dient de server eerst bijgewerkt te worden. Na de update van de server zullen de gebruikers die zich aanmelden via hun pc's, een bericht krijgen dat hun versie van het programma bijgewerkt dient te worden. De systeembeheerder kan tijdens het bijwerken ervoor kiezen om de installatiebestanden op de server op te slaan. De gebruikers zullen dan de vraag krijgen of ze deze wensen te gebruikern voor het bijwerken van hun pc. Bij het opstarten van het werkstation voor de eerste keer nadat het programma bijgewerkt is, kiest de gebruiker Verbind mij met een bestaande installatie voor meerdere gebruikers. Terminal-server Indien u een Terminal Server gebruikt, raden we u aan om op onze website een uitvoerige beschrijving te lezen betreffende de installatie: Zo installeert u: Serverinstallatie Zo installeert u een serverinstallatie vanaf CD Let op! U dient alle andere programma's te beëindigen vóór u de installatie start. 1. Plaats uw Mamut-CD in uw CD/DVD-speler. Indien er niets gebeurt binnen 10 seconden, kunt u het bestand handmatig openen door te gaan naar het Start-menu in Windows en te kiezen voor Uitvoeren (Run). Voer X:\Setup in (Verwissel X met de naam van uw CD-ROM-speler). Het menu opent zich nu. 2. Kies als land Nederland. 3. Kies Installeer Mamut Business Software bij Installatie. 4. Selecteer het programma overeenkomstig met uw licentie. Mamut Business Software bereidt automatisch het installatieprogramma InstallShield Wizard voor, dat u door de installatie zal loodsen. Dit proces kan enige tijd in beslag nemen. 5. Klik op Voltooien. U krijgt vervolgens de Mamut Business Software installatie-wizard op. 15

23 INSTALLEREN EN OPSTARTEN 6. Klik op Volgende in het Welkom-venster. 7. De gebruiksvoorwaarden moeten geaccepteerd worden voordat de installatie kan worden voltooid. Indien u wenst door te gaan, dient u Ik accepteer de voorwaarden van de gebruiksvoorwaarden aan te vinken en vervolgens op Volgende te klikken. 8. In het volgende venster kiest u als installatietype Serverinstallatie. 16

24 SERVERINSTALLATIE Installeren op: Het programma stelt automatisch een locatie voor voor de programmabestanden. Wenst u te installeren naar deze gegevensmap, dan klikt u op Volgende. Indien u op een andere locatie wenst te installeren, dan klikt u hier om de locatie handmatig aan te geven. 9. Her kiest u een naam voor een nieuwe database-instance, eventueel kiest u een bestaande instance. Let op! Indien het systeem één of meerdere bestaande databaseservers op uw computer vindt, dan kunt u ervoor kiezen om één van de bestaande instances te gebruiken in plaats van een nieuwe aan te maken. Selecteer in dit geval de instance in de betreffende afrollijst. Klik op Volgende. 10. Klik op Installeren om de installatie te beginnen. 17

25 INSTALLEREN EN OPSTARTEN Het systeem controleert of u programma's open heeft, die beëindigd dienen te worden. Sluit de programma's en klik op Opnieuw indien u hieromtrent een melding krijgt. 11. Het programma gebruikt Microsoft SQL Server database software. Indien u nog niet een Microsoft SQL Server-versie geïnstalleerd hebt, zal de installatie-wizard de gratis versie Microsoft SQL Server 2005 Express edition installeren. Nu wordt uw Mamut-systeem geïnstalleerd en de programmabestanden worden gekopieerd naar de locatie, die u koos. Dit proces kan enige tijd in beslag nemen. Het is belangrijk dat u niet annuleert. 12. Vink Installatiebestanden voor clientinstallatie kopiëren aan indien u de installatiebestanden wenst te kopiëren naar een gedeelde locatie op de server. Let op! De overige gebruikers zullen dan niet een CD nodig hebben om het programma te installeren, maar zullen in plaats hiervan het programma kunnen installeren van deze map. Bij het kopiëren van de installatiebestanden voor clientinstallatie wordt een eigen bestand, dat vooraf gedefinieerde instellingen bevat om de clientinstallatie te vereenvoudigen, aangemaakt. 13. Klik op Voltooien om de installatie te beëindigen. Indien u nu een melding krijgt om uw Pc opnieuw op te starten, raden we aan om dit te doen vooraleer verder te gaan. 18

26 SERVERINSTALLATIE 14. Start Mamut Business Software via het programmapictogram op uw bureaublad of via het Start-menu. Hierdoor start de wizard voor een eerste opstart van het programma. Eerste opstart meerdere gebruikers 1. Versietype selecteren: Hier vinkt u Registratie volledige versie aan. 2. Aan de slag: Klik op Volgende. 3. Documentlocatie: Selecteer de locatie voor het opslaan van documenten en andere bestanden.u kunt meer lezen over hoe de bestandstructuur van het systeem fungeert in het hoofdstuk "Beheerder". 19

27 INSTALLEREN EN OPSTARTEN Klik op Volgende indien u gebruikt wilt maken van de voorgestelde locatie. Klik op het icoon indien u een andere documentlocatie wenst aan te geven. Klik vervolgens op Volgende. Database: Server en Instance worden automatisch aangemaakt.u kunt meer lezen over databases in het hoofdstuk "Beheerder". 4. Gebruikersprofiel maken: Voer Volledige naam, Gebruikersnaam en Wachtwoord in. Dit wordt uw gebruikersprofiel in het systeem. Onthoud uw gebruikersnaam en wachtwoord. Gebruik geen spaties of een punt in uw gebruikersnaam en wachtwoord. 20

28 SERVERINSTALLATIE 5. Bedrijfsgegevens: Hier vult u al de registratieinformatie in over uzelf en uw bedrijf. In het veld Licentienummer voert u het ontvangen licentienummer in. Tip! Het licentienummer kan geschreven worden met kleine letters of met hoofdletters. Heeft u het teken <0> in het licentienummer, dan is dit het getal 0 en niet de letter O.U kunt meer gedetailleerd lezen over licentie in het hoofdstuk "Beheerder". 21

29 INSTALLEREN EN OPSTARTEN 6. Een nieuwe bedrijfsdatabase aanmaken: Wanneer u een bedrijfsdatabase aanmaakt, kunt u ervoor kiezen om dit te doen met behulp van een wizard, die u helpt met de meest centrale instellingen. Vink Nee, dank u... aan indien u geen hulp hierbij wenst.u kunt meer lezen over de wizard voor het bijwerken van een nieuwe bedrijfsdatabase in de helpbestanden van het programma. Druk F1 op het toetsenbord of op de knop Help. 7. Bedrijfsinstellingen: Indien u in de stap hierboven koos om de wizard voor het aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase niet te gebruiken, voert u nu de gegevens in over uw bedrijf in het venster bedrijfsinstellingen vóór u de opstart voltooid. 8. Klik op Voltooien. De bedrijfsdatabase wordt aangemaakt en u kunt zich op het systeem aanmelden waar u een gebruikersaccount kunt aanmaken voor elke gebruiker, die toegang dient te hebben tot de database. Vergeet ook niet de gegevensmap te delen zodat de andere gebruikers toegang krijgen. Tip! Indien de andere gebruikers zelf het programma lokaal wensen te installeren, dient u hen over het volgende te informeren: - Vanwaar ze dienen te installeren: van de map met de installatiebestanden op de server of van de CD? - Aan welke databaseserver in het netwerk ze zich moeten koppelen. - Met welke gebruikersnaam en welk wachtwoord ze zich moeten aanmelden. 22

30 SERVERINSTALLATIE Hoe de gegevensbestanden delen? Bij een installatie voor meerdere gebruikers moet u eerst het programma installeren op één pc en vervolgens kiezen op welke pc/server u de database wenst te plaatsen. Daarna moet u de map Gegevens delen en de andere computers volledige toegang verlenen tot de database, zodat ze gekoppeld kunnen worden en informatie kunnen downloaden. Zo deelt u de gegevensmap op een XP server-computer 1. Open Windows Verkenner. 2. Blader naar de gegevensmap. Als u de standaardvoorgestelde locatie heeft gebruikt, ligt deze onder C:\Documents and Settings\All Users\Public Mamut\Mamut\Data. 3. Selecteer de map Gegevens en klik met de rechtermuisknop. 4. In het menu dat verschijnt, selecteert u Delen (Sharing). 5. Selecteer de optieknop Deel deze folder (Share this folder). 6. Controleer dat de gebruikers, die toegang tot de database hebben, ook toestemming hebben om de gedeelde folder binnen te gaan. Klik op de knop Machtigingen (Permissions) om gebruikers met toegang aan te geven. Elk werkstation heeft nu toegang tot de database van de server. NB! Voor gebruikers van Windows NT, 2000, 2003 of XP dient u op het tabblad Beveiliging te klikken in het venster Mamut Eigenschappen en deze gebruikers ook hier toegang verlenen. Zo deelt u de gegevensmap op een Vista server-computer 1. Open Windows Verkenner. 2. Blader naar de gegevensmap. Als u de standaardvoorgestelde locatie heeft gebruikt, ligt deze onder C:\Users\Public\Public Mamut\Mamut\Data. 3. Selecteer de map Gegevens en klik met de rechtermuisknop. 4. In het menu dat verschijnt, selecteert u Eigenschappen (Properties). 5. Klik op het tabblad Beveiliging (Security). 23

31 INSTALLEREN EN OPSTARTEN 6. Selecteer Gebruikers (Users) en klik op Bewerken (Edit). 7. Vink Toestaan (Allow) af voor alle niveaus. 8. Klik op Toepassen (Apply) en op OK. 9. Klik op Doorgaan (Continu) op 4 meldingen over Toegang geweigerd (Acces denied). 10. Klik op OK. De database op de server is nu gedeeld zodat de overige gebruikers zich kunnen aanmelden. 24

32 CLIENTINSTALLATIE CLIENTINSTALLATIE Zo installeert u: Clientinstallatie Zo installeert u een clientversie Let op! Voordat u installeert, dient u zich te verzekeren van het volgende: - Dat alle andere programma's beëindigd zijn voordat u start met de installatie. - Dat u de informatie ontvangen heeft over of u de programmabestanden moet installeren vanaf CD of van een map met de installatiebestanden in het netwerk. - Dat u de informatie ontvangen heeft over aan welke databaseserver in het netwerk u moet gekoppeld zijn. (Niet noodzakelijk indien u installeert via een map met de installatiebestanden in het netwerk. Een eigen bestand met vooraf bepaalde instellingen zorgt ervoor dat u gekoppeld wordt aan de juiste databaseserver). - Dat u een gebruikersnaam en wachtwoord heeft geleverd gekregen zodat u zich kan aanmelden. 1. Plaats uw Mamut-CD in uw CD/DVD-speler -- of -- Open Windows Verkenner en zoek naar de map met de installatiebestanden waarover u informatie heeft ontvangen van de systeembeheerder. Dubbelklik op het bestand setup.exe om de installatiewizard te starten. 2. Kies als land Nederland. 3. Selecteer Installeer Mamut Business Software nu. Mamut Business Software bereidt automatisch het installatieprogramma InstallShield Wizard voor, dat u door de installatie zal loodsen. Dit proces kan enige tijd in beslag nemen. U krijgt vervolgens de Mamut Business Software installatie-wizard op. 4. Klik op Volgende in het Welkom-venster. 5. De gebruiksvoorwaarden moeten geaccepteerd worden voordat de installatie kan worden voltooid. Indien u wenst door te gaan, dient u Ik accepteer de voorwaarden van de gebruiksvoorwaarden aan te vinken en vervolgens op Volgende te klikken. 25

33 INSTALLEREN EN OPSTARTEN 6. In het volgende venster kiest u als installatietype Clientinstallatie. Installeren op: Het programma stelt automatisch een locatie voor voor de programmabestanden. Wenst u te installeren naar deze gegevensmap, dan klikt u op Volgende. Indien u op een andere locatie wenst te installeren, dan klikt u hier om de locatie handmatig aan te geven. 7. Koppel u aan een bestaande databaseserver: 26

34 CLIENTINSTALLATIE Klik op Volgende om te zoeken naar een databaseserver in uw netwerk. Of u schrijft een Servernaam/Instance in het veld hiervoor indien u deze informatie kent. 8. Klik op Installeren om de installatie te beginnen. Het systeem controleert of u programma's open heeft, die beëindigd dienen te worden. Sluit de programma's en klik op Opnieuw indien u hieromtrent een melding krijgt. 9. Nu wordt uw Mamut-systeem geïnstalleerd en de programmabestanden worden gekopieerd naar de locatie, die u koos. Dit proces kan enige tijd in beslag nemen. Het is belangrijk dat u niet annuleert. 27

35 INSTALLEREN EN OPSTARTEN 10. Klik op Voltooien om de installatie te beëindigen. Indien u nu een melding krijgt om uw Pc opnieuw op te starten, raden we aan om dit te doen vooraleer verder te gaan. 11. Start Mamut Business Software via het programmapictogram op uw bureaublad of via het Start-menu. Hierdoor start de wizard voor een eerste opstart van het programma. 28

36 CLIENTINSTALLATIE Eerste opstart clientinstallatie 1. Versietype selecteren: Hier vinkt u Verbind mij met een bestaande installatie van meerdere gebruikers aan en klik op Volgende. 2. Selecteer de installatie aan welke u zich wenst te koppelen en klik op Volgende. 3. Meld u aan met de gebruikersnaam en het wachtwoord, die u van de systeembeheerder heeft ontvangen. 4. Klik op OK. Het systeem is nu ingesteld, u hebt zich aangemeld en u kunt het programma beginnen te gebruiken. 29

37 INSTALLEREN EN OPSTARTEN PRODUCTEN EVALUEREN EN FUNCTIES UITPROBEREN Als u het programma wilt evalueren of één van de diverse additionele producten en uitbreidingsproducten waarvoor u geen licentie hebt, kunt u dat heel eenvoudig doen. De meeste functies zijn beschikbaar voor evaluatie en wij adviseren u om voor alle evaluaties de voorbeelddatabase te gebruiken. Evaluatie voor gebruikers die geen licentie hebben Als u overweegt om het systeem te kopen, kunt u het systeem installeren om de functies ervan te evalueren. Het programma kan hiervoor worden gedownload van het internet. In de wizard bij de eerste keer opstarten selecteert u de evaluatieversie, waarna u gevraagd wordt of u wilt evalueren met uw eigen gegevens of met de voorbeelddatabase. Als u het systeem al hebt geïnstalleerd, maar zonder de voorbeelddatabase, kunt u deze altijd later installeren. Lees hieronder meer over dit onderwerp. De evaluatie geldt voor een beperkt aantal dagen of malen dat u zich aanmeldt. Evaluatie voor bestaande gebruikers Als u het programma al hebt aangeschaft en geïnstalleerd, kunt u nog steeds de additionele producten en uitbreidingsproducten evalueren die niet in uw licentie zijn opgenomen. Hiervoor selecteert u de voorbeelddatabase in de hiervoor bedoelde wizard. Installeert u de voorbeelddatabase als een extra bedrijfsdatabase in uw programma, kunt u evalueren zonder beperking van aantal dagen of malen dat u zich aanmeldt. Meer over de voorbeelddatabase De voorbeelddatabase vormt de basis voor alle afbeeldingen in onze gebruikersdocumentatie en ander instructiemateriaal dat u ontvangt. De database bevat kant-en-klare relaties, artikelen, prijzen, magazijnen, een webshop en nog veel meer, zodat u eenvoudiger verschillende functies kunt uitproberen zonder dat dit gevolgen heeft voor uw eigen gegevens en zonder dat u informatie hoeft in te invoeren om te kunnen beginnen. Voorbeelddatabase installeren/additionele producten evalueren 30 In een voorbeelddatabase kunt u zich wegwijs maken zonder dat dit uw eigen bedrijfsgegevens beïnvloedt. U kunt tevens de verschillende additionele producten en uitbreidingen evalueren voordat u deze eventueel bestelt. Bij de eerste opstart-wizard wordt u gevraagd of u de voorbeelddatabase wenst te installeren. Velen zullen al een voorbeelddatabase geïnstalleerd hebben met behulp van de Wizard voor eerste keer starten. Als u onzeker bent of u al een voorbeelddatabase geïnstalleerd hebt, dan kunt u dit controleren via Bestand - Bedrijfsdatabase openen. Dan krijgt u de bedrijfsdatabaselijst te zien met een overzicht over de geïnstalleerde bedrijfsdatabases. Als u al klant bent, maar additionele producten of uitgebreide producten wilt evalueren, dan kunt u dit doen door een voorbeelddatabase in gebruik te nemen.

38 PRODUCTEN EVALUEREN EN FUNCTIES UITPROBEREN Zo installeert u een voorbeelddatabase Kies Bestand - Databasehulpprogramma's - Voorbeelddatabase installeren. Tip! Wanneer u zich aanmeldt bij de voorbeelddatabase, dan kunt u een evaluatieproduct en eventueel bijbehorende beschikbare additionele producten kiezen. Het is ook mogelijk een bedrijfsdatabase te verwijderen. Dit doet u vanuit het venster Bedrijftsdatabaselijst. 31

39 INSTALLEREN EN OPSTARTEN OVER UPDATES NAAR EEN NIEUWE VERSIE Mamut lanceert geregeld updates van Mamut Business Software. Deze updates worden hoofdversies genoemd en worden automatisch naar alle gebruikers met een geldige serviceovereenkomst en die de updates niet zelf hebben gedownload, toegestuurd. We raden onze klanten aan om een update van de laatste hoofdversie te gebruiken. Tussen de hoofd updates vinden er continu verbeteringen plaats van bestaande functies. Deze versies zijn toegankelijk via de Service Release die u via het Internet kunt downloaden. Het is belangrijk te weten dat de updates van de Service Release niet altijd van toepassing zijn voor alle gebruikers, aangezien veranderingen vaak afhankelijk zijn van de manier waarop het programma gebruikt wordt en welke functies er binnen uw programma beschikbaar zijn. De softwareleverancier geeft aan wanneer er een nieuwe versie van het programma uitkomt. Het is belangrijk dat u de documentatie bij de update doorleest voordat u begint. Ook dient u eerst een back-up aan te maken. Enkele versies kunnen alleen bijgewerkt worden vanuit een nieuwere versie van het programma. Heeft u een oude versie, kan het voorkomen dat u eerst een update moet maken naar een nieuwere versie, voordat u een update naar de nieuwste versie kunt maken. Dit wordt aangegeven in het materiaal van de desbetreffende versies. Uw programma updaten vanaf een cd Als u een cd met een versie-update ontvangt, zit daar ook een uitgebreide update-handleiding bij. U kunt uw programma ook via onze website updaten. De procedure is afhankelijk van de vraag of u een versie voor één of meerdere gebruikers hebt geïnstalleerd. Uw programma updaten vanaf onze website Voor het updaten van uw programma naar een nieuwe versie vanaf onze website gaat u naar Beeld - Databasehulpprogramma's - Download systeemupdate. Enkele hoofd updates zijn enkel beschikbaar op cd of als gewone download. Uw programma updaten in een omgeving met meerdere gebruikers Updates in een omgeving met meerdere gebruikers moeten worden uitgevoerd door de systeembeheerder. U dient eerst de server te updaten nadat u een back-up hebt gemaakt en alle gebruikers zijn uitgelogd. Als de server is geüpdatet, krijgen de gebruikers die weer inloggen op hun werkstations een melding dat hun versie moet worden geüpdatet. De gebruiker wordt dan gevraagd of hij/zij deze bestanden wil gebruiken voor het updaten van zijn/haar computer. Gebruikersrechten De systeembeheerder kan controleren welke gebruikers toegang dienen te hebben tot het updaten naar een nieuwe versie. In de update-handleiding melden de gebruikers zich aan met een Gebruikersnaam en Wachtwoord. De gebruiker met toegangsbeheer Volledige toegang/supergebruiker of Beheerder heeft als standaard toegang tot het updaten. Overige gebruikers moeten handmatig toegang toebedeeld krijgen voor de update. Er moet in het systeem altijd minstens één gebruiker zijn met Volledige toegang/supergebruiker. 32

40 OVER UPDATES NAAR EEN NIEUWE VERSIE Update van ingebouwde hulp De hulpbestanden worden automatisch bijgewerkt wanneer u update naar een nieuwe versie van het programma. Systeemupdates downloaden Om de zoveel tijd biedt de softwareleverancier een systeemupdate aan, die via internet gedownload kan worden. Hiervoor gebruikt u het databasehulpprogramma Download Systeemupdate. Let op: deze functie is alleen beschikbaar voor de systeembeheerder. In de wizard van deze functie kiest u ervoor om de update van het internet te downloaden. Hiermee gaat u naar een venster waarin de beschikbare systeemupdates worden weergegeven. NB! Vergeet niet dat een aantal van deze systeemupdates niet automatisch geïnstalleerd wordt, maar moet worden uitgevoerd vanaf de locatie waar u de bestanden naartoe downloadt. Informatie over beschikbare systeemupdates vindt u in de algemene marketingcommunicatie van de softwareleverancier, zoals de Mamut Information Desk, Mamut Usermail en Mamut Support Center. Systeemupdates werken de logbestanden bij met informatie over welke functies er zijn gedownload plus datum, tijd, gebruiker en updatenummer. Het downloaden van een nieuwe systeemupdate 1. Maak een back-up van uw systeem. Meer hierover leest u in een apart gedeelte. 2. Ga naar Bestand - (Database)hulpprogramma's - Download Systeemupdate. 3. Selecteer Download van het internet en klik op Volgende. Het volgende venster laat zien welke update(s) er wordt/worden gedownload. Alle updates die hier worden weergegeven, worden gedownload. 4. Klik op Volgende om de update(s) te downloaden. 5. Geef aan waar u de bestanden wilt opslaan. De bestanden worden opgeslagen op de locatie die u hebt aangegeven. Wanneer u op OK klikt zal het programma afgesloten worden. Opdatering zal automatisch starten indien het slechts één bestand bevat. Indien er meerdere bestanden zijn, zal de downloadmap openen. U dient te dubbelklikken op de afzonderlijke files die gedownload zijn om te upgraden. Als er meerdere bestanden zijn, moet u de update meerdere keren uitvoeren. Voor installaties met meerdere gebruikers moet de systeembeheerder alle gebruikers uitloggen en eerst de server updaten voordat de computers van individuele gebruikers worden geüpdatet. Tip! Als u geen verbinding hebt met het internet, kunnen bepaalde updates beschikbaar zijn op een cd/diskette. Om de updatebestanden van de cd/diskette te importeren, gebruikt u dezelfde menukeuzes, maar moet u voor bovenstaande stap 2 Bestand lezen van diskette, CD of hardeschijf selecteren. 33

41

42 Hoofdstuk 2: Raak bekend met het programma In dit hoofdstuk: RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Help voor Mamut Business Software Over het bureaublad De bureaublad-werkbalk Over aandachtsgebieden op het bureaublad Websites op het bureaublad Over informatiestromen op het bureaublad Over beeldschermen in het programma Algemeen over lijstvensters Werkbalken op schermniveau Sneltoetsen in het programma Systeemdatum Het standaardregister Aan de slag met nummerreeksen GEBRUIKERSAANPASSINGEN VOOR BUREAUBLAD Gebruikersinstellingen voor Bureaublad Eigen gedefinieerde knoppen op het bureaublad Inhoud van een aandachtsgebied op het bureaublad bewerken Koppelingen invoeren die op Mijn bureaublad worden weergegeven Hoe kan ik nieuws van Mamut Supportcenter op het bureaublad weergeven? OVERIGE GEBRUIKERSAANPASSINGEN Over gebruikersinstellingen Gebruikersinstellingen per module Gebruikersnaam en wachtwoord Automatisch venster openen bij aanmelden

43 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Een programma dat u nog helemaal niet kent, kan al snel verwarrend zijn. Het programma bevat schermen waarmee u nog nooit gewerkt hebt en knoppen en menu's met onbekende namen en inhoud. Een modern systeem bevat ook vele verschillende gebruikersopties en u zult op bepaalde momenten wellicht een groot aantal instellingen moeten invoeren. We doen ons uiterste best om de verschillende functies in het programma zo eenvoudig mogelijk voor u te maken. Om ervoor te zorgen dat iedereen optimaal gebruik kan maken van het programma, kunnen de functies ook worden aangepast aan de specifieke behoeften van een gebruiker. Dit geldt voor de manier waarop veel van de functies werken, maar ook voor de manier waarop schermen, knoppen en menu's per gebruiker worden weergegeven. Hieronder vindt u wat meer informatie over de diverse elementen die u in de programmaschermen tegenkomt. De menubalk Helemaal bovenaan in het scherm vindt u de menubalk. De menubalk bestrijkt het bovenste veld van het venster en bestaat uit vijf verschillende koppen: Bestand, Bewerken, Beeld, Venster en Help. Via dit menu zijn alle functies in het programma bereikbaar. Ook is dit het menu waarnaar wordt verwezen in de documentatie als wordt uitgelegd hoe u bij de diverse functies komt. De reden hiervoor is dat het hoofdmenu "vast" is. Hieronder kunt u zien hoe u de functies bereikt via diverse andere snelkoppelingen. Veel van deze snelkoppelingen kunt u zelf bewerken om sneller en makkelijker bij de meest gebruikte functies te komen. In de menubalk bovenaan in het scherm kunt u de sneltoetsen activeren door op het toetsenbord [ALT] te drukken. U ziet een markering onder een letter in de menubalk. Deze letter is de sneltoets om het menu te activeren.. Het bureaublad Met het bureaublad bedoelen we de "achtergrond" van het programma, die constant wordt weergegeven achter de diverse modulevensters die u opent. Het bureaublad is niet hetzelfde als het Windows -bureaublad, waarop u snelkoppelingen kunt vinden naar programma's, bestanden en andere items op uw computer. Het bureaublad biedt u een overzicht van de informatiestromen in de verschillende onderdelen van het programma. Ook biedt het u rechtstreeks toegang tot statusinformatie voor ieder aandachtsveld. U bepaalt zelf welk aandachtsgebied dat is. Hiermee beschikt u over een snel overzicht en hebt u de zaken beter in de hand. Bovendien fungeert het bureaublad ook als browser, waarmee u toegang hebt tot actuele tips, aanbiedingen en andere gebruikersinformatie die u helpen bij uw dagelijkse werkzaamheden. U kunt eenvoudig aanpassingen verrichten om het bureaublad optimaal af te stemmen op uw manier van werken. Hieronder kunt u meer lezen over het bureaublad. 36

44 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Aandachtsvelden De aandachtsvelden aan de linkerkant van het bureaublad bieden u snel toegang tot groepen functies die op logische wijze met elkaar samenhangen. Als u bijvoorbeeld in het linkermenu klikt op Relatiebeheer worden in het hoofdvenster rechts knoppen weergegeven voor de verschillende functies in de module. Deze zijn gerangschikt op basis van hun onderlinge verband en zijn een afspiegeling van de processtroom in de module. Na een klik op de knoppen wordt de betreffende module geopend. Hieronder kunt u meer lezen over de aandachtsvelden. Modules 37

45 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Met Modules bedoelen we een groep functies die op een logische manier met elkaar samenhangen. Deze meeste hiervan zijn bereikbaar via het Beeld-menu als afzonderlijke mogelijkheden. Een voorbeeld van een module zijn alle functies die u vindt onder het menu Beeld - Relatie. Vensters in het programma Als u een module opent, wordt er ook een nieuw venster voor de module geopend. De vensters in het programma zijn voor alle modules gebaseerd op dezelfde sjabloon. Dat maakt het voor u als gebruiker makkelijker om de verschillende beschikbare functies in de nieuwe module te leren kennen, zonder dat u zich telkens als u een nieuw venster opent, opnieuw hoeft te oriënteren. Een tabblad is een onderdeel van een venster. Vensters bevatten vaak meer informatie dan op een duidelijke manier in één enkel venster kan worden weergegeven. Daarom zijn ze vaak onderverdeeld met behulp van tabbladen. Een tabblad heeft altijd een naam, bijv. het tabblad Vracht in de module Order/Factuur. Op dit tabblad kunt u informatie bekijken en toevoegen die te maken heeft met de verzending en levering van een order. Help voor Mamut Business Software.Het hulpprogramma geïntegreerd in Mamut Business Software is inhoudgevoelig, hetgeen betekent dat u hulp krijgt op ieder moment en waar u zich ook bevindt in het programma. U activeert de helpfunctie door te drukken op de [F1] toets. U vindt ook een aparte Helpknop op verschillende plaatsen. Beide alternatieven openen het helpbestand, dat het screenshot of de module waar u zich op dat moment in begeeft, beschrijft. Het helpbestand geeft u, zo snel mogelijk, de benodigde hulp om uw werk te doen. 38

46 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA In dit bestand kunt u hulp krijgen door ofwel te zoeken op een trefwoord of door per categorie door het helpbestand te bladeren. Door middel van de knop [F1] komt u in het helpdocument met relevante informatie over het venster dat u geopend heeft. Bij Inhoud kunt u dubbelklikken op de categorie waar u hulp bij wilt hebben en op deze manier bladeren naar de informatie, die u nodig heeft. Bij Index kunt u zoeken op bestaande trefwoorden. Bij Zoeken kunt u zoeken of een woord zich in de tekst bevindt. U vindt hier alle helpbestanden waar het woord in voorkomt. Wanneer u problemen ondervindt bij het gebruik van Mamut Business Software verwijzen wij u naar onze supportpagina s op het Internet. Deze vindt u op Met behulp van de knop FAQ Online komt u rechtstreeks bij Artikelen zoeken op onze webpagina's. Hier publiceren wij continu nieuwe artikelen. 39

