Inhoudsopgave MEE Groningen 2 Jaarverslag 2004

Transcriptie

1 MEE Groningen 1 Jaarverslag 2004

2 Inhoudsopgave Pagina Directie 3 Raad van Toezicht 6 Cliëntenraad MEE Groningen 7 Ondernemingsraad 8 Kwaliteitsjaarverslag 9 Facilitaire Zaken 12 Inleiding Dienst- en Hulpverlening 20 Dienstverlening 21 Hulpverlening 27 Cijfers in beeld 30 Exploitatie 2004 en toelichting 31 Personalia 33 Afkortingenlijst 34 MEE Groningen 2 Jaarverslag 2004

3 DIRECTIE Zoals u van ons gewend bent, staat ook dit jaarverslag in het kader van een dynamisch verlopen jaar. Om maar enkele onderwerpen te noemen die aan de orde komen: onze naamswijziging, de landelijke formulering van onze dienstverlening, de overdracht van onze cliënten hulpverlening aan zorgaanbieders, de interne verbouwing en de afronding van de procedure FWG 3.0 betreffende de functiebeschrijvingen en de indelingen van functies. Eigenlijk is dit verslag onderdeel van een drieluik. Naast dit verslag is er het jaarplan 2004: daarin worden de voorgenomen doelen geconcretiseerd op zowel strategisch, tactisch als op operationeel niveau. Dit jaarverslag kan men lezen als een geaggregeerde terugkoppeling van de voorgenomen resultaten. Tevens is er de jaarrekening 2004: daarin worden de (financiële) standen van zaken op de balansdatum, de gang van zaken tijdens het boekjaar, de realisatie van de afgesproken dienstverlening, bijzondere gebeurtenissen na de balansdatum, ontwikkeling budget e.d. aangegeven. In dit jaarverslag zal met name de exploitatie 2004, ontleend aan de jaarrekening, een plaats krijgen, alsmede zaken die direct gerelateerd zijn aan de ontwikkeling van de personeelsbezetting, zoals het aantal fte s, het verlooppercentage en het percentage ziekteverzuim. Uit dit verslag zal blijken dat wij wederom op basis van de voorgenomen doelen de daarbij behorende resultaten in belangrijke mate hebben behaald. Dit is een grote verdienste van al onze medewerkers. Ik wil hen bij deze daarvoor nadrukkelijk bedanken. Kijkend naar de toekomst ontstonden er echter ook momenten van reflectie. Daar wil ik bij deze gelegenheid wat meer aandacht aan schenken. Al onze (individuele en collectieve) dienstverlening dient de volgende missie: Het versterken van de individuele positie van mensen met een blijvende beperking in de samenleving en de verbetering van de maatschappelijke positie van mensen met beperkingen als zodanig, met als doel volwaardig burgerschap. Gezien de impact van de (beoogde) veranderingen in wet- en regelgeving (effecten modernisering AWBZ, de komst van een afgeslankte WMO, outputfinanciering in plaats van inputfinanciering e.d.) en de nog deels onduidelijke uitvoeringsregelingen die daarbij horen, wordt deze organisatie in verandering met een aantal paradoxen geconfronteerd. Ik noem er twee. Enerzijds is het logisch dat er extra werkdruk ontstaat omdat bijna alles opnieuw gedefinieerd dient te worden, ingevoerd dient te worden in een automatiseringssysteem om er dan op te kunnen registreren. In het kader van kwaliteitsverbetering van methodiek van dienstverlenen en de overgang naar een vorm van outputfinanciering is dit een noodzakelijke stap. Anderzijds dient uitputtend aan verschillende stakeholders via verschillende formats verantwoording hierover te worden afgelegd. Deze specifieke acties vragen om veel extra input, want iedereen wil alles op eigen wijze weten. Ondertussen blijft uiteraard de opdracht staan om voor een goede verhouding tussen formatie overhead en formatie primair proces te zorgen. U begrijpt, hier gaat een en ander flink knellen. Gezien de in het nabije verleden gedane politieke uitspraken dat de bureaucratie sterk verminderd zal worden en de verwachting die daarbij gewekt is, constateer ik alleen maar een toename van bureaucratisering. Ten tweede is destijds met Paars II afgesproken om in het kader van de modernisering van de AWBZ hulpverleningstaken af te stoten. Hierdoor zou de dubbelrol van de toenmalige SPD en verdwijnen (dienst- en hulpverlener tegelijk) en daardoor zouden SPD en zich volledig kunnen ontwikkelen tot onafhankelijke, louter cliëntgerichte ondersteuningsorganisaties met landelijk gezien een bepaalde schaalgrootte (of dekkingsgebied) en met uniforme dienstverlening aan diverse doelgroepen. De komst van de WMO zet deze doelen onder een niet geringe druk. De kans is meer dan aanwezig dat de huidige landelijke subsidiëring op termijn in het kader van de WMO een lokaal gestuurde (gemeentelijke) financiering gaat worden. MEE Groningen 3 Jaarverslag 2004

4 Dat gegeven kan een wissel trekken op de door de overheid en MEE-organisaties beoogde, onafhankelijke positie ten dienste van onze cliënten. Aan de ene kant kan men redeneren: dat hoort er nu eenmaal bij als men de sturing en controle op voorzieningen dichter bij de burger wil brengen en onder lokale verantwoordelijkheid plaatst. Dit is geen nieuw fenomeen voor gemeenten. Gemeenten zijn al voor zo veel groepen die in de verdrukking zitten (kwetsbaren en gemarginaliseerden) verantwoordelijk. Denk bijvoorbeeld aan de burgers in de bijstand, de burgers in de sociale werkvoorziening, de burgers aangewezen op WVG-voorzieningen, de burgers die dakloos zijn, de burgers die verslaafd zijn, de vrouwen die niet meer veilig bij hun partner kunnen wonen etc. Los van het feit dat gemeenten op dit moment in hoge mate onbekend zijn met onze grootste doelgroep, de mensen met verstandelijke beperkingen, speelt aan de andere kant iets anders een rol met betrekking tot de beoogde onafhankelijke rol van MEE-organisaties. Indien er sprake zou zijn van een afgestemde relatie met meerdere gemeenten, waarin ons pakket individuele en collectieve dienstverlening integraal zou worden geaccepteerd, dan is ook de kans aanwezig om een bepaalde mate van onafhankelijke ondersteuning te realiseren. Maar het laat zich aanzien dat MEE Groningen straks te maken krijgt met 25 gemeenten (met hier en daar wellicht samenwerking tussen gemeenten op dit punt), die allemaal hun eigen deel zullen financieren (mag ik hopen) maar daar allemaal in het ongunstigste geval iets anders voor willen. Wie betaalt bepaalt en dat gegeven kan ook betekenen dat aan onze net ontwikkelde uniforme dienstverlening (waar ook politiek gezien enthousiasme over was) forse afbreuk gedaan wordt. Als dit gebeurt, zie ik dit persoonlijk als een dreigend verlies van moeizaam bevochten kwaliteit, gebaseerd op jarenlange expertise en ervaring. Routes wijzigen is een ding, routes volledig herdefiniëren terwijl ze gegaan worden is een ander. Dit scenario is een wezenlijk andere situatie dan vanuit een centrale overheid gefinancierd te worden op basis van een in beginsel gezamenlijk geformuleerde dienstverlening. Samenwerking betekent in de praktijk ook per gemeente iets anders. Daar waar de ene gemeente actief en coöperatief is met betrekking tot de invulling van de komende WMO, daar moet een andere gemeente nog een start maken of volgt een afgeschermd traject. Vragen De vragen vanuit bestuurlijk perspectief zijn tweeërlei en houden uiteraard verband met elkaar. Wat betekent hier Good Governance en wat zijn de effecten met betrekking tot de haalbaarheid van onze missie? En dit laatste dan met name gericht op onze cliënten met een verstandelijke beperking (nog steeds onze grootste doelgroep). Is er sprake, gezien alle ontwikkelingen, van een kans op effectuering van volwaardig burgerschap of leidt dit alles tot een nog meer ongelijke positie van onze cliënten in onze samenleving? Er bestaat geen twijfel over het feit dat SPD en in het verleden en dus MEE-organisaties nu, als geen ander een jarenlange expertise hebben opgebouwd met betrekking tot de ambulante (maatschappelijke) ondersteuning van mensen met verstandelijke beperkingen. Ik noem enkele gebieden: integrale vroeghulp aan ouders (en kinderen van 0-4 jaar), ondersteuning bij wonen (begeleid zelfstandig wonen, pedagogische ondersteuning van gezinnen), ondersteuning bij werken (ondersteuning naar en bij (on)betaalde arbeid), ondersteuning bij vrije tijd en vorming (ondersteuning bij vriendschapskringen, vakantie) en ondersteuning bij opvoeding en onderwijs (ondersteuning van leerlingen in het speciaal onderwijs). Veel van deze expertise, gericht op de levenssferen van mensen, kan ook aangewend worden voor de beoogde nieuwe doelgroepen. Het is de vraag of dit in een kortdurende en kortcyclische ondersteuningsvorm in de WMO een plek kan krijgen. Toekomst De toekomst zal met name staan in het bereiken en ontwikkelen van dienstverlening voor mensen met stoornissen in het autistisch spectrum, mensen met lichamelijke beperkingen en mensen met zintuiglijke beperkingen (of combinaties van beperkingen). Dat betekent maatschappelijk ondernemen in optima forma. Hoe een en ander te realiseren krijgt een plek in de notitie Op weg naar MEE Groningen, 2006, waar buiten de herinrichting van de interne organisatie ook een eigen onderzoeks- en ontwikkelingsafdeling een plaats zal krijgen, met nadruk op het aspect marketing. MEE Groningen 4 Jaarverslag 2004