47 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Over het bureaublad Met bureaublad bedoelen we de 'achtergrond' in het eigenlijke Mamut-programma. Deze ziet u altijd achter de diverse modulevensters die u opent. Het bureaublad is overigens niet hetzelfde als het Windows -bureaublad, waarop u snelkoppelingen kunt vinden naar programma's, bestanden en andere items op uw computer. Het bureaublad geeft een overzicht van de informatiestromen tussen de diverse onderdelen van het systeem. Ook biedt het u rechtstreeks toegang tot de statusinformatie voor ieder aandachtsgebied. U bepaalt zelf welk aandachtsgebied dat is. Hiermee hebt u snel overzicht en u hebt uw zaken beter in de hand. Bovendien fungeert het bureaublad ook als een browser, waarmee u toegang hebt tot actuele tips, aanbiedingen en andere gebruikersinformatie als ondersteuning bij uw dagelijkse werkzaamheden. Tip! Als u wijzigingen hebt aangebracht en deze hebt opgeslagen, kunt u klikken op Bijwerken (F5) in de bureaublad-werkbalk om de wijzigingen te bekijken. 40 Eenvoudige en flexibele aanpassing Het bureaublad kan zo worden aangepast dat u voor ieder aandachtsgebied de informatie en snelkoppelingen vindt die passen bij uw dagelijkse werkzaamheden. In de gebruikersinstellingen kunt u het grootste gedeelte van de aanpassingen voor uw bureaublad doorvoeren. U kunt ook gebruik maken van uw rechtermuisknop terwijl u op de informatiestromen staat en op deze manier

48 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA een informatiestroom ruilen met een ander. De inhoud van uw bureaublad hangt af van uw product, als ook uw toegangsrechten en eventueel uw gebruikersinstellingen in gevallen waarbij er een mogelijkheid bestaat om een bepaalde functie niet weer te geven. In de gebruikersinstellingen kunt u ook extra informatie op uw bureaublad laten weergeven als u een hoge schermresolutie hebt (1024x768 en hoger). Raadpleeg de paragraaf over 'Gebruikersaanpassingen voor bureaublad' voor meer informatie over het aanpassen van het bureaublad voor uw eigen gebruik. De werkbalk U kunt via de knop Nieuw op het bureaublad rechtstreeks nieuwe posten aanmaken in alle meest gangbare registers, als ook lijsten openen. Verder biedt de werkbalk u toegang tot o.a. de agendafuncties, rapporten en het instellingenvenster. Al met al biedt de werkbalk u dus te allen tijde snel en eenvoudig toegang tot de meest gangbare functies. Het linkermenu/aandachtsgebieden De aandachtsgebieden aan de linkerkant van het bureaublad bieden u snel toegang tot een aantal functies die op logische wijze met elkaar samenhangen. Als u bijvoorbeeld in het linkermenu klikt op Relatiebeheer, worden in het grotere venster rechts knoppen weergegeven voor de diverse functies in die module. Stroomdiagrammen/Snelkoppelingen De knoppen in ieder aandachtsgebied zijn zo gerangschikt dat ze een weerspiegeling vormen van de processtroom in de module. De knoppen in de stroomdiagrammen dienen als snelkoppelingen die u gebruikt om de modules te openen. Informatiestroom Op het bureaublad wordt ook een aantal informatiestromen weergegeven met belangrijke informatie die uit uw gegevens is gehaald. Standaard zijn er een aantal verschillende informatiestromen en het aantal informatiestromen varieert mee met het actieve aandachtsgebied. U kunt ervoor kiezen om bepaalde informatiestromen niet meer te laten weergeven of in plaats daarvan een andere informatiestroom weer te geven. Bijwerken van informatie De informatiestromen worden niet automatisch bijgewerkt wanneer u het programma gebruikt. U kunt de informatiestromen bijwerken met behulp van de knop Bijwerken in de werkbalk. In de gebruikersinstellingen kunt u aangeven dat de informatie automatisch wordt bijgewerkt tijdens het opstarten van het programma of 1 keer per dag. Uw persoonlijke snelkoppelingen/knoppen Onder de informatiestromen worden de knoppen weergegeven die dienen als snelkoppelingen voor diverse registers of functies die van belang zijn voor het actieve aandachtsgebied. Ook hier kunt u aanpassen welke knoppen u wilt laten weergeven. U kunt bijvoorbeeld op de rechtermuisknop klikken om een bepaalde knop te wijzigen met een andere of meerdere knoppen tegelijk aanpassen via de gebruikersinstellingen. Bovendien kunt u met de knop Mijn functies uw eigen serie snelkoppelingen samenstellen naar diverse functies in verschillende modules, die worden weergegeven ongeacht het actieve aandachtsgebied. 41

49 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Internetpagina's met continu bijgewerkte inhoud In het programma vindt u ook Mamut Information Desk. Dit is een optioneel nieuwskanaal dat dagelijks via internet wordt bijgewerkt met informatie, nieuws, gebruikerstips m.b.t. uw programma en werkgebied en nog veel meer. Mamut Information Desk wordt weergegeven als een aandachtsgebied in het linkermenu. Via het Mamut Supportcenter kunt u contact opnemen met onze afdeling support door een vraag in te typen en naar het supportcenter te sturen. Ook kunt u zelf zoeken naar antwoorden op uw vragen in onze artikeldatabase. De bureaublad-werkbalk U kunt via de knop Nieuw op het bureaublad rechtstreeks nieuwe boekstukken aanmaken in alle meest gangbare registers. Er is ook een snelkoppelingsknop voor het openen van lijsten. Verder biedt de werkbalk u toegang tot de agendafuncties en het instellingenvenster. Al met al biedt de werkbalk u dus te allen tijde snel en eenvoudig toegang tot de meest gangbare functies. Het bureaublad heeft een vaste werkbalk. De diverse modulevensters in het programma hebben echter werkbalken die zijn aangepast aan de beschikbare functies in dat venster. Pictogram Functie Beschrijving Nieuw Lijst Rapporten Agenda Gemeenschappelijke agenda Bijwerken Instellingen Minimaliseren Help Creëert een lege registerkaart voor het aanmaken van een nieuwe registereenheid. Geeft een sorteerbare/doorzoekbare lijst weer van alle aangemaakte eenheden in een register. De pijl rechts biedt toegang tot de laatste tien bewerkte items. Snelkoppeling naar de rapportmodule. Snelkoppeling naar de agenda. Snelkoppeling naar de gemeenschappelijke agenda. Werkt de informatiehokjes op het bureaublad bij. U kunt bepalen of deze doorlopend moeten worden bijgewerkt of alleen als u op Bijwerken klikt in de gebruikersinstellingen van het bureaublad. Snelkoppeling naar de instellingen. Voor het minimaliseren (wegvlakken) van de inhoud in de informatiehokjes op het bureaublad. Om de inhoud te herstellen, klikt u op Bijwerken of verandert u het aandachtsgebied om vervolgens terug te gaan. Opent de helpbestanden. Vergeet niet dat u ook op [F1] kunt drukken voor specifieke helpinformatie voor ieder venster. 42

50 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Over aandachtsgebieden op het bureaublad De aandachtsgebieden aan de linkerkant van het bureaublad bieden u snel toegang tot een groep functies die op logische wijze met elkaar samenhangen. Als u bijvoorbeeld in het linkermenu klikt op Klantenservice worden in het grote venster rechts knoppen weergegeven voor de diverse functies in de module. Deze zijn zo gerangschikt dat ze een visuele weergave zijn van de processtroom binnen de module. Bij een druk op een knop wordt het betreffende modulevenster geopend. In de gebruikersinstellingen kunt u selecteren welke aandachtsgebieden actief moeten zijn als u zich aanmeldt, zodat u directe toegang hebt tot de functies die u het meest gebruikt. Als u uw monitor hebt ingesteld op een hoge schermresolutie, kunt u rechts van het bureaublad vaste informatie zien voor alle aandachtsgebieden die geen websites zijn. Meer hierover leest u in de sectie 'Gebruikersinstellingen bureaublad'. De knoppen die de processtroom in het hoofdvenster weergeven, fungeren als snelkoppelingen naar de diverse functies. De weergegeven knoppen zijn afhankelijk van uw licentie en de functies waarover u kunt beschikken. Onder dit stroomschema vindt u informatiehokjes, knoppen/snelkoppelingen naar andere functies en een door de gebruiker gedefinieerde 'Mijn functies'-knop met extra snelkoppelingen. U bepaalt zelf welke informatiehokjes en knoppen ieder aandachtsgebied moet weergeven in dit deel van het venster. Desgewenst kunt u Knoppen voor de module weergeven in plaats van het aandachtsgebied in het linkermenu selecteren in de gebruikersinstellingen voor het bureaublad. Als u dit vakje aanvinkt, worden op het bureaublad moduleknoppen weergegeven waarmee u rechtstreeks naar een module kunt in plaats van aandachtsgebiedknoppen, waarmee u naar een groep functies gaat. Hiermee fungeert het linkermenu als een rechtstreekse snelkoppeling naar één bepaalde module. 43

51 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Websites op het bureaublad Een aantal van deze aandachtsgebieden vindt u in het linkermenu op het bureaublad. Welke knoppen u kunt zien, is afhankelijk van uw product en over welke functies u kunt beschikken. Voor websites moet u verbinding hebben met internet. Let op! De websites vereisen dat u verbonden bent met het internet. Aanbiedingen van Mamut Met deze knop gaat u naar een pagina waar u actuele aanbiedingen van Mamut en onze partners kunt vinden. StartBedrijf Mamut StartBedrijf is een compleet ondernemersprogramma dat u ondersteunt bij het plannen en opzetten van uw eigen bedrijf. Het programma geeft informatie en tips die u stap voor stap helpen bij het schrijven van een ondernemingsplan in een eigen module. U kunt een eigen website met webshop aanmaken. Daarnaast houdt u het overzicht over al uw relaties, activiteiten en documenten. Mamut heeft een online StartBedrijf gids aangemaakt in het programma. StartBedrijf Gids is een informatiedienst die u informatie en tips geeft die interessant kunnen zijn bij het opstarten en het laten groeien van een eigen bedrijf. Bent u al klant van Mamut, dan kunt u een Mamut StartBedrijf Gids bestellen. Een gratis additioneel product, dat u toegang geeft tot het Mamut Ondernemingsplan en de Startersportal StartBedrijf, direct in uw huidig Mamut-systeem. Mamut Online Desktop Mamut Online Desktop geeft u een web-based toegang tot de gegevens en de functionaliteiten van Mamut Business Software en de services geïncludeerd in Mamut One. Mamut Validis Mamut Validis is een web-based softwareservice voor de financiële boekhouding, ontworpen voor midden- en kleinbedrijven. Het stelt gebruikers in staat om onvolledige, ongeldige, onnauwkeurige en onsamenhangende gegevens te identificeren. Mamut Information Desk 44 U kunt de Mamut Information Desk in het programma vinden. Dit is een optioneel nieuwskanaal dat dagelijks via internet wordt bijgewerkt met informatie, nieuws, gebruikerstips m.b.t. uw programma en werkgebied en nog veel meer. De Mamut Information Desk wordt weergegeven als een aandachtsgebied in het linkermenu. In de websitestatistieken vindt u informatie die handig kan zijn bij het bedenken van een websitestrategie en het bepalen hoe uw site eruit moet zien. Met het verkeersoverzicht kunt u snel het aantal bezoekers over een bepaalde periode bekijken plus totaalcijfers en bezoekersgegevens.

52 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA U kunt meer gedetailleerde statistieken exporteren naar Microsoft Excel. Deze bevatten een gedetailleerd overzicht van het aantal bezoekers per dag. Ook krijgt u aparte gegevens voor uw website en de webshop. Mamut Supportcenter In het Mamut Supportcenter kunt u contact opnemen met onze afdeling gebruikersondersteuning door uw vraag in te typen en naar het supportcenter te sturen. Ook kunt u zelf zoeken naar een antwoord op uw vragen met behulp van onze artikeldatabase. Als u een onderwerp aanmaakt voor het Mamut Supportcenter volgt u de status en de voortgang ervan. Via een pictogram op de werkbalk van het bureaublad ziet u ook snel of er informatie aan uw onderwerp is toegevoegd. Als u een schermresolutie van 1024x768 of hoger gebruikt, kunt u er in de gebruikersinstellingen voor kiezen om support-nieuws te laten weergeven op uw bureaublad als optie. Introductie in Mamut Als u op deze knop klikt, gaat u naar een korte introductie over Mamut, waarin u ook informatie krijgt over de opties in het programma, een productoverzicht, de manier waarop u het programma zelf kunt evalueren plus contact- en ordergegevens. Zolang u geen licentieovereenkomst hebt gesloten met Mamut, wordt deze pagina standaard weergegeven als u het programma opstart. Over informatiestromen op het bureaublad Op het bureaublad worden een aantal informatiestromen weergegeven met belangrijke informatie die uit uw gegevens zijn gehaald. Standaard zijn er een aantal verschillende informatiestromen en deze variëren mee met het actieve aandachtsgebied. U kunt ervoor kiezen om bepaalde informatiestromen niet meer te laten weergeven of in plaats daarvan een andere informatiestroom weer te geven. Als u bijvoorbeeld de informatiestroom Mijn activiteiten in het aandachtsgebied Relatiebeheer wilt vervangen door een ander, kunt u klikken op de pijl omlaag rechtsboven in de betreffende informatiestroom en kiezen voor Informatiestroom wijzigen. Selecteer in de lijst die wordt weergegeven, welke informatiestroom u in plaats van de oorspronkelijke wilt laten weergeven. 45

53 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Als u de informatiestroom gedetailleerder wilt bewerken, kunt u er met de rechtermuisknop in klikken en kiezen voor Aanpassen. In het venster dat zich opent, selecteert u in de lijst welke informatiestromen u wilt laten weergeven. Let wel: in de verschillende aandachtsgebieden is niet altijd evenveel ruimte beschikbaar. Het aandachtsgebied Relatiebeheer biedt bijvoorbeeld ruimte voor twee informatiestromen. Wijzigingen die u aanbrengt, gelden altijd alleen voor uw eigen gebruikersprofiel. Andere gebruikers kunnen hun eigen instellingen kiezen. Bij de gebruikersinstellingen kunt u bepalen of de informatiestromen moeten worden bijgewerkt bij het opstarten (van het venster) of enkel als de gebruiker zelf klikt op Bijwerken. De laatste optie kan met name handig zijn voor omgevingen met meerdere gebruikers, vooral wanneer het netwerk een kleinere capaciteit heeft. Meer hierover leest u in de paragraaf 'Gebruikersinstellingen voor Bureaublad'. De informatiestromen zijn beperkt tot 200 posten. Over beeldschermen in het programma Wanneer u een module opent, wordt er een nieuw beeldscherm voor de module geopend. De schermen in het programma zijn opgebouwd in dezelfde sjabloon voor alle modules. Dit is gedaan om ervoor te zorgen dat u als gebruiker eenvoudiger bekend raakt met de verschillende functies die toegankelijk zijn binnen een nieuwe module, zonder dat u zich opnieuw moet oriënteren in een ander scherm. 46

54 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Werkbalk Boven in het beeldscherm vindt u de werkbalk. Deze bevat over het algemeen knoppen voor het aanmaken van nieuwe posten, het verwijderen van posten, het dupliceren enzovoorts, knoppen om door het register te bladeren, net als knoppen met functies die normaal gesproken tot het verwerken van een post behoren. Betreft het een verwerking met meerdere stappen, dan worden deze over het algemeen achter elkaar, van links naar rechts weergegeven. In sommige gevallen ziet het eruit alsof de knoppen in de schaduw liggen. Dit geeft aan dat de functionaliteit van de knop niet toegankelijk is in deze fase van de bewerking. Een voorbeeld hiervan vindt u in de inkoopmodule, waar een boeking niet mogelijk is voordat u een goederenontvangst geregistreerd heeft. U kunt onderstaand meer lezen over de werkbalken in de beeldschermen. Afrollijsten Rechts van de werkbalk liggen afrollijsten (als deze aanwezig zijn). Deze fungeren als een filter en zorgen ervoor dat u, wanneer u door de verschillende posten bladert, de posten die de eigenschap bezit die in de afrollijst wordt aangegeven, kunt vinden. Bijvoorbeeld: In Order/Factuur kunt u de Niet-verwerkte order bekijken, indien u deze eigenschap aangeeft in de afrollijst rechts. 47

55 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Bovenste helft De bovenste helft van het beeldscherm bevat standaard informatie. Deze velden blijven zichtbaar ongeacht het tabblad dat u opent. Tabbladen Een tabblad is een gedeelte van een scherm. Een scherm bevat vaak meer informatie dan in één beeldscherm is weer te geven. Daarom worden deze opgedeeld met behulp van tabbladen. Een tabblad heeft altijd een naam, bijvoorbeeld het tabblad Vracht in de order/factuur module. Hier kunt u informatie over vracht en levering met betrekking tot deze order bekijken en invoeren. Tabbladen bevatten functies die betrekking hebben op een specifieke module. Het eerste tabblad wordt over het algemeen het meeste gebruikt. Een voorbeeld binnen de order/factuur module is het tabblad voor artikelregels, waar men producten invoert die verkocht worden. Een tabblad kan zijn eigen werkbalk hebben. Weergave van lijsten Het is vaak gebruikelijk dat een module wordt geopend in de vorm van een lijst in plaats van direct in een post. Dit geeft u aan in de Gebruikersinstellingen. Algemeen over lijstvensters In veel modules vindt u de knop Lijst in de werkbalk boven in het venster. Als u op de knop klikt krijgt u een venster met een lijst van gegevens van de module waarin u zich bevindt. Voorbeelden van de modules waar u deze knop vindt, zijn de Relatie, Medewerkersregister, Project, Urenregistratie, Offerte/Order/Factuur en Inkoop. In meerdere lijsten vindt u een aantal standaard knoppen die dezelfde functie hebben in alle modules. Niet alle knoppen zijn beschikbaar in elke module en enkele zullen niet actief zijn, ook al worden zij weergegeven in het venster. 48 Met Nieuw voert u nieuwe gegevens in. Met Bewerken kunt u posten bewerken die u geselecteerd heeft. Met de knop Verwijderen verwijdert u posten. Met de knop Filter aan/uit kunt u bepaalde filterinstellingen aan of uit zetten.

56 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Met Filterinstellingen kunt u een selectie aanmaken en een of meerdere eigenschappen kiezen waaraan de selectie moet voldoen. Afdrukken geeft u de mogelijkheid de inhoud van de lijst af te drukken. Klik op Help als u vast loopt en hulp nodig heeft. Klik op Afsluiten om het lijstvenster te sluiten. Sorteren Door op de kolomtitel te klikken kunt u de inhoud van de lijst sorteren op bijvoorbeeld naam, nummer, ID, telefoonummer enz. De kolomtitel waarop gesorteerd is, wordt vetgedrukt weergegeven. In meerdere modules kunt u bij gebruikersinstellingen kiezen welke sortering u standaard wenst bij de opening van het venster. Zoeken Onder in het venster kunt u zoeken op zoekterm of nummer. Het zoeken zal gedaan worden vanuit de sortering die u gekozen heeft. Als u op naam gesorteerd hebt en de letter J...invoert begint de lijst te zoeken op namen die met een J beginnen. Als u vervolgens de naam Jansen invoert, toont de lijst de eerste relatie in de lijst met deze naam. Status In meerdere lijstvensters vindt u afrollijsten waarin u de status kunt selecteren. In de artikellijst, die honderden artikelen bevat, kunt u in de eerste afrollijst een artikelgroep kiezen en in de tweede bijvoorbeeld 'Voorraadartikel'. 49

57 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Werkbalken op schermniveau In de meeste modules in Mamut vindt u dezelfde hulpmiddelen in de werkbalk voor bewerking en navigatie. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste. Pictogram Functie Opmerking Nieuw Lijst Opslaan Ongedaan maken Verwijderen Zoeken Filter aan/uit Filterinstellingen Eerste Vorige Volgende Laatste Print Instellingen Sorteren Help Afsluiten Opent een nieuwe, lege registratiekaart waarop u een nieuw item in het register kunt aanmaken. Geeft een gesorteerde en doorzoekbare lijst weer van alle aangemaakte items in het register. De pijl rechts biedt toegang tot de laatste tien bewerkte items. Slaat doorgevoerde wijzigingen op in het register. Als u met meerdere vensters tegelijk werkt, is het belangrijk om uw werk op te slaan als u van het ene naar het andere venster gaat. Maakt alle wijzigingen ongedaan die u in de kaart hebt aangebracht sinds de laatste keer opslaan. Verwijdert het item dat is geopend in het register. Let op: u kunt geen items verwijderen waarnaar wordt verwezen in andere modules. Zoekt naar items in het register met bepaalde zoekcriteria. Schakelt het bij Filterinstellingen ingestelde filter in of uit. Stelt het filter in aan de hand van de eigenschappen van het item. Als het filter is ingeschakeld, zijn alleen de items met de geselecteerde eigenschappen beschikbaar in het register. Gaat naar het eerste item in het register. Gaat naar het vorige item in het register. Gaat naar het volgende item in het register. Gaat naar het laatste item in het register. Print diverse eenvoudige rapporten in het register. In de meeste modules kunt u het formaat en de functies aanpassen aan uw voorkeuren. Sorteert het register op nummer of naam. Dit selecteert u met de pijl rechts. Opent het helpbestand. U kunt in ieder afzonderlijk venster op [F1] drukken voor de help-functie. Sluit de module af en slaat invoer op. 50

58 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Sneltoetsen in het programma De belangrijkste functies in Mamut zijn door middel van sneltoetsen oproepbaar. Op deze manier kunt u als gebruiker snel en gemakkelijk uw weg vinden in het programma. Hier volgt een overzicht van alle sneltoetscombinaties in Mamut. Mamut houdt zich wat sneltoetsen betreft aan de Microsoft Windows standaard. Dit betekent dat het gebruik van de [TAB] en de [SHIFT] + [TAB] toetscombinaties u de mogelijkheid bieden om uw cursor naar het volgende en respectievelijk vorige veld te verplaatsen. De invoer van gegevens wordt met de [ENTER]-toets bevestigd. Ook kan de [ENTER]-toets op het numerieke toetsenbord worden gebruikt. Dit is vooral handig bij het invoeren van grote hoeveelheden numerieke gegevens. Dit geeft de mogelijkheid om snel en effectief gegevens in te tikken en wordt verkozen door de meeste professionele gebruikers. Lijstvenster In het lijstvenster kunt u de pijltoetsen gebruiken om de focus naar boven en naar beneden te verplaatsen op de lijst. [ENTER] kan ook hier gebruikt worden om uw keuze te maken. Afrollijsten In de afrollijsten kunt u woorddelen (space) gebruiken om op te slaan in de lijst, en vervolgens gebruikt u de pijltoetsen om naar boven of naar beneden in de lijst te navigeren. Indien er meerdere keuzes voor dezelfde letter zijn, worden telkens opnieuw de actuele mogelijkheden getoond bij het drukken op de letter. U kunt ook de volledige gezochte naam intikken. U komt dan meteen terecht bij de gezochte term en niet bij de eerste letter. Daarna kunt u op [TAB] drukken om verder te gaan naar het volgende veld. Menubalk In de menubalk bovenaan in het scherm kunt u de sneltoetsen activeren door op [ALT] op het toetsenbord te drukken. U ziet een markering onder de letter in de menubalk. Deze letter is de sneltoets om het menu te activeren. Inboeken Het inboeken heeft eigen sneltoetsen. Enkele van deze kunnen ook gebruikt worden in andere vensters. 51

59 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Algemene sneltoetsen Functie Sneltoets Omschrijving Bestand Alt + F Opent het menu Bestand Bewerken Alt + R Opent het menu Bewerken Beeld Alt + V Opent het menu Beeld Help Alt + H Opent het menu Help Nieuw Ctrl + N Aanmaken van een nieuwe... Open Ctrl + O Openen van een bestand/document Bewerken Ctrl + E Bewerken van een bestand/document Uitvoeren Ctrl + T Activiteit als voltooid markeren Opslaan Ctrl + S Opslaan van gegevens Verwijderen Ctrl + D Verwijderen Afdrukken Ctrl + P Afdrukken Ongedaan maken Ctrl + Z Laatste wijziging ongedaan maken Knip Ctrl + X Knip het geselecteerde veld Kopiëren Ctrl + C Kopieer het geselecteerde veld Plakken Ctrl + V Plak gegevens in een veld Lijst Ctrl + L Toont lijst van registreerde eenheden in module Zoeken Ctrl + F Start zoekfunctie Afsluiten Ctrl + Q Afsluiten van module Eerste in lijst Ctrl + HOME Ga naar eerste element in lijst Vorige Ctrl + Page Down Ga naar vorig element in lijst Volgende Ctrl + Page Up Ga naar volgend element in lijst Laatste in lijst Ctrl + End Ga naar het eind van de lijst Invoegen Ctrl + Ins Voeg object in Open afrollijst Spatietoets Toont alle mogelijke alternatieven in een afrollijst Help F1 Start Help functie 52

60 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Systeemdatum De Systeemdatum in het programma wordt bij elke keer opstarten automatisch bijgesteld, en is gebaseerd op de machinedatum van uw PC. NB! De machinedatum op uw PC is dus niet dezelfde als de Systeemdatum in het programma, ook al zijn deze normaalgezien identiek. Om de Machinedatum op uw PC te controleren/wijzigen, kunt u dit in het Windows besturingssysteem doen via Start - Controlpanel - Time and date. U kunt de Systeemdatum in het programma handmatig veranderen. Dit heeft geen gevolgen voor de machinedatum van uw computer. Zo verandert u de systeemdatum in Mamut Business Software 1. In het hoofdmenu in Mamut Business Software kiest u Bestand - Systeemdatum. U krijgt nu een nieuw venster met een afbeelding van een kalender. 2. Wanneer u de datum verandert, kiest u eerst de juiste maand en het juiste jaartal in de afrollijst. 3. Hierna selecteert u de juiste datum (Nieuwe datum) met de muis. 4. Klik op OK. U heeft nu de nieuwe Systeemdatum ingesteld. De systeemdatum op uw computer heeft geen invloed op de systeemdatum van andere computers in een situatie met meerdere gebruikers. NB! Let vooral erop dat de systeemdatum alleen verandert bij het opnieuw opstarten van het programma. Dit betekent bijvoorbeeld dat u nooit het programma de hele nacht geopend zou mogen laten. Sluit het programma af, en start het de volgende dag opnieuw. Het weeknummer wordt op dezelfde wijze van uw computer gehaald. In Windows wordt het weeknummer bepaald aan de hand van de instellingen onder Landinstellingen (Region and Language). Sommige regio's gebruiken afwijkende weeknummers. Dit houdt in dat u deze instelling en de machinedatum dient na te gaan in Windows, terwijl u ook de Systeemdatum in Mamut Business Software dient te controleren wanneer het weeknummer niet juist is. In Windows XP : Klik op Start en Configuratiescherm (Controlpanel) en dubbelklik vervolgens op Landinstellingen (Region and Language). 53

61 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Het standaardregister Het standaardregister is een register bestaande uit verschillende definieerbare groepen, categorieën en variabelen die in één of meerdere delen van het programma worden gebruikt. U kunt deze waarden aanpassen aan de behoeften en routines van uw bedrijf. Hier kunt u o.a. waarden invoeren voor Afdelingen, Betalingsvoorwaarden, Documenttype, Aangepast veld, Vaste tekst order, Groep, Categorie, Leveringsvoorwaarden, Artikelgroep, Functie, Het Valutaregister, enz. U belandt in de het standaardregister via Beeld- Instellingen - Bedrijf - Bedrijfsinstellingen - Standaardregister. Bewerken direct in het Standaardregister 1. Markeer het register dat u wenst te bewerken en klik op Bewerken. Alle alternatieven in dit register worden nu toegankelijk Hier kunt u nu alternatieven toevoegen of veranderen met de knoppen Nieuw of Bewerken.

62 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Afhankelijk van welk register u bewerkt, volgen er afzonderlijke instellingen voor de alternatieven. Bewerking via afrollijsten In meerdere afrollijsten van het programma kunt u met de rechter muisknop klikken en direct het standaardregister wijzigen. Zo gaat u te werk: 1. Klik met uw rechter muisknop op de afrollijst die u wenst te wijzigen. 2. Selecteer Standaardregister wijzigen vanuit het snelkoppelmenu. Dit opent hetzelfde venster als hierboven en u kunt de waarden wijzigen en direct gebruiken in de module. Aan de slag met nummerreeksen De meeste van de belangrijkste modules in het programma zijn grote registers die een groot aantal registraties kunnen bevatten. Iedere registratie wordt daarom geregistreerd met een uniek nummer dat als een belangrijk refentiemiddel gebruikt wordt. Voordat u het programma in gebruik neemt, kunt u apart voor ieder register nummerreeksen toepassen. Dit kan van toepassing zijn wanneer u eerder een ander systeem heeft gebruikt, of met eenzelfde nummerreeks wilt werken als een eerder gebruikte nummerreeks. U kunt het Eerste nr. invoeren vanaf het moment dat u de gegevens in het register heeft geregistreerd. Hierna zal u alleen het Laatst gebruikte nummer kunnen veranderen. Wanneer u het laatst gebruikte nummer invoert, zal bij een volgende registratie het volgende nummer in de nummerreeks gebruikt worden. Nadat een nummerreeks in gebruik is genomen kan alleen het laatst gebruikte nummer gewijzigd worden. Eerste keer opstarten van het programma Wanneer u het programma voor de eerste keer opstart kunt u de nummerreeks wijzigen. Zowel het eerste en laatste nummer kan dan gewijzigd worden. Het wijzigen van een nummerreeks U kunt onder Beeld Instellingen Bedrijf de nummerreeks wijzigen. Op het tabblad Bedrijfsinstellingen vindt u de knop Nummerreeks. In het venster Nummerreeks kunt u bijvoorbeeld het eerste nummer waarmee een relatie of leverancier begint wijzigen door te klikken op de kolom Eerste nr. en het juiste beginnummer invoeren. Dit nummer kan dan alleen gewijzigd worden in een hogere waarde. De velden die niet gewijzigd kunnen worden zullen rood gemarkeerd zijn. Overschrijven van artikelnummer Wanneer u een nieuw artikel aanmaakt of een artikel dupliceert, kunt u het artikelnummer overschrijven. Het veld Laatst gebruikt in de Bedrijfinstellingen voor Nummerreeks zal dan aangepast worden aan het nummer dat u ingevoerd heeft. 55

63 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Let op! Wanneer op deze manier een gat in de nummerreeks is ontstaan dan kunt u dit nummer later overschrijven. Het veld Laatst gebruikt, in de bedrijfsinstellingen voor de nummerreeks, zal ook het hoogste nummer dat gebruikt is onthouden zodat u het laatste nummer niet in een lager nummer kunt wijzigen. Factuur en Creditnotanummer Deze twee nummerreeksen moeten elkaar niet overlappen. Als standaardwaarde begint het factuurnummer met tellen vanaf 1, de creditnotanummering begint vanaf Wanneer u dit wilt veranderen moet u ervoor zorgen dat er genoeg "afstand" tussen de twee nummerreeksen is, zodat deze nooit kunnen overlappen. Nummerreeksen voor boekstukken in de boekhoudmodule Deze worden vanuit de eigen instellingen in de boekhoudmodule bestuurd. U kunt meer lezen over het nummeren van boekstukken in "Administratie, logistiek en personeel". Nummerreeksen bij overgang naar een nieuw jaar Standaard heeft ieder boekstuk een eigen nummerreeks. Iedere nummerreeks begint ieder jaar met nr. 1 behalve als u dit, voordat u begint met boeken, handmatig overschrijft. Bij de overige nummerreeksen, als Ordernummer, Factuurnummer en Klantnummer, zal de telling doorgaan waar deze het jaar ervoor is gestopt. Let op bij de overgang naar een nieuw boekjaar: Het is belangrijk dat duidelijk is dat het bij bijv. factuurnummerreeksen niet mogelijks is om weer bij 1 te beginnen bij de start van een nieuw boekjaar. Daarom zal de factuurnummerreeks doorgaan waar deze het voorgaande jaar gestopt is. 56

64 GEBRUIKERSAANPASSINGEN VOOR BUREAUBLAD GEBRUIKERSAANPASSINGEN VOOR BUREAUBLAD Gebruikersinstellingen voor Bureaublad Het bureaublad kan zo worden aangepast dat u de informatie en snelkoppelingen voor ieder afzonderlijk aandachtsgebied ziet die overeenkomen met uw programmagebruik. U kunt via de werkbalk op het bureaublad ook rechtstreeks naar instellingen gaan. Voor de informatiehokjes en knoppen kunt u bovendien met de rechtermuisknop klikken om een knop aan te passen of om de gebruikersinstellingen voor het actuele aandachtsgebied te wijzigen. Selecteren welke aandachtsgebieden moeten worden weergegeven Hier selecteert u welke aandachtsgebieden u wilt laten weergeven op het bureaublad. U kunt alleen aandachtsgebieden kiezen waarvoor u toegang hebt en die in uw licentie zijn opgenomen. Extra informatie op bureaublad bij hoge resolutie: In de gebruikersinstellingen biedt het bureaublad ook mogelijkheden voor extra informatie als u een hoge schermresolutie hebt (1024x768 en hoger). De schermresolutie wordt ingesteld in het Windows -configuratiescherm. De keuze die u hier in de gebruikersinstellingen maakt, wordt aan de rechterkant van het bureaublad weergegeven voor alle aandachtsgebieden. Informatie van systeemleverancier bevat ook het zoeken in de artikeldatabase op onze website. Snelkoppelingen selecteren voor weergave onder de knop Mijn functies De inhoud van het bureaublad is afhankelijk van uw licentie, uw toegangsrechten en eventuele gebruikersinstellingen die u hebt ingevoerd, zoals het niet weergeven van bepaalde functies. Selecteren wanneer de informatiestromen op uw bureaublad moeten worden bijgewerkt De informatiestromen bevatten informatie die uit de bedrijfsdatabase wordt gehaald en zijn te vergelijken met het samenstellen van een rapport. Om niet teveel capaciteit in beslag te nemen, met name bij omgevingen met meerdere gebruikers, kunt u selecteren wanneer de informatiestromen moeten worden bijgewerkt. Standaard worden de velden bijgewerkt bij het opstarten van het programma. Veel mensen zullen de updates liever zelf regelen. Daarom kunt u ervoor kiezen om de velden alleen bij te werken als u klikt op de knop Bijwerken op de bureaublad-werkbalk. Onthoud echter wel dat de informatie dan alleen wordt bijgewerkt als u op die knop klikt en verder niet, ook niet als u het programma opstart. De informatiestromen zijn beperkt tot 200 posten. Aandachtsgebieden afstemmen op uw gebruik - informatiestromen en knoppen U kunt voor ieder aandachtsgebied selecteren welke informatiestromen er moeten worden weergegeven en welke knoppen/snelkoppelingen onderaan in het scherm moeten worden weergegeven. 57

65 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Markeer het/de aandachtsgebied(en) dat/die u wilt aanpassen en klik op de knop Bewerken. Geef aan welke functies u wilt laten weergeven door de functies die u wilt opnemen/verwijderen te markeren en vervolgens op de pijlknoppen te klikken om ze naar het betreffende venster te verplaatsen. In het bovenste deel van het venster selecteert u de informatiestromen die u wilt weergeven en in het onderste venster kiest u de knoppen die u wilt weergeven in het gekozen aandachtsgebied. De verschillende aandachtsgebieden bieden ruimte voor verschillende aantallen informatiestromen en knoppen. Het maximaal beschikbare aantal wordt in het venster weergegeven. Tip! Als u wijzigingen hebt aangebracht en deze hebt opgeslagen, kunt u klikken op Bijwerken (F5) op de bureaublad-werkbalk om de wijzigingen te bekijken. Wilt u snelkoppelingen liever rechtstreeks in het linkermenu weergeven? Directe module toegang in plaats van aandachtgebieden in het linkermenu: Als u hier het vakje aanvinkt, worden op het bureaublad knoppen voor modules weergegeven in plaats van de aandachtsgebieden, wat een snelkoppeling naar een groep functies vormt. Het linkermenu fungeert dan als een rechtstreekse snelkoppeling naar de afzonderlijke modules. U kunt nog altijd selecteren welke knoppen in het linkermenu moeten worden weergegeven. Dit zijn de knoppen die u selecteert onder Mijn functies (zie hierboven). U kunt maximaal 9 van dergelijke snelkoppelingen weergeven. Eigen gedefinieerde knoppen op het bureaublad Knoppen/snelkoppelingen Onder de informatiehokjes op het bureaublad ziet u een aantal knoppen. Deze dienen als snelkoppelingen voor diverse registers of functies die van belang zijn voor het actieve aandachtsgebied. Net als bij de informatiehokjes op het bureaublad kunt u ook hier aanpassen welke knoppen u wilt laten weergeven. Klik met de rechtermuisknop op een knop om deze te vervangen door een andere. Ieder aandachtsveld biedt ruimte voor een vast aantal knoppen onderaan in het venster. Mijn functies Naast de snelkoppelingsknoppen ziet u ook een knop met de naam Mijn functies. Deze fungeert als een lijst met nog meer snelkoppelingen naar andere functies. De inhoud van deze lijst wordt uit de gebruikersinstellingen gehaald en blijft gelijk, ongeacht het actieve aandachtsveld. 58

66 GEBRUIKERSAANPASSINGEN VOOR BUREAUBLAD Inhoud van een aandachtsgebied op het bureaublad bewerken Zo past u de inhoud van een aandachtsgebied aan 1. Kies Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen - Bureaublad. 2. Selecteer het aandachtsgebied dat u wilt aanpassen in het bovenste gedeelte van het scherm. 3. Klik op Bewerken. 4. Geef aan welke informatievelden in het bovenste gedeelte van het scherm worden weergegeven. 5. Geef aan welke knoppen in het onderste gedeelte van het scherm worden weergegeven. De knoppen onder op het bureaublad worden gewijzigd ten aanzien van uw keuzes. Datzelfde geldt voor de informatievelden. Tip! Houd er rekening mee dat u ook bij de instellingen komt direct vanuit de werkbalk op het bureaublad. Het aantal informatievelden waaruit men kan kiezen kan varieren per aandachtsgebied. Koppelingen invoeren die op Mijn bureaublad worden weergegeven U kunt uw eigen koppelingen aanmaken op het bureaublad. Dit kan naar uw eigen site zijn, of naar andere sites die u regelmatig bezoekt. De koppelingen worden geopend in uw standaard internetprogramma. De koppelingen worden weergegeven onder het informatieveld Mijn koppelingen. Deze vindt u onder de informatievelden die u kunt kiezen om verschillende aandachtsgebieden weer te geven. Er is plaats voor 6 links in dit informatieveld. Als standaard worden mijn links in het aandachtsgebied E-commerce weergegeven, voor degene die hier toegang toe hebben. Zo voegt u een koppeling aan het informatieveld Mijn koppelingen toe 1. Kies eerst een aandachtsgebied die Mijn koppelingen weergeeft. Lees meer over hoe u de inhoud van het bureaublad bewerkt in de paragraaf 'Inhoud van een aandachtsgebied op het bureaublad bewerken'. 2. Klik op de pijl rechts van de titel, en kies Voer de koppelingen in die op Mijn bureaublad worden weergegeven in de afrollijst. 3. Voer in of kopieer de koppelingen in de velden. 4. Klik op OK. De link wordt weergegeven onder Mijn koppelingen. 59

67 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Hoe kan ik nieuws van Mamut Supportcenter op het bureaublad weergeven? Het bureaublad geeft in de gebruikersinstellingen mogelijkheden voor meer informatie wanneer u een hoge beeldschermresolutie gebruikt (hoger dan 1024X768). De beeldschermresolutie kunt u in het configuratiescherm van Windows instellen. In alle aandachtsgebieden worden de keuzes rechts op het bureaublad weergegeven. De informatie van de systeemleverancier bevat ook een zoekfunctie waarmee in de artikeldatabase op onze homepage gezocht kan worden. Zo activeert u de informatiestroom Nieuws 1. Kies Beeld - Instellingen - Gebruiker Module-instellingen - Bureaublad. 2. Vink Informatie van systeemleverancier aan. 3. Klik op OK. 4. Sla op en sluit het instellingenvenster. 5. Klik op Bijwerken in de werkbalk op het bureaublad. Wanneer uw beeldschermresolutie hoog genoeg is, zal de informatiestroom Nieuws aan de rechterzijde van het bureaublad worden weergegeven. Dit geldt voor alle aandachtsgebieden die geen website zijn. Let op! De informatiestroom kan alleen gebruikt worden wanneer u met het Internet verbonden bent. 60

68 OVERIGE GEBRUIKERSAANPASSINGEN OVERIGE GEBRUIKERSAANPASSINGEN Over gebruikersinstellingen Iedereen die in het programma werkt, dient te zijn geregistreerd als gebruiker. Een gebruiker kan alleen aangemaakt worden door iemand die de rechten van systeembeheerder of supergebruiker heeft via Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikersadministratie, maar de gebruikersinstellingen kunnen door de gebruiker zelf worden aangepast indien de gebruiker hier toegang toe heeft. Dit wordt bepaald door middel van de gebruikersrechten die de systeembeheerder aangeeft. De gebruiker kan de gebruikersinstellingen vanuit de werkbalk in elke module openen. U belandt er ook via Beeld- Instellingen Gebruiker. Wie is de beheerder? Het programma veronderstelt dat er minimaal één gebruiker wordt aangemaakt met volledige toegang/als supergebruiker. Het aanmaken van een supergebruiker doet u door middel van een eigen keuze, terwijl de gebruiker die als systeembeheer wordt aangemaakt een eigen toegangsprofiel krijgt. Het verschil is dat een supergebruiker toegang heeft tot alles, terwijl een systeembeheerder toegang heeft tot de functies die normaal gesproken tot zijn taken behoren. In de regel zal een gebruiker die in het gebruikersprofiel gemarkeerd kreeg Volledige toegang/supergebruiker, ook diegene zijn die het systeem beheert. Gebruikersnaam en wachtwoord Bij de gebruikersadministratie worden de Gebruikersnaam en het Wachtwoord, die worden gebruikt bij het aanmelden in het programma, geregistreerd. U moet het wachtwoord invullen in het veld Wachtwoord en het veld Bevestig wachtwoord. Dit om er zeker van te zijn dat het betreffende wachtwoord correct is. Koppelen aan medewerkers U kunt de gebruiker koppelen aan een medewerker in het medewerkersregister. Indien de gebruiker niet is aangemaakt als een medewerker, kunt u een nieuwe medewerker aanmaken bij het opslaan van de gebruiker. Hier voert u uw adres in. Dit adres wordt vervolgens het afzenderadres voor alle s die u vanuit het programma verstuurt. 61

69 RAAK BEKEND MET HET PROGRAMMA Als Microsoft Outlook op uw computer geïnstalleerd is, kunt u op de zoekknop klikken om uw adres op te halen vanuit uw gebruikersaccount in het desbetreffende programma. Het programma kan ook met Outlook geïntegreerd worden. Zie voor meer informatie hierover in het hoofdstuk "Relatiebeheer" 'in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e- commerce"'. Automatisch aanmelden (Gebruikersnaam = Gebruikersnaam Windows) Deze optie selecteert u wanneer uw gebruikersnaam in Mamut identiek is aan de gebruikersnaam die u gebruikt bij het aanmelden in Microsoft Windows. Op deze manier hoeft u zich niet aan te melden wanneer u het Mamut Business Software-programma opstart. Gebruikersrechten De functie voor gebruikersrechten is ontwikkeld met het uitgangspunt dat meerdere gebruikers hetzelfde programma gebruiken. Door middel van toegansprofielen verzekert een systeembeheerder zich ervan dat de gebruiker geen toegang heeft tot andere delen van het programma. Overig Onder het tabblad Overig geeft u verschillende instellingen aan die het opstarten en het gebruiken van het programma vereenvoudigen. Gebruikersinstellingen per module In het tabblad Module-instellingen kan elke gebruiker (of systeembeheerder) per module in het programma de gewenste instellingen kiezen en veranderen. De gebruikersinstellingen zijn ook beschikbaar vanuit iedere module, door op de knop Gebruikersinstellingen in de werkbalk te klikken. Let op! De bedrijfsinstellingen, die voor uw bedrijfsdatabase ingesteld worden, gelden voor alle gebruikers, die in de bedrijfsdatabase werken. Terwijl de gebruikersinstellingen slechts gelden voor één gebruiker. De gebruikersinstellingen zijn in detail beschreven in de hoofdstukken, die iedere module bespreken. 62

70 OVERIGE GEBRUIKERSAANPASSINGEN Gebruikersnaam en wachtwoord Onder de gebruikerstellingen worden de Gebruikersnaam en het Wachtwoord, die worden gebruikt bij het inloggen in het programma, geregistreerd. U moet het wachtwoord invullen in het veld Wachtwoord en in het veld Bevestig wachtwoord. Dit om er zeker van te zijn dat het betreffende wachtwoord correct is. BELANGRIJK: U kunt geen spatie of een punt gebruiken in uw gebruikersnaam en wachtwoord. U kunt uw wachtwoord in dit venster veranderen. De systeembeheerder kan ook voor u uw wachtwoord veranderen. Tip! De systeembeheerder kan de gebruikerstoegang tot de database rechtstreeks in de SQL- Server differentiëren. Automatisch venster openen bij aanmelden U kunt het systeem zo instellen dat u het meest gebuikte venster direct krijgt na het aanmelden. Dit doet u in Gebruikersprofiel voor u als gebruiker. U kunt dit zelf instellen via de gebruikersinstellingen of de systeembeheerder vragen het gebruikersprofiel van elke gebruiker te bewerken. Dit doet u via Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikersadministratie. Selecteer de gebruiker en klik op Bewerken. Zo stelt u het gewenste venster in voor het openen van de beddrijfsdatabase 1. Kies Beeld - Instellingen -Gebruiker en klik op het tabblad Starten. 2. In de afrollijst Venster bij openen bedrijfsdatabase kiest u het gewenste venster. Bij de volgende keer aanmelden zal dit venster automatisch geopend worden. Heeft u meer dan één bedrijfsdatabase, dan kunt u op dezelfde plaats aangeven welke database u als standaard bedrijfsdatabase wilt instellen, zodat de gebruiker standaard deze database opent. Tip! In de relatiemodule kunt u voor Automatisch openen van relatieoverzicht bij het openen van de relatiekaart kiezen. Dit doet u in Gebruikersinstellingen. Deze keuze geldt ook voor contactpersonen, en dient gelijktijdig ook als openingsvenster bij het aanmelden. 63

71

72 Hoofdstuk 3: Zoeken en selectie In dit hoofdstuk: ZOEKEN SELECTIE Selectie/Verfijning Hoe een selectie aanmaken? De velden in Zoek en Selectie UITGEBREIDE SELECTIE Voorbeeld van uitgebreide selectie Wizard voor bewerken van relaties

73 ZOEKEN EN SELECTIE ZOEKEN Indien u op zoek bent naar een bepaalde eenheid in een module die u niet in de lijst kunt vinden, kan het de moeite lonen om een zoek-bewerking met eenvoudige criteria uit te voeren. Bij het zoeken in de relatiemodule kunt u bovendien zoeken op de gegevens van contactpersonen indien u niet weet bij welke relatie de desbetreffende persoon is geregistreerd. Hoe een zoekopdracht doorvoeren? 1..Klik op Zoeken in de module waarin u de bewerking wilt uitvoeren. 2. Kies de Zoekbasis in de afrollijst indien die toegankelijk is. Is van toepassing op het relatieregister, waar u kunt kiezen uit Relatiebeheer, Contactpersoon of beiden tegelijkertijd. 3. Geef de zoekcriteria aan. De velden fungeren op dezelfde wijze als bij Selectie. Indien de criteria waarop u wilt zoeken niet beschikbaar zijn, kunt u op Verfijnen klikken om toegang te krijgen tot alle velden waarop gezocht kan worden. 4. Klik op Zoeken. Een overzicht van alle resultaten die aan uw gestelde zoekcriteria voldoen, wordt weergegeven. Indien u meerdere treffers heeft, kunt u bladeren met de toetsen Volgende en Vorige. 66

74 ZOEKEN U kunt één van de zoekresultaten in het overzicht selecteren, klik dubbel op deze of klik op Ga naar... om het zoekresultaat te openen. Tip! U kunt in de zoekvensters sorteren door op de titel van de kolom te klikken waarnaar u wenst te sorteren. 67

75 ZOEKEN EN SELECTIE SELECTIE Selectie/Verfijning In alle modules kunt u de registratie- en zoekbewerkingen vereenvoudigen door een bepaalde selectie te bepalen. U geeft dan één of meerdere kenmerken aan waaraan de gegevens moeten voldoen om in de selectie opgenomen te worden. Om gebruik te kunnen maken van Selectie dient u informatie te hebben ingevuld in één of meerdere velden binnen uw programma, zodat deze informatie later gefilterd kan worden. Dit hulpmiddel doorzoekt alle modules en kan in principe, wanneer u de juiste zoekcriteria heeft ingevoerd, alle informatie vinden. In veel vensters zijn er afrollijsten die transacties sorteren op grond van bijvoorbeeld status. Zulke selecties worden in de afzonderlijke hoofdstukken beschreven. Bij uw dagelijkse werkzaamheden kan het belangrijk zijn de juiste relatie zo snel mogelijk te kunnen vinden. U vindt het venster voor Selectie op de volgende verschillende manieren:.klik op de knop Filter-instellingen in de werkbalk bovenaan de module, of in het overzicht waarmee u aan het werk bent..klik op Afdrukken in de Rapportmodule. Dit activeert het selectievenster. Klik op de afdrukicoon in de module waarin u aan het werk bent. Ga naar het Bestand-menu en kies voor Afdrukken. Klik op Meerdere criteria nadat u Zoeken heeft aangeklikt. Ga naar Beeld in het hoofdmenu en selecteer de 'Wizard' voor bewerken relaties. 68

76 SELECTIE Hoe het venster er uit ziet, is afhankelijk van de module waarvoor u de selectie aanmaakt. Ze hebben echter gemeen dat u kunt kiezen uit de meeste velden in de module als ook de velden van de andere geïntegreerde modules. U kunt bijvoorbeeld met drie criteria alle relaties (1) vinden aan wie u een bepaald artikel (2) gedurende de afgelopen maand (3) heeft verkocht. Met de Wizard voor bewerken relaties kunt u een vaste, vaak gebruikte selectie aanmaken. Telkens wanneer u de selectie uitvoert, kunt u bovendien een keuze maken uit meerdere bewerkingen waarbij u de selectie kunt toepassen. Filter aan/uit Wanneer u een selectie maakt met de selectie-instellingen, kunt u bijvoorbeeld bepalen dat een lijst enkel een bepaald aantal beschikbare posten toont. De vensters waarin u een selectie kunt maken, bevindt zich daarom een knop hiervoor in de werkbalk. Met deze knop kunt u de functie uitzetten, om alle transacties weer te geven..de knop heet Filter aan/uit. Hoe een selectie aanmaken? Zo maakt u een selectie aan 1. Open de selectiemodule zoals hierboven beschreven. 2. Zet de criteria waaraan voldaan moet worden in de desbetreffende velden. 3. Maak eventueel samengestelde (Booleaanse) criteria met behulp van het tabblad Uitgebreid. Lees onderstaand meer over uitgebreide selectie. 4. Klik op OK om de selectie te gebruiken. Wanneer u een selectie in een module heeft aangemaakt, dan zal Selectie aan/uit actief zijn en kunt u door de selecties heen bladeren. Heeft u de selectie in de rapportmodule aangemaakt, dan zal nu de gekozen afdruk afgedrukt worden met de aangemaakte selectie. Klik op Selectie weergeven voor een overzicht van de criteria, die in de selectie zijn opgenomen. Indien de selectie te beperkt of te uitgebreid is, dan kunt u teruggaan naar het selectievenster en de criteria. Klik op Opslaan in de werkbalk van het selectievenster indien u de selectie later wilt gebruiken. 69

77 ZOEKEN EN SELECTIE De velden in Zoek en Selectie Met behulp van Zoek en Selectie heeft u de keuze uit evenveel velden als er velden zijn om gegevens in te registreren. Onderstaand vindt u een omschrijving van de verschillende manieren waarop u de criteria kunt aangeven. Vrije tekst velden Vrije tekst velden zijn velden waarin u door middel van een vrije tekst ieder willekeurig selectiecriterium kunt ingeven. Bij alle dergelijke velden behoort een rolmenu met drie verschillende alternatieven: Begint met: de selectie moet beginnen met de letter(s) of woord(en) die u in het vrije tekst veld ingeeft. Exact: het veld in de selectie moet precies overeenkomen met de letter(s)/woord(en) die u in het vrije tekst veld heeft ingegeven. Bevat: het veld in de selectie moet de letter(s)/woord(en) die u in het vrije tekst veld heeft ingegeven, maar kan bovendien ook nog andere letter(s)/ woord(en) bevatten. Afrollijsten De afrollijsten bevatten meerdere opties en u kunt één daarvan selecteren. Van-tot-velden In 'van-tot-velden' kunt u een selectie aangeven vanaf een getal (het veld links) tot en met een ander getal (het veld rechts) De waarden 'vanaf' en 'tot en met zijn in de selectie inbegrepen. Indien u slechts op één waarde wilt zoeken, vult u in beide velden dezelfde waarde in. Indien u uitsluitend een waarde in het linkerveld invult, zal het gehele register vanaf die waarde worden doorzocht. Afvinkhokjes Door deze afvinkhokjes te markeren kunt u aangeven welke categorieën in de selectie moeten worden opgenomen. Wanneer u dat wenst, kunt u meerdere hokjes afvinken. 70

78 SELECTIE Radioknoppen Radioknoppen lijken op afvinkhokjes, met het verschil dat u slechts één bepaalde waarde of één alternatief kunt aangeven. Zoekknoppen Wanneer u op de zoekknoppen klikt, wordt er een venster geopend met een compleet overzicht over de gegevens. Uit deze overzichten kiest de gewenste waarde waarmee u het desbetreffende veld wilt vullen door op OK te klikken. 71

79 ZOEKEN EN SELECTIE UITGEBREIDE SELECTIE Op het tabblad Uitgebreid kunt u meerdere criteria aangeven voor meer complexe, logische selecties (Booleaanse uitdrukkingen). U kunt meerdere criteria invoeren in combinatie met de velden van de andere tabbladen in het selectievenster. U kunt zowel lineaire criteria zoals 'A of B' of uitdrukkingen met gebruik van haakjes, zoals 'A of (B en C)' aangeven. Zo stelt u een uitgebreide selectie in 1. Open de selectiemodule zoals bovenstaand beschreven en kies het tabblad Uitgebreid. 2. Klik op Nieuw voor ieder criterium, dat u aan de selectie wil toevoegen. Dit zal een wizard openen, die u stap voor stap door het proces zal leiden. 3. Klik op het plusteken (+) links in de module waarin de variabel zich bevindt. 4. Geef aan voor welke variabel u de waarden wilt bepalen. 5. Klik op Volgende. 6. Maak een keuze uit en of of als bewerkingsteken voor het criterium, samen met de waarde waaraan voldaan moet worden in het tabblad Standaard. 7. Indien u het criterium tussen haakjes wilt plaatsen, moet u dit doen in het tabblad Uitgebreid. 8. Klik op OK. Het criterium wordt nu in het overzicht opgenomen. Herhaal de bewerking voor alle criteria, die in de selectie moeten worden opgenomen. U kunt onderstaand een voorbeeld van een uitgebreide selectie vinden. In de helpbestanden (druk op F1) kunt u meer informatie vinden over de velden in de tabbladen Standaard en Uitgebreid bij uitgebreide selectie. Voorbeeld van uitgebreide selectie U wilt relaties selecteren, die in Nederland wonen en die ofwel een status Klant of Bijna rond hebben. In de helpbestanden (druk op F1) vindt u meer informatie over uitgebreide selectie als ook een ander voorbeeld. Stap 1: Specificeer dat u een selectie van relaties, die in Nederland wonen, wenst 1. Ga naar Beeld - Relatie - Relatiebeheer en klik op Filterinstellingen in het werkbalkmenu. 2. Klik op Nieuw (de onderste Nieuw-knop) op het tabblad Uitgebreid. 3. Klik eerst op het plusteken (+) links van Relatiebeheer, vervolgens klikt u op het plusteken links van Adres lager in de lijst. Kies dan Land en klik op Volgende. 72

80 UITGEBREIDE SELECTIE 4. Vermits u enkel relaties met een adres in Nederland wenst - onafhankelijk van hun status als klant of bijna rond, selecteert u en bij Bewerkingsteken op het tabblad Standaard. In de afrollijst bij Voorwaarden kiest u voor 'is gelijk aan (=) en vervolgens selecteert u Nederland in de afrollijst bij Waarde. 5. Klik op OK. U ziet dat uw geregistreerd criterium nu in het overzicht op het tabblad Uitgebreid is opgenomen. 73

81 ZOEKEN EN SELECTIE Stap 2: Specificeer dat u een selectie van relaties met de status "Klant" wenst 1. Klik op Nieuw op het tabblad Uitgebreid. 2. Klik op het plusteken (+) links van Relatiebeheer en selecteer de Status lager in de lijst. Klik vervolgens op Volgende. 3. Selecteer het tabblad Uitgebreid vermits u de haakjes moet gebruiken, die hier liggen. Kies en bij Bewerkingsteken omdat het een selectie geldt in combinatie met het eerste criterium, dat u registreerde (Nederland). 4. Kies het haakje ( uit de afrollijst bij Haakje openen. Dit doet u omdat dit selectiecriterium zich groepeert met een ander, bijvoorbeeld: de relatie kan de status (Klant of Bijna rond) hebben. 5. Kies is gelijk aan = uit de afrollijst bij Voorwaarden en Klant uit de afrollijst bij Waarde. 6. Selecteer (Geen) uit de afrollijst bij Haakje sluiten omdat het selectiecriterium nog niet voltooid is. 7. Klik op OK. U ziet dat uw geregistreerd criterium nu in het overzicht op het tabblad Uitgebreid is opgenomen samen met het eerste. Stap 3: Specificeer dat u een selectie van relaties met de status Bijna rond wenst 1. Klik op Nieuw op het tabblad Uitgebreid. 2. In de geopende lijst klikt u op het plusteken (+) links van Relatiebeheer en selecteert u de Status lager in de lijst, precies zoals bij stap 2. Klik op Volgende. 3. Ga naar het tabblad Uitgebreid. Kies of bij Bewerkingsteken omdat het aangemaakte criterium het vorig criterium uitsluit (relaties met status Klant). 4. Selecteer (Geen) uit de afrollijst bij Haakje openen omdat dit criterium een deel uitmaakt van het vorige. 74

82 UITGEBREIDE SELECTIE 5. Kies is gelijk aan = uit de afrollijst bij Voorwaarden en Bijna rond uit de afrollijst bij Waarde. 6. Kies het haakje ) uit de afrollijst bij Haakje sluiten om het criterium klant/bijna rond te voltooien. 7. Klik op OK en u ziet dat uw geregistreerd criterium nu in het overzicht op het tabblad Uitgebreid is opgenomen samen met de twee eerste. Tip! U kunt de selectie opslaan voor later gebruik. Klik op Opslaan in de werkbalk voordat u verder gaat naar de volgende stap en geef een naam en omschrijving op voor de selectie. 8. Klik op OK. Het relatieregister zal enkel relaties met adressen in Nederland met de status klant of bijna rond bevatten. De selectie ziet er als volgt uit: Nederland + (Klant of Bijna rond). Let op! Het veld Status werd in dit voorbeeld tweemaal gebruikt om twee verschillende statussen aan te geven. U heeft enkel deze mogelijkheid op het tabblad Uitgebreid. Geeft u de Status aan op het tabblad Relatiebeheer, dan kunt u slechts één status aangeven voor de selectie. 75

83 ZOEKEN EN SELECTIE Wizard voor bewerken van relaties Aan de hand van de wizard voor relatieselectie kunt u vaste selecties voor uw relaties instellen en opslaan. Deze kunt u later opnieuw gebruiken voor verschillende handelingen, zoals bijvoorbeeld het aanmaken van activiteiten of documenten voor de relaties of het versturen van s. Zo kunt u veel tijd besparen. Indien u uw relaties organiseert in Groepen en Categorieën en dergelijke, kunt u veel halen uit deze wizard. U kunt meer lezen over het opzetten en onderhouden van relaties in het hoofdstuk "Relatiebeheer" in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce". U kunt ook kiezen tussen twee selectietypes, Dynamisch - haalt alle relaties op die aan uw criteria voor de selectie voldoen, en Statisch - deze selectie geeft u een meer nauwkeurig resultaat doordat u diverse specifieke relaties/contactpersonen kunt toevoegen of verwijderen. Start de wizard via het menu Beeld - Wizard voor bewerken relaties. Tip! In de helpbestanden (druk op F1) vindt u meer informatie over de wizard voor bewerken relaties. 76

84 Hoofdstuk 4: Instellingen In dit hoofdstuk: INSTELLINGEN GEBRUIKER Over gebruikersinstellingen Gebruikersrechten Gebruikersinstellingen per module Gebruikersinstellingen - Overig BEDRIJF Bedrijfsinstellingen Bedrijfsgegevens Rekeninginformatie Btw-register Btw-codevenster Het standaardregister Nummerreeks INSTELLINGEN - BEVEILIGING ANDERE INSTELLINGEN Landenregister Postcoderegister Andere programma's Hoe Winfax gebruiken in Mamut?