5 Ter afsluiting Het streven naar volwaardig burgerschap en gelijke maatschappelijke posities staat in het kader van de constatering dat posities van mensen met beperkingen ten ene male ongelijk zijn ten opzichte van het geheel van burgers in de samenleving. Voor iedereen geldt: Respect voor autonomie. Respect voor de individuele autonomie van mensen is een groot goed, maar de grens tussen dit respect en iemand aan zijn lot overlaten is soms flinterdun. Mensen met beperkingen zijn in algemene zin nu eenmaal kwetsbaarder en afhankelijker dan gemiddeld en dat erkennen betekent dat naast het uitoefenen van respect voor autonomie ook zorgverantwoordelijkheid genomen dient te worden. Dat laatste zie ik in uitwerkingen van wet- en regelgeving te weinig terug. Ik hoop dat in de finale (politieke) besluitvorming nog ruimte komt voor een contextueel gerichte argumentatie. Met andere woorden: oog voor de belangen van specifieke mensen met specifieke vragen in specifieke situaties. Dat is mijn beeld van goed politiek bedrijven met als doel een goede samenleving. En met goed bedoel ik goed in moreel opzicht. Ongeveer 500 v. Chr. legde Aristoteles al een expliciete relatie tussen ethiek en politiek. Het kan geen kwaad om dat weer in herinnering te roepen. Ten slotte wil ik onze cliënten bedanken voor het in ons gestelde vertrouwen en verder alle medewerkers, cliëntenraadsleden, ondernemingsraadsleden, leden van de Raad van Toezicht, vrijwilligers, cliëntorganisaties en overige relaties voor hun inzet en samenwerking. Peter Willegers Directeur/Bestuurder MEE Groningen 5 Jaarverslag 2004

6 RAAD VAN TOEZICHT De belangrijkste wijziging in 2004 was het ontstaan van MEE Groningen: een onafhankelijke, laagdrempelige cliëntondersteuningsorganisatie. Een organisatie die zich gaat richten op dienstverlening en niet meer op de uitvoering van geïndiceerde zorg. Het jaar 2004 was het overgangsjaar, waarin die geïndiceerde zorg jarenlang het handelsmerk van de organisatie werd afgebouwd of overgedragen aan zorgaanbieders, indien de zorg nog niet beëindigd kon worden. De missie in deze nieuwe organisatie gaat over het versterken van de individuele positie van de cliënt met als doel volwaardig burgerschap. Het zo exclusief bieden van deze steun maakt MEE tot een unieke organisatie, terwijl we het doel: volwaardig burgerschap, in verschillende overeenkomende gedaanten terugzien in diverse wetgeving. Veelal gaat het om variaties op het nemen van de maximale eigen verantwoordelijkheid. De wijze waarop de medewerkers onder leiding van directie en leidinggevenden dit grote veranderingsproces vorm geven roept bij de Raad van Toezicht grote waardering op. Wij delen de zorg van de directeur/bestuurder over de toenemende bureaucratisering en rekenen het als toezichthouder tot onze plicht hiervan melding te maken. Rompslomp komt cliënten nooit ten goede. Een ander fenomeen dat we nauwlettend in de gaten willen houden is de richting die de organisatie in slaat naar maatschappelijk ondernemerschap. Met name waar een vermenging van publieke en private middelen zou kunnen plaatsvinden zullen wij alert zijn. Het beeld van de Raad van Toezicht dat de organisatie in control is wordt versterkt door het feit dat de financiële uitkomsten steeds volgens verwachting waren en positief zijn. Het veranderingsproces zal naar verwachting begin 2006 worden voltooid. Wij hebben er alle vertrouwen in dat de renovatie niet alleen letterlijk maar ook figuurlijk zal slagen. Groningen, 4 april 2005 Hans van Ulsen Voorzitter Raad van Toezicht MEE Groningen 6 Jaarverslag 2004

7 CLIËNTENRAAD MEE GRONINGEN Sinds 1 januari 2004 heten SPD en anders. De nieuwe naam is MEE, in onze provincie MEE Groningen. De verandering van SPD naar MEE is niet alleen een verandering van naam. Ook de taken van de organisatie en de positie in het veld van zorgverleners zijn veranderd. In het kort komt het erop neer dat MEE geen zorg en diensten meer mag verlenen waarvoor een indicatie nodig is. MEE moet dus meer en meer een onafhankelijke adviseur en ondersteuner van de zorgvrager worden. Niet alleen voor mensen met een verstandelijke handicap maar ook voor anderen die zorg nodig hebben. Hiermee is tegelijkertijd aangegeven waar de Cliëntenraad zich in adviserende zin voornamelijk mee heeft beziggehouden: bespreken van de veranderingen die dit allemaal met zich meebrengt en de directie van MEE daarover adviseren. Met als invalshoek de gevolgen die het heeft voor de cliënten. De Cliëntenraad is er immers om vanuit het zichtveld van de cliënten mee te praten en te adviseren over het beleid en de werkzaamheden van MEE. Zo is dat vastgelegd in de wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen, de wettelijke basis voor de cliëntenraden. Het afgelopen jaar heeft de Cliëntenraad vier keer overlegd met de directie. Ter voorbereiding op deze vergaderingen heeft de raad ook vier keer onderling overlegd. Naast de al genoemde veranderingen als gevolg van de andere positionering en de nieuwe taken van MEE zijn ook onderwerpen als de financiële positie van MEE, samenwerking van de noordelijke MEEorganisaties, werkplan en diverse onderwerpen die verband houden met de veranderende organisatie besproken. Ook de samenstelling van de raad is ter sprake gekomen. In 2004 is een nieuw lid toegetreden, dhr. L. Boonstra. Daarmee is het aantal leden op vier gekomen. Nog altijd te weinig. Zeker als in aanmerking wordt genomen dat dhr. Sagel heeft laten weten de raad te willen verlaten. MEE Groningen 7 Jaarverslag 2004

8 ONDERNEMINGSRAAD De OR van MEE Groningen heeft zeven leden en komt wekelijks een uur bij elkaar om zaken die de organisatie aangaan te bespreken. Tevens is dit uur bedoeld als een spreekuur, waar collega s binnen kunnen lopen met vragen of opmerkingen. Daarnaast wordt er elke zes weken een vergadering gepland tussen de directie en de OR, de zogenaamde Overlegvergadering. Per drie maanden belegt de OR een vergadering met de achterban, waarin alle zaken aan de orde komen die door de OR in de afgelopen periode zijn besproken. Op deze manier probeert de OR zijn achterban direct geïnformeerd te houden, en krijgt de OR de gelegenheid om zich te laten voeden door de meningen van diverse medewerkers over de organisatieaangelegenheden. Door allerlei belastingmaatregelen moest er nogal wat worden veranderd. De belangrijkste onderwerpen die met de OR besproken moesten worden waren: 1. Reiskostenregeling, waarbij de OR instemming heeft verleend aan het voorstel van het MT. De vergoeding voor de werknemers bleef in dit voorstel op een fatsoenlijke manier gegarandeerd en de lasten voor de organisatie aanvaardbaar. 2. PC privé project. Halverwege het jaar werd duidelijk dat dit een gepasseerd station werd, en dat er geen moeite meer hoefde te worden gedaan om tot een regeling te komen. Tevens was een belangrijk onderwerp van gesprek de transitie van verschillende afdelingen (geïndiceerde zorg) naar zorgaanbieders. Het was er de OR aan gelegen om voor de werknemers die dit betrof tot een zo goed mogelijke overgang te komen. In de verschillende overleggen zijn uitgebreid de voorstellen besproken, en uiteindelijk tot tevredenheid afgerond. Op 31 december 2004 was het rond. De medewerkers van PPT zijn allemaal meegegaan naar een andere organisatie, de overige medewerkers worden binnen MEE Groningen ingezet in het totale takenpakket. Verder zijn nog besproken: Kinderopvang FWG 3.0 voortgang en afhandeling De veranderorganisatie Stagebeleid Diverse protocollen ARBO-aangelegenheden Renovatie van het gebouw WMO en de eventuele consequenties hiervan voor MEE Groningen MEE Groningen 8 Jaarverslag 2004

9 KWALITEITSJAARVERSLAG Ontwikkeling MEE Groningen en kwaliteit Het jaar 2004 heeft zich voor MEE Groningen gekenmerkt door de naamsverandering en een daaraan gekoppelde grote inhoudelijke verandering. MEE Groningen is in 2004 gaan werken met een nieuw pakket van diensten dat landelijk is gedefinieerd en vastgesteld. Meer dan voorheen heeft dit de medewerkers van MEE Groningen aangezet tot een bepaalde, uniforme manier van werken. Deze omslag is voor de medewerkers een intensief proces. Het biedt echter op termijn ook belangrijke mogelijkheden in het kader van kwaliteit. Een uniforme manier van werken is een belangrijke voorwaarde voor een constante kwaliteit van dienstverlening. De cliënt weet wat hij kan verwachten. En voor de interne organisatie biedt de nieuwe invulling de mogelijkheid om het primaire proces helder in stappen te beschrijven en de manier van werken met het nieuwe dienstenpakket in methodieken uit te werken en vast te leggen. Kwaliteitsfunctionaris De rol van de kwaliteitsfunctionaris binnen MEE Groningen is vooral ondersteunend, zoals in 2003 duidelijk officieel is vastgelegd in de functiebeschrijving. In 2004 is deze rol op alledrie de hoofdpunten (ondersteuning op beleidsniveau van het management; ondersteuning medewerkers op uitvoeringsniveau; beheer van kwaliteitsdocumentatie) duidelijk gebleken. Zo heeft de kwaliteitsfunctionaris bijv. adviserend en ondersteunend opgetreden t.a.v. het management in het proces van aanpassing van het klachtenreglement en de ontwikkeling van aanvullend beleid. Waar het ging om het formuleren van projectplannen en het opstellen of aanpassen van procedures of protocollen heeft de kwaliteitsfunctionaris een aantal medewerkers in hun werk ondersteund. Ten slotte heeft de kwaliteitsfunctionaris een systeem ingericht voor kwaliteitsdocumentatie en dit geïntroduceerd in de organisatie. Ook in 2004 maakte de kwaliteitsfunctionaris deel uit van het integraal stafoverleg. Begin 2004 nam de kwaliteitsfunctionaris de rol op zich van voorzitter van de klankbordgroep veranderorganisatie. Landelijke ontwikkelingen In 2004 heeft MEE Nederland officieel het verzoek ingediend bij de Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector (HKZ) om op basis van het Model Kwaliteitssysteem voor SPD en (MK-SPD) een certificeringschema te gaan ontwikkelen. Naar verwachting komt dit schema eind 2005 gereed. Aanvankelijk kondigde MEE Nederland aan een herziene druk van het MK-SPD in voorbereiding te nemen. Maar daar is in tweede instantie van afgezien vanwege de termijn waarop het certificatieschema al beschikbaar komt. Wel komt MEE Nederland in het voorjaar van 2005 met een aantal handreikingen: Handreiking Op weg naar certificatie, Model Klachtenreglement, Model Privacyreglement en Model Protocol Seksuele Intimidatie. De meerwaarde van een certificering op termijn is in 2004 naar voren gekomen in het kader van de ontwikkelingen rond de WMO. Hoe deze nieuwe wet in de praktijk gaat uitpakken voor MEE Groningen is nog niet bekend. Wel lijkt MEE Groningen te zullen komen in een positie waarin gemeenten nog belangrijker zullen worden als partner en een HKZ-certificaat een concurrentievoordeel kan blijken. Cliëntenraadpleging In het najaar van 2002 heeft (toen nog) SPD Groningen een cliënttevredenheidsonderzoek uitgevoerd waarvan het de bedoeling was dat het periodiek herhaald zou gaan worden. In 2004 zou bekeken worden hoe en wanneer dit onderzoek herhaald kon gaan worden. Deze vraag is echter niet aan de orde gekomen, doordat MEE Groningen de kans kreeg mee te doen aan een cliëntenraadpleging in een andere vorm. MEE Groningen 9 Jaarverslag 2004