85 INSTELLINGEN INSTELLINGEN Alle centrale instellingen voor de gebruikers, het systeem en het bedrijf zijn in één venster ondergebracht. Dit venster is doorgaans ook toegankelijk vanuit alle aandachtsgebieden met behulp van een eigen snelkoppeling aan de linkerzijde van het bureaublad. Wanneer u Systeembeheerder bent, zijn alle instellingen toegankelijk door middel van de snelkoppelingen in het aandachtsgebied Beheerder. Let op! De administratieve instellingen zijn beschreven in de introductiehandleiding "Administratie, logistiek en personeel", in het hoofdstuk "Administratie". De rapportinstellingen zijn beschreven in het hoofdstuk "Rapporten" in dezelfde introductiehandleiding. 78

86 GEBRUIKER GEBRUIKER Over gebruikersinstellingen Iedereen die in het programma werkt, dient te zijn geregistreerd als gebruiker. Een gebruiker kan alleen aangemaakt worden door iemand die de rechten van systeembeheerder of supergebruiker heeft via Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikersadministratie, maar de gebruikersinstellingen kunnen door de gebruiker zelf worden aangepast indien de gebruiker hier toegang toe heeft. Dit wordt bepaald door middel van de gebruikersrechten die de systeembeheerder aangeeft. De gebruiker kan de gebruikersinstellingen vanuit de werkbalk in elke module openen. U belandt er ook via Beeld- Instellingen Gebruiker. Wie is de beheerder? Het programma veronderstelt dat er minimaal één gebruiker wordt aangemaakt met volledige toegang/als supergebruiker. Het aanmaken van een supergebruiker doet u door middel van een eigen keuze, terwijl de gebruiker die als systeembeheer wordt aangemaakt een eigen toegangsprofiel krijgt. Het verschil is dat een supergebruiker toegang heeft tot alles, terwijl een systeembeheerder toegang heeft tot de functies die normaal gesproken tot zijn taken behoren. In de regel zal een gebruiker die in het gebruikersprofiel gemarkeerd kreeg Volledige toegang/supergebruiker, ook diegene zijn die het systeem beheert. Gebruikersnaam en wachtwoord Bij de gebruikersadministratie worden de Gebruikersnaam en het Wachtwoord, die worden gebruikt bij het aanmelden in het programma, geregistreerd. U moet het wachtwoord invullen in het veld Wachtwoord en het veld Bevestig wachtwoord. Dit om er zeker van te zijn dat het betreffende wachtwoord correct is. Koppelen aan medewerkers U kunt de gebruiker koppelen aan een medewerker in het medewerkersregister. Indien de gebruiker niet is aangemaakt als een medewerker, kunt u een nieuwe medewerker aanmaken bij het opslaan van de gebruiker. 79

87 INSTELLINGEN Hier voert u uw adres in. Dit adres wordt vervolgens het afzenderadres voor alle s die u vanuit het programma verstuurt. Als Microsoft Outlook op uw computer geïnstalleerd is, kunt u op de zoekknop klikken om uw adres op te halen vanuit uw gebruikersaccount in het desbetreffende programma. Het programma kan ook met Outlook geïntegreerd worden. Zie voor meer informatie hierover in het hoofdstuk "Relatiebeheer" 'in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e- commerce"'. Automatisch aanmelden (Gebruikersnaam = Gebruikersnaam Windows) Deze optie selecteert u wanneer uw gebruikersnaam in Mamut identiek is aan de gebruikersnaam die u gebruikt bij het aanmelden in Microsoft Windows. Op deze manier hoeft u zich niet aan te melden wanneer u het Mamut Business Software-programma opstart. Gebruikersrechten De functie voor gebruikersrechten is ontwikkeld met het uitgangspunt dat meerdere gebruikers hetzelfde programma gebruiken. Door middel van toegansprofielen verzekert een systeembeheerder zich ervan dat de gebruiker geen toegang heeft tot andere delen van het programma. Overig Onder het tabblad Overig geeft u verschillende instellingen aan die het opstarten en het gebruiken van het programma vereenvoudigen. Gebruikersrechten In de gebruikersinstellingen, bij het tabblad Gebruikersrechten worden de gebruikersrechten voor iedere gebruiker gedefinieerd volgens vooraf gedefinieerde of aangepaste toegangsprofielen. 80 Volledige toegang/supergebruiker: Geeft volledige toegang tot de gehele functionaliteit van het programma. Toegangsprofiel: Een toegangsprofiel is een setup met gebruikersrechten voor een selectie van functies in het programma. Een toegangsprofiel kan bijvoorbeeld aangepast zijn voor salesmedewerkers, logistiek medewerkers, administratieve medewerkers enz. Bij de keuze van een toegangsprofiel kunt u het gewenste toegangsprofiel voor een gebruiker kiezen. U kunt kiezen uit

88 GEBRUIKER standaard toegangsprofielen die als standaard met het systeem worden bijgeleverd en aangepaste profielen. Door op Inhoud weergeven te klikken, krijgt u een volledig overzicht over de functies die volgens het toegangsprofiel toegankelijk zijn. Er bestaat ook een toegangsprofiel voor de Systeembeheerder. Deze geeft toegang tot typische beheertaken binnen het systeem, zoals het veranderen van instellingen voor reservekopieën, gebruikersrechten wijzigen enz. U kunt de inhoud van elk toegangsprofiel zien door op Inhoud weergeven te klikken. Aangepast: Een aangepast toegangsprofiel definieert tot welke functies een bepaalde gebruiker toegang dient te hebben. Dit profiel kan op dezelfde manier bepaald worden als een overig toegangsprofiel, maar verschijnt niet in de lijst over toegangsprofielen. In de wizard voor beheer van gebruikersrechten kunt u een toegangsprofiel uit de lijst of een ander bestaand toegangsprofiel als basis gebruiken voor uw aangepast toegangsprofiel. Bedrijfsdatabases: Het overzicht van bedrijfsdatabases laat alle beschikbare bedrijfsdatabases zien waartoe de gebruiker toegang heeft. Door te klikken op Alles wissen kunt u de toegang tot alle bedrijfsdatabases, behalve die waarbij u bent aangemeld, verwijderen. U kunt ook het afvinken voor bepaalde bedrijfsdatabases die voor de gebruiker niet toegankelijk moeten zijn, verwijderen. U kunt meer lezen over gebruikersadministratie en gebruikersrechten in het hoofdstuk "Beheerder". Gebruikersinstellingen per module In het tabblad Module-instellingen kan elke gebruiker (of systeembeheerder) per module in het programma de gewenste instellingen kiezen en veranderen. De gebruikersinstellingen zijn ook beschikbaar vanuit iedere module, door op de knop Gebruikersinstellingen in de werkbalk te klikken. Let op: De bedrijfsinstellingen, die voor uw bedrijfsdatabase ingesteld worden, gelden voor alle gebruikers, die in de bedrijfsdatabase werken. Terwijl de gebruikersinstellingen slechts gelden voor één gebruiker. De gebruikersinstellingen zijn in detail beschreven in de hoofdstukken, die iedere module bespreken. 81

89 INSTELLINGEN Gebruikersinstellingen - Overig In het tabblad Overig kunt u een aantal instelling doen die van belang zijn voor het opstarten en gebruik van het programma. Standaard bedrijfsdatabase: Markeer en kies eventueel de gewenste bedrijfsdatabase uit de afrollijst. De gekozen bedrijfsdatabase wordt automatisch geopend bij het aanmelden. Taal: Iedere gebruiker kan het programma in zijn of haar eigen Taal gebruiken, onder voorwaarde dat de desbetreffende taal beschikbaar is. Let u er op dat het programma opnieuw gestart wordt voordat wijzigingen van instellingen van kracht worden. Status bij het openen van de bedrijfsdatabase: Geeft u direct toegang tot een overzicht met kerngetallen betreffende logistiek, economie, verkoop of het bedrijf in het algemeen en is relevant voor gebruikers die binnen deze vakgebieden een sleutelpositie vervullen. Minikalender openen bij het openen van bedrijfsdatabase: Deze optie markeert u, indien u wilt dat er een minikalender geopend moet worden bij het openen van de bedrijfsdatabase. Scheidingsteken: Als standaard is er aangegeven dat het programma de standaardinstellingen van de Windows-installatie op de computer overneemt. Indien u een ander scheidingsteken voor decimalen of duizendtallen wenst, moeten deze regionale instellingen verwijderd worden en kunt u eigen tekens selecteren in de afrollijst. Notitie: In het notitieveld kunt u aantekeningen met betrekking tot de gebruiker invoeren of kan de gebruiker zelf aantekeningen maken. 82

90 BEDRIJF BEDRIJF Bedrijfsinstellingen Met behulp van de bedrijfsinstellingen worden alle centrale gegevens van een bedrijf ingesteld. U registreert hier gegevens zoals naam, adressen en overige contactinformatie welke worden opgehaald bij het aanmaken van offertes en orders, en die verschijnen op rapporten die bedrijfsinformatie bevatten. De meeste velden zijn reeds ingevuld aan de hand van de wizard voor een eerste maal opstart van het programma, of de wizard voor het aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase. Bedrijfsleider (-ster): Naam van de bedrijfsleider (-ster) van de firma. Het veld kan gebruikt worden in rapporten. Land: U kunt het land niet meer wijzigen na het aanmaken van uw bedrijfsdatabase. Taal: Het is mogelijk om een andere taal te kiezen dan de voorbepaalde taal die bij het land hoort. Wees daarentegen er attent op dat de functies in het programma, zoals Btw-waarden en regels, rekeningschema's en administratieve instellingen enz., zijn aangepast aan het geselecteerde land. Wenst u dat bepaalde gebruikers het systeem moeten kunnen gebruiken in hun eigen taal, dan kan dit veranderd worden in de gebruikersinstellingen voor de gebruiker. In het tabblad Bedrijfsinstellingen worden diverse bedrijfsgegevens, zoals bankrekeningen, KvKnummer, Btw-instellingen, valuta, Btw-codes, nummerreeksen en standaardwaarden in het systeem aanpassen, vastgelegd. In het tabblad Module-instellingen kunt u de standaard waarden voor verschillende modules in het programma instellen. De geselecteerde instellingen gelden voor alle gebruikers van de 83

91 INSTELLINGEN bedrijfsdatabase. De verschillende module-instellingen zijn meer nauwkeurig beschreven in elk hoofdstuk van de introductiehandleidingen. In het tabblad Notitie kunt u notitie's invoeren betreffende het bedrijf. Tip! Veranderingen in een aantal bedrijfsinstellingen maken systeemopgerichte activiteiten aan, waar u onder andere informatie vindt over wie de verandering doorvoerde. Lees meer over Systeem aangemaakte activiteiten in de paragraaf "Beheerder". Bedrijfsgegevens Om zo veel mogelijk voordeel te hebben van de integratie tussen de modules in het programma is alle essentiële informatie centraal geregistreerd in de database. Alle belangrijke bankrekeningen en KvK-nummers worden ingevoerd onder Bedrijfsgegevens, samen met de instellingen voor Btwcodes en valuta. Dit is een eenmalige registratie die voor altijd geldt, en wordt weerspiegeld in alle andere modules en in relevante rapporten. 84 Voer het Kvk-nummer van het bedrijf in. Markeer ook of uw bedrijf Btw-plichtig of vrijgesteld is in de afrollijst BTW. In het veld Valuta kiest u de valuta die door het bedrijf het meest gebruikt wordt. Geef aan of er het Land opnemen in het adres moet staan in de onderstaande afrollijst. Wanneer u het venster sluit, krijgt u de vraag of het programma automatisch de BTW zal schrijven achter uw KvK-nummer. Dit is, volgens de wet, verplicht in enkele rapporten, en u zou dus Ja moeten antwoorden op de vraag.

92 BEDRIJF Klik op de zoekknop rechts van één van de velden voor rekeningnummers om informatie betreffende rekening, bankgegevens en eigenaar van de rekening in te geven. Rekeninginformatie Het venster Rekening informatie is een standaard venster dat overal in het programma gebruikt wordt om rekeninggegevens in te voeren. Naast de informatie over het rekeningnummer en de bank kunt u ook gegevens invoeren over rekeninghouder, naam en adres. In een aantal landen is het mogelijk om rekeningen te identificeren aan de hand van unieke rekeningnummers, maar in andere landen is dat niet mogelijk. De rekeninggegevens van uw bedrijf worden ingevoerd bij Bedrijfsinstellingen onder de knop Bedrijfsgegevens terwijl de rekeninggegevens van uw relaties worden ingevoerd in het relatieregister, in het tabblad Overige Info. Om fouten te vermijden bij het intoetsen van IBAN en Bankrekeningnummer kunt u ervoor kiezen om gebruik te maken van een opmaakcontrole bij nummers. De controle kan geactiveerd worden bij Nummercontrole. Deze knop vindt u door te gaan naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Bedrijfsinstellingen - Bedrijfsgegevens. Land: Selecteer in de afrollijst in welk land de rekening is geregistreerd. Bepaalde velden en veldnamen worden enkel voor bepaalde landen getoond. Let op! Onthoud om de OK knop te klikken om de informatie op te slaan die u heeft ingevoerd voordat u eventeel van Land verandert. U kunt meer details over rekeninginformatie lezen in de helpbestanden van het programma. 85

93 INSTELLINGEN Btw-register In de instellingen voor Btw vindt u een overzicht van alle Btw-codes die beschikbaar zijn in het programma. Nieuw: U kunt geen Btw-codes aanmaken, maar wel bestaande codes dupliceren. Selecteer een code in de lijst en klik op de knop Nieuw om te dupliceren. Bewerken: U kunt bestaande Btw-codes bewerken. Wissen: U kunt geen Btw-codes wissen. Selectie aan/uit: Non-actief Filterinstellingen: Non-actief Afdrukken: Drukt alle Btw-codes in de Btw-verwerking af. Btw-codevenster U kunt geen eigen Btw-codes aanmaken, maar uitsluitend de bestaande codes bewerken of dupliceren. Het Btw-register opent u met de eigen knop in het tabblad Bedrijfsinstellingen bij de Bedrijfsinstellingen of in de administratieve instellingen, het tabblad Administratieve instellingen met de knop Onderhouden van Btw-instellingen. U kunt de Btw-codes ook bewerken direct in Inboeken. Dit doet u door op de pijl naast de knop Rekeningschema in de werkbalk te klikken en te kiezen voor Btw-codes. Kies de Btw-code, die u wilt bewerken en klik op Bewerken. 86

94 BEDRIJF Hoofdscherm Btw-code: Geeft de plaats aan in de lijst voor het Btw-type. Door deze te veranderen, kunt u de volgorde aanpassen bij keuzes in andere modules. Op deze manier is het gemakkelijker die Btwcodes te vinden, die u het meest gebruikt. Omschrijving: Kan veranderd worden als u een nadere beschrijving wilt geven van de code. Daarnaast kunt u zien waar de codes gebruikt worden: Toon in Administratie: In hoeverre de code als keuzemogelijkheid verschijnt in Inboeken. Toon in Artikel: In hoeverre de code aan een artikel wordt gekoppeld. Toon in Order/factuur: In hoeverre de code gebruikt moet kunnen worden in de Order/factuurmodule. Toon in Inkoop: In hoeverre de code gebruikt moet kunnen worden in de Inkoopmodule. Tabblad Btw De drie bovenste opties (Geen), Btw en Export geven aan welke Btw-verwerking de Btw-code omvat. 87

95 INSTELLINGEN Percentage: Geeft het percentage aan voor het berekenen van de Btw. In Nederland is dit gewoonlijk 0, 6, 19 %. Functie: Kan Invoer en Uitvoer zijn. Verkoop is 'Uitvoer Btw' en Inkoop is 'Invoer Btw'. Standaard verkooprekening: Zal altijd op de creditzijde geboekt worden bij het factureren van artikelen met deze Btw-code. Een uitzondering is wanneer er een speciale verkooprekening is ingesteld voor dit artikel. Standaard kostenrekening: Zal altijd op de debetzijde geboekt worden bij het inboeken van inkopen met deze Btw-code. De rekening kan gewijzigd worden bij het inboeken van een inkoop indien u de functionaliteit voor logistiek heeft. Er bestaat ook een individuele instelling per artikel die de standaard kostenrekening overschrijft. Btw rekening: Is de rekening waarop het Btw-bedrag wordt geboekt in de balans. Btw verhoudingsgetal: Wordt gebruikt door bedrijven met gedeeltelijk belastingvrije en gedeeltelijk belastingplichtige bedrijfsvoering. Bij een gezamenlijke inkoop wordt aangegeven welk gedeelte van de artikelprijs in de Btw-berekening wordt meegenomen. Toon in omzet-rapporten: Geldt voor versies zonder administratie, waar u wel een Btw-opdracht kan uitvoeren. Hier kiest u welke code geldt in de opdracht. Tabblad Buitenland Buitenland: Voor Btw-codes waar er Btw berekent dient te worden bij een dienstkoop uit het buitenland. Aftrekgerechtigd/Niet aftrekgerechtigd: Als u recht heeft op belastingaftrek voor diensten uit het buitenland, geeft u dat hier aan. Rekening voor berekende Btw: Is de rekening waarop het Btw-bedrag wordt geboekt in de balans. Basisrekening 1: Is de rekening die als basis fungeert voor de berekening. Basisrekening 2: Is de rekening die als basis fungeert voor de balans. 88

96 BEDRIJF Het standaardregister Het standaardregister is een register bestaande uit verschillende definieerbare groepen, categorieën en variabelen die in één of meerdere delen van het programma worden gebruikt. U kunt deze waarden aanpassen aan de behoeften en routines van uw bedrijf. Hier kunt u o.a. waarden invoeren voor Afdelingen, Betalingsvoorwaarden, Documenttype, Aangepast veld, Vaste tekst order, Groep, Categorie, Leveringsvoorwaarden, Artikelgroep, Functie, Het Valutaregister, enz. U belandt in de het standaardregister via Beeld- Instellingen - Bedrijf - Bedrijfsinstellingen - Standaardregister. Bewerken direct in het Standaardregister 1. Markeer het register dat u wenst te bewerken en klik op Bewerken. Alle alternatieven in dit register worden nu toegankelijk. 89

97 INSTELLINGEN 2. Hier kunt u nu alternatieven toevoegen of veranderen met de knoppen Nieuw of Bewerken. Afhankelijk van welk register u bewerkt, volgen er afzonderlijke instellingen voor de alternatieven. Bewerking via afrollijsten In meerdere afrollijsten van het programma kunt u met de rechter muisknop klikken en direct het standaardregister wijzigen. Zo gaat u te werk: 1. Klik met uw rechter muisknop op de afrollijst die u wenst te wijzigen. 2. Selecteer Standaardregister wijzigen vanuit het snelkoppelmenu. Dit opent hetzelfde venster als hierboven en u kunt de waarden wijzigen en direct gebruiken in de module. Nummerreeks Verscheidene belangrijke modules in het programma zijn in feite grote registers die een groot aantal invoeren kunnen bevatten. Iedere invoer is daarom geregistreerd met een eigen uniek nummer, hetgeen een belangrijke referentie is. Omschrijving: Hier ziet u welke registers te controleren nummerreeksen bevatten. Let erop dat nummerreeksen voor boekstukken in de administratie gecontroleerd worden vanuit de administratieve instellingen. Eerste nr.: Toont het eerste (laagste) nummer in de serie. Laatst gebruikt: Toont het hoogst gebruikte of laatst gebruikte nummer. Nummers die niet veranderd kunnen worden zijn in het rood gemarkeerd. U kunt meer lezen over nummerreeksen in het programma in het hoofdstuk "Raak bekend met het programma". Zie het hoofdstuk "Administratie" in het introductieboek "Administratie, logistiek en personeel" voor informatie over het nummeren van boekstukken. 90

98 INSTELLINGEN - BEVEILIGING INSTELLINGEN - BEVEILIGING In het instellingenvenster voor Beveiliging heeft u toegang tot alle instelling die voor de gebruiker, het toegangsbeheer en de beveiliging van toepassing zijn. Gebruikersadministratie Hier kunt u nieuwe gebruikers aanmaken, instellingen aangeven en de toegang van gebruikers beheren. U kunt een nieuwe gebruiker aanmaken gebaseerd op de gegevens en rechten van een bestaande gebruiker door de standaard rechten van deze gebruiker te kopiëren. Dit kunt u eenvoudig doen door Baseren op toegangsprofiel aan te vinken en de gebruiker waarop u dit wilt baseren te kiezen uit de afrollijst. Beheer toegangsprofiel Een toegangsprofiel is een set met toegangsrechten die gelden voor alle gebruikers die aan het toegangsprofiel gekoppeld zijn. Hier geeft u belangrijke beveiligingsinstellingen aan en beheert u de toegang tot de database. U kunt nieuwe toegangsprofielen aanmaken, eigen aangemaakte toegangsprofielen bewerken en wissen, als ook gebruikers aan een toegangsprofiel koppelen. Een gebruiker kan slechts aan één toegangsprofiel gekoppeld zijn. Beheer licentiegegevens Dit is een overzicht van uw licenties en geeft u de gelegenheid aan te geven welke gebruikers toegang moeten hebben tot de additionele producten. U heeft tevens een overzicht over de computers in het netwerk waarop de programmatuur is geïnstalleerd. 91

99 INSTELLINGEN Instellingen Hier kunt u de instellingen aangeven voor de automatische reservekopiëring. U kunt meer lezen over deze functionaliteiten in het beheerders-gedeelte van het instructieboek "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". 92

100 ANDERE INSTELLINGEN ANDERE INSTELLINGEN Onder de knop Andere instellingen vindt u het algemene register en paden naar andere programma's (b.v. Microsoft Office). Landenregister In het landenregister kunt u de registratiewijze specificeren voor adressen en postcodes in de verschillende landen. Als u een wijziging wilt aanbrengen voor een land dan selecteert u dit land in het overzicht en klikt u op Bewerken. Hier kunt u Naam, Landencode, Aantal tekens in postcode en Adres wijzigen. Klik op de knop Adres instellen en u kunt de lay-out van de adressering instellen, zoals deze zal worden afgedrukt in rapporten. Postcoderegister In Postcoderegister kunt u postcodes en plaatsnemen naar eigen behoefte invoeren. 1. Klik op Nieuw voor het registreren van een nieuwe postcode of een nieuwe plaats. Het venster Postcode wordt geopend. 2. Typ de nieuwe postcode, plaats en land. 3. Klik op OK. 93

101 Andere programma's In het instellingsvenster Andere programma s worden instellingen aangegeven voor de Microsoft Office programma s waarmee Mamut is geïntegreerd. Bovendien geeft u hier de instellingen aan voor telefoon, fax, en de lijst scheidingsteken. Geïnstalleerde programma s: Hier ziet u de programma s die geïnstalleerd en geïntegreerd zijn met uw Mamut-systeem. Indien de informatie die weergegeven wordt niet klopt met de programma s die geïnstalleerd zijn op uw computer, kunt u op Zoeken klikken en de gegevens bijwerken. Als alternatief kunt u dubbelklikken op de desbetreffende regel en de wijzigingen handmatig invoeren. Gegevensmap: Geeft de gegevensmap aan waar de database van Mamut Business Software is geïnstalleerd. Hierin liggen alle gegevens opgeslagen die in uw Mamut-systeem zijn geregistreerd. Wanneer u een reservekopie maakt, wordt er een kopie gemaakt van deze database. Telefoon/fax: Hier kunt u de printerdriver (stuurprogramma) voor de fax aangeven, als ook het nummer kiezen voor een buitenlijn voor de telefoon. De printerdriver die u invult, zal gebruikt worden bij afdrukken naar de fax. TAPI ((Telephony Application Programming Interface): Wanneer u een stuurprogramma (driver) voor TAPI 3.0 of hoger heeft geïnstalleerd op uw computer, kunt u het gebruik van TAPI markeren en rechtstreeks bellen vanuit Mamut Business Software. U kunt ook ervoor kiezen om met behulp van het programma Skype rechtstreeks vanuit Mamut telefoongesprekken te voeren. Voor meer over de Skype-integratie: zie ook de helpbestanden. Om de TAPI-functionaliteit te gebruiken in het programma moet u de 'Telephony'-dienst op uw computer starten. Deze instelling vindt u door met de rechtermuisknop te klikken op 'My Computer' - Manage - Services and Applications - Services. (Windows XP ). Moet u markeren indien u gebruik maakt van een MAPI-gebaseerd programma. U moet dit ook markeren indien u gebruik wilt maken van RTF- formaat (Rich Tekst Format) bij het bewerken van berichten die u aanmaakt vanuit Mamut Business Software. 94

102 ANDERE INSTELLINGEN Lijst scheidingsteken: Hier kunt u de lijst scheidingsteken wijzigen. Het is belangrijk dat de lijst scheidingsteken in Mamut Business Software gelijk is aan die in de "Regionale instellingen" van Windows is aangegeven. Zo niet, kunnen er problemen ontstaan o.a. bij het samenvoegen van documenten. Hoe Winfax gebruiken in Mamut? Met het programma Winfax kunt u documenten en rapporten direct vanuit Mamut aan uw relaties versturen. Het is een voorwaarde dat u Winfax op uw computer heeft geïnstalleerd om telefaxen direct vanuit Mamut te kunnen versturen. Zie de installatiehandleiding, die bij het programma wordt bijgeleverd. Zo installeert u het stuurprogramma voor telefax in Mamut Business Software 1. Ga naar het instellingsvenster Andere programma s. 2. Klik op de knop met de drie puntjes aan de rechterzijde van het veld Printerdriver voor fax. 3. Selecteer het printerstuurprogramma voor Winfax dat u eerder heeft geïnstalleerd. 4. Klik op OK. 5. Vul eventueel het nummer in dat u moet kiezen voor een buitenlijn bij een telefooncentrale - bijvoorbeeld Klik op OK. U kunt nu documenten en rapporten rechtstreeks naar de fax versturen. 95

103

104 Hoofdstuk 5: Beheerder In dit hoofdstuk: DATABASE Over databases Over bedrijfsdatabases Bedrijfsdatabase openen Een nieuwe bedrijfsdatabase aanmaken Hoe de inhoud in een systeemdatabase verwijderen? Over databasehulpprogramma's Installeren van bestanden API RESERVEKOPIEËN Verschillende typen reservekopieën Reservekopie voor de accountant Hoe een reservekopie maken? Over reservekopie terugzetten Hoe een reservekopie terugzetten? Instellingen voor reservekopie GEBRUIKERADMINISTRATIE EN GEBRUIKERSRECHTEN Gebruikeradministratie Gebruikersnaam en wachtwoord Hoe een gebruiker koppelen aan een medewerker? Over gebruikersrechten Wizard voor het beheer van toegangsprofielen Hoe een aangepast toegangsprofiel voor een gebruiker aanmaken? SYSTEEMLOG SYSTEEMACTIVITEITEN LICENTIE Over licentienummer Hoe licentienummer registreren? Over het programma Beheer van licentiegegevens Hoe een licentie lezen vanaf een licentiediskette? Licentiebestand downloaden Hoe de registratie-informatie wijzigen? MAMUT ONLINE DESKTOP Aan de slag met Mamut Online Desktop Hoe Mamut Online Desktop deactiveren? Bedrijfsinstellingen voor Mamut Online Desktop

105 BEHEERDER DATABASE Over databases Microsoft SQL Server database Vanaf versie 12 gebruikt Mamut Business Software, Microsoft SQL Server 2005 als database. Bij installatie van het programma zal er gecontroleerd worden of u een Microsoft SQL Server reeds geïnstalleerd heeft op uw computer. Indien dit het geval is, kunt u deze gebruiken. Indien niet, zal Microsoft SQL Server 2005 Express editie geïnstalleerd worden. Bij een standaard installatie voor één gebruiker waar het programma enkel gebruikt wordt op één computer, zal deze computer dienst doen als databaseserver. Bij een installatie voor meerdere gebruikers zal één van de computers in het netwerk dienst doen als databaseserver en Microsoft SQL Server zal geïnstalleerd worden bij de installatie indien Microsoft SQL Server niet reeds op de server geïnstalleerd is. Bij een client-installatie waar er gekoppeld wordt naar een bestaande databaseserver in het netwerk, is het niet noodzakelijk om Microsoft SQL Server te installeren bij de installatie van de programmabestanden van Mamut Business Software. Instance Een databaseserver kan meerdere verschillende instances hebben en bij installatie van Mamut Business Software zal MAMUT voorgesteld worden als standaardnaam voor de instance. De naam kan indien wenselijk overschreven worden of het is mogelijk om een bestaande instance te gebruiken indien er één bestaat. Voor een best mogelijk overzicht, is het aanbevolen om een eigen instance aan te maken voor de database van Mamut Business Software. De naam van de databaseserver zal in de meeste gevallen bestaan uit de naam van de server + de naam van de instance. Een voorbeeld kan SERVERNAAM\MAMUT zijn. Let op! Er is enkel een behoefte aan gebruik van instances indien u meerdere SQL Servers op dezelfde computer wenst te hebben. Een instance kan één of meerdere databases bevatten. In Mamut Business Software bestaat de database uit een systeemdatabase en één of meerdere bedrijfsdatabases. Systeemdatabase Een systeemdatabase bestaat uit bedrijfsdatabasebestanden en systeembestanden. Bedrijfsdatabasebestanden bevatten gegevens van de verschillende bedrijfsdatabases terwijl de systeembestanden gegevens bevatten die gemeenschappelijk zijn voor alle bedrijfsdatabases. Een voorbeeld van systeembestanden zijn gebruikersinformatie en gebruikerstoegang. Bedrijfsdatabase Een bedrijfsdatabase staat voor één administratie/één eenheid. Accountantskantoren noemen dit vaak 'clients', terwijl bedrijfsdatabase voor andere mensen die met meerdere bedrijven werken, één bedrijf/zaak betekent. U kunt binnen één enkele installatie van het programma beschikken over meerdere bedrijfsdatabases. Het maximale aantal beschikbare bedrijfsdatabases is afhankelijk van uw programmalicentie. 98