10 In het kader van het benchmarktraject van MEE Nederland kwam in 2004 het instrument om de cliënttevredenheid te toetsen als eerste gereed voor de testfase. MEE Groningen werd benaderd om als één van drie MEE-organisaties mee te doen aan een pilot om de ontwikkelde vragenlijst uit te proberen. Een groep van onze cliënten kreeg de vragenlijst thuisgestuurd. De lijst kon worden ingevuld door de cliënt zelf, eventueel met hulp van een ouder of verzorger. Naast vragen die op de waardering betrekking hadden, werd ook telkens aan de cliënt gevraagd aan te geven hoe belangrijk hij/zij dit onderdeel vond. De verwerking van de gegevens werd uitgevoerd door een extern bureau dat ook nauw bij de samenstelling van de lijst betrokken was. Alle antwoorden van cliënten werden strikt vertrouwelijk behandeld. Het onderzoek resulteerde in een rapport waarin de bevindingen voor MEE Groningen werden afgezet tegen de uitkomsten van de andere twee pilot-organisaties. Door dit kader krijgen de uitkomsten van het onderzoek een meerwaarde: de cijfers staan niet op zichzelf maar worden afgezet tegen de uitkomsten van collega-organisaties. Deze voor benchmarking kenmerkende manier van onderzoek zal aan inhoud winnen wanneer met nog meer MEE-organisaties vergeleken kan worden. De uitkomsten zijn organisatiebreed besproken en leiden waar nodig tot verbeteracties. De vragenlijst die middels deze pilot werd getest, is geëvalueerd en op onderdelen aangepast. Op advies van stichting Raad op Maat, een organisatie die meewerkt aan het vormgeven van (mede)zeggenschap van mensen met een handicap, is de optie van pictogrammen toegevoegd. In december 2004 is het instrument cliëntenraadpleging landelijk vastgesteld. In 2005 zullen de overige onderdelen van de benchmarking worden ontwikkeld, uitgetest en vastgesteld, te weten de medewerkerraadpleging, de maatschappelijke waardering en de doelmatigheid. In 2006 kan dan branchebreed worden proefgedraaid met het hele benchmarkinstrumentarium. Protocollen en procedures In 2004 is gestart met het toegankelijk maken van procedures en protocollen via het intranet van MEE Groningen. Dat deze methode van ontsluiting beperkingen heeft, was bij voorbaat al voorzien. Eind 2004 is daarom besloten om in 2005 een softwarepakket aan te schaffen dat het mogelijk maakt om procedures en protocollen op een eenduidige manier op te stellen en toegankelijk te maken voor alle medewerkers. Daarnaast kan ook de andere kwaliteitsdocumentatie in het systeem worden opgenomen. In 2004 is er een aantal procedures en protocollen nieuw ontwikkeld of verbeterd, echter minder dan verwacht. De reden hiervoor zal gezocht moeten worden in de veranderorganisatie die op de organisatie een groot beroep heeft gedaan. Privacy en dossiervorming In 2004 is niet veel progressie gemaakt wat betreft het onderwerp privacy en dossiervorming. Plannen die er aanvankelijk lagen, voor een privacyreglement en protocollen voor de administratie, verdwenen weer tijdelijk in de la omdat het plan werd opgevat om het elektronisch dossiersysteem (EDS) verder te gaan ontwikkelen. Dit zou consequenties hebben voor zowel het privacyreglement als vast te leggen werkwijzen. Vervolgens werd duidelijk dat een EDS op korte termijn niet haalbaar was. Er kwam een nieuw plan van aanpak en verwacht wordt dat er in 2005 resultaten komen. Klachtenbeleid In 2004 is een van de drie leden van de klachtencommissie afgetreden. Er is daarmee een vacature ontstaan. In 2004 zijn er geen officiële klachten ingediend. De commissie heeft in 2004 een nieuw klachtenreglement goedgekeurd. Kort na goedkeuring kwam een rapport beschikbaar van de Provinciale Federatie van Ouderverenigingen Groningen met de titel Tussen ouder en zorginstelling; de omgang met ontevredenheid over de verzorging van verstandelijk gehandicapten in de provincie Groningen. Het rapport gaat in op de omgang met ontevredenheid binnen zorginstellingen, vanuit verschillende perspectieven: de ouder, de klacht en de zorginstelling. In het rapport worden vanuit het derde perspectief de klachtenreglementen van diverse instellingen met elkaar vergeleken, waaronder het (inmiddels vervangen) klachtenreglement van (toen nog) de SPD Groningen. MEE Groningen 10 Jaarverslag 2004

11 Het nieuwe reglement van MEE Groningen is nog eens kritisch tegen het licht gehouden aan de hand van bevindingen in het genoemde rapport. Daaruit zijn twee adviezen gerold die in 2005 ten uitvoer zullen worden gebracht. Er wordt een brochure opgesteld waarin het klachtenbeleid van MEE Groningen voor de cliënten toegankelijk wordt gemaakt. Daarnaast wordt er beleid ontwikkeld om zo goed mogelijk met uitingen van ontevredenheid van cliënten om te gaan, met als doel het genereren van verbeterpunten en het zoveel mogelijk voorkomen van officiële klachten. MEE Groningen 11 Jaarverslag 2004

12 FACILITAIRE ZAKEN Algemeen We hebben als Facilitaire Zaken een bijzonder jaar achter de rug. Enerzijds zitten we als organisatie in een verandertraject, van SPD naar MEE. Anderzijds hebben we in het afgelopen jaar de totale renovatie van het hoofdgebouw gerealiseerd. Een renovatie terwijl de winkel gewoon open was. De Facilitaire Zaken hebben in 2004 een sterke ontwikkeling doorgemaakt. Zo zijn er organisatorische wijzigingen geweest binnen o.a. de teams administratie en automatisering. Ook is er intern gewerkt aan een meer klantgerichte benadering: zeggen wat je doet en doen wat je zegt. Het proces van functiewaardering FWG 3.0 is rond de zomer afgerond en iedereen binnen de Facilitaire Zaken is ingedeeld in de bij de functie behoorde salarisschaal. Om de verbinding binnen de Facilitaire Zaken te behouden zijn er wederom themamiddagen georganiseerd. Hierin zijn opnieuw zaken aan de orde gekomen die iedereen raken binnen zijn/haar functioneren. Zo is er ruim aandacht geweest voor het thema veranderorganisatie en de communicatie. Binnen de Facilitaire Zaken is opnieuw een enquête gehouden ten aanzien van het onderwerp interne communicatie. De uitslag hiervan was: 80% tevreden over de communicatie binnen de Facilitaire Zaken. De uitkomst van de eerste enquête in 2002 liet een ander beeld zien: 80% gaf toen aan ontevreden te zijn over de communicatie. Huisvesting, BHV, Arbo/VGMW-commissie Als gevolg van de nieuwe externe budgetfinanciering voor de huisvestingslasten, is er in 2003 een lange termijn huisvestingsplan gemaakt voor de jaren 2003 tot en met Hierin staat vermeld wat er aan verbouwingen en huisvestigingsinitiatieven te verwachten is. De meeste aspecten zijn in relatie met de arbeidsomstandigheden (Arbo). Voor de locatie Groningen betekende dit ondermeer het renoveren van het gehele hoofdgebouw. Eind 2000 was er als gevolg van een Risico-inventarisatie en Evaluatie (RI&E) een groot aantal knelpunten aan het licht gekomen, die wij als organisatie dienden op te lossen. Zo was er geen werkend klimaatbeheersingssysteem, was er onvoldoende licht (lux) op de werkplekken, geen vluchtwegaanduiding en geen noodverlichting. Onder andere door het aanbrengen van een klimaatbeheersingssysteem, het schilderen van de wanden, aanbrengen van nieuwe plafonds en verlichting en het vervangen van de vloerbedekking, voldoen we inmiddels wel aan de Arbo wet en regelgeving. De Arbo/VGMW-commissie heeft kritisch meegekeken en meegewerkt aan de totstandkoming van de inrichting. Tevens hebben we als organisatie gekeken naar een nieuwe organisatorische werkindeling. We wilden een scheiding in front- en backoffice aanbrengen: een zogenaamd cliëntgebied en medewerkergebied creëren. Daarnaast is er volop aandacht geweest voor de veiligheid en toegankelijkheid. Wat betreft de locatie Veendam waren de plannen om de zolder uit te breiden met een tiental werkplekken ten behoeve van het nieuw samengestelde Team Centrale Aanmelding (TCA) en een aantal Arbo-technische aspecten aan te pakken, zoals een brandveiligheidssysteem. De werkzaamheden voor het gebouw in Veendam werden in het eerste kwartaal van 2004 gerealiseerd. Voor het hoofdgebouw verliep de renovatie in een aantal fases van het voorjaar tot het einde van het Halverwege de renovatie van het hoofdgebouw bleek dat de spel-o-theek uit het hoofdgebouw zou verhuizen. Dit gaf de organisatie de mogelijkheid om opnieuw naar de werkindeling van het hoofdgebouw te kijken. Na overleg werd besloten om het Team Centrale Aanmelding, dat inmiddels op de verbouwde zolder van Veendam zat, terug te halen naar het hoofdgebouw en wel naar de ruimte waar de spel-otheek zat. Dit betekende voor ons het bijstellen en aanpassen van de bouwplannen. MEE Groningen 12 Jaarverslag 2004

13 De laatste fase werd uiteindelijk een grote klus: de spel-o-theek moest een totale metamorfose ondergaan, en er moest een nieuwe binnengang komen, omdat de spel-o-theek alleen maar van buitenaf benaderd kon worden. Daarnaast werd in deze fase een nieuwe personeelsingang gemaakt en de nieuwe ontmoeting/ontspanningsruimte en presentatieruimte ondergingen een totale facelift. De doelen van de renovatie, te weten oplossen parkeerproblemen, creëren eigentijdse arbeidsomgeving conform Arbo-eisen en het realiseren van - zij het in beperkte mate - flexibele arbeidsplaatsen, zijn nagenoeg allemaal gehaald. Het parkeerprobleem kan nooit helemaal worden opgelost. We kunnen als Facilitaire Zaken tevreden terugkijken op het totale proces. De medewerkers hebben beperkt last gehad van de werkzaamheden, de meesten konden hun werk blijven doen. Er waren in de bouwplanning zogenaamde rode dagen opgenomen, waarop extreme overlast kon worden verwacht. Hiermee kon dan rekening worden gehouden. De planning werd prima gehaald. BHV Er is een BHV-oefening gehouden in Het is wettelijk verplicht minimaal een oefening per jaar te houden. De oefening is goed verlopen. In het laatste kwartaal zijn veertien personen verplicht bijgeschoold als Bedrijfshulpverlener (BHV). Hiermee voldoet de organisatie aan de wettelijke eisen. We hebben in 2004 geen inbraken gehad. Daarnaast is er ook in 2004 geen sprake geweest van vandalisme aan het gebouw. Arbo De in 2003 ingestelde Arbo/VGMW-commissie heeft in 2004 belangrijke taken gehad. Zij volgde gedurende de renovatieperiode de Arbo-aspecten en werkomstandigheden en adviseerde de Ondernemingsraad en het management hierover. De commissie bestaat uit leden van de Ondernemingsraad en leden namens de werkgever. In verband met de renovatie was hieraan tijdelijk een aantal medewerkers van zowel de locatie Groningen als de locatie Veendam toegevoegd. Zij hebben eind 2004, toen de renovatie gereed was, de commissie verlaten. Automatisering In het afgelopen jaar heeft MEE Groningen ten aanzien van de automatisering wederom een belangrijke stap voorwaarts gemaakt. In het voorjaar van 2004 hebben we nagenoeg alle hardware (systeemkasten) vervangen als uitkomst van de verdere ontwikkelingen binnen het bedrijfsinformatiesysteem (SPD@work, in de wandelgangen MEEs genoemd). Daarnaast zijn we als MEE Groningen blijven samenwerken met MEE Drenthe op het gebied van beheer en onderhoud van het bedrijfsinformatiesysteem. Deze samenwerking heeft geleid tot positieve resultaten. Helaas waren er wel opnieuw aanloopproblemen in het eerste kwartaal van 2004 met de managementrapportages (MARAP). Een aantal van de verwachte rapportages kon niet of niet volledig gemaakt worden. In het derde kwartaal is een aantal acties ondernomen op het gebied van de MARAP, zodat deze nu wel goed loopt. Eind 2004 heeft er een update van het systeem plaatsgevonden. Begin 2005 zal er een update komen van SPD@work naar Careframe 2.53 en van Lotus Notes naar LN 6.5. Centrale administratie Binnen de administratie zijn er enkele belangrijke zaken op een rij gezet die de samenwerking betreffen met de andere onderdelen van de organisatie. Het thema samenwerking heeft binnen deze afdeling in het bijzonder gezorgd voor de discussie hoe in te spelen op de knelpunten en hoe verbeteringen aan te brengen. De effecten hiervan zijn gedurende het jaar 2004 uitgewerkt en tot uitvoering gebracht. De resultaten zijn positief. Zo is er per 1 april in secretariële ondersteuning van de teamleiders voorzien. Per 1 april 2004 is ook er een primus inter pares (PIP) aangesteld ten behoeve van de communicatie en werkinstructies en protocollen. Eind 2004 heeft er een evaluatie plaatsgevonden tussen enerzijds de medewerkers van de administratie en anderzijds de PIP en het management. MEE Groningen 13 Jaarverslag 2004

14 De uitkomsten zijn aanleiding voor enkele verbeteringen en deze zullen in het eerste kwartaal van 2005 opnieuw geëvalueerd worden. In het derde kwartaal hebben het team administratie en de directiesecretaresses training gehad op het gebied van telefoon en communicatie. Financiële zaken In 2004 is voortgang geboekt met de nadere uitwerking van de planning- en controlecyclus. Maandelijks krijgt het Managementteam de financiële rapportages. De manager Facilitaire Zaken verzorgt in het voorjaar van het lopend boekjaar de aanvragen subsidie winkeltaak (CVZ) en zorgtaak (CTG) en de subsidies wachtlijstmiddelen reductie (CVZ), Integrale Vroeghulp. Daarnaast verzorgt hij de afrekening van al die subsidies in het voorjaar van het volgende boekjaar. Tevens heeft de manager Facilitaire Zaken de aansturing van de externe controller in zijn takenpakket. Daarnaast werkt MEE Groningen mee aan het early warning system (EWS) van het Zorgkantoor Groningen (Menzis). Per kwartaal worden de gegevens ten behoeve van de bedrijfsvoering aan hen verstrekt. Directiesecretariaat Op het directiesecretariaat hebben zich een aantal personele wisselingen voorgedaan. Medio 2004 heeft het secretariaat te maken gehad met tijdelijke versterking, om zodoende de werving- en selectiecommissie gelegenheid te geven om een sollicitatieprocedure te draaien voor een vaste kracht. In september van 2004 was de bezetting weer compleet door de aanstelling van een nieuwe secretaresse voor de managers. Klachten In het jaar 2004 zijn er ruim twintig klachten bij de Facilitaire Zaken binnengekomen betreffende de schoonmaak. Met name het periodieke werk leverde klachten op. Deze klachten zijn telkens na overleg met de schoonmaak afgehandeld. De schoonmaak van het hoofdgebouw zal in 2005 anders ingericht worden. De plannen worden begin 2005 nader uitgewerkt en geïmplementeerd. Fouten, ongevallen en bijna-ongevallen Er zijn geen fouten of ongevallen gemeld die geleid hebben tot een procedure. Er zijn geen bijnaongevallen gemeld. De EHBO heeft in één geval doorverwezen naar een arts. MEE Groningen 14 Jaarverslag 2004