106 DATABASE Client Manager Client Manager is een onderdeel van bepaalde programmaversies, en wordt gebruikt door gebruikers die meerdere systeemdatabases beheren. Een systeemdatabase of een "installatie" kan vele bedrijsdatabases bevatten (bedrijven/clients/administraties). Accountantskantoren met een groot aantal clients zijn vaak de gebruikers die behoefte hebben aan meerdere systeemdatabases. Onderhoud aan de database Heeft u behoefte aan het uitvoeren van onderhoud aan de database onder de vorm van herstel, reïndexering of comprimeren, doet u dit in het specifieke programma DataTools. DataTools is een database beheerhulpprogramma dat de meest gebruikte hulpprogramma's voor beheer van databases op basis van SQL Server ondersteunt. Het programma wordt automatisch geïnstalleerd bij de installatie van Mamut Business Software en wordt gestart door dubbel te klikken op het bestand MDataTools.exe dat u vindt in de map DataTools waar u de programmabestanden voor Mamut Business Software heeft geïnstalleerd. Bijvoorbeeld: C:\Program Files\Mamut\DataTools. Naast onderhoud kunt u via DataTools ook reservekopieën maken en terugzetten. U kunt meer informatie lezen over de verschillende functies in de specifieke helpbestanden voor DataTools. Over bedrijfsdatabases Een bedrijfsdatabase in Mamut staat voor één administratieve set/één eenheid. Accountantskantoren noemen dit vaak 'clients', terwijl bedrijfsdatabase voor andere mensen, die met meerdere bedrijven werken, één bedrijf/zaak betekent. U kunt binnen één enkele installatie van het programma beschikken over meerdere bedrijfsdatabases. Het maximale aantal beschikbare bedrijfsdatabases is afhankelijk van uw programmalicentie. Als u het programma voor het eerst opstart, wordt u door een wizard geleid die u helpt met de belangrijkste instellingen die u nodig hebt om te kunnen beginnen. Een aantal instellingen wordt standaard ingesteld. Een groot deel van de kerngegevens zit er vaak al in en u kunt ervoor kiezen om een deel van deze gegevens te gebruiken. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om het/de bij het programma geleverde rekeningschema('s) te gebruiken. Later kunt u meer bedrijfsdatabases aanmaken. Als u dit doet, kunt u kiezen of u al dan niet 'informatie mee wilt nemen' vanuit een andere bedrijfsdatabase, om tijd te besparen bij het aanpassen van de instellingen voor de nieuwe bedrijfsdatabase. U kunt er ook voor kiezen om relaties en andere informatie te kopiëren naar de nieuwe database. Als u een nieuwe bedrijfsdatabase aanmaakt, kunt u ervoor kiezen om dit te doen met behulp van een wizard. Bedrijfsdatabase openen Als u zich aanmeldt in het systeem, krijgt u het venster Bedrijfsdatabaselijst weergegeven. Hier kunt u kiezen met welke bedrijfdatabase u wilt werken. De lijst toont de Alias-namen van elke bedrijfsdatabase binnen de installatie. Dubbelklik op de relevante regel in de lijst om de bedrijfsdatabase te openen. Een bedrijfsdatabase wordt met een Alias-naam geregistreerd. Het is de bedoeling dat dit een korte naam is voor de bedrijfsdatabase, die wordt gebruikt wanneer u zich aanmeldt en de bedrijfsdatabase waarin u wenst te werken, selecteert. De alias-naam kunt u veranderen. De naam kan geen speciale tekens, spaties, punten enz. bevatten. De alias-naam is eveneens zichtbaar in de titelregel bovenin het programmavenster wanneer u aangemeld bent. 99

107 BEHEERDER.Maak een Nieuwe bedrijfsdatabase aan door op Nieuw te klikken..indien u de bedrijfsdatabase verwijdert, verliest u de gegevens. U kunt vanuit een bedrijfsdatabase overstappen naar een andere bedrijfsdatabase door te gaan naar Bestand - Bedrijfsdatabase openen. Tip! U kunt in de gebruikersinstellingen een Standaardbedrijfsdatabase kiezen. Hierdoor hoeft u bij het aanmelden niet een bedrijfsdatabase te kiezen in dit venster. Een nieuwe bedrijfsdatabase aanmaken Een bedrijfsdatabase staat in Mamut voor één account/één eenheid. Accountantskantoren noemen dit vaak 'clients' terwijl voor mensen die met meerdere bedrijven werken een database vaak overeenkomt met een bedrijf/zaak. U kunt in iedere Mamut-installatie beschikken over meerdere bedrijfsdatabases. Het maximale aantal is afhankelijk van uw licentie. U kunt binnen één installatie van het programma beschikken over meerdere bedrijfsdatabases. Bij de eerste keer opstarten wordt u gevraagd om een bedrijfsdatabase aan te maken. Later kunt u altijd meer bedrijfsdatabases aanmaken. Een nieuwe bedrijfsdatabase aanmaken tijdens eerste keer opstarten Als onderdeel van de wizard voor de eerste keer opstarten wordt u ondersteuning aangeboden bij het instellen van een bedrijfsdatabase. De eerste stap van de wizard is het invoeren van alle bedrijfsinstellingen. Aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase in een bestaande installatie Als u een nieuwe bedrijfsdatabase aanmaakt, kunt u ervoor kiezen om informatie vanuit een andere database naar uw installatie te kopiëren. De informatie die u meeneemt, bestaat bijvoorbeeld uit het artikelbestand, het rekeningschema en het medewerkersregister. Zo kunt u de tijd voor het helemaal opnieuw aanmaken/bewerken uitsparen als die informatie gelijk of vrijwel gelijk is voor de verschillende bedrijven. Zo maakt u een nieuwe bedrijfsdatabase aan met uw eigen/nieuwe gegevens 1. Log in in het programma en selecteer Bestand - Nieuwe bedrijfsdatabase. U kunt ook klikken op de knop Nieuw in het venster Bedrijfsdatabaselijst. Dit venster wordt geopend nadat u gebruikersnaam en wachtwoord hebt ingevoerd. 2. Voer een aliasnaam in. Een bedrijfsdatabase wordt geregistreerd onder een aliasnaam. Dit moet een korte naam zijn voor de bedrijfsdatabase die u gebruikt als u inlogt en selecteert in welke bedrijfsdatabase u wilt werken. De aliasnaam kan worden gewijzigd. De naam mag geen speciale tekens, spaties, punten enz. bevatten. 100

108 DATABASE 3. Selecteer Nieuwe bedrijfsdatabase in de lijst met opties. Hiermee start u een wizard die u helpt bij het verrichten van de belangrijkste instellingen. 4. Selecteer of u al dan niet gebruik wilt maken van de wizard. Als u ervoor kiest om niet met de wizard te werken, moet u alleen uw bedrijfsinstellingen registreren voordat de bedrijfsdatabase wordt aangemaakt. U dient het boekjaar, de eerste maand van het boekjaar, het aantal btwperiodes en het btw-nr. van het bedrijf in te voeren. 5. Als u met de wizard werkt, moet u eerst uw bedrijfsinstellingen invoeren. Zo maakt u een nieuwe bedrijfsdatabase aan op basis van gegevens uit een bestaande bedrijfsdatabase 1. Log in in het programma en ga naar Bestand - Nieuwe bedrijfsdatabase. U kunt ook klikken op de knop Nieuw in de Bedrijfsdatabaselijst die wordt geopend nadat u uw gebruikersnaam en wachtwoord hebt ingevoerd. 2. Voer een aliasnaam in. Een bedrijfsdatabase wordt geregistreerd onder een aliasnaam. Dit moet een korte naam zijn voor de bedrijfsdatabase die u gebruikt als u inlogt en selecteert in welke bedrijfsdatabase u wilt werken. De aliasnaam kan worden gewijzigd. De naam mag geen speciale tekens, spaties, punten enz. bevatten. 3. Vink het vakje aan voor Kopieer informatie vanuit een bestaande bedrijfsdatabase als u uw nieuwe bedrijfsdatabase wilt baseren op informatie uit een bestaande bedrijfsdatabase. 4. Selecteer op welke bedrijfsdatabase u uw nieuwe bedrijfsdatabase wilt baseren. Selecteer eerst de bedrijfsdatabase. Vervolgens selecteert u welke registers naar de nieuwe bedrijfsdatabase gekopieerd moeten worden. 101

109 BEHEERDER 5. Klik op OK. Er wordt een nieuwe bedrijfsdatabase aangemaakt. U kunt hierin nu gegevens in gaan voeren. Hoe de inhoud in een systeemdatabase verwijderen? Wanneer u het programma zojuist opgestart/geïnstalleerd heeft en nog geen gegevens in Mamut heeft geregistreerd die behouden moeten worden, is het mogelijk om enkele mappen te verwijderen zodat u met een geheel lege database start. Let op! Deze procedure houdt in dat u alle gegevens die u in de database heeft opgeslagen, verwijdert. Daarom moet u deze alleen gebruiken wanneer u geen gegevens heeft opgeslagen die behouden moeten worden. Voordeel van deze procedure is dat u kunt starten met een lege database, zonder dat u de programmabestanden opnieuw moet installeren. De procedure verwijdert niet alle bestanden die het programma heeft geïnstalleerd op uw PC. Zo verwijdert u de inhoud in een systeemdatabase en begint u opnieuw 1. Sluit het programma af. 2. Open Windows Verkenner. 3. Blader naar de map waarin de bestaande gegevensmap is opgeslagen. Vanaf versie 12 zal de gegevensmap zich normaal gesproken in de volgende mappen bevinden: Windows XP : C:\Documents and settings\all Users\Public Mamut\Mamut Windows Vista : C:\Users\Public\Public Mamut\Mamut Wanneer u een update heeft gemaakt vanuit een eerdere versie dan versie 12 en de gegevensmap vóór het maken van de update op een andere plek is opgeslagen, zullen de "oude" bestanden niet verplaatst zijn. Alleen het bestand mamut.ini is verplaatst. 102

110 DATABASE 4. Verwijder de map Mamut. Let op! Wanneer u alle bestanden wilt verwijderen, moet u ook de databaseserver zelf verwijderen. Dit kunt u doen met behulp van SQL Server Management Express of een vergelijkbaar programma. Ook moet u de bestanden die opgeslagen zijn waar u de programmabestanden heeft geïnstalleerd, verwijderen. (Zie bovenstaand). 5. Start het programma. Het programma zal nu een wizard starten voor de eerste opstart, een nieuwe, lege database aanmaken en u kunt hier ook een gebruikersnaam en wachtwoord invoeren. De-installeren Wanneer u het hele programma wilt de-installeren (verwijderen), doet u dit via het configuratiescherm in het Windows besturingssysteem, of met behulp van het installatieprogramma op de bijgeleverde CD. De bovenstaande procedure gebruikt u uitsluitend om opnieuw, zonder gegevens, op te starten. Over databasehulpprogramma's Er bestaat een aantal databasehulpprogramma's om u te helpen bij het beheer van het programma. Een aantal hiervan is beveiligd met een wachtwoord, onder meer om uw systeem te beschermen tegen gebruik door onbevoegden. Andere hulpprogramma's zijn uitsluitend gemaakt voor gebruik door het Mamut Supportcenter of erkende resellers. U vindt de functies in het menu Bestand - Databasehulpprogramma's. Systeeminformatie (Microsoft Info) Toont de systeeminformatie indien Microsoft Info op uw PC geïnstalleerd is. Ga naar de programmabestanden van het systeem Opent de map voor de programmabestanden van het systeem in Windows verkenner. Ga naar de gegevensbestanden van het systeem Opent de map voor de gegevensbestanden van het systeem in Windows verkenner. Ga naar de gegevensbestanden van de bedrijfsdatabase Opent de map voor de gegevensbestanden van de bedrijfsdatabase in Windows verkenner. 103

111 BEHEERDER Ga naar de systeembestanden van het systeem Opent de map voor de systeembestanden van het systeem in Windows verkenner. Installeren van de voorbeelddatabase Met de voorbeelddatabase kunt u het programma uitproberen en verkennen zonder dat dit gevolgen heeft voor uw eigen bedrijfsgegevens. Ook kunt u de diverse beschikbare additionele producten en programma-uitbreidingen evalueren voordat u deze eventueel aanschaft. Voor support Dit bevat de functies die alleen bedoeld zijn voor gebruik door het Mamut Supportcenter. Database vertalen Dit hulpmiddel zet de taal in de systeemtabellen om naar de werktaal. Dit kan handig zijn als u de taal van uw programmainstallatie hebt gewijzigd. Download systeemupdate Om de zoveel tijd biedt de softwareleverancier een systeemupdate aan, die via internet gedownload kan worden. Hiervoor gebruikt u het databasehulpprogramma Download Systeemupdate. Let op: deze functie is alleen beschikbaar voor de systeembeheerder. Databasebeheer Met behulp van Databasebeheer kunt u in één keer rekeningen voor het rekeningschema aanmaken in verschillende bedrijfsdatabases/voor verschillende cliënten. Dit kan bijzonder nuttig zijn indien u meerdere bedrijfsdatabases heeft die gelijke of overeenkomstige rekeningschema's hebben. U kunt meer lezen over databasebeheer in de paragraaf over Rekeningschema in de introductiehandleiding "Administratie, logistiek en personeel". Installeren van bestanden Opdeling van bestanden De database van het programma bestaat uit bedrijfsdatabasebestanden en systeembestanden. De bedrijfsdatabasebestanden bevatten gegevens over de verschillende bedrijfsdatabases terwijl de systeembestanden gegevens bevatten die gemeenschappelijk zijn voor alle bedrijfsdatabases. Gebruikersinformatie en gebruikerstoegang zijn voorbeelden van systeembestanden. De bestanden behorende tot het programma worden zo opgedeeld dat de bestanden die aangemaakt of gewijzigd worden bij de installatie en update van het systeem onder een eigen gebied liggen. In Windows Vista kunnen de bestanden onder C:\Program Files enkel aangemaakt of gewijzigd worden met behulp van Windows Installer. Bestanden die de gebruiker dient te kunnen aanmaken en wijzigen, moeten geplaatst worden op een locatie waar de gebruiker(s) volledige rechten heeft/hebben. De systeembeheerder kan de rechten beheren buiten het programma om. De beheerder moet dus in installaties voor meerdere gebruikers zelf ervoor zorgen dat de gebruikers de noodzakelijke rechten krijgen. 104

112 DATABASE Standaardplaatsing van de bestanden bij de installatie U kunt zelf kiezen waar de programmabestanden geïnstalleerd worden, maar het systeem stelt standaard het volgende voor: Programmabestanden: C:\Program Files\Mamut. Gegevensbestanden en mamut.ini: C:\Documents and settings\all Users\Public Mamut\Mamut. Bij Windows Vista C:\Users\Public\Public Mamut\Mamut. Systeem- en clientdatabases: C:\Documents and settings\all Users\Public Mamut\Databases. C:\ is hier gebruikt als naam voor de harddisk. Het bestandpad is hier aangegeven in het Engels. In besturingssystemen in andere talen zal het bestandpad vertaald zijn. Register De instellingen in het register (Registry) zijn vanaf versie 12 dezelfde onafhankelijk van welk besturingssysteem u gebruikt. Alle registerwaarden liggen onder het bestandpad: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Mamut\Mamut. Het volgende wordt in het Register geïnstalleerd: De waarden in de tabel zijn voorbeelden, ter illustratie. Key Waarde in XP en ouder Waarde in Vista AppName Mamut Business Software Mamut Business Software AppPath C:\Program Files\Mamut\ C:\Program Files\Mamut\ DataPath IniFile C:\Documents and settings\all Users\Public Mamut\Mamut\Data C:\Documents and settings\all Users \Public Mamut\Mamut\Mamut.ini C:\Users\Public\Public Mamut\Mamut\Data\ InstallLanguage NL (Voor Nederland) NL (Voor Nederland) C:\Users\Public\Public Mamut\Mamut\Mamut.ini InstallRoot C:\XP C:\Vista Language 1 (Voor Nederland) 1 (Voor Nederland) MCode Partner Mamut Mamut Serverpath.\Mamut.\Mamut Version VersionType Installatie Nieuwe installatie: Bij een nieuwe installatie stelt het programma C:\Program Files voor als bestandpad voor de programmabestanden. De map Library en het bestand mamut.ini worden voorgesteld voor installatie onder het gebied hierboven beschreven bij "Standaardplaatsing van de bestanden bij de installatie". 105

113 BEHEERDER Indien u ervoor opteert om de programmabestanden te installeren op een ander gebied dan het standaardgebied, volgt de structuur van het gegevensgebied een soortgelijke structuur als voor de programmabestanden. Update: Bij een update worden de nieuwe programmabestanden geïnstalleerd op het gekozen bestandpad bij de installatie. Library wordt geïnstalleerd naar C:\Documents and settings\all Users\Public Mamut\ of Vista: C:\Users\Public\Public Mamut\. Na de update van versie 11 verplaatst de Gegevensmap zich naar dit bestandpad bij de volgende opstart van het programma. De Gegevensmap verplaatst zich echter niet indien u naar een ander bestandpad dan C:\Program Files heeft geïnstalleerd. Eerste opstart Na nieuwe installatie: Bij de eerste opstart na een nieuwe installatie verplaatsen zich geen bestanden en wijzigen zich geen waarden in het Register. U kunt echter wel het gebied voor de gegevensbestanden wijzigen. Bij update van versie 11.x: Bij deze update controleert u het bestandpad voor het Gegevensgebied zo: Indien de Gegevensmap onder C:\Program Files ligt Niet Vista: Deze verplaatst zich naar C:\Documents and settings\all Users\Public Mamut\Mamut Vista: Deze verplaatst zich naar C:\Users\Public\Public Mamut\Mamut. Indien de Gegevensmap op een andere plaats ligt De Gegevensmap verplaatst zich niet, maar de map Library en het bestand Mamut.ini verplaatsen zich. Daardoor heeft u 3 verschillende bestandpaden. API API (Application Programming Interface) is een technische interface voor de programmatuur naar een toepassing. Mamut API is een additioneel product bij Mamut Business Software dat het mogelijk maakt om gegevens te exporteren van en te importeren in het Mamut-systeem zonder de gebruikelijke interface van het programma te benutten. API-integratoren zullen eigen API-documentatie toegestuurd krijgen. 106

114 RESERVEKOPIEËN RESERVEKOPIEËN Het belang van reservekopieën kan niet sterk genoeg benadrukt worden. Helaas zijn er veel mensen die dit pas begrijpen op de dag dat er iets met de PC gebeurt en hiermee de behoefte ontstaat voor het terugzetten van een reservekopie. Dit kan bijv. een PC-crash, diefstal of brand zijn. Heeft u geen reservekopie gemaakt, betekent dit dat u alle informatie die in het programma geregistreerd was, kwijt bent en dat u weer helemaal opnieuw moet beginnen. De gebruiker, of de systeembeheerder is zelf verantwoordelijk voor de routine voor het maken van reservekopieën van gegevensbestanden (backup). Frequentie De frequentie voor het maken van reservekopieën is afhankelijk van hoe vaak en hoe het programma gebruikt wordt. Maar doorgaand dient u dagelijks een reservekopie te maken, wanneer u het programma wilt afsluiten. U zult standaard de vraag krijgen om automatisch een reservekopie te maken elke keer wanneer u Mamut aflsuit. Antwoordt u Ja op deze vraag, dan zult u altijd een actuele reservekopie hebben. Let op! Indien de vraag of u automatisch een reservekopie wilt maken niet opkomt wanneer u het programma afsluit, kan dit betekenen dat de instellingen voor het maken van een reservekopie zijn gewijzigd. Bij een eventuele systeemcrash kan het zowel tijdrovend als moeilijk zijn om de database te reconstrueren. Bij frequent gebruik van Mamut wordt het daarom aanbevolen dagelijks reservekopieën te maken. Reservekopieën kunnen naar persoonlijke voorkeur en opslagmogelijkheden worden ingesteld. Handmatige reservekopieën kunnen gemaakt worden van één of meerdere databases per keer. Het is mogelijk gebruikersrechten in te stellen, zodat enkel bepaalde gebruikers reservekopieën kunnen maken. Opslaan van reservekopieën Reservekopieën kunnen opgeslagen worden op een harddisk, in een gedeelde map op het netwerk of op externe media zoals een USB-pen, ZiP-schijf en dergelijke. Het wordt aanbevolen een volledige reservekopie te bewaren, gescheiden van de machine waarop u het programma gebruikt, voor het geval dat deze machine schade oploopt of gestolen wordt. Tip! Er zijn een reeks applicaties op de markt voor het routinegewijs maken van reservekopieën naar andere machines/gebieden/eenheden. Het Windows besturingssysteem heeft hiervoor ook een meer algemene oplossing, namelijk Microsoft Backup dat wordt gestart via het Start-menu. Hier kiest u Programma's/Instellingen/Systeeminstellingen/Reservekopie. U krijgt dan een venster dat lijkt op Windows Explorer, maar met de mogelijkheid om elk bestand of gegevensmap aan te vinken. De reservekopie wordt genomen voor die bestanden en gegevensmappen die aangevinkt zijn. Microsoft Backup is allereerst bedoeld voor reservekopieën van grotere hoeveelheden gegevens, zoals bijvoorbeeld kopiëren naar tape. Wachtwoordbescherming van de reservekopie Het is mogelijk om uw reservekopie te beveiligen met een wachtwoord. Houd er echter rekening mee dat u uw wachtwoord moet onthouden om uw reservekopie terug te kunnen zetten. Het Mamut Supportcenter kan u niet helpen met uw wachtwoord indien u dit vergeten bent. 107

115 BEHEERDER Terugzetten van reservekopieën Reservekopieën worden teruggezet met behulp van een wizard. Daarbij worden de programmagegevens overschreven met de gegevens uit de reservekopie, zodat uw bedrijfsdatabase wordt teruggebracht in de toestand van het tijdstip waarop u de reservekopie gemaakt heeft. Als u sindsdien gegevens in het programma heeft geregistreerd, zullen deze verloren gaan. Meer hierover leest u in de paragraaf "Over reservekopie terugzetten". Over de database De database van het programma bestaat uit bedrijfsdatabase-bestanden en systeembestanden. Bedrijfsdatabase-bestanden bevatten gegevens voor de verschillende bedrijfsdatabases, terwijl de systeembestanden gegevens bevatten die voor alle bedrijfsdatabases gemeenschappelijk zijn. Voorbeelden van systeembestanden zijn de bestanden met gebruikersgegevens en toegangsrechten voor de gebruikers. Mamut Online Backup/Mamut Teamwork Mamut Online Backup/Mamut Teamwork helpt u bij het maken van veilige en effectieve reservekopieën, en bij een veilige en gebruiksvriendelijke distributie van uw bestanden. Met Mamut Open Services biedt Mamut gratis Online Backup voor alle bedrijven en particulieren. Mamut Online Backup/Mamut Teamwork is eenvoudig te gebruiken en biedt optimale beveiliging op basis van encryptie. Bij verbinding met Internet worden bestanden doorlopend gekopieerd. Deze dienst vervangt niet het maken van uw reservekopie van uw gegevens, maar het kan u helpen bij het veilig opslaan van de reservekopie die u maakt, met behulp van de eigen functie van het programma. Hier kunt u meer lezen over de dienst: Verschillende typen reservekopieën Bij het maken van een reservekopie kunt u kiezen welk type reservekopie u wilt maken. Een standaardreservekopie is aanbevolen en deze optie is ook aangevinkt, maar wanneer u een geavanceerde kopie wilt maken, kunt u dit ook aangeven. Wanneer de administratiefunctionaliteit inbegrepen is in uw licentie, kunt u ook een reservekopie maken welke u direct naar uw boekhouder/accountant kunt versturen. Standaardreservekopie Een standaardreservekopie maakt een reservekopie van alle bedrijfsdatabases, documenten en systeembestanden. Dit type kopie wordt standaard aanbevolen zodat u verzekerd bent dat al uw gegevens teruggehaald kunnen worden mocht dit nodig zijn. Geavanceerde reservekopie Het doel voor het maken van een geavanceerde reservekopie kan variëren, maar het geeft u mogelijkheden om bedrijfsdatabases te scheiden evenals een gedeelte van de gegevens eruit te laten. Bij de keuze van een geavanceerde reservekopie kunt u aangeven welke bedrijfsdatabases er gebruikt worden bij het maken van de kopie en of de reservekopie Systeembestanden en/of Documenten bevat. Door het weglaten van bepaalde informatie, die niet direct bij deze reservekopie gekopieerd hoeft te worden, zal het maken van de reservekopie sneller gebeuren en wordt het backup-bestand kleiner en neemt zo minder ruimte in. 108

116 RESERVEKOPIEËN Let op! Het wordt aangeraden dat de routinematige reservekopie, welke dagelijks gemaakt moet worden, alle gegevens bevat. Reservekopie voor accountant/boekhouder Deze functionaliteit is alleen beschikbaar wanneer de administratiefunctionaliteit in uw licentie is inbegrepen. Wanneer u een kopie naar uw boekhouder/accountant wilt versturen, kunt u hier een doelgerichte reservekopie maken. U hebt hier de mogelijkheid om aan te geven welke bedrijfsdatabases er bij het maken van de reservekopie gebruikt kunnen worden. Wat u moet weten over systeembestanden De database van het programma bestaat uit bedrijfsdatabasebestanden en systeembestanden. De bedrijfsdatabasebestanden bevatten gegevens voor de verschillende bedrijfsdatabases terwijl systeembestanden gegevens bevatten, die bij alle bedrijfsdatabases horen. Een voorbeeld van een systeembestand is gebruikersinformatie en gebruikerstoegang. Reservekopieën met systeembestanden kunnen van een zelfde of eerdere versie van het programma zijn dan het geïnstalleerde programma. Reservekopieën met systeembestanden van een eerdere versie dan de programmabestanden zullen automatisch bijgewerkt worden nadat deze worden teruggezet. Reservekopieën zonder systeembestanden moeten van een zelfde versie als het programma zijn om terugzetten mogelijk te maken. Zo n reservekopie bevat minder gegevens en kan sneller uitgevoerd en teruggezet worden. Reservekopie voor de accountant Wanneer u een reservekopie van een of meerdere van uw bedrijfsdatabases naar uw accountant/boekhouder wilt sturen, selecteert u deze optie in de wizard voor het maken van een reservekopie. U kunt aangeven welke van de bedrijfsdatabases u wilt toevoegen aan de reservekopie en evt. klikken op Selecteer alle wanneer u een kopie van alle bedrijfsdatabases aan uw accountant wilt versturen. De reservekopie voor uw accountant bevat geen systeembestanden, er wordt vanuit gegaan dat uw accountant over dezelfde versie van het programma beschikt. Wanneer dit niet het geval is, is het niet mogelijk om gegevens uit te wisselen in de vorm van een reservekopie. Het serienummer van het programma vindt u in het menu Help - Info. Let op! Wanneer uw accountant verder werkt met uw gegevens voordat hij deze in de vorm van een nieuwe reservekopie aan u heeft terug gegeven, kunt u niet werken in de desbetreffende bedrijfsdatabase(s). 109

117 BEHEERDER Hoe een reservekopie maken? Meerdere gebruikers: Voordat u een reservekopie maakt, dient u ervoor te zorgen dat de gebruikers zich afmelden uit het systeem. Zo maakt u een reservekopie 1. Kies Bestand - Reservekopie - Reservekopie maken. 2. Vink aan welk type reservekopie u wilt maken en klik op Volgende. 3. Vul een passende Beschrijving in voor de reservekopie in het bijbehorende veld in of kies een voorafgedefinieerde beschrijving uit de afrollijst. Het Bestandpad wordt voorgesteld op basis van de instellingen voor reservekopieën. Overschrijf eventueel het bestandpad door op de zoekfunctie te klikken, indien u de reservekopie niet op de voorgestelde locatie wilt maken. Vink aan bij Bescherm uw reservekopie met een wachtwoord indien u een wachtwoord wilt toevoegen. Het wachtwoord moet dan opgegeven worden om de reservekopie te kunnen terugzetten. 4. Klik op Volgende om het reservekopiëren te starten. De reservekopie wordt opgeslagen naar het gekozen bestandpad en wordt achteraf getest om te bevestigen dat het bestand in orde is. Let op! Een reservekopie maken kan veel tijd kosten. U krijgt bericht wanneer de reservekopie is gemaakt, waar deze is opgeslagen en welke bedrijfsdatabases en bestanden gekopieerd zijn. Over reservekopie terugzetten Er zijn een aantal zaken waarop u dient te letten bij het terugzetten van een reservekopie voordat u de wizard start en aan de slag gaat met het terugzetten. Als eerste dient u zich te realiseren dat de gegevens, die u in het programma hebt wanneer u een reservekopie terugzet, overschreven zullen worden met de gegevens van de reservekopie. Dit wil zeggen dat indien u een één week oude reservekopie terugzet, u alle informatie toegevoegd aan het programma sinds het maken van de reservekopie één week geleden, verliest. Bij het terugzetten van de reservekopie moeten de programmabestanden op de computer waarop u terugzet, van dezelfde versie zijn als de programmabestanden op de computer waarop de reservekopie werd gemaakt. Het is echter mogelijk om een oudere reservekopie met systeembestanden in een nieuwere versie van het programma terug te zetten, maar let erop dat de gegevens worden bijgewerkt en het is niet mogelijk om een nieuwe reservekopie te maken en terug te zetten op de oorspronkelijke computer. Let op! Het is niet mogelijk om een reservekopie, die gemaakt is in versie 11 van Mamut Business Software, terug te zetten in versie 12 van Mamut Business Software. U heeft de volgende twee keuzes bij het terugzetten van een reservekopie: 110 Een vorige/bestaande reservekopie van uw systeem terugzetten Indien u een reservekopie, die gemaakt is in uw programma of op een pc in het netwerk gekoppeld aan dezelfde database als uzelf, terugzet, dan kunt u kiezen om een vorige reservekopie terug te zetten. U krijgt een overzicht weergegeven met de gemaakte reservekopieën in het systeem en u