15 Management- en Verantwoordingsinformatie (MAVI) Inleiding Vanaf 2003 is MEE Groningen gaan werken met een nieuw bedrijfsinformatiesysteem (thans geheten Careframe for MEE van de firma Intraworks). Onderdeel hiervan is dat in 2004 de registratie van de cliënten, urenregistratie en projectenregistratie (schoolmaatschappelijk werk) gestart is. Belangrijk uitgangspunt bij het ontwikkelen van het systeem is de gegevensverwerking voortkomend uit de registratie van diensten in het systeem. Daartoe moest het bedrijfsinformatiesysteem opnieuw aangepast worden, vanuit de cliëntregistratie en het registreren van werkprocessen naar een systeem van registreren van individuele diensten en een (beperkte) registratie van gewerkte uren (direct en indirecte gebonden cliënttijd). De ICT, en in het bijzonder het bedrijfsinformatiesysteem (BIS) is een kritisch bedrijfsproces. In 2003 is ermee gestart en in 2004 is begonnen met het verder ontwikkelen van het bedrijfsinformatiesysteem. Half februari 2004 is de aangepaste versie geïmplementeerd in de organisatie. Doordat nu geregistreerd wordt aan de bron is de juistheid van de gegevens sterk verbeterd in vergelijking met de voorgaande jaren. Er is opnieuw hard gewerkt aan het beschikbaar maken van managementgegevens op de verschillende niveaus. Vanaf 2004 is dit in een vast format gebeurd. Daarnaast is er vanaf 2004 een nieuwe bekostigingssystematiek voor de MEE-organisaties, op basis van diensten in plaats van cliënten voorgeschreven. De veranderingen c.q. aanpassingen die op basis van de uitkomsten van de landelijke evaluaties proefdraaien nog gewenst zijn, worden doorgevoerd voor Deze aanpassingen stonden gepland voor het eind van 2004, met een uitloop naar In de loop van 2005 zal het systeem weer worden geëvalueerd om uiteindelijk een optimum te bereiken. In 2005 zullen we komen tot een volledige tijdregistratie en het registeren van de collectieve taken in het BIS. Proefdraaien op basis van de diensten Het proefdraaien is een gezamenlijk project van MEE-organisaties en MEE Nederland. MEE Groningen is in 2004 gestart met het toepassen van de landelijk gemaakte afspraken over de diensten van MEE binnen de eigen organisatie. MEE Nederland heeft de MEE-organisaties hiervoor gefaciliteerd door het uitbrengen van handreikingen en het ondersteunen van de MEE-organisaties onder andere ten aanzien van de registratie. Geadviseerd is om bij elke MEE-organisatie een projectteam voor het proefdraaien in te stellen wat past binnen het totale project bij de MEE-organisaties. De manager Facilitaire Zaken en de stafmedewerker MAVI hebben dit op zich genomen. Beiden hebben een rol in de veranderorganisatie van MEE Groningen. Periodiek worden landelijk bijeenkomsten belegd met vanuit de projectteams afgevaardigde contactpersonen van MEE-organisaties en komt het proefdraaien aan bod in directeurenbijeenkomsten. Uitwisselingen over de voortgang van het proefdraaien worden landelijk teruggekoppeld. Als gevolg hiervan zijn eind 2004 de laatste uitkomsten vanuit het proefdraaien landelijk teruggekoppeld en is de inhoud van de diensten definitief vastgesteld. Daarom zal er begin 2005 een nieuwe dienstenkalender komen op basis van die uitkomsten. Gebruikersgroep MAVI-medewerkers Vanuit de samenwerking binnen de MEE-organisaties is er in 2004 een start gemaakt met de gebruikersgroep Intraworks. Binnen deze gebruikersgroep worden adviezen ten aanzien van het gebruik van Careframe for MEE voorbereid voor het directeurenoverleg. Financieel Voor de MAVI-werkzaamheden zijn de volgende onderwerpen van belang: exploitatie, het periodiek aanleveren van gegevens voor de MARAP en op aanvraag aanleveren van gegevens. Verder worden in overleg met de financiële administratie de gegevens besproken. In 2003 is in samenwerking geprobeerd de juiste rapportages uit het BIS te halen. Dit heeft veel tijd gekost en pas in het loop van het jaar kon er echt met de rapportages worden gewerkt. In 2004 is vanaf het begin de rapportage beschikbaar. Gedurende het jaar 2004 is bekeken of rapportages aangepast/verbeterd moeten worden. Er wordt nu volop gewerkt om geaggregeerde gegevens aan te leveren. MEE Groningen 15 Jaarverslag 2004

16 Innovatief Voor de MAVI-werkzaamheden zijn de volgende onderwerpen van belang geweest: SPD Nieuwe Stijl en de nieuwe bekostigingssystematiek. Vanaf 2004 zijn de MEE-organisaties gaan werken in de Nieuwe Stijl. Om de organisatie mee te laten veranderen is er sinds oktober 2003 onder andere een kerngroep in het leven geroepen die deze verandering van organisatie gaat vertalen/begeleiden. De stafmedewerker MAVI neemt deel aan deze kerngroep. P&O MEE Groningen heeft halverwege het jaar 2003 een stuurgroep, een kerngroep, een aantal werkgroepen en een klankbordgroep geformeerd om een goede structuur te geven aan het gehele proces van organisatieverandering (SPD Nieuwe Stijl). In 2004 hebben de medewerkers gewerkt met de nieuwe systematiek van registreren van de verschillende diensten die MEE Groningen aan zijn cliënten kan bieden. In het jaar 2005 zal verder gekeken worden welke collectieve taken MEE Groningen meer kan bieden. In het jaar 2004 is de overgang van CAO Welzijn naar de CAO Gehandicapten gerealiseerd. Sinds 1 januari 2004 vallen alle MEE-organisaties definitief onder de CAO Gehandicaptenzorg. De uitvoering van het functiewaarderingssysteem gezondheidszorg (FWG 3.0) is in het jaar 2004 volledig afgerond. Alle functies zijn beschreven en ingedeeld in de functiegroepen van de CAO Gehandicaptenzorg. De kinderopvang is in 2004 tijdelijk uitbesteed aan de kinderopvanginstelling CMK kinderopvang voor bedrijven. CMK kinderopvang voor bedrijven heeft de kinderen die door enkele medewerkers zijn aangemeld bemiddeld naar een kindplaats. Dit is naar tevredenheid gegaan. Door veranderende wet- en regelgeving (Wet Kinderopvang 2005) gaat MEE Groningen de kinderopvang in het jaar 2005 opnieuw zelf uitvoeren. Het ziekteverzuimbeleid 2004 wordt met ingang van 1 januari 2005 opnieuw aangepast. Mede ingegeven door veranderende regelgeving en intern overleg wordt het beleid aangepast. Het bruto ziekteverzuimpercentage in 2004 is 7, 7%. Het gemiddelde verloop van het totale personeel is 11%. In het jaar 2004 is door het Managementteam het opleidingsbeleid voor het jaar 2005 opgesteld. Het totale opleidingsbudget is evenredig verdeeld over alle organisatie-eenheden. In het jaar 2004 zijn de regels omtrent het toekennen en volgen van opleiding en scholing uitgewerkt. In januari 2005 wordt dit beleid na instemming van de Ondernemingsraad definitief vastgesteld. PR & Communicatie Introductie MEE Groningen Het verslagjaar heeft in het teken gestaan van de uitgebreide introductie van de nieuwe naam en de nieuwe diensten van onze organisatie. Deze veranderingen hadden tot gevolg dat de huisstijl volledig werd gewijzigd. Daarnaast moest er natuurlijk aandacht worden geschonken aan de inhoudelijke veranderingen. In 2003 is de basis gelegd binnen de organisatie om de veranderingen vorm te geven via een uitgebreid PR-plan. Daarnaast speelde koepelvereniging MEE Nederland een belangrijke rol als het ging om het aangeven van de PR-kaders, zoals de lancering van een uniforme huisstijl voor alle MEEorganisaties. Ook inhoudelijk werd er ondersteuning geboden. Om onze nieuwe organisatie lokaal en regionaal kenbaar te maken, heeft MEE Groningen gebruikgemaakt van een aantal communicatie-uitingen. Zo is in ons magazine MEEnieuws aandacht geschonken aan de nieuwe naam en de nieuwe diensten. De informatie richting cliënten, ketenpartners en overheden heeft voornamelijk schriftelijk zijn beslag gekregen. MEE Groningen 16 Jaarverslag 2004