118 RESERVEKOPIEËN kunt de reservekopie selecteren, die u wilt terugzetten. In de meeste gevallen is dit de meest recente reservekopie. Selecteer de terug te zetten reservekopie. Indien deze op een andere locatie is opgeslagen, kiest u voor Externe reservekopie en zoekt u naar de juiste map en het juist bestand. Een externe reservekopie terugzetten Zet u een externe reservekopie terug - dit wil zeggen een reservekopie, die niet gemaakt is op uw pc of in uw netwerk -, dan selecteert u dit alternatief bij het terugzetten. U kunt het pad invullen of u zoekt naar de gegevensmap waar de terug te zetten reservekopie ligt opgeslagen. Dit kan bijv. een reservekopie zijn, die u heeft ontvangen van uw boekhouder/accountant als bijlage in een e- mail of iets dergelijk. U dient dan eerst het bestand op te slaan in een map op uw pc, vervolgens deze op te zoeken om dan het terugzetten te starten. Let op! Bij het terugzetten van een reservekopie zal alle informatie, ingevoerd na het maken van de reservekopie, worden overschreven. Met andere woorden, u wordt in de tijd teruggezet tot het tijdstip waarop u de reservekopie maakte. Hoe een reservekopie terugzetten? Let op! Reservekopieën zonder systeembestanden moeten van een zelfde versie als het programma zijn om terugzetten mogelijk te maken. Meer hierover leest u bovenstaand. Zo kunt u een reservekopie terugzetten 1. Ga naar Bestand - Reservekopie - Reservekopie terugzetten. 2. Vink Vorige reservekopie aan en selecteer welke bestaande reservekopie van uw systeem u wilt terugzetten. In de regel zal dit de meest recente zijn. Tik het wachtwoord in van de reservekopie indien de gekozen reservekopie beveiligd is met een wachtwoord. 3. Klik op Volgende. 4. Controleer de gegevens betreffende de reservekopie, die u wenst terug te zetten en klik op Volgende. 5. Lees Belangrijke informatie, vink Ik heb de bovenstaande waarschuwing gelezen en begrepen aan en klik op Volgende. De reservekopie wordt teruggezet. Dit kan enige tijd duren, met name als de reservekopie veel gegevens bevat. Zo kunt u een externe reservekopie terugzetten 1. Ga naar Bestand - Reservekopie - Reservekopie terugzetten. 2. Vink Externe reservekopie aan en geef het bestandpad aan van de reservekopie, die u wilt terugzetten. Tik ofwel het pad direct in of klik op Bladeren om de reservekopie op te halen. Tik het wachtwoord in van de reservekopie indien de gekozen reservekopie beveiligd is met een wachtwoord. 3. Klik op Volgende. 4. Controleer de gegevens betreffende de reservekopie, die u wenst terug te zetten en klik op Volgende. 111

119 BEHEERDER 5. Lees Belangrijke informatie, vink Ik heb de bovenstaande waarschuwing gelezen en begrepen aan en klik op Volgende. De reservekopie wordt teruggezet. Dit kan enige tijd duren, met name als de reservekopie veel gegevens bevat. Let op! Het programma wordt automatisch afgesloten bij het terugzetten van de reservekopie. U kunt het programma opnieuw starten wanneer het terugzetten voltooid is. Instellingen voor reservekopie Bij de instellingen voor reservekopie kunt u het standaard bestandpad aangeven voor het maken van reservekopieën en instellen of er een automatische kopie moet worden uitgevoerd bij het afsluiten van het programma. Standaardinstellingen Standaard pad (map) voor reservekopie: Hier geeft u aan welke directory/gegevensmap het programma moet gebruiken bij het maken van automatische reservekopieën en het programma moet voorstellen bij het maken van handmatige reservekopieën. U kunt het pad rechtstreeks in het veld intikken of klikken op de knop Map selecteren om de gegevensmap aan te geven. Automatische reservekopie Automatische reservekopie bij afsluiting van het programma: Hier kunt u aangeven of er een automatische reservekopie gemaakt moet worden bij het afsluiten van het programma. Deze automatische reservekopie wordt enkel uitgevoerd bij afsluiting van het programma. Heeft u bijvoorbeeld ingesteld dat u wilt dat er één keer per week een reservekopie wordt gemaakt, dan wordt deze reservekopie gemaakt bij het afsluiten van het programma zodra er een week verstreken is. De automatische reservekopie bevat alle systeemdatabases en bestanden van de bijhorende systeemdatabase. Vraag stellen of automatische reservekopie gemaakt moet worden: U vinkt deze optie aan indien u gevraagd wilt worden om een automatische reservekopie te maken bij het afsluiten van het programma. Als alternatief wordt de reservekopie genomen zonder vooraf een vraag gesteld te krijgen, indien u dit bovenstaand heeft gekozen. 112

120 GEBRUIKERADMINISTRATIE EN GEBRUIKERSRECHTEN GEBRUIKERADMINISTRATIE EN GEBRUIKERSRECHTEN Gebruikeradministratie Iedereen die in het programma werkt, dient te zijn geregistreerd als gebruiker. Een gebruiker kan alleen aangemaakt worden door iemand die de rechten van systeembeheerder of supergebruiker heeft via Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikeradministratie, maar de gebruikersinstellingen kunnen door de gebruiker zelf worden aangepast indien de gebruiker hier toegang toe heeft. Dit wordt bepaald door middel van de gebruikersrechten die de systeembeheerder aangeeft. U belandt bij de gebruikeradministratie via Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikeradministratie. In het venster van Gebruikers ziet u alle geregistreerde gebruikers met gebruikersnaam, volledige naam, rechten, welke gebruikers aangemeld zijn en welke eventueel in de off-line modus zijn. Als u in uw gebruikersinstellingen met volledige toegang/supergebruiker bent geregistreerd, dan kunt u gebruikers van het systeem invoegen, bewerken en verwijderen. Hetzelfde geldt indien u geregistreerd bent met een toegangsprofiel als Systeembeheerder. U hebt toegang tot alle instellingen voor alle gebruikers, terwijl de gebruikers zelf slechts toegang hebben tot hun eigen instellingen. Als u een nieuwe gebruiker wenst in te voeren, doet u dit door op Nieuw te klikken. Het bewerken van een gebruikersprofiel doet u door een gebruiker te selecteren en op Bewerken te klikken. In de gebruikersinstellingen kunt u de gebruiker koppelen aan een medewerker in het medewerkersregister. Wanneer een gebruiker gekoppeld is aan een medewerker, wordt onder andere het veld met de titel "Onze ref." automatisch ingevuld wanneer de gebruiker aangemeld is en documenten aanmaakt. Het koppelen aan een medewerker in het medewerkersregister is ook een vereiste om de web-based functionaliteit met Mamut Online Desktop te activeren. Wie is de beheerder? Het programma veronderstelt dat er minimaal één gebruiker wordt aangemaakt met volledige toegang/als supergebruiker. Het aanmaken van een supergebruiker doet u door middel van een eigen keuze, terwijl de gebruiker die als systeembeheerder wordt aangemaakt een eigen toegangsprofiel krijgt. Het verschil is dat een supergebruiker toegang heeft tot alles, terwijl een systeembeheerder toegang heeft tot de functies die normaal gesproken tot zijn taken behoren. In de regel zal een gebruiker die in het gebruikersprofiel gemarkeerd kreeg Volledige toegang/supergebruiker, ook diegene zijn die het systeem beheert. Beveiliging De systeembeheerder kan de gebruikerstoegang tot de database rechtstreeks in de SQL-Server differentiëren. 113

121 BEHEERDER Gebruikersnaam en wachtwoord Onder de gebruikerstellingen worden de Gebruikersnaam en het Wachtwoord, die worden gebruikt bij het inloggen in het programma, geregistreerd. U moet het wachtwoord invullen in het veld Wachtwoord en in het veld Bevestig wachtwoord. Dit om er zeker van te zijn dat het betreffende wachtwoord correct is. BELANGRIJK: U kunt geen spatie of een punt gebruiken in uw gebruikersnaam en wachtwoord. U kunt uw wachtwoord in dit venster veranderen. De systeembeheerder kan ook voor u uw wachtwoord veranderen. Tip! De systeembeheerder kan de gebruikerstoegang tot de database rechtstreeks in de SQL- Server differentiëren. Hoe een gebruiker koppelen aan een medewerker? In het gebruikersprofiel kunt u de gebruiker koppelen aan een medewerker in het medewerkersregister. De koppeling aan een medewerker in het medewerkersregister is ook een vereiste voor het activeren van de web-based functionaliteit met Mamut Online Desktop. Zo koppelt u een gebruiker aan een medewerker die niet voorkomt in het medewerkersregister 1. Kies Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikeradministratie. 2. Kies Medewerker registreren in de afrollijst Koppelen aan medewerker. 3. Klik op Opslaan. De medewerker wordt geregistreerd in het medewerkersregister en wordt gekoppeld aan de gebruiker. U dient de gegevens van de medewerker te bewerken in het medewerkersregister. Zo koppelt u een gebruiker aan een medewerker die voorkomt in het medewerkersregister 1. Kies Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikeradministratie. 2. Selecteer de persoon in de afrollijst bij Medewerker. 3. Klik op Opslaan. Geen De gebruiker wordt gekoppeld aan de medewerker in het medewerkersregister. (Geen): Kies deze optie indien u de gebruiker niet wilt koppelen aan een medewerker. 114

122 GEBRUIKERADMINISTRATIE EN GEBRUIKERSRECHTEN Over gebruikersrechten Het gebruikersprofiel moet aangemaakt worden door een systeembeheerder of supergebruiker, maar kan daarna wel aangepast worden wanneer de gebruiker daar toegang tot heeft. U kunt uw gebruikersprofiel veranderen via Beeld - Instellingen - Gebruiker. De supergebruiker of de gebruikers die gebruikersrechten hebben, kunnen de instellingen veranderen via Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikersadministratie. De functionaliteiten van de gebruikersrechten in Mamut zijn gebaseerd op de veronderstelling dat er meerdere gebruikers zijn die gebruik maken van hetzelfde systeem. Toegangsprofielen Met behulp van toegangsprofielen kan de systeembeheerder er voor zorgen dat gebruikers geen toegang krijgen tot het gehele systeem. Het is bijzonder praktisch om toegangsprofielen te gebruiken wanneer er meerdere gebruikers binnen verschillende vakgebieden gebruik maken van hetzelfde systeem. Zo dienen verkoopconsulenten, logistieke medewerkers e.d. doorgaans geen toegang te hebben tot de loon- en personeelsadministratie en de boekhouding. In de gebruikerinstellingen voor iedere gebruiker wordt de toegang gespecificeerd volgens vooraf gedefinieerde of aangepaste profielen. Beheer van toegangsprofielen Middels beheer van toegangsprofielen bepaalt u welke gebruiker toegang krijgt tot welke functies in het programma. U kunt de gebruikersrechten ook exporteren naar Microsoft Excel voor een compleet overzicht over deze rechten voor elke gebruiker. Aangepaste toegangsprofielen Een aangepast toegangsprofiel geeft een specifieke gebruiker toegang tot bepaalde functies. Het aangepast profiel werkt op dezelfde wijze als de vooraf gedefinieerde toegangsprofielen, maar komt niet terecht in de lijst over toegangsprofielen. In de wizard van beheer van toegangsprofielen kunt u zich baseren op een toegangsprofiel uit de lijst of een ander bestaand toegangsprofiel. Wizard voor het beheer van toegangsprofielen Bij beheer van toegangsprofielen geeft u aan tot welke functionaliteit van het programma een gebruiker toegang moet hebben. Dit doet u door een toegangsprofiel aan te maken met bepaalde gebruikersrechten, waaraan u dan één of meerdere gebruikers koppelt. Met behulp van de wizard voor het beheer van toegangsprofielen kunt u nieuwe toegangsprofielen aanmaken, aangepaste profielen bewerken en wissen, als ook gebruikers koppelen aan een toegangsprofiel. Bij het aanmaken van een nieuw toegangsprofiel kunt u een bestaand profiel als basis gebruiken. U kunt bijvoorbeeld één van de in het systeem vooraf gedefinieerde toegangsprofielen gebruiken en daarin eventueel aanpassingen maken. 115

123 BEHEERDER 116 Zo maakt u een toegangsprofiel aan 1. Kies Beeld - Instellingen - Beveiliging - Beheer Toegangsprofiel. 2. Kies Toegangsprofiel aanmaken. 3. Klik op Volgende. 4. Tik de gewenste naam van het toegangsprofiel in. 5. Selecteer Baseren op toegangsprofiel en het gewenste toegangsprofiel dat u als basis wilt gebruiken. Sla dit over indien u een geheel nieuw toegangsprofiel wilt aanmaken. 6. Klik op Volgende. 7. Selecteer de functies die voor het toegangsprofiel toegankelijk moeten zijn. 8. Klik op Volgende. 9. Klik op Voltooien. De wizard voor het beheer van toegangsprofielen wordt afgesloten. U heeft nu een toegangsprofiel aangemaakt en deze kan in gebruik genomen worden. Hoe een toegangsprofiel bewerken? 1. Kies Toegangsprofiel bewerken. 2. Klik op Volgende. 3. Kies uit de afrollijst het toegangsprofiel dat u wilt bewerken. 4. Klik op Volgende. 5. Maak de gewenste wijzigingen. 6. Klik op Volgende. 7. Klik op Voltooien. De wizard voor het beheer van toegangsprofielen wordt afgesloten. U heeft nu het toegangsprofiel bewerkt. Hoe een toegangsprofiel wissen? 1. Kies Toegangsprofiel wissen. 2. Klik op Volgende. 3. Kies uit de afrollijst het toegangsprofiel dat u wilt wissen. 4. Klik op Volgende. 5. Klik op Voltooien. De wizard voor het beheer van toegangsprofielen wordt afgesloten. U heeft nu het toegangsprofiel gewist en deze is uit het programma verwijderd. Hoe gebruikers koppelen aan een toegangsprofiel? 1. Kies Gebruikers koppelen aan toegangsprofiel. 2. Klik op Volgende. 3. Kies het toegangsprofiel waaraan u de gebruikers wilt koppelen. 4. Klik op Volgende. 5. Verplaats met behulp van de pijl-toets de gebruikers naar Verbonden. Herhaal de bewerking indien u meerdere gebruikers aan het profiel wilt koppelen. U kunt ook meerdere gebruikers selecteren door de [CTRL]-toets ingedrukt te houden tijdens het selecteren van de gebruikers. 6. Klik op Volgende.

124 GEBRUIKERADMINISTRATIE EN GEBRUIKERSRECHTEN 7. Klik op Voltooien. De wizard voor het beheer van toegangsprofielen wordt afgesloten. De gekozen gebruikers zijn nu gekoppeld aan het gekozen toegangsprofiel. Export van gebruikersrechten naar MS Excel: De supergebruiker kan de gebruikersrechten naar Microsoft Excel exporteren om een gedetailleerd overzicht te bekomen over deze rechten voor elke gebruiker. Het rapport toont een kolom voor iedere gebruiker, de toegangsprofielen waaraan de gebruiker gekoppeld is in het systeem en een overzicht in detail betreffende welke gebruikersrechten dit de gebruiker verleent. Standaard heeft enkel de Supergebruiker toegang tot deze functie. Hoe een aangepast toegangsprofiel voor een gebruiker aanmaken? Een aangepast toegangsprofiel geeft aan tot welke functies een bepaalde gebruiker toegang heeft. Het toegangsprofiel kan op dezelfde manier gedefinieerd worden als een vooraf gedefinieerd toegangsprofiel, maar wordt niet weergegeven in het overzicht van toegangsprofielen. In de wizard voor het beheer van toegangsprofielen kunt u een aangepast toegangsprofiel baseren op een toegangsprofiel uit de lijst of een ander bestaand toegangsprofiel. Zo maakt u een aangepast toegangsprofiel aan voor een gebruiker 1. Kies Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikeradministratie en selecteer de betreffende gebruiker. 2. Ga naar het tabblad Gebruikersrechten in het gebruikersprofiel van de gebruiker. 3. Kies Aangepast. 4. Klik op Profiel definiëren. 5. Klik op Toegangsprofiel aanmaken en klik op Volgende. 6. U kunt ook een toegangsprofiel of een bestaand toegangsprofiel als basis gebruiken: a. Selecteer Toegangsprofiel om het aangepast toegangsprofiel te baseren op een toegangsprofiel. Selecteer het profiel dat u als uitgangspunt wilt gebruiken. b. Selecteer Aangepast toegangsprofiel om een nieuw toegangsprofiel op een bestaand profiel te baseren. 7. Markeer de functies die u beschikbaar wilt maken voor het toegangsprofiel. 8. Klik op Volgende. 9. Klik op Voltooien om de wizard voor het aanmaken van toegangsprofielen af te sluiten. U heeft nu een aangepast toegangsprofiel aangemaakt geldend voor de gebruiker. 117

125 BEHEERDER SYSTEEMLOG Voor een overzicht van alle belangrijke acties in Mamut, kunt u de systeemactiviteiten naar een apart Microsoft Excel bestand exporteren. Dit doet u via Bestand - Exporteren - Systeemlog. Bij de export van de Systeemlog kunt u uit de volgende mogelijkheden kiezen: Alle incidenten: Overzicht van alle opgeslagen systeemactiviteiten. Dit rapport kan op den duur wat onoverzichtelijk worden, dus dan is het handig één van onderstaande rapporten te kiezen. Foutberichten: Overzicht van alle foutberichten die het systeem heeft gemeld. Dit is belangrijk bij eventueel contact met Support. Reservekopie/Systeem: Alle handelingen op het gebied van onderhoud van het systeem zoals reservekopiëren. Administratie: Alle transacties die registratie in de boekhouding vereisen, zoals loonadministratie, Btw-rapporten en jaarafsluitingen. Rapport over in gebruik zijnde functies: Het rapport toont o.a. de naam van Bedrijfsdatabases, de volledige namen van gebruikers, tot welke taal en gebruikersgroep ze behoren, en andere instellingen aangaande gebruikers. Andere incidenten: Alle andere handelingen die niet onder bovenstaande categorieën vallen, maar die wel belangrijk zijn in verband met het systeem. 118

126 SYSTEEMACTIVITEITEN SYSTEEMACTIVITEITEN Systeemactiviteiten zijn activiteiten die automatisch worden aangemaakt als bepaalde gebeurtenissen of processen zich voordoen in het programma. Voorbeelden van gebeurtenissen die het automatisch aanmaken van een activiteit initiëren zijn onder andere: veranderingen in de instellingen voor de bedrijfsdatabase, inventarisatie, diverse wizards die de waarden wijzigen van een groep relaties, artikelen enz., periodeafsluiting, verandering van boekjaar, bijlagenummerseries, aanmaken van nieuwe rekeningen in het rekeningschema, invoer van relaties enz. De activiteitenlijst voor systeemactiviteiten geeft informatie weer over wanneer de diverse activiteiten zijn aangemaakt, welke gebeurtenis het aanmaken initieerde en welke gebruiker er verantwoordelijk was voor die gebeurtenis. Bovenaan de lijst kunt u selecties verrichten waardoor u alleen activiteiten kunt bekijken die tijdens een bepaalde periode of door een bepaalde medewerker zijn aangemaakt. Om de gegevens in de lijst bij te werken aan de hand van uw selectie klikt u op de knop Bijwerken. De activiteiten zijn niet zichtbaar in de normale weergaven, maar in een aparte activiteitenlijst voor systeemactiviteiten. Deze activiteitenlijst kan worden opgevraagd via Beeld - Activiteit - Systeemactiviteiten. De gebeurtenissen die het automatisch aanmaken van activiteiten initiëren, zijn vooraf gedefinieerd in het programma en kunnen niet worden overschreven. Let op! Systeemactiviteiten in de activiteitenlijst kunnen niet worden bewerkt of verwijderd. 119

127 BEHEERDER LICENTIE Over licentienummer Wat is een licentie? Wanneer u een software programma aanschaft, koopt u het recht om het programma te installeren en te gebruiken op het aantal computers waar u een licentie voor gekocht heeft. U ontvangt een licentienummer als bewijs dat u uw licentie betaald heeft. Het licentienummer werkt als een sleutel, die de functionaliteit 'opent' wanneer u het licentienummer in het programma invoert. Het licentienummer controleert uw toegang tot de programmatuur. U kunt het programma zonder licentienummer gebruiken, maar dan heeft u slechts toegang tot de evaluatieversie van ons programma. Een dergelijk programma is slechts voor een beperkt aantal dagen/logins toegankelijk. Het licentienummer gebruikt u in één of meerdere van de volgende gevallen: U bent een nieuwe Mamut-klant en gebruikt het programma voor de eerste keer. U wilt de periode van de huidige Mamut Serviceovereenkomst verlengen. U wilt het aantal gebruikers van het programma uitbreiden. U wilt de programmaversie upgraden en wenst een toegevoegde (toegankelijke) functie. Waar vind ik het licentienummer? Als nieuwe klant ontvangt u een licentienummer. Heeft u het programma via een reseller gekocht, vindt u een brief met het licentienummer in het pakket. Heeft u het programma direct via Mamut gekocht, dan ontvangt u een met uw licentienummer. Heeft u geen adres, dan wordt het licentienummer u per brief toegestuurd. Waar registreer ik het licentienummer? Het licentienummer registreert u in het registratiescherm tijdens de eerste opstart van het programma of door te kiezen voor Help - Info - Licentienummer registreren in het programma. Lees meer hierover onderstaand. 120

128 LICENTIE Downloaden van licentiebestand Indien u uw Mamut Serviceovereenkomst verlengt, een upgrade maakt naar een uitgebreidere versie, uw programma uitbreidt met een additioneel product of het aantal gebruikerslicenties uitbreidt, dient u de nieuwe licentie te registreren in het programma. De nieuwe functionaliteiten zullen daarna beschikbaar zijn. In de regel kunt u uw licentie-informatie rechtstreeks via het Internet updaten door te klikken op Licentiebestand downloaden via het menu Help - Info. Lees meer hierover onderstaand. Uw licentie inlezen In sommige gevallen moet u uw licentiegegevens inlezen vanaf een bestand dat u ontvangt van Mamut, ofwel vanaf een diskette ofwel via . Dit doet u via het menu Help - Info. Lees meer hierover onderstaand. Beheer van licentiegegevens De functies onder Help - Info - Beheer licentiegegevens geeft u een overzicht over alle licenties voor de websites, hoofdproducten en additionele producten. U kan bepalen op welke computers uw licenties moeten gelden bij een meerdere gebruikers installatie, hoe de additionele producten verdeeld moeten worden en welke van uw websites actief moeten zijn. Lees meer hierover onderstaand. Gebruikers zonder toegang tot het Internet Tijdens de registratie van het licentienummer wordt u gevraagd of u toegang heeft tot het Internet. Antwoordt u hier Nee, dan krijgt u de mogelijkheid om een licentiebrief af te drukken die u retourneert aan Mamut via fax nummer: of per post. Zodra de licentiebrief bij ons geregistreerd is, ontvangt u een licentiediskette in de post. De licentiediskette leest u in via Help - Info - Lezen vanaf licentiediskette. Lees meer hierover onderstaand. 121

129 BEHEERDER Hoe licentienummer registreren? Indien u de programmatuur bijwerkt naar een nieuwe versie, uitbreidt met additionele producten of meerdere gebruikers, moet u een licentiecode registreren in het programma. U zult dan toegang krijgen tot de nieuwe functionaliteit. Zo registreert u een licentienummer 1. Klik op Help - Info. 2. Klik op Registreren licentienummer. 3. Schrijf het licentienummer in de velden. Tip! Het licentienummer kan met kleine letters of met hoofdletters geschreven worden. Heeft u het teken <0> in uw licentienummer, dan is dit het getal 0 en niet de letter O. 4. Klik op OK. Het programma zal verbinding maken met het Internet. 5. Klik op Ja op de vraag of u verbinding heeft. Na communicatie tussen uw programma en Mamut zal de uitgebreidere functionaliteit toegankelijk zijn. Additionele producten Voordat u additionele producten kunt gebruiken, dient u het ontvangen licentienummer te registreren. Daarnaast dient u te registreren welke gebruiker of welke bedrijfsdatabase toegang dient te hebben. Daarna kunt u het additioneel product gaan gebruiken. Zo start u met additionele producten 1. Kies Help - Bestellen om additionele producten te bestellen. 2. U ontvangt een nieuwe licentie voor uw additioneel product. Wanneer deze licentie geregistreerd is, kunt u het product in gebruik nemen. Het additioneel product dient eventueel geactiveerd te worden voor iedere gebruiker. Dit doet u via Help - info - Beheer licentiegegevens. 122

130 LICENTIE Over het programma In dit venster ziet u alle gegevens betreffende uw licentie en de actieve bedrijfsdatabase. Vanuit dit venster beheert u eveneens de licenties betreffende de functionaliteit, gebruikers en websites. Veel van deze informatie is bovendien handig bij contact met onze afdelingen support of verkoop. Welke versie van het programma u gebruikt is altijd van belang met betrekking tot de mogelijke oplossingen van uw problemen. U vindt hier eveneens informatie over wie de Contactpersoon is voor uw onderneming bij Mamut, Wachtwoord voor Internetondersteuning en het adres dat Mamut gebruikt voor e- mailberichten. U kunt deze gegevens wijzigen door te klikken op Registeren aan de rechterzijde van het venster. Wanneer u aanvragen verstuurt aan Mamut moet u altijd uw Klantnummer vermelden. Het aantal gebruikerslicenties geeft u een overzicht over het aantal computers waarmee u toegang heeft tot de bedrijfsdatabase. In netwerkomgevingen is het eveneens van belang om het aantal aangemelde gebruikers te weten. Dit veld fungeert eveneens als een koppeling die u een overzicht geeft van de desbetreffende gebruikers. Dit overzicht is nuttig wanneer u databasehulpprogramma's wilt uitvoeren en er geen gebruikers ingelogd mogen zijn. U moet er altijd voor zorgen dat uw licentie voor afloop van de licentieperiode wordt vernieuwd. U ziet ook hoeveel bedrijfsdatabases u met uw licentie kunt aanmaken. In het Overzicht van modules ziet u welke modules beschikbaar zijn met uw versie van het programma. Overzicht van website-functionaliteit biedt u een duidelijk overzicht over de mogelijkheden die u hebt met uw website. Aan de rechterzijde treft u eveneens meerdere knoppen aan die u helpen bij het beheer van uw licentie. Lees meer hierover onder de onderstaande koppelingen. 123

131 BEHEERDER Beheer van licentiegegevens De functies onder Help - Info - Beheer licentiegegevens geven u een volledig overzicht over uw licenties voor websites, hoofd- en additionele producten. U kunt ook aanpassen op welke computers de licenties van toepassing zijn in netwerkomgevingen, hoe de additionele producten verdeeld moeten worden en welke van uw websites actief moeten zijn. Kies wat in dit venster wilt doen aan de hand van de keuzes aan de linkerkant. Additionele producten Onder Additionele producten kunt u aangeven welke gebruikers en welke bedrijfsdatabases toegang moeten hebben tot eventuele additionele producten. Geïnstalleerde computers Hier heeft u een overzicht van alle computers in het netwerk, die aan de database gekoppeld zijn. U dient een licentie te hebben voor elke computer waarop u Mamut Business Software wilt installeren. Heeft u het Aantal licenties gebruikt (zie onderaan het overzicht) dan kunt u computers die niet in gebruik zijn deactiveren, zodat u licenties vrijmaakt. Zo zet u een pc op non-actief: 1. Vink het hokje in de kolom Non-actief aan, rechts van de computer die gedeactiveerd moet worden. Het zal nu niet meer mogelijk zijn om Mamut te gebruiken op deze computer. 2. Installeer Mamut op een nieuwe computer. De nieuwe computer zal nu aan de beschikbare licentie gekoppeld worden. 124

132 LICENTIE Websitelicenties Hier vindt u een overzicht van al uw aangemaakte websites met de volgende gegevens: Website: Werktitel voor de website Registratie: Het internetadres waarop de website is geregistreerd. Type website: Geeft aan welk type licentie gekoppeld is aan de website, met de volgende keuzes: Geen website: Er is geen licentie gekoppeld aan de website. Website: De website heeft beperkte functionaliteit, zonder boodschappenmandje. Complete website: Website heeft boodschappenmandje. U kunt niet meerdere websites registreren, dan het aantal waar u een licentie voor hebt (hoeveel licenties u heeft kunt u vinden in het Info-venster in Overzicht van website-functionaliteit. U dient websites die niet langer in gebruik zijn te deactiveren om een nieuwe website te kunnen registreren. Zo deactiveert u een website: 1. Kies de Bedrijfsdatabase waarin u de oude website heeft aangemaakt. U krijgt nu een overzicht van alle websites die in deze bedrijfsdatabase zijn aangemaakt. 2. Kies de website waarvan u de licentie wilt verwijderen. 3. Stel de status van de website in de afrollijst onderaan op Geen website. 4. Kies in welke Bedrijfsdatabase de nieuwe website aangemaakt zal worden. Als de oude en nieuwe website aan dezelfde bedrijfsdatabase gekoppeld zijn, kunt u deze stap overslaan. 5. Stel de status van de website in de afrollijst onderaan op Volledige website of Website, afhankelijk van uw licentie. 6. Registreer de nieuwe website. Lees meer over het bewerken van een website in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce" 125