17 Medio 2004 is er speciaal voor de zorgketen een gerichte postercampagne uitgegaan. De campagne bestond uit een begeleidende brief, MEE Groningen folder, posters en bestelformulier. De posters zijn ook verstuurd aan consultatiebureaus, huisartsen, peuterspeelzalen, bibliotheken, gemeenten, zorgaanbieders, ziekenhuizen, kinderfysiotherapeuten en ergotherapeuten. Een aantal organisaties heeft ook gebruikgemaakt van het aanbod om extra folders en posters na te bestellen. De posters worden nog steeds gepromoot door de medewerkers van het informatiecentrum en op aanvraag verzonden. Daarnaast is tijdens het geven van externe voorlichtingen aandacht geschonken aan de veranderingen. In het verslagjaar zijn voorlichtingen gegeven aan onder meer scholen, ouderverenigingen, patiëntenvereniging, ziekenhuis, zorgaanbieders, AMW, gehandicaptenplatform, vrouwenvereniging, thuisorganisatie en gemeenten. Verder is gekozen om (in beperkte mate) te adverteren, waar mogelijk werd ook gebruikgemaakt van free publicity (media-aandacht waar geen kosten aan zijn verbonden). Er zijn twee reclamecampagnes gehouden, een in het voorjaar en een in de winter. De campagne in het voorjaar bestond uit autobusreclame die is geplaatst op strategische bussen die door de provincie Groningen rijden. In het vierde kwartaal van het verslagjaar is er een lokale reclamecampagne gelanceerd. Deze is in samenwerking met MEE Drenthe ontwikkeld. Gedurende drie maanden is intensief geadverteerd op Radio Noord (radiospotjes), TV Noord ( stills ) en via autobusreclame op een aantal streekbussen. De campagne heeft geresulteerd in meer aanmeldingen. Ook het ontwikkelen van promotiematerialen ter ondersteuning van diverse activiteiten is gerealiseerd (linnen tassen, sleutelhangers met winkelwagenmunt en paraplu s). Naast de externe voorlichting is aandacht besteed aan de medewerkers van MEE Groningen. Om ook de medewerkers in staat te stellen om de hoogte te blijven van de PR-activiteiten en van de veranderingen in de organisatie is in het verslagjaar een eenvoudige intranetsite gelanceerd. Op de site kunnen medewerkers informatie nalezen. Zo waren de teksten van alle mailingbrieven aan cliënten en netwerken te vinden en kon men de uitzendschema s van de reclamecampagne nalezen. WMO In het kader van de geplande WMO is door MEE Groningen extra energie en aandacht uitgegaan naar het informeren van en het zoeken van samenwerking met de gemeenten. Een aantal gemeenten heeft in het verslagjaar een start gemaakt met de lancering van een digitaal informatiesysteem (INVIS). In het systeem wordt alle relevante informatie opgenomen over aanbieders en hun aanbod op het gebied van wonen, welzijn en zorg. De stafmedewerker communicatie en de projectcoördinator die het systeem in de provincie Groningen implementeert, hebben voorbereidingen getroffen om ook de diensten van MEE Groningen een plek te geven in deze databanken. Website MEE Groningen In het verslagjaar heeft MEE Groningen haar nieuwe website succesvol gelanceerd. Op de site is zowel algemene als lokale informatie te vinden. Daarnaast wordt dagelijks een selectie getoond van het landelijk nieuws, waarbij wordt gekozen voor berichten die gerelateerd zijn aan mensen met een beperking. In de loop van het jaar is getracht om een deel van de lokale sociale kaart op te nemen in de databank. Echter de nieuwe diensten van MEE vergden van de informatiemedewerkers een extra inspanning, waardoor het niet mogelijk was om de inhoudelijke invulling verder uit te werken. In het verslagjaar is onze site ruim 9000 keer bezocht. Gedurende de lokale radiocampagne was er een verdubbeling te constateren van het aantal bezoekers aan de website. In 2005 zal blijken of de toename van het aantal bezoekers een structureel karakter krijgt. Informatiecentrum De medewerkers van het Informatiecentrum hebben in het verslagjaar 1029 informatievragen geregistreerd. De vragen zijn uiteenlopend en kunnen gaan over allerlei onderwerpen en/of problemen. MEE Groningen 17 Jaarverslag 2004