133 BEHEERDER Overzicht Het venster wordt geopend met een overzicht over: Hoofdartikel/additionele producten: Naam van het product waar de licentie(s) betrekking op heeft/hebben. Aantal licenties: Aantal gebruikers dat toegang heeft tot het product. Vervalt: Laatste dag waarop de programmatuur gebruikt kan worden. Bij uitbreiding van de serviceovereenkomst kunt u een nieuw licentiebestand downloaden en de licentieperiode verlengen. Hoe een licentie lezen vanaf een licentiediskette? U kunt het licentiebestand op de volgende manieren inlezen: Alternatief 1: (Indien u het licentiebestand op diskette ontvangen heeft) 1. Kies Help - Info. 2. Klik op Lezen vanaf Licentiediskette. 3. Zet de floppydisk in het diskettestation. 4. Klik op Lezen vanaf Licentiediskette in het nieuwe venster. 5. Klik op OK. De licentie zal worden ingelezen. 126

134 LICENTIE Alternatief 2: (Indien u het licentiebestand per ontvangen heeft) 1. Kies Help - Info. 2. Sla het licentiebestand op de harde schijf of een server op waar u toegang toe heeft met uw computer. 3. Klik op Lezen vanaf Licentiediskette. 4. Klik op Licentiebestand openen in het nieuwe venster. 5. Zoek de directory op waarin u het licentiebestand heeft opgeslagen. 6. Klik op OK. De licentie zal worden ingelezen. Licentiebestand downloaden Indien u uw Mamut Serviceovereenkomst verlengt, een upgrade maakt naar een uitgebreidere versie, uw programma uitbreidt met een additioneel product of het aantal gebruikerslicenties uitbreidt, dient u de nieuwe licentie te registreren in het programma. De nieuwe functionaliteiten zullen daarna beschikbaar zijn. Over het algemeen kunt u uw licentiegegevens rechtstreeks via het Internet bijwerken. Klik op Licentiebestand downloaden vanuit het menu Help - Info. Uw licentiegegevens zullen nu via het Internet gesynchroniseerd worden met de licentiedatabase van Mamut. Na de synchronisatie krijgt u bericht dat uw licentie is bijgewerkt. Indien de licentie is bijgewerkt met nieuwe functionaliteit of additionele producten, dient u de toegang toe te wijzen aan de desbetreffende gebruikers met behulp van Beheer licentiegegevens. Hoe de registratie-informatie wijzigen? Alle contactgegevens zoals Contactpersoon of het Wachtwoord voor Internet support kunnen vanuit het venster Help - Info en met de knop Registreren gewijzigd worden en rechtstreeks naar Mamut gestuurd worden via het internet. Zo wijzigt u de registratiegegevens 1. Klik op Help - Info. 2. Klik op Registreren. 3. Maak de wijzigingen in alle desbetreffende velden. 4. Klik op OK. 5. Antwoord Ja op de vraag indien u toegang tot het Internet heeft. Indien u Nee antwoordt, zullen de wijzigingen gewist worden en het venster teruggesteld worden met de oude gegevens. Het programma maakt verbinding met het Internet en zal uw gegevens bijwerken. 127

135 BEHEERDER MAMUT ONLINE DESKTOP Mamut Online Desktop geeft u web-based toegang tot informatie en functionaliteit van Mamut Business Software en de nieuwe diensten die in Mamut One inbegrepen zijn. Toegang tot uw systeem via internet Met Mamut Online Desktop kunt u informatie lezen, aanmaken en bewerken vanaf elke, met internet verbonden PC. Zo is het heel eenvoudig om informatie met collega s te delen of om toegang te krijgen tot informatie van uw Mamut systeem wanneer u niet op kantoor bent. Met Mamut Online Desktop kunt u een browser gebruiken om u aan te melden op Mamut Business Software. U krijgt toegang van gelijk welke PC die aangesloten is op het internet. Let op! U kunt de Internet Explorer versie 6 of 7 of Firefox 2 browsers gebruiken. Synchronisatie Door zich online via een browser aan te melden, wordt Mamut Online Desktop tegelijkertijd lokaal gesynchroniseerd met uw Mamut systeem. Dit betekent dat uw bedrijf altijd toegang heeft tot de meeste actuele informatie. Dit verzekert een hoge capaciteit en veiligheid en zorgt ervoor dat u uw eigen infrastructuur voor toegang tot het internet niet hoeft te onderhouden. De synchronisatie met Mamut Online Desktop gebeurt vanaf één van de PC's in het netwerk. Een internetaansluiting is verreist. Wenst u de synchronisatie te beëindigen, dan kunt u deactiveren. De gegevens die gesynchroniseerd zijn met uw gegevens, worden van de server verwijderd - met uitzondering van de gegevens die gebruikt worden voor een eventuele latere activering zoals de bedrijfsgegevens en de informatie over welke gebruikers toegang hebben. Uw gegevens op uw eigen pc worden niet verwijderd. U kunt later Mamut Online Desktop weer activeren. Dan worden alle gegevens opnieuw gesynchroniseerd. Meerdere bedrijfsdatabases Voor gebruikers met meerdere bedrijfsdatabases gelden speciale licentieregels. Als vertrekpunt kunt u één bedrijfsdatabase activeren. Indien u een licentie heeft voor activering van meerdere bedrijfsdatabases, dan kunt u de procedure herhalen voor de bedrijfsdatabases waarbij u Mamut Online Desktop wenst te activeren. Gebruikeradministratie/gebruikersrechten De systeembeheerder beheert de gebruikersrechten rechtstreeks in Mamut Online Desktop. De systeembeheerder kan kiezen tussen de medewerkers die zijn gekoppeld aan een gebruiker in Mamut Business Software en uitnodigingen die toegang verlenen tot het systeem, versturen. De medewerker krijgt een uitnodiging per en registreert zich als gebruiker. Mamut ID Het systeem vereist een uitgebreide veiligheid. Met uw persoonlijke Mamut ID kunt u zich aanmelden op Mamut Online Desktop. De systeembeheerder kan ook de bedrijfsgegevens en de toegang tot het systeem beheren. De Mamut ID maakt u zelf aan wanneer u voor de eerste maal toegang krijgt. 128

136 MAMUT ONLINE DESKTOP Aan de slag met Mamut Online Desktop Voorwaarden om aan de slag te kunnen gaan De wizard voor activering controleert of de noodzakelijke voorwaarden aanwezig zijn om te kunnen activeren. Zie onderstaand voor meer informatie over hoe u activeert. Let op! U kunt helaas Mamut Online Desktop niet evalueren vanuit de voorbeelddatabase of in de evaluatieversie. Uw aangemaakte gebruiker moet geregistreerd zijn als Medewerker in het Medewerkersregister Om te kunnen activeren moet uw aangemaakte gebruiker geregistreerd zijn als medewerker in het medewerkersregister in Mamut Business Software. De gebruiker moet gekoppeld zijn aan een medewerker. U maakt een Medewerker aan in het Medewerkersregister door te gaan naar Beeld - Medewerkersregister en te klikken op Nieuw. NB! Enkel gebruikers met de gebruikersrechten als Supergebruiker kunnen Mamut Online Desktop activeren. Internet Uw PC moet met het internet verbonden zijn. Kies vanaf welke computer de synchronisatie moet lopen De synchronisatie loopt vanaf één van uw computers in uw netwerk. Standaard start het synchroniseren vanaf de computer waarmee u Mamut Online Desktop activeert. Dit kunt u later wijzigen in de bedrijfsinstellingen voor Mamut Online Desktop. In een database met meerdere bedrijven is het raadzaam om de PC te gebruiken voor de synchronisatie waarop de systeemdatabase ligt. Nu of later synchroniseren? De gegevenssynchronisatie voor de eerste maal kan enige tijd in beslag nemen. U kunt niet het programma gebruiken terwijl dit proces in gang is. Daarom moet u beslissen of u nu of later wenst te synchroniseren. In de wizard (zie onderstaand) krijgt u deze vraag gesteld. adres, Gebruikernaam en Wachtwoord voor Mamut ID U dient een adres te hebben. Deze wordt gebruikt als gebruikernaam voor uw Mamut ID. Heeft u nog geen Mamut ID, maakt u deze aan in de wizard wanneer u voor het eerst Mamut Online Desktop in gebruik neemt. Indien u later opnieuw wilt activeren, moet u uw gebruikernaam en wachtwoord van deze gebruikeraccount kennen. De Mamut ID is niet het zelfde als uw aanmeldingsgegevens in Mamut Business Software. Om misbruik te voorkomen en te verhinderen dat anderen ongewenst toegang krijgen tot uw account en diensten dient u een wachtwoord aan te maken dat moeilijk te kraken is. Een veilig wachtwoord bevat ministens zes tekens en is een combinatie van hoofdletters en kleine letters, cijfers en speciale tekens. Het is niet aanbevolen om gewone woorden uit woordlijsten, gebruikersnaam of eigennamen als wachtwoord te benutten, maar liever om een samenstelling van een reeks tekens, bijv. op basis van een zin te kiezen. 129

137 BEHEERDER Let op! Voor elk extra teken dat u gebruikt bovenop de minimumseisen, stijgt de moeilijkheidsgraad om het wachtwoord te kraken. Bijvoorbeeld: Ik heb een duizendtal boeken in mijn boekenrek: Ih1000Tal@BimB. Zo gaat u aan de slag met Mamut Online Desktop 1. Kies Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Mamut Online Desktop. Het systeem controleert of u kunt activeren. Zijn er één of meerdere criteria niet vervuld, zullen deze in rode tekst in de lijst verschijnen. 2. Klik op Activeer. 3. Klik op Volgende. 4. Tik uw Mamut ID Gebruikernaam en Wachtwoord in of maak een nieuwe Mamut ID aan. Let op! De gebruikernaam en het wachtwoord van Mamut ID is niet het zelfde als wat u gebruikt om u aan te melden bij Mamut Business Software. Wanneer u een nieuwe Mamut ID aanmaakt, krijgt u een toegezonden met een link waarop u moet klikken om verder te kunnen gaan met het aanmaken van een wachtwoord. Wanneer u klaar bent met het registratieproces voor de Mamut ID, kunt u terugkeren naar de wizard en meldt u zich aan met uw Mamut ID Gebruikernaam en Wachtwoord. 5. De registratiegegevens worden gecontroleerd voor de bedrijfsaccount. Klik op Volgende. De registratiegegevens worden gehaald van de bedrijfsinstellingen in Mamut Business Software. Wijzigt u hier deze informatie, dan zullen de wijzigingen enkel opgeslagen worden in Mamut Online Desktop. 6. Kies wanneer u de synchronisatie wenst te starten en klik op Volgende. Start u nu, dan moet u wachten tot de synchronisatie is uitgevoerd. Wenst u later te starten, kunt u hiervoor een datum en tijdstip opgeven. U kunt het programma afsluiten op de PC waarop de synchronisatie dient doorgevoerd te worden, maar u mag de PC niet afzetten. Zet u de computer af, dan moet u later opnieuw activeren. Klik op Voltooien. Na activering wordt een statusvenster weergegeven dat bevestigt dat u Mamut Online Desktop heeft geactiveerd. De synchronisatie zal continu plaatsvinden. Databases met meerdere bedrijven: Voor databases met meerdere bedrijven gelden speciale licentieregels. Als uitgangspunt wordt genomen dat u zich aan één bedrijfsdatabase kunt koppelen. Heeft u een licentie voor het koppelen van meerdere bedrijfsdatabases, kunt u de procedure herhalen voor die bedrijfsdatabases waarbij u Mamut Online Desktop wenst te activeren. U kunt zich nu aanmelden bij Mamut Online Desktop om de uitnodigingen te versturen naar de gebruikers die toegang dienen te hebben. U kunt zich aanmelden via het aandachtsgebied Mamut Online Desktop op uw bureaublad. Tip! U kunt kiezen om de informatiestroom Synchronisatie historie weer te geven op uw bureaublad. Lees meer over dit in "De gebruikersinstellingen voor Bureaublad" in het hoofdstuk ""Raak bekend met het programma". 130

138 MAMUT ONLINE DESKTOP Hoe Mamut Online Desktop deactiveren? NB! Enkel gebruikers die zijn ingevoerd bij de bedrijfsinstellingen, kunnen deactiveren. U moet tevens aangesloten zijn op het internet. De deactivering moet gebeuren op de computer die ingesteld is voor de synchronisatie met Mamut Online Desktop. Zo deactiveert u Mamut Online Desktop 1. Kies Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Mamut Online Desktop 2. Klik op Deactiveren. 3. Meld u aan met uw Mamut ID Gebruikersnaam en Wachtwoord, en klik op Volgende. 4. Klik op Voltooien. De synchronisatie is gestopt en de database wordt afgekoppeld. Off-line databases worden automatisch van de server verwijderd - met uitzondering van de gegevens die gebruikt worden voor een eventuele latere activering zoals de bedrijfsgegevens en de informatie over welke gebruikers toegang hebben. Bedrijfsinstellingen voor Mamut Online Desktop In de bedrijfsinstellingen voor Mamut Online Desktop kunt u activeren en deactiveren, synchronisatieconflicten controleren en van gebruiker of computer veranderen voor de synchronisatie. Activeren In dit venster kunt u zien of de criteria voor het koppelen van de bedrijfsdatabase aan Mamut Online Desktop zijn vervuld. Ontbrekende criteria zullen eventueel in rood zijn weergegeven. Activeer: Wordt enkel getoond indien u niet geactiveerd heeft. Start de wizard voor het activeren van Mamut Online Desktop. Om te kunnen activeren, moet uw aangemaakte gebruiker geregistreerd zijn als medewerker in het medewerkersregister. NB! Enkel gebruikers met de gebruikersrechten als Supergebruiker kunnen Mamut Online Desktop activeren. De functionaliteit is niet toegankelijk in de evaluatieversie of vanuit de voorbeelddatabase. Wachtwoord bijwerken: Wordt enkel getoond indien u geactiveerd heeft. Het wachtwoord voor uw Mamut ID kan gewijzigd worden buitenom Mamut Business Software. Heeft u bijvoorbeeld het wachtwoord veranderd via uw browser rechtstreeks in Mamut Online Desktop, moet u het wachtwoord hier eerst bijwerken alvorens te deactiveren. 131

139 BEHEERDER Gebruiker wijzigen: Wordt enkel getoond indien u geactiveerd heeft. Slechts één gebruiker, namelijk de supergebruiker kan de activering beheren en deze moet gekoppeld zijn aan een medewerker in het medewerkersregister. Hier kunt u de gebruiker wijzigen. Om de gebruiker te wijzigen, dient u zich aan te melden met uw Mamut ID. Deactiveren: Wordt enkel getoond indien u geactiveerd heeft. Stopt de synchronisatie en deactiveert de bedrijfsdatabase van Mamut Online Desktop. Synchroniseren Het synchroniseren met Mamut Online Desktop gebeurt van één van de computers in het netwerk. Het is raadzaam om dit te doen van dezelfde computer als waarop de database ligt. In de afrollijst kunt u de pc kiezen. 132

140 MAMUT ONLINE DESKTOP Synchronisatieconflicten: Geeft een lijst weer over de conflicten die ontstaan zijn gedurende de zeven laatste dagen en ook hoe deze opgelost werden. Status: Geeft een eenvoudige synchronisatie historie weer met de elementen die vandaag en gedurende de zeven laatste dagen geüpload en gedownload werden, als ook wanneer de laatste synchronisatie werd doorgevoerd en van welke computer. Tip! De informatiestroom Synchronisatie historie geeft vergelijkbare gegevens weer. U kunt ervoor kiezen om deze informatiestroom op uw bureaublad weergegeven te krijgen. Lees meer over hoe u de informatiestromen op uw bureaublad aanpast in de paragraaf Gebruikersinstellidngen voor Bureaublad. 133

141

142 Hoofdstuk 6: Rapporten In dit hoofdstuk: RAPPORTMODULE RAPPORTINSTELLINGEN Rapport-/Etiketeditor Hoe een rapport bewerken? Hoe een rapport aanpassen zodat de velden correct overeenstemmen op formulieren? Etiketten bewerken Hoe rapportbestanden importeren? Hoe een logo in rapporten opnemen? Adresinstellingen Gebruikersinstellingen voor Rapporten/Printerinstellingen Het tabblad Rapporten VOORKEURSRAPPORTEN Instellingen voorkeursrapport Instellingen rapportenbundel OVER STREEPJESCODES

143 RAPPORTEN RAPPORTMODULE In de rapportmodule liggen alle rapporten die u kunt afdrukken. Een uitzondering zijn de rapporten die via een bepaalde module worden afgedrukt, zoals bijvoorbeeld orders en facturen. De rapportmodule bevat veel rapporten en is daarom opgesplitst in modules. Systeemrapporten en bewerkte Bedrijfsdatabaserapporten In de rapportmodule kunt u kiezen of u Systeemrapporten of Bedrijfsdatabaserapporten wilt afdrukken. De originele rapporten, of Systeemrapporten, worden geleverd bij het programma en zijn identiek voor alle bedrijfsdatabases. De Bedrijfsdatabaserapporten daarentegen zijn kopieën van de systeemrapporten en deze kunt u naar eigen wens bewerken in de rapport-/etiketeditor. U kunt rapporten direct vanuit de rapportmodule bewerken door deze te selecteren en op Bewerken te klikken. Als u in plaats hiervan de rapporteditor wilt openen, dan klikt u op Ga naar rapport-/etiketeditor. Wanneer u de rapporten heeft bewerkt en een rapport wilt afdrukken, dan kunt u kiezen of u het bijgeleverd systeemrapport of het bewerkt rapport, dat Bedrijfsdatabaserapport genoemd wordt, wilt afdrukken. U vindt de bewerkte uitgave van het rapport onder dezelfde naam als de systeemrapporten, maar u kiest de rapportsoort Bedrijfsdatabaserapporten. Heeft u meerdere bedrijfsdatabases, zal het eigen gedefinieerd bedrijfsdatabaserapport de bedrijfsdatabase gelden waarin u het heeft bewerkt. U kunt het rapport kopiëren naar de andere bedrijfsdatabases met behulp van de Rapport-/etiketeditor. In de gebruikersinstellingen kunt u kiezen welke rapportsoort standaard ingesteld dient te zijn bij het afdrukken van de rapporten. 136

144 RAPPORTMODULE Voorkeursrapporten, Laatste 20 en Journalen Naast de modules bestaat er de keuze uit Voorkeur, Laatste 20 en Journalen. Onder Voorkeur kunt u rapporten die u vaak gebruikt, opslaan; ofwel ieder voor zich, of in zogenaamde rapportbundels. Laatste 20 toont de laatste 20 rapporten die de gebruiker heeft afgedrukt voor de actieve bedrijfsdatabase. Journalen toont de belangrijke rapporten die rechtstreeks per printer afgedrukt moeten worden om geactiveerd te worden. Toegang tot rapporten Wenst u de toegang tot de rapporten te beperken voor enkele gebruikers, dan kunt u dit instellen in de Gebruikersrechten. Lees meer over de gebruikersrechten in het hoofdstuk "Beheerder". Streepjescodes De streepjescodes in Mamut Business Software kunnen gebruikt worden voor productnummers, serienummers, branchespecifieke artikelnummers en klantnummers. Hoe komt u hier? U kunt de rapportmodule openen via het menu Bestand - Afdrukken en via de werkbalk op het bureaublad. In sommige modules zal er een keuze zijn voor rapporten, zoals Beeld - Relatie - Rapporten. Dit venster start met de meest relevante rapporten binnen de module. In een aantal vensters leidt ook de printericoon u naar een venster waar u kunt kiezen voor Rapportmodule openen. Een rapport "afdrukken" betekent hier een rapport overbrengen. Tijdens de wizard kunt u zelf aangeven naar welk medium het rapport "afgedrukt" dient te worden, bijvoorbeeld naar Printer of . Bij de gebruikersinstellingen voor rapporten/printerinstellingen kunt u de standaard printerinstellingen instellen. Zo drukt u een rapport af 1. Open de Rapportmodule. Zie hierboven voor meer informatie over hoe u in de rapportmodule belandt. 2. Selecteer het rapport dat u wilt afdrukken. 3. Kies de rapportsoort Bedrijfsdatabaserapporten of Systeemrapporten. 4. Geef aan welke sortering (Sorteren op) u wilt in het rapport. 5. Selecteer naar welk medium u het rapport wilt afdrukken onder Verzenden naar. U kunt kiezen tussen Afdrukvoorbeeld, Tabel, Printer, Bestand, Fax, HTML, , PDF of RTF. 6. Klik op Afdrukken. Afhankelijk van welk rapport u afdrukt, zult u nu een selectie kunnen maken van de gegevens die u in het rapport wilt opnemen. Het gekozen rapport werd afgedrukt naar het opgegeven medium. Let op! Wanneer u rapporten heeft bewerkt, kunt u kiezen om Systeemrapporten die geleverd worden bij het systeem, af te drukken of het bewerkte rapport, dat een Bedrijfsdatabaserapport genoemd wordt. In de gebruikersinstellingen kunt u instellen welke van deze keuzes standaard geselecteerd dient te zijn bij het afdrukken van rapporten. U vindt dus de bewerkte versie van het rapport onder dezelfde naam als het systeemrapport, maar u kiest de rapportsoort Bedrijfsdatabaserapporten. 137

145 RAPPORTEN RAPPORTINSTELLINGEN U belandt in rapportinstellingen door Beeld - Instellingen - Rapporten te kiezen. Rapport/Etiketeditor: U kunt met behulp van de Rapport/Etiketeditor de rapporten bewerken en aanpassen. U kunt o.a. het logo van het bedrijf in het rapport opmenen, velden uitbreiden, verplaatsen of gegevens uit de velden van het rapport verwijderen. De rapporten zijn ingedeeld in één tabblad voor Rapporten en één voor Etiketten. Logo in rapporten opnemen: U kunt aan de hand van de wizard voor het invoegen van een bedrijfslogo in afdrukken op eenvoudige wijze een logo opnemen en eventueel gegevens die reeds bij een selectie van standaarddocumenten voor offerte-, order- en factuurafdrukken te vinden zijn, verwijderen. Adresinstellingen: In dit venster definieert u hoe adressen, relatienaam en contactpersoon zullen worden weergegeven op alle rapporten. Rapport-/Etiketeditor Onder Beeld - Instellingen - Rapporten - Rapport-/Etiketeditor kunt u de rapporten bewerken en aanpassen. U kunt o.a. het logo van het bedrijf in het rapport opnemen, velden uitbreiden, verplaatsen of gegevens daaruit verwijderen. De rapporten zijn ingedeeld in één tabblad voor gewone Rapporten en één voor Etiketten. 138

146 RAPPORTINSTELLINGEN De werkbalk De werkbalk biedt u meerdere opties voor het beheer van de rapporten (Houd de cursor boven elke knop om de naam te zien die in onderstaande omschrijving gebruikt is): Bewerken: Dubbelklik op het rapport of etiket dat u wilt bewerken of selecteer de regel en klik op Bewerken. Dan start de rapportgenerator en u kunt het gekozen rapport bewerken. Hier kunt u het logo van het bedrijf invoegen of velden verplaatsen, wissen of wijzigen. Bedrijfsdatabaserapport kopiëren naar overige bedrijfsdatabases: Kopieert de wijzigingen van het rapport naar al de overige bedrijfsdatabases. Constanten bewerken: Opent een overzicht van etiketten of veldnamen die in de rapporten gebruikt kunnen worden. Hier kunt u eveneens de teksten die opgenomen moeten worden, bewerken. Printerinstellingen van Relatielijst kopiëren: Alle rapporten zullen nu hetzelfde papierformaat, dezelfde papierlade en resolutie krijgen zoals de instellingen gespecificeerd voor het rapport relatielijst. U zult eveneens gevraagd worden of u de gegevens van de printerstuurprogramma's en printernamen wilt kopiëren. Die zullen in dat geval de instellingen van de standaardprinter overschrijven. Printerinstellingen voor geselecteerd rapport wissen: De printerinstellingen voor het geselecteerde rapport worden gewist en de standaard printerinstellingen van het Windows besturingssysteem zullen worden gebruikt. Rapportbestand importeren: Haalt een originele rapportbestand uit de bibliotheek (Systeemrapporten). Dit is een optie die gebruikt kan worden wanneer er iets fout gegaan is bij het bewerken van het rapport of u gewoonweg opnieuw wilt beginnen. Rapportbestand exporteren: Slaat een kopie van het rapportbestand van het desbetreffende rapport op op een andere plaats, wanneer u bijvoorbeeld het gewijzigde rapport naar een andere eenheid wilt kopiëren (bijv. netwerkdiskette). NB! Om de rapporten die u bewerkt heeft, af te drukken, dient u een Bedrijfsdatabaserapport af te drukken en niet een Systeemrapport. In de gebruikersinstellingen kunt u kiezen welke rapportsoort standaard ingesteld dient te zijn bij het afdrukken van rapporten. Zo stelt u in dat de standaard rapportsoort een bedrijfsdatabaserapport zal zijn 1. Kies Beeld - Instellingen - Gebruiker. 2. Kies het tabblad Module-instellingen. 3. Klik op de knop Rapporten. 4. Verander de standaard rapportsoort in Bedrijfsdatabaserapporten in plaats van Systeemrapporten. 5. Klik op OK. 6. Bevestig dat u de wijzigingen wenst op te slaan. U drukt nu de Bedrijfsdatabaserapporten af als standaard rapportsoort. 139

147 RAPPORTEN Hoe een rapport bewerken? Met behulp van het bewerken van rapporten kunt u het logo van het bedrijf opnemen, velden uitbreiden, verplaatsen of gegevens uit velden van het rapport verwijderen. U kunt een rapport bewerken door deze te selecteren in de Rapportmodule en te klikken op Bewerken in de werkbalk of via Beeld - Instellingen - Rapporten - Rapport-/Etiketeditor. Een rapport is ingedeeld in meerdere gebieden of velden. Deze velden kunnen bestaan uit één of meerdere regels, of kunnen geheel blanco zijn. Deze velden zijn kaders die zijn voorzien van codes voor verschillende soorten of groepen gegevens die moeten worden opgenomen in het rapport. Deze kaders kunt u onder meer verplaatsen en de grootte ervan aanpassen. Het is ook mogelijk het gehele kader te wissen. De gegevens die door het kader werden vertegenwoordigd, zullen dan niet worden afgedrukt. Onderstaand vindt u korte beschrijvingen van de verschillende bewerkingen: Logo invoegen 1. Klik op OLE in de rapport-editor. 2. Beweeg de cursor over het rapport. De pijl is nu veranderd in een kruisje. 3. Klik en houd de muisknop op de positie waar u één van de hoeken van het logo wilt plaatsen. 4. Sleep de cursor (terwijl u de muisknop ingedrukt houdt) diagonaal naar de tegenoverliggende hoek. 5. De muisknop loslaten. Het venster Report Picture wordt nu geopend. 6..Klik op Browse en blader naar de gegevensmap waar het logo (bestand met afbeelding) opgeslagen ligt. 7. Selecteer het bestand en klik op OK. 8. Geef aan hoe de afbeelding aangepast moet worden aan het kader: Clip picture: Besnijdt de afbeelding zodat het binnen het kader past. Scale picture, retain shape: de afbeelding op schaal verdelen, met behoud van de vorm van de afbeelding. Scale picture, fill the frame: de afbeelding op schaal verdelen, maar vul het kader geheel naar alle kanten. Het logo wordt getoond op de afdruk van het rapport dat u bewerkt heeft wanneer het standaardrapportgebied is ingesteld op bedrijfsrapporten. Let op! De afbeelding is niet in het rapport "geplakt" - er is alleen een verwijzing opgenomen naar het logobestand. Dit betekent dat indien u het logobestand, of de gegevensmap waarin deze ligt, wist (of verplaatst), zal het ook uit het rapport verwijderd worden. U moet daarom het logobestand opslaan in een map, waar het niet het risico loopt om gewist te worden. 140 Uitbreiding van velden 1. Klik op het veld dat u wilt uitbreiden. In het kader rond het veld ziet u zwarte vierkantjes, waaraan u kunt trekken. 2. Klik en houd de muisknop ingedrukt op het vierkantje dat is: Aan de zijkant van het kader: om het kader aan weerszijden te vergroten. In de hoek: om het kader in twee richtingen te vergroten. 3. Zorg ervoor de wijzigingen op te slaan door File/Save (Bestand/Opslaan) te kiezen. Het veld is nu uitgebreid.