18 Hierbij kan het gaan om diepgaande vragen maar ook om eenvoudige vragen zoals het aanvragen van een folder. Ook in dit verslagjaar bleven de aanvragen voor voorlichting binnenstromen. Intern heeft dit geresulteerd in de introductie van een helder protocol en bijbehorende werkinstructies zodat de aanvragen efficiënt en correct kunnen worden uitgezet. De voorlichtingen worden over het algemeen gegeven door consulenten, dit om de kwaliteit van de inhoudelijke informatie te kunnen waarborgen. MEEnieuws In het verslagjaar verschenen drie uitgaven van MEEnieuws, een gezamenlijke uitgave van de MEEorganisaties in Groningen, Friesland en Drenthe. De redactie, bestaande uit de eindredacteur (eind 2004 trad een nieuwe aan) en twee MEEvertegenwoordigers per provincie, zorgde ook in het verslagjaar voor een gevarieerd informatieaanbod, gebaseerd op thema s die door de lezers worden aangedragen. Per uitgave komt de redactie tweemaal bijeen. Tekstcorrecties, beeldbeoordeling en proefcontrole vinden digitaal plaats. De kracht van MEEnieuws is dat het verhaal van de cliënt centraal staat en de meeste ruimte in beslag neemt. Daaromheen wordt aanvullende informatie over het betreffende thema gegeven. Naast de gedrukte versie verschijnt MEEnieuws digitaal op de websites van de drie MEE-organisaties. In het verslagjaar is een lezersonderzoek gehouden. Ruim honderd lezers reageerden op de oproep om hun mening te geven. De meerderheid liet weten MEEnieuws helemaal te lezen. De artikelen in het laatste nummer over de belastingen, de dilemma s bij ADHD en het verhaal over rouwverwerking scoorden hoog. Daarnaast droegen lezers ideeën en onderwerpen aan waarover ze in de komende uigaven willen lezen. Website ookjij.nl Met de site kunnen jongeren met een verstandelijke beperking die niet of nauwelijks kunnen lezen hun weg vinden op internet. MEE Groningen heeft in het verslagjaar inhoud aangeleverd voor het Ookjij-journaal. Hiermee wordt op eenvoudige wijze een overzicht getoond van vrijetijdsactiviteiten in de provincie Groningen. In 2004 is het nieuwe onderdeel geïntroduceerd: het album van Tammo, waarbij algemene geschiedenis van Groningen een plek heeft gekregen. Verder zijn voorbereidingen getroffen om de vrijetijdsactiviteiten in 2005 aan te bieden in gesproken vorm. De website blijft sterk in ontwikkeling en de verwachting is dat in 2005 meer MEE-organisaties zullen gaan meewerken aan de invulling van de site. Inmiddels heeft de stichting Ookjij hiervoor het initiatief genomen en contact gelegd met MEE Nederland. Fondswerving Fondswerving door MEE Groningen werkt als aanvulling op wettelijke regelingen zoals de Ziekenfondswet of de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ), WAO, WAZ, Wajong of de Wet (re)integratie arbeidsgehandicapten, de Wet Voorzieningen Gehandicapten (WVG), de wet Werk en Bijstand. Wordt de aanvraag door betreffende instantie afgewezen dan kan de cliënt/aanvrager daar tegen in bezwaar of beroep gaan. Ondersteuning bij deze procedure behoort tot de mogelijkheden/diensten van MEE Groningen (consulent Sociaal Juridische Dienstverlening). De afhandeling van een bezwaar- of beroepsprocedure heeft een redelijke termijn nodig. De gevraagde voorziening kan echter van een dusdanig groot belang of emotionele waarde zijn voor de cliënt dat wordt besloten de procedure tot fondswerving gelijktijdig te starten. MEE Groningen 18 Jaarverslag 2004

19 Een goede samenwerking en afstemming tussen de consulent Sociaal Juridische Dienstverlening en de medewerker Fondswerving is noodzakelijk. Fondsen reageren positief en zijn bereid subsidies te verstrekken onafhankelijk van het resultaat van de juridische procedure. Mocht de juridische procedure leiden tot een positief resultaat dan ontvangen de fondsen de gelden retour. De voorziening is dan gerealiseerd vanuit de wettelijke regeling. Belangrijke meerwaarde voor de cliënt is dat hij al een geruime tijd gebruik heeft kunnen maken van de voorziening. Mocht de juridische procedure leiden tot een negatief resultaat dan betekent dit dat de voorziening gerealiseerd is via fondswerving. Over het jaar 2004 is een totaal van ,50 ontvangen aan subsidies. De langere looptijd van de fondswerving (gestart in 2004 en pas afgehandeld in 2005) en de koppeling aan een procedure bewaar en beroep maakt dat, vergeleken met 2003, een daling aan subsidies is te constateren. MEE Groningen 19 Jaarverslag 2004

20 INLEIDING DIENST- EN HULPVERLENING 2004 is het jaar geworden waarin SPD Nieuwe Stijl definitief gestalte heeft gekregen. Hulpverleningstaken zijn afgebouwd (PSH en PPG) of overgedragen aan bestaande zorgaanbieders (BZW, PPT, logeerkring en pleegzorgactiviteiten). In een aantal gevallen heeft de overdracht ook geleid tot een (gedeeltelijke) overname van personeel. Het spreekt vanzelf dat deze zaken zorgvuldig zijn voorbereid en uitgevoerd. Het dienstverleningsaanbod is vertaald in individuele diensten en collectieve taken, waarvoor landelijk normen en criteria ontwikkeld zijn. Medewerkers hebben de omslag gemaakt om vanuit de vraag van de klant te denken, te handelen en te registreren in diensten. Het daarbij bewaken van de maximale (door)looptijd en het denken in eindige processen is deel geworden van het dienstverleningproces. De angst dat deze veranderingen alleen maar negatief kunnen uitpakken voor cliënten is in veel gevallen omgeslagen naar een bewustwording dat cliënten ook gebaat zijn bij deze omslag. Het zal duidelijk zijn dat deze verandering het nodige gevraagd heeft van onze cliënten, van onze medewerkers en ook van onze omgeving (partners in de ketenzorg). Intern heeft de constructie om middels een projectvorm de veranderingen vorm te geven (de veranderorganisatie) goed gewerkt. Voordeel is dat een groot aantal medewerkers direct en actief betrokken is geweest bij het meebepalen van de gewenste en noodzakelijke veranderingen. Daarnaast hebben veel medewerkers gebruikgemaakt van het aanbod om zich (bij) te scholen en om vaardigheden op te doen op die terreinen of onderdelen van het werk die nu tot onze kerntaken behoren. Het enthousiasme waarmee dat is gebeurd, maakt dat we vol vertrouwen 2005 in konden gaan. De wachttijd tussen het eerste contact met MEE Groningen en vervolgens de daadwerkelijke dienstverlening is spectaculair afgenomen. De veranderde werkwijze bij het Team Centrale Aanmelding heeft daar positief aan bijgedragen. In 2004 is ook het FWG 3.0 traject afgerond. Het bezwaar tegen een van de functies (dat lange tijd de gemoederen bezig heeft gehouden) is eerst door de interne en later ook door de landelijke bezwarencommissie verworpen. Daarmee is de functie-indeling voor de gehele organisatie afgerond. Extern heeft MEE Groningen zich veelvuldig gepresenteerd aan ketenpartners. Onbekendheid met de nieuwe organisatie houdt vaak ook verkeerde verwachtingen in ten aanzien wat MEE kan betekenen zowel voor de organisatie als voor de cliënt. De omslag naar de nieuwe organisatie houdt ook in dat nieuwe werkafspraken nodig zijn met die ketenpartners om ten behoeve van de cliënt tot een goede afstemming te komen. Omdat ook bij ketenpartners veel verandert als gevolg van nieuwe regelgeving (zoals bijvoorbeeld de Wet op de Jeugdzorg) snijdt het mes hier aan twee kanten. De mogelijke invoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO)en de implicaties daarvan voor MEE Groningen maakt dat nadrukkelijk contacten gelegd zijn met verschillende gemeenten om te komen tot lokale loketten. Geconstateerd is dat er grote verschillen bestaan in de voortvarendheid en de professionaliteit waarmee de loketten gestalte krijgen. MEE Groningen heeft als provinciale instelling te maken met 25 gemeenten met eigen invalshoeken en beleid. De verbouwing, eerst van het pand in Veendam (zolder) en later het gehele pand in Groningen, heeft ertoe geleid dat medewerkers dit verslagjaar een aantal keren van werkplek hebben moeten wisselen. Een vorm van overlast die door de meeste medewerkers sportief genomen is. Vergaderen in een (warme) directiekeet; te veel bureaus in een (te) kleine ruimte; kartonnen verhuisdozen als kast voor het werkarchief: het was enigszins behelpen. Het resultaat van de verbouwing mag gezien worden en de geschetste toestanden waren aan het eind van het jaar voorbij. Dan zijn ten behoeve van het werkproces bijvoorbeeld meer spreekkamers gerealiseerd en is in verband met de veiligheid van medewerkers een scheiding mogelijk tussen medewerker- en cliëntzone. MEE Groningen 20 Jaarverslag 2004