148 RAPPORTINSTELLINGEN Velden wissen Voordat u velden verwijdert, dient u zich te realiseren wat de bedoeling is met de verschillende velden in het desbetreffende rapport. Het kan verstandig zijn om een afdruk naast u te hebben wanneer u het overzicht gaat bewerken. 1. Klik op het veld dat u wilt wissen. 2. Klik op Delete op het toetsenbord. De velden zullen dan uit het rapport verwijderd worden. Tip! Indien u meerdere velden wilt wissen, kunt u dit op twee manieren doen: Houd de Shift-toets op het toetsenbord ingedrukt en klik op de velden die u wilt selecteren met de linker muisknop. Ofwel: Plaats de cursor in de nabijheid van, maar buiten de desbetreffende velden. Houd vervolgens de linker muisknop ingedrukt en sleep de cursor over de velden die geselecteerd moeten worden. Velden kopiëren 1. Door op het veld met de rechter muisknop te klikken, zal het veld gekopieerd worden. 2. Selecteer Copy. 3. Klik met de rechter muisknop op de plaats waar u de afbeelding wilt invoegen. 4. Selecteer Paste. De velden zijn nu gekopieerd en ingevoegd op de aangegeven plaats. Velden verplaatsen U kunt de rapport-editor op twee verschillende manieren gebruiken om velden te verplaatsen: 1) Selecteer een veld en sleep het veld met de muis, of 2) Markeer een veld en gebruik de pijltoetsen op het toetsenbord om het te verplaatsen naar de gewenste positie. De eerste manier past goed indien u een omvattende aanpassing wilt maken, zoals bijvoorbeeld het verplaatsen van het logo van het midden naar de bovenzijde van het rapport. De tweede methode is beter indien u slechts een kleinere aanpassing wilt doen. Bijvoorbeeld: Indien alle velden op een factuur 1 cm te hoog op de pagina worden afgedrukt, kunt de velden selecteren en de pijltoetsen gebruiken om het geheel 1 cm omlaag te verplaatsen. 1. Klik op het veld dat u wilt verplaatsen. 2. Verplaats de geselecteerde velden naar de gewenste positie door ze met de cursor te slepen of door de pijltoetsen op het toetsenbord te gebruiken. De velden zijn nu verplaatst naar de gewenste positie. 141

149 RAPPORTEN Hoe een rapport aanpassen zodat de velden correct overeenstemmen op formulieren? Indien u bij afdruk merkt dat alle velden op een rapport niet correct overeenstemmen met een vooringevuld formulier, dan kunt u het rapport bewerken en vervolgens opnieuw afdrukken. De oorzaak voor dit kunnen de verschillende types printers en printerstuurprogramma's zijn. NB! Om de rapporten die u bewerkt heeft, af te drukken, dient u een Bedrijfsdatabaserapport af te drukken en niet een Systeemrapport. In de gebruikersinstellingen kunt u kiezen welke rapportsoort standaard ingesteld dient te zijn bij het afdrukken van rapporten. Zo verhuist u alle velden op een rapport 1. Kies Beeld - Instellingen - Rapporten. 2. Klik op Rapport-/Etiketeditor. 3. Geef het actueel rapport aan, bijv. Factuur met giro. 4. Klik op Bewerken. 5. Kies het menu Edit/Select all. Alle velden worden nu gemarkeerd. Tip! Indien u enkel één veld wenst te verhuizen, duid u enkel dit veld aan door er met de linkermuisknop één keer op te klikken. 6. Gebruik vervolgens de pijlknoppen op het toetsenbord om de velden in de juiste richting te verhuizen. 7. Kies File/Save. 8. Vervolgens kiest u File/Close. 9. Druk het rapport opnieuw af. Controleer of de afdruk correct overeenstemt. Indien niet, controleer of de standaard rapportsoort is ingesteld op Bedrijfsdatabaserapporten in uw gebruikerprofiel. Lees meer hierover bovenstaand. Etiketten bewerken Er zijn een aantal verschillende etiketten die u kunt gebruiken voor adressen, artikelen of telefoonlijsten. Met behulp van de instellingen van de etiketten kunt u hoogte, breedte en tussenruimtes aanpassen zodat de afdruk op het etiket past. Positie op het etiket aanpassen 1. Selecteer het etikettenrapport dat aangepast moet worden. 2. Klik op Bewerken. Dan wordt de etiketeditor geopend. 3. Klik en houd met de muis het kader in het venster vast. 4. Sleep het kader naar een passende plaats. 5. Klik op OK. De positie is nu aangepast. 142

150 RAPPORTINSTELLINGEN De hoogte aanpassen 1. Selecteer het etikettenrapport dat aangepast moet worden. 2. Klik op Bewerken. Dan wordt de etiketeditor geopend. 3. Dubbelklik op Detail. 4. Meet met een liniaal de nauwkeurige hoogte van één van de etiketten die u wilt gaan gebruiken. 5. Schrijf het aantal centimeters in het vak Height. 6. Klik op OK. De hoogte is nu aangepast. Breedte aanpassen 1. Selecteer het etiket dat aangepast moet worden. 2. Klik op Bewerken. Dan wordt de etiketeditor geopend. 3. Klik op File en kies Page Set-up in het menu (Bestand/Pagina-instellingen). 4. Dan wordt het venster Page set-up (Pagina-instellingen) geopend. 5. Meet met een liniaal de nauwkeurige breedte van één van de etiketten die u wilt gaan gebruiken. 6. Schrijf het aantal centimeters in het veld Width. 7. Meet - indien aanwezig - de tussenruimte tussen de etiketten die u wilt afdrukken. 8. Schrijf de waarde in het veld Spacing. 9. Meet - indien aanwezig - de linkermarge van de etiketten die u wilt afdrukken. 10. Schrijf de waarde in het veld Left Margin. 11. Klik op OK. De breedte is nu aangepast. Hoe rapportbestanden importeren? Er kan soms een behoefte ontstaan om originele rapportbestanden terug te kopiëren. Dit kan bijv. actueel zijn indien u een rapport heeft bewerkt, maar u wenst terug te gaan naar het originele rapport voor een nieuwe bewerking, of het rapportbestand is beschadigd. Het kan ook actueel zijn voor rapporten waar soms nieuwe bewerkte rapportbestanden bijkomen, bijv. bij jaarrekening. Zo gaat u te werk om rapportbestanden te importeren 1. Ga naar Beeld - Instellingen - Rapporten. 2. Klik op de knop Rapport-/Etiketeditor. 3. Duid het rapport aan dat u opnieuw wenst te importeren. 4. Klik op de knop Rapportbestand importeren. 5. Klik op Importeren. 6. Klik op OK wanneer u de bevestiging heeft gekregen dat het bestand geïmporteerd is. 7. Klik op Sluiten om te eindigen. 143

151 RAPPORTEN Het rapportbestand is geïmporteerd en is toegankelijk bij afdruk van het programma. Hoe een logo in rapporten opnemen? Met behulp van de wizard om een logo op te nemen in afdrukken, kunt u op eenvoudige wijze een logo invoegen en eventueel gegevens die reeds bij een selectie van standaarddocumenten voor offerte-, order- en factuurafdrukken te vinden zijn, verwijderen. Tip! Voor een optimaal resultaat is het belangrijk dat de grootte van uw logo niet 120x70 pixels overschrijdt. U kunt een afbeeldingsbewerkingsprogramma benutten om de grootte van de logo te veranderen. Zo gaat u te werk om een logo toe te voegen 1. Kies Beeld - Instellingen - Rapporten - Logo in rapporten opnemen. 2. Typ het Pad in van het grafische bestand of klik [ ] en blader naar het desbetreffende bestand. 3. Klik op Volgende. 4. Geef aan in welk(e) rapport(en) het logo moet worden toegevoegd door deze te markeren in het veld Niet behandelen en op [->] te klikken. U kunt alle rapporten selecteren door op [->>] te klikken. De rapporten worden verplaatst naar het veld Te behandelen. 5. Klik op Volgende. 6. Geef aan waar in het rapport het logo geplaatst moet worden. Geef ook aan welke velden eventueel uit het rapport verwijderd moeten worden. Maak de gewenste keuzes door de afvinkhokjes te markeren. 7. Klik op Volgende. 8. U krijgt dan een overzicht van de rapporten waaraan het logo zal worden toegevoegd en een melding of er een ruimte-probleem is met de reeds bestaande inhoud van het rapport. Wij raden u aan om de rapporten te Bewerken ongeacht of er een conflict met de beschikbare ruimte is of u velden verwijderd hebt, omdat er vaak tussenruimtes tussen de velden in de rapporten kunnen ontstaan. De oorzaak waarom er Conflicten kunnen ontstaan is dat het logo andere velden in het rapport overlapt. Ga als volgt te werk om de rapporten te bewerken: Markeer het rapport dat bewerkt moet worden. Klik op Bewerken. Verplaats het logo of de velden, die verkeerd geplaatst zijn. Het rapport opslaan en sluit het venster. Controleer of er geen ruimte-probleem meer is in de lay-out in het desbetreffende rapport. Indien er nog steeds een ruimte-probleem in het actuele rapport is, moet u het nogmaals bewerken en er voor zorgen dat de ruimtelijke indeling correct is totdat er geen conflict meer is. 9. Klik op Voltooien om de bewerking af te ronden. Het logo komt voor op de meest gebruikte afdrukken voor offertes, orders en facturen. U kunt de Rapport-/Etiketeditor gebruiken om de overige rapporten te veranderen. 144

152 RAPPORTINSTELLINGEN Adresinstellingen In dit venster definieert u hoe adressen, relatienaam en contactpersoon zullen worden weergegeven op alle rapporten. Let op dat u hier geen concrete adressen invoert omdat het slechts referenties gebruikt. Zo verandert u de opzet 1. In het veld Land selecteert u het land, bijv. Nederland. 2. In de afrollijst Naam kiest u welke referentie (waarde) u wenst in te zetten. Door hier eerst een actuele waarde te kiezen en vervolgens op de knop Invoegen te drukken brengt u de actuele waarden in. Het resultaat kunt u de gehele tijd zien in het veld onder de afrollijst. U kunt eenvoudig velden wissen door het veld te markeren en op de knop Delete op het toetsenbord te drukken. 3. Op dezelfde wijze kunt u definiëren hoe de adressen getoond zullen worden. Dit wordt gedaan in de afrollijst voor Adres. 4. Klik op OK wanneer u heeft ingevuld wat u wilde. 145

153 RAPPORTEN Gebruikersinstellingen voor Rapporten/Printerinstellingen Iedere gebruiker van het systeem kan eigen afdrukmedia en standaardprinters definiëren bij het afdrukken van de verschillende rapporten. De instellingen gelden voor de individuele gebruiker en volgen de gebruiker, onafhankelijk vanaf welke computer deze zich bij het systeem aanmeldt. Het tabblad Rapporten Afdrukmedia: Geef aan of het standaard afdrukmedium Afdrukvoorbeeld, Printer, Telefax of E- mail moet zijn. Ongeacht de keuze die hier aangeeft, kunt u deze in de meeste gevallen overschrijven. 146 Afdrukmedium bij Order/Factuur: Naast Afdrukvoorbeeld, Printer, Telefax en kunt u 'Instelling van relatiekaart ophalen' kiezen bij het afdrukken van rapporten bij Order/Factuur. Bij de keuze Instelling van relatiekaart ophalen' zal het afdrukmedium dat bij de relatie is aangegeven worden gebruikt bij het afdrukken van rapporten bij Order/Factuur. Standaard soort rapporten: Hier wordt aangegeven welke rapporten uit de rapportenmodule gebruikt zullen worden. Bedrijfsrapporten (bedrijfsnaam) kiest u indien u één of meerdere rapporten heeft aangepast en deze voor het afdrukken wilt gebruiken. U kiest Systeemrapporten wanneer u één van de rapporten die bij het systeem geleverd worden wilt afdrukken. Formaat van bijvoegsel van Bij het afdrukken als kunt u voor de bijlage een keuze maken uit de volgende formaten: HTML, PDF of RTF. Naar printer kopiëren tijdens afdrukken /fax: Vinkt u aan als u een uitgeprinte kopie wilt. Activiteit maken tijdens afdrukken /fax: vinkt u aan als u een activiteit wilt aanmaken voor elke of fax die u verstuurt. Als u Titel details, voettekst, Voorkant of Printers selecteren wilt, dan kunt u deze aanvinken. Wilt de instellingen in de rapportmodule kunnen zien en wijzigen, dan kiest u Instellingen in rapportmopdule weergeven.

154 RAPPORTINSTELLINGEN Het tabblad Printerinstellingen Verschillende rapporten worden vaak op specifieke printers afgedrukt: Pakbonnen, en inzamellijsten op de printer in het magazijn, factuurkopie bij de boekhouder, facturen op de verkoopafdeling, terwijl andere rapporten misschien op een printer bij de bedrijfsleiding worden afgedrukt. U kunt voor ieder rapport een eigen printer aangeven indien u geen gebruik wilt maken van de Standaardprinter van Windows. De instellingen gelden voor de individuele gebruiker en volgen de gebruiker, onafhankelijk vanaf welke computer deze zich bij het systeem aanmeldt. Indien er een specifieke printer bij een rapport is ingesteld, zal de hier gedane instelling worden overschrijven. Niveaus van printerinstellingen: In Mamut zijn er 3 niveaus bij printerinstellingen en is het bovendien mogelijk om in de meeste gevallen op het moment dat een rapport afgedrukt moet worden een bepaalde printer te selecteren. Niveau 1: Indien er geen speciale printerinstellingen zijn gemaakt, wordt de standaard printer van Windows gebruikt. Niveau 2: De printerinstellingen die in het tabblad Printerinstellingen worden aangegeven zijn instellingen die per gebruiker gelden en vervangen de instelling van de standaard printer van Windows. Niveau 3: De printerinstellingen die bij de rapportdefinitie worden aangegeven overschrijven andere printerinstellingen. Hierin worden gedetailleerde informatie betreffende naam, printer, lade, printerstuurprogramma opgeslagen. En tenslotte kunt u vanuit de meeste modules in Mamut de printer /afdrukmedium selecteren voor het maken van de afdruk. Bij het afdrukken kunt kiezen welke specifieke printer u wilt gebruiken voor deze printopdracht. 147

155 RAPPORTEN VOORKEURSRAPPORTEN De rapporten die u vaak afdrukt kunnen als voorkeursrapporten worden gemarkeerd, een vaste selectie van de overzichten definiëren, en ze een eigen naam en omschrijving geven. Het rapport kan vervolgens op een eenvoudige manier direct vanuit het tabblad Voorkeur in de Rapportmodule afgedrukt worden. De rapporten kunnen ook samengebracht worden in eigen rapportbundels voor een meer efficiënte verwerking van meerdere rapporten of om een beter overzicht te hebben in het venster. Afdruk van voorkeursrapporten 1..Selecteer het tabblad Voorkeur. 2. Selecteer het rapport dat u wilt afdrukken. U kunt ook slechts één van de rapporten uit een rapportenbundel kiezen. 3. Klik Afdrukken. Het rapport wordt nu afgedrukt eventueel met de vaste Selectie/verfijning die samen met het voorkeursrapport is opgeslagen. Afdruk van rapportenbundel 1..Selecteer het tabblad Voorkeur. 2. Selecteer het rapportenbundel die u wilt afdrukken. 3. Klik Afdrukken. Alle rapporten in de bundel worden afgedrukt, elk met de vaste Selectie/verfijning die met het voorkeursrapport is opgeslagen. 148

156 VOORKEURSRAPPORTEN Instellingen voorkeursrapport Voordat u de instellingen voor een voorkeursrapport kiest, moet u eerst een rapport als voorkeur definiëren. Daarna kunt u het voorkeursrapport selecteren en op Instellingen klikken. Een voorkeursrapport aanmaken Methode 1 1. Open de rapportmodule en zoek het rapport dat u wilt toevoegen als voorkeur. 2. Klik met de rechter muisknop op het rapport dat u wilt definiëren. 3. Selecteer Toevoegen als voorkeursrapport. Het rapport kunt u nu vinden in de rapportmodule onder Voorkeur. Methode 2 1..Open de rapportmodule, klik op Voorkeur. 2..Klik Nieuw voorkeursrapport om een nieuw voorkeursrapport te registreren. 3. Selecteer het rapport dat toegevoegd moet worden en klik op OK. Het rapport kunt u nu vinden in de rapportmodule onder Voorkeur. Instellingen voorkeursrapport.kies Voorkeur in het rapportmenu aan de linker kant en selecteer het rapport waarvoor u de instellingen wilt veranderen in de lijst. U kunt op Instellingen voor favorieten klikken in de werkbalk. Het instellingsvenster biedt u de volgende mogelijkheden: Systeemnaam rapport: Hier kunt u kiezen welk rapport dat gedefiniëerd moet worden, indien u dat al niet gedaan heeft. Let u op dat een eventueel vaste selectie/verfijning wordt gewist indien u het rapport wijzigt. Aangepaste rapportnaam: Maak bij voorkeur gebruik van een eigen naam voor een rapport, zodat u het kunt herkennen als een voorkeursrapport. Laat in de naam eveneens de vaste selectie/verfijning naar voren komen. 149

157 RAPPORTEN Notitie: Hier kunt u extra informatie betreffende het rapport toevoegen of bewerken. De notitie zal weergegeven worden in het veld Omschrijving in Voorkeur. Selectie van rapport behouden: Indien u een vaste selectie/verfijning van het rapport wenst wanneer dat afgedrukt wordt vanuit Voorkeur kunt dat hier aangeven. U zult echter de gelegenheid krijgen de selectie aan te passen, iedere keer dat u het rapport wilt afdrukken. In Voorkeursbundel opgenomen: Geldt uitsluitend voor Voorkeursrapporten die zijn aangemaakt in verband met een Rapportenbundel. Het veld kan niet gewijzigd worden. Instellingen rapportenbundel De instellingen worden gedefiniëerd doordat u een rapportenbundel markeert en op Bewerken klikt. Om een rapportenbundel aan te maken, maakt u eveneens gebruik van dit venster. Een rapportenbundel aanmaken 1. Selecteer het tabblad Voorkeur. 2. Klik op Nieuw rapportenbundel. Dit opent het venster Instellingen rapportenbundel. 3. Tik in een beschrijvende Naam van rapportenbundel. 4. Geef aanvullende informatie over het rapportenbundel bij Notitie. De notitie zal weergegeven worden in het veld Omschrijving wanneer u de rapportenbundel selecteert in het tabblad Voorkeur. 5. Verplaats de rapporten die in de bundel opgenomen moeten worden van het venster Niet opgenomen naar het venster Opgenomen. Dit doet u door te dubbelklikken op de rapporten in het overzicht links of door ze te markeren en te klikken op de pijlen tussen de twee velden. 150

158 VOORKEURSRAPPORTEN 6. Klik op OK. De rapportenbundel wordt weergegeven In het tabblad Voorkeur met een overzicht van alle rapporten die opgenomen zijn in de bundel. Tip! U kunt de rapporten in de bundel desgewenst afzonderlijk bewerken. 151

159 OVER STREEPJESCODES Streepjescodes worden voornamelijk gebruikt om goederen gemakkelijk te kunnen hanteren. Sommige bedrijven gebruiken streepjescodes om het registreren van productnummers te vereenvoudigen, terwijl andere bedrijven streepjescodes gebruiken voor elke afzonderlijke levering. Sommige producten hebben vaak een streepjescode indien deze uit meerdere onderdelen bestaan met elk een uniek serienummer of productnummer. Sommige bedrijven maken gebruik van streepjescode om hun bezoeken aan klanten te registreren. Streepjescodes Het gebruiken van streepjescodes is een andere manier om informatie weer te geven dan het gebruik van normale tekst en getallen. In de praktijk wordt elke letter en elk getal weergegeven als een streepje. Streepjescodes kunnen zodoende beschouwd worden als een lettertype. Dit soort lettertype wordt ook wel een "font" genoemd. Streepjescodefonten worden gebruikt om teksten en getallen zoals bijvoorbeeld: een productnummer of een pakketnummer te vertalen naar een streepjescode. Een streepjescodelezer wordt gebruikt om de streepjescode te lezen en deze te vertalen naar tekst/getallen. Er zijn veel verschillende streepjescodefonten. Doorgaans is het zo dat de nieuwste fonten de grootste flexibiliteit en de meeste functionaliteiten hebben. De oudste streepjescodes werken alleen maar getallen als basis voor de streepjescodes. De meeste gebruikte streepjescode in Europa is de EAN 13 standaard. Meer informatie over streepjescodes kunt u op internet lezen: Voorbeeld van een EAN 13 streepjescodefont Veel printerproducenten verkopen ook streepjescodefonten. Een deel van de printers hebben streepjescodefonten geïntegreerd in de, bij de printer, meegeleverde software. U kunt ook fonten op het internet kopen. Streepjescodelezers De meeste streepjescodeslezers zijn gekoppeld aan de toestenbordpoort op de computer De streepjescodelezers vertalen de streepjescodes die worden gelezen als tekst/getallen op dezelfde manier dan wanneer deze letters/getallen zouden worden ingevoerd met een toetsenbord. Printen Om etiketten met streepjescodes te printen, dient u een etiketprinter te hebben. Het type printer is afhankelijk van de door u gewenste kwaliteit van de etiketten, formaat van de etiketten etc. Streepjescodes in Mamut Business Software De streepjescodes in Mamut Business Software kunnen gebruikt worden voor productnummers, serienummers, branchespecifieke artikelnummers en klantnummers. 152

160 OVER STREEPJESCODES Productnummer Indien u in Mamut Business Software voor productnummers streepjescodes wilt gebruiken, dient u óf het productnummer óf het EAN code veld in Mamut Business Software de tekstuele inhoud van een streepjescode te laten bevatten. Om etiketten met streepjescodes te printen dient u het rapport te bewerken voor het type etiket dat u wilt gebruiken. In de bewerkingsmodule voor de etiketten moet de font op het productnummer veranderd worden in de naam van de font van de te gebruiken streepjescode. Hierna zal op de etiketten het productnummer als een streepjescode worden getoond. Indien het EAN-nummer op de etiketten getoond moeten worden, moeten de etiketten zodanig worden aangepast dat de EANcode wordt getoond in plaats van het productnummer. Indien de streepjescode getoond moet worden op de inzamellijst, dient u een vergelijkende bewerking van de print-outs van de inzamellijst te doen. Bij registratie van verkoop, goederenontvangst, inventarisatie etc. kunt u, om de artikelen te registreren, een streepjescodelezer gebruiken in plaats van een toetsenbord. Serienummer In de vensters waar serienummers worden ingevoerd bij het registreren van inkomende en uitgaande goederen, is het mogelijk om een streepjescodelezer te gebruiken in plaats van een toestenbord. Eventuele etiketten voor serienummers moeten individueel gemaakt worden en kunt u het gemakkelijkst printen met Microsoft Word of een ander tekstverwerkingsprogramma. Klantnummer Het klantnummer kan als streepjescode op interne print-outs zoals een inzamellijst, orderbasis etc. worden getoond. U kunt zelf kiezen of u streepjescodes wilt gebruiken op brieven, direct mailings of overig te versturen materiaal. Het gebruiken van streepjescodes op interne print-outs, kan het opzoeken van klanten in het systeem vereenvoudigen, terwijl het afhandelen van niet geleverde/retourgezonden post vereenvoudigd kan worden door middel van het gebruik van streepjescodes op naar de klanten verstuurde externe documenten. 153

161

162 Hoofdstuk 7: Mamut Import/Export In dit hoofdstuk: MAMUT IMPORT/EXPORT MAMUT IMPORT/EXPORT STARTEN? IMPORT Gegevens importeren Importeren van orders Importeren van klanten EXPORT Gegevens exporteren Export van factuurgegevens

163 IMPORT/EXPORT MAMUT IMPORT/EXPORT Mamut Import/Export is een programma dat de communicatie tussen Mamut Business Software en andere programma s verzorgt. Met Mamut Import/Export kunt u gegevens van klanten, leveranciers, artikelen en orders exporteren en importeren. Hier kunt u lezen hoe u het Import/Export-programma opstart, en hoe u gegevens importeert en exporteert. Het programma is geïntegreerd met Mamut Business Software. 156

164 MAMUT IMPORT/EXPORT STARTEN? MAMUT IMPORT/EXPORT STARTEN? Mamut Import/Export kan op twee manieren gestart worden: Dubbelklik op het programma-icoon Mamut ImportExport.exe in de map waar u Mamut Business Software geïnstalleerd heeft -- of Ga naar Bestand - Import - Mamut Import/Export of Bestand - Export - Mamut Import/ Export in het programmavenster van Mamut Business Software. Zich aanmelden bij Mamut Import/Export Login: Tik uw gebruikernaam en wachtwoord in van uw Mamut Business Software systeem om u aan te melden. Druk op de TAB-toets op uw toetsenbord om de knop Volgende te activeren. U klikt vervolgens op deze knop om Mamut Import/Export te starten. Import/Export vereist gebruik van een wachtwoord. Indien u geen gebruik maakt van een wachtwoord in Mamut Business Software, dient u er één aan te maken in de gebruikersinstellingen of vraagt u om hulp van uw systeembeheerder. Wachtwoord vergeten? Wanneer u uw wachtwoord vergeten bent en onze hulp wenst om het programma te starten, neem dan contact op met het Mamut Supportcenter om een schema toegestuurd te krijgen voor identificatie. Dit is nodig om u en andere gebruikers te beschermen tegen misbruik. Wanneer u dit schema ingevuld heeft, faxt u dit naar het Mamut Supportcenter op Één van onze consulenten zal dan contact met u opnemen en u helpen het programma te starten. NB! U moet achter uw PC zitten opdat wij u kunnen helpen. Er kunnen kosten verbonden zijn aan de hulp als er sprake is van een gebruikersfout. 157

165 IMPORT/EXPORT IMPORT Gegevens importeren Het bestandsformaat in de geïmporteerde gegevens moet dezelfde zijn als het bestandsformaat in het Mamut-programma. Lees meer hierover bij Importformaten. De keuze Import in het startvenster opent het venster Import. Als voorbeeld zal het importeren van klanten worden beschreven. De exportprocedure voor leveranciers, artikelen en order gegevens zijn in principe hetzelfde als de export van klantgegevens. Nadat u een selectie heeft gemaakt van de gegevens klikt u op Volgende. Het venster Instellingen verschijnt nu. Hier kiest u naar welke database en welk bestand u wilt importeren. U kunt ook instellingen opgeven voor bestanden, zoals het bijwerken van bestaande klanten, leveranciers en artikelen. Kies de bedrijfsdatabase in het bovenste venster. Kies Pad en Naam in het onderste gedeelte van het venster. U kunt de bestandsnaam en het pad vinden door op de browserknop te klikken. Het pad wordt opgeslagen voor de volgende import. Klik op Import om naar het gekozen pad te exporteren. 158

166 IMPORT Klik op het bestand dat u wilt importeren en klik daarna op Import. Tenslotte krijgt u een melding met wat u hebt geïmporteerd. Tip: Voordat u gegevens in Mamut importeert raden wij u aan een reservekopie te maken. Wanneer de import niet het gewenste resultaat oplevert, dan kunt u gemakkelijk de reservekopie terugkopiëren en nogmaals proberen te importeren. Voor een reservekopie kiest u Bestand, gaat u naar Reservekopie en klikt u op Reservekopie maken. Importeren van orders In Mamut moet elke orderregel aan een artikel gekoppeld zijn als u een prijs voor de order wilt invoeren. Als het artikelnummer niet bestaat in het artikelregister in Mamut, dan wordt de orderregel gekoppeld aan een artikel genaamd Eigen beschrijving. Als er geen artikel is met het artikelnummer Eigen beschrijving, zal deze aangemaakt worden. Wanneer u orderregels aanmaakt voor het Eigen beschrijving-artikel zullen alle prijzen en sommen in de order kloppen. De mogelijkheden voor verkoopstatistieken zijn echter verminderd. De beschrijving van de orderregel zal hetzelfde zijn als in het importbestand. Bij het aanmaken van het artikel Eigen beschrijving is het belangrijk inkomende en uitgaande Btw van het artikel te controleren. Als dit verschilt, dan kunt u het bijstellen in elke orderregel na de import van de orders. Let op: Het importeren van orders kan veel tijd beslaan bij grote hoeveelheden orders. Importeren van klanten Als u herhaald importeert van dezelfde database, dient u Bestaande klanten/leveranciers/artikelen bijwerken aan te vinken. Hierdoor kan Mamut Import/Export bijvoorbeeld twee klantregisters of artikelregisters synchroniseren. Bestaande posten zullen bijgewerkt worden met gegevens uit het nieuwe importbestand. Nieuwe posten uit het importbestand worden altijd toegevoegd. 159

167 IMPORT/EXPORT Als u Bestaande klanten/leveranciers/artikelen bijwerken niet aanvinkt, zullen alle nieuwe transacties toegevoegd worden als nieuwe posten en een nieuw nummer krijgen (relatie ID, leverancier ID en artikel ID). Als het een bestaande transactie betreft, hangt de verwerking af van het ID-nummer. Als dit nummer in het bestand en het relatieregister in Mamut overeenkomen, en u heeft Bijwerken aangevinkt, dan zal de transactie bijgewerkt worden. Tip! Voordat u gegevens importeert in Mamut Business Software, raden wij u aan om een reservekopie te maken. Indien de import niet verloopt zoals gewenst, kunt u gemakkelijk de reservekopie terugzetten en opnieuw proberen. U kiest voor Bestand, Reservekopie en klikt op Reservekopie maken. Systeemopgerichte activiteiten Er worden systeemopgerichte activiteiten aangemaakt bij de import van relaties. 160

168 SERVICE EN SUPPORT EXPORT Gegevens exporteren Als voorbeeld zal het exporteren van klanten hier worden beschreven. De exportprocedure voor leveranciers, artikelen en order gegevens zijn in principe hetzelfde als de export van klantgegevens. Zo exporteert u klanten 1. Kies Export in het opstartscherm. Het schema Export verschijnt nu. 2. Selecteer het gewenste exportformaat uit de afrollijst en klik Volgende. 3. In het bovenste gedeelte van het venster Instellingen kiest u uit welke bedrijfsdatabase u gegevens wilt exporteren. In het onderste deel van het venster voert u het Pad en de Naam van het bestand in, waarin de geëxporteerde gegevens zullen worden opgeslagen. De bestandsnaam en het pad kunt u vinden door in het veld op de rechter muisknop te klikken. Het pad wordt opgeslagen voor de volgende export. 161

169 4. Klik op Export om de gegevens te exporteren naar het geselecteerde bestand. 5. In het volgende venster kunt u het bestand openen door op Openen te klikken. Klik op Nieuw als u een nieuwe export of import wilt uitvoeren. 6. Klik op Sluiten om het programma af te sluiten. Tip! Bij de export van formaten waarvan de bestandsnaam al in ingesteld, is de kolom Naam niet beschikbaar. Tip! U kunt een reeks lijsten en tabellen naar Excel exporteren met behulp van het menu achter de rechtermuisknop. U kunt de criteria in de lijst aangeven - op de rechtermuisknop klikken - en de criteria worden in het rapport weergegeven. Het rapport wordt direct in Excel geopend. Let op dat dit ene tijdelijk document is. U moet het document opslaan, wilt u dit bewaren. Export van factuurgegevens Bij de export van factuurgegevens naar de factuuradministratie verschijnt er een filter waarmee u een selectie maakt vanaf en tot welke factuur- en creditnotanummers u wenst te exporteren. Het programma slaat de laatst geëxporteerde nummers op in Mamutimport.ini en stelt automatisch een volgend nummer voor. U kunt het nummer indien wenselijk overschrijven, bijvoorbeeld wanneer een exportbestand verloren gaat en u het nummer moet terugstellen om een nieuwe selecte te kunnen instellen. FACTORING: Factoringbestanden worden gegenereerd in de debiteuren/crediteuren module met behulp van een wizard voor Factoring. 